Mdulo III

LAS 7 NUEVAS HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS

Las 7 Herramientas Administrativas

Diagrama de Afinidad Diagrama de Relaciones Diagrama de Arbol Diagrama Matricial Matriz de Priorizacin

Diagrama de Contingencias
Diagrama de Flechas

Las 7 Herramientas Administrativas

DIAGRAMA DE AFINIDAD DIAGRAMA DE RELACIONES

DIAGRAMA DE ARBOL

MATRIZ DE PRIORIZACION
DESCONOCIDO

DIAGRAMA MATRICIAL
CONOCIDO

DIAGRAMA DE CONTINGENCIA

DIAGRAMA DE FLECHAS

Diagrama de Afinidad
Se utilizar para organizar y categorizar grandes cantidades de infromacin lingstica (ideas, opiniones, experiencias) enbase a su funcin, operacin u otra asociacin que las identifique

El Diagrama de Afinidad es conocido como Mtodo KJ y fue desarrollado en Japn, en 1980 por el Dr. Jiro Kawakita

Caracterticas

Facilidad de condensar la informacin

Agrupacin: es una funcin del pensamiento del grupo Tipos de agrupaciones: Funcionales, Relacionales, Caractersticas, etc.

Emergencia: En trminos de sistemas, Propiedad Emergente

Procedimiento
Formar un grupo (5-11) Definir el rea de aplicacin En forma individual generacin de ideas Elementos a agrupar Se condensan las ideas en tarjetas (Post it)

Agrupar: Afinidad
Ponerle encabezados a cada grupo

Diagrama de Relaciones
Se utiliza para identificar patrones en conjuntos de ideas interrelacionadas de manera compleja. Consiste en un proceso lgico que permite establecer esquemas multidireccionales con secuencias de relaciones Causa-Efecto.
Problema 1 6

Problema 1

Factor Causal 1

5 3 Problema 2 7

Tambin se conoce como Diagrfico (Grfica Dirigida)

Caracterticas
Causalidad Lgica organizacional Sntomas = receptores de todo lo que sucede en el sistema, facilita la identificacin de puntos de control Definir estrategias de asignacin de recursos =>causales Facilita la comprensin de lo que ocurre en el sistema

Diagrama de Relaciones

A A B C D E F G H

IN

OUT

TOTAL

OUT IN

Diagrama de rbol
Se utiliza para generar las acciones necesarias para lograr un objetivo. Se procede en forma secuencial incrementando el grado de detalle

Tambin se conoce como diagrama sistmico y se caracteriza por su estructura lgica y ordenada

Caractersticas
Permite el logra de objetivos a travs de la definicin de un plan de actividades
Estructura un plan de acciones por nivel de detalles Facilita identificar actividades no eficientes Permite disear estrategias de reduccin de costos

Procedimiento
Plantear actividades bsicas fundamentales para el logro del objetivo Validar sta relacin en trminos de QUE? Y COMO? Validar la suficiencia del conjunto de actividades => PARA QUE? Repetir hasta que las actividades sean indivisibles

Aplicaciones Directas
Ingeniera del Valor (VAVE) Anlisis Funcional (FAST) Anlisis de Costos

Autor : Dr. Snodgras

Diagrama Matricial

Su funcin principal es clarificar puntos problemticos a travs de la representacin multidimensional Existen varias maneras de construir matrices dependiendo del propsito para lo cual se quieren utilizar

Matriz Tipo L

A
a1 a2 a3 a4 b1 b2 b3 b4

Asociacin de metas y objetivos Relacin entre consecuencias y causas

Matriz Tipo T

. . . . . .
c4 c3 c2

c1

A
b1 b2 b3

a1

a2 a3 a4

........

Esta matriz se puede emplear para relacionar las entradas a un factor y las salidas que se producen del mismo factor

B b4

. . . . . .

Matriz Tipo X

. . . . .
d4 d3 d2 d1 ...... c4 c3 c2 c1 a1a2 a3a4 C b1 b2 b3 b4

...... A

Combinacin de cuatro matrices tipo L, combinndose factores A, B, C, y D.

. . . . .
B

Matriz Tipo Y

Combinacin de tres matrices de tipo L, combinndose factores A con factores B, B con C, y A con C. Se expresa a manera de cubo rectangular cuyos lados estn representados por tres elementos A, B, C. La principal caracterstica es el punto de concepcin de idea, el cual est determinado por los tres elementos A,B,C en un espacio tridimensional

Consideraciones

Se pueden combinar estos cinco tipos de matrices para obtener un diseo que acomoda mejor la problemtica que se pretende abordar Es muy importante al disear una matriz la combinacin de las series de fenmenos y los factores que les corresponden Las combinaciones dependen de la naturaleza del problema bajo estudio

Matriz de Priorizacin
Se utiliza para priorizar acciones combinando un Diagrama de Arbol y un Diagrama Matricial tipo L
a a b c d b c d

Para utilizar esta herramienta es desarrollar criterios de Priorizacin

necesario

Caractersticas

Facilita la seleccin de alternativas El criterio de priorizacin tiende a ser consistente Permite evaluar cuantitativamente Permite anlisis de sensibilidad

Procedimiento
Hacer comparaciones por pares del tringulo superior Tapar lo hecho Hacer comparaciones pareadas del tringulo inferior Verificar discrepancias en sentido y magnitud Por mayora seleccionar magnitud Por consenso definir el sentido Sumar renglones correspondiente y asignar el porcentaje

Diagrama de Contingencias
Se utiliza para desplegar eventos y contingencias que pueden ocurrir en la implementacin de un plan, as como las contramedidas apropiadas

Este diagrama se conoce tambin como PDPC (Process Decision Program Chart) o Mtodo Grfico del Proceso de Decisin Programada

Caractersticas
Describe posibilidades y probabilidades de falla
Analiza el camino viables para el logro de objetivos Visualiza costos Documenta que puede pasar y que hacer cuando algo suceda

Diagrama

LEYENDA
Accin Qu puede fallar
X O O O X

Contra medida O X Difcil Seleccionada

Diagrama de Flechas
Se utiliza cuando se est familiarizado con el plan y se conoce la duracin de las actividades involucradas. Esta herramienta se conoce como AND (Activity Network Diagram)

Diagrama de Flechas
Se determina el tiempo total de implementacin del plan, as como las actividades simultneas y las crticas que debern ser monitoreadas

La tcnica PERT (Program Evaluation and Review Technique) y el Mtodo CPM (Critical Method) se utilizan para complementar el diagrama

Caractersticas
Definir un control especfico de actividades en funcin del tiempo Asignacin de recursos

Apoya identificacin de puntos de control

Plantea secuenciacin de actividades

Visualiza el estado del proyecto

Cambios inmediatos

Diagrama de Flechas
B
3

E
5

G
10

A
1 2

C
4

F
6

H
7

I
8

LEYENDA Nodo

O O

Menor tiempo Mayor tiempo

D
9

Tarea Ruta Crtica

A,B,C, ..

Actividades