Tr ng

i H c Bch Khoa Tp H Ch Minh Khoa Qu n L Cng Nghi p

Chng 5

C U TRC T CH C v QU N L NHN S

GV: ThS. Nguy n Th H ng ng ThS. Email: nthdang@sim.hcmut.edu.vn 1

M c tiu
Phn bit cc loi hnh, cng tc v cu trc t chc Cc nguyn tc trong thit k t chc Cc m hnh cu trc t chc. Cc loi quyn hn trong t chc trc tuyn Quy trnh, mc tiu QLNS Tuyn dng ngun nhn lc o to v hun luyn nhn vin nh gi nhn vin, th lao v i ng
2

Ti li u tham kh o
1. Khoa Qu n L Cng Nghi p, Qu n L Dnh Cho K S 2. Tr n Kim Dung, Qu n Tr Ngu n Nhn L c, Nh xu t b n Gio D c, 1997 3. Nguy n H u Lam, Hnh Vi T Ch c 4. Hang Xun Vi t, c Nhn Tm D ng Nhn 5. Dale Carnergie, Qu ng gnh lo i v vui s ng 6. Specer Johrson M.D, Pht nhn l i mnh 7. Tony Buzan, B n t duy 8. Stephen C. Lundin, Harry Paul, John Christensen, Tri t L Ch C Cho Cu c S ng 9. Dale Carnergie , c Nhn Tm 10. Sch v Tm L
3

N i dung
I. C U TRC T CH C
1.1 M t s khi ni m c b n 1.2 Cc nguyn t c quan tr ng trong thi t k c u trc t ch c 1.3 Cc lo i c u trc t ch c i n hnh 1.4 Cc nguyn t c trong vi c quy nh quy n h n

II. QU N L NHN S
2.1 Khi ni m 2.2 M c tiu c a QLNS 2.3 Cc nhm ch c nng chnh c a QLNS 2.4 Vai tr QLNS c a cc c p qu n l tr c tuy n 2.5 Quy trnh qu n l ngu n nhn l c

I. C u Trc T Ch c

1.1 M t s khi ni m c b n
T ch c (Organization):
L danh t chung dng ni v nh ng n v trong x h i. C 3 c trng chung: c l p ra th c hi n 1 s m c ch chuyn bi t G m m t nhm ng i M i ng i c v tr v vai tr nh t nh

Cng tc t ch c (organize): th c hi n vi c:
- Phn chia cng vi c thnh l p nh ng nhm b ph n m trch cc ph n vi c . Qui nh m i quan h quy n h n gi a cc b ph n
6

1.1 M t s khi ni m c b n (tt)

C u trc t ch c: phn chia, s p x p cc b ph n v cc m i quan h quy n h n nh h ng r r t t i hi u qu ho t ng c a t ch c C u trc t ch c l b khung c a m t t ch c Quy n h n trong t ch c: L m c c l p trong ho t ng dnh cho m i ng i thng qua vi c trao cho h quy n ra m t s quy t nh. 3 lo i quy n h n: Tr c Tuy n Tham mu Ch c nng
7

M i quan h gi a
c i m c a t ch c

c i m c a t ch c v i c u trc t ch c
c i m c a C u trc t ch c Chia b ph n theo quy trnh Chia b ph n theo s n ph m Chia b ph n theo vng a l

Lo i ho t ng / cng ngh chnh Ha ch t, l c d u, c kh Ch bi n th c ph m Bn l (hng tiu dng) / d ch v Quy m doanh nghi p L n Nh Mi tr ng bn ngoi n nh Nhi u bi n ng M c tiu chi n l c / chnh sch c a cng ty

Ph c t p n gi n

C u trc d ng b my hnh chnh C u trc h u c T ch c b ph n chuyn mn ha T ch c b ph n a ch c nng

8

1.2 Cc nguyn t c quan tr ng trong vi c thi t k c u trc t ch c

M c ch:
t cm c tiu c a t ch c nguyn t c th ng nh t trong m c tiu. Tng tnh hi u qu nguyn t c tnh hi u qu v t ch c.
T m qu n l thch h p

Tam gic u Nhi m v - Quy n h n Trch nhi m

Cc nguyn t c trong vi c phn chia b ph n

Phn chia b ph n

M t u m i qu n l

1.3 Cc lo i c u trc t ch c i n hnh

1.3.1 C u trc d ng b my hnh chnh (Mechanic):
Th hi n m i quan h trong t ch c ny l theo c p b c, c tr t t th b c gi a cc c p / cc b ph n.
Theo quy nh quy n h n
Tr c tuy n

Theo cch chia b ph n

Theo ch c nng

Tr c tuy n tham mu

Theo s n ph m

Tr c tuy n ch c nng

Theo vng a l

Theo khch hng

Theo th i gian (ca, kp)

10

Gim Tr l gim c

PGD Marketing Nghin c u th tr ng L p k ho ch marketing Tuyn truy n v qu ng co Khuy n mi v PR

PGD K thu t SX Nghin c u & pht tri n SP Ho ch nh SX

PGD Nhn s Hnh chnh L p k ho Ach nhn s Tuy n d ng o t o & pht tri n nhn vin Qu n l ti n lng & i ng

PGD KT ti chnh K ho ch ti chnh K ton qu n tr Ngn qu Phn tch ti chnh Qu n l d li u KT-TC

Qu n l cng ngh KT i n - C Ktra ch t l ng ng gi

VD: S

c u trc Tr c tuy n Ch c nng

11

1.3 Cc lo i c u trc t ch c i n hnh (tt)

1.3.2 C u trc h u c (Organic):

Th hi n m i quan h trong t ch c ny l khng c nhi u c p b c, ch y u d a trn m i lin k t tng h (ngang c p) v i nhau. Cc b ph n lin k t v i nhau thnh m ng:
C u trc n gi n C u trc ma tr n: qu n l d n, qu n l s n ph m, T ch c thnh cc n v kinh doanh chi n l c (SBU Strategic Business Unit)
12

Thi t k Nhm thi t k Nhm thi t k Nhm thi t k

Ch t o Nhm ch t o Nhm ch t o Nhm ch t o

Hnh chnh Nhm hnh chnh Nhm hnh chnh Nhm hnh chnh

K ton Nhm k ton Nhm k ton Nhm k ton

Nhn s Nhm nhn s Nhm nhn s Nhm nhn s

D n A

D n B

D n C

c u trc ma tr n
13

14

 c trng c a 2 m hnh

M hnh B My Hnh Chnh c im -Tnh phc hp, bi bn cao -Nhiu chc danh (nhiu cp QT) ring bit -Quan h phn cp cht, t ch trng hp tc -Tp quyn (tp trung cp cao nht) -Nhim v c nh sn -Knh, lung thng tin chnh thc Phm vi hot ng -Cty/ t chc quy m ln hoc cc n v hnh chnh s nghip -Mi trng hot ng n ng

M Hnh Linh Hot c im -Tnh phc hp, bi bn thp - t chc danh (nhiu cp QT) ring bit -Hp tc hng dc, ngang + tham vn ph tr -Phi tp trung ha quyn hnh
-Cc nhim v ty tnh hung -Chnh thc + khng chnh thc

Phm vi hot ng -Cc cng ty va v nh, n v kinh doanh, dch v 15 -Ph hp mi trng bin ng

T ng cng ty c kh giao thng v n t i Si Gn

16

VD: C u trc t ch c theo b ph n theo s n ph m : D c ph m Vidipha.

17

S t ch c T ng cng ty Mu i Vi t Nam
18

1.4 Cc nguyn t c trong vi c quy quy n h n

nh

Quy n h n c a m i c nhn / b ph n l ph m vi ra quy t nh, ch th cho ng i / b ph n khc. Vi c phn giao quy n h n:

L cng c m ng i qu n l c n c t ch ng trong cng vi c v t o ra mi tr ng thu n l i cho vi c th c hi n cng vi c c a m i ng i.

VD: Con kh trn vai nh qu n l

19

1.4 Cc nguyn t c trong vi c quy h n (tt)

Nguyn t c b c thang Nguyn t c giao quy n theo k t qu mong mu n Nguyn t c duy tr c p quy n l c

nh quy n

M ts nguyn t c h u ch trong vi c t ch c
Nguyn t c nh t qun trong m nh l nh

Nguyn t c tng ng gi a quy n h n& trch nhi m

Nguyn t c tnh tuy t i v trch nhi m

20

Ngu n g c quy n l c
- S hp php khi nhn chc v - Cp di tha nhn - nng lc v phm cht cn thit cp di tin

tng v tn trng

Xu h ng phn quy n
- Phn quyn - Tp quyn

Quy n l c > Trch nhi m? Quy n l c < Trch nhi m?

21

S c n thi t c a phn quy n

- Nh qun tr cp thp gn tnh hung hn - Thc hin cng vic nhanh hn - L nhn t ng vin cp di - o to cp di, to iu kin gip h pht trin - Gim p lc cho cp trn

Qu trnh phn quy n

- Xc nh mc tiu - Giao nhim v (thng bo chnh thc) - Giao quyn hn - Xc nh trch nhim
22

Ngh thu t phn quy n

- S sn sng to c hi cho ngi khc - S sn sng chia s - S sn sng cho php ngi khc mc sai lm - Sn sng tin cy cp di - S sn sng lp ra v s dng s kim tra rng ri

M ts v n

trong phn quy n

- Khng tin tng - Phm vi quyn lc khng r rng - Quyn hn khng tng xng - vi trch nhim - ???
23

II. GI I THI U V CNG TC QU N L NHN S

24

25

2.1 Khi ni m
Ngu n nhn l c:
L t p h p cc c nhn c vai tr v c tnh khc nhau, c lin k t v i nhau theo nh ng m c tiu nh t nh c a t ch c / doanh nghi p.

M c tiu c a t ch c:
ng vin v t om i i u ki n thu n l i

Ho ch nh

M c tiu t ch c

Tuy n m , Tuy n ch n

S d ng

Duy tr, pht tri n

26

2.2 M c tiu c a qu n l nhn s

Tng nng su t lao ng + nng cao hi u qu t ch c p ng nhu c u ngy cng cao c a nhn vin, t o i u ki n cho nhn vin pht huy t i a nng l c c nhn

*H qu c a cc chnh sch qu n l nhn s :

Thu ht, gi nhn ti nng cao kh nng c nh tranh c a doanh nghi p.

VD: Chnh sch i ng tr th c

t nh

M c th a mn, t gic, nhi t tnh, c trch nhi m v i cng vi c v v i t ch c c a nhn vin

27

28

2.3 Cc nhm ch c nng chnh

Cc nhm ch c nng chnh

Thu ht ngu n l c

o t o v pht tri n

Duy tr ngu n l c

29

2.4 Vai tr qu n l nhn s c a cc c p tr c tuy n

K nng qu n l nhn s c yu c u cao hn trong: Giao ti p, h p tc Bo co, ki n ngh v i c p trn Th o lu n, bn b c v i ng nghi p Ch o, l ng nghe c p d i H ng d n, hu n luy n c p d i Ph ng v n tuy n d ng, ki m tra nng l c nhn vin Theo di, b t c p d i, chu n b i ng k th a v.v Trch nhi m v qu n tr nhn s l trch nhi m chung (dual responsibility) c a cn b qu n l nhn s v qu n l tr c tuy n

Ng i no lm qu n l tng lai c n chu n b ???

30

2.5 Qui trnh qu n l ngu n nhn l c

K ho ch s n xu t kinh doanh Ho ch nh ngu n nhn l c cho t ch c Tuy n d ng nhn vin h ng d n thnh vin m i thu ht, o t o l i, ti b tr nhn s trong t ch c o t o v pht tri n nhn s nh gi thnh tch lm vi c qu n l lng b ng v phc l i qu n l chuy n giao, bi n sa th i nhn s ng,

M hnh cc Cng tc Qu n l Nhn s trong doanh nghi p

31

Ho ch

nh nhn s
M c ch:

Xc

nh nhu c u nhn s cho giai o n s p t i ra cc k ho ch hnh ng c th k nng, ng ni, ng lc y s hon thnh m c tiu chung

c c s ng i c

Nguyn t c: nh t qun v thc

Cch th c ho ch

nh nhn l c

cng ty?
32

Ho ch

nh nhn s
D ng i
H n ch tuy n m i Cho thu lao ng t m th i Gi m b t gi lao ng ho c thay phin nhau lm chung cng vi c V n ng v hu s m Cho t m ngh ch vi c Cho ngh vi c nh ng ph n t khng ph h p hay khng hi u qu cho cng ty

Cc bi n php s p x p v chu n b nhn s

Thi u ng i
Tuy n t ngu n n i b : (++) thng ch c, b t (+) thuyn chuy n, ti b tr (-) ging ch c Tuy n t ngu n ngoi: (+) tuy n ng i c kinh nghi m (-) tuy n ng i m i hon ton

Nguyn nhn no cc cng ty c chnh sch lng th p hn m t b ng chung c th n nh ngu n nhn l c? 33

Tuy n d ng
Khi ni m v m c ch
pht hi n thu ht

Cc ng vin c kh nng

??? L do nhn vin ngh v c? c?

m b occ ho t ng lint c c a t ch c hay th a mn nhu c u cung c p nhn s vo ch khuy t trong cng ty

34

Tuy n d ng (tt)
Cng tc chu n b

Thnh l p h i ng tuy n d ng

Nghin c u vn b n quy nh c a nh n c v cng ty

Xc

nh tiu chu n tuy n ch n

Ban Gim

Phng nhn s Qu n l nhn s

VD: Vietnams Works, Headhunter

35

Tuy n d ng (tt)
Ngu n tuy n d ng
Ngu n tuy n n i b
u i m: Cng ty: thng tin v ng vin ng vin: c c u t ch c v mi tr ng vn ha trong cng ty Chi ph tuy n d ng Nh c i m: H n ch : s l ng ng vin, kh nng sng t o Chi ph o t o Ph m vi l a ch n

Ngu n tuy n bn ngoi

u i m: S l ng d i do, kh nng sng t o H n ch b phi trong doanh nghi p

Nh c i m: T l b vi c cao hn Chi ph thu ht tuy n d ng cao C n th i gain di h i nh p Thng tin ng vin khng y

Cc ngu n c th tuy n d ng nhn s ? VD: Cc v n khi tuy n ch n nhn s

36

Tuy n ch n
M c ch: ch n ng i c:
kh nng th c hi n cng vi c c n tuy n.

VD: Ch n ng i c tnh kin nh n

Ph h p vn ha v m c tiu pht tri n cng ty

Thng tin trao

i trong qu trnh l a ch n
Ng i d tuy n - hi u bi t v cng vi c - k nng - nng khi u - ng c - qu trnh cng tc

Doanh nghi p - cc c h i pht tri n - thch th c ti m tng - kh nng b t - m c ti n cng - phc l i ph - m c an ton - h n ch t cng vi c

VD: L thuy t 2 b n ch t ng i X, Y c a Mc. Gregor

37

Cc hnh th c tuy n ch n
Tuy n ch n h s Ph ng v n: - S b / Ph ng v n su - C nhn/ L p h i ng - K nng/ Chuyn mn Cc hnh th c tr c nghi m / ki m tra: - Ch vi t (VD: QC, k ton) ton) - L i ni/ hnh ng/ C ch - Chuyn mn, IQ, EQ - L Quang Di u t ng p d ng vi c b nhi m nhn s t u th p nin 1980 theo khun m u ch n ng i c a t p on d u kh Shell. T c l cn b c p lnh o ph i c c ba ph m ch t, l kh nng phn tch, tr t ng t ng t t v n m b t c th c t . - http://www.vietnhim.com/dongnhim/showthread.ph p?t=15648 VD: Th t ng L Hi n Long

38

H ng d n ng i m i
M c ch:

Lm cho nhn vin d thch ng v i t ch c Ti p thu v ha nh p v i vn ha m i cng ty Cung c p thng tin lin quan n cng vi c v k v ng c p trn i v i nhn vin Gi m b t sai l i v ti t ki m th i gian T o n t ng thu n l i v cng ty

N i dung chng trnh ha nh p:

Gi i thi u t ng qut v cng ty/ chnh sch/ th t c Lng b ng/ Phc l i/ Quy n h n/ Trch nhi m/ Ph m vi cng vi c/ Gi i thi u v b ph n qu n l tr c ti p C s v t ch t cng ty An ton v phng ng a tai n n lao ng

VD: Cu chuy n ci X

39

3 khng Chuyn v tng G rt ngu nhin 3 h s ca nhn vin nhc nh v khen ngi 4 tt ca ngi n ng Th mi tht thng Chuyn Hng o Vng

o t o v pht tri n nhn vin

i v i nhn vin i v i t ch c

Gip nhn vin th c hi n cng vi c t t hn C p nh t cc k nng, ki n th c m i

H ng d n nhn vin, trch nhi m m i c a nhn vin Chu n b i ng qu n l, chuyn mn k c n Th a mn nhu c u lm vi c, thng ti n cho nhn vin

Trnh tnh tr ng qu n l l i th i

VD: T ng G cng ty ITT, Harold Sydney Gereen, ch t ch Huyndai, Gereen, Huyndai, Chung Ju Yung 41

o t o v pht tri n nhn vin (tt)

Cc ch tiu c n t o t c trong chng trnh o

S hi u qu c a chi ph N i dung c a chng trnh th c hi n so v i ho ch nh C s v t ch t thu n l i cho tri n khai t c h u h t cc nguyn t c c b n trong h c t p Trnh tng h p, a thch c a cc i t ng tham gia

42

nh gi thnh tch lm vi c
Nghin c u c a Cng ty IBM (M ) pht hi n r ng c di chuy n ln m t b c, c 20% tin x u v tnh hnh s n xu t v kinh doanh b m t i kh i bo co. V v y, lc n tay T ng gim c IBM, ch cn l nh ng tin t t p
Phng php b ng i m

Phng php so snh c p M t s phng php nh gi ph bi n Phng php quan st hnh vi

43

Cc sai l m trong nh gi thnh tch cng vi c

Tiu chu n khng r rng

nh ki n Cc sai l m c th m c ph i Xu h ng bnh qun ch ngha

Thin ki n

Xu h ng thi qu

44

Th lao v i ng

Tr lng theo th i gian Cng vi c khng lnh ngh Ti n lng: tnh theo s l ng th i gian

Tr lng theo nhn vin Cng vi c lnh ngh Ti n lng: tnh theo yu c u, tnh ch t cng vi c, trnh tay ngh

Tr lng theo k t qu th c hi n cng vi c Tr lng theo s n ph m, khon ti n lng theo nhm. Tc d ng kch thch 3 c p : c nhn, nhm, k t qu kinh doanh
45

Th lao v i ng
Y ut nh h ng t i m c lng:
B n thn ng i lao ng Lo i cng vi c/ doanh nghi p Mi tr ng bn ngoi

Chnh sch ti n lng trong doanh nghi p:

M c lng chung trong doanh nghi p C c u ti n lng: lng th ng phc l i. V d KODA Khc bi t trong tr lng cho cc nhn vin th c hi n cng cng vi c M c lng trung bnh c a cng vi c trn th tr ng lao ng n gi n ha th t c n nh lng.

Ng ch lng (pay grade):

Nhm cc cng vi c tng t nhau

B c lng (pay range):

M c lng t i thi u v t i a v i s bi n thin t o ra s khc bi t

Cc hnh th c i ng :
Ti chnh: th ng ti n, tr c p, phc l i, b o hi m, ch ngh php Phi ti chnh: c h i c o t o, tnh h p d n c a cng vi c

VD: Th ng T t 2011

46

nh gi thnh tch lm vi c
nh gi thnh tch lm vi c l nh gi t ng c nhn qua qu trnh th c hi n v hon thnh cng vi c v i m c ch:
nh gi k t qu th c hi n cng vi c Lm nhn vin th c hi n cng vi c t t hn Pht tri n kh nng ti m tng trong m i nhn vin Xc nh nhu c u o t o v pht tri n lao ng

X l k lu t: nguyn t

c ci l l a

VD: Tnh tr ng ch y mu ch t xm khu v c qu c doanh

47

Cc thnh ph n cu m t chng trnh lng b ng ton di n

mi tr ng ngoi mi tr ng trong Lng B ng & i Ng Ti Chnh Tr c ti p: Lng cng nh t Lng thng Hoa h ng Ti n th ng Gin ti p: B o hi m Tr c p x h i Phc l i: V hu An ninh x h i n b Tr c p gio d c D ch v V ng m t c tr lng: ngh h, l , m au Phi Ti Chnh B n thn cng vi c Nhi m v thch th Ph n u Trch nhi m C h i c c p trn nh n bi t C m gic hon t t cng tc C h i thng ti n Mi tr ng lm vi c Chnh sch h p l Ki m tra kho lo ng nghi p h p tnh Bi u t ng a v ph h p i u ki n lm vi c tho i mi Gi linh ng Tu n l lm vi c d n Chia s cng vi c Cng-tin
48

Ta sao ph i quan tm lao ???

c bi t ng n

49