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MEDICIN DEL TRABAJO ADMINISTRATIVO

La medicin del trabajo administrativo es

una actividad relativamente nueva, frecuentemente se da pero no puede ser medido porque ofrece demasiada diversidad, las interrupciones y decisiones que lo afectan hacen difcil hallar unidades que sean comparables y las rutinas de trabajo no se presentan con bastante cuanta para justificar el gasto de anlisis y medicin, incluso muchas oficina no usan normas para determinar lo que constituye una jornada de trabajo razonable para los diversos puestos.

Es habitual entre los jefes asignar tareas a los empleados de una forma subjetiva, permitindoles que desarrollen sus propios mtodos y realicen el trabajo a su ritmo y puesto que todos dan la sensacin de estar ocupados se da por supuesto que el grupo tiene un alto nivel de productividad.

En cierto modo en un supuesto vlido que el trabajo administrativo no puede ser puesto bajo una base de produccin , no siendo prctico medir ciertas formas de trabajo, pero gran parte del mismo podra y debera ser medido, muchas cuestiones rutinarias podran ser aisladas y medidas, por ms que la capacidad de adoptar decisiones eficaces son actividades que no se presentan fcilmente en la medicin.

Al utilizar la medicin del trabajo como base para

evaluar la productividad en el trabajo de oficina, las unidades debern ser identificadas de forma que puedan ser contadas, cuando se conocen el nmero de unidades que hay que someter a proceso y el tiempo aproximado que cada proceso ocupa, el departamento podr dotarse de personal.

Debido a que la produccin controlada contribuye

normalmente a mantener una buena moral entre los empleados, es importante conocer lo que constituye una justa jornada laboral para cada empleado.

NORMAS DE MEDICIN DEL TRABAJO


a. Normas de Identidad.- Describe las caractersticas que un objeto puede poseer para ser denominado con determinado nombre: mesa, escritorio, una mquina, ntimamente unidas a las normas de identidad estn las normas de dimensin, que se refieren a las alturas, tamaos, formas, las normas de identidad y de dimensin son probablemente las mejores comprendidas de todas las normas utilizadas en la oficina.

b. Normas de Calidad.-

Hace referencia a la buena o mala calidad, por ejemplo es posible atribuir una norma de calidad a un informe escrito a mquina, a un informe escrito a mquina, a un procedimientos para manejar un registro documentos o a un mtodo para preparar tarjetas de seguimiento de documentos . La calidad puede determinarse por muestreo , el control estadstico de la calidad es una tcnica de muestreo en el que se establecen las normas y sus variaciones, las frmulas de muestreo utilizadas en el control estadstico se fundan en la leyes de la probabilidad.

Ejemplo: El control de calidad en la actividades de oficina son:


El examen de archivos para determinar la actividad

El costo y la o precisin de los mismos, o


El control de clculo aritmtico en las facturas

c.- Normas de Cantidad.-

Se emplean para cuantificar la realizacin de un determinado trabajo, se pueden clasificar de la siguiente forma : Normas Subjetivas: Se funda en supuesto de la presuncin, Ejemplo pensar que realizar 20 cartas en 01 hora en un buen trabajo. Normas Tcnicas: Se fundan en el resultado de observaciones registradas de un muestreo equitativo de la produccin, se fundan generalmente en estudios de tiempo. Normas Histricas: Son menos especficas que las tcnicas y estn basadas en observaciones ms casuales, se basan en el anlisis de los registros de un cierto periodo de tiempo, de los cuales se extrae un promedio.

UNIDADES

DE

MEDICIN DE ALGUNAS ADMINISTRATIVAS

ACTIVIDADES

ACTIVIDAD

MEDIDA

- Clculo de mquinas DIGITACIN - Nmero de copias realizadas - Hojas utilizadas FOTOCOPIAS - Copias que se pueden usar - Tiempo de realizacin

- Unidades clasificadas
ARCHIVOS - Unidades archivadas - Unidades trasladadas

- Documentacin recibida
CORRESPONDENCIA - Documentacin enviada - Documentacin clasificada

MEDICIN DEL TRABAJO ADMINISTRATIVO


Los procesos que se

siguen en el trabajo administrativo deben ser objeto de una revisin peridica con el fin de verificar suficiencia y eliminar toda complicacin innecesaria.

PRODUCTIVIDAD SECRETARIAL
La productividad en la industria se

da en la relacin de lo producido y los costos que generaron producir, cosa que no sucede con el trabajo de la secretaria donde el esfuerzo y profesionalismo no pueden ser medidos cuantitativamente ya que la calidad va desde cmo contesta el telfono hasta como colabora con el jefe. No obstante la dificultad de cuantificacin, sealaremos algunos factores que influyen en la productividad de una Secretaria.

FACTORES
1.- MEDIOS DISPONIBLES:

Mquinas

de escribir manuales, elctricas, electrnicas, PC, etc. Mquinas de reproduccin (fotocopiadoras, duplicadoras, offset) Mquinas impresoras (matriciales, inyeccin a tinta, laser, etc)

2.- DISTRIBUCIN FSICA:


Archivos prximos
Trabajo de pie/sentada Desplazamientos Calefaccin, ambientacin

3.- CARACTERSTICAS DE TRABAJO:


Con o sin presencia del pblico
Irregularidad, monotona Fatiga visual o fsica De coordinacin De organizacin

4.- ORGANIZACIN DEL TRABAJO:


Distribucin de funciones
Preparacin de la agenda Coordinacin con colaboradores Grado de uso de medios tcnicos

5.- CUALIDADES DE UNA SECRETARIA:


Nivel de formacin y aptitudes
Grado de motivacin Conocimiento de los medios que

se utilizan.

Por otra parte dado que en la mayora de las ocasiones el PRODUCTO OBTENIDO POR UNA SECRETARIA SUELE SER LA INFORMACIN. A continuacin sealaremos una serie de defectos habituales que se producen en el traslado de la informacin y cuya correccin puede ayudar a conseguir el objetivo que se persigue: MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD.

DEFECTOS HABITUALES EN LA INFORMACIN


Las informaciones nacen y mueren en la Secretaria, no son utilizadas por el Jefe. De informacin o de tratamiento De diferentes servicios o en diferentes archivos Falta de definicin sobre quien ha de proporcionar una informacin Peticin de informaciones nuevas para las que no estn preparados los servicios Obtencin de informaciones viejas, interesantes en su da pero no hoy Ausencia total del conocimiento de esta magnitud en la obtencin de informaciones

EL CIRCUITO CERRADO LA DUPLICACIN DISPERSIN LA COMPETENCIA LA IMPROVISACIN LA RUTINA EL COSTO

SIMPLIFICACIN DEL TRABAJO ADMINISTRATIVO


La simplificacin del trabajo administrativo, consiste en una tcnica de estudio de la ejecucin del trabajo, gran parte de los trabajos de una Secretaria, tiene por objeto la creacin de una informacin, de un dato y la mejora de su ejecucin. Se puede encontrar en varios planos : COSTE : Economas de los datos necesarios para elaborar una informacin. DEMORA : Reduccin del tiempo de elaboracin y de trasmisin de esta informacin. CALIDAD : Informacin de una mejor calidad, concisa y completa, bien presentada (no sacrificar la eficacia a la exactitud.)

En general, las aplicaciones ms usuales son los estudios: Del acondicionamiento del puesto de trabajo. De los medios de escritura, clculo y archivo. De los impresos y los circuitos por lo que circulan. Aunque aparentemente la simplificacin del trabajo implica nicamente usar el sentido comn, se han desarrollado diversas metodologas que permiten un anlisis de los trabajos de forma ordenada.

Preguntas acerca de la crtica de la metodologa del trabajo


QU ? POR QU ?
Es til la operacin ? No es la consecuencia de una

operacin anterior mal concebida? Se puede suprimir? Se puede hacer de forma ms sencilla?? POR QU ? QUIN
Puesto de trabajo y servicios, son los indicados ? Interesa hacer ejecutar toda la operacin o parte,

por uno o vario servicios o puestos distintos?

DNDE Y POR QU?


No pueden reducirse o facilitar los desplazamientos?

CUNDO Y POR QU?


Se efecta el trabajo en el mejor sitio del circuito? Se ejecuta en un buen momento del da, de la semana,

del mes, del ao? Se retrasa en espera de rdenes, de documentos, de datos, de materiales?

CMO ? POR QU ?
Existe un procedimiento mejor?
Es preferible ejecutar la operacin a medida que se

produzca o en lote ?

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