Como Corregir Errores En Los Libros De Contabilidad

OPERACIONES U ERRORES Los comerciantes deben de llevar su contabilidad con veracidad y claridad, en orden cronolgico, sin espacios en blanco, interpolaciones, raspaduras, ni tachaduras. Los libros no debern presentar seales de haber sido alterados, sustituyendo o arrancando folios o de cualquier otra manera. Los errores u omisiones en que se incurriere al operar en los libros o registros, se salvaran inmediatamente despus de advertidos, explicando con claridad en qu consisten y extendiendo o complementando el concepto, tal como debiera haberse escrito COMO CORREGIR ERRORES EN EL LIBRO DE INVENTARIOS Cuando el error no es en las columnas donde van las cantidades Se puede utilizar la palabra (digo) o bien hacer una aclaracin al final del inventario antes de escribir la fecha. Imaginemos que el error fue en el nombre de una cuenta o bien en el nombre de una mercadera, o bien en el nmero de una cuenta bancaria. Si en la lnea donde se escribi en nombre equivocado aun hay espacio, a continuacin se escribe la palabra (digo) y luego la palabra correcta. Imaginemos que por un descuido anotamos la cuenta CAJA en vez de la cuenta BANCOS; el error se corrige as: CAJA digo BANCOS. La otra forma de corregir los errores es, haciendo una anotacin al final del inventario antes de escribir la fecha, la que debe decir OBSERVACION: en el folio X, lnea X, en vez de CAJA lase BANCOS No olvidemos que en la contabilidad de acuerdo con el artculo transcrito, no se puede usar correctos, ni tachar, ni borrar, ni raspar.

CUANDO EL ERROR ES EN LAS COLUMNAS DONDE VAN LAS CANTIDADES Cuando la cantidad escrita incorrectamente es menor que la cantidad correcta, en este caso arriba de la cantidad incorrecta, dentro del mismo espacio, con el mismo color de lapicero, se escribe la cantidad que hace falta para llegar a la cantidad correcta, imaginemos que la cantidad correcta es Q.225.00, pero por estar pensando en otra cosas escribimos Q 125.00; entonces arriba de esta ltima cantidad, con el mismo color de lapicero escribimos Q100.00 y el error quedo corregido. Si la cantidad escrita es mayor que la cantidad correcta, arriba de la cantidad incorrecta, pero dentro del mismo espacio, con lapicero de color rojo anotamos Q100.00 y el error quedo corregido. Sucede que en la contabilidad el color rojo resta. La otra forma de corregir los errores es haciendo una anotacin al final del inventario, antes de escribir la fecha, la cual debe decir:

OBSERVACION: en la lnea numero X del folio numero X, primera o segunda columna, segn el caso en vez de Q125.00 lase Q225.00 o en vez de Q600.00, lase Q500.00. COMO CORREGIR LOS ERRORES EN EL LIBRO DIARIO CUANDO EL ERROR SE COMETE POR UTILIZAR CUENTAS INCORRECTAS PERO LAS CANTIDADES ESTAN CORRECTAS En este caso se anula la partida, invirtiendo las cuentas utilizadas y luego se hace la partida correcta. Imaginemos que vendimos mercaderas al crdito a Napolen Cabezas de len por Q2, 800.00 con el Iva incluido el cual se cobro en efectivo se le extendi la factura NO.345. Equivocadamente cargamos las cuentas:

DEUDORES VARIO y BANCOS y abonamos las cuentas MERCADERIAS e IVA POR PAGAR. Siendo las cuentas correctas de cargo CLIENTE Y CAJA, y la de abono VENTAS e IVA POR PAGAR.

La partida incorrecta se hizo as: Pda.3 __________x____________ DEUDORES VARIOS BANCOS MERCADERIAS IVA POR PAGAR Q2,500.00 Q300.00

Q2,500.00 Q300.00

facturaNo.345 a cargo de Napolen Cabezas de Len Q2,800.00 Q2,800.00

Imaginemos que nos dimos cuenta del error despus de que ya habamos hecho la partida 4, 5,6 y 7; entonces para anular la partida 3, se invierte la misma, lo cual consiste en cargar las cuenta que estn abonadas, y abonar la cuenta que estn cargadas. Pda.8 __________x____________ MERCADERIAS IVA POR PAGAR DEUDORES VARIOS

BANCOS Q2,500.00 Q300.00

Q2,500.00 Q300.00 Esta partida se hace para anular la partida No.3, por error involuntario, se utilizaron las cuentas indebidas a continuacin se hace correctamente Q2,800.00 Q2,800.00 Pda.9 __________x____________ CLIENTES CAJA VENTAS IVA POR PAGAR Q2,500.00 Q300.00

Q2,500.00 Q300.00 Esta partida se hace en lugar de la No. 3, ya que se hizo incorrectamente.. Q2,800.00 Q2,800.00 Por qu la partida No. 8 anula la partida No. 3?, pues sencillamente, porque cuando se quiere eliminar una cuenta que est cargada (debe), la misma solo se abona (haber) con la misma cantidad y queda anulada: toda vez que si una cuenta tiene en el Debe, por ejemplo Q100.00 y en el Haber Q100.00, su saldo va hacer cero, con lo cual queda saldada. Lo mismo ocurre si se quiere eliminar una cuenta que esta abonada Haber, la misma solo se carga Debe, con la misma cantidad y queda saldada. Pues ese fue el motivo de la realizacinde la partida No. 8. Existe otra forma para cancelas una partida sin necesidad de hacer una contrapartida, la forma es: escribiendo a continuacin o en un prrafo aparte, siempre dentro del Libro Diario, una aclaracin, la cual puede decir:

ACLARACION: por un error involuntario la partida NO.3 se hizo incorrectamente, por lo tanto no debe tomarse en cuenta, en su lugar lase la No.9 Cuando se mayoricen dichas partidas, la No. 3 no se tomara en cuenta

CUANDO EL ERROE SE COMETE POR UTILIZAR CANTIDADES INCORRECTAS, PERO LAS CUENTAS ESTAN CORRECTAS En este caso, se pueden hacer una contrapartida, y luego hacer una partida correcta, como en el ejemplo anterior. O bien se puede hacer una aclaracin, la cual se puede decir (Imaginemos que la cantidad correcta es Q300.00 y anotamos Q200.00) ACLARACION: en la cuenta X en vez de Q200.00, lase Q300.00 Tambin se puede hacer la correccin anotando con el mismo color de lapicero arriba de la cantidad incorrecta, el complemento para llegar a la cantidad correcta. Tomando como base las cantidades anteriores, arriba de Q200.00 se escribe Q100.00. Si el error fuera al contrario, que en vez de Q200.00 escribimos Q300.00, para corregirlo, arriba de Q300.00 escribimosQ100.00 con lapicero de color rojo, y el error queda corregido CUANDO ELERROR SE C0METE POR UTILIZAR CUENTAS Y CANTIDADES INCORECTAS En este caso, lo mejor es hacer contrapartidas; es decir anular las partidas incorrectas, invirtiendo las cuentas que se utilizaros en la partida incorrecta; y a continuacin hacer la partida correcta. QUE ES UNA CONTRACUENTA Imaginemos que en una partida est cargada la cuenta BANCOS Y esta abonada la cuenta CAJA. La contracuenta BANCOS es CAJA y la contracuenta de CAJA es BANCOS. COM0 CORREGIR LOS ERRORES EN EL BALANCE DE COMPROBACION Cuando el error es en el nombre de un titulo o el nombre de una cuenta, si ya no es posible usar la palabra DIGO; entonces al finalizar el balance, antes de escribir la fecha se expresa: ACLARACION: en vez del ttulo tal o en vez de la cuenta tal, lase titulo tal o tal cuenta Si el error es alguna cantidad. Se anota arriba de la de la cantidad incorrecta, la diferencia entre la cantidad correcta y la incorrecta. Con tinta azul cuando la cantidad correcta es mayor que la incorrecta, y con tinta roja cuando la

cantidad correcta es menor que la incorrecta. Tambin se puede corregir los errores en las cantidades, haciendo aclaraciones al final del Balance.