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Cer emoni al y Pr ot ocol o

como her r ami ent as par a l a opt i mi zaci n de l a i magen i nst i t uci onal

Esp. Maisa Jobani
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Cer emoni al y Pr ot ocol o
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Esp. Maisa Jobani
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Universidad Nacional de Crdoba
rea de Recursos Humanos

Curso - taller Ceremoni al y Protocol o, como herrami entas para l a
opti mi zaci n de l a i magen i nsti tuci onal

Modalidad: Presencial
Das del Dictado: Viernes
Fecha Duracin: desde el 27/07 hasta el 07/09 (7 encuentros de 2 hs. c/u)
Horario: 14:00 a 16:00 hs.
Carga horaria total: 14 hs.
Lugar: Aula 1 piso SPGI (artigas 160)


Docente a cargo: Esp. Maisa Jobani


JULIO SEPTIEMBRE 2012


BIENVENIDOS











Cer emoni al y Pr ot ocol o
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FUNDAMENTACIN DEL CURSO

La Universidad Pblica es un mbito esencial para acercar conocimiento de
manera asequible y con calidad. El Ceremonial y Protocolo son un conjunto
bsico de normas de convivencia que todos los que viven en sociedad deben
conocer. El manejo de estas normas aplicadas al mbito laboral y
especficamente al mbito institucional brinda a los empleados la capacidad de
utilizar estos aportes de manera cotidiana, tanto en el trato con distintos
pblicos como en la organizacin de pequeos o grandes eventos
institucionales. Esto se traduce en una mejora de la imagen que una institucin
proyecta tanto a sus pblicos internos como externos. Por lo tanto, el impacto
de este proyecto, sera beneficiar a sus propios recursos humanos,
indispensables para una gestin eficiente que requieran este tipo de
conocimientos que puedan llevar a la prctica de manera inmediata.


OBJETIVOS

Conocer e identificar los principios tericos y prcticos del ceremonial y
protocolo vinculados a su desempeo laboral.

Entre ellos, los elementos bsicos para colaborar en la organizacin de
reuniones o eventos aplicados al mbito institucional y herramientas
vinculadas al ceremonial social: cortesa, vestimenta y formalidad en el
desenvolvimiento en el trabajo.








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CONTENIDOS

1) Comunicaci n e i magen i nsti tucional, Ceremonial y
Protocol o. Conceptos bsicos
2) Conceptos generales de Ceremonial social e imagen
personal.
3) Elementos bsicos del ceremonial y protocolo en la
organizacin de un evento i nsti tuci onal.
4) Trato con pblicos. Incidencia de estos aspectos en l a
imagen i nstitucional.
5) rdenes de precedencia.
6) Ceremonial escri to.
7) Tipos de comidas en un evento.
8) Material extra


Examen Individual: (Obligatorio)

La evaluacin de los asistentes se realizar a travs de un examen escrito
individual con la resolucin de un caso prctico donde se apl i quen y
f undamenten el ementos bsi cos del ceremoni al y protocol o
vi ncul ados al desempeo l aboral .


Material provisto por: Esp. Maisa Jobani








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BIBLIOGRAFA PRINCIPAL

Apunte de ctedra conf ecci onado por l a docente.

BIBLIOGRAFA GENERAL COMPLEMENTARIA

-Bellinzaghi, R. (2005). Manual de los buenos modales. Barcelona: De Vecchi.
-Berisso, M. (2006) Protocolo y ceremonial. Oficial, empresario y social (5ta
edicin). Buenos Aires: Espasa.
-Blanco Villalta, J. (1999). Ceremonial. Editorial Espasa.
-Calera, A. M. (2005) La etiqueta en la mesa. Barcelona: De Vecchi.
-Capriotti, Paul. La imagen de la empresa. Estrategia para una comunicacin
integrada. Consejo Superior de Relaciones Pblicas de Espaa. Madrid, 1998.
-Cortelezzi, E. (2009). Buenos modales, buenos negocios. Protocolo en la
empresa de hoy. Buenos Aires: Grijalbo.
-Costa, J. (2006)Imagen Corporativa en el siglo XXI. La Cruja Ediciones.
Buenos Aires.
-De Galvad y Castro, R. (2010). Ceremonial. Un arte para comprender la vida.
Buenos Aires: Paids.
- Jijena Snchez, R.(2004). Organizacin de eventos. Buenos Aires: Ugerman.












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1) COMUNICACIN E IMAGEN INSTITUCIONAL,
CEREMONIAL Y PROTOCOLO. CONCEPTOS
BSICOS

CONCEPTOS GENERALES

La Comunicacin Institucional es la que se realiza de modo planificado por
una institucin y est dirigida a los pblicos o grupos del entorno con el que
interacta de acuerdo a sus actividades. Su objetivo es establecer relaciones
de calidad entre la institucin y los pblicos a los que se dirige, dndose a
conocer socialmente y proyectando una imagen pblica adecuada a sus fines y
actividades. Esta definicin se vincula con las Relaciones Pblicas y con lo que
es el manejo de la Imagen corporativa.

Segn el autor Paul Capriotti los pblicos son: el conjunto de miembros de un
grupo social que, sin estar necesariamente unidos fsicamente, reaccionan ante
un estmulo comn o bien se encuentran unidos mediante vnculos mentales
por un inters comn definido hacia determinados temas o aspectos de la vida
cotidiana.

El concepto de pblico ha sido estudiado desde diferentes disciplinas como la
sociologa, psicologa social, etc. Y cada una de ellas lo ha enfocado de un
modo diferente en este caso tomaremos la que tiene su fundamento en el
concepto de grupo y lo define como un nmero de individuos que se hallan en
situacin de integracin mutua (aunque sea mnima) y relativamente duradera.




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Los grupos pueden ser primarios, que son aquellos en los que existen
relaciones estrechas e ntimas, en las que el componente afectivo es un
elemento fundamental (como la familia o el grupo de amigos); y secundarios,
los cuales se establecen en base a los intereses de cada individuo, siendo las
relaciones entre sus miembros menos estrechas.

El pblico puede ser catalogado, segn Paul Capriotti, como un grupo
secundario, ya que su integracin se deriva de la existencia de un inters en
comn entre sus miembros, y no necesariamente existe una relacin afectiva ni
una proximidad fsica de sus componentes.

A partir de esto, podemos definir ms precisamente el pblico como el
conjunto de miembros de un grupo social que, sin estar necesariamente unidos
fsicamente, reaccionan ante un estmulo comn o bien se encuentran unidos
mediante vnculos mentales por un inters comn definido hacia determinados
temas o aspectos de la vida cotidiana.

Analizaremos lo subrayado arriba para decir que en una organizacin los
miembros del pblico tienen un inters hacia temas relacionados
especficamente con la institucin de la cual son pblicos. Y esto es vlido
tanto para el pblico interno, que est constituido por los recursos humanos de
la empresa o institucin; como as tambin, para los pblicos externos (clientes,
proveedores, entidades financieras, prensa, etc.).
El tipo de pblico externo cambia de acuerdo a la actividad que realice la
organizacin.
Volviendo al concepto de la unin del pblico mediante vnculos mentales,
podemos resaltar que tanto el inters comn, como la reaccin, estn
determinados por los lazos que generan los vnculos mentales de los que habla
la definicin.




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Por qu hay que identificar a los tipos pblicos de un evento?
Es importante identificar a los tipos de pblicos que sern convocados a un
evento institucional (interno o externo) ya que esto nos permite trazar diferentes
estrategias de comunicacin y difusin del mismo. El plan puede llevarse a
cabo a travs de acciones pagas o gratuitas como las que se logran a travs de
las relaciones con la prensa. De esto se encargar el rea de Comunicacin de
la UNC.

Tambin es relevante que la organizacin de un evento, acto o ceremonia
contribuya a que los pblicos adhieran de manera positiva a la Imagen
corporativa de la institucin como instrumento estratgico.

CEREMONIAL Y PROTOCOLO: ALGUNAS DEFINICIONES
Segn el Diccionario de la Real Academia Espaola

Ceremonial: conjunto de formalidades para los actos pblicos y
solemnes

Etiqueta: ceremonial de los estilos, usos y costumbres que se deben
observar principalmente en las casas reales y en actos pblicos
solemnes. Por extensin ceremonia en el trato entre las personas a
diferencia del trato familiar

Protocolo: regla ceremonial diplomtica establecida por decreto o
costumbre

Por qu aplicar el protocolo en una institucin?
El protocolo es necesario porque ayuda a cuidar los detalles de las relaciones
humanas y corporativas. Si esto se extiende a todos los mbitos de la
institucin, se jerarquiza casa una de las tareas.



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El ceremonial, la etiqueta y el protocolo
Siempre se aplican en una institucin en diferentes actividades, pero
especialmente en los eventos que organiza la misma u otras
instituciones con la que se tiene relacin
Hay que estar preparado para desenvolverse cmodamente en estas
situaciones, conociendo cada una de las reglas.



2) CONCEPTOS GENERALES DE CEREMONIAL
SOCIAL E IMAGEN PERSONAL

Elementos que ayudan a generar una buena impresin
Imagen y arreglo personal
El peinado prolijo, recogido si fuera necesario para las tareas que se
desempean. Si lo tie, sin crecimientos en las races
Las manos cuidado de las uas tanto en hombres y mujeres. En ellas el
largo depende del estilo, el esmalte.
El artificio no es elegante.
El maquillaje: no se hace en pblico ni siquiera los labios- esto se hace
en el toilette.
Responden (como la vestimenta y joyas) a la regla de la hora y
circunstancia. Los excesos se consideran vulgares
El perfume no debe incomodar a los dems- tener en cuenta la hora y la
circunstancia








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Vestimenta femenina
La elegancia
El traje toma la forma de quien lo lleva no es elegante en s mismo , es
decir que se puede llevar con mayor o menor elegancia. Sentirse
cmodo con la ropa para saber llevarlo.
Vestirse segn la edad, la hora y la circunstancia
Los accesorios: Son tan importantes como la ropa.
La calidad de los zapatos es fundamental, los tacos y las puntas tienen
que estar impecables.
Las carteras: ac tambin rige el principio de hora y de circunstancia

Cmo armar un vestuario bsico femenino para el mbito laboral?

2 trajes de corte clsico: sirven para la mayora de las ocasiones
2 3 faldas clsicas y a mitad de rodillapersonas que trabajan en una
institucin, los eventos que se realicen en la misma ayudan a difundir la
identidad corporativa y establecen una imagen
3 4 sweters para vestir ms informal o de sport y que puedan ponerse
tambin para trabajar
3 4 blusas que combinen con los trajes y con alguna de las faldas
(pueden tener mangas cortas o largas
La musculosa o top pero con un blazer arriba, al no tener mangas da un
aire informal
Varios pares de zapatos de vestir, colores neutros y que no tengan taco
muy fino. Altos para ocasiones ms formales y bajo para sport
2 carteas cmodas y espaciosas
2 blazers, uno negro y otro natural
1 tapado de corte clsico y color oscuro
1 impermeable de buena marca y por debajo de la rodilla




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Vestirse para la ocasin
No existe la Etiqueta femenina en un trmino estricto como en la masculina,
pero hay equivalencias para establecer igualdad entre ambos y el cdigo de
vestimenta se marca a travs de la Etiqueta masculina

Vestido largo: es el traje de noche, elegante y con telas de calidad (debe
cubrir las piernas en su totalidad)
se acompaa con: zapatos altos de taco fino, cartera pequea y de
mano
Joyas pocas y de calidad
Los colores suelen ser oscuros, el negro es el ms clsico.

El smoking y el frac de los caballeros les corresponde el traje largo de
las seoras
Para cocktail, vestido a la rodilla o traje, colores claros, tonos pastel. El
hombre acompaa con traje.
Si va en pareja, ambos deben estar en armona. Es decir, o elegantes o
de sport.

Vestimenta masculina
El ideal de elegancia masculina est ligado al estilo britnico.
Las medias deben llegar hasta la rodilla para que al cruzar las piernas
no se vea la piel con vellos porque pierde elegancia.
Las medias deben ser del color de los zapatos o el pantaln
Los zapatos deben estar impecablemente lustrados.
Los zapatos tienen que tener los tacos y la punta sanos, sin desgaste, ni
raspones.
El modelo de zapatos debe combinar con el estilo de la ropa.
Los zapatos deben ser del color y el material del cinturn.




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Algunos consejos
Evitar que la hebilla del cinturn tenga marcas, por ms prestigiosas que
stas sean.
No se usa traje claro despus de las 18hs
El traje de noche es azul oscuro o negro
El largo del saco debe cubrir el asiento de los pantalones
El largo de las mangas de los sacos debe llegar a la mueca
Las nicas joyas del hombre son: la alianza, el reloj y los gemelos.
Si usa pauelo en el bolsillo del saco , no debe ser igual a la corbata,
ser de uno de los colores del estampado con un diseo en compos.
En el bolsillo eterno del traje no se colocan lapiceras
Las mangas de las camisas sport se arremangan hasta los codos

Recordemos
As como las personas que trabajan en una institucin, los eventos
que se realicen en la misma ayudan a difundir la identidad
corporativa y establecen una imagen
Siempre buscamos que esa imagen sea positiva

Uso de Netiquette: comportamiento en Internet.
Son normas no escritas pero sancionadas por el uso y el sentido comn:

Salude antes del mensaje y despdase con su nombre al igual que en
una carta
Utilice maysculas y minsculas correctamente. LAS MAYSCULAS
indican que est gritando.
Utilice smbolos para dar nfasis (**--)
Sea breve y conciso
No abuse de los smileys.
Si est reenviando un mensaje que ha recibido no cambie su texto



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No contribuya al correo basura. No enve mensajes en cadena.
Organice las ideas y cuide la ortografa
Cuidado con la privacidad: el correo que enve ser pblico y
permanente
Muchas personas no estn de acuerdo con el pedido de confirmacin
automtica
Si alguien pide un archivo avsele de su tamao
en un mensaje aparte y espere confirmacin
No confronte a nadie por correo, ni use lenguaje ofensivo. Evite el
lunfardo y las siglas locales
Para el asunto, elija una lnea corta y concreta, que permita priorizar y
ubicar rpido el mail
Ponga al comienzo el logo de su institucin


UN MAIL DEBE SER RESPONDIDO DENTRO DE LAS 24 HORAS DE
RECIBIDO, AUNQUE VAYA A ENVIARLE MS TARDE UN ARESPUESTA
COMPLETA

Cmo ser anfitrin en su oficina?
Para recibir gente en su oficina debe tener los mismos cuidados y
consideraciones que cuando lo hace en su casa
Debe estar listo unos minutos antes
Si tiene algn imprevisto: debe pedir a algn asistente que se presente
ante la visita con sus excusas, que lo invite a ponerse cmodo en una
sala de espera (no en la recepcin) y le ofrezca algo de beber
Si aguarda a ms de una persona debe tener en su oficina tantas sillas
como visitantes espera
Si es posible, salga usted a buscar a su visitante al lugar donde los est
esperando



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Recibiendo invitados
Si debe indicarle el camino a su oficina y hay pasillo con salas a ambos
lados, camine delante y hacia la izquierda de su invitado. El concepto
usted primero no es para esta ocasin
Tome el abrigo de su invitado y colquelo usted en un perchero
Si usted sabe que su invitado fma, renase en un lugar amplio donde
pueda hacerlo
Debe avisar que no le pasen llamadas
Apague su celular
El t o caf que se ofrecen deben ser de calidad
La vajilla debe estar impecable y sin publicidades
Aunque usted no desee tomar nada, igual tenga una taza servida
Los tiempos son valiosos, despus de los saludos aborde el tema por el
cual estn reunidos

LA MESA : ELEMENTOS QUE LA COMPONEN

La mesa es el escenario de comidas laborales, oficiales, sociales y
familiares que nos que nos pone a prueba con las reglas de etiqueta.

Los franceses y los ingleses dejaron un fuerte legado en cuanto a
formas de vestir la mesa

La mayora de las tradiciones son comunes a ambas culturas, pero hay
pequeos detalles que marcan la diferencia entre una y otra

Debe ser preparada con anticipacin






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SECUENCIA PARA PONER LA MESA
BSICOS ACCESORIOS ACCESORIOS DE
LA MESA AUXILIAR
Silla
Moletn
Mantel o
individuales
Centro de mesa
Plato de sitio
Plato playo
Cubiertos
Plato de pan
Copas
Servilleta
Slo se llevan a la mesa cuando se
necesitan. A diferencia de otros
accesorios que se colocan en mesa
auxiliar, stos se ubican en la mesa
misma y se disponen: uno en cada
punta, uno cada dos comensales, o
bien, uno por comensal.
Saleros y pimienteros
Finger Bowls
Salseras y queseras
Sealadores de lugar
Men
Velas
Botellas
Jarras
Fuentes con
comida
Aceiteras
Vinagreras
Pimienteros
de molinillos
Paneras
Hieleras

COMPORTAMIENTO EN EVENTO
El comportamiento en la mesa, la clave para generar una buena imagen
personal.

Tipos de platos:






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CMO COLOCAR LOS CUBIERTOS
Tenedores dientes hacia arriba a la izquierda del plato
Cucharas con la concavidad hacia arriba a la derecha del plato
Cuchillo con el filo hacia adentro
Los cubiertos se colocan con criterio inverso al orden de uso



Cmo usar los cubiertos
Una vez que se comienzan a usar, reposan sobre el plato, como se ve en el
dibujo



El plato de pan no se comparte, es uno por comensal





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Se comienzan usando los cubiertos que estn ms lejos del plato y por
ltimo, los que estn ms cerca.



CUBIERTOS DE POSTRE
Pueden colocarse antes o en el momento de servir el postre
No se usa cuchillo para este plato, a menos que sea fruta. En ese caso, ser el
cubierto ms cercano al plato colocado con el filo hacia adentro


Uso de las copas

Se ubican en diagonal al extremo superior derecho al plato
La cantidad de copas depender de la variedad de bebidas que se servirn y
de su tipo
Las copas se ordenan de mayor a menor y de izquierda a derecha




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Presentacin mesa para comida formal
Las botellas NO se colocan sobre la mesa, ya que habr personal que se
encargue de servir
En una comida informal, el agua se sirve en jarras y el vino en botellones de
cristal




Tambin puede presentarse una mesa No formal, sin candelabro pero con
centro de mesa floral, sin plato de sitio, marcando los lugares de los invitados
con las servilletas, copas y plato de pan a la izquierda.
A continuacin un ejemplo:



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Imagen cortesa de: Tres Aguas- Espacio de Eventos


3) ELEMENTOS BSICOS DEL CEREMONIAL Y
PROTOCOLO EN LA ORGANIZACIN DE UN
EVENTO INSTITUCIONAL.

Un Evento es una accin que involucra: Experiencias
Experiencias que estn comprendidas en las acciones de difusin de
los Valores, Misin y Visin de una institucin
Logran en el pblico:
Un vnculo emocional con la institucin Resaltando los atributos
(elementos objetivos) y beneficios (elementos subjetivos o emocionales)
de la institucin


Cmo generar una imagen positiva con un evento?
Qu hace falta para recibir bien?




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Organizacin: buena planificacin

Clculo: para las compras

Control: de los elementos a usar

Cortesa: al invitar, al recibir, al despedir.

BRIEF DE UN EVENTO
Evento: nombre del mismo
Determinar su motivo/objetivo principal: Ej: inauguracin, presentacin,
aniversario de la institucin, etc.
Da y Hora
Sede - Lugar.
Cantidad de Pblico
Descripcin del tipo de pblico
Recursos Humanos: el personal afectado al evento
Recursos Materiales:Ej: saln, servicio de catering, decoracin, pantalla de
video y proyector, escenario, equipos de sonido, invitaciones, folletos y afiches
de difusin. fotgrafos y camargrafos para registrar el evento.
Recursos Financieros: manejo del presupuesto del evento
Definir un aspecto distintivo del evento: un aspecto artstico, conceptual,
merchandising, un aspecto comunicacional, algo original en el servicio, etc.
Definir cmo se llega a el pblico: Lista de invitados Base de Datos
Difusin en medios
Cronograma de Actividades Asignacin de Roles y Funciones-
Responsables y Tiempos
Programa del Evento: segn las actividades que impliquen el desarrollo del
evento.
Servicios a contratar (segn los recursos materiales previstos)



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El tipo de Comida (si fuera necesario) que se llevar a cabo en el evento:
Ej: cocktail, Cena, Vino de Honor, etc.
Evaluacin del Evento: Definir herramientas
Estrategia y soportes de difusin del evento
Merchandising para el evento

Algunos eventos de la institucin

Encuentros Internos
-Presentacin de Programas: de capacitacin, de planificacin en
comunicacin, de mejora del mbito laboral, etc.
-Presentacin de nuevos espacios fsicos para trabajar

Encuentros Culturales
-Pre-estrenos de pelculas y obras de teatro
-Entrega de Premios, Ayudas y Becas
-Conciertos
-Subastas
-Evento Contributivo


Fechas Conmemorativas
-Celebraciones especiales
-Fechas Patrias
-Aniversarios institucionales, etc

Encuentros Deportivos (Para pblico interno o externo)
-Maratones
-Competiciones
-Partidos y juegos



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Tipologa Eventos
- Tamao de la convocatoria

- ndole
(polticos, oficiales, internacionales, acadmicos, culturales, empresariales,
deportivos, sociales)

- mbito de realizacin
(Internos: dentro de la organizacin. Con o sin presencia de terceros. Externos)

- Convocatoria
(abiertos cerrados)

- Organizadores - convocantes

Planificacin
Qu es Planificar?
Coordinar objetivos, recursos, plazos, tareas
Cmo debe ser un Plan?
Claro
Concreto Conciso
Flexible
Mensurable (objetivos acciones o tareas resultados)

Etapas en la organizacin de eventos
Creacin
Planificacin
Ejecucin
Evaluacin



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Evaluacin del evento

Autoevaluacin:

Tiempos
Coordinacin
Servicios contratados
Imagen y trato
Aspectos econmicos,etc.

Pblico:

Encuestas
Cundo
Dnde
Cmo

Medios de comunicacin:

Relevamiento medios internos y externos
Espacios pagos y no pagos

Clientes o jefes:
Informe
Satisfaccin
Repercusin
Datos relevantes y positivos





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RECURSOS DE UN EVENTO
Recursos Materiales:
Salas servicios (sonido,
ilumin., limpieza, aire,
estrados, videos, carpas, etc.)
Seguridad - emergencia
Ambientacin decoracin
Comidas espectculos
actividades recreativas
Material de registro posterior:
cds libros, publicaciones
websites -
Material impreso:
invitaciones, afiches,
programas, folletera,
gigantografas, cartas de
agradecim.,
certificados/diplomas, etc
Comunicaciones mkt - publicidad

Recursos Humanos:
Soporte tcnico salas
(sonidista, iluminador,
ordenanzas, personal de
limpieza, seguridad. Servicio
de emergencia)
Personal de catering: cocina, mozos,
limpieza, etc. Personal de actividades
recreativas (espectculos)
Asistentes de sala,
promotores, secretara
(inscripciones, acreditaciones,
etc)
Personal especializado: prensa,
ceremonial, turismo, presupuestos, etc.
Equipo de organizacin,
confirmacin de asistencias,
etc.
Locutores, ..




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Recursos Econmicos:

Todos los tems anteriores
que requieren erogaciones
(pagos)
Todos los tems vinculados a la
obtencin de fondos por medio de
SPONSORS y APOYOS


4) TRATO CON PBLICOS. INCIDENCIA DE
ESTOS ASPECTOS EN LA IMAGEN
INSTITUCIONAL.

Recordemos que segn el autor Paul Capriotti los pblicos son: el conjunto
de miembros de un grupo social que, sin estar necesariamente unidos
fsicamente, reaccionan ante un estmulo comn o bien se encuentran unidos
mediante vnculos mentales por un inters comn definido hacia determinados
temas o aspectos de la vida cotidiana.

Volviendo al concepto de la unin del pblico mediante vnculos mentales,
podemos resaltar que tanto el inters comn, como la reaccin, estn
determinados por los lazos que generan los vnculos mentales de los que habla
la definicin.

Es decir llevando estos conceptos a la prctica, podramos mencionar como
ejemplo la creacin de un mensaje comunicativo hacia los pblicos adaptado
especficamente a sus intereses y dirigido con determinadas caractersticas
que tienen en cuenta sus vnculos mentales. Y aqu es donde se aplican estos
conocimientos en el Ceremonial y protocolo aplicados a eventos o ceremonias
institucionales.




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Es relevante que la organizacin de un evento, acto o ceremonia contribuya a
que los pblicos adhieran de manera positiva a la Imagen corporativa de la
institucin como instrumento estratgico, para ello es necesario revisar cada
una de las 15 funciones que plantea el autor Joan Costa y pensarlas desde la
perspectiva de un evento, acto o ceremonia de la UNC.

Cules son sus funciones de la Imagen Corporativa ( o institucional) ?
Antes de explicar cules son las funciones de la imagen corporativa que
propone Joan Costa, debemos entender que para quienes se encarguen de la
comunicacin, relaciones institucionales y pblicas de cualquier tipo de
organizacin el conocimiento de cada una de estas ser de mucha utilidad para
poder establecer un vnculo coherente con los pblicos de la empresa o
institucin, gestionando as su imagen a travs de eventos, actos o
ceremonias.

En tanto podremos descubrir que, en las funciones que a continuacin se
presentan, hay una necesidad estratgica, segn Joan Costa, de las
instituciones (en este caso) en construir la imagen corporativa.
Al estar ligadas estas funciones a la comunicacin, es un campo de accin en
el que un organizador de eventos institucionales puede tener cabida.
Para mencionar cada una de ellas nombraremos a la imagen corporativa de J.
Costa como la imagen institucional que pretendemos cuidar desde la UNC.

1- Destacar la identidad diferenciadora de la institucin: la identidad
corporativa tiene una accin directa y determinante sobre la conducta
social a travs de la imagen de la institucin. Segn Joan Costa aqu se
fusionan identidad, creatividad y estrategia. Es por ello que a
travs de las clases de este curso hacemos hincapi
desde distintos autores en la importancia de la



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construccin de esta identidad y el aporte que los eventos
(como herramientas de comunicacin) contribuyen.



2- Definir el sentido de la cultura organizacional: sin la base identitaria
que subyace en la dinmica de la institucin, la cultura sera
simplemente una cuestin organizativa, funcional y no estratgica, esto
es, sin valor generador de imagen. La identidad es lo que ayuda a
generar una imagen de la institucin en los pblicos.

3- Construir la personalidad y el estilo institucionales: para el autor
Joan Costa la identidad de una institucin es la sustancia diferenciadora.
La personalidad institucional es un valor que singulariza las relaciones
y transacciones de la organizacin con sus diversos pblicos. Esto se
relaciona con lo explicado en el punto 2. Al existir tanta
diversidad de marcas, empresas o instituciones, construir
la personalidad de la misma y su estilo es un paso
fundamental. Esto se puede trasladar en el concepto que
se transmite en un evento, acto o ceremonia.

4- Reforzar el espritu de cuerpo y orientar el liderazgo: la identidad y
la cultura corporativa son generadoras de la personalidad sobre la que
se funda el liderazgo y las preferencias de los pblicos. Es la percepcin
de la autoimagen de la institucin que tiene ella misma y por
extensin, la de su gente. Esto ayuda al sentido de pertenencia
del pblico interno de la institucin. Lo cual ayuda mucho
cuando los recursos humanos de una organizacin



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colaboran en la planificacin de un evento, antes, durante y
despus del mismo ya que deberan ser los portadores de la
cultura corporativa.

5- Atraer a los mejores especialistas: segn Joan Costa debemos
hacernos esta pregunta Por qu un especialista o tcnico reconocido
ante varias ofertas de trabajo se decide por una empresa o institucin y
no por otra? Esto surge porque la empresa proyecta una imagen o


valores para el proyecto personal del futuro empleado. Adems de ser
un aspecto importante para la persona que quiere emplearse
en una determinada institucin, contar con los mejores
especialistas o profesionales representa un activo que las
organizaciones lo pueden traducir en beneficios ya que
pueden desarrollar un mejor desempeo en la sociedad de
acuerdo a los recursos humanos que posee. Para la
organizacin de eventos institucionales este es un punto
clave.

6- Motivar al mercado de capitales: es muy comn que las instituciones
que cotizan en bolsa, deban cuida su imagen. Incluso una promesa
lucrativa se hace dudosa si la imagen de la empresa es ambigua o poco
fiable. Este punto no incumbe a la UNC.

7- Evitar situaciones crticas: la recomendacin de Joan Costa es que
todo plan estratgico que contempla explotar la imagen eficaz de la



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empresa implica tener un plan de actuacin y plan de comunicacin
como una gua de conducta que incluye las contingencias crticas ya sea
para cortarlas de raz o para evitar que se produzcan y luego prosperen.
Adems de evitar situaciones crticas deben disiparse
rumores a travs de la comunicacin formal de la
empresa. Hay que recordar siempre que los eventos
institucionales, para pblico interno o externo, son
excelentes herramientas de comunicacin pero deben ser
bien organizados para evitar repercusiones crticas.

8- Impulsar nuevos productos y servicios: la imagen de una institucin o
de una marca debe poseer valores que predisponga las decisiones
futuras en los pblicos, ya sea acerca de compra, utilizacin de servicios
o incluso opiniones favorables. Aqu vemos de qu manera
incide la imagen de la institucin en relacin a los
servicios que puede ofrecer a la sociedad. Los eventos
institucionales son un buen canal para comunicar los
valores de la institucin que inciden en las decisiones de
los pblicos.

9- Relanzar la institucin: es conveniente relanzar productos o servicios
que se encuentren estancados. Tambin puede relanzarse la imagen de
laorganizacin, rejuvenecerla, amplificarla o darle nuevos significados
como estrategia institucional y corporativa. Esto se refiere a la
actualizacin constante de la imagen de la institucin. El
evento, acto o ceremonia, es una buena va para realizar
esta accin.



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10- Generar una opinin pblica razonable: la gestin de la
opinin pblica es responsabilidad de quien gestiona la imagen, es decir,
de las comunicaciones corporativas. La conducta tica, la transparencia
informativa, la participacin de la empresa en las causas cvicas y el
bien comn, la promocin de la cultura, etc. Generan una opinin pblica
favorable que trasciende para agregar valor a la institucin. Esta
gestin de las comunicaciones corporativas, en muchos
casos, son llevadas a cabo por comunicadores o
relacionistas pblicos quienes aprovechan al mximo las
instancias de comunicacin presencial como son los
eventos, actos o ceremonias institucionales.

11- Reducir los mensajes involuntarios: todo aquello que reduce la
emisin involuntaria de mensajes y significados contradictorios con la
identidad, la personalidad y el estilo de la institucin es la planificacin
y el control de su imagen. La planificacin y control de la
imagen de la organizacin deviene de su comunicacin
que deber estar planteada en esos trminos.

12- Optimizar las inversiones en comunicacin: hoy la tendencia
es concentrar las inversiones en comunicacin y gestionar una sola
imagen general. Esto ms econmico y eficaz.. Para el pblico es ms
fcil memorizar una marca identitaria fuerte, bien posicionada y
beneficiada por una imagen que le agregue valor. Este punto hace
referencia a que las inversiones en la organizacin de
eventos, como herramienta de comunicacin, tambin



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pueden estar contempladas de manera general a nivel
institucional. Respecto a las empresas esta funcin se
aplica de otra manera.

13- Acumular reputacin y prestigio: para Joan Costa este es el
pasaporte para la expansin de una empresa y lo explica diciendo que la
imagen de una institucin es como una moneda de dos caras. En una
est la notoriedad que es la dimensin cuantitativa y en la otra la
notabilidad: reputacin, excelencia, prestigio que es la dimensin
cualitativa. Ambas dependen una de la otra porque la notoriedad sin
valores cualitativos se convierte en autodestructiva para la empresa ya
que el conocimiento negativo de una institucin alcanza a distintos y
numerosos pblicos. La notabilidad o calidad de la imagen respecto a
sus pblicos siempre es positiva, aunque la empresa tenga un nmero
pequeo de pblicos. Y, por el otro lado, la base cualitativa de la
imagen acompaar a la empresa en sus expansiones y contribuir al
desarrollo y sostenimiento. Esto se presenta as porque la notorierdad
por s misma no podr acompaar sola a los proyectos de expansin.
En sntesis aqu se propone trabajar siempre con las
dimensiones cualitativas y cuantitativas de la institucin
porque de esta manera se podrn obtener los mejores
resultados.

14- Atraer a los pblicos y fidelizarlos: a travs de la gestin de la
imagen corporativa puede conseguirse esto. Un ejemplo de ello en la
UNC seran los estudiantes, docentes , investigadores, personal
administrativo y de gestin que contribuyen a generar el prestigio que
se asocia a la imagen de esta institucin que cumplir 400 aos. Este
punto es importante tenerlo en cuenta ya que de esta



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manera se puede entender la gran importancia de la
imagen de la institucin. Los eventos, actos o ceremonias
sirven para el propsito de esta funcin de la imagen
institucional.

15- Inventar el futuro de la institucin: Joan Costa expresa que el
futuro de la organizacin es inseparable de la imagen. Si la institucin
cuenta con trayectoria suficiente de calidad y satisfaccin de los pblicos
y si esta trayectoria est apoyada en una opinin pblica favorable, el
conjunto de esos factores de base ser la ganara de xito en nuevas
actividades y situaciones en nuevos emprendimientos. La imagen de
la institucin incidir directamente en su futuro y los
eventos son un buen medio para gestionar la
consolidacin de una imagen positiva de la iorganizacin.

5) RDENES DE PRECEDENCIA

Pblicos de un evento
Tipos de pblico
Definicin del pblico del evento
Lista de invitados
BD

PRINCIPIO FUNDAMENTAL: el pblico es nuestro objetivo, nuestro cliente,
debemos trabajar para que se sienta a gusto en nuestra casa

Cmo trabajarlos

Defino pblico/s para mi evento (cantidad - lo describo)



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Realizo lista de invitados por categoras. Luego detallo cargos,
jerarquas, instituciones etc.
Le doy contenido: Base de Datos
Confirmo asistencia Aplico Orden de Precedencia


Segn Rosario Jijena Snchez:
La primera clasificacin de pblicos es:
Selecto, ideal: invitado. Interesado en tema y evento
Circunstancial: van en representacin de o a ltimo momento
Obligado: va por compromiso (poltico-social)
La predisposicin a disfrutar del evento es distinta segn cada caso.

El pblico invitado
El que asiste a una fiesta o reunin porque lo han convocado. Puede ser
un invitado comn, de honor, o de compromiso.
El invitado de honor es la persona que por alguna razn merece un trato
especial.
Invitado
Invitado de honor
De compromiso

En un congreso, curso o seminario: Asistente, Participante (Disertantes)

En una feria o exposicin
Visitante Dirigida a profesionales
Dirigida a pblico en general.

Expositores Quienes fueron convocados para mostrar sus productos y
servicios (y han pagado por el espacio y servicio).




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En un espectculo, el pblico se denomina espectador (puede ser pago o
gratuito, y sus expectativas y reacciones estn vinculadas a esto).

Cmo trabajar los Pblicos de un evento

1. Defino pblico/s para mi evento-Lo describo
1. Realizo lista de invitados por categora
2. Luego detallo cargos, jerarquas, instituciones, etc
3. Le doy contenido: Base de Datos
4. RECIEN CUANDO TENGO Base de Datos Y CONFIMRACIONES DE
ASISTENCIA PUEDO APLICAR Orden de Precedencia

Categoras:

Institucin anfitriona - autoridades
Invitados autoridades
Nacin
Provincia
Municipalidad
Invitados especiales personalidades relevantes Invitados de honor
Invitados externos
Medios
Institucin anfitriona resto
Estudiantes. Docentes. Pblico en general









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Jerarquizacin de pblico
0 Institucin anfitriona autoridades- Presidente
Institucin anfitriona autoridades- VICE o
segundas lneas
00 1 Nacin
2 Provincia
3 Munic.
4 Invitados especiales personalidades relevantes
Invitados de honor (CRITERIOS)
5 a10 Institucin anfitriona resto (CRITERIOS)
11 a
50
Docentes (CRITERIOS)

BASE DE DATOS p/ MAILING INVITACIONES (carta o tarjetas)
N Nombre /
apellido
Cargo /Instituc. Tel. /mail Direccin p/
invit





PARA PBLICO EN GENERAL: MEDIOS DE DIFUSIN

ORDEN DE PRECEDENCIA
Conjunto de criterios que sirven para ordenar ubicar a los asistentes-
invitados de un evento o ceremonia en funcin de su rol-jerarqua.
Criterios ordenadores
Reconocen la jerarqua de las personas, no las crea.



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Cmo surgen? Convenciones

Orden de Precedencia. Distintos criterios de precedencia
Orden de Antigedad
Orden Alfabtico
Prioridad de la Derecha / Prioridad Izquierda o Proximidad
Orden Lateral
Orden Lineal
Orden Alternado

- Orden de Antigedad: Congresos y convenciones de Viena
Antigedad en el pas en el rol.
- Orden Alfabtico: Determinar idioma


Prioridad de la Derecha - Prioridad Izquierda o Proximidad en un estrado














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Lateral


Lineal


Orden Alternado
Para la firma de tratados y acuerdos institucionales
empresariales, etc.
El original para el de cada Estado
Luego alternando por orden alfabtico

Izq.(2) - Centro (3) Dcha. (1)




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Orden de precedencia en automviles



Dec. 2072/93 PRECEDENCIA PROTOCOLAR ARG.
EL PRESIDENTE DE LA NACION ARGENTINA DECRETA:
Art.1: En todos los actos, recepciones y ceremonias de carcter pblico y
oficial que se celebren en mbitos de la Administracin Pblica Nacional o bajo
la jurisdiccin del Poder Ejecutivo Nacional, sin la presencia del Cuerpo
Diplomtico Extranjero, regir el siguiente Orden de Precedencia Protocolar:
1. Presidente de la Nacin.
2. Vicepresidente de la Nacin.
3. Presidente Provisional del Senado.
4. Presidente de la Cmara de Diputados.
5. Presidente de la Corte Suprema de Justicia de la Nacin.
6. Ex Presidentes Constitucionales de la Nacin.
7. Gobernadores de Provincias. Jefe de Gabinete de Ministros. Ministros
del Poder Ejecutivo Nacional. Secretario General de la Presidencia de la
Nacin e Intendente Municipal de la ciudad de Bs. As.



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8. Jefe del Estado Mayor Conjunto de las Fuerzas Armadas y Jefes de los
Estados Mayores Generales de las Fuerzas Armadas.
9. Ministros de la Corte Suprema de Justicia de la Nacin. Procurador
General de la Nacin y Fiscal Nacional de Investigaciones
Administrativas.
10. Secretarios de la Presidencia de la Nacin y Jefe de la Casa Militar.
11. Secretarios de los Ministerios. Procurador del Tesoro de la Nacin y
Sndico General de la Nacin.

12. Vicepresidente de las Cmaras Legislativas.
13. Vicegobernadores.
14. Embajadores argentinos con funciones en el exterior.
15. Cardenales.

Art. 2 _ En todos los actos, recepciones y ceremonias de carcter pblico y
oficial que se celebren en mbitos de la Administracin Pblica Nacional o bajo
la jurisdiccin del Poder Ejecutivo Nacional, con la presencia del Cuerpo
Diplomtico Extranjero, regir el siguiente Orden de precedencia
Protocolar:
1. Presidente de la Nacin.
2. Vicepresidente de la Nacin.
3. Presidente Provisional del Senado.
4. Presidente de la Cmara de Diputados.
5. Presidente de la Corte Suprema de Justicia de la Nacin.
6. Ex Presidentes Constitucionales de la Nacin.
7. Gobernadores de Provincias.
8. Jefe de Gabinete de Ministros.
9. a. Ministros de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto.
b .Nuncio Apostlico.
c. Embajadores Extranjeros acreditados ante el Gobierno Argentino.




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Himnos:
Precedencias
Himnos nacionales institucionales (Gaudeamus) Canciones patriticas
Himnos extranjeros: confirmar versiones oficiales y aceptadas por los
pases visitantes.


Banderas:
Segn Anbal Gotelli
Normas civiles de tratamiento de la Bandera Nacional
Se colocan banderas siempre que se realice un acto protocolar en
mbitos oficiales nacionales, provinciales, municipales y ceremonias
internacionales de carcter oficial.
Si hay varias banderas nacionales: todas o slo la nacional
Chequear con organismos y consulados antes de la ceremonia para
contar con todas las banderas necesarias.

En nuestro pas, la precedencia de las banderas extranjeras es por el orden
alfabtico de los nombres de sus respectivos pases, en castellano.
El orden puede ser desde el centro o lineal. En funcin del lugar/escenario o
estrado

En edificios
Bandera Nacional a la derecha la otra a la izquierda.
En Ceremonias
La Bandera Nacional entra con abanderados cuando ya estn ubicados todos
y se ubican a la derecha. del estrado. La Bandera Nacional va sobre
hombro/cadera Dcha.
La Bandera Nacional sale antes que las autoridades.





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6) CEREMONIAL ESCRITO

Ceremonial Escrito - Concepto
Conjunto de normas y pautas que regulan las comunicaciones escritas
(oficial, ceremonias eventos.
De las normas del mbito oficial se derivan las del empresario.
Herramientas o aportes:
Frmulas de redaccin, cortesa, tratamiento, jerarquas, etc.
Dec. 333
En Argentina: Decreto 333 y actualizaciones

Tipos de comunicaciones que regula:
Tarjetas (personales, profesionales, de invitacin)
Correspondencia
Oficial (invitaciones - confirmaciones, agradecimientos, disculpas,
salutaciones, condolencias)
Comercial (Objetivo comercial. Invitaciones-confirmaciones,
agradecimientos, disculpas, salutaciones, condolencias)
Social (agradecimientos, disculpas, salutaciones, condolencias)
Amistosas (mbito privado)

Tener en cuenta:
Redaccin
Partes. Frases Tratamiento, apertura, desarrollo, cierre
Correspondencia: elementos, tipos
Confirmaciones - RSVP
Uso de Maysculas, don






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Lo importante es:
Tener en cuenta destinatario (es una autoridad? Jerarqua y
tratamientos)
Chequear con los decretos vigentes en la poca y pas
Tener en cuenta el estilo de comunicacin de la organizacin
Normas generales para redaccin y tratamiento de autoridades
Redaccin:
Clara, objetiva, concisa y uso correcto del espaol.
Evitar frases rebuscadas y ambigedades
Frases de Tratamiento
Frases de Apertura
Frases de cierre o despedida

FRMULAS DE CORTESA / TRATAMIENTO
ECLESISTICOS
Cardenales ---------------------------------- S. Ema.
Nuncios, Arzob. y Obispos ------------- S. E. Rvdma.
S.E. o S. Sa.
Funcionarios, FFAA, etc.:
Seor Comandante en Jefe de las FFAA
Ing. D. Carlos Snchez

ESQUELAS
Posee un tamao especi al
Se escri be en tercera persona. Ti ene estructura i nversa
Comi enza con f i rma, si gue con el text o, termi na con l ugar y f echa
y datos de l a persona a qui en l a di ri gi mos(ngul o i nf eri or derecho).

Redaccin: en 3ra persona, comienza con firma y termina con da
y fecha.



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Contenido
Tamao: 20 a 22 cm x 14cm.
Formato: ver ejemplo a continuacin.
Papel fino, impresiones en relieve, al agua.


En cl ase se t rabaj arn desarrol l o de casos prcti cos de apl i caci n
del ceremoni al escri to: esquel as , i nvi taci ones y f rmul as de
cortesa.

Ejemplo: (recordar que va en formato y papel especial)

El Director del Museo Histrico de la UNC, Arq. ,
tiene el agrado de invitar a Ud. al acto inaugural del Tour xxx
,
El evento se llevar a cabo el da viernes 25 de noviembre,
a las 11 hs, en la sede del Museo, Ob. Trejo 242, Centro, Crdoba.

El Tour es organizado de manera conjunta por ------- y . en el marco
de las actividades programadas con motivo del da del No Docente
y su principal objetivo es acercar a la comunidad de la UNC .

Crdoba, octubre de 2010
RSVP
4332076









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7) TIPOS DE COMIDAS EN UN EVENTO.

Tipos de comidas en un evento
Desayuno
Coffee Break
T- Merienda
Brunch- High Tea
Lunch Almuerzo

Recepciones:
Recepcin
Cocktail
Vino de Honor
Buffet-Comida Americana
Cena

Desayuno de Trabajo
Para comenzar el da de trabajo con un efecto motivador
Puede ser para pblico: interno, externo o mixto
Es una tendencia que viene de Estados Unidos
Temas:
Especfico entre las partes
Informar una novedad a un grupo de personas a cargo
Evaluar un negocio
Presentar propuestas
Una presentacin a la prensa
Lugares:
Dentro de la institucin: en sala de reuniones
Fuera de la institucin: en sala de un hotel NUNCA en bar o
restaurante, para mantener la privacidad



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Horario:
Inicio entre las 8 y las 10
Duracin: entre una a dos horas
Si la invitacin es a las 10 , la reunin debe ser breve

RESPETAR EL HORARIO HABITUAL DEL PERSONAL DE LA INSTITUCION
Conviene servir el desayuno previamente y en otra sala

Coffee Break
Es un corte en el transcurso de una jornada de trabajo
Sirve para tener unos minutos libres para distenderse, salir de la sala
beber algo, ir al bao, contestar llamadas
Duracin: depende de la cantidad de gente y del objetivo de
interrelacin que tenga (nunca menos de 15 minutos, ni ms de 40
minutos)
Lugar: realizarlo en un espacio con luz natural, en especial cuando la
jornada transcurre en sala con iluminacin artificial

T
En Argentina el T es una reunin social o familiar propia de los fines de
semana.
En das laborales se toma entre mujeres
Horario: se invita a las 17 y finaliza alrededor de las 19
No tiene la formalidad de las comidas en cuanto a horarios, puntualidad,
vestimenta y distribucin de los comensales ( a medida que llegan se
van ubicando)

Brunch
Es de origen anglo-americano



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Es una combinacin entre el desayuno y el almuerzo (en el mbito
social, en las principales ciudades del mundo se organizan los domingos
, da en el que las familias se levantan ms tarde)
En Argentina se usa como evento ejecutivo en das laborables
Horario: entre las 11 y las 15 y se presenta como un buffet sofisticado
Duracin: ms que el desayuno por la variedad de comida, los invitados
se sirven varias veces
Se presentan grandes mesas con comidas, los asistentes se sirven y
luego pasan a una mesa aparte.

Almuerzo de trabajo
Se realizan los das hbiles para tratar temas laborales
Fuera del mbito de la oficina
Lugares: restaurantes exclusivos, hoteles o salones privados, deben
reservarse con anterioridad a nombre del anfitrin
En casos excepcionales se realizan en la oficina en una sala privada, o
en el comedor del directorio, NUNCA en el comedor de la institucin
La puntualidad es rigurosa, porque el tiempo es acotado
Duracin: dos horas
Constar de: primer palto, plato principal, postre y caf. El men ser a
eleccin de cada comensal o establecido previamente por el anfitrin
No incluye bebidas alcohlicas, ni comidas recargadas
No es necesario tomar una copa previa porque alargara los tiempos
Corresponde retirarse despus del caf luego del homenajeado (si lo
hubiere)

Cocktail - Recepcin
Los invitados estn de pie (no hay precedencias ni ubicaciones
especiales)
Favorece la interrelacin entre los asistentes



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Debe contratarse bastante personal, ya que se acercarn a los
invitados con bandejas y bebida.
Diferentes clasificaciones:

Cocktail mbito privado
Se sirve antes de las comidas
Hora de inicio: entre las 19 y las 20 ,
Duracin 2 horas
Recepcin mbito oficial
Algunos usan ese nombre para reunin antes del almuerzo.


Se utiliza para lanzamiento de productos, exposiciones,
conferencias o celebraciones de aniversario o fin de ao.
Lugares: en la institucin, hoteles u otra locacin menos habitual
Luego del horario laboral, si es importante y formal despus de
las 20

Vino de Honor- Vernissage
Celebracin ms sencilla que un cocktail
Es de menor presupuesto y duracin ms corta (una hora)
Luego de la presentacin de un libro, una conferencia o al inaugurar una
exposicin de arte
Los invitados permanecen de pie
Mesa central con mantel y arreglo floral
Se ofrece vino o champagne, acompaado por pocos bocaditos salados
por persona

Buffet
Comida sentados en la mesa, pero se presenta la comida en fuentes
distribuidas en mesa auxiliar



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Debemos calcular bien el espacio
Las bebidas se presentan en jarras de vidrio o cristal que tambin se
colocan sobre una mesa
Horario: igual al de una comida pero por sus caractersticas puede prolongarse
Se invita a las 21y si es con baile dura ms de 4 horas
Tipos:
Buffet Froid (slo comida fra)
Buffet Foid et Chaud (se le agregan platos calientes o cazuelas)

Comida de negocios
Se realizan de noche y se procede de la misma forma que para los
almuerzos
Horario: comienzan entre las 20.30 y las 22
Lugar: en restaurantes, salones, o en la casa de alguno de los
directivos
Se renen pares de la misma o diferentes instituciones para afianzar
relaciones
Al ser de noche , pueden servirse bebidas con alcohol
En algunas ocasiones participan tambin los cnyuges

8) MATERIAL EXTRA
Difusin del evento:
Para que un evento sea convocante y logre el objetivo de difundir los valores,
misin y visin de la institucin es fundamental:
Tener en cuenta los canales o medios de comunicacin disponibles
Herramientas de comunicacin que se utilizarn para llegar a los
diferentes pblicos (internos y externos)
Conocer el perfil del pblico meta para adaptar el mensaje y elegir el
canal correcto (su segmentacin)





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En la Universidad Nacional de Crdoba, en cada una de sus reas, existe un
departamento que se encarga de la Comunicacin.
Se debe establecer un vnculo con los responsables para indicarles:
Qu es lo que quiero comunicar
Cundo
A quin (el tipo de pblico determinar los medios)
Dnde sugiero su publicacin

Si trabajan en una dependencia que no posee un encargado de Comunicacin
ustedes gestionan la difusin contactndose con el rea de Prensa de la UNC

La importancia de la difusin de un evento
Recordemos que realizar un evento tiene un objetivo determinado. Algunos de
ellos pueden ser:
*Dar a conocer un proyecto, un servicio o un producto
*Transmitir los valores de la institucin
*Celebrar una fecha especial

Ayudamos a cumplir el objetivo del evento si logramos la asistencia de la
cantidad de gente esperada.
Cmo lo hacemos?
Una buena difusin es la clave para que el evento sea convocante.

Qu medios o canales utilizar la institucin?
Medios de Comunicacin Masiva
Segn el tipo de pblico del evento:
Herramientas de Comunicacin Internas
Externas





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Comunicaciones para gestionar auspicios o adhesiones
Si bien la UNC no trabaja con sponsors que aporten dinero en los eventos,
puede darse la situacin de que se autorice a recurrir a un auspiciante que
colabore a travs de una donacin o apoyo.

En tal caso, la comunicacin ser la siguiente:

Carta para Auspiciante
Aspectos de inters:
Tipo de pblico que asistir al evento (caractersticas comunes)
Cantidad de pblico
Medios de comunicacin que cubrirn el evento
Canales de difusin del evento
Sugerencia:
Adjuntar Cuadro de espacios de participacin
Dossier con informacin de la institucin o eventos anteriores

Otras comunicaciones para el evento las emite el rea de
comunicacin de la UNC
Gacetillas de prensa (antes o despus del mismo)

Lo que puede emitir el rea organizadora del evento
Cartas de agradecimiento (despus del evento) para: auspiciantes,
expositores, colaboradores








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Ejemplo carta auspicio
Chandon Argentina
Paseo Coln 746 P 2
Buenos Aires
Crdoba, abril de 2012.


Estimado Lic. Juan Prez:

Tenemos el agrado de comunicarle que el da lunes 10 de mayo del corriente ao se realizar a las 22hs. la
inauguracin de la galera de arte Cerrito ubicada en calle Independencia 120 en el Centro de Crdoba Capital.

En dicho encuentro participarn 80 invitados provenientes de distintas escuelas de arte, curadores de muestras, y
autoridades de gobierno.

En tanto, existe una importante proyeccin del evento a travs de su cobertura en medios locales y provinciales;
antes, durante y despus del mismo.

Es por ello, que sera un orgullo contar con el apoyo a vuestra prestigiosa empresa, a travs de un canje de servicios,
con la modalidad corporativa a coordinar oportunamente.

Adjuntamos material con un cuadro con opciones de participacin. Adems, lo invitamos a visitar el sitio web:
www.galeriadearte.com.ar

Desde ya, quedamos a su entera disposicin por cualquier consulta al respecto.

Sin otro particular, agradecemos su tiempo y dedicacin.

Atentamente,

Firma
Nombre
Cargo










Cer emoni al y Pr ot ocol o
como her r ami ent as par a l a opt i mi zaci n de l a i magen i nst i t uci onal

Esp. Maisa Jobani
52


Ejemplo cuadro de espacios de participacin que se adjunta a carta para
auspiciantes












Aunque la donacin no sea en dinero puede reflejarse de esta manera para
obtener su equivalente en productos (como en este caso botellas de
champagne para el brindis).













Evento Fecha Pblico Inversin Participacin

Inauguracin
Galera de Arte
Cerrito

10 de mayo
de 2010

80 PERSONAS
aqu tambin se
puede describir el
tipo de pblico
segn la
segmentacin

$ 5000
Opcin 1




-------------------
$ 3500
Opcin 2
Presencia en acto
de apertura / Pgina
Web/
Merchandising /
Gigantografa
exterior/ Folleto del
evento/
-------------------
Gigantografa
exterior
Web/
Merchandising




Cer emoni al y Pr ot ocol o
como her r ami ent as par a l a opt i mi zaci n de l a i magen i nst i t uci onal

Esp. Maisa Jobani
53


Ejemplo: Carta de agradecimiento

Chandon Argentina
Paseo Coln 746 P 2
Buenos Aires
Gerencia de Marketing Crdoba, 15 de mayo de 2012.


Estimado Lic. Juan Prez:

Tengo el agrado de dirigirme a usted, a los fines de hacerle llegar mi agradecimiento por vuestra participacin en la
inauguracin de la Galera de Arte Cerrito de la ciudad de Crdoba.

Cabe destacar que esta importante iniciativa no hubiera alcanzado el xito que tuvo sin el compromiso de todos los
que colaboraron como usted; esto es, aportando desde vuestra experiencia y visin de la gestin cultural.

Esperando que esta actividad nos encuentre juntos ms adelante, le envo un cordial saludo.


Firma
Nombre
Cargo



Como docente del Curso - t al l er Ceremoni al y Protocol o, como
herrami entas para l a opti mi zaci n de l a i magen i nsti tuci onal
me despido agradeciendo su atencin en cada clase y la participacin en las
actividades propuestas.

Le deseo xito en cada uno de sus proyectos!

Prof. Esp. Maisa Jobani