You are on page 1of 44

Penulis

Penelaah

: Amalia Kusuma Wardini


: Renny Purwanti

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

-1-

amalia@mail.ut.ac.id
renny@mail.ut.ac.id

Pendahuluan

Perencanaan
SDM
Rekrutmen &
Seleksi
Pelatihan &
Pengembangan
SDM
Penilaian
Kinerja

Kompensasi &
Penghargaan
Referensi

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

-2-

Tinjauan Mata Kuliah


Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan salah satu dari 4 (empat)
kompetensi utama yang ingin dicapai dalam Program Studi Manajemen.
Secara

umum

Manajemen

Sumber

Daya

Manusia

akan

menjelaskan

mengenai aktivitas yang dirancang untuk mengelola dan mengkoordinasikan


sumber daya manusia dalam organisasi yang meliputi aktivitas perencanaan
sumber daya manusia (termasuk rekrutmen dan pengembangan karyawan)
penilaian

kinerja

(termasuk

pengembangan

karir)

pemeliharaan

kesejahteraan karyawan (termasuk kompensasi dan penghargaan) evaluasi


msdm.
Fungsi SDM dalam organisasi
Pada prakteknya Fungsi SDM dalam organisasi bisa saja

dikelompokkan

kedalam 4 bagian :

HRM
FUNCTIONS

MAN POWER
PLANNING

TRAINING &
DEVELOPMENT

COMPENSATION
& BENEFIT

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

-3-

EMPLOYEE
RELATION

Manpower Planning, meliputi perencanaan sdm termasuk juga pengadaan


karyawan dan perencanaan karir.
Training & Development, meliputi analisa kebutuhan pelatihan sampai
implementasi pelatihan dan evaluasi program pelatihan dan pengembangan
karyawan.
Compensation & Benefit kaitannya pada administrasi sdm, pemberian
kompensasi dan pemeliharaan kesejahteraan karyawan.
Employee Relations terkait juga dengan seriikat pekerja dalam hubungan
industrial.

Apa yang anda pelajari?


Materi yang diberikan dalam Web Suplemen MSDM ini merupakan pengayaan
dari Buku Materi Pokok MSDM disertai dengan contoh aplikasi yang akan
memudahkan anda memahami pendekatannya secara komprehensif. Materi
Web Suplemen ini mencakup Perencanaan SDM, Rekrutmen dan Seleksi,
Pelatihan dan Pengembangan SDM, Penilaian Kinerja serta Kompensasi dan
Penghargaan.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

-4-

1. Analisa Jabatan
2. Deskripsi Jabatan
3. Spesifikasi Jabatan

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

-5-

Apa Manfaatnya?
Analisis jabatan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas
kerja pokok dalam suatu posisi serta kualifikasi yang diperlukan untuk
melaksanakan aktivitas ini (keahlian-pengetahuan-kemampuan-serta sifat
individu lainnya).
Analisis jabatan membantu menciptakan prosedur dan dokumentasi sdm
seperti:

deskripsi jabatan yang menyoroti tanggung jawab dan hubungan


pekerjaan ;

spesifikasi pekerjaan yang mendefinisikan keahlian, pengalaman dan


pendidikan ;

evaluasi pekerjaan yang membuat nilai relatif pekerjaan untuk sistem


kompensasi.

Analisis jabatan diperlukan untuk penilaian kinerja kebutuhan pelatihan


dan menyediakan informasi untuk rekrutmen karyawan.

Siapa yang menyelenggarakan?


Salah satu bagian dari perencanaan analisis jabatan adalah pemilihan secara
jeli orang-orang yang akan menyelenggarakan analisis jabatan. Organisasi
bisa mengangkat analis temporer dari luar organisasi mengkaryakan pakar
secara purna waktu atau memakai supervisor dan pemangku jabatan untuk
menghimpun analisis jabatan.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

-6-

Aspek apa yang dianalisis?


Agar analisis jabatan memberikan manfaat

bagi organisasi maka analisis

jabatan perlu memberikan informasi tentang beberapa aspek pekerjaan.


Aspek pekerjaan yang dapat dianalisis meliputi :
1. Output pekerjaan
2. Aktivitas atau tugas yang dilakukan
3. Kompetensi yang dibutuhkan
4. Struktur kompensasi
Pada umumnya work output lebih mudah diukur pada pekerjaan yang
sifatnya operatif. Contohnya pekerjaan di bagian produksi, penjualan,
pemrograman computer, administrasi dan klerikal dimana work output
berhubungan dengan aliran kerja, bahan baku, pola gerak, waktu, dsb. Pada
profesi manajerial dan teknis, pengukuran work output jauh lebih sulit dan
bersifat subyektif. Sorotan lebih pada upaya yang dilakukan dibandingkan
pada hasil. Untuk jenis pekerjaan manajerial diperlukan lebih banyak
indikator untuk memperoleh gambaran atas pekerjaan.
Bagaimana seorang melaksanakan pekerjaan sama penting dengan apa yang
dicapainya. Pada manajerial level analisis umumnya terfokus pada aktivitas
pelaporan yaitu perilaku yang dapat dirasakan.
Perlu

diketahui

melaksanakan

apa
suatu

keahlian
pekerjaan

pengetahuan
secara

efektif.

kemampuan
Informasi

untuk

mengenai

kompetensi ini digunakan dalam mendefinisikan persyaratan kerja. Karena


kompetensi sulit diukur secara obyektif, umumnya organisasi menggunakan
pendidikan sebagai indikator kompetensi.
Faktor-faktor dalam analisis jabatan seperti work output pendidikan masa
jabatan digunakan untuk administasi kompensasi.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

-7-

Teknik apa yang digunakan?


Teknik pengumpulan informasi analisis jabatan yang dapat dipergunakan
meliputi :
1. Observasi
2. Wawancara
3. Kuesioner
4. Catatan Harian Karyawan
Teknik observasi akurat bagi pekerjaan yang manual terstandardisasi
aktivitas yang siklusnya pendek dan jenis pekerjaan yang memang
dipahami

analis.

Sedangkan

wawancara

cara

paling

efektif

untuk

mengumpulkan informasi, umumnya dipakai baik untuk pekerjaan yang


terstandardisasi maupun tidak baik pekerjaan yang membutuhkan aktivitas
fisik maupun mental. Adapun kuesioner dapat menangkap rincian lebih
banyak. Kuesioner mampu membongkar tugas, tanggung jawab, kemampuan
manusianya dan standar kinerja pekerjaan yang diselidiki.

Sedangkan

catatan harian karyawan secara berkala meringkas tugas dan aktivitas


mereka. Jika lengkap, catatan harian karyawan juga terbukti cukup akurat.
Salah satu contoh adalah kuesioner format infomasi atau Job Analysis
Information Format (JAIF) dimana pemegang jabatan diminta mengisi JAIF.
Ada contoh gambar dalam bentuk animasi.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

-8-

Apa itu Deskripsi Pekerjaan?


Kadangkala jabatan merupakan suatu kumpulan tugas yang perlu dilakukan
atau yang secara tradisional telah dilaksanakan oleh pemegang jabatan
sebelumnya. Cara menyusun suatu jabatan dapat membawa kepada efektif
tidaknya kinerja pemegang jabatan. Suatu jabatan yang didesain dengan
baik dapat memotivasi karyawan dan memberikan peluang bagi pribadi
mereka untuk mengembangkan karir. Jabatan yang di desain dengan baik
juga membawa organisasi untuk berorientasi masa depan.
Desain jabatan yang baik dimulai dengan suatu analisis awal mengenai apa
yang diminta oleh organisasi, tetapi analisis ini harus lebih dari sekedar
melihat kesuksesan kinerja masa lalu. Analisis ini harus menghubungkan
secara erat dengan kebutuhan pelaksanaan bisnis dan apa yang diperlukan
pada

masa

yang

akan

datang

untuk

mempertahankan

keberhasilan,

mencapai sasaran baru dan memperbaiki kinerja. Hasil dari desain jabatan
dan analisis jabatan adalah deskripsi jabatan yang memberikan informasi
dasar mengenai jabatan yang termasuk dibawah nama jabatan, hubungan
pelaporan, manfaat secara keseluruhan dan pertanggungjawaban dan tugas
utamanya.
Bagaimana Deskripsi Jabatan?
Contoh deskripsi jabatan dapat dilihat pada caption berikut ini.
Ada contoh gambar (animasi)

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

-9-

Apa itu Spesifikasi Jabatan?


Setelah

deskripsi

spesifikasi

jabatan

karyawan.

disusun

maka

Menggambarkan

mulailah
suatu

berpikir

mengenai

spesifikasi

karyawan

memberikan suatu peluang untuk melihat ke masa depan. Beberapa


karakteristik dipertimbangkan untuk memperoleh karyawan dengan kinerja
efektif dalam jabatan, antara lain :
1. Kepandaian apa yang berhubungan dengan penyelesaian tugas?
2. Pengalaman apa yang diperlukan untuk memegang suatu jabatan ?
3. Kemampuan bagaimana yang diperlukan untuk menghasilkan kinerja
yang efektif ?
4. Keahlian atau bakat khusus yang diperlukan?
5. Minat apakah yang dimiliki dan apakah relevan dengan pekerjaan?
6. Bagaimana aktivitas diluar pekerjaan dapat mempengaruhi penyelesaian
tugas?
7. Apakah kondisi fisik calon karyawan dapat menunjang pekerjaan?
Apa gunanya Spesifikasi Jabatan?
Spesifikasi karyawan merupakan tempat untuk memastikan bahwa posisi
diisi oleh seseorang yang mampu mengembangkan suatu jabatan dan
mampu menjalankan jabatan hingga standar yang dapat diterima. Spesifikasi
karyawan membentuk dasar pengambilan keputusan untuk memasukkan
kandidat yang terpilih mengikuti seleksi ke dalam daftar berikutnya.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 10 -

Tujuan Rekrutmen & Seleksi


Proses Rekrutmen
Target Kandidat
Pemilihan Media
Proses Seleksi

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 11 -

Apa Tujuannya?
Proses rekrutmen dan seleksi bertujuan untuk mendapatkan orang yang
tepat untuk suatu jabatan. Kalimat tersebut terdengar sederhana namun
pada prakteknya membutuhkan proses yang lama, rumit dan menghadirkan
banyak peluang untuk membuat keputusan yang salah juga peluang untuk
membuat keputusan yang benar. Faktor yang mempengaruhi keputusan
bersifat rumit. Keputusan pihak organisasi umumnya dibuat sebagai hasil
dari penilaian terhadap kandidat yang merupakan orang paling tepat untuk
suatu jabatan. Sementara keputusan individu memperhitungkan posisi yang
dibicarakan, dampak yang akan dimiliki pada jabatan berikutnya dan sisa
hidup yang harus mereka jalani. Jika suatu kontrak kerja diharapkan dapat
memberikan manfaat bersama maka keputusan juga perlu dilihat dari sudut
pandang kedua pihak.
Sebagai contoh, dari sudut pandang perusahaan anda adalah orang yang
tepat untuk suatu jabatan karena pengalaman kerja anda yang beragam dan
gaji yang ditawarkan masuk dalam budget perusahaan. Namun dari sudut
pandang anda kemungkinan pengembangan karirnya sangat kecil. Maka bisa
saja keputusan anda akan mempengaruhi batalnya kontrak kerja.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 12 -

Bagaimana Prosesnya?

1. Perencanaan
Rekrutmen :
Deskripsi Pekerjaan dan
Spesifikasi Pekerjaan

2. Strategi Rekrutmen :
Dimana, Bagaimana dan
Kapan memikat kandidat

3. Sumber Rekrutmen :
4.
Penyaringan
Internal
dan Eksternal

5. Calon Kandidat

6. Seleksi :
Wawancara, Tes seleksi,
Pemeriksaan fisik

7. Tawaran
Pekerjaan

8. Penempatan

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 13 -

Siapa target kandidat?


Perekrutan umumnya dilihat sebagai bentuk lain dari periklanan. Ketika suatu
posisi harus diisi oleh orang dari luar organisasi, maka yang harus dilakukan
adalah memasang iklan pada tempat yang sesuai. Tujuan dari mengiklankan
lowongan ini adalah :
1. mencapai orang yang tepat pada saat yang tepat;
2. membuat mereka tertarik dengan posisi yang ditawarkan;
3. menarik mereka untuk mengajukan lamaran.
Dalam memasarkan jabatan, kita harus menentukan siapa yang akan
dijadikan target kandidat?
Jawaban dari pertanyaan ini, deskripsi jabatan dan spesifikasi karyawan
didefinisikan ulang untuk menjadi profil dari target kandidat. Deskripsi
jabatan menggambarkan fungsi suatu posisi dan mengindikasikan apa yang
akan

dilakukan.

Sedangkan

kepandaian, pengalaman,

spesifikasi

karyawan

mendeskripsikan

ketrampilan dan keahlian yang penting. Untuk

memasarkan jabatan, pertanyaan berikut mungkin akan membantu:


Apa yang harus diketahui kandidat agar ia dapat melaksanakan tugasnya
dengan hasil yang memuaskan?
Pengalaman, pengetahuan dan ketrampilan apa yang diperlukan?
Jenis dan sistem pekerjaan bagaimana yang nanti akan dilaksanakan?
Apa yang diharapkan kandidat dari jabatan tsb?

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 14 -

Bagaimana memilih media?


Langkah selanjutnya adalah Pemilihan Media. Setiap media memiliki segmen
pasar sendiri yang perlu diperhitungkan. Beberapa contoh saluran media
yang sering dipergunakan adalah :
1. Iklan media cetak
2. Job Center dan Depnaker
3. Televisi dan Radio
4. Brosur dan pamflet
5. Mailshot
6. Pameran Karir
7. Universitas
8. Konsultan Rekrutmen atau Head Hunter
Ada 3 faktor yang mempengaruhi

pemilihan media cetak yaitu, biaya

profil pembaca sirkulasi. Iklan surat kabar ini paling sering digunakan
organisasi untuk menawarkan pekerjaan. Sedangkan TV dan Radio memiliki
pangsa pasar yang baik jika pemasang iklan tahu siapa yang menyimak
dan menentukan waktu kapan iklan akan ditayangkan. Sedangkan pamflet
digunakan jika sasaran perekrutan telah ditetapkan. Cara yang sama bisa
digunakan juga bulletin perusahaan, dimana karyawan bisa membawa
pulang

dan

menyampaikannya

kepada

orang-orang

terdekat

yang

mempunyai spesifikasi yang dimaksud. Kalau target sasaran yang dimaksud


perlu dihubungi dan tersebar secara geografis, maka pengiriman surat
(mailshot) bisa dijadikan pilihan. Pilihan lain untuk mencapai kelompok
orang diluar media tadi adalah brosur. Meskipun brosur berbiaya tinggi dan
diproduksi

massa

namun

cukup

efektif

untuk merekrut orang

yang

mempunyai ketrampilan khusus dan tingkat kompetisinya tinggi. Brosur bisa


diarahkan pada kelompok tertentu misalnya pada saat pelatihan, seminar,
universitas, dll. Pameran karir dan job center menawarkan peluang baik
dalam skala luas atau bersifat lokal.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 15 -

Bagaimana Proses Seleksi ?


Setelah lolos persyaratan administratif (seperti kelengkapan dokumen,
kualifikasi pendidikan, usia, pengalaman kerja, dsb) beberapa kandidat yang
terjaring kemudian masuk ke tahapan berikutnya. Proses seleksi ini beragam
dan bertahap tergantung sasaran yang ingin dicapai. Tes yang umumnya
dilakukan dalam proses seleksi adalah :
1. Psikotest
2. Tes Kemampuan Umum
3. Wawancara
4. Tes kesehatan
Umumnya psikotes dilakukan untuk memprediksi minat dan karakteristik
kandidat. Psikotest sendiri beragam macamnya, diantaranya tes aritmatik,
bahasa dan nalar, logika berpikir, ritme kerja dan kecerdasan emosi.
Kemampuan

umum

umumnya

melihat

kemampuan

kandidat

Tes

secara

akademik dan knowledge yang dibutuhkan dalam bekerja. Biasanya setelah


lolos tes ini kandidat maju ke tahap berikutnya, yaitu wawancara. Wawancara
juga tergantung dari posisi yang ditawarkan. Untuk clerical level biasanya
lebih pendek tahapannya dibandingkan wawancara untuk managerial level.
Tahap terakhir dalam proses seleksi biasanya tes kesehatan. Kalau lolos tes
ini umumnya perusahaan akan menawarkan kontrak kerja.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 16 -

Apa itu Orientasi?


Apa itu Pelatihan?
Apa Tujuannya?
Pertimbangan Strategik
Analisa Kebutuhan Pelatihan

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 17 -

Apa itu Orientasi ?


Orientasi adalah aktivitas yang menyangkut pengenalan individu terhadap
organisasi, penyediaan landasan bagi karyawan baru agar mulai berfungsi
secara efektif dan menyenangkan pada pekerjaan baru.
Orientasi meliputi pengenalan karyawan baru terhadap organisasi, fungsi,
tugas dan orang-orang dalam lingkungan organisasi.
Ada 3 permasalahan khusus yang dihadapi oleh karyawan baru:
1.

Masalah dalam memasuki suatu kelompok


Karyawan baru biasanya akan mempertanyakan pada dirinya sendiri
apakah ia akan diterima oleh anggota kelompok lainnya, disukai dan
aman bebas dari gangguan fisik dan psikologis.

2.

Harapan yang naf


Lebih mudah menyampaikan hal-hal faktual seperti gaji, benefit,
kebijakan dan prosedur organisasi daripada norma-norma karyawan yaitu
yang berhubungan dengan perilaku dan sikap yang bisa diterima. Namun
hal ini harus diketahui oleh karyawan baru.

3.

Lingkungan pekerjaan yang pertama kalinya


Apakah lingkungan baru akan mendukung atau justru menghambat
perkembangan karir karyawan baru?

Dua tipe orientasi yang berbeda biasanya berlangsung di sebagian besar


organisasi. Pertama Induksi, yaitu tahap awal karyawan baru mempelajari
apa yang akan dilakukan, dimana tempat meminta bantuan, dan apa
peraturan, kebijakan dan prosedur yang penting. Kedua Sosialisasi, yaitu
proses jangka panjang dimana karyawan baru mempelajari norma-norma,
system nilai dan perilaku yang dapat diterima dalam suatu kelompok.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 18 -

Apa itu Pelatihan?


Pelatihan adalah proses sistematik pengubahan perilaku karyawan untuk
meningkatkan tujuan organisasional. Dalam pelatihan diciptakan suatu
lingkungan dimana karyawan bisa mempelajari sikap, kemampuan, keahlian,
pengetahuan dan perilaku yang spesifik yang berkaitan dengan pekerjaan.
Pelatihan biasanya berfokus dalam menyediakan keahlian khusus bagi
karyawan dan koreksi atas kelemahan kinerjanya.
Bedanya pelatihan (training) dan pengembangan (development) yaitu,
Pelatihan
Diarahkan untuk membantu

Pengembangan
Investasi yang berorientasi pada

karyawan mengerjakan pekerjaan

pengembangan individu karyawan di

mereka saat ini secara lebih baik


Fokus lebih sempit dan harus

masa depan
Fokus pada kebutuhan jangka

membekali karyawan suatu keahlian

panjang organisasi

dengan cepat.
Manfaat finansial bagi organisasi

Hasilnya bersifat tidak langsung dan

terjadi dengan segera

hanya dapat diukur dalam jangka

Tujuan pelatihan untuk meningkatkan

panjang
Tujuan pengembangan didasarkan

kinerja karyawan pada pekerjaannya

pada fakta bahwa karyawan akan

saat ini

membutuhkan serangkaian
pengetahuan, keahlian dan
kemampuan yang berkembang
sebagai persiapan karir jangka
panjang.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 19 -

Apa tujuan Pelatihan?


Tujuan utama pelatihan pada intinya adalah :
1.

Memperbaiki kinerja

2.

Memutakhirkan keahlian para karyawan sejalan dengan kemajuan


teknologi

3.

Mengurangi

waktu

belajar

bagi

karyawan

baru

supaya

menjadi

kompeten dalam pekerjaan.


4.

Membantu memecahkan permasalahan organisasional

5.

Mempersiapkan karyawan untuk promosi

6.

Mengorientasikan karyawan terhadap organisasi

7.

Memenuhi kebutuhan pertumbuhan pribadi.

Adapun manfaat nyata yang diperoleh dengan adanya pelatihan dan


pengembangan adalah :
1.

Meningkatkan kuantitas dan kualitas produktivitas

2.

Mengurangi waktu belajar yang diperlukan karyawan agar mencapai


standar kinerja yang dapat diterima

3.

Menciptakan sikap, loyalitas dan kerja sama yang lebih menguntungkan

4.

Memenuhi kebutuhan perencanaan SDM

5.

Mengurangi jumlah dan biaya kecelakaan kerja

6.

Membantu karyawan dalam pengingkatan dan pengembangan pribadi.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 20 -

Pertimbangan Strategik
Dalam merancang dan menyajikan program pelatihan pertanyaan berikut ini
perlu dipertimbangkan :
1. Mengapa suatu organisasi mau menjadi sponsor program pelatihan?
2. Jenis pelatihan dan pengembangan apa yang ditawarkan?
3. Siapa yang memperoleh pelatihan?
4. Siapa yang memasok pelatihan dan pengembangan?
5. Bagaimana pelatihan dan pengembangan di evaluasi?

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 21 -

Analisa Kebutuhan Pelatihan


Langkah pertama dalam pelatihan adalah menentukan apakah benar-benar
dibutuhkan pelatihan? Organisasi hanya akan menyelenggarakan pelatihan
jika dari pelatihan diharapkan dapat mencapai beberapa tujuan organisasi.
Keputusan penyelenggaraan pelatihan haruslah bertumpu pada data terbaik
yang tersedia yang dihimpun dengan melakukan suatu penilaian kebutuhan
(needs assessment). Penilaian kebutuhan pelatihan atau needs assessment
dilaksanakan pada tiga tingkat yaitu, pribadi individu karyawan, tugas dan
pekerjaan, serta organisasi.
The needs assesment process :
Reasons
Legislation
Lack of basic skills
Poor performance
New technology
Customer request

Who needs training?

(person analysys)
In what do they need
training? (task analysys)
What is the context?
(organization analysys)

New products

Outcomes
What trainees need to learn?
Who receives training?
Type of training
Frequency of training
Buy vs Build training
Training vs other HR options

Higher performance standards


New jobs

Sumber: Effective Training, Raymond A. Noe

Analisis Individu / Person analysis:


Mengenali karakterisitik individu seperti:
1. Kemampuan dasar
2. kemampuan Cognitive
3. Kemampuan membaca
4. Self Efficacy
5. Peduli kebutuhan pelatihan
6. Minat terhadap karir
7. Pencapaian tujuan
Dan mengenali Work Environment yang mendukung karakteristik individu
seperti :
1. Pencapaian prestasi
2. Resources yang penting
3. Keterkaiatan dengan tugas lain
/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 22 -

4.
5.
6.
7.
8.

Kesempatan untuk berprestasi


Standar untuk berprestasi
Konsekuensi positif
Konsekuensi negatif
Umpan balik mengenai performa
pekerjaan.

Analisis Tugas/ Task Analysis :


1. Pemahaman tugas yang
potensial
2. Kapasitas fisik dan mental untuk
berprestasi
3. Kondisi yang terkait dengan
pencapaian prestasi
4. Kemampuan negosiasi
Analisis Organisasi / Organisational Analysis :
1. Rencana strategis organisasi
2..Dukungan atasan dan rekan
kerja terhadap pelatihan
3. Training resources

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 23 -

Apa itu Penilaian Kinerja ?


Mengapa diperlukan Penilaian Kinerja?
Syarat Penilaian Kinerja
Pengukuran Kinerja

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 24 -

Apa itu Kinerja?

Kinerja merujuk pada tingkat keberhasilan dalam melaksanakan tugas


serta kemampuan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kinerja
dinyatakan baik dan sukses jika tujuan yang diinginkan dapat tercapai
dengan baik (Donnely, Gibson and Ivancevich: 1994)

Pencapaian tujuan yang telah ditetapkan merupakan salah satu tolok


ukur kinerja individu. Ada tiga kriteria dalam melakukan penilaian
kinerja individu, yakni: (a) tugas individu; (b) perilaku individu; dan (c)
ciri individu (Robbin: 1996)

Kinerja sebagai fungsi interaksi antara kemampuan atau ability (A),


motivasi atau motivation (M) dan kesempatan atau opportunity (O),
yaitu kinerja = f (A x M x O). Artinya kinerja merupakan fungsi dari
kemampuan, motivasi dan kesempatan (Robbins: 1996).

Kinerja

dalam

berhubungan

menjalankan
dengan

fungsinya

kepuasan

kerja

tidak
dan

berdiri

sendiri,

kompensasi

tapi
serta

dipengaruhi oleh ketrampilan, kemampuan dan sifat individu. Dengan


demikian kinerja individu dapat ditingkatkan apabila ada kesesuaian
antara pekerjaan dan kemampuan.

Dari berbagai definisi, dapat disimpulkan bahwa pada hakekatnya


kinerja

merupakan

prestasi

yang

dicapai

oleh

seseorang

dalam

melaksanakan tugasnya atau pekerjaannya sesuai dengan standar dan


kriteria yang telah ditetapkan untuk pekerjaan itu.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 25 -

Mengapa diperlukan penilaian kinerja?


Evaluasi kinerja atau performance appraisal pada dasarnya merupakan
proses yang digunakan perusahaan untuk mengevaluasi job performance
atau kinerja seorang karyawan dalam melaksanakan tugas.
Feedback dari penilaian kinerja memungkinkan para manajer untuk membuat
perencanaan karir, pelatihan dan pengembangan, peningkatan gaji, promosi
dan keputusan penempatan lainnya.
Pada perusahaan yang ditata dengan baik, penilaian dihubungkan dengan
permasalahan.

Dengan demikian penilaian kinerja merupakan kajian yang

sistematis tentang kondisi kerja karyawan yang dilaksanakan secara formal


yang dikaitkan dengan standar yang telah ditentukan organisasi. Selain itu
kinerja merupakan suatu sistem pengukuran

dan evaluasi mempengaruhi

atribut lain yang berhubungan dengan pekerjaan karyawan, perilaku dan


output karyawan,

dan lain lain. Dalam prakteknya penilaian kinerja

menggunakan alat evaluasi berupa komentar di dalam formulir yang isinya


berkaitan dengan pengamatan seorang pimpinan terhadap karyawan tentang
kerja itu sendiri.
Dapat disimpulkan bahwa penilaian kinerja merupakan :
1.

Alat yang paling baik untuk menentukan apakah karyawan telah


memberikan hasil kerja yang memadai dan melaksanakan aktivitas
kinerja sesuai standar kinerja;

2.

Satu cara untuk penilaian kinerja dengan menilai kelemahan dan


kekuatan karyawan;

3.

Alat yang baik untuk menganalisi kinerja karyawan dan membuat


rekomendasi perbaikan.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 26 -

Syarat Penilaian Kinerja

INPUT
(POTENSI)

PROSES
(PELAKSANAAN)

OUTPUT
(HASIL)

Input
Agar penilaian kinerja tidak bias dan dapat mencapai sasaran sesuai yang
dikehendaki oleh organisasi maka perlu di tetapkan, disepakati dan diketahui
faktor-faktor yang akan dinilai/ di evaluasi sebelumnya sehingga setiap
karyawan yang ada dalam organisasi telah mengetahui dengan pasti faktorfaktor apa yang akan dinilai. Dengan demikian akan tercipta ketenangan
kerja. Perlu ada ruang lingkup pengukuran seperti :
Who?

Siapa yang harus dinilai?


Yaitu seluruh karyawan yang ada dalam organisasi dari
jabatan tertinggi sampai dengan terendah.
Siapa yang menilai?
Evaluasi kinerja dapat dilakukan oleh atasan langsung dan
atasan tidak langsung. Atau dapat ditunjuk orang tertentu
yang menurut pimpinan organisasi memiliki keahlian dalam

What?

bidangnya.
Apa yang dinilai?
Yaitu mencakup Materi berupa hasil kerja, kemampuan,
sikap, motivasi kerja serta Dimensi waktu berupa kinerja
yang dicapai saat ini dan potensi yang dapat dikembangkan

Why?

pada masa yang akan datang.


Mengapa penilaian kinerja dilakukan?
Yaitu untuk memlihara potensi kerja, menentukan kebutuhan
pelatihan, dasar untuk pengembangan karir dan dasar untuk

When?

promosi jabatan.
Kapan pelaksanaan penilaian kinerja dilakukan?

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 27 -

Penilaian kinerja formal dilakukan secara periodik misalnya


setiap semester atau setahun sekali sedangkan penilaian
Where?

kinerja informal dilakukan seara terus menerus.


Dimana penilaian kinerja dapat dilaksanakan?
Penilaian kinerja dapat dilaksanakan di dua tempat. Yaitu di
tempat kerja yang bersangkutan (on the job evaluation) dan
diluar tempat kerja (off the job evaluation) yaitu dengan

How?

cara meminta bantuan konsultan.


Bagaimana penilaian kinerja dilakukan?
Yaitu dengan metode tradisional atau modern. Penilaian
dengan metode tradisional yaitu dengan rating scale dan
employee comparison sedangkan metode modern yaitu
dengan management by objective dan assesment centre.

Proses
Dalam fase pelaksanaan, proses konsultasi dengan sebanyak mungkin
individu dan kelompok harus dilakukan untuk menjamin seluruh aspek dari
sistem penilaian kinerja dapat dihubungkan secara menyeluruh. Proses
tersebut dapat dilakukan melalui :
a.

B Penilaian dan yang dinilai harus diberikan penjelasan secara


riefing:

menyeluruh mengenai sistem penilaian kinerja. Penjelesan


yang baik dapat berupa face to face, didukung oleh buku
pedoman

yang

berisi

panduan

dan

penjelasan

yang

dibutuhkan oleh penilai dan yang dinilai, suasana yang


kondusif serta tersedia sebuah mekanisme dimana tiap
karyawan mengetahui kepada siapa tempat bertanya, dsb.
Dalam hal ini briefing harus meliputi tujuan dan manfaat
penilaian

kinerja,

dimensi

penilaian

dan

metode

yang

digunakan, wawancara penilaian kinerja dan hasil penilaian.


Pelatihan
b.

menjamin

keefektifan

wawancara

penilaian.

P Dalam pelaksanaannya sebaiknya ada pemisahan antara

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 28 -

elatihan:

pelatihan tentang sistem dan prosedur dengan penjelasan


tentang

sistem

penilaian

agar

sasaran

untuk

memperkenalkan sistem ini dapat tercapai.

Output
Perlu ada kejelasan hasil penilaian seperti dampak, manfaat, resiko serta
tindak lanjut dari rekomendasi penilaian. Selain itu perlu diketahui apakah
hasil penilaian ini berhasil meningkatkan kualitas kerja, motivasi kerja, etos
kerja dan kepuasan kerja karyawan yang akhirnya akan merefleksi pada
peningkatan kinerja perusahaan.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 29 -

Pengukuran Kinerja
Pengukuran kinerja merupakan aspek pokok dari penilaian kinerja yang pada
dasarnya

jika

anda

tidak

dapat

mengukur, maka

anda

tidak

dapat

mengembangkan karyawan tersebut.


a.

Tujuan Pengukuran
Pengukuran kinerja harus memberikan bukti mengenai pencapaian hasil
yang diharapkan. Pengukuran ini dapat menjadi dasar umban balik
informasi yang tidak hanya digunakan oleh manajer tapi juga individu
karyawan untuk memonitor kinerja mereka sendiri. Fokus dan isi
pengukuran kinerja ini tentunya berbeda diantara pekerjaan dan
tingkatan jabatan.

b.

Jenis Pengukuran
Pengukuran kinerja dapat mengacu pada empat jenis pengukuran spt:
1)

Pengukuran

uang,

meliputi

pemaksimalan

pendapatan,

penghematan biaya dan peningkatan keuntungan.


2)

Pengukuran waktu, menyatakan kinerja terhadap jadwal pekerjaan,


jumlah pekerjaan yang tertunda dan kecepatan kerja.

3)

Pengukuran

efek,

meliputi

kinerja

dari

suatu

standar

dan

perubahan perilaku (staf, rekan kerja, klien, dsb) penyelesaian


fisik pekerjaan dan tingkat layanan.
4)

Reaksi, mengindikasikan bagaimana orang lain memegang jabatan.


Reaksi dapat diukur oleh evaluasi acuan, tingkat kinerja oleh
pelanggan ataupun komentar internal / eksternal.

Contohnya,

Auto

2000

menggunakan

tiga

kriteria

utama

dalam

pengukuran yaitu, Quality (kualitas pekerjaan) Cost (biaya yang


efisien) Delivery (selesai tepat waktu).
c.

Perumusan Pengukuran
Perumusan pengukuran kinerja harus mengandung unsur sbb:

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 30 -

1. Pengukuran harus berhubungan dengan hasil, bukan usaha.


2. Hasil harus ada dalam kendali tetap pemegang jabatan
3. Pengukuran harus objektif dan dapat terlihat
4. Data untuk pengukuran harus tersedia
5. Pengukuran yang ada harus digunakan atau diadaptasi jika mungkin.
d.

Indikator Kinerja
Kalau

istilah

pengukuran

kinerja

mengacu

pada

hasil

dapat

dikuantifikasikan maka indikator kinerja pada beberapa situasi hanya


dapat dinilai lebih kuantitatif pada dasar perilaku sasaran. Contohnya,
kinerja penjualan akan dihubungkan dengan pengukuran kinerja dalam
bentuk figur perputaran penjualan.
Dalam

prakteknya,

pengukuran

kinerja

beberapa

organisasi

berdasarkan

berupaya

indikator

sebab

menimbulkan pemisahan tanpa adanya suatu perbedaan.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 31 -

menghilangkan
hal

ini

akan

Pengertian dan Tujuan


Apa Jenis Kompensasi?
Bagaimana menentukan kompensasi?
Apa itu Merit?
Kompensasi atas dasar Penilaian Kinerja

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 32 -

Apa Pengertiannya?
Konsep upah atau remunerasi terdiri atas dua unsur: kebijaksanaan
penggajian

dan

instrumen-instrumen

teknis

untuk

merancang

dan

mengimplementasikan kebijaksanaan ini. Pada gilirannya kebijaksanaan


penggajian terdiri atas keseluruhan paket tunjangan primer, sekunder dan
tersier, serta kondisi kekaryaan lain yang secara bersama-sama merupakan
imbalan (keuangan) bagi kinerja karyawan (Poels, Frans ; 2003).

Apa Tujuannya?
Tujuan pemberian kompensasi adalah untuk:
a. Memberikan motivasi kepada pegawai untuk bekerja lebih giat.
b. Meningkatkan kinerja pegawai.
c. Meningkatkan kinerja organisasi.
d. Meningkatkan loyalitas pegawai.
e. Meningkatkan rasa memiliki (sense of belongingness) dan tanggung
jawab (sense of responsibilities).
f. Meningkatkan kesejahteraan pegawai.
Sedangkan pemberian kompensasi harus mempertimbangkan segi :
1. Efficiency
Tujuan efisiensi dinyatakan secara spesifik dalam hal :
1. Peningkatan kinerja, kualitas dan kepuasan customer dalam hal ini
mahasiswa
2. Kontrol biaya tenaga kerja
2. Equity
Keadilan merupakan prinsip dasar dalam sistem kompensasi. Perlakuan adil
bagi semua karyawan harus dapat direfleksikan melalui sistem kompensasi
yang adil.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 33 -

3. Compliance
Mengacu

kepada

diantaranya
kompensasi.

perundangan-undangan

adalah
Dengan

UU

Ketenagakerjaan

adanya

perubahan

yang
yang

berlaku

di

Indonesia

mengatur

mengenai

perundang-undangan

maka

terhadap sistem kompensasi ini juga harus dilakukan penyesuaian yang


berkelanjutan sesuai dengan hukum yang berlaku.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 34 -

Apa Jenis-jenis kompensasi?


Jenis Kompensasi
Tidak Tergantung Kinerja

Tergantung Kinerja

Finansial

Tunjangan perawatan kesehatan


Tunjangan pensiun
Kepemilikan sahan pegawai
Pembagian keuntungan
Upah pokok

Upah berdasar jasa


Insentif/bonus
Kompensasi terhadap
prestasi khusus

Non
Finansial

Penghasilan tambahan
(perquisites)
Vakansi
Keamanan pekerjaan
Rasa kekeuargaan, rasa memiliki
Status

Kenaikan pangkat
Tanggung jawab
Pekerjaan yang menantang
Otonomi, kewenangan
bertindak
Pengakuan prestasi
Perkembangan personal

Sumber: Walker, J. W. 1992. Human Resource Strategy: International Edition. New York:
McGraw-Hill, Inc.

Bagi karyawan, kompensasi yang diperoleh atas kerja yang dilakukan adalah
sumber utama karyawan, oleh karena itu kompensasi adalah determinan
penting dari keberadaan ekonomik dan sosial pegawai.
Sedangkan bagi organisasi, pengertian kompensasi dapat dilihat dari dua
sudut

pandang.

Pertama,

gaji

merupakan

pengeluaran

pokok

suatu

organisasi. Di mana hampir 50% pengeluaran organisasi diperuntukkan


untuk pembayaran gaji karyawan. Pandangan kedua berpendapat bahwa,
gaji juga dapat dijadikan suatu motivasi untuk mempengaruhi perilaku dan
sikap kerja pegawai.
Berdasarkan sudut pandang dari kedua belah pihak tersebut, maka nilai
pemberian kompensasi seharusnya berada pada level di mana nilai tersebut
berada pada titik keseimbangan dan dapat memberikan keuntungan bagi

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 35 -

kedua belah pihak atau sejalan dengan nilai kinerja dari setiap karyawan. Di
samping itu, besarnya kompensasi tersebut juga harus memperhatikan
kondisi keuangan organisasi.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 36 -

Bagaimana menentukan Kompensasi ?


1. Benchmarking
Benchmarking mengacu pada standar kompensasi yang dibayarkan suatu
institusi dibandingkan dengan standar kompensasi yang dibayarkan oleh
institusi lain yang berada dalam satu industri sejenis atau dalam satu
wilayah.
Faktor-faktor yang menentukan relevansi pasar dengan institusi apabila :
1.

Mempunyai bidang pekerjaan dan keahlian yang sama

2.

Dalam satu wilayah geografis yang sama

3.

Menghasilkan produk dan jasa yang sama

2. Job Evaluation
Job Evaluation dilakukan untuk menentukan tingkat kepentingan suatu
pekerjaan

dibandingan

dengan

pekerjaan

lain.

Dalam

compensation

management ada unsur-unsur pekerjaan untuk menentukan kompensasi


yang

disebut

dengan

compensable

factors.

Yaitu

faktor-faktor

untuk

menentukan isi dari suatu pekerjaan, membandingkan bagaimana suatu


pekerjaan dibandingkan dengan pekerjaan lain, dan berapa kompensasi yang
pantas dibayarkan untuk suatu pekerjaan.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 37 -

Contoh Job Evaluation Form


Job Title : _______________
Manager
Staf
Compensable
Factors :
Skill
Mental
Pengalaman
Effort
Fisik
Mental
Responsibility

Tingk
at kesalahan

Inova
si
Working conditions
Lingkungan
Resiko

Degree
2 3 4

Bobot
0 - 100%

Total

Total Score
3. Pay structure
Untuk menentukan skala gaji atau

pay structure terlebih dulu harus

dilakukan pengelompokkan pekerjaan (berdasarkan hasil job evaluation)


kedalam pay grade.
Misalnya :
Total Score
0 50 point

Pay Grade
=
grade A

51 100 point

grade B

101 150 point

grade C, dst

Berdasarkan benchmarking selanjutnya dilakukan broadbanding yaitu range


minimum maksimum dari masing-masing grade.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 38 -

Misalnya :
Pay Grade
Pay Range
Grade A
= min Rp. 700.000 maks Rp. 1.000.000
Grade B

= min Rp. 1.000.001 maks Rp. 1.500.000

Grade C

= min Rp. 1.500.001 maks Rp. 2.200.000, dst

Maksud dari ilustrasi diatas bahwa,

untuk level clerk (junior staff) dimana

total score dari hasil Evaluasi pekerjaan berkisar antara 0 s/d 50 termasuk
dalam kelompok peringkat gaji A yang berkisar antara Rp.700.000 s/d Rp.
1.000.000.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 39 -

Apa itu Merit?


Merit System maksudnya adalah Pemberian kompensasi yang diberikan
kepada karyawan atas dasar baik buruknya kinerja karyawan. Semakin baik
kinerja karyawan maka semakin besar kompensasi yang akan diperoleh.

The concept of pay for performance

Ilustrasi diatas menunjukkan konsep pemberian kompensasi berdasarkan


kinerja. Garis vertikal menunjukkan kinerja, sedangkan garis horizontal
menunjukkan kompensasi yang diterima. Grafik menunjukkan Pergerakan
kompensasi yang diterima karyawan akan mengikuti kinerja karyawan yang
bersangkutan. Kinerja rendah akan memperoleh kompensasi minimum,
sedangkan kinerja tinggi akan memperoleh kompensasi maksimum selama
dalam batas skala gaji pada peringkat jabatan karyawan ybs. Artinya
kompensasi yang diterima oleh karyawan dengan peringkat jabatan junior
staf, meskipun ia mempunyai kinerja sangat tinggi tapi tidak mungkin keluar
dari skala gaji peringkat jabatan junior staf.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 40 -

Kompensasi atas dasar Penilaian Kinerja


Dengan system merit maka kompensasi yang diberikan dilakukan atas dasar
kinerja karyawan. Karena penekannya pada kinerja maka hasil penilaian
kinerja akan berpengaruh langsung terhadap totalitas upah yang diterima
(take home pay) dan kenaikan upah atas dasar baik buruknya kinerja. Untuk
itu sebelum menentukan besarnya kompensasi dengan system merit,
penilaian kinerja harus lebih dulu dilakukan.
Sebagai ilustrasi, dibawah ini merupakan penilaian kinerja dari seorang
karyawan.
No

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13

Dimensi penilaian

Kuantitas kerja
Kualitas kerja
Pengetahuan kerja
Pengambilan keputusan
Perencanaan
Kepemimpinan
Komunikasi
Pengembangan staf
Integritas
Kepribadian
Kerjasama
Inisiatif
Kesadaran K3
Total score

Bobot
(%)
25
25
4
5
4
4
4
4
5
5
5
5
5
100%

Penilaian
(1-5)
4
3
4
2
3
4
4
2
4
3
4
4
4

Hasil
penilaian
(bobot x
penilaian)
1
0.75
0.16
0.10
0.12
0.16
0.16
0.08
0.20
0.15
0.20
0.20
0.20
3.48

Kemudian dari hasil penilaian kinerja individu karyawan A dibandingkan


dengan penilaian kinerja kelompok, yaitu rata-rata hasil penilaian kinerja dari
beberapa orang karyawan (A-B-C-D-E).
Nama
A
B

Nilai
3.48
3.87

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 41 -

C
D
E
Penilaian

2.85
3.18
4.02

Kineraja rata-

3.48

rata
Sehingga diperoleh hasil :
Karyawan A = 1 atau 100% masuk dalam kategori baik.
Karyawan B = 1,11 atau 110% masuk dalam kategori sangat baik
Karyawan C = 0.81 atau 81% masuk dalam kategori kurang baik
Karyawan D = 0.91 atau 91% masuk dalam kategori cukup baik
Karyawan E = 1.15 atau 116% masuk dalam kategori istimewa

Dari hasil penilaian kinerja akan menghasilkan kinerja karyawan yang


berbeda antara karyawan satu dengan karyawan lainnya. Sehingga kenaikan
gajinya disusun berdasarkan rangking prestasi kerjanya. Karyawan yang
rangking prestasinya baik akan mendapatkan persentase kenaikan gaji yang
lebih besar daripada karyawan yang rangking prestasinya rendah.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 42 -

Pada

gambar

diatas

karyawan

yang

mempunyai

prestasi

istimewa

(outstanding) akan mendapat kenaikan gaji sebesar 12%. Karyawan yang


mempunyai prestasi sangat baik (exceeds position requirements) akan
mendapat kenaikan gaji 10%. karyawan yang mempunyai prestasi baik
(meets position requirements) akan mendapat kenaikan gaji sebesar 8%.
Karyawan yang mempunyai prestasi

cukup (meet minimum requirements)

akan mendapat kenaikan gaji 6% dan terakhir yang prestasinya buruk tidak
akan mendapat kenaikan gaji.
Sebagai ilustrasi, untuk karyawan junior staf yang berada pada peringkat gaji
grade A, dengan gaji Rp. 800.000 sebulan hasil penilaian kinerjanya
menunjukkan prestasi yang sangat baik (dalam range kenaikan gaji warna
biru = exceeds position requirements) maka ia mendapatkan kenaikan gaji
sebesar = 10% x Rp. 800.000 = Rp. 80.000 ; sehingga gaji yang ia terima
adalah sebesar = Rp. 800.000 + Rp. 80.000 = Rp. 880.000.-

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 43 -

Iswanto, Yun. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta; Universitas


Terbuka. 2003
Simamora, Henry. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta; STIE. 2003.
Dale, Margaret. Recruitment and Selection Process. Jakarta; Gramedia. 2005.
Poels, Frans. Remuneration Strategies. Jakarta; Gramedia. 2005
Noe, Raymond A. Effective Training. New York; Prentice Hall. 1999.
Rivai, Veithzal. Performance Appraisal. Jakarta; Rajagrafindo Persada. 2005.

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/253592920.doc

- 44 -

You might also like