Unidad-Mdulo 1: Organizacin.

Representacin Grfica
1.1. Tipos de grficos 1.1.1. Organigramas. Clases 1.1.2. Cursogramas. Simbologa. Tcnicas de diagramacin. Tipos 1.1.3. Diagrama de interdependencia sectorial 1.1.4. Grficos de recorridos 1.1.5. Grfico de trabajo en equipo 1.1.6. Cronogramas 1.1.7. Cartas de procesos 1.1.8. Grficos de valores
Al finalizar la materia, usted estar en condiciones de alcanzar los siguientes objetivos: Identificar las herramientas bsicas que nos permiten reconocer los objetivos organizacionales, su estructura y procesos. Analizar las organizaciones como sistema de informacin y control. Comprender la Teora de Sistemas y los elementos que constituyen un sistema. Distinguir las tecnologas de los sistemas aplicados a la gestin y a los procesos, como as tambin conocer los circuitos de normalizacin, regulacin y control de las operaciones. Reconocer a la tecnologa como base para el desarrollo de la productividad y la calidad.

Al finalizar el presente Mdulo, usted estar en condiciones de alcanzar los siguientes Objetivos: Identificar las distintas tcnicas y herramientas que se pueden aplicar de acuerdo a la problemtica organizacional planteada. Reconocer el manejo de las distintas herramientas. Resolver situaciones problemticas organizacionales a travs de los instrumentos aprendidos.

1.1. Tipos de grficos

Unidad 1: Organizacin. Representacin grfica

En la bsqueda de optimizar los recursos y alcanzar los objetivos en forma eficiente, las organizaciones emplean distintas herramientas. segn Lardent la representacin grfica es la sistematizacin simblica de situaciones pasadas, presentes o planeadas. Los grficos a su vez presentan ventajas por medio de la utilizacin de smbolos o esquemas, describiendo situaciones atemporales que facilitan la comprensin, anlisis y diseo de las actividades o estructuras organizacionales.

Los grficos presentan distintos tipos de clasificaciones segn el fin que se persigue: Clasificacin segn su contenido Clasificacin de acuerdo al hecho o situacin que describe

Clasificacin segn su contenido: Puros: constituido por expresiones simblicas, pudiendo contener partes literales y/o numricas en caso que se necesite alguna explicacin. Por ejemplo: cursograma a nivel
operativo.

Literales: se caracterizan por exposiciones literales y/o numricas, interrelacionadas por lneas de secuencia. Ejemplo, el cursograma literal. Mixtos: emplea tantos expresiones simblicas como literales y/o numricas, complementndose uno a otros. Por ejemplo: manual de procedimientos. Clasificacin de acuerdo al hecho o situacin que describe: Organigramas: es una representacin grfica de la estructura orgnica de una organizacin que refleja, en forma esquemtica, la posicin de las reas que la integran, sus niveles jerrquicos, lneas de autoridad y de asesora. Grficos de secuencia: para describir actividades, procedimientos, como as tambin, planificacin de tiempos y distribucin de componentes fsicos operativos o administrativos. Grficos de valores: se aplican para expresar situaciones cuantitativas de gestin.

1.1.1. Organigramas. Clases

Grficos de estructuras: representa la estructura jerrquica formal de una organizacin. Se emplea para mostrar distintos tipos de departamentalizacin. Directorio Comercial Finanzas
Produccin etc

Grficos de funciones: se emplea para exponer la estructura jerrquica de un rea y describir las funciones que en ellas se desarrollan. Grficos de puestos: instrumento que se apoya en el organigrama de estructura para exhibir la distribucin y cantidad de puestos de trabajos existentes. (Grfico complementario del
organigrama departamental)

Grficos piramidales: se utiliza para mostrar niveles jerrquicos y reas organizacionales en forma piramidal. Su principal funcin es exponer los niveles superiores, mandos medios y niveles operativos.

Grficos de secuencia: Si las actividades no son plasmadas a travs de herramientas adecuadas esto produce prdida de rendimiento y control. Como solucin, se emplean una serie de instrumentos grficos que permiten mostrar las secuencias de tareas en el tiempo como lo son los grficos de secuencias.

1.1.2. Cursogramas. Simbologas. Tcnicas de diagramacin. Tipos

Son representaciones grficas que se utilizan para mostrar rutinas o procedimientos administrativos. Se emplean para formalizar procedimientos vigentes y adems es una herramienta til para diagnosticar y proponer circuitos administrativos. Los grficos administrativos se diagraman con nuevos elementos, pero en general se respetan los acuerdos, como por ejemplo en Argentina las normas IRAM. 34.501, para la utilizacin de simbologa 34.502, en el empleo de tcnicas 34.503, para el lineamiento general en el diseo de formularios.

Norma IRAM 34.501: simbologa:

Norma IRAN 34.502: tcnicas de diseo de cursograma: 1. Trazado del diseo: El desplazamiento de las operaciones se deber realizar en forma descendente (cuando las operaciones se realicen dentro de una misma columna o unidad funcional) y en forma horizontal (cuando la informacin se traspase de una unidad funcional o columna a otra). Como la determinacin de los sectores funcionales se va colocando en columnas comenzando por la izquierda de la hoja a medida que van apareciendo, el desplazamiento del diseo tiene una orientacin de izquierda a derecha. 2. Ubicacin de smbolos: Los smbolos se ubicarn dentro de columnas que representan, cada unidad o sector funcional. Las columnas se separan con rayas, y los smbolos debern graficarse centrados en cada columna donde se desarrollen las actividades que representan. 3. Lneas de traslado o de toma de informacin: Se dibujan utilizando lneas rectas continuas o de trazos segn corresponda, indicando el sentido con una flecha. 4. Cruce de lneas: Debe evitarse el cruce de lneas verticales y horizontales. Cuando sea inevitable, se utilizarn puentes en forma concava. 5. Uniones de lneas secuenciales: Al igual que el de traslado y de toma de informacin siempre se efectan en ngulo recto. 6. Accin conjunta: Cuando dos acciones se ejecutan conjuntamente pero cada una en una unidad funcional diferente. 7. Entrada y salida de lneas a los smbolos: Podr efectuarse por la parte superior o lateral izquierda, y su salida por la parte inferior o lateral derecha. En el caso del smbolo de alternativa, la entrada se realiza por el vrtice superior y sus salidas son los restantes tres vrtices. Si tiene ms de tres opciones, sale una sola lnea desde el smbolo, la cual se ramifica en tantas lneas como sea necesario como en el

smbolo de alternativa. A cualquier smbolo slo puede entrar una lnea de traslado
8. Emisin, identificacin y distribucin de formularios : Todo formulario que representa un elemento portador de informacin puede contener o no copias. La emisin se representa con el signo de operacin y a continuacin la designacin del formulario. Cuando haya que dibujar varios ejemplares se dibujarn superpuestas y desplazadas hacia abajo y hacia la derecha tantas figuras como ejemplares tenga, identificndolos, numerndolos partiendo desde 0 o 1. Para la distribucin se grafican las lneas de salida partiendo de cada uno de los ejemplares, o de cada grupo de ellos que tenga el mismo destino. En este caso, se une con una lnea diagonal los vrtices de los ejemplares, de cuyo centro partir la lnea de traslado. Para evitar cruces de lneas, puede alterarse el orden natural de los ejemplares.

9. Ubicacin de los smbolos: De acuerdo a las necesidades de diagramacin los smbolos pueden ocupar una posicin inicial, media o final en el cursograma:

10. Descripcin de leyendas aclaratorias: Existen dos alternativas Dentro del mismo diagrama y cerca de los smbolos. En una columna marginal donde se detallen las aclaraciones.

Norma IRAN 34.503: diseo de formularios: Los aspectos que contemplan son: a) Formato de los formularios b) Mrgenes c) Plegado de formularios d) Encabezamientos, acciones y datos complementarios e) Diseo del formulario

Puntos a tener en cuenta para su construccin: 1. Se diagraman las columnas que representan los sectores funcionales intervinientes en el procedimiento 2. Se incorporan los smbolos secuencialmente dentro de cada columna de acuerdo a las actividades que se desarrollan y quieren representarse

Cursogramas literales: Variante del cursograma simblico o multicolumna que expresa en forma literal o narrativa las acciones e interacciones de los sectores involucrados en un procedimiento. Simplifica al lector de conocer las normativas de diagramacin excluyendo totalmente el empleo de smbolos.

1.1.3. Diagrama de interdependencia sectorial:

Este diagrama es una sntesis del cursograma tradicional, ya que emplea solamente tres smbolos en los niveles superiores de la organizacin (accin, formulario y traslado).

1.1.4. Grficos de recorridos:

Es un grfico que tuvo sus orgenes en el rea productiva para optimizar el movimiento de materiales o productos. Posteriormente lo adopt la administracin como una herramienta bsica para el anlisis y diseo de la disposicin de mobiliarios dentro de una oficina o rea. En la actualidad se emplea para estudiar el recorrido de las personas dentro de locales y ubicar sus mercaderas en lugares estratgicos para incentivar la compra.

1.1.5. Grfico de trabajo en equipo:

Tambin naci en el rea productiva y se constituy en una herramienta valiosa para el estudio de tiempos administrativos. Se considera trabajar en equipo cuando existen dos o ms personas y/o mquinas trabajando simultneamente, efectuando las mismas tareas o complementndose para el logro de un objetivo en comn. Siendo su funcin estudiar en unidades de tiempo el desarrollo de una actividad que efecta un equipo de trabajo. En este grfico se analizan: - tiempos productivos: cuando se efectiviza una actividad por parte de un equipo de trabajo. - ociosos: Ocioso cuando hay parte del grupo de trabajo que no realiza actividad hasta que no termine el que esta trabajando. - inactivos: inactivo cuando no se realiza actividad alguna. El objetivo es maximizar la productividad manteniendo o bajando los costos totales

actuales.

1.1.6. Cronogramas :
Se utilizan para la administracin de proyectos (planificacin y seguimiento de ejecucin). Son grficos que muestran secuencialidad de las actividades o procesos en funcin de una variable que es el tiempo, especificando el momento calendario en que debe ejecutarse. Los cronogramas ms empleados son dos: Diagrama de Gantt PERT Diagrama de Gantt: Es un instrumento bsico en la gestin de proyectos, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una lnea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el mtodo ms eficiente. PERT: Siglas de Tcnica de Revisin y Evaluacin de Programas , es un modelo para la administracin y gestin de proyectos, creado por la Marina de Estados Unidos. El PERT es un mtodo para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para concluir cada tarea, e identificar el tiempo mnimo necesario para cumplimentar el proyecto total. Formando una red de actividades que se interrelacionan a travs de lneas de tiempo.

Para la diagramacin del PERT se utilizan dos mtodos que son igualmente aceptados:

Actividad en el nodo: es la ms utilizada en la actualidad para administrar proyectos informticos. Cada nodo contiene la siguiente informacin sobre la actividad: la actividad

Por convencin los arcos se dibujan siempre con orientacin hacia la derecha, hacia el nodo de trmino del proyecto, nunca retrocediendo. El dibujo de una red PERT se comienza en el nodo de inicio del proyecto. A partir de l se trazan las actividades que no tienen actividades precedentes (no tienen que esperar otras actividades terminar para poder iniciarse). A continuacin se dibujan las restantes actividades cuidando de respetar la precedencia entre ellas. Al terminar el esquema de la red preliminar, existirn varios nodos ciegos, nodos terminales a los que llegan aquellas actividades que no son predecesoras de ninguna otra, es decir aquellas que no influyen en la fecha de inicio de ninguna otra, stas son las actividades terminales y concurren por lo tanto al nodo de trmino del proyecto.

la informacin que se obtiene de la aplicacin del Actividad en el Nodo: Duracin esperada del proyecto: es el tiempo de duracin total de un proyecto desarrollando todas las actividades que lo constituyen. Holgura: se denomina holgura de una actividad, al tiempo que tiene sta disponible para, ya sea, atrasarse en su fecha de inicio, o bien alargarse en su tiempo esperado de ejecucin, sin que ello provoque retraso alguno en la fecha de trmino del proyecto. Actividades crticas: una actividad es crtica cuando la holgura es nula y por lo tanto, si se retrasan en su fecha de inicio o se alargan en su ejecucin ms all de su duracin esperada, provocarn un retraso exactamente igual en tiempo en la fecha de trmino del proyecto. Camino crtico: el camino crtico lo conforma la secuencia de actividades (o nodos) crticas que la componen. Un proyecto puede tener ms de un camino crtico pero a lo menos tendr siempre uno.

1.1.7. Cartas de proceso:

Este grfico se emplea en el rea administrativa, con muy poca frecuencia, para el estudio de tiempos empleados. El objetivo buscado es optimizar los recursos involucrados en el procedimiento. Esta herramienta exhibe concretamente: reas o sectores intervinientes en un circuito administrativo. Secuencia de informacin de cada rea. Tiempo de intervencin de cada rea. 10

Para diagramarla se necesita informacin del recorrido o circuito del proceso a desarrollar y la elaboracin de una tabla que contenga los valores promedio de los tiempos que insume cada sector afectado.

1.1.8. Grficos de valores:

Utilizados para administrar proyectos o tambin para mostrar valores de gestin para cualquier nivel jerrquico de la organizacin. Siendo tres tipos: Cartesianas ortogonales: mediante rectas con valores que se entrecruzan, se exhiben tendencias. Por ejemplo: ventas mensuales. Grficos de barras: mediante bastones o barras verticales sobre rectas entrecruzadas con valores muestran tendencias de la variable graficada. Por ejemplo: costo de la
produccin mensual.

Pictogramas: consiste en un grfico de valores comparativos. Los valores que toman las variables se representan por un dibujo o pictograma que cambia de tamao de acuerdo al valor adquirido, proporcionalmente. Por ejemplo: representacin de la relacin
costo/venta de un ejercicio comercial.

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