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COMO OPTIMIZAR . EL USO DEL TIEMPO

QU ES EL TIEMPO?
Es una construccin del intelecto humano que ordena y sincroniza la vida en sociedad , Lo utilizamos para medir , comprobar y expresar cambios Todo gira en torno al tiempo

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CARACTERSTICAS DEL TIEMPO

UNIVERSAL: El tiempo esta distribuido en forma igualitaria . Todos disponemos de la misma cantidad de tiempo.

INVARIABLE: El tiempo transcurre a un ritmo constante. El tiempo no vuela o se arrastra con lentitud , aunque a veces parezca que lo hace.
LIBRE: El tiempo no se puede almacenar. Se consume de un modo u otro. Si no se planifica adecuadamente se puede desperdiciar IRRECUPERABLE: Su uso no se puede posponer. INDIVISIBLE: El tiempo y la vida son inseparables , cada pensamiento, cada sentimiento y cada accin requiere tiempo.

SOMOS LO QUE HACEMOS DA A DA. DE MODO QUE LA EXCELENCIA NO ES UN ACTO, SINO UN HBITO Aristteles

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QUIEN ADMINISTRA A QUIEN?

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365 das

EL TIEMPO QUE DISPONEMOS

8760 horas

1 AO

525.600 minutos
31.536.000 segundos

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QU SIGNIFICA SABER ADMINISTRAR EL TIEMPO?

Tener un control de los eventos de nuestra vida.

PORQU ES IMPORTANTE REALIZAR UN ADECUADO MANEJO DEL TIEMPO?

Para obtener mayor productividad. Para lograr mayores satisfacciones y tener paz con uno mismo.

LADRONES DE TIEMPO

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El primer paso debera ser entonces preguntarnos cules son los malos hbitos que se roban nuestro tiempo: a) Conversaciones innecesarias o mas de la cuenta b) Lentitud mental y fsica Napolen dijo alguna vez: Hay ladrones a los que no se c) Llegadas tardas castiga, pero que roban lo ms d) El Celular preciado: el tiempo. e) Demasiado tiempo para comer f) Interrupciones Drucker cita entre las grandes causas: A) La mala organizacin, B) La informacin deficiente

C) No saber trabajar en equipo

SOBRE EL TIEMPO.

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El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido. Para mejorar la administracin de tu tiempo, empieza descubriendo en qu y cmo lo ests gastando actualmente. Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado. El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusin que resulta de administrarlo mal. El mejor generador de tiempo es la buena administracin. Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeacin, desorden, indecisin, perder de vista los objetivos y confundir lo importante con lo urgente.

SOBRE EL TIEMPO..
La persona que ms interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo.

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La administracin del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de grupo. El trabajo en equipo implica coordinacin de actividades, ayuda mutua y sincronizacin. Administrar el tiempo es mucho ms sencillo y efectivo cuando se practica en toda la organizacin.
Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realizacin. Hay que preocuparse ms por trabajar inteligentemente, que arduamente. El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la medida que aumenta su nivel jerrquico.

Todo ejecutivo debe planear perodos de concentracin ininterrumpida.

CONSEJOS PRCTICOS
1.

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2. 3.
4.

4. 5. 6.

LLEVAR UNA PROGRAMACION puede ayudar y mucho: ser esclavos de la ruta en un buen sentido: lo que no est en ella, no existe. PROGRAME EN BASE AL TERRITORIO LLEVAR UN REGISTRO DE NUESTRO USO DEL TIEMPO, analizar peridicamente como estamos usando el tiempo. ELIMINAR TODAS AQUELLAS TAREAS QUE NO AGREGAN VALOR, todos participamos de actividades que sentimos innecesarias. Pero si no nos detenemos a observarlas detenidamente muchas veces no nos percatamos de esto TRABAJO EN EQUIPO aquello que entre todos se pueda hacer de manera coordinada es clave para gestionar el tiempo. EXISTEN ACTIVIDADES QUE PERMITEN INTEGRAR ACTIVIDADES Y DUPLICAR EL TIEMPO.. SER PROACTIVO, TENER INICIATIVA

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QUE ES PROGRAMAR ?
QU ES?
Es predeterminar el curso de los eventos. Decidir con anticipacin las acciones y sus circunstancias. PARA QU SIRVE? Hace ms eficiente el proceso. Corrobora su viabilidad.

OTROS BENEFICIOS DE LA PROGRAMACIN

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Anticipa y reduce el impacto de una crisis. Genera la emergencia de alternativas y planes de contingencia. Ahorra recursos.

Hace que lo imprevisto no lo sea tanto.

Alivia tensiones.

Invertir en planificacin es ahorrar en ejecucin.

CONDUCTAS QUE FAVORECEN LA PLANIFICACIN Revisin de objetivos anuales por rol. Programacin semanal en agenda.

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Adaptacin diaria.
Flexibilidad.

Saber decir no.

LA MATRIZ DEL TIEMPO

Urgente No urgente Preparacin.

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Crisis.
Imprevistos. Trabajos contra reloj.

Prevencin.
Clarificacin de valores. Construccin de relaciones. Actividades escape Corrrespondencia irrelevante. Trabajo minucioso. TV en exceso.

Interrupciones. Informes, reuniones, etc. innecesarios. Asuntos menores.

COMO OCUPAR ''TIEMPO MUERTO''

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En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no est haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo. Para la mayora de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de planeacin y resolucin, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al mdico. ROSS WEBBER NOS COMENTA: Uno de los mejores administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios: Folder Beige que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes por revisar. Folder Rojo que contienen proyectos en va de elaboracin, como pueden ser presupuestos, polticas, procedimientos, etc. Folder azul que contienen los sueos dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.

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EL PROCESO DE 6 PASOS PARA LA CORRECTA ADMINISTRACIN PERSONAL

1 - Definicin de la Misin personal/profesional 2 - Identificacin de los roles ms importantes 3 - Metas a alcanzar en cada rol

4 - Planificacin semanal
5 - Cumplir con lo planificado, ejercitar la integridad 6 Evaluacin Semanal

AUTO ANLISIS DEL USO DEL TIEMPO

EJERCICIO

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Todos contamos con 168 horas a la semana Cmo usas las tuyas? A continuacin hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un crculo la que corresponda a cada punto. Cada da dedico un tiempo a planear mi trabajo. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre Cada ao me fijo metas especficas y las pongo por escrito. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo segn su importancia y trato de manejarlos en ese orden. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utpicas o improductivas. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

AUTO ANLISIS DEL USO DEL TIEMPO

EJERCICIO

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Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, as como algo inesperado. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

Trato de manejar una sola vez la papelera que me llega, analizndola de inmediato y decidiendo sobre ella. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Tengo una estrategia diseada para evitar las interrupciones. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre Soy capaz de decir NO cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

AUTO ANLISIS DEL USO DEL TIEMPO

EJERCICIO En forma habitual practico la relajacin para reducir tensiones. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana. 4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre Llego a posponer las cosas difciles, aburridas o desagradables de mi trabajo. 4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

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AUTO ANLISIS DEL USO DEL TIEMPO

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Puntuacin
Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado ser el siguiente: Entre 13 y 28: Mal, debes preocuparte. Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar. Entre 37 y 44: Muy bien. Entre 45 y 52: Excelente, sigue as.

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"TIME IS MONEY"
Benjamin Franklin