No ms reuniones lateras

Hay que instaurar en la empresa un mecanismo de reuniones peridicas, bien planificadas y

efectivas.
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Monitoreando la estrategia

La ejecucin de una estrategia requiere gestin, es decir, necesariamente debemos estar
monitoreando sus resultados y avances. Para ello, hay que instaurar un mecanismo de
reuniones peridicas de revisin de la estrategia para analizar cmo vamos respecto de la
meta, cules son las causas races de las desviaciones y qu acciones correctivas debemos
realizar.

Recuerdo una vez que le suger lo anterior a un gerente general, y me dijo: "Y es
estrictamente necesario hacer reuniones para esto?" S, absolutamente, le contest.

Es ms, estas reuniones las deben hacer al menos una vez por mes y siempre el mismo da, a la
misma hora. De lo que estamos hablando es de generar el hbito de planear, implementar,
revisar qu pas con la implementacin y actuar o corregir para luego volver a implementar
(proceso PIRA).

Lo que queremos es instalar rutinas de revisin, simples pero constantes, que generen
aprendizaje y una cultura de ejecutar bien.

Pero luego, el gerente insisti con lo siguiente: "lo que pasa es que ya no nos caben ms
reuniones".

Lo que hay que hacer, le manifest es hacer que la reunin no dure ms de una hora.

Imposible, agreg, nosotros nunca nos demoramos menos de dos horas en cualquier reunin
que hagamos.

La clave est en ser muy selectivo en tratar solamente lo ms estratgico y crtico, lo que
requiera de un anlisis colectivo, lo que realmente hace mover la aguja.

No s si me atrae mucho lo me ests sugiriendo, me coment el gerente. Es ms, ya veo a cada
gerente presentando power points lateros que no terminan nunca.

La segunda clave, le coment, es preparar la reunin. Si todos llegan con los materiales ledos,
la reunin se debiera centrar en la discusin y toma de decisiones ms que en presentaciones
eternas.

Cmo hacer que sean efectivas?

Como hay muchos tipos de reuniones me centrar en las reuniones de revisin de la
implementacin de la estrategia, que es lo que nos compete en este curso, sin perjuicio de que
muchas de las recomendaciones que aqu se dan son aplicables para cualquier reunin.

En primer lugar, es importante mencionar que uno de los pasos ms importantes de la
metodologa del Diamante de la Excelencia, es justamente instalar en las organizaciones una
disciplina de revisiones constantes para analizar qu est ocurriendo con la ejecucin de la
estrategia y cmo se pueden corregir las posibles desviaciones.

Esto es lo que hemos llamado la cultura de ejecucin, es decir, una cultura de: "Aqu, en esta
empresa, tenemos el hbito de ejecutar sistemticamente bien la estrategia".

Y, para generar esta cultura, debemos establecer la disciplina de medir la estrategia, de poner
metas, de alinear a la organizacin alrededor de esa estrategia y esas metas generando
accountability , y de monitorear peridica y oportunamente qu est pasando con esas metas
para tener la posibilidad de corregir antes de que sea tarde.

Veamos ahora cmo lo hacemos para que estas reuniones de revisin de la ejecucin de la
estrategia sean realmente productivas.

1. Que la reunin no dure ms de una hora.

Algunos dirn que es muy difcil ya que tenemos mucho que tratar, son muchos los
indicadores. La clave est en dos cosas. La primera es tratar en esa reunin solamente lo que
realmente hace mover la aguja. La segunda es llegar con los materiales ledos, para centrar la
reunin en la discusin y la toma de decisiones.

La reunin debe tener una agenda. No basta solo con citar a los participantes de la reunin con
un mail. Lo que hay que hacer es declarar explcitamente, en esa citacin, de qu se trata la
reunin, cul es el objetivo, qu se pretende, los tpicos a tratar, la hora de inicio y trmino,
los que participan y quin lidera la reunin.

2. La reunin debe iniciarse y terminarse a tiempo.

La puntualidad debe ser una caracterstica de estas reuniones y de la productividad y disciplina
que queremos instaurar. No espere a nadie, nunca, si realmente quiere que esto funcione. De
otra forma no respeta a aquellos que llegaron a tiempo y est subsidiando a los que llegan
tarde.

No se olvide de que queremos generar una cultura de que aqu, en esta empresa, ejecutamos
sistemticamente bien. Termine puntualmente. Ms vale fijar otra reunin especfica para
tratar un tema, que seguir pegado en un tema y alargar la reunin.

Si usted lidera la reunin, realmente condzcala. El que est a cargo debe mantener el ritmo,
no solo para darle agilidad, sino que tambin para poder terminar en una hora. Lo importante
es ir pasando de un tema a otro de la agenda, con determinacin, asegurndose de que
realmente se tomen decisiones y se agregue valor.

Utilice recordatorios, tales como, "nos quedan 3 minutos, por lo tanto debemos avanzar" o
algo parecido si ve que se escapa en tiempo.

3. No utilice presentaciones power point , salvo excepciones.

Hay que evitar que estas reuniones de revisin de la estrategia se transformen en una
presentacin tras otra, lo que suele ser muy aburridor. En vez de eso, reparta un informe
previamente, donde aparezcan los objetivos estratgicos y los indicadores, con la evolucin de
lo que est pasando. El diseo de ese informe es clave. Ese material hay que traerlo ledo y
analizado a la reunin.

El lder de la reunin, llmese gerente general, si se trata de una reunin de revisin de
indicadores corporativos, o gerente de rea, si se trata de una reunin de alguna gerencia,
debe preparar la reunin previamente marcando todos aquellos aspectos del informe que le
parezcan que deban analizarse, y anotando dnde hay que tomar decisiones.

Los participantes, como mencion, debern venir a la reunin suficientemente preparados,
con el fin de estar en condiciones de contestar adecuadamente las preguntas que tenga el
lder o los otros participantes sobre lo que est pasando y lo que se est haciendo en cada
materia.

4. No mezcle temas operativos con temas estratgicos.

Si bien la agenda puede haber sido elaborada solo con asuntos estratgicos, lo que puede
ocurrir es que surjan temas operativos. Si as fuera, djelos fuera, como para otra reunin. Si
no, corre el riesgo que terminen contaminado por completo la reunin de revisin estratgica
y que al final no alcance el tiempo para ver lo realmente importante.

5. Fije responsabilidades y compromisos explcitos.

No queremos que en la reunin queden cosas en el aire. Por lo tanto, determine quin queda
con la responsabilidad de hacer qu y para cundo.

6. Escriba una minuta con las conclusiones .

La clave de estas reuniones es asegurarse de que queden debidamente documentadas las
decisiones que se tomaron, las acciones correctivas que se determinaron y los compromisos
que se asumieron y por quines.

El lder de la reunin debe resumirla al final, de modo de asegurarse de que quede claro qu
fue lo que se decidi y qu se espera que se haga.

Un acta de la reunin debe formalizar los acuerdos y debe ser repartida a todos los que
asistieron. Con el fin de que esto sea un proceso y no un evento, la oficina de gestin
estratgica deber hacer un seguimiento de los compromisos y chequear que efectivamente
se avance en la direccin sealada en la reunin. Para ello, deber organizar reuniones uno a
uno o con las distintas reas con el objetivo de que se cumplan los compromisos.

Sntesis de la efectividad

En sntesis, tenemos que aumentar nuestro grado de efectividad con las reuniones y para ello:

* Hay que considerar seriamente las reuniones de los ejecutivos como uno de los procesos
ms importantes de la empresa y darle una estructura. La mayora de las agendas de reuniones
de los altos ejecutivos o no existen o se mantienen estticas de reunin en reunin o se
establecen utilizando procesos ad-hoc y no mediante un proceso "riguroso y disciplinado".

* Debemos tener una agenda clara, donde aparezcan el objetivo de la reunin (lo que se
espera que ocurra), los temas a tratar, ordenados de mayor a menor relevancia, la hora de
inicio y trmino, el tiempo a destinar a cada tema de la agenda y los que deben participar.

* La reunin debe ser conducida por el responsable en forma gil, tratando de cubrir los temas
de la agenda en el plazo asignado y de concluir con decisiones especficas.

* Al final de cada reunin debe quedar claro, qu pas, quin debe hacer qu, para cundo y
de qu forma lo que hagan va a incidir en los resultados de la empresa.

Hasta el prximo lunes!

El profesor ayudante de este curso es Alejandro Dezerega, jefe de Planificacin BancoEstado
Cobranzas.