La reunin de Kickoff

Curso de Direccin de Proyectos

Introduccin
El kickoff es como un baile de presentacin en sociedad como una primera cita : es la primera vez que nos ven gestionando el trabajo Hay que establecer un clima de confianza Debemos manejar toda la informacin disponible Se deben manejar las expectativas del cliente, y gestionar los posibles riesgos Debemos prepararnos mental y fsicamente, y ser conscientes del impacto que causaremos Hay que poner en marcha trucos y herramientas que nos permitan derribar los muros de la resistencia al cambio Hay que dar protagonismo a los interlocutores del cliente, y a los participantes, hacindoles ver la importancia de su labor

Antes del kick-off

Recopilar y digerir la informacin disponible (oferta, modelo de costes, planificacin, actas reuniones comerciales, etc) Si no se ha participado en el proceso comercial, hablar con quien lo hizo. Convocar una reunin interna de enfoque (expectativas del cliente, informacin til, quin es quin, tono requerido formal/informal-, etc.) Disear el equipo de trabajo (quin, cundo, dnde, etc.) Convocar el kick-off con una semana de antelacin al menos. Conocer a quin se convoca, papel de cada uno. Elegir el da y hora convenientemente. Estudiar la planificacin, el alcance, el equipo: identificando posibles riesgos, internos externos, y preparar una estrategia antes de ir a la reunin

Cmo prepararse
Hay que preparar la documentacin en formato ejecutivo, que incluya la informacin relevante que debamos discutir y mostrar Trabajarla lo mximo posible con el responsable del proyecto del cliente Preparar el material y el entorno (salas, proyectores, muestras de documentos, bolis, libretas, carpetas, tarjetas, etc.) Confirmar con el interlocutor del cliente los asistentes Compartir la informacin con el responsable del proceso comercial, si no somos nosotros

La Reunin
Temas a tratar e informacin necesaria que debemos llevar preparada : Nuestra visin del Proyecto y Alcance Calendario, hitos principales y entregables Riesgos (en caso necesario, y enfocados en positivo) Presentacin del Equipo, roles y responsabilidades. Foros de seguimiento Protocolos de aprobacin, fases y gestin de cambios Disponibilidad necesaria de las personas del cliente Plan de comunicacin Prximos pasos Hay que moderar la reunin Antes de que un tema se enquiste, si no es el foro de decisin adecuado, proponer una reunin monogrfica del tema, con los decisores Es posible que haya que preparar dos reuniones, una interna del cliente y otra con nosotros (establecer nuestra influencia)

Despus del kick-off

Elaborar y entregar en los dos das siguientes el acta de la reunin, indicando claramente los compromisos y tareas adquiridos por ambas partes, y el responsable responsables de cumplirlos Nunca tardar ms de dos das en entregar las actas de las reuniones Llamar al interlocutor para contrastar impresiones y recoger cualquier punto discordante, que permita orientar nuestra posicin Nunca prometer nada que no se pueda cumplir Ser riguroso en los compromisos adquiridos Convocar siempre las reuniones con antelacin y una agenda predefinida, estableciendo nosotros tiempos estimados para cada tema, y manejarlos

Despus del kick-off

La clave bsica despus del kick-off es :

Gracias y buena Suerte

Curso de Direccin de Proyectos

Mara Jess Salido Rojo maria.salido@gmail.com