OBJETIVO DE LA UNIDAD

Con el estudio de esta unidad usted ser competente para: Ordenar Datos, Filtrar listados, Agregar y personalizar Subtotales, Crear y Aplicar Filtros Avanzados a Documentos de Microsoft Excel.

UNIDAD 1

ORDENAR Y FILTRAR DATOS

1.1 Ordenacin de Datos

Excel permite ordenar informacin segn distintos criterios de manera fcil y rpida. Dicho ordenamiento utiliza un orden predeterminado: En una ordenacin ascendente, Microsoft Excel utiliza el siguiente orden (En una ordenacin descendente, el orden se invierte salvo en las celdas en blanco que siempre se colocan al final): Nmeros: Los nmeros se ordenan desde el nmero negativo menor al nmero positivo mayor. Ordenacin alfanumrica Si se ordena texto alfanumrico, Excel lo ordenar de izquierda a derecha, carcter por carcter. Por ejemplo, si una celda contiene el texto "A100", Excel colocar la celda detrs de la celda que contenga la entrada "A1" y antes de la celda que contenga la entrada "A11". El texto y el texto que incluye nmeros se ordenarn del siguiente modo: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio) ! " # $ % & ( ) *,./:;?@[\]^_`{|}~+ <=>ABCDEFGHIJKL MNOPQRSTUVWXY Z Los apstrofes (') y guiones (-) no se tienen en cuenta, con una excepcin: si dos cadenas de texto son iguales salvo por un guin, el texto con el guin se ordenar en ltimo lugar. Valores lgicos: En valores lgicos, FALSO se coloca antes que VERDADERO. Valores de error: Todos los valores de error son iguales. Espacios en blanco: Los espacios en blanco siempre se colocan en ltimo lugar.

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1.1.1 Ordenar un rango de datos por un solo criterio

Este es el orden ms sencillo, permite ordenar un rango basndose en los datos de una columna, los pasos son los siguientes. De un clic en cualquier celda de la columna que desea rija el orden de la informacin (no se debe seleccionar toda la columna) de un clic en el botn de orden ascendente descendente en la barra de herramientas, y listo.

1.1.2 Ordenar un rango de datos por 2 3 criterios

Excel Permite ordenar un rango por varios criterios a la vez. Para obtener resultados ptimos, el rango que se ordenar deber tener etiquetas o encabezados de columna. De un clic en una celda del rango que desee ordenar. En el men Datos, haga clic en Ordenar. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar, comenzando por la ms importante. seleccione el tipo de orden que desea para cada criterio (ascendente o descendente) Si el rango contiene fila de encabezamiento, verifique que el botn de Opcin "Si" est seleccionado. Seleccione otras opciones de ordenacin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

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1.2 Filtrar Listados

Suponga que va a realizar una bsqueda en una hoja de clculo con 2.000 filas de datos sobre infinidad de productos de proveedores de todo el mundo. Desea buscar todos los productos de un determinado proveedor, pero estn dispersos por la hoja de clculo y no dispone de mucho tiempo. Bien, entonces ha llegado el momento de aprender a filtrar en Excel. Los filtros seleccionan los datos que necesita y ocultan el resto, por lo que slo ve lo que desea ver y para ello slo es necesario un clic. Por qu leer filas y filas de datos para localizar la informacin que busca cuando Excel es capaz de encontrarla rpidamente? Los filtros no cambian los datos de ninguna forma. En cuanto quite el filtro, volvern a aparecer todos los datos exactamente como estaban antes. Ser muy fcil filtrar los datos de una hoja de clculo si estos son claros y ordenados. Si los datos de la hoja de clculo no estn ordenados, es conveniente organizarlos antes de filtrarlos. Tenga en cuenta estas directrices cuando prepare los datos de una hoja de clculo para filtrarlos: Utilice ttulos La fila superior de cada columna debe contener un ttulo que describa el contenido de la columna, como "Nombre de producto" o "Nombre de empleado". No mezcle datos Los datos de cada columna deben ser todos del mismo tipo. No mezcle texto con nmeros o nmeros de una columna con fechas. No interrumpa los datos Los datos no deben interrumpirse con filas o columnas en blanco, aunque puede dejar celdas en blanco. Mantenga los datos separados Los datos que desee filtrar deben estar en su propia hoja de clculo. Si eso no es posible, debe separarlos de otros datos mediante una fila o una columna en blanco.

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Observe la siguiente Hoja, es clara y ordenada, perfecta para utilizar un autofiltro

Ttulos de Columna que describen el contenido de las mismas

Una columna solo de nmeros

Una columna solo de texto

1.2.1 Aplicar un Autofiltro

Haga clic en una celda del rango de datos que desea filtrar (no es necesario seleccionar la fila de ttulos). En el men Datos, elija Filtro y, a continuacin, haga clic en Autofiltro. Aparecern flechas de Autofiltro a la derecha de cada ttulo de columna. Eso es! Ya est preparado para filtrar los datos.
Flechas de Autofiltro en la hoja de clculo.

Suponga que una hoja de datos contiene muchos productos alimentarios distintos, distribuidos por 28 proveedores diferentes. Imagine que slo desea ver los productos suministrados por Specialty Biscuits, Ltd. Ha activado Autofiltro y han aparecido las flechas de Autofiltro. Excel est preparado para que seleccione los datos que desea ver. Para ver slo los productos de este proveedor, debe filtrar por proveedor, por lo que hace clic en la flecha de Autofiltro de la columna Proveedor. Al hacer clic en una flecha de Autofiltro, aparece una lista. La lista contiene todos los elementos de la columna, en orden alfabtico o numrico, por lo que puede buscar rpidamente el elemento que desea. En este caso, puede desplazarse a Specialty Biscuits, Ltd. y hacer clic en l. Al hacer clic en Specialty Biscuits, Ltd., Excel oculta todas las filas de la hoja de clculo salvo las que contienen ese texto en esta columna.

La flecha de Autofiltro ha cambiado de color indicando que esta columna est filtrando la informacin

Puede ver los productos suministrados por Specialty Biscuits en la columna Nombre de producto. Como las filas de los dems proveedores estn ocultas, los productos de los dems proveedores tambin estn ocultos. Despus de filtrar una columna, si desea centrarse en informacin an ms especfica, puede filtrar otra columna y luego otra, y as sucesivamente. Puede hacer clic en la flecha situada junto al ttulo de una columna para aplicar un filtro. Despus de filtrar por proveedor, por ejemplo, puede hacer clic en la flecha de Autofiltro de la columna Nombre de producto y filtrar esa columna para ver slo uno de los cuatro productos suministrados por Specialty Biscuits. En la imagen, puede ver la columna Nombre de producto con su lista Autofiltro.

Puede filtrar las columnas en el orden que elija. Los filtros se aplican progresivamente, por orden de aplicacin. Cada filtro restringe los datos para el filtro siguiente.

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1.2.2 Personalizar Autofiltro

Cuando aplica un filtro seleccionando una opcin de la lista situada junto a una flecha de Autofiltro, oculta todos los datos salvo los que ha elegido. Si desea ver varios datos seleccionados en una columna, puede crear filtros personalizados. Puede utilizar tambin un Autofiltro personalizado para buscar elementos no disponibles en la lista situada junto a la flecha de Autofiltro, como: Valores incluidos en un intervalo, como todos los nmeros incluidos entre dos nmeros especficos. Valores no incluidos en un intervalo, como todas las fechas anteriores o posteriores a un par de fechas especficas. Valores iguales o distintos a otro valor. Texto especfico que forma parte de otro texto. Para crear un filtro personalizado, haga clic en una flecha de Autofiltro y despus en (Personalizar) para abrir el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado.

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1.2.3 Filtrar nmeros Superiores e Inferiores

Otro filtro verstil es Diez mejores. Puede usar este filtro en columnas de nmeros o fechas. El filtro Diez mejores es un chollo: hace ms de lo que su nombre indica. Con el filtro Diez mejores puede buscar los mejores elementos o los peores elementos (los nmeros o fechas mayores o menores). Y a pesar de su nombre, no busca nicamente los 10 mejores elementos o los 10 peores. Puede elegir el nmero de elementos que desea ver: slo 1 o tantos como 500. El filtro Diez mejores puede filtrar tambin por porcentaje del total de filas de una columna. Si una columna contiene 100 nmeros y desea ver los 15 nmeros mayores, puede seleccionar el 15 por ciento. La mitad inferior? El 50 por ciento. Puede utilizar el filtro Diez mejores para buscar los productos con el precio mayor o menor, para identificar empleados con las fechas de contratacin ms recientes o para ver las mejores o las peores notas de los alumnos. Para utilizar el filtro Diez mejores en una columna de datos, haga clic en la flecha de Autofiltro. Ver (Diez mejores) cerca del principio de la lista que aparece. Al hacer clic en la lista, se abre el cuadro de dilogo Autofiltro de las diez mejores. En este cuadro de dilogo, seleccione Superiores o Inferiores. A continuacin, seleccione un nmero. Por ltimo, elija Elementos o Porcentaje.

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1.2.4 Quitar AutoFlitros

El modo de quitar un filtro depende de cuntos filtros haya aplicado y de cuntos desee quitar. Una columna Para quitar un filtro de una columna, haga clic en la flecha de Autofiltro situada junto a la columna y, a continuacin, haga clic en (Todas). Se mostrarn los datos que quedaron ocultos por ese filtro.

Todas las columnas Para quitar todos los filtros a la vez, elija Filtro en el men Datos y, despus, haga clic en Mostrar todo. Se mostrarn todos los datos ocultos, pero el Autofiltro permanecer activado.

Autofiltro Para desactivar el Autofiltro, elija Filtro en el men Datos y, a continuacin, haga clic en Autofiltro.

Recuerde que los filtros no cambian los datos de ninguna forma. En cuanto quite el filtro, aparecern todos los datos exactamente como estaban antes de aplicar el filtro.
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1.3.1 Crear y aplicar Filtros Avanzados

El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango de datos, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, se debe escribir los criterios segn los cuales se desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango de datos a filtrar. Un rango de criterios permite filtrar criterios ms complejos. Varias condiciones en una sola columna Una condicin en dos o ms columna Una condicin en una u otra columna Varias condiciones en dos o ms columnas Condiciones creadas cmo resultado de una frmula

Para poder aplicar un Filtro Avanzado a un rango de datos, primero debemos tener datos claros y ordenados (recuerde las recomendaciones de la leccin anterior), es decir cada columna debe contar con un rtulo (ttulo) que la describa; teniendo esto en cuenta, los pasos para aplicar un filtro avanzado son los siguientes: Inserte al menos tres filas vacas sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios. El rango de criterios debe tener rtulos de columna (los mismos que los del rango a filtrar). Compruebe que existe al menos una fila vaca entre los valores de criterios y el rango. As:

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 En las filas situadas bajo los rtulos de columna, escriba los criterios que desea buscar. Algunos ejemplos de criterios: Para filtrar texto, debe escribir el texto que desea filtrar bajo el rtulo de la columna (que contenga datos de texto). Por ejemplo, si escribe m como criterio bajo el rtulo Nombre del producto, Microsoft Excel encuentra "Mozzarella di Giovanni", "Manzanas secas Manjimup" y "Mermelada de Sir Rodney's". Para buscar un texto especfico, introduzca el texto tal y como est en el rango de datos. As:

Para filtrar nmeros, escriba el signo de comparacin que se ajuste a su necesidad (> "mayor que", < "menor que" o = "igual"), seguido escriba la cantidad y aplique el filtro. As:

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 Haga clic en una celda del rango de datos. En el men Datos, seleccione Filtro y haga clic en Filtro avanzado. Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla. Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de la hoja de clculo, haga clic en Copiar a otro lugar, despus en la casilla Copiar a y, por ltimo, en la esquina superior izquierda del rea donde desea pegar las filas (debe ser en la misma hoja donde se encuentran los datos). En la casilla Rango de criterios introduzca los criterios que desee, incluidos los rtulos de criterios. Para ocultar temporalmente el cuadro de dilogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer cuadro de dilogo. de clic en Aceptar.

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Para cambiar la forma en que se filtran los datos, cambie los valores del rango de criterios y vuelva a aplicar el filtro a los datos. Recuerde que: Rango de la lista es el rango de datos que deseamos filtrar. Rango de Criterios son las condiciones que establecemos para filtrar la informacin.

1.3.2 Quitar Filtro Avanzado

Para visualizar todos los datos, de un clic en Datos/Filtro/Mostrar todo. Los datos estarn tal y como estaban antes de aplicar el filtro.

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1.4. Subtotales
Microsoft Excel puede calcular automticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal. Excel calcula los subtotales con una funcin de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con ms de un tipo de clculo a la vez. Excel tambin calcula un total general de los datos, y actualizar automticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

1.4.1 Agregar Subtotales

Asegrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular estn en el siguiente formato: cada columna tiene un rtulo en la primera fila, contiene datos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En este ejemplo utilizaremos la columna Semana. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente. As:

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 En el men Datos, haga clic en Subtotales. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. En este ejemplo, hara clic en la columna semana. En el cuadro Usar funcin, haga clic en la funcin de resumen que desee utilizar para calcular los subtotales. En este ejemplo usaremos Suma En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificacin de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En este ejemplo, seleccionaremos la columna Ventas. Si desea un salto de pgina automtico despus de cada subtotal, active la casilla de verificacin Salto de pgina entre grupos. En este ejemplo no usaremos esta opcin. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificacin Resumen debajo de los datos. En este ejemplo no usaremos esta opcin. Haga clic en Aceptar. As:

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Los subtotales quedan de la siguiente manera:

Como muestra la imagen anterior, una vez que hemos agregado un subtotal a nuestro rango de datos, Excel esquematiza la informacin por niveles, cada agrupacin de datos se basa en el criterio que usamos para el subtotal. Los controles para mostrar u ocultar los datos de detalle se encuentran a la izquierda de la hoja de clculo y son los siguientes: Botn Ocultar detalle, Cuando las filas de un grupo estn visibles, aparece un botn para ocultar detalle (ocultar la informacin de este grupo especfico), junto a dicho grupo. Botn Mostrar detalle, Cuando se oculta un grupo de filas, el botn que aparece junto al grupo cambia a , indicando que hay informacin oculta, para mostrar esta informacin basta con dar un clic sobre dicho botn y listo. As:
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estn numerados Botones de Nivel, Los botones de nivel dependiendo de la cantidad de agrupaciones y sub agrupaciones que contenga la informacin, cada botn representa un nivel de organizacin dentro de la hoja de clculo, el ltimo botn de nivel (en este caso el botn ), muestra toda la informacin, el siguiente botn, (en este caso el botn ) muestra el ltimo subtotal agregado, As:

y el ltimo botn ( en este caso el botn total general. As:

) muestra nicamente el

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1.4.2 Subtotales Anidados

Excel Permite agregar varios subtotales, uno dentro de otro (usando la misma funcin u otra diferente, debemos tener en cuenta que los datos de la columna donde deseamos colocar un subtotal anidado deben estar ordenados tambin), los pasos son los mismos que vimos en el inciso anterior, lo nico que vara es que debemos desactivar la casilla de verificacin Reemplazar Subtotales actuales en el cuadro Subtotales. As:

1.4.3 Quitar Subtotales

Para quitar subtotales debemos: Dar clic en Datos clic en Subtotales clic en el botn Quitar todos (a la izquierda del botn Aceptar)

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ACTIVIDAD
ACTIVIDAD No. 1
Abra un nuevo libro. Genere una base de datos que contenga las columnas: Nombre, Apellido, Puesto y Sueldo, que contenga los datos de 10 personas. A la columna sueldos ingrese valores que estn en el rango entre 2000 y 5000. Aplique formato de moneda, renombre la hoja como Orden sencillo Haga 7 copias de la hoja. En la hoja Orden Sencillo, ordene descendentemente los datos por apellido En la copia 2, Ordene los datos primeramente por apellido de forma ascendente, luego por nombre de forma descendente, renombre la hoja como Orden por 2 criterios. En la copia 3, ordene los datos, primeramente por apellido de forma ascendente, luego por puesto de forma ascendente y por ltimo por sueldo de forma descendente. Renombre la hoja como Orden por 3 criterios. En la copia 4, Coloque un AutoFiltro y filtre los valores para que se vean los empleados que ganan ms de Q3000.00, renombre la hoja como Autofiltro. En la copia 5, Filtre los datos para que se muestren los empleados que ganan menos de Q1000.00 o que ganan ms de Q4000.00, renombre la hoja como Autofiltro Personalizado. En la copia 6, Filtre los datos para que se muestren los 3 mejores Salarios, renombre la hoja como 10 Mejores. En la copia 7, Aplique un filtro avanzado para ver los empleados que su apellido empiece con "L" (o con alguna letra que se encuentre en el rango) y que su sueldo sea menor o igual a Q1500.00, renombre la hoja como Filtro Avanzado. En la hoja 2, genere una base de datos que contenga las columnas: Producto, Vendedor y Ventas que contenga los datos de 15 registros (coloque algunos productos repetidos), renombre la hoja como Subtotales. Agregue un Subtotal en la columna ventas, para cada cambio en Producto. Haga 1 copia de la hoja Subtotales. En la copia 2 de Subtotales, quite el subtotal, renombre la hoja como Quitar Subtotales. Guarde el archivo con nombre Ejercicio Unidad 1 .

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RESUMEN

RESUMEN:
En esta unidad usted aprendi a: ordenar un rango de datos por medio de un criterio. ordenar un rango de datos por 2 o 3 criterios. Colocar Autofiltro a un rango de datos. Aplicar varios filtros a la vez. Personalizar un Autofiltro. Buscar datos Superiores e Inferiores. Quitar Filtros. Aplicar un Filtro Avanzado a un rango de datos. Quitar el filtro. Agregar Subtotales a un rango de datos. Utilizar los botones de esquema de Excel. Agregar subtotales anidados. Quitar Subtotales.

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