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Gua

Iniciando con Microsoft Excel

MICROSOFT EXCEL
Breve manual para lograr comprender los conceptos bsicos del programa y su aplicacin en los diferentes ejercicios que se vern a lo largo de esta gua.

Microsoft Excel
CONCEPTOS BASICOS

Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS para que el ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de ttulo en la parte superior de la ventana vers como pone Microsoft Excel Libro1.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir variando dependiendo de cuntos se hayan creado en esta sesin. As si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna ser Libro2, el siguiente Libro3, y as sucesivamente. Cuidado que el nombre asignado slo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningn caso significa que el archivo ya se encuentra guardado. Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.

Hoja de clculo
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas. Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas.

Una columna es el conjunto de celdas


seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

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Prof. Karina Mejia Rojas

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Cada fila se numera desde 1 hasta
65536 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

Celda: Es la interseccin de una columna y una fila. Se nombra con el nombre de la columna a la
que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrs comprobar todo lo explicado anteriormente. Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems. De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa.

Rango: es un bloque rectangular de una o


ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

TRABAJANDO CON EXCEL

Movimiento rpido en la hoja


Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son:
MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN FLECHA ARRIBA FIN FLECHA ABAJO FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO FIN FLECHA DERECHA

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Al editar los datos puede desplazarse utilizando las teclas TAB, ENTER o las FLECHAS DIRECCIONALES. Se modifico Introduccin de datos: el ancho de la columna Los datos deben escribirse en cada celda para mantener un orden, al finalizar la edicin de la informacin se podr dar formato a los datos utilizando para esto los botones de formato o la ventana Formato de Celda

Formato de Celdas
Podemos dar formato a cada celda (o grupo de celdas seleccionado) desde el cuadro de dilogo, dividido en fichas, que aparece al seleccionar Formato Celdas (o bien presionando Control+1). Veremos cada una de las fichas de que dispone por orden, estudiando las mltiples posibilidades que nos ofrecen para darle formato a la celda o celdas que deseemos. De esta manera se acercan las posibilidades de la hoja de clculo a las de un procesador de textos: Ficha Numero: Permite fijar los tipos de datos y forma en que se van a expresar (nmero, moneda, porcentaje, fecha, texto etc.). Al elegir cada tipo de dato (con el ratn) aparecen cuadros con las posibilidades de modificacin que ofrecen. Por ejemplo para tipo Nmero: Podemos elegir nmero de decimales con que va a verse; podemos elegir la alineacin de los datos en cada celda; la fuente tamao, podemos darle diferentes bordes y colores a las celdas y asignarles un color de relleno.

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Luego de utilizar la ventana de formatos de celda se consigue resultados como este. Ejemplo1.

Para lograr otro tipo de presentaciones en el documento se utilizan botones como: Alinea los datos en la celda Aumenta y disminuye los decimales Aplica los estilos Negrita, Cursiva y Subrayado Permite asignar bordes a las celdas que estn seleccionadas Coloca un color de Relleno a las celdas, y asigna color a los textos Combina las celdas y centra los datos Ejemplo2: Antes Despus

EJEMPLO 3: Antes Despus

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Ejercicios:

Operadores en Excel Tipo Aritmticos Smbolo + * / % ^ < <= > >= = <> & Descripcin
Suma Resta Multiplicacin Divisin Porcentual Potencia Menos que Menor o igual que Mayor que Mayor o igual que Igual a Diferente de Concatenar

Relacionales

De texto 6

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Formulas en Excel Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *,+,-,Sen,Cos,etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =. Ejemplo: =5+6 =A2*B2 =B2/3 =Suma(A3:D3) Aqu se escribe la formula

Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una frmula, siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. En el ejemplo se muestra la formula =B2*$B$7 al copiar esta formula la referencia relativa (B2) variara a B3, B4 mientras que la referencia absoluta seguir igual.

Funciones en Excel Una funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y que acepta un valor o valores, realiza unos clculos con esos valores y devuelve un resultado. 7
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Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si sta no se respeta Excel nos mostrar un mensaje de error. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";". Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3

Funcin SUMA: Suma un grupo de datos numricos que


se encuentran en un rango especificado. Sintaxis:

=Suma(Nmero1, [Nmero2], )

Funcin PROMEDIO: Devuelve la media aritmtica de


un grupo de datos numricos dentro de un rango especificado. Sintaxis:

=Promedio(Nmero1,[Nmero2], )

Funcin MAX: Devuelve el valor mayor de un grupo de


datos en un rango. Sintaxis:

=Max(Nmero1, [Nmero2], )

Funcin MIN: Devuelve el valor menor de un grupo de


datos en un rango. Sintaxis:

=Min(Nmero1, [Nmero2], )

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Funcin PRODUCTO: Multiplica los datos de un
grupo de celdas. Sintaxis:

=Producto(Nmero1, [Nmero2], )
Funcin REDONDEAR: Redondea
el nmero a un nmero de decimales especificado Sintaxis:

=Redondear(Nmero, Nro_decimales)
Ejemplos: =redondear(20.2354, 2) Resultado 20.24

En la celda C10 esta la formula =23*13.99 y da como resultado 321.77 =redondear(23*13.99,1) Resultado 321.80

Tambin se puede colocar funciones dentro de esta funcin esto se conoce como funciones anidadas. Lugo de usar la funcin Promedio con las notas de un alumno el resultado es 14.45, se necesita quitar las decimales. =redondear(promedio(B2:D2),0) Resultado 14

Funcin MEDIANA: Devuelve el valor intermedio de


un grupo de datos que estn en un rango especificado. Sintaxis:

=Mediana(Nmero1, [Nmero2], )

Funcin MODA: Devuelve el valor que mas se repite


dentro de un grupo de datos. Sintaxis:

=Moda(Nmero1, [Nmero2], )

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Funcin CONTARA: Cuenta el nmero de celdas que
no estn vacas dentro de un rango especificado. Sintaxis:

=Contara(Valor1, [Valor2], )

Funcin CONTAR: Cuenta el nmero de celdas que


tienen datos especificado. Sintaxis: numricos dentro de un rango

=Contar(Valor1, [Valor2], )

Funcin CONTAR.BLANCO: Cuenta las celdas que


estn vacas dentro de un rango especificado. Sintaxis:

=Contar.Blanco(Rango)

Ejercicios:

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Funciones avanzadas

Funciones matemticas y trigonomtricas


Funcin ABS ACOS ACOSH ASENO ASENOH ATAN ATAN2 ATANH MULTIPLO.SUPERIOR COS COSH GRADOS REDONDEA.PAR FACT M.C.D ENTERO M.C.M LOG LOG10 RESIDUO PI POTENCIA PRODUCTO COCIENTE Descripcin Devuelve el valor absoluto de un nmero Devuelve el arcocoseno de un nmero Devuelve el coseno hiperblico inverso de un nmero Devuelve el arcoseno de un nmero Devuelve el seno hiperblico inverso de un nmero Devuelve la arcotangente de un nmero Devuelve la arcotangente de las coordenadas "x" e "y" Devuelve la tangente hiperblica inversa de un nmero Redondea un nmero al entero ms prximo o al mltiplo significativo ms cercano Devuelve el coseno de un nmero Devuelve el coseno hiperblico de un nmero Convierte radianes en grados Redondea un nmero hasta el entero par ms prximo Devuelve el factorial de un nmero Devuelve el mximo comn divisor Redondea un nmero hacia abajo hasta el entero ms prximo Devuelve el mnimo comn mltiplo Devuelve el logaritmo de un nmero en una base especificada Devuelve el logaritmo en base 10 de un nmero Devuelve el resto de la divisin Devuelve el valor de pi Devuelve el resultado de elevar un nmero a una potencia Multiplica sus argumentos Devuelve la parte entera de una divisin

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RADIANES REDONDEAR SENO SENOH RAIZ RAIZ2PI SUMA SUMAR.SI TAN TANH Convierte grados en radianes Redondea un nmero al nmero de decimales especificado Devuelve el seno de un ngulo determinado Devuelve el seno hiperblico de un nmero Devuelve la raz cuadrada positiva de un nmero Devuelve la raz cuadrada de un nmero multiplicado por PI (nmero * pi) Suma sus argumentos Suma las celdas especificadas que cumplen unos criterios determinados Devuelve la tangente de un nmero Devuelve la tangente hiperblica de un nmero

Funciones estadsticas
Funcin PROMEDIO.SI CONTAR.SI DISTR.LOG.NORM MAXA MEDIANA MINA VAR VARA VARP VARPA Descripcin Devuelve el promedio (media aritmtica) de todas las celdas de un rango que cumplen unos criterios determinados Cuenta las celdas del rango que no estn en blanco y que cumplen los criterios especificados Devuelve la distribucin logartmico-normal acumulativa Devuelve el valor mximo de una lista de argumentos, incluidos nmeros, texto y valores lgicos Devuelve la mediana de los nmeros dados Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos, incluidos nmeros, texto y valores lgicos Calcula la varianza de una muestra Calcula la varianza a partir de una muestra, incluidos nmeros, texto y valores lgicos Calcula la varianza en funcin de toda la poblacin Calcula la varianza en funcin de toda la poblacin, incluidos nmeros, texto y valores lgicos

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Funciones lgicas
Funcin SI Y O Descripcin Especifica una prueba lgica que realizar Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO

Funciones de bsqueda y referencia


Funcin ELEGIR BUSCAR TRANSPONER BUSCARV BUSCARH Descripcin Elige un valor de una lista de valores Busca valores de un vector o una matriz Devuelve la transposicin de una matriz Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila para devolver el valor de una celda Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada

Funciones de texto
Funcin ASC Descripcin Convierte las letras inglesas o katakana de ancho completo (de dos bytes) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho medio (de un byte) Convierte un nmero en texto, con el formato de moneda (Baht) Devuelve el carcter especificado por el nmero de cdigo Quita del texto todos los caracteres no imprimibles Devuelve un cdigo numrico del primer carcter de una cadena de texto Concatena varios elementos de texto en uno solo Convierte un nmero en texto, con el formato de moneda $ (dlar) Comprueba si dos valores de texto son idnticos

TEXTOBAHT CARACTER LIMPIAR CODIGO CONCATENAR MONEDA IGUAL

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ENCONTRAR, ENCONTRARB DECIMAL Busca un valor de texto dentro de otro (distingue maysculas de minsculas) Da formato a un nmero como texto con un nmero fijo de decimales Convierte las letras inglesas o katakana de ancho medio (de un byte) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho completo (de dos bytes) Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto Pone el texto en minsculas Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto que comienza en la posicin que se especifique Extrae los caracteres fonticos (furigana) de una cadena de texto Pone en mayscula la primera letra de cada palabra de un valor de texto Reemplaza caracteres de texto

JIS

IZQUIERDA, IZQUIERDAB LARGO, LARGOB MINUSC EXTRAE, EXTRAEB

FONETICO NOMPROPIO

REEMPLAZAR, REEMPLAZARB REPETIR DERECHA, DERECHAB HALLAR, HALLARB SUSTITUIR T TEXTO ESPACIOS MAYUSC VALOR

Repite el texto un nmero determinado de veces Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue maysculas de minsculas) Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto Convierte sus argumentos a texto Da formato a un nmero y lo convierte en texto Quita los espacios del texto Pone el texto en maysculas Convierte un argumento de texto en un nmero

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