Zarzdzanie czasem

z wykorzystaniem programu
Microsoft Outlook
Justyna Pyrcz

Poeracze czasu
Okrelenie rodzaju poeracza
Znalezienie przyczyn

Rozwizanie

Kurs Outlook

Motywatory
Motywatory negatywne uciekanie przed czym.
Motywatory pozytywne denie do czego.

Kurs Excel

Zasada stawiania celw - SMART

Specific konkretny
Measurable wymierny, moliwy do zmierzenia

Ambitious ambitny, stanowicy wyzwanie

Real rzeczywisty, moliwy do zrealizowania
Time defined okrelony w czasie
Kurs VBA

Zasada SMART-ER
Specific konkretny
Measurable wymierny, moliwy do zmierzenia
Ambitious ambitny, stanowicy wyzwanie

Real rzeczywisty, moliwy do zrealizowania

Time defined okrelony w czasie

Ecologic - ekologiczny (lub Exciting ekscytujcy)

Recorded zapisany, udokumentowany
Kurs Outlook

Matryca Eisenhowera
Pilne

Niepilne

Wane

II

Niewane

III

IV

Kurs Excel

Matryca Eisenhowera

Wane

Pilne

Niepilne

Kryzysy
Sprawy nage
Zadania terminowe

Zapobieganie
Budowanie relacji
Planowanie
Rekreacja

Niektre spotkania,
telefony, poczta,
Niewane
Niektre sprawy nage,
Aktywnod tzw. popularna

Czd tzw. spraw

codziennych, poczty,
telefonw,
Poeracze czasu,
Niektre przyjemnoci
Kurs VBA

Zasada Pareto

20% Twoich dziaao wpywa na 80%

osiganych rezultatw.

Kurs Outlook

Przykadowy terminarz
Role i
cele

Poniedzia
ek

Wtorek

roda
Wane:

Czwartek
Wane:

Pitek
Wane:

Sobota
Wane:

Niedziela

Wane:

Wane:

Wane:

godz zad

godz zad godz zad godz zad godz zad godz zad godz zad

Kurs Excel

Wykonanie pracy zajmuje tyle czasu,

ile masz go do dyspozycji.

Kurs VBA

Zasada 60/20/20
60%

ZAPLANOWANE

20%

NIEOCZEKIWANE

20%

SPONTANICZNE

Kurs Outlook

Zasada ALPHEN
Wymieo wszystkie zadania, jakie masz do wykonania.

Do opracowanej listy zadao docz wszystkie zadania jeszcze nie

zaatwione zalege.
Pogrupuj zadania podobne do siebie.
Sprawd terminy wykonania kadego zadania.
Okrel rezerwy czasowe.
Okrel hierarchi zadao.
Zastanw si, w ktrych zadaniach moesz uzyskad pomoc
wsppracownikw, lub innych departamentw.
Pamitaj o uwzgldnieniu w planowaniu czasu na planowanie.
Kontroluj realizacj swojego planu.
Kurs Excel

Przygotowanie do planowania
Co naley dokadnie zrobid? (cel planowania)
Jak naley to z robid? (sposb wykonania zadania /
zadao)
Kiedy naley to zrobid? (czas wykonania)
Gdzie naley tego dokonad? (miejsce dziaania)
Jakie zasoby s konieczne do wykonania zadania?
Kto ma tego dokonad?
Kurs VBA

Etapy dziaania
Okrel podany cel np. wykonanie zleconego zadania,
Okrel sytuacj obecn jakie posiadasz informacje, dane
itp.
Zastanw si jakie istniej moliwoci dotarcia do celu,
Wybierz najlepszy pomys dotarcia do celu,
Zaplanuj dziaania, jakie naley podjd, aby zrealizowad
wybrany pomys,
Zaplanuj osignicie celu,
Zrb pierwszy krok,
Zakoocz i zbadaj efekt.
Kurs Outlook

Wydajno organizmu w cigu dnia

Kurs Excel

Wydajno pracy

Kurs VBA

Planowanie
dzienne
tygodniowe
miesiczne
kwartalne
roczne
Kurs Outlook

Delegowanie zada
zlecanie posykowe

powierzanie odpowiedzialnoci

Kurs Excel

Powierzanie odpowiedzialnoci
podane rezultaty
wytyczne

zasoby
rozliczanie

konsekwencje

Kurs VBA

Organizowanie zebra
Czy spotkanie mona czym zastpid?
Czy mona wykorzystad inne sposoby, eby skontaktowad si z
osobami, ktre uczestniczyyby w zebraniu?
Jeli zebranie musi si odbyd to, co mona zrobid, eby uczestniczya
w nim jak najmniejsza liczba ludzi, czyja obecnod jest na nim
naprawd potrzebna?
Co jest celem spotkania: dyskusja czy podjcie decyzji?
Co powinnimy osignd na koniec zebrania?
Czy spotkanie ma okrelone ramy czasowe?

Kurs Outlook

Planowanie zebrania
Co chcesz dziki zebraniu uzyskad (po co je organizujesz)?
Jakie sprawy chcesz na nim poruszyd?
Kto powinien byd na zebraniu obecny?
Czy uczestnicy zebrania powinni co przygotowad lub z czym
si zapoznad (jeli tak trzeba bdzie ich odpowiednio
wczeniej powiadomid)?
Jak dugo zebranie powinno potrwad?
Kiedy najlepiej je przeprowadzid?

Kurs Excel

Dobre praktyki
Ograniczenie liczby miejsc z wiadomociami do przeczytania.
Pomijanie wiadomoci zbytecznych.
Podejmowanie decyzji podczas czytania wiadomoci o sposobie jej
przetwarzania.
Ograniczenie liczby miejsc przechowywania jednej wiadomoci.
Uywanie optymalnej iloci kalendarzy.
Stosowanie kategorii.
Regularne przegldanie kalendarza i listy zadao.
Rozwane wysyanie wiadomoci (tred, adresaci).
Stosowanie schematw wiadomoci.

Kurs VBA

Kurs Zarzdzanie Czasem

Chccych wiedzied wicej o zarzdzaniu sob w czasie zapraszamy na

kurs Zarzdzanie Czasem z Wykorzystaniem MS Outlook.

Kurs Outlook

Kurs Excel
Polecamy rwnie pozostae kursy i szkolenia w Cognity:
Kurs Excel

Kurs VBA
Kurs Access
Kurs PowerPoint
Kurs Excel Branowy
Kurs Word

Kurs Outlook
Kurs Excel

Kurs Excel
Informacje o tym jak zarzdzad sob w czasie znajdziesz te na blogu Strefa Wiedzy Cognity,
szczeglnie polecamy Ci artykuy:
Zarzdzam czasem czy czas mn? Wypenij test i sprawd czy umiesz zarzdzad swoim czasem

Zarzdzanie czasem Outsourcing

Zarzdzanie czasem - Stan flow
Zarzdzanie czasem - Zasada pierwszej godziny

Zarzdzanie czasem - Zasada pierwszej fizycznej czynnoci

Dlaczego warto zarzdzad czasem?
Jak zarzdzad sob w czasie? Poznaj 5 efektywnych technik

Szkolenie Zarzdzanie Czasem - Technika Pomodoro

Kurs VBA