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es






















TALAIA OpenPPM:
La herramienta pensada por y para Project Managers



Herramienta open source para la gestin de proyectos y programas


Talaia se posiciona en el mercado de los productos PPM (Project Portfolio Management, Gestin de Carteras
de Proyectos).

PMI (Project Management Institute) distingue entre proyectos, programas de proyectos y carteras de
proyectos. Segn PMI: Un proyecto es una asignacin temporal para crear un producto, servicio o resultado
nico. Un programa es un grupo de proyectos relacionados, cuya gestin coordinada aporta ms beneficios y
control que si se gestionaran individualmente. Pueden incluir trabajos fuera del alcance de los proyectos
singulares (e.g. operaciones). Una cartera (o portfolio) es una coleccin de proyectos, programas, otras carteras
u otros trabajos, que se agrupan para facilitar la gestin efectiva de dichos trabajos con el fin de lograr los
objetivos estratgicos del negocio. Los componentes de la cartera no tienen por qu ser interdependientes o
estar directamente relacionados. En cada caso, los objetivos de gestin son bien diferentes: En los proyectos se
persigue que se haga bien lo que se tiene que hacer (sin desviaciones de plazos, costes, alcance). A la hora de
gestionar programas y carteras, se trata de elegir bien qu hay que hacer y qu no hay que hacer (en trminos
de estrategia, rentabilidad, valor agregado y nuevas capacidades).

Talaia se basa en la primera herramienta de cdigo abierto que permite gestionar proyectos individuales y
programas de proyectos, siendo consistente con los estndares desarrollados por PMI.

Talaia es el nombre comercial de los servicios profesionales de SM2 alrededor del producto open source
OpenPPM, disponible en: http://openppm.sourceforge.net. La primera versin de OpenPPM se desarroll en el
contexto de un proyecto de inversin financiado por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio de Espaa.
Plan Avanza2 2009. N exp. TSI-020513-2009-72.




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UNA HERRAMIENTA PPM OPEN SOURCE

Talaia se basa en un producto FOSS (Free Open
Source Software). Si lo implanta en sus propias
instalaciones tendr disponible el cdigo fuente y
no pagar en concepto de licencia de software.

Talaia tampoco requiere software base licenciado,
puede desplegarse sobre la mayora de sistemas
operativos, servidores web y bases de datos.

CASOS DE USO Y ROLES
PRINCIPALES

Talaia sirve para que el PM (Project Manager)
gestione cada uno de sus proyectos de una forma
efectiva. Esto significa que todos los hechos
relevantes en la gestin de cada proyecto pueden
quedar registrados en Talaia, por ejemplo:

Las imputaciones de horas y gastos de los
miembros del equipo, con sus ciclos de
aprobacin o rechazo.
La informacin del pool de recursos humanos,
para que el PM pueda planificar, asignar, liberar y
evaluar a los miembros del equipo. El perfil RM
(Resource Manager) tiene un control unificado de
su grupo de recursos.
La justificacin de la necesidad del proyecto,
generando el documento Project Charter.
La planificacin y control de costes,
cronograma, alcance y riesgos.
La gestin unificada de cambios, registro de
incidentes y supuestos.
La planificacin y control de KPIs.

Segn PMI, la gestin de un proyecto comienza
desde antes de su aprobacin, cuando an no se
ha decidido si se va a ejecutar. En esta fase
inicial, los proyectos gestionados con Talaia se
denominan inversiones. El rol IM (Investment
Manager) se encarga de registrar y actualizar los
datos de la oportunidad, presupuesto,
probabilidad de xito, duracin, fechas de
comienzo, etc. Si el proyecto se aprueba, el rol
PM formaliza su inicio con el Project Charter.

Talaia permite que el rol PgM (Program Manager)
acceda a la informacin agregada de un
determinado grupo de proyectos e inversiones.
Talaia permite que un Program Manager tome
decisiones informadas tomando en consideracin
conjuntos de proyectos e inversiones, en atencin
a criterios de valor, coste, riesgo y plazos.
Talaia presenta informacin ejecutiva de alto
nivel al BM (Business Manager).
Por ltimo, el usuario PMO (Project Management
Office) tiene todos los permisos sobre los proyectos de
una determinada PO (Performing Organization).

Talaia es un producto multi-empresa. Esto significa que
una misma instancia del producto sirve para gestionar
la informacin de distintas empresas, que mantienen su
informacin de manera privada. El rol Administrator
slo tiene acceso a una determinada empresa. Cada
empresa tiene varias POs. Una PO slo puede
pertenecer a una empresa. Un proyecto slo puede
ejecutarse en una PO.

QU NO ES TALAIA?

Talaia no pretende fiscalizar y controlar al Project
Manager. Bien al contrario, el espritu del diseo se
basa en asumir que el Project Manager acta de una
forma profesional, acatando el cdigo tico de PMI
con sus valores de responsabilidad, respeto, equidad y
honestidad. Siendo honesto y responsable, se asume
que el Project Manager reflejar siempre informacin
fidedigna y oportuna. En este sentido, Talaia permite la
planificacin gradual (es decir, modificar la informacin
de planificacin a medida que avanza el proyecto). Por
ejemplo, cambios del tipo modificar el presupuesto o el
plazo, estn permitidos. Los roles PgM, PMO BM,
podrn encontrar la explicacin en la documentacin
sobre la solicitud de cambio aprobada.

Talaia no se ha diseado siguiendo los principios de los
productos tipo workflow. La filosofa de diseo es
permitir el trabajo gil y efectivo del Project Manager y
del resto de los roles (Employee, Investment Manager,
Resource Manager, PMO, Program Manager y
Business Manager). Talaia presenta la informacin de
gestin necesaria de una forma intuitiva y accesible.
Los flujos se han reducido a los circuitos de aprobacin
del proyecto, aprobacin de asignaciones/liberaciones
de recursos, aprobaciones de incurridos y acuerdo de
KPIs.

Talaia no es una herramienta de gestin documental,
aunque s puede registrarse la ruta del directorio del
proyecto. En ciertas pantallas, Talaia permite exportar
la informacin a PDF y a Microsoft Excel.

Talaia tampoco pretende sustituir a herramientas de
planificacin tipo Microsoft Project. S permite
importar un fichero MS Project para cargar la
informacin inicial de cronograma, coste y alcance, o
bien para actualizar los incurridos si el seguimiento se
realiza con MS Project.

Talaia es:

Una herramienta Free
Open Source Software

Pensada por y para
Project Managers

Consistente con la gua
PMBOK (Project
Management Body Of
Knowledge) estndar
ANSI / PMI 99-001-2008

Para agilizar el trabajo
del Project Manager y el
resto de roles
involucrados (Employee,
Investment Manager,
Resource Manager, PMO,
Program Manager y
Business Manager)

Para gestionar
inversiones, proyectos y
grupos de proyectos
relacionados (programas)

Centro integrador de
toda la informacin
relevante de los proyectos



Talaia no es:

Una herramienta para
fiscalizar el trabajo de los
Project Managers

Una herramienta que
obligue a seguir workflows
obligatorios, que retrasen
las decisiones del PM

Un gestor documental

Una herramienta de
planificacin tipo Microsoft
Project



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LA GESTIN DE PROYECTOS: UNA
DISCIPLINA INABARCABLE?

Cada da son ms las organizaciones que utilizan el formato "proyecto"
para generar nuevos productos y servicios, activar las acciones del plan
estratgico, expandir nuevas actividades, implantar cambios
tecnolgicos, etc. La pieza fundamental en este engranaje es, sin duda,
el Director de Proyectos, figura que toma cada vez ms
responsabilidad y autoridad, siendo sus conocimientos y capacidad de
liderazgo factores clave en la conclusin exitosa de cada proyecto.

En 1984, PMI (Project Management Institute) cre la titulacin PMP
(Project Management Professional), Profesional de la Direccin de
Proyectos. Las empresas que quieren asegurar el xito en sus
proyectos crticos, asignan PMPs para que los dirijan.
Poner un PMP al mando de un proyecto garantiza el xito? La
respuesta es no. Igual que hay fontaneros buenos y malos, ingenieros
buenos y malos, mdicos buenos y malos, tambin puede haber
profesionales de la direccin de proyectos buenos y malos. Aun as,
esta titulacin est siendo cada da ms reconocida y valorada como
estrategia para aumentar las probabilidades de xito de cualquier
tipo de proyecto: Si hay dos candidatos para dirigir un proyecto
complejo, y uno es PMP, la decisin suele favorecer al PMP.

En los proyectos de hoy en da, las causas de fracaso rara vez hay que
buscarlas en las razones de tipo tcnico. El conocimiento tcnico es
fcil de encontrar en los miembros del equipo. Las razones de fracaso
ms frecuentes son tres: 1) deficiente gestin de los riesgos; 2)
deficiente gestin de los costes; y 3) deficiente gestin de los
interesados (cliente, equipo, subcontratistas). Sin embargo, la gran
mayora de Directores de Proyecto proceden del mbito del dominio
tcnico: Como son buenos tcnicamente, se presupone que pueden
liderar equipos y proyectos. Pero el conocimiento tcnico no es
suficiente para dirigir proyectos, porque un buen Director de Proyectos
no hace el trabajo, coordina a los miembros del equipo para que lo
hagan ellos (se parece a un director de orquesta). Es el primer
responsable del proyecto, pero tiene cierto nivel de autoridad para
tomar decisiones con autonoma. Un buen Director de Proyectos ha de
quitarse la gorra del tcnico, y ha de ponerse la gorra del gestor.

Pero ponerse la gorra de gestor de proyectos no es fcil. Piense en el
mejor Director de Proyectos que conozca. S, ese que termina siempre
sus proyectos en plazo y por debajo del presupuesto, por el que se
pelean los jefes, para el que todos quieren trabajar, el que sabe
anticiparse a los problemas (rara vez pulsa el botn de crisis), a quien
los clientes adoran. Dnde cree que lo aprendi todo? Como toda
disciplina compleja, la gestin de proyectos se aprende practicando.
Es este un aprendizaje continuo, cada nuevo proyecto es un desafo, y
las verdaderas lecciones son los errores cometidos.


HAY AYUDAS?

La buena noticia es que hay ayudas. El cuerpo de conocimientos
bsico que aplica a todos los proyectos est muy bien estructurado en
la gua PMBOK (gua de los fundamentos para la direccin de
proyectos, estndar ANSI que va por su 4 edicin, pronto ser
estndar ISO).




Nunca se acaba de aprender a dirigir proyectos, pero las reas de
conocimiento estn limitadas (slo hay 9). Cada proyecto es distinto,
pero hay un conjunto de 42 procesos que aplican a todos, y un
conjunto tcnicas, herramientas, documentos, muy recomendables.
Usted no tiene por qu inventarse documentos para declarar el
comienzo de un proyecto, frmulas para medir la desviacin en coste y
plazo, etc. Como mnimo, ya existe un lenguaje comn para dirigir
proyectos (en cualquier parte del mundo).

La otra buena noticia es que la carrera profesional del Director de
Proyectos ya est inventada. Si su empresa se dedica a realizar
proyectos para sus clientes, usted puede inventar un cdigo tico, unos
escalones profesionales, un plan de formacin-reciclaje-actualizacin,
unos grupos de trabajo para activar planes de mejora, y puede tambin
inventar procesos especficos para gestionar los riesgos, las
contrataciones, los costes, etc. O bien hace usted todo esto, o bien
puede dejar que PMI se ocupe.

QU NECESITA UN PROJECT MANAGER?

Un proyecto es algo que nunca se ha hecho antes igual, se realiza con
un equipo de personas que trabajan juntas por primera vez, y tiene
unas restricciones fuertes de alcance, plazo y coste. Adems, en un
proyecto hay mucho en juego. Hay mucho interesado, gente afectada
que gana o pierde con el proyecto. Hay muchas posibilidades de que
un proyecto sea un xito, pero tambin hay muchas posibilidades de
que sea un rotundo fracaso, que llegue a impactar la imagen de la
empresa, o incluso llegue a afectar al valor de la accin. Seguramente
no hay disciplina ms orientada a resultados que la gestin de
proyectos. Puede sonar injusto, pero si un proyecto acaba bien nadie
pregunta cmo se gestion, o quin compona el equipo. Pero en el
caso contrario, cuando acaba mal, el Project Manager generalmente
carga con todas las culpas y todo el mundo habla de los riesgos
evidentes que no gestion, los procesos obligatorios que no aplic, las
herramientas corporativas que no utiliz, su falta de "soft skills", etc. Si
su organizacin le ha puesto al mando de un proyecto es porque
esperan mucho de usted. Asumen que ya tiene los buenos
fundamentos aprendidos y muchas experiencias a lo largo de su
carrera. Qu necesita usted para que el proyecto sea un xito?
Fundamentalmente necesita un buen equipo. Un Director de Proyectos
no hace el trabajo, es el equipo asignado al proyecto quien lo hace. El
Director de Proyectos depende totalmente del desempeo de su
equipo. Un equipo cuyos miembros no se entienden, o no trabajan bien
juntos, nunca entregar un proyecto con xito. Por el contrario, un
equipo cohesionado posee una sinergia que hace que el todo sea ms
que la suma de las partes.

Desafortunadamente, muchos buenos Project Managers, con buena
experiencia y fundamentos de gestin de proyectos, y con buenos
profesionales en sus equipos, se encuentran con el problema de que
no hay herramientas donde usar esos conocimientos. Es como sacarse
el carn de conducir y luego darse cuenta de que slo se puede ir a
pie. A veces, peor an, la organizacin ejecutante le obliga a ir en
autobs, imponindole ciertas herramientas contrarias a la buena
gestin y que sobrecargan extraordinariamente al Project Manager. Un
Project Manager necesita gestionar un proyecto, no una herramienta.
Especialmente, necesita gestionar las expectativas de todos los
interesados, con una comunicacin eficaz y eficiente, suministrando la
informacin en el formato adecuado, en el momento justo, con el
impacto apropiado y nicamente la informacin necesaria.
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MISIN / VISIN DE TALAIA

Actualmente, los proyectos rara vez se ejecutan en el mbito de una
sola organizacin. Cada da es ms frecuente que se establezca una
cadena de proyectos relacionados entre clientes y proveedores. Talaia
permite trazar estas relaciones entre proyectos.

Un cliente puede exigir que el contratista utilice su sistema de gestin
de proyectos (si no supone un coste aadido). Con Talaia, la ventaja
es que al ser open source, el contratista tiene el aliciente de formarse
durante el proyecto, para despus implantar la herramienta en sus
instalaciones, lo que le permitir cualificar mejor para ese cliente en el
futuro, y a la vez recuperar la privacidad en la gestin de sus recursos.
Talaia hace muy fcil la migracin de los datos, gracias al concepto de
Performing Organization. Tambin facilita que un cliente tenga total
visibilidad sobre los recursos que subcontrata en proyecto cerrado,
porque son un caso especial de empleados (estos recursos pertenecen
a una Performing Organization, que es el Contratista).

Cuando un cliente tiene un proyecto (P1) y decide subcontratar una
parte a un proveedor, este tendr otro proyecto (P2).

Un escenario en el que el proveedor utiliza la instancia del cliente no es
ideal porque la informacin reportada puede no ser fidedigna. A lo
mejor P2 est en alto riego, pero este hecho slo se conoce
internamente en la organizacin del proveedor, mientras que la
informacin que se comunica al cliente es "todo verde".

Sin embargo, en este escenario, Talaia ya aporta importantes
beneficios, entre los que se encuentran los siguientes:
Curva de aprendizaje mnima para personal certificado PMP, o
para quien conozca la gua de los fundamentos en gestin de
proyectos PMBOK. Quien no conozca este estndar, puede
aprenderlo trabajando, mientras utiliza la herramienta.
Control cuantitativo de los proyectos de los proveedores. Se pueden
utilizar KPIs y medir el progreso y desempeo del proveedor sobre
criterios y objetivos preacordados.
Niveles de gestin separados para Project Managers y Program
Managers. En la organizacin ejecutante ya pueden agruparse
conjuntos de proyectos relacionados (programas) y asignar
responsables a la gestin agregada (Program Managers). Project y
Program Managers dedican su esfuerzo exclusivamente a su mbito
de gestin, sin redundancias. El Program Manager puede controlar a
los Project Managers que le reportan. El Business Manager puede
controlar a los Program Managers y a los Project Managers.







En un escenario ms maduro, el proveedor tambin utiliza Talaia para
gestionar su proyecto manteniendo su zona de privacidad (e.g. en un
contrato fixed price, el cliente no necesita saber que Mara no ha cargado
horas un determinado viernes, este nivel de informacin pertenece al
proveedor). Talaia puede conectar automticamente la informacin
relevante relacionada (e.g. una factura en P2 es un gasto real en P1, el %
completado de P2 puede corresponderse con un % de actividad en P1, los
riesgos, problemas, supuestos, pueden transmitirse selectivamente, etc.). Si
esta comunicacin se parametriza y se automatiza con Talaia, ya no hay
gap entre lo que comunica el proveedor y la realidad.

Algunos beneficios adicionales cuando se difunde Talaia en las
organizaciones, son los siguientes:
La gua PMBOK, estndar de facto en gestin de proyectos en todo el
mundo, se usa efectivamente y acaba siendo un "lenguaje comn".
Trazabilidad en proyectos multi-laterales: Cuando colaboran varias partes
de una organizacin o cuando hay una relacin cliente vendedor, cada
parte puede monitorizar su proyecto teniendo en cuenta las interrelaciones
con el resto.
Trazabilidad ascendente: El Project Manager publica su informacin, la
misma que se agrega a nivel programa.
Control cuantitativo: Talaia propone el estndar EVM (ANSI 748) para
medir las desviaciones actuales y las proyecciones futuras.
Informacin Histrica: La base de datos de riesgos, con informacin de
anteriores proyectos, puede reutilizarse (un problema de ayer es un riesgo
de hoy).
Plantillas: Las plantillas de WBS y de cronogramas pueden reutilizarse
para planificar nuevos proyectos parecidos.


La aspiracin de Talaia es difundirse de esta manera, entre clientes y
proveedores que van apreciando su valor por su uso. Podemos resumir la
misin de Talaia con la siguiente frase:



Ser al Project Management lo que Alfresco
lleg a ser al Content Management
Seller
PM
Team
Members
Seller
PM
Team
Members
Performing Organization
PM
Team Members
P1
P2
P3
Performing Organization
PM
Team Members
P1
Seller ( = Perf. Org.)
PM
Team Members
P2
P2

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ALGUNAS FUNCIONALIDADES


Seguimiento cuantitativo

Con Talaia, puede realizarse un control cuantitativo del proyecto,
utilizando indicadores preacordados entre el Program Manager y el
Project Manager.


Seguimiento cualitativo

En la planificacin, el Project Manager planifica las reuniones de
seguimiento. El estado del proyecto en cada fecha puede resumirse
indicando la situacin general, en riesgo, en cronograma y en costes. Si
bien puede obtenerse informacin ms detallada en otras partes sobre
el seguimiento de riesgos, cronograma y costes, esta informacin
ejecutiva sirve para que tomen decisiones informadas los perfiles
Program Manager, Business Manager y PMO.


Histograma de Recursos


Este grfico muestra la carga de los recursos (planificada o real) desde
el mes de julio al mes de diciembre, distinguiendo por perfil. En el
ejemplo, se observa en octubre hay un pico de carga de 21,8 FTEs,
con 12 perfiles GCM3, 7 perfiles GCM4, 2,5 perfiles GCM5, y un perfil
GCM6 al 30%.


Gestin del Alcance del Proyecto



Gestin del Cronograma del Proyecto



Gestin de Costes: Rentabilidad


Todo proyecto debera tener una cuenta de resultados. El Project
Manager debe conocer exactamente cul es el precio bruto de venta al
cliente (Total Contract Value, TCV), las partidas de gastos, la
produccin neta, los costes directos y el margen directo. Al cierre del
proyecto, no debe constatar solamente la desviacin sobre el
presupuesto a la finalizacin (Budget At Completion, BAC) sino verificar
la rentabilidad final obtenida. En el ejemplo, se observa que el proyecto
se vendi por 548.000 , con gastos por 15.000 de una licencia
software, honorarios externos por 10.000 y 30.000 en gastos por
desplazamientos. La produccin neta (precio de venta menos gastos)
ascenda a 493.000 . A partir de las horas planificadas a la tarifa de
coste de cada recurso, se planificaron unos costes directos por valor de
389.000 . El margen directo resultante qued en 104.000 , es decir,
una rentabilidad del 19%. A la finalizacin, se observa que hubo menos
produccin neta debido a ms gastos en desplazamientos (50.000
frente a 30.000 ). Esto, unido a un sobrecoste de honorarios (400.000
frente a de 389.000 ), explica la rentabilidad final obtenida del 13%.


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Gestin de Costes: Gestin del Valor Ganado

A la hora de planificar los costes, Talaia permite obtener la grfica de la lnea base de rendimiento de costes, con la periodificacin acumulada del presupuesto, que
al plazo a la finalizacin (Schedule At Completion, SAC) debe ser igual al presupuesto a la finalizacin (Budget At Completion, BAC). Mientras se realiza el control
de costes, Talaia permite obtener la grfica tpica de EVM, distinguiendo Planned Value, Earned Value y Actual Cost. Tambin se puede obtener la grfica del plan
de financiacin (grfica en escaln, segn se planific la emisin de facturas) y compararla con la facturacin real. Con la tripla PV, AC, EV en cada reunin de
seguimiento, aplicando las frmulas del estndar EVM, tambin pueden construirse estas otras grficas de desviacin y proyeccin.


Gestin de Programas





SERVICIOS TALAIA

Talaia es el nombre comercial de los servicios profesionales de SM2 alrededor del producto open source OpenPPM, disponible en:
http://openppm.sourceforge.net. Un resumen de los cinco tipos de servicios se muestra en la siguiente tabla:

12 01 02 03 04 11 05 06 07 08 09 10 12 01
2009
Program Manager 101. Program
Project Manager n 101.005. Project 5 Aceptacin: 29.1.09
101.004. Project 4
101.001. Project 1
Project Manager 1 101.003. Project 3
Project Manager 1 101.002. Project 2
Project Manager 1
11
30
110
65
101.001
101.002
101.003
101.004
80 101.005
Low Risk
Medium Risk
High Risk
0 60 80 100 120 20 40
Earned Value
Program Schedule Chart Program Value Chart