» Spis treści

» Rozdział I  5
» KANCELARIA TAJNA – CO TO JEST? 5
» Rozdział II 9
» SYSTEM KANCELARYJNY JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ 9
» Rozdział III 11
» KANCELARIA TAJNA A TYP JEDNOSTKI 11
» Minister Obrony Narodowej 12
» Minister Sprawiedliwości 13
» Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji 14
» Komendant Główny Policji 14
» Komendant Główny Straży Granicznej 15

» Rozdział IV 16
» TWORZENIE KANCELARII – OD CZEGO ZACZĄĆ? 16
» Rozdział V 18
» REGULACJE DOTYCZĄCE DZIAŁANIA KANCELARII 18
» Rozdział VI 20
» ŚRODKI OCHRONY FIZYCZNEJ 20
» STREFY BEZPIECZEŃSTWA 21
» KONTROLA DOSTĘPU 22
» Rozpoznanie personalne 22
» Automatyczna kontrola dostępu 23
» ŚRODKI OCHRONY FIZYCZNEJ STOSOWANE W KANCELARII TAJNEJ 24
» Drzwi i okna 24
» Szafy stalowe 26
» Zamknięcia 27
» Ochrona kombinacji zamka 28
» Zabezpieczanie kluczy 28

» Rozdział VII 31
» PROCEDURY BEZPIECZEŃSTWA 31
» Procedury codzienne 31
» Procedury dostępu do kancelarii 32
» Procedury okresowe 32
» Procedury działania w sytuacjach nadzwyczajnych 32

» Rozdział VIII 34
» ZADANIA KANCELARII 34
» Rozdział IX 42
» PERSONEL KANCELARII 42
» Rozdział X 45
» DOKUMENTY NIEJAWNE 45
» Rozdział XI 47
» DOKUMENTY PRACY KANCELARYJNEJ 47
» Rozdział XII 59
» PRZYJMOWANIE PRZESYŁEK NIEJAWNYCH 59
» Rozdział XIII 61
» UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW NIEJAWNYCH 61
» ROZDZiAŁ XIV 64
» PRZYGOTOWANIE, NADAWANIE I PRZEWÓZ PRZESYŁEK 64
» PRZYGOTOWANIE 64
» NADAWANIE 65
» PRZEWOŻENIE PRZESYŁEK NIEJAWNYCH 67
» Rozdział XV 71
» OBSŁUGA KANCELARYJNA DOKUMENTÓW NIEJAWNYCH NATO 71
» Rozdział XVI 75
» OBSŁUGA KANCELARYJNA DOKUMENTÓW NIEJAWNYCH UE 75
» Rozdział XVII 78
» KONTROLE WEWNĘTRZNE I ZEWNĘTRZNE 78
» Rozdział XVIII 83
» ARCHIWIZOWANIE I BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEJAWNEJ 83
» SŁOWNIK 87
» AKTY PRAWNE 92
» Załączniki 93
» REJESTR DZIENNIKÓW, KSIĄŻEK EWIDENCYJNYCH I TECZEK 93
» DZIENNIK KORESPONDENCYJNY 94
» DZIENNIK KORESPONDENCYJNY 95
» DZIENNIK EWIDENCJI WYKONANYCH DOKUMENTÓW 96
» KARTA ZAPOZNANIA SIĘ Z DOKUMENTEM
Z KLAUZULĄ “ŚCIŚLE TAJNE” / “TAJNE” 97
» KARTA DORĘCZEŃ PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH 98
» WYKAZ PRZESYŁEK NADANYCH 99
» PROTOKÓŁ W SPRAWIE USZKODZENIA PRZESYŁKI 100
» WYKAZ PRZESYŁEK WYDANYCH 101
» WZÓR UPOWAŻNIENIA DO NADAWANIA I ODBIORU PRZESYŁEK 102
» Załączniki do RozporzĄDZENIA
PREZESA RADY MINISTRÓW w sprawie kontroli 103
» PROTOKÓŁ ZABEZPIECZENIA DOKUMUMENTÓW LUB RZECZY
STANOWIĄCYCH MATERIAŁ DOWODOWY 103
» UPOWAŻNIENIE 104
» POSTANOWIENIE O POWOŁANIU BIEGŁEGO 105
» PROTOKÓŁ PRZYJĘCIA USTNYCH WYJAŚNIEŃ 106
» PROTOKÓŁ PRZYJĘCIA USTNYCH WYJAŚNIEŃ 107
» POSTANOWIENIE O POWOŁANIU SPECJALISTY 108
» PROTOKÓŁ OGLĘDZIN 109
» PROTOKÓŁ OGLĘDZIN 110

» Spis załączników na płycie CD 111

» Spis Druków załączonych na płycie CD 111
 Książka z serii:
www.pudc.pl

» Rozdział I 
» KANCELARIA TAJNA – CO TO JEST?
Niech każdy z czytelników spróbuje szybko odpowiedzieć na tak sformułowane
pytanie. Niech nie korzysta przy tym z tekstu przepisów lub innych publikacji. Może
okazać się, że nie jest to tak prozaicznie proste, jakby się mogło wydawać. Stąd warto
zastanowić się przez chwilę, czym jest w istocie kancelaria tajna.

Punktem wyjścia do takich rozważań muszą być jednak określenia kancelarii tajnych
zawarte w przepisach i opracowaniach fachowych. Na ich podstawie można stwierdzić,
że kancelaria tajna to:
Po pierwsze – komórka organizacyjna, a więc wyodrębniony twór organizacyjny
podstawowego szczebla wykonawczego, powołany do realizacji określonych zadań
w zakresie ochrony informacji niejawnych;
Po drugie – obszar, czyli wyodrębnione pomieszczenie lub zespół pomieszczeń,
wyróżniający się specyficznym systemem zabezpieczeń, w obrębie którego są rea-
lizowane zadania kancelarii;
Po trzecie – pracownik lub zespół pracowników o określonych uprawnieniach
i kwalifikacjach, umożliwiających wykonywanie zadań kancelarii;
Po czwarte – dokumentacja pracy kancelaryjnej, zwana też często urządzeniami
ewidencyjnymi.

Te cztery moduły występują równolegle i współzależnie (patrz diagram). Zostaną one

szczegółowo omówione w kolejnych rozdziałach.

Przyjmując powyższe, modułowe określenie kancelarii tajnej unikniemy najczęściej

popełnianego, w świetle doświadczeń autorów, błędu w rozumowaniu, że kancelaria
tajna to odpowiednio zabezpieczone pomieszczenie lub głównie takie pomieszczenie.
Jeszcze raz należy bowiem podkreślić, że wszystkie moduły muszą występować równolegle
i współzależnie, abyśmy mogli użyć określenia kancelaria tajna. Oczywiście, zdarza się
w praktyce, że zostało stworzone pomieszczenie lub zespół pomieszczeń, a więc obszar,

Kancelaria Tajna od A do Z
© Wydawnictwo Ubezpieczeń, 2007 
 Książka z serii:
www.pudc.pl

w którym będą wykonywane zadania kancelarii tajnej, ale brakuje jeszcze pozostałych
lub choćby tylko jednego elementu.
Wówczas trudno mówić, że mamy do czynienia z kancelarią tajną w ścisłym tego
określenia znaczeniu.

Kancelaria tajna jest wewnętrzną komórką organizacyjną pionu ochrony informacji

niejawnych. Pion ochrony z kolei, to wyodrębniona komórka organizacyjna, wyspe-
cjalizowana w sprawach ochrony informacji niejawnych1).

Piony ochrony tworzy się w jednostkach organizacyjnych, w których będą wytwa-

rzane, przetwarzane, przekazywane lub przechowywane informacje niejawne.
Owo wytwarzanie, przetwarzanie, przekazywanie i przechowywanie tworzy pełny
cykl obsługi dokumentów niejawnych, obejmujący: przyjmowanie dokumentów
niejawnych spoza jednostki, udostępnianie dokumentów niejawnych w ramach tej
jednostki, wytwarzanie nowych dokumentów niejawnych, w tym także z wykorzysta-
niem danych z dokumentów niejawnych już istniejących, własnych albo takich, które
wpłynęły spoza jednostki, wysyłanie dokumentów niejawnych, a także ich przewóz,
w końcu bezpieczne przechowywanie dokumentów. Kluczową rolę w tym cyklu
odgrywa właśnie kancelaria tajna. Schemat cyklu obsługi dokumentów niejawnych
przedstawiono poniżej.

Kancelaria Tajna od A do Z
 © Wydawnictwo Ubezpieczeń, 2007
 Książka z serii:
www.pudc.pl

Co to jest jednak jednostka organizacyjna? Na to pytanie odpowiada poniższy

diagram:

Są dwie grupy jednostek organizacyjnych. Pierwsza – większa – to takie, na które

ustawodawca nałożył bezwzględny obowiązek stworzenia systemu ochrony infor-
macji niejawnych. Wiedział bowiem, że znajdują się w nich informacje niejawne lub
też przyjął, że z natury tych jednostek wynika, iż wcześniej czy później informacje
takie w nich się znajdą. Grupy te, a nawet pojedyncze jednostki, wskazał na wstępie
ustawy. Są to przede wszystkim organy władzy publicznej, administracji, samorządu
terytorialnego, kontroli i sądownictwa, Sił Zbrojnych RP. Jednocześnie ustawodawca
wskazał te grupy jednostek, które w toku określonej procedury mogą tworzyć systemy
ochrony informacji niejawnych, o ile zadeklarują taką potrzebę, lub zmuszają je do
tego inne przepisy prawa. Są to w szczególności przedsiębiorcy prywatni, prywatne
jednostki naukowe lub badawczo-rozwojowe.

Pion ochrony musi istnieć w każdej jednostce organizacyjnej, w której już obsłu-
giwane są informacje niejawne, jak również w takiej, która dopiero będzie, w dającej
się przewidzieć perspektywie, obsługiwać takie informacje (patrz: ostatni diagram).
To samo dotyczy kancelarii tajnej.

Wynika z tego wprost, że jeżeli w danej jednostce organizacyjnej nie ma pionu

ochrony, a w jego ramach nie ma kancelarii tajnej, jednostka taka nie może w szcze-
gólności przyjmować przesyłek niejawnych, a także wykonywać innych czynności
w cyklu obsługi informacji niejawnych.

Kancelaria Tajna od A do Z
© Wydawnictwo Ubezpieczeń, 2007 
 Książka z serii:
www.pudc.pl

Czy jednak kancelaria tajna musi istnieć w każdej jednostce organizacyjnej, która
posiada informacje niejawne? Otóż tak nie jest. W obszarze 4 klauzul tajności (nie-
jawności), jakie ustalają przepisy obowiązujące w RP, obsługa dokumentów ozna-
czonych jedną z nich nie wymaga posiadania kancelarii tajnej. Obrazuje to poniższy
diagram.

Przedstawiono na nim przy okazji hierarchię klauzul tajności (niejawności) in-

formacji (dokumentów) od najwyższej „ściśle tajne” do najniższej – „zastrzeżone”.
Jednocześnie rysunek wskazuje, że obowiązkiem obsługi przez kancelarię tajną są
objęte dokumenty o klauzulach: „ściśle tajne”, „tajne” i „poufne”. Nie ma obowiązku
obsługi przez kancelarię tajną dokumentów o klauzuli „zastrzeżone”. Te mogą być
obsługiwane przez kancelarie jawne, pod pewnymi rygorami i chronione w sposób
ustalony wewnętrznie w danej jednostce organizacyjnej.

Z powyższego wynika, że jeżeli w danej jednostce są i/lub będą obsługiwane wyłącznie

informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, to nie ma ona obowiązku zorganizowa-
nia kancelarii tajnej. Istnieje natomiast obowiązek zorganizowania pionu ochrony, nie
obejmującego kancelarii.

Co jednak oznacza na diagramie przerywana strzałka „wprowadzająca” niejako

informacje „zastrzeżone” w pole działania kancelarii? Otóż w niektórych jednostkach
obowiązek obsługi dokumentów o takiej klauzuli może zostać nałożony na kancelarię
tajną. Decyduje o tym kierownik jednostki organizacyjnej. Decyzja ta znajduje od-
zwierciedlenie w wymaganym ustawowo dokumencie – szczegółowych wymaganiach
w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”.

Kancelaria Tajna od A do Z
 © Wydawnictwo Ubezpieczeń, 2007