Gua Excel

Para aprender a sobrevivir y empezar a sacarle el jugo.

Introduccin
Excel es una hoja de clculo (Ilustracin 1), en la cual se combinan las capacidades de una hoja de clculo normal (una calculadora), una base de datos (tablas y listas), un programa de grficos bidimensionales y tridimensionales, el Internet, un lenguaje propio de programacin (VBA) y la generacin de macros (funciones programables y repetitivas), todo dentro de la misma aplicacin. Una hoja de clculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener: Texto, valores numricos, fechas y datos horarios, frmulas o funciones matemticas, que permiten determinar el valor de esta celda en funcin, o los valores de otras celdas.

Adems, Excel contiene un gran nmero de utilidades para introducir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas de clculo.

Ilustracin 1

Descripcin de la pantalla de Excel.

Bsicamente la pantalla de Excel est dividida en (Ilustracin 2): 1. 2. 3. 4. Barra de Ttulo: indica el nombre del documento. Barra de herramientas de acceso Rpido, programable para agregar comandos personalizados. Barra de Mens y herramientas: agrupa las herramientas ms comnmente usadas en categoras. Barra de Referencia y funcin: indica en qu posicin est la seleccin y si contiene una funcin o frmula. 5. Zona de trabajo: cada una de las zonas delimitadas se llaman celdas y se les asocia una coordenada, primero una letra (columna) y un nmero (fila). 6. Barra de hojas: indica en que hoja se est trabajando permite moverse entre ellas. 7. Barra de Estado: permite ver si estn realizadas las operaciones, adems de contener botones rpidos para facilitar la visualizacin

Ilustracin 2

Barra mens y herramientas.

Esta es la barra ms amada y odiada por quienes usamos Excel, ya que desde la versin 2007 ha cambiado para utilizar la interfaz ribbon, una interfaz que categoriza las herramientas y permite utilizar las ms comunes de manera rpida, incluso, actuando de manera inteligente segn lo que seleccionemos. Para acceder a las distintas barras basta hacer click sobre el ttulo de ellas Barra Archivo: incluye las funciones ms comunes para abrir guardar y trabajar con las propiedades de nuestro archivo (Ilustracin 3)

Ilustracin 3

Barra Inicio: incluye las funciones ms comunes, como formato de texto y estilos, adems de otras opciones (Ilustracin 4).

Ilustracin 4

Barra Insertar: bsicamente engloba todas las posibilidades de incorporar contenido a nuestra hoja de calculo, desde imgenes, tablas, vnculos, ecuaciones, etc. (Ilustracin 5)

Ilustracin 5

Barra Diseo de pgina: Permite disear la forma y el tamao de la hoja, entre otras opciones (Ilustracin 6).

Ilustracin 6

Barra Frmulas: organiza las funciones Excel y permite utilizar herramientas sobre ellas (Ilustracin 7).

Ilustracin 7

Barra datos: Permite realizar importaciones, y ordenar los datos desde casi cualquier fuente (Ilustracin 8).

Ilustracin 8

Barra Revisar: Permite revisar por un usuario que la hoja esta correcta, tanto semntica, gramtica como lgicamente; adems permite la revisin entre distintos usuarios y la proteccin de la hoja (Ilustracin 9).

Ilustracin 9

Barra Vista: Permite escoger que queremos ver y como queremos verlo (Ilustracin 10).

Ilustracin 10

Otras barras: Se agregan como complementos, o al seleccionar un tipo de aadido estas aparecen en demanda, como la barra de herramienta imgenes (Ilustracin 11).

Ilustracin 11

Funciones generales de Excel.

Las Funciones son la principal caracterstica de una Hoja de Clculos. El primer paso para exprimir al mximo el potencial de Excel es conocer y dominar todas sus funciones para armar todo tipo de plantillas y modelos a medida. Para entender como es una funcin veamos un sencillo ejemplo con una de las funciones ms utilizadas, la funcin SUMA. Ejemplo: en el rango A1:A6 (Ilustracin 12) tenemos una serie de nmeros y queremos sumarlos. Podramos hacerlo celda por celda como se muestra en la celda A7 (Ilustracin 13) o tambin con la funcin SUMA como se muestra en la celda A7 (Ilustracin 14); adems podemos seleccionar un rango de datos como se muestra en la celda A7 (Ilustracin 15). El resultado es el mismo (Ilustracin 16), pero vemos que es ms cmodo usar la funcin SUMA que nos permite seleccionar todo el rango de la suma en vez de tener que sumar cada celda por separado.

Ilustracin 12

Ilustracin 13

Ilustracin 14

Ilustracin 15

Ilustracin 16

Funciones y frmulas.
Algunas personas hablan de funciones o frmulas de forma indistinta. Si queremos ser un poco ms precisos podramos discriminar mejor ambas definiciones.

Funcin Excel: una funcin es un clculo predefinido (Ilustracin 17, Ilustracin 18). Frmula Excel: una frmula puede abarcar operaciones entre celdas o combinaciones de funciones (Ilustracin 19). El usuario las arma a medida y segn la necesidad (Excel permite incluso programar tus frmulas ms utilizadas para utilizarlas como una funcin).

Ilustracin 17

Ilustracin 18

Ilustracin 19

Sintaxis funciones y frmulas.

La sintaxis de una funcin se refiere a cmo debemos escribirla. 1. Todas las funciones comienzan con el signo "igual", 2. Luego se escribe el nombre de la funcin,

3. Entre parntesis se escriben sus argumentos (cambian segn la funcin que utilicemos) 4. Y finalmente se presiona la tecla intro o enter para obtener el resultado Ejemplo: En la celda A8 (Ilustracin 20) hemos escrito una funcin sencilla ver su sintaxis.

Ilustracin 20

Normalmente los parmetros dentro de una funcin estn separados por un punto y coma ;

Insertar funciones.
Existen diversas formas de insertar una funcin en una celda. Desde el men Frmulas: de esta forma se abre el Cuadro de Dilogo de funciones donde puedes elegir la Categora, la Funcin y finalmente completar sus argumentos (Ilustracin 21).

Ilustracin 21

Este es el modo ms adecuado para usuarios primerizos ya que las funciones son llamadas desde un cuadro de dialogo que te indica que parmetros necesitas rellenar para obtener el resultado, indicndote de manera directa, con una definicin que es ese parmetro (Ilustracin 22).

Ilustracin 22

Desde el botn Fx de la Barra de Frmulas: Esta forma es similar a la anterior, porque tambin abre el Cuadro de Dilogo de funciones (Ilustracin 23).

Ilustracin 23

Puedes habilitar esta opcin desde el men Vista > Barra de frmulas Haciendo doble clic en la celda y escribindola manualmente: una vez que conozcas y domines las distintas funciones vers que esta es la forma ms cmoda (Error! No se encuentra el origen de la referencia.).

Ilustracin 24

Cuando escribes una funcin de forma manual, Excel muestra unas etiquetas que te irn indicando los argumentos que debes completar al vuelo de manera automtica.

Editar funciones.
Una vez que has armado tu funcin, tienes distintas formas de editarla, revisarla y realizarle cambios. Posicionado en la celda con la funcin, haz doble clico presionando la tecla F2 (Ilustracin 25).

Ilustracin 25

Posicionado en la celda con la funcin vers que la misma aparece en la Barra de Frmulas. Haciendo clic dentro de la misma tambin puedes editar la funcin (Ilustracin 26).

Ilustracin 26

Posicionado en la celda con la funcin, puedes presionar MAYUSC + F3 para abrir el cuadro de dilogo de la funcin (Ilustracin 27).

Ilustracin 27

Para salir del modo edicin utiliza la tecla ESC.

Copiar frmulas y funciones

Si queremos replicar una funcin o frmula a muchas celdas solo necesitas armar la primera celda (Ilustracin 28) y luego copiar la frmula o funcin (Excel ir cambiando la referencia de celdas automticamente). Bsicamente la forma ms sencilla para realizar este procedimiento es arrastrar el borde de la celda (Ilustracin 29) con la frmula hasta las posiciones que queremos completar (Ilustracin 30).

Ilustracin 28

Ilustracin 29

Ilustracin 30

Luego de realizar esta accin aparece un botn de opciones para que escojas si quieres copiar las celdas, el formato, o las celdas con formato (Ilustracin 31).

Ilustracin 31

Referencias
Cuando escribes una funcin, los argumentos de la misma hacen referencias a celdas o a rangos. De esta manera es posible armar una funcin y copiarla a otras celdas dado que Excel ajusta automticamente las filas y columnas de la misma. Sin embargo, dependiendo del caso, muchas veces te interesar copiar funciones pero manteniendo fijas las filas, las columnas, ambas a la vez o un dato. Si pones el signo $ a la izquierda de la letra de la columna o del nmero de fila, dicha referencia quedar FIJA cuando copies la funcin a otras celdas. De esta manera puedes dejar fijo lo que t desees (Ilustracin 32).

Ilustracin 32

Referencias para copiar el valor de una celda

Para una celda en particular de una misma hoja Podemos referenciar una valor de una celda en una frmula o funcin, pero a veces necesitamos referenciar todos los valores de una tabla para evitar copiar y pegar, o porque estamos cambiando los datos de esta, y tendramos que cambiarlos en mltiples celdas. En estos casos lo nico que debemos hacer es copiar la direccin de la celda, acompandola de un signo = al comienzo (Ilustracin 33).

Ilustracin 33

Para una celda en particular de otra hoja Para referenciar una celda en otra hoja debemos indicar el nombre de la hoja acompaada de un signo !y la celda a referenciar (Ilustracin 34)

Ilustracin 34

Etiquetas
Son una funcin muy til. La etiqueta cumple la funcin de mostrar la sintaxis y los argumentos de la funcin al hacer clic sobre la misma. Esto es muy til porque puedes escribir una funcin en una celda de forma directa y la etiqueta te ir recordando los argumentos que debes introducir. Cuando domines el tema de las funciones vers que esto es muy cmodo porque te permitir evitar tener que abrir el Cuadro de Dilogo de Funciones. Ejemplo: en una funcin cualquiera, haces 1 clic dentro de la funcin en la Barra de Frmulas (o doble clic en la celda) y vers que los rangos dentro de la funcin se pintan de color (Ilustracin 35).

Ilustracin 35

Frmulas y funciones Anidadas

Las frmulas y funciones anidadas no son ms que combinaciones de funciones. Esto quiere decir que puedes armar una frmula que contiene varias funciones juntas. Las funciones anidadas te permiten hacer complejos clculos en una misma celda, y de esta forma evitar tener que realizar clculos parciales o intermedios en otras celdas (Ilustracin 36).

Ilustracin 36

Funciones Matriciales
Las funciones matriciales son funciones especiales, porque no se insertan en una nica celda, si no que se insertan en todo un rango al mismo tiempo. Esto permite a la funcin matricial devolver varios resultados juntos. Ejemplo: funcin matricial FRECUENCIA. Para insertar una funcin matricial debes seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar todo el rango destino donde aparecern los resultados E2:E5 2. Escribir la funcin matricial (Ilustracin 37), =FRECUENCIA(B2:B5; B2:B5)

Ilustracin 37

3.

Presionar las teclas CTRL+MAYUSC+ENTRAR (Ilustracin 38)

Ilustracin 38

Al realizar correctamente la operacin, vers que aparece la funcin entre parntesis de llaves { }

Funciones personalizadas
Excel posee muchas funciones predefinidas, pero si no hay ninguna que te satisfaga, existe la posibilidad de crear nuevas funciones a medida para resolver nuevos clculos, no abarcados dentro de las funciones predeterminadas. Las funciones a medida se pueden crear con lenguaje de programacin Visual Basis para aplicaciones (VBA), tambin conocido como "macros". Esta opcin est escondida en las nuevas versiones de Excel ya que es para personas con un alto conocimiento, pero puedes encontrar los botones de acceso en personalizar barra de herramientas de acceso rpido, seleccionando la ficha programacin (Ilustracin 39)

Ilustracin 39

Por lo extenso de este tema lo revisaremos en un captulo por separado de esta gua cuando me haga tiempo, si no puedes buscar una gua de macros en internet

Errores y advertencias en formulas y funciones.

Si algo falla, o algo no sigue una secuencia lgica en tu hoja aparecer un cdigo de error, est te dar informacin valiosa sobre donde est el problema. Slo debes presionar el botn de amarillo de advertencia para que te explique cul es el problema.

Ilustracin 40

Tabla de errores comunes Error Explicacin ##### La celda es muy pequea para mostrar el resultado #NOMBRE?# El argumento utilizado est equivocado #!DIV/0!# Se dividi por cero #!N/A!# Excel no conoce esa frmula #!REF!# La referencia no existe #!NUM!# Los valores no son nmeros