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MANUAL DE MANEJO DE CAJA CHICA

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MANUAL DE MANEJO DE CAJA CHICA

1. OBJETIVO
2. RESPONSABLES
3. POLITICAS
4. PROCEDIMIENTOS
4.1. PROCEDIMIENTO DE ARQUEO CAJA CHICA
5. ANEXOS
5.1. RECIBO DE EGRESO CAJA CHICA
5.2. FORMULARIO ARQUEO DE CAJA CHICA
5.3. PLANILLA DE EXCEL PARA EL CONTROL DE CAJA CHICA
1. OBJETIVO.
El Objetivo de este reglamento es establecer los controles necesarios para el manejo de
fondos, que faciliten y agilicen las operaciones de compras de menor cuanta monetaria que
no amerite la emisin de un cheque. Este fondo se denominar "Caja Chica" y ser asignado
por un monto fijo. Los gastos por montos mayores deben corresponder a trabajos
planificados, por lo tanto su adquisicin debe hacerse mediante la aprobacin de Gerencia.
2. RESPONSABLES
La responsabilidad sobre el uso adecuado de los fondos en caja chica descansa exclusivamente
en el auxiliar de contabilidad (Encargado de Caja Chica) y el Jefe del Departamento de
Contabilidad debe vigilar que todos los gastos realizados por el fondo de caja chica estn de
acuerdo con las polticas establecidas en el presente manual.
3. POLITICAS.
3.1. POLITICA DE PROHIBICIONES
1. La caja chica funciona bajo el sistema de fondo fijo, sujeto a reembolsos contra
presentacin de justificantes o comprobantes de pago.
2. Se prohbe destinar fondos de Caja Chica para efectuar prstamos.
3. Cuando un funcionario reciba o se le asigne un fondo de caja chica este deber firmar
el Recibo de Caja Chica (anexo 1) en constancia al recibir los fondos, ningn
responsable de estos fondos podr mantener en la Caja Chica documentos que sean
de propiedad personal o particular.
4. El Encargado de la Caja Chica debe solicitar al Jefe de Contabilidad el reembolso de los
gastos cuando los mismos hayan alcanzado un monto que no sea inferior al 25% ni
superior al 50% de su fondo fijo, para trabajar con el remanente mientras se tramita la
reposicin.

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5. El Encargado de Caja Chica efectuar arqueos semanalmente y lo har constar en el


Formulario de Arqueo de Caja Chica (anexo 2), que debidamente firmado lo
guardar como parte del archivo de la caja por mes. El arqueo contendr
necesariamente la aprobacin de quien ejerce las funciones de Jefe de Contabilidad.
6. El arqueo sorpresivo deber ser realizado por el Jefe de Contabilidad, si en algn caso,
resultase algn faltante, deber ser repuesto inmediatamente en presencia del
Responsable. Asimismo, si hubiese un sobrante, el mismo ser depositado en la caja
central de Eko Lumix en forma inmediata. El Jefe de Contabilidad, informar de tales
anomalas a Gerencia.
7. Cuando el encargado de caja chica este fuera de sus funciones o se ausente de su
trabajo por cualquier motivo, debe el Jefe de Contabilidad habindose hecho
previamente un arqueo y el traspaso de los fondos para responsabilizarse de los
mismos. Este proceso se har nuevamente al reingresar a sus funciones el titular
responsable de la Caja Chica.
8. Los comprobantes de gastos debern ser presentados para su reembolso antes de
transcurridos 10 das de su fecha de emisin. Los documentos que incumplan esta
disposicin sern rechazados y no se autorizar su respectivo reembolso.
3.2. POLITICA DE GASTOS APROBADOS
La utilizacin de los fondos de caja chica ser nica y exclusivamente para atender gastos
menores administrativo como ser:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Reposicin de pasajes
Atencin a reuniones oficiales (refrigerio)
Compra de peridicos
Botes de agua
Materiales menores de limpieza
Compras menores de combustible
Reparaciones menores de los vehculos
Gastos menores en material de escritorio
Gastos por envo de correspondencia
Boletas de Peaje
Boletas de parqueo
Fotocopias
Impresiones

Los gastos que se efectuaren fuera de esta lista de rubros, podrn ser motivo de un reparo
administrativo de acuerdo a revisin del responsable del manejo de Caja Chica.

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4. PROCEDIMIENTOS
4.1. PROCEDIMIENTO DE ARQUEO SORPRESA CAJA CHICA
RESPONSABLE
Jefe de Contabilidad

NO.
1

Jefe de Contabilidad

Encargado de Caja Chica

Jefe de Contabilidad

Jefe de Contabilidad

Encargado de Caja Chica

Jefe de Contabilidad

5. ANEXOS
5.1. RECIBO DE EGRESO CAJA CHICA

DESCRIPCION
El Jefe de Contabilidad debe realizar
arqueos de caja sorpresa
peridicamente, con el objetivo de
mantener un seguimiento a los fondos.
De manera repentina debe pedir al
encargado de la Caja Chica que cese sus
funciones.
Debe imprimir la Planilla De Excel Para El
Control De Caja Chica (anexo3)
actualizada, en la cual figuran todos los
egresos y el saldo actualizado.
Debe proceder al conteo del efectivo y
registrar el detalle en el Formulario de
Arqueo a Caja Chica (anexo 2).
Debe registrar cualquier irregularidad en
el Formulario de Arqueo a Caja Chica
(anexo 2), y firmar al pie dando fe de
que el procedimiento fue realizado
regularmente.
Debe firmar al pie del Formulario de
Arqueo a Caja Chica (anexo 2), en seal
de conformidad a lo que se detalla en
mencionado formulario.
Debe archivar el Formulario de Arqueo a
Caja Chica (anexo 2), conjuntamente con
Planilla De Excel Para El Control De Caja
Chica (anexo3).

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5.2. FORMULARIO ARQUEO DE CAJA CHICA

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Arqueo de Caja Chica

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Encargado de Caja chica


Encargado Contable

Siendo las ________ del da _____ de ______________ de ________ se present ante el funcionario
___________________________________________________, persona responsable del manejo del fondo de
Caja
Chica
de
Eko
Lumix
Srl.
;
el
Jefe
de
Contabilidad
_________________________________________________ con el fin de proceder a elaborar el Arqueo de
Caja Chica, encontrando las siguiente situaciones:
Conteo del efectivo
Denominacin
Bs. 10
Bs. 20
Bs. 50
Bs. 100
Bs. 200

Billetes
Cantidad

Valor

TOTAL BILLETES (1)

Denominacin
Bs. 0.1
Bs. 0.2
Bs. 0.5
Bs. 1
Bs. 2
Bs. 5
TOTAL MONEDAS (2)

Revisin de Egresos
Total Egresos Caja Chica ( Ver hoja de control de caja
chica)

Monedas
Cantidad

Valor

Observaciones

Total Caja Chica


Conteo de Efectivo (1) + (2):..
Bs.
Literal.

Diferencia:..
Faltante
Observaciones

El dinero en efectivo fue contado en presencia de ______________________________________________, funcionario


responsable de manejo de la Caja Chica y se le devolvi a entera satisfaccin a las ________ horas del ______________
de __________ de ___________.

Jefe de Contabilidad

Responsable de Caja Chica

5.3. PLANILLA DE EXCEL PARA EL CONTROL DE CAJA CHICA

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CAJA CHICA
Respo nsable:
M es:

Dalma M o ntecino s Verstegui


may-14

F EC H A
*R E S P A LD O
D IAM E SA O C
N
2

T IP O
GA ST O

14

Pagina 1
S A LD S / R E G

E F E C T IV O

30.65

P ER SON A

C ON C EP T O

M A RIB EL ROJA S

Entrega de Fo ndo s

IN G R E S O S
7 6 3 .9 0

EGR ESOS
7 3 3 .2 5

763.90

13

5 14 R

2855

P A SA JE

M OTO TA XI VIP

ENVO DE SOB RE A A GENA L

8.00

13

5 14 R

8859795

EKOLUM IX

M A RIN LOZA

VIA S B OLIVIA -COLCA P IRHUA

2.00

13

5 14 F

1175929

EKOLUM IX

M A RIN LOZA

USO P A RQUEO TERM INA L DE B USES

14

5 14 R

2856

P A SA JE

M A RCELO VA RGA S

SERV. DE TA XI A LA CA NCHA

15.00

15

5 14 F

423411

ENCOM IENDA JULIO M ITA

ENVIO SOB RE A GENA L STA . CRUZ+TIM B RE(B OA )

21.50

15

5 14 R

2857

P A SA JE

M OTO TA XI VIP

ENVIO DE SOB RE A A GENA L

15

5 14 R

2858

P A SA JE

CLA UDIA P ONCE

REP OSICIN P A SA JES S/G DETA LLE A DJUNTO

15

5 14 R

2859

EKOLUM IX

DA NIEL P EREDO

P A SA JES Y FOTOCOP IA S

8.60

15

5 14 R

2860

P A SA JE

P EDRO B URGOA

P A SA JES COM P RA S VA RIOS LUGA RES

8.80

4.00

8.00
11.70

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