Personas obligadas a llevar Libros de Contabilidad Legalizacin de los libros CONTABLES

En las relaciones entre la Administracin Tributaria y los contribuyentes, la llevanza de los libros y registros contables puede entenderse como un deber a cargo de stos de coadyuvar con el buen fin de la gestin tributaria. Para ello, los libros y registros contables cumplen dos funciones primordiales: Constituyen un medio de prueba de las operaciones econmicas, de las obligaciones tributarias y de su cuanta. Facilitan el control de la administracin tributaria, procurando reducir la evasin fiscal.

Las empresas se encuentran obligadas a llevar libros de contabilidad considerados como principales, los cuales debern estar en castellano y expresados en moneda nacional, salvo que se trate de empresas que hayan suscrito contratos especiales con el Estado y que por tal motivo puedan llevar su contabilidad en moneda extranjera. Los principales libros contables son los siguientes: Libro diario Libro mayor Libro de planillas de remuneraciones Libro de actas Libro caja Registro de compras Registro de ventas Libro de inventarios y balance

Para Personas Naturales:

RUS (Rgimen nico Simplificado): A este rgimen tributario pueden acogerse las personas naturales que conducen un negocio unipersonal. Esta modalidad te conviene si tus ventas sern al por menor y directamente al pblico en general. Es ideal para negocios como bodegas, farmacias, panaderas, peluqueras, restaurantes, un pequeo taller de produccin u otros comercios parecidos.

Para Personas Naturales y Jurdicas:

Rgimen Especial de Renta (RER):
Este es un rgimen intermedio entre el Nuevo RUS y el Rgimen General, que permite relacionarse en la compra-venta con otras empresas. Bajo esta modalidad se pueden emitir facturas y otros comprobantes de pago con el mismo efecto tributario. El RER est dirigido tanto a las microempresas conducidas por personas naturales como a las que se constituyen como personas jurdicas que realizan actividades de servicios, comercio, industria, produccin, manufactura y extraccin de recursos naturales (incluidos la crianza de animales y cultivos).
Libros de Contabilidad que se deben llevar: Registro de Compras. Registro de Ventas.

Rgimen General (RG): Este es un rgimen tributario que comprende a las personas naturales y jurdicas que generan rentas de tercera categora (por ejemplo, utilidades a fin de ao). A este rgimen tributario se pueden acoger todo tipo de empresas de cualquier volumen o tamao. Asimismo, pueden inscribirse las pequeas empresas conducidas por Personas Naturales o por Personas Jurdicas.

Libros de Contabilidad que se deben llevar:

Las empresas que tengan ingresos brutos anuales menores a las 150 UITs deben llevar como mnimo los siguientes libros: Registro de Compras. Registro de Ventas. Libro Diario de Formato Simplificado.

Las que tengan ingresos mayores deben llevar contabilidad completa, que incluye: Libros, Caja y Bancos. Inventarios y Balances. Libro Diario. Libro Mayor. Registro de Compras. Registro de Ventas. Libros de Registro de Activos Fijos. Registro de Costos. Registro de Inventario Permanente en unidades fsicas. Registro de Inventario Permanente Valorizado (en caso se encuentre obligado a llevarlos de acuerdo con la Ley del Impuesto a la Renta). Libro de Actas. Libro de Matricula de Acciones (si fuese el caso).

De acuerdo al Artculo 87 del Cdigo Tributario, los deudores tributarios estn obligados a facilitar las labores de fiscalizacin y determinacin que realice la Administracin Tributaria y en especial debern:

1. Llevar los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por las leyes y reglamentos. Dichos registros contables deben ser registrados en castellano y expresados en moneda nacional.

2. Los libros registrados en moneda extranjera debern sujetarse a la forma y condiciones que establezca la Administracin Tributaria. El pago de tributos se realizar en moneda nacional al tipo de cambio y venta correspondiente a la cotizacin de oferta y demanda que publique la Superintendencia de Banca y Seguros en la fecha que se efecte el pago.
3. Conservar los libros y registros, sean estos llevados en sistema manual o mecanizado.

LEGALIZACION:
Los notarios o jueces, segn corresponda, colocarn una constancia en la primera hoja de los mismos y procedern a sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que debern estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas. Tanto los notarios como los jueces llevarn un registro cronolgico de las legalizaciones que otorguen. Contenido de la constancia La constancia a ser colocada en la primera hoja de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios contaran con la siguiente informacin: Nmero de legalizacin asignado por el notario o juez. Apellidos y Nombres, Denominacin o Razn Social del deudor tributario Nmero de RUC; Denominacin del libro o registro; Fecha de la incautacin del libro o registro anterior de la misma denominacin y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso; Nmero de folios de que consta. Fecha y lugar en que se otorga. Sello y firma del notario o juez, segn sea el caso. En ningn caso el nmero de legalizacin, folios o de registros podr contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras.

Se deben legalizar los siguientes libros y registros: Libro de Inventarios y Balances, Libro Mayor, Libro Diario, Libro de Caja, Libro de Retenciones, Libro de Ingresos y/o Gastos, Libros Auxiliares de Control de Activos Fijos, Registro de Ventas e Ingresos, Registro de Compras y Registro de Inventario Permanente valorizado o no valorizado. Libros de Actas, los de Junta General y de Directorio a que se refiere la Ley General de Sociedades.

Los libros y registros debern ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas. Para la legalizacin del segundo y siguientes libros y registros, de una misma denominacin, se deber tener en cuenta: Tratndose de libros o registros llevados en forma manual, se deber acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditacin se efectuar con la presentacin del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalizacin y del ltimo folio del mencionado libro o registro. Tratndose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deber presentar el ltimo folio legalizado por notario del libro o registro anterior. Tratndose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deber presentar la comunicacin que se ha establecido para ese efecto.

En el registro cronolgico de las legalizaciones que se otorguen se indicar: El nmero de la legalizacin.

Los apellidos y nombres, denominacin o razn social del deudor tributario. El nmero de RUC.
La denominacin del libro o registro que se ha legalizado. Fecha de la incautacin del libro o registro anterior de la misma denominacin y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso. El nmero de folios de que consta. La fecha en que se otorga la legalizacin.

Cuando el nmero de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a 20, el empaste podr comprender 2 o ms ejercicios gravables, debindose efectuar, como mximo, dentro de los 4 primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aqul en que se reunieron 20 hojas sueltas o continuas. Los empastes debern incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulacin se realizar tachndolas o inutilizndolas de manera visible. Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominacin, que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio del que se trate, podrn emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente. De realizarse el empaste en varios tomos, cada uno incluir como primera pgina una fotocopia del folio que contenga la legalizacin del libro o registro al que corresponde.

Se denomina folio a la numeracin correlativa de cada una de las pginas de los libros de contabilidad. Existen dos clases de foliacin:
Foliacin Simple: Cada registro tiene su propia numeracin y van de uno en uno.

Ejemplo1, 2, 3, 4, etc.
Foliacin Doble: La numeracin correlativa de las pginas van de dos en dos.

Ejemplo: 1-1,2-2, 3-3, etc.

Los folios principales deben ser legalizados obligatoriamente. Los registros auxiliares sirven de control interno y son potestativos se usan de acuerdo a la caracterstica de cada empresa, no necesitan ser legalizados. Al legalizar los libros contables se abonarn los derechos notariales ms el Impuesto General a las Ventas respectivo.

 Omitir llevar los libros de contabilidad, otros libros o registros exigidos por las leyes, SUNAT u otros medios de control exigidos por las leyes y reglamentos. Omitir registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas o actos gravados, o registrarlos por montos inferiores. Usar comprobantes o documentos falsos, para respaldar las anotaciones en los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por las leyes,SUNAT. Llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes los libros de No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por la SUNAT, excepto para los contribuyentes autorizados a llevar contabilidad en moneda extranjera. No conservar durante el plazo establecido por las leyes y reglamentos los libros, registros, copias de comprobantes de pago u otros documentos; as como los sistemas o programas computarizados de contabilidad, los soportes magnticos o los microarchivos

CONCLUSIONES

La administracin tributaria ha tratado de simplificar la obligacin de los tributos, es por ello que los libros de contabilidad exigidos varan segn la naturaleza de las personas, la categora de renta que generan y el nivel de ingresos que perciben. La SUNAT en su funcin fiscalizadora de las obligaciones tributarias exige a los deudores tributarios la exhibicin de los libros y registros contables sustenta torios, a fin de que se cumpla con los dispositivos tributarios vigentes. Los libros de contabilidad deben ser legalizados debidamente, ante Notario Pblico o Juez de Paz Letrado. La legalizacin consiste en un constancia puesta en la primera hoja del libro o primera hoja suelta con indicacin del nmero de folios de que consta y si est llevada en forma simple o doble; sello y firma del Notario Pblico o Juez de Paz Letrado. Todos los folios llevarn sello notarial