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USO, MANTENIMIENTO, CONTROL Y

CIRCULACIN DE VEHCULOS
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,' -$o!&#to
Normar la utilizacin de los eh!culos de la "orporacin a #in de $arantizar un
adecuado sericio % uso de los bienes&
Disponer de eh!culos 'ue permitan la moilizacin tanto del personal directio
como del personal t(cnico % administratio en horas laborables&
.' Alc)nce
)e su*etar+n a las disposiciones establecidas en este ,e$lamento- las di#erentes
+reas de la "orporacin % por ende- todos los "olaboradores. %- en particular
los responsables de su administracin % control&
/' De(ncone#
/', A"mn#t$)"o$ "e 0ene# 1 Se$%co#'/ Funcionario o "olaborador
responsable del control de los bienes ad'uiridos por la "orporacin
con#orme a este instructio&
/'. 0en'2 0roducto o sericio susceptible de aloracin econmica %
monetaria&
/'/ Control.- Proceso que sirve para guiar la gestin empresarial hacia los
objetivos de la organizacin y un instrumento para evaluarla.
/'3 Vehculo.- Es un medio de locomocin que permite el traslado de un
lugar a otro.
/'4 Mantenimiento.- Todas las acciones que tienen como objetivo mantener
un artculo o restaurarlo a un estado en el cual pueda llevar a cabo
alguna funcin requerida. Estas acciones incluyen la combinacin de
las acciones tcnicas y administrativas correspondientes.
/'5 Mantenimiento preventivo.- En general se ocupa en la determinacin de
las condiciones operativas, de durabilidad y de confiabilidad de un
vehculo y permite reducir los tiempos que pueden generarse por
mantenimiento correctivo.
/'6 Mantenimiento correctivo.- Agrupa las acciones a realizar ante un
funcionamiento incorrecto, deficiente o incompleto que por su
naturaleza no pueden planificarse en el tiempo.
/'7 Conductor.- Es la persona capacitada para conducir un vehculo de
motor contratada para transportar a personas o mercancas. El chofer
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puede conducir su propio vehculo, o bien utilizar uno provisto por la
persona u organizacin que lo contrata.
3' Re#!on#)8l")"e#
3', Re#!on#)8l")"e# "el Con"ucto$
Es responsabilidad directa del conductor el uso % cuidado del
eh!culo 'ue tiene a su car$o&
,eportar al$1n da2o- desper#ecto o noedad ocurrida con los bienes
en el momento 'ue se produce el incidente al administrador de
bienes % sericios&
3'. Re#!on#)8l")"e# "el A"mn#t$)"o$9) "e 0ene# 1 Se$%co#:
Administrar % autorizar el uso de cada eh!culo de acuerdo a los
re'uerimientos 'ue la "orporacin lo re'uiera& As! como el adecuado
mantenimiento preentio % correctio- de ser el caso&
3'/ Re#!on#)8l")"e# "el D$ecto$ "e A"mn#t$)c&n 1 :n)n;)#:
Autorizar mediante isto bueno- cada uno de los re'uerimientos para
el mantenimiento % arre$lo de la #lota ehicular&
Dele$ar al administrador de bienes- el control % administracin de
todos los eh!culos de la "orporacin&
4' -$oce"mento
4', DE LA ASI<NACION'2
"enace bas+ndose en la le$islacin actual para el control % uso de eh!culos en
entidades p1blicas- obsera 'ue de acuerdo a su estructura se debe realizar la
asi$nacin de los bienes de la si$uiente manera:
4'. DIRECTOR E=ECUTIVO'2
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El Director E*ecutio- puede contar con un eh!culo de asi$nacin personal %
e3clusia- para #ines "orporatios&
El Director E*ecutio- asi$nar un eh!culo para otras autoridades de niel
*er+r'uico superior de la entidad- aun'ue sin asi$nacin personal % solo para uso
en d!as % horas laborables&
4'/ USO DEL VEHICULO'2
4os eh!culos pertenecientes a "ENA"E- se destinar+n e3clusiamente para el
cumplimiento de las labores institucionales % o#iciales. por tanto se asi$nar+n
1nicamente para los #ines propios de la "orporacin- encontr+ndose prohibido
su uso para #ines o asuntos distintos a los se2alados: personales- #amiliares o
a*enos a la "orporacin&
Al tratarse de ser una herramienta de traba*o se le debe dar el tratamiento (tico
'ue corresponde- esto 'uiere decir 'ue el uso de los eh!culos de la "orporacin
se limita a la atencin de responsabilidades asi$nadas por su #uncin % de
car+cter netamente laboral& 0or lo tanto no se podr+ hacer uso de los eh!culos
para aspectos personales o di#erentes a los antes mencionados&
4'3 DE LOS CONDUCTORES
4os eh!culos ser+n conducidos por cho#eres pro#esionales& 0or e3cepcin-
preia autorizacin % ba*o responsabilidad del Director E*ecutio o su dele$ado-
los eh!culos con acoplados de hasta 1&55 toneladas de car$a 1til- pueden ser
conducidos por los colaboradores 'ue se moilicen en el cumplimiento de sus
#unciones % 'ue ten$an 4icencia tipo 6 7no pro#esional8- a 'uienes ser+n
responsables de su cuidado- mantenimiento preentio b+sico del eh!culo&
0ara el e#ecto- cada eh!culo tendr+ un Formulario de 9ho*a de ruta diaria:- a #in
de 'ue cada ez 'ue se lo utilice- el #uncionario responsable re$istre todos los
datos necesarios:
;rden de moilizacin
<ilometra*e de recorrido 7salida/retorno a la o#icina8&
Nombre- #irma % +rea-
El motio del uso % ruta de recorrido-
Fecha de utilizacin del eh!culo-
Niel de combustible en 'ue recibe % entre$a-
4a disponibilidad de los documentos del eh!culo-
<ilometra*e de recorrido 7salida/retorno a la o#icina8&
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,e$istro en el libro de noedades&
0ara la moilizacin de los eh!culos se re'uiere de rdenes de moilizacin 'ue
ser+n emitidos Direccin Administratia Financiera&
El #ormulario constar+ de tres e*emplares- 1 ori$inal % dos copias- 1 copia ser+
entre$ada a los =uardias de )e$uridad % otra ser+ archiada por la )ecretar!a
de cada Direccin&
4'4 NORMAS <ENERALES
"on el propsito de la coordinacin de los eh!culos de la "orporacin- la
Direcciones Administratia Financiera tendr+ a su car$o la administracin del o
los eh!culos asi$nados&
El Administrador de 6ienes se encar$ar+ del control del uso- coordinacin-
mantenimiento % reparacin de los eh!culos- as! como la actualizacin de las
matr!culas- e*ecucin de $arant!as- tr+mite de se$uros % pa$os
correspondientes&
>odo eh!culo contar+ con su lo$otipo de la "orporacin- matr!cula actualizada-
);A>- tar*eta de se$uro para au3ilio mec+nico- tar*eta/chip de combustible %
rastreo satelital 'ue proporcionar+ la Direccin de Administracin % Finanzas&
4'5 MANTENIMIENTOS, A0ASTECIMIENTO Y LIM-IE>A DE VEHCULOS
)e de#ine como ?antenimiento 0reentio al mantenimiento peridico de los
eh!culos de acuerdo a normas est+ndares sobre el tema- 'ue eiten el deterioro
intensio- da2o o destruccin de los mismos& El mantenimiento correctio
consiste en la reparacin inmediata de los da2os o desper#ectos ocurridos en los
eh!culos por el des$aste en su uso normal o causas impreistas&
El mantenimiento preentio- peridico % pro$ramado es responsabilidad del
Administrador de 6ienes % del conductor asi$nado&
4os mantenimientos peridicos- as! como la custodia del eh!culo es
responsabilidad directa del conductor asi$nado % del Administrador de 6ienes&
El conductor obli$atoriamente debe reisar diariamente el eh!culo asi$nado-
obserando los nieles de #luidos- presin % estado de neum+ticos- as! como los
accesorios % el aseo interior % e3terior del eh!culo&
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Adem+s debe atender de #orma oportuna el #ormulario de mantenimiento diario
de los eh!culos respecto a nieles de #luidos- lubricantes % che'ueo b+sico
preentio&
4'6 ADMINISTRACIN DE LOS VEHCULOS
0ara e#ecto de contar con un adecuado mantenimiento de los eh!culos
asi$nados a las distintas +reas para la moilizacin de los $rupos de traba*o- la
Direccin Administratia Financiera- desi$nar+ al Administrador de 6ienes como
responsable para tal #in- 'uien deber+ llear un control de los @ilmetros
recorridos- e#ectuar la coordinacin necesaria % oportuna&
0ara el caso de eh!culos nueos- eri#icar si e3iste al$1n tipo de $arant!a 'ue
cubra la totalidad o parte de los $astos por mantenimiento o reparacin- para lo
cual deber+ reisar contratos % se$uros e3istentes&
"uando corresponda recibir un eh!culo reparado- se proceder+ a coordinar con
el Administrador de 6ienes- la eri#icacin de las partes % piezas sustituidas&
El abastecimiento de combustibles % lubricantes se realizar+ en las estaciones
de sericio con las 'ue el "ENA"E manten$a conenios& 4a Direccin de
Administracin % Finanzas se encar$ar+ de entre$ar las rdenes de
abastecimiento de combustible de acuerdo a las necesidades de las distintas
+reas para 'ue puedan abastecerse del mismo&
El #uncionario 'ue e*ecute esta accin deber+ entre$ar la copia del comprobante
de abastecimiento al Administrador de 6ienes&
4'7 ORDEN DE MOVILI>ACIN
El Administrador de 6ienes tramitar+ la respectia orden de moilizacin
aplicatio c$e/?oilizacin- publicado en la p+$ina Aeb de la "ontralor!a =eneral
del Estado % se tramitar+ respectiamente la orden de moilizacin e3poniendo
las *usti#icaciones correspondientes- re$istrando los datos en la orden de
moilizacin- % lo entre$ara al conductor del eh!culo desi$nado para cumplir la
comisin- a la cual se est+ desplazando&
4'* SINIESTRO DEL VEHICULO'2
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En el caso de un accidente lee- el conductor del eh!culo- deber+ reportar de
manera inmediata el eento al % Finanzas- al Administrador de 6ienes&
El Administrador de 6ienes reportar+ los siniestros a la Ase$uradora- la cual
determinar+ si procede el reclamo correspondiente&
El Administrador de 6ienes proporcionar+ la in#ormacin % documentacin
disponible para el +rea *ur!dica- de acuerdo a la decisin del Director E*ecutio-
patrocine las causales *udiciales en coordinacin con la empresa ase$uradora-
en caso de ser necesario&
En el caso de 'ue la responsabilidad recai$a en el conductor de la entidad- debe
ser noti#icado a tra(s de la Direccin Administratia Financiera- para cancelar
los alores deducibles en la pliza de se$uros 'ue ampara el eh!culo&
5' Re(e$enc)#
DOCUMENTOS DE RE:ERENCIA
C&"?o "el Documento Ttulo "el Documento
0ol!ticas Bso Ceh!culos Dnstitucionales
de la Administracin 01blica
,e$lamento para el "ontrol de
Ceh!culos del )ector 01blico&
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6' Re?#t$o# 1 A$c@%o
Nombre del ,e$istro: =asto de Fondo "a*a
"di$o: F;/DAF/C=
,esponsable: Cictor =alez
Dnde3acin: por #echa
Acceso: Administrador de 6ienes
>ipo de Archio: F!sico
Bbicacin del Archio: con rdenes de pa$o
Disposicin Final: Eliminacin
7' Me"c&n
No aplica
*' Re%#&n
:ec@) Re%#&n Mo"(c)cone#
0E/0F/2014 0F
5& 0rocedimiento
5&1 De la Asi$nacin
5&2 Direccin E*ecutia
5&E Bso del Ceh!culo
5&4 De los "onductores
5&5 Normas =enerales
5&F ?antenimiento- Abastecimiento %
4impieza de Ceh!culos&
5&5 Administracin de los Ceh!culos
5&G ;rden de ?oilizacin
5&H )iniestro del Ceh!culo
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,+' AneAo#
Formas re'ueridas para este documento:
C&"?o "e l) :o$m) Ttulo
F;/DAF/C= Bso- ?antenimiento "ontrol %
"irculacin de Ceh!culos&