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Concepto de Organigrama:
El organigrama se define como la representacin grfica de la estructura orgnica de
una institucin o de una de sus reas y debe reflejar en forma esquemtica la
descripcin de las unidades que la integran, su respectiva relacin, niveles jerrquicos y
canales formales de comunicacin.
A continuacin mencionamos otras definiciones:
Para Terri:
Un organigrama es un cuadro sinttico que indica los aspectos importantes de una
estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones, sus relaciones, los
canales de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su
funcin respectiva.
Melinkoff:
Seala que la finalidad de un organigrama se fundamenta en la condicin de reflejar
hasta donde sea posible la organizacin con sus verdaderas implicaciones y relaciones,
adems de sus estratos jerrquicos.
Cuando las lneas son verticales indican que existe una autoridad formal de los niveles
jerrquicos superiores a los inferiores.
Cuando se desplazan en sentido horizontal sealan que existe especializacin y
correlacin.
Cuando las lneas verticales caen directamente sobre la parte media del recuadro,
indican "mando sobre"
Cuando la lnea horizontal est colocada lateralmente indica una relacin de apoyo (la
cual est colocada al lado de la unidad principal)
Las lneas no continuas formadas por puntos (...) o segmentos se utilizan para expresar
relaciones de coordinacin entre las diversas unidades administrativas de la
organizacin.
Las lneas verticales y horizontales que terminan en una punta de flecha, indican
continuidad de la organizacin, esto quiere decir que existen ms unidades semejantes
que no estn expresadas dentro de la estructura.
Para representar alguna relacin muy especial o especfica se utiliza la lnea quebrada
o con zigzagueos.
Benjamn Franklin:
Un organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin
o de una de sus reas o unidades administrativas, en las que se muestran las
relaciones que guardan entre s los rganos que la componen.
Guillermo Gmez Ceja:
Es la grfica que muestra la estructura orgnica interna de la organizacin formal de
una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarqua, y las principales funciones que
desarrollan.
Kast, Freemont y James E. Rosenzweig:
Una manera caracterstica de describir la estructura es por medio del organigrama
impreso, en el que se especifican las redes de autoridad y comunicacin formales de la
organizacin. A menudo, el organigrama es un modelo simplificado de la estructura. No
es una representacin exacta de la realidad y por lo tanto tiene limitaciones. Muestra
slo algunas relaciones aun en el nivel de la organizacin formal, y ninguna en la
organizacin informal.
Koontz, Harold:
Toda estructura organizacional, incluso una deficiente, se puede representar en forma
grfica puesto que un diagrama simplemente seala las relaciones entre los
departamentos a lo largo de las lneas principales de autoridad.
Munch Galindo y Garca Martnez:
Los organigramas son representaciones grficas de la estructura formal de una
organizacin, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos,
las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.
Reyes Ponce, Agustn:
2.
Especficos
Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o rea de la
organizacin, por lo tanto, representan la organizacin de un departamento o seccin
de una empresa.
3 Por su contenido
Integrales
Es la representacin grfica de todas las unidades administrativas de una
organizacin as como sus relaciones de jerarqua o dependencia.
Funcionales
Incluyen en el diagrama de organizacin, adems de las unidades y sus interrelaciones,
las principales funciones que tienen asignadas las unidades en el siguiente grfico:
4 Por su presentacin
Verticales
Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte
superior, desagregando los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los
de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual se recomienda su uso en los
manuales de organizacin.
Horizontales
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo
izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma anloga a columnas, mientras
que las relaciones entre las unidades por lneas se disponen horizontalmente.
Mixtos
La presentacin utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar
las posibilidades de gratificacin. Se recomienda su utilizacin en el caso de
organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.
De Bloque
Parten del diseo vertical e integran un nmero mayor de unidades en espacios ms
reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas en los ltimos
niveles jerrquicos seleccionados para el grfico.
Proceso para la elaboracin de los Organigramas:
Se conocen cinco pasos bsicos que se han de seguir en el procedimiento para la
elaboracin de los organigramas:
Autorizacin y apoyo de los niveles superiores.
Acopio de la informacin.
Clasificacin y registro de la informacin.
Anlisis de la informacin.
Diseo del organigrama.
1 Autorizacin y Apoyo de los Niveles Superiores.
La unidad encargada de elaborar los organigramas, podr intervenir por propia
iniciativa, a peticin de parte o por rdenes superiores; sin embargo, la autorizacin que
debe obtenerse de los niveles superiores representa el punto de partida de este
procedimiento. La autorizacin traduce tambin el apoyo con que debe contar la unidad
que realice el acopio de la informacin bsica para el diseo del organigrama.
Por otra parte, es importante sealar que cuando los titulares de las dependencias y/o
entidades, propongan modificaciones en su organigrama, como resultado de una
propuesta de cambio en su estructura orgnica, derivada esta de exigencias sociales y
a objetivos contemplados en el Plan Estatal de Desarrollo; se har necesario adecuar o
ajustarse a la Ley Orgnica y al Reglamento Interior, con el fin de que exista
congruencia entre su estructura y las disposiciones legales que rigen el funcionamiento
de la dependencia en cuestin.
Para esto habr que apegarse a lo estipulado en la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo,
en lo concerniente a las atribuciones y obligaciones que dicha ley le confiere a la
Secretara de la Contralora General del Estado.
2 Recopilacin de la Informacin:
Deber especificarse la informacin bsica que se requiere y seguidamente
establecerse los medios para su acopio, identificando sus fuentes.
Informacin Bsica:
Los datos que se han de reunir estn en funcin directa de las reas que se desea
diferentes niveles jerrquicos que existan en la organizacin, los cuales varan segn su
naturaleza, funciones, sector, mbito, contenido y presentacin.
Sector Pblico. Por lo general, en la administracin central estos niveles son:
Primer nivel Secretario
Segundo nivel Subsecretario
Tercer nivel Oficial mayor
Cuarto nivel Direccin general
Quinto nivel Direccin de rea
Sexto nivel Subdireccin de rea
Sptimo nivel Departamento
Octavo nivel Oficina
Noveno nivel Seccin
Dcimo nivel Mesa
En la administracin paraestatal:
Primer nivel Asamblea general
Segundo nivel Consejo de administracin
Tercer nivel Direccin general o su equivalente
Cuarto nivel Direccin divisional o su equivalente o gerencia
Quinto nivel Direccin de rea, subdireccin o subgerencia
Sexto nivel Departamento
Sptimo nivel Oficina
Octavo nivel Seccin
Noveno nivel Mesa
Sector privado. Los niveles de uso generalizados en este sector son:
Primer nivel Asamblea de accionistas
Segundo nivel Consejo de administracin
Tercer nivel Direccin general
Cuarto nivel Subdireccin o gerencia general
Quinto nivel Direccin o gerencia divisional
Sexto nivel Departamento
Sptimo nivel Oficina o rea operativa
En el mismo nivel jerrquico
Numeracin empleada en la estructura orgnica. Se deben presentar primero las
unidades sustantivas u operativas, y a continuacin las adjetivas o de apoyo.
Normalmente las unidades sustantivas o de apoyo son a las que se les asignan las
funciones derivadas del instrumento jurdico de creacin, en tanto que a las unidades
adjetivas o de apoyo, las funciones de orden administrativo y/o de carcter tcnico para
soportar a las sustantivas.
Participacin o secuencia de actividades
Cuando la distribucin de unidades administrativas se hace conforme al procedimiento
general de trabajo de la organizacin o en relacin con los procedimientos establecidos
para atender en forma particular todas y cada una de las funciones, de acuerdo con las
prioridades establecidas.
Segn la cobertura de funciones
Cuando para el acomodo en el grfico se considera, adicionalmente a los criterios
citados, la posible sustitucin de rganos o funciones.
2 Lneas de conexin
Son las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura
orgnica, las cules se representan por medio de lneas.
Relacin principal de autoridad (relacin lineal)
Es aquella en que la transmisin de la autoridad y responsabilidad correlativas a travs
de una sola lnea, establece una relacin de subordinacin entre las diversas unidades
que aparecen en el grfico de la organizacin.
Recomendaciones:
Utilizar un trazo ms grueso para las lneas que interconectan las figuras
rectangulares, que el que utiliza para trazar estas ltimas.
Las lneas de conexin no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo,
porque se rompe con el principio de autoridad-responsabilidad, adems de crear
la impresin de una estructura con un flujo del trabajo estrictamente vertical.
Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a l
por una sola lnea.
Evitar todos los trazos y tramos injustificados.
Mantener el mismo grosor de las lneas de interconexin en todo el organigrama.
La importancia o jerarqua de un rgano no se amplifica marcando ms las
lneas.
Intersecretariales
Este tipo de mecanismo se integra con representantes de diferentes instituciones
oficiales. Cuando forman parte del grfico de la organizacin, se les ubica adscritos al
titular en un rectngulo de trazo discontinuo ligado perpendicularmente a la lnea de
mando por una lnea de coordinacin.
Comisiones internas
Estas comisiones se incluyen en el organigrama, en dependencia jerrquica directa del
rgano rector de sus actividades, y su presentacin se hace mediante un rectngulo y
lnea de trazo discontinuo.
Relacin de subordinacin
Se representa en los organigramas verticales, mediante una lnea que sale de la parte
inferior del rectngulo del rgano o de los rganos inferiores.
Relacin de representacin personal
La relacin entre jefe y ayudante se representa en los organigramas verticales mediante
una lnea horizontal que parte del lado del rectngulo del jefe a un lado del rectngulo
del ayudante. Esta relacin slo aparece en los organigramas complementarios y
analticos. En los organigramas generales o esquemticos, los ayudantes se incluyen
en el rectngulo del jefe. La relacin entre ayudante y subordinado que slo aparece en
los organigramas analticos, se representa mediante lneas oblicuas de puntos que
unen la parte inferior del rectngulo del ayudante a la parte superior de los rectngulos
de los subordinados, si el organigrama es vertical.
Relacin de mando especializado
Si el organigrama es vertical, esta relacin se representa mediante una lnea oblicua de
puntos que une la parte inferior del rectngulo del rgano especialista con la parte
superior de los rectngulos de los subordinados. Slo se representa en los
organigramas analticos.
Relacin de revisin
Su representacin en el organigrama depender de las facultades de que gocen los
rganos de revisin ya que stos pueden actuar como rganos asesores, como
ayudantes o como rganos de mando especializado. Su colocacin ser en el lugar que
les corresponda segn el jefe inmediato de quien dependan.
Relacin de servicio
Esta relacin entre el rgano que presta el servicio y el que lo recibe, es una relacin
especial que no se representa en el organigrama. S se representa la relacin lineal
entre el rgano que presta el servicio y el jefe de lnea del cual depende.
3 Otra Tcnica
Existe una tcnica norteamericana que recomienda 4 tamaos de rectngulos y las
siguientes reglas para su uso:
1 sese para el rgano ejecutivo que pretenda destacarse.
Una variante de esta tcnica, consiste en utilizar una hoja en la que ya aparecen
impresos los rectngulos. El diseador simplemente conecta los rectngulos que sean
necesarios con las lneas que representen la clase de relacin que haya entre dos
rganos y los datos adicionales.
Procedimiento para la elaboracin y/o actualizacin de organigramas
Los pasos bsicos para la preparacin de organigramas son:
1 Autorizacin para realizar el estudio
El responsable o la unidad encargada de elaborar los organigramas puede hacerlo por
propia iniciativa, a peticin de parte o por rdenes superiores. Esta autorizacin debe
emanar de los niveles de decisin, toda vez que se traducir en el apoyo con que debe
contar quien realice el acopio de la informacin para el diseo del organigramas.
2 Integracin del equipo de trabajo
La tarea de hacer organigramas requiere de personal compenetrado con la materia, por
lo que es procedente efectuar una seleccin del equipo que se asignar para este
efecto; asimismo, se puede capacitar a personal de apoyo. En caso de trabajos muy
especficos y de poca complejidad, basta con designar un responsable para llevarlo
acabo.
3 Determinacin del programa de trabajo
Es necesario que la planeacin de actividades para la composicin de organigramas se
plasme en un documento rector que sirva como marco de actuacin, para lo cual puede
emplearse una grfica de Gantt y/o una red, independientemente que se complemente
con una exposicin de motivos (naturaleza, propsito, acciones, etctera) en forma
adicional.
4 Capacitacin de informacin
Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de las
funciones que se estudian, con los lderes tcnicos de las reas, con el personal
operativo, as como con los usuarios de los servicios y/o reas que interactan con el
rea de cambio. Tambin se puede acudir a los archivos y centros de documentacin,
en donde , a travs de la investigacin documental se puede recopilar informacin
normativa y administrativa relativa a la constitucin, rganos, niveles, relaciones y
funciones de la organizacin.
La informacin que debe reunirse con este propsito debe referirse a:
Los rganos que integran dichas reas.
El nivel jerrquico que ocupan en la estructura orgnica.
Las relaciones que guardan entre ellos.
Gira instrucciones para que se efecten las modificaciones a la estructura, y una vez
realizadas las autoriza.
Funcionario designado
Persona a la que se le encomienda el seguimiento de los cambios propuestos.
Responsable del rea administrativa
Funcionario que realiza los movimientos relativos a la reestructuracin de unidades
administrativas y puestos.
Responsables del rea jurdica
Actualiza el reglamento interno y otras disposiciones jurdicas que inciden el
funcionamiento de la institucin.
Responsable del rea afectada
La reestructuracin de organigramas y funciones. En caso de existir una unidad de
mejoramiento administrativo, sta puede brindar soporte tcnico al resto de los
encargados de los cambios estructurales.
4 Fuentes de cambio
Por lo general, los procesos de reestructuracin en el sector pblico obedecen a
directrices dictadas por el titular del Ejecutivo Federal, de los secretarios de Estado o de
los responsables de las entidades para estatales, con base a aspectos tales como:
Fusin, cancelacin o liquidacin de instituciones.
Cambio de adscripcin sectorial.
Creacin de instituciones.
Reagrupacin o redireccionamiento de funciones.
Cambio en las polticas de gobierno.
Criterios generales para la elaboracin de organigramas en el sector
privado
1 Origen
La mayora de las organizaciones privadas llevan acabo revisiones ms o menos
peridicas de su estructura y mtodos de trabajo, las que traen como consecuencia
modificaciones, las cuales pueden ser desde simples variaciones en la distribucin de
cargas de trabajo hasta la preparacin de una nueva estructura administrativa.
2 Mecnica
Este aspecto depende de la magnitud de los cambios organizacionales, del tipo de
respuesta que debe de darse en materia de tiempo, recursos y nivel tcnico para su
instrumentacin.
Convencionalmente, los cambios de esta naturaleza pueden agruparse en:
Bsicos
stos implican ajuste a operaciones, actividades o funciones en mnima medida, que
pueden producir cambios en el organigrama no ms all de nivel departamental o de
oficina.
Slo se necesita una propuesta bien fundamentada y autorizada, que incluya la
referencia funcional y de la estructura orgnica que se afecta, as como las ventajas que
el cambio reportar a la organizacin.
De alcance medio
Estos cambios implican variantes funcionales y estructurales que afectan a la
organizacin hasta el nivel gerencial.
En este caso se aplica el procedimiento general para la elaboracin y/o actualizacin de
organigramas.
Globales
dependen.
No pueden tratarse de un rgano superior, siempre dependen de otro.
rgano Descentralizado:
Es creado invariablemente por un acto legislativo.
Tienen rgimen jurdico propio.
Tienen personalidad jurdica propia, que les otorga ese acto legislativo.
Tienen rganos de direccin, administracin y representacin.
Cuentan con una estructura administrativa interna.
Cuentan con patrimonio propio.
Objeto propio.
- Rgimen fiscal.