UNIVERSIDAD TECNICA DE MACHALA ORGANIZACIN Y SISTEMAS

. SISTEMA OPERATIVO DE UNA MEDIANA O PEQUEA EMPRESA

Sistematic Es un excelente Software de gestin de almacn y comercio dirigido especficamente para la pequea y mediana empresa, es una solucin flexible y especialmente diseada para implementacin en negocios y puntos de venta de productos y servicios, su fcil uso y potente desempeo lo convierte en un producto muy solicitado por: Distribuidoras Ferreteras y Tlapalerias, depsitos, almacenes, tienda de repuestos, libreras, farmacias, dentales, talleres, tiendas de informticos, autoservicios, lubricentros, fbricas etc. Este programa integra mdulos para el control de cuentas por cobrar, pagos a cuenta o estados de cuenta, trabajando esta opcin tanto en el rea de clientes como de proveedores. Adems de Emisin e Impresin de Documentos como: Facturas, Cotizaciones o Presupuestos, Guas de Remisin (Albaranes), Notas, N. de crdito, Tickets, etc. Entorno Multiusuario Configuracin Regional para usarlo en diferentes Pases de habla Hispana y de acuerdo a sus normas. Cambio en Moneda Local y Dlares Calibrador de Documentos para la Impresin de cualquier tamao o modelo. Trabajar con Mltiples Almacenes Ayudas en Pantalla, ubicacin, traslados).

Compatible con los Sistemas Operativos Windows 95,98,2000. ME, XP, Vista, Windows 7 Multi-Usuario, Multi-Monetario y Multi-Almacn.. Incluye sencillo Diseador o calibrador de facturas para que cualquier formato de comprobantes de pago pueda ser impreso, esto lo puede realizar el mismo usuario. Tambien puedes crear tu propio formato e incluir tu logo o cualquier imagen Puedes crear Cotizaciones o proformas con la imagen de tus productos y enviarlas por e-mail. Puedes crear Puede ser usado y configurado para latinoamrica y Espaa adecundose a la normativa de cada pas Es muy fcil de Instalar, configurar y Usar. Est provisto de Ayudas en Pantalla. Se provee un completo e ilustrativo Manual de Ayuda. Garanta, Soporte Tcnico y Asesora Permanente.

Caractersticas

Entorno Multiusuario, multiples usuarios en Red Seleccin Regional, para su uso en el pais escogido Cambio en Moneda Local y Dlares, bimonetario Diseador de Documentos o formatos para la Impresin. Mltiples Almacenes, maneja hasta 10 almacenes Ayudas en Pantalla, manual completo.

Requerimientos Equipo: Pentium II, III, IV, o PC Sistema Operativo : Windows 95, 98, 98SE, Millenium, XP, Server, vista y 7. Seguridad Sistematic es un sistema muy seguro tiene interesantes opciones, los mdulos aqu indicados estn integrados en un solo sistema: Claves El administrador puede crear y asignar claves a los diferentes usuarios de la Red y adems restringir accesos a determinado usuario a las reas del programa que no son de su competencia o son informacin confidencial. El Administrador de Red define los mdulos a los que tendr acceso cada Usuario. Copias de Respaldo Esta herramienta le permite un resguardo seguro de su informacin, manteniendo a salvo su data ante eventuales accidentes, fallos en el sistema, formateo del equipo, prdidas, siniestro robo u otros. Tiene 2 opciones de seguridad: Backup y Restore (Copia de seguridad y restaurado de la misma). Puede hacerse en el mismo Equipo o en un disco externo o USB para mayor seguridad. La operacin es casi automtica y mantiene a buen recaudo su base de datos. El sistema siempre le va a recordar o alertar esta opcin con frecuencia, por su gran importancia. Almacn Este mdulo permite al usuario realizar un registro de todos sus productos, listndolos por marca, clase, modelo, proveedor, procedencia pudiendo adicionarse Familias, Lneas y Sublineas para bsquedas ms especficas de un solo producto con varios niveles o sub clasificaciones. En cuanto a cantidades y precios, las unidades y Fracciones de Unidad son tomadas en cuenta. esto es muy importante cuando se vende productos enteros incluyendo fracciones de unidad. Permite ver o imprimir la utilidad del producto en 2 monedas; la de su pas y el dlar. El software permite realizar un control del ingreso y salida de mercadera del almacn (es), Emitiendo el reporte correspondiente de los productos que bajaron del mnimo o mercadera sin Stock, por almacn o total. En general lleva un control de inventarios eficiente con sus correspondientes reportes personalizables por el mismo usuario. Es posible conectar como accesorio pistola o scaner de cdigo de barras para un registro ms dinmico de los ingresos y salidas constantes de almacn, asegurando una rpida captura de los miles de productos de una base de datos. actual

Clientes Esta rea est perfectamente acondicionada para realizar el alta con fecha de registro de todos sus clientes pudiendo registrar en su ficha correspondiente adems de su nombre, direccin fiscal y cdigo: telfonos fax, celulares, e-mail, direccin de envo, zona, ciudad, provincia, crdito, lista de precios etc. Puedes registrar diferentes direcciones de envo para un solo cliente que cuente con varias sucursales. Tambin puedes registrar sus estados de cuenta y cuentas por cobrar del cliente. Vendedores Sistematic emite un reporte de todas las ventas realizadas durante el mes por un determinado Vendedor a fin de conocer cunto ser el pago de su comisin, Este reporte puede ser por rango de fechas. Puedes saber tambin el registro o los clientes de cada vendedor. Cuando se tiene grupo de vendedores, los reportes de las rutas lgicas de cada uno, fechas de visita a un determinado cliente, zona, direccin etc.

Facturacin La realizacin o emisin de facturas ha sido programado de manera tal que para el usuario sea lo ms sencillo la operacin de venta, del mismo modo con cualquier comprobante como ticket, boleta nota, pedido, cotizacin etc. El mismo usuario puede modificar el diseo de su formato de impresin a fin de adecuarlo a su formato pre impreso es decir al que usa siempre o tambin puede crear uno nuevo esto de manera muy sencilla y rpida. Cada documento tiene su plataforma de diseo a fin de adecuarlo a su formato.

Todas las caractersticas aqu incluidas se pueden manejar en un entorno de Red de mltiples usuarios. Adecuado para puntos de venta y el uso de Lectores de cdigo de barra Caja Este Mdulo permite registra ingresos y salidas de efectivo de caja chica. Permite realizar aperturas de Caja diarias, Visualizar el saldo del da, Mostrar los movimientos realizados diarios, Imprimir movimientos de fecha a fecha, etc. Los movimientos se en moneda nacional o extranjera. Te permite esto tener un cuadre de caja. Se registran aqu todas las operaciones de asientos manuales o automticos. Tambin reporta Hoja de movimientos de caja de todo el periodo (desde que se di inicio a este mdulo)

Extras

Banco Generacin e Impresin de Letras Mdulo de Ingreso y Gestin de Pedidos. Uso de Cdigo de Barras. Emisin e Impresin de Ticket Completo Manejo en Red : Niveles de Seguridad por reas (Restriccin de Acceso) Capacidad para gestionar Mltiples Establecimientos Anexos (Locales o Tiendas) Estado de Cuenta Detallado de Cliente (Impreso o por Pantalla) Importar Lista de Productos desde Excel, plantilla incorporada Exportacin de Todos Los Reportes a Excel con Opcin de Envo por e-mail. Foto de los productos Copias de Seguridad Configuracin Regional (Monedas, Tipo de Cambio, IGV, IVA, RUC, NIT, NIF, etc.)

Tambin

Lista o pedios de entregas de productos o mercadera por destino Lista de los Servicios Realizados por Empleado Reporte de ventas solo de un producto especifico Mercadera pendiente de entrega por cliente o pedidos por atender. Agrupa Servicios por Tipo en factura Controla Activos Fijos Reporte Estadstico Grfico de Ventas Genera y emite Notas de Crdito Generacin automtica de la Factura a partir de la Proforma y de la Gua de Remisin a partir de la Factura. Bsquedas sensitivas Muchas utilidades nuevas, con actualizaciones gratuitas

Aqu un ejemplo de sistema integrado en una de las franquicias de Zaimella del Ecuador Ubicada en Machala.

Es un sistema llamado RP3 que contiene un sin nmero de alternativas para el usuario como facturacin, inventario, krdex el mismo q nos facilita la informacin de cuanto se vende, cuanto se necesita semanal o mensualmente para su pedido recurrente. As mismo una lista de clientes con sus respectivos datos y compras q realizan diariamente, esto nos ayuda para saber si han faltado alguna semana o mes y llamarles para su envo de pedido o atraerlos con promociones q nos facilita tambin el sistema que se actualiza de acuerdo a los requerimientos de la empresa o compaa.

As mismo las diferentes tareas que nos ayudan a enviar la informacin Va email para su control semanal, tareas como las antes mencionadas, el arqueo de caja, los cierres de caja diarios, caja chica y otros que nos facilidad de manejo, comprensin y envo de informacin y ventas de la tienda dedicada a la ventas por mayor y menor de productos masivos.

PASOS A SEGUIR EN UNA ACTIVIDAD DE TRABAJO SECRETARIA

Una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. Debe estar al da de todo lo que es importante en la empresa. Familiarizarse con cosas nuevas, aunque sean complejas. Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados, sin que afecte el normal desarrollo de su labor diaria. El manejo eficaz de las relaciones humanas, atencin, afrontamiento a problemas que se presentan. La secretaria ejecutiva del presente debe adems, dar paso a su creatividad, manejar adecuadamente las herramientas modernas de telemtica, facilitar la operatividad de su jefe, dominar otro idioma, adems de contar con los soportes de los conocimientos bsicos del lenguaje actual administrativo. Las seis funciones ms representativas de las secretarias son: 1. Redactar documentacin especfica y elaborar informes y presentaciones. 2. Buscar informacin a travs de la Internet y gestionar los correos electrnicos. Conocer, manejar con habilidad y destreza la informtica, conocer el alcance, beneficios que ello genera en el desempeo de sus funciones. 3. Gestionar el archivo. 4. Filtrar llamadas. 5. Llevar a cabo la coordinacin y comunicacin con el resto de departamentos. 6. Organizar reuniones, recibir visitas externas y gestionar viajes.

En este caso la secretaria realiza diversas funciones como las antes mencionadas. Entre ellas las que tambin realiza la secretaria de una aseguradora escogida como modelo: Primero llega a su lugar de trabajo con un horario puntual, es ms antes de su horario porque as puede reintegrarse a su labor teniendo todo en orden para cuando le pidan alguna tarea. Como tener limpio su lugar de trabajo organizar su escritorio, encender el computador revisar las tareas para fechas posteriores, realizar diversas llamadas, recordarle al jefe sus compromisos o gestiones a realizar, en ciertos momentos acompaar a su jefe a sus gestiones, revisar cartera de clientes, recordar pagos atrasados, recibir cheques de clientes si es pago en oficina, reanudar plizas, ayuda a sus compaeras si se lo piden. Si existe un reclamo por parte de un asegurador se lo ayuda en su peticin, enva a pedido de compra para repuestos de algn carro chocado, ayuda a realizar eventos, busca hoteles hace reservaciones, comparte un momento ameno con sus compaeras de trabajo y jefe. Luego de haber realizado sus tareas intenta adelantar tareas asignadas para otras fechas. Realiza atencin a clientes que llegan a ver al jefe con buenas relaciones pblicas que la empresa misma le proporcion.