You are on page 1of 18

56

Modul Accurate v4

Purchase and Payables

Purchase and Payables

A. Modul Pembelian
Berikut ini adalah formulir-formulir yang terdapat pada modul pembelian Accurate Accounting Software: Purchase Requisition. Berfungsi untuk mencatat permintaan pembelian barang kepada bagian pembelian. Pencatatan aktivitas ini belum memengaruhi posisi keuangan. Purchase Order. Formulir yang digunakan untuk mencatat aktivitas pemesanan barang kepada vendor. Pencatatan aktivitas ini belum memengaruhi posisi keuangan tetapi mengubah status item yang dipesan menjadi On Purchase. Received Item. Dengan menggunakan formulir ini, kita dapat mencatat penerimaan barang dari vendor (DO vendor) tanpa harus menunggu tagihan (bill) dari vendor. Purchase Invoice. Formulir ini digunakan untuk mencatat tagihan yang dikirimkan oleh vendor/supplier atas barang yang telah dibeli/diterima (received item). Purchase Return. Formulir ini digunakan untuk mencatat pengembalian barang yang rusak/cacat kepada vendor. Purchase Payment. Formulir ini berfungsi untuk mencatat transaksi pembayaran hutang atas pembelian barang kepada vendor yang dicatat melalui Formulir Purchase Invoice. Untuk mengakses modul pembelian ini Anda dapat menggunakan menu List Purchase atau melalui menu Explorer Purchase seperti gambar berikut:

Lab Akuntansi FEUI

57

Modul Accurate v4

Purchase and Payables

B. Purchase Requisition
Klik List Purchase Purchase Requisition/Purchase Order/Receive Item/Purchase Invoice/Purchase Return/Purchase Payments, maka akan muncul jendela register seperti berikut:

Di dalamnya, Anda dapat melihat menu bar sebagai berikut: 1. New 2. Edit 3. Delete 4. Filter : untuk membuat formulir baru. : untuk mengubah data formulir yang telah Anda buat. : untuk menghapus form formulir yang telah dibuat. : untuk menampilkan formulir dengan syarat-syarat tertentu sesuai dengan yang Anda inginkan.

Sebelum memulai latihan, terlebih dahulu Anda harus mengatur Preference untuk Purchase seperti gambar di bawah:

Klik button Reupdate by Bill. Hal ini menyebabkan nilai cost barang yang diterima pada formulir Penerimaan Barang (Receive Item) yang dicatat pada periode yang lalu akan secara otomatis diperbaharui sesuai dengan nilai barang pada tagihan (Purchase Invoice). Default Difference Unbilled Account adalah akun default yang berfungsi untuk mencatat selisih nilai cost barang yang diterima (Receive Item) dengan nilai cost barang pada tagihan (Purchase Invoice).
Lab Akuntansi FEUI

58

Modul Accurate v4

Purchase and Payables

PR-1011 4 Januari 2011 Mencatat Purchase Requisition untuk membeli laptop merk Axioo sebanyak 3 buah. Barang akan dipesan pada tanggal 5 Januari 2011. Berikut rincian barang yang terdapat di Quote.

2 3

PR-1012 4 Januari 2011 Mencatat Purchase Requisition untuk membeli laptop ACER dan Apple masingmasing sebanyak 2 buah. Barang akan dipesan pada tanggal 5 Januari 2011. Berikut rincian barang yang terdapat di Quote.

Hasil dari input di atas akan tercantum pada Purchase Requisition Register seperti pada tampilan berikut:

Lab Akuntansi FEUI

59

Modul Accurate v4

Purchase and Payables

C. Purchase Order
I. Membuat PO Berdasarkan Purchase Requisition
PO dari Purchase Requisition + Mata uang Lokal + Uang Muka (PO-1011) 5 Januari 2011 Menerbitkan PO-1011 yang berasal dari PR-1011 kepada Sigma Tech. PT Irama Computer juga membayar uang muka dari CIMB Niaga-IDR sebesar Rp 6.000.000,-. Barang akan diterima tanggal 6 Januari 2011. Nomor invoice dan payment yang digunakan untuk pembayaran DP yaitu PI-1011a dan CQ-001.

Untuk membuat PO berdasarkan PR, terlebih dahulu Anda harus membuka sebuah PO kosong. Lihat gambar berikut sebagai panduan:

Berikut ini adalah tampilan Invoice dan Purchase Payment ketika tombol Down Payment di-klik.

7 5 8 6

Lab Akuntansi FEUI

60

Modul Accurate v4

Purchase and Payables

Untuk pembuatan PO tidak ada jurnal terkait pembelian, namun karena perusahaan mentransfer DP, Accurate akan membuat sebuah jurnal kas keluar. Anda dapat melihat jurnal yang dicatat oleh Accurate menggunakan menu List General Ledger Account History. Jurnal yang akan dibuat oleh sistem: 1104.01 1101.01 Advance Purchase IDR CIMB Niaga-IDR 6.000.000 6.000.000

Jangan lupa untuk menutup semua window formulir jika transaksi sudah selesai.

LATIHAN

PO dari Purchase Requistion + Mata uang asing + Uang Muka (PO-1012) 5 Januari 2011 Menerbitkan PO-1012 yang berasal dari PR-1012 untuk vendor Caraka Electronics. Harga per pcs untuk laptop ACER dan Apple adalah US$ 525 dan US$ 810 dengan biaya pengiriman (freight) US$ 20. PT Irama Computer mentransfer uang muka dari Citibank-USD sebesar US$ 800,- Rate US$ saat pembayaran 9.150,-. Barang diterima tanggal 6 Januari 2011. Nomor invoice dan payment yang digunakan untuk pembayaran DP yaitu PI-1012a dan CQ-005.

Lab Akuntansi FEUI

61

Modul Accurate v4

Purchase and Payables

II. Membuat PO Tanpa Didahului Purchase Requisition


PO Langsung + Mata uang asing + Uang Muka (PO-1014) 6 Januari 2011 Menerbitkan PO-1014 kepada vendor Caraka Electronics. Barang dijanjikan sampai tanggal 8 Januari 2011. Barang yang dipesan adalah 4 laptop HP seharga US$ 735 per pcs, biaya pengiriman (freight) US$ 20. PT Irama Computer juga mentransfer uang muka dari Citibank-USD sebesar US$ 1500,- Rate US$ saat pembayaran 9.300,Nomor invoice dan payment yang digunakan untuk pembayaran DP yaitu PI-1014a dan CQ-008.

Lab Akuntansi FEUI

62

Modul Accurate v4

Purchase and Payables

Jurnal transaksi yang terjadi atas PO-1014

LATIHAN

PO Langsung + Mata uang Lokal + Uang Muka (PO-1015) 10 Januari 2011 Menerbitkan PO-1015 kepada Joglo Notebook untuk pembelian 2 buah laptop ACER seharga @ Rp 7.500.000,- . Barang dijanjikan sampai tanggal 12 Januari 2011 menggunakan TIKI dengan discount sebesar 3%. Joglo membayarkan 7.000.000,Nomor invoice dan payment yang digunakan untuk pembayaran DP yaitu PI-1015a dan CQ-010. uang muka dari rekening CIMB Niaga IDR Notebook Rp sebesar

Gunakan Command Center Purchase Enter Purchase Ubah Jenis dokumen menjadi Order. Berikut rincian barang yang dipesan:

Lab Akuntansi FEUI

63

Modul Accurate v4

Purchase and Payables

Mencari Puchase Order: Hasil dari pembuatan Purchase Order akan disimpan dalam Purchase Register. Anda cek data Order menggunakan menu List Purchases Purchase Orders. Berikut kumpulan Orders yang dimiliki oleh PT Marimar Beauty.

D. Menerima Barang (Received Item)


Received Item merupakan dokumen yang mencatat penerimaan barang dari vendor. Pada saat penerimaan barang, perusahaan mengakui adanya penambahan inventory, tetapi untuk mengetahui berapa hutang yang harus diakui, perusahaan masih harus menunggu tagihan yang dikirim oleh vendor (karena tidak selalu pengiriman barang pesanan bersamaan dengan pengiriman tagihan oleh vendor). Accurate akan mencatat inventory dan harga pokok barang sementara, serta mengakui adanya hutang sementara (Unbilled Received Item) sebesar nilai yang terdapat pada Purchase Order. Setelah vendor mengirimkan tagihannya, barulah jurnal sementara tersebut (Inventory pada debit dan Unbilled Received Item pada kredit) akan di-update secara otomatis sesuai dengan harga yang terdapat pada tagihan yang dikirimkan oleh vendor.

Lab Akuntansi FEUI

64

Modul Accurate v4

Purchase and Payables

I. Menerima Barang Seluruhnya + Mata Uang Lokal


Receive Items 1011 6 Januari 2011 Menerima barang sesuai dengan tanggal yang dijanjikan dari Sigma Tech. Pengiriman ini didokumentasikan dengan no RI-1011 Barang yang dikirim sesuai dengan rincian di PO-1011.

2 1

Berikut ini adalah tampilan PO-1011 jika dibuka:

Lab Akuntansi FEUI

65

Modul Accurate v4

Purchase and Payables

II. Menerima Barang Sebagian + Mata Uang Asing


Receive Items 1012 6 Januari 2011 Menerima barang sebagian sesuai dengan tanggal yang dijanjikan dari Caraka Elctronics. Pengiriman ini lalu dibuat dokumentasi dengan no RI-1012 Barang yang dikirim sesuai dengan rincian yang terdapat di PO-1012 kecuali laptop Apple. Sisa barang yang belum diterima akan dikirim oleh penyalur pada saat pengiriman faktur.

Berikut ini adalah tampilan PO-1012 jika dibuka:

Lab Akuntansi FEUI

66

Modul Accurate v4

Purchase and Payables

III. Pembatalan Pesanan


7 Januari 2011 PT Irama Computer membatalkan sisa pesanan pada Caraka Electronics (PO-1012). Untuk membatalkan pesanan, buka PO-1012 dari Purchase Order Register kemudian klik button Closed untuk Laptop Apple.

LATIHAN

8 Januari 2011 Menerima seluruh pesanan barang sesuai dengan PO-1014. No dokumen RI-1014. 12 Januari 2011 Menerima seluruh pesanan barang sesuai dengan PO-1015. No dokumen RI-1015.

Berikut ini adalah tampilan Purchase Order Register setelah semua received item diinput:

Lab Akuntansi FEUI

67

Modul Accurate v4

Purchase and Payables

E. Invoice dari Vendor


Purchase Invoice adalah tagihan yang dikirimkan oleh vendor pada perusahaan Anda.

Purchase Invoice ini dapat timbul dari :


1. PO di mana pesanannya telah Anda terima (received item). 2. Pemesanan langsung oleh perusahaan Anda tanpa melalui PO.

I.Menerima Invoice + Mata Uang Lokal + PPN


6 Januari 2011 Menerima invoice dengan no. PI-1011b dari Sigma Tech untuk PO-1011. Untuk mencatat penerimaan invoice ini, terlebih dahulu Anda harus membuka sebuah invoice baru dan memasukkan data-data awal. Setelah itu, masukkan informasi DP dan detail barang yang diterima. Perhatikan gambar berikut.

2 1

Ubah menjadi Select RI

Lab Akuntansi FEUI

68

Modul Accurate v4

Purchase and Payables

II. Menerima Invoice + Mata Uang Asing + PPN


7 Januari 2011 Menerima invoice dengan no. PI-1012b dari Caraka Electronics atas PO-1012. Kurs pada saat penerimaan invoice adalah Rp 9.225.

Lab Akuntansi FEUI

69

Modul Accurate v4

Purchase and Payables

III. Membuat Invoice Tanpa Didahului PO


15 Januari 2011 Membeli laptop secara langsung ke Joglo Notebook. Pembelian dicatat dalam invoice no. PI-1017.

Lab Akuntansi FEUI

70

Modul Accurate v4

Purchase and Payables

LATIHAN

9 Januari 2011 Menerima invoice dengan no. PI-1014b dari Caraka Electronics untuk PO-1014. Kurs pada saat penerimaan invoice adalah Rp 9.325. 12 Januari 2011 Menerima invoice dengan no. PI-1015b dari Joglo Notebook atas PO-1015. Berikut ini adalah tampilan Purchase Invoice Register setelah semua invoice diinput dengan benar.

Lab Akuntansi FEUI

71

Modul Accurate v4

Purchase and Payables

F. Purchase Return
I.Purchase Return Mata Uang Lokal
7 Januari 2011 1 Unit Laptop Axioo (Harga beli Rp 5.500.000) yang diterima dengan invoice PI1011b dari Sigma Tech ditemukan tidak layak jual, barang dikembalikan dan nilai retur dijadikan pengurang untuk tagihan asli.

II. Purchase Return Mata Uang Asing


11 Januari 2011 1 Unit Laptop HP (Harga beli US$ 735) yang diterima dengan invoice PI-1014b dari Caraka Electronics dikembalikan karena cacat.

Lab Akuntansi FEUI

72

Modul Accurate v4

Purchase and Payables

G. Purchase Payment
Purchase Payments : dokumen yang berguna untuk tempat memasukkan data cheque yang digunakan untuk membayar pembelian kredit perusahaan. Potongan pembayaran dapat dimasukan dengan klik kanan mouse. Menu ini dapat Anda akses melalui : 1. Pull-Down Menu : List Purchases Purchase Payments, atau 2. Menu Explorer : Purchases Purchase Payments.

I.Pembayaran Utang - Mata Uang Lokal


4 Januari 2011 Membayar utang awal (JN-1001 dan JN-1015) kepada Joglo Notebook menggunakan BNI IDR. Hint: cek apakah pembayaran ini mendapat Purchase Term Discount.

Lab Akuntansi FEUI

73

Modul Accurate v4

Purchase and Payables

II. Pembayaran Utang - Mata Uang Asing


15 Januari 2011 Membayar utang CE-2415 kepada Caraka Electronics menggunakan Cash-USD. Kurs yang berlaku adalah Rp 9.200,-

LATIHAN

20 Januari 2011 Membayar utang PI-1014b kepada Caraka Electronics menggunakan Citibank-USD. Cek yang digunakan adalah CQ-021. Kurs Rp 9.180,23 Januari 2011 Membayar utang PI-1011b menggunakan cek CQ-024 (CIMB Niaga-IDR) kepada Sigma Tech. Berikut ini adalah tampilan Purchase Payments Register setelah semua pembayaran diinput dengan benar.

Lab Akuntansi FEUI

You might also like