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SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO Normas Generales del Sistema de Abastecimiento Estas normas regulan al sistema administrativo de abastecimiento, el cual

se aplica para el sector pblico en su totalidad, aprobndose mediante Resolucin Jefatural N 118-80INAP/DNA el 25 de Julio de 1980. Tal norma estipula la finalidad del sistema de abastecimiento (asegurar la racionalidad, unidad, eficiencia y eficacia del sistema) y los aspectos que se incluyen en la misma, que son los siguientes: SA.01 SA.02 SA.03 SA.04 SA.05 SA.06 SA.07 Aplicacin de criterios de eficiencia y eficacia Integridad de Administracin del Abastecimiento Actualizacin y utilizacin de informacin para el Abastecimiento Unidad de Adquisiciones de bienes y servicios Unidad de Ingreso Fsico y custodia temporal de bienes Austeridad del Abastecimiento Verificacin del estado y utilizacin de bienes y servicios

SA.01 APLCACIN DE CRITERIOS DE EFICIENCIA Y EFICACIA En toda previsin, solicitud, obtencin, suministro o administracin de bienes y/o servicios, se precisarn y aplicarn criterios de calidad, cantidad, oportunidad, lugar y costo: este ltimo cuando sea pertinente. I. CONCEPTO

El abastecimiento, como actividad de apoyo al funcionamiento interno de la organizacin, debe contribuir al racional empleo y combinacin de bienes y servicios (eficiencia), as como a conseguir los objetivos propuestos (eficacia) del mejor modo posible. Para que la contribucin sea real y efectiva es necesario orientarla mediante criterios, reglas, pautas o condiciones previamente establecidas. De entre muchos, el Sistema de Abastecimiento seleccion y prioriz, en orden de importancia, la concurrencia obligatoria de los elementos o factores siguientes: CANTIDAD: Magnitud; todo aquello capaz de aumento o disminucin y, por consiguiente, puede medirse o numerarse. CALIDAD: Conjunto de propiedades o cualidades que definen el carcter, ndole, importancia o valor de algo. OPORTUNIDAD: Condicin, medida en trminos de tiempo, para que los hechos ocurran en el momento ms conveniente o, sea puntual. LUGAR: Porcin de espacio o referencia espacial donde ocurre algn evento; sitio que ocupa una cosa. COSTO: Valor monetario que se asigna a un hecho como resultado de sumar, aritmtica o algebraicamente, el precio de cada componente.

La aplicacin de tales criterios en todos los procesos tcnicos de Abastecimiento corresponde a todos los rganos de una entidad, en especial los de lnea o ejecutivos. El rgano de Abastecimiento los aplica en ejercicio de sus funciones. II. OBJETIVO O FINALIDAD 1. Establecer mecanismos que garanticen la contribucin del Abastecimiento a la consecucin de resultados institucionales. 2. Rodear de garantas y pautas de medicin al ejercicio de la funcin de Abastecimiento. III. ACCIONES A DESARROLLAR 1. Las funciones bsicas o generales de cada dependencia (tambin denominado rgano o unida orgnica) y el planeamiento que realice para desempearlas, constituyen requisito para prever, solicitar y posteriormente administrar, en forma adecuada, sus necesidades de bienes y/o servicios. 2. Al efecto, el rgano de Abastecimiento proporcionar a las dependencias usuarias los instrumentos (tambin denominados documentos de gestin administrativa), e instrucciones actualizadas que sean necesarias para facilitar la aplicacin de los criterios de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento. 3. El rgano de Abastecimiento en forma concertada con las dependencias usuarias y los rganos competentes, peridicamente conducir el ajuste (conciliacin o compatibilizacin) de las previsiones y solicitudes, con: a. b. c. d. Disponibilidad presupuestal Disponibilidad de bienes y servicios en el mercado Disposiciones en materia de austeridad del abastecimiento; y Prioridades del Plan de Actividades de la entidad.

4. Definidas y conciliadas las previsiones, prioridades y/o solicitudes, el rgano de Abastecimiento suministrar los bienes y/o servicios sin introducir variaciones en los criterios de eficiencia y eficacia determinados. 5. El rgano de Abastecimiento establecer los periodos mnimos de anticipacin con que se debe prever o solicitar los bienes y/o servicios, a fin de suministrarlos oportunamente. Los casos que no se sujeten a dichas normas, no derivan en responsabilidad para el rgano de Abastecimiento. 6. A solicitud del rgano de Abastecimiento las dependencias usuarias subsanarn las deficiencias que se les comunique. La falta de subsanacin paraliza el trmite. 7. El rgano de Abastecimiento, previa coordinacin con los rganos de lnea o ejecucin, propondr a la Alta Direccin las medidas de simplificacin de procedimientos para hacer ms econmicas la obtencin, el suministro, administracin, etc., de viene y/o servicios.

8. El rgano de Abastecimiento, previa coordinacin con los rganos de lnea o ejecucin, propondr a la Alta Direccin de la respectiva entidad las normas y orientaciones de poltica para aplicar los criterios de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento. IV. BASE LEGAL 1. 2. 3. 4. Ley 14816 y complementaria 16360, Orgnica del Presupuesto Funcional. Decreto Ley 22056, que instituye el Sistema de Abastecimiento. Directiva N 002-79-INAP/DNA Normas de Programacin de Abastecimiento Directiva N 01-89-INAP/DNA Normas para Catalogacin de Bienes.

V. ALCANCE La presente norma ser aplicada por todas las entidades de la Administracin Pblica. VI. MECANISMOS DE CONTROL 1. El Director General de Administracin, o quien hagan sus veces, verificar peridicamente los instrumentos e instrucciones para establecer las condiciones de eficiencia-eficacia. 2. El rgano de Abastecimiento informar, peridicamente, a la Direccin General de Administracin o quien haga sus veces y al rgano de Control Interno, los casos de imprecisin u omisin de criterios de eficiencia y eficacia. 3. Al momento de realizar acciones de control y evaluacin de la gestin, se tomarn en cuenta los casos frecuentes de imprecisin u omisin de criterios, para establecer sus causas y adoptar medidas correctivas. SA.02 INTEGRIDAD DE ADMINISTRACIN DEL ABASTECIMIENTO El planeamiento, organizacin, direccin y control del Abastecimiento abarcar tanto a los bienes como a los servicios; y se ejecuta a travs de los procesos tcnicos I. CONCEPTO

El Abastecimiento es una funcin de apoyo al funcionamiento interno de una organizacin social. Se orientan a suministrar o proporcionar los elementos materiales (denominados bienes) y las actividades complementarias para la operacin de dichos de dichos elementos en estado ptimo o garantizado (denominados servicios): ambos, bienes y servicios, se emplean para la produccin gubernativa de servicios pblicos, o de bienes econmicos a travs de las distintas entidades que constituyen la Administracin Pblica. Tales actividades se realizan en campos especializados denominados procesos tcnicos, relativamente autnomos e interdependientes. Son procesos tcnicos de Abastecimiento: catalogacin, registro de proveedores, programacin, registro y control, adquisicin, recuperacin de bienes, almacenamiento, mantenimiento, seguridad, distribucin y disposicin final.

Como cualquier actividad, es posible concebirlo y realizarla considerando las fases del proceso administrativo. En el Abastecimiento intervienen todas las unidades orgnicas que conforman una entidad pblica, de uno u otro modo, por tanto la integridad de la funcin no significa necesariamente exclusividad de su ejercicio por el rgano d Abastecimiento. II. OBJETIVO O FINALIDAD

Imprimir unidad y racionalidad a la funcin de Abastecimiento III. ACCIONES A DESARROLLAR

1. En todas las entidades de la Administracin Pblica existir un rgano responsable, bsicamente del desarrollo y conduccin de los procesos tcnicos para el abastecimiento, tanto de bienes como de servicios. El rgano se denominar Abastecimiento. 2. Por las coordinaciones que permanentemente realiza el rgano de Abastecimiento, es recomendable que forme parte de la Direccin General de Administracin o quien haga sus veces, tanto a nivel central como desconcentrado. 3. El nivel, denominacin genrica, estructuracin interna y cantidad de cargos que adopte dicho rgano, depende de la complejidad de las operaciones, cobertura espacial, cantidad y variedad de bienes o servicios, cantidad de personal, dispersin territorial de actividades de la entidad, etc. Es conveniente que dependa directamente del Director General de Administracin o funcionario equivalente. 4. Con fines de racionalidad se agrupar el desempeo de los procesos tcnicos que, por su naturaleza, se orientan a la captacin, clasificacin, conservacin, actualizacin y divulgacin de INFORMACION para optimizar las decisiones del Abastecimiento; a travs de: a. b. c. d. La Catalogacin de bienes y servicios. El Registro de Proveedores de bienes y servicios. La Programacin del Abastecimiento; y, El Registro y Control en el Abastecimiento.

5. El rgano de Abastecimiento evitar duplicar esfuerzos para negociar y concretizar, en razn a los intereses del Estado, la obtencin o adquisicin de bienes y servicios. La misma regla se aplicar en accione de recuperacin de bienes. 6. El rgano de Abastecimiento optimizar su intervencin en la movilizacin, utilizacin, conservacin y custodia de bienes y de servicios a travs de una estrecha coordinacin y agrupacin de acciones para a. El abastecimiento, en todas sus formas: b. El mantenimiento

c. La seguridad integral d. La distribucin racional de bienes y servicios; y e. La disposicin final. 7. No es necesario, obligatorio, imprescindible ni inconveniente que se constituya una dependencia por cada proceso tcnico en el rgano de Abastecimiento. 8. En situaciones especiales motivadas por el volumen de acciones, necesidades de control, cercana territorial con la colectividad usuaria, alto nivel de especializacin, u otras, hubiera necesidad de desconcentrar algunas funciones de Abastecimiento estableciendo unidades orgnicas especializadas, estas ltimas sujetarn su actuacin a las normas que formule o adece el rgano de Abastecimiento que opere a nivel central. 9. El rgano de Abastecimiento que opere a nivel central de la respectiva entidad, adecuar las normas tcnicas de carcter general y formular las que sean necesarias a las caractersticas institucionales. Tambin estudiar y propondr las medidas orientadas a centralizar y/o realizar en forma exclusiva algunas acciones de Abastecimiento. 10. Las normas formuladas por el rgano de Abastecimiento sern aprobadas por el Director Superior o funcionario equivalente. Se aplicarn por el propio rgano a nivel central, por rganos desconcentrados, por los rganos usuarios y otros que intervengan en acciones de Abastecimiento, cuando las situaciones as lo exijan o apliquen alguno de sus procesos tcnicos. IV. BASE LEGAL

1. Decreto Ley 22056 que instituye el sistema de Abastecimiento. 2. Decreto Ley 22867 sobre desconcentracin de acciones de Abastecimiento. V. ALCANCE

La presente norma ser aplicada por todas las entidades de la Administracin Pblica. VI. MECANISMOS DE CONTROL

1. Se verificar su existencia, funciones y estructura del rgano de Abastecimiento para cautelar el ejercicio integral de la funcin. 2. Revisin constante de disposiciones administrativas e instrumentos de gestin en la respectiva entidad para detectar cualquier tendencia o interpretacin que pueda romper l integridad de la funcin de Abastecimiento. 3. Se revisar las medidas de creacin de nuevas dependencias o desdoblamiento de las existentes para evitar la atomizacin o proliferacin de las unidades orgnicas dentro de las de Abastecimiento. 4. Revisar la creacin o existencia de Comits o Comisiones que puedan estar sustituyendo o duplicando algunas labores del rgano de Abastecimiento. En todo

caso se les asignar tareas de coordinacin, de liberacin, seleccin de alternativas o supervisin delegada. SA.03 ACTUALIZACIN Y UTILIZACIN DE INFORMACIN PARA EL ABSTECIMIENTO Los encargados y los usuarios de la funcin de abastecimiento son responsables de actualizar y emplear permanentemente la informacin necesaria para orientar la aplicacin de los procesos tcnico. I. CONCEPTO

Informacin es todo dato o fenmeno que proporciona un nuevo conocimiento o incremento el actual, sobre la realidad en que opera una entidad. El Abastecimiento se vale de la informacin para orientar, organizar y racionalizar el desarrollo de los procesos tcnicos. Para que sea confiable la informacin debe ser actual, es decir, reflejar del mejor modo posible los fenmenos que ocurren en el momento presente. Adems, es necesario que todos los rganos de una entidad utilicen obligatoriamente la informacin en toda accin de abastecimiento, siguiendo las pautas y previsiones contenidas en las normas tcnicas del Sistema. II. OBJETIVO O FINALIDAD

1. Permitir que las decisiones en materia de Abastecimiento, a cualquier nivel, se sustentan en el conocimiento previo de la realidad administrativa. 2. Orientar el abastecimiento de bienes y/o servicios en las entidades pblicas. III. ACCIONES A DESARROLLAR

1. La informacin del Abastecimiento se origina y emplea en todos los procesos tcnicos, tanto por el rgano responsable de esa funcin como de cualquier dependencia de una entidad pblica que necesita bienes y servicios y a las cuales se denomina usuarios. 2. La informacin de Abastecimiento se procesa, bsicamente, mediante los procesos tcnicos de catalogacin, programacin, registro de proveedores y, de registro y control. 3. Es objeto de actualizacin y utilizacin o empleo, la informacin contenida de los instrumento, tambin llamados documentos de gestin administrativa, para el Abastecimiento; entre otros, los siguientes: a. b. c. d. e. Cuadro de Necesidades, de bienes o de servicios Presupuesto Valorado, de bienes o servicios Plan de Obtencin Cuadro de Adquisicin Cuadro de Suministro

f. g. h. i. j. k. l. m.

Formularios de Estadstica de Abastecimiento (en la actualidad para Programacin, Adquisicin y Distribucin). Ficha de descripcin del bien Catlogo de bienes y de servicios Listados de Proveedores idneos Formulario de Evaluacin de proveedores Informes estadsticos del Abastecimiento Cuadros de Orientacin de Previsin y Distribucin Informes de verificacin peridica sobre estado y utilizacin

4. El rgano de Abastecimiento adecuar, cuando sea necesario, los aspectos que sobre el particular contengan las normas tcnicas emitidas por la Direccin Nacional de Abastecimiento, o las formularn cuando no existan. Dicha normatividad institucional contendr plazos, situaciones en que procede, procedimientos y responsabilidades para la actualizacin y utilizacin de la informacin de Abastecimiento. 5. La Direccin General de Administracin o quien hace sus veces coordinar para que en los campos de su respectiva competencia, provean permanentemente de informacin actualizada al rgano de Abastecimiento, principalmente los siguientes: a. Planificacin, especialmente sobre orientaciones de poltica; prioridades, estado de objetivos, metas y/o proyectos, etc. 6. El rgano de Abastecimiento instruir peridicamente a los rganos o personas que sea necesario, empleando los medios disponibles, acerca de la interpretacin y empleo de los instrumentos que proporcionan informacin. IV. BASE LEGAL

1. Decreto Ley 22056, instituye el Sistema de Abastecimiento 2. Decreto Ley 22867 sobre desconcentracin de atribuciones relativas al Abastecimiento. 3. Directiva N 002-79-INAP/DNA Normas para la Programacin del Abastecimiento. 4. Directiva N 01-80-INAP/DNA Normas para la Catalogacin de Bienes. 5. Directiva N 03-80-INAP/DNA Normas para Estadstica del Abastecimiento. V. ALCANCE

La presente norma ser aplicada en todas las entidades de la Administracin Pblica. VI. MECANISMOS DE CONTROL

1. El Director de Administracin, o quien hace sus veces establecer pautas o programas para verificar el cumplimiento de las medidas de actualizacin y utilizacin de informacin para el Abastecimiento. 2. En coordinacin con el rgano de Racionalizacin, cuando menos una vez al ao, se evaluar la utilidad de los instrumentos del Abastecimiento para optimizar las decisiones administrativas (normadas, pautadas, programadas o repetitivas), tcnicas

(especializadas de apoyo o de servicio) y/o polticas (estratgicas, interpretativas, de proyeccin, etc.). 3. El rgano de Abastecimiento analizar los problemas que se presenten en la transmisin de informacin nueva o actualizada y en su actualizacin para adecuar los instrumentos e instrucciones hacindolos ms simples, integrados y eficaces. SA.04 UNIDAD DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS Toda la adquisicin de bienes y/o servicios ser realizada por la Oficina de Abastecimiento. Cuando para casos especficos temporalmente se encargue a un rgano diferente, lo har aplicando normas que emita el de Abastecimiento. I. CONCEPTO

La adquisicin es un proceso tcnico de Abastecimiento, de ah la facultad exclusiva. Consiste en un conjunto de actividades TECNICO ADMINISTRATIVO-JURIDICAS orientadas a lograr que una entidad pblica en representacin del Estado, logre la propiedad, disponibilidad o facultad de utilizacin de bienes y/o servicios en forma permanente o temporal, derivndose o no una obligacin de pacto. En cada entidad opera un rgano especializado a cargo de la funcin de Abastecimiento. Segn las caractersticas de la entidad, dicha funcin se puede ejercer en forma centralizada o desconcentrada. Es necesario garantizar el empleo de formas uniformes de adquisicin, para evitar la anarqua o desarticulacin, situaciones que dificultaran el control II. OBJETIVO O FINALIDAD

a. Evitar la multiplicidad de esfuerzos para un mismo propsito. b. Garantizar el desempeo tcnico y armnico de la actividad. c. Facilitar el control. III. ACCIONES A DESARROLLAR

1. Por principio, las actividades necesarias para la obtencin de bienes y/o servicios debe centralizarse en la dependencia especializada de Abastecimiento, a nivel central o desconcentrado. 2. La norma se aplica a cualesquiera de las formas de obtencin siguientes: compra, alquiler (locacin, conduccin, o de locacin de servicios no personales), donacin, transferencia, intercambio, prstamo o comodato, produccin o construccin; o cualquier otra que judicialmente exista o se establezca. Las adquisiciones que demandan pago con fondos pblicos se sujetan a licitacin o concurso pblico y a las modalidades o excepciones que norme la Direccin Nacional de Abastecimiento, con sujecin a las disposiciones legales.

3. La adquisicin se origina en necesidades programadas con anticipacin. Se realiza una vez verificada la inexistencia real o posible de ellos en la entidad y en reas de almacenamiento. 4. Las adquisiciones a efectuarse en un periodo se incluyen y aprueban por el Director Superior o quien hace sus veces, en el Plan de Obtencin que formula el rgano de Abastecimiento. 5. El rgano de Abastecimiento propondrn al Director Superior a cargo similar, las normas de adquisicin necesarias para establecer procedimientos simples, breves y giles; determinar responsabilidades; e implementar mecanismos de informacin y control. 6. Por excepcin., para casos especiales motivados por la distancia, especialidad, escasez de personal en Abastecimiento o para imprimir mayor celeridad a la adquisicin, el alta Direccin autorizar que ciertas acciones adquisiciones las realice un rgano distinto del de Abastecimiento, previa opinin favorable de sta ltima. La autorizacin sealar expresamente el tipo de adquisiciones y bienes o servicios que faculta, as como el periodo de vigencia; en ningn caso ser permanente o renovada consecutivamente. 7. Las dependencias que en forma temporal, sustitutoria y autorizada realicen adquisiciones se sujetarn a las normas genricas o especificas en materia de Abastecimiento; asimismo, se responsabilizarn de las actividades que realicen, informando al rgano de Abastecimiento en la forma y periodos que este seale. IV. BASE LEGAL

1. Artculo 143 de la Constitucin Poltica del Per, promulgada por la Asamblea Constituyente el 12 de Julio de 1979. 2. Ley 14816 y complementaria 16360, Orgnica del Presupuesto Funcional. 3. Decreto Ley 22056 que instituye el sistema de Abastecimiento. 4. Decreto Ley 22867 que asigna atribuciones en materia de Abastecimiento. 5. Directiva N 002-79-INAP/DNA Normas para Programacin del Abastecimiento. V. ALCANCE

La presente norma ser aplicada en todas las entidades de la Administracin Pblica. VI. MECANISMOS DE CONTROL

1. El rgano de Abastecimiento, a nivel central y desconcentrado informar a la Direccin General de Administracin y al rgano de Control sobre cualquier transgresin de esta norma. 2. Las Oficinas de Contabilidad, Presupuesto y Tesorera, no dar curso a documentos de adquisicin, de bienes y/o servicios, tramitados por rganos no autorizados.

3. La Direccin General de Administracin llevar un registro de autorizaciones temporales para adquisicin de bienes y/o servicios e informar de su vigencia a los rganos pertinentes. SA.05 UNIDAD EN EL INGRESO FSICO Y CUSTODIA TEMPORAL DE BIENES Todos los bienes adquiridos ingresarn fsicamente a la entidad por el Almacn del rgano de Abastecimiento; y para su custodia temporal, esa u otras dependencias aplicarn principios y procedimientos similares. I. CONCEPTO

El Almacenamiento es un proceso tcnico de Abastecimiento orientado a establecer y aplicar pautas para la ubicacin y custodia temporal de bienes en cualquier rea fsica acondicionada con ese fin. La custodia temporal se inicia con la adquisicin y la recuperacin de bienes, las cuales se realizan en formas y modalidades diversas. El ingreso fsico es un acto de incorporacin a la entidad, pasando desde fuera de ella hacia adentro a travs de un lugar previamente establecido. El ingreso es acto formal que origina acciones administrativas para certificarlo, acreditar condiciones e incorporar los bienes al conjunto de la entidad. Son bienes todos los elementos materiales, individualizables, mensurables, intercambiables y tiles. Hay acciones tcnicas propias al ingreso fsico y custodia temporal garantiza acciones racionales y facilitan el control, en congruencia con el principio contable de Unidad de Almacn. II. OBJETIVO O FINALIDAD

1. Establecer un solo tipo de va o canal para el ingreso fsico de bienes adquiridos a la entidad. 2. Extender los principios generales de almacenamiento a todas las reas que realizan custodia temporal de bienes. 3. Realizar mejor control de los bienes durante sus periodos de custodia, mientras son movilizados hasta el lugar de utilizacin directa. III. ACCIONES A DESARROLLAR

1. El rgano de Abastecimiento a nivel central y desconcentrado contar con reas fsicas acondicionadas especialmente para custodiar temporalmente los bienes que la entidad suministra. Comnmente se denomina almacn. 2. La ubicacin, capacidad, acondicionamiento, medios de acceso, equipamiento y personal de almacn sern planificados atendiendo a las necesidades y posibilidades de la entidad.

3. Slo el almacn del rgano de abastecimiento, a nivel central o desconcentrado, se realiza el ingreso fsico de bienes adquiridos y/o recuperados. 4. Los bienes con caractersticas especiales (caso semoviente, alimentos frescos, productos crnicos, equipos voluminosos, combustibles, productos radioactivos, reactivos qumicos, valores, granos, etc.) ingresarn: a. Fsicamente por el rea de custodia que rena las condiciones adecuadas aunque estuviera a cargo de otro rgano, el mismo que asume las responsabilidades. El titular del almacn de abastecimiento verificar el hecho y tramitar los documentos. b. Fsicamente a los lugares de custodia contratados especialmente. El titular del almacn de Abastecimiento personalmente realiza o constata la entrega en custodia y tramita los documentos. 5. Aquellos bienes que no puedan ingresar fsicamente por ningn almacn de la entidad, o las operaciones de ingreso resultan antieconmicas (es el caso de locales, terrenos, construcciones diversas, equipos instalados, etc.) o urge utilizarlos de inmediato, por ejemplo: medicamentos, vveres, ropa en casos de emergencia, se asignarn directamente a los encargados de su utilizacin quienes se responsabilizan del ingreso fsico. El almacn de Abastecimiento canaliza los documentos previa constatacin. 6. Los bienes ingresan con la Gua respectiva; comprobndose los datos que contenga: cantidad, peso, nmeros de serie, estado, funcionamiento y otros si fuera pertinente; se dejar constancia del acto de ingreso y de cualquier diferencia. 7. Los bienes que, en aplicacin de normas del Sistema de Contabilidad, se consideran del Activo Fijo luego del ingreso sern codificados por el almacn de Abastecimiento, para identificarlos individualmente. El cdigo contendr bsicamente datos sobre; la entidad, cdigo que corresponde segn el Catlogo de Bienes aprobado, nmero correlativo, cdigo de la Cuenta en que se incluye y lugar al que se asigna. Ser colocado en lugar visible del propio bien, de manera indeleble, los cdigos sern comunicados a la Direccin General de administracin, responsable de coordinar el control de todo tipo de patrimonio. 8. El rgano de Abastecimiento de la respectiva entidad, formular normas especficas de almacenamiento que tendrn aplicacin en todas la reas destinada a la custodia temporal de bienes, tales como: cmaras frigorficas, silos, reas de exhibicin, zonas oficiales de estacionamiento, reas de reparacin, libreras, farmacias, depsitos, cajas de seguridad, establos, almacenes de venta perifricos o el convencional de dicho rgano, etc. Las normas incluirn procedimientos, responsabilidades, condiciones e informaciones que deben proporcionar al almacn del rgano de abastecimiento.

IV.

BASE LEGAL

1. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema de Abastecimiento 2. Decreto Ley 22867 de desconcentracin de acciones del Sistema de Abastecimiento 3. Normas de Contabilidad referidas a la calificacin de Bienes como Activo Fijo: Directiva N 14-76-EF/3-20 y Oficio Circular N 238-79-EF/7607 V. ALCANCE

La presente norma ser de aplicacin en las entidades de la Administracin Pblica. VI. MECANISMOS DE CONTROL

1. El rgano de Contabilidad no registrar bienes ingresados sin intervencin del Almacn del rgano de abastecimiento. 2. El rgano de Abastecimiento llevar un registro de todas las reas de custodia temporal (almacenamiento) que operan en la entidad, sus caractersticas, ubicacin y responsables. 3. El rgano de Abastecimiento informar peridicamente a la Direccin General de Administracin o quien haga sus veces, las irregularidades que detecte en la tramitacin de ingresos de bienes o en el cumplimiento de disposiciones especficas. 4. Verificar el cumplimiento de la Programacin del Abastecimiento para permitir un flujo regular de ingreso fsico de bienes. 5. Constatar si son fundadas y procedentes las situaciones que motivan formas excepcionales de ingreso y custodia temporal. SA.06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO En toda previsin, solicitud, obtencin, suministro, utilizacin y/o administracin de bienes y servicios, se aplicarn los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuestas del rgano de Abastecimiento. I. CONCEPTO

Se entiende por austeridad del Abastecimiento: la equilibrada estimacin de necesidades de bienes y de servicios; al empleo mesurado de los limitados recursos asignados a una entidad pblica y a su adecuada combinacin para obtener ms y mejores resultados (productos materiales y servicios pblicos), en beneficio de la colectividad en general. La austeridad es condicin bsica del Abastecimiento y su aplicacin corresponde a todos los rganos de una entidad. Corresponde al rgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones y funciones, estudiar, adecuar y/o proponer a la Alta Direccin de la entidad los criterios u orientaciones para aplicacin de medidas de austeridad, referidas tanto a bienes como a

servicios. Estos criterios sern recogidos, coordinados y proporcionados, principalmente, a los rganos de lnea de la entidad. II. OBJETIVO O FINALIDAD

1. Fijar criterios para hacer ms racional el empleo de los medios materiales que disponen las entidades. 2. Propiciar el empleo de criterios tcnicamente elaborados. III. ACCIONES A DESARROLLAR

1. El rgano de Abastecimiento implantar el tratamiento estadstico de la informacin que genera o utiliza, a efecto de tener elementos de juicio para orientar la austeridad. 2. El rgano de Abastecimiento adecuar a su realidad institucional los criterios de austeridad que forman parte de la Directiva N 002-79-INAP/DNA Normas para la Programacin del Abastecimiento. En casos necesarios establecer nuevos criterios. 3. Las orientaciones de Poltica que el rgano de abastecimiento proponga a la Alta Direccin en los respectivos planes (Plan de Accin, Plan de Obtencin, etc.) se orientarn e implementarn las medidas de austeridad. 4. Para mejor establecer las pautas institucionales de austeridad, el rgano de Abastecimiento coordinar bsicamente con los de Lnea, Planificacin, Presupuesto, Racionalizacin y Estadstica, la realizacin de estudios conjuntos y/o sincronizacin de esfuerzos. La medida procura, adems, evitar que se presenten discrepancias. 5. Para orientar la austeridad el rgano de Abastecimiento producir y proporcionar instrumentos e instrucciones; entre otros: a. Estandarizacin de bienes y servicios, para disminuir su excesiva variedad. b. Relacin de bienes y/o servicios catalogados de los cuales se pueden prescindir. c. Imprimir datos de los bienes o servicios programables en Cuadros de Necesidades. d. Establecer cantidades mximas que pueden programarse por cada bien o servicio seleccionado. Las cantidades se fijan de acuerdo a la funcin, frecuencia de uso, cantidad de personal, etc. e. Divulgar los impedimentos o limitaciones as como las prioridades. f. Informacin de bienes o servicios sin uso, de acuerdo a verificaciones realizadas, a efecto de recuperarlos.

g. Planeamiento para mejor uso de vehculos, imprenta, duplicadoras, fotografa, etc.

6. Todos los titulares de rganos son responsables de supervisar la aplicacin de pautas de austeridad del Abastecimiento en el mbito de su competencia. 7. La aplicacin de medidas de austeridad no significa interferir el funcionamiento eficiente y eficaz de la entidad. 8. Peridicamente el rgano de Abastecimiento conducir y coordinar la evaluacin de resultados y de aplicacin de medidas de austeridad, con el fin de proponer su perfeccionamiento. IV. BASE LEGAL

1. Ley 14816 y su complementaria 16360, Orgnica del Presupuesto Funcional 2. Decreto Ley 21372 que crea el Sistema Estadstico Nacional 3. Decreto Ley 20316 que crea el Instituto Nacional de Administracin Pblica y establece el Sistema de Racionalizacin. 4. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema de Abastecimiento. 5. Directiva N 002-79-INAP/DNA Normas para la Programacin del Abastecimiento. V. ALCANCE

La presente norma ser aplicada por todas las entidades de la Administracin Pblica. VI. MECANISMOS DE CONTROL

1. El Director General de Administracin o quien hace sus veces supervisar las labores del rgano de Abastecimiento para operativizar en la entidad, los criterios de austeridad. 2. El rgano de Abastecimiento informar peridicamente las situaciones de irracionalidad, despilfarro, desequilibrio u otras que revelen la inobservancia de pautas de austeridad en el Abastecimiento. 3. Los titulares de rganos en sus acciones de control y supervisin pondrn especial nfasis en detectar y corregir las situaciones que no se ajustan a pautas de austeridad. 4. En casos de incumplimiento reiterado el rgano de Abastecimiento aplicar directamente las pautas de austeridad en las necesidades y solicitudes del rgano infractor; comunicando la medida al propio rgano al del Control Interno y a la Direccin General de Administracin. 5. Verificar la existencia de instrucciones en materia de austeridad del Abastecimiento aprobadas por la Alta Direccin o nivel que haya delegado. SA.07 VERIFICACIN DEL ESTADOS Y UTILIZACIN DE BIENES Y SERVICIOS

Las entidades pblicas formularn y aplicarn normas para verificar la existencia del estado y condiciones de utilizacin de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad. I. CONCEPTO

La verificacin es un acto de constatacin fsica que realizan personas en representacin de la entidad. Al Sistema de Abastecimiento le corresponde la constatacin, en referencia a las unidades fsicas, aplicables tanto a los bienes como a los servicios. La verificacin constituye requisito para realizar, de manera racional y sobre bases reales, las acciones de Abastecimiento que resulten necesarios. Bsicamente la verificacin se refiere a los aspectos siguientes: existencia o presencia real del bien o del servicio (visto como accin o resultado); estado para apreciar el grado de conservacin o deterioro del bien as como el resultado del servicio; y condiciones de utilizacin, para constatar en que se emplea, lugar, habilidades del responsable, condiciones de seguridad, rendimiento y sobre todo el empleo en beneficio de la organizacin en su conjunto (con fines oficiales). II. OBJETIVO O FINALIDAD

1. Realizar seguimiento a los bienes y servicios con que cuenta la entidad. 2. Recabar informacin de las existencias, en bienes y servicios para realizar un Abastecimiento ms eficaz. 3. Evitar la acumulacin improductiva de bienes o servicios innecesarios para la entidad. III. ACCIONES A DESARROLLAR

1. El rgano de Abastecimiento formular normas especficas de aplicacin institucional para efecto de verificacin de bienes y servicios precisando calendarios, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades. 2. El inventario fsico es una forma de verificacin. Bsicamente hay dos tipos: general y de almacn. a. El Director General de Administracin o quien hace sus veces es responsable de disponer y aprobar los inventarios fsicos generales de bienes en uso, por lo menos una vez al ao. b. El titular del rgano de Abastecimiento hace lo propio con inventarios de los bienes que se hallan en custodia temporal en el almacn de su responsabilidad. Estos inventarios sern ms frecuentes. Los resultados sern informados al Director General de Administracin o quien hace sus veces. Adems, establece pautas para inventariar bienes en todas las reas fsicas para custodia existentes en la entidad, sea cual fuere su denominacin.

3. Es principio general que el acto de inventario no intervenga el personal encargado de la custodia de los bienes. Lo que no impide su presencia para facilitar la identificacin y constatar el acto por inters individual. 4. Para realizar la verificacin denominada inventario fsico general, el responsable constituir equipos especiales con personal de: a. Contabilidad, para proporcionar informacin sobre los bienes registrados (caractersticas, valor de adquisicin, depreciacin, etc.) posteriormente. b. Abastecimiento, para verificacin en unidades fsicas (ubicacin, conservacin, unidades de medida), a fin de atender necesidades de servicios. c. Control, para salvaguardar el acto y cumplimiento de disposiciones. d. Representante de la Direccin General de Administracin que lleva el registro de cdigos identificatorios individuales de bienes, su ubicacin y cargos de afectacin. 5. La verificacin ser realizada permanentemente por todos los titulare de rgano a cualquier nivel, aplicando las disposiciones aprobadas por la entidad. 6. Verificada la inexistencia del valor monetario de un bien, en el respectivo documento fuente, procede la valuacin, aplicando las orientaciones del Sistema de Contabilidad. La valuacin ser realizada por los rganos de Contabilidad y Abastecimiento en forma conjunta. 7. El rgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones, realizar verificaciones por muestreo a los bienes y servicios crticos con que cuenta la entidad. El informe de los resultados ser remitido a los siguientes: a. Titular del rgano, responsable del bien y/o servicio para que adopte las medidas necesarias. b. El rgano de Control Interno c. El Director General de administracin o quien hace sus veces. 8. Tal verificacin se orientar bsicamente, a constatar que los bienes y servicios sean utilizados permanentemente, para los fines adquiridos o creados, con fines oficiales, para beneficio general de la colectividad de trabajadores de la entidad, y en condiciones que no signifique peligro para el encargado, riesgo de deterioro o despilfarro. 9. La calificacin del estado de inutilidad del bien o servicio para el funcionamiento de la entidad es otra forma de verificacin. El rgano de Abastecimiento en forma individual o integrando un equipo especializado, constituido a su iniciativa, realiza las acciones necesarias. Al efecto aplicar los criterios claros e inequvocos que haya establecido.

10. Para facilitar la verificacin toda afectacin de bienes o entrega de los mismos se har constar en un documento a manera de cargo donde figurarn los mismos se har del bien el Cdigo individual y nombres de quienes reciben y entregan. IV. BASE LEGAL

1. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema de Abastecimiento. 2. Decreto Ley 22867 sobre desconcentracin de acciones del Sistema de Abastecimiento. 3. Directiva N 002-79-INAP/DNA Normas para la Programacin del Abastecimiento 4. Directiva N 002-80-INAP/DNA Normas para la formulacin del Plan Integrado de Abastecimiento V. ALCANCE

La presente norma ser aplicada por todas las entidades de la Administracin Pblica. VI. MECANISMOS DE CONTROL

1. La Direccin General de Administracin o quien hace sus veces supervisar el cumplimiento de los calendarios de verificaciones. 2. Las acciones de verificacin que asuma el rgano de Abastecimiento se incluirn en el Plan de Actividades de la entidad. 3. Verificacin de la existencia y cumplimiento de normas sobre verificacin. 4. El titular del rgano respectivo y el servidor al que se asign el bien son solidariamente responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la prdida, dao, deterioro o mal uso de los bienes y/o servicios de su dependencia, especialmente si ocurrieron por negligencia en la aplicacin de disposiciones sobre verificacin fsica de bienes y servicios. 5. Todos los vehculos de propiedad del Estado llevarn pintado, en lugar visible, un crculo con el nombre de la entidad que es afectado. Slo por autorizacin expresa del titular de la entidad y en casos excepcionales, previamente fundamentados, se liberar de esa obligacin. 6. Se oficiar a las autoridades de trnsito para que informen de la circulacin de vehculos del Estado fuera del horario establecido o que se guarden en locales no oficiales. Excepto los casos autorizados expresamente por el Titular de la entidad.

APLICACIN PRCTICA SISTEMA DE ABASTECIMEINTO a. El ministerio del trabajo y promocin del empleo decide adquirir uniformes para el personal de mantenimiento, segn orden de compra N 234-001, por un total de S/. 1,800. Se solicita registrar tal operacin utilizando un modelo del Sistema SIAF.

Desarrollo: Inicialmente, debemos tener en cuenta que para haber llegado a la parte del registro contable, en abastecimiento debi ocurrir: Se debi realizar una lista con las caractersticas siguientes: o CANTIDAD : 1000 unidades o CALIDAD : Nuevo, marca Universal Textil o OPORTUNIDAD : 1 semana o LUGAR : MINTRA o COSTO : 1800 - El departamento de Abastecimiento recibir primero los bienes comprados, para luego transferirlos a MINTRA para su consumo. - MINTRA deber entonces determinar las condiciones en las que tales uniformes ingresan al almacn.

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