AUDITORIAS TECNOLGICAS

ndice

1.1 AUDITORAS TECNOLGICAS EN LAS EMPRESAS MAYORISTAS DE SALAMANCA .........4 1.2 INTRODUCCIN: QU ES UNA AUDITORA TECNOLGICA ...................................................................4 1.3 OBJETIVO DE LAS AUDITORAS TECNOLGICAS EN LAS EMPRESAS MAYORISTAS EN SALAMANCA ...........4 1.4 NOTA METODOLGICA ...................................................................................................................4 2 AUDITORIA TECNOLGICA JOCOMA DE AGUAS S.L. ...............................................................5 2.1 DATOS IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA............................................................................6 2.1.1 Datos identificacin de la empresa .......................................................................................6 2.1.2 Datos identificacin persona de contacto..............................................................................6 2.1.3 Datos identificacin tcnico auditor.......................................................................................6 2.1.4 Fecha de la visita / Incidencias .............................................................................................6 2.2 AUDITORA TECNOLGICA ....................................................................................................7 2.2.1 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA .......................................................................................7 2.2.2 INVENTARIO DE INFRAESTRUCTURAS, MEDIOS Y RECURSOS TECNOLGICOS Y NO TECNOLGICOS DE LA EMPRESA ...........................................................................................8 2.2.3 FICHAS TCNICAS SOBRE EL PROCESO TECNOLGICO EN LA EMPRESA .............10 2.2.4 ESTUDIO DE OPTIMIZACIN DE LA UTILIZACIN DE RECURSOS TECNOLGICOS EN LA EMPRESA .............................................................................................................................13 2.2.5 ANLISIS DE IMPLANTACIN DE EQUIPAMIENTOS EN LA EMPRESA........................18 2.2.6 ANLISIS DE LA IDONEIDAD DE IMPLANTAR SISTEMAS INNOVADORES, POSIBILIDAD DE INSTALACIN Y RESULTADOS ESPERADOS ................................................22 2.3 MATRIZ DAFO.........................................................................................................................25 2.4 INFORME DE CONCLUSIONES............................................................................................26 2.4.1 Sistemas estudiados ...........................................................................................................26 2.4.2 Situacin de la empresa en relacin a los parmetros anteriores.......................................27 2.4.3 Cambios propuestos y presupuesto estimado ....................................................................28 2.4.4 Ahorro estimado..................................................................................................................33 2.5 CUESTIONARIO AUDITORAS TECNOLGICAS MAYORISTAS..........................................35 3 AUDITORIA TECNOLGICA SERVICONS, S.L. .........................................................................45 3.1 DATOS IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA..........................................................................46 3.1.1 Datos identificacin de la empresa .....................................................................................46 3.1.2 Datos identificacin persona de contacto............................................................................46 3.1.3 Datos identificacin tcnico auditor.....................................................................................46 3.1.4 Fecha de visita / Incicencias ...............................................................................................46 3.2 AUDITORA TECNOLGICA ..................................................................................................47 3.2.1 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA .....................................................................................47 3.2.2 INVENTARIO DE INFRAESTRUCTURAS, MEDIOS Y RECURSOS TECNOLGICOS Y NO TECNOLGICOS DE LA EMPRESA .........................................................................................48 3.2.3 FICHAS TCNICAS SOBRE EL PROCESO TECNOLGICO EN LA EMPRESA .............50 3.2.4 ESTUDIO DE OPTIMIZACIN DE LA UTILIZACIN DE RECURSOS TECNOLGICOS EN LA EMPRESA .............................................................................................................................52 3.2.5 ANLISIS DE IMPLANTACIN DE EQUIPAMIENTOS EN LA EMPRESA........................57 3.2.6 ANLISIS DE LA IDONEIDAD DE IMPLANTAR SISTEMAS INNOVADORES, POSIBILIDAD DE INSTALACIN Y RESULTADOS ESPERADOS ................................................62 3.3 MATRIZ DAFO.........................................................................................................................66 3.4 INFORME DE CONCLUSIONES............................................................................................67 3.4.1 Sistemas estudiados ...........................................................................................................67 3.4.2 Situacin de la empresa en relacin a los parmetros anteriores.......................................68 3.4.3 Cambios propuestos y presupuesto estimado ....................................................................69 3.4.4 Ahorro estimado..................................................................................................................75 4 AUDITORIA TECNOLGICA CFPI RO TORMES ..........................................................................87 5.1 DATOS IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA..........................................................................88 5.1.1 Datos identificacin de la empresa .....................................................................................88 5.1.2 Datos identificacin persona de contacto............................................................................88 5.1.3 Datos identificacin tcnico auditor.....................................................................................88 5.1.4 Fecha de la visita / Incidencias ...........................................................................................88 5.2 AUDITORA TECNOLGICA ..................................................................................................89 5.2.5 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA .....................................................................................89

5.2.6 INVENTARIO DE INFRAESTRUCTURAS, MEDIOS Y RECURSOS TECNOLGICOS Y NO TECNOLGICOS DE LA EMPRESA .........................................................................................90 5.2.7 FICHAS TCNICAS SOBRE EL PROCESO TECNOLGICO EN LA EMPRESA .............93 5.2.8 ESTUDIO DE OPTIMIZACIN DE LA UTILIZACIN DE RECURSOS TECNOLGICOS EN LA EMPRESA .............................................................................................................................99 5.2.9 ANLISIS DE IMPLANTACIN DE EQUIPAMIENTOS EN LA EMPRESA...................... 107 5.2.10 ANLISIS DE LA IDONEIDAD DE IMPLANTAR SISTEMAS INNOVADORES, POSIBILIDAD DE INSTALACIN Y RESULTADOS ESPERADOS .............................................. 109 5.3 MATRIZ DAFO.......................................................................................................................113 5.4 INFORME DE CONCLUSIONES..........................................................................................115 5.4.5 Sistemas estudiados .........................................................................................................115 5.4.6 Situacin de la empresa en relacin a los parmetros anteriores..................................... 116 5.4.7 Cambios propuestos y presupuesto estimado .................................................................. 117 5.4.8 Ahorro estimado................................................................................................................122 5 AUDITORIA TECNOLGICA VIRPA ............................................................................................. 132 5.1 DATOS IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA........................................................................133 5.1.1 Datos identificacin de la empresa ................................................................................... 133 5.1.2 Datos identificacin persona de contacto.......................................................................... 133 5.1.3 Datos identificacin tcnico auditor................................................................................... 133 5.1.4 Fecha de la visita / Incidencias ......................................................................................... 133 5.2 AUDITORA TECNOLGICA ................................................................................................ 134 5.2.1 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA ...................................................................................134 5.2.2 INVENTARIO DE INFRAESTRUCTURAS, MEDIOS Y RECURSOS TECNOLGICOS Y NO TECNOLGICOS DE LA EMPRESA ....................................................................................... 135 5.2.3 FICHAS TCNICAS SOBRE EL PROCESO TECNOLGICO EN LA EMPRESA ........... 137 5.2.4 ESTUDIO DE OPTIMIZACIN DE LA UTILIZACIN DE RECURSOS TECNOLGICOS EN LA EMPRESA ........................................................................................................................... 139 5.2.5 ANLISIS DE IMPLANTACIN DE EQUIPAMIENTOS EN LA EMPRESA...................... 143 5.3 MATRIZ DAFO.......................................................................................................................149 5.4 INFORME DE CONCLUSIONES..........................................................................................150 5.4.1 Sistemas estudiados .........................................................................................................150 5.4.2 Situacin de la empresa en relacin a los parmetros anteriores..................................... 151 5.4.3 Cambios propuestos y presupuesto estimado .................................................................. 152 5.4.4 Ahorro estimado................................................................................................................156

1.1 AUDITORAS TECNOLGICAS EN LAS EMPRESAS MAYORISTAS DE SALAMANCA 1.2 Introduccin: Qu es una Auditora Tecnolgica
Una Auditora Tecnolgica supone analizar el patrimonio tecnolgico de la empresa y clasificar las tecnologas. Esta clasificacin permitir definir las debilidades y fortalezas de la empresa y por tanto definir las acciones posteriores a desarrollar. La Auditora tecnolgica es una manera de identificar las principales exigencias, necesidades, debilidades y fortalezas de una empresa. Con ella debemos de averiguar a travs de entrevistas y con el estudio de la empresa cuales son la principales necesidades del negocio y establecer cuales son la tecnologas apropiadas para satisfacer de manera optima esas necesidades. La Auditora tecnolgica es un buen camino para averiguar la forma en que se podran optimizar los procesos y procedimientos internos de la empresa a travs del buen uso de tecnologas adecuadas.

1.3 Objetivo de las Auditoras Tecnolgicas en las empresas mayoristas en Salamanca

Mediante esta Auditora Tecnolgica se quiere identificar la situacin en la que actualmente se encuentra la empresa y que pasos se deben seguir para mejorar en las distintas reas tanto para avanzar tecnolgicamente cmo para facilitar el desarrollo de su trabajo.

1.4 Nota metodolgica

Esta auditora tecnolgica se ha llevado a cabo a travs de una entrevista personal con personal de Direccin de la empresa. Esta entrevista se ha llevado a cabo siguiendo el siguiente guin: Datos identificativos de la empresa. Descripcin de la empresa. Inventario de recursos tecnolgicos. Cuestionario. Estos datos han sido completados con la informacin disponible en la pgina Web de la empresa auditada.

2 AUDITORIA TECNOLGICA JOCOMA DE AGUAS S.L.

2.1 DATOS IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA

2.1.1 Datos identificacin de la empresa
Denominacin social: JOCOMA DE AGUAS S.L. Nombre comercial: JOCOMA DE AGUAS S.L. CIF: B37241254 IAE: 6545 Direccin/Domicilio social: C/ Lagunas de Villafafila parcela 104, Polgono el Montalvo II 37008 Salamanca Datos de contacto Telfono: 923181107 / 616945330 Fax: 923191107 Mail: jocoma@jocomadeaguas.es Web: www.jocomadeaguas.es

2.1.2 Datos identificacin persona de contacto

Nombre y Apellidos: Jos Mara Marcos Gamazo Cargo en la empresa: Director Gerente Datos de contacto (Tfno, fax, mail...): jocomaaguas@yahoo.es

2.1.3 Datos identificacin tcnico auditor

Nombre y Apellidos: Marta Tardn Martn Telfono, fax, mail: martatardon@esla.com

2.1.4 Fecha de la visita / Incidencias

05/11/2008, 10:00-11:30

2.2 AUDITORA TECNOLGICA

2.2.1 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
5.2.5.1 Trayectoria: JOCOMA DE AGUAS es una empresa fundada en el ao 1991, tras ms de 10 aos de experiencia en el tratamiento de todo tipo de aguas y servicios relacionados con el sector, tales como piscinas y riegos. La empresa est formada por tres socios, de los cuales uno de ellos es el Gerente, Jos Mara Marcos Gamazo. Abarca una amplia cartera de clientes (organismos, empresas privadas y particulares) en todo el mercado geogrfico provincial y regional. JOCOMA DE AGUAS pertenece a AESCON, Asociacin de Empresarios Salmantinos de la Construccin. 5.2.5.2 Proceso Productivo: JOCOMA DE AGUAS se dedica a la venta y montaje de los siguientes sistemas: Agua: Tratamientos de potables y residuales. Piscinas: Equipos y productos, construccin y mantenimiento. Spas: Exteriores, interiores y mantenimiento. Riegos: Instalaciones y materiales. Equipos contra incendios: Instalacin segn normativa. Bombeos: Sondeos, equipos presin, aguas residuales,...etc.

5.2.5.3 Organigrama

2.2.2 INVENTARIO DE INFRAESTRUCTURAS, MEDIOS Y RECURSOS TECNOLGICOS Y NO TECNOLGICOS DE LA EMPRESA

Nmero de empleados:5 Nmero de departamentos: 3 Director Gerente: 1 Departamento de administracin: 1 Departamento de instalacin y mantenimiento: 3

Equipos informticos: 1 porttil en Gerencia 1 PC en el Departamento de administracin 2 impresoras personales (Administracin y Gerencia)

Software: Aplicaciones de gestin: Gestor Aplicaciones de facturacin: FactuCont Microsoft Office 2003 Windows XP

Software a medida o especfico para su sector: no disponen. Sistema de Red: Cableado Categora 5 con 100 Mbps. Router ADSL, con conmutador de 4 puertos

No disponen de sistemas inalmbricos (Wi Fi) Controladores de paso y sistemas de domtica no disponen. Maquinaria: Slo disponen de maquinaria de montaje

No disponen de sistemas de robtica. Sistemas de comunicaciones: Voz analgica y datos a travs de ADSL con una velocidad de 3 Megas.

Servicios de Mantenimiento: Sistema informtico: No disponen. Aplicaciones: disponen de mantenimiento de aplicaciones as como de actualizaciones.

Uso de dispositivos mviles PDA/Mviles 3G: No

No disponen de sistema de alarma. No disponen de vdeo vigilancia. Sistema de copias de seguridad: - Copia de seguridad diaria en disco duro externo.

2.2.3 FICHAS TCNICAS SOBRE EL PROCESO TECNOLGICO EN LA EMPRESA

Director Gerente: Funciones:

Direccin de la empresa, accin comercial y gestin de recursos humanos. Procesos: o Realiza presupuestos con el programa FactuCont, estos presupuestos los guarda tanto en el programa como en una carpeta en el ordenador. Una vez aceptados informa de las tareas a realizar y cuando se deben llevar a cabo al departamento de instalacin y montaje, esta comunicacin se realiza verbalmente. o Realiza los pedidos a los proveedores, para ello consulta catlogos a travs de Internet y solicita presupuestos por email. Los pedidos los realiza fundamentalmente a travs de fax aunque ocasionalmente los realiza utilizando para ello el correo electrnico. o Determina cuando se necesita contratar personal y lleva a cabo el proceso de seleccin. Recursos: o Recursos Humanos: 1 Director Gerente o Recursos tecnolgicos: 1 Porttil conectado en red con el equipo de administracin y con acceso a Internet. Impresora. Telfono fijo analgico, disponen de una sola lnea en las oficinas. Programas informticos: Contabilidad: Gestor Facturacin: FactuCont Software Ofimtico: Paquete Office 2003 (Word 2003, Excel 2003, Outlook 2003, Acces 2003. Necesidades y mejoras tecnolgicas propuestas: o Necesidad detectada: Implantacin de un sistema para la gestin de relaciones con el cliente. Implantacin y configuracin de un sistema de conexin remota, que permita trabajar a los usuarios de las aplicaciones informticas desde fuera de la oficina. Implantacin y configuracin de un sistema de gestin documental de tal forma que si tienen que realizar presupuestos complejos o proyectos, los realiza en Word y lo guarda en carpetas, no controla ni versiones de dichos documentos, ni histricos de modificaciones.

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Desarrollo e implantacin de un sistema informatizado de control de partes de trabajo, que permita gestionar de forma objetiva los proyectos. o Mejora propuesta: Sera conveniente la instalacin de un CRM que le permita extraer datos especficos de sus Clientes, que volumen de facturacin tienen, que productos son los que ms compran, en que volmenes, cada cuanto lo hacen, Departamento de Administracin: Funciones:

Recepcin de llamadas, recepcin de pedidos, gestin de almacn, realizacin de albaranes y facturacin. Procesos: o Gestin de contabilidad, control de pagos y cobros: Gestor o Facturacin, gestin de stock, gestin de clientes, gestin de proveedores: FactuCont Recursos: o Recursos Humanos: 1 Administrativo o Recursos Tecnolgicos: 1 PC conectado en red y con acceso a Internet. Hace funciones de servidor de aplicaciones. Impresora. Telfono fijo analgico, una sola lnea para las oficinas. Impresora Programas informticos: Contabilidad: Gestor Facturacin: FactuCont Software Ofimtico: Paquete Office 2003 (Word 2003, Excel 2003, Outlook 2003, Access 2003. Necesidades y mejoras tecnolgicas propuestas: o Necesidad detectada: Actualmente, aunque los equipos estn en red, no disponen de un servidor de ficheros. o Mejora propuesta: Sera recomendable instalar un servidor de ficheros dedicado donde se encuentre centralizada la informacin de la empresa, tanto aplicaciones, como documentos u otros datos.

Departamento de Instalacin y Soporte: Funciones: Instalacin y mantenimiento de servicios de tratamientos de aguas.

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Procesos: o Reciben un parte de trabajo verbal por parte de Direccin, preparan el material e informan a Administracin del material que han cogido, y realizan el servicio. Recursos: o Recursos Humanos: 3 Instaladores o Recursos Tecnolgicos: No disponen de recursos tecnolgicos Necesidades y mejoras tecnolgicas propuestas: o Necesidad detectada: Falta de formacin del personal que se encarga de la instalacin de los productos de la empresa en informtica y en concreto en las soluciones tecnolgicas que utiliza la empresa. o Mejora propuesta: Sera recomendable la instalacin de un equipo informtico en el que est instalada la aplicacin de gestin con los permisos de usuarios correctamente configurados, de tal forma que los tcnicos tengan acceso al modulo de control de stock de la aplicacin que tienen instalada actualmente, para poder consultar, dar de alta, dar de baja o modificar el stock de almacn. Se recomienda la instalacin de una solucin Web de gestin de partes de trabajo que se integre con la actual aplicacin de Gestin que tiene implantada la empresa. A travs de dicha herramienta de gestin de partes de trabajo, los responsables podrn informar a sus tcnicos de los trabajos que tienen que realizar, tiempos para la realizacin de dichos trabajos, fechas de realizacin, medios tcnicos que tendrn que utilizar etc., y los tcnicos podrn reportar a sus responsables, el tiempo que han invertido en realizar cada tarea, medios que han utilizado etc. De esta forma la empresa conseguir optimizar los costes de cada proyecto a realizar, tener toda la informacin de los trabajos realizados, y controlar desviaciones en los proyectos. Sera conveniente que los operadores dispusieran de algn sistema de movilidad (Telfono 3G, PDA etc.) con conexin a Internet, para poder consultar, modificaretc. dichos partes de trabajo desde cualquier lugar con conexin a Internet.

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2.2.4 ESTUDIO DE OPTIMIZACIN DE LA UTILIZACIN DE RECURSOS TECNOLGICOS EN LA EMPRESA

5.2.5.4 Optimizacin de equipos Anlisis de sistemas de Hardware. Equipos Informticos: Los equipos informticos, se sustituyen cada 3 aos aproximadamente, actualmente cuentan con 2 equipos informticos un porttil en Gerencia y un Pc de sobremesa en Administracin. El pc de sobremesa hace las funciones de servidor de aplicaciones y servidor de ficheros. Cuentan con dos impresoras una lser en Administracin, para la impresin de facturas, y otra injet, en gerencia a travs de la cual imprimen documentos en color. Seguridad: JOCOMA DE AGUAS, no tiene configurado ningn nivel de seguridad, de tal forma que cualquier equipo conectado a la red de datos tendr accesos a toda la informacin de la organizacin almacenada en los equipos informticos. Realizan copias de seguridad con una frecuencia semanal. Anlisis de sistemas de Software. Sistema Operativo: El sistema operativo utilizado en ambos equipos es Windows XP Profesional. Software Ofimtica: El software ofimtico instalado es el paquete Microsoft Office 2003 (Word, Excel, Access, Outlook), aunque solamente utilizan la aplicacin de proceso de textos, Word, y la aplicacin para la realizacin de hojas de clculo, Excel. Software Antivirus: Panda Antivirus. Software de contabilidad: La aplicacin utilizada es Extra Software. Caractersticas de la aplicacin: Contabilidad Multiempresa. Multiejercicio. Todos los ejercicios en lnea. Multidiario. Gestin del diario general y diarios auxiliares. Plan contable de estructura definible e instalacin automtica. Redefinicin del plan contable en estructura o cuentas de manera automtica. Copia automtica de datos entre empresas. Asientos predefinidos. Introduccin automtica de facturas. Presentacin e Impresin de los diarios contables en mltiples formatos (normal, clsico y reducido).

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Localizacin automtica de asientos descuadrados. Mltiples campos para localizacin de los nmeros de asiento (nmero de asiento, nmero de documento, nmero de asiento/documento). Gestin de Grupos de Terceros. Campos Pas, Cd. IBAN, Persona de Contacto y Telfono en las Cuentas Bancarias. Punteo y Conciliacin de partidas por mltiples criterios. Opcin de Soporte Magntico. Visualizacin automtica de asiento. Regularizacin, Cierre y Apertura automticos con opcin de deshacer. Diario de Ajustes. Contrapartidas automticas para proveedores y clientes. Responsabilidad Subsidiaria

Tesorera Control individual de todos los efectos con histrico de situaciones. Previsiones de Cobros y Pagos. Gestin de Remesas Bancarias con opcin de Soporte Magntico de los formatos 19, 32, 58, Internacional, 34 y 68 (Confirming) del CSB. Archivo Histrico de facturas. Antigedad de deuda, Anlisis de Riesgo, Resumen de Cobros y Pagos. Cambios masivos o normales de las situaciones de los efectos. Posibilidad de visualizar en efectos de proveedores en fecha de factura la fecha de recepcin y en nmero de factura el nmero de registro. Emisin de recibos, talones y pagars en formato Word, o con diseos propios. Gestin de Anticipos y de Abonos de efectos cobrados/pagados o pendientes con posibilidad de reintegro automtico. Informacin de remesas asociadas al efecto. Informacin detallada de epgrafes en el Balance de Situacin, hasta detalle del asiento.

Informes Balances de Sumas y Saldos en varios formatos: Piramidal, por niveles, de comprobacin y con posibilidad en este ltimo de incluir solo cuentas con saldo. Estados comparativos del mismo o de diferentes ejercicios. Cuentas Anuales: Balance de Situacin, Cta. De Prdidas y Ganancias. Simulaciones por % importes. Listado automtico de los libros oficiales al finalizar el ejercicio. (Diario, Inventario y Cuentas Anuales). Impuestos Gestin completa de IVA / IGIC: Libros de facturas recibidas, emitidas, bienes de inversin, rgimen agrcola, etc. Listados de Ingresos y Pagos Gestin del IRPF con eleccin de clave de Hacienda en facturas. 14

 Liquidaciones. Asiento de regularizacin automtico. Tratamiento de devengos diferidos (Frac. Rectificativas). Software de facturacin: La aplicacin utilizada es FactuCont. Caractersticas de la aplicacin: Internet Envo de facturas, albaranes, etc. por correo electrnico. Generacin de listados en HTML que puede enviar por correo electrnico. Envo correos electrnicos clientes o proveedores sin necesidad de abandonar FactuCont Formatos de documentos diferentes para imprimir y para enviar por correo electrnico. Facturacin Control de sus artculos, clientes y proveedores. Facturas, Albaranes, Presupuestos tanto de entrada como de salida. Conversin de documentos: albarn o presupuesto en factura, presupuesto en albarn, pedido en factura de gastos, etc. Adaptacin al Real Decreto 1496/2003 (BOE n286 de 29-XI2003). 5.3 Adaptacin de los formatos utilizados para imprimir documentos, con posibilidad de modificar logotipos, recuadros y cualquier tipo de letra. Impresin mediante el controlador de Windows o directamente sobre el puerto de la impresora Envo de facturas por correo electrnico. Posibilidad de realizar abonos de una factura completa o de artculos especficos. Posibilidad de informar de diferentes formas de pago. Gestin de vendedores, comisiones, liquidaciones etc.

Listados Vista previa de cualquier listado. Posibilidad de exportar listados a diferentes formatos (HTML, PDF). Listados de artculos: tarifas de precios, listado de existencias e inventario. Listados de documentos: entre fechas, segn cliente/proveedor, pagados/pendientes, etc. Listados de clientes y proveedores: por rango, ruta, agente... Listado de recibos, que se pueden imprimir o llevar a disco para entregar al banco o a la caja. Liquidacin de agentes y vendedores. Listado de plazos pagados y pendientes.

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Anlisis de sistemas de comunicacin. Telefona: Dispone de conexin telefnica (una lnea), tecnologa analgica, sin centralita y dos terminales telefnicos. Internet: Dispone de conexin a Internet ADSL, velocidad 3 megas. Pgina Web: JOCOMA DE AGUAS, dispone de pgina Web con dominio propio www.jocomadeaguas.es. Dicha pgina Web es meramente informativa. El objetivo de la pgina Web es publicitario, para dar a conocer los servicios y productos que ofrece la empresa. Correo Electrnico: JOCOMA DE AGUAS, posee una cuenta de correo electrnico corporativa a la cual tienen acceso el personal de administracin y el Gerente de la empresa, se utiliza para recibir informacin de los proveedores y enviar presupuestos a algunos de sus clientes. El gerente posee una cuenta de correo electrnico para su uso particular. Anlisis de servicios de mantenimiento contratados: Mantenimiento de sistemas informticos: JOCOMA DE AGUAS, no tienen contratado ningn servicio de mantenimiento de sistemas informticos, cuando necesita asistencia tcnica bien por que le falla la red o bien por que necesita optimizar o reparar un equipo, se solicita asistencia a una empresa de informtica, normalmente al proveedor que le suministra las aplicaciones y los equipos informticos. Mantenimiento de Software: JOCOMA DE AGUAS, tiene contratado con la empresa que le suministra el software, un servicio de mantenimiento para recibir actualizaciones y solventar dudas sobre el funcionamiento de las aplicaciones. Mantenimiento de sistemas de comunicacin: JOCOMA DE AGUAS, tiene contratado con Telefnica el servicio de telefona y ADSL, dicha compaa ofrece asistencia telefnica para la resolucin de incidencias.

5.2.5.5 Optimizacin de la utilizacin de recursos Optimizacin Sistemas de Hardware: Es recomendable la implantacin de un servidor de ficheros y aplicaciones conectado en red, con el objetivo de: 1. Ampliar la vida til de los equipos informticos 2. Mejorar en seguridad 3. Facilitar la instalacin de nuevos puestos de trabajo

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Contratacin de un servicio de mantenimiento de sistemas informticos, para la realizacin tanto de tareas de mantenimiento preventivo, como realizacin de tareas de resolucin de incidencias. Con este servicio se conseguira optimizar los equipos informticos, impresoras etc, mejorando el funcionamiento de los mismos, aumentado la seguridad de los datos y alargando la vida til de los equipos informticos. 5.2.5.6 Optimizacin de costes

Costes actuales:
Concepto Sustitucin o incorporacin de equipos de hardware (Pc, monitores, impresoras) Reparacin de equipos Consumibles Total Hardware Software: Sistema Operativo Software Antivirus Mantenimiento Software contabilidad y facturacin Total Software: Pagina Web y correo electrnico ADSL Telefona fijo y mvil: Total en comunicaciones: Total Coste Coste (Anual aproximado) 900,00 300,00 700,00 1900,00 200,00 100,00 600,00 900,00 100,00 720,00 1850,00 2670,00 5470,00 (IVA no incluido)

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2.2.5 ANLISIS DE IMPLANTACIN DE EQUIPAMIENTOS EN LA EMPRESA

Informe sobre la idoneidad de implantar las siguientes medidas: 5.2.5.7 Sustitucin de equipos por otros de mayor eficiencia. Sera idneo, implantar un servidor de ficheros y aplicaciones, con el objetivo de mejorar en los siguientes aspectos: 1. Seguridad: Al estar unificada toda la informacin en un mismo servidor, es ms sencillo llevar un control de copias de seguridad. A travs de permisos de acceso se podr determinar que usuarios tiene acceso a determinados datos, de tal modo que cada usuario tenga acceso solamente a los documentos que realmente necesita para desempear su trabajo. 2. Estabilidad: Con la instalacin de un servidor dedicado la organizacin ganara en estabilidad, ya que la probabilidad de que se produzca un error que ocasione un mal funcionamiento de los sistemas informticos es menor. Hay que tener en cuenta que para que el funcionamiento, sea optimo el servidor debe de ser dedicado (no funcionara como puesto de trabajo) de esta forma se asegura que no se producirn errores en su funcionamiento debido a mal uso del equipo por parte de un usuario. 3. Optimizacin: Al ser el servidor el que almacena las Bases de Datos de las aplicaciones, se ganara en rendimiento del equipo que actualmente hace de servidor y del resto de equipos que tienen acceso a las aplicaciones. 4. Posibilidad de Trabajar en Remoto: Al instalar un servidor dedicado, que estar operativo las 24 horas del da, se podr instalar y configurar un software que permita el acceso remoto a travs de Internet para el uso de las aplicaciones, de esta forma tanto el Gerente como el personal de administracin podrn trabajar desde cualquier equipo con conexin a Internet, sin necesidad de tener que trabajar desde las oficinas de JOCOMA DE AGUAS. 5. Costes: En un principio puede parecer que la implantacin de un servidor es un gasto demasiado alto, pero hay que tener en cuenta que un servidor tiene una vida til estimada de 6 a 8 aos, mientras que un pc tiene una vida til estimada de 2 a 4 aos, adems al instalar un servidor de ficheros y aplicaciones la vida til de los pcs se alarga debido a que la mayor carga de trabajo la soporta el servidor.

Seria necesario implantar un Sistema de Alimentacin Ininterrumpida (SAI) para asegurar el correcto funcionamiento de los sistemas informticos en caso de que se produzca un fallo en el suministro elctrico. Con la implantacin de dicho sistema se mejoraran los siguientes aspectos:

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1. Cuando se produce un corte inesperado en el suministro elctrico los equipos informticos se apagan de repente, aumentado la probabilidad de que se producta un error informtico que produzca un fallo irreparable en cualquiera de los componentes de los equipos ocasionando una perdida de informacin. Con la instalacin de un SAI, que asegura el suministro elctrico durante un tiempo en caso de corte elctrico, dara el tiempo suficiente para apagar correctamente los equipos informticos evitando as los posibles fallos descritos anteriormente. 2. El SAI, evita subidas o bajadas bruscas de tensin que pueden ocasionar averas en los sistemas informticos. 5.2.5.8 Incorporacin/mejora de la utilizacin de software Implantacin de: Software Gestin de Proyectos: Implantacin de un software para gestionar partes de trabajo. Sera necesario implantar un software que funcione en entorno Web, para la gestin de los proyectos de JOCOMA DE AGUAS, de tal forma que se puedan administrar, proyectos y tareas de los trabajadores a partir de partes de trabajo. Posibilidad de imputar horas de trabajo a proyectos Posibilidad de gestionar horas por proyecto Posibilidad de calcular desvos de tiempos por proyectos y tareas

5.2.5.9 Incorporacin de sistemas de red Implantacin de un switch (Conmutador de red) velocidad 10/100/1000 Mbps, con el objetivo de separa la red de datos del router de telefnica, con esta implantacin se ganara en los siguientes aspectos: Seguridad: Al separar la red de datos, del router de telefnica, sera ms complicado el acceso desde fuera de la red de JOCOMA DE AGUAS, a la informacin de los equipos informticos de la empresa. Estabilidad: Al independizar la red de datos del router de telefnica se conseguira una mayor estabilidad de la red, de tal forma que si falla la router de telefnica, la red seguira funcionando correctamente.

Implantacin de Firewall (Cortafuegos) para impedir ataques de virus y troyanos a los equipos de la empresa. Configurar la red datos a velocidad de 1000 Mbps: Para realizar esta configuracin sera necesario adems de implantar el switch descrito anteriormente, instalar tarjetas de red (10/100/1000) en los equipos de administracin y Gerencia. Se ganara en la velocidad de la red, haciendo ms rpido as la utilizacin del software de contabilidad y facturacin.

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5.2.5.10 Incorporacin de sistemas CRM en empresas que carezcan de este sistema y recomendaciones sobre aquellos canales de comunicacin obsoletos Un CRM es un sistema de gestin de relaciones con el cliente (CRM, del ingls Customer Relationship Management). El Software CRM ofrece la posibilidad de crear y mantener una visin completa de los datos de clientes desde el primer contacto hasta la compra y postventa. Con herramientas para mejorar los procesos de venta, marketing y servicio al cliente de la empresa. El software CRM contribuye a conseguir una mejora consistente y medible en los procesos de marketing, ventas y atencin al cliente. Proceso de Marketing: Con el Software CRM JOCOMA DE AGUAS mejorara el proceso de marketing de su empresa en los siguientes aspectos: Segmentacin de clientes por tipo (potenciales, histricos etc.) Planificacin, realizacin y gestin de campaas de marketing (mail, correo ordinario, telemarketingetc.) Extraccin y limpieza de la Base de Datos de clientes y clientes potenciales Generacin de informes y anlisis de resultados Herramientas de colaboracin de marketing/ventas Ventas: El Software CRM permitira a JOCOMA DE AGUAS mejorar el proceso de ventas en los siguientes aspectos: Gestin de clientes potenciales y oportunidades Gestin de cuentas y contactos Previsiones y generacin de anlisis de ventas Acceso con dispositivos mviles a los datos de los clientes, clientes potenciales, con o sin conexin. Acceso rpido a productos, precios y ofertas En conclusin ayudara a JOCOMA DE AGUAS a conocer mejor las necesidades de sus clientes y clientes potenciales y poder utilizar dicha informacin para aumentar sus ventas. Servicio de atencin al cliente: El software CRM permitir a JOCOMA DE AGUAS responder con mayor eficacia a problemas e incidencias que puedan tener sus clientes. Con una solucin CRM JOCOMA DE AGUAS podr mejorar el proceso de atencin al cliente en los siguientes aspectos: Gestin de cuentas y contactos Gestin de incidencias Gestin de productos y contratos Administracin de una Base de Datos de Conocimiento 20

Programacin de servicios Generacin de informes y anlisis de servicio: Podr sacar informes, de nmero de incidencias por cliente, tipo de incidencia que ms se produce, nmero de incidencias por proyecto y producto etc.

En conclusin una solucin CRM ayudara a JOCOMA DE AGUAS a realizar campaas de marketing efectivas para dar a conocer su empresa, productos y servicios a sus clientes y a clientes potenciales, detectando oportunidades de venta y aumentando as su cartera de clientes, y la venta de sus productos y servicios. Adems una aplicacin CRM ayudara a JOCOMA DE AGUAS a detectar de forma rpida y sencilla cuales son los clientes, productos y servicios ms rentables y a gestionar mejor los contratos de mantenimiento que tiene con sus clientes. Para un correcto funcionamiento de la solucin CRM, esta debera integrarse con el software de facturacin y contabilidad, evitando as la duplicidad de los datos y errores derivados de dicha duplicidad.

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2.2.6 ANLISIS DE LA IDONEIDAD DE IMPLANTAR SISTEMAS INNOVADORES, POSIBILIDAD DE INSTALACIN Y RESULTADOS ESPERADOS
5.2.5.11 En instalaciones

Con el objetivo de mejorar la seguridad de JOCOMA DE AGUAS se podra instalar: Sistema de control de accesos: Tanto para gestionar el acceso de trabajadores como de terceras personas a las instalaciones de JOCOMA DE AGUAS, instalando dispositivos que permitan o denieguen el acceso de personas a determinadas zonas de la empresa (almacn, oficinas etc.), dependiendo de las funciones que realice cada trabajador. Sistema de video vigilancia: Instalacin de cmaras en las zonas ms susceptibles de controlar dentro de la organizacin (puertas, almacn). Cualquiera de los sistemas descritos anteriormente podra instalarse en JOCOMA DE AGUAS, con la instalacin de dichos sistemas se mejorara considerablemente en materia de seguridad. 5.2.5.12 En software

Seria idneo que las aplicaciones tanto de contabilidad como de facturacin funcionaran en tecnologa Web, para poder mejorar en los siguientes aspectos: 1. Disponibilidad: Las aplicaciones estarn disponibles las 24 horas del da, y se podr acceder desde cualquier equipo con acceso a Internet, de tal forma que los usuarios de las aplicaciones podrn trabajar en cualquier horario desde cualquier lugar. 2. Seguridad: Al ser aplicaciones Web, se alojaran en servidores Web seguros fuera de las instalaciones de JOCOMA DE AGUAS. De tal forma que ser el proveedor del servicio de hosting (Alojamiento del software), quien se encargara de la realizacin de copias de seguridad. 3. Ahorro de costes: No sera necesario la instalacin de equipos potentes en las instalaciones de JOCOMA DE AGUAS, ya que las aplicaciones funcionarn en servidores externos que sern los que soporte la carga de trabajo. 5.2.5.13 En telefona

Sera recomendable instalar un sistema de telefona con tecnologa VoIP esta tecnologa permite utilizar el mismo canal tanto para voz como para datos, con este sistema se conseguir mejorar en los siguientes aspectos:

Disminuir el costo en las llamadas. Con VoIP uno puede realizar una llamada desde cualquier lado que exista conectividad a internet. Dado que los telfonos IP transmiten su

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informacin a travs de internet estos pueden ser administrados por su proveedor desde cualquier lugar donde exista una conexin. Esto es una ventaja para las personas que suelen viajar mucho, estas personas pueden llevar su telfono consigo siempre teniendo acceso a su servicio de telefona IP. La mayora de los proveedores de VoIP entregan caractersticas por las cuales las operadoras de telefona convencional cobran tarifas aparte. Un servicio de VoIP incluye: a. Identificacin de llamadas. b. Servicio de llamadas en espera c. Servicio de transferencia de llamadas d. Repetir llamada e. Devolver llamada En base al servicio de identificacin de llamadas existen tambin caractersticas avanzadas referentes a la manera en que las llamadas de un telfono en particular son respondidas. Por ejemplo, con una misma llamada en Telefona IP se pude: a. Desviar la llamada a un telfono particular b. Enviar la llamada directamente al correo de voz c. Dar a la llamada una seal de ocupado. d. Mostrar un mensaje de fuera de servicio En redes

5.2.5.14

Implantacin de un switch (Conmutador de red) velocidad 10/100/1000 Mbps, con el objetivo de separar la red de datos del router de telefnica, con esta implantacin se ganara en los siguientes aspectos: Seguridad: Al separar la red de datos, del router de telefnica, sera ms complicado el acceso desde fuera de la red de JOCOMA DE AGUAS, a la informacin de los equipos informticos de la empresa. Estabilidad: Al independizar la red de datos del router de telefnica se conseguira una mayor estabilidad de la red, de tal forma que si falla la router de telefnica, la red seguira funcionando correctamente.

Implantacin de Firewall (Cortafuegos) para impedir ataques de virus y troyanos a los equipos de la empresa. Configurar la red datos a velocidad de 1000 Mbps: Para realizar esta configuracin sera necesario adems de implantar el switch descrito anteriormente, instalar tarjetas de red (10/100/1000) en los equipos de administracin y Gerencia. Se ganara en la velocidad de la red, haciendo ms rpido as la utilizacin del software de contabilidad y facturacin.

5.2.5.15

En maquinaria

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JOCOMA DE AGUAS, solamente utiliza herramientas necesarias para la prestacin de los servicios de instalacin y mantenimientos de sus sistemas. 5.2.5.16 En robtica Debido a que JOCOMA DE AGUAS no fabrica ningn componente que necesite esta tecnologa, no se considera necesario la implantacin de ningn sistema basado en tecnologa robtica para mejorar los procesos de la empresa 5.2.5.17 En domtica

Implantacin de un sistema para el control de calefaccin, aires acondicionados, e iluminacin de las instalaciones de JOCOMA DE AGUAS. Se recomienda la instalacin de un sistema domtico gestionado a travs de un Pc (Personal Computer) con conexin a Internet, utilizando un software especfico con las siguientes caractersticas: Gestin de los dispositivos de aire acondicionado y calefaccin. Gestin de la iluminacin de la organizacin por zonas. Programacin de funcionamiento de dispositivos de aire acondicionado, calefaccin e iluminacin por zonas y horarios. Posibilidad de gestionar el sistema desde cualquier equipo con conexin a Internet. Posibilidad de activar o desactivar dispositivos a travs de una llamada telefnica.

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2.3 MATRIZ DAFO

FORTALEZAS Las aplicaciones informticas de Gestin y Contabilidad estn integradas. Dispone de una pgina Web con dominio propio. Tiene contratados servicios de ADSL. Realiza copia de seguridad diaria en un disco duro externo. OPORTUNIDADES Ofrecen soluciones globales a sus clientes. Poca competencia en la regin. Cartera de clientes fieles. Gran variedad en cuanto a topologa de clientes: Trabajan tanto para Empresas, como para la Administracin Pblica y Particulares.

DEBILIDADES Aunque dispone de una red de ordenadores, no dispone de un servidor de ficheros y los archivos residen principalmente en los equipos de los empleados. No disponen de control de stock en el almacn (se realiza desde administracin). La pgina Web de la que disponen es muy bsica y anticuada tanto en diseo como en contenidos. Aunque se realizan copias de seguridad en un disco duro externo, esta informacin no se codifica, de tal forma que cualquier persona que tenga acceso al disco tendr acceso a la informacin. Sera conveniente implantar un sistema de encriptacin de la informacin para asegurar la confidencialidad de la informacin contenida en el disco. La Web no dispone de una intranet para clientes. No dispone de soluciones CRM. Al no demandar acuerdos de calidad a su proveedor de ADSL, cuando se produzca una incidencia tardarn ms tiempo en solventrsela. El hecho de que no todas las personas manejen las aplicaciones de gestin, obliga a paralizar el uso de las mismas cuando estas personas no estn. Al no disponer de ningn Sistema de Alimentacin Ininterrumpida (SAI), si falla el suministro elctrico, no pueden utilizar los sistemas informticos, y se paraliza la Gestin de la empresa. Actualmente no disponen de ningn nivel de seguridad en los equipos informticos, de tal forma que cualquier usuario con acceso a la red de datos tiene acceso a la informacin de la empresa, con el riesgo que esto conlleva.

AMENAZAS Poca capacidad de negociacin con proveedores debido a la falta de informacin objetiva. Poca capacidad de negociacin con clientes debido a la falta de informacin objetiva. Solamente tienen una lnea de negocio. Coyuntura econmica poco favorable para el desarrollo del negocio.

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2.4 INFORME DE CONCLUSIONES

2.4.1 Sistemas estudiados
Se han estudiado los siguientes sistemas:

Instalaciones: JOCOMA DE AGUAS, tiene las instalaciones bsicas para el correcto funcionamiento de su organizacin y poder realizar su trabajo de forma adecuada, en el rea de seguridad no tiene implantado ningn sistema que asegure las seguridad de las instalaciones, no tiene implantados sistemas de alarma, ni de control de acceso. Hardware: JOCOMA DE AGUAS, tiene instalado dos equipos informticos, un pc en el Departamento de Administracin y un porttil en Direccin. Disponen de impresoras para impresin de documentos. No tienen instalado ningn servidor de ficheros, y utilizan como servidor de aplicaciones el equipo instalado en Administracin. Software: JOCOMA DE AGUAS, el sistema operativo utilizado es Windows XP Profesional, y como software ofimtica estn utilizando MS Office 2003, tiene implantadas soluciones tecnolgicas que le ayudan a llevar el control de la contabilidad y la facturacin de la empresa, con una conexin a Internet utilizada para consultar informacin de sus proveedores y el uso del correo electrnico para enviar presupuestos a sus clientes y recibir informacin de sus proveedores. Se pude decir que tiene cubiertas las necesidades bsicas en materia de contabilidad y facturacin. Telefona: Utilizan telefona analgica, con dos terminales telefnicos y un fax. Solamente disponen de una lnea telefnica contratada. Redes: Tiene implantada una red de datos para comunicar dos equipos que tiene instalados, dicha red de datos funciona a velocidad 100 Mbps. Tienen contratada servicio ADSL con velocidad 3 megas. Disponen de una pgina Web con dominio propio (www.jocomadeaguas.es), dicha pgina Web tiene un objetivo meramente publicitario, para dar a conocer los servicios y productos de la empresa. Maquinaria: JOCOMA DE AGUAS utiliza solamente maquinaria sencilla de montaje. Robtica: No dispone de ningn sistema basado en tecnologa robtica ya que no realizan ningn proceso que necesite dichos sistemas. Domtica: No tiene ningn sistema implantado basado en dicha tecnologa.

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2.4.2 Situacin de la empresa en relacin a los parmetros anteriores

Atendiendo al anlisis realizado en los apartados anteriores se concluye que la situacin de JOCOMA DE AGUAS por reas: Instalaciones: En cuanto a las instalaciones JOCOMA DE AGUAS se encuentra en un nivel bsico, pudiendo mejorar sobre todo en el rea de seguridad. Hardware: JOCOMA DE AGUAS, se encuentra en un nivel medio en el rea de hardware, teniendo equipos informticos modernos instalados, y con las suficientes prestaciones para desempear los trabajos de contabilidad y facturacin que realizan en el Departamento de Administracin y Direccin. Software: JOCOMA DE AGUAS, se encuentra en un nivel bsico en el rea de Software, aunque dispone de aplicaciones integradas para gestionar los procesos de facturacin y contabilidad de la empresa, no dispone de ningn software para la gestin de los proyectos, ni de ningn tipo de software para gestionar las relaciones con el cliente. En cuanto a Sistemas Operativos, utilizan Windows XP Profesional y software ofimtica, utilizan MS Office 2003. Telefona: JOCOMA DE AGUAS se encuentra en un nivel bsico en el rea de telefona. Redes: La empresa tiene implantada una red de datos bsica, para conectar los dos equipos informticos que tienen actualmente. Dichos equipos estn conectados utilizando el Router. Tienen contratado el servicio ADSL con una velocidad de 3 megas, que se considera suficiente para el uso de Internet que realiza actualmente el personal de la empresa. En cuanto la pagina Web, dispone de una Web con dominio propio, que tiene un objetivo publicitario, no ofrecen ningn tipo de servicio ni para sus clientes, ni para sus proveedores, ni para sus trabajadores a travs de la Web, tan solo poseen una seccin a travs de la cual cualquier usuario de la Web puede contactar con el personal de JOCOMA DE AGUAS, rellenando un formulario. Poseen una cuenta de correo electrnico a la que tienen acceso tanto el personal de Administracin como de Direccin, que la utilizan para recibir informacin de sus proveedores y enviar presupuestos a sus clientes. No disponen de ninguna medida de seguridad, para evitar el ataque externo producido por virus o troyanos. Maquinaria: JOCOMA DE AGUAS, utiliza solamente maquinaria para realzar los servicios de montaje e instalacin de los productos que comercializan. Robtica: No tienen instalado ningn sistema basado en tecnologa robtica, ya que no lo consideran necesario para realizar sus trabajos. Domtica: No disponen de ningn tipo de instalacin basado en dicha tecnologa.

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2.4.3 Cambios propuestos y presupuesto estimado

Teniendo en cuenta el estudio y anlisis de los sistemas, y las conversaciones mantenidas con el personal de JOCOMA DE AGUAS se proponen las siguientes mejoras diferenciando por las reas, Instalaciones, Hardware, Software, Redes e Internet, Telefona, Maquinaria, Robtica y Domtica. Instalaciones: Se propone la instalacin, implantacin y configuracin de los siguientes sistemas: Sistema de control de presencia y control de accesos: Con el objetivo de mejorar en materia de seguridad y controlar quin tiene acceso a determinadas zonas de la empresa, se recomienda la instalacin de un sistema de control de accesos a travs de huella digital. Sistema de video vigilancia: Instalacin de un sistema de video vigilancia, que podra estar formado por 3 cmaras, una exterior y dos interiores, un equipo para almacenar las imgenes grabadas y el software que gestiona la grabacin y visualizacin de imgenes.

Presupuesto Estimado (IVA no incluido)

Concepto Instalacin, implantacin y configuracin de un sistema de control de presencia y control de accesos Instalacin, implantacin y configuracin de un sistema de video vigilancia. Total: Precio Estimado (IVA no incluido) 7.800,00

6.350,00 14.150,00

Hardware: Se propone la instalacin de los siguientes elementos de Hardware: Servidor de Ficheros y Aplicaciones: Se recomienda la instalacin de un servidor dedicado para almacenar tanto los archivos, como las Bases de Datos de las aplicaciones de Contabilidad y Facturacin. De esta forma JOCOMA DE AGUAS, mejorara en materia de seguridad de los datos, y estabilidad de las aplicaciones antes mencionadas. Pc de almacn: Se recomienda la instalacin de un equipo informtico en el almacn, para facilitar a los tcnicos el acceso a la aplicacin de actuacin y poder controlar el stock, y la realizacin de albaranes tanto de salida como de entrada. Dispositivos de movilidad PDA para los tcnicos. SAI: Instalacin de un sistema de alimentacin ininterrumpida, para evitar posibles incidencias en los sistemas informticos en caso de fallo en el suministro elctrico.

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Presupuesto Estimado
Concepto Suministro, instalacin y configuracin de servidor dedicado. Suministro, instalacin y configuracin, de un equipo informtico (pc, pantalla, impresora) en el almacn. Suministro y configuracin de 3 dispositivos de movilidad PDA Suministro, instalacin y configuracin de un SAI Contratacin de servicio de mantenimiento de sistemas informticos. Total: Precio Estimado (IVA no incluido) 3.000,00 800,00

900,00 1.500,00 1600,00 (Anuales) 7.800,00

Software: Se recomienda la implantacin de los siguientes sistemas de Software: Licencia Adicional para el equipo de almacn de la aplicacin de facturacin Factucont Suministro instalacin y configuracin de licencias Terminal Server para facilitar el acceso remoto a las aplicaciones de contabilidad y facturacin. Desarrollo, diseo y programacin de una solucin Web para la gestin de proyectos y partes de trabajo Suministro, instalacin y configuracin de una solucin CRM Suministro e instalacin de software de movilidad para dispositivos PDA, para que los tcnicos puedan consultar desde cualquier lugar stock de almacn, datos de un cliente, ltimos albaranes y facturas realizados a un determinado cliente, y las tareas y proyectos que tienen asignados.
Precio Estimado (IVA no incluido) 300,00 200,00 3000,00 3400,00 700,00 7.600,00

Concepto Licencia Adicional Aplicacin Factucont Suministro, instalacin y configuracin de licencia de terminal Server Desarrollo y programacin de solucin Web para la gestin de Proyectos y Tareas Suministro, instalacin y configuracin de una solucin CRM Suministro e instalacin de licencia de PDA de la aplicacin Factucont Total:

Telefona: Se recomienda la instalacin de un sistema de telefona VoIP, con el objetivo de ahorrar costes y mejorar el servicio telefnico. Presupuesto Estimado:
Concepto Implantacin de un sistema de Telefona VoIP Total: Precio Estimado (IVA no incluido) 940,00 940,00

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Redes e Internet: Se recomienda la realizacin de las siguientes mejoras: Implantacin de Red a velocidad de 1000 Mbps: Para la realizacin de dicha modificacin es necesario la instalacin de los siguientes sistemas: o Suministro e instalacin de un Switch de 8 puertos velocidad 10/100/1000 Mbps. o Suministro, instalacin y configuracin de tarjetas de red 10/100/1000 Mbps en los equipos. Instalacin de toma de red en el Almacn: Instalacin de toma de red en el almacn para la instalacin del Pc detallado en el apartado de Hardware. Instalacin y configuracin de un Firewall (Cortafuegos), con el objetivo de evitar posibles ataques externos de virus y troyanos. Pagina Web: Se recomiendan las siguientes mejoras del actual sitio Web de JOCOMA DE AGUAS: o Posibilidad de acceder al software de gestin de partes detallado anteriormente. o Creacin de una zona de clientes, a travs de la cual los clientes puedan consultar informacin relativa a: Presupuestos Pedidos Albaranes Facturacin Pagos Pendientes Estado de los trabajos, proyectos y servicios de mantenimiento que tienen contratados con JOCOMA o Creacin de una solucin de comercio electrnico a travs de la cual JOCOMA DE AGUAS, podr comercializar los productos de mantenimiento de las instalaciones que implantan (cloro, productos qumicos para el tratamiento de aguas etc.). Dicha solucin de comercio electrnico deber esta integrada con la aplicacin de facturacin Factucont, para evitar duplicidad de datos. o Servicios de posicionamiento Web: Para conseguir el sitio Web de JOCOMA DE AGUAS, sea realmente efectivo, es recomendable que la empresa contrate el servicio de posicionamiento Web, para conseguir que la Web aparezca en los primeros lugares de los principales buscadores. Ampliacin del nmero de cuentas de correo corporativas, teniendo como mnimo una cuenta de correo para Administracin, otra para Direccin y otra para el Dto. Tcnico.

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Presupuesto Estimado:
Concepto Implantacin de red de Datos con velocidad 1000 Mbps Instalacin de toma de Red en el Almacn Instalacin y configuracin de Firewall Pagina Web: Zona Clientes Pagina Web: Solucin de comercio electrnico Pagina Web: Posicionamiento en Buscadores Ampliacin del numero de cuentas de correo electrnico Total: Precio Estimado (IVA no incluido) 300,00 250,00 300,00 1.500,00 2.000,00 4.500,00 150,00 9.000,00

Maquinaria: No se recomienda ninguna mejora en esta rea, debido a que la maquinaria utilizada por JOCOMA DE AGUAS, es maquinaria de montaje e instalacin de los productos y sistemas que comercializan, y tienen cubiertas todas las necesidades. Robtica: No se recomienda la implantacin de ningn sistema de robtica, debido a que no tienen necesidad de automatizar ningn proceso ya que no fabrican ningn sistema que puede necesitar de dicha tecnologa. Domtica: Se recomienda la implantacin de un sistema automtico de control del sistema de calefaccin e iluminacin, con los objetivos de disminuir los gatos en materia energtica.
Concepto Implantacin de un sistema domtica para el centros de los sistemas de calefaccin e iluminacin Total: Precio Estimado (IVA no incluido) 2000,00

2.000,00

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Total Presupuesto en Mejoras y prioridad en la implantacin: Prioridad Alta: Se recomienda su instalacin a corto plazo. Prioridad Media: Se recomienda su implantacin a medio plazo. Prioridad Baja: Se recomienda su implantacin a largo plazo.
Concepto Instalacin, implantacin y configuracin de un sistema de control de presencia y control de accesos Instalacin, implantacin y configuracin de un sistema de video vigilancia. Suministro, instalacin y configuracin de servidor dedicado. Suministro, instalacin y configuracin, de un equipo informtico (pc, pantalla, impresora) en el almacn. Suministro y configuracin de 3 dispositivos de movilidad PDA Suministro, instalacin y configuracin de un SAI Contratacin de servicio de mantenimiento de sistemas informticos. Licencia Adicional Aplicacin Factucont Suministro, instalacin y configuracin de licencia de terminal server Desarrollo y programacin de solucin Web para la gestin de Proyectos y Tareas Suministro, instalacin y configuracin de una solucin CRM Suministro e instalacin de licencia de PDA de la aplicacin Factucont Implantacin de un sistema de Telefona VoIp Implantacin de red de Datos con velocidad 1000 Mbps Instalacin de toma de Red en el Almacn Instalacin y configuracin de Firewall Pagina Web: Zona Clientes Pagina Web: Solucin de comercio electrnico Pagina Web: Posicionamiento en Buscadores Ampliacin del numero de cuentas de correo electrnico Implantacin de un sistema domtica para el centros de los sistemas de calefaccin e iluminacin Total Presupuesto Recomendaciones a corto plazo: Total Presupuesto Recomendaciones a medio Plazo Total Presupuesto Recomendaciones a largo Plazo Total Presupuesto Recomendaciones Precio (IVA no incluido) 7.800,00

Prioridad

6.350,00 3.000,00 800,00

900,00 1.500,00 1600,00 (Anuales) 300,00 200,00 3000,00 3400,00 700,00 940,00 300,00 250,00 300,00 1.500,00 2.000,00 4.500,00 150,00 2000,00

7.600,00 13.400,00 20.490,00 41.490,00

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2.4.4 Ahorro estimado

Teniendo en cuenta el anlisis de los sistemas actuales de JOCOMA DE AGUAS, y las propuestas de mejora detalladas en el presente documento se estima el siguiente ahorro detallado por reas: Instalaciones: Con un sistema de control de accesos y presencia, se podra ahorrar costes en aspecto de produccin de los trabajadores, controlando las horas reales de trabajo de cada trabajador, absentismos etc. Hardware: Con la implantacin de un servidor dedicado de ficheros y aplicaciones y la contratacin de un servicio de mantenimiento de sistemas informticos, los costes en hardware disminuirn considerablemente ya que la vida til de los equipos informticos se incrementara en varios aos, adems se evitaran posibles averas realizando tareas de mantenimiento preventivo, y se optimizaran las impresoras consiguiendo as un menor gasto de consumibles. Software: La instalacin de una solucin Web para la gestin de proyectos permitir a JOCOMA DE AGUAS, controlar los costes reales por proyecto, trabajador, y tareas, consiguiendo as optimizar dichos costes y conseguir un un mayor beneficio en las operaciones realizadas. CGB mejor empresa CGB fa La instalacin de una solucin CRM, permitir a JOCOMA DE AGUAS, mejorar y optimizar los costes derivados de la atencin al cliente, adems podr potenciar su proceso de ventas consiguiendo cerrar ms operaciones con menos esfuerzo, tambin podr medir la eficacia de las campaas de marketing, consiguiendo diferenciar qu campaas son realmente efectivas, y hacer ms fuerza comercial en dichas campaas. Con la implantacin del equipo informtico y la implantacin de la aplicacin de facturacin en la zona de almacn, JOCOMA DE AGUAS, podr reducir los costes derivados de la perdida de stock, adems de descargar de trabajo al Dto. De administracin y podr destinar ms esfuerzo a otras tareas de administracin y contabilidad. Telefona: Con la implantacin de un sistema de telefona basado en tecnologa IP, JOCOMA DE AGUAS, podr reducir el gasto en telfono, ya que las compaas ofrecen mejores tarifas para esta tecnologa por que utilizan la misma red de datos que de voz para efectuar las comunicaciones. Redes: Con la implantacin de un sistema de red a velocidad de 1000 Mbps, JOCOMA DE AGUAS, ganara velocidad en la realizacin de procesos diarios tanto de contabilidad, como de facturacin, pudiendo dedicar ms tiempo a otros procesos de la organizacin. CGB es la mejor empresa de castilla y len En cuanto a la pgina Web, con las mejoras detalladas anteriormente (Zona de Clientes y comercio electrnico) JOCOMA DE AGUAS, podr ahorra tiempo y por lo tanto costes, en los proceso de atencin al cliente, ya que los clientes

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podrn consultar la mayora de la informacin que necesitan a travs del sitio Web. Domtica: Con la implantacin de un sistema de control de los sistemas de calefaccin e iluminacin, JOCOMA DE AGUAS ahorra costes en el rea energtica ya que dichos sistemas controlan el gasto energtico eficientemente.

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2.5 CUESTIONARIO AUDITORAS TECNOLGICAS MAYORISTAS

BLOQUE INFORMTICA 1. Dispone de programas de ordenador bsicos (procesador de textos, hoja de clculo)? Si a. Cules? Paquete Office. 2. Dispone de programas de ordenador para la gestin de la empresa (contabilidad, nminas, almacn)? Si a. Cules? Programa de gestin Gestor y programa de Facturacin FactuCont b. Estn integrados? Estn integrados 3. Dispone de dominio propio? a. Y de pgina Web? Dispone de pgina Web con dominio propio. 4. Si dispone de pgina Web, a. Tiene zona privada slo para personal de la empresa que sirve de directorio de documentos, fuente de informacin.? No b. Dispone de una red interna (intranet) con soluciones de Gestin documental y aplicaciones de flujos de trabajo (workflow)? No Lo requiere su sector? No c. Cuenta con zona de clientes?

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No 5. Dispone de algn programa de ordenador (bases de datos) que le permitan mantener cierta estructuracin de la informacin resultante de la relacin con sus clientes (ms all de las simples direcciones y telfonos) que se pueda compartir entre varias personas? Si, dispone de una nica base de datos en el programa de Gestin. a. Si es as, estas personas pueden acceder a la informacin a travs de Internet? A esta base de datos no se puede acceder a travs de Internet. 6. Si tiene Web corporativa: a. Dispone de una zona de acceso slo para el personal de la empresa con aplicaciones de teletrabajo? No b. Dispone de zona slo para clientes (no para proveedores) cuya misin sea servir de almacn de informacin de la empresa con cada cliente? No i. Si es as, Incluye alguna aplicacin de comercio electrnico dirigido al consumidor final? No, ya que todos los productos que venden estn ligados a una instalacin. 7. Si los programas de ordenador estn integrados, a. le permiten enviar o consultar datos de gestin de forma remota a sus empleados o delegaciones? No, ni si quiera se lo ha planteado. b. Tiene las bases de datos de sus clientes integradas en una sola? Si c. Si no es as, lo est intentando? 8. Dispone de programas que le permitan crear una nica fuente de informacin sobre los clientes que le facilite la venta, el marketing y el servicio por varios canales (Sistema de Gestin de Relaciones con los clientes -CRM- )? No, le parece una idea interesante pero no se lo haba planteado.

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9. Utiliza transacciones electrnicos?

electrnicas

otros

medios

de

pago

Utiliza los cuadernos bancarios 19 y 22, para transferencias y pagos. 10. Realiza transacciones electrnicas con otras empresas (clientes o proveedores) integrando los sistemas de pago, los de gestin ntegra de la empresa (ERPs) y el intercambio electrnico de documentos mercantiles a travs de herramientas de gestin de la cadena de suministro (SCM), e-procurement , marketplaces? No 11. Dispone de programas que le permitan crear una nica fuente de informacin sobre los clientes, que le lleven a proporcionar informacin analizada detallada a los empleados en funcin de su rol dentro de la empresa (directivos, ventas, atencin al cliente.? No a. La empresa puede consultar a travs de aplicaciones informticas datos accesibles de forma remota sobre sus principales indicadores? No

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BLOQUE TELECOMUNICACIONES 1. En su empresa se utiliza el correo electrnico? a. Si es as, cuntas cuentas de correo en funcin del nmero de empleados? Dispone de dos cuentas de correo electrnico, una utilizada en exclusividad por el Director Gerente y otra genrica para la empresa que se utiliza desde Gerencia y desde administracin. b. Se utiliza de manera habitual o espordica? (Nmero aproximado de envos a la semana) Se utiliza de manera habitual, unos 25 correos a la semana. 2. En su empresa se utiliza Internet? a. Si es as. se utiliza de manera espordica o de manera habitual? Se utiliza de manera habitual, todos los das se conecta a Internet. 3. Si alguno de sus empleados accede a Internet, a. Lo utiliza para relaciones con la Administracin (Hacienda, Seguridad Social.)? No, dichos trabajos se realizan desde la Asesora Fiscal y Laboral. b. Lo utiliza para pequeas investigaciones de mercado o de la competencia? Si. Tambin lo utiliza para consultar informacin sobre productos. 4. En caso de utilizar Internet y el correo electrnico, a. Se utilizan en las relaciones internas de la empresa? No se utiliza para comunicacin interna, se realiza directamente o a travs del telfono. b. Se utilizan con clientes?, Con los clientes que pertenecen a Organismos Oficiales o empresas s, con particulares no es habitual. Se utiliza para envo de presupuestos y de facturas. c. Y con proveedores? Se utiliza principalmente para solicitar presupuestos. Los pedidos se realizan normalmente a travs de fax. 5. Dispone de ADSL? a. Y de cable o similar? Dispone de ADSL con Telefnica. b. Dispone de red de rea local en las oficinas principales?

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Dispone de una red de rea local c. Le preocupa la calidad de acceso a Internet? No les preocupa mucho, nicamente por las relaciones con los bancos. d. Los documentos residen fundamentalmente en los ordenadores personales de cada empleado? Los documentos estn centralizados en el Pc de administracin. 6. Si dispone de redes de rea local, a. Estas disponen de servidores de ficheros en donde se pueden almacenar los documentos?, No dispone de una red de ficheros, aunque disponen de un PC en administracin que hace las funciones de servidor. b. Es esencial la calidad de servicio en las redes de datos para la correcta operacin de su empresa? No 7. Si dispone de varias oficinas, nicamente dispone de una oficina. a. Dispone de algn tipo de red privada virtual para interconectarlas? b. Dispone de servidores de ficheros? No 8. Demanda acuerdos de calidad de servicio con operadores y proveedores de servicios de informacin? No 9. Si tiene acuerdos de calidad de servicio, a. Estos se auditan de alguna forma aunque sea simple?, b. Tiene acordado algn tipo de penalizacin por incumplimientos? 10. Si se dispone de acceso a la red por parte de los empleados y personas autorizadas, a. Este acceso es total para todos los servicios?, El acceso a Internet y a la red de rea local es total. b. Se realiza por cualquier medio? No

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c. Incluso por personas en movilidad? No

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BLOQUE CULTURA CORPORATIVA Y RECURSOS HUMANOS 1. Los empleados de su empresa, en general, saben cmo se utiliza Internet y el correo electrnico? No, nicamente Gerencia y el departamento de administracin. a. Necesitan saberlo? No necesitan saberlo para el desarrollo de su trabajo. 2. Slo los empleados que trabajan directamente con ordenador necesitan saber el funcionamiento del mismo? a. A nivel bsico (procesador de textos, hojas de clculo), medio o avanzado? A nivel medio. b. Los dems empleados, necesitan saber el funcionamiento del ordenador para el desempeo de su trabajo? No lo necesitan. 3. Cuntos de sus empleados dispone de correo electrnico? Slo hay una cuenta de correo personal que utiliza el Gerente. La otra cuenta de correo es genrica de la empresa y es utilizada por Gerencia y el departamento de administracin. 4. Cuntos de sus empleados tiene al menos formacin bsica en informtica y telecomunicaciones? Dos empleados, el Director Gerente y el personal del departamento de administracin. 5. Los empleados que tienen actividades relacionadas con la gestin a. Saben, con soltura, navegar por Internet? S b. Y manejar el correo electrnico de manera eficiente? S c. Y cuntos tienen formacin especfica para manejar aplicaciones informticas de gestin? No hay nadie que tenga formacin especfica, ya que las personas que manejan las aplicaciones las manejan correctamente con las indicaciones del tcnico que las instala y con el soporte tcnico telefnico.

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6. Tienen personal capaz de hacer una gestin bsica de los servidores y de la red de ordenadores? No a. Los empleados saben configurar los servicios y aplicaciones de su ordenador? No, dependen del personal externo para la instalacin de los programas. A nivel de mantenimiento de equipos son capaces de realizar un mantenimiento bsico de los equipos (limpieza de temporales,) 7. Cuntos empleados tienen formacin especfica para el manejo eficiente de las diversas aplicaciones informticas para la gestin? Dos, Gerencia y el departamento de Administracin. a. Cuntos empleados se manejan con soltura en Internet y el correo electrnico? Dos, Gerencia y el departamento de administracin. 8. Cuntos empleados saben hacer una gestin bsica de su ordenador, orientada a la configuracin de los servicios y aplicaciones para el acceso remoto? No hay nadie preparado para el acceso remoto. a. Hay personal de la empresa para solucionar estas gestiones bsicas a los empleados que no tienen estos conocimientos? No 9. Los empleados de su empresa, a. Estn formados en general para el manejo de las diversas aplicaciones informticas de gestin? nicamente esta preparado Gerencia y el departamento de administracin. b. Necesitan siempre una formacin especfica cuando se enfrentan a una nueva aplicacin informtica? nicamente si la complejidad del programa lo requiere, pero normalmente no. 10. De los empleados de su empresa que saben hacer una gestin bsica de su ordenador orientada a la configuracin de los servicios y aplicaciones para el acceso remoto,

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No hay nadie en la empresa preparado para el acceso remoto.CGB GE

11. Considera que, en general, sus empleados tienen una formacin en informtica de gestin suficiente para trabajar con cualquier aplicacin informtica del tipo que sea, sin necesidad de una formacin especfica? Si, siempre que las aplicaciones de gestin no sean muy complejas. 12. Considera que en general sus empleados son capaces de gestionar sin ningn problema y sin necesidad de asistencia, sus dispositivos de informtica y comunicacin, tanto en la oficina como en remoto (acceso desde MODEM, conexin a cualquier red, transmisin de ficheros)? A nivel bsico s, cuando son gestiones ms complejas necesitan soporte tcnico especializado.

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BLOQUE GESTIN DEL CONOCIMIENTO Y DE LA TECNOLOGA 1. Cmo identifica la empresa las tecnologas clave para su negocio y cmo evala el impacto de estas tecnologas sobre los productos de futuro? El seguimiento de las tecnologas emergentes se hace con el anlisis de productos de la competencia y las novedades que presentan los lderes sectoriales en las ferias internacionales. Tienen identificadas algunas de sus competencias clave. 2. Existe un plan estratgico para incorporar nuevas tecnologas al desarrollo de nuevos productos con una dotacin presupuestaria y una estimacin de la rentabilidad esperada? No existe ningn plan tecnolgico concreto. Se intentan identificar las tecnologas necesarias y obtener los recursos necesarios para su obtencin proyecto a proyecto. 3. Existe algn procedimiento para decidir qu parte debe hacerse internamente y qu parte hay que subcontratar? La empresa no aborda, de momento, actividades de I+D, ni interna ni externamente. No se conocen los programas institucionales de apoyo a I+D+I. 4. Gestiona la empresa su conocimiento de forma adecuada? El nico conocimiento corporativo accesible es el documento en el sistema de calidad y en la documentacin de algunos proyectos. No existe ninguna actividad sistemtica orientada a la deteccin y asimilacin de nuevos conocimientos. 5. Gestiona la empresa sus activos de propiedad intelectual (patentes, derechos de autor, marcas, secretos industriales y know-how)? La empresa no tiene ninguna poltica especfica sobre este tipo de activos e ignora sus mecanismos de proteccin.

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3 AUDITORIA TECNOLGICA SERVICONS, S.L.

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3.1 DATOS IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA

3.1.1 Datos identificacin de la empresa
Denominacin social: Industrial Salmantina Servicons S.L. Nombre comercial: Servicons CIF /NIF: B37201365 IAE: 5011 Direccin/Domicilio social C/ Diego Pisador, 22 Bajo 37008 Salamanca Datos de contacto Telfono: 923211581 / 923219181 Fax: 923211581 / 923219181 Mail: servicons@servicons.net Web: www.servicons.net

3.1.2 Datos identificacin persona de contacto

Nombre y Apellidos: Jos Luis Martn Snchez Cargo en la empresa: Departamento Tcnico Datos de contacto (Tfno, fax, mail...): joseluis@servicons.net

3.1.3 Datos identificacin tcnico auditor

Nombre y Apellidos: Marta Tardn Martn Telfono, fax, mail: martatardon@esla.com

3.1.4 Fecha de visita / Incicencias

05/11/2008, 11:30-13:00

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3.2 AUDITORA TECNOLGICA

3.2.1 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
5.2.5.18 Trayectoria:

SERVICONS es una empresa con una dilatada experiencia en proyectos, suministros y montajes de estructuras y cerramientos en acero, cobre y zinc. SERVICONS comenz en 1988 como empresa dedicada al montaje de cubiertas de chapa lacada. A lo largo del tiempo esta actividad ha pasado a un segundo plano para dar paso a la fabricacin de cubiertas de acero, cobre y zinc, as como a la creacin de estructuras metlicas. 5.2.5.19 Proceso Productivo:

El proceso productivo de SERVICONS comienza con la transformacin de materiales (bovinas de cobre y zinc), para dar lugar a chapas y cubiertas. Tambin se crean estructuras metlicas a partir de piezas que son cortadas y soldadas. Una vez realizadas las cubiertas y las estructuras metlicas son montadas en su localizacin definitiva. 5.2.5.20 Organigrama

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3.2.2 INVENTARIO DE INFRAESTRUCTURAS, MEDIOS Y RECURSOS TECNOLGICOS Y NO TECNOLGICOS DE LA EMPRESA

Nmero de empleados:20 Nmero de departamentos: 4 Director Gerente: 1 Departamento de administracin: 2 Departamento tcnico: 2 Departamento de produccin y montaje: 15

Equipos informticos: 1 PC en Gerencia 2 PC en el Departamento de administracin 2 PC en el Departamento tcnico 1 PC en el Departamento de produccin y montaje 4 impresoras en red 1 plotter

Software: Aplicaciones de diseo: Autocad y Cypecad. Aplicaciones de gestin de presupuestos: Presto Aplicaciones de contabilidad: Contaplus Microsoft Office 2003 Windows XP

Sistema de Red: Cableado Categora 5 con velocidad 100 Mbps.

No disponen de sistemas inalmbricos (Wi Fi) Controladores de paso y sistemas de domtica no disponen. Maquinaria: Disponen de herramientas de fabricacin de piezas para estructuras y cubiertas (Cortadoras, soldadoras,)

Robtica: - Disponen de maquinas de troqueladoras, cortadoras, dobladoras robotizadas. - Disponen de una mquina de fabricacin de piezas controlada desde un PC. Sistemas de comunicaciones:

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Voz a travs de RDSI y datos a travs de ADSL.

Servicios de Mantenimiento: Sistema informtico: No disponen. Aplicaciones: disponen de mantenimiento de aplicaciones as como de actualizaciones.

Uso de dispositivos mviles PDA/Mviles 3G: No No disponen de sistema de alarma. No disponen de videovigilancia. Sistema de copias de seguridad: - Copia de seguridad semanal en disco duro externo del contenido de dos equipos.

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3.2.3 FICHAS TCNICAS SOBRE EL PROCESO TECNOLGICO EN LA EMPRESA

Director Gerente: Funciones:

Direccin de la empresa, accin comercial y gestin de recursos humanos. Procesos: o Ventas: Se encarga de realizar labores comerciales y relacin con el cliente. Realiza presupuestos con el programa Presto, estos presupuestos los guarda en el programa. Una vez aceptados informa al departamento tcnico que lleva a cabo la realizacin de los planos. o Compras: Realiza los pedidos a los proveedores, para ello consulta catlogos a travs de Internet y solicita presupuestos por email. Realiza los pedidos a travs de correo electrnico. o RRHH: Determina cuando se necesita contratar personal y lleva a cabo el proceso de seleccin. Recursos: o Recursos Humanos: 1 Director Gerente o Recursos tecnolgicos: 1 PC conectado en red y con acceso a Internet. Telfono fijo. Telfono Mvil Programas informticos: Presto, Software Ofimtica (MS Office 2003) Necesidades detectadas y mejoras tecnolgicas propuestas: o Necesidades detectadas: La aplicacin de gestin contable no esta instalada en el equipo informtico de gerencia. o Mejoras propuestas: Implantacin y configuracin de la aplicacin de gestin contable en el equipo informtico del gerente, para que este pueda listar informes con informacin econmica de su empresa que le ayude a la hora de tomar decisiones.

Departamento de administracin: Funciones:

Recepcin de llamadas, realizacin de facturas, control de gastos y contabilidad. Procesos:

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o Facturacin: Es el encargado de realizar las labores de facturacin, y gestin de clientes. Las realiza a travs de hojas de clculo de Ms Office Excel. o El control del gasto, lo realiza recibiendo los tickets y facturas de los trabajadores, utiliza la aplicacin Ms Office Excel. o Contabilidad: Realizacin de gestiones contables, para ello utilizan la aplicacin de gestin contable Contaplus. Recursos: o Recursos Humanos: 2 Administrativos o Recursos Tecnolgicos: 2 PC conectados en red y con acceso a Internet Telfono fijo. Programas informticos: ContaPlus, Ms Office 2003. Necesidades detectadas y mejoras tecnolgicas propuestas: o Necesidades detectadas: No disponen de ninguna solucin ERP. o Mejoras propuestas: Implantacin de una solucin ERP, que ayude a gestionar la empresa y optimizar los procesos de compras, ventas, gestin de clientes y proveedores, gestin de pagos y cobros.

Departamento de tcnico: Funciones:

Realizacin de presupuestos, gestin de proyectos y desarrollo de diseos. Procesos: o La realizacin de presupuestos la realiza mediante el programa Presto. o La gestin de proyectos la realiza mediante el programa Presto. o La realizacin de diseos, planos y clculo de costes lo realiza mediante los programas Autocad y CypeCad. Recursos: o Recursos Humanos: 2 Tcnicos o Recursos Tecnolgicos: 2 PC conectados en red y con acceso a Internet Telfono fijo. Programas informticos: Presto, Autocad, CypeCad, Ms Office 2003. Necesidades detectadas y mejoras tecnolgicas propuestas: o Necesidades detectadas: No disponen de ninguna aplicacin de gestin documental que permita gestionar los documentos de forma unica, cada usuario guarda la informacin en su propio equipo. o Mejoras propuestas:

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Desarrollo, diseo e implantacin de una aplicacin web que permita gestionar la documentacin generada por los tcnicos de forma nica, de tal forma que cada usuario tenga acceso a la documentacin a la que tenga permisos.

Departamento de produccin y montaje: Funciones:

Transformacin de materiales, fabricacin de estructuras y cubiertas, y montaje de las mismas. Procesos: o El encargado general recibe verbalmente las instrucciones sobre las tareas que debe realizar del departamento tcnico, con los planos de las piezas y estructuras. El encargado general distribuye el trabajo entre los fabricantes-montadores. o Realizan las piezas utilizando para ello la maquinaria y la robtica a su disposicin. o Una vez realizadas las piezas montan la estructura o cubierta en su localizacin final. Recursos: o Recursos Humanos: 1 encargado general. 14 fabricantes-montadores. o Recursos Tecnolgicos: Maquinaria de realizacin de piezas y de estructuras. Robtica para la realizacin de piezas. Robtica conectada a un PC para la realizacin de piezas. Necesidades detectadas y mejoras propuestas: o Necesidades detectadas: No existe conexin del equipo informtico de la nave de produccin con los equipos de la oficina. o Mejoras propuestas: Instalacin de Internet en la nave de produccin, con el objetivo de conectar a travs de Internet la oficina con la nave de produccin.

3.2.4 ESTUDIO DE OPTIMIZACIN DE LA UTILIZACIN DE RECURSOS TECNOLGICOS EN LA EMPRESA

5.2.5.21 Optimizacin de equipos

Anlisis de sistemas de Hardware. Equipos Informticos: Los equipos informticos, se sustituyen cada 2 aos aproximadamente, actualmente cuentan con 6 equipos informticos de los cuales 5 se encuentran en las oficinas y uno en la nave de produccin. Todos los equipos informticos tienen conectadas impresoras, adems cuentan con un plotter en el Dto. Tcnico, utilizado para la impresin de planos. No cuentan

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con un servidor de ficheros dedicado, para almacenar la informacin de la empresa, cada usuario almacena la informacin en su equipo, a dicha informacin acceden el resto de usuarios, a travs de la red de datos. Seguridad: SERVICONS, no tiene configurado ningn nivel de seguridad de datos, de tal forma que cualquier equipo conectado a la red de datos tendr accesos a toda la informacin de la organizacin almacenada en los equipos informticos. No tienen una poltica de copias de seguridad clara, ya que cada usuario se responsabiliza de la informacin de su equipo y se encarga de realizar las copias de seguridad de dicha informacin. Anlisis de sistemas de Software. Sistema Operativo: El sistema operativo utilizado en todos los equipos es Windows XP Profesional. Software Ofimtica: El software ofimtico instalado es el paquete Microsoft Office 2003 (Word, Excel, Access, Outlook), de las cuales las aplicaciones ms utilizadas son Word, Excel y Outlook. Software Antivirus: No dispone de un software antivirus comn para todos los equipos. Software de contabilidad: Caractersticas de la aplicacin Contaplus: -Multiempresa-Multiusuario. Permite crear tantas empresas como sea necesario, pudiendo aadir comentarios a cada una de ellas y permitiendo distintos mtodos de bsqueda como: ejercicio, NIF/CIF, nombre, direccin, etc. - Plan General Contable. El PGC se dispone en forma de rbol y permite un completo y sencillo mantenimiento de cuentas y epgrafes. Acceso desde las cuentas al Mayor y al Diario. Definicin de desgloses. En la gestin de subcuentas se puede acceder de forma consultiva a las tablas de vencimientos y cheques que posee cada una de ellas. - Opciones de Diario. En la gestin de asientos se consigue un control de todas las opciones financieras: vencimientos, casacin, alta de activos, banca electrnica, etc. Es posible introducir comentarios en el asiento y en las subcuentas e imprimirlos. - Libro Mayor y Diario. Informacin completa del movimiento de cada subcuenta con distintas opciones como analtica, listado por origen de moneda, acumulados, etc. En cada lnea del libro mayor se puede acceder al asiento del Diario del que procede, pudiendo aadir comentarios. Posibilidad de listar el libro Diario con distintas opciones como borrador, analtico, oficial, oficial mensual o moneda extranjera PGC 90.

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- Listados de Mayor acumulados y consolidacin de balances por empresa y fecha. Potencian la funcionalidad de su aplicacin y facilitan el anlisis de su informacin contable. - Control facturas duplicadas. En caso de repeticin accidental de un nmero de factura, de manera automtica se muestra un mensaje avisando de la incidencia. - Cartera. Control de vencimientos de cobros y pagos, identificando el estado de cada uno de ellos (pendiente, pagado/cobrado o en gestin de cobro). Incluye un mdulo de avisos automticos de vencimientos y la posibilidad de obtener el 'cash-flow'. Procesos automticos de generacin de cheques, pagars y asientos. Antes de emitir los cheques y/o pagars existe la posibilidad de agrupar todos los de un mismo proveedor en uno solo y presentarlos en distintos formatos. - Caja auxiliar. Recoge los movimientos que se produzcan de cobros y pagos diariamente. Adems, permite el traspaso de estos movimientos al Diario. - Punteo y casacin. - Contabilidad analtica. Control de departamentos y proyectos analticos. Asignacin de presupuestos por proyectos. Mayor analtico, y sumas y saldos analticos con sumas totales por proyectos. Balances acotados por proyectos y posibilidad de mover proyectos en diario. - Contabilidad presupuestaria. Asignacin de presupuestos a subcuentas. Presupuestos anuales. Actualizacin de documentos por porcentajes o cantidades fijas. - IVA: libro de facturas recibidas y emitidas con distintas rdenes de presentacin: por documento, por tipos de IVA, etc. Posibilidad de obtener los Modelos 300-320, 347, 349 y 390. Modelo 300 con presentacin oficial en perodos sin actividad. Modelos 347 y 349 con presentacin individual o colectiva. Asiento de regularizacin automtico. Presentacin telemtica de los modelos de IVA. - Gestin de inventario y amortizaciones. Realiza automticamente los asientos de las amortizaciones uno a uno o agrupados por activos. Control exhaustivo del inmovilizado. Control de las causas de bajas del inmovilizado. Amortizacin por meses o por das. Desglose analtico de activos. Previsualizacin de asientos de amortizacin antes de su paso al Diario. - Gestin de vencimientos con la opcin de 'borrado en bloque'. - Gestin del Conocimiento. Mdulo que permite conocer de forma fcil y rpida toda la informacin relativa a terceros (clientes, proveedores y agentes). - Banca Electrnica. Soporte multibanco que permite crear rdenes de pago segn el Cuaderno 34 CSB y recibir movimientos segn el Cuaderno 43 CSB,

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de cualquier banco o caja. Al recibir los movimientos de cuentas corrientes, se tiene opcin a realizar punteo de conciliacin. - Adaptado a la LOPD. Software Tcnico AUTOCAD: Permite disear, visualizar y documentar el diseo de proyectos. Presto: Aplicacin utilizada para la realizacin y control de presupuestos. CypeCad: Aplicacin utilizada para la realizacin de clculos (Resistencia de materiales, durabilidad etc.) de gran complejidad en la construccin de estructuras y cubiertas.

Anlisis de sistemas de comunicacin. Telefona: Dispone de conexin telefnica digital, sin centralita y terminales telefnicos en todos los departamentos. Internet: Dispone de conexin a Internet ADSL, velocidad 3 megas, en las instalaciones donde se ubican las oficinas. Pgina Web: SERVICONS, dispone de pgina Web con dominio propio www.servicons.net. Dicha pgina Web es meramente informativa. El objetivo de la pgina Web es publicitario, para dar a conocer los servicios y productos que ofrece la empresa. Correo Electrnico: SERVICONS, posee una cuenta de correo electrnico corporativa a la cual tienen acceso el personal de administracin y el Gerente de la empresa y cuentas de correo con dominio propio para el personal del Dto. Tcnico, Administracin y Gerencia. Son utilizadas para recibir informacin de los proveedores y enviar presupuestos e informacin de los proyectos a algunos de sus clientes.

Anlisis de servicios de mantenimiento contratados: Mantenimiento de sistemas informticos: SERVICONS, no tiene contratado ningn servicio de mantenimiento de sistemas informticos, cuando necesita asistencia tcnica bien porque le falla la red o bien porque necesita optimizar o reparar un equipo, se solicita asistencia a una empresa de informtica, normalmente al proveedor que le suministra los equipos informticos. Mantenimiento de Software: SERVICONS, tiene contratado con la empresa que le suministra el software, un servicio para recibir actualizaciones y solventar dudas sobre el funcionamiento de las aplicaciones, tanto de

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contabilidad (Contaplus), como de diseo tcnico (Autocad, CypeCad), y gestin de presupuestos y obras (Presto). Mantenimiento de sistemas de comunicacin: SERVICONS, tiene contratado con Telefnica el servicio de telefona y ADSL, dicha compaa ofrece asistencia telefnica para la resolucin de incidencias. Mantenimiento de Maquinaria: SERVICONS, tiene contratado un servicio de mantenimiento con los proveedores de las diferentes mquinas, para la resolucin de averas e incidencias.

5.2.5.22

Optimizacin de la utilizacin de recursos

Optimizacin Sistemas de Hardware: Es recomendable la implantacin de un servidor de ficheros y aplicaciones conectado en red, con el objetivo de: 4. Ampliar la vida til de los equipos informticos 5. Mejorar en seguridad 6. Facilitar la instalacin de nuevos puestos de trabajo Contratacin de un servicio de mantenimiento de sistemas informticos, para la realizacin tanto de tareas de mantenimiento preventivo, como realizacin de tareas de resolucin de incidencias. Con este servicio se conseguira optimizar los equipos informticos, impresoras etc, mejorando el funcionamiento de los mismos, aumentado la seguridad de los datos y alargando la vida til de los equipos informticos. 5.2.5.23 Optimizacin de costes

Costes actuales:
Concepto Sustitucin o incorporacin de equipos de hardware (Pc, monitores, impresoras) Reparacin de equipos Consumibles Total Hardware Software: Sistema Operativo Mantenimiento Software contabilidad y tecnico. Total Software: Pagina Web y correo electrnico ADSL Telefona fijo y mvil: Total en comunicaciones: Total Coste Coste (Anual aproximado) 2400,00 600,00 2000,00 5000,00 450,00 6100,00 6550,00 100,00 960,00 4800,00 5860,00 17.410,00 (IVA no incluido)

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3.2.5 ANLISIS DE IMPLANTACIN DE EQUIPAMIENTOS EN LA EMPRESA

Informe sobre la idoneidad de implantar las siguientes medidas: 5.2.5.24 Sustitucin de equipos por otros de mayor eficiencia.

Sera idneo, implantar un servidor de ficheros y aplicaciones, con el objetivo de mejorar en los siguientes aspectos: 6. Seguridad: Al estar unificada toda la informacin en un mismo servidor, es ms sencillo llevar un control de copias de seguridad. A travs de permisos de acceso se podr determinar qu usuarios tiene acceso a determinados datos, de tal modo que cada usuario tenga acceso solamente a los documentos que realmente necesita para desempear su trabajo. 7. Posibilidad de Trabajar en Remoto: Al instalar un servidor dedicado, que estar operativo las 24 horas del da, se podr instalar y configurar un software que permita el acceso remoto a travs de Internet para el uso de las aplicaciones, de esta forma el personal de la empresa podr trabajar desde cualquier equipo con conexin a Internet, sin necesidad de tener que trabajar desde las oficinas de SERVICONS. 8. Estabilidad: Con la instalacin de un servidor dedicado se la organizacin ganara en estabilidad, ya que la probabilidad de que se produzca un error que ocasione un mal funcionamiento de los sistemas informticos es menor. 9. Optimizacin: Al ser el servidor el que almacena las Bases de Datos de las aplicaciones, se ganara en rendimiento del equipo que actualmente hace de servidor y del resto de equipos que tienen acceso a las aplicaciones. 10. Costes: En un principio puede parecer que la implantacin de un servidor es un gasto demasiado alto, pero hay que tener en cuenta que un servidor tiene una vida til estimada de 6 a 8 aos, mientras que un Pc (Personal Computer) tiene una vida til estimada de 2 a 4 aos, adems al instalar un servidor de ficheros y aplicaciones la vida til de los Pcs se alarga debido a que la mayor carga de trabajo la soporta el servidor.

Sera necesario implantar un Sistema de Alimentacin Ininterrumpida (SAI) para asegurar el correcto funcionamiento de los sistemas informticos en caso de que se produzca un fallo en el suministro elctrico. Con la implantacin de dicho sistema se mejoraran los siguientes aspectos: 3. Cuando se produce un corte inesperado en el suministro elctrico los equipos informticos se apagan de repente, aumentado la probabilidad de que se produzca un error informtico que ocasione un fallo irreparable en cualquiera de los componentes de los equipos

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ocasionando una perdida de informacin. Con la instalacin de un SAI, que asegura el suministro elctrico durante un tiempo en caso de corte elctrico, dara tiempo suficiente para apagar correctamente los equipos informticos evitando as los posibles fallos descritos anteriormente. 4. El SAI, evita subidas o bajadas bruscas de tensin que pueden ocasionar averas en los sistemas informticos.

5.2.5.25

Incorporacin/mejora de la utilizacin de software

Se recomienda la instalacin de un software ERP, para gestionar los procesos de facturacin y gestin de la empresa, dicho ERP, deber tener las siguientes caractersticas: Gestin de Compras: Plantillas y pactos con proveedores, formas de pago, calendario de pagos, descuentos piramidales, condiciones de pedido, compra y entrega, escalados, promociones, rapeles, etc. Pedidos (manuales o segn necesidades), reposicin automtica, seguimiento-situacin de cada entrega, pedidos resumen segn almacn, centro de coste, produccin o composicin. Condiciones de recepcin, depsitos, actualizacin automtica de precio o cambios de referencias (enlace Web), Histrico de: relaciones, compras, no conformidades, punteo (comprobacin) de albaranes y facturas. Facturacin (rgimen especial) Listados de datos generales

Gestin de Almacn: Cubre las areas productivas tanto de artculos fabricados, servicios, o materia prima. Totalmente parametrizable con o sin almacenes. Lotes (reales o virtuales), promociones, plantillas de precios, conjuntos (reales o virtuales), unidades totalmente definibles (una, dos, tres, tallas, colores, calibres, tonos, clases, etc.), partidas y lotes, riesgos, necesidades mnimas, controles de calidad, familias, subfamilias, envases, embalajes, unidades de trasformacin. Gestin de stocks (mnimos, mximos, necesidades de fabricacin, necesidades de composicin, recebados, desplazados, depsitos, etc.), rotaciones de stocks, ranking ABC. Inventario por: Inciales, almacn, centros de coste, familia, subfamilia, unidad mvil (PDA), etc. Rentabilidad, estadstica, control de almacn a travs de dispositivos mviles (PDA, telfono )

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Gestin de Ventas: Gestin totalmente parametrizable de: Clientes Pactos comerciales Plantillas comerciales (escalados, promociones, mnimos, servicios, facturacin peridica, EDI, factura electrnica,) Promociones, presupuestos, pedidos, ventas sobre stocks, control de cobros, gestin de pagos, riesgos, etc. Rentabilidad, tarifas personalizadas por fecha y/o unidades, Gestin y control de vendedores, parametrizacin de incentivos, objetivos, control de: visitas, ofertas, etc. Facturacin por periodos (diario, semanal, mensual, trimestral, semestral, anual), gestin de preventa y postventa (Dispositivos mviles PDA, telfono, ) definicin de ventas a travs de Web (ecomerce), catalogo de productos, pedidos, ventas, consultas a travs de Web, etc.

MDULO RECIBOS EN SOPORTE MAGNTICO Este mdulo permite recoger en soporte magntico las remesas de recibos generadas desde la facturacin para llevarlas al banco posteriormente. El procedimiento de generacin de recibos en soporte magntico utiliza la Norma 19 de la CSB (Consejo Superior de Recibos), permitiendo un control y seguimiento en todos los recibos emitidos, mediante todo tipo de consultas, listados, etc...

Gestin Documental: A travs de este mdulo se definen los procedimientos y trmites que tiene la empresa con el fin de unificar la gestin y el acceso a la informacin de toda la organizacin. Permite definir procedimientos y trmites, escaneo de la informacin externa a la empresa, acceso selectivo a la informacin, workflow, AUI (Archivo nico de Informacin), formatos, plantillas nicas en la organizacin, enlace con Ms Office. La solucin ERP deber integrarse con la aplicacin de Contabilidad, para evitar la duplicidad de los datos, y facilitar la gestin global de la compaa.

5.2.5.26

Incorporacin de sistemas de red

Implantacin de Firewall (Cortafuegos) para impedir ataques de virus y troyanos a los equipos de la empresa.

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Configurar la red datos a velocidad de 1000 Mbps: Para realizar esta configuracin sera necesario adems implantar: Switch de 16 puertos como mnimo a velocidad 10/100/1000 Mbps. Tarjetas de red 10/100/1000 Mbps, en todos los equipos conectados en red.

Se ganara en la velocidad de la red, haciendo ms rpido el acceso a la informacin de ficheros y archivos almacenados en red. Contratacin del servicio de Internet ADSL, para la Nave de Produccin, facilitando as el traspaso de informacin y la comunicacin entre el personal de diseo tcnico y el personal de fabricacin-montaje.

5.2.5.27 Incorporacin de sistemas CRM en empresas que carezcan de este sistema y recomendaciones sobre aquellos canales de comunicacin obsoletos Un CRM es un sistema de gestin de relaciones con el cliente (CRM, del ingls Customer Relationship Management). El Software CRM ofrece la posibilidad de crear y mantener una visin completa de los datos de clientes desde el primer contacto hasta la compra y postventa. Con herramientas para mejorar los procesos de venta, marketing y servicio al cliente de la empresa. El software CRM contribuye a conseguir una mejora consistente y medible en los procesos de marketing, ventas y atencin al cliente. Proceso de Marketing: Con el Software CRM SERVICONS mejorara el proceso de marketing de su empresa en los siguientes aspectos: Segmentacin de clientes por tipo (potenciales, histricos etc.) Planificacin, realizacin y gestin de campaas de marketing (mail, correo ordinario, telemarketingetc.) Extraccin y limpieza de la Base de Datos de clientes y clientes potenciales Generacin de informes y anlisis de resultados Herramientas de colaboracin de marketing/ventas Ventas: El Software CRM permitira a SERVICONS mejorar el proceso de ventas en los siguientes aspectos: Gestin de clientes potenciales y oportunidades Gestin de cuentas y contactos Previsiones y generacin de anlisis de ventas Acceso con dispositivos mviles a los datos de los clientes, clientes potenciales, con o sin conexin. Acceso rpido a productos, precios y ofertas 60

En conclusin ayudara a SERVICONS a conocer mejor las necesidades de sus clientes y clientes potenciales y poder utilizar dicha informacin para aumentar sus ventas. Servicio de atencin al cliente: El software CRM permitir a SERVICONS responder con mayor eficacia a problemas e incidencias que puedan tener sus clientes. Con una solucin CRM SERVICONS podr mejorar el proceso de atencin al cliente en los siguientes aspectos: Gestin de cuentas y contactos Gestin de incidencias Gestin de productos y contratos Administracin de una Base de Datos de Conocimiento Programacin de servicios Generacin de informes y anlisis del servicio: Podr sacar informes, de nmero de incidencias por cliente, tipo de incidencia que ms se produce, nmero de incidencias por proyecto y producto etc. En conclusin una solucin CRM ayudara a SERVICONS a realizar campaas de marketing efectivas para dar a conocer su empresa, productos y servicios a sus clientes y a clientes potenciales, detectando oportunidades de venta y aumentando as su cartera de clientes, y la venta de sus productos y servicios. Adems una aplicacin CRM ayudara a SERVICONS a detectar de forma rpida y sencilla cuales son los clientes, productos y servicios ms rentables y a gestionar mejor los contratos de mantenimiento que tiene con sus clientes.

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3.2.6 ANLISIS DE LA IDONEIDAD DE IMPLANTAR SISTEMAS INNOVADORES, POSIBILIDAD DE INSTALACIN Y RESULTADOS ESPERADOS
5.2.5.28 En instalaciones

Con el objetivo de mejorar la seguridad de SERVICONS se podra instalar: Sistema de control de accesos: Tanto para gestionar el acceso de trabajadores como de terceras personas a las instalaciones de SERVICONS, instalando dispositivos que permitan o denieguen el acceso de personas a determinadas zonas de la empresa (almacn, oficinas etc.), dependiendo de las funciones que realice cada trabajador. Sistema de video vigilancia: Instalacin de cmaras en las zonas ms susceptibles de controlar dentro de la organizacin (puertas, almacn). Seria necesario instalar un generador de energa que funcione con combustible fsil (Gasoil), en la nave de produccin, con el objetivo de asegurar el suministro elctrico, en caso de fallo en la red elctrica. De esta forma se asegura que el proceso productivo de SERVICONS, estara siempre funcionamiento. Cualquiera de los sistemas descritos anteriormente podra instalarse en SERVICONS, con la instalacin de dichos sistemas se mejorara considerablemente en materia de seguridad. 5.2.5.29 En software

Implantacin de: Software Gestin de Proyectos: Desarrollo e Implantacin de un software para gestionar partes de trabajo. Sera necesario implantar un software que funcione en entorno Web, para la gestin de los proyectos de SERVICONS, de tal forma que se puedan administrar, proyectos y tareas de los trabajadores a partir de partes de trabajo. Posibilidad de imputar horas de trabajo a proyectos Posibilidad de gestionar horas por proyecto Posibilidad de calcular desvos de tiempos por proyectos y tareas

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Implantacin de una Solucin Web de Gestin Documental que facilite la gestin de la informacin (presupuestos, diseos tcnicosetc.) de los proyectos, dicha aplicacin mejora los siguientes aspectos: Gestin de la informacin a travs de procedimiento y trmites. Gestin de toda la informacin de los proyectos desde un nico repositorio documental. Posibilidad de acceder a la informacin de forma segura desde cualquier lugar con conexin a Internet.

Con la implantacin de dicha aplicacin SERVICONS mejorara en los siguientes aspectos: Seguridad de la informacin: Se podrn dar permisos por usuario para cada trmite de un determinado proyecto, de tal forma que solamente los usuarios que necesiten dicha informacin para trabajar tendrn acceso a ella. Adems la aplicacin deber guardar un histrico de los usuarios, y los accesos y modificaciones realizadas en cada documento, cumpliendo as con la Ley de Proteccin de Datos. Disponibilidad de la informacin: Los empleados usuarios de SERVICONS podrn acceder a la informacin de un proyecto desde cualquier lugar con acceso a Internet. Si se contrata el servicio de Internet en la Nave de Produccin, y se instala un equipo informtico, el personal encargado de la fabricacin de los diferentes productos tendra acceso en tiempo real a toda la documentacin tcnica de los proyectos.

Para que estas dos soluciones sean realmente eficaces debern estar integradas.

5.2.5.30

En telefona

Seria recomendable instalar un sistema de telefona con tecnologa VoIP esta tecnologa permite utilizar el mismo canal tanto para voz como para datos, con este sistema se conseguir mejorar en los siguientes aspectos:

Disminuir el costo en las llamadas. Con VoIP uno puede realizar una llamada desde cualquier lado que exista conectividad a internet. Dado que los telfonos IP transmiten su informacin a travs de Internet estos pueden ser administrados por su proveedor desde cualquier lugar donde exista una conexin. Esto es una ventaja para las personas que suelen viajar mucho, estas personas pueden llevar su telfono consigo siempre teniendo acceso a su servicio de telefona IP. La mayora de los proveedores de VoIP entregan caractersticas por las cuales las operadoras de telefona convencional cobran tarifas aparte. Un servicio de VoIP incluye: 63

Identificacin de llamadas. Servicio de llamadas en espera Servicio de transferencia de llamadas Repetir llamada Devolver llamada En base al servicio de identificacin de llamadas existen tambin caractersticas avanzadas referentes a la manera en que las llamadas de un telfono en particular son respondidas. Por ejemplo, con una misma llamada en Telefona IP se pude: a. Desviar la llamada a un telfono particular b. Enviar la llamada directamente al correo de voz c. Dar a la llamada una seal de ocupado. d. Mostrar un mensaje de fuera de servicio
a. b. c. d. e.

5.2.5.31

En redes

Implantacin de Firewall (Cortafuegos) para impedir ataques de virus y troyanos a los equipos de la empresa. Configurar la red datos a velocidad de 1000 Mbps: Debido al trabajo de diseo desempeado por el Dto. Tcnico, SERVICONS trabaja con archivos de gran tamao (planos, proyectos, estudios), que hacen que el trabajo en red con ellos sea lento, con la configuracin de la red a una velocidad de 1000 Mbps, se ganar velocidad en el tratamiento de dichos archivos. Instalacin de Internet (ADSL) y red de datos, en la nave de produccin, para facilitar el traspaso de datos entre el Dto. Tcnico y el Dto. De Montaje y Produccin. Dicho traspaso de informacin podra realizarse a travs de la solucin Web para la gestin de proyectos plateada en el punto 3.6.2 del presente documento. 5.2.5.32 En maquinaria

SERVICONS, dispone de herramientas de fabricacin de piezas para estructuras y cubiertas (Cortadoras, soldadoras,). Actualmente tienen cubiertas sus necesidades en esta rea. 5.2.5.33 En robtica

Disponen de mquinas troqueladoras, cortadoras, dobladoras robotizadas. Disponen de una mquina de fabricacin de piezas robotizada y gestionada desde un PC. Se recomienda la implantacin de una solucin robotizada que realice trabajos de manipulacin de piezas metlicas (doblaje y acabado), ya que el actual

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robot, es un robot de corte, que fabrica la pieza con todos sus cortes y pliegues, pero no tiene capacidad para realizar el doblaje y terminacin de la misma. 5.2.5.34 En domtica aires

Implantacin de un sistema para el control de calefaccin, acondicionados, e iluminacin de las instalaciones de SERVICONS.

Se recomienda la instalacin de un sistema domtico que se controlar desde un Pc con conexin a Internet utilizando un software especfico con las siguientes caractersticas: Gestin de los dispositivos de aire acondicionado y calefaccin. Gestin de la iluminacin de la organizacin por zonas. Programacin de funcionamiento de dispositivos de aire acondicionado, calefaccin e iluminacin por zonas y horarios. Posibilidad de gestionar el sistema desde cualquier equipo con conexin a Internet. Posibilidad de activar o desactivar dispositivos a travs de una llamada telefnica.

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3.3 MATRIZ DAFO

FORTALEZAS Dispone de una pgina Web con dominio propio. Tiene contratados servicios de ADSL en las oficinas. Disponen de aplicaciones potentes para facilitar el trabajo al Dto. Tcnico. Disponen de impresoras conectadas en red. Personal tcnico altamente cualificado. OPORTUNIDADES Poca competencia en la regin. Diversidad del tipo de cliente, al trabajar tanto con grandes empresas, Pymes y Administracin Pblica. Dispone de una gran cartera de clientes. Aumento de la demanda de productos de ms calidad y alto grado de innovacin Previsiones de crecimiento de suelo industrial en los Planes Generales de Ordenacin Urbana. Existencia de experiencias empresariales de xito en trabajos realizados a grandes empresas.

DEBILIDADES Aunque dispone de una red de ordenadores, no dispone de un servidor de ficheros y los archivos residen principalmente en los equipos de los empleados. La pgina Web de la que disponen es muy bsica y anticuada tanto en diseo como en contenidos. Aunque algunos usuarios realizan copias de seguridad en un disco duro externo, no existe una poltica de copias de seguridad clara, ya que son los propios usuarios de los equipos los que determinan la frecuencia de de realizacin de copias. Adems no existe ningn sistema que codifique la informacin del disco duro externo, de tal forma que la informacin almacenada, podr ser consultada por cualquier persona que tenga acceso al disco duro externo. No dispone en su pgina Web de una intranet para Clientes. No dispone de soluciones CRM Los tcnicos no disponen de equipos informtico portatiles No dispone de un Sistema de Alimentacin Ininterrumpida (SAI), con el objetivo de evitar la paralizacin de los sistemas informticos, si se produce una interrupcin en el suministro elctrico. No tiene configurado un nivel de seguridad adecuado a travs de permiso de usuario a la informacin de los sistemas con el objetivo de asegurar la confidencialidad de los datos. No dispone de ninguna Solucin ERP, que permita gestionar los procesos de facturacin y gestin de la empresa de forma adecuada. No tiene implantado un sistema domtico para gestionar los sistemas de calefaccin, aire acondicionado e iluminacin. No dispone de un sistema de control de presencia, sistema de video vigilancia y Generador Diesel. Al no demandar acuerdos de calidad a su proveedor de ADSL, cuando se produzca una incidencia tardarn ms tiempo en solventrsela. El hecho de que no todas las personas manejen las aplicaciones de gestin, obliga a paralizar el uso de las mismas cuando estas personas no estn.

AMENAZAS Coyuntura econmica poco favorable para el desarrollo de la empresa. Reduccin de las subvenciones para sectores claves, y planificacin inadecuada de las subvenciones pblicas Incremento del coste de la energa Endeudamiento de las empresas debido a los elevados tipos de inters.

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3.4 INFORME DE CONCLUSIONES

3.4.1 Sistemas estudiados
Se han estudiado los siguientes sistemas:

Instalaciones: SERVICONS, tiene las instalaciones bsicas para el correcto funcionamiento de su organizacin y poder realizar su trabajo de forma adecuada, en el rea de seguridad no tiene implantado ningn sistema que gestione la seguridad de las instalaciones, no tiene implantados sistemas de alarma, ni de control de acceso. No disponen de ningn sistema de alimentacin elctrica alternativa en la nave de produccin, por lo tanto si hay un fallo en el suministro elctrico, se parara el proceso de produccin. Hardware: SERVICONS, tiene instalado 6 equipos informticos (Pcs, impresoras, plotter), 2 equipos en el Departamento de Administracin, un equipo en el Dto. De Direccin, 2 equipos en el Dto. Tcnico, y un equipo en la Nave de Produccin utilizado para el control de un robot de produccin de piezas. Disponen de impresoras para impresin de documentos y un plotter para la impresin de planos. No tienen instalado ningn servidor de ficheros, cada usuario guarda la informacin en su equipo informtico y accede a la informacin del resto de usuarios a travs de la red de datos. Software: El sistema operativo utilizado es Windows XP Profesional, y como software ofimtico estn utilizando MS Office 2003, tiene implantadas soluciones tecnolgicas que ayudan a realizar las tareas de administracin (contabilidad) y Dto. Tcnico, con una conexin a Internet utilizada para consultar informacin de sus proveedores y clientes y el uso del correo electrnico para enviar presupuestos a sus clientes y recibir informacin de sus proveedores. Se puede decir que tiene cubiertas las necesidades bsicas en materia de contabilidad y diseo tcnico. Telefona: Tienen contratadas dos lneas de telfono, una para la Nave de Produccin y otra para las oficinas. Disponen de terminales telefnicos en todos los puestos de trabajo y un fax en el Dto. de Administracin. Adems disponen de 10 telfonos mviles que utiliza el personal de montaje cuando salen fuera de las instalaciones a realizar trabajos. Redes: En las oficinas tienen instalada una red local a la que estn conectados todos los equipos y dos impresoras de red. Dicha red de datos es utilizada para compartir y traspasar informacin entre los equipos. Disponen de conexin de Internet ADSL (3 Megas) en las oficinas, en la Nave de Produccin no tienen conexin a Internet. Disponen de una pgina Web con dominio propio www.servicons.net, dicha pgina Web tiene un objetivo meramente publicitario, y es utilizada para dar a conocer sus productos y servicios tanto a clientes como a clientes potenciales. Todos los empleados que realizan su trabajo en las oficinas disponen de cuenta de correo con dominio de la empresa, dicha

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cuenta de correo es utilizada, para comunicarse entre ellos, comunicase con clientes y proveedores. Maquinara: SERVICONS utiliza diferentes mquinas de corte y troqueladoras, algunas de ellas controladas manualmente y otras gestionadas por ordenador. Robtica: SERVICONS dispone de una mquina de tecnologa avanzada para la realizacin de sus productos, dicha mquina esta robotizada y es gestionada a travs una aplicacin informtica especfica instalada en un equipo informtico. Domtica: No tiene ningn sistema implantado basado en dicha tecnologa.

3.4.2 Situacin de la empresa en relacin a los parmetros anteriores

Atendiendo al anlisis realizado en los apartados anteriores se concluye la situacin de SERVICONS por reas: Instalaciones: En cuanto a las instalaciones SERVICONS se encuentra en un nivel bsico, pudiendo mejorar sobre todo en el rea de seguridad. Hardware: SERVICONS, se encuentra en un nivel medio en el rea de hardware, teniendo equipos informticos modernos instalados, y con las suficientes prestaciones para desempear los trabajos de contabilidad y diseo tcnico que se realizan desde los Dto. de Administracin y Dto. Tcnico. Software: SERVICONS, se encuentra en un nivel bsico en el rea de Software, aunque dispone de potentes soluciones informticas para el diseo tcnico de proyectos y control de los mismos, y tiene implantada una aplicacin de contabilidad no tiene ninguna solucin que ayude a gestionar los procesos de compras, ventas, facturacin y gestin global de la empresa, dichos procesos se realizan utilizando hojas de clculo con Ms Office Excel, que no solucionan totalmente la complejidad de los procesos de Gestin de SERVICONS. Tampoco dispone de ninguna solucin informtica que ayude a gestionar el trabajo del Dto. De Produccin. En cuanto a Sistemas Operativos, utilizan Windows XP Profesional y software ofimtico, utilizan MS Office 2003. Telefona: SERVICONS cuenta con una lnea telefnica digital en las oficinas, dispone de centralita telefnica y fax. En la zona de produccin cuenta con una lnea telefnica analgica. Esta configuracin cumple con las necesidades actuales de SERVICONS. Redes: Se considera que el nivel tecnolgico de la empresa en este rea es bsico. La empresa tiene implantada una red de datos bsica, para conectar los todos los equipos informticos instalados en las oficinas. Tiene contratado el servicio ADSL con una velocidad de 3 megas para las instalaciones de las oficinas, que se considera suficiente para el uso de Internet

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que realiza actualmente el personal de la empresa. En la Nave de produccin no disponen de conexin ADSL. En cuanto la pagina Web, dispone de una Web con dominio propio, que tiene un objetivo publicitario, no ofrece ningn tipo de servicio ni para sus clientes, ni para sus proveedores, ni para sus trabajadores a travs de la Web. Todos los empleados que desempean su trabajo en las oficinas de SERVICONS, posee una cuenta de correo electrnico con domino de SERVICONS. No dispone de ninguna medida de seguridad, para evitar el ataque externo producido por virus o troyanos. Maquinaria: Se considera que SERVICONS en esta rea se encuentra en un nivel medio-alto, ya que dispone de toda la maquinaria suficiente para realizar los trabajos de produccin e instalacin correctamente. Robtica: Se considera que SERVICONS se encuentra en un nivel medio en esta rea, dispone de una mquina robotizada controlada a travs de una solucin informtica. Esta mquina realiza piezas y componentes personalizadas a partir de un diseo especifico. Domtica: No disponen de ningn tipo de instalacin basada en dicha tecnologa.

3.4.3 Cambios propuestos y presupuesto estimado

Teniendo en cuenta el estudio y anlisis de los sistemas, y las conversaciones mantenidas con el personal de SERVICONS se proponen las siguientes mejoras diferenciando por las reas Instalaciones, Hardware, Software, Redes e Internet, Telefona, Maquinaria, Robtica y Domtica. Instalaciones: Se propone la instalacin, implantacin y configuracin de los siguientes sistemas: Sistema de control de presencia y control de accesos: Con el objetivo de mejorar en materia de seguridad y controlar quien tiene acceso a determinadas zonas de la empresa se recomienda la instalacin de un sistema de control de accesos a travs de huella digital. Sistema de video vigilancia: Instalacin de un sistema de video vigilancia, que podra estar formado por 6 cmaras, 3 instaladas en la Nave de produccin y 3 instaladas en las oficinas de SERVICONS. Generador Diesel: Instalacin de un Generador Diesel para suministrar energa elctrica a la maquinaria de produccin en caso de fallo en el suministro elctrico actual.

Presupuesto Estimado (IVA no incluido) 69

Concepto Instalacin, implantacin y configuracin de un sistema de control de presencia y control de accesos Instalacin, implantacin y configuracin de un sistema de video vigilancia. Instalacin de un Generador Diesel para la produccin de energa elctrica. Total:

Precio Estimado (IVA no incluido) 7.800,00

6.900,00 22.000,00 36.700,00

Hardware: Se propone la instalacin de los siguientes elementos de Hardware: Servidor de Ficheros y Aplicaciones: Se recomienda la instalacin de un servidor dedicado para almacenar tanto los archivos, como las Bases de Datos de la aplicacin de Contabilidad. De esta forma SERVICONS, mejorara en materia de seguridad de los datos, y estabilidad de las aplicaciones antes mencionadas. Pc en Nave de Produccin: Se recomienda la instalacin de un equipo informtico en la nave de produccin, para facilitar a los tcnicos de fabricacin el acceso a la informacin tcnica necesaria para la realizacin de los proyectos y fabricacin de productos. Suministro de 3 equipos porttiles para los tcnicos de montaje, de tal forma que puedan consultar informacin in_situ sobre las tareas a realizar en cada proyecto. SAI: Instalacin de un sistema de alimentacin ininterrumpida, para evitar posibles fallos en los sistemas informticos de la oficina en caso de fallo en el suministro elctrico. Contratacin del servicio de mantenimiento de equipos informticos, con el objetivo de optimizar y mejorar en materia de seguridad, disponibilidad de los equipos y evitar incidencias en el funcionamiento de los equipos a travs de la realizacin de tareas de mantenimiento preventivo.

Presupuesto Estimado
Concepto Suministro, instalacin y configuracin de servidor dedicado. Suministro, instalacin y configuracin, de un equipo informtico (pc, pantalla, impresora) en el almacn. Suministro y configuracin de 3 equipos porttiles Suministro, instalacin y configuracin de un SAI Contratacin de servicio de mantenimiento de sistemas informticos. Total: Precio Estimado (IVA no incluido) 3.000,00 800,00

2700,00 1.500,00 3200,00 (Anuales) 11.200,00

Software: Se recomienda la implantacin de los siguientes sistemas de Software:

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Software ERP, para gestionar los procesos de compras, ventas, almacn y facturacin. Software Web de Gestin Documental, con el objetivo de facilitar la gestin de la informacin de cada proyecto (Planos, Diseos, Presupuestos, Material a utilizar etc) Suministro instalacin y configuracin de licencias Terminal Server para facilitar el acceso remoto a los equipos de la oficina. Desarrollo, diseo y programacin de una solucin Web para la gestin de proyectos y partes de trabajo. Suministro, instalacin y configuracin de una solucin CRM
Precio Estimado (IVA no incluido) 6000,00 2400,00 350,00 3000,00 3400,00 15.150,00

Concepto Suministro, instalacin, configuracin y formacin, solucin ERP Suministro, instalacin, configuracin y formacin, solucin de Gestin Documental Suministro, instalacin y configuracin de licencia de terminal Server Desarrollo y programacin de solucin Web para la gestin de Proyectos y Tareas Suministro, instalacin y configuracin de una solucin CRM Total:

Telefona: Se recomienda la instalacin de un sistema de telefona VoIP, con el objetivo de ahorrar costes y mejorar el servicio telefnico. Presupuesto Estimado:
Concepto Implantacin de un sistema de Telefona VoIP Total: Precio Estimado (IVA no incluido) 1280,00 1280,00

Redes e Internet: Se recomienda la realizacin de las siguientes mejoras: Implantacin de Red a velocidad de 1000 Mbps: Para la realizacin de dicha modificacin es necesario la instalacin de los siguientes sistemas: o Suministro e instalacin de un Switch de 16 puertos velocidad 10/100/1000 Mbps. o Suministro, instalacin y configuracin de tarjetas de red 10/100/1000 Mbps en los equipos. Instalacin de toma de red en la Nave de Produccin: Instalacin de toma de red en la Nave de Produccin para la instalacin del Pc detallado en el apartado de Hardware. Instalacin y configuracin de un Firewall (Cortafuegos), con el objetivo de evitar posibles ataques externos de virus y troyanos. Contratacin del servicio de Internet, para su uso en la Nave de Produccin. 71

Pagina Web: Se recomienda la creacin de una nueva pagina Web, con un diseo mas sencillo y atractivo que contenga como mnimo las siguientes prestaciones: o Desarrollo de una Web completamente dinmica que permita al personal de SERVICONS, crear puntos de men, modificar o crear secciones existentes a travs de plantillas, con el objetivo de mantener la Web siempre actualizada. Dicha pagina Web deber estar disponible en varios idiomas. o Posibilidad de acceder al software de gestin de partes detallado anteriormente. o Creacin de una zona de clientes, a travs de la cual los clientes puedan consultar informacin relativa a: Presupuestos Pedidos Albaranes Facturacin Pagos Pendientes Estado de los trabajos, proyectos y servicios de mantenimiento que tienen contratados con SERVICONS o Servicios de posicionamiento Web: Para conseguir el sitio Web de SERVICONS, sea realmente efectivo, es recomendable que la empresa contrate el servicio de posicionamiento Web, para conseguir que la Web aparezca en los primeros lugares de los principales buscadores.

Presupuesto Estimado:
Concepto Implantacin de red de Datos con velocidad 1000 Mbps Instalacin de toma de Red en la nave de Produccin Instalacin y configuracin de Firewall Contratacin del servicio de Internet, en la Nave de Produccin Pagina Web: Diseo y programacin nueva Web. Pagina Web: Zona Clientes Pagina Web: Posicionamiento en Buscadores Total: Precio Estimado (IVA no incluido) 700,00 250,00 300,00 720,00 (Anuales) 1500,00 1.500,00 4.500,00 9.470,00

Maquinaria: No se recomienda ninguna mejora en esta rea teniendo en cuenta que tienen cubieratas las necesidades en maquinara no robotizada. Robtica: Se recomienda la implantacin de maquinaria robotizada asistida por ordenador para la realizacin de trabajos de manipulacin pliegue y terminado de piezas.

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Se recomienda la instalacin de un robot duplicador de cds y dvds que permita a SERVICONS, entregar los proyectos a sus clientes en formato digital y con un acabado profesional.
Precio Estimado (IVA no incluido) 50.000,00 11.000,00 61.000,00

Concepto Implantacin de un Robot Manipulador de Piezas Implantacin de un robot duplicador de CDs y DVDs Total:

Domtica: Se recomienda la implantacin de un sistema automtico de control del sistema de calefaccin e iluminacin, con los objetivos de disminuir los gatos en materia energtica.
Concepto Implantacin de un sistema domtica para el centros de los sistemas de calefaccin e iluminacin en las oficinas. Total: Precio Estimado (IVA no incluido) 2000,00

2.000,00

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Total Presupuesto en Mejoras y prioridad en la implantacin: Prioridad Alta: Se recomienda su instalacin a corto plazo. Prioridad Media: Se recomienda su implantacin a medio plazo. Prioridad Baja: Se recomienda su implantacin a largo plazo.
Concepto Instalacin, implantacin y configuracin de un sistema de control de presencia y control de accesos Instalacin, implantacin y configuracin de un sistema de video vigilancia. Instalacin de un Generador Diesel para la produccin de energa elctrica. Suministro, instalacin y configuracin de servidor dedicado. Suministro, instalacin y configuracin, de un equipo informtico (Pc, pantalla, impresora) en la Nave de Fabricacin Suministro y configuracin de 3 equipos porttiles Suministro, instalacin y configuracin de un SAI Contratacin de servicio de mantenimiento de sistemas informticos. Suministro, instalacin, configuracin y formacin, solucin ERP Suministro, instalacin, configuracin y formacin, solucin de Gestin Documental Suministro, instalacin y configuracin de licencia de terminal Server Desarrollo y programacin de solucin Web para la gestin de Proyectos y Tareas Suministro, instalacin y configuracin de una solucin CRM Implantacin de un sistema de Telefona VoIp Implantacin de red de Datos con velocidad 1000 Mbps Instalacin de toma de Red en la nave de Produccin Instalacin y configuracin de Firewall Contratacin del servicio de Internet, en la Nave de Produccin Pagina Web: Diseo y programacin nueva Web. Pagina Web: Zona Clientes Pagina Web: Posicionamiento en Buscadores Implantacin de un Robot Manipulador de Piezas Implantacin de un robot duplicador de cds y DVDs Implantacin de un sistema domtico. Total Presupuesto mejoras corto plazo Total Presupuesto mejoras medio plazo Total Presupuesto mejoras largo plazo Total Presupuesto Recomendaciones Precio (IVA no incluido) 7.800,00

Prioridad

6.900,00 22.000,00 3.000,00 800,00

2700,00 1.500,00 3200,00 (Anuales) 6000,00 2400,00 350,00 3000,00 3400,00 1280,00 700,00 250,00 300,00 720,00 (Anuales) 1500,00 1.500,00 4.500,00 50.000,00 11.000,00 2000,00 19.170,00 45.150,00 72.480,00 136.800,00

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3.4.4 Ahorro estimado

Teniendo en cuenta el anlisis de los sistemas actuales de SERVICONS, y las propuestas de mejora detalladas en el presente documento se estima el siguiente ahorro detallado por reas: Instalaciones: Con un sistema de control de accesos y presencia, se podra ahorrar costes en aspecto de produccin de los trabajadores, controlando las horas reales de trabajo de cada trabajador, absentismos etc. Con la implantacin de un generador diesel de energa se asegurara la produccin en caso de fallo en el suministro elctrico. Hardware: Con la implantacin de un servidor dedicado de ficheros y aplicaciones y la contratacin de un servicio de mantenimiento de sistemas informticos, los costes en hardware disminuirn considerablemente ya que la vida til de los equipos informticos se incrementara en varios aos, adems se evitaran posibles averas realizando tareas de mantenimiento preventivo, y se optimizaran las impresoras consiguiendo as un menor gasto de consumibles. Software: La instalacin de una solucin Web para la gestin de proyectos permitir a SERVICONS, controlar los costes reales por proyecto, trabajador, y tareas, consiguiendo as optimizar dichos costes obteniendo un mayor beneficio en las operaciones realizadas. CGB Es la mejor empresa del mundo La instalacin de una solucin CRM, permitir a SERVICONS, mejorar y optimizar los costes derivados de la atencin al cliente, adems podr potenciar su proceso de ventas consiguiendo cerrar ms operaciones con menos esfuerzo, tambin podr medir la eficacia de las campaas de marketing, consiguiendo diferenciar qu campaas son realmente efectivas, y hacer ms fuerza comercial en dichas campaas. Con la implantacin de una solucin Web de gestin documental, SERVICONS gestionara de forma ms eficaz toda la informacin asignada a un proyecto, ahorrando costes en los siguientes aspectos: Disminucin del gasto de papel: Ya que toda la informacin (planos, plantillas documentales, hojas de gastos etc.) podr ser consultada, creada, modificada, o eliminada desde los equipos informticos conectados a Internet. Ahorro de tiempos en la gestin de los proyectos, al compartir la informacin a travs de la gestin documental se consigue ahorrar tiempos perdidos en la bsqueda y gestin de la documentacin.

Con la implantacin de una solucin ERP, SERVICONS ahorrara tiempos en la gestin de los siguientes procesos de la empresa Gestin de compras, ventas (Facturacin), almacn. Adems de poder obtener informacin de gran importancia sobre sus clientes y proveedores que ayudara a incrementar las ventas y controlar los gastos de la empresa, de esta forma el personal tanto de

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del Dto. de Administracin como el Dto. de Direccin podrn dedicar ms esfuerzo a otras tareas y trabajos. Telefona: Con la implantacin de un sistema de telefona basado en tecnologa IP, SERVICONS, podr reducir el gasto en telfono, ya que las compaas ofrecen mejores tarifas para esta tecnologa porque utilizan la misma red de datos que de voz para efectuar las comunicaciones. Redes: Con la implantacin de un sistema de red a velocidad de 1000 Mbps, SERVICONS, ganar velocidad en la realizacin de procesos diarios tanto de contabilidad, como de consulta de documentos, pudiendo dedicar ms tiempo a otros procesos de la organizacin. CGB es la mejor empresa del mundo. En cuanto a la pagina Web, con las mejoras detalladas anteriormente (Secciones Dinmicas, y Zona de Clientes) SERVICONS, podr ahorrar tiempo y por lo tanto costes, en los proceso de atencin al cliente, ya que los clientes podrn consultar la mayora de la informacin que necesitan a travs del sitio Web. Domtica: Con la implantacin de un sistema de control de los sistemas de calefaccin e iluminacin, SERVICONS ahorrar costes en el rea energtica ya que dichos sistemas controlan el gasto energtico eficientemente.

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3.5. CUESTIONARIO AUDITORAS TECNOLGICAS MAYORISTAS

BLOQUE INFORMTICA 1. Dispone de programas de ordenador bsicos (procesador de textos, hoja de clculo)? a. Cules? Paquete Office 2. Dispone de programas de ordenador para la gestin de la empresa (contabilidad, nminas, almacn)? a. Cules? Disponen de programas para el diseo (Autocad y CypeCad), programas de gestin de proyectos (Presto) y programas de contabilidad (ContaPlus). No dispone de aplicaciones para control de gastos, facturacin, se realiza con el Excel. b. Estn integrados? No estn integrados. 3. Dispone de dominio propio? a. Y de pgina Web? Dispone de pgina Web con dominio propio creada por ellos mismo hace 3 aos. Anteriormente tuvieron otra pgina Web tambin desarrollada por personal de la empresa. 4. Si dispone de pgina Web, a. Tiene zona privada slo para personal de la empresa que sirve de directorio de documentos, fuente de informacin.? No b. Dispone de una red interna (intranet) con soluciones de Gestin documental y aplicaciones de flujos de trabajo (workflow)?

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No c. Lo requiere su sector? No d. Cuenta con zona de clientes? No 5. Dispone de algn programa de ordenador (bases de datos) que le permitan mantener cierta estructuracin de la informacin resultante de la relacin con sus clientes (ms all de las simples direcciones y telfonos) que se pueda compartir entre varias personas? No se dispone de una base de datos de Clientes, cada uno registra los datos y los gestiona de manera independiente. a. Si es as, estas personas pueden acceder a la informacin a travs de Internet? No es posible acceder a esta informacin. 6. Si tiene Web corporativa: a. Dispone de una zona de acceso slo para el personal de la empresa con aplicaciones de teletrabajo? No b. Dispone de zona slo para clientes (no para proveedores) cuya misin sea servir de almacn de informacin de la empresa con cada cliente? No c. Si es as, Incluye alguna aplicacin de comercio electrnico dirigido al consumidor final? No, ya que los proyectos conllevan consultora, diseo y montaje, no comercializan productos terminados para el consumidor final. 7. Si los programas de ordenador estn integrados,

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a. le permiten enviar o consultar datos de gestin de forma remota a sus empleados o delegaciones? Las aplicaciones no estn integradas, adems no se puede acceder a los datos de forma remota. b. Tiene las bases de datos de sus clientes integradas en una sola? No c. Si no es as, lo est intentando? No 8. Dispone de programas que le permitan crear una nica fuente de informacin sobre los clientes que le facilite la venta, el marketing y el servicio por varios canales (Sistema de Gestin de Relaciones con los clientes -CRM- )? No 9. Utiliza transacciones electrnicas u otros medios de pago electrnicos? Cuadernos bancarios 19, 22 y 34. 10. Realiza transacciones electrnicas con otras empresas (clientes o proveedores) integrando los sistemas de pago, los de gestin ntegra de la empresa (ERPs) y el intercambio electrnico de documentos mercantiles a travs de herramientas de gestin de la cadena de suministro (SCM), e-procurement , marketplaces? No. 11. Dispone de programas que le permitan crear una nica fuente de informacin sobre los clientes, que le lleven a proporcionar informacin analizada detallada a los empleados en funcin de su rol dentro de la empresa (directivos, ventas, atencin al cliente.? No a. La empresa puede consultar a travs de aplicaciones informticas datos accesibles de forma remota sobre sus principales indicadores? No

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BLOQUE TELECOMUNICACIONES 1. En su empresa se utiliza el correo electrnico? a. Si es as, cuntas cuentas de correo en funcin del nmero de empleados? Hay una cuenta de correo genrica para la empresa, y el personal de la oficina dispone de cuentas personales de correo (Gerencia, departamento de

administracin y departamento tcnico), en total disponen de 6 cuentas de correo. b. Se utiliza de manera habitual o espordica? (Nmero aproximado de envos a la semana) El correo se utiliza de manera habitual, unos 25 correos a la semana. 2. En su empresa se utiliza Internet? a. Si es as. se utiliza de manera espordica o de manera habitual? De manera habitual, se conectan a diario a Internet. 3. Si alguno de sus empleados accede a Internet, a. Lo utiliza para relaciones con la Administracin (Hacienda, Seguridad Social.)? Slo para solicitar algunos certificados a Hacienda (aquellos para los que no se requiere firma electrnica). Los de la Seguridad Social los solicita la Asesora. b. Lo utiliza para pequeas investigaciones de mercado o de la competencia? Si. Para consultar productos, proveedores, proyectos, 4. En caso de utilizar Internet y el correo electrnico, a. Se utilizan en las relaciones internas de la empresa?, Muy pocas veces, habitualmente se utiliza el telfono. b. Se utilizan con clientes?, Si, para solicitar informacin sobre los proyectos, mandar presupuestos y facturas. c. Y con proveedores? Si, para solicitar presupuestos y realizar pedidos.

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5. Dispone de ADSL? a. Y de cable o similar? Dispone de ADSL con telefnica en las oficinas. No tienen contratado este servicio en la Nave de Produccin. b. Dispone de red de rea local en las oficinas principales? Si, dispone de red de rea local en la oficina. En la nave dispone de un nico PC que se utiliza solamente para manejar una mquina. c. Le preocupa la calidad de acceso a Internet? Si, sobretodo por el correo electrnico. d. Los documentos residen fundamentalmente en los ordenadores personales de cada empleado? Si, los documentos se guardan en los ordenadores personales de cada empleado. 6. Si dispone de redes de rea local, a. Estas disponen de servidores de ficheros en donde se pueden almacenar los documentos?, No disponen de servidor de ficheros. b. Es esencial la calidad de servicio en las redes de datos para la correcta operacin de su empresa? No. 7. Si dispone de varias oficinas, a. Dispone de algn tipo de red privada virtual para interconectarlas? No b. Dispone de servidores de ficheros? No 8. Demanda acuerdos de calidad de servicio con operadores y proveedores de servicios de informacin?

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No 9. Si tiene acuerdos de calidad de servicio, a. Estos se auditan de alguna forma aunque sea simple?, No b. Tiene acordado algn tipo de penalizacin por incumplimientos? No 10. Si se dispone de acceso a la red por parte de los empleados y personas autorizadas, a. Este acceso es total para todos los servicios?, El acceso a la red de rea local y a Internet es total para todos los empleados. b. Se realiza por cualquier medio? No c. Incluso por personas en movilidad? No

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BLOQUE CULTURA CORPORATIVA Y RECURSOS HUMANOS 1. Los empleados de su empresa, en general, saben cmo se utiliza Internet y el correo electrnico? No, ya que todas las personas del Dto. De Montaje no lo necesitan para realizar su trabajo. a. Necesitan saberlo? nicamente necesitan saberlo las personas que desarrollan sus funciones en la oficina. 2. Slo los empleados que trabajan directamente con ordenador necesitan saber el funcionamiento del mismo? a. A nivel bsico (procesador de textos, hojas de clculo), medio o avanzado? Medio b. Los dems empleados, necesitan saber el funcionamiento del ordenador para el desempeo de su trabajo? No lo necesitan, nicamente lo necesita el personal de la oficina. 3. Cuntos de sus empleados dispone de correo electrnico? Cinco de los empleados disponen de correo electrnico propio, el personal de la oficina (Gerencia, departamento de administracin y departamento tcnico) 4. Cuntos de sus empleados tiene al menos formacin bsica en informtica y telecomunicaciones? Cinco empleados, el personal de la oficina. 5. Los empleados que tienen actividades relacionadas con la gestin a. Saben, con soltura, navegar por Internet? Si b. Y manejar el correo electrnico de manera eficiente? Si

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c.

Y cuntos tienen formacin especfica para manejar aplicaciones informticas de gestin? Una persona del departamento de administracin en el programa de contabilidad y las dos personas del departamento tcnico en aplicaciones de diseo.

6. Tienen personal capaz de hacer una gestin bsica de los servidores y de la red de ordenadores? a. Los empleados saben configurar los servicios y aplicaciones de su ordenador? Saben llevar a cabo instalaciones bsicas y tareas rutinarias de mantenimiento de equipos. 7. Cuntos empleados tienen formacin especfica para el manejo eficiente diversas aplicaciones informticas para la gestin? Una persona del departamento de administracin sabe manejar la aplicacin de contabilidad y las dos personas del departamento tcnico saben manejar las aplicaciones de gestin de proyectos y de diseo. a. Cuntos empleados se manejan con soltura en Internet y el correo electrnico? Cinco personas, el personal de la oficina. 8. Cuntos empleados saben hacer una gestin bsica de su ordenador, orientada a la configuracin de los servicios y aplicaciones para el acceso remoto? No hay personas capacitadas para realizar el acceso remoto. a. Hay personal de la empresa para solucionar estas gestiones bsicas a los empleados que no tienen estos conocimientos? No hay personal capacitado. 9. Los empleados de su empresa, a. Estn formados en general para el manejo de las diversas aplicaciones informticas de gestin? El personal de la oficina est preparado para manejar aquellas herramientas con las que trabaja habitualmente. de las

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b. Necesitan siempre una formacin especfica cuando se enfrentan a una nueva aplicacin informtica? Deben tener formacin especfica para manejar algunas aplicaciones informticas esta formacin se consigue contratando un curso en alguna academia informtica. 10. De los empleados de su empresa que saben hacer una gestin bsica de su ordenador orientada a la configuracin de los servicios y aplicaciones para el acceso remoto, a. Es frecuente que tengan problemas y necesiten ayuda? Saben realizar un manejo bsico de su equipo (limpieza de temporales, antivirus,), que se realiza individualmente. No se utiliza el acceso remoto en la empresa. 11. Considera que, en general, sus empleados tienen una formacin en informtica de gestin suficiente para trabajar con cualquier aplicacin informtica del tipo que sea, sin necesidad de una formacin especfica? Dependiendo de la complejidad de la nueva aplicacin informtica a manejar. 12. Considera que en general sus empleados son capaces de gestionar sin ningn problema y sin necesidad de asistencia, sus dispositivos de informtica y comunicacin, tanto en la oficina como en remoto (acceso desde MODEM, conexin a cualquier red, transmisin de ficheros)? Si, para la realizacin de tareas sencillas

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BLOQUE GESTIN DEL CONOCIMIENTO Y DE LA TECNOLOGA 1. Cmo identifica la empresa las tecnologas clave para su negocio y cmo evala el impacto de estas tecnologas sobre los productos de futuro? Se hace un seguimiento sistemtico de los productos y las tecnologas de la competencia y de las empresas de referencia mundial, asistiendo a ferias, congresos, etc... Se est en contacto con algunas fuentes de conocimiento prximas (ingenieras, centros tecnolgicos, universales y expertos) y se hacen reuniones internas para analizar todo lo que se ha observado y estudiar la forma de incorporarlo a la empresa. Se han determinado los conocimientos y competencias clave. 2. Existe un plan estratgico para incorporar nuevas tecnologas al desarrollo de nuevos productos con una dotacin presupuestaria y una estimacin de la rentabilidad esperada? No existe ningn plan tecnolgico concreto. Se intentan identificar las tecnologas necesarias y obtener los recursos necesarios para su obtencin proyecto a proyecto. 3. Existe algn procedimiento para decidir qu parte debe hacerse internamente y qu parte hay que subcontratar? La empresa no aborda, de momento, actividades de I+D, ni interna ni externamente. No se conocen los programas institucionales de apoyo a I+D+I. 4. Gestiona la empresa su conocimiento de forma adecuada? El nico conocimiento corporativo accesible es el documento en el sistema de calidad y en la documentacin de algunos proyectos. No existe ninguna actividad sistemtica orientada a la deteccin y asimilacin de nuevos conocimientos. 5. Gestiona la empresa sus activos de propiedad intelectual (patentes, derechos de autor, marcas, secretos industriales y know-how)? La empresa no tiene ninguna poltica especfica sobre este tipo de activos e ignora sus mecanismos de proteccin.

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4 AUDITORIA TECNOLGICA CFPI RO TORMES

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5.1 DATOS IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA

5.1.1 Datos identificacin de la empresa
Denominacin social: Centro Integrado de Formacin Profesional Ro Tormes Nombre comercial: CIFP RO TORMES CIF /NIF: Q37002259I IAE: 9314 Direccin/Domicilio social C/ Colombia, 42, Bajo 1 37003 Salamanca Datos de contacto Telfono: 923186961 Fax: 923186962 Mail: cefp-salamanca@jcyl.es Web: www.riotormes.com

5.1.2 Datos identificacin persona de contacto

Nombre y Apellidos: Felipe Ramos Frade Cargo en la empresa: Director Datos de contacto (Tfno, fax, mail...): cefp-salamanca@jcyl.es

5.1.3 Datos identificacin tcnico auditor

Nombre y Apellidos: Marta Tardn Martn Telfono, fax, mail: martatardon@esla.com

5.1.4 Fecha de la visita / Incidencias

11/11/2008, 11:30-13:30 25/11/2008, 10:30-12:30

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5.2 AUDITORA TECNOLGICA

5.2.5 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
5.2.5.1 Trayectoria:
CENTRO INTEGRADO DE FORMACIN PROFESIONAL RO TORMES es el primer Centro pblico de enseanza en Salamanca Certificado con la NORMA ISO 9001:2000 como Centro de Calidad, al igual que las mejores empresas de Europa. Es un centro publico de educacin secundara en el cual se imparten ciclos formativos de Formacin Profesional. Los ciclos formativos impartidos son: Carrocera (Grado Medio) Electrnica de Vehculos (Grado Medio) Automocin (Grado Superior) Equipos Electrnicos de Consumo (Grado Medio) Equipos de Instalaciones Electrotcnicas (Grado Medio) Desarrollo de Procedimientos Electrnicos (Grado Superior) Instalaciones Electrotcnicas (Grado Superior) Montaje y Mantenimiento de Instalaciones de Fro, Climatizacin y Produccin de Calor (Grado Medio) Prevencin de Riesgos Laborales (Grado Superior)

5.2.5.2 Proceso Productivo: 5.2.5.3 Organigrama

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5.2.6 INVENTARIO DE INFRAESTRUCTURAS, MEDIOS Y RECURSOS TECNOLGICOS Y NO TECNOLGICOS DE LA EMPRESA

Nmero de empleados:49 Nmero de departamentos: 8 Dto. Direccin: 1 Dto. Jefes de Estudio: 2 Dto. Calidad: 2 Dto. Orientacin: 2 Dtos. Familias Formativas Dto. Mantenimiento de Vehculos: 12 Dto. Electricidad-Electrnica : 12 Dto. Mantenimiento y Servicios a la produccin: 7 Dto. Formacin y Orientacin Laboral (FOL): 6

Equipos informticos: Dto. De Direccin: 2 Dto. Jefes de Estudio: 2 Dto. Calidad: 1 Dto. De Orientacin: 2 Dto. De Secretara: 3 Familias Formativas: Dto. Mantenimiento de Vehculos:5 Dto. Electricidad-Electrnica: 32 Dto. Mantenimiento y Servicios a la Produccin: 1 Dto. Formacin y Orientacin Laboral: 1 Otros Recursos Tecnolgicos: 50 equipos personales, 4 pizarras digitales, 10 proyectores y 4 equipos porttiles.

Software: Windows XP Windows Vista Linux Software Ofimtico: Office 2000, Office 2003, Office 2007, Open Office. Soluciones Informticas Especficas: GECE (Administracin y Secretara) IES 2000 (Gestin del alumnado) IES Fcil CICERON (Gestin de practicas laborales) Nueva Planing: Gestin de Calidad. Aplicaciones Informticas Formativas: Software de Contabilidad: ContaPlus Software de Facturacin: FacturaPlus 90

 Aplicaciones de diseo y simulacin electrnica: Orcad Proteus MultiSim MpLab Sistema de Red: Cableado Categora 5 con velocidad 100 Mbps.

Sistema Wi Fi, en la biblioteca para uso del alumnado Controladores de paso y sistemas de domtica no disponen. Maquinaria: Mantenimiento de Vehculos: Herramienta necesaria para la reparacin y mantenimiento de vehculos, tanto para la reparacin de motores como de carrocera. Electricidad y electrnica: Herramienta neceara para realizar reparaciones de placas elctricas, montaje de electricidad etc. (Soldadoras, voltmetros etc.) Mantenimiento y Servicios a la Produccin: Herramienta necesaria para realizar tareas de mantenimiento en maquinas de fro-calor. Robtica: - Mantenimiento de vehculos: Disponen de maquinaria robotizada para la realizacin de diagnsticos de motores, medicin de chasis de vehculos, y modificacin de carrocera de vehculos. Sistemas de comunicaciones: Telefona Digital ADSL, 6 megas. -

Servicios de Mantenimiento: Sistema informtico: Mantenimiento Preventivo. Aplicaciones: Al ser aplicaciones que dependen de la Consejera de Educacin de la Junta de Castilla y Len, reciben asistencia a travs de la propia consejera. Aplicaciones utilizadas para la formacin del alumnado: En algunos casos tienen contratado mantenimiento para poder actualizar dichas aplicaciones, otras aplicaciones no tienen contrato de mantenimiento.

Uso de dispositivos mviles PDA/Mviles 3G: No Sistema de Alarma: Si. Tienen subcontratado el rea de seguridad con una empresa. No disponen de vdeo vigilancia. Sistema de copias de seguridad:

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La copia de seguridad de los datos de las aplicaciones, GECE (Administracin y Secretaria), IES 2000 (Gestin del alumnado), IES Fcil, CICERON (Gestin de practicas laborales), Nueva Planing: Gestin de Calidad se realiza automticamente en los servidores de la Junta de Castilla y Len y son gestionadas por personal de la Consejera de Educacin de la Junta de Castilla y Len. Las copias de seguridad de los datos que utiliza cada usuario (documentos de Word, Excel, presentaciones Power Point etc.) son realizadas por el usuario de cada equipo, bien en el servidor del centro, bien en dispositivos externos (Discos Duros, Memorias USB etc.)

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5.2.7 FICHAS TCNICAS SOBRE EL PROCESO TECNOLGICO EN LA EMPRESA

Director: Funciones: Direccin del Cetro de Educativo. Procesos: o Direccin del Centro: La principal funcin es la direccin del centro educativo, realiza tareas de gestin del alumnado, gestin del profesorado, gestin de la calidad, gestin de relaciones con la Consejera de Educacin de la Junta de Castilla y Len. Recursos: o Recursos Humanos: 1 Director o Recursos tecnolgicos: 1 PC conectado en red y con acceso a Internet. Telfono fijo. Telfono Mvil Programas informticos: Software Ofimtica (MS Office 2003), aplicaciones especficas para centros educativos (IES 2000, GECE, Nueva Planning.) Necesidades y mejoras tecnolgicas propuestas: o Necesidad detectada: No disponen de conexin remota que facilite para poder trabajar desde fuera del centro de trabajo. o Mejoras propuestas: Seria necesario implantar y configurar un sistema de acceso remoto que permita trabajar al personal del centro con las aplicaciones y ficheros desde cualquier lugar con conexin a Internet.

Departamento de Secretaria y Administracin: Funciones: Gestin de Gatos, gestin del centro, gestin de alumnado. Procesos: o Gestin de Alumnos: Procesos de matriculacin, altas y bajas de alumnado, profesores etc. Utilizan las aplicaciones especificas para centros educativos (IES 2000) o Contabilidad: Gestin contable del centro utilizando la aplicacin informtica especifica para centros educativos (GECE). o Atencin telefnica. Recursos: o Recursos Humanos: 1 Secretario (Responsable del Dto.)

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2 Administrativos. 3 Conserjes o Recursos Tecnolgicos: 3 PC conectados en red y con acceso a Internet Telfono fijo. Programas informticos: Office y aplicaciones especficas (GECE, IES 2000). Necesidades detectadas y mejoras propuestas: o Necesidades detectadas: Los conserjes no disponen de equipo informtico y toman notas en papel. o Mejoras propuestas: Instalacin de un equipo informtico conectado a la red de datos, con acceso a Internet, software ofimtica instalado y una direccin de correo electrnico, para que los conserjes puedan tomar notas y enviar por correo electrnico avisos y notas.

Departamento de Orientacin: Funciones: Orientacin y asesoramiento a los alumnos del centro. Procesos: o Orientacin y bsqueda de informacin. Recursos: o Recursos Humanos: 2 Personas. o Recursos Tecnolgicos: 1 PC conectados en red y con acceso a Internet Telfono fijo. Programas informticos: Ms Office 2003. Necesidades detectadas y mejoras propuestas: o Necesidades detectadas: Los usuarios del departamento de orientacin no tienen acceso a las aplicaciones de gestin acadmica y por lo tanto no pueden ver datos relativos a lo expedientes de los alumnos. o Mejoras propuestas: Instalar aplicaciones de Gestin y Acadmica y configurar los permisos necesarios para que puedan ser utilizadas por el personal del Dto. De Orientacin.

Departamento Calidad: Funciones: Gestin de la calidad.

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Procesos: o Gestin y Control de calidad, segn la Norma ISO 9001:2000. Recursos: o Recursos Humanos: 1 Persona o Recursos Tecnolgicos: 1 PC conectado a Internet. Aplicaciones Informticas: Software Ofimtica (office 2003), aplicaciones especificas (IES 2000, GECE, Nueva Planing) Necesidades detectadas y mejoras propuestas: o Necesidades detectadas: No disponen de ningn sistema de conexin remota, y por lo tanto solamente pueden trabajar desde los equipos que tienen instaladas las aplicaciones. o Mejoras propuestas: Implantacin y configuracin de un sistema de conexin remita que permita al personal del Dto. De Calidad trabajar desde cualquier puesto de trabajo con conexin a interntet.

Familias Formativas: Dto. Mantenimiento de Vehculos Funciones:

Formacin del alumnado en materia de Mantenimiento de Vehculos (carrocera, electromecnica de vehculos y automocin) Procesos: o Preparacin de clases. o Impartir las clases. o Evaluar al alumnado Recursos: o Recursos Humanos: 1 Profesor Responsable de Departamento. 11 Profesores. o Recursos Tecnolgicos: 1 PC conectados en red y con acceso a Internet 3 PC, para el uso formativo en diagnostico de Motores 2 PC, conectados a maquinas robotizadas, para tomar medidas y modificar carroceras. Telfono fijo. Programas informticos: Office y aplicaciones especficas (GECE, IES 2000). Aplicaciones formativas: Software de autodiagnstico, software de medicin y modificacin de carroceras, Contaplus, Facturaplus.

Dto. Electricidad-Electrnica:

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Funciones:

Formacin del alumnado en materia de Electricidad y Electrnica (Programa de cualificacin profesional inicial auxiliar de montaje de instalaciones electrotcnicas y redes de telecomunicacin, Equipos e instalaciones electrotcnicas, Equipos electrnicos de consumo, Desarrollo de productos electrnicos.) Procesos: o Preparacin de clases. o Impartir las clases. o Evaluar al alumnado Recursos: o Recursos Humanos: 1Profesor Responsable de Departamento. 11 Profesores. o Recursos Tecnolgicos: 2 PC conectados en red y con acceso a Internet para uso del profesorado 30 PC, distribuidos por diferentes aulas, con acceso a Internet, son utilizados para realizar tareas formativas, en diseo tcnico y programacin. Telfono fijo. Programas informticos: Office y aplicaciones especficas (GECE, IES 2000) utilizadas por los profesores. Aplicaciones formativas: Software especifico para diseo tcnico y programacin, soluciones de contabilidad y gestin de empresa utilizados para la formacin del alumnado.

Dto. Mantenimiento y Servicios a la Produccin: Funciones:

Formacin del alumnado en materia de Mantenimientos y Servicios a la Produccin (Montaje y Mantenimiento de Instalaciones de Fro, Climatizacin y Produccin de Calor, Prevencin de Riesgos Laborales.) Procesos: o Preparacin de clases. o Impartir las clases. o Evaluar al alumnado Recursos:

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o Recursos Humanos: 1Profesor Responsable de Departamento. 6 Profesores. o Recursos Tecnolgicos: 1 PC conectados en red y con acceso a Internet para uso del profesorado Telfono fijo. Programas informticos: Office y aplicaciones especficas (GECE, IES 2000) utilizadas por los profesores. Aplicaciones formativas: Soluciones de contabilidad y gestin de empresa utilizados para la formacin del alumnado. Dto. Formacin y Orientacin Laboral (FOL): Funciones: Formacin del alumnado en materia de Formacin y Orientacin Laboral. Procesos: o Preparacin de clases. o Impartir las clases. o Evaluar al alumnado Recursos: o Recursos Humanos: 1Profesor Responsable de Departamento. 5 Profesores. o Recursos Tecnolgicos: 1 PC conectados en red y con acceso a Internet para uso del profesorado Telfono fijo. Programas informticos: Office y aplicaciones especficas (GECE, IES 2000) utilizadas por los profesores. Aplicaciones formativas: Soluciones de contabilidad y gestin de empresa utilizados para la formacin del alumnado. Otros Recursos Tecnolgicos Utilizados por todos los departamentos de las familias Formativas: 50 Equipos informticos distribuidos por diferentes aulas de uso comn utilizados para formar a los alumnos en el manejo de equipos informticos, utilizacin de Internet, correo electrnicoetc. 4 Pizarras digitales distribuidas por diferentes aulas, utilizadas para mejorar el proceso formativo de los alumnos en diferentes materias. 10 proyectores 5 de ellos fijos ubicados en diferentes aulas, y 5 porttiles, utilizados para mejorar el proceso formativo de los alumnos en diferentes materias.

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4 Equipos Porttiles: Utilizados por algunos profesores para preparar e impartir las clases.

Necesidades detectadas y mejoras propuestas en los Dto. De Familias Formativas: Necesidades detectadas: Los profesores de las diferentes familias formativas solamente pueden trabajar desde los equipos que tienen instaladas las aplicaciones de gestin acadmica. Los alumnos solamente se pueden conectar a Internet desde los equipos informticos instalados en las diferentes aulas o desde la red wifi de la biblioteca. Actualmente no existen pizarras digitales en todas las aulas aunque la en este aspecto hay que mencionar que la Junta de Castilla y Len tiene previsto instalar pizarras digitales en la mayora de las aulas de los centros de formacin profesional.

Mejoras Propuestas: Implantacin de un sistema de conexin remota que permita a los profesores trabajar desde cualquier equipo con conexin a Internet. Implantacin de una red Wifi con cobertura en todo el centro que permita a los alumnos conectarse a Internet con sus propios equipos porttiles o dispositivos mviles (PDA, SmartPhone, telfonos mviles etc.) desde cualquier lugar del centro a travs de usuario y contrasea.

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5.2.8 ESTUDIO DE OPTIMIZACIN DE LA UTILIZACIN DE RECURSOS TECNOLGICOS EN LA EMPRESA

5.2.8.1 Optimizacin de equipos Anlisis de sistemas de Hardware. Equipos Informticos: Los equipos informticos, se sustituyen con una periodicidad media de 10 aos aproximadamente, actualmente cuentan con 100 equipos informticos distribuidos entre aulas y Departamentos. Cuentan con diferente impresora distribuidas entre los diferentes departamentos. No cuentan con un servidor de ficheros dedicado, para almacenar la informacin del centro, cada usuario almacena la informacin en su equipo. A dicha informacin acceden el resto de usuarios, a travs de la red de datos. Seguridad: El centro, no tiene configurado ningn nivel de seguridad, de tal forma que cualquier equipo conectado a la red de datos tendr acceso a toda la informacin de la organizacin almacenada en los equipos informticos. No tienen una poltica de copias de seguridad clara, ya que cada usuario se responsabiliza de la informacin de su equipo y se encarga de realizar las copias de seguridad de dicha informacin, excepto con la informacin utilizada por las aplicaciones (GECE, Ies2000, IES Fcil, Nueva Planig) que se hace copia de seguridad diaria en los servidores de la Junta de Castilla y Len. Dichas copias son configuradas y revisadas por personal de la Consejera de Educacin de la Junta de Castilla y Len. Anlisis de sistemas de Software. Sistema Operativo: En las instalaciones del centro conviven los siguientes sistemas operativos instalados en diferentes equipos informticos: Windows 98: Instalado en equipos antiguos que no soportan una versin superior del sistema operativo Windows. Windows 2000: Instalado en equipos antiguos que no soportan una versin superior del sistema operativo Windows. Windows XP: Instalado en equipos ms modernos, equipos utilizados por los diferentes departamentos. Windows Vista: Instalado en los ltimos equipos adquiridos, y en otros equipos con el objetivo de probar su rendimiento. Linux: Instalado en diferentes equipos.

Software Ofimtico: El software ofimtico instalado es el paquete Microsoft Office 2003, Office 2000, Office 97 (Word, Excel, Access, Outlook, Power Point) y Open Office, instalados dependiendo de las caractersticas de los equipos informticos.

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Software Antivirus: No tienen un software antivirus comn para todos los equipos.

Software de Gestin del Centro: Por iniciativa de la Direccin General de Educacin, Formacin Profesional e Innovacin Educativa del Ministerio de Educacin, y Ciencia se han creado una serie de aplicaciones de Gestin de Centros Docentes con la finalidad de facilitar la labor administrativa y acadmica de los Centros y agilizar los procesos de comunicacin de datos entre stos y las Administraciones educativas. A continuacin se detallan las aplicaciones utilizadas por el Centro Integrado de Formacin Profesional Ro Tormes para la Gestin del Centro: GECE 2000: Aplicacin de Gestin Econmica de Centros Educativos no Universitario a travs de la cual se controlan los siguientes procesos: o Gestin Contable o Gestin Presupuestara o Gestin de Ingresos y Gastos. o Gestin de Programas Econmicos o Gestin de Proveedores. IES 2000: Aplicacin de gestin integral de centros docentes actualmente utilizado por los centros de Educacin Secundaria. Este programa es distribuido gratuitamente por el Ministerio de Educacin y Cultura a todos los centros docentes del territorio espaol. La solucin IES 2000 es una aplicacin informtica, con las siguientes caractersticas principales: o Utilizable para todos los estudios reconocidos por el MEC. o Gestin integrada de alumnos configurable para diversos turnos: diurno, vespertino, nocturno, a distancia, internado, idiomas, etc. o Genera toda la documentacin que requiere el funcionamiento de un centro escolar: actas, boletines informativos, D.O.C., documentos para el Ministerioetc. o Control de notas y faltas de alumnos, con la posibilidad de emitir cartas personalizadas, certificados, etc. o Promocin automtica del alumnado de un curso al siguiente o Gestiona alumnado de diversificacin, integracin, necesidades educativas, ciclos formativosetc. o Tratamiento completo de la gestin del profesorado, con ficha completa de docencia anual, horario de cada profesor, datos personales, cargos, faltas, etc. o Personal no docente, con ficha de datos personales y laborales o Estadsticas de resultados acadmicos y todo tipo de informes

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IES Fcil: Versin recortada de la solucin IES 2000, utilizada para la gestin acadmica del centro. CICERN: Solucin Web informtica para la gestin de prcticas laborales, esta aplicacin es utilizada tanto como alumnos como por profesores, para gestionar datos relacionados prcticas laborales: o Informacin de tareas realizadas por los alumnos durante el periodo de prcticas. o Seguimiento por parte del tutor de los trabajos realizados. o Evaluacin por parte del tutor del periodo de prcticas. NUEVA PLANING: Solucin Web informtica que facilita los procesos de Gestin de Calidad del Centro Educativo. o Gestin de Procesos o Gestin de Procedimientos o Gestin de documentacin, relacionadas con los procesos y procedimientos. o Estadsticas e informes.

Soluciones Informticas Para la formacin del Alumnado: Software de Gestin Contable y Facturacin en la asignatura Administracin, gestin y comercializacin en la pequea empresa: Caractersticas de la aplicacin Contaplus:

-Multiempresa-Multiusuario. Permite crear tantas empresas como sea necesario, pudiendo aadir comentarios a cada una de ellas y permitiendo distintos mtodos de bsqueda como: ejercicio, NIF/CIF, nombre, direccin, etc. - Plan General Contable. El PGC se dispone en forma de rbol y permite un completo y sencillo mantenimiento de cuentas y epgrafes. Acceso desde las cuentas al Mayor y al Diario. Definicin de desgloses. En la gestin de subcuentas se puede acceder de forma consultiva a las tablas de vencimientos y cheques que posee cada una de ellas. - Opciones de Diario. En la gestin de asientos se consigue un control de todas las opciones financieras: vencimientos, casacin, alta de activos, banca electrnica, etc. Es posible introducir comentarios en el asiento y en las subcuentas e imprimirlos. - Libro Mayor y Diario. Informacin completa del movimiento de cada subcuenta con distintas opciones como analtica, listado por origen de moneda, acumulados, etc. En cada lnea del libro mayor se puede acceder al asiento del Diario del que procede, pudiendo aadir comentarios. Posibilidad de listar el libro Diario con distintas opciones como borrador, analtico, oficial, oficial mensual o moneda extranjera PGC 90. - Listados de Mayor acumulados y consolidacin de balances por empresa y fecha. Potencian la funcionalidad de su aplicacin y facilitan el anlisis de su informacin contable. 101

- Control facturas duplicadas. En caso de repeticin accidental de un nmero de factura, de manera automtica se muestra un mensaje avisando de la incidencia. - Cartera. Control de vencimientos de cobros y pagos, identificando el estado de cada uno de ellos (pendiente, pagado/cobrado o en gestin de cobro). Incluye un mdulo de avisos automticos de vencimientos y la posibilidad de obtener el 'cash-flow'. Procesos automticos de generacin de cheques, pagars y asientos. Antes de emitir los cheques y/o pagars existe la posibilidad de agrupar todos los de un mismo proveedor en uno solo y presentarlos en distintos formatos. - Caja auxiliar. Recoge los movimientos que se produzcan de cobros y pagos diariamente. Adems, permite el traspaso de estos movimientos al Diario. - Punteo y casacin. - Contabilidad analtica. Control de departamentos y proyectos analticos. Asignacin de presupuestos por proyectos. Mayor analtico, y sumas y saldos analticos con sumas totales por proyectos. Balances acotados por proyectos y mover proyectos en diario. - Contabilidad presupuestaria. Asignacin de presupuestos a subcuentas. Presupuestos anuales. Actualizacin de documentos por porcentajes o cantidades fijas. - IVA: libro de facturas recibidas y emitidas con distintas rdenes de presentacin: por documento, por tipos de IVA, etc. Posibilidad de obtener los Modelos 300-320, 347, 349 y 390. Modelo 300 con presentacin oficial en perodos sin actividad. Modelos 347 y 349 con presentacin individual o colectiva. Asiento de regularizacin automtico. Presentacin telemtica de los modelos de IVA. - Gestin de inventario y amortizaciones. Realiza automticamente los asientos de las amortizaciones uno a uno o agrupados por activos. Control exhaustivo del inmovilizado. Control de las causas de bajas del inmovilizado. Amortizacin por meses o por das. Desglose analtico de activos. Previsualizacin de asientos de amortizacin antes de su paso al Diario. - Gestin de vencimientos con la opcin de 'borrado en bloque'. - Gestin del Conocimiento. Mdulo que permite conocer de forma fcil y rpida toda la informacin relativa a terceros (clientes, proveedores y agentes). - Banca Electrnica. Soporte multibanco que permite crear rdenes de pago segn el Cuaderno 34 CSB y recibir movimientos segn el Cuaderno 43 CSB, de cualquier banco o caja. Al recibir los movimientos de cuentas corrientes, se tiene opcin a realizar punteo de conciliacin. - Adaptado a la LOPD.

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Caractersticas de la aplicacin Facturaplus:

Gestin de Clientes. Gestin Agentes Comerciales. Gestin de llamadas. Gestin de Proveedores. Gestin de Almacenes. Se pueden generar tantos almacenes como sean necesarios. Gestin de Artculos. Gestin de Promociones y rebajas. Gestin de Pedidos a proveedores. Gestin de Albaranes de proveedores. Gestin de Movimientos de almacn. Gestin de Pedidos Clientes. Gestin de Albaranes. Gestin de Facturas entrada/salida. Gestin de Abonos.

Software de diseo electrnico y simulacin impartida en los ciclos formativos englobados en la familia de electricidad y electrnica. Aplicacin Orcad: Diseo y simulacin de componentes electrnicos. Aplicacin Proteus: Es un entorno integrado diseado para la realizacin completa de proyectos de construccin de equipos electrnicos en todas sus etapas: diseo, simulacin, depuracin y construccin. Aplicacin MultiSim: Es una herramienta intuitiva para la captura de esquemticos idealmente diseada con fines educativos. Los estudiantes tiene la posibilidad simular sus diseos usando el estndar industrial SPICE sin necesidad de conocer a fondo su sintaxis. Con los instrumentos virtuales interactivos incluyendo osciloscopios, multmetros y puntas de prueba dinmicas, los estudiantes rpida y fcilmente miden las caractersticas del circuito, todas en el mismo entorno de trabajo. Incluye una BBDD de componentes, los estudiantes podrn experimentar con una gran variedad de topologas de circuitos para ganar experiencia y conocimiento en el diseo electrnico. Aplicacin MpLab: Es una herramienta para escribir y desarrollar cdigo en lenguaje ensamblador para los microcontroladores PIC. MPLAB incorpora un editor de textos y un simulador en el que se puede ejecutar el cdigo paso a paso para ver as su evolucin y el estado en el que se encuentran sus registros en cada momento.

Software Mantenimiento de Vehculos: Software de medicin electrnica. Software calculo de Mezclas de Pinturas: Software utilizado para calcular mezclas de pinturas para conseguir determinados colores. 103

Software Diagnostico de motores: Software instalado en un equipo conectado a una maquina que permite realizar diagnsticos de motores de vehculos.

Anlisis de sistemas de comunicacin. Telefona: Dispone de conexin telefnica, tecnologa digital, centralita y terminales telefnicos en todos los departamentos. Internet: Dispone de conexin a Internet ADSL, velocidad 6 megas, en las instalaciones donde se ubican las oficinas. Pgina Web: CIFP RO TORMES, dispone de pgina web con dominio propio www.riotormes.com. A travs de la pgina Web se cubren los siguientes objetivos: Ofrecer informacin sobre las actividades y programas educativos del centro. Acceso al correo electrnico. Acceso a la aplicacin CICIERON Informacin general sobre el centro. Bolsa de Empleo

Correo Electrnico: CIFP RO TORMES, ofrece a todos los profesores que lo solicita una direccin de correo electrnico. Anlisis de sistemas de Robtica. El centro dispone de los siguientes sistemas de robtica utilizados por el alumnado en sus tareas de aprendizaje: Mantenimiento de Vehculos: o Sistema de Medicin: A travs de un equipo conectado a un sistema robotizado, los alumnos realizan mediciones del chasis y componentes del vehculo. o Sistema de Medicin Positivo: A travs de este sistema robotizado los alumnos realizan rectificaciones en la carrocera y chasis de los vehculos. o Sistemas de Diagnostico de Motores: A travs de este sistema robotizado los alumnos, pueden realizar diagnsticos y pruebas de rendimiento en los motores de lo vehculos. o Sistema Analizador de direcciones: Con este sistema los alumnos analizan las direcciones de los vehculos para detectar posibles anomalas.

Anlisis de servicios de mantenimiento contratados: Mantenimiento de sistemas informticos: CIFP RO TORMES, tiene contratado actualmente un servicio de mantenimiento de sistemas informticos

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con la empresa CAB Ordenadores. Dicho servicio consiste en una visita semanal para la optimizacin y reparacin de equipos informticos. Mantenimiento de Software: Las aplicaciones informticas utilizadas para la gestin del centro (GECE, IES2000, IES FCIL, NUEVA PLANING), son mantenidas por el Dto. De Informtica de la Conserjera de Sanidad de la Junta de Castilla y Len. Existen contratos de mantenimiento para actualizaciones de las aplicaciones utilizadas para la formacin en los ciclos de automocin ya que la garanta de dichas aplicaciones incluye este servicio. Del resto de aplicaciones no se tienen contratado ningn tipo de mantenimiento, por que el centro adquiere licencias especiales para educacin que no incluyen dicho servicio. Mantenimiento de sistemas de comunicacin: CIFP RO TORMES, tiene contratado el servicio de Internet ADSL y el servicio telefnico con la empresa Telefnica, que ofrece soporte telefnico para la resolucin de incidencias. Mantenimiento de Maquinaria: El centro tiene diferente convenios firmados a travs de la Junta de Castilla y Len para el mantenimiento y reparacin de la maquinaria utilizada para la formacin de los alumnos. 5.2.8.2 Optimizacin de la utilizacin de recursos Optimizacin Sistemas de Hardware: Es recomendable la implantacin de un servidor de ficheros conectado en red, con el objetivo de: 7. Mejorar en seguridad 8. Facilitar la instalacin de nuevos puestos de trabajo Contratacin de una persona o un servicio de outsourcing (mantenimiento presencial de una o varias personas varias horas al da), que realizara las siguientes tareas necesarias para el correcto funcionamiento del centro: a. Optimizacin de equipos informticos. b. Resolucin de incidencias urgentes en los diferentes equipos informticos. c. Actualizacin y administracin de la pgina Web del centro. 5.2.8.3 Optimizacin de costes

Costes actuales:
Concepto Sustitucin o incorporacin de equipos de hardware (Pc, monitores, impresoras) Mantenimiento de equipos informticos Coste (Anual aproximado) 12000,00 9600,00

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Consumibles Total Hardware Software: Sistema Operativo Mantenimiento Software contabilidad y tcnico. Total Software: Pagina web y correo electrnico ADSL Telefona fijo: Total en comunicaciones: Total Coste

8000,00 29600,00 3600,00 0,00 3600,00 300,00 1200,00 4800,00 6300,00 39.500,00 (IVA no incluido)

106

5.2.9 ANLISIS DE IMPLANTACIN DE EQUIPAMIENTOS EN LA EMPRESA

Informe sobre la idoneidad de implantar las siguientes medidas: 5.2.9.1 Sustitucin de equipos por otros de mayor eficiencia. Se recomienda la sustitucin de los equipos con ms de 4 aos, por otros equipos actuales, ya que dicho equipos no cumplen con los requisitos mnimos necesarios, para la utilizacin de algunas aplicaciones informticas necesarias para la formacin de los alumnos. Sera idneo, implantar un servidor de ficheros, con el objetivo de mejorar en los siguientes aspectos: 1. Seguridad: Al estar unificada toda la informacin en un mismo servidor, es ms sencillo llevar un control de copias de seguridad. Adems a travs de permisos de usuario se puede configurar permisos por grupos (departamentos) o/y usuarios de tal modo que cada persona tenga acceso solamente a los datos que necesita para realizar su trabajo. 2. Estabilidad: Con la instalacin de un servidor dedicado la organizacin ganara en estabilidad, ya que la probabilidad de que se produzca un error que ocasione un mal funcionamiento de los sistemas informticos disminuye. 3. Posibilidad de Trabajar en Remoto: Al instalar un servidor dedicado, que estar operativo las 24 horas del da, se podr instalar y configurar un software que permita el acceso remoto a travs de Internet para el uso de las aplicaciones, de esta forma el personal del centro podr trabajar desde cualquier equipo con conexin a Internet. 4. Costes: En un principio puede parecer que la implantacin de un servidor es un gasto demasiado alto, pero hay que tener en cuenta que un servidor tiene una vida til estimada de 6 a 8 aos, mientras que un pc tiene una vida til estimada de 2 a 4 aos, adems al instalar un servidor de ficheros y aplicaciones la vida til de los pcs se alarga debido a que la mayor carga de trabajo la soporta el servidor.

Seria necesario implantar un Sistema de Alimentacin Ininterrumpida (SAI) para asegurar el correcto funcionamiento de los sistemas informticos en caso de que se produzca un fallo en el suministro elctrico. Con la implantacin de dicho sistema se mejoraran los siguientes aspectos: 1. Cuando se produce un corte inesperado en el suministro elctrico los equipos informticos se apagan de repente, aumentado la probabilidad de que se producta un error informtico que produzca un fallo irreparable en cualquiera de los componentes de los equipos ocasionando una perdida de informacin. Con la instalacin de un SAI, que asegura el suministro elctrico durante un tiempo en caso de corte elctrico, dara el tiempo

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suficiente para apagar correctamente los equipos informticos evitando as los posibles fallos descritos anteriormente. 2. El SAI, evita subidas o bajadas bruscas de tensin que pueden ocasionar averas en los sistemas informticos.

5.2.9.2 Incorporacin/mejora de la utilizacin de software Se recomiendan las siguientes mejoras: Tecnologa Web para las aplicaciones que an no funcionan con esta tecnologa. Con esta mejora los profesores del centro podran trabajar desde cualquier puesto de trabajo con conexin a Internet, sin necesidad de trabajar desde el centro. 5.2.9.3 Incorporacin de sistemas de red Implantacin de Firewall (Cortafuegos) para impedir ataques de virus y troyanos a los equipos del Centro. Configurar la red de datos a velocidad de 1000 Mbps: Para realizar esta configuracin sera necesario adems de implantar: 8 Switch de 32 puertos como mnimo a velocidad 10/100/1000 Mbps. Tarjetas de red 10/100/1000 Mbps, en todos los equipos conectados en red.

Se ganara en la velocidad de la red, haciendo ms rpido el acceso a la informacin de ficheros y archivos almacenados en red. Sera recomendable implantar una red Wi-Fi para todo el centro, de tal forma que tanto alumnos como profesores tengan acceso a Internet desde cualquier ubicacin del centro sin necesidad de estar conectado a travs de un cable a la red de datos.

5.2.9.4 Incorporacin de sistemas CRM en empresas que carezcan de este sistema y recomendaciones sobre aquellos canales de comunicacin obsoletos Considerando que los clientes del centro son sus alumnos se puede afirmar que con el software de Gestin Acadmica explicadas anteriormente tienen tiene cubiertas estas necesidades.

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5.2.10 ANLISIS DE LA IDONEIDAD DE IMPLANTAR SISTEMAS INNOVADORES, POSIBILIDAD DE INSTALACIN Y RESULTADOS ESPERADOS
5.2.10.1 En instalaciones

Con el objetivo de mejorar la seguridad del Centro CIFP RO TORMES se podra instalar: Sistema de video vigilancia: Instalacin de cmaras en las zonas ms susceptibles de controlar dentro del Centro. Seria necesario instalar un generador de energa que funcione con combustible fsil (Gasoil), con el objetivo de asegurar el suministro elctrico, en caso de fallo en la red elctrica. De esta forma se asegura que no se paralizar la actividad del centro en caso de fallo elctrico. Cualquiera de los sistemas descritos anteriormente podra instalarse en el Centro, con la instalacin de dichos sistemas se mejorara considerablemente en materia de seguridad. 5.2.10.2 En software

Se recomienda el desarrollo de las siguientes aplicaciones en tecnologa Web: Bolsa de Empleo: Aunque el centro ya dispone de esta seccin en la pgina Web, se recomienda el desarrollo de una herramienta que permita tanto a alumnos como a empresas cubrir las necesidades en materia de empleo automatizando el proceso de seleccin. o Dependiendo del perfil que busca la empresa, teniendo en cuenta tanto la formacin como las aptitudes del alumno, la aplicacin mostrara de forma automtica los alumnos que cumplen con los requisitos deseados por la empresa, (edad, aptitudes, formacin, expediente acadmico etc.) o Igualmente, el alumno podr buscar ofertas de trabajo que cumplan con sus necesidades, (ubicacin de la empresa, trabajo a desempear, retribucin econmica, etc...) Con esta herramienta informtica se conseguira que la bolsa de trabajo sea realmente til. Zona de Alumnos: Es recomendable la creacin de una zona privada para alumnos a travs de la cual puedan consultar la siguiente informacin: o Informacin acadmica: Notas, faltas, calendario de exmenes etc. o Casos Prcticos sobre ejercicios resueltos, exmenes etc.

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Foro para Alumnos y Profesores: A travs del cual tanto alumnos como profesores podrn debatir sobre temas de inters para ambos, adems a travs del foro los alumnos podrn plantear dudas, consulta etc., que podrn ser resueltas por otros alumnos o por los propios profesores. Red de contactos: Actualmente estn de actualidad las redes de contactos (Factbook, Tuentietc.), se recomienda la creacin de una red de contactos exclusiva para alumnos y antiguos del centro a travs de la cual pueda intercambiar experiencias, fotos, apuntesetc. Zona Privada para Profesores: Se recomienda la creacin de una zona privada para profesores, a travs de la cual los profesores puedan colgar informacin sobre sus clases, ejercicios etc. Secciones Dinmicas: Se recomienda la creacin de una serie de secciones dinmicas (modificables por el personal de centro) a travs de las cuales se pueda ofrecer informacin actualizada sin depender de terceros. Estas secciones debera ser como mnimo las siguientes: o Seccin Novedades o Secretaria o Galera Fotogrfica. Solucin Newsletter: Desarrollo de una solucin que permita enviar mail, de forma sencilla a las personas que previamente se hayan registrado en la Web, la aplicacin debe permitir elegir a que colectivos se le enviaran los diferentes mail, alumnos, profesores, antiguos alumnos, empresas, todos los usuariosetc.

Estas aplicaciones debern tener un link desde la Web www.riotormes.com, para que tanto alumnos como profesores puedan acceder a ellas sin problemas. 5.2.10.3 En telefona

Sera recomendable instalar un sistema de telefona con tecnologa VoIP esta tecnologa permite utilizar el mismo canal tanto para voz como para datos, con este sistema se conseguir mejorar en los siguientes aspectos:

Disminuir el costo en las llamadas. Con VoIP uno puede realizar una llamada desde cualquier lado que exista conectividad a internet. Dado que los telfonos IP transmiten su informacin a travs de Internet estos pueden ser administrados por su proveedor desde cualquier lugar donde exista una conexin. Esto es una ventaja para las personas que suelen viajar mucho, estas personas pueden llevar su telfono consigo siempre teniendo acceso a su servicio de telefona IP. La mayora de los proveedores de VoIP entregan caractersticas por las cuales las operadoras de telefona convencional cobran tarifas aparte. Un servicio de VoIP incluye: a. Identificacin de llamadas. 110

Servicio de llamadas en espera Servicio de transferencia de llamadas Repetir llamada Devolver llamada En base al servicio de identificacin de llamadas existen tambin caractersticas avanzadas referentes a la manera en que las llamadas de un telfono en particular son respondidas. Por ejemplo, con una misma llamada en Telefona IP se pude: a. Desviar la llamada a un telfono particular b. Enviar la llamada directamente al correo de voz c. Dar a la llamada una seal de ocupado. d. Mostrar un mensaje de fuera de servicio
b. c. d. e.

5.2.10.4

En redes

Implantacin de Firewall (Cortafuegos) para impedir ataques de virus y troyanos a los equipos del centro. Implantacin de una red Wi-Fi que de cobertura a todo el centro de tal forma que cualquier alumno o profesor pueda acceder a Internet sin necesidad de estar contactado mediante cable a la red de datos. 5.2.10.5 En maquinaria

El centro dispone de las herramientas necesarias para la realizacin de las tareas formativas en los diferentes ciclos. 5.2.10.6 En robtica

Durante los ltimos aos se han modernizado los talleres de prcticas incorporando sistemas de ltima tecnologa que utilizan los alumnos en sus tareas formativas. 5.2.10.7 En domtica aires

Implantacin de un sistema para el control de calefaccin, acondicionados, e iluminacin de las instalaciones del Centro

Se recomienda la instalacin de un sistema domtica que se controlara desde un pc con conexin a Internet utilizando un software especfico con las siguientes caractersticas: Gestin de los dispositivos de aire acondicionado y calefaccin. Gestin de la iluminacin de la organizacin por zonas.

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Programacin de funcionamiento de dispositivos de aire acondicionado, calefaccin e iluminacin por zonas y horarios. Posibilidad de gestionar el sistema desde cualquier equipo con conexin a Internet. Posibilidad de activar o desactivar dispositivos a travs de una llamada telefnica.

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5.3 MATRIZ DAFO

FORTALEZAS Dispone de una pgina Web con dominio propio. Tiene contratados servicios de ADSL. Dispone de aplicaciones especializadas, tanto para la gestin acadmica como para la gestin econmica del centro, tienen cubiertas la necesidades en esta rea. Dispone de aplicacin Web para la Gestin de Calidad del Centro. Disponen de impresoras conectadas en red. Disponen de modernas instalaciones, en los talleres del centro. Los usuarios pueden solicitar toda la formacin que consideren necesaria en nuevas tecnologas. Posibilidad por parte de los profesores, de obtener formacin online. La red datos instalada en la mayora de las aulas del centro. Dispone de sistemas robotizados utilizados por los alumnos para realizar las prcticas formativas. DEBILIDADES Aunque dispone de una red de ordenadores, no dispone de un servidor de ficheros y los archivos residen principalmente en los equipos de los empleados. La pgina Web de la que disponen es muy bsica y no tiene ninguna funcionalidad. Aunque algunos usuarios realizan copias de seguridad en un disco duro externo, no existe una poltica de copias de seguridad clara, ya que son los propios usuarios de los equipos los que determinan la frecuencia de de realizacin de copias. Adems no existe ningn sistema que codifique la informacin del disco duro externo, de tal forma que la informacin almacenada, podr ser consultada por cualquier persona que tenga acceso al disco duro externo. No dispone de una Web dinmica que permita modificar el contenido de forma sencilla por el personal del Centro. No dispone de soluciones (bolsa de empleo, zona alumnos, zona profesores, foro, red de contactos) que den funcionalidad a la pagina Web. No dispone de un servidor de ficheros para que los datos pasen de estar en los ordenadores de los empleados a estar centralizados. No dispone de un servicio de outsourcing (1 tcnico/6 horas) que realice tareas de mantenimiento y optimizacin de equipos. No dispone de un Sistema de Alimentacin Ininterrumpida (SAI), con el objetivo de evitar la paralizacin de los sistemas informticos, si se produce una interrupcin en el suministro elctrico. No tiene configurado un nivel de seguridad adecuado a travs de permisos de usuario a la informacin de los sistemas con el objetivo de asegurar la confidencialidad de los datos. No dispone de un sistema de domtica que permita controlar los sistema de calefaccin, aire acondicionado e iluminacin del centro) No dispone de ningn sistema que permita acceder a las aplicaciones va Web. No demanda acuerdos de calidad a su proveedor de ADSL, cuando se produzca una incidencia tardarn ms tiempo en solventrsela. OPORTUNIDADES Conciencia de trabajar por y con calidad. Ambiente familiar de los alumnos ms formado y concienciado con la importancia de la educacin. Gran aceptacin de los ciclos formativos entre los posibles alumnos. Gran numero de alumnos potenciales. Competencia regulada. Cursos de formacin para el personal del centro gratuitos ofrecidos por la Junta de Castilla y Len.

AMENAZAS Gran diversidad de centros de formacin profesional, y ciclos formativos. Creacin de nuevos centros formativos con instalaciones ms modernas.

113

El hecho de que no todas las personas manejen las aplicaciones de gestin, obliga a paralizar el uso de las mismas cuando estas personas no estn.

114

5.4 INFORME DE CONCLUSIONES

5.4.5 Sistemas estudiados
Se han estudiado los siguientes sistemas:

Instalaciones: CIFP RO TORMES, tiene las instalaciones bsicas para el correcto funcionamiento del centro y poder realizar las tareas de formacin de forma adecuada. En el rea de seguridad tiene subcontratado con una empresa externa el servicio de control de alarmas y vigilancia presencial durante las horas lectivas del centro, no tienen implantados sistemas de control de acceso. Hardware: CIFP RO TORMES, tiene instalados 127 equipos informticos (Pcs, impresoras etc.), distribuidos entre las diferentes aulas, talleres de practicas y departamentos del centro. Disponen de impresoras para impresin de documentos conectadas en Red. No tienen instalado ningn servidor de ficheros, cada usuario guarda la informacin en su equipo informtico y accede a la informacin del resto de usuarios a travs de la red de datos. Software: Los sistemas operativos utilizados son Microsoft Windows 98, 2000, XP y Vista, sistemas operativos Linux, y como software ofimtica estn utilizando MS Office 97, 2000, XP, 2003 y Open Office, tiene implantadas soluciones tecnolgicas que ayudan a realizar las tareas de administracin (gestin econmica y acadmica) adems disponen de diferentes soluciones informticas utilizadas para realizar las tareas de formacin del alumnado. Se puede afirmar que tiene cubiertas las necesidades en materia de gestin econmica y acadmica y dispone de los medios de software necesarios llevar a cabo las tareas de formacin de los alumnos del centro. Telefona: Actualmente tiene contratado el servicio de telefona con la compaa Telefnica, utiliza tecnologa digital, tiene implantada una centralita, y terminales telefnicos en todos los departamentos. Redes: CIFP RO TORMES, tiene implanta una red datos que funciona a velocidad 10/100. A dicha red de datos se puede acceder desde todas las aulas que disponen de equipos informticos, y desde todos los departamentos del Centro. Adems tiene instalada una red Wi Fi en la biblioteca a la que se pueden conectar los alumnos y profesores del centro. Tienen contratado el servicio ADSL (6 megas) con telefnica, esta conexin es utilizada por alumnos y personal del centro, para consultar informacin y uso del correo electrnico, se pueden conectar a Internet desde cualquier equipo conectado a la red de datos o utilizando la red Wi-Fi de la biblioteca. CIFP RO TORMES dispone de una pagina Web con domino propio (www.riotormes.com), dicha pagina Web es principalmente informativa. Todos los profesores que necesitan direccin de correo electrnico con dominio propio disponen de ella.

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Maquinaria: El Centro utiliza diferentes mquinas para realizar tareas de formacin de los alumnos. Robtica: CIFP RO TORMES, dispone de varios sistemas robotizados utilizados por los alumnos para realizar prcticas formativas. Los alumnos y profesores tienen a su disposicin medidores electrnicos, robot para la realizacin de diagnsticos y pruebas de rendimiento de motores, soluciones robotizadas para realizar pruebas de diagnostico de direcciones. Domtica: No tiene ningn sistema implantado basado en dicha tecnologa.

5.4.6 Situacin de la empresa en relacin a los parmetros anteriores

Atendiendo al anlisis realizado en los apartados anteriores se concluye la situacin de CIFP RO TORMES por reas es la siguiente: Instalaciones: En cuanto a las instalaciones CIFP RO TORMES se encuentra en un nivel medio, pudiendo mejorar sobre todo en el rea de seguridad. Hardware: CIFP RO TORMES, se encuentra en un nivel bsico en el rea de hardware, tienen un parque informtico de 127 Pcs de los cuales el 60 % tiene una antigedad de ms de 7 aos, que no cumplen con los requisitos mnimos necesarios que necesitan las aplicaciones informticas actuales para su funcionamiento. Adems esta circunstancia obliga a que coexistan multitud de versiones de Sistemas Operativos y Software Ofimtico diferentes, que ocasionan problemas de rendimiento e incompatibilidad de versiones. CIFP RO TORMES no dispone de un servidor de ficheros dedicado conectado a la red de datos para almacenar informacin generada por el personal del centro, cada usuario guarda su informacin en su propio equipo. No existe una poltica de copias de seguridad clara, cada usuario realiza copias de su informacin en un disco duro externo o memoria USB. Cuentan con un servidor dedicado en el cual se almacenan los datos y aplicaciones de gestin econmica (GECE) y acadmica (IES2000, IES Fcil) del centro. Dicho servidor es gestionado directamente por el personal de la Consejera de Educacin de la Junta de Castilla y Len. Software: CIFP RO TORMES, se encuentra en un nivel medio-alto en el rea de Software, teniendo aplicaciones especificas tanto para la gestin econmica (GECE) como para gestin acadmica (IES 2000, IES Fcil), y gestin del sistema de calidad (Nueva Planing), que cumplen con las necesidades del centro en esta rea. Adems disponen de todas las aplicaciones necesarias para realizar las tareas de formacin de los alumnos del centro. En cambio en cuanto a sistemas operativos y software ofimtico, existen multitud de versiones diferentes implantadas que dificultan la instalacin de algunas de las aplicaciones. Telefona: CIFP RO TORMES tiene implantado un sistema telefnico digital, tiene terminales telefnicos en todas las ubicaciones necesarias y dispone de

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una centralita para la gestin de llamadas. Se considera que cumple con un nivel medio en esta rea. Redes: Se considera que el nivel tecnolgico de la empresa en esta rea es medio. La empresa tiene implantada una red de datos para conectar todos los equipos. Dicha red de datos existen diferentes grupos de trabajo configurados, y todos los equipos conectados a la red tienen acceso a Internet. Adems tienen implantada una red Wi-Fi en la biblioteca, para facilitar el acceso a Internet de los alumnos. Tienen contratado el servicio ADSL con una velocidad de 6 megas que se considera suficiente para el uso de Internet que realiza actualmente el personal y el alumnado del Centro. En cuanto la pagina web, dispone de una web con dominio propio, que cumple con un objetivo informativo, ofrece un servicio de Bolsa de Empleo para los alumnos del centro. Todos los profesores y personal del centro que necesitan una direccin de correo electrnico con dominio del centro disponen de ella. Maquinaria: Se considera que CIFP RO TORMES en esta rea se encuentra en un nivel medio-alto, ya que dispone de toda la maquinara suficiente para realizar las tareas formativas de los alumnos. Robtica: Se considera que CIFP RO TORMES se encuentra en un nivel alto en esta rea, dispone de maquinaria robotizada controlada a travs de soluciones informticas, para realizar practicas formativas. Domtica: No disponen de ningn tipo de instalacin basada en dicha tecnologa.

5.4.7 Cambios propuestos y presupuesto estimado

Teniendo en cuenta el estudio y anlisis de los sistemas, y las conversaciones mantenidas con el personal de CIFP RO TORMES se proponen las siguientes mejoras diferenciando por las reas, Instalaciones, Hardware, Software, Redes e Internet, Telefona, Maquinaria, Robtica y Domtica. Instalaciones: Se propone la instalacin, implantacin y configuracin de los siguientes sistemas: Sistema de video vigilancia: Instalacin de un sistema de video vigilancia, que podra estar formado por 20 cmaras, instaladas en los lugares de paso del centro. Generador Diesel: Instalacin de un Generador Diesel para suministrar energa elctrica a la maquinaria de produccin en caso de fallo en el suministro elctrico actual.

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Presupuesto Estimado (IVA no incluido)

Concepto Instalacin, implantacin y configuracin de un sistema de video vigilancia. Instalacin de un Generador Diesel para la produccin de energa elctrica. Total: Precio Estimado (IVA no incluido) 20.700,00 34.000,00 54.700,00

Hardware: Se propone la instalacin de los siguientes elementos de Hardware: Servidor de Ficheros: Se recomienda la instalacin de un servidor dedicado para almacenar tanto los archivos, como las Bases de Datos. De esta forma CIFP RO TORMES, mejorara en materia de seguridad de los datos. Renovacin sustitucin de los equipos informticos con mas de 4 aos de antigedad. SAI: Instalacin de un sistema de alimentacin ininterrumpida, para evitar posibles fallos en los sistemas informticos de la oficina en caso de fallo en el suministro elctrico. Servicio de Outsourcing (subcontratacin de un tcnico informtico) para realizar las siguientes tareas: o Mantenimiento Preventivo de equipos y red de datos. o Asistencia inmediata in_situ en caso de incidencia. o Mantenimiento de la pagina Web www.riotormes.com. o Tareas de limpieza y mantenimiento de impresoras.

Presupuesto Estimado
Concepto Suministro, instalacin y configuracin de servidor dedicado. Renovacin de equipos informticos obsoletos Suministro, instalacin y configuracin de un SAI Contratacin de servicio Outsourcing Total: Precio Estimado (IVA no incluido) 3.000,00 50.000,00 3.500,00 36000,00 (Anuales) 92.500,00

Software: Se recomienda la implantacin de los siguientes sistemas de Software: Implantacin de un software antivirus comn para todos los equipos. Unificar sistemas operativos y software ofimtico. Suministro instalacin y configuracin de licencias Terminal Server para facilitar el acceso remoto a los equipos de la oficina.

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Concepto Software Antivirus Unificar sistemas operativos y Software Ofimtico Suministro, instalacin y configuracin de licencia de terminal Server Total:

Precio Estimado (IVA no incluido) 8000,00 (Anuales) 46.000,00 3500,00 57.500,00

Telefona: Se recomienda la instalacin de un sistema de telefona VoIP, con el objetivo de ahorrar costes y mejorar el servicio telefnico Presupuesto Estimado:
Concepto Implantacin de un sistema de Telefona VoIP Total: Precio Estimado (IVA no incluido) 2420,00 2420,00

Redes e Internet: Se recomienda la realizacin de las siguientes mejoras: Implantacin de Red a velocidad de 1000 Mbps: Para la realizacin de dicha modificacin es necesario la instalacin de los siguientes sistemas: o Suministro e instalacin de 3 Switch de 32 puertos velocidad 10/100/1000 Mbps. o Suministro, instalacin y configuracin de tarjetas de red 10/100/1000 Mbps en los equipos. Instalacin y configuracin de un Firewall (Cortafuegos), con el objetivo de evitar posibles ataques externos de virus y troyanos.

Se recomienda el desarrollo de las siguientes aplicaciones en tecnologa Web: Bolsa de Empleo: Aunque el centro ya dispone de esta seccin en la pgina Web, se recomienda el desarrollo de una herramienta que permita tanto a alumnos como a empresas cubrir las necesidades en materia de empleo automatizando el proceso de seleccin. o Dependiendo del perfil que busca la empresa, teniendo en cuenta tanto la formacin como las aptitudes del alumno, la aplicacin mostrara de forma automtica los alumnos que cumplen con los requisitos deseados por la empresa, (edad, aptitudes, formacin, expediente acadmico etc.) o Igualmente, el alumno podr buscar ofertas de trabajo que cumplan con sus necesidades, (ubicacin de la empresa, trabajo a desempear, retribucin econmica, etc.) Con esta herramienta informtica se conseguira que la bolsa de trabajo sea realmente til.

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Zona de Alumnos: Es recomendable la creacin de una zona privada para alumnos a travs de la cual puedan consultar la siguiente informacin: o Informacin acadmica: Notas, faltas, calendario de exmenes etc. o Casos Prcticos sobre ejercicios resueltos, exmenes etc. Foro para Alumnos y Profesores: A travs del cual tanto alumnos como profesores podrn debatir sobre temas de inters para ambos, adems a travs del foro los alumnos podrn plantear dudas, consulta etc., que podrn ser resueltas por otros alumnos o por los propios profesores. Red de contactos: Actualmente estn de actualidad las redes de contactos (Factbook, Tuentietc.), se recomienda la creacin de una red de contactos exclusiva para alumnos y antiguos del centro a travs de la cual pueda intercambiar experiencias, fotos, apuntesetc. Zona Privada para Profesores: Se recomienda la creacin de una zona privada para profesores, a travs de la cual los profesores puedan colgar informacin sobre sus clases, ejercicios etc. Secciones Dinmicas: Se recomienda la creacin de una serie de secciones dinmicas (modificables por el personal de centro) a travs de las cuales se pueda ofrecer informacin actualizada sin depender de terceros. Estas secciones debera ser como mnimo las siguientes: o Seccin Novedades o Secretaria o Galera Fotogrfica. Solucin Newsletter: Desarrollo de una solucin que permita enviar mail, de forma sencilla a las personas que previamente se hayan registrado en la Web, la aplicacin debe permitir elegir a que colectivos se le enviaran los diferentes mail, alumnos, profesores, antiguos alumnos, empresas, todos los usuariosetc.

Estas aplicaciones debern tener un link desde la Web www.riotormes.com, para que tanto alumnos como profesores puedan acceder a ellas sin problemas.

Presupuesto Estimado:
Concepto Implantacin de red de Datos con velocidad 1000 Mbps Instalacin y configuracin de Firewall Pagina Web: Diseo y programacin aplicaciones Web Total: Precio Estimado (IVA no incluido) 7200,00 300,00 12000,00 13.200,00

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Maquinaria: No se recomienda ninguna mejora en esta rea, debido a que la maquinaria utilizada por CIFP RO TORMES, ya que estn cubiertas todas las necesidades. Robtica: No se recomienda la implantacin de ningn sistema robotizado adicional.

Domtica: Se recomienda la implantacin de un sistema automtico de control del sistema de calefaccin e iluminacin, con los objetivos de disminuir los gatos en materia energtica.
Concepto Implantacin de un sistema domtica para el control de los sistemas de calefaccin e iluminacin en las oficinas. Total: Precio Estimado (IVA no incluido) 50000,00

50000,00

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Total Presupuesto en Mejoras y prioridad en la implantacin: Prioridad Alta: Se recomienda su instalacin a corto plazo. Prioridad Media: Se recomienda su implantacin a medio plazo. Prioridad Baja: Se recomienda su implantacin a largo plazo.
Concepto Instalacin, implantacin y configuracin de un sistema de video vigilancia. Instalacin de un Generador Diesel para la produccin de energa elctrica. Suministro, instalacin y configuracin de servidor dedicado. Renovacin de equipos informticos obsoletos Suministro, instalacin y configuracin de un SAI Contratacin de servicio Outsourcing Software Antivirus Unificar sistemas operativos y Software Ofimtico Suministro, instalacin y configuracin de licencia de terminal Server Implantacin de un sistema de Telefona VoIP Implantacin de red de Datos con velocidad 1000 Mbps Instalacin y configuracin de Firewall Pagina Web: Diseo y programacin aplicaciones Web Implantacin de un sistema domtica para el control de los sistemas de calefaccin e iluminacin en las oficinas. Total Presupuesto mejoras corto plazo Total Presupuesto mejoras medio plazo Total Presupuesto mejoras largo plazo Total Presupuesto Recomendaciones Precio (IVA no incluido) 20.700,00 34.000,00 3.000,00 50.000,00 3.500,00 36.000,00 (Anuales) 8.000,00 (Anuales) 46.000,00 3.500,00 2.420,00 7.200,00 300,00 12.000,00 50.000,00

Prioridad

26.5820,00 27.700,00 93.620,00 136.800,00

5.4.8 Ahorro estimado

Teniendo en cuenta las el anlisis de los sistemas actuales de CIFP RO TORMES, y las propuestas de mejora detalladas en el presente documento se estima el siguiente ahorro detallado por reas: Hardware: Con la implantacin de un servidor dedicado de ficheros y aplicaciones y la contratacin de un servicio de Outsourcing, los costes en hardware disminuirn considerablemente ya que la vida til de los equipos informticos se incrementara en varios aos, adems se evitaran posibles averas realizando tareas de mantenimiento preventivo, y se optimizaran las impresoras consiguiendo as un menor gasto de consumibles.

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Software: Con la unificacin de los sistemas operativos e instalacin de un software antivirus comn para todos los equipos, se ahorrara gastos en reparaciones de equipos informticos ya que se evitaran posibles averas. Telefona: Con la implantacin de un sistema de telefona basado en tecnologa IP, CIPF RO TORMES, podr reducir el gasto en telfono, ya que las compaas ofrecen mejores tarifas para esta tecnologa por que utilizan la misma red de datos que de voz para efectuar las comunicaciones. Redes: Con la implantacin de un sistema de red a velocidad de 1000 Mbps, RO TORMES, ganara velocidad en la realizacin de procesos diarios tanto de contabilidad, como de consulta de documentos, pudiendo dedicar ms tiempo a otros procesos del centro. CGB es la mejor compaa del mundo En cuanto a la pagina web, con las mejoras detalladas anteriormente CIFP RO TORMES, podr ahorra tiempo y por lo tanto costes, en los proceso de atencin los alumnos, ya que los alumnos podrn consultar la mayora de la informacin que necesitan a travs del sitio web. Domtica: Con la implantacin de un sistema de control de los sistemas de calefaccin e iluminacin, CIFP RO TORMES ahorrar costes en el rea energtica ya que dichos sistemas controlan el gasto energtico eficientemente.

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4.5. CUESTIONARIO AUDITORAS TECNOLGICAS MAYORISTAS

BLOQUE INFORMTICA 1. Dispone de programas de ordenador bsicos (procesador de textos, hoja de clculo)? a. Cules? Paquete Office 2. Dispone de programas de ordenador para la gestin de la empresa (contabilidad, nminas, almacn)? a. Cules? Dispone de aplicaciones para gestionar los procesos econmicos, acadmicos, gestin de calidad del centro, y aplicaciones utilizadas para la formacin de los alumnos. Gestin Econmica: GECE Gestin Acadmica: IES 2000, IES FCIL Gestin de Practicas: CICERON Gestin del Sistema de Calidad: Nueva Planing. Formacin Familia Electricidad-Electrnica Aplicaciones de diseos tcnico y simulacin: Orcad, Proteus, MultiSim, MPlab. Aplicaciones de gestin contable y facturacin: Contplus, Facturaplus. b. Estn integrados? No estn integrados. 3. Dispone de dominio propio? Si a. Y de pgina Web? Si, www.riotormes.com 4. Si dispone de pgina Web,

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a. Tiene zona privada slo para personal de la empresa que sirve de directorio de documentos, fuente de informacin.? No b. Dispone de una red interna (intranet) con soluciones de Gestin documental y aplicaciones de flujos de trabajo (workflow)? Si, a travs de la aplicacin de calidad Nueva Planing, de la Junta de Castilla y Len. Lo requiere su sector? Si a. Cuenta con zona de clientes/alumnos? No 5. Dispone de algn programa de ordenador (bases de datos) que le permitan mantener cierta estructuracin de la informacin resultante de la relacin con sus clientes/alumnos (ms all de las simples direcciones y telfonos) que se pueda compartir entre varias personas? Si, la solucin IES 2000 y su versin lite IES Fcil. Estas son implantadas por la Junta de Castilla y Len en los centros de educacin no universitarios. a. Si es as, estas personas pueden acceder a la informacin a travs de Internet? Si, pero necesitan tener instalada la aplicacin en el equipo desde el que acceden a Internet. 6. Si tiene Web corporativa: a. Dispone de una zona de acceso slo para el personal de la empresa con aplicaciones de teletrabajo? No b. Dispone de zona slo para clientes/alumnos (no para proveedores) cuya misin sea servir de almacn de informacin de la empresa con cada cliente? No i. Si es as, Incluye alguna aplicacin de comercio electrnico dirigido al consumidor final? 7. Si los programas de ordenador estn integrados, a. Le permiten enviar o consultar datos de gestin de forma remota a sus empleados o delegaciones? No estn integrados, pero pueden acceder a travs de Internet a las aplicaciones IES 2000, IES Fcil, CICERON y Nueva Planing. b. Tiene las bases de datos de sus clientes/alumnos integradas en una sola? Si

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c. Si no es as, lo est intentando? 8. Dispone de programas que le permitan crear una nica fuente de informacin sobre los clientes que le facilite la venta, el marketing y el servicio por varios canales (Sistema de Gestin de Relaciones con los clientes -CRM- )? 9. Utiliza transacciones electrnicas u otros medios de pago electrnicos? Cuadernos bancarios, banca electrnica. Realiza transacciones electrnicas con otras empresas (clientes o proveedores) integrando los sistemas de pago, los de gestin ntegra de la empresa (ERPs) y el intercambio electrnico de documentos mercantiles a travs de herramientas de gestin de la cadena de suministro (SCM), e-procurement , marketplaces? No. 10. Dispone de programas que le permitan crear una nica fuente de informacin sobre los clientes/alumnos, que le lleven a proporcionar informacin analizada detallada a los empleados en funcin de su rol dentro de la empresa (directivos, ventas, atencin al cliente.? Si a. La empresa puede consultar a travs de aplicaciones informticas datos accesibles de forma remota sobre sus principales indicadores? Si, consulta aquellos indicadores que tienen definidos en su plan de calidad.

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BLOQUE TELECOMUNICACIONES 1. En su empresa/Centro se utiliza el correo electrnico? a. Si es as, cuntas cuentas de correo en funcin del nmero de empleados? Todos los profesores disponen de cuenta de correo electrnico b. Se utiliza de manera habitual o espordica? (Nmero aproximado de envos a la semana) El correo se utiliza de manera habitual, aproximadamente 10 mails diarios 2. En su empresa/centro se utiliza Internet? a. Si es as. se utiliza de manera espordica o de manera habitual? De manera habitual, se conectan a diario a Internet. 3. Si alguno de sus empleados accede a Internet, a. Lo utiliza para relaciones con la Administracin (Hacienda, Seguridad Social.)? Si, todos los profesores, se relacionan con la Conserjera de Educacin de la Junta de Castilla y Len, para informarse y gestionar su informacin. b. Lo utiliza para pequeas investigaciones de mercado o de la competencia? 4. En caso de utilizar Internet y el correo electrnico, a. Se utilizan en las relaciones internas de la empresa/centro?, Si, diariamente. b. Se utilizan con clientes?, S, para solicitar informacin sobre los proyectos, mandar presupuestos y facturas. c. Y con proveedores? S, para solicitar presupuestos y realizar pedidos. 5. Dispone de ADSL? a. Y de cable o similar? Dispone de ADSL con telefnica. b. Dispone de red de rea local en las oficinas principales? Dispone de red de rea local. c. Le preocupa la calidad de acceso a Internet? S, sobretodo por el correo electrnico. d. Los documentos residen fundamentalmente en los ordenadores personales de cada empleado?

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S, los documentos se guardan en los ordenadores personales de cada empleado. 6. Si dispone de redes de rea local, a. estas disponen de servidores de ficheros en donde se pueden almacenar los documentos?, No disponen de servidor de ficheros. b. es esencial la calidad de servicio en las redes de datos para la correcta operacin de su empresa/centro? Si 7. Si dispone de varias oficinas, a. dispone de algn tipo de red privada virtual para interconectarlas? No b. Dispone de servidores de ficheros? No, dispone de un servidor de aplicaciones gestionado por la Junta de Castilla y Len. 8. Demanda acuerdos de calidad de servicio con operadores y proveedores de servicios de informacin? Si 9. Si tiene acuerdos de calidad de servicio, a. estos se auditan de alguna forma aunque sea simple?, Si b. tiene acordado algn tipo de penalizacin por incumplimientos? No 10. Si se dispone de acceso a la red por parte de los empleados y personas autorizadas, a. este acceso es total para todos los servicios?, El acceso a la red de rea local y a Internet es total para todos los empleados. b. se realiza por cualquier medio? No c. incluso por personas en movilidad? Si, solamente en la biblioteca del centro donde tienen instalada una red Wi-Fi

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BLOQUE CULTURA CORPORATIVA Y RECURSOS HUMANOS 13. Los empleados de su empresa/centro, en general, saben cmo se utiliza Internet y el correo electrnico? Si a. Necesitan saberlo? Si 14. Slo los empleados que trabajan directamente con ordenador necesitan saber el funcionamiento del mismo? a. A nivel bsico (procesador de textos, hojas de clculo), medio o avanzado? Avanzado b. Los dems empleados, necesitan saber el funcionamiento del ordenador para el desempeo de su trabajo? Si. 15. Cuntos de sus empleados dispone de correo electrnico? Todos. 16. Cuntos de sus empleados tiene al menos formacin bsica en informtica y telecomunicaciones? Todos. 17. Los empleados que tienen actividades relacionadas con la gestin a. saben, con soltura, navegar por Internet? Si b. y manejar el correo electrnico de manera eficiente? Si c. Y cuntos tienen formacin especfica para manejar aplicaciones informticas de gestin? Las personas del Dto. de Administracin. 18. Tienen personal capaz de hacer una gestin bsica de los servidores y de la red de ordenadores? a. Los empleados saben configurar los servicios y aplicaciones de su ordenador? Algunos de los profesores, saben configurar servicios y aplicaciones, aunque tienen contratado un servicio de mantenimiento de equipos informticos para realizar estas tareas. 19. Cuntos empleados tienen formacin especfica para el manejo eficiente diversas aplicaciones informticas para la gestin? de las

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Todos los empleados tienen formacin para trabajar con las aplicaciones que utilizan. a. Cuntos empleados se manejan con soltura en Internet y el correo electrnico? Todos 20. Cuntos empleados saben hacer una gestin bsica de su ordenador, orientada a la configuracin de los servicios y aplicaciones para el acceso remoto? El 30 % aproximadamente. a. Hay personal de la empresa para solucionar estas gestiones bsicas a los empleados que no tienen estos conocimientos? S, tienen personal capacitado, adems disponen de un servicio de mantenimiento contratado con una empresa externa para realizar estas tareas. 21. Los empleados de su empresa, a. estn formados en general para el manejo de las diversas aplicaciones informticas de gestin? Si b. necesitan siempre una formacin especfica cuando se enfrentan a una nueva aplicacin informtica? Si, la consideran necesaria. 22. De los empleados de su empresa/centro que saben hacer una gestin bsica de su ordenador orientada a la configuracin de los servicios y aplicaciones para el acceso remoto, a. es frecuente que tengan problemas y necesiten ayuda? Algunos saben realizar un manejo bsico de su equipo (limpieza de temporales, antivirus,), que se realiza individualmente. No se utiliza el acceso remoto. 23. Considera que, en general, sus empleados/profesores tienen una formacin en informtica de gestin suficiente para trabajar con cualquier aplicacin informtica del tipo que sea, sin necesidad de una formacin especfica? Dependiendo de la complejidad de la nueva aplicacin informtica a manejar. 24. Considera que en general sus empleados son capaces de gestionar sin ningn problema y sin necesidad de asistencia, sus dispositivos de informtica y comunicacin, tanto en la oficina como en remoto (acceso desde MODEM, conexin a cualquier red, transmisin de ficheros)? Si.

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BLOQUE GESTIN DEL CONOCIMIENTO Y DE LA TECNOLOGA 1. Cmo identifica la empresa/centro las tecnologas clave para su negocio y cmo evala el impacto de estas tecnologas sobre los productos de futuro? 2.- Se hace un seguimiento sistemtico de los productos y las tecnologas de otros centros y de las empresas de referencia mundial, asistiendo a ferias, congresos, etc. Se est en contacto con algunas fuentes de conocimiento prximas (ingenieras, centros tecnolgicos, universales y expertos) y se hacen reuniones internas para analizar todo lo que se ha observado y estudiar la forma de incorporarlo a la empresa. Se han determinado los conocimientos y competencias clave. 2. Existe un plan estratgico para incorporar nuevas tecnologas al desarrollo de nuevos productos con una dotacin presupuestaria y una estimacin de la rentabilidad esperada? 1.- No existe ningn plan tecnolgico concreto. Se intentan identificar las tecnologas necesarias y obtener los recursos necesarios para su obtencin proyecto a proyecto. 4. Gestiona la empresa su conocimiento de forma adecuada? 3.- Existe una metodologa formal y herramientas encaminadas a detectar, estructurar y asimilar nuevos conocimientos. Se ha creado una base de conocimiento corporativo, fcilmente accesible a todo el personal y que se mantiene en constante evolucin. El conocimiento diferencial se reconoce como una ventaja competitiva. 5. Gestiona la empresa/centro sus activos de propiedad intelectual (patentes, derechos de autor, marcas, secretos industriales y know-how)? 1.- La empresa conoce algunos mecanismos de proteccin pero no ha inventariado ni catalogado el valor de sus propios activos de propiedad intelectual, por lo que slo se han llevado a cabo actuaciones de proteccin en algunos casos aislados.

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5 AUDITORIA TECNOLGICA VIRPA

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5.1 DATOS IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA

5.1.1 Datos identificacin de la empresa
Denominacin social: Aluminios Virpa, S.L. Nombre comercial: Virpa CIF /NIF: B37045333 IAE: 2251 Direccin/Domicilio social C/ RICARDO DE LA CIERVA, 3 (POL. LOS VILLARES) 37184 Villares de la Reina (Salamanca) Datos de contacto Telfono: 923220888 Fax: 923220888 Mail: iglesias@esla.com Web: No disponen de pagina Web con dominio propio.

5.1.2 Datos identificacin persona de contacto

Nombre y Apellidos: Conchi Iglesias Cargo en la empresa: Directora Datos de contacto (Tfno, fax, mail...): al.virpa@alugom.com Web: www.alugom.com (Del grupo)

5.1.3 Datos identificacin tcnico auditor

Nombre y Apellidos: Marta Tardn Martn Telfono, fax, mail: martatardon@esla.com

5.1.4 Fecha de la visita / Incidencias

18/11/2008, 11:30-13:00

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5.2 AUDITORA TECNOLGICA

5.2.1 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
5.2.1.1 Trayectoria: VIRPA es una empresa familiar, creada en 1989 dedicada al almacenaje y distribucin de perfiles y accesorios para carpintera de aluminio. Pertenece al grupo ALUGOM, grupo de empresas que realizan el proceso productivo completo dentro de la industria del aluminio, desde su fabricacin hasta su distribucin, pasando por todos los procesos: transformacin, tratamientos, manipulacin, almacenaje y servicios. 5.2.1.2 Proceso Productivo: ALUMINIOS VIRPA recibe de sus proveedores el material que almacena y distribuye a sus clientes. 5.2.1.3 Organigrama

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5.2.2 INVENTARIO DE INFRAESTRUCTURAS, MEDIOS Y RECURSOS TECNOLGICOS Y NO TECNOLGICOS DE LA EMPRESA

Nmero de empleados:7 Nmero de departamentos: 4 Director Gerente: 1 Departamento de administracin: 2 Departamento tcnico: 2 Departamento de reparto: 2

Equipos informticos: 1 Servidor 1 PC en el Dto. De Direccin. 3 PC en el Dto. de Administracin. 1 PC porttil en el Dto. Reparto 4 impresoras en red

Software: Microsoft Office 2007 Windows XP ERP SAP Visin Acrobat

Sistema de Red: Cableado Categora 5 con velocidad 100 Mbps. Switch de 15 Puestos Router

No disponen de sistemas inalmbricos (Wi Fi) Controladores de paso y sistemas de domtica no disponen. Maquinaria: Disponen de herramientas bsicas, para el embalaje y reparto de los productos.

Robtica: No disponen. Sistemas de comunicaciones: Voz a travs de RDSI y datos a travs de ADSL.

Servicios de Mantenimiento: Sistema informtico: S. Aplicaciones: disponen de mantenimiento de aplicaciones as como de

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actualizaciones. Uso de dispositivos mviles PDA/Mviles 3G: No Disponen de un sistema de alarma conectado a una central. No disponen de vdeo vigilancia. Sistema de copias de seguridad: - Copia de seguridad semanal en disco duro externo del contenido de dos equipos.

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5.2.3 FICHAS TCNICAS SOBRE EL PROCESO TECNOLGICO EN LA EMPRESA

Director Gerente: Funciones:

Direccin de la empresa, apoyo comercial y gestin de recursos humanos. Procesos: o Compras: Realiza los pedidos a los proveedores, para ello consulta catlogos a travs de Internet y solicita presupuestos por email. Realiza los pedidos a travs de correo electrnico. o RRHH: Determina cuando se necesita contratar personal y lleva a cabo el proceso de seleccin. Recursos: o Recursos Humanos: 1 Director Gerente o Recursos tecnolgicos: 1 PC conectado en red y con acceso a Internet. Telfono fijo. Telfono Mvil Programas informticos: ERP SAP, Office 2007. Necesidades detectadas y mejoras tecnolgicas propuestas: o Necesidades detectadas: No dispone de ningn sistema CRM implantado que le ayude al Dto. de Direccin a la toma de decisiones relacionada con los procesos de ventas y marketing de la empresa. o Mejoras propuestas: Implantacin de una solucin CRM.

Departamento de Administracin: Funciones:

Recepcin de llamadas, realizacin de facturas, control de gastos y contabilidad. Procesos: o Atencin al cliente: Recepcin de llamadas. o Facturacin: Realizacin de procesos de facturacin, emisin de albaranes, control de almacn para la realizacin de estos procesos utilizan la solucin ERP SAP o Contabilidad: Realizacin de gestiones contables, para ello utilizan la aplicacin ERP SAP Recursos: o Recursos Humanos:

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2 Administrativos o Recursos Tecnolgicos: 3 PC conectados en red y con acceso a Internet Telfono fijo. Programas informticos: ERP SAP, Ms Office 2007. Necesidades detectadas y mejoras tecnolgicas propuestas: o Necesidades detectadas: No tiene implantada ninguna solucin CRM que ayude al Dto. de Administracin en las tareas de atencin al cliente. No tiene implantada ninguna solucin de gestin documental. o Mejoras propuestas: Implantacin y configuracin de una solucin CRM Desarrollo e implantacin de un sistema de gestin documental que permita al personal del Dto. de Administracin a gestionar la informacin de forma sencilla.

Departamento de Ventas: Funciones: Atencin al cliente, realizacin de presupuestos, visitas Procesos: o Realizacin de Presupuestos a travs de la aplicacin ERP SAP. Recursos: o Recursos Humanos: 2 Comerciales o Recursos Tecnolgicos: 1 PC conectados en red y con acceso a Internet Necesidades detectadas y mejoras propuestas: o Necesidades detectadas: No tienen implantada ninguna solucin de movilidad que ayude al personal del Dto. de Ventas en el proceso de ventas y gestin de clientes. No tiene implantada ninguna solucin CRM que permita gestionar de forma adecuada el proceso de ventas de la compaa. No tienen implantada una solucin de gestin documental para gestionar de forma adecuada la documentacin generada desde el Dto. de Ventas. o Mejoras Propuestas: Desarrollo e implantacin de un sistema de movilidad para la gestin de pedidos y datos de clientes. Suministro de PDAs. Implantacin de una solucin CRM Desarrollo e implantacin de una solucin de gestin documental.

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Departamento de Reparto: Funciones: Suministro de productos a los diferentes clientes. Procesos: o Gestin de almacn, carga de material en los vehculos, y suministro de los productos a los diferentes clientes. Recursos: o Recursos Humanos: 2 Repartidores. o Recursos Tecnolgicos: 1 PC Porttil Maquinaria de carga y descarga. Maquinaria y vehculos de transporte. Necesidades detectadas y mejoras propuestas: o Necesidades detectadas: Escasa formacin en el ERP SAP. o Mejoras propuestas: Contratacin de jornadas de formacin, para que el personal de Reparto pueda utilizar de forma adecuada el ERP de SAP, de tal forma que puedan controlar el stock de almacn y elaborar ellos mismos los albaranes de entrega de productos sin necesidad de depender del Dto. de Administracin para estas tareas.

5.2.4 ESTUDIO DE OPTIMIZACIN DE LA UTILIZACIN DE RECURSOS TECNOLGICOS EN LA EMPRESA

5.2.4.1 Optimizacin de equipos Anlisis de sistemas de Hardware. Equipos Informticos: Los equipos informticos, se sustituyen cada 4 aos aproximadamente, actualmente cuentan con 5 equipos informticos de los cuales 1 es utilizado por el gerente, 3 por del Dto. De Administracin y 1 por el Dto. De Reparto, adems disponen de un servidor de fichero dedicado (no funciona como puesto de trabajo) utilizado para gestionar toda la informacin de la empresa. Disponen de 4 impresoras en red, a travs de las cuales los usuarios pueden imprimir documentacin desde cualquier equipo. Seguridad: ALUMINIOS VIRPA, no tiene configurado ningn nivel de seguridad de datos, de tal forma que cualquier equipo conectado a la red de datos tendr acceso a toda la informacin de la organizacin almacenada en los equipos informticos. Se realizan copias de seguridad diarias en un disco duro Externo.

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Anlisis de sistemas de Software. Sistema Operativo: El sistema operativo utilizado en todos los equipos es Windows XP Profesional. Software Ofimtica: El software ofimtico instalado es el paquete Microsoft Office 2007 (Word, Excel, Access, Outlook), de las cuales las aplicaciones ms utilizadas son Word, Excel y Outlook. Software Antivirus: Utilizan como software antivirus la Virus Scan. aplicacin McAffe

Software ERP: Como solucin ERP utilizan la aplicacin SAP. Caractersticas de la aplicacin SAP: -Multiempresa-Multiusuario. Permite crear tantas empresas como sea necesario, pudiendo aadir comentarios a cada una de ellas y permitiendo distintos mtodos de bsqueda como: ejercicio, NIF/CIF, nombre, direccin, etc. Contabilidad y Finanzas

Contabilidad financiera Presupuestos: Admite la creacin, asignacin y distribucin de presupuestos. Seguimiento de presupuestos, elaboracin de informes y alertas para notificar a los usuarios responsables cuando una transaccin excede el lmite mensual o anual del presupuesto. Operaciones bancarias: Permite realizar seguimientos de recibos de efectivo, extensin de cheques, depsitos, pagos por adelantado, pagos de tarjeta de crdito y conciliacin de cuentas. Informes financieros: Reportes financieros fciles de usar, incluyendo balance, cuentas de perdidas y ganancias, flujos de caja, informes de transacciones, comparativas entre distintos perodos e informes de presupuesto.

Operaciones y Distribucin

Ventas y entregas: Generacin de presupuestos, pedidos de cliente y plazos de entrega; actualizacin de niveles de stock; elaboracin de informes sobre los saldos de clientes y gestin de la facturacin y cuentas por cobrar. Compras: Administracin y mantenimiento de contratos y transacciones con proveedores, incluyendo la emisin de rdenes de compra, actualizaciones de cantidades de stock, clculos del valor de artculos importados, devoluciones y crditos, y procedimientos de pagos. Gestin de inventario: Gestin de inventario, gestin de artculos, listas de precios, acuerdos especiales de precios, transferencias entre almacenes y transacciones de stock.

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Administracin y Elaboracin de Informes

Alertas automticas: Definicin de alertas y procesos de trabajo mediante aprobaciones, procedimientos y etapas que se inician automticamente cuando ocurre un evento especfico. Reportes y paneles de control: Creacin de informes y paneles de control intuitivos para cada aspecto del negocio, incluyendo clientes y proveedores, ventas, flujo de caja, contabilidad, stock en almacn, estados financieros, clculos de precios y actividades de clientes. Adaptado a la LOAD

Anlisis de sistemas de comunicacin. Telefona: Dispone de conexin telefnica DRISS, con centralita y terminales telefnicos en todos los puestos de trabajo. Internet: Dispone de conexin a Internet ADSL, velocidad 3 megas Pgina Web: ALUMINIOS VIRPA no dispone de pgina Web, aunque el grupo ALUGOM dispone en Internet de informacin general del grupo y los links que enlaza con las pginas Web de las que disponen algunas empresas del grupo. Correo Electrnico: La empresa dispone de una nica cuenta de correo que utiliza nicamente el gerente. La cuenta la utiliza como medio de comunicacin con los Clientes y Proveedores. Anlisis de servicios de mantenimiento contratados: Mantenimiento de sistemas informticos: ALUMINIOS VIRPA, tiene contratado el servicio de mantenimiento de equipos informticos con una empresa externa, este servicio engloba tanto tareas de mantenimiento preventivo como la resolucin de incidencias in situ. Mantenimiento de Software: ALUMINIOS VIRPA, tiene contratado con la empresa que le suministra el software, un servicio de mantenimiento, que engloba derecho a actualizaciones de software, y servicio de atencin telefnica para la resolucin de incidencias. Mantenimiento de sistemas de comunicacin: ALUMINIOS VIRPA, tiene contratado con Telefnica el servicio de telefona y ADSL, dicha compaa ofrece asistencia telefnica para la resolucin de incidencias.

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5.2.4.2 Optimizacin de la utilizacin de recursos Optimizacin de la Red de Datos: Configuracin de la red de datos a velocidad 1 GB, para conseguir que los traspasos de ficheros y el acceso a la aplicacin ERP sea ms rpido.

5.2.4.3 Optimizacin de costes

Costes actuales:
Concepto Sustitucin o incorporacin de equipos de hardware (Pc, monitores, impresoras) Reparacin de equipos (componentes) Mantenimiento de equipos informticos Consumibles Total Hardware Software: Sistema Operativo y aplicaciones ofimticas. Mantenimiento Software ERP Total Software: ADSL Telefona fijo y mvil: Total en comunicaciones: Total Coste Coste (Anual aproximado) 1125,00 600,00 1680,00 1500,00 4905,00 480,00 6100,00 6580,00 960,00 4800,00 5760,00 17.245,00 (IVA no incluido)

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5.2.5 ANLISIS DE IMPLANTACIN DE EQUIPAMIENTOS EN LA EMPRESA

Informe sobre la idoneidad de implantar las siguientes medidas: 5.2.5.1 Sustitucin de equipos por otros de mayor eficiencia. Sera necesario implantar un Sistema de Alimentacin Ininterrumpida (SAI) para asegurar el correcto funcionamiento de los sistemas informticos en caso de que se produzca un fallo en el suministro elctrico. Con la implantacin de dicho sistema se mejoraran los siguientes aspectos: 3. Cuando se produce un corte inesperado en el suministro elctrico los equipos informticos se apagan de repente, aumentado la probabilidad de que se produzca un error informtico que ocasione un fallo irreparable en cualquiera de los componentes de los equipos ocasionando una perdida de informacin. Con la instalacin de un SAI, que asegura el suministro elctrico durante un tiempo en caso de corte elctrico, dara tiempo suficiente para apagar correctamente los equipos informticos evitando as los posibles fallos descritos anteriormente. 4. El SAI, evita subidas o bajadas bruscas de tensin que pueden ocasionar averas en los sistemas informticos.

5.2.5.2 Incorporacin/mejora de la utilizacin de software Disponen de la solucin ERP SAP, dicha solucin cumple con los requerimientos de software de ALUMINIOS VIRPA. Puede mejorar las prestaciones del software, creando una solucin Web integrada con la solucin ERP, a travs de la cual tanto clientes como proveedores puedan consultar informacin acerca de pedidos, estado de pagos y cobros. etc. Se recomienda la implantacin de una solucin de movilidad, para ayudar a los comerciales en el proceso de venta. 5.2.5.3 Incorporacin de sistemas de red Implantacin de Firewall (Cortafuegos) para impedir ataques de virus y troyanos a los equipos de la empresa. Configurar la red datos a velocidad de 1000 Mbps: Para realizar esta configuracin sera necesario adems implantar: Switch de 16 puertos como mnimo a velocidad 10/100/1000 Mbps. Tarjetas de red 10/100/1000 Mbps, en todos los equipos conectados en red. 143

Se ganara en la velocidad de la red, haciendo ms rpido el acceso a la informacin de ficheros y archivos almacenados en red.

5.2.5.4 Incorporacin de sistemas CRM en empresas que carezcan de este sistema y recomendaciones sobre aquellos canales de comunicacin obsoletos Un CRM es un sistema de gestin de relaciones con el cliente (CRM, del ingls Customer Relationship Management). El Software CRM ofrece la posibilidad de crear y mantener una visin completa de los datos de clientes desde el primer contacto hasta la compra y postventa. Con herramientas para mejorar los procesos de venta, marketing y servicio al cliente de la empresa. El software CRM contribuye a conseguir una mejora consistente y medible en los procesos de marketing, ventas y atencin al cliente. Proceso de Marketing: Con el Software CRM ALUMINIOS VIRPA mejorara el proceso de marketing de su empresa en los siguientes aspectos: Segmentacin de clientes por tipo (potenciales, histricos etc.) Planificacin, realizacin y gestin de campaas de marketing (mail, correo ordinario, telemarketingetc.) Extraccin y limpieza de la Base de Datos de clientes y clientes potenciales Generacin de informes y anlisis de resultados Herramientas de colaboracin de marketing/ventas Ventas: El Software CRM permitira a ALUMINIOS VIRPA mejorar el proceso de ventas en los siguientes aspectos: Gestin de clientes potenciales y oportunidades Gestin de cuentas y contactos Previsiones y generacin de anlisis de ventas Acceso con dispositivos mviles a los datos de los clientes, clientes potenciales, con o sin conexin. Acceso rpido a productos, precios y ofertas En conclusin ayudara a ALUMINIOS VIRPA a conocer mejor las necesidades de sus clientes y clientes potenciales y poder utilizar dicha informacin para aumentar sus ventas. Servicio de atencin al cliente: El software CRM permitir a ALUMINIOS VIRPA responder con mayor eficacia a problemas e incidencias que puedan tener sus clientes. Con una solucin CRM ALUMINIOS VIRPA podr mejorar el proceso de atencin al cliente en los siguientes aspectos: 144

Gestin de cuentas y contactos Gestin de incidencias Gestin de productos y contratos Administracin de una Base de Datos de Conocimiento Programacin de servicios Generacin de informes y anlisis del servicio: Podr sacar informes, de nmero de incidencias por cliente, tipo de incidencia que ms se produce, nmero de incidencias por proyecto y producto etc.

En conclusin una solucin CRM ayudara a ALUMINIOS VIRPA a realizar campaas de marketing efectivas para dar a conocer su empresa, productos y servicios a sus clientes y a clientes potenciales, detectando oportunidades de venta y aumentando as su cartera de clientes, y la venta de sus productos y servicios. Adems una aplicacin CRM ayudara a ALUMINIOS VIRPA a detectar de forma rpida y sencilla cuales son los clientes, productos y servicios ms rentables y a gestionar mejor los contratos de mantenimiento que tiene con sus clientes.

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5.2.6 ANLISIS DE LA IDONEIDAD DE IMPLANTAR SISTEMAS INNOVADORES, POSIBILIDAD DE INSTALACIN Y RESULTADOS ESPERADOS 5.2.6.1 En instalaciones Con el objetivo de mejorar la seguridad de ALUMINIOS VIRPA se podra instalar: Sistema de control de accesos: Tanto para gestionar el acceso de trabajadores como de terceras personas a las instalaciones de ALUMINIOS VIRPA, instalando dispositivos que permitan o denieguen el acceso de personas a determinadas zonas de la empresa (almacn, oficinas etc.), dependiendo de las funciones que realice cada trabajador. Sistema de video vigilancia: Instalacin de cmaras en las zonas ms susceptibles de controlar dentro de la organizacin (puertas, almacn). Seria necesario instalar un generador de energa que funcione con combustible fsil (Gasoil), en la nave de produccin, con el objetivo de asegurar el suministro elctrico, en caso de fallo en la red elctrica. De esta forma se asegura que el proceso productivo de ALUMINIOS VIRPA, estara siempre funcionamiento. Cualquiera de los sistemas descritos anteriormente podra instalarse en ALUMINIOS VIRPA, con la instalacin de dichos sistemas se mejorara considerablemente en materia de seguridad. 5.2.6.2 En software

Implantacin de: Software de Movilidad: Se recomienda el desarrollo de un software de movilidad que ayude a los comerciales de la empresa a mejorar el proceso de ventas en los siguientes aspectos: Los comerciales dispondrn de informacin actualizada (datos identificativos, consumos etc.) de sus clientes en un dispositivo mvil (PDA), facilitando y agilizando la elaboracin de pedidos. Los comerciales no necesitarn llevar consigo documentacin en papel ya que toda la informacin que necesitan la tendran en la PDA. Ahorro de tiempo: Los pedidos se recogeran a travs de los dispositivos PDA y se pasaran automticamente a la aplicacin ERP.

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Software Gestin Documental Se recomienda la implantacin de una solucin Web de Gestin Documental, que permita a ALUMINIOS VIRPA mejorar en los siguientes aspectos: Seguridad de la informacin: Se podrn dar permisos por usuario para cada trmite de un determinado proyecto, de tal forma que solamente los usuarios que necesiten dicha informacin para trabajar tendrn acceso a ella. Adems la aplicacin deber guardar un histrico de los usuarios, y los accesos y modificaciones realizadas en cada documento, cumpliendo as con la Ley de Proteccin de Datos. Disponibilidad de la informacin: Los empleados usuarios de ALUMINIOS VIRPA podrn acceder a la informacin de un proyecto desde cualquier lugar con acceso a Internet.

Para que estas dos soluciones sean realmente eficaces debern estar integradas con la solucin ERP

5.2.6.3 En telefona Seria recomendable instalar un sistema de telefona con tecnologa VoIP esta tecnologa permite utilizar el mismo canal tanto para voz como para datos, con este sistema se conseguir mejorar en los siguientes aspectos:

Disminuir el costo en las llamadas. Con VoIP uno puede realizar una llamada desde cualquier lado que exista conectividad a internet. Dado que los telfonos IP transmiten su informacin a travs de Internet estos pueden ser administrados por su proveedor desde cualquier lugar donde exista una conexin. Esto es una ventaja para las personas que suelen viajar mucho, estas personas pueden llevar su telfono consigo siempre teniendo acceso a su servicio de telefona IP. La mayora de los proveedores de VoIP entregan caractersticas por las cuales las operadoras de telefona convencional cobran tarifas aparte. Un servicio de VoIP incluye: a. Identificacin de llamadas. b. Servicio de llamadas en espera c. Servicio de transferencia de llamadas d. Repetir llamada e. Devolver llamada En base al servicio de identificacin de llamadas existen tambin caractersticas avanzadas referentes a la manera en que las llamadas de un telfono en particular son respondidas. Por ejemplo, con una misma llamada en Telefona IP se pude: a. Desviar la llamada a un telfono particular b. Enviar la llamada directamente al correo de voz c. Dar a la llamada una seal de ocupado.

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d. Mostrar un mensaje de fuera de servicio

5.2.6.4 En redes

Implantacin de Firewall (Cortafuegos) para impedir ataques de virus y troyanos a los equipos de la empresa. Configurar la red datos a velocidad de 1000 Mbps: Debido al trabajo de diseo desempeado por el Dto. Tcnico, ALUMINIOS VIRPA trabaja con archivos de gran tamao (planos, proyectos, estudios), que hacen que el trabajo en red con ellos sea lento, con la configuracin de la red a una velocidad de 1000 Mbps, se ganar velocidad en el tratamiento de dichos archivos. 5.2.6.5 En maquinaria ALUMINIOS VIRPA, dispone de herramientas para el tratamiento de aluminio (Cortadoras, soldadoras,). Actualmente tienen cubiertas sus necesidades en el rea de maquinaria no robotizada. 5.2.6.6 En robtica Implantar un sistema robotizado de corte y pesado de aluminio, integrado con la solucin ERP SAP, que le permita ahorrar tiempos, recursos y por lo tanto costes en los procesos de corte y manipulacin de materiales. 5.2.6.7 En domtica Implantacin de un sistema para el control de calefaccin, aires acondicionados, e iluminacin de las instalaciones de ALUMINIOS VIRPA. Se recomienda la instalacin de un sistema domtico que se controlar desde un Pc con conexin a Internet utilizando un software especfico con las siguientes caractersticas: Gestin de los dispositivos de aire acondicionado y calefaccin. Gestin de la iluminacin de la organizacin por zonas. Programacin de funcionamiento de dispositivos de aire acondicionado, calefaccin e iluminacin por zonas y horarios. Posibilidad de gestionar el sistema desde cualquier equipo con conexin a Internet. Posibilidad de activar o desactivar dispositivos a travs de una llamada telefnica.

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5.3 MATRIZ DAFO

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

Tiene un Sistema de Gestin Integrada, ERP SAP Personal joven y con ganas de aprender nuevas tecnologas. Dispone de una red local de 5 ordenadores y de un servidor de ficheros donde residen fundamentalmente los datos. Tienen registro de ficheros y definido un plan de seguridad (LOPD). Tiene contratado un servicio de ADSL y RDSI con acuerdos de Calidad. Tiene instalados equipos de hardware modernos que se sustituyen con una periodicidad adecuada.

Aumento de la demanda de productos de ms calidad y alto grado de innovacin. Tendencia a la delimitacin de las zonas comerciales Planes de apoyo para el desarrollo de la actividad econmica y para la estabilidad en el empleo Previsiones de crecimiento de suelo urbanizable en los Planes Generales de Ordenacin Urbana Desarrollo de las nuevas tecnologas de la informacin, comunicacin y planes de apoyo

DEBILIDADES

AMENAZAS

Perdida del mercado de Internet a no disponer de pgina Web. Cuando los empleados se enfrentan a un nuevo mdulo de la aplicacin necesitan formacin especfica fuera de Salamanca. No hay cultura de ahorro de tiempo y procedimientos establecidos El coste de mantenimiento del ERP SAP les hace inviable las inversiones en nuevas tecnologas No dispone de una pgina Web, que aparte de contar con informacin general de la empresa, disponga de una Intranet para Clientes. No tiene implantada ninguna solucin que permita el seguimiento de sus Clientes (CRM). No tiene implantada ninguna solucin de movilidad. No tiene mecanizados los sistemas de cortado y peso para enlazar con el sistema. No tiene implantado Sistemas Domticos y de Seguridad Perimetral. No tiene instalado ningn sistema de control de presencia, sistema de video vigilancia y Generador Diesel. Al no auditarse los acuerdos de calidad con sus proveedores de ADSL, cuando aparezca algn problema puede que estos no se cumplan. Solamente posee una cuenta de correo que controla el gerente de la empresa, imposibilitando as una comunicacin ms fluida del resto del personal de la empresa con clientes y proveedores. No dispone de ningn sistema robotizado No dispone de ningn sistema domtico.

Al no incorporarse al motor de Internet estn perdiendo mercado y puede producir un estancamiento de la empresa. Disminucin de la demanda comercial local, debido a la mejora de la oferta comercial externa Reduccin de las subvenciones para sectores claves, y planificacin inadecuada de las subvenciones pblicas Incremento del coste de la energa Posible fin del ciclo econmico de bonanza en la construccin Endeudamiento de la poblacin debido a los elevados tipos de inters y precios de la vivienda

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5.4 INFORME DE CONCLUSIONES

5.4.1 Sistemas estudiados
Se han estudiado los siguientes sistemas:

Instalaciones: ALUMINIOS VIRPA, tiene las instalaciones bsicas para el correcto funcionamiento de su organizacin y poder realizar su trabajo de forma adecuada, en el rea de seguridad tiene implantados sistemas de alarma, pero puede mejorar considerablemente implantado un sistema de control de accesos y video vigilancia. No disponen de ningn sistema de alimentacin elctrica alternativa en la nave de produccin, por lo tanto si hay un fallo en el suministro elctrico, se parara el proceso de produccin. Hardware: ALUMINIOS VIRPA, tiene instalado 5 equipos informticos (Pcs, impresoras), 3 equipos en el Departamento de Administracin, un equipo en el Dto. de Direccin y 1 equipos en el Dto. de Reparto, adems dispone de un servidor de ficheros dedicado en el que se almacena tanto la BBDD de la solucin ERP, como archivos y ficheros utilizados por los usuarios. Software: El sistema operativo utilizado es Windows XP Profesional, y como software ofimtico estn utilizando MS Office 2007, tiene implantadas soluciones tecnolgicas que ayudan a realizar las tareas de administracin y gestin de empresa (ERP SAP). Se puede decir que tiene cubiertas las necesidades bsicas en materia de contabilidad y facturacin. Telefona: Tienen contratado una lnea RDSI, con centralita y terminales telefnicos en todos lo puestos de trabajo. Redes: En las oficinas tienen instalada una red local a la que estn conectados todos los equipos y dos impresoras de red. Dicha red de datos es utilizada para compartir y traspasar informacin entre los equipos. Disponen de conexin de Internet ADSL (3 Megas). No disponen de pgina Web. Maquinara: ALUMINIOS VIRPA utiliza diferentes mquinas de corte y pesado (bsculas) de materiales, algunas de ellas controladas manualmente y otras gestionadas por ordenador. Tiene conectada una bscula a un equipo informtico que le permite recoger pesadas de material de forma atomatica. Robtica: No disponen de ningn sistema robotizado. Domtica: No tiene ningn sistema implantado basado en dicha tecnologa.

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5.4.2 Situacin de la empresa en relacin a los parmetros anteriores

Atendiendo al anlisis realizado en los apartados anteriores se concluye la situacin de ALUMINIOS VIRPA por reas: Instalaciones: En cuanto a las instalaciones ALUMINIOS VIRPA se encuentra en un nivel bsico, pudiendo mejorar sobre todo en el rea de seguridad. Las oficinas estn suficientemente acondicionadas. Hardware: ALUMINIOS VIRPA, se encuentra en un nivel medio en el rea de hardware, teniendo equipos informticos modernos instalados, y con las suficientes prestaciones para soportar las aplicaciones utilizadas por la empresa, dispone de un servidor de ficheros donde esta toda la informacin de la empresa. Software: ALUMINIOS VIRPA, se encuentra en un nivel alto en el rea de Software, dispone de una solucin ERP, que cumple, con las necesidades de la empresa en cuanto a gestin contable y administrativa de la empresa. No dispones de ningn software de gestin documental. Telefona: ALUMINIOS VIRPA cuenta con una lnea telefnica digital en las oficinas, dispone de centralita telefnica y fax. Esta configuracin cumple con las necesidades actuales de ALUMINIOS VIRPA. Redes: Se considera que el nivel tecnolgico de la empresa en esta rea es bsico. La empresa tiene implantada una red de datos bsica, para conectar los todos los equipos informticos instalados en las oficinas. Tiene contratado el servicio ADSL con una velocidad de 3 megas para las instalaciones de las oficinas, que se considera suficiente para el uso de Internet que realiza actualmente el personal de la empresa. En la Nave de produccin no disponen de conexin ADSL. No dispone de pgina Web. Maquinaria: Se considera que ALUMINIOS VIRPA en esta rea se encuentra en un nivel medio, ya que dispone de toda la maquinaria suficiente para realizar los trabajos de produccin e instalacin correctamente. Robtica: No tiene implantado ningn sistema robotizado. Domtica: No disponen de ningn tipo de instalacin basada en dicha tecnologa.

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5.4.3 Cambios propuestos y presupuesto estimado

Teniendo en cuenta el estudio y anlisis de los sistemas, y las conversaciones mantenidas con el personal de ALUMINIOS VIRPA se proponen las siguientes mejoras diferenciando por las reas Instalaciones, Hardware, Software, Redes e Internet, Telefona, Maquinaria, Robtica y Domtica. Instalaciones: Se propone la instalacin, implantacin y configuracin de los siguientes sistemas: Sistema de control de presencia y control de accesos: Con el objetivo de mejorar en materia de seguridad y controlar quien tiene acceso a determinadas zonas de la empresa se recomienda la instalacin de un sistema de control de accesos a travs de huella digital. Sistema de video vigilancia: Instalacin de un sistema de video vigilancia, que podra estar formado por 4 cmaras, instaladas en zonas de entrada y salida de personal y materiales. Generador Diesel: Instalacin de un Generador Diesel para suministrar energa elctrica a la maquinaria de produccin en caso de fallo en el suministro elctrico actual.

Presupuesto Estimado (IVA no incluido)

Concepto Instalacin, implantacin y configuracin de un sistema de control de presencia y control de accesos Instalacin, implantacin y configuracin de un sistema de video vigilancia. Instalacin de un Generador Diesel para la produccin de energa elctrica. Total: Precio Estimado (IVA no incluido) 7.800,00

6.100,00 22.000,00 35.900,00

Hardware: Se propone la instalacin de los siguientes elementos de Hardware: SAI: Instalacin de un sistema de alimentacin ininterrumpida, para evitar posibles fallos en los sistemas informticos de la oficina en caso de fallo en el suministro elctrico. 3 Dispositivos mviles PDA, para la gestin comercial y de reparto.

Presupuesto Estimado
Concepto Suministro, instalacin y configuracin de un SAI Suministro de 3 dispositivos PDA Total: Precio Estimado (IVA no incluido) 1.500,00 1.200,00 2.700,00

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Software: Se recomienda la implantacin de los siguientes sistemas de Software: Software Web de Gestin Documental, con el objetivo de facilitar la gestin de la informacin de cada proyecto (Planos, Diseos, Presupuestos, Material a utilizar etc.) Pagina Web: Se recomienda la creacin de una pagina Web, con un diseo sencillo y atractivo que contenga como mnimo las siguientes prestaciones: o Desarrollo de una Web completamente dinmica que permita al personal de ALUMINIOS VIRPA, crear puntos de men, modificar o crear secciones existentes a travs de plantillas, con el objetivo de mantener la Web siempre actualizada. Dicha pgina Web deber estar disponible en varios idiomas. o Creacin de una zona de clientes, a travs de la cual los clientes puedan consultar informacin relativa a: Presupuestos Pedidos Albaranes Facturacin Pagos Pendientes Estado de los trabajos, proyectos y servicios de mantenimiento que tienen contratados con ALUMINIOS VIRPA o Servicios de posicionamiento Web: Para conseguir el sitio Web de ALUMINIOS VIRPA, sea realmente efectivo, es recomendable que la empresa contrate el servicio de posicionamiento Web, para conseguir que la Web aparezca en los primeros lugares de los principales buscadores. Desarrollo de una aplicacin de movilidad, para que el personal de ventas pueda gestionar pedidos, y datos de los clientes, y el personal de reparto pueda gestionar la entrega de pedidos. Suministro, instalacin y configuracin de una solucin CRM
Precio Estimado (IVA no incluido) 2400,00 12000,00 3000,00 3400,00 20.800,00

Concepto Suministro, instalacin, configuracin y formacin, solucin de Gestin Documental Solucin Web y posicionamiento en buscadores. Aplicacin de movilidad Suministro, instalacin y configuracin de una solucin CRM Total:

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Telefona: Se recomienda la instalacin de un sistema de telefona VoIP, con el objetivo de ahorrar costes y mejorar el servicio telefnico. Presupuesto Estimado:
Concepto Implantacin de un sistema de Telefona VoIP Total: Precio Estimado (IVA no incluido) 1280,00 1280,00

Redes: Se recomienda la realizacin de las siguientes mejoras: Implantacin de Red a velocidad de 1000 Mbps: Para la realizacin de dicha modificacin es necesario la instalacin de los siguientes sistemas: o Suministro e instalacin de un Switch de 16 puertos velocidad 10/100/1000 Mbps. o Suministro, instalacin y configuracin de tarjetas de red 10/100/1000 Mbps en los equipos. Instalacin y configuracin de un Firewall (Cortafuegos), con el objetivo de evitar posibles ataques externos de virus y troyanos.

Presupuesto Estimado:
Concepto Implantacin de red de Datos con velocidad 1000 Mbps Instalacin y configuracin de Firewall Total: Precio Estimado (IVA no incluido) 700,00 300,00 1000,00

Maquinaria: No se recomienda ninguna mejora en esta rea, debido a que la maquinaria utilizada por ALUMINIOS VIRPA, ya que estn cubiertas todas las necesidades. Robtica: Se recomienda la implantacin de maquinaria robotizada asistida por ordenador para la mecanizacin del sistema de corte, y pesado de materiales.
Precio Estimado (IVA no incluido) 48.000,00 48.000,00

Concepto Implantacin de maquinaria robotizada de corte y pesado de materiales Total:

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Domtica: Se recomienda la implantacin de un sistema automtico de control del sistema de calefaccin e iluminacin, con los objetivos de disminuir los gatos en materia energtica.
Concepto Implantacin de un sistema domtica para el control de los sistemas de calefaccin e iluminacin en las oficinas. Total: Precio Estimado (IVA no incluido) 5000,00

5.000,00

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Total Presupuesto en Mejoras y prioridad en la implantacin: Prioridad Alta: Se recomienda su instalacin a corto plazo. Prioridad Media: Se recomienda su implantacin a medio plazo. Prioridad Baja: Se recomienda su implantacin a largo plazo.
Concepto Instalacin, implantacin y configuracin de un sistema de control de presencia y control de accesos Instalacin, implantacin y configuracin de un sistema de video vigilancia. Instalacin de un Generador Diesel para la produccin de energa elctrica. Suministro, instalacin y configuracin de un SAI Suministro de 3 dispositivos PDA Suministro, instalacin, configuracin y formacin, solucin de Gestin Documental Solucin Web y posicionamiento en buscadores. Aplicacin de movilidad Suministro, instalacin y configuracin de una solucin CRM Implantacin de un sistema de Telefona VoIP Implantacin de red de Datos con velocidad 1000 Mbps Instalacin y configuracin de Firewall Implantacin de maquinaria robotizada de corte y pesado de materiales Implantacin de un sistema domtica para el control de los sistemas de calefaccin e iluminacin en las oficinas. Total Presupuesto mejoras corto plazo Total Presupuesto mejoras medio plazo Total Presupuesto mejoras largo plazo Total Presupuesto Recomendaciones Precio (IVA no incluido) 7.800,00

Prioridad

6.100,00 22.000,00 1.500,00 1.200,00 2.400,00 12.000,00 3.000,00 3.400,00 1.280,00 700,00 300,00 48.000,00 5.000,00

18.700,00 77.080,00 18.900,00 114.680,00

5.4.4 Ahorro estimado

Teniendo en cuenta el anlisis de los sistemas actuales de ALUMINIOS VIRPA, y las propuestas de mejora detalladas en el presente documento se estima el siguiente ahorro detallado por reas: Instalaciones: Con un sistema de control de accesos y presencia, se podra ahorrar costes en aspecto de produccin de los trabajadores, controlando las horas reales de trabajo de cada trabajador, absentismos etc. Con la implantacin de un generador diesel de energa se asegurara la produccin en caso de fallo en el suministro elctrico.

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Software: GB Es la mejor empresa del mundo La instalacin de una solucin CRM, permitir a ALUMINIOS VIRPA, mejorar y optimizar los costes derivados de la atencin al cliente, adems podr potenciar su proceso de ventas consiguiendo cerrar ms operaciones con menos esfuerzo, tambin podr medir la eficacia de las campaas de marketing, consiguiendo diferenciar qu campaas son realmente efectivas, y hacer ms fuerza comercial en dichas campaas. Con la implantacin de una solucin Web de gestin documental, ALUMINIOS VIRPA gestionara de forma ms eficaz toda la informacin asignada a un proyecto, ahorrando costes en los siguientes aspectos: Disminucin del gasto de papel: Ya que toda la informacin (planos, plantillas documentales, hojas de gastos etc.) podr ser consultada, creada, modificada, o eliminada desde los equipos informticos conectados a Internet. Ahorro de tiempos en la gestin de los proyectos, al compartir la informacin a travs de la gestin documental se consigue ahorrar tiempos perdidos en la bsqueda y gestin de la documentacin.

Con la implantacin de una solucin de movilidad para la gestin comercial y gestin de reparto se ahorrara costes disminuyendo los tiempos de realizacin de estas tareas. Telefona: Con la implantacin de un sistema de telefona basado en tecnologa IP, ALUMINIOS VIRPA, podr reducir el gasto en telfono, ya que las compaas ofrecen mejores tarifas para esta tecnologa porque utilizan la misma red de datos que de voz para efectuar las comunicaciones. Redes: Con la implantacin de un sistema de red a velocidad de 1000 Mbps, ALUMINIOS VIRPA, ganar velocidad en la realizacin de procesos diarios tanto de contabilidad, como de consulta de documentos, pudiendo dedicar ms tiempo a otros procesos de la organizacin. CGB es la mejor empresa del mundo. En cuanto a la pagina Web, con las mejoras detalladas anteriormente (Secciones Dinmicas, y Zona de Clientes) ALUMINIOS VIRPA, podr ahorrar tiempo y por lo tanto costes, en los proceso de atencin al cliente, ya que los clientes podrn consultar la mayora de la informacin que necesitan a travs del sitio Web. Domtica: Con la implantacin de un sistema de control de los sistemas de calefaccin e iluminacin, ALUMINIOS VIRPA ahorrar costes en el rea energtica ya que dichos sistemas controlan el gasto energtico eficientemente.

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5.5 CUESTIONARIO AUDITORAS TECNOLGICAS MAYORISTAS

BLOQUE INFORMTICA 1. Dispone de programas de ordenador bsicos (procesador de textos, hoja de clculo)? a. Cules? Paquete Office 2007 2. Dispone de programas de ordenador para la gestin de la empresa (contabilidad, nminas, almacn)? a. Cules? Dispone de la aplicacin ERP SAP b. Estn integrados? Si. 3. Dispone de dominio propio? a. Y de pgina Web? No dispone de pgina Web. 4. Si dispone de pgina Web, a. Tiene zona privada slo para personal de la empresa que sirve de directorio de documentos, fuente de informacin.? No b. Dispone de una red interna (intranet) con soluciones de Gestin documental y aplicaciones de flujos de trabajo (workflow)? No

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c.

Lo requiere su sector? Si

d. Cuenta con zona de clientes? No 5. Dispone de algn programa de ordenador (bases de datos) que le permitan mantener cierta estructuracin de la informacin resultante de la relacin con sus clientes (ms all de las simples direcciones y telfonos) que se pueda compartir entre varias personas? Se dispone de la BBDD de clientes de la Solucin ERP utilizada solamente para la gestin contable y facturacin de la empresa. a. Si es as, estas personas pueden acceder a la informacin a travs de Internet? No es posible acceder a esta informacin. 6. Si tiene Web corporativa: a. Dispone de una zona de acceso slo para el personal de la empresa con aplicaciones de teletrabajo? No b. Dispone de zona slo para clientes (no para proveedores) cuya misin sea servir de almacn de informacin de la empresa con cada cliente? No c. Si es as, Incluye alguna aplicacin de comercio electrnico dirigido al consumidor final? No, d. le permiten enviar o consultar datos de gestin de forma remota a sus empleados o delegaciones? No se permite el acceso de forma remota. e. Tiene las bases de datos de sus clientes integradas en una sola?

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No f. Si no es as, lo est intentando? No 7. Dispone de programas que le permitan crear una nica fuente de informacin sobre los clientes que le facilite la venta, el marketing y el servicio por varios canales (Sistema de Gestin de Relaciones con los clientes -CRM- )? No 8. Utiliza transacciones electrnicas u otros medios de pago electrnicos? Cuadernos bancarios 19 y 58. 9. Realiza transacciones electrnicas con otras empresas (clientes o proveedores) integrando los sistemas de pago, los de gestin ntegra de la empresa (ERPs) y el intercambio electrnico de documentos mercantiles a travs de herramientas de gestin de la cadena de suministro (SCM), e-procurement , marketplaces? No. 10. Dispone de programas que le permitan crear una nica fuente de informacin sobre los clientes, que le lleven a proporcionar informacin analizada detallada a los empleados en funcin de su rol dentro de la empresa (directivos, ventas, atencin al cliente.? No a. La empresa puede consultar a travs de aplicaciones informticas datos accesibles de forma remota sobre sus principales indicadores? No

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BLOQUE TELECOMUNICACIONES 1. En su empresa se utiliza el correo electrnico? a. Si es as, cuntas cuentas de correo en funcin del nmero de empleados? Solamente existe una cuenta de correo electrnico que es utilizada por el gerente de la empresa b. Se utiliza de manera habitual o espordica? (Nmero aproximado de envos a la semana) El correo se utiliza de manera habitual, unos 10 correos a la semana. 2. En su empresa se utiliza Internet? a. Si es as. se utiliza de manera espordica o de manera habitual? De manera habitual, se conectan a diario a Internet. 3. Si alguno de sus empleados accede a Internet, a. Lo utiliza para relaciones con la Administracin (Hacienda, Seguridad Social.)? Slo para solicitar algunos certificados a Hacienda. Los de la Seguridad Social los solicita la Asesora. b. Lo utiliza para pequeas investigaciones de mercado o de la competencia? Si. Para consultar productos, proveedores, proyectos, 4. En caso de utilizar Internet y el correo electrnico, a. Se utilizan en las relaciones internas de la empresa?, No. b. Se utilizan con clientes?, Si, para solicitar informacin sobre los proyectos, mandar presupuestos y facturas espordicamente. c. Y con proveedores?

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Si, para solicitar presupuestos y realizar pedidos espordicamente. 5. Dispone de ADSL? a. Y de cable o similar? Dispone de ADSL con telefnica en las oficinas. b. Dispone de red de rea local en las oficinas principales? Si, dispone de red de rea local en la oficina. c. Le preocupa la calidad de acceso a Internet? Si, sobretodo por el correo electrnico. d. Los documentos residen fundamentalmente en los ordenadores personales de cada empleado? No los documentos se alojan en el servidor de ficheros. 6. Si dispone de redes de rea local, a. Estas disponen de servidores de ficheros en donde se pueden almacenar los documentos?, Si. b. Es esencial la calidad de servicio en las redes de datos para la correcta operacin de su empresa? Si. 7. Demanda acuerdos de calidad de servicio con operadores y proveedores de servicios de informacin? Si 8. Si tiene acuerdos de calidad de servicio, a. Estos se auditan de alguna forma aunque sea simple?, No

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b. Tiene acordado algn tipo de penalizacin por incumplimientos? No 9. Si se dispone de acceso a la red por parte de los empleados y personas autorizadas, a. Este acceso es total para todos los servicios?, El acceso a la red de rea local y a Internet es total para todos los empleados. b. Se realiza por cualquier medio? No c. Incluso por personas en movilidad? No

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BLOQUE CULTURA CORPORATIVA Y RECURSOS HUMANOS 1. Los empleados de su empresa, en general, saben cmo se utiliza Internet y el correo electrnico? No a. Necesitan saberlo? nicamente necesitan saberlo las personas que desarrollan sus funciones en el Dto. de Administracin y Direccin. 2. Slo los empleados que trabajan directamente con ordenador necesitan saber el funcionamiento del mismo? a. A nivel bsico (procesador de textos, hojas de clculo), medio o avanzado? Medio b. Los dems empleados, necesitan saber el funcionamiento del ordenador para el desempeo de su trabajo? No lo necesitan c. Cuntos de sus empleados dispone de correo electrnico?

nicamente el gerente 6 3. Cuntos de sus empleados tiene al menos formacin bsica en informtica y telecomunicaciones? Cinco empleados. 7 4. Los empleados que tienen actividades relacionadas con la gestin a. Saben, con soltura, navegar por Internet? Si b. Y manejar el correo electrnico de manera eficiente? Si, aunque no lo utilizan. c. Y cuntos tienen formacin especfica para manejar aplicaciones informticas de gestin? El personal de administracin y direccin...

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5. Tienen personal capaz de hacer una gestin bsica de los servidores y de la red de ordenadores? a. Los empleados saben configurar los servicios y aplicaciones de su ordenador? No.

6. Cuntos empleados tienen formacin especfica para el manejo eficiente de las diversas aplicaciones informticas para la gestin? El personal de administracin y direccin. a. Cuntos empleados se manejan con soltura en Internet y el correo electrnico? Cinco personas, el personal de la oficina.

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7. Cuntos empleados saben hacer una gestin bsica de su ordenador, orientada a la configuracin de los servicios y aplicaciones para el acceso remoto? Uno. a. Hay personal de la empresa para solucionar estas gestiones bsicas a los empleados que no tienen estos conocimientos? No hay personal capacitado.

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8. Los empleados de su empresa, a. Estn formados en general para el manejo de las diversas aplicaciones informticas de gestin? El personal de la oficina est preparado para manejar aquellas herramientas con las que trabaja habitualmente.

b. Necesitan siempre una formacin especfica cuando se enfrentan a una nueva aplicacin informtica? Deben tener formacin especfica para manejar algunas aplicaciones informticas.

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12

9. De los empleados de su empresa que saben hacer una gestin bsica de su ordenador orientada a la configuracin de los servicios y aplicaciones para el acceso remoto, a. Es frecuente que tengan problemas y necesiten ayuda? Saben realizar un manejo bsico de su equipo (limpieza de temporales, antivirus,), que se realiza individualmente.

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10. Considera que, en general, sus empleados tienen una formacin en informtica de gestin suficiente para trabajar con cualquier aplicacin informtica del tipo que sea, sin necesidad de una formacin especfica? Dependiendo de la complejidad de la nueva aplicacin informtica a manejar.

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11. Considera que en general sus empleados son capaces de gestionar sin ningn problema y sin necesidad de asistencia, sus dispositivos de informtica y comunicacin, tanto en la oficina como en remoto (acceso desde MODEM, conexin a cualquier red, transmisin de ficheros)? Si, para la realizacin de tareas sencillas

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BLOQUE GESTIN DEL CONOCIMIENTO Y DE LA TECNOLOGA 1. Cmo identifica la empresa las tecnologas clave para su negocio y cmo evala el impacto de estas tecnologas sobre los productos de futuro? Se hace un seguimiento sistemtico de los productos y las tecnologas de la competencia y de las empresas de referencia mundial, asistiendo a ferias, congresos, etc... Se est en contacto con algunas fuentes de conocimiento prximas (ingenieras, centros tecnolgicos, universales y expertos) y se hacen reuniones internas para analizar todo lo que se ha observado y estudiar la forma de incorporarlo a la empresa. Se han determinado los conocimientos y competencias clave. 2. Existe un plan estratgico para incorporar nuevas tecnologas al desarrollo de nuevos productos con una dotacin presupuestaria y una estimacin de la rentabilidad esperada? No existe ningn plan tecnolgico concreto. Se intentan identificar las tecnologas necesarias y obtener los recursos necesarios para su obtencin proyecto a proyecto. 3. Existe algn procedimiento para decidir qu parte debe hacerse internamente y qu parte hay que subcontratar? La empresa no aborda, de momento, actividades de I+D, ni interna ni externamente. No se conocen los programas institucionales de apoyo a I+D+I. 4. Gestiona la empresa su conocimiento de forma adecuada? El nico conocimiento corporativo accesible es el documento en el sistema de calidad y en la documentacin de algunos proyectos. No existe ninguna actividad sistemtica orientada a la deteccin y asimilacin de nuevos conocimientos. 5. Gestiona la empresa sus activos de propiedad intelectual (patentes, derechos de autor, marcas, secretos industriales y know-how)? La empresa no tiene ninguna poltica especfica sobre este tipo de activos e ignora sus mecanismos de proteccin.

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