Manual de entrenamiento Bsico

Versin 2007 SAP Business One

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ndice

Contenido MANUAL DE ENTRENAMIENTO BSICO Objetivos Especficos AGENDA AMBIENTACIN PERSONALIZACIN DATOS MAESTROS DE SOCIOS DE NEGOCIO Encabezado Pestaa de General Pestaa de Personas de contacto Pestaa de Direcciones Pestaa de Condiciones de Pago Pestaa de Finanzas Pestaa de Propiedades Generalidades GRUPOS DE SOCIOS DE NEGOCIO Especificar grupos de clientes Especificar grupos de Proveedores DATOS MAESTROS DE ARTCULOS Conceptos generales Encabezado Detalle 5 5 6 7 8 9 9 10
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Pestaa de Datos de Ventas Pestaa General Pestaa de Datos de Inventario Pestaa de Propiedades Pestaa de Informacin Detallada Pestaa de Datos de Planificacin Especificar Grupos de Artculos Especificar Almacenes VENTAS Cotizacin Factura de Anticipo de Deudores Solicitud de anticipo de deudores Diferencias Factura deudor + Pago Enviar Mensaje MOVIMIENTOS DE CANCELACIN DE VENTAS Y COMPRAS COMPRAS Creacin de una Orden de Compras Pestaa de Contenido Pestaa de Logstica Pestaa de Finanzas Creacin de una Entrada de Mercancas Creacin de una Entrada de Mercanca sin documento base o fuente Creacin de una Entrada de Mercanca basada en un documento fuente Creacin de una Factura de Proveedores 17 17 17 18 18 18 18 19 20 20 21 22 23 23 24 25 26 27 28 29 29 29 30 31 31 CVM Group

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Creacin de una Factura sin documento base Creacin de una Factura basada en un documento fuente Cancelacin de una Orden de Compra Cancelacin de una Entrada de Mercanca OP Cancelacin de Facturas de Proveedores PRCTICA DE AFIANZAMIENTO 1 RESULTADOS PRCTICA 1 PRCTICA DE AFIANZAMIENTO 2 RESULTADOS PRCTICA 2 PRCTICA DE AFIANZAMIENTO 3 RESULTADOS DE LA PRCTICA 3 PRCTICA DE AFIANZAMIENTO 4 RESULTADOS DE LA PRCTICA 4 32 33 34 36 37 39 39 41 42 41 42 43 44

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Obtener conocimiento general de la forma de operacin Bsica en SAP Business One versin 2007, navegando y ejecutando las prcticas de cada aplicacin. Objetivos Especficos

Crear y buscar datos maestros de deudores o acreedores Aplicar diversos mtodos de bsqueda (desde campos distintos en la misma ventana Crear y buscar artculos Reconocer cada campo en los datos maestros de artculos Registrar correctamente la informacin de cada artculo Preparar documentos comerciales Seleccionar varios artculos a la vez Transferir informacin de un documento comercial a otro Elaborar nota de crdito de artculos y servicio Enviar y recibir avisos Crear contactos con datos maestros Agregar y/o buscar actividad Recordatorio

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Agenda

-Ambientacin -Datos Maestros de Socios de Negocio -Datos Maestros de Artculos -Enviar Mensaje Documentos Comerciales Compras Documentos Comerciales Ventas -Movimientos de cancelacin de Compras -Movimientos de cancelacin de Ventas

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Ambientacin Cuando se inicializa SBO nos presenta una pantalla de bienvenida al sistema. Damos clic en Intro para ingresar a Business One.

Ambientacin
Usuario y Empresa Operando

Botones para la navegacin de Documentos Para ingresar a consultas rpidas

Men de los diferentes Mdulos de Business One

SBO entra a la ltima empresa y con el ltimo usuario que se utiliz. Una vez que se ingresa al sistema SBO presenta la pantalla principal con la que se puede empezar a trabajar. Esta pantalla brinda un men con el cual el usuario comience su operacin en SAP Business One a travs de sus diferentes funcionalidades. Por otro lado, SBO tiene la capacidad de manejar diferentes empresas y cada una a su vez, est representada por una base de datos. La pantalla anterior es la pantalla principal de SBO y en la cual sobresalen las partes ms importantes: La barra de Men es la que se encuentra en la parte superior de la pantalla, se observa el contenido de la lista de mens. La Columna de informacin, donde aparecer el nombre de la empresa y su perodo. La barra de herramienta, tiene distintos usos en las diferentes ventanas del sistema. El comando central sirve para activar todas las aplicaciones del sistema. La barra de estado, aparece en la parte inferior de todas las ventanas. Al ubicar el Mouse sobre cualquier campo aparece en la barra de estado la descripcin del campo y la cantidad de caracteres que puede introducir en el mismo. Adems, la barra de estado nos muestra los mensajes de error, los cuales aparecen en color rojo.

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Barra de Herramientas
Vista preeliminar Ejecutar Aplicacin Diario Contable Consultas grabadas Imprimir Cierre de pantalla Medios de Pago Aviso/ Resumen Alarma Calendario

Enviar e-mail

Buscar

Clculo de Peso y Volumen Utilidad Bruta

MSM

Agregar

Ayuda de Contexto

Enviar Fax

Botones de Bsqueda

Documento Base

Exportacin a Excel

Botones de Bsqueda (P-U)

Documento Objetivo

Exportacin a Word

Preparar Documento

Preferencia de Documento

Esta tabla muestra la descripcin de cada icono la barra de herramientas. Los elementos activos aparecen a color y los inactivos en color gris.

Personalizacin

Personalizacin

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Podemos personalizar nuestro usuario para que al momento que usted desea introducir su cdigo de usuario y contrasea. SAP Business One recuerde el color que usted le gusta utilizar en sus ventanas.

Datos Maestros de Socio de Negocio

Datos Maestros Socios Negocio (Conceptos Generales)

Encabezado

Para acceder a esta informacin, el usuario debe seguir la siguiente ruta: Socios de negocio maestros de socios de negocio

Datos

En el caso que desee buscar solo haz clic al botn o con Ctrl + F. Y luego, para hacer la bsqueda de un acreedor, deudor o lead. Tan slo presionamos la tecla de (*) y luego, con el Mouse le damos clic a buscar. Tambin, puede acceder desde la barra de Mens en la ventana de Datos, dndole clic a Buscar. Usted podr agregar una ficha ya sea con el botn de agregar o con Ctrl + A. Tambin, puede acceder desde la barra de Mens en la ventana de Datos, dndole clic a Crear. Si alguna empresa es al mismo tiempo deudor (cliente) y acreedor (proveedor) se debe hacer dos fichas diferentes, seleccionando la clase de ficha respectivamente. Encabezado Cdigo: Cdigo nico asignado al deudor, acreedor o lead. Nombre: Nombre de la empresa, deudor, acreedor o lead.

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Nombre extranjero: Algn nombre de la empresa, deudor, acreedor o lead que podra ser en otro idioma. Grupo: Grupo al cual pertenece el deudor, acreedor o lead. Ej. (Grupo de zapatillas, electrodomsticos). Moneda: Moneda que utiliza el deudor, acreedor o lead. ($, USD o Multimoneda) Numero de R.F.C: Nmero de R.F.C de la persona moral o fsica. Pestaa General Telfono 1 y 2: Telfonos de la empresa. Telfono Mvil: Telfono celular. Fax: Nmero de Fax de la empresa. Correo Electrnico: E-mail de la empresa. Sitio Web: Pgina Web de la empresa. Clase de Expedicin: Forma de envo de la mercanca. Clave de Acceso: Contrasea de acceso. Indicador de Factoring: Cdigo indicador del factoring. Cdigo de Proyecto: Proyecto al cual pertenece. Persona de Contacto: Persona principal con el cual se tiene contacto comercial en la empresa. Comentarios: Alguna informacin adicional. Empleado del departamento de Ventas: Vendedor o agente designado. Cdigo Canal SN: Cliente que dio la referencia para la venta. Tcnico: Tcnico asignado para la empresa. Territorio: Grupo o localizacin al cual se le asignara el deudor, acreedor o lead. Pestaa de Personas de Contacto En esta ventana podr definir las diferentes personas con la cual usted mantiene comunicacin comercial en el deudor, acreedor o lead. Para esto, se debe definir la siguiente informacin.

Nombre: Nombre del contacto, para recordarlo en caso que necesite llamarlo(a). Titulo: Estudio realizado (Licenciada, Ingeniero, etc.). Posicin: Posicin dentro de la empresa (Gerente, Contador, etc.). Direccin: Alguna direccin donde se le podra localizar. Telfono 1 y 2: Telfonos a los que puedo comunicarme con este contacto o alguna extensin directa. Telfono Mvil: Telfono celular del contacto. Correo electrnico: Debe colocar el e-mail del contacto al cual usted le est colocando su informacin. Observaciones: Este campo lo podemos utilizar para recordar alguna informacin en especial o su fecha de cumpleaos.

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Si desea agregar otra persona con la cual usted tiene contacto dentro de la empresa solo presione Definir de nuevo y luego, tendr que llenar la informacin de la siguiente persona.

Pestaa de Direcciones Podr definir las diferentes direcciones que maneja el deudor, acreedor o lead.

Destinatario de factura: A donde se le cobra la mercanca o enva la factura. Nombre: Nombre del Local, Almacn, Sucursal, etc. Donde se enviar la factura o se estar cobrando la mercanca. Calle/Apartado de Correos: Direccin a donde se enviar la factura o se estar cobrando la mercanca. Cuadra: Avenida donde est ubicada. Ciudad: Lugar o poblacin donde est ubicado el local o almacn. Cdigo Postal: Apartado postal. Estado: Aparecer todos los estados o provincias despus de haber seleccionado el pas. Pas: Seleccione el pas donde est ubicado. Destinatario: Lugares donde se le enva la mercanca. Nombre: Nombre del Local, Almacn, Sucursal, etc. Donde se enviar la mercanca. Calle/Apartado de Correos: Direccin a donde se enviar la mercanca. Cuadra: Avenida donde est ubicada. Ciudad: Lugar o poblacin donde est ubicado el local o almacn. Cdigo Postal: Apartado postal. Estado: Aparecer todos los estados o provincias despus de haber seleccionado el pas. Pas: Seleccione el pas donde est ubicado. Nmero de R.F.C.: Nmero de R.F.C.. de la empresa a la cual se le enva la mercanca. Si desea agregar otra direccin que maneja el deudor solo dele clic a Definir de nuevo. Pestaa de Condiciones de Pago Desde esta ventana podr definir las condiciones de pago adecuadas para el deudor o acreedor. Condicin de pago: Desde esta venta se definir las diferentes formas de pago que tendr el deudor. El mismo nos traer la informacin del % de mora, % descuento total, el lmite de crdito u lmite de comprometido mximo. Pas del Banco: Con el solo hecho de darle clic al botn podr definir los diferentes bancos que utilizar su deudor. Luego, se nos despliega la venta de definir cuentas bancarias de los socios de negocios donde presionamos el botn de TAB y seleccionamos el Banco que utiliza el deudor. Lista de Precio: Lista de precio que usted le asignar al deudor. Cuenta: La cuenta del banco del deudor. Sucursal: Sucursal del banco.

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Clase de tarjeta de crdito: Nombre de las diferentes tarjetas de crdito que utiliza el deudor. Nmero de tarjeta de crdito: Nmero de la tarjeta que seleccion Fecha de Vencimiento: Fecha de vencimiento de la tarjeta de crdito. Pestaa de Finanzas Finanzas General

o o o

SN de consolidacin: Al darle clic al botn seleccionamos los deudores que podran ser la casa matriz del dato maestro que se est realizando. Consolidacin pagos: Si se selecciona esta opcin, el saldo a pagar aparecer en la casa matriz. Consolidacin entregas: Si se selecciona esta opcin, el saldo a pagar aparecer en el dato maestro que est creando.

Finanzas Impuesto Obligatorio: El deudor o acreedor si maneja impuesto. Deber asignarle el impuesto que utilizar. Exento: No maneja impuesto. Ej. Zona Libre de Coln.

o o

Pestaa de Propiedades Para asignar una o ms caractersticas a un deudor, acreedor o lead seleccione el mdulo de Gestin, en la seccin de definicin luego, seleccione socio de negocios. Y dentro de ste, seleccione Definir propiedades de Socio de Negocio. Donde usted podr asignar 64 caractersticas al deudor, acreedor o lead. A un dato maestro de socio de negocio se le pueden asignar una, varias caractersticas, o ninguna de ellas. Si a un deudor le son asignadas varias caractersticas, podr verlo en cualquier reporte en el que elija cualquiera de las caractersticas a las que est haciendo referencia. Desde esta ventana usted podr agregar alguna foto, pasaporte, logo de su deudor, acreedor o lead con el solo hecho de darle clic a y luego, le asignamos la foto al dato maestro de socio de negocio.

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Generalidades 1. Saldo, entregas (despachos) y pedidos son campos automticos que se actualizan con cada transaccin de la ficha. 2. Las flechas cliente. nos llevan a un desglose ms detallado acerca de la transaccin de dicho

3. El icono de anlisis nos muestra un anlisis mensual del cliente ya por pedidos o despachos. 4. En el separador de Condiciones de Pago podr elegir las condiciones de pago adecuadas segn las utilizadas en la empresa.

Grupos de Socios de Negocio Especificar grupos de clientes

Alta Grupo Socios de Negocios

Para tener acceso a esta pantalla, el usuario debe seguir la siguiente ruta: Gestin Definiciones Socios de Negocio Especificar Grupos clientes

En SBO se tiene la capacidad de dar de alta Grupos de Cliente con la finalidad de poder clasificarlos de la manera que a la empresa le convenga.

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Especificar grupos de proveedores

Para tener acceso a esta pantalla, el usuario debe seguir la siguiente ruta: Gestin Definiciones Socios de Negocio Especificar Grupos proveedores En SBO se tiene la capacidad de dar de alta Grupos de Proveedores con la finalidad de poder clasificarlos de la manera que a la empresa le convenga.

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Datos Maestros de Artculos Conceptos generales

Para acceder a esta informacin, el usuario debe de seguir la siguiente ruta: Inventario Datos maestros artculo. Con esto aparecer la pantalla de Datos maestros de artculos. Ahora bien, es esta misma ventana se pueden apreciar 2 niveles de datos importantes: El nivel de Encabezado y el nivel del Detalles (Serie de pestaas). Encabezado A continuacin se definen los datos ms importantes para el encabezado: Nmero de Artculo: Es el cdigo que se otorga a ese artculo en especfico dentro del catlogo de inventarios. Dicho nmero de clave es nico e irrepetible. Descripcin: Es el nombre del artculo al cual corresponder la clave que se dio de alta. corresponder Descripcin en idioma extranjero: Se utilizar si el artculo cuenta con una descripcin en otro idioma o contiene una segunda descripcin. Grupo de Artculos: Se elegir la clasificacin a la cual pertenece el nuevo artculo.

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Lista de precios: Se elegir una lista de precios que contenga el artculo. Cdigo de barras: Si el artculo contiene cdigo de barras, entonces se especifica dicho cdigo en este campo Artculo de Compras: Se marcar esta casilla cuando el artculo que se est dando de alta sea adquirido por medio de un proveedor. Artculo de Ventas: Se marcar esta casilla cuando el artculo que se est dando de alta sea facturado a un cliente. Artculo de Inventarios: Se marcar esta casilla cuando el artculo que se est dando de alta tenga asociado un almacn. Artculo de Activo Fijo: Se marcar esta casilla cuando el artculo que se est dando de alta sea nicamente de control de activos fijos. Datos de Compra Proveedor por defecto: Se elegir del catlogo de proveedores el cdigo del proveedor al que comnmente se le compra ese artculo. Nmero del fabricante: Se utiliza cuando el proveedor tiene un cdigo propio de artculo y se quiere tener registro de l. Unidad de medidas de compras: Es la unidad de medida en la que se registrar la compra del artculo. Artculos por unidad de compras: Es la cantidad de unidades que se adquieren con base en la unidad de compra. Unidad de medida de embalaje: Es la unidad de empaque en la que se compra la mercanca. Cantidad por unidad de embalaje: Es la cantidad de unidades que se adquieren con base a la unidad de empaque. Grupo de aduanas: Si el artculo es de importacin, entonces se debe de elegir por qu aduana se hace el ingreso de la mercanca. Clase de impuesto: Se elige si el artculo gravar impuesto estar exento. Largo: En caso de que se quiera hacer referencia al largo del artculo. Ancho: En caso de que se quiera hacer referencia al ancho del artculo. Altura: En caso de que se quiera hacer referencia a la altura del artculo. Volumen: En caso de que se quiera hacer referencia al volumen del artculo.

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Datos de Venta Unidad de medida de ventas: Es la unidad de medida en la que se registrar la venta del artculo. Artculos por unidad de venta: Es la cantidad de unidades que se adquieren con base a la unidad de venta. Unidad de medida de embalaje: Es unidad de empaque en la que se vende la mercanca. Cantidad por unidad de embalaje: Es la cantidad de unidades que se adquieren en base a la unidad de empaque. Largo: En caso de que se quiera hacer referencia al largo del artculo. Ancho: En caso de que se quiera hacer referencia al ancho del artculo. Altura: En caso de que se quiera hacer referencia a la altura del artculo. Volumen: En caso de que se quiera hacer referencia al volumen del artculo. Peso: En caso de que se quiera hacer referencia al peso del artculo. General Sujeto a impuesto: Se selecciona esta opcin si se desea que el artculo este sujeto a impuesto. Fabricante: Se elegir de la lista de fabricantes de donde proviene el artculo. ID adicional: Se especifica si es necesario el manejo de un identificador extra para el artculo. Clase de expedicin: Es la forma de entrega o tipo de transporte para la distribucin del artculo. Nmero de serie y lote: Se marcar cualquiera de ambas opciones cuando se caracterstico del artculo teniendo en cuenta que esto no puede estar en un mismo artculo. Mtodo de Emisin: Puede ser Notificacin o Manual. Bloqueado: Se marcar cuando se desee que el artculo no tenga movimientos, an cuando sea vlido. Datos de inventario Mtodos de cuentas de mayor por: Se elige la forma en la cual se ver afectado contablemente el inventario. Estos pueden ser por: Almacn, Grupo de artculos o Nivel de artculo. En esta pestaa aparecen todos los almacenes dados de alta y se pueden asignar al artculo. En la columna de stock se despliega la cantidad de existencia que tiene el artculo en cada uno de los almacenes, as como la existencia total de los almacenes. Niveles de stock: Se puede definir diferentes niveles de stock: Nivel de stock necesario, Nivel de stock mnimo y Nivel de stock mximo.

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Propiedades Son caractersticas o clasificaciones que se pueden otorgar a los artculos para tener una clasificacin ms detallada. Se elegirn marcando las casillas a las cuales se desea que pertenezca dicho artculo.

Informacin Detallada En esta pantalla se pueden agregar todos los comentarios, observaciones o cualquier otro texto que sea necesario incluir en el artculo. Adems, ventana usted podr agregar alguna foto del artculo con el solo hecho de darle clic a y luego, le asignamos la foto al dato maestro del artculo. Datos de planificacin Se especifica la forma en la que se va a llevar a cabo la planificacin del artculo. Para ello se pueden elegir la opciones propuestas por SAP Business One: Sistema de Planificacin (PNM por defecto), Mtodo de Abastecimiento (Comprar o Efectuar), Intervalo del pedido, Pedido Mltiple, Cantidad mnima de compra y por ltimo el Lead Time. Especificar grupos de artculos

Especificar Grupos de Artculos

Para tener acceso a esta pantalla, el usuario debe seguir la siguiente ruta: Gestin Definiciones Inventario Especificar grupos artculos.

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En SBO se tiene la capacidad de dar de alta Grupos de Artculos con la finalidad de poder clasificarlos de la manera que a la empresa le convenga. Especificar Almacenes

Especificar Almacenes

Para tener acceso a esta pantalla, el usuario debe seguir la siguiente ruta: Gestin Definiciones Inventario Especificar almacenes. SBO tiene la facilidad de manejar mltiples almacenes. Por ello, es necesario que se especifiquen cada unos de ellos. Tambin es necesario especificar cada una de las cuentas de mayor que estn involucradas en el funcionamiento de los almacenes.

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Ventas Cotizacin

Ventas (Cotizacin)
1

Para acceder a esta informacin, el usuario debe de seguir la siguiente ruta: Ventas Cotizacin Cotizacin o o o Libreta de numeracin designada al vendedor. Mtodo de bsqueda para elegir artculos de una lista. Se puede dar un clic en la lnea y se coloca * + enter y despliega la lista de artculos. Este documento no afecta contabilidad ni el inventario

La clase de cotizacin se define: o o Artculo Servicio

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Factura anticipo de deudores

Ventas (Factura de Anticipo Deudores) 1

Para acceder a esta informacin, el usuario debe de seguir la siguiente ruta: Ventas Factura de anticipo de deudores Para realizar una factura de anticipo, se puede seguir los siguientes pasos: 1. Se realiza una orden de venta (pedido) con el artculo o los artculos que el cliente desea. Luego podemos crear una Factura de Anticipo de Deudores, la cual se puede basar desde el mismo pedido que se realiz. 2. Podemos asignarle un porcentaje del valor total a pagar, por ejemplo un 20% de lo que se va a facturar. 3. Una vez completada la Factura de Anticipo, se debe crear un recibo.

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Ventas (Factura de Anticipo Deudores) 2

Para cancelar lo que falta por pagar del total con una Factura de Deudores, teniendo en cuenta que ya hemos realizado un pago anticipado, deber acceder a l con el botn de anticipo total y seleccionar el anticipo correspondiente. Una vez realizado el proceso podr crear la factura. Para acceder a esta pantalla, el usuario deber seguir la siguiente ruta: Ventas Factura deudores.

Solicitud de anticipo de deudores

Para acceder a esta pantalla, el usuario deber seguir la siguiente ruta: Ventas Factura deudores 1. Al igual que la factura de anticipo, se realiza una orden de venta, para luego crear la Solicitud de Anticipo de Deudores. 2. El siguiente paso ser crear un recibo por la cantidad que se estim en la solicitud. 3. Luego deber realizar una Factura de Deudores segn la orden de venta que emiti el cliente. Una vez realizada la factura de deudores, usted podr visualizar en la ventana de Pagos Recibidos el importe pagado por la Solicitud de Anticipo y por la Factura de deudores. Debe seleccionar los pagos que aparecen con la tecla Ctrl para poder completar los detalles del pago con el Elemento de Pago.

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Diferencias

Ventas (Diferencias)
Factura de anticipo de deudores
Funciona como una factura, no es posible cambiar despus de agregar el documento Se puede basar en un documento de la misma manera que una factura pero no se cierra el documento Cancelacin va nota de crdito Muestra informe de IVA como factura regular (si el impuesto diferido no se verifica) No mueve Inventario, ningn descuento de efectivo No muestra reporte de IVA Solo puede ser pagada a su totalidad

Solicitud de anticipo de deudores

Funciona como una cotizacin Se puede basar en un documento de la misma manera que una factura pero no se cierra el documento Cancelar va datos. Cancele mediante el men

Factura Deudor ms Pago

Ventas (Factura Deudor + Pago)

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Para acceder a esta pantalla, el usuario deber seguir la siguiente ruta: Ventas Factura deudor + Pago Una vez completada la factura deudores + cobro, se debe ingresar al elemento de pago. Adems de la cotizacin, la factura puede ser basada en los siguientes documentos comerciales: 1. Pedidos: Este documento mantiene la mercanca comprometida para el cliente, no afecta inventario, ni la contabilidad. Puede ser basado en una cotizacin ya elaborada. 2. Despacho: Este documento me rebaja de inventario pero no me realiza contabilidad. Puede ser basado en cotizacin, pedido o factura reservada, o realizarlo sin documento base. El despacho es el documento base para elaborar una devolucin. La factura es un documento que afecta contabilidad y rebaja del inventario. La nota de crdito se utiliza para eliminar el efecto de la factura. La factura reservada afecta el saldo del cliente, ms no rebaja del inventario. Enviar Mensaje

Enviar Mensaje

Para tener acceso a esta informacin, el usuario deber seguir la siguiente ruta: Archivo Enviar Enviar mensaje 1. Puede enviar aviso a usuarios y/o contactos y elaborar una lista de usuarios y/o contactos a los que desee enviar un aviso que incluya texto y/o un archivo adjunto. 2. Con el gancho de cotejo, usted selecciona usuarios y/o contactos. 3. Puede enviar documentos o archivos a los usuarios y/o contactos.

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4. Podemos darle un grado de importancia al tipo de aviso que deseamos enviar.

Movimientos de cancelacin de documentos de Ventas y Compras

Movimientos de Cancelacin Documentos de Compras

Clase de documento Crea Movimiento Crea Movimiento Inventario Cancelacin

Pedido de Compra

Entrar a la Orden de compra requerida Datos Cerrar

Entrada de Mercancas

Crear devolucin de mercanca segn consignacin de mercanca Entrar a la consignacin de mercanca requerida Datos Cerrar Crear una nota de crdito segn el comprobante de compra Crear un comprobante de compra y hacer la conciliacin interna en la ficha

Factura de acreedores

Nota de dbito acreedores

Movimientos de Cancelacin Documentos de Ventas

Clase de documento Cotizacin Orden de Venta Entrega * Crea Movimiento Crea Movimiento Inventario Cancelacin Entrar a la cotizacin requerida Datos Cerrar Entrar a la cotizacin requerida Datos Cerrar Crear devolucin al despacho Entrar a la cotizacin requerida Datos Cerrar Crear nota de crdtio segn la factura Datos Cancelar el recibo (elemento de pago) Crear un movimiento de diario externo al movimiento de diario de la factura contado Crear factura y hacer reconciliacin interna de la ficha Crear nota de crdito segn factura reservada

Factura de deudores

Factura de deudor + Pago

Nota de crdito deudor

Factura reservada de deudor

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Compras Generalmente los bienes que la empresa tiene en su catlogo de ventas se adquieren con proveedores, lo mismo suele suceder con los servicios indispensables para el negocio. Al conjunto de pasos que culminan con la adquisicin de un bien o servicio se le conoce como Proceso de Compras. Para dar vida a este proceso se utilizan varios documentos que se deben registrar en el sistema. Uno de ellos es la Pedido, en la mayora de las ocasiones dicho documento se genera va telefnica con el proveedor y ste se encarga de entregar el bien o servicio solicitado. Por razones obvias el proceso de compras debe ser lo ms breve y gil posible. Existen varios puntos a considerar dentro del proceso de compras, uno de ellos es la devolucin de bienes; cuando los bienes recibidos por parte del proveedor no cumplen con los estndares requeridos es necesario devolverlos y dicha devolucin puede ser generada antes o despus de haber recibido la factura correspondiente. La definicin de los precios es otro punto a considerar, estos pueden ser variables; podemos tener precios especiales, precios para proveedores especficos que dependen de la temporada y volumen de compra. Para dar flexibilidad a la gestin de documentos de compra, en SAP Business One, se maneja lo que se conoce como documento fuente (Base Document) y documento destino (Target Document). Por ejemplo: un documento de entrada de mercanca tiene como documento fuente un pedido. De manera inversa, el documento destino de un pedido es un documento de entrada de mercanca. De tal forma que en el mdulo de compras se puede generar un documento con referencia a otro documento, es decir se puede facturar con base en un pedido que se hizo llegar a un proveedor. Esto permite una transferencia de informacin mucho ms gil de un documento a otro sin necesidad de una recaptura de datos que provoque errores en los mismos. En la siguiente figura se muestra la forma en la que Sap Business One lleva a cabo el flujo entre sus documentos:

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Documento destino

Documento base

Pedido

Pedido de entrada de mercancas

Factura de acreedores

1.)

2.)

3.)

Almacn
(Cantidad)

Libro mayor
(Valor)

Creacin de una orden de compra Normas Generales: Al crear una Ord en de Com pra (Pe di do) el sistema asigna un estatus de pedido a los artculos contenidos en el documento. Recomendaciones: La Orden de Compra puede ser enlazada con otros documentos de compra venidos del mismo cliente para evitar la recaptura y duplicidad de informacin.

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Compras (Orden de Compra)

Pestaa Contenido Para crear un Pedido el usuario debe seguir la siguiente ruta dentro de Sap Business One: Compras Orden de Compra. Ahora se definirn los conceptos ms importantes: Proveedor: Se elige el proveedor al cual se le va a hacer el pedido. N (Rango de Nmeros): Se elige rango de nmero o folio que se va a utilizar. Moneda: Se elige la moneda sobre a cual se va a crear el documento. Al elegir el proveedor, el sistema despliega la informacin del mismo. Al elegir el rango de nmeros, se despliega el nmero consecutivo correspondiente al rango seleccionado. Por defecto, SBO presenta en el campo de Fecha de contabilizacin y Fecha de documento, a la fecha del sistema. Nmero de artculo: Se elige el nmero de artculo o clave que se va a pedir. Cantidad: Se determina la cantidad del artculo a pedir. Indicador de impuestos: Se selecciona el tipo de impuesto para el artculo elegido. Al elegir el artculo, el sistema despliega la descripcin correspondiente. Si el artculo es nuevo se tiene que hacer la gestin del mismo. El precio se despliega en forma automtica, de acuerdo a la lista de precio

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determinada por el proveedor. El Encargado de compra y Condiciones de pago son desplegados de forma automtica de la informacin maestra del proveedor seleccionado. El Total antes de descuento, Gastos adicionales, Descuento, Impuesto y Total, se calculan de forma automtica con la informacin recabada en el detalle de la pantalla. Pestaa Logstica

En esta pantalla se determina el lugar de recepcin de la mercanca y la factura por recibir. El precio se despliega en automtico, de acuerdo a la lista de precios determinada por el proveedor. Pestaa Finanzas Asientos contables: Aqu se definen los Asientos contables de la cuenta de mayor donde se va a llevar a cabo la afectacin contable. Condiciones de Pago: Se especifican los trminos bajo los cuales se van a llevar los pagos del pedido. Estos pueden ser en: 30 das, 45 das, Efectivo, Pago Inmediato o bien se puede definir uno nuevo. Fechas: Por otro lado, se pueden especificar las fechas de Solicitud, de Anulacin y Fiscal. RFC: Se especifica el RFC. Este debe ser de 12 dgitos. Entrada de Mercanca Normas Generales: Al crear una entrada de mercanca el sistema ingresa al inventario los artculos correspondientes y genera la pliza correspondiente al movimiento de entrada a almacn. Recomendaciones: La entrada de mercanca puede ser enlazada a un pedido, o devolucin, previamente creados del mismo proveedor para evitar la recaptura y duplicidad de informacin.

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Compras (Entrada de Mercanca)

Entrada de Mercanca sin documento base o fuente Para crear un documento de Entrada de Mercanca, el usuario debe seguir la siguiente ruta dentro de Sap Business One: Compras Entrada de mercancas OP. Definicin de parmetros: Los datos a cargar en la Entrada de mercancas OP son los mismos que se explicaron previamente en la creacin de un pedido Aqu se elige el proveedor del cual se va a ingresar la Entrada de Mercancas. Se da clic en el botn Orden de Compra/Pedido que se localiza dentro del recuadro rojo de la pantalla anterior. Seleccionar Orden de Compra. Se despliegan todos aquellos pedidos correspondientes al proveedor elegido. Se selecciona el o los pedidos que se desean incluir en la entrada de mercanca. (Estos pedidos se ponen en amarillo cuando se seleccionan.) Aparecer el asistente de documentos. En este asistente se definen dos parmetros. Por un lado, el tipo de cambio se puede importar desde el documento base o bien se puede definir manualmente el tipo de cambio desde la tabla Definir tipo de cambio. Elige la opcin que ms te convenga. Por otro lado, se puede copiar todos los datos derivados del documento base (Pedido u Orden de Compra) o bien se puede Configurar los artculos que se desea que ingresen. Elige la opcin que ms te convenga. Si elegiste la opcin de Configurar, entonces se podr configurar la entrada de artculos para que

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se pueda elegir manualmente los artculos que deseas ingresar. Como lo muestra la pantalla de Seleccionar Artculos para Copiar. Elige los artculos. Da clic en Finalizar para que el sistema retome la pantalla principal de Entrada de Mercancas OP. Las cantidades de los artculos seleccionados pueden ser modificadas. Da clic en Crear y la Entrada se genera automticamente con todos los datos seleccionados anteriormente. Ahora bien, si seleccionaste la opcin de Copiar todos los datos (costos e indicador retenc.), automticamente el sistema selecciona todos los artculos del Pedido y los copia al documento de Entrada de Mercancas OP. NOTA: Si la entrada de mercancas se hizo escogiendo una parte de los artculos del pedido, entonces no entraron todos los artculos. Por ende, el resto de los artculos quedan con un estatus de pendientes y pueden ser seleccionados ms adelante para crear un nuevo documento, pero solo con aquellos artculos que no fueron seleccionados con anterioridad. Se genera el movimiento de entrada de artculos de almacn y se genera la pliza correspondiente al movimiento.

Creacin de Facturas de Proveedores A continuacin se proceder a crear Facturas de Proveedores: Normas Generales: Al crear una factura de proveedor sin entrada de mercanca previa el sistema ingresa al inventario los artculos correspondientes, crea la cuenta por pagar y genera las plizas correspondientes al moviendo de entrada del almacn y a la creacin de la cuenta por pagar. Si la factura recibida es creada con una entrada de mercanca previa, el sistema solo crea la cuenta por pagar y genera la pliza de la cuenta por pagar. Recomendaciones: La factura recibida puede ser enlazada a un Pedido o Entrada de mercanca, previamente creados del mismo proveedor, para as evitar la recaptura y duplicidad de informacin.

Creacin de Facturas sin documento base Para crear un documento de Factura de Proveedores, el usuario debe seguir la siguiente ruta dentro de Sap Business One: Compras Factura de Proveedores.

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Compras (Factura Proveedor)

Los datos a cargar en la Factura son los mismos que se explicaron previamente en la creacin de un pedido o de una Entrada de mercancas. Creacin de Facturas basada en un documento fuente La forma de creacin de este documento basado en un documento fuente est regido bajo la misma temtica que la de Entrada de mercancas. Pero ahora, la creacin de la Factura puede llevarse a cabo derivado de un Pedido o bien derivado de una Entrada de mercanca que a la vez esta derivada de un Pedido. Estos arrastres de documentos se obtienen del botn Copiar de que se encuentra ubicado en la parte inferior del documento. Normas Generales: Al crear una orden de compra el sistema asigna un estatus de pedido a los artculos contenidos en el documento. Recomendaciones: La Orden de Compra solo puede ser cancelado si es que no existe un documento posterior enlazado a l. Para acceder al pedido, el usuario debe seguir la siguiente ruta: Compras Pedido

Una vez hecho esto, selecciona un pedido que no est enlazado a un documento posterior. Datos Cancelar o bien clic derecho sobre la orden de compra y despus cancelar. Con esta accin aparecer una pantalla en la que se te preguntar si deseas cancelar el documento o no. Da clic en S para que el pedido se cancele. Con ello la pantalla se refrescar y el pedido estar cancelado.

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Cancelacin de una entrada de mercanca OP

Compras (Devolucin)

Normas Generales: Al crear una entrada de mercanca el sistema ingresa a inventario los artculos correspondientes y genera la pliza correspondiente al movimiento de entrada a almacn. Recomendaciones: Como la entrada de mercanca implica una pliza de entrada de material a almacn. La forma de cancelar una entrada es a travs de una devolucin, la cual saca los artculos del almacn y crea el movimiento contrario a la pliza de entrada. Para que se cancele una entrada de mercanca se debe llevar a cabo una devolucin equivalente a la entrada de mercanca. Para ello el usuario debe seguir la siguiente ruta: Compras Devoluciones. En esta pantalla se elige el proveedor del cual se va a crear la cancelacin de la entrada de mercanca. Se da clic en el botn Copiar de. Este se localiza en la parte inferior de la pantalla. Con ello se desplegar la pantalla de Seleccionar Entr.mcas. pedido En la pantalla anterior aparece la informacin de todas aquellas entradas de mercanca correspondientes al proveedor elegido Se seleccionan la o las entradas que se desean incluir en la devolucin. Cuando se selecciona una entrada se pone en color amarillo. Se da clic en el botn Seleccionar. Con esto aparecer el Asistente de documentos. Aparecer el asistente de documentos. En este asistente se definen dos parmetros. Por un lado, el tipo de cambio se puede importar desde el documento base o bien se puede definir manualmente el tipo de cambio desde la tabla Definir tipo de cambio. Elige la opcin

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que ms te convenga. Por otro lado, se puede copiar todos los datos derivados del documento base (Entrada de Mercanca) o bien se puede Configurar los artculos que se desean devolver. Elige la opcin que ms te convenga. Si elegiste la opcin de Configurar, entonces se podr configurar la devolucin para que se pueda elegir manualmente los artculos que deseas devolver. Como lo muestra la pantalla de Seleccionar artculos para copiar. Elige los artculos. Da clic en Finalizar para que el sistema retome la pantalla principal de Devoluciones. Las cantidades de los artculos seleccionados pueden ser modificadas. Da clic en Crear y la devolucin se genera automticamente con todos los datos seleccionados anteriormente. Ahora bien, si seleccionaste la opcin de Copiar todos los datos (costos e indicador retenc.), automticamente el sistema selecciona todos los artculos de la entrada de mercanca y los copia al documento de devoluciones. NOTA: Si la devolucin se hizo escogiendo una parte de los artculos de la entrada de mercanca, entonces no se devolvieron todos los artculos. Por ende, el resto de los artculos quedan con un estatus de pendientes y pueden ser seleccionados ms adelante para crear un nuevo documento, pero solo con aquellos artculos que no fueron seleccionados con anterioridad. Se genera el movimiento de salida de artculos de almacn y se genera la pliza correspondiente al movimiento.

Cancelacin de facturas de proveedor Normas Generales: Al crear una factura de proveedor sin entrada de mercanca previa el sistema ingresa al inventario los artculos correspondientes, crea la cuenta por pagar y genera las plizas correspondientes al moviendo de entrada del almacn y a la creacin de la cuenta por pagar. Si la factura recibida es creada con una entrada de mercanca previa, el sistema solo crea la cuenta por pagar y genera la pliza de la cuenta por pagar. Recomendaciones: Como la factura de proveedores implica la creacin de la cuenta por pagar y una pliza de entrada de material al almacn, la forma de cancelar una factura recibida es a travs de un abono (Nota de crdito), la cual cancela la cuenta por pagar y saca los artculos del almacn creando el movimiento contrario a la pliza de entrada. Para realizar esto, el usuario debe seguir la siguiente ruta: Compras Proveedores crdito de proveedores. Se elige el proveedor por el cual se va a crear la cancelacin de la factura de compras. Se da clic en el botn de Copiar de que se localiza en la parte inferior de la pantalla de Nota de Crdito Proveedores. Se despliegan todas aquellas facturas correspondientes al proveedor elegido. Se selecciona la o las facturas que se desean incluir en la nota de crdito (Seleccin en amarillo). Se da clic en el botn Seleccionar con lo cual se desplegar el Asistente de Documentos: Nota de

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Aparecer el asistente de documentos. En este asistente se definen dos parmetros. Por un lado, el tipo de cambio se puede importar desde el documento base o bien se puede definir manualmente el tipo de cambio desde la tabla Definir tipo de cambio. Elige la opcin que ms te convenga. Por otro lado, se puede copiar todos los datos derivados del documento base (Factura de Proveedores) o bien se puede Configurar los artculos que se desean anular. Elige la opcin que ms te convenga. Si elegiste la opcin de Configurar, entonces se podr configurar la nota de crdito para que se pueda elegir manualmente los artculos que deseas anular. Como lo muestra la pantalla de Seleccionar Artculos para copiar. Elige los artculos. Da clic en Finalizar para que el sistema retome la pantalla principal de Nota de Crdito Proveedor. Las cantidades de los artculos seleccionados pueden ser modificadas. Da clic en Crear y la nota de crdito se genera automticamente con todos los dato seleccionados anteriormente. Ahora bien, si seleccionaste la opcin de Copiar todos los datos (costos e indicador retencin.), automticamente el sistema selecciona todos los artculos de la factura y los copia al documento de nota de crdito. NOTA: Si la nota de crdito se hizo escogiendo una parte de los artculos de la factura, entonces no se anularon todos los artculos. Por ende, el resto de los artculos quedan con un estatus de pendientes y pueden ser seleccionados ms adelante para crear un nuevo documento, pero solo con aquellos artculos que no fueron seleccionados con anterioridad. Se genera el movimiento de salida de artculos de almacn y se genera la pliza correspondiente al movimiento. Se genera el movimiento de decremento de la cuenta por pagar y se genera la pliza correspondiente al movimiento.

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Practica de Afianzamiento 1 Creacin de Datos Maestros A continuacin le presentamos la siguiente informacin; le pedimos la analice y luego llene dentro de la ventana de Datos Maestros socio de negocios los campos con la informacin necesaria: Un gerente le entrega a usted una tarjeta de presentacin que recibi de un prospecto muy importante para l, en su ltima visita a un congreso de compaas latinoamericanas de telecomunicaciones, en donde el Sr. Pietro Tomassi, Presidente del Grupo CNET (Integradores de Tecnologa informtica de la Comunicacin), se la hizo llegar. Cabe sealar que en la tarjeta apareca el nmero de telfono de la empresa, el cual era (786) 275-1697 y un fax (786) 275-1122 en la ciudad de Miami, Florida; calle 10520 SW 103RD y otro nmero de telfono (786) 355-1698 como telfono celular, tambin una direccin de correo electrnico detallada como pietro.tomassi@grupocnet.com y la direccin www.grupocnet.com como su pgina Web. Al mismo tiempo nos mencion que para cualquier recado se le poda consultar a su secretaria la Srta. Luca Mndez. Tambin mencion que manejara lista de precio a detalle.

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Resultados Practica de Afianzamiento 1

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Observaciones: Caractersticas: Gestin Definiciones Socios de Negocios Definir propiedades de socios de negocios. Debe salir e ingresar a la ventana nuevamente para que la informacin que ha definido pueda ser seleccionada e ingresada a la ficha, es decir debe refrescar la pantalla.

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Practica de Afianzamiento 2 Creacin de artculos. A continuacin le presentamos la siguiente informacin; le pedimos la analice y luego llene dentro de la ventana de Datos Maestros artculos los campos con la informacin necesaria: Nos llego del proveedor Grupo XYZ la papelera que pedimos, (que se caracteriza por su resistencia y calidad para impresiones a colores); de la cual llegaron cajas de 12 unidades de remas de papel blanco bond de 20 libras, marca Script, cuyo cdigo en el proveedor es el PB777/20lb, es un artculo para uso interno, pero del cual queremos mantener un inventario para mejor control de su uso. El precio de compra fue de $24.00 la caja y queremos mantener un inventario necesario de 48 unidades y un mnimo de 12. Resultados Practica de Afianzamiento 2

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Observaciones: Recuerde que debe crear una ficha para el proveedor Procure completar cada campo en la ficha del mismo, como ha visto en la prctica #1 Defina el grupo y atributos del artculo sino aparecen en la lista: Gestin Definiciones Inventario Especificar propiedades de artculos Nombre Actualizar Aceptar Practica de Afianzamiento 3 Elaboracin de Documentos Comerciales. A continuacin le presentamos la siguiente informacin; le pedimos la analice y luego cree dentro del sistema los Documentos Comerciales pertinentes: 1. El prospecto Grupo CNet, nos llam para pedirnos una cotizacin (oferta al cliente), en la cual estaban sealados los siguientes artculos y sus cantidades: 10 unidades Mouse Pc 2 teclas, 4 UN de Outlook 3.0, 11 UN de Word 7.0, 5 UN de Procesador Pentium 266. Promete ser cliente frecuente, por tanto se le est dando un descuento general por 5% y se le cotiza en base a la lista de precio de venta al detal y le otorgamos un crdito de 30 das; a su vez el gerente de nuestra compaa le seal al vendedor designado para este cliente Mike Changdon que estableciera una fecha de comunicacin de 15 das despus de la fecha de hoy. 2. El prospecto es ahora cliente (actualice la ficha del cliente), en vista de que ha solicitado una cotizacin, y ha enviado una orden de compra, es decir ha hecho una orden de venta (venta), pero este no incluye el artculo denominado Word 7.0. Ingrese el pedido del cliente en base a la cotizacin (oferta del cliente) que le ha elaborado, cuya fecha de provisin (fecha de vencimiento) es de 5 das despus de la actual. Realizamos el despacho junto con la factura, (basar la factura en el pedido).

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Resultados Prctica de Afianzamiento 3

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Observaciones: Al basar la orden de venta en la cotizacin (oferta a un cliente), selecciona la cotizacin correspondiente (2 clic). Para descartar un artculo, deber borrar la lnea con ctrl. + k, una vez que est realizando la orden de venta. Prctica de Afianzamiento 4 Envo de Aviso Enviar aviso por todos los medios accesibles para solicitar una cotizacin de los servicios que presta la compaa CNET y fijar una cita para acordar un ajuste de cuentas, cuyo contacto es la Srta. Luca Mndez.

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Resultados Prctica de Afianzamiento 3

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Observaciones: Recuerde accesar al mdulo de Administracin del Comando Central >Envo de aviso Contactos/Usuario Contactos Fichas Elegir todo Aceptar> Busque la ficha clic (cotejo) Aceptar Actividad (Fijar cita) El gerente de nuestra compaa desea reunirse con nuestro proveedor principal de papel, XYZ. Para conversar sobre negocios y lograr un ajuste de cuentas y solicitar un crdito, de manera que se pueda hacer compras de mayor volumen. Emita un recordatorio para llamar al proveedor dentro de una semana.

Observacin: Al hallar la ficha y seleccionar el proveedor en cuestin, se completan campos automticamente. Recuerde tener acceso al modulo Socios de Negocios Actividad.

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