http://swa.co.

id/business-strategy/menggerakkan-inovasi-melalui-konvensi
Menggerakkan Inovasi Melalui Konvensi
Posted on April 14, 2011 by Sudarmadi

Astra sukses memacu karyawannya melakukan inovasi melalui kegiatan
InnovAstra. Total tambahanpendapatan dari kegiatan inovasi itu bahkan mencapai
triliunan rupiah. Bagaimana bisa?

The world leaders in innovation and creativity will also be world leaders in
everything else. Ucapanpakar manajemen Harold R. McAlindon ini tentu bukan
sekadar kata-kata kosong. Penulis The Little Book of Big Ideas itu menemukan
inovasi sebagai kata kunci memenangi persaingan bisnis. Dan nyatanya, banyak
perusahaan besar memang menjadikan inovasi sebagai urat nadi sehingga terus
menggelorakan inovasi di lingkungan internalnya.
Di Indonesia, salah satu yang serius menggelorakan hal ini adalah PT Astra
International Tbk. Di Astra, keyakinan bahwa inovasi merupakan kata kunci untuk
survive dan terus leading sudah menjadi sarapan yang saban hari didengung-
dengungkan, dari level manajemen puncak hingga karyawan lapangan, pada
forum-forum di head office, di anak usaha hingga di cabang-cabang. Malahan,
tahun ini, Astra menjadikan inovasi sebagai tema utama saat merayakan ulang
tahun ke-54 perusahaan persisnya bertema Astra Berinovasi untuk Bangsa.
Wujud keseriusan Astra dalam menginternalisasi inovasi juga tampak jelas dari
kegiatan korporat yang mereka sebut InnovAstra. Ini merupakan kontes tahunan
yang melibatkan seluruh insan Astra. Kegiatan rutin ini menandingkan siapa yang
terbaik dalam hal inovasi. Lomba InnovAstra terbuka bagi seluruh karyawan dan
perusahaan di seluruh Grup Astra, kata Presdir Astra Prijono Sugiarto saat
menghadiri ajang InnovAstra 2011.
Bila dilihat dari permukaan, InnovAstra sepintas tampak hanya sebuah event
lomba, tak lebih darikompetisi biasa. Namun bila didalami, InnovAstra adalah
proses yang penting dan panjang dalam internal Astra untuk tetap menggenggam
masa depannya. Hal itu juga diakui Ekuslie Goestiandi, Head of Astra
Management Development Institute (AMDI). Menurutnya, InnovAstra merupakan
upaya mencapai prestasi terbaik karena mendorong karyawan berinovasi.
Secara korporat, InnovAstra bisa dilihat sebagai bagian dari proyek improvement
and innovations Astra karena di dalamnya memang banyak sekali muncul usulan
perbaikan proses dan terobosan demi peningkatan kinerja perusahaan. Ada pula
semangat dan upaya yang berorientasi penciptaan nilai tambah untuk
meningkatkan kepuasaan pelanggan. Namun di sisi lain, hal itu juga bisa dilihat
dari pengembangan karyawan karena InnovAstra memberi kesempatan karyawan
berimprovisasi dan mengeluarkan kreativitas terbaiknya melalui penciptaan
inovasi-iovasi di bidang kerja masing-masing.
Dampak InnovAstra sungguh tak bisa dianggap enteng. Ini terbaca dari sisi
hasil yang terkuantifikasi. Astra menggunakan parameter Net Quality Income
(NQI) untuk mengukurInnovAstra. Secara umum NQI adalah net benefit dari
kegiatan inovasi setelah dikurangi biaya-biaya yang dikeluarkan untuk
proyek.NQI kami gunakan sebagi indikator progres kegiatan inovasi, kata
Ekuslie. Cara memperoleh angka NQI: total benefit proyek dikurangi biaya
proyek. Pada event InnovAstra tahun 2009, angka NQI bisa mencapai Rp 1,07
triliun. Tahun
2010 naik menjadi Rp 1,6 triliun dan tahun 2011 melonjak hingga Rp 4,08 triliun.
Bagaimana Astra meraih itu semua?
Jelas, bukan proses yang simpel. InnovAstra melibatkan rangkaian kegiatan
panjang, terkait kegiatan pengembangan di semua unit usaha Astra. InnovAstra
mewadahi semua inovasi dari seluruh unit, mencakup 145 anak usaha dengan
jumlah karyawan 145.154 orang.
Bila dikilas balik, InnovAstra merupakan hasil evolusi dan penyempurnaan
program-program konvensi sebelumnya. Cikal-bakalnya sudah dirintis pada 1980
saat Astra mengintroduksi Total Quality Control pertama kali di PT United
Tractors, PT Multi Astra, PT Gaya Motor dan PT Nippondenso Indonesia.
Tahun 1982 mulai dirintis sebuah konvensi di Grup Astra dengan nama Konvensi
Quality Control Circle sejalan diperkenalkannya Astra Total Quality Control
(ATQC) saat itu. Tahun 1998, ATQCdiubah menjadi Astra Total Quality
Management (ATQM), dan setelah berjalan lima tahun, tepatnya tahun 2003,
berganti nama menjadi Astra Quality Convention (AQC). Baru pada 2009 AQC
diubah menjadi InnovAstra untuk lebih mengobarkan semangat inovasi.
Dari waktu ke waktu elemen yang dikonteskan terus mengalami perkembangan,
seiring denganpengadopsi konsep dan praktik manajemen yang terhangat di
masanya. Di tahun 1980-82, gerakannya semata-mata secara kultural. Namun
dengan berjalannya waktu, semua kegiatan yang dilakukan harus ada asas manfaat
nyata. Sekarang sudah ada dua fokus: gerakan kultural yaitu membudayakan
kegiatan inovasi, dan gerakan performance management untuk meningkatkan
kinerja organisasi, kata Daris Rahman, Departement Head AMDI.
Astra mulai memiliki sistem manajemen modern pada awal 1980-an.
Kegiatan improvement andinnovation menjadi bagian penting yang mulai
dikenalkan saat itu. Waktu itu, dunia sedang marak konsep TQM. Astra termasuk
perusahaan yang aktif menjalankan konsep itu, utamanya di bidang produksi.
Bila dicermati, pada tahap-tahap awal, gerakan improvement di Astra masih lebih
berfokus pada kegiatan kaizen. Namun seiring dengan waktu,
kategori improvement yang diperlombakan makin beragam. Pada 1980 baru
mengenal kategori Quality Control Circle (QCC), tahun 1982 sudah ada kategori
proyek Suggestion System (SS), tahun 1997 kategori Quality Control Project
(QCP) dan tahun 2009 kategori Business Performance Improvement (BPI).
Lebih detailnya, saat ini yang dilombakan melibatkan kategori proyek untuk
individu maupun
tim. Total ada lima kategori. Pertama, Suggestion System, yang menilai proyek
yang bersifat individu. Kedua, Quality Control Circle NonTeknik, yang
melingkupi proyek nonteknis, untuk level departemen seperti bagian keuangan,
administrasi dan level frontliner. Ketiga, Quality Control Circle Teknik, yang
melingkupi proyek teknis di level departemen. Keempat, Quality Control Project,
mencakup proyek di level divisi atau staf manajerial. Kelima, Business
Performance Improvement, yang menilai proyek di level perusahaan.
Syarat mendasar untuk ikut InnovAstra adalah proyek inovasi itu
harus sudah selesai implementasinya dan dikembangkan dalam satu tahun terakhir.
Tiap perusahaan di Astra diberi kesempatan mengirimkan tim terbaiknya. Jumlah
tim setiap perusahaan ditentukan berdasarkan jumlah kegiatan inovasinya. Yang
pasti, perusahaan yang jumlah kegiatan inovasinya banyak akan mendapat
kesempatan mengirimkan tim dalam jumlah lebih banyak.
Selain telah diimplementasikan, kegiatan inovasi tersebut juga harus memberi
dampak nyata pada kinerja perusahaan, unik dan
berkelanjutan, serta memanfaatkan sumber daya yang ada. Dengan kriteria seperti
itu, sudah pasti, untuk bisa sampai di tingkat InnovAstra, setiap proyek inovasi
harus melewati seleksi yang ketat di perusahaan masing-masing. Proyek yang bisa
masuk di InnovAstraadalah para juara dari tingkat perusahaan.
Setiap inovasi itu kemudian dinilai oleh tujuh juri dari internal Astra, anak usaha
dan holding. Tingkat keberhasilan sebuah inovasi dikukur dari indikator
NQI. Siapa yang berhasil berinovasi dengan NQI tertinggi, dialah yang
memenangi lomba, ujar Daris.
Melihat prosesnya yang panjang, InnovAstra tak mungkin terselenggara hanya
dengan mengandalkan SDM di kantor pusat. Bagaimanapun, ini merupakan bagian
cita-cita besar Astra untuk terus belajar dan mengembangkan diri. Sebab itu, butuh
sinergi dengan karyawan di anak usaha yang bertugas menangani inovasi,
khususnya bagian PIC Quality Control di anak usaha. Merekalah yang selalu
memonitor serta melaporkan kemajuan kegiatan kaizen dan inovasi di
perusahaannya.
Sedikit menyinggung tentang inovasi. Kegiatan inovasi di Astra selalu dilihat dari
dua hal:pengelolaan inovasi dan praktik inovasi. Pada level korporat, Astra
memiliki AMDI yang punya unit yang bertanggung jawab mengelola inovasi yang
meliputi monitoring, pengembangan dan penyelenggaraan event. Mereka akan
bekerja sama dengan PIC Quality Control di anak perusahaan untuk mengelola
inovasi.
Tak hanya itu, cakupan dan tema setiap inovasi juga diserahkan ke masing-masing
tim sesuai tantangan bisnisnya. Untuk ini, ada kegiatan yang dinamai Performance
Management Review di tingkat korporat yang menjembatani kegiatan review
proyek strategis dan manajemen kinerja. Jadi sekali lagi, upaya inovasi yang kami
lakukan adalah sejalan dengan strategi perusahaan dan upaya peningkatan kinerja,
Ekuslie menandaskan. Di Astra, salah satu kekuatannya, selain punya PIC Quality
Control, unit usaha juga punya PIC PDCA (PlanDoCheckAct) yang tugasnya
mengelola roda PDCA: formulasi, penjabaran, serta eksekusi strategi serta review
kinerja.
Kembali ke InnovAstra. Bila dirujuk ke belakang, sejak bernama Konvensi Quality
Control, InnovAstra tahun 2011 merupakan yang ke-27. Seperti disinggung di atas,
penilaian inovasi biasanya dilihat berdasarkan cakupan dan dampak terhadap
organisasi. Untuk setiap kategori yang dikompetisikan tadi, dipilih tiga juara (1-
3). Plakat, piala dan uang menjadi hadiahnya.
Hadiah dinilai bukan menjadi satu-satunya penggerak. Hadiah uang perlu ada,
namun hadiah nonfinansial akan lebih berdampak untuk jangka
panjang, kata Ekuslie. Menurut pria yang akrab disapa Keliek ini, partisipan bisa
hadir di konvensi InnovAstra bertemu dengan Board of DirectorAstra
International dan eksekutif Grup Astra, juga merupakan suatu kehormatan. Para
pemenang dari daerah, misalnya, difasilitasi terbang ke Jakarta dan bertemu
dengan Dirut Astra. Hal seperti ini membawa kebanggaan tersendiri bagi mereka.
Bila diamati, inovasi-inovasi yang ditelurkan memang sangat menarik dan
beragam. Dari inovasi kecil yang lingkupnya praktis di lapangan hingga
inovasi kelembagaan. Untuk contoh level lapangan,misalnya, pernah seorang
karyawan di PT Astra Agro Lestari membuat inovasi berupa arit untuk memetik
buah sawit. Arit itu bisa untuk membacok kelapa sawit hingga bonggolnya tak ada
(tak tersisa). Hal itu mengurangi rendemen saat dimasukkan ke kilang dan akan
lebih ringan membawanya. Temuan yang sepertinya kecil tetapi berdampak
besar bagi pekerjaan lapangan.
Contoh inovasi lain ditemukan Fitra Setiawan dari PT Astra Daihatsu
Motor (ADM). Fitra berhasil menyandang gelar juara II InnovAstra 2011 kategori
Suggestion System. Inovasinya: memodifikasi cutter dresser, salah satu tool di
bagian manufaktur. Tool buatan lokal dia ubah bentuk dan fungsinya menjadi
seperti barang impor dari Jepang. Inovasi itu menjadikan harga barang lebih
murah. Sementara barang impor seharga Rp 115 ribu, produk
ciptaannya cukup hanya Rp 11 ribu.Jelas merupakan efisiensi yang signifikan dan
wajar bila dia berhasil menyisihkan ratusan finalis dari ADM lainnya.
Salah satu pemenang InnovAstra tahun lalu adalah PT Pamapersada Nusantara
(Pama) yang membuat inovasi dengan judul Pama Auto Dispatch System.
Pama adalah anak usaha United Tractors yang membidangi kontraktor tambang
batu bara yang di dalamnya melibatkan alat berat seperti dump truck dengan
diameter rodanya bisa dua kali lipat tinggi manusia dewasa. Sebeluminovasi
dilakukan, dalam memasang roda dilakukan dengan lock system dan time sheet
(manual). Banyak kesulitan dialami. Kemudian dibuat terobosan baru yang
mengubah metode kerja lama secara total karena lewat metode baru bisa dilakukan
secata otomatisasi.
Program otomatisasi ini, seperti dijelaskan Darwin Bintang, Kepala
Departemen Operation Research and Project Evaluation Pama, menggabungkan
multikompetensi seperti engineering, matematika, programming dan teknologi
informasi. Mereka akhirnya bisa membuat sistem menjadi terbuka (unlock)
sehingga dump truck bebas bergerak sesuai dengan algoritma optimasi yang
memberikan total produksi maksimum. Selain itu, bisa real-time. Mereka berhasil
menemukan algoritma yang menjadi otak dalam pengaturan fleet sehingga bisa
melakukan auto assignment (penugasan) ke sejumlah unit pada waktu yang tepat
tanpa keterlibatan manusia.
Inovasi itu memberikan banyak benefit. Yang paling penting membuat aktivitas
menjadi lebih efektif dan efisien, ujar Darwin. Produksi per jam, pada rentang
September 2010 hingga Januari 2011 meningkat 13,73%, juga terjadi kenaikan
waktu efektif sebesar 25,86 menit/unit per hari. Lalu, terjadi kenaikan speed
hauler, penurunan cycle time loader, dan penurunan disposal activity. Dengan
cara ini, katanya, kami mampu saving lebih dari US$ 10 juta dalam sepuluh
tahun.
Tak hanya Pama yang inovatif, tim Auto 2000 tahun ini menjadi juara II pada
kategori BPI, dengan judul inovasi Enganging Customers Voice in the Total
Ownership Experience. Menurut Yusuf Bahtiar, Kepala Seksi Operation
Improvement and Marketing Development, pihaknya melakukan inovasi pada fase
ownership kendaraan konsumen. Selama ini kepuasan pelanggan Auto 2000
melibatkan dua fase: purchasing dan ownership (saat pelanggan memiliki
kendaraan, ataupascajual). Dibandingkan fase purchase, fase ownership memiliki
periode lebih lama dan frekuensi berinteraksi dengan pelanggan lebih sering.
Memberikan kepuasaan pelanggan di fase ini akan menentukan loyalitas pelanggan
pada Auto2000.
Dengan alasan itu, timnya melakukan sejumlah inovasi pelayanan pada
fase ownership. Hasil dari inovasi itu sangat bagus: mengurangi lead time (dari 6
jam menjadi 3 jam) sehingga meningkatkan kapasitas menjadi 890 ribu unit. Lalu,
meningkatkan rasio ketuntasan perbaikan menjadi 98,8% dan tingkat pasokan suku
cadang menjadi 96,6%, mengurangi pelanggan yang tidak puas menjadi 5%,
memperbaiki database untuk meningkatkan jumlah pelanggan yang diundang dan
masuk ke bengkel hingga 20%. Yang teranyar adalah kepuasaan pelanggan
meningkat dan meraih JD Power Award No. 1 dan membawa pencapaian profit Rp
2,16 triliun di tahun 2010.
Tentu, masih banyak contoh inovasi yang dihasilkan pada ajang InnovAstra, baik
berupa sistem, proses, produk maupun jasa yang memberi nilai tambah bagi Astra.
Astraworld yang populer sebagai payung kegiatan servis untuk produk-produk
Grup Astra itu, misalnya, kabarnya juga hasil konvensi seperti itu.
Sebenarnya, bila dilihat dari pedoman manajemen di Astra atau yang oleh internal
Astra sering disebut sebagai Astra Management System (AMS) mengatur
perumusan, penjabaran, dan eksekusi strategi perusahaan InnovAstra
merupakan bagian dari upaya menjalankan AMS tersebut. Di AMS, dalam
menjalankan strategi mencakup dua pekerjaan: kerja rutin dan tidak rutin. Kerja
tidak rutin biasanya berupa upaya-upaya alternatif untuk meningkatkan
produktivitas, kapasitas dan kualitas, alias mengupayakan terobosan (inovasi).
Hasil inovasi itulah yang biasanyadiikutkan dalam konvensi InnovAstra.
Di lain sisi, penyelenggaraan InnovAstra yang sudah berlangsung 27 tahun itu
menunjukkan konsistensi Astra dalam hal inovasi. Diakui Prijono Sugiarto pada
saat event InnovAstra bulan lalu, Kegiatan tersebut memberikan nilai tambah bagi
kinerja perusahaan dan pada akhirnya melahirkan produk dan jasa terbaik bagi
pelanggan.
Ekuslie menyambung, event inovasi semacam InnovAstra
merupakan perangkat yang baik untuk dua tujuan. Pertama, untuk melembagakan
budaya inovasi. Kedua, mendorong kinerja perusahaan. Dan antusiasme itu bukan
isapan jempol. Tahun ini, misalnya, jumlah inovasi yang diusulkan mencapai
340.179 proyek SS, 5.931 proyek QCC, 532 proyek QCP dan 28 BPI. Bila
dihitung dari tahun pertama diselenggarakan, Astra telah melahirkan lebih dari 3,6
juta inovasi
(SS). Secara kuantitatif benefit-nya juga bisa dilihat angka NQI yang pada 2011
telah mencapai Rp 4,0 triliun.
Handito Joewono, pemerhati bisnis yang juga Chief Strategy Consultant Arrbey
Consulting, melihat InnovAstra diselenggarakan karena manajemen Astra
terdorong menjadikan perusahaannya makin baik sesuai dengan filosofi kaizen.
Tema kompetisi improvement and innovations sangat efektif untuk
mendongkrak perbaikan kinerja, baik yang bersifat nonkeuangan maupun
keuangan, Handito memberikan komentarnya.
Dalam pandangannya, esensi kegiatan kompetisi InnovAstra menjadi semakin
bermakna karena mengakar pada corporate culture yang sudah terbentuk lama di
Astra. Sebagai alumni Astra di era jadul lebih dari 20 tahun lalu Handito
merasakan konsistensi implementasi budaya korporat Astra tersebut dari dulu
sampai saat ini. Program kompetisi InnovAstra yang ditempatkan dalam kerangka
aplikasi corporate culture seperti dilakukan di Astra akan menjadi program yang
efektif, efisien dan sinergis untuk menjamin pertumbuhan perusahaan yang
berkelanjutan, ungkapnya.
Hanya saja, menurut Handito, sebagus apa pun programnya saat ini, tetap harus
dikembangkan dari waktu ke waktu agar hasilnya signifikan dan sejalan dengan
upaya meraih pertumbuhan kinerja yang berkelanjutan.
Reporter: Ario Fajar
Riset: Siti Sumariyati
INFOGRAFIS:
Kunci Sukses InnovAstra:
Digelar rutin dan konsisten
Diposisikan sebagai bagian dari proses manajemen bisnis Grup Astra
Reward yang memadai, finansial ataupun nonfinansial
Ada kuantifikasi atas hasilnya, sehingga terukur dampaknya
Koordinasi antara AMDI dan unit-unit usaha (PIC Quality Control)
Kinerja NQI LIma Tahun Terakhir
Tahun NQI
2007 Rp 338,6 miliar
2008 Rp 817,0 miliar
2009 Rp 1,07 triliun
2010 Rp 1,6 triliun
2011 Rp 4,08 triliun