KESALAHAN KESALAHAN PERMOHONAN ALAT GANTI YANG SERING DILAKUKAN OLEH UNIT /KAPAL

PENGENALAN

Memberi pendedahan kepada kapal/unit mengenai kesalahan-kesalahan yang sering dilakukan ketika permohonan dimajukan kepada Depot. Memberi garis panduan kepada kapal/unit mengenai pengisian permohonan alat ganti mengikut prosedur.

SENARAI KESALAHAN
Bil 1. Kesalahan Pengisian BAT L8 yang tidak lengkap dimana ruangan mandatori seperti Kebenaran Pengeluaran, Alat Induk, Nombor Kenalan, Nama Barang dan Buku Rujukan tidak diisi.

2.

Nombor kenalan yang dicatatkan di dalam BAT L 8 tidak mengikut prosedur yang telah ditetapkan. Ciri-ciri dan ukuran alat ganti yang terdapat dalam service report list bukan merupakan nombor kenalan yang dikehendaki oleh Depot.
Nombor Permohonan yang tercatat di dalam BAT L 8 bertindih dengan nombor permohonan yang sebelumnya. Salinan Buku Rujukan yang dikehendaki oleh Depot tidak dimajukan dalam tempoh yang diberikan. Nombor Kenalan yang dimajukan tidak wujud dalam sistem inventori Depot. Unit perlu memajukan salinan Buku Rujukan yang disahkan untuk tujuan kodifikasi.

3. 4. 5.

6. 7.

8.

Unit/Kapal tidak dapat membezakan komoditi pegangan DBA dan pegangan DB TLDM. Salinan BAT L 63 dan BAT M 22 tiada cop sah dari salinan asal, tandatangan serta cop pegawai. Unit tidak mempunyai kuasa untuk membuat Permohonan Peralatan terutama peralatan Harta Modal. Surat justifikasi tidak disertakan bersama dengan BAT L8 bagi permohonan permulaan.

9.
10.

BAT L 63 dan BAT M 22 tidak disertakan bersama BAT L 8 bagi permohonan penggantian. Kawat Storedem yang dihantar oleh kapal tidak lengkap seperti: a. Nama barang tidak dicatatkan. b. Tarikh dikehendaki tidak dinyatakan dan penggunaan ASAP tidak dibenarkan pada ruangan tersebut. c. Buku Rujukan yang dinyatakan adalah salah.

1.

BAT L8 TIDAK LENGKAP

TARIKH DIKEHENDAKI PERLU DIISI

CONTOH A

TIADA NO KENALAN, NIL TIDAK BOLEH DIGUNAKAN

SEBAB PERMOHONAN TIDAK DIISI

TIADA BUKU RUJUKAN DAN MUKASURAT

CONTOH B
PENANDAAN YANG TIDAK KEMAS DAN TIDAK JELAS BOLEH MENIMBULKAN KEKELIRUAN UNTUK DEPOT MEMASUKKAN MAKLUMAT ALAT GANTI

TARIKH DIKEHENDAKI TIDAK MENGIKUT KEHENDAK

CONTOH C
FENDERS SNAIL BUKAN MERUPAKAN ALAT GANTI PERMOHONAN PINJAMAN. PERMOHONAN FENDERS BARU PERLU DISERTAKAN DENGAN BAT L 63 UNTUK PENGGANTIAN BER

2.

PENGISIAN NO KENALAN SALAH

BAGI PERMOHONAN ERDL, KLASIFIKASI PERMOHONAN ADALAH BUKAN REFIT 50 MM x 3 CORE BUKAN NO KENALAN BAGI ALAT GANTI INI. IA MERUPAKAN UKURAN BAGI ALAT GANTI TERSEBUT.

SERVICE REPORT LIST BUKAN KATEGORI BR YANG DIKEHENDAKI OLEH DEPOT

3.

PERTINDIHAN PERMOHONAN

NO PERMOHONAN BERTINDIH DAN SAMA DENGAN PERMOHONAN SEBELUMNYA. UNIT/KAPAL HARUS MENYEMAK SENARAI NOMBOR PERMOHONAN AGAR TIDAK MENGHANTAR PERMOHONAN YANG SAMA.

4.

SALINAN BUKU RUJUKAN(BR) TIDAK DIMAJUKAN DALAM TEMPOH YANG DIKEHENDAKI

CONTOH KAWAD

CONTOH KERATAN KAWAT YANG DIHANTAR OLEH DEPOT UNTUK MEMOHON SALINAN BR DARI UNIT/KAPAL, NAMUN UNIT/KAPAL GAGAL MEMAJUKAN SALINAN BR TERSEBUT. MAKA, DEPOT MEMBATALKAN PERMOHONAN ALAT GANTI INI.

5.

NO KENALAN ALAT GANTI TIADA DALAM SISTEM SPIAV2

CONTOH TIADA SALINAN BR
BAT L 8 INI TIDAK DI SERTAKAN DENGAN BR. NO KENALAN YANG DIBERIKAN KEPADA DEPOT TIADA DALAM SEMAKAN SISTEM SPIAV2. MAKA DEPOT TIDAK DAPAT MEMASTIKAN SAMADA SPESIFIKASI SEBENAR BARANG YANG DIPERLUKAN ITU BENAR ATAU TIDAK. UNIT SEHARUSNYA MENGHANTAR SALINAN BR UNTUK DIJADIKAN RUJUKAN KEPADA DEPOT UNTUK MENGESAHKAN SPESIFIKASI ALAT GANTI YANG DIMOHON.

6.

KOMODITI DB TLDM DAN DBA

SEBAB PERMOHONAN TIDAK DIISI

CONTOH A

GENERAL ITEM IAITU WHITE BOARD MERUPAKAN KOMODITI NSD.UNIT/KAPAL TIDAK DAPAT MEMBEZAKAN KEDUA-DUA KOMODITI DEPOT

CONTOH B

COMPRESSOR BOULER MERUPAKAN KOMODITI NSD.UNIT/KAPAL TIDAK DAPAT MEMBEZAKAN KEDUA-DUA KOMODITI DEPOT.

7.

BAT L63 TIADA COP SAH SALINAN ASAL

BAT L63 YANG DIHANTAR BERSAMA BAT L8 TIADA COP SAH SALINAN ASAL, TANDATANGAN DAN COP PEGAWAI.

8.

SURAT JUSTIFIKASI TIDAK DISERTAKAN

SURAT JUSTIFIKASI TIDAK DISERTAKAN BERSAMA PERMOHONAN PERMULAAN

9.

BAT L63 TIDAK DIMAJUKAN

BAGI PERMOHONAN PENGGANTIAN BER, BAT L63 PERLU DISERTAKAN SEKALI BERSAMA BAT L8 INI.

PENULISAN YANG TIDAK JELAS MENIMBULKAN KEKELIRUAN

PERMOHONAN TIDAK LENGKAP( TIADA BR DAN N/P TIDAK BOLEH DIGUNAKAN)

10. FORMAT PERMOHONAN KAWAT TIDAK MENGIKUT PROSEDUR

BUKAN NAMA ALAT GANTI TETAPI ADALAH NAMA ALAT INDUK

BUKAN CIRIX DAN UKURAN TETAPI ADALAH NAMA BARANG DAN NO KENALAN

SHIP EQUIPMENT LIST (SEL) BUKAN BR YANG DIKEHENDAKI DAN TIDAK TERDAPAT MUKASURAT

TATACARA PENGISIAN PERMOHONAN MENGIKUT PROSEDUR

MAKLUMAT YANG DIPERLUKAN DI DALAM BROSUR/LUKISAN/BR

Gambarajah alat ganti No model / No kenalan alat ganti Pengesahan sah dari salinan asal Tandatangan dan cop pegawai Mukasurat Brosur (OPTIONAL) Dihantar sebanyak 3 salinan

BROSUR YANG DIBENARKAN

GAMBARAJAH ALAT GANTI YANG DIKEHENDAKI OLEH UNIT/KAPAL

NO KENALAN TERCATAT DI DALAM BR

PENGESAHAN DARI SALINAN ASAL

PENGESAHAN TANDATANGAN DAN COP PEGAWAI

MUKASURAT BR

BUKU RUJUKAN
PENGESAHAN TANDATANGAN DAN COP PEGAWAI GAMBARAJAH ALAT GANTI YANG DIKEHENDAKI OLEH UNIT/KAPAL

NO MODEL TERCATAT DI DALAM BR

GAMBARAJAH LUKISAN
UNIT/ DEPOT BOLEH MENGHANTAR LUKISAN LENGKAP DENGAN UKURAN KEPADA DEPOT SEBAGAI RUJUKAN. GAMBARAJAH ALAT GANTI PERLU DISERTAKAN DENGAN UKURAN. DIHANTAR DALAM 3 SALINAN KEPADA DEPOT

BAT L 63 MENGIKUT PROSEDUR

CONTOH A

JIKA SALINAN BAT L63 DIHANTAR, MAKA PENGESAHAN PEGAWAI DIPERLUKAN

CONTOH B

BAT L 63 ASAL DIHANTAR KE DEPOT

FORMAT KAWAT MENGIKUT PROSEDUR

A. ALAT INDUK B. NAMA BARANG DAN NO KENALAN C. BUKU RUJUKAN D. KUANTITI E. TARIKH DIKEHENDAKI F. DESTINASI G. DTG URDEF H. PEGAWAI YANG MEMBENARKAN

SEKIAN