Unidad N3.

Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad - Fase 2

Actividad: Documentacin de procesos

Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestin de Calidad y una
vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos,
instructivos, listados y dems documentos necesarios para cumplir y mantener
el Sistema de Gestin de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso
de documentacin de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo
definida en la actividad de la unidad N2 (Arquitectura documental del
Sistema de Gestin de Calidad). Para esto, el grupo de trabajo debe
solucionar los siguientes tres puntos:
1) Seleccin del orden de la documentacin: definan mediante una
grfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia
u orden a seguir para iniciar la documentacin para cada uno de los
procesos institucionales de direccin, apoyo, misionales y de mejora
continua.











2) Documentacin total de un proceso Misional o de Realizacin del
Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccionen el que
debera documentarse primero de acuerdo al punto anterior,
posteriormente deben iniciar su completa documentacin, de modo que
luego de realizada, se garantice el cumplimiento de los requisitos
aplicables para el mismo, segn Norma ISO 9001:2008.




A. Definicin de la caracterizacin del proceso seleccionado.










B. Realicen los manuales, procedimientos, instructivos de trabajo, formatos,
listados, y dems documentacin aplicable al proceso seleccionado en el
punto 2 que contribuyan a garantizar su adecuada implementacin,
mantenimiento y mejora continua.
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Manual de Calidad: es el documento que especfica el Sistema de Gestin de
la Calidad de la UNAD, en l se detalla el alcance del sistema de gestin de la
calidad los procedimientos documentados establecidos para el sistema de
gestin, o referencia a los mismos as como la descripcin de la interaccin
entre sus procesos.
Mapa de Procesos: Representacin grfica de la identificacin de los procesos
de la entidad y se definen sus interacciones.
Caracterizaciones de proceso: tiene como finalidad describir el proceso,
definiendo entre otros, el objetivo, alcance, responsable, los recursos
necesarios para su operacin y los indicadores necesarios para garantizar su
control.
Procedimientos: Especifican de manera detallada la forma de ejecutar las
diferentes actividades tendientes al cumplimiento de los objetivos de los
diferentes procesos identificados en el Sistema. Dichos procedimientos cuentan
con una documentacin de referencia como son los formatos e instructivos:
Instructivos: orientan a los funcionarios sobre la forma detallada y especifica
de adelantar una actividad que se encuentra involucrada en los procedimientos.
Formatos: determinan para ciertos casos el documento soporte del
procedimiento donde se deben realizar ciertos registros.
Registros del Sistema: conjunto de evidencias que se generan una vez se
han adelantado las diferentes actividades del proceso. Estos deben gestionarse
y controlarse a partir de lo estipulado en ell procedimiento para el Control de
Formatos y Mantenimiento de Registros (P-GQ-GCMU-004).







Nota: la respuesta a este punto podr entregarse en ste documento o
enviarse de manera anexa a travs de compresores como WInZip o WinRar.



3) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante del
grupo tras el desarrollo de la presente actividad.



Conclusiones
Se logr concluir en este trabajo que la estructura de manuales, procedimientos,
formatos, instructivos, listados y dems documentos son necesarios para cumplir y
mantener el Sistema de Gestin de Calidad
Que la implementacin del sistema de gestin de la calidad de cualquier organizacin
contribuye a garantizar el manual de calidad, mapa de procesos, Caracterizaciones de
proceso, Procedimientos, Instructivos, formatos, Registros del Sistema

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