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MP-EKO-001-00
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1. OBJETIVO
2. RESPONSABLES
3. POLITICAS
4. PROCEDIMIENTOS
4.1. PROCEDIMIENTO DE ARQUEO CAJA CHICA
5. ANEXOS
5.1. RECIBO DE EGRESO CAJA CHICA
5.2. FORMULARIO ARQUEO DE CAJA CHICA
5.3. PLANILLA DE EXCEL PARA EL CONTROL DE CAJA CHICA
1. OBJETIVO.
El Objetivo de este reglamento es establecer los controles necesarios para el manejo de
fondos, que faciliten y agilicen las operaciones de compras de menor cuanta monetaria que
no amerite la emisin de un cheque. Este fondo se denominar "Caja Chica" y ser asignado
por un monto fijo. Los gastos por montos mayores deben corresponder a trabajos
planificados, por lo tanto su adquisicin debe hacerse mediante la aprobacin de Gerencia.
2. RESPONSABLES
La responsabilidad sobre el uso adecuado de los fondos en caja chica descansa exclusivamente
en el auxiliar de contabilidad (Encargado de Caja Chica) y el Jefe del Departamento de
Contabilidad debe vigilar que todos los gastos realizados por el fondo de caja chica estn de
acuerdo con las polticas establecidas en el presente manual.
3. POLITICAS.
3.1. POLITICA DE PROHIBICIONES
1. La caja chica funciona bajo el sistema de fondo fijo, sujeto a reembolsos contra
presentacin de justificantes o comprobantes de pago.
2. Se prohbe destinar fondos de Caja Chica para efectuar prstamos.
3. Cuando un funcionario reciba o se le asigne un fondo de caja chica este deber firmar
el Recibo de Caja Chica (anexo 1) en constancia al recibir los fondos, ningn
responsable de estos fondos podr mantener en la Caja Chica documentos que sean
de propiedad personal o particular.
4. El Encargado de la Caja Chica debe solicitar al Jefe de Contabilidad el reembolso de los
gastos cuando los mismos hayan alcanzado un monto que no sea inferior al 25% ni
superior al 50% de su fondo fijo, para trabajar con el remanente mientras se tramita la
reposicin.
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Reposicin de pasajes
Atencin a reuniones oficiales (refrigerio)
Compra de peridicos
Botes de agua
Materiales menores de limpieza
Compras menores de combustible
Reparaciones menores de los vehculos
Gastos menores en material de escritorio
Gastos por envo de correspondencia
Boletas de Peaje
Boletas de parqueo
Fotocopias
Impresiones
Los gastos que se efectuaren fuera de esta lista de rubros, podrn ser motivo de un reparo
administrativo de acuerdo a revisin del responsable del manejo de Caja Chica.
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4. PROCEDIMIENTOS
4.1. PROCEDIMIENTO DE ARQUEO SORPRESA CAJA CHICA
RESPONSABLE
Jefe de Contabilidad
NO.
1
Jefe de Contabilidad
Jefe de Contabilidad
Jefe de Contabilidad
Jefe de Contabilidad
5. ANEXOS
5.1. RECIBO DE EGRESO CAJA CHICA
DESCRIPCION
El Jefe de Contabilidad debe realizar
arqueos de caja sorpresa
peridicamente, con el objetivo de
mantener un seguimiento a los fondos.
De manera repentina debe pedir al
encargado de la Caja Chica que cese sus
funciones.
Debe imprimir la Planilla De Excel Para El
Control De Caja Chica (anexo3)
actualizada, en la cual figuran todos los
egresos y el saldo actualizado.
Debe proceder al conteo del efectivo y
registrar el detalle en el Formulario de
Arqueo a Caja Chica (anexo 2).
Debe registrar cualquier irregularidad en
el Formulario de Arqueo a Caja Chica
(anexo 2), y firmar al pie dando fe de
que el procedimiento fue realizado
regularmente.
Debe firmar al pie del Formulario de
Arqueo a Caja Chica (anexo 2), en seal
de conformidad a lo que se detalla en
mencionado formulario.
Debe archivar el Formulario de Arqueo a
Caja Chica (anexo 2), conjuntamente con
Planilla De Excel Para El Control De Caja
Chica (anexo3).
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Siendo las ________ del da _____ de ______________ de ________ se present ante el funcionario
___________________________________________________, persona responsable del manejo del fondo de
Caja
Chica
de
Eko
Lumix
Srl.
;
el
Jefe
de
Contabilidad
_________________________________________________ con el fin de proceder a elaborar el Arqueo de
Caja Chica, encontrando las siguiente situaciones:
Conteo del efectivo
Denominacin
Bs. 10
Bs. 20
Bs. 50
Bs. 100
Bs. 200
Billetes
Cantidad
Valor
Denominacin
Bs. 0.1
Bs. 0.2
Bs. 0.5
Bs. 1
Bs. 2
Bs. 5
TOTAL MONEDAS (2)
Revisin de Egresos
Total Egresos Caja Chica ( Ver hoja de control de caja
chica)
Monedas
Cantidad
Valor
Observaciones
Diferencia:..
Faltante
Observaciones
Jefe de Contabilidad
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CAJA CHICA
Respo nsable:
M es:
F EC H A
*R E S P A LD O
D IAM E SA O C
N
2
T IP O
GA ST O
14
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S A LD S / R E G
E F E C T IV O
30.65
P ER SON A
C ON C EP T O
M A RIB EL ROJA S
Entrega de Fo ndo s
IN G R E S O S
7 6 3 .9 0
EGR ESOS
7 3 3 .2 5
763.90
13
5 14 R
2855
P A SA JE
M OTO TA XI VIP
8.00
13
5 14 R
8859795
EKOLUM IX
M A RIN LOZA
2.00
13
5 14 F
1175929
EKOLUM IX
M A RIN LOZA
14
5 14 R
2856
P A SA JE
M A RCELO VA RGA S
SERV. DE TA XI A LA CA NCHA
15.00
15
5 14 F
423411
21.50
15
5 14 R
2857
P A SA JE
M OTO TA XI VIP
15
5 14 R
2858
P A SA JE
15
5 14 R
2859
EKOLUM IX
DA NIEL P EREDO
P A SA JES Y FOTOCOP IA S
8.60
15
5 14 R
2860
P A SA JE
P EDRO B URGOA
8.80
4.00
8.00
11.70