Curso: Creación de hoja de calificaciones con Excel 2007

Capítulo: 1 de 7

Preparamos las hojas de cálculo que va a contener nuestro libro de

calificaciones. Para ello ponemos nombre a cada hoja (situado en la parte
inferior izquierda) haciendo doble clic encima del nombre que aparece por
defecto que suele ser "Hoja1, Hoja2, Hoja3".
Ilustración 1
Si necesitamos crear más hojas porque tenemos más de tres grupos de clase,
hacemos clic encima del icono señalado con la flecha roja en la ilustración 1.
De manera que creamos tantas hojas como grupos de clase tengamos.

Ilustración 2
Si todas las hojas van a necesitar los mismos cálculos, basta que construya una
y luego esa la copie las veces que quiera y sólo le cambio los nombres o notas.
Si cada hoja lleva cálculos distintos, por ejemplos: si las notas de secundaria
tienen una ponderación distinta a las de bachillerato, entonces no copio las
hojas, sino que las creo, o copio sólo el formato pero no las fórmulas.
Tengo que tener claro en un papel cuál va a ser la estructura de cada hoja
porque esto será lo primero que hagamos.
De manera que queda estructurado así (como en la Ilustración 3):
Columna A: para el número de alumnos
Columna B: para el nombre de los alumnos
Columna C: para la nota de clase
Columna D: para la nota de un examen
Columna E: para la nota de un segundo examen
Hasta aquí en estas columnas es donde introduciremos datos, en las próximas que
enumeraré sacaremos automáticamente las medias, el redondeo y la nota que
aparecerá en el Boletín de notas.
Columna F: para presentar la media según la ponderación que demos
Columna G: para presentar el redondeo de esa media
Columna H: para presentar la nota del Boletín en letras de manera automática.

Ilustración 3
Una vez teniendo la estructura podemos ajustar el ancho de la columna con el
texto automáticamente. Primero seleccionamos las columnas y luego hacemos clic
en "Autoajustar ancho de columna".
Curso: Creación de hoja de calificaciones con Excel 2007
Capítulo: 2 de 7

Antes de pasar a dar formato a nuestra hoja, vamos a introducir las fórmulas.
Para ello lo primero es que en las columnas de notas introduzcamos algunas notas
inventadas que nos sirvan sólo como ayuda para ver los resultados de nuestras
fórmulas.
a. Haciendo la media de las notas según ponderación
Vamos a hacer primero la media de las notas dándole a cada una la ponderación
que queramos. Para ello:
- nos colocamos en la celda de la media
- hacemos clic en la barra de fórmulas
- escribimos la fórmula

Ilustración 5
La explicación de la fórmula es completamente matemática:

Ilustración 6
=SUMA((C2*0,2);(D2*0,2);(E2*0,5))
Lo que aparecerá en esa celda F2 será igual a la SUMA de el valor de la celda C2
multiplicado (la multiplicación la expresa el asterisco) por 0,25 (es decir el
20% del total) más (los valores sumados están separados por punto y coma) el
valor de la celda D2 multiplicado por 0,25 (es decir el 25% del total) más el
valor de la celda E2 multiplicado por 0,5 (es decir el 50% del total).
Cuando acabo de escribir la fórmula he de llegar al final de la línea y apretar
Intro o Enter. Entonces veré el resultado de la operación en la celda. Los
colores ayudan a entender la operación de la fórmula.
De esta manera tenemos la media. Si ponemos el cursor encima de la celda que
contiene la fórmula y hacemos clic en la esquina inferior derecha cuando aparece
una pequeña cruz negrita y arrastramos hacia abajo, se copia toda la fórmula
para el resto de filas de esa columna.
b. Haciendo los cálculos del redondeo
Lo que haremos ahora será redondear el resultado de la media, es decir el valor
de la celda F2. Seguiremos los mismos pasos que en la fórmula anterior:
- nos colocamos en la celda del redondeo
- hacemos clic en la barra de fórmula
- escribimos la fórmula
La fórmula nos permite redondear con el número de decimales que queramos,
nosotros le diremos que redondee el valor de F2 a cero decimales para obtener un
número entero.

Ilustración 7
De esta manera obtenemos:

Ilustración 8
En este caso no se nota porque el valor de F2 no contenía decimales, pero se
notará cuando F2 sí los tenga.
Para que se aplique la misma fórmula a cada uno de los alumnos, recordemos que
ponemos el cursor encima de la celda que contiene la fórmula y hacemos clic en
la esquina inferior derecha cuando aparece una pequeña cruz negrita (donde marca
la flecha roja de la Ilustración 9) y arrastramos hacia abajo, se copia toda la
fórmula para el resto de filas de esa columna.

Ilustración 9
c. Convirtiendo la nota a texto automáticamente
Ahora vamos a convertir el valor del redondeo, es decir de la celda G2, al texto
que será el que aparezca en el Boletín de notas del alumno.
- nos colocamos en la celda del Boletín
- hacemos clic en la barra de fórmulas
- escribimos la fórmula
Esta vez la fórmula es un poco más complicada porque se trata de condiciones
anidadas, pero entendiendo su lógica no resultará difícil.
Esta sería la forma en su modo más simple:

Ilustración 10
Quiere decir:
SI el valor de G2 es menor que (<) 5 entonces (expresado mediante el punto y
coma) deberá aparecer el texto "Insuficiente" (las cadenas de texto deben ir
entre comillas), de lo contrario (expresado con el punto y coma) debe aparecer
"Aprobado".
Pero necesitamos que diga más cosas, no basta que sólo nos clasifique en
"Insuficientes" y "Aprobados". Queremos que cumpla con estas condiciones:
Si es igual a 5: Suficiente; si es igual a 6: Bien; si es igual a 7:Notable; si
es igual a 8: Notable; si es igual a 9:Sobresaliente; si es igual a 10:
Sobresaliente.
Para esto aplicaremos la condición anidada, una condición dentro de otra, de
este modo:

Ilustración 11
La fórmula es:
=SI(G2<5;"Insuficiente";SI(G2=5;"Suficiente";SI(G2=6;"Bien";SI(G2=7;"Notable";SI(
G2=8;"Notable";SI(G2=9;"Sobresaliente";SI(G2=10;"Sobresaliente")))))))
De esta manera, saldrán los valores convertidos en textos según las condiciones
que le hemos dado.
d. Contando cuántos alumnos tienen una nota determinada
De una lista de notas, queremos saber cuántos alumnos tienen, por ejemplo, un 7,
es decir, un Notable. Lo haremos de la siguiente manera:
Como siempre, los pasos van a ser:
- nos colocamos en la celda donde queremos que aparezca el resultado
- hacemos clic en la barra de fórmulas
- escribimos la fórmula
Escribimos debajo de la lista, en una columna, por ejemplo, así:
Nº de Insuficientes
Nº de Suficientes
Nº de Bien:
Nº de Notables:
Nº de Sobresalientes:
Ahora en la columna de al lado, pondremos la fórmula para que el programa cuente
lo que queremos contar.
Ilustración 12
La fórmula es: =CONTAR.SI(H2:H6; "Insuficiente")
Significa que en la celda C36 vamos a CONTAR.SI en el rango H2:H6 (rango es el
conjunto de celdas dentro de las que vamos a contar, es decir, desde la celda H2
hasta la celda H6) cuántas veces aparece el texto "Insuficiente".
Esto mismo hacemos para todos los demás valores, cambiando únicamente el
"Insuficiente".
De manera que quedaría algo así:

Ilustración 13
Esto es mejor ponerlo debajo de todo el listado de notas, no al lado porque si
quieres seguir añadiendo al lado notas de otro trimestre, así puedes hacerlo.
e. Contar el total de alumnos
Ahora haremos una operación para que nos cuente el total de alumnos existentes
dentro de un margen de celda que nosotros le demos, aunque en ese rango haya
celdas vacías, es decir, alumnos no existentes. Lo que haremos será utilizar una
fórmula para que sólo cuente las celdas que no estén vacías y de manera que si
tenemos que añadir un alumno a mitad de año, no tengamos que retocar esta
operación.
Imaginemos que tenemos 27 alumnos cuyos nombres están colocados en la
columna B,
mientras que en la columna A tenemos el número correspondiente de cada alumno.
Imaginemos también que no vamos a poder tener más de 35 alumnos. Lo que
haremos
será que nos cuente las celdas que contienen un número (el que sea, da lo mismo)
en el rango que va de la celda A2 hasta la celda A36. De esta manera las celdas
vacías, no las contará.
Seguiremos los pasos de siempre:
- nos colocamos en la celda donde queremos que aparezca el resultado
- hacemos clic en la barra de fórmulas
- escribimos la fórmula
Y la fórmula será muy simple:
=CONTAR(A2:A36)

Ilustración 14
A esta fórmula podríamos ponerle la condición de que contara sólo los números 5
por ejemplo, pero como eso no nos interesa, la dejamos así.
La operación podemos colocarla donde queramos, pero sugiero que se ponga
debajo
del todo, es decir, debajo de la lista de Nº de "Insuficientes", etc. Así no nos
molestará si necesitamos añadir nuevos alumnos en algún momento.
Podríamos haber sumado el total de "Insuficientes"+ Total de "Suficientes"+Total
de "Bien", etc. Pero no sería fiable porque podría faltarnos la nota de algún
alumno que no ha asistido a los exámenes, por ejemplo.

Ilustración 15
f. Porcentaje de las notas de clase
Ya tenemos todos los datos necesarios para sacar el porcentaje de los resultados
de notas de la clase. Lo que haremos ahora es aplicar una simple regla de tres.
Seguiremos los pasos de siempre:
- nos colocamos en la celda donde queremos que aparezca el resultado
- hacemos clic en la barra de fórmulas
- escribimos la fórmula
La fórmula será una regla de tres. Podemos hacerlo de dos maneras:
- Contando dentro de la fórmula el total de alumnos
- Poniendo el valor de la celda que nos hacía la operación de contar el total de
alumnos
Para el primer caso:

Ilustración 16
=(C38*100)/(CONTAR(A2:A36))
Para el segundo caso:
Ilustración 17
=(C38*100)/C62
En el primer casoC38 es la celda que contiene el número de "Insuficientes"
multiplicado por 100 (por el 100%) y el valor de la multiplicación dividido por
el resultado de contar el total de alumnos.
En el segundo caso, se divide directamente por el valor de la celda C62 que
contiene ya el resultado de contar el número de alumnos. Esta operación la
habíamos hecho en uno de los pasos anteriores.
De manera que nos queda así:

Ilustración 18
También se puede sacar el porcentaje de las notas numéricas. Para ello, primero
hemos de contar cuántos alumnos tienen un 1, cuántos un 2, cuántos un 3, etc. Y
luego sacar el porcentaje. Los pasos serían igual a los anteriores.
Como ya lo hemos hecho, sólo pondré un resumen sin tantas especificaciones.
La siguiente fórmula cuenta cuántos alumnos tienen un 1 de nota:
=CONTAR.SI(G2:G35; 1)

Ilustración 19
Para contar los demás, sólo iremos variando ese 1, especificando qué nota debe
contar.
Una vez que tengo el resultado de contar todas las notas numéricas, paso a
convertirlos a porcentajes:

Ilustración 20
Y ahora sólo lo paso a porcentaje igual que hicimos anteriormente, mediante la
regla de tres:
=(C47*100)/(CONTAR(A2:A36))
Ilustración 21
Esto mismo para todos los demás. De manera que queda así:

Ilustración 22
Los totales los sacamos aplicando una simple suma de los rangos que queremos
sumar.

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Capítulo: 3 de 7

Antes de pasar a darle formato, sólo nos queda crear los gráficos estadísticos.
Será fácil porque Excell lo hace automáticamente una vez que tenemos los valores
que contendrá el gráfico.
Para ello, primero seleccionamos las celdas que contienen los porcentajes de las
notas:

Ilustración 23
Y una vez seleccionadas vamos a la hoja "Insertar" y ahí en la ficha "Gráficos"
hacemos clic en el tipo de gráfico que nos vaya mejor para presentar nuestros
datos:

Ilustración 24
Para nuestro caso seleccionaremos el que dice "Columna" y dentro elegimos el
primero de los "cilíndricos". Esta selección la podemos cambiar después si no
nos gusta.

Ilustración 25
De esta manera el gráfico se crea automáticamente. Para cambiarlo de lugar, lo
arrastramos. Y para editarlo, es decir, para cambiarle el título a la serie y
ponerle título al gráfico,
También podemos seleccionar algún Estilo de diseño que nos guste más, etc.
Podemos modificarlo según las selecciones que hagamos en "Diseño de gráfico",
etc.

Ilustración 26
En el siguiente gráfico elegimos el Diseño de gráfico 9 y el Estilo de diseño
que se ve seleccionado en la Ilustración 25.
Ilustración 27
Para cambiar los títulos, se hace doble clic dentro de cada uno y se escribe
dentro del cuadro tal como se ve en el recuadro "Notas".
Para otros diseños del gráfico, se selecciona y botón derecho del ratón y
encontraremos otras opciones.

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Capítulo: 4 de 7

Sólo queda lo más fácil. Darle formato bonito a nuestra hoja de cálculo.
a. Orientación de la página
Lo primero es seleccionar la orientación del papel. En nuestro caso lo pondremos
Horizontal.

Ilustración 28
b. Márgenes de la página
A continuación, seleccionamos los márgenes. En nuestro caso, lo personalizaremos
así:
Ilustración 29
c. Formato del texto y de las celdas
Y ahora meteremos colores a las filas de los datos. No es aconsejable, aunque
quede rápidamente muy bonito, convertirlo a Tabla. Sino hacerlo manualmente para
que las fórmulas no varíen nada.
Los pasos a seguir serán:
- Seleccionar las celdas a colorear
- Rellenarlas de color
- Dar color al texto y ponerle negrita si hace falta
- Marcar los bordes con el color que deseemos.

Ilustración 30
1. Botones para el Texto: negrita, cursiva, subrayado. Y en la línea superior el
tipo de fuente (Calibri) y el tamaño (12 pt). La A grande agranda el texto y la
pequeña lo hace más pequeño.
2. Botón para rellenar de color las celdas seleccionadas.
3. Botón para dar color al texto
4. Botón para colocar el texto respecto a la altura de la celda.
5. Botón para colocar el texto respecto al ancho de la celda.
6. Botón para ajustar el texto respecto a la celda. Hace que quepa el texto en
una celda aunque para ello tenga que mostrarlo en varias líneas.
7. Botón para unir varias celdas (primero se seleccionan las celdas a unir y
luego se hace clic en el botón).
8. Botón para marcar los bordes de las celdas.
Para usar cualquiera de esos botones, antes hemos de seleccionar las celdas a
las que queremos que afecte la acción que producen.
También podemos copiar el formato de dos filas de una vez al resto de las filas.
Por ejemplo: damos el color a dos filas (en el ejemplo hemos desenfocado los
nombres por protección de datos), y luego seleccionamos esas dos filas y damos
al botón copiar o Ctrl+V.

Ilustración 31
A continuación seleccionamos el resto de las filas y desplegamos el menú del
botón Pegar, seleccionamos "Pegado especial" y dentro seleccionamos "Formato"
para que sólo nos pegue el formato. Entonces veremos que el formato (color, tipo
de texto, etc.) de esas dos filas se copia al resto de las filas de la tabla.

Ilustración 32
Ilustración 33
d. Ajustar el ancho de las columnas
Ahora vamos a ajustar el ancho de las columnas a nuestro gusto. Podemos hacerlo
automáticamente o manualmente. Lo más rápido es ajustándolo automáticamente
según el contenido del texto de las celdas. Esto se hace en el botón "Formato"
situado en la ficha "Celdas" de la hija "Inicio", en la opción "Autoajustar
ancho de columna". Lo podemos ver en la Ilustración 34.
Si lo hacemos manualmente, hemos de arrastrar cada columna hasta que nos guste
y
una vez que ajustamos el ancho de una columna, podemos copiarlo al resto de
columnas igual que hicimos con el formato. Primero seleccionamos la columna cuyo
ancho nos interesa copiar en otras y luego, en "Pegado especial" tendremos que
seleccionar "Ancho de las columnas".
Ilustración 34
e. Ajustar el alto de las filas
El siguiente paso será ajustar el alto de las columnas. Lo primero será
seleccionar todas las filas cuyo alto queremos modificar y a continuación vamos
a hacerlo igual que con el ancho de columnas.
Automáticamente, se haría así: En el botón "Formato" situado en la ficha
"Celdas" de la hija "Inicio", en la opción "Autoajustar alto de filas".
Manualmente, no podemos hacerlo como las columnas. Sino que lo haremos
seleccionando las filas y luego en el botón "Formato" hacer clic en "Alto de
fila" (Ilustración 35) donde nos saldrá una ventana como la Ilustración 36 en la
que tendremos que introducir el valor del alto.

Ilustración 35
Al hacer clic en "Alto de fila" nos saldrá una ventana como la de la Ilustración
36 en la que hemos de introducir el número del alto. En nuestro caso hemos
puesto 15, no es aconsejable un número menor de 15.

Ilustración 36
f. Bordes de las celdas
Para seleccionar el tipo de borde y el color de la línea de los bordes, vamos a
"Formato" y el último del Menú que se despliega dice: "Formato de celdas".
Hacemos clic ahí y nos vamos a la pestaña "Bordes". Ahí seleccionaremos todo lo
referente a bordes según nuestro gusto o necesidades. Podemos verlo en la
Ilustración siguiente.
Ilustración 37
1. Deberíamos hacer clic en el botón 1 y 2 para que nos muestre los bordes
externos e internos de las celdas seleccionadas.
2. Botón para mostrar bordes externos.
3. Botón para mostrar bordes internos.
4. Desplegable para seleccionar el color de la línea de los bordes.
5. Estilo de la línea del borde de las celdas.
6. Al finalizar, hacer clic en Aceptar.

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Capítulo: 6 de 7

Para que nos salgan automáticamente en rojo los Insuficientes, vamos a hacerlo
por separado los números y los textos.
a. Para presentar en rojo los números menores de 5:
Seleccionamos las celdas que contienen notas numéricas, hacemos clic en "Formato
Condicional" que está en la ficha "Estilos" de la hoja "Inicio". Ahí en
"Resaltar reglas de celdas" seleccionamos la opción "Menor que" tal como se ve
en la siguiente Ilustración. Y luego nos aparecerá una ventana para meter los
datos.
Ilustración 39
En la ventana que nos aparecerá ponemos "menor que" 5 y personalizamos el
formato de la celda:

Ilustración 40
Cuando hacemos clic en "Formato personalizado" se nos abre una ventana donde
especificaremos que aparezca en rojo y negrita las notas inferiores a 5. Luego
sólo habrá que hacer clic en Aceptar en las dos ventanas abiertas.
Ilustración 41
Vamos a hacer lo mismo con las notas en texto. Sólo que como no se trata de
números, en "Resaltar reglas de celda", elegiremos "Texto que contiene".
Lo primero será seleccionar las notas en texto (Insuficiente, Notable, etc.) y
luego hacemos clic en "Formato Condicional" que está en la ficha "Estilos" de la
hoja "Inicio". Ahí en "Resaltar reglas de celdas" seleccionamos la opción "Texto
que contiene". Se nos abrirá una ventana igual que antes, ahí pondremos
"Insuficiente" y esta vez, para variar, podemos dejar el formato que sale
predeterminado "Relleno rojo claro con texto rojo oscuro".

Ilustración 42
Tal como podemos ver en la siguiente Ilustración:
Ilustración 43

Curso: Creación de hoja de calificaciones con Excel 2007

Capítulo: 5 de 7

Si tenemos varios grupos en que las ponderaciones de las notas son iguales y las
fórmulas no tienen por qué cambiar sustancialmente, no hace falta hacer de nuevo
todo para crear otra hoja igual. Puedo copiar la hoja de cálculos y simplemente
cambiar el nombre de los alumnos y si varía el número de alumnos, hacer los
pequeños cambios pertinentes en las fórmulas.
Para copiar una hoja de cálculo, sólo hacer clic sobre el nombre de la hoja que
deseo copiar con el botón derecho del ratón y luego clic donde dice "Mover o
copiar". Selecciono ahí la hoja que deseo copiar y marco la casilla de Crear una
copia. Luego Aceptar.
Ilustración 38
Después sólo será necesario cambiar el nombre a la nueva hoja que aparecerá.

Curso: Creación de hoja de calificaciones con Excel 2007

Capítulo: 7 de 7

Ya serían motivo de otro Tutorial, pero al menos enumeraré otras opciones

posibles que se me ocurren para nuestro Libro de Calificaciones:
a.Bloquear las columnas que contienen las fórmulas para que no las borremos sin
querer en un descuido.
b.Proteger con contraseña nuestro libro de Calificaciones para que nadie más que
nosotros pueda modificarlo.
c.Colocar cabecera y pie de página con Títulos, subtítulos, datos de la clase y
del profesor, número de página, etc.
d.Crear una hoja de resumen del año a partir de las hojas trimestrales con sus
correspondientes gráficos.
e.Crear un gráfico comparativo de todos nuestros grupos de clase para poder
comparar los resultados de nuestra asignatura en todos los grupos que tenemos.
Espero os animéis a probar de hacerlo. Si tenéis alguna sugerencia o duda, no
dudéis en escribirme a: xiskya[arroba]gmail.com Con gusto os responderé lo más
pronto que pueda.