15

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

A. Mempersiapkan Database Awal

Setelah sekilas mengenal langkah-langkah memulai software Accurate dan membuat file baru (*.gdb) dalam komputer, Anda dapat mengisi berbagai informasi mengenai perusahaan yang telah Anda buat melalui menu Quick Set-up. Berikut adalah langkah-langkah pengisian dalam form Quick Set-up : 1. Klik Pull-Down Menu: Setup Quick Setup, akan muncul tampilan sebagai berikut:

Lab Akuntansi FEUI

16

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

2. Lanjutkan dengan memilih opsi Advance Setup.

3. Langkah selanjutnya adalah memasukkan data-data perusahaan pada tab currency dan company info.

I. Tab Currency
Fungsi ini dapat Anda gunakan untuk memasukkan jenis mata uang yang akan digunakan dalam transaksi. Masukkan data berikut ini:
Currency Name IDR USD Exchange Rate 1 8.500 Country Indonesia United States Symbol Rp US $

Lab Akuntansi FEUI

17

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

II. Tab Company Period Information

Pada tab ini terdapat informasi mengenai nama perusahaan, alamat dan tahun fiskal dapat diisi ulang. Isikan data perusahaan sebagai berikut : Company Name Address : PT Irama Computer : Jl Kalimantan No. 4

Start Date (isikan tanggal cut off*) : 31/12/2010 Note: Cut off merupakan merupakan tanggal pertama kali di mana Anda menggunakan software Accurate.

Perlu diketahui pula bahwa PT Irama Computer merupakan perusahaan dagang dengan spesialisasi melakukan beli-jual laptop, namun PT Irama Computer juga melayani jasa reparasi laptop sehingga juga melakukan aktivitas sebagai perusahaan jasa. Company Info juga dapat dilihat melalui Pull-Down Menu : Setup Company Info. Dalam tab ini juga terdapat istilah-istilah lain yang penting untuk Anda ketahui, di antaranya : Fiscal Year tahun tutup buku pajak. Default Period biasanya terisi otomatis sesuai dengan bulan pada desktop komputer Anda. Namun, dapat Anda isikan default bulan yang lain (biasanya bulan awal periode). Warn if Before peringatan yang diberikan oleh Accurate jika transaksi yang Anda masukkan tanggalnya di luar range bulan before dan after Error if Before fungsinya hampir sama dengan Warn if Before, tetapi tidak ada peringatan lagi. Jadi, langsung dikonfirmasikan bahwa transaksi Anda tidak dapat dilanjutkan selain periode yang telah ditetapkan antara before dan after. Default Currency Isikan currency standar (default) yang akan digunakan sebagai standar laporan keuangan.
Lab Akuntansi FEUI

18

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

III. Tab Tax

Form serial Number Tax Registration Number Taxable Company Taxable Companys Date Type KLU (Kode Lapangan Usaha) : 154823128318192 : 12.238.315.0.333.224 : 12.238.315.0.333.224 : 30 Januari 2010 : Retail : (kosongkan dahulu)

Lab Akuntansi FEUI

19

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

B. Membuat Daftar Akun

Untuk membuat daftar akun dapat dilakukan dengan cara mengklik menu utama List Chart of Accounts. Gunakan gambar berikut sebagai panduan

Tabel Daftar Akun dapat Anda isi dengan dua cara, yaitu dengan mengimpor master data yang telah Anda siapkan sebelumnya atau dengan input manual akun satu per satu. Dalam latihan kali ini kita akan menggunakan fungsi impor dalam mengisi Daftar Akun.

I. Mengimpor Akun dari Excel File

Berikut ini adalah langkah-langkah dalam mengimpor Daftar Akun dari Excel file: 1. Dari menu Chart of Accounts, pilih opsi Import From File.

Lab Akuntansi FEUI

20

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

2. Selanjutnya tentukan folder dan nama file yang akan diimpor dengan mengklik tombol folder. Gunakan file Excel yang telah disiapkan sebelumnya.

3. Hapus judul kolom yang terdapat pada tabel available source dengan cara klik kanan pada baris pertama tabel tersebut (tabel yang berisi judul kolom) kemudian pilih delete.

Lab Akuntansi FEUI

21

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

4. Langkah selanjutnya adalah mendefinisikan data sumber. Tujuannya agar Accurate dapat mengidentifikasi data sumber (file excel) ke dalam field yang tersedia di Accurate.
Source Data ACCOUNT TYPE Cash/Bank Account Receivable Inventory Other Current Assets Fixed Asset Accumulated Depreciation Account Payable Other Current Liabilities Equity Revenue COGS Expense Other Income Other Expense IDR USD Cash/Bank Account Receivable Inventory Other Current Asset Fixed Asset Accumulated Depreciation Account Payable Other Current Liability Equity Revenue Cost of Goods Sold Expense Other Income Other Expense CURRENCY IDR USD Define To

Define to

Lab Akuntansi FEUI

22

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Klik tombol Refresh dan berikut adalah tampilan Daftar Akun yang berhasil diimpor.

II. Membuat Akun Secara Manual

STOP!! Pada bagian membuat akun secara manual ini Anda tidak perlu melakukan instruksi. Latihan akan dilakukan di bab selanjutnya.

Pada jendela Chart of Accounts klik New dan muncul jendela New Account. Isikan data yang terkait dengan akun yang akan Anda buat. Di bawah ini ada dua contoh data akun baru : Cash & Bank IDR (no. akun 1101), Cash IDR (no. akun 1101.01), di mana Cash IDR menjadi akun anak untuk Cash & Bank IDR.

Lab Akuntansi FEUI

23

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

III. Mengubah Akun

Untuk mengubah suatu akun, Anda dapat langsung mengklik Pull-Down Menu List Chart of Account pilih akun yang akan diubah Edit double click akun yang bersangkutan. Sebagai ilustrasi, ubahlah no. akun Retained Earning dari 320001 menjadi 3200. Berikut adalah tampilannya pada layar Accurate Anda :

Lab Akuntansi FEUI

24

Modul Accurate v4 LATIHAN LATIHAN Ubahlah akun-akun di bawah ini :

Awal 320001 410104 410105 110302 110303 210102 210103 310001 Akhir 3200 4001.04 4001.05 1103.01 1103.02 2101.01 2101.02 3000 Name Retained Earning Sales Term Disc. IDR Sales Term Disc. USD Acct. Receiv. IDR Acct. Receiv. USD Acct. Payable IDR Acct. Payable USD Opening Bal. Equity

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Type Equity Revenue Revenue Acct. Receiv. Acct. Receiv. Acct. Payable Acct. Payable Equity

Parent SalesReturn & Disc. SalesReturn & Disc. Acc Receivable Acc Receivable Acct.Payable Acct.Payable

Saldo 121.531.250

otomatis terisi

IV. Menghapus Akun

Jika dalam data yang tersedia oleh Accurate terdapat akun-akun yang tidak relevan dengan perusahaan Anda, maka lebih baik akun tersebut dihapus. Langkah-langkah menghapus akun dalam Accurate adalah sebagai berikut : 1. Pilih akun yang akan dihapus pada jendela Chart of Account, atau klik kanan mouse Anda, kemudian klik sub menu Delete. 2. Muncul jendela konfirmasi apakah akun yang dipilih benar-benar mau dihapus. Klik OK.
TIPS & TRICKS Jika Anda salah memasukkan account type maka akun tersebut tidak dapat diedit Jika salah memilih type dan akun tersebut memiliki sub-account maka hapus akun yang bersangkutan mulai dari sub-account nya, kemudian buatlah akun yang baru.

LATIHAN LATIHAN Seluruh akun lain yang tidak berhubungan dengan PT. Irama Computer dihapus.
No. Akun 110402 110403 210202 210203 910002 910003 Nama Advance Purchase IDR Advance Purchase USD Advance Sales IDR Advance Sales USD Realize Gain or Loss IDR Unrealize Gain or Loss IDR Type Acct. Receivable Acct. Receivable Acct. Payable Acct. Payable Expense Expense

Lab Akuntansi FEUI

25

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

C. Membuat Daftar Pajak

Melalui Menu List Others Taxes New, buat list pajak sebagai berikut:

D. Vendor (Pemasok)
Vendor : pemasok (supplier) persediaan yang akan dijual kembali oleh perusahaan ke customer. Menu Vendor ini dapat Anda akses melalui Menu Explorer : List Vendors. Berikut adalah tampilan jendela Vendor yang akan muncul:

Lab Akuntansi FEUI

26

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Di dalamnya, Anda dapat melihat menu bar sebagai berikut :

1. New 2. Edit 3. Delete 4. Filter

: untuk memasukkan data vendor baru. : untuk mengubah data vendor yang telah Anda buat. : untuk menghapus data salah satu vendor. : untuk memisahkan data vendor yang ingin Anda lihat dan yang tidak.

(Misal : untuk memisahkan vendor berdasarkan mata uang yang dipakai saat bertransaksi, atau untuk melihat apakah vendor tersebut aktif atau suspended). Jika Anda ingin melihat keseluruhan vendor yang berhubungan dengan Anda, pilih <All>. 5. Print List 6. Find : untuk mencetak daftar nama vendor. : untuk mencari vendor tertentu melalui no. vendor ataupun namanya.

I. Membuat Daftar Vendor

Klik New, untuk memasukkan data vendor baru,akan muncul jendela New Vendor.

LATIHAN Sebagai latihan, masukkan data vendor di bawah ini :

No. Vendor 1100 1200 1300 Nama Joglo Notebook Caraka Electronics Sigma Tech Mata Uang IDR USD IDR Alamat Jakarta Batam Surabaya Syarat 2/10, n/30 Net 30 3/15, n/45 Pajak PPN PPN PPN

Sebagai ilustrasi, masukkan vendor dengan nama Joglo Notebook (no. 1100) yang beralamat di Jl. Cendrawasih No. 15, Jakarta 15694, Indonesia. Contact person vendor dengan PT. Irama Computer adalah Sdr. Mira. Nomor telepon (021) 7153945. Jenis mata uang yang dipakai adalah IDR dengan syarat pembayaran 2/10, n/30.

Lab Akuntansi FEUI

27

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Selanjutnya, untuk memasukkan syarat pembayaran pada Tab Terms, etc. Anda harus membuat <New Term> terlebih dahulu.

Kemudian baru Anda isikan data berikut pada Tab Terms, etc. berikut dengan jenis mata uang serta saldo awalnya. Saldo awal yang diisikan melalui Tab ini biasanya terjadi jika no. invoice tidak diketahui. Lanjutkan dengan menginput dua vendor lainnya. Catatan: Klik OK jika muncul notifikasi berikut.

Berikut ini adalah tampilan daftar vendor yang telah berhasil diinput ke dalam sistem:

Lab Akuntansi FEUI

28

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

II. Mengisi Saldo Awal Vendor

Tujuan pengisian saldo awal vendor melalui Purchase Invoice adalah untuk mengetahui saldo awal vendor berasal dari tagihan (invoice) hutang dagang yang mana. Metode ini biasa dilakukan jika perusahaan memiliki lebih dari satu tagihan pada satu vendor. Selain menggunakan Purchase Invoice, Anda juga dapat memasukkan saldo awal yang memiliki lebih dari satu tagihan, dengan menggunakan Quick Setup (Cara menggunan metode ini, dapat Anda tanyakan pada asisten Anda). Sedangkan jika perusahaan hanya memiliki satu tagihan pada satu vendor, maka Anda dapat memasukkannya langsung saat membuat vendor baru pada Tab Terms, etc. Jika sudah dimasukkan di Tab Terms, etc. jangan Anda masukkan lagi melalui purchase invoice, karena akan terjadi double counting. Cara mengisi saldo awal hutang dagang melalui Accurate yaitu pilih Menu List : Purchase Purchase Invoice New.

Kemudian masukkan data vendor opening balance seperti di bawah ini: a. Masukkan nama Vendor,No. Invoice,Tanggal Cut-Off (31/12/2010)dan Terms. b. Description : ketikkan Opening Balance. c. Masukkan Amount (hutang untuk satu faktur). d. Aktifkan bagian Expense. e. Isi No. Account untuk saldo awal (3000-Opening Balance Equity). f. Warehouse : Center, klik Next.

Untuk lebih memperjelas pengisian saldo awal ini, diketahui bahwa hutang pada Joglo Notebook sebesar Rp 35.000.000,- berasal dari 2 tagihan (invoice). Tagihan yang pertama (sebesar Rp 20.000.000,-) adalah sebagai berikut:

Lab Akuntansi FEUI

29

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

LATIHAN Selanjutnya, masukkan data vendor opening balance lainnya, sehingga hasilnya tampak seperti yang terdapat dalam Menu List-Purchase Invoice di bawah:

Dengan mengisi vendor opening balance, Anda dapat melihat bahwa ternyata saldo hutang dari masing-masing vendor di List-Vendor akan berubah. Saldo masing-masing vendor masih dinyatakan dalam mata uang yang mereka gunakan saat bertransaksi dengan PT. Irama Computer (belum dirupiahkan).

Lab Akuntansi FEUI

30

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Pengisian vendor opening balance ini juga mengubah data hutang dagang yang terdapat dalam Menu List-Chart of Account (Sudah di-rupiah-kan).

E. Inventory
Item : segala barang dan jasa yang dijual oleh perusahaan. Accurate membagi Item menjadi 4 jenis : 1. 2. Inventory Parts item yang berbentuk barang (material) dan merupakan barang dagang. Non Inventory Parts item yang berbentuk barang (material) dan merupakan pelengkap dari barang dagang. Digunakan untuk mencatat transaksi yang berhubungan dengan bertambah/berkurangnya hutang/piu-tang dagang yang tidak berhubungan dengan penjualan barang dan jasa. Anda tidak perlu mengetahui stock/unit. Service item berupa jasa yang diberikan atau diterima perusahaan. Grouping gabungan dari ketiga jenis item sebelumnya (inventory, non inventory, dan service). Grouping tidak memiliki kuantitas karena kuantitas berada di masing-masing jenis item.

3. 4.

Untuk mempercepat pengisian item baru, maka sebaiknya Anda membuat link account untuk item terlebih dahulu. Anda dapat membuatnya melalui : Setup Preferences Item Default Account. Isikan dengan data seperti di berikut:

Lab Akuntansi FEUI

31

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

I. Membuat Item Baru

Menu Item dapat Anda akses melalui Pull Down Menu : List Items.

Maka, tampilan jendela Item yang akan muncul adalah:

Di dalamnya, Anda dapat melihat menu bar sebagai berikut : 1. New 2. Edit 3. Delete : untuk memasukkan data item baru. : untuk mengubah data item yang telah Anda buat. : untuk menghapus data item yang telah Anda buat.

4. Filter : untuk menampilkan data item sesuai dengan yang Anda inginkan (berdasarkan apakah vendor tersebut aktif atau suspended, maupun, berdasarkan tipe item). Jika Anda ingin melihat keseluruhan item, pilih <All>. 5. Print List 6. Find : untuk mencetak daftar nama vendor. : untuk mencari vendor tertentu melalui no. vendor ataupun namanya.

Lab Akuntansi FEUI

32

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Klik New, maka tampilan yang akan muncul adalah:

Dapat Anda lihat bahwa jendela New Item ini terbagi menjadi beberapa sub atau halaman (tab) yaitu: Tab General Item Type Digunakan untuk memilih jenis item yang akan Anda masukkan (Inventory, Non Inventory, atau Service). Suspended Jika ada item yang sudah tidak Anda gunakan dalam transaksi, maka aktifkan icon ini dengan memberikan tanda . Jika diaktifkan, maka item yang bersangkutan tidak akan dapat digunakan lagi dalam bertransaksi. Item No. Diisi dengan nomor item yang bersangkutan (max. 20 karakter). Jika Anda tidak mengisinya, maka Accurate akan memberikan nomor urut sendiri. Sub Item Jika item yang Anda masukkan merupakan sub item dari item lainnya, maka aktifkan tanda di checkbox. Kemudian, pilih header item dari item yang bersangkutan. Description Diisi dengan nama item yang bersangkutan (max. 40 karakter).

Lab Akuntansi FEUI

33

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Quantity Diisi dengan jumlah barang yang ada saat cut off date. Unit Diisikan dengan satuan per unitnya, seperti : pcs, lsn, kg, dan sebagainya. Jika Anda mengaktifkan feature multi unit (dalam Edit Preferences Feature), maka tam-bahan jenis unit yang dijual dapat Anda input dengan . Sehingga tampilannya adalah:

Cost Diisi dengan harga pokok per unit pada saat cut off date. Total Value Secara otomatis akan menampilkan nilai total kuantitas dikali dengan harga pokok per unit barang. Warehouse OB Untuk menentukan item yang bersangkutan akan disimpan di gudang yang mana. Cost Merupakan harga pokok satuan per unit item yang bersangkutan. As of Ketikkan start date.

Lab Akuntansi FEUI

34

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Sales/Purchase

Default Unit Price Pada kolom ini Anda dapat mengetikkan harga jual default dari Item baru yang Anda input. Default harga jual dari suatu Item dapat Anda setting dalam 5 tingkat harga yang berbeda. Jika Anda klik maka tampilannya adalah: ,

Default Discount Pada kolom ini Anda dapat mengetikkan default diskon penjualan dari Item baru yang Anda input. Sales Tax Code Jika Item baru yang Anda input tersebut merupakan Barang Kena Pajak, maka kolom ini harus Anda isi dengan kode PPN sesuai dengan daftar kode PPN yang sebelumnya harus Anda buat pada Daftar Kode Pajak. Prefered Vendor Pada kolom ini, Anda dapat menampilkan informasi nama supplier/pemasok/vendor yang merupakan pemasok utama dari Item baru yang Anda input.

Lab Akuntansi FEUI

35

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Min. Qty Reorder Pada kolom ini, Anda dapat mengetikkan minimum jumlah Item untuk pemesanan kembali kepada pemasok. Purch. Tax Code Jika Item baru yang Anda input tersebut merupakan Barang Kena Pajak, maka kolom ini harus Anda isi dengan kode PPN sesuai dengan daftar kode PPN yang sebelumnya harus Anda buat pada Daftar Kode Pajak.

Tab GL Accounts Berisi informasi berkaitan dengan jurnal apa saja yang berkaitan dengan item tersebut saat terjadi penjualan, pembelian, maupun retur. Berhubung Anda telah mengisikan data pada Preferences, maka data yang Anda masukkan pada Preferences tersebut secara otomatis terisi di bagian GL Accounts ini.

Lab Akuntansi FEUI

36

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Tab Custom Fields Digunakan sebagai pelengkap informasi yang tidak terdapat pada sub General, misal : merek, jenis, dan sebagainya. Berikut adalah contoh tampilannya :

LATIHAN LATIHAN Untuk lebih memperjelas Anda, silakan masukkan data item berikut ini:

Inventory Item
No. ACR HP MAC AXI Description Laptop ACER Laptop HP Laptop Apple Laptop Axioo Unit1 Pcs Pcs Pcs Pcs Box=5Pcs Unit2 Box=3Pcs Unit Price 1 7.000.000 10.000.000 15.000.000 4.000.000 Tax P P P P Merek ACER HP Apple Axioo Tipe Notebook 14 Notebook 12 Macbook Netbook

Minimum Reorder Quantity untuk ACER, HP dan Apple diisikan dengan 15 Pcs, sedangkan untuk Axioo 20 Pcs.

Lab Akuntansi FEUI

37

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Untuk cost of goods sold masing-masing item (yang menentukan saldo awal inventory di Chart of Account) tidak dimasukkan melalui menu ini. Namun, akan dimasukkan melalui alternatif pada point B. Memasukkan Saldo Awal selanjutnya.

Berikut adalah contoh tampilan untuk Laptop Acer:

Non Inventory Type

No. Description Expense Sales Sales Return PPN OB Pajak Pertambahan Nilai Opening Balance 1109 3000 2103.01 3000 2103.01 3000 Sales Item Disc. 2103.01 3000 Purchase Return 1109 3000

Lab Akuntansi FEUI

38

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Untuk PPN, tampilan yang muncul adalah sebagai berikut:

Berhubung Sales Account biasanya diisi dengan rekening tipe Revenue dan Expense Account diisi dengan tipe Expense, maka akan muncul peringatan, klik OK.

Service Item
Berikut adalah daftar jasa yang saat ini ditangani perusahaan atas produk yang dijual:
No. S-ACR S-AXI Nama Service Acer Service Axioo Unit Pcs Pcs Rate 400.000 350.000 Tax Code P P Sales Account 4000.03 4000.03 Sales Return 4001.03 4001.03

Grouping Barang dengan tipe ini dapat Anda buat melalui Pull Down Menu : Activities Inventory Grouping.

Lab Akuntansi FEUI

39

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

II. Memasukkan Saldo Awal

Untuk memasukkan saldo awal Item-Inventory dalam Accurate adalah melalui Pull Down Menu: Activities Inventory Inventory Adjustment.

Saldo awal dari item yang telah dimaintain sebelumnya dimasukkan dalam 2 gudang. Berhubung sebelumnya Anda belum membuat jenis gudang yang dimiliki PT Irama Computer, maka terlebih dahulu harus membuat gudang melalui Menu List Inventory Warehouses New. Tambahkan data gudang yang dimiliki PT Irama Computer sehingga seperti tampak dalam List-Warehouses seperti ini:

Setelah membuat gudang, berikut adalah data yang harus Anda masukkan dalam Inventory Adjustment: a. Adjustment Date: diisi dengan tanggal tutup buku sebelumnya.

b. Adjustment Account: diisi dengan 3000-Opening Balance Equity. c. Masukkan Description dan pilih Warehouse.

d. Aktifkan Value Adjustment. e. New Qty: ketik jumlah barang yang terdapat di gudang saat cut-off date. f. New Value: ketik hasil perkalian antara Qty dengan COGS masing-masing barang.

Lab Akuntansi FEUI

40

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Sebagai ilustrasi, masukkan saldo awal melalui Inventory Adjustment seperti di bawah ini.

Tampilan dalam List-Items:

Lab Akuntansi FEUI

41

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Selain itu, jumlah data Inventory yang terdapat dalam List-Chart of Account juga akan berubah menjadi 595.000.000,- (penjumlahan dari 375.000.000,- dari gudang Centre dan 220.000.000,- dari gudang Depok).

F. Customer
Dapat dilihat melalui Pull-Down Menu : List Customers. Selanjutnya muncul jendela:

Di dalamnya, Anda dapat melihat menu bar sebagai berikut : 1. New 2. Edit : untuk memasukkan data customer baru. : untuk mengubah data customer yang telah Anda buat.

3. Delete : untuk menghapus data salah satu customer.

Lab Akuntansi FEUI

42

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

4. Filter : untuk memisahkan data customer yang ingin Anda lihat dan yang tidak (berdasarkan mata uang yang dipakai saat bertransaksi, dan melihat apakah customer tersebut aktif atau suspended). Jika Anda ingin melihat keseluruhan customer yang berhubungan dengan Anda, pilih <All>. 5. Print List 6. Find : untuk mencetak daftar nama customer.

: untuk mencari customer tertentu melalui no. customer ataupun namanya.

I. Memasukkan Data Customer Baru

Jendela new Customer memiliki 5 tab utama: Address, Terms, etc, Sales, Contacts, Notes. Tab Address

Customer No.

Nomor ini akan muncul secara otomatis saat Anda membuka form customer. Nomor ini dapat Anda ganti selama Anda belum pernah menggunakan nomor yang sama (max. 20 karakter). Digunakan untuk menonaktifkan customer. Jika field ini Anda klik, maka Anda tidak akan dapat memakainya dalam transaksi-transaksi perusahaan. Adalah nama orang di perusahaan customer yang menjadi penghubung dengan perusahaan Anda.

Suspended

Contact Person

Lab Akuntansi FEUI

43

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Tab Terms, etc.

Customer Tax Number Terms*

NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), atau NPPKP (Nomor Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak) customer. Adalah syarat pembayaran yang dikenakan perusahaan untuk customer yang bersangkutan. Untuk membuat terms baru pilih <New Term> Merupakan jumlah maksimum kredit yang dapat dipergunakan customer. Diisi dengan jenis mata uang yang digunakan oleh customer yang bersangkutan saat bertransaksi dengan perusahaan Anda. Merupakan saldo awal customer pada saat cut-off period yang harus diisi dengan jenis mata uang yang digunakan pada currency. Adalah tanggal cut-off period yang telah ditetapkan.

Credit Limit Currency

Opening Balance

As of

Lab Akuntansi FEUI

44

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Tab Sales

Taxes (Tax 1, Tax 2)

Merupakan jenis pajak penjualan yang akan dikenakan peru-sahaan pada customer yang bersangkutan saat Anda membuat sales invoice. Anda dapat mengklik <New Tax> Isikan tipe customer yang Anda inginkan dalam mengklasifika-sikan customer. Untuk menentukan berapa harga jual yang akan Anda terapkan pada customer yang bersangkutan (ada level 1 hingga 5). Harga tiap level untuk setiap barang ditentukan sewaktu membuat data inventory (List Item New) Diisi dengan tingkat discount yang biasa Anda berikan pada customer yang bersangkutan.

Customer Type

Sales Price Level

Default Sales Discount

Lab Akuntansi FEUI

45

Modul Accurate v4 LATIHAN LATIHAN

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Tambahkan data pelanggan PT Irama Computer sesuai informasi dalam tabel berikut: No. Nama Alamat Mata Uang Syarat Pajak Credit Limit Saldo Awal Tipe 101 Delta Com Jakarta IDR 3/15, n/45 PPN 100.000.000 30.000.000* Retailer 102 Oemah TI Yogyakarta IDR 2/10, n/30 PPN 120.000.000 20.000.000* Retailer 103 Wagner Corp Jakarta USD 2/10, n/30 PPN 15.000 3.000* Ekspor

* Catatan : untuk Saldo Awal jangan dimasukkan dahulu, karena akan dimasukkan melalui Menu Sales Invoice. Jika saldo awal dimasukkan melalui kedua alternatif akan menyebabkan double counting (sama seperti memasukkan saldo awal vendor). Untuk ilustrasi, masukkan data customer Delta seperti pada tampilan di bawah ini:

Lab Akuntansi FEUI

46

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

II. Memasukkan Saldo Awal

Setelah Anda memasukkan data customer di atas, Anda juga harus mengisi saldo awal Account Receivable. Cara mengisi saldo awal piutang dagang melalui Accurate yaitu melalui menu List : Sales Invoice New.

Kemudian masukkan data vendor opening balance seperti di bawah ini: a. Masukkan nama Customer, No.Invoice, Cut-Off Date (31/12/2010) dan Terms.

b. Masukkan No. Item OB dan deskripsi akan tampil Opening Balance. Isi Qty = 1, unit price sebesar jumlah opening balance. c. Enter, klik OK.

Berikut adalah contoh memasukkan opening balance untuk Delta Com:

Lab Akuntansi FEUI

47

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

LATIHAN LATIHAN Masukkan opening balance untuk Oemah TI dan Wagner Corp dengan 1 USD = Rp 8.500,Ketr: FOB menggunakan FOB Shipping Point. Untuk Oemah TI, pengiriman melalui Tiki, sedangkan untuk Wagner Corp menggunakan DHL. Warehouse: Oemah TI: Centre, Wagner Corp: Depok.

G. Fixed Asset
Untuk membuat aktiva tetap ada beberapa tahap yang harus Anda lakukan (List Fixed Assets atau Menu Explorer Fixed Assets) :

a. Membuat Fiscal Fixed Asset Types b. Membuat Fixed Asset Types c. Membuat Fixed Asset Lists

I. Fiscal Fixed Asset Types

Adalah tipe aktiva tetap menurut Pasal 11 dan 11 A UU No. 36 tahun 2008 tentang Pajak Pengasilan. Di sini disebutkan bahwa ada 4 jenis kelompok aktiva tetap berwujud non bangunan dan ada 2 jenis aktiva tetap berwujud berupa bangunan (permanen dan semi permanen). Adapun metode
Lab Akuntansi FEUI

48

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

yang dapat digunakan untuk menyusutkan aktiva tetap tersebut hanyalah metode garis lurus dan metode saldo menurun. Untuk membuat aktiva tetap baru, Anda dapat mengklik: Menu Explorer Fixed Asset Fiscal Fixed Asset Types. Lalu masukkan data sebagai berikut:

Fiscal Fixed Asset Type Fiscal Deprec. Method

: ketik tipe aktiva tetap yang akan disusutkan. : pilih metode penyusutan pajak.

a. Straight line method / metode garis lurus. b. Double declining balance / metode saldo menurun. c. Non depreciable / tidak disusutkan. Fiscal Estimated Life Fiscal Depreciation Rate : ketik umur ekonomis menurut pajak. : otomatis dihitung sesuai UU Pajak.

LATIHAN LATIHAN Masukkan tipe penyusutan menurut Pasal 11 dan 11A UU No. 36 tahun 2008 tentang Pajak Penghasilan sebagai berikut:

Lab Akuntansi FEUI

49

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

II. Fixed Asset Types

Fixed asset types digunakan untuk memuat tipe aktiva tetap menurut pengelompokan akuntansi atau kebijakan perusahaan. Jadi, satu aktiva tetap dapat memiliki pencatatan berdasarklan pajak (Fiscal Fixed Asset type) dan akuntansi (Fixed Asset type). Dengan mengklik : List Fixed Asset Fixed Asset Types, Anda dapat melihat tampilan sebagai berikut:

Fixed Asset Type Fiscal Fixed Asset Type

: ketik tipe aktiva tetap menurut kebijakan perusahaan. : pilih tipe aktiva tetap menurut pajak.

Fiscal depreciation method, fiscal estimated life dan fiscal depreciation rate-nya akan diisi sesuai dengan apa yang telah Anda isikan di fiscal fixed asset types. LATIHAN LATIHAN Masukkan Fixed Asset Types dengan cara yang telah diberikan sehingga hasilnya tampak seperti table di bawah:

III. Fixed Asset List

Fixed asset list digunakan untuk mencatat data aktiva tetap yang dimiliki oleh perusahaan sejak pertama kali berdiri sampai dengan sekarang. Untuk membuka dokumen Fixed Asset, Anda dapat mengklik : List Fixed Asset Fixed Asset List. Asset Code Asset Type : ketik kode aktiva tetap (no. seri aktiva tetap). : pilih tipe (kelompok/jenis) aktiva tetap.

Lab Akuntansi FEUI

50

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Asset Description Acquisition Date Usage Date

: ketik nama aktiva tetap yang bersangkutan. : isikan dengan tanggal pembelian aktiva tetap tersebut. : isikan dengan tanggal mulai beroperasinya aktiva tetap tersebut.

Accounting Fixed Asset : aktifkan fungsi ini jika Anda ingin melakukan perhitungan penyusutan menurut akuntansi.

Jika fungsi Accounting Fixed Asset ini Anda aktifkan maka fungsi di bawah ini akan turut aktif : 1. Estimated Life perkiraan masa manfaat (dalam bulan dan tahun). 2. Asset Account untuk menampung fixed asset. 3. Accumulated Deprec. Account akun akumulasi penyusutan untuk membuat jurnal secara otomatis setiap akhir bulan pada saat period end, bersama dengan perhitungan laba/rugi selisih kurs. 4. Deprec. Expense Account akun penampung biaya penyusutan aktiva tetap yang akan dibuatkan jurnalnya setiap bulan. 5. Fiscal Fixed Assets aktifkan jika Anda ingin melihat perhitungan penyusutan menurut perpajakan Indonesia. Pada fungsi ini, Anda juga dapat melihat perbedaan sementara penyusutan antara pajak dan perhitungan akuntansi. LATIHAN Sebagai contoh mari kita masukkan data fixed asset untuk tanah seperti contoh di bawah.

Lab Akuntansi FEUI

51

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Lanjutkan pengisian aktiva tetap lainnya dengan data sebagai berikut:

Field (pada CoA) Asset Code Fixed Asset Type Asset Description Date (Acquisition&Usage) Estimated Life Fiscal Deprec. Method Quantity Price per Unit Building BD-01 Gedung Tetap Gedung 01/01/2009 20 SLM 1 200.000.000 Equipment EQ-01s.d. EQ-03 Komputer-Set Komputer 1-3 01/01/2010 5 SLM 3 5.000.000 Vehicle VHC-01 Kendaraan Besar Mobil Box 01/07/2009 8 DDM 1 75.000.000

*Catatan : jangan lupa untuk mengisikan no. akun untuk asset, akumulasi depresiasi, dan beban depresiasinya pada Tab General sesuai dengan masing-masing tipe fixed asset. Asumsikan semua Salvage Value = 0. Untuk Fixed Asset Type = Komputer Set, buat melalui <New Fixed Asset Type>. Hasil pengisian saldo awal akan berpengaruh pada List-Chart of Account seperti terlihat pada tampilan berikut:

Dapat Anda lihat bahwa yang berubah dalam Chart of Account hanyalah saldo awal aktiva tetap saja. Sedangkan akumulasi penyusutannya belum berubah. Hal ini akan dibahas pada sub bab selanjutnya mengenai Saldo Awal Penyusutan.

Lab Akuntansi FEUI

52

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

H. Transaksi Lain yang Berhubungan dengan Fixed Asset

Beberapa transaksi yang dapat berhubungan dengan aktiva tetap diantaranya: 1. Pembelian aktiva tetap dengan kredit (Vendor/Account Payable) Untuk menyelesaikan transaksi ini, Anda harus melakukan dua langkah berikut : a. Menampilkan Hutang Dagang dalam Purchase Invoice.

b. Menampilkan aktiva tetap dalam List Fixed Asset Fixed Assets List. 2. Pembelian aktiva tetap dengan kredit jangka panjang (Long-term Liability) a. Menampilkan Hutang Jangka Panjang dalam Journal Voucher. b. Menampilkan aktiva tetap dalam List Fixed Asset Fixed Assets List. 3. Pembelian aktiva tetap dengan tunai (Cash / Bank) a. Membuat aktiva tetap baru dalam List Fixed Asset Fixed Assets List. b. Pada kolom Expenditure : isikan nama Cash/Bank yang Anda pakai untuk mem-bayarnya.

4. Pemberhentian / penjualan aktiva tetap Klik : List Fixed Asset Fixed Assets List Dispose. 5. Biaya yang dikeluarkan untuk reparasi besar-besaran aktiva tetap (Penge-luaran Modal) Cara pengerjaan transaksi ini sama dengan cara mengerjakan transaksi pembelian aktiva tetap. 6. Pertukaran aktiva tetap Anda harus melakukan disposal terhadap aktiva tetap lama yang akan ditukar lalu membuat aktiva baru. 7. Penyusutan aktiva tetap Anda tidak perlu melakukan penyusutan ini, karena secara otomatis Accurate akan melakukannya sesuai dengan golongan aktiva tetap, tipe aktiva tetap, umur ekonomis, dan akun yang dipilih saat membuat aktiva tetap tersebut. Sebelum menghitung opening balance penyusutan dengan menggunakan Period End pastikan bahwa Anda telah mengatur currency default Account pada preference.

Lab Akuntansi FEUI

53

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Mata uang IDR

LATIHAN LATIHAN Demikian pula halnya dengan mata uang USD. Ubah terutama di bagian Advance Purchase dan Sales serta Realized Gain or Loss sesuai dengan jenis mata uang USD.

I. Saldo Awal Penyusutan

Untuk menghitung penyusutan terlebih dahulu lakukan Period End, sehingga Anda tidak perlu lagi membuat jurnal penyusutan secara manual setiap bulannya. Anda membuat melalui Pull-Down Menu : Activities Periodic Period End.

Period End dapat digunakan tidak hanya pada proses tutup buku tahunan atau bulanan saja, tetapi juga dapat dilakukan setiap saat. Accurate dapat melakukan hal ini karena Accurate menggunakan sistem real time processing & posting.

Dalam dokumen Period End-nya, Accurate dapat melakukan 3 proses, yaitu:

Lab Akuntansi FEUI

54

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

1. Menghitung Gain/Loss atas saldo akhir akun-akun seperti Bank Account, Account Receivable, Acount Payable. Perbedaan ini terjadi karena selisih kurs antara default currency dengan mata uang asing lain yang digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan. Laba/rugi kurs ini akan dimasukkan ke akun Unrealized Gain/Loss Foreign Exchange. 2. Menghitung ulang Gain/Loss dari Pembayaran utang atas pembelian ke vendor dan penerimaan piutang atas pembayaran penjualan dari customer di mana transaksi penjualan/pembelian dilakukan pada tanggal sebelum tanggal Period End (=tanggal akhir bulan) dan pembayaran untuk transaksi tersebut pada bulan sesungguhnya (=n+1). 3. Menghitung penyusutan aktiva tetap. Anda dapat menghitung penyusutan menurut akuntansi maupun menurut pajak.

Penyusutan Setelah semua aktiva tetap PT Irama Computer dibuatkan daftarnya, Anda dapat melakukan period end sehingga secara otomatis saldo Akumulasi Penyusutan untuk tiap aktiva terisi pada Chart of Account. 1. Menggunakan Pull-Down Menu : Activities Periodic Period End. 2. Menggunakan Menu Explorer : Activities Periodic Period End, muncul jendela Period End.

Isikan kurs pada cut off period: 1 Jan 2011, dollar 8500

Setelah Period End selesai, melalui List Chart of Account, lihat saldo Akumulasi Penyusutan. Jika data yang Anda masukkan benar, maka jumlah Opening Balance Equity pada List-Chart of Account adalah nol (0).

Lab Akuntansi FEUI

55

Modul Accurate v4

Menyiapkan Data Awal Perusahaan

Lab Akuntansi FEUI