Proceduri de Control Si Audit

UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI,
PROTECIEI SOCIALE I
PERSOANELOR VRSTNICE
AMPOSDRU
Fondul Social European

POSDRU 2007-2013
Instrumente Structurale
2007-2013
OIPOSDRU
UNIVERSITATEA BABE-BOLYAI
CLUJ-NAPOCA
Investete n oameni!
Proiect cofinanat din Fondul Social European prin
Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 2013
Axa prioritar 1 Educaia i formarea profesional n sprijinul creterii economice i dezvoltrii societii bazate pe cunoatere
Domeniul major de intervenie 1.2 Calitate n nvmntul superior
Titlul proiectului Adaptarea curriculei universitare, de masterat, la cerinele pieei muncii din Romnia n domeniul proiectelor finanate din
fondurile structurale i de coeziune
Contract POSDRU/86/1.2/S/64076
Introducere in
principiile controlului intern
aplicate proiectelor cu finantare europeana
Note de curs
FONDUL SOCIAL EUROPEAN
Investete n
OAMENI
Adaptarea curriculei universitare, de masterat, la cerinele pieei

muncii din Romnia n domeniul proiectelor finanate din
POSDRU/86/1.2/S/64076
Proiect cofinanat din Fondul Social European
prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane
ROMNIA
UNIVERSITATEA BABE-BOLYAI CLUJ-NAPOCA
Str. Mihail Koglniceanu, nr. 1, 400084 Cluj-Napoca
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
E-mail: fondurieuropene@staff.ubbcluj.ro
Web: http://centre.ubbcluj.ro/fondurieuropene
2007-2013
Pag. 1/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
Continut
Introducere in materia controlul intern, referentiale, definitii .................................................................. 3
1.1. Referentiale ale controlului intern ................................................................................................... 11
1.2. Definiii importante in contextul gestiunii fondurilor europene ..................................................... 14
1.3. Concluzii ......................................................................................................................................... 17
2. Proiectarea sistemului controlului intern pornind de la principiile COSO ............................................. 19
2.1. Mediul de control ............................................................................................................................ 21
2.1.1.
Etica si integritatea .................................................................................................................. 22
2.1.2.
Supervizarea managementului................................................................................................ 28
2.1.3.
Structuri si responsabilitati...................................................................................................... 32
2.1.4.
Angajament pentru competenta ............................................................................................. 36
2.1.5.
Responsabilitatea in efectuarea controalelor ......................................................................... 41
2.2. Evaluarea riscurilor ......................................................................................................................... 43
2.2.1.
Definirea obiectivelor .............................................................................................................. 44
2.2.2.
Identificarea si analizea riscurilor legate de atingerea obiectivelor pentru a stabili modul in
care acestea vor fi gestionate. ................................................................................................................ 51
2.2.3.
In scopul evaluarii riscurilor, entitatea ia in considerare posibile fraude. .............................. 55
2.2.4.
Organizatia idenntifica si evalueaza schimbari care ar putea afecta in mod semnificativ
sistemul controlului intern. ..................................................................................................................... 60
2.3. Activitati de control ......................................................................................................................... 61
2.3.1.
Entitatea selecteaza si dezvolta activitati de control care contribuie la gestionarea riscurilor,
in vederea atingerii obiectivelor la un nivel corespunzator.................................................................... 64
2.3.2.
Entitatea dezvolta controale prin utilizarea tehnologiei ........................................................ 66
2.3.3.
Activitatile de control sunt prevazute in politicile si procedurile entitatii.............................. 66
2.4. Informatia si comunicarea ............................................................................................................... 67
2.5. Monitorizarea controalelor .............................................................................................................. 68
1.
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 2/69
UNIUNEA EUROPEAN
1.
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
Introducere in materia controlul intern, referentiale, definitii
Orice entitate, publica sau privata, este constituita de catre fondatori intr-un scop anume, avand
anumite tinte, care pot fi atinse prin punerea in practica a unor strategii avand la baza obiective
operationale. Unele obiective pot fi specifice anumitor entitati (atingerea si mentinerea in perioadele
de referinta a indicatorilor financiari si/sau nefinanciari proprii sectorului/activitatii), iar altele
generale (succesul organizatiei, raportari fiabile pentru actionari/fondatori, recrutarea si mentinerea
angajatilor calificati/competenti, dobandirea si mentinerea unei bune reputatii pe piata, respectarea
legilor si a reglementarilor specifice, etc.).
Fondatorii sunt cei care imprima directia de dezvoltare a entitatii prin intermediul unui organism
colegial de coordonare tinut responsabil cu implementarea (Consiliul de Administratie, Consiliul
Director, sau alte structuri de acest tip). Membrii organismului colegial sunt cei care cunosc
raspunsul la intrebarea ce vrem sa facem? si ar trebui sa cunoasca si raspunsul la intrebarea ce sa facut? in raport cu planurile initiale, convenite si acceptate de catre fondatori. Membrii
organismului colegial sunt propusi spre aprobare pentru a fi numiti sau demisi din functiile lor
adunarilor generale a fondatorilor (Adunarea Generala a Actionarilor, a Asociatilor, etc.). Numirea
se face raportat la asteptarea fondatorilor cu privire la capacitatea prezumtivului membru al
organismului colegial de a adera la si urmari in cel mai adecvat mod realizarea obiectivelor, iar
demiterea se face raportat la constatarea majoritatii calificate a fondatorilor cu privire la
comportamentul considerat ca inadecvat al membrului organismului colegial de coordonare. Din
punct de vedere profesional un comportament considerat ca inadecvat poate sa fie determinat de
perceptia fondatorilor asupra lipsei de angajare in a pune in practica politicile entitatii, in a controla
modul in care acestea sunt puse in practica la nivelele inferioare, in a proiecta si/sau conduce masuri
corective in legatura cu punerea in practica a acestor politici.
Studiul de caz nr. 1: Inadecvarea comportamentului membrului Consiliului de Administratie

Dl. Popescu, actionar nesemnificativ al entitatii este propus si votat ca membru al Consiliului de
Administratie al entitatii datorita competentelor sale in gestionarea proiectelor europene, in
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 3/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
conditiile in care entitatea este eligibila si pregatita sa depuna proiecte pentru fonduri europene in
exercitiul urmator. Adunarea Generala a Actionarilor aproba si proiectul de buget pentru anul
urmator in care sunt cuprinse doua bugete ale unor proiecte considerate ca importante pentru
dezvoltarea entitatii, aprobandu-se totodata doua posturi pentru angajarea unor specialisti in
atragerea de finantari europene. Ulterior numirii, dl. Popescu creaza in cadrul entitatii o structura
responsabila cu atragerea finantarilor in care ii angajeaza pe sotia si pe nepotul sau favorit,
persoane care au mai lucrat ca angajati in alte proiecte gestionate de dl. Popescu in trecut. Dupa un
an a fost semnat un singur contract, al doilea proiect fiind respins de catre finantator. Dl. Popescu ii
transfera pe cei doi in echipa de implementare a proiectului aprobat. Membrul Consiliului de
Administratie a procedat:
a. Corect, persoanele angajate sunt de incredere si au experienta necesara;
b. Corect, trebuia creata o structura si angajat personal competent;
c. Gresit, este singurul membru al CA avand competente in domeniu iar datorita relatiei de
afinitate nu i-a putut controla cu adevarat niciodata;
d. Gresit, cele doua persoane au lucrat doar ca angajati, nu sunt experti in atragerea de
finantari, deci nu au competenta necesara ocuparii posturilor;
Dl. Popescu a fost angajat membru al CA nu datorita numarului de actiuni detinute ci datorita
asteptarilor fondatorilor cu privire la comportamentul sau profesional, in conditiile in care
oportunitatea atragerii finantarilor europene era justificata de politica de dezvoltare a entitatii. In
loc sa manifeste atasament total la obiectivul entitatii, dl. Popescu a preferat sa angajeze in entitate
membri apropiati ai familiei avand o experienta profesionala indoielnica in raport cu cerintele fisei
postului, in conditiile in care el stia acest lucru, bazandu-se pe faptul ca ceilalti membri ai CA sau
manageri ai entitatii nu vor face distinctia intre accesarea finantarii si implementarea proiectului.
Membrii organismului colegial de coordonare propun asadar si isi asuma responsabilitatea realizarii
politicilor de dezvoltare a entitatii, utilizand pentru aceasta bugetul aprobat de catre fondatori. De
cele mai multe ori insa acesti membri au competente limitate in domeniul specific de activitate al
entitatii si sunt relativ putini raportat la amplitudinea activitatilor specifice entitatii. Pentru a-si
putea onora responsabilitatile, angajeaza in entitate si ulterior controleaza manageri, specialisti in
domeniile cheie ale activitatilor entitatii, oameni care datorita competentei profesionale recunoscute
pot sa raspunda intrebarii cum? vor fi atinse obiectivele operationale. Este asadar in
responsabilitatea membrilor organismului colegial de coordonare sa transfere obiectivele generale
ale entitatii, asa cum au fost acestea aprobate de catre fondatori, in obiective specifice, pentru
realizarea carora vor angaja si controla specialistii din conducerea structurilor entitatii. Managerii,
angajati in baza contractului de management vor avea obligatii cuantificate in indicatori convergenti
obiectivelor specifice ale entitatii, asa cum au fost acestea descrise de catre organismul colegial de
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 4/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
coordonare. Managerii vor avea obligatii ce tin de realizarea operatiunilor entitatii in mod eficient si
eficace, cu respectarea legilor si altor norme in vigoare, raportand pentru acestea organismului
colegial cu frecventa stabilita in contractul de management. Membrii organismului colegial de
coordonare vor utiliza la randul lor rapoartele managerilor pentru a-si prezenta propriul raport
adunarii generale a fondatorilor. Din punctul de vedere al fondatorilor, existenta unei segregari reale
a membrilor organismelor colegiale de manageri este esentiala, fara aceasta fondatorii neavand
practic nicio asigurare cu privire la eficienta, eficacitatea si legalitatea operatiunilor, la
rezultatele/beneficiile asteptate ca urmare a infiintarii/functionarii entitatii. Principiile ce trebuie
avute in vedere atat la angajarea managerilor cat si la selectarea membrilor organismului colegial
sunt independenta si competenta profesionala. Independenta nu trebuie privita simplist ca o
incompatibilitate la ocuparea simultana a celor doua functii de catre aceeasi persoana ci in sens larg,
luand in considerare orice fel de interese comune sau afinitati pe care ocupantii celor doua categorii
de functii aflate in raporturi de subordonare le pot avea si care ii pot impiedica in a avea un
comportament profesional integru.
Studiul de caz nr.2 Conflict de interese la angajarea managerului

Doi din cei trei membri ai Consiliului de Administratie a entitatii sustin candidatura la postul de
director general al entitatii (manager) a unui bun prieten al lor, fiind asociati cu acesta intr-o
firma avand obiect de activitate diferit de cel al entitatii ce angajeaza manager. Isi sprijina
argumentele pe relatia lor indelungata de prietenie, dar si pe CV-ul persoanei, care
demonstreaza atasament fata de entitatile in care a lucrat si vasta experienta de management. In
final se supue la vot si decizia se ia doar cu votul celor doi prieteni. Cel de-al treilea membru al
organismului colegial s-a opus. Acesta a procedat:
a. Gresit, CV-ul candidatului prezenta toate elementele de competenta si asigura asupra
onestitatii acestuia;
b. Gresit, pentru ca s-a opus deciziei deja luate de catre ceilalti doi membri;
c. Corect deoarece nu a fost consultat in prealabil si nu il cunostea pe candidat;
d. Corect deoarece cunostea isoria relatiei de prietenie a celor trei si a considerat ca nu
exista garantii privind eficienta controlului pe care cei doi colegi ai lui il pot exercita
asupra noului manager
Cei trei se cunosc de mult timp si exista riscul ca increderea celor doi sa nu fie completata de
controale consistente, sau daca acestea sunt totusi puse in practica pot sa apara probleme in
implementarea concluziilor.
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 5/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
Managerii au asadar in fata organismului colegial de coordonare responsabilitatea atingerii

indicatorilor din contractele de management si respectiv a obiectivelor specifice. Obiectivele
specifice asumate de catre manageri trebuie sa fie SMART (Specifice, Masurabile, sa poata fi
Atinse, Realiste pentru perioada de Timp avuta in vedere). Daca obiectivul general asumat de catre
organismul colegial in fata adunarii generale a fondatorilor este atingerea in anul urmator a unei
cifre de afaceri X simultan cu mentinerea ratei profitului la Y%, transpus in obiectiv specific al
managerului i acesta poate fi formulat prin descompunerea obiectivului general atingerea in anul
urmator a unei cifre de afaceri Xi simultan cu mentinerea ratei profitului la Yi% la care se adauga
precizari specifice : prin cresterea productiei produsului v cu z unitati, prin cresterea productivitatii
muncii cu z procente, etc.
In lipsa unor cuantificari complete a indicatorilor, managementul are un camp foarte larg de actiune
in utilizarea bugetelor entitatii, neasigurand in niciun fel organismul colegial asupra utilizarii
eficiente si eficace a resurselor; organismul colegial neputand asigura, la randul sau adunarea
generala a fondatorilor asupra obtinerii beneficiilor viitoare pe care le-au promis si asumat.
Studiul de caz nr.3 Erori in cunatificarea obiectivelor specifice

Consiliul de Administratie a primit mandat din partea Adunarii Generale a Actionarilor sa
intreprinda in anul viitor masurile necesare pentru asigurarea unui profit de minim 10% la o
crestere a cifrei de afaceri de cel putin 20%. Membrii C.A. transpun acest angajament al lor fata
de actionari in anexa cu indicatorii managerului astfel: asigurarea unui profit de minim 12% la
o crestere a cifrei de afaceri de cel putin 24%, luandu-si o marja de 20%, bazat pe
performantele anterioare ale managementului. C.A a procedat :
a. Corect, a transpus toti indicatorii asumati;
b. Gresit, a crescut valorile pentru manager, acesta nu este obligat sa atinga alti indicatori
decat cei aprobati de catre AGA;
c. Gresit, nu a prevazut modul de formare al indicatorilor;
d. Corect, membrii CA s-au asigurat ca indicatorii vor fi realizati prin suplimentarea
acestora la manager.
Constatand in luna octombrie ca nu va putea atinge indicatorii, managerul isi reciteste contractul
si ia decizia instrainarii unei cladiri. Astfel, insumat la activitatea operationala de pana atunci
atinge indicatorii asumati. Dar entitatea si-a diminuat activele, ceea ce poate conduce la
dificultatea sustinerii indicatorilor din anii viitori.
Managerul isi asuma prin contract atingerea indicatorilor specifici, dar nu ii poate realiza singur.
Acesta are la dispozitie o structura de personal, avand atributii si responsabilitati diverse, diverse
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 6/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
active si dreptul de a gestiona bugetele aprobate. Managerul decide asupra modului in care
indicatorii specifici cuprinsi in contractul sau de management sunt realizati prin utilizarea activelor
si personalului entitatii, stabilind regulil si urmarind respectarea acestora in realizarea sarcinilor si a
responsabilitatilor.
Abaterile de la regulile stabilite si normele aplicabile domeniului pot constitui nereguli sau fraude.
Impactul erorilor, neregulilor sau fraudelor difera in functie de marimea entitatii. In entitatile mici,
infiintate si mentinute de catre un grup extrem de restrans de persoane sau in familie, prezumtia de
buna intentie dublata de verificari ale unui volum mic de operatiuni poate functiona pentru a asigura
in mod rezonabil factorii interesati asupra corectitudinii derularii afacerii. In cazul entitatilor mari
impactul unor erori, nereguli sau fraude poate fi mult mai important, afectand o populatie mai
numeroasa, sumele fiind deasemenea mult mai importante.
In cazul entitatilor mari, lipsa unor masuri integrate, coerente de control, poate permite efectuarea
de raportari frauduloase ce pot ascunde deturnari de fonduri, conducand in final la falimentul
corporatiilor sau la pagube nerecuperate in bugetele publice. S-a ridicat in discutie guvernanta
corporativa, setul de reguli dupa care o companie este organizata si condusa, ansamblul proceselor
si structurilor implementate de management in scopul informarii, directionarii, conducerii si
monitorizarii activitatilor entitatii catre atingerea obiectivelor sale;
Managerul nu va putea asadar controla totul, el trebuie sa instituie si sa aplice controale in toate
functiunile entitatii. Controlul se efectueaza comparand realitatea faptica cu descrierea functiunii,
iar in cazul constatarii diferentelor nefavorabile se procedeaza la corectarea descrierii (imbunatatirea
procedurii) si la proiectarea si aplicarea unei noi secvente de control pentru a putea verifica in viitor
corectitudinea implementarii proceselor. Chiar si in cazul in care nu se constata diferente,
managerul nu va putea fi absolut sigur asupra corectitudinii implementarii proceselor deoarece
controalele au o anumita durata si sunt exercitate prin oameni.
Orice activitate de control intern se proiecteaza si executa in vederea diminuarii impactului asociat
riscurilor ce pot sa se materializeze in activitatea unei entitati. Controlul intern este dispus si realizat
pentru a oferi managementului asigurari rezonabile cu privire la: operatiuni (eficienta si eficacitate),
raportari (fiabilitatea raportarilor) si conformitate (legalitate, regularitate, etc). Nivelul de asigurare
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 7/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
nu este absolut deoarece pe de o parte controlul este efectuat de oameni, pe de alta parte controlul
costa. Nu ar trebui organizate controale in lipsa unor riscuri si nici nu ar trebui ca potentiale riscuri
sa nu aiba un raspuns corespunzator prin actiuni de control. Actiunile de control vor fi calibrate in
functie de probabilitatea si semnificatia efectelor asupra entitatii ale riscului materializat.
Studiul de caz nr. 4: Decontari eronate prin caserie Ca urmare a volumului mare de documente
decontate prin caseria proiectului (subventii pentru participantii la cursuri, cazare pentru
participanti si lectori, bonuri de combustibil, etc.) exista riscul ca anumite operatiuni sa fie
inregistrate in registrul de casa ca fiind cheltuieli aferente proiectului, dar sa nu fi fost ocazionate
de activitati eligibile ale proiectului. In vederea diminuarii efectelor riscului materializat,
managerul proiectului decide verificarea documentelor justificative/deconturilor avand valoare mai
mare de 300 de lei de catre seful ierarhic direct al casierului. Ca urmare a verificarilor se constata
totusi plata anumitor deconturi, de mica valoare ce nu pot fi asociate proiectului. Managerul a
procedat:
a. Gresit, indiferent de numarul de deconturi platite zilnic, acestea trebuiau verificate de catre
seful casierului in totalitate;
b. Gresit, timpul pierdut de seful ierarhic cu verificarile ar fi putut fi utilizat altfel, chiar si cu
aceste verificari au fost efectuate plati eronat;
c. Corect, managerul nu avea cum sa obtina o asigurare absoluta decat in cazul in care ar fi
verificat chiar el toate deconturile;
d. Variantele a si b
Verificarea de catre o alta persoana a tuturor deconturilor este costisitoare si intarzie decontarile. Sar putea ca salariul celui care controleaza sa nu se justifice in raport cu efectele controlului. Cu
toate ca raman plati facute fara o justificare adecvata, acestea sunt cazuri nesemnificative financiar.
In cazul in care totusi platile facute inafara proiectului sunt multe, semnificatia riscului poate creste
cu frecventa acestuia. In acest caz se impune o masura suplimentara de control, aplicata casierului,
acesta urmand sa verifice si codul activitatii eligibile inscris pe documentul justificativ.
Controalele au asadar rolul de a asigura in mod rezonabil managementul si nu de a asigura in mod

absolul; cu cat nivelul asigurarii este mai ridicat, cu atat controalele sunt mai costisitoare: implica
mai multe persoane, au intindere mai mare (se cuprind mai multe operatiuni), si se realizeaza intr-o
perioada de timp mai mare.
Studiul de caz nr. 5: Reteaua de alimentare Ca urmare a necorelarilor intre continutul listelor de
cantitati cuprinse in proiectul tehnic si situatia de lucrari de la finalul lucrarii, managerul unui
proiect de modernizare a retelei de alimentare cu gaze natural considera ca exista riscul ca patul de
nisip pe care a fost asezata conducta subterana de gaz sa nu aiba grosimea prevazuta in proiect.
Acesta decide decopertarea intregii lucrari si constata peste doua luni ca nisipul lipseste cu
desavarsire de pe mai multe portiuni ale retelei. In aceasta situatie solicita remedierea lucrarii pe
cheltuiala constructorului. Managerul a procedat:
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 8/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
a. Gresit, putea sa efectueze sondaje si sa constate situatia in mai putin de trei zile
b. Corect, oricum reteaua trebuia decopertata
c. Gresit, reteaua nu trebuia decopertata pe intreaga lungime
d. Corect, oricum plateste constructorul
Principalul risc al lucrarilor consta in neincadrarea in termenele de executie, orice intarziere putand
conduce la neincadrarea in graficul initial aprobat de catre finantator, si deci la aparitia de
cheltuieli neeligibile (lucrari efectuate dupa incheierea proiectului). Materializarea riscului poate fi
deci semnificativa, semnificatia crescand cu intarzierile in executie. Astfel, managerul trebuie sa
adreseze masurile de control adresate riscului identificat de el (lipsa nisipului) corelat cu celelalte
riscuri de care este constient (neincadrarea in termenele de executie). Sondajele se efectueaza mai
rapid decat decopertarea intregii lucrari si pot oferi managerului o asigurare rezonabila cu privire la
poartiunile de retea in care sunt necesare decopertarile.
O situatie similara poate fi identificata in cazul rapoartelor de activitate al personalului angajat.
Managerul poate urmari in mod eficient atingerea rezultatelor activitatilor si nicidecum numarul de
ore prestat de catre fiecare angajat.
Studiul de caz nr. 6: Fisele de pontaj ale angajatilor. Ca urmare a necorelarii continutului
rapoartelor de activitate ale participantilor la aceleasi activitati ale unui proiect finantat din fonduri
europene, managerul, obligat sa verifice si sa aprobe pontajele ulterior verificarii constata ca
exista riscul unor raportari si ulterior decontari de salarii eronate. Incearca sa se asigure asupra
realitatii celor prezentate in rapoarte prin discutii cu cele trei persoane ale caror rapoarte prezinta
necorelari, dar constata in luna urmatoare ca necorelarile persista. In vederea diminuarii efectelor
riscului decide sa solicite sefului ierarhic direct al celor trei contrasemnarea rapoartelor de
activitate. Masura este:
a. Corecta, seful ierarhic ii va urmari personal pe cei trei si se va asigura la randul sau ca orele
pontate sunt reale
b. Gresita, doar contrasemnarea rapoartelor, fara o verificare a managerului de proiect asupra
modului in care seful ierarhic isi indeplineste atributiile nu diminueaza efectele riscului
c. Gresita, seful ierarhic are deja sarcini suficiente ale caror rezolvare ii consuma timpul
pontat
d. Corecta, sarcina delegata catre seful ierarhic al celor trei elimina raspunderea managerului
proiectului, daca finantatorul constata erori, managerul nu va fi facut responsabil
Sarcina delegata trebuie verificata. Orice delegare reuseste doar in cazul in care s-a realizat si un
transfer al responsabilitatii. Responsabilitatile nu pot fi transferate in intregime de la sef la
subaltern, astfel incat acesta ramane raspunzator pentru modul in care subalternii isi ating
obiectivele. Asadar, orice delegare catre persoane care nu-si asuma responsabilitatea noii sarcini,
sau neurmata de activitati de control corespunzatoare nu reprezinta altceva decat un abandon al
sarcinilor.
Controlul poate fi exercitat inainte ca operatiunea sa fie realizata (control anterior, ex-ante) in
timpul realizarii (control simultan, on-going) sau ulterior incheierii operatiunii. Controalele anterior
si simultan au rol preventiv, cel ulterior are rol concluziv. Rezultatele controlului trebuiesc
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 9/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
prezentate managerului, astfel incat acesta sa poata proiecta si implementa noi controale in cazul in
care constata aparitia unor riscuri noi sau a inefcientei sau inexistentei unor controale pentru riscuri
identificate.
Studiul de caz mr. 7: Controlul financiar preventiv. Controlul financiar preventiv este un
control anterior obligatoriu pentru institutiile publice, acesta avand ca scop asigurarea
managementului cu privire la legalitatea si incadrarea bugetara corespunzatoare a sumelor
cheltuite. Primarul unui municipiu constata ca Autoritatea de Management a refuzat la rambursare
sume cheltuite de catre municipiu in legatura cu proiectul aprobat, sume verificate si avizate
anterior efectuarii cheltuielor de catre responsabilul CFP din primarie. In vederea diminuarii
materializarii riscului in viitor ia masura demiterii responsabilului CFP, angajeaza prin concurs o
alta persoana pe care o atentioneaza asupra situatiei create si contesta in instanta decizia Autoritatii
de Management. Primarul a procedat:
a. Corect, responsabilul CFP s-a dovedit incompetent;
b. Corect, decizia Autoritatii de Management a fost arbitrara, municipiul va castiga procesul
in instanta;
c. Gresit, responsabilul CFP trebuia controlat la randul sau cu privire la platile in cadrul
proiectelor si asistat in cazul in care se constata ca nu are competenta necesara;
d. Gresit, oricum municipiul nu-si va mai putea deconta sumele respective in cadrul
proiectului
Constatam ca un control ulterior poate sa produca si efecte in plan financiar (nerambursarea
anumitor cheltuieli) concluzionand chiar si indirect asupra eligibilitatii cheltuielilor. Masura
primarului de a-l demite pe responsabilul CFP n-a tinut seama de detalii; exista posibilitatea ca
responsabilul CFP sa nu fi gresit, controlul sau anterior atingandu-si obiectivele: cheltuiala a fost
legala si cu incadrare bugetara corecta la data avizului. Mai mult, in controlul anterior a utilizat o
lista de verificare si operatiunea a fost considerata corespunzatoare sub toate aspectele verificate.
In aceasta situatie listele de verificare ale CFP trebuiesc modificate in sensul includerii elementelor
de conformitate specifice liniei de finantare utilizata. Obiectivele controlului anterior trebuiesc
alienate la cele ale controlului ulterior efectuat de catre finantator.
Activitatile de control intern sunt asadar adresate riscurilor identificate, sistemele de control
proiectate pentru o functiune a entitatii sunt specifice acesteia, activitatile de control proiectate
pentru a diminua impactul aparitiei riscurilor identificate de catre o entitate nu vor oferi aceleasi
rezultate daca sunt aplicate in cadrul altei entitati, care se confrunta fie cu alte riscuri fie cu aceleasi
riscuri da avand alta probabilitate/semnificatie. Activitatile sunt asadar specifice unei conjuncturi
determinate de riscuri specifice. Principiile pe care aceste activitati sunt construite pot fi insa
comune, acestea trebuiesc cunoscute si utilizate de catre profesionisti in activitatea lor in legatura cu
auditul si controlul intern. Principiile sunt reunite in asa numitele referentiale.
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 10/69
UNIUNEA EUROPEAN
1.1.
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
Referentiale ale controlului intern
COSO a fost infiintat in 1985 in Statele Unite ale Americii in scopul sprijinirii Comisiei Nationale
pentru Raportari Financiare Frauduloase, o initiativa independenta a sectorului privat ce studia
cauzalitatea factorilor ce pot conduce la raportari financiare frauduloase ale entitatilor. Aceasta
Comisie a fost sprijinita de catre cinci mari asociatii profesionale americane: Asociatia Contabililor
Americani (the American Accounting Association - AAA), Institutul American al Contabililor
Autorizati (the American Institute of Certified Public Accountants - AICPA), Asociatia
Internationala a Directorilor Financiari (Financial Executives International - FEI), Institutul
Auditorilor Interni (The Institute of Internal Auditors - IIA), si Asociatia Nationala a Contabililor
(the National Association of Accountants), in prezent Institute of Management Accountants (IMA).
Absolut independent de fiecare dintre organizatiile mentionate mai sus au fost inclusi si
reprezentanti ai industriei, finantelor, firmelor de investitii, si ai Bursei de Valori de la New York.
Primul presedinte al Comisiei a fost James C. Treadway de unde si denumirea uzuala a Comisiei:
Comisia Treadway. Comisia Treadway a recomandat ca organizatiile care au lucrat impreuna sa
continue dezvoltand ghiduri integrate privind controlul intern. Astfel, cele cinci organizatii
mentionate mai sus au format noua structura denumita Committee of Sponsoring Organizations of
the Treadway Commission (COSO).
Scopul COSO este acela de a sprijini managementul in legatura cu trei subiecte interrelationate:
managementul riscurilor, controlul intern si detectarea fraudei.
In ceea ce priveste controlul intern, in 1992 a fost publicata lucrarea Controlul Intern cadru
integrat. In 2004 a fost publicata lucrarea Managementul Riscurilor Intreprinderii cadru
integrat, care aduce un plus de detaliere cadrului initial. Apoi in 2009 a fost publicat ghidul privind
monitorizarea sistemelor de control intern. In 2010 COSO si-a anuntat intentia de a actualiza
lucrarea Controlul Intern cadru integrat la 20 de ani de la publicarea acesteia in 19921. Noul
ghid va fi publicat in primul trimestru al anului 2013, dupa finalizarea unei campanii de colectare si
analiza a contributiilor diversilor experti interesati in actualizarea cadrului COSO, campanie care a
durat aproape un an.
1
www.coso.org
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 11/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
INTOSAI (Organizatia Institutiilor Supreme de Audit) a fost creata in 1953 in scopul promovarii
dezvoltarii capacitatilor de audit la nivel international si transferului de cunostinte. Membrii
organizatiei sunt Autoritati Nationale de Audit, Curtea Europeana de Conturi precum si institutii
afiliate. Standardele Internationale ale Institutiilor Supreme de Audit (ISSAI) au fost generate de
catre organizatie in indeplinirea misiunii sale si acopera domenii ce tin de preocuparea auditorilor
publici externi. Relevante pentru lucrarea de fata sunt preocuparile ce se incadreaza in buna
guvernanta, respectiv ghidurile codificate INTOSAI GOV 9100 9230 Standarde contabile si de
control intern.
INTOSAI a definit standardele de control intern inca din 1992, simultan cu preocuparile Comisii
Treadway. In 2001 s-a decis aducerea la zi a ghidurilor din 1992 prin incorporarea in documentul
INTOSAI a evolutiilor recente relevante dar si a conceptului COSO. Prin implementarea modelului
COSO, INTOSAI a urmarit sa contribuie la dezvoltarea unei intelegeri comune a controlului intern,
pe langa aducerea la zi a conceptelor acestuia, in legatura si pentru sectorul public.
INTOSAI GOV 9100 contine standardele de control intern ale entitatilor publice si a fost aprobat in
2004, ca urmare a sugestiilor tuturor organizatiilor membre, pornind de la modelul cadrului integrat
COSO din 19922. In versiunea sa actuala, INTOSAI GOV 9100 preia si dezvolta pentru sectorul
public modelul COSO, astfel incat membrii pot avea, cu incepere din 2004 o abordare comuna a
controlului intern3. Atat Curtea Europeana de Conturi cat si Curtea de Conturi a Romaniei sunt
membre ale INTOSAI, contributia acestor institutii la dezvoltarea cadrului legal european si
national bazandu-se si pe cunostintele disponibile in cadrul standardelor INTOSAI. Din pacate,
INTOSAI nu a mai actualizat standardele de control intern din 2004, astfel incat noile evolutii
urmarite si consemnate de COSO nu se mai regasesc in standardele INTOSAI.
In Romania, actualul sistem de controlul intern a fost introdus incepand cu anul 1999 in dorinta
armonizarii legislatiei nationale cu acquis-ul comunitar, ca etapa necesara pentru aderarea la
2
3
http://www.issai.org/composite-194.htm
INTOSAI GOV 9100 disponibil pe http://www.issai.org/composite-194.htm
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 12/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
Uniunea Europeana. Astfel, in Capitolului de negociere nr. 28 Control Financiar4 deschis in anul
2002, erau prevazute trei elemente: controlul intern, auditul extern si protejarea intereselor
financiare ale Uniunii Europene. Daca protejarea intereselor financiare ale UE erau si sunt
considerate prioritare de catre Comisie, impunandu-se prin Regulamente reguli si institutii cu
atributii in urmarirea neregulilor si fraudelor si recuperarea sumelor platite necuvenit, nu acelasi
lucru s-a intamplat cu auditul extern si controlul intern. Aceste doua subcapitole, extrem de
importante pentru gestiunea banilor publici nationali, au fost lasate in seama Romaniei, cu
recomandarea urmaririi si implementarii standardelor UE si a celor mai bune practici in domeniu.
Ordonanta 119 din 1999 defineste controlul intern prin obiectivele sale generale, facand referire la
realizarea atributiilor concordante cu misiunea, cu respectarea reglementarilor, economic, eficace si
eficient, in conditiile dezvoltarii unor sisteme de date si informatii financiare adecvate. Tot aici este
introdus si conceptul de buna gestiune financiara, in responsabilitatea persoanelor care gestioneaza
fonduri publice.
Armonizarea a fost realizata prin alinierea, in anul 2005 la referentiarul COSO, Ordinul
Ministerului Finantelor Publice nr. 946/2005 revizuind obiectivele controlului intern prin
precizarea acestora, alineat la modelul COSO: eficacitate si eficienta, fiabilitatea informatiilor
financiare si conformitatea la cadrul de reglementare in vigoare. Cu toate ca actul normativ
mentionat a fost aprobat ulterior intrarii in vigoare a INTOSAI GOV 9100, nu a fost preluata
definitia acestuia, in special partea legata de utilizarea corespunzatoare a resurselor si protejarea
acestora impotriva distrugerii si fraudei lipsind cu desavarsire. Ordinul 946 mai face un pas inainte,
definid cele 25 de standarde de control intern ca un minim de reguli de management pe care
institutiile publice trebuie sa le urmeze. Din pacate legislatia nationala nu prevede obligatii in acest
sens pentru organizatiile private care utilizeaza fonduri publice in activitatile proprii, si care ar
trebui, in cadrul normativ existent5 sa respecte principiul bunei gestiuni financiare.
Controlul financiar. - Pipera : Dacris, 2004 ISBN 976-86951-2-0

Art. 5 alin (1) al OUG 119 din 31 august 1999 republicata privind controlul intern si controlul
financiar preventiv
5
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 13/69
UNIUNEA EUROPEAN
1.2.
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
Definiii importante in contextul gestiunii fondurilor europene
neregul - orice abatere de la legalitate, regularitate i conformitate n raport cu dispoziiile

naionale i/sau europene, precum i cu prevederile contractelor ori a altor angajamente legal
ncheiate n baza acestor dispoziii, ce rezult dintr-o aciune sau inaciune a beneficiarului ori a
autoritii cu competene n gestionarea fondurilor europene, care a prejudiciat sau care poate
prejudicia bugetul Uniunii Europene/bugetele donatorilor publici internaionali i/sau fondurile
publice naionale aferente acestora printr-o sum pltit necuvenit;
fraud - infraciunea svrit n legtur cu obinerea ori utilizarea fondurilor europene i/sau a
fondurilor publice naionale aferente acestora, ncriminat de Codul penal ori de alte legi speciale;
activitatea de prevenire a neregulilor - identificarea i gestionarea riscurilor, elaborarea i
urmrirea aplicrii procedurilor de management i a celorlalte instrumente de control intern, care s
asigure corectitudinea acordrii i utilizrii fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale
aferente acestora;
control intern - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitatii publice, inclusiv
auditul intern, stabilite de conducere in concordanta cu obiectivele acesteia si cu reglementarile
legale, in vederea asigurarii administrarii fondurilor in mod economic, eficient si eficace; acesta
include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele si procedurile;
audit public intern - activitate functional independenta si obiectiva, de asigurare si consiliere,

conceputa sa adauge valoare si sa imbunatateasca activitatile entitatii publice; ajuta entitatea
publica sa isi indeplineasca obiectivele, printr-o abordare sistematica si metodica, evalueaza si
imbunatateste eficienta si eficacitatea managementului riscului, controlului si proceselor de
guvernanta;
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 14/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
control financiar preventiv - activitatea prin care se verifica legalitatea si regularitatea

operatiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, inainte de aprobarea
acestora;
buna gestiune financiara - persoanele care gestioneaz fonduri publice sau patrimoniul public au
obligaia s realizeze o bun gestiune financiar prin asigurarea legalitii, regularitii,
economicitii, eficacitii i eficienei n utilizarea fondurilor publice i n administrarea
patrimoniului public.
economicitate - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale
unei
activitati,
cu
mentinerea
calitatii
corespunzatoare
acestor
rezultate;
eficacitate - gradul de indeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activitati si

raportul dintre efectul proiectat si rezultatul efectiv al activitatii respective;
eficienta - maximizarea rezultatelor unei activitati in relatie cu resursele utilizate;
conformitate - caracteristica unei operatiuni, a unor acte sau fapte administrative produse in cadrul
unei entitati publice de a corespunde politicii asumate in mod expres in domeniul respectiv de catre
entitatea in cauza sau de catre o autoritate superioara acesteia, potrivit legii;
legalitate - caracteristica unei operatiuni de a respecta toate prevederile legale care ii sunt
aplicabile, in vigoare la data efectuarii acesteia;
regularitate - caracteristica unei operatiuni de a respecta sub toate aspectele ansamblul principiilor
si regulilor procedurale si metodologice care sunt aplicabile categoriei de operatiuni din care face
parte.
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 15/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
pista de audit - stabilirea fluxurilor informatiilor, atributiilor si responsabilitatilor referitoare la

acestea, precum si a modului de arhivare a documentatiei justificative complete, pentru toate stadiile
desfasurarii unei actiuni, care sa permita, totodata, reconstituirea operatiunilor de la suma totala
pana la detalii individuale si invers;
entitate publica - autoritatea publica, institutia publica, compania/societatea nationala, regia

autonoma, societatea comerciala la care statul sau o unitate administrativ-teritoriala este actionar
majoritar si care are personalitate juridica, precum si entitatea finantata in proportie de peste 50%
din fonduri publice;
patrimoniu public - totalitatea drepturilor si obligatiilor statului, unitatilor administrativ-teritoriale

sau ale entitatilor publice ale acestora, dobandite sau asumate cu orice titlu; fac parte din
patrimoniul public drepturile si obligatiile referitoare atat la bunurile din domeniul public, cat si din
domeniul privat al statului si al unitatilor administrativ-teritoriale;
Definitii ale controlului intern

COSO:
Controlul intern este un proces realizat de catre comitetul director, manageri sau personalul implicat
al unei entitati destinat sa furnizeze o asigurare rezonabila cu privire la atingerea obiectivelor in
urmatoarele categorii:
Eficacitatea si eficienta operatiunilor,
Fiabilitatea raportarilor,
Respectarea legilor si regulamentelor.
INTOSAI GOV 9100:

Controlul intern reprezint planurile unei organizaii inclusiv atitudinea managementului/ conducerii,
metodele, procedurile i alte msuri care furnizeaz o asigurare rezonabil c urmtoarele obiective
generale sunt atinse:
promovarea n mod ordonat, economic, eficient i eficace a operaiilor, a produselor de calitate

i a serviciilor n concordan cu misiunea organizaiei;
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 16/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
protejarea resurselor mpotriva pierderilor, abuzului, gestionrii defectuoase, erorilor i fraudei

i a altor iregulariti;
conformitatea cu legile, regulamentele i directivele conducerii;
dezvoltarea i meninerea unor date financiare i de management fiabile i raportate la timp;
OMFP 946/2005
Pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand standardele de management/ control intern
la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial
Controlul intern reprezinta ansamblul politicilor si procedurilor concepute si implementate de catre
managementul si personalul entitatii publice, in vederea furnizarii unei asigurari rezonabile pentru:
atingerea obiectivelor entitatii publice intr -un mod economic, eficient si eficace;
respectarea regulilor externe si a politicilor si regulilor managementului; protejarea bunurilor

si a informatiilor;
prevenirea si depistarea fraudelor si greselilor;
calitatea documentelor de contabilitate si producerea in timp util de informatii de incredere,

referitoare la segmentul financiar si de management.
1.3.
Concluzii
Controlul intern sprijina managementul in a se asigura in mod rezonabil asupra atingerii

obiectivelor entitatii pe care o conduce prin implementarea operatiunilor conform regulilor si
legislatiei aplicabile domeniului, in mod eficient si eficace, reflectand aceasta prin raportari fiabile.
Organismul colegial de coordonare si fondatorii entitatii pot dobandi asigurari suplimentare prin
contractarea serviciilor unui auditor extern independent. Controalele trebuiesc adresate unor riscuri
identificate, fiind cu atat mai necesare cu cat efectul materializarii riscurilor este mai semnificativ.
Nu exista retete pentru proiectarea controalelor ci doar colectii de principii cuprinse in asa
numitele referentiale. Cadrul national al controlului intern isi are originea in referentialul INTOSAI
GOV 9100 care la randul sau a preluat elemente ale COSO. In prezent, referentialul COSO este
actualizat prin implicarea unui numar important de experti internationali, fiind de asteptat ca in anii
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 17/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
ce vor urma INTOSAI si Romania sa preia pe rand elementele de noutate introduse acum in cadrul
COSO.
Din acesta perspectiva consideram utila raportarea acum, la cele mai noi propuneri de actualizare
ale COSO, asigurand astfel, in gestionarea proiectelor europene conformitatea controalelor la
spiritul actual al referentialului.
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 18/69
UNIUNEA EUROPEAN
2.
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
Proiectarea sistemului controlului intern pornind de la principiile COSO
Pornind de la definirea controlului intern, putem constata ca acesta trebuie perceput ca:
Un proces, constand din sarcini si activitati cu derulare permanenta, si nu ca un scop in sine.

Procesul este un mijloc prin care scopul poate fi atins, scopul fiind asigurarea rezonabila a
atingerii obiectivelor entitatii;
Realizat de catre oameni. Oamenii de la toate nivelurile entitatii sunt implicati in procesul
controlului intern; ei sunt cei care pun in practica toate controalele prevazute in reguli,
proceduri, liste de verificare;
Furnizand asigurari rezonabile, dar nu absolute managementului;
Fiind extrem de legat de atingerea obiectivelor generale sau specifice ale entitatii;
Adaptat la structura entitatii. Particularitatile de tip: dimensiune, sector de activitate, tip

de proprietate, cultura organizationala, calitate a personalului, mod de organizare, etc. pot
conduce la realizarea de sisteme particulare ale controlului intern.
Indiferent de modul in care sistemul controlului intern este proiectat, acesta trebuie:
Actualizat in mod continuu la evolutiile organizatiei si ale mediului in care aceasta

actioneaza;
Sa fie auditabil (sa poata fi realizate teste ale controalelor);
Sa mentina legaturi si sa se inspire permanent din referentialul care a fost utilizat la

proiectare.
Relatia intre obiectivele entitatii, componentele controlului intern si structura entitatii. Cubul
COSO.
Obiectivele entitatii sunt descrise in termeni extrem de largi in definitia controlului intern,
indiferent de referential. Acestea pot fi detaliate, dar, in general obiectivele pot fi incadrate conform
definitiei in obiective ce privesc:
Operatiunile (eficacitate si eficienta);
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 19/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
Raportarile (fiabilitatea raportarilor);
Conformitatea (legi regulamente, reguli stabilite de conducere, etc.)
CLUJ-NAPOCA
Componentele controlului intern sunt descrise in referentiar, acestea coincid (inspiratie COSO) in
cele trei referentiare luate in discutie (COSO, INTOSAI si OMFP 946). Acestea sunt:
Mediul de control;
Managementul riscurilor;
Informatia si comunicarea;
Activitati de control;
Monitorizarea controlului.
Descrierea acestora este realizata prin utilizarea

standardelor sau principiilor, detaliate mai mult sau mai
putin de la un referential la altul. Pentru ca aceste
principii sa nu fie tratate separat fata de context
(obiective si structura organizatorica a entitatii) a fost
generat asa numitul cub COSO (fig. 1).
Astfel, spre exemplu, mediul de control trebuie
proiectat in asa fel incat sa surprinda prin raportare la
fiecare principiu, atat obiective legate de operatiuni cat
si de raportare si conformitate, aplicate pentru fiecare
Figura 1: Cubul COSO

Sursa: COSO, Internal Control Integrated
Framework, December 2011 disponibil pe site-ul
www.coso.org
componenta a structurii organizationale.

Cele 5 componente ale controlului intern sunt definite prin intermediul a 17 principii, listate in
tabelul de mai jos:
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 20/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU
Componenta controlului
intern
Mediul de control

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
Tabelul nr.1 Lista componentelor controlului intern si corespondenta cu principiile COSO

Principii COSO ce definesc componentele
1.Organizatia demonstreaza angajament pentru integritate si valori etice.

2.Organismul colegial de coordonare demonstreaza independenta fata de management
si supervizeaza dezvoltarea si performanta controlului intern
3.Managementul stabileste, in supravegherea organismului colegial de supervizare,
structuri, cai de raportare, si autoritati si responsabilitati in scopul atingerii
obiectivelor.
4.Organizatia demonstreaza ca este angajata in atragerea, dezvoltarea si pastrarea
personalului competent, in concordanta cu obiectivele sale.
5. In urmarirea obiectivelor sale, organizatia responsabilizeaza persoanele implicate in
controlul intern
6. Organizatia trebuie sa-si defineasca obiective operationale suficient de clar
Evaluarea riscurilor
pentru ca riscurile asociate sa poata deveni cuantificabile.
7. Organizatia isi identifica si analizeaza riscurile legate de atingerea
obiectivelor in vederea stabilirii modului in care acestea vor fi gestionate.
8. In scopul evaluarii riscurilor, organizatia ia in considerare posibile fraude.
9. Organizatia idenntifica si evalueaza schimbari care ar putea afecta in mod
semnificativ sistemul controlului intern.
10. Organizatia selecteaza si dezvolta la un nivel rezonabil activitati de control
Activitati de control
care contribuie la diminuarea riscurilor legate de atingerea obiectivelor.
11. Organizatia se sprijina pe tehnologii adecvate in activitatile de control intern
12. Organizatia implementeaza activitati de control in sprijinul politicilor proprii,
cuprinse in procedurile de implementare ale politicilor.
13. Organizatia genereaza, obtine si foloseste informatie de calitate, relevanta,
Informatia si
pentru a sprijini functionarea celorlalte elemente ale controlului intern.
comunicarea
14. In interiorul organizatiei sunt comunicate informatii necesare pentru
sprijinirea functionarii celorlalte elemente ale controlului intern.
15. Organizatia comunica cu mediului extern chestiuni ce afecteaza celelalte
componente ale controlului intern.
Activitati de monitorizare 16. Organizatia selecteaza, dezvolta si intreprinde evaluari continue sau intermediare
ale controlului intern
pentru a obtine o asigurare in legatura cu functionarea elementelor controlului intern.
17. Organizatia evalueaza si comunica deficientele identificate ale controlului intern in
timp util partilor insarcinate cu actiuni corective.
Sursa: COSO, Internal Control Integrated Framework, December 2011 disponibil pe site-ul www.coso.org
2.1.
Mediul de control
Mediul de control reprezint baza controlului intern, fiind reprezentat de o serie de principii,
procese si structuri ce asigura posibilitatea realizarii controlului intern in entitate. Conducerea
organizatiei trebuie sa fie cea care da tonul in ceea ce priveste importanta controlului intern, si sa
urmareasca realizarea acestuia la toate nivelurile ierarhice ale organizatiei. Controlul intern include
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 21/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
valori etice si de integritate, parametrii care permit conducerii sa realizeze actul de management,
structura organizationala si delegari de atributii si autoritate, procese privind atragerea, mentinerea
si motivarea personalului corelat cu performanta acestuia in atingerea obiectivelor.6
Principiile COSO7 relative la componenta mediul de control sunt:
Organizatia demonstreaza angajament pentru integritate si valori etice (1)
Organismul collegial de coordonare demonstreaza independenta si supravegheaza permanent

dezvoltarea si performanta controlului intern (2)
Managementul stabileste, in supravegherea Consiliului de Administratie, structuri, cai de raportare, si

autoritati si responsabilitati in scopul atingerii obiectivelor (3)
Organizatia demonstreaza ca este angajata in atragerea, dezvoltarea si pastrarea personalului

competent, in concordanta cu obiectivele sale (4)
Organizatia ii responsabilizeaza pe indivizi in aplicarea controlului intern (5)
2.1.1. Etica si integritatea

In descrierea referentialului COSO, in materie de etica si integritate, tonul trebuie dat de la varf.
Astfel, managementul si Consiliul de Administratie, sau structurile similare, trebuie sa dea exemplu
in dezvoltarea valorilor, filozofiei si stilului de operare. Aceste valori trebuie sa tina seama de
nevoile si preocuparile diferitilor factori implicati: angajati, furnizori, clienti, concurenti,
regelementatori, investitori, si de ce nu, a comunitatii in sens larg. Tonul dat de sus trebuie sa fie
mentinut si la nivelele de mijloc ale organizatiei, astfel incat intregul personal sa il perceapa si sa
inteleaga ca acelea sunt valorile comune ale organizatiei.
Studiul de caz nr. 8 Tonul de la varf

In cei trei ani de cand a ajuns la conducerea entitatii, managerul a reusit sa-si angajeze in
pozitii de executie un numar de membri ai familiei, in conditiile in care acest fapt este tolerat
de Codul Etic al entitatii, atata timp cat acestia nu se afla in subordinea sa directa. Urmand
exemplul sau, managerii de linie au angajat si ei membrii ai familiilor lor in entitate,
ajungandu-se la situatia ca un numar semnificativ al angajatilor sa apartina familiilor
managerilor entitatii. Managerii au actionat:
6
7
COSO, Internal Control Integrated Framework, December 2011 disponibil pe site-ul www.coso.org
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 22/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
a. Corect, te poti baza intotdeauna pe membrii familiei;

b. Corect, deoarece codul etic nu interzice acest lucru, iar membrii familiei sunt mai de
incredere decat niste straini;
c. Gresit, apare riscul ca managerii sa fie tentati sa acopere erorile menbrilor familiei
expunand suplimentar entitatea la riscul fraudei;
d. Gresit, membrii familiei nu ar trebui angajati.
Managerii sunt mandatati de catre organismul colegial de conducere sa atinga obiectivele
specifice contractate si sunt salarizati corespunzator pentru acest lucru. Ei trebuie sa dea un
exemplu tuturor angajatilor, oferind acestora un mediu corect in care sa evolueze profesional,
un mediu bazat pe competenta si profesionalism. Modul in care managerii, chiar si prin
intelegeri tacite au procedat la angajarea membrilor familiei conduce la frustrari ale
personalului si la tensiuni in entitate. In plus, membrii familiei unui manager vor putea fi cu
greu controlati sau sanctionati de catre un alt manager. Se poate ajunge astfel la intalegeri
privind neutralitati incrucisate si expunerea entitatii la riscul fraudei. In plus, personalul va
percepe mediul de lucru ca pe unul ce incurajeaza nepotismul. Odata perceptia creata,
personalul valoros va migra catre entitati in care se simte recunoscut pentru competenta sa si
sau ale carui valori etice ii sunt mai apropiate.
Poate nu intamplator, in cele doua referentiale aplicabile, integritatea si valorile etice ale
personalului deschid materia mediului de control al controlului intern. Personalul angajat in
domeniul public trebuie sa actioneze in spiritul increderii pe care populatia, beneficiarii serviciilor
publice, o are in institutia publica. Pentru ca, increderea publicului este cheia de bolta a bunei
guvernante, obiectiv la care ar trebui sa subscrie managementul oricarei institutii publice. Poate ca
nu intotdeauna legea face o distinctie clara a situatiilor, functionarii implicati in aplicare nereusind
sa se ghideze dupa litera sa, simtul etic si integritatea fiind cele care vin sa completeze textul de
lege, generand practic spiritul acesteia. Legi aplicate ad literam de catre personal corupt sunt
germeni ai insatisfactiei publicului, generand nemultumire, si in final contestarea legitimitatii
institutiei, ceea ce, din perspectiva bunei guvernante reprezinta un esec pe bani publici.
Studiul de caz nr. 9 Tratamentul egal

Managerul unei imstitutii publice a carei atributii includ si plata unor cereri de plata ale publicului
ulterior verificarii decide plata preferentiala a anumitor cereri inaintea altora. Astfel, anumiti
beneficiari primesc sumele asteptate cu mai multe saptamani inaintea altor persoane indreptatite.
Pentru a ascunde acest fapt, managerul elimina transparenta, solicitantii platilor nemaifiind
instiintati in mod public (Internet) asupra status-ului cererii lor si nu mai pot urmari corectitudinea
efectuarii platilor in raport cu ceilalti beneficiari. Managerul a procedat:
a. Corect, sunt persoane care au nevoie presanta de sumele ce le sunt cuvenite;
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 23/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
b. Corect, indiferent de momentul platii, sumele sunt virate tuturor beneficiarilor indreptatiti;
c. Gresit, managerul favorizeaza anumiti beneficiari, fapt cu atat mai grav cu cat exista riscul
ca in cazul celor ce stau in coada de asteptare platile sa fie intarziate ca urmare a lipsei
fondurilor;
d. Raspunsurile a si b
Managerul nu trateaza in mod egal beneficiarii indreptatiti ai sumelor, desfiintand termene de plata
pentru unii si mentinandu-le pentru altii. Acest fapt nu este ilegal, dar contravine principiilor etice.
In mod cert integritatea si valorile etice pentru care entitatea trebuie sa manifeste atasament sunt
atribute ale conduitei angajatilor sai. Pornind de la definitiile DEX constatam ca integritatea este
definita in raport cu caracterul integru, sentimentul demnitatii, al constiinciozitatii, servind drept
calauza in conduita omului, onestitate, cinste, probitate, incoruptibilitate. Valorile etice sunt
definite ca totalitatea normelor de conduita morala, iar morala este definita ca ansamblul normelor
de convietuire, de comportare a oamenilor unii fata de altii, si fata de colectivitate, a caror incalcare
nu este sanctionata de lege ci de societate, fiind definita, la modul aspirational ca un comportament
laudabil.
Constatam in viata de zi cu zi comportamente variate ale persoanelor cu care interactionam, iar o
incadrare a acestor comportamente in matricea de mai jos ar putea sa ne conduca la concluzii
interesante privitoare la mediul in care ne desfasuram activitatea.
Actiunea observata:
Este legala?
Directorul isi angajeaza sotia in

firma privata pe care o conduce
intr-o pozitie neconforma cu
experienta profesionala (director
economic)
Da
Managerul proiectului finantat di

fonduri europene angajeaza
firma de curatenie a sotiei pentru
curatenie la sediu
Nu,
achizitia
este efectuata in
conditiile
conflictului de
interese
Investete n
OAMENI
Tabelul nr. 2 Activitati legale, etice, morale

Persoana observata demonstreaza
aderenta la:
Este
conforma Valori
etice, Integritate?
altor
norme moral?
scrise (contracte,
intelegeri, etc)?
Da,
contract Da,
societatea Nu, sotul a fost
individual
de romaneasca
angajat pentru a
munca, in plus accepta
si
nu conduce firma in
asociatii i-au dat sanctioneaza
scopul producerii
mana libera pentru asemenea practici
de profit pentru
a angaja personal
asociati,
nu
pentru a crea
sinecuri familiei
Da, se incheie Nu, societatea nu Nu, managerul de
contract, iar firma accepta practicile... proiect nu poate
de
curatenie
sa ia decizii care
respecta contractul
sa conduca la
beneficii afinilor
de un anumit grad

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 24/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU
Managerul proiectului isi ajuta

un prieten, incheind cu acesta un
contract de munca in cadrul
proiectului pe care il conduce,
urmand a fi decontate pontaje.
In plus fata de situatia de mai
sus,
managerul
solicita
prietenului efectuarea de plati
diverse din banii primiti ca
salariu
Directorul pleaca in delegatie in
Italia. Acesta insista ca din
delegatie face parte si o tanara
secretara,
la
solicitarea
parteneriului italian

POSDRU 2007-2013
2007-2013
CLUJ-NAPOCA
OIPOSDRU
Da, sub rezerva

realitatii
prestarii
activitatii si a
competentei
profesionale
Nu
Da, se incheie un
contract, nu daca
sunt
intocmite
pontaje fictive
Nu
Nu, managerul nu
poate
accepta
plata pentru ore
fictive
Nu, e o intelegere
verbala
Nu
Nu
Da
Da, fisa postului

prevede
disponibilitate la
deplasari
si
program prelungit
Nu, in cazul in care

prezenta secretarei
este solicitata in
mod expres.
Nu, directorul stie

ca
solicitarea
partenerului
italian nu are
legatura
cu
afacerile derulate
in comun.
Situatiile descrise mai sus au caracter de exemplificare, servind doar pentru intelegerea modului in
care prin aplicarea primului principiu al COSO se poate construi un mediu de control corespunzator.
Exemplele de mai sus nu pot fi luate in considerare la modul absolut, ci doar tinand seama de
relativitatea pozitiilor si abordarilor personale. Este foarte posibil ca fapte sau atitudini considerate
morale de catre o persoana sa fie considerate inacceptabile de alta, integritatea fiecarei persoane in
parte definind interpretarea proprie. Conflictul ce poate sa apara intre abordarile grupului si ale
persoanei se poate solutiona fie prin excluderea persoanei percepute ca avand abordari mult diferite
fata de grup in raport cu integritatea si valorile morale ale acestuia, fie prin asimilarea sau integrarea
acesteia. Modul in care este realizata excluderea sau integrarea, dupa caz, a persoanelor in grupul
care implementeraza proiectele europene tine in mod cert de valorile etice ale grupului sau de
integritatea celui exclus, in cazul excluderii. Pentru a defini norma de conduit moral
corespunztoare n cadrul interveniilor finantate din fonduri europene, putem porni de la definiia
deja mentionata, care poziioneaz valorile etice ca o conduit a oamenilor unii fa de alii, a crei
inclcare nu e pedepsit de lege, ci de opinia public. Ar trebui asadar s facem distincia ntre
strictul legal i moralitate, dincolo de definiii, pentru toi angajaii in proiectele finanate de la UE.
Coreciile sunt necesare i in de normalitate in cadrul fiecrui sistem funcional. Dac exist legi i
coduri de conduit este absolut normal s existe puse n practic i mecanisme corective ce sunt
puse n funciune la momentul apariiei informaiei referitoare la abateri, nereguli sau fraude.
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 25/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
Procedura adoptat n toate instituiile publice europene pentru a putea demara si apoi conduce
investigatii privitoare la mentinerea si dezvoltarea institutiilor si grupurilor de oameni ce actioneaza
aici in cadrul unor valori etice considerate ca necesare, este cea a aa numiilor indicatori anonimi
de integritate sau whistle blowers ce pot reprezenta compromisul acceptabil la dilemele etice
induse de plngerea sau reclamaia direct. Este vorba n fapt despre o reclamaie anonim pe care
opinia public o accept, fiind cuprins n precedurile de lucru. Dilemele etice pot s conduc la
comportament imoral, n fond pot exista justificri8 suficiente: Toi fac aa poate s fie o
justificare suficient pentru ariile neacoperite suficient de litera legii, iar Dac-i legal e moral
definete o abordare ce anuleaz interesul fa de judecata opiniei publice, prin raportare doar la
litera legii, avand ca argument suplimentar n-am facut eu sistemul!. Probabilitatea demascrii
activitilor neetice sau nelegale dar i efectele demascrii poate fi luat n calcul la rezolvarea pe
scurttur a dilemelor etice, persoana pus n fa dilemei evalund posibilitatea i consecinele
pentru propria persoan a unui comportament imoral descoperit de ctre opinia public.
Dilema etic e strict legat de persoane, organizaiile nu pot avea dileme etice. Conductorii lor ns
da, iar de rspunsul dat dilemei de ctre decident depinde ntregul comportament al organizaiei.
Valorile personale ale fiecarui individ, c actor social, ar trebui s includa simul etic. Lipsa simului
etic determin lipsa dilemei etice.
Etica n organizaie ar trebui aadar s constituie o valoare intrinsec i s aparin culturii
organizaionale prin oameni avnd sim etic i instrumente create, meninute i perfecionate pentru
c valorile etice s poata fi pstrate n condiii de asigurare a coninuitii funcionrii. Tonul pentru
comportamente etice, morale, ar trebui dat de sus, din partea managementului organizaiei, pe toat
durata existenei acesteia, cu luarea n considerare a factorilor externi ce influeneaz opinia public.
Organizaiile ce implementeaz fonduri UE ar trebui s demonstreze angajament pentru valori etice
(principiul 1 al COSO) prin ntocmirea/ adaptarea/ aplicarea permanent a Codului Etic, la
specificul interveniilor finanate din Fonduri. Pentru instituiile publice, Codul de conduit este
obligatoriu, iar n baza acestuia ar trebui infiinat Comisia de Etic. O analiz a activitii Comisiei
de Etic poate contribui la acea demonstrare a angajamentului pentru integritate i valori etice la
care face referire COSO n chiar primul sau principiu. Dealtfel etica se regsete i n evaluarea
8
Loebbecke A, Audit, o abordare integrata editia a 8 a, Editura ARC ISBN 9875-60-290-3 pp 90 - 91
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 26/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
performanei organizaiei, prin rspunsul la cele dou ntrebri9 eseniale legate de activitile
desfurate de ctre organizaie: s-a lucrat n mod corect? i s-a facut ceea ce trebuia?
Studiul de caz nr. 10 Conflictul de interese
Managerul proiectului finantat din fonduri europene contracteaza prin proceduri de achizitie
prevazute in OUG 34/2006 privind achizitiile publice in Romania o firma care presteaza servicii de
arhivare si care este condusa de varul sau. Aceasta achizitie este:
a. Ilegala dar morala
b. Ilegala si imorala
c. Imorala dar legala
d. Legala deoarece a fost respectata legea si morala deoarece afacerile varului nu il privesc
pe managerul proiectului
Varul este afin al managerului, deci situatie prevazuta in legislatie ca intrand sub incidenta
conflictului de interese. In plus, angajatii si alti factori implicati nu vor aprecia situatia ca fiind una
normala, morala.
Retinem asadar ca pe un sumar al primului principiu al COSO: datoria managementului organizatiei
de a da tonul de la varful organizatiei, obligatia managementului de a stabili standarde de conduita
morala aplicabile intregii organizatii, de a verifica permanent aderenta intregului personal la
standardele de conduita morala sau codurile etice, de a rezolva in timp util, in folosul organizatiei
toate abaterile sesizate de la aceste standarde.
n termenii interveniei FSE, acest prim principiu al controlului intern promovat de ctre COSO ar
putea fi investigat prin diverse intrebari la care persoanele implicate in diverse pozitii in organizatii
(factorii implicai) ar trebui sa poata da raspunsuri in raport cu percepia pe care o au asupra
preocuprii managerului de a realiza activitile proiectului la cele mai mici costuri, respectiv a
modului n care managerul urmrete costurile. Ar fi de ateptat c un comportament etic s fie
perceput c atare de ctre colegii din echipa de implementare. Sub protecia anonimatului, in cadrul
studiului efectuat in anul 2012, acetia au declarat:
Tabelul nr. 3. Percepia asupra primului principiu COSO
Contabili
Responsabili
Ali membri ai
financiari
echipelor
In ce masura considerati c este implicat managerul proiectului POSDRU (sau reprezentantul legal) n realizarea corespunzatoare a
activitatilor proiectului la cele mai mici costuri?
Extrem de implicat
61.11%
33.33%
26.67%
24.24%
52.63%
Foarte implicat
16.67%
46.67%
46.67%
39.39%
21.05%
Implicat
11.11%
13.33%
26.67%
24.24%
21.05%
Cteodat sau niciodat
11.11%
6.67%
0.00%
12,12%
5.26%
Manageri/ Asisteni
Opinii
Auditori
Manualul Auditului Performanei, Curtea de Contruri a Romaniei, 2005, disponibil pe site-ul www.curteadeconturi.ro
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 27/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
In ce masura considerati c managerul proiectului urmareste costurile activitatilor proiectului POSDRU?

ntotdeauna, pt toate activitile
77.78%
73.33%
60.00%
54.55%
ntotdeauna, pentru activitile
0.00%
26.67%
20.00%
21.21%
principale
Deseori
16.67%
0.00%
13.33%
15.15%
Uneori, nu tiu
5.56%
0.00%
6.67%
9.09%
Sursa: prelucrare proprie
CLUJ-NAPOCA
73.68%
21.05%
5.26%
0.00%
Constatm aadar c managerul proiectului este perceput c fiind atent la costuri i implicat n a
respecta principiul economicitii n proporii majoritare de ctre toate categoriile de participanti la
studiu. Totui, responsabilii financiari relev un posibil risc, cel legat de atentia insuficient
acordat de management urmririi costurilor pentru toate activitile (peste 40% din cazuri), fapt
confirmat i de percepia contabililor. Acest aspect scap ateniei membrilor echipelor de
implementare, dar, fapt grav, i auditorilor. n ceea ce privete economicitatea interveniilor, din
perspectiva implicrii managementului, constatm c managerii au o prere despre activitatea
proprie confirmat intr-o msur comparabil doar de ctre membrii echipelor de implementare
validat doar parial de ctre contabili i responsabilii financiari. Constatm i aici o necorelare cu
auditorii, acetia avnd, n raport cu economicitatea, o prere despre activitatea managerilor mai
bun chiar decat o au acetia despre ei inii, ceea ce ridic probleme serioase privind coninutul
rapoartelor constatrilor factuale.
2.1.2. Supervizarea managementului

In vederea asigurarii unui mediu corespunzator al controlului intern, orice organizatie ar trebui sa
prevada masuri referitoare la supervizarea managementului operativ, supervizarea implicand atat
competenta profesionala a supervizorilor cat si independenta acestora. Astfel, in vederea respectarii
principiului segregarii functiilor, organismul colegial de coordonare, denumit dupa caz: Comitet al
Directorilor, Consiliu de Administratie, Consiliu Director, s.a., ar trebui sa aiba atributii cunoscute
si acceptate de catre toate partile implicate, sa actioneze in conditii de profesionalism in limitele
mandatului pe care il au de la cei pe care ii reprezinta: populatia in sens larg (institutii publice),
actionari (societati comerciale pe actiuni), sau membrii (ONG sau alte structuri asociative). Anumite
responsailitati privind supervizarea managementului pot fi delegate, dar in acest caz este important
ca responsabilitatile sa nu fie abandonate. Mecanismul delegarii ar trebui sa cuprinda si bucle de
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 28/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
verificare si raportare, astfel incat organismul colegial de supervizare sa se poata asigura, chiar si
daca doar la modul rezonabil, asupra faptului ca responsabilitatile delegate sunt executate
corespunzator de catre cel/cei carora le-a/le-au fost delegate, permitand interventii in timp util in
cazurile de exceptie.
Competenta profesionala a supervizorilor este extrem de importanta, acestia trebuind nu doar sa
aprecieze munca unor experti recunoscuti pe domeniile lor ci sa propuna si solutii vizand
imbunatatirea activitatii. Nu poate fi exclusa in aceasta situatie utilizarea unor experti independenti,
care sa furnizeze organismului colegial de coordonare opinii competente pentru arii ale expertizei
neacoperite corespunzator de membrii acestuia.
Studiul de caz nr. 11 Independenta si competenta Consiliului de Administratie

Adunarea Generala a Actionarilor unei societati pe actiuni ce activeaza in domeniul IT a decis sa
numeasca in Consiliul de Administratie persoane avand o experienta diversa: un expert contabil,
un expert in comunicare si marketing, si un expert in finantari europene. Acestia decid sa
incredinteze managementul firmei unui specialist IT, nepotul de frate al expertului contabil
membru in C.A. Aceasta situatie este de natura sa:
a. Permita un management corespunzator, asteptat, membrii CA avand competenta necesara si
putandu-se deci asigura printr-un control adecvat ca managerul isi indeplineste corect
atributiile;
b. Induca riscuri cu privire la independenta unuia dintre membrii CA in deciziile pe care
trebuie sa si le asume referitor la rapoartele managerului, nepotul sau;
c. Sprijine managerul, acesta putand conta pe sprijinul competent al membrilor CA;
d. Induca riscuri cu privire la fiabilitatea raportarilor financiare, cei doi membri independenti
ai CA nu au competente necesare pentru efectuarea de verificari tehnice si financiare,
intreprinderea fiind extrem de vulnerabila fata de relatia de dependent a celor doi: nepot si
unchi
Situatia poate expune entitatea la riscul aparitiei fraudei in conditiile in care doua personaje cheie
nu pot fi verificate decat prin intermediul auditului extern independent.
Atributiile diverse ale organismului colegial de supervizare necesitand manifestarea competentei in
domenii diverse includ, dar nu se limiteaza la: planificarea strategica a evolutiei entitatii in directia
atingerii obiectivelor sale, sprijinirea managementului operativ in stabilirea monitorizarea
respectarii si aplicarea regulilor codului de conduita, evaluarea implementarii diferitelor activitati, in
sensul performantei derularii acestora, luarea in considerare si impunerea in analiza
managementului a diversilor factori interni si externi care pot conduce la materializarea unor riscuri
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 29/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
pentru entitate, inclusiv a posibilelor fraude, sprijinirea managementului operativ in selectarea si

dezvoltarea activitatilor de control intern, supravegherea infiintarii/modificarii structurilor entitatii
in acord cu mai buna realizare a scopului acesteia, urmarirea respectarii principiului segregarii
functiilor in intreaga structura a entitatii, participarea la activitati de control, impreuna cu auditori
interni si externi, etc.
Independenta membrilor organismului colegial este extrem de importanta, iar aplicarea principiului
segregarii functiilor este obligatorie. Supervizarea nu poate avea scopul propus in cazul in care cei
insarcintati cu supervizarea au intelegeri sau sunt chiar aceleasi persoane cu cei supervizati.
Supervizorii au responsabilitati fata de publicul larg, membri sau actionari dupa caz, pe cand
managementul are responsabilitati in legatura cu functionarea entitatii fata organismul colegial de
supervizare.
Situatia interactiunii competentei si independentei organismului colegial de supervizare poate fi
urmarita in cele patru mari tipuri de manifestare:
Tabelul nr. 4: Forme ale manifestarii independentei si competentei Consiliului de Administratie
C.A. manifest competen i nu manifest independen
C.A. manifest competen i manifest independen
Membrii Consiliului de Administratie sunt legati prin
intelegeri de managerii entitatii, carora le aproba
rapoartele chiar daca stiu ca acestea nu sunt rezultatul
unei activitati in interesul entitatii. Prin intelegerea
incheiata cu managerii, membrii CA viciaza mediul de
control intern, permitandu-le managerilor sa manevreze
date tehnice si financiare, cu posibil impact negativ asupra
atingerii obiectivelor entitatii. Mentinerea unei asemenea
situatii implica deficiente ale valorilor etice si a
integritatii persoanelor implicate. Dilemele etice ale
membrilor CA pot sa apara, alimentate de competenta
profesioanala, situatia putandu-se eventual imbnatati.
C.A. nu manifest competen, i nu manifest
independen
Membrii CA, in intelegere cu managerii si fara intelegerea
in profunzime a activitatii acestora aproba rapoarte care
pot ascunde realitatea, cu posibil impact negativ asupra
atingerii obiectivelor entitatii. Nu exista cale de
imbunatatire a situatiei, persoanele necompetente nu ar
trebui sa fie cooptate in structuri de supervizare, iar
mecanismul cooptarii poate ascunde in sine lipsa de
independenta.
Investete n
OAMENI
Mambrii Consiliului de Administratie aproba rapoartele

managerilor doar daca acestea demonstreaza actiuni ce
conduc la indeplinirea obiectivelor entitatii. Competenta
profesionala a membrilor CA este demonstrata prin
implicarea pe care acestia si-o asuma in legatura cu
supervizarea anumitor secvente cheie ale procesului de
management sau chiar specifice domeniului de lucru al
entitatii.
C.A. nu manifest competen, i manifest independen

Chiar daca sunt persoane de buna credinta, membrii
necompetenti ai CA ar trebui sa demisioneze, lasand locul
competentei profesionale neaservite, independente.
Utilizarea expertilor independenti care sa consilieze
membrii CA poate fi invocata, aceasta avand totusi
limitele sale (costuri suplimentare, decalaje in timp intre
momentele produceerii evenimentelor si sesizarea
acestora de catre CA, riscul ca in cazul unor procese
specializate, decizia CA sa trebuiasca asistata de alti
experti, etc)

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 30/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
n ceea ce priveste independena organismului colegial de coordonare i supravegherea pe care

acesta o efectueaza, considerm c managerii proiectelor au punctul de vedere cel mai avizat.
Conform opiniei acestora, colectata in cadrul studiului ce a avut loc in anul 2012, n peste o treime
din cazuri nu exist o structur ierarhic superioar, sau chiar daca exist, acesteia nu i se raporteaz
corespunztor, n consecin aceasta nu poate s-i exercite autoritatea privind implementarea
controlului intern.
Tabelul nr. 5. Percepia asupra aplicrii celui de-al doilea principiu al COSO
Manageri/
Auditori
Contabili
Responsabili
Ali membri
Asistenti
financiari
ai echipelor
Exista n organizaia ce implementeaz proiectul POSDRU o structur superioar managerului de proiect (consiliu de
administraie, consiliu director, reprezentant legal, etc) creia i se prezint rapoarte inclusiv financiare privind
implementarea proiectului POSDRU?
Exist structur i se raporteaza periodic
50.00%
46.67%
26.67%
57.58%
47.37%
Exist structur i se raporteaza deseori
11.11%
13.33%
6.67%
9.09%
10.53%
Exist structur i se raporteaza uneori
5.56%
0.00%
6.67%
3.03%
5.26%
Nu exist structur superioar, sau
33.33%
40,00%
60.00%
30,30%
36,84%
managerul nu raporteaz, sau nu rspund
Opinii
Punctul de vedere al managerilor este susinut de ctre celelalte categorii de respondeni, cu excepia
contabililor, care confirm i de aceast dat o cunoatere parial a realitilor organizaiilor pentru
care organizeaz contabilitatea.
Astfel, prin aplicarea unui raionament inductiv, putem concluziona c cel de-al doilea principiu al
COSO este aplicat n cel mult jumtate din cazuri. Modul n care acesta se aplic nu a facut obiectul
studiului nostru.
Concluzionam prin sublinierea importantei pe care o are supervizarea managementului in proiectele
cu finantare europeana, in conditii de competenta si independenta a membrilor acestora. Rolul
organismului colegial de supervizare trebuie sa acopere arii diverse in entitatile ce implementeaza
proiecte finantate de la UE, incluzand, dar nelimitandu-se la:
Analiza convergentei misiunii entitatii cu obiectivele programului de finantare;
Luarea deciziei privind accesarea finantarii, aprobarea cererii de finantare, semnarea

contractului de finantare nerambursabila;
Stabilirea regulilor codului etic al organizatiei in conditiile utilizarii unor finantari

nerambursabile, investite cu increderea donatorilor, a monitorizarii rezpectarii si a cailor de
urmat in cazul nerespectarii regulilor codului etic;
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 31/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
Angajarea personalului ce va ocupa pozitiile cheie in proiect, sau dupa caz, largirea
responsabilitatilor personalului deja angajat in entitate cu responsabilitati ce tin de
implementarea noului proiect, punand in acord competenta persoanelor cu nevoile de
implementare ale proiectului;
Urmarirea respectarii principiului segregarii functiilor in entitate;
Sprijin acordat managementului operativ (managerului proiectului) in gestionarea riscurilor;
Sprijinirea managementului in/prin implementarea unor activitati de control intern pe durata

implementarii proiectului, cu luarea in considerare a riscului aparitiei fraudei;
Deschiderea/mentinerea tuturor cailor de comunicare care sa faciliteze accesul la informatii

necesare entitatii in atingerea obiectivelor proprii;
Participarea la activitati de monitorizare a controalelor, discutii cu auditorii interni si externi,

cu alti experti implicati in monitorizarea proiectelor;
Aprobarea rapoartelor intermediare si a rapoartelor finale, tehnice si financiare aferente

proiectului in implementare inainte de transmiterea acetora la finantator
2.1.3. Structuri si responsabilitati

Pentru ca obiectivele entitatii sa poata fi atinse in conditii de economicitate si eficienta,
managementul aflat in supervizarea organismului colegial la care am facut referire mai sus ar trebui
sa tina seama de intreaga structura aflata in subordine si sa creeze reguli adaptate noilor proiecte sau
noilor insarcinari, pornind de la resursele si structura existenta. Astfel, chiar si in conditiiile
organizarii proiectelor ca departamente separate, create pe masura ce noi proiecte intra in
implementare, ar trebui ca anumite functii suport sa poata fi partajate intre proiecte, administrativ
secretariat, juridic si contabilitate fiind doar cateva exemple. Este nu doar neeconomic ca fiecare
proiect sa aiba propriul contabil, ci si irational. Contabilitatea, organizata conform legii, este unica
la nivelul beneficiarului, iar responsabilitatea inregistrarilor apartine contabilului. Desigur ca, in
cazul organizarii contabilitatii separate pentru fiecare proiect pot sa apara mici dificultati in ceea ce
priveste efectuarea inregistrarilor (conturi analitice distincte sau puncte de lucru distincte),
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 32/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
dificultati surmontabile prin extinderea autoritatii contabilului sef asupra tuturor responsabililor de
proiecte, prin stabilirea unor modalitati de raportare specifice, incluzand formularistica suport
pentru responsabilitati si autoritati desemnate in acord cu interesul privitor la atingerea obiectivelor
entitatii.
Structura organizatorica va fi conceputa in asa fel incat sa asigure coerenta intre executia, controlul
si evaluarea periodica a activitatilor entitatii, in conditiile asigurarii trasabilitatii informatiei. Scopul
structurii organizatorice este in fond acela de a asigura responsabilitati ale personalului si fluxuri
informationale clare in cadrul intregii entitati, in scopul facilitarii atingerii obiectivelor acesteia.
Este asadar in interesul entitatii ca managementul supervizat corespunzator sa creeze/adapteze
structura organizatorica la situatia nou aparuta dupa aprobarea implementarii proiectului cu
finantare europeana (asa numita organigrama a entitatii), continand posturi definite prin fisa de post,
corelate intre ele prin mijloace de raportare specifice culturii organizationale si intereselor enitatii.
In proiectarea/adaptarea organigramei, managementul ar trebui sa tina seama de interesul pe care il
au toti factorii implicati (supervizori, management, auditori externi, personal din monitorizare al
Autoritatii de Management) fata de trasabilitatea informatiei. In acest context nu putem decat sa
subliniem necesitatea prevalentei abordarilor analitice, bazate pe fise de insotire a documentatiei in
raport cu alte posibile situatii in care, la extrem, activitatile sau responsabilitatile nu sunt clar
distribuite (de exemplu modificarea in devalmasie de catre mai multi membri ai echipei de
implementare a unor documente plasate in mediul virtual, nesecurizate, pe dropbox).
Un alt aspect important al proiectarii organigramelor il reprezinta reflectarea aplicarii principiului
segregarii functiilor, in conditiile mentinerii economicitatii constructiei organigramei. Conform
acestui principiu, functiile de intocmire/verificare ar trebui sa fie separate, atribuite unor posturi
diferite in cadrul organigramei, ocupate de persoane independente, intre care nu exista riscul
aparitiei conflictelor de interese, in sensul cel mai larg pe care il suporta organizatia.
Studiul de caz nr. 12 Segregarea functiilor

Unul dintre responsabilii cu achizitia de computere este chiar managerul proiectului iar acesta
decide sa semneze procesul verbal de receptie, ulterior verificarii computerelor la livrare. Dupa
receptie semneaza ordinul de plata si efectueaza plata. Managerul a procedat:
a. Corect, nu e nicio problema ca el sa receptioneze produsele;
b. Corect nu exista nicio situatie de incompatibilitate;
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 33/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
c. Gresit, nu are competente tehnice necesare efectuarii receptiei;

d. Gresit, exista riscul ca eventuale intelegeri cu furnizorul de computere sa afecteze interesele
entitatii
Managerul isi asuma prin acest comportament o parte insemnata a operatiunii, sustragandu-se
controlului si sustragand operatiunea controlului. Atata timp cat procedura de achizitie a fost
derulata corect este normal ca finalizarea procedurii sa fie deasemenea una corecta. Astfel receptia
ar trebui realizata de catre un alt angajat, cu respectarea principiului competentei profesionale.
Organigrama ar trebui asadar nu doar proiectata de catre management ci si perceputa de catre toti
factorii implicati ca o harta a centrelor de autoritate ale entitatii, fiecare element al acesteia
(compartiment, serviciu, departament, directie, etc) fiind investit cu o anumita autoritate, avand
atasate activitati ce concura la realizarea scopului. Autoritatea este insotita de responsabilitate, iar
aceasta trebuie impartita intre posturile aferente elementului de organigrama (angajatii ce actioneaza
in cadrul compartimentului, serviciului, directiei, etc.). Delegarea autoritatii implica si delegarea
responsabilitatii, iar o delegare a autoritatii fara o delegare corespunzatoare a responsabilitatii este
sinonim cu abandonul autoritatii respective. Limitarea autoritatii si a responsabilitatii aferente
permite monitorizarea si evaluarea indeplinirii atributiilor delegate in raport cu obiectivele entitatii.
Delegarea autoritatii permite componentei organigramei sa faca ceva in indeplinirea obiectivelor
entitatii, in limitele autoritatii delegate, iar delegarea responsabilitatii obliga componenta
organigramei sa isi indeplineasca corespunzator atributiile in raport cu referinte fixate (legislatie,
bune practici, coduri etice, norme de conduita morala, etc)
Studiul de caz nr. 13 Delegare sau abandon?

Managerul proiectului, avand incredere in competentele asistentului sau, pe care l-a angajat cu
respectarea tuturor principiilor aplicabile, transmite sarcina realizarii in teren a doua activitati ale
proiectului. Managerul aproba ordinele de deplasare, si decontul asistentului pentru patru deplasari.
La sfarsitul lunii are o discutie informala cu asistentul in cadrul careia asistentul il asigura ca totul
e in regula, activitatile au fost realizate cu succes. La raportul de activitate insa apar documente
suport incomplete, reflectand realizarea partiala a activitatii. Managerul a procedat:
a. corect, asistentul si-a facut treaba, iar eventuale lipsuri ale documentelor suport vor fi
remediate in perioada urmatoare;
b. corect, nu avea de unde sa stie ca asistentul nu va colecta toate documentele necesare;
c. gresit, nu l-a instruit pe asistent suficient privind documentarea activitatilor;
d. gresit, nu a luat la cunostinta de situatie dupa prima deplasare pentru a remedia situatia pe
parcursul realizarii activitatilor.
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 34/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
Managerul ar fi trebuit sa colecteze si verifice documentele suport dupa fiecare din deplasari,
pentru a-i permite asistentului sa realizeze remedieri pe parcurs si sa imbunatateasca astfel
activitatea in timpul derularii acesteia.
In cadrul proiectelor finantate din FSE in perioada 2007 2012 nu au existat limitari relative la
constructia organigramelor si nici la numarul de posturi astfel create si deci finantate din bani
europeni, ramanand astfel la latitudinea managementului (supervizat sau nu), modul in care aceste
organigrame au fost intocmite si au functionat, precum si amploarea costurilor cu resursa umana.
Opinia participanilor la studiul din 2012 fa de modul n care funcioneaz organigramele
beneficiarilor proiectelor POSDRU dar i referitor la segregarea funciilor este redat n tabelul de
mai jos.
Tabelul nr. 6. Perceptia asupra celui de-al treilea principiu al COSO
Manageri/
Auditori
Contabili
Responsabili
Ali membri
Asistenti
financiari
ai echipelor
In ce msur considerai c organigrama proiectului corespunde nevoilor de implementare ale acestuia (numr optim de
posturi, relaii clare de subordonare, comunicare intern, etc.)?
Posturi suficiente, subordonare clar
38.89%
33.33%
53.33%
33.33%
57.89%
Posturi suficiente, subordonare neclar
22.22%
20.00%
26.67%
18.18%
10.53%
Numrul de posturi din organigrama este
5.56%
33.33%
13.33%
15.15%
15.79%
suficient, dar poate ar mai trebui angajai
oameni
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
5.26%
prea mare dar exist relaii clare de
subordonare
5.56%
0.00%
0.00%
9.09%
5.26%
prea mare i nu exist relaii clare de
subordonare
22.22%
13.33%
0.00%
24.24%
0.00%
insuficient, ar mai trebui angajai oameni
Alte rspunsuri
5.56%
0.00%
6.67%
0.00%
5.26%
In ce msur considerai c este implicat managerul proiectului POSDRU (sau reprezentantul legal) n realizarea
corespunzatoare a separrii funciilor n proiect (cei care intocmesc sau realizeaz sunt alii decat cei care verific sau
aprob)?
Extrem de implicat
38.89%
13.33%
20.00%
21.21%
31.58%
Foarte implicat
27.78%
20.00%
26.67%
21.21%
21.05%
Implicat
16.67%
33.33%
46.67%
33.33%
47.37%
Cateodat sau niciodat
16.67%
33.34%
6.67%
18.18%
0.00%
Opinii
Dintre participanii la studiu, cca. 16% din ali membri ai echipelor de implementare consider c
relaiile de subordonare sunt neclare, n timp ce cca 28% dintre manageri i asistenii acestora
consider c relaiile de subordonare sunt neclare. Managerii consider n proporie de cca 22% c
ar mai trebui angajat personal, confirmat de opiniile responsabililor financiari, inclusiv n ceea ce
privete relaiile de subordonare. Putem concluziona c n general organigramele sunt dimensionate
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 35/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
la optimul poziiilor, reclamndu-se necesar de resurse, iar relatiile de subordonare sunt percepute
c fiind corespunzatoare. Managerii sunt ns perceputi n mod minoritar c implicai n respectarea
principiului segregrii funciilor, ceea ce poate s determine apariia unui risc n implementare.
n ceea ce privete dedicarea managementului referitor la segregarea funciilor, opiniile auditorilor
avnd o imagine din exteriorul entitii, sunt cele mai critice, fiind susinute de cele ale
responsabililor financiari.
Studiul de caz nr. 14 Organigrama
Managerul proiectului finantat din FSE construieste organigrama functionala si angajeaza personal
prin metodele cutumiare nationale validate in practica. Constata ca o parte a angajatilor nu reusesc
sa faca fata sarcinilor primite, intarziind in realizarea sarcinilor si efectuand munca incompleta in
raport cu obiectivele posturilor lor. In aceasta situatie managerul:
a. Sanctioneaza si ulterior indeparteaza angajatii care nu fac fata atributiilor;
b. Angajeaza suplimentar persoane avand aceleasi atributii pentru a face munca primilor;
c. Redistribuie sarcinile catre personalul care munceste corect si-si preda lucrarile la timp si
corespunzator calitativ;
d. Face chiar el munca angajatilor problema.
Decizia de a ascunde nemunca angajatilor prin dublarea sarcinilor in fisele de post poate sa
conduca la nedecontarea sumelor la finantator. Raspunsul etic corect este a, pentru inceput se
incearca remedierea situatiei prin atentionarea procedurala a angajatilor, apoi sanctiuni procedurale
iar in cele din urma daca situatia nu poate fi remediata ar trebui procedat la concediere.
2.1.4. Angajament pentru competenta

Angajamentul pentru competen este o constant a referenialelor controlului intern. Competena
este definit n referenialul COSO c fiind calificarea necesar personalului pentru a putea indeplini
responsabilitile, necesitnd abiliti i experien dobndite prin experien profesional i
formare. Entitatea i poate defini necesarul de competene pentru atingerea obiectivelor inand cont,
printre altele de: cunotine, deprinderi i experiena personalului, analiza cost beneficiu a
diferitelor nivele de competen cerute, etc. Competenta, experienta profesionala si abilitatile
personalul angajat trebuie sa corespunda cerintelor posturilor parte ale diverselor componente ale
organigramelor, in vederea preluarii de catre acestia a autoritatii si responsabilitatii delegate in
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 36/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
vederea realizarii de activitati sau fractiuni de activitati ce concura la atingerea obiectivelor entitatii,
in conditiile dinamicii mediilor intern si extern al entitatii.
Studiul de caz nr. 15 Supracalificarea

In dorinta de a angaja cea mai potrivita persoana in functia de responsabil financiar (responsabil cu
urmarirea si executia bugetului proiectului), o entitate care implementeaza un proiect european
organizeaza u concurs la care se prezinta trei persoane: un expert contabil care nu a mai lucrat in
proiecte europene dar are 15 ani de experienta in meseria sa, un foarte tanar absolvent al studiilor
doctorale in specialitatea contabilitate si un tanar contabil care lucreaza acum ca responsabil
financiar part-time in proiecte europene, avand aceasta functie in diverse proiecte inca de acum 3
ani, toti trei indeplinind conditiile pentru participarea la iinterviu (studii superioare economice). In
urma interviului realizat de catre managerul proiectului este angajat ca responsabil financiar:
a. Expertul contabil datorita experientei sale vaste in domeniu;
b. Doctorul in stiinte, ca urmare a pregatirii sale teoretice exhaustive
c. Tanarul contabil deoarece are experienta necesara si flexibilitatea necesara
d. Niciunul, se va repeta concursul.
Managerul proiectului face distinctia intre atributiile contabilului si cele ale responsabilului
financiar. Expertul contabil cu toate ca are o experienta vasta in domeniul expertizei nu a mai
lucrat in proiecte europene si va reusi probabil, mai greu sa se integreze, cu atat mai mult cu cat are
deja o retea formata de clienti pentru care munceste intreaga zi. Poate fi extrem de dificil sa se
integreze in echipa, sa invete si sa-si satisfaca clientii in timp ce lucreaza si in proiectul entitatii
care organizeaza selectia. In fata acestuia tanarul contabil are avantajul cunoasterii domeniului dar
pastreaza dezavantajul timpului pe care nu il are pentru a-l aloca muncii. Tanarul absolvent nu are
experienta practica dar are timp. A demonstrat ca poate sa invete dar nu exista confirmarea unor
surse independente referitoare la modul in care a inteles ca studiul nu este un scop in sine. In
functie de disponibilitatea de timp si personala a celorlalti membri ai echipei, poate fi preluat in
echipa, dar nu in pozitia de responsabil financiar.
Pentru a-si mentine competitivitatea in sens larg, entitatea trebuie sa functioneze bazandu-se in
permanenta pe angajati competenti care sa rapunda prin activitatea lor nevoilor in continua evolutie
ale pietelor. In acest context, entitatea poate resimti ca pe o necesitate proprie formarea profesionala
continua a angajatilor, impunand acestora planuri de invatare, alocand bugete pentru formarea
profesionala, instituind premii si sanctiuni in legatura cu aderenta personalului la activitatile interne
situate in sfera preocuparilor vizand formarea profesionala a angajatilor.
Devine astfel vital pentru entitate nu doar sa creeze planuri de invatare continua ci sa evalueze
permanent personalul din perspectiva evolutiilor pietelor pentru a actualiza si particulariza planurile
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 37/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
de invatare, monitorizand si evaluand totodata permanent angajatii in raport cu aderenta la

activitatile interne de formare profesionala.
In acest context larg al mentinerii si dezvoltarii competitivitatii entitatii, formarea profesionala ar
trebui privita ca o activitate flexibila ce poate sa imbrace mai multe forme: de la invatare formala
inafara orelor de program prin implicarea unor lectori externi pana la activitati de mentoring si
coaching in care sunt implicati, in timpul programului de lucru, persoane cu experienta, angajati
vechi ai entitatii care preiau atributii de formare profesionala si responsabilitati asociate in legatura
cu parcursul unora dintre angajati care le sunt dati in grija. Finalitatea acestei activitati flexibile de
formare profesionala, obiectivul acesteia este in final asigurarea personalului calificat, capabil sa
preia responsabilitati asociate obiectivelor entitatii in conditiile evolutiei continue a pietelor.
Obiectivele individuale ale personalului angajat ar trebui asadar stabilite anual de ctre efii
ierarhici direci prin discuii cu personalul implicat, iar evaluarea periodica a acestora ar trebui
realizata in raport cu referentiare cunoscute si acceptate de catre angajati.
Referenialul COSO este explicit n acest domeniu, avnd prevederi exhaustive referitoare la
angajamentul pentru competen pe care trebuie s l aib managerii n raport cu organizaia,
inclusiv angajaii, atragerea, dezvoltarea i pstrarea angajailor, planuri i preparative pentru
succesiunea n posturile cheie. Domeniul succesiunii in posturile cheie este acoperit parial i de
standardul naional nr. 4 Funcii sensibile prin referiri la necesitatea identificrii funciilor
sensibile n organizaie i la rotaia persoanelor pe funciile considerate sensibile n raport cu
obiectivele organizaiiei, fiind introdus chiar i o limit de timp de staionare a unei persoane pe o
funcie sensibila: 5 ani care nu ar trebui depait.
Studiul de caz nr. 16 Functii sensibile

In dorinta declarata de a reduce riscul de frauda in autoritatea administratiei locale pe care o
conduce, primarul decide, la scurt timp dupa castigarea mandatului, inlocuirea sefului biroului
achizitii publice, dupa o activitate neintrerupta a acestuia in aceasta functie timp de 20 de ani.
Ramane sa lucreze in acelasi birou dar ca simplu functionar, fiind promovata in functia de sef birou
o alta persoana. Primarul a actionat:
a. Gresit, responsabilul cu achizitiile era o persoana cu experienta dovedita;
b. Gresit, responsabilul cu achizitiile era o persoana avand competenta profesionala dovedita;
c. Corect, primarul trebuie sa-si aduca propria echipa in primarie;
d. Corect, responsabilul cu achizitiile urmeaza sa iasa la pensie in urmatorii patru ani iar cel
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 38/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
care il inlocuieste are o experienta si competenta deasemenea dovedite.

Seful biroului achizitii publice este o functie sensibila a entitatii. Acesta trebuie sa cunoasca in
detaliu si sa aplice corect pentru entitate prevederile legale privitoare la procedurile de achizitii
prin care sunt achizitionate din bugetul entitatii bunuri servicii si lucrari. Seful, mai mult decat un
simplu angajat simte responsabilitatea deciziilor pe care le ia, fiind deasemenea un mentor pentru
colegii sai din birou. Primarul stie ca actualul sef va iesi la pensie si doreste sa se asigure asupra
unui transfer treptat de experienta in functia de sef birou. Poarta o discutie cu seful de birou dar si
cu inlocuitorul acestuia si pune in practica planul de succesiune. In cazul in care actualul sef nu
accepta o pozitie mai putin bine platita il transfera tot ca sef birou la un alt compartiment si il
solicita ferm sa participe activ la transferul de experienta.
Principalul criteriu care ar trebui utilizat la recrutarea personalului ar trebui sa fie competenta
profesionala, in conditiile asigurarii economicitatii si eficientei desfasurarii activitatii. Astfel, toate
persoanele care sunt angajate ar trebui sa parcurga o etapa de selectie organizata de catre entitatea
angajatoare in cel mai transparent mod posibil, in sensul larg al utilizarii principiului transparentei.
Studiul de caz nr. 17 Nepotismul

Managerul proiectului, profitand de aprobarea organigramei proiectului isi angajeaza un nepot de
frate intr-o functie executiva in directa sa subordine ca urmare a participarii acestuia la o procedura
competitiva de angajare. Managerul a procedat:
a. Corect, nepotul a fost cel mai bun dintre cei doi participanti prezenti;
b. Corect, oricum ceilalti angajati nu vor sti ca noul angajat e nepotul sau;
c. Gresit, nu a asigurat o transparenta suficienta concursului si nu a avut suficienti candidati
eligibili pentru o competitie reala;
d. Gresit, el luase deja decizia privind angajarea nepotului la momentul lansarii competitiei.
Managerul il va putea controla si va avea oricand posibilitatea sa-l admonesteze, pana la o anumita
limita pe propriul nepot. Problema rezida din lipsa de transparenta a procedurii, legata de interesul
managerului de a crea culoar favorabil propriului nepot. Decizia luata anterior organizarii
procedurii este imorala.
Daca economicitatea este strict legata de costurile salariale cu angajatii, eficienta introduce variabila
timp in realizarea sarcinilor. Un angajat avand un salariu mic va avea probabil o calificare minima
in raport cu atributiile postului si va presta probabil o munca acceptand sau asumandu-si
responsabilitati minime, inducand angajatorului costuri cu supervizarea si corectii. Un angajat
avand salariu mare nu va accepta in mod automat responsabilitati mai mari, fara ca entitatea sa il
incadreze intr-o realitate care sa il oblige la utilizarea cat mai completa a competentelor profesionale
si la responsabilitati stabilite in concordanta cu autoritatea delegata. Recompensarea
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 39/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
necorespunzatoare a personalului sau alterarea mediului de lucru pot induce riscuri diverse in
functionarea entitatii.
Studiul de caz nr. 18 Riscuri asociate migratiei personalului

Unul dintre angajatii cu experienta a unei organizatii care implementeaza un proiect european,
manager al proiectului, demisioneaza in partea a doua a perioadei de implementare, ca urmare a
neintelegerilor aparute cu cei care conduc organizatia. In locul acestei persoane se angajeaza dupa
mai bine de patru luni o persoana necunoscuta conducerii organizatiei, dar care intruneste
conditiile cerute de experienta si competenta profesionala. Indicati cel mai semnificativ risc in
legatura cu aceasta situatie:
a. Modificarea procedurilor de lucru in organizatie;
b. Plecarea altor persoane din organizatie;
c. Intarzieri in implementare, neincadrarea activitatilor ramase in perioada de pana la sfarsitul
perioadei de implementare;
d. Diminuarea bugetului eligibil ca urmare a neutilizarii banilor pentru salariile managerului
pe durata celor patru luni.
Semnificatia riscului in proeictele finantate din fondurile europene este data de marimea valorii
cheltuielilor ce ar putea fi declarate ca neeligibile. Astfel, potentialele intarzieri ale activitatilor pot
conduce la prelungirea implementarii acestora dincolo de termenele aprobate pentru implementarea
proiectului, toate sumele cheltuite in aceasta perioada fiind neeligibile.
Raportat la situaia de fapt n implementarea FSE n Romania, opiniile participanilor la studiul din
anul 2012 au fost investigate prin percepia pe care acetia o au fa de atitudinea managementului
la angajarea membrilor echipelor de implementare i sunt sintetizate n tabelul de mai jos:
Tabelul nr. 7. Percepia asupra celui de-al patrulea principiu al COSO
Manageri/
Auditori
Contabili
Responsabili
Ali membri
Asistenti
financiari
ai echipelor
Competena profesional a fost luat n considerare ntotdeauna la angajrile facute?
ntotdeauna
50.00%
20.00%
46.67%
51.52%
47.37%
Deseori
27.78%
53.33%
20.00%
36.36%
36.84%
Cteodat
11.11%
20.00%
20.00%
3.03%
10.53%
Nu a fost un factor, nu tiu, etc.
11.11%
6.67%
13,33%
9.09%
5.26%
Opinii
Una din posibilele cauze ale percepiei actuale privind competena profesional ca i criteriu la
angajare ar putea fi att lipsa transparentei n angajarea personalului n proiectele finanate din FSE,
ct i organigramele care permit incadrarea personalului nafara unor criterii de performa asociai
fiecrei funcii sau mai mult, fiecrui post.
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 40/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
2.1.5. Responsabilitatea in efectuarea controalelor

Modelul COSO conine deasemenea prevederi legate de msurarea performanei i de modul n care
responsabilitatea controlului intern ajunge la oameni, materializndu-se. Performana este perceput
c fiind direct influenat de modul n care angajatii se simt responsabili i stiu c vor fi
recompensai n mod onest. Presiunile temporare ce pot s apar n cadrul organizaiei sunt
trebuiesc luate n considerare indicandu-se mijloace de diminuare a acestora. Recompensele
acordate angajailor n raport cu performantele atinse fac deasemenea obiectul dezvoltrii
referenialului COSO.
Studiul de caz nr. 19 Ore suplimentare

Pentru a putea finaliza munca la cererea de rambursare si a se incadra in termenele stabilite cu
Autoritatea Contractanta, managerul proiectului solicita angajatii cheie sa-si prelungeasca
programul pe durata unei saptamani intregi, de luni pana vineri. Recunoscand munca angajatilor
sai procedeaza la:
a. Pontarea orelor suplimentare si plata acestora la termen sau acordarea de zile libere,
conform contractului indivifual de munca;
b. Pastrarea pontajelor la normele initiale si acorda zile libere in consecinta prin intelegere cu
angajatii;
c. Constatarea rezultatelor muncii, multumind angjatilor pentru efortul depus;
d. Sanctioneaza pe cei care au refuzat sa participe la efortul echipei pe durata itregii
saptamani.
Orice intelegere cu angajatii inafara prevederilor Codului Muncii si a contractelor individuale de
munca ale acestora trebuie exclusa. In cazul in care orele suplimentare nu pot fi decontate ca
urmare a regulilor finantatorului se vor acorda zile libere ulterior modificarii contractelor de munca
astfel incat acestea sa permita pontarea unui numar diferit de ore/zi in limita aceluiasi numar de
ore/luna corespunzator normei intregi.
Sistemul controlului intern ar trebui proiectat si pus in practica de catre managementul operativ, in
coordonarea organismului colegial de coordonare. Managementul este deci responsabil pentru
punerea in practica a sistemului controlului intern, respectiv cu proiectarea, implementarea,
managementul si evaluarea periodica a diferitelor componente ale structurii organizatorice, a
autoritatilor si responsabilitatilor asociate acestora, cu atragerea raspunderii pentru controlul intern
la toate nivelurile organizatiei. In contextul acestui principiu al COSO, intregul personal, de la toate
nivelurile entitatii ar trebui sa participe in modul cel mai performant cu putinta la activitatile de
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 41/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
control intern la fel cum ar actiona pentru sine, daca ar detine entitatea. Raspunderea angajatilor
pentru activitatile de control intern ar trebui sa fie una totala, nelimitata de litera procedurilor sau
regulilor interne impuse.
Studiul de caz nr. 20 Responsabilitatea privitoare la controlul intern si dilema etica

Adjunctul contabilului sef stie ca trebuie sa efectueze activitati de control cu responsabilitate totala
si o face atunci cand are dubii asupra competentei profesionale a noilor angajati. In urma
verificarilor de detaliu efectuate asupra operatiunilor bunului si vechiului sau prieten, constata ca
acesta a falsificat documente de plata a contributiilor sociale inca de acum 6 luni, profitand de
relatia de prietenie pe care o are cu responsabilul cu controlul si de controlul slab exercitat pana
atunci. Documentele falsificate poarta semnaturile managerului, a contabilului sef si a contabilului,
vechiul prieten. Fata de aceasta situatie, controlorul:
a. Informeaza imediat in scris conducerea entitatii, asumandu-si responsabilitatea pentru
aceasta;
b. Intocmeste un denunt anonim pentru ca familia vechiului sau prieten sa nu-l acuze de
implicare in scandalul ce va urma;
c. Avertizeaza prietenul cerandu-i sa nu mai repete in viitor actiunea;
d. Trece cu vederea, oricum mai are doar sase ani pana la pensie, si daca nu s-a descoperit
nimic pana acum nu se va descoperi nici deacum inainte.
Fiecare angajat in exercitarea atributiilor lor de control trebuie sa se comporte ca bun proprietar al
activelor pentru care efectueaza controlul. Dealtfel, in cazul de fata, orice comportament care ar
permite continuarea tranzactiilor utilizand documente falsificate intra sub incidenta legii penale.
Pentru punerea in practica a celui de-al cincelea principiu al COSO este insa necesar ca atributiile si
responsabilitatile aferente fiecarui element al organigramei entitatii, mergand pana la nivelul
fiecarui post, sa fie clar determinate, astfel incat sistemul controlului intern sa aiba un obiect clar
determinat, pentru fiecare componenta a autoritatii delegate in parte. Astfel, orice modificare a
descrierii functiunii trebuie insotita de o modificare a descrierii controlului cuprinzand si
nominalizarea persoanei responsabile cu efectuarea controlului pentru noua sectiune a descrierii.
Studiul de caz nr. 21 Responsabilitatea la modificarea sau extinderea controalelor.

Ca urmare a identificarii riscului privitor la decontarea prin caseria entitatii a unor sume neeligibile
in cadrul proiectului finantat din fonduri europene, managerul proiectului ia decizia modificarii
controalelor aplicate casieriei prin includerea unei etape de verificare anterioara a documentelor
depuse pentru plata. Creaza o noua lista de verificare pentru urmatoarele criterii: incadrarea
cheltuielii solicitata spre decontare in bugetul aprobat de finantator, in lista cheltuielilor eligibile si
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 42/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
daca cheltuiala a fost ocazionata de participarea la activitati eligibile ale proiectului.

Lista de verificare va fi intocmita de catre cel ce efectueaza verificarea, si anume:
a. Seful ierarhic direct al casierului, acesta oricum verifica soldurile zilnice inainte ca acestea
sa fie inregistrate in contabilitate;
b. Responsabilul financiar, acesta are atributii privind managementul financiar al bugetului
proiectului;
c. Managerul proiectului, acesta trebuie sa stie exact ce anume se deconteaza;
d. Expertul contabil, acesta trebuie sa verifice si semneze raportarile financiare.
Responsabilul financiar este obligat prin contractul de finantare sa aplice stampila solicitat spre
rambursare suma de... pe fiecare document justificativ, astfel ca acesta va verifica documentele
inaintea platii nu dup efectuarea platii.
Perceptia privind responsabilitatea indivizilor corelat cu activitatile de control la care sunt supui n
vederea responsabilizrii acestora a facut obiectul studiului din anul 2012, acesta relevand ca
responsabilii financiari au o opinie care o consolideaz pe cea a managerilor
Tabelul nr. 8. Perceptia asupra celui de-al cincelea principiu al COSO
Manageri/
Auditori
Contabili
Responsabili
Ali membri
Asistenti
financiari
ai echipelor
In ce msur considerai c angajaii proiectului au responsabiliti clare, i c managementul ii controleaz
corespunztor?
Angajaii au responsabiliti clare i sunt
38.89%
40.00%
33.33%
39.39%
63.16%
controlai corespunztor
Angajaii au responsabiliti clare i sunt
50.00%
53.33%
26.67%
36.36%
0.00%
controlai intr-o oarecare masur
Angajaii au responsabiliti i sunt
11.11%
6.67%
40.00%
24.24%
36.84%
controlai
Opinii
Putem ins constata c sub 40% dintre participani, cu excepia categoriei altor membri ai echipei,
indic situaia cea mai favorabila, de respectare a celui de-al cincelea principiu al COSO.
Fata de cele descrise mai sus, putem concluziona ca un intr-un mediu corespunzator al controlului
intern, managementul entitatii care implementeaza proiecte cu finantare europeana ar trebui sa fie
preocupat de stabilirea si implementarea in practica a politicilor ce vizeaza atingerea obiectivelor
prin atragerea si mentinerea in conditiile dezvoltarii profesionale continue a unor angajati
competenti pentru posturile lor, evaluati si sprijiniti permanent in sensul dezvoltarii profesionale,
pana la momentul la care trebuie puse in aplicare planuri de succesiune in ceea ce-i priveste.
2.2.
Evaluarea riscurilor
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 43/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
Orice organizatie se confrunta cu riscuri, de provenienta interna sau externa. Riscul este definit10 ca
fiind posibilitatea ca un eveniment sa se petreaca afectand in mod negativ atingerea obiectivelor
organizatiei. Evaluarea riscurilor implica un proces dinamic si iterativ de identificare si comensurare
a riscurilor in raport cu indeplinirea obiectivelor entitatii in raport cu toleranta entitatii la riscuri.
Evaluarea riscurilor reprezinta primul pas in managementul riscurilor, respectiv in luarea de masuri
care sa conduca la diminuarea efectelor sau eliminarea aparitiei acestora.. Evaluarea riscurilor
determina modul in care riscurile sunt gestionate. Ca o preconditie a evaluarii riscurilor este
stabilirea obiectivelor la fiecare nivel operational al organizatiei, astfel incat riscurile asociate
acestor obiective sa poata fi determinate. Aceste obiective trebuiesc stabilite in mod clar de catre
management, cu incadrarea in cele trei categorii de obiective: operationale, de raportare si de
conformitate, in asa fel incat sa poata fi analizate riscurile ce pot sa apara raportat la aceste obiective
la oricare nivel functional al entitatii. Trebuiesc luate in considerare acele modificari ale mediului
extern sau intern care pot face ca parti ale controlului intern sa devina ineficace. Evaluarea riscurilor
ar trebui sa tina seama si de evolutiile mediului extern al entitatii, respectiv de impactul pe care
aceste schimbari ale mediului extern il pot avea asupra entitatii, in special asupra functionarii
sistemului controlului intern.
Principiile enuntate ale referentialului COSO sunt:
Organizatia trebuie sa-si defineasca obiective operationale suficient de clar pentru ca riscurile
asociate sa poata deveni cuantificabile (6);
Organizatia isi identifica si analizeaza riscurile legate de atingerea obiectivelor in vederea stabilirii
modului in care acestea vor fi gestionate (7);
In scopul evaluarii riscurilor, organizatia ia in considerare posibile fraude (8);
Organizatia idenntifica si evalueaza schimbari care ar putea afecta in mod semnificativ sistemul
controlului intern (9).
2.2.1. Definirea obiectivelor

Referentiarul COSO introduce grila de mai jos in vederea sprijinirii managementului in definirea
clara a obiectivelor entitatii in stransa relatie cu: operatiunile, raportarile si conformitatea.
10
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 44/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU
In
vederea
managementul:
definirii

POSDRU 2007-2013
obiectivelor,
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
Tabelul nr. 9: Elemente privind claritatea formularii obiectivelor

Operatiuni
Raportare
Conformitate
Interna
Externa, non
Externa
financiara
financiara
Ia in considerare toleranta la risc, nivelul

cerut de precizie sau materialitatea, dupa
caz
2 Respecta standarde sau reguli externe,
standardele internationale de contabilitate,
legi si regulamente
3 Isi reflecta propriile alegeri
4 Reflecta activitatile entitatii
5 Include scopuri legate de performanta
operationala si financiara
6 Constituie baza pentru alocarea resurselor
Sursa: COSO, Internal Control Integrated Framework, December 2011 disponibil pe site-ul www.coso.org
Pornind de la elementele grilei de mai sus, in cazul unui proiect finantat din FSE ce vizeaza
furnizarea de servicii asociate accesului pe piata muncii pentru un numar de 500 de persoane printro secventa de patru operatiuni. putem defini obiectivele astfel:
2.2.1.1. Obiectivele legate de operatiuni:

Operatiunea 1: selectarea membrilor grupului tinta: Cei 500 de membrii vor fi selectati pentru
participarea la activitatile proiectului in baza propriei declaratii privind apartenenta la grupul tinta
(toleranta mare la risc), dintre locuitorii comunelor A, B si C (propriile alegeri ale managementului),
intr-un interval de timp de 60 de zile, de catre facilitatorul local angajat pentru acest scop
(performanta operationala si financiara), in cadrul unor seminarii locale de informare privind
oportunitatile oferite de piata muncii. Participantilor la aceste seminarii le vor fi asigurate:
transportul din centrul satului de domiciliu la centrul comunei locul de desfasurare al seminarului,
un catering minim pe durata celor 6 ore ale seminarului (apa minerala si placinte, eventual cafea, dar
si o subventie, ajutor pentru participarea la aceasta activitate, in valoare de 30 lei/zi (baza alocarii
resurselor). Scopul operatiunii 1 este acela de a asigura participanti eligibili
in termenii
contractului de finantare pentru operatiunea 2.

Operatiunea 2: participarea la activitati de orientare consiliere: Activitatile vor fi desfasurate in
cadrul unor intalniri de grup la care vor fi invitati, in principiu participantii la seminarii, dar
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 45/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
participarea va fi deschisa tuturor persoanelor interesate (toleranta mare la risc), intalniri de grup
organizate in comunele A, B si C (alegerea managementului), de catre furnizori acreditati pentru
prestarea de servicii de ocupare (performanta operationala), selectati in urma aplicarii unor
proceduri transparente de achizitie publica, intr-un interval de 30 de zile (performanta financiara).
Participantilor li se va asigura transportul, catering minim si li se va aloca o subventie in valoare de
30 lei/zi (baza alocarii resurselor). Ca urmare a participarii se va decide pentru fiecare persoana in
parte, una din cele trei cai de urmat: inregistrarea in baza de date privind persoanele inactive,
propunerea urmarii unor cursuri de formare profesionala urmate de medierea muncii sau prestarea
directa de servicii de mediere a muncii, in vederea facilitarii pe piata muncii a persoanelor care deja
detin calificari susceptibile in a-i avantaja in raport cu cerintele actuale pe piata locala a muncii.
Scopul operatiunii 2 este acela de a evalua potentialul incadrarii in piata muncii a membrilor
grupului selectat in urma participarii la operatiunea 1 si deasemenea de a evalua necesarul
interventiilor viitoare asupra participanti eligibili selectati, in vederea sprijinirii acestora pentru
incadrarea in munca, sprijin ce poate si va fi acordat prin operatiunile 3 si 4 in termenii contractului
de finantare, dupa caz
Operatiunea 3: Formarea profesionala a membrilor grupului tinta. Activitatea va fi desfasurata in
favoarea participantilor la activitatile de orientare consiliere, fara a mai urmari incadrarea acestora
in grupul tinta (toleranta mare la risc datorata timpului parcurs intre momentele participarii la
activitatea de orientare consiliere si activitatea de formare profesionala, e posibil ca unii
participanti sa-si fi schimbat statutul pe piata muncii si sa nu mai indeplineasca conditii de
apartenenta la grupul tinta). Cursurile vor fi desfasurate in sediile furnizorului de formare
profesionala municipiul resedinta de judet (alegerea managementului determinata de toleranta
mare la risc pe care si-o asuma prin: pierderea persoanelor din grupul tinta datorita: timpului in plus
cu naveta, diminuarea frecventei participarii generate de incercarea ca pe durata cursului sa-si
rezolve si alte probleme la oras: medic, achizitii, vizite la rude, etc.). Cursurile vor fi desfasurate in
grupe cuprinse intre 20 si 24 de persoane (alegerea managementului in speranta atingerii
performantei operationale si financiare), cu asigurarea unui catering minim, a subventiilor si a
transportului (baza pentru alocarea resurselor). Scopul operatiunii 3 este acela de a asigura
competente suplimentare, considerate ca utile in urma derularii operatiunii 2 acelor membrii ai
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 46/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
grupului tinta eligibil care doresc sa devina activi pe piata muncii, in mod independent sau asistati
prin participarea la operatiunea 4.
Operatiunea 4: Furnizarea serviciilor de mediere a muncii. Serviciile vor fi prestate catre doua
categorii de participanti la proiect: celor care au participat la activitatile de consiliere orientare si
pentru care s-a constatat ca poseda competente abilitati ce le permit incadrarea relativ facila pe piata
muncii, nemaifiind astfel propusi pentru participarea la cursuri de formare profesionala si celor
carora le-au fost furnizate cursuri de formare profesionala in scopul imbunatatirii/actualizarii
competentelor necesare incadrarii pe piata muncii. Serviciile vor fi prestate doar dupa verificarea
incadrarii in grupul tinta eligibil al proiectului pe baza actelor doveditoare pe care membrii grupului
tinta le prezinta (toleranta scazuta la risc), in cadrul unor intalniri individuale pe care consilierul
mediator le are cu fiecare persoana in parte in localitatea de domiciliu a acesteia (alegerea
managementului in scopul maximizarii eficacitatii activitatii element al performantei si generator
de impact pentru derularea proiectului, chiar daca aceasta alegere conduce la o scadere a
economicitatii si implicit a eficientei implementarii proiectului), cu asigurarea unui catering minim,
a subventiilor si a transportului (baza pentru alocarea resurselor). Scopul operatiunii 4 este acela de
a asista participantii eligibili la activitatile proiectului in a-si gasi un loc de munca, iar rezultatul
asteptat al acestei operatiuni il constituie tocmai persoanele angajate.
Constatam existenta logicii operatiunilor, fiecare dintre acestea avand obiective clar definite si
scopuri ce converg spre obiectivul general al programului de finantare POSDRU: oameni inclusi pe
piata muncii.
2.2.1.2. Obiectivele legate de raportari

Raportarile interne sunt intocmite de catre executantii operatiunilor si destinate sefilor ierarhici
directi: coordonatori de zona, activitati sau manageri la diferite nivele. Acestea pot avea un grad de
detaliere diferit de la o operatiune la alta, determinat de apetenta pentru risc a entitatii sau de
materialitate. O detaliere exhaustiva a operatiunii raportate poate facilita activitati detaliate de
control, pe cand o raportare sumara nu poate genera decat o imagine incompleta asupra operatiunii
respective. O lista de verificare poate fi extrem de utila sefului ierarhic in aprobarea rapoartelor de
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 47/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
activitate aferente operatiunilor. Redam mai jos o asemenea lista, cu titlu de exemplificare, valabila
pentru operatiunile 1 4 prezentate anterior
Tabelul nr. 10: Lista de verificare aprobare rapoarte de activitate operatiuni 1 - 4
Nr. crt
Intrebari aferente realizarii operatiunilor

Da
Nu
Raspunsuri
NA
Comentarii
Operatiunea 1: selectia grupului tinta Raportul facilitatorului local responsabil cu organizarea locala
Facilitatorul local a beneficiat de instruire privind decrierea
activitatilor in care este implicat?
Activitatile raportate de catre facilitatorul local corespund descrierii
din cererea de finantare aprobate/contractul de finantare?
Activitatile raportate de catre facilitatorul local au corespondent in
fisa de post a acestuia?
Activitatile raportate au avut loc in perioada de implementare
aprobata prin contractul de finantare?
Activitatile raportate de catre facilitatorul local au avut loc in
comunele A, B sau C?
Activitatile raportate de catre facilitatorul local au avut loc in
locatiile dinainte convenite?
Locatiile utilizate pentru intalniri au asigurat confortul necesar
derularii acestora: caldura, lumina, separare fata de alte activitati
curente in spatiul respectiv, etc.?
A atasat facilitatorul local la raport formulare de grup tinta pentru
toti participantii la activitate?
Sunt formularele de grup tinta atasate raportului completate corect in
toate aspectele?
A colectat facilitatorul local documente suport (copii buletin si
declaratii pe proprie raspundere) de la toti participantii la activitate?
Operatiunea 1: selectia grupului tinta Raportul facilitatorului responsabil cu evenimentul
Facilitatorul a beneficiat de instruire privind decrierea activitatilor in
care este implicat?
Activitatile raportate de catre facilitator corespund descrierii din
cererea de finantare aprobate/contractul de finantare?
Activitatile raportate de catre facilitatoru au corespondent in fisa de
post a acestuia?
Activitatile raportate au avut loc in perioada de implementare
aprobata prin contractul de finantare?
Activitatile raportate de catre facilitatorului local au avut loc in
comunele A, B sau C?
Exista documente justificative ale realizarii activitatii vizate de terti
(ordine de deplasare, foi de parcurs, fotografii, inregistrari video,
etc)?
Sunt acestea depuse in anexa la raportul de activitate?
Au fost realizate prezentari prin utilizarea tehnicii beneficiarului?
Sunt prezentarile relevante descrierii/scopului operatiunii?
Sunt prezentarile atasate raportului?
Au fost distribuite materiale in cadrul operatiunii (mape, afise,
pliante, etc.)?
Sunt materialele predate participantilor relevante descrierii/scopului
operatiunii?
Sunt depuse atasat raportului materialele predate participantilor
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 48/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
Exista lista de prezenta pentru participanti semnata de catre toti

participantii?
Este aceasta lista depusa atasat raportului de activitate?
Exista lista de distributie a promotionalelor semnata de catre toti cei
care au primit asemenea materiale?
Este aceasta lista depusa atasat raportului de activitate?
Operatiunea 2: orientare si consiliere pentru grupul tinta Raportul consilierului responsabil cu operatiunea 2
Activitatea desfasurata este concordanta ca si continut cu prevederile
contractului de servicii incheiat?
Activitatea raportata a avut loc in perioada de valabilitate a
contractului de servicii?
A fost intocmita lista de prezenta continand semnaturile tuturor
participantilor?
A fost depusa lista de prezenta ca anexa la raport?
Au fost distribuite materiale participantilor?
Sunt materialele relevante operatiunii in cadrul careia au fost
distribuite?
Sunt aceste materiale atasate raportului?
Au fost realizate prezentari pentru participanti?
Continutul prezentarilor este relevant in raport cu scopul intalnirii?
Prezentarile sunt atasate raportului?
A fost completata fisa individuala de consiliere pentru fiecare
participant la intalnire?
Contine aceasta recomandarile consilierului pentru fiecare fisa in
parte?
Fisele sunt semnate de consilier?
Fisele sunt semnate de participant?
Sunt depuse atasat toate fisele de consiliere completate in cadrul
activitatii?
Operatiunea 3: formare profesionala pentru grupul tinta Raportul formatorului responsabil cu operatiunea 3
A fost intocmita lista zilnica de prezenta continand semnaturile
tuturor participantilor?
Au fost depuse la raport: cataloage, copii dupa certificatele obtinute,
suporturi de curs, prezentari, corespondenta cu DMSSF privind
demararea cursurilor, comisia de examinare a cursantilor, etc.
Operatiunea 4: mediere a muncii pentru grupul tinta Raportul consilierului responsabil cu operatiunea 4
A fost intocmita lista de prezenta continand semnaturile tuturor
participantilor?
A fost depusa lista de prezenta ca anexa la raport?
Au fost distribuite materiale participantilor?
Sunt materialele relevante operatiunii in cadrul careia au fost
distribuite?
Sunt aceste materiale atasate raportului?
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 49/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
Au fost realizate prezentari pentru participanti?

Continutul prezentarilor este relevant in raport cu scopul intalnirii?
Prezentarile sunt atasate raportului?
A fost completata fisa individuala de mediere pentru fiecare
participant la intalnire?
Contine aceasta recomandarile consilierului pentru fiecare fisa in
parte?
Fisele sunt semnate de consilier?
Fisele sunt semnate de participant?
Sunt depuse atasat toate fisele de mediere completate in cadrul
activitatii?
Sursa: Prelucrare proprie
Bifarea coloanelor nu, NA sau inserarea de comentarii poate conduce la una din cele trei
situatii: respingerea raportului de activitate si retransmiterea catre emitent in vederea imbunatatirii,
aprobarea conditionata a raportului sau modificarea extinderea listei de verificare.
Astfel, daca gradul de detaliere al rapoartelor interne acceptate de catre management poate aduce
indicii privitoare la apetenta entitatii pentru risc, descrierea propriu-zisa a activitatilor precum si a
interventiilor persoanei care a intocmit raportul poate sa ofere o imagine asupra activitatilor entitatii
si a modului in care alegerea managementului sau a personalului operativ influenteaza aceste
activitati. Obiectivele legate de raportarile interne trebuie asadar sa tina seama de gradul de
detaliere, de descrierea activitatilor si de modul in care factorul uman, managementul sau
executantii intervin pe parcursul operatiunilor raportate in sensul efectuarii de corectii specifice
implementarii operatiunilor in acord cu principiul bunei gestiuni financiare.
Raportarile externe non-financiare trebuie sa tina seama de interesele factorilor externi, in
conditiile conflictului de interese ce se manifesta intre utilizatorii si emitentii informatiei. Astfel,
obiectivele ce tin de raportarile non-financiare trebuie sa reflecte activitatile entitatii, sa fie
conforme normativelor externe ce guverneaza domeniul dar sa reflecte si toleranta la risc. Cel mai
cunoscut tip de raportare non-financiara este cel al raportului tehnic de implementare, document
intocmit prin utilizarea formatului pus la dispozitie de catre finantator si care reflecta activitatea
beneficiarului de finantare nerambursabila aferenta perioadei de raportare, intr-un volum al
informatiei care in anumite situatii poate necesita completari (situatia indusa de anexele 10 si 4
privind situatia grupului tinta).
Raportarile externe financiare sunt intocmite pe de o parte prin efectul contractului de finantare
(cele destinate institutiilor parte a sistemului de gestiune si control) si prin efectul legii (cele
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 50/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
generale, obligatorii pentru orice persoana juridica). Obiectivele ce tin de raportarile financiare
externe trebuie sa includa, in conditiile conflictului de interese privind informatia contabila existent
intre emitentul si utilizatorul informatiei, elemente privind descrierea activitatilor, prin raportarea
acestora la cadrul de reglementare aplicabil raportarilor financiare, tinand cont si de materialitatea
acceptata pentru aceste raportari.
2.2.1.3. Obiective legate de conformitate

Obiectivele legate de conformitate trebuie sa includa elemente privind incadrarea operatiunilor in
cadrul de reglementare aplicabil (legi, regulamente, norme, contracte, etc) dar in conditiile asumarii
unei anumite tolerante la risc. Un asemenea obiectiv pentru contractul de finantare nerambursabila
din FSE POSDRU luat in discutie ar putea fi formulat astfel: Entitatea isi propune derularea
activitatilor de consiliere orientare, formare profesionala si mediere a muncii in scopul incadrarii
in munca a unui numar de 50 de persoane cu respectarea cadrului legal aplicabil pentru serviciile de
ocupare si de formare profesionala, prin includerea in activitatile proiectului a unui numar de 500 de
persoane care apartin, in mod rezonabil grupului tinta eligibil.
2.2.2. Identificarea si analizea riscurilor legate de atingerea obiectivelor

pentru a stabili modul in care acestea vor fi gestionate.
Identificarea si analiza riscurilor care pot sa apara reducand sansa entitatii de a-si atinge obiectivele
sunt procese iterative si continue11, integrate procesului planificarii activitatii entitatii. Riscurile pot
fi induse de catre factori externi (modificarea regulilor de implementare a programului de finantare,
modificarea atitudinii beneficiarilor sau a partenerilor proiectului fata de activitatile acestuia,
cresterea costurilor anumitor servicii sau bunuri, insolventa unor subcontractori, intarzieri in
efectuarea platilor aferente cererilor de rambursare validate de catre Autoritateaa de Management,
etc) sau interni (demisia unora dintre membrii echipei de implementare, utilizarea inadecvata a unor
resurse sau bunuri, conflictul de interese, etc.).
11
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 51/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
In analiza riscurilor ar trebui estimat impactul pe care producerea riscului avut in vedere prin luarea
in considerare a factorilor interni sau externi il poate avea asupra obiectivelor entitatii la toate
nivelurile ierarhice si luat in considerare ca atare. Importanta riscurilor poate fi evaluata avand in
vedere criterii ca de exemplu:
Marimea impactului (efectului riscului) si probabilitatea ca acesta sa se produca;
Rapiditatea producerii riscului;
Persistenta impactului riscului, dupa aparitia acestuia.
Managementul ar trebui sa utilizeze, in analiza riscurilor, aceleasi masuri pe care le foloseste in

determinarea modului in care obiectivele sunt atinse. Masurile luate ar trebui sa fie corelate cu
marimea impactului, cu probabilitatea aparitiei, cu rapiditatea producerii sau cu peristenta efectelor.
Studiul de caz nr. 22 Riscuri asociate angajarii de experti temporari in cadrul proiectelor
In vederea implementarii corespunzatoare a proiectului aprobat, managerul decide angajarea unui
responsabil financiar prin utilizarea procedurilor de achizitie publica. Procedura este organizata
conform legii, se finalizeaza prin semnarea unui contract cu o persoana care mai activeaza ca
responsabil financiar simultan in alte patru proiecte. Managerul constata ca responsabilul financiar
nu aloca timpul pe care l-a ofertat si decide rezilierea contractului si reluarea procedurii, la patru
luni de la semnarea primului contract. Managerul a procedat:
a. Gresit, responsabilul financiar isi indeplinea atributiile in numarul redus de ore, cu toate ca
cerea la decontare un numar de ore conform contractului;
b. Gresit, responsabilul financiar e sotia reprezentantului legal al firmei care implementeaza
proiectul si astfel managerul va avea probleme in asigurarea de lichiditati;
c. Corect, in conditiile in care se asigura impotriva riscului prin completarea procedurii de
achizitie cu formulare suplimentare privind disponibilitatea si exclusivitatea;
d. Corect, oricum valoarea contractului era prea mare in raport cu tarifele practicate pe piata
pentru acest tip de servicii.
Sesizand materializarea riscului, managerul a procedat la masuri corespunzatoare marimii
impactului. Astfel a reziliat contractul motivand aceasta prin neprestarea orelor de catre
responsabilul financiar, luand totodata masuri ca posibilitatea de materializare in viitor a riscului sa
se reduca.
Orice entitate are, prin managementul propriu, o anumita inclinatie spre risc, astfel ca riscuri
considerate acceptabile de catre unii sa fie considerate inacceptabile de catre altii. Raspunsul la risc
al entitatii va lua asadar obligatoriu in considerare apetenta la risc. Privind retrospectiv la
schimbarea regulilor in implementarea FSE in Romania putem constata:
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 52/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
Tabelul nr.11 Raspunsuri la riscuri in implementarea proiectelor finantate prin FSE in Romania
Eveniment inductor al
Anul 2010
Anul 2012
Categorii de raspunsuri la riscul
riscului materializat
materializat
Modificarea prefinantarii 30% din valoarea 10% acordata in Transfer (partenerul care nu isi poate sustine
acordate proiectelor
intregului proiect
doua transe egale activitatile este inlocuit cu un altul)
Toleranta (institutia publica functioneaza prin
asigurarea integrala a finantarii de la buget,
cererile de rambursare privesc doar decontari
cu bugetul cazul ANOFM)
Tratare (entitatea ia masuri pentru asigurarea
cash-flow, eventual prin apelarea la credit
bancar)
Terminare
(rezilierea
contractului de
finantare
nerambursabila,
inlocuirea
partenerului, etc)
Limitarea numarului de Nelimitat,
fara Maximum
12 Transfer (echilibrarea anumitor activitati intre
ore de lucru pentru masuri de control
ore/zi
parteneri, daca este posibil)
angajatii
platiti
din
Toleranta (niciunul dintre angajati nu depasea
POSDRU
oricum acest prag)
Tratare (diminuarea muncii acelor salariati
care se aflau in situatia de a depasi pragul
impus)
Terminare (renuntarea la angajatii care nu pot
sa-si fractioneze norma, demisie, etc)
Intarzieri in efectuarea 45 90 zile
Uneori peste 6 Transfer imposibil
platilor
cererilor
de
luni, situatii de Toleranta - (institutia publica functioneaza
rambursare
peste 1 an
prin asigurarea integrala a finantarii de la
buget, cererile de rambursare privesc doar
decontari cu bugetul cazul ANOFM)
Tratare (entitatea ia masuri pentru asigurarea
cash-flow, eventual prin apelarea la credit
bancar)
Terminare (rezilierea/reducerea duratei de
implementare a contractului de finantare
nerambursabila, in cazul in care acest lucru nu
risca sa induca declarararea ca neeligibila a
intregii sume corelat cu indicatorii realizati,
etc)
Curtea de Conturi a Romaniei propune in evaluarea simpla a riscurilor operatiunilor luarea in

considerare a doar doi factori: impactul (semnificatia) si probabilitatea aparitiei12 prezentand
matricea de raspuns de mai jos:
12
Curtea de Conturi a Romaniei, Ghid de evaluare a sistemului de control intern in entitatile publice, 2011, disponibil
pe www.curteadeconturi.ro INTOSAI GOV 9130, Informatii suplimentare vizand gestiunea riscului entitatii
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 53/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
Figura nr. 2 Tratamentul riscurilor dupa semnificatie si probabilitate
In mod evident, atentia managementului ar trebui concentrata asupra riscurilor netransferabile, cu

probabilitate mare a aparitiei, in sensul prevenirii aparitiei si eventual tratarii ulterioare a acestora in
cadrul unor proceduri formalizate, cunoscute de catre toti angajatii, puse in practica corespunzator,
respectate pe toata durata existentei. Managementul ar trebui sa se asigure asupra respectarii
constante a procedurilor de catre intregul personal, prin activitati de control proportionale.
In ceea ce priveste situatia actuala a identificarii, analizei si gestionarii riscurilor, studiul realizat in
anul 2012 asupra proiectelor finantate din FSE aflate in implementare a condus la concluzii
ingrijoratoare. Raspunsurile primite indic faptul c auditorii nu sunt constieni intr-o msur
suficient asupra riscurilor care se pot maerializa n entitile pe care le auditeaz n baza
procedurilor convenite, responsabilii financiari consider c exista proceduri ce acoper
managementul riscurilor intr-o manier mai substanial dect o declar managerii, iar contabilii
sunt sceptici. Se pare ns c sunt cu toii de acord c riscurile sunt discutate mai degrab n intlniri
periodice, probabil n cadrul intlnirilor de progres, dar i n intlniri ocazionate de posibilitatea
materializrii unor riscuri. Managementul pare a nu recunoate importana acestor intlniri
ocazionale, dar toi ceilali participani la studiu par a imparti o viziune comun asupra acestora.
Tabel nr. 12. Convergena practicii implementarii la principiul COSO nr.7
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 54/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
Opinii
CLUJ-NAPOCA
OIPOSDRU
Manageri/
Auditori
Contabili
Responsabili
Asistenti
financiari
In ce masur considerai c n organizaia Dvs. sunt identificate, analizate i gestionate riscurile?
Avem o procedur specific i /sau un
33.33%
6.67%
21.21%
16.67%
registru al riscurilor deschis ce se
actualizeaz
Organizam periodic intlniri i discutm i
66.67%
13.33%
53.33%
48.48%
despre riscuri
Discutm uneori despre riscuri atunci cnd
11.11%
33.33%
40.00%
27.27%
acestea pot s apar
Nu tiu
5.56%
20.00%
0.00%
3.03%
Ali membri
ai echipelor
5.26%
52.63%
36.84%
5.26%
Cu siguran, n cazul n care o procedur, sau un registru al riscurilor exist, acestea trebuiesc
cunoscute, actualizate, i respectiv modificate periodic. Frecvena rspunsurilor primite din partea
participanilor la studiu ne ofer o imagine asupra unei convergene limitate a practicii
implementrii cu principiul al 7 lea al COSO, peste 90% din membrii echipelor de implementare
neavnd cunostin de existena unor registre ale riscurilor sau proceduri specifice gestiunii
riscurilor, iar un procent ce depeste 40% declar c discuiile despre riscuri fie nu sunt purtate, fie
sunt purtate n intlniri ad-hoc, odat cu creterea gradului n care acestea se pot materializa.
2.2.3. In scopul evaluarii riscurilor, entitatea ia in considerare posibile

fraude.
Implementarea proiectelor europene implica persoane ale caror atitudini si perceptii etice si morale
pot avea amplitudini diferite. Managementul entitatii ce implementeaza proiectele ar trebui sa fie
constient de posibilul impact al acestor atitudini diferite fata de potentialul de materializare al
riscurilor si ar trebui in consecinta sa tina seama de posibilitatea aparitiei fraudei prin atentia sporita
acordata personalului cel putin in legatura cu:
Raportarile frauduloase. Aceste raportari pot sa apara ori de cate ori personalul entitatii
pregateste in mod voit rapoarte eronate sau cu omisiuni. Acestea pot avea ca scop
ascunderea unor cheltuieli neeligibile, mascarea unor activitati neeligibile, etc.
Studiu de caz nr. 23 Rapoartele de activitate si dubla finantare

In scopul realizarii de venituri suplimentare, contabilul care este angajat cu norma intreaga in
entitatea ce implementeaza proiectul incheie un contract de munca pentru 6 ore/zi pentru o durata
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 55/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
de doi ani pentru functia de responsabil financiar. Munca prestata este in mare masura aceeasi,
utilizand cca 20 ore/luna pentru realizarea flucxurilor financiare aferente bugetului proiectului.
Intocmeste pontaje si rapoarte de activitate in cadrul proiectului pentru 6 ore/zi. Managerul
proiectului aproba rapoartele de activitate si le transmite pentru incheierea statelor de plata.
Managerul a procedat:
a. Corect, responsabilul financiar si-a prestat munca in intregime pentru luna respectiva,
neexistand sarcini transmise si neefectuate corespunzator din punct de vedere calitativ;
b. Corect, responsabilul financiar are incheiat un contract individual de munca in care sunt
prevazute un numar de ore, iar pontarea cu un numar de ore mai mic conduce la incalcarea
prevederilor contractuale si la un potential litigiu de munca;
c. Gresit, responsabilul financiar nu poate munci mai mult de 12 ore/zi
d. Gresit, deoarece aceeasi munca a responsabilului financiar este suportata din doua surse de
finantare: bugetul propriu al entitatii pentru cele 8 ore si cel al proiectului pentru 6 ore.
Managerul ar fi trebuit sa urmareasca fisele posturilor: contabil pentru functia de baza si
responsabil financiar pentru contractul cu timp partial, iar toate atributiile dublate ar fi trebuit
eliminate din una din cele doua fise de post, conducand astfel la situatia normala in care pe de o
parte nu este depasit un numar rezonabil de ore ontate intr-o zi, si pe de alta parte fiecare atributie
sau sarcina realizata este platita o singura data.
Studiul de caz nr. 24 Expertul strain implicat in activitati de training
Una din activitatile proiectului prevede implicarea unui expert strain, vorbitor fluent al limbii
engleze la activitatile unui seminar destinat personalului de conducere din companii, personal care
deasemenea este inscris la seminar ca urmare a unor criterii intrunite, intre care si conoastere buna
a limbii engleze. In prima zi a seminarului avand o durata de trei zile, expertul constata ca pentru a
putea fi inteles de catre audienta sa are totusi nevoie de un translator care sa realizeze traducerea
din limba engleza in limba romana. Instiintat asupra acestei situatii, managerul proiectului ar trebui
sa decida urmatoarele:
a. Continuarea seminarului in limba engleza urmarind desfasurarea activitatii asa cum era
aceasta programata cu ignorarea participantilor care nu inteleg ce se discuta;
b. Efectueaza chiar el interpretarea intregului seminar si nu inregistreaza costuri cu
translatorul;
c. Angajeaza un translator, expert pe termen scurt pe care il ponteaza pe durata desfasurarii
seminarului pastrand durata si continutul seminarului neschimbate;
d. Angajeaza un translator, expert pe termen scurt pe care il ponteaza pe durata desfasurarii
seminarului modificand in sensul cresterii pontajul expertului strain cu timpul necesar
translatorului pentru a efectua traducerea discutiilor si pastrnd continutul seminarului
neschimbat.
Costurile suplimentare sunt inerente in anumite situatii, iar in cazul in care bugetele permit
acoperirea unor astfel de cheltuieli neprevazute se suporta de catre acestea. Daca nu exista
disponibil in buget costurile interpretului devin neeligibile. Fara interpret seminarul isi pierde
utilitatea pentru o parte semnificativa a participantilor, deci activitatea nu va putea fi incheiata cu
succes. Nu pot fi marite pontajele expertului, el vorbeste la fel de mult chiar daca prezentarile sale
sunt traduse si implicit daca timpul pe care il petrece in contact cu participantii e mai mare.
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 56/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
Raspuns corect: c
Protejarea activelor. Aceasta include atat activele financiare cat si pe cele nefinanciare.
Managementul ar trebui sa acorde egala atentie atat activelor financiare rezultate ca urmare a
platilor prefinantarilor sau rambrsarilor proiectelor cat si celor corporale si necorporale
achizitionate, prin urmarirea achizitiilor realizate in cadrul proiectelor, utilizarea
corespunzatoare a activelor achizitionate, in acord cu scopul pentru care au fost
achizitionate, protejarea in special a celor corporale contra distrugerii, furtului, pierderii,
instrainarii sau utilizarii neconforme cu proiectul finantat sau a neglijentei in utilizare.
Studiul de caz nr. 25 Protejarea activelor

Pentru a putea desfasura corespunzator activitatile de formare, se achizitioneaza un calculator
portabil si un videoproiector cu destinatie precizata lectorii impicati in activitati de formare. Pentru
anumite cursuri, partenerul dispune de intreaga tehnica necesara, astfel incat computerul si
videproiectorul achizitionate prin utilizarea bugetului proiectului nu mai sunt necesare. Managerul
proiectului permite rsponsabilului financiar sa ia computerul acasa pentru urmatoarele trei luni si
sa il foloseasca acolo pentru alte activitati, fara legatura cu proiectul. Managerul a procedat:
a. Corect, oricum laptopul nu era folosit in acea perioada;
b. Corect, oricum amortizarea se calcula indiferent de gradul de utilizare al computerului
pentru scopul pentru care a fost achizitionat;
c. Gresit, responsabilul financiar ar putea pierde laptopul;
d. Gresit, laptopul trebuia sa fie utilizat doar pentru implementarea proiectului.
Atitutdinea corecta a managerului ar putea fi greu inteleasa de catre responsabilul financiar care
stie ca laptopul nu va fi folosit in urmatoarele luni. Cu toate acestea s-ar putea ca partenerul,
implicat in proiecte multiple, sa nu mai poata asigura in mod constant tehnica proprie pentru acest
proiect si astfel cea achizitionata din bugetul proiectului sa poata deveni absolut necesara.
Coruptia. Aceasta poate sa intervina in primul rand in cazul in care entitatea isi sprijina
activitatea pe personal incompetent sau in situatia in care responsabilizarea indivizilor in
cadrul controlului intern nu este clara, dar si in situatia in care sunt utilizati in timpul
implementarii subcontractori neverificati corespunzator.
Studiul de caz nr. 26 Receptia bunurilor achizitionate

In vederea finalizarii procedurilor de achizitie a unor echipamente medicale complexe, beneficiarul
proiectului de modernizare a spitalului (autoritatea publica locala) decide asupra formarii unei
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 57/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
comisii de receptie, pastrand componenta obisnuita a acestei comisii, utilizata in special la receptia
de lucrari. Comisia este formata din doi ingineri constructori si un economist, specializat in
contabilitate bugetara. Acestia verifica in modul cel mai atent cu putinta echipamentele livrate si
conchid ca, in limita competentelor lor profesionale, acestea corespund descrierii cantitative si
calitative din oferta tehnica si contract, semnand in final procesul verbal de receptie. Primarul,
numind prin dispozitie pe cei trei membri a procedat:
a. Corect, ei sunt eternii membri ai comisiilor de receptie si n-au fost niciodata probleme;
b. Gresit, persoanele nu au competenta necesara pentru a verifica bunurile pe care trebuie sa le
receptioneze;
c. Corect, primarul discutase deja cu furnizorul si s-a asigurat personal ca totul e in regula;
d. Gresit, furnizorul incercase deja sa-l contacteze pe primar pentru a rezolva anumite
situatii.
Orice incercare a furnizorului de a contacta primarul in legatura cu procedura neincheiata poate sa-l
implice pe primar in fapte de natura conflictului de interese, viciind astfel procedura chiar in partea
sa finala.
Oportunitatea, atitudinea si justificarea. Oportunitatea producerii fraudei este oferita de

insusi managementul entitatii care nu pune in practica controale interne adecvate stabilind
reguli necorespunzatoare sau neurmarind respectarea lor. Frauda se refera la active, iar cei
care au decizie asupra utilizarii lor sunt cei dintai care au oportunitatea realizarii fraudei.
Acestia nu se vor angaja in activitati frauduloase decat in cazul in care cred ca nu vor fi
depistati si/sau pedepsiti. Atitudinea celor care se angajeaza in activitati frauduloase poate fi
justificata de lacomie, saracie, lipsa simtului etic, etc.
Studiul de caz nr. 27 Contabilul

Asigurandu-se asupra oportunitatii conducerii operatiunii frauduloase, contabilul falsifica
declaratiile lunare, statele de plata si ordinele de plata aferente viramentelor salariatilor, depunand
diferentele semnificative de sume in conturile proprii. Contabilul a procedat:
a. Gresit, nu a luat in calcul comisionarea de catre trezorerie a operatiunilor false;
b. Gresit, nu a procedat corect fata de contabila sefa care a avut incredere in ea;
c. Corect, stia ca fisa de platitor nu este niciodata consultata de catre o alta persoana in
vederea confruntarii cu soldurile;
d. Corect, stia ca doar el merge la trezorerie pentru a depune OP si ridica extrasele.
Oportunitatea realizarii fraudei era evidenta, lipsa controlului intern a fost evidenta, iar tentatia a
fost uriasa pentru tanarul contabil. A reusit astfel fraudarea unor sume estimate la peste un milion
de euro din fonduri publice, printr-un sir de peste 200 de operatiuni falsificate, fiind depistat ca
urmare a unor tehnicalitati care i-au scapat.
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 58/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
Potenialul de materializare a fraudei este un element important din perspectiva bunei gestiuni
financiare, iar principiul 8 al COSO recomand luarea n considerare a potenialelor fraude la
evaluarea riscurilor; n cazul n care presupunem c fraudele nu se pot produce inseamn c nu
exist riscuri la adresa activelor i bugetului, ceea ce este n mod evident fals. Studiul derulat in anul
2012 a relevat perceptii ingrijoratoare ale celor ce implementeaza proiecte finantate din FSE in
legatura cu luarea in considerare a producerii fraudelor in proiecte.
Tabelul nr. 13. Convergena practicii implementarii la principiul COSO nr.8
Manageri/
Auditori
Contabili
Responsabili
Ali membri
Asistenti
financiari
ai echipelor
In ce msur apreciai c n implementarea proiectului Dvs. POSDRU ar putea s apar fraude?
Foarte probabil
5.56%
0.00%
6.67%
6.06%
0.00%
Posibil, dar exist proceduri i activiti de
11.11%
26.67%
6.67%
15.15%
5.26%
control functionale
Putin posibil, exist proceduri i activiti
33.33%
60.00%
60.00%
60.61%
47.37%
de control functionale
Imposibil, managementul a luat toate
44.44%
6.67%
20.00%
18.18%
47.37%
msurile necesare pentru evitare
Nu stiu
5.56%
6.67%
6.67%
0.00%
0.00%
Opinii
Analizand frecvena rspunsurilor acordate de ctre fiecare din categroiile de participani la studiu,
constatm c managementul se supraevalueaza n raport cu opiniile celorlali participani, considernd c
fraudele nu se pot produce datorit msurilor luate de ctre management (44,44%), fa de responsabilii
financiari care sunt deacord cu aceast opinie a managerilor doar n proporie de 18%. Responsabilii
financiari au totusi un optimism bazat pe activitile de control existente, considernd n proporie de peste
60% c producerea unor fraude este putin posibil datorit procedurilor i activitilor de control funcionale
i nu a msurilor luate de ctre management. Posibilitatea apariiei fraudei este luat n mod serios n
considerare att de manageri ct i de responsabilii financiari n proporii sensibil egale, 16, 66% din
manageri consider c fraudele se pot produce foarte probabil sau posibil, dar exista proceduri i
activiti de control functionale fa de 21,19% dintre responsabilii financiari, care demonstreaz i de
aceast dat o atitudine mai prudent dect cea a managementului.
Tabelul nr. 14. Convergena practicii implementrii la principiile COSO managementul riscurilor
Principii ale COSO
Convergenta
Divergenta
Organizaia i identific i analizeaz riscurile legate de atingerea
83,33%
16,67%
obiectivelor n vederea stabilirii modului n care acestea vor fi gestionate
n scopul evalurii riscurilor, organizaia ia n considerare posibile fraude
78,81%
21,19%
Constatm c n practica implementrii, preocuparea pentru managementul riscurilor este una net
minoritar, responsabilii financiari fiind incurajati n evitarea producerii fraudelor de activitile de
control funcionale existente.
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 59/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
2.2.4. Organizatia idenntifica si evalueaza schimbari care ar putea afecta in

mod semnificativ sistemul controlului intern.
Controlul intern a trebui sa fie un proces continuu, realizat de catre oameni, evoluand odata cu
circumstantele entitatii. Schimbarile survenite in mediul extern conduc la adaptari inerente ale
mediului intern al entitatii. Demararea unui nou proiect finantat din resurse comunitare, spre
exemplu, poate fi asimilata unei cresteri a volumului activitatii, prin prestarea de servicii
suplimentare, poate intr-o arie geografica mai ampla. In aceasta situatie, realocarea resurselor ar
trebui insotita de o adaptare a controlului intern la situatia noua. Ar putea sa apara noi angajati, sau
ar putea fi chiar modificate structurile existente, in conditiile unor riscuri suplimentare vizand spre
exemplu dubla finantare (reluarea prestarii unor servicii subventionate aceleiasi persoane apartinand
grupului tinta, nerespectarea principiului aditionalitatii, etc.).
Studiul de caz nr. 28 Modificari ale mediului extern

Ca urmare a constatarilor repetate ale misiunilor de audit, Autoritatea de Management decide
asupra introducerii unor reguli noi, mai stricte cu privire la timpul de munca si la modalitati
specifice de raportare a muncii prestate. Lunand la cunostinta de noile reguli formalizate, publicate
ca instructiune a AM, managerul impune deasemenea reguli noi privind raportarea muncii,
incepand cu data emiterii instructiunii. Managerul a procedat:
a. Corect, este obligat prin contract sa puna in aplicare deindata instructiunile Autoritatii de
Management;
b. Gresit, munca era deja depusa iar expertii nu mai puteau documenta munca conform noilor
cerinte;
c. Corect, noua instructiune inducea riscul declararii ca neeligibile a anumitor cheltuieli, altfel
putea fi ignorata;
d. Gresit, managementul proiectului este orientat spre rezultate, munca expertilor este
subsumata atingerii acelor rezultate, iar acestea s-au atins si fara raportarile stufoase.
Entitatile ar trebui sa parcurga un proces permanent de evaluare si reevaluare a factorilor interni si

externi care pot sa le afecteze in mod semnificativ posibilitatea de a-si atinge obiectivele. Acest
proces ar trebui ca, inglobat activitatilor constante de evaluare a riscurilor, sa evalueze evenimentele
care ar putea avea un impact semnificatv asupra entitatii, estimand totodata impactul si
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 60/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
probabilitatea de realizare a fiecarui eveniment in parte. Entitatile ar trebui, in acest context, sa puna
in practica mecanisme de alerta in functie de impactul pe care asemenea evenimente il pot avea
asupra posibilitatii de a-si atinge obiectivele.
Intre circumstantele care pot sa atraga atentia in contextul implementarii finantarilor UE in Romania
putem enumera:
Schimbari ale mediului extern. Modificari ale regulilor aplicabile implementarii finantarilor:
modficiari ale conditiilor financiare ale implementarii (reducerea valorii prefinantarii, cresterea
duratei rambursarilor, introducerea scrisorilor de garantie bancara la contractare, introducerea de noi
reguli in ceea ce priveste salarizarea expertilor sau competenta profesionala a acestora, catastrofe,
incendii, etc.
Schimbari ale mediului intern. Noi contracte de finantare sau finalizarea celor vechi (crestere sau
reducere a activitatilor), migratia personalului, schimbarea managementului, etc.
2.3.
Activitati de control
Activitatile de control sunt definite13 ca actiuni stabilite prin politici si proceduri ale entitatii,
contribuind la asigurarea ca directivele managementului emise pentru diminuarea riscurilor sunt
puse in practica. Activitatile de control trebuiesc intreprinse la toate nivelurile entitatii, in diferitele
stadii ale activitatii, tinand seama de specificul acesteia. Pot sa fie preventive sau in scop de
detectare, manuale sau automate, si pot consta in: autorizari si aprobari, verificari, reconcilieri,
verificari ale performantei. Segregarea functiilor constituie baza selectiei si dezvoltarii activitatilor
de control. Atunci cand separarea functiilor nu este posibila, managementul ar trebui sa aiba in
vedere alte aspecte privind desfasurarea controlului intern.
Principiile componentei activitatilor de control sunt:
Organizatia selecteaza si dezvolta la un nivel rezonabil activitati de control care contribuie la

diminuarea riscurilor legate de atingerea obiectivelor (10);
13
COSO, Internal Control Integrated Framework, December 2011 disponibil pe site-ul www.coso.org vizualizat in
20.12.2011
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 61/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
Organizatia selecteaza si dezvolta activitati de control adecvate din punct de vedere tehnologic la
specificul propriu in vederea atingerii obiectivelor (11);
Organizatia implementeaza activitati de control in sprijinul politicilor proprii, cuprinse in procedurile de

implementare ale politicilor (12).
Activitatile de control sunt menite asigurarii ca in entitate au loc actiuni menite sa contribuie la diminuarea
riscurilor. COSO precizeaza ca nu toate componentele, nivelele sau procesele entitatii trebuiesc controlate,
managementul decizand asupra proceselor care necesita activitati de control in functie de factorii interni si
externi ce influenteaza procesele, de riscurile ce se pot materializa.
In functie de specificul proceselor, pot fi utilizate activitati de control automatizate, prin utilizarea tehnologilor
relevante disponibile sau manual, pot fi intreprinse controale preventive (anterioare producerii eventuale a
riscului) sau detective, ulterior. In realizarea activitatilor de control, managementul constata sarcinile
incompatibile si in cazul aparitiei acestora ia masuri alternative.
Zilnic, in limitele de timp alocate, angajati competenti ce ocupa functii desemnate trebuie sa implementeze
activitati de control intern in temeiul unor politici si proceduri convenite, luand masurile corective ce se impun,
inclusiv de revizuire a politicilor si procedurilor, daca este cazul.
Spre deosebire de COSO INTOSAI GOV 9100 propune institutiilor publice controale exhaustive, la toate
nivelurile organizatiei si acoperind toate functiile acesteia, preventive (autorizari, segragarea functiilor si
acces controlat la resurse), de depistare (verificari, reconcilieri si analize ale performantei), dar si de
prevenire si depistare (revizuiri si supervizari).
Studiul de caz nr. 29 Controale exhaustive
In vederea eliminarii riscului platilor necuvenite din bugetul proiectului pentru cheltuielile cu deplasarea
persoanelor apartinand grupului tinta la locatia de implementare, responsabilul financiar solicita ca atasat
fiecarui document justificativ (bilet de autobus), beneficiarul sumei sa faca o cerere descriind scopul
deplasarii, data deplasarii si intervalul orar, numarul si seria documentului justificativ. Anterior efectuarii
platii, responsabilul financiar verifica personal toate aceste documente, returnandu-le in cazul completarii
necorespunzatoare pentru modificare. Pentru aceasta operatiune, vizand plati lunare de cca 3000 lei
utilizeaza din timpul propriu de munca cca 40 ore/luna. Responsabilul financiar procedeaza:
a. Corect, documentele justificative trebuie verificate 100%;
b. Gresit, cele trei tranzactii eronate, in valoare totala de 12 lei nu justifica plata unui salariu pentru 40
ore./luna;
c. Gresit, membrii grupului tinta ar putea sa nu pastreze toate documentele justificative;
d. Gresit, membrii grupului tinta nu vor sa fraudeze sumele respective.
Desigur ca prezumtia fraudei trebuie sa existe, si astfel documentele trebuiesc verificate. Nu pot fi realizate
decontari fara documente justificative, dar o verificare integral a acestora ar costa mult prea mult in raport
cu valoarea detectata a erorilor.
Cu toate ca propune controale exhaustive, INTOSAI atentioneaza, din perspectiva eficientei, asupra
necesitatii proportionalitatii controalelor. Acelasi referentiar cuprinde prevederi referitoare la
autorizarea tranzactiilor si evenimentelor de catre personal cu atributii in acest sens, in limitele unor
proceduri clare si cunoscute de catre intregul personal, astfel incat regularitatea, legalitatea si
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 62/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
concordanta cu obiectivele organizatiei sa fie asigurate. Este deasemenea tratata segregarea

functiilor, precizandu-se modul de operare al controalelor asupra proceselor, tranzactiilor si
evenimentelor, precizandu-se ca, in nicio circumstanta, o singura persoana nu poate asigura
controlul intregului proces sau al tuturor fazelor principale: autorizare, inregistrare, procesare,
revizuire.
Studiul de caz nr. 30 Segregarea functiilor in compartimentul contabilitate

Beneficiind de increderea totala a contabilului sef, un contabil a realizat de unul singur fraudarea
uno sume importante prin autoasumarea unui numar important din componentele functiunii
financiar-contabile, constand din: operarea in contabilitate a extraselor de cont si a operatiunilor
asociate transferurilor bancare, intocmirea si depunerea ordinelor de plata in trezorerie si ridicarea
extraselor de cont, verificarea extraselor de cont si a operatiunilor inregistrate, verificarea fisei de
platitor. Contabilul sef putea evita frauda de proportii prin segregarea uneia dintre componentele
mentionate mai sus:
a. Intocmirea ordinelor de plata;
b. Depunerea OP in trezorerie in vederea efectuarii platilor din contul entitatii si ridicarea
extraselor de cont;
c. Verificarea extraselor de cont pe care contabilul le aduce in entitate;
d. Verificarea fisei de platitor.
Singura componenta ce utilizeaza informatie nealterabila prin demersul fraudulos este cea
continuta in fisa de platitor, document aflat in gestiunea unei institutii a statului in care, teoretic,
contabilul nostru nu are acces. Frauda putea fi evitata daca nu erau lasate parti importante ale
functiunii contabile la bunul plac al unei singure persoane.
Din perspectiva protejarii resurselor, a utilizarii lor neconform cu obiectivele organizatiei, in sensul
diminuarii aparitiei riscului de frauda sau distrugere, se precizeaza ca doar personalul autorizat
poate avea acces formalizat la resurse. Verificarile trebuie sa cuprinda toate fazele importante si
trebuie realizate atat anterior cat si ulterior, in baza inregistrarilor efectuate (reconcilierea).
INTOSAI prevede deasemenea si evaluarea performantelor organizatiei, propunand compararea
periodica a eficientei si eficacitatii cu un set de standarde (benchmarking). Nu numai in contextul de
mai sus, activitatile, dar chiar si obiectivele operationale trebuiesc revizuite periodic pentru ca
acestea sa raspunda in continuare provocarilor factorilor externi. Supervizarea personalului este
deasemenea propusa in liniile directoare invocate, precizandu-se cele trei elemente ale supervizarii:
atribuirea, analizarea si aprobarea activitatilor. Delegarea activitatii supervizorului nu ar trebui sa
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 63/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
reprezinte abandonul unei reponsabilitati catre persoana careia i s-a delegat sarcina. Supervizorul
trebuie deasemenea sa se implice in indrumarea si instruirea personalului din subordine.
2.3.1. Entitatea selecteaza si dezvolta activitati de control care contribuie la

gestionarea riscurilor, in vederea atingerii obiectivelor la un nivel
corespunzator
Activitatile de control ar trebui sa tina seama de riscurile evaluate si de apetenta entitatii spre risc. In
cazul in care anumite riscuri sunt considerate acceptabile, activitatile de control vor fi orientate spre
mentinerea efectelor riscului materializat in limitele considerate ca acceptabile. Spre exemplu,
apartenenta participantilor la grupul tinta in proiectele POSDRU este intotdeauna purtatoare de risc.
Acest risc, mereu prezent, se poate materializa atunci cand una dintre persoane si-a gasit loc de
munca, dar continua sa participe la anumite activitati ale proiectului, incasand subventii. Acest risc
nu poate fi eliminat, decat in cazul in care beneficiarul renunta la implementarea proiectului.
Activitatea de control bazata pe reverificarea statutului pe piata muncii prin declaratia pe propria
raspundere a participantului ofera o asigurare relativa, dar nu absoluta asupra statutului
participantului inaintea inceperii sau continuarii dupa un timp a activitatii eligibile a proiectului. In
cazul in care aceasta asigurare, rezonabila dealtfel, nu este considerata suficienta de catre
managementul proiectului, acesta poate continua prin initierea unor alte activitati de control, cum ar
fi solicitarea de adeverinte, investigatii proprii, etc. Costurile asociate unor asemenea investigatii
suplimentare nu pot fi insa justificate prin obtinerea unei asigurari absolute.
Activitatile de control ar trebui asadar sa fie proiectate astfel incat sa se adreseze unor riscuri
identificate, intr-o maniera corespunzatoare si sa poata fi realizate intr-un interval de timp si costuri
rezonabile, tinand seama de specificul entitatii. Spre exemplu, in cazul in care finantatorul european
a sesizat riscuri legate de plata unor salarii insuficient justificate, actiunile de control ar trebui
orientate nu doar spre indeplinirea conformitatilor administrative ce pot fi asociate rapoartelor de
activitate ale resursei umane angajate in proiect (justificarea suficienta a orelor) ci si spre realitatea
si oportunitatea numarului de ore decontat in fiecare luna. Aici apar desigur elemente de tensiune cu
prevederile contractelor individuale de munca, cu atitudinea salariatilor si cu prevederea bugetara
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 64/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
aprobata. Bugetul proiectului trebuie privit insa ca o estimare a costurilor maximale ale proiectului
si nicidecum ca o insiruire de sume obligatoriu de cheltuit indiferent de conditiile ce tin de realitatea
sau oportunitatea operatiunilor. Activitatile de control vor include asadar verificari ale realitatii dar
si oportunitatii muncii prestate de catre angajati, tinand insa cont si de conditiile specifice in care
entitatea deruleaza activitatile.
Chiar daca doua entitati ar avea aceleasi obiective si ar opera in legatura cu aceleasi activitati,
activitatile de control ar putea fi diferite, deoarece sunt conduse de persoane diferite, avand
competente si abilitati diferite, avand un rationament profesional diferit in abordarea controlului
intern. In cazul in care domeniul in care actioneaza una dintre acestea ar fi hiperreglementat
(finantarea formarii profesionale prin utilizarea resurselor FSE, spre exemplu), activitatile de
control pe care aceasta le organizeaza ar trebui sa fie mult mai complexe decat in situatia entitatii
care functioneaza cu finantare de la bugetul de stat (reglementari minimale). Amploarea si precizia
activitatilor de control intern ar fi diferite si in situatia in care una dintre entitati ar desfasura
activitati la nivel local iar alta la nivel international; in cazul celei de-a doua activitatile ar trebui sa
fie mult mai ample, managementul trebuind asigurat in mod rezonabil, binenteles, asupra fiabilitatii
raportarilor si a eficientei si eficacitatii unor operatiuni derulate la mare distanta, de catre persoane
pe care nu le intalneste in fiecare zi.
Preconditia pentru asigurarea succesului controlului activitatilor intreprinse de entitate implica
inregistrarea tuturor tranzactiilor, a operatiunilor care au loc, in valoare fizica sau valorica corecta,
validate sau nevalidate din punct de vedere procedural.
Activitatile de control adresate tranzactiilor entitatii pot fi realizate anterior (preventiv) sau ulterior
(detectiv) realizarii tranzactiei. Verificarile realizate de personalul autorizat in vederea efectuarii
platilor (controlul financiar preventiv - CFP) se inscrie in verificarile anterioare, cu rol preventiv al
materializarii efectelor posibilelor erori. Tranzactia se finalizeaza in acest caz doar in cazul in care
responsabilul cu avizarea CFP semneaza ordonantarea la plata. Verificarile realizate de catre
auditorul intern, sau de catre cel financiar extern sunt verificari ulterioare si au ca scop direct
detectarea tranzactiilor efectuate cu erori si care pot sa determine alterari ale eforturilor
managementului in a realiza obiectivele entitatii, sa stabileasca responsabilitati si masuri corective.
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 65/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
Spre exemplu, activitatile de control intreprinse pot fi: verificari, reconcilieri, autorizari sau
aprobari, controale fzice, supervizari, etc.
2.3.2. Entitatea dezvolta controale prin utilizarea tehnologiei

In proiectarea si executia activitatilor de control vor fi utilizate tehnologii de natura sa contribuie la
atingerea scopului controlului. Prelucrarea numerica a datelor si informatiilor este obligatorie in
raport cu informatia contabila. In cazul verificarii rapoartelor emise la cererea managementului,
operatiunea de control ar trebui sa aiba in vedere inclusiv fiablitatea datelor, prin efectuarea de
verificari ale functionarii sistemului informatic ce genereaza rapoartele. Eventuale limitari
identificate in legatura cu tehnologia folosita, ce tin fie de tehnica in sine sau de operatorul uman,
trebuiesc corectate, iar astfel procesele imbunatatite. Validarea tranzactiilor ce utilizeaza tehnologia
trebuie asadar realizata in contextul verificarilor adresate suportului tehnologic al tranzactiilor.
Sistemele informatice ar trebui ca din perspectiva activitatilor de control intern sa beneficieze de o
atentie speciala, atata timp cat eventuale brese de securitate ar putea produce prejudicii nu doar prin
incalcarea confidentialitatii datelor cat si prin interventia operatorilor neautorizati iin sensul alterarii
inregistrarilor.
Certitudinea activitatilor de control ar trebui luata in considerare la achizitia tehnologiilor implicate,
astfel incat acestea sa permita accesul sau sa faciliteze realizarea activitatilor de control, iar
modernizarile, dezvoltarile ulterioare sau achizitiile de noi module vor trebui sa fie realizate in
concordanta cu noi cerinte ale managementului referitor la desfasurarea activitatilor de control
intern.
2.3.3. Activitatile de control sunt prevazute in politicile si procedurile entitatii

Activitatile de control nu ar trebui sa fie activitati exceptionale ale angajatilor, ci ar trebui sa fie
cuprinse in activitatile zilnice, asa cum sunt acestea descrise in procedurile relevante. Verificarile pe
care le efectueaza persoana responsabila cu acordarea vizei CFP sunt in intregime activitati de
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 66/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
control intern, desfasurate zilnic de catre acest angajat sub forma controlului anterior. Contabilul
realizeaza deasemenea control anterior pentru toate documentele pe care le inregistreaza in
contabilitatea entitatii, in limitele listelor de verificare continute in procedura care-i descrie
atributiile. Principalul avantaj al formalizarii controlului intern in cadrul procedurilor este
reprezentat de responsabilizarea clara a tuturor participantilor la activitatile de control intern. Astfel,
persoana care exercita atributii CFP, in cazul in care constata o factura transmisa spre plata
neinsotita de documente suport conforme, participa la stabilirea responsabilitatii celor insarcinati cu
inregistrarea documentelor suport prin inscrierile pe care le face pe lista de verificare sau fisa de
transfer, dupa caz. Responsabilitatea poate fi asumata in cadrul unei structuri organizatorice
coerente, de catre personal competent, avand o fisa a postului care sa acopere atributiile sau
insarcinarile acordate. Nu ar trebui neglijate nici aspectele legate de durata proceselor sau a
tranzactiilor, formalizarea acestora permitand impunerea unor limite de timp, dincolo de care pot fi
alertate procese sau tranzactii corective. Oricum, in proiectarea oricarui sistem al controlului intern
trebuie sa tinem seama de certitudinea nerealizarii tuturor tranzactiilor sau proceselor in termenii
stabiliti initial, si astfel sa propunem si masuri corective, in sensul formalizarii tratarii abaterilor.
Gestionarea abaterilor se refera la abaterile de la politici si proceduri, aparute pe parcursul
activitatilor entitatii datorita unor imprejurari deosebite. In aceste situatii, orice operatiune trebuie
documentata corespunzator, inaintea realizarii acesteia. Documentele se prezinta spre aprobare
managementului, inaintea realizarii activitatilor afectate de circumstanta neprevazuta, iar activitatea
se realizeaza doar in cazul existentei aprobarii pentru situatia exceptionala. Modificarea politicilor
sau procedurilor este conditionata de analizele periodice care stabilesc modul in care au fost
gestionate activitatile desfasurate in circumstantele exceptionale.
2.4.
Informatia si comunicarea
Responsabilitatile asociate controlului intern nu pot fi asumate in cadrul organizatiei in lipsa

informatiei. Managementul entitatii genereaza, obtine si foloseste informatie din surse nterne si
externe. COSO defineste comunicarea ca fiind procesul continuu si iterativ de furnizare, transmitere
si obtinere a informatiei. Comunicarea interna este mijlocul prin care informatia este diseminata in
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 67/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
interiorul intregii organizatii. Aceasta permite personalului sa primeasca mesaje clare din partea
conducerii referitoare la seriozitatea responsabilitatilor asociate controlului intern. COSO14 asociaza
trei principii:
Organizatia genereaza, obtine si foloseste informatie de calitate, relevanta, pentru a sprijini

functionarea celorlalte elemente ale controlului intern (13).
In interiorul organizatiei sunt comunicate informatii necesare pentru sprijinirea functionarii celorlalte
elemente ale controlului intern (14).
Organizatia comunica cu mediului extern chestiuni ce afecteaza celelalte componente ale controlului
intern (15).
Astfel, trebuiesc identificate datele relevante, colectate din surse interne si externe, transformate in
informatie relevanta si de incredere, limpede, completa, accesibila si protejata ce este transmisa in
mod continuu, la timp, in vederea sprijinirii celorlalte componente ale controlului intern.
Comunicarea interna include comunicarea managementului catre angajati si a managementului catre
Consiliul de Administratie. Comunicarea interna ar trebui sa includa si cai separate de comunicare
de tipul whistle blowing sau confidentiale.
Comunicarea externa include comunicare cu beneficiarii, furnizorii, auditorii externi, analisti
financiari, actionari si autoritati de reglementare. Sa utilizeaza cai de comunicare specifice fiecarui
tip de comunicator extern.
Liniile directoare cuprinse in INTOSAI GOV 9100 prevad necesitatea documetarii oricarei
operatiuni si in consecinta a inregistrarii deindata si prelucrarii informatiei. Conform referentiarului
mentionat, informatia trebuie sa fie adecvata, oportuna, actuala, precisa si accesibila.
2.5.
Monitorizarea controalelor
Pentru a obtine o asigurare ca fiecare din cele cinci componente ale controlului intern, inclusiv
controalele aferente acestora functioneaza in implementare sunt folosite de catre managementul
organizatiei evaluari continue sau intermediare, sau combinatii ale acestora, dupa caz. Evaluarile
continue ofera informatii informatii in timp real. Evaluarile intermediare, organizate periodic, cu o
14
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 68/69
UNIUNEA EUROPEAN
GUVERNUL ROMNIEI
PROTECIEI SOCIALE I
AMPOSDRU

POSDRU 2007-2013
2007-2013
OIPOSDRU
CLUJ-NAPOCA
frecventa ce tine de evaluarea riscurilor, de scopul evaluarii sau de consideratiile managementului

ofera date secvential. In oricare din cele doua situatii, constatarile sunt comunicate managementului
in vederea luarii de masuri sau efectuarii de corectii.
Principiile COSO ale componentei activitatilor de monitorizare sunt15:
Organizatia selecteaza, dezvolta si intreprinde evaluari continue sau intermediare pentru a obtine o
asigurare in legatura cu functionarea elementelor controlului intern. (16)
Organizatia evalueaza si comunica deficientele identificate ale controlului intern in timp util partilor
insarcinate cu actiuni corective. (17)
La baza alegerii mix-ului, scopului si frecventei evaluarilor ce trebuiesc intreprinse stau: evaluarile
riscurilor, modul in care este proiectat sau functioneaza sistemul de control intern precum si
dinamica schimbarilor proceselor entitatii. Evaluatorii, interni sau externi, trebuie sa detina
suficiente cunostinta si experienta pentru a intelege procesele entitatii. Evaluarile continue trebuie
sa urmareasca procesele entitatii si sa fie adaptate la shimbarile acestora. Pentru a fi asigurat un
feed-back obiectiv, COSO recomanda realizarea de evaluari intermediare.
Managementul are obligatia analizarii rezultatelor mix-ului de evaluari utilizat, comunicarii catre
partile care pot realiza masuri corective si Consiliului de Administratie. Managementul are
deasemenea obligatia sa urmareasca daca deficientele constatate au fost remediate in timp util.
In ceea ce priveste liniile directoare prevazute in INTOSAI GOV 9100, se precizeaza aici
necesitatea monitorizarii elementelor controlului intern in timp prin cele doua tipuri de evaluari pe
care le contine si referentiarul COSO: monitorizare permanenta si evaluari separate.
15
COSO, Internal Control Integrated Framework, December 2011 disponibil pe site-ul www.coso.org vizualizat in
20.12.2011
Investete n
OAMENI

POSDRU/86/1.2/S/64076
ROMNIA
Tel. (00) 40 - 264 - 40.53.00*; int. 5116, 5482, 5483
Fax: 40 - 264 - 40.53.79
2007-2013
Pag. 69/69

Proceduri de Control Si Audit

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Proceduri de Control Si Audit

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

UNIUNEA EUROPEAN

Fondul Social European

FONDUL SOCIAL EUROPEAN

Adaptarea curriculei universitare, de masterat, la cerinele pieei

Fondul Social European

FONDUL SOCIAL EUROPEAN

Adaptarea curriculei universitare, de masterat, la cerinele pieei

Fondul Social European

Introducere in materia controlul intern, referentiale, definitii

Studiul de caz nr. 1: Inadecvarea comportamentului membrului Consiliului de Administratie

FONDUL SOCIAL EUROPEAN

Adaptarea curriculei universitare, de masterat, la cerinele pieei

Fondul Social European

FONDUL SOCIAL EUROPEAN

Adaptarea curriculei universitare, de masterat, la cerinele pieei

Fondul Social European

Studiul de caz nr.2 Conflict de interese la angajarea managerului

FONDUL SOCIAL EUROPEAN

Adaptarea curriculei universitare, de masterat, la cerinele pieei

Fondul Social European

Managerii au asadar in fata organismului colegial de coordonare responsabilitatea atingerii

Studiul de caz nr.3 Erori in cunatificarea obiectivelor specifice

FONDUL SOCIAL EUROPEAN

Adaptarea curriculei universitare, de masterat, la cerinele pieei

Fondul Social European

FONDUL SOCIAL EUROPEAN

Adaptarea curriculei universitare, de masterat, la cerinele pieei

Fondul Social European

Controalele au asadar rolul de a asigura in mod rezonabil managementul si nu de a asigura in mod

FONDUL SOCIAL EUROPEAN

Adaptarea curriculei universitare, de masterat, la cerinele pieei

Fondul Social European

FONDUL SOCIAL EUROPEAN

Adaptarea curriculei universitare, de masterat, la cerinele pieei

Fondul Social European

FONDUL SOCIAL EUROPEAN

Adaptarea curriculei universitare, de masterat, la cerinele pieei

Fondul Social European

Referentiale ale controlului intern

FONDUL SOCIAL EUROPEAN

Adaptarea curriculei universitare, de masterat, la cerinele pieei

Fondul Social European

FONDUL SOCIAL EUROPEAN

Adaptarea curriculei universitare, de masterat, la cerinele pieei

Fondul Social European

Controlul financiar. - Pipera : Dacris, 2004 ISBN 976-86951-2-0

FONDUL SOCIAL EUROPEAN

Adaptarea curriculei universitare, de masterat, la cerinele pieei

Fondul Social European

Definiii importante in contextul gestiunii fondurilor europene

neregul - orice abatere de la legalitate, regularitate i conformitate n raport cu dispoziiile

audit public intern - activitate functional independenta si obiectiva, de asigurare si consiliere,

FONDUL SOCIAL EUROPEAN

Adaptarea curriculei universitare, de masterat, la cerinele pieei

Fondul Social European

control financiar preventiv - activitatea prin care se verifica legalitatea si regularitatea

eficacitate - gradul de indeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activitati si

eficienta - maximizarea rezultatelor unei activitati in relatie cu resursele utilizate;

FONDUL SOCIAL EUROPEAN

Adaptarea curriculei universitare, de masterat, la cerinele pieei

Fondul Social European

pista de audit - stabilirea fluxurilor informatiilor, atributiilor si responsabilitatilor referitoare la

entitate publica - autoritatea publica, institutia publica, compania/societatea nationala, regia

patrimoniu public - totalitatea drepturilor si obligatiilor statului, unitatilor administrativ-teritoriale