Introduccin a la Administracin Unidad II LA PLANIFICACIN

UNIDAD II
OBJETIVO GENERAL. Disear un plan que incluya todos los elementos que lo deben conformar. OBJETIVOS ESPECIFICOS - Definir la planificacin como funcin de la organizacin. - Analizar los principios de la planificacin. - Identificar los elementos principales de la planificacin - Explicar las fases de la planificacin. - Distinguir los tipos de planes que contempla la planificacin.

LA PLANIFICACIN.

Definicin

Proceso sistemtico y consiente de tomar decisiones acerca de metas y actividades que un individuo, un grupo, una unidad o una organizacin llevarn a cabo en el futuro.

Seleccin de misiones y objetivos, y estrategias, polticas, programas y procedimientos para lograrlos; toma de decisiones; seleccin de cursos de accin entre varias alternativas. Koontz.

Determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para lograrlo, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un futuro. Mnch G. y Garca M.

POR QUE TIENEN QUE PLANIFICAR LOS

GERENTES?

Ofrece una direccin. Reduce el impacto del cambio. Minimiza el desperdicio y la redundancia. Establece los estndares que se usaran para el control. Robbin y Coulter

PROPOSITOS DE LA PLANIFICACIN
1. El propsito de la planeacin es determinar lo que debe
hacerse esta semana, este mes, o este ao, para estar en una situacin satisfactoria la semana prxima o el mes prximo o cinco aos mas adelante.

2. La planeacin no intenta eliminar el riesgo esencial para el progreso ; pero asegura que los riesgos naturales sean tomados en el tiempo correcto. 3. La planeacin intenta asegurar el uso efectivo de los recursos disponibles que conduzcan al logro de los objetivos mas importantes.

4. Planear es intentar prevenir crisis por aparecer; las series continuas de crisis por lo general indican una pobre planeacin.
5. El objetivo no es el desarrollo de un plan, sino el

establecimiento de un proceso de planeacin.

Ventajas de la planificacin

Solo se puede controlar y dirigir lo que se planea. Distribucin ms justa de recursos. Los procesos y procedimientos son y pueden ser objeto de mejora continua. Facilita la coordinacin de los recursos humanos. Ayuda a la direccin de la empresa. Disminuye el riesgo de la empresa al prever y planear acciones frente a contingencias.

Desventajas de la planificacin:

Consume tiempo y
recursos (pero cuesta ms no planear). Ata a la organizacin a un paradigma de operacin y en algunos casos puede limitar la creatividad de los operativos.

PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIN

Objetividad Cuantificable

PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIN
Delegacin (centralizacin vs. Descentralizacin): Todo plan debe involucrar a las unidades ejecutoras, dndoles poder suficiente en la toma de decisiones para la ejecucin del plan, segn su jerarqua. Unidad y direccin: Todo plan debe estar dirigido hacia objetivos en una misma direccin. Flexibilidad: Todo plan debe contemplar un grado de flexibilidad ante posibles imprevistos, sin incurrir en la imprecisin de tiempo, costos, alcance, riesgo y calidad.. Principio de visin estratgica de largo plazo: Todo plan debe estar alineado a la visin estratgica Congruencia con la misin de la empresa: Todo plan debe estar inserto dentro de la misin de la empresa, con objetivos y metas claras. Principio de control: Todo plan debe ser sujeto a control, por lo tanto, debe generar los parmetros para su evaluacin y seguimiento dentro de lo deseado.

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIN

MISION.
Propsito bsico y alcance de operaciones de una organizacin. BATEMAN Y SNELL. Razn esencial de ser y existir de la organizacin y de su papel en la sociedad. CHIAVENATO. Funcin o tarea de una empresa o dependencia o de alguno de sus departamentos. KOONTZ.

MISION.
Elementos de la Misin.
Clientes: Quienes son los clientes de la empresa? Productos o servicios: Productos o servicios mas importantes? Mercado: En donde compite la empresa geogrficamente? Tecnologa: Esta la empresa actualizada tecnolgicamente ? Preocupacin por su supervivencia, crecimiento y rentabilidad: Filosofa: Creencias, Valores y prioridades ticas de la empresa Concepto de si misma: Cualidades y ventajas competitivas de la empresa Preocupacin por su imagen pblica: Sabe responder a las preocupaciones sociales, comunitarias y ambientales? Preocupacin por los empleados: Son valiosos para la empresa?

MISION.

Importancia de establecer la misin Establece y mantiene la consistencia y la claridad del propsito de la organizacin. Proporcionar un marco de referencia para todas las decisiones de planeacin importantes que tomara el equipo administrativo, as como las otras unidades de la organizacin. Obtener el compromiso de todos a travs de una comunicacin clara de la naturaleza y el concepto del negocio de la empresa. Atraer la compresin y el apoyo de personas externas que sean importantes para el xito de la organizacin.

MISION.
MISION
Somos una empresa de comercializacin de productos y servicios en el rea de telecomunicaciones: confiable, eficiente y tica; orientada a satisfacer las necesidades y aspiraciones de nuestros clientes, estableciendo relaciones de largo plazo. Somos un aporte positivo para la sociedad, generando empleo directo e indirecto dentro de un buen ambiente de trabajo, pagando impuestos y obteniendo un justo margen de utilidad.

VISION..
Imagen mental de un futuro posible y deseable para la organizacin. Direccin e intencin estratgica a largo plazo de una compaa. BATEMAN Y SNELL. Imagen que la organizacin define respecto a su futuro, es decir, de lo que pretende ser. CHIAVENATO.

VISION Ser para el ao 2012, lder en la comercializacin de productos y servicios en el sector de telecomunicaciones, satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes, accionistas, capital humano y sociedad. Nuestro compromiso es la excelencia

Elementos de la Planificacin
Objetivos: Propsitos de la organizacin en funcin del tiempo; se refiere a un resultado concreto que se desea o se necesita lograr dentro de un perodo especfico, ya sea a corto , mediano y largo plazo.

Objetivos: son los resultados que gerentes y otros

participantes han elegido y que estn comprometidos a lograr en funcin de la supervivencia y el crecimiento a largo plazo de la empresa. Pueden expresarse cuantitativa y cualitativamente (que hay que lograr, cuanto hay que hacer y cuando debe hacerse)

Elementos de la Planificacin
Metas u Objetivos: Fines hacia los que se dirige la actividad; puntos finales de la planificacin. KOONTZ

Meta: Resultados parciales cuantificables del logro de los objetivos que espera alcanzar una organizacin en el corto o mediano plazo. Hernndez y Rodrguez

Importancia de la fijacin de objetivos.

Proporcionan un sentido de direccin. Concentran los esfuerzos de los miembros de una a organizacin . Guan los planes y las decisiones. Sirven para evaluar los avances de la organizacin

Caractersticas de los objetivos.

Realistas. Retadores. Medibles. Claros. Estimulantes. Razonables. Coherentes.

Ejemplo elementos de la planificacin.

Objetivos:
Alcanzar un crecimiento de dos dgitos (10, 20, 30%) en los ingresos en el ao. (Cuantitativo) Mantener la mejor calidad de su clase. (Cualitativo) Mejorar las ventas y reducir los gastos generales y administrativo y la estructura de coste del negocio. (cualitativo)

Elementos de la Planificacin
ESTRATEGIAS:
Patrn de acciones y de distribucin de recursos diseado para alcanzar las metas de la organizacin. BATEMAN Y SNELL. Son los principales cursos de accin que se eligen e instrumentan para conseguir uno o mas objetivos.

Tipos de estrategias

De diversificacin. De adquisicin. De desarrollo. De penetracin en el mercado. De encogimiento. De inversin.

De liquidacin.

Colectiva. Corporativas. De lneas de negocios. De unidad de negocios. De niveles funcionales.

Elementos de la Planificacin
TACTICAS: Planes de accin mediante los cuales se ponen en prctica las estrategias. Koontz. POLITICAS: Declaraciones o interpretaciones generales que guan el pensamiento durante la toma de decisiones, la esencia de las polticas es la existencia de cierto grado de discriminalidad para guiar la toma de decisiones. Koontz. Planes fijados o guas de accin en reas limitadas o especializadas, son principios generales de accin que sirven para formular, interpretar o suplir las normas concretas.

Elementos de la Planificacin
TIPOS DE POLITICAS

Estrategias Generales Tcticas Departamentales Operativas o Especificas Externas Consultadas Formuladas Implcitas

Elementos de la Planificacin
PREMISAS:
Suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran el curso en que va a desarrollarse el plan. Mch-Garca. Suposiciones de planeacin, ambiente esperado en el que operaran los planes; pueden ser pronsticos del ambiente planeacin o polticas bsicas y planes existentes que influirn sobre cualquier plan determinado. Koontz.

Elementos de la Planificacin
TIPOS DE PREMISAS
Internas: Las que se consideran dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propsitos. Externas: Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que la afectan; se clasifican en:

De carcter poltico. De carcter legal (Fiscales; Legislacin) Econmicos Sociales Tcnicas Otros

Elementos de la Planificacin
REGLAS: Normas que dictan la accin o la abstencin, pero que no permiten la discriminalidad. Koontz. Planes establecidos que detallan las medidas especificas que se tornaran en una situacin dada. Stoner. NORMAS: Estndares aceptables compartidos por los miembros de un grupo. Dictan cuestiones respecto a niveles de produccin, ndices de ausentismo, puntualidad o retardos. Koontz. Planes operacionales relacionados con el comportamiento de las personas

CHIAVENATO

Elementos de la Planificacin
METODOS: Forma exacta de cmo ejecutar una actividad previamente establecida. Mch-Garca. PROCEDIMIENTOS: Planes que establecen un mtodo para manejar las actividades futuras. Son series cronolgicas de acciones requeridas, guas para la accin, no para el pensamiento, que detallaran la forma exacta en que se deben realizar ciertas actividades. Koontz. Son el como Haceren el proceso de planeacin. Gmez Ceja G.

PASOS DE LA PLANEACIN
1. 2. 3. Definicin de objetivos ___________Hacia donde queremos ir? Cul es la situacin actual________Donde estamos ahora? FODA Cules son la premisas acerca del futuro? ____________Que tenemos en el frente?

4. Cules son las alternativas _______Cuales son los posibles caminos?

de accin?
5. Cul es la mejor alternativa?_______Cual es el mejor camino? 6. Implantar el plan elegido y _________Como lo recorreremos?

evalu los resultados.

Chiavenato (pag 219)

PASOS DE LA PLANEACIN
Atencin a las Alternativas
En cuanto a : - Mercado - Competencia - Deseos de los clientes - Nuestras fortalezas - Nuestras debilidades

Comparacin de Alternativas con base en las metas Propuestas

Que alternativas ofrece mayores posibilidades de cumplir nuestras metas al menor costo y mayores utilidades?

Establecimiento de Objetivos y Metas

Donde quisiramos estar y que deseamos hacer y cuando.

Eleccin de una alternativa

Seleccin de seguiremos una alternativa que

Consideracin de Premisas de Planeacin

En que consideraciones internas o externas operaran nuestros planes?

Formulacin de Planes de Apoyo

- Compra de Equipos - Compra de Materiales - Contratacin y Capacitacin de Empleados

- Desarrollo de un nuevo Producto

Identificacin de Alternativas
Cuales son las alternativas mas promisorias para el cumplimiento de nuestros objetivos?

Conversin de Planes en Cifras Mediante la Realizacin de Presupuestos

Desarrollo de presupuestos como: - Volumen y precio de ventas

Koontz 134

ETAPAS DE LA PLANIFICACIN
DEFINIR EL OBJETIVO. RECOPILACIN DE INFORMACIN. DESARROLLO DE ALTERNATIVAS. DISCUSIN Y ELECCIN DE LA MEJOR ALTERNATIVA. EJECUCIN DEL PLAN. MEDICIN Y CONTROL DEL PLAN

Estructura de la planificacin
Planes: Resultados del proceso de la planeacin; diseo o esquema detallado de lo que habr de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.

Tipos de Planes
Segn su duracin: 1. Corto Plazo: inmediato, mediatos. 2. Mediano Plazo: de uno a tres aos. 3. Largo Plazo: Mas de tres aos.
Segn su uso: 1. Uso nico (Programas, proyectos, presupuestos) 2. Uso permanente (Polticas, normas, reglas, procedimientos)

Tipos de Planes
Segn su alcance: 1. Estratgicos: para toda la organizacin. 2. Tcticos: para cada departamento. 3. Operativo: para cada seccin.
Segn el grado de detalle: 1. Generales 2. Especficos

Estructura de la planificacin
Programas:
Esquema en donde se establecen la secuencias de las actividades especificas que habrn de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada un de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin.

Estructura de la planificacin
Programas:
Son aquellos planes en los que no solo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo necesario para ejecutar cada una de sus partes. Gmez Ceja G.

Estructura de la planificacin
Tipos de Programas:
1. Tcticos: Aquellos establecidos nicamente para un rea de actividad (programa de produccin). 2. Operativos: Aquellos establecidos para cada una de las unidades o secciones de que consta un rea de actividad, ejemplo: fabricacin de motores

Estructura de la planificacin
Importancia de los Programas:
Suministran informacin e indican el estado de avance de actividades. Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramientas de control. Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad. Determinan los recursos que se necesitan.

Estructura de la planificacin
Importancia de los Programas:
Disminuyen los costos. Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar especficamente. Determinan el tiempo de iniciacin y terminacin de las actividades. Se incluyen nicamente las actividades que son necesarias. Evitan la duplicidad de esfuerzos.

Estructura de la planificacin
Concepto de Presupuesto: Modalidad especial de los programas cuya caracterstica esencial consiste en la determinacin cuantitativa de los elementos programados. Gmez Ceja G. Exposicin de los planes y resultados esperados, expresados en trminos numricos; programa convertido en nmeros. Koontz Presentacin cuantitativa formal de los recursos asignados para programas o proyectos especficos, dentro de lapsos de tiempo establecidos. Stoner

Estructura de la planificacin
Tipos de Presupuesto: 1. Segn el nivel jerrquico: - Estratgicos o corporativos. - Tcticos o departamentales. - Operativos. 2. De acuerdo con la forma en que se calculen: - Fijos o rgidos. - Flexibles o variables. 3. Por programas