You are on page 1of 8

Modulo: Gestin de Pequea Empresa

Recopilado por: Manuel Ilic Gajardo- Carlos Terrazas Olivares


"DOCUMENTACIN COMERCIAL"
Facturas
Boletas
Notas de dbito
Notas de crdito
Banco
Cuentas
Depsitos
Cheques
Letras de Cambio
DOCUMENTACIN MERCANTIL
DOCUMENTOS DE COMPRA-VENTA
FACTURA; Es un documento que debe entregar el vendedor al comprador por las ventas que realice.
Constituye el comprobante de la compra-venta y acredita la propiedad de la especie adquirida.
La factura debe cumplir los siguientes requisitos:
1. Emitirse en triplicado y el original se entregar al cliente, debiendo conservarse la copia en poder
del contribuyente vendedor o prestador de servicios para su posterior revisin del S.I.I.
- En el caso que se emita en ms de tres ejemplares (ms de una copia), deber sealarse en forma
impresa y visible el destino de cada copia y sealarse en forma notoria y clara la frase "copia no vlida
para efectos tributarios".
2. Debern ser timbradas y numeradas en forma correlativa por el S.I.I.
3. Indicar el nombre completo del contribuyente emisor, nmero del R.U.T., direccin del
establecimiento, comuna o nombre del lugar segn corresponda, giro del negocio y otros requisitos que
determine la Direccin General del S.I.I.
4. Sealar fecha de emisin.
5. Los mismos datos que se sealan en el nmero 3 pero del comprador.
6. Detalle de las mercaderas transferidas (vendidas u otra forma que asemeje una venta) o naturaleza
del servicio prestado, precio (de la unidad) y monto de la operacin. El detalle y el precio unitario
podrn omitirse cuando con antelacin se haya emitido una gua de despacho.
7. Indicar separadamente la cantidad recargada por concepto de impuesto cuando proceda.
8. Indicar nmero y fecha de gua de despacho cuando corresponda.
9. Indicar las condiciones de venta: al contado, al crdito, mercaderas puestas en bodegas del
comprador o del vendedor
1

Cancelacin de Factura:
Cuando el comprador paga el valor de una factura, debe exigir del vendedor su cancelacin. Para ello,
las firmas estampan un timbre que lleva la palabra CANCELADO, la fecha y posteriormente el
vendedor o representante, en las ventas con letras no es necesario cancelar las facturas.

BOLETAS;
1. Cumplir los mismos requisitos sealados en los nmeros del 1 al 4 anteriores con las excepciones
de que en el caso del nmero 1, la primera copia se entregar al cliente debiendo conservarse el original
en poder del vendedor: en el caso del nmero 2, las boletas debern ser timbradas por el S.I.I. y en el
caso del nmero 4, tratndose de las boletas que se emitan en forma manual deber sealarse el mes de
emisin mediante el uso de palabras o nmero rabes o corrientes (no romanos).
GUIAS DE DESPACHO
La gua de despacho a la que nos hemos referido en alguna oportunidad, est regido por el articulo N
70 del Reglamento de la Ley del I.V.A. y debe ser emitida en caso de que la factura no se extienda al
momento de hacer entrega real o simblica de las especies y deber cumplir con los siguientes
requisitos:
a) Expresar la fecha de emisin.
b) Llevar el nombre del comprador y del vendedor, o su razn social, nmero de telfono y casilla,
cuando proceda, N del RUT del comprador y vendedor.
c) Indicar N de Gua, el que debe ser correlativo.
d) Estipular el detalle de las especies vendidas y llevar el timbre del S.I.I.
e) Debe extenderse en duplicado. El original debe quedar en poder del cliente.
El vendedor deber conservar el duplicado y anotar en el nmero de la factura que corresponda.
NOTA DE CREDITO
Su funcin es la de rebajar parte del valor total cobrado en alguna factura de venta, esta rebaja puede
obedecer a varias razones entre las cuales las ms frecuentes son:
a) Cuando la empresa que vendi recibe de vuelta parte de la mercadera detallada en la factura.
b) Omisin de algn descuento pactado.
c) Cobro de un precio superior al ofrecido.
NOTA DE DEBITO
Este documento cumple una funcin exactamente contraria a la del anterior, es decir, se utiliza con el
fin de aumentar el valor cobrado en una factura de venta, entre las razones que le dan origen destacan:
a) Cobro de un precio inferior al acordado.
b) Descuento no correspondiente.
c) Omisin en la factura de algn artculo despachado.
d) Suspensin del descuento por atraso en el pago de la factura.
LOS BANCOS COMERCIALES
Los bancos son empresas constituidas en base a sociedades annimas (S.A.) y cuyo giro principal es
recibir dinero en depsito y hacer prstamos.
Las operaciones de los bancos comerciales se realizan a corto plazo, con excepcin del Banco del
Estado de Chile, que adems, de las operaciones a corto plazo, realizan prstamos a mediano y largo
plazo apara el fomento de la industria, la agricultura y minera, especialmente.
2

Principales operaciones de los bancos comerciales.


1. Admiten depsitos, es decir, reciben dinero que se comprometen a devolver en la forma que se
convenga.
2. Hacer prstamos.
3. Descuentan documentos, es decir, anticipo al dueo del documento que recibe (letra de cambio), el
valor de l por el tiempo que falta para su vencimiento, restando el inters respectivo.
4. Efectan cobranzas por cuenta de los clientes. Por ejemplo letras, facturas, etc.
5. Sirven de intermediarios para remitir dinero de una plaza a otra.
6. Realizan operaciones de compraventa de monedas, (dlares, libras esterlinas, francos, etc.)
7. Sirven de intermediario en las tramitaciones comerciales de comercio internacional (importaciones exportaciones).
DEPSITOS
1. Depsito a la vista: Es aquel que puede retirarse parcial o totalmente en cualquier momento y sin
previo aviso. Los bancos no pagan intereses por este tipo de depsito.
2. Depsito a plazo fijo; Es aquel que slo puede retirarse a contar desde el da en que se cumple el
plazo pactado (30 ms das) por esta clase de depsitos los bancos pagan inters.
3. Depsito a plazo fijo renovable o a plazo indefinido renovable: Es aquel que slo puede retirarse
cuando se cumple el plazo pactado (30, 60, 90 das, etc.), pero si a la fecha del vencimiento del plazo
no se retira, se subentiende renovado por un perodo igual. Estos depsitos tambin ganan intereses.
4. Depsito en custodia: Es aquel que consiste en entregar al Banco, para su resguardo en cajas de
seguridad: joyas, objetos de arte, metales preciosos, documentos de trascendencia y valor, etc. Por este
depsito los bancos cobran comisin.
5. Certificados de depsitos a plazo; Durante estos ltimos aos la Superintendencia de Bancos ha
autorizado un depsito a plazo especial conocido comercialmente con el nombre de certificado de
depsito a plazo y se diferencia de sus similares, por ser de capitalizacin anticipada.
6. Depsito en cuenta corriente: Es aquel que slo puede retirarse mediante ciertas rdenes escritas
llamados cheques el depsito en cuenta corriente es un depsito a la vista, por lo que los Bancos no
pagan intereses.
7. Depsito de ahorro; Este es un depsito exclusivo del Banco del Estado de Chile y puede ser:
a) A la vista, que puede retirarse parcial o totalmente en cualquier momento. Ganan un 3% de inters
anual.
b) A plazo, que pueden retirarse hasta dos veces en un ao. Ganan inters del 10% anual y son
reajustables de acuerdo con el alza del costo de la vida.
CUENTA CORRIENTE Y LOS CHEQUES
CUENTA CORRIENTE BANCARIA:
"Es un contrato en virtud del cual un banco se obliga a cumplir las rdenes de pago de otra persona
hasta concurrencia de las cantidades de dinero que hubiere depsito en ella o del crdito que se haya
estipulado".
El mismo cliente o un tercero pueden hacer depsito en la cuenta corriente bancaria, para lo cual se
llena una papeleta de depsito, la que se entrega, conjuntamente con el valor a depositar, en una de las
cajas. El cajero, despus de verificada, desprende de la boleta el comprobante de depsito que con el
timbre respectivo entrega al depositante.
Las papeletas de depsito, se encuentran a disposicin de los clientes en cada banco. Hay papeletas
para depsito de dinero y para depsito de cheques.
EL CHEQUE
"El cheque es una orden escrita y girada contra un Banco para que ste pague a su presentacin, el todo
o parte de los fondos que el librador pueda disponer en cuenta corriente.
3

Formularios del cheque


El cheque debe extenderse por escrito, en formulario numerado que
proporciona el Banco en talonarios.
El cheque debe expresar:
1. El nombre del librado (Banco)
2. El lugar y fecha de la expedicin
3. Nombre del tomador (excepto los cheques al portador)
4. La cantidad girada en letras y nmeros
5. La firma del librador.
Clasificacin de los cheques
Segn su accesibilidad, el cheque puede ser:
- Al portador
- A la orden
- Nominativo
- Cruzado
Cheque al portador: Es el que no lleva tarjadas las palabras "o al portador", se cede por la entrega
manual y es pagado por el banco a la persona que lo presente.
Cheque a la orden: Es el que lleva borradas las palabras "o al portador" y no slo puede ser cobrado
por la persona a cuyas orden se gira, sino por otra siempre que sta le cede por endoso.
ENDOSO, es la transferencia o cesin de un cheque a la orden, que se hace mediante la firma del
dueo o tomador del cheque puesta al respaldo (endoso en blanco). El cheque a la orden, en estas
condiciones, se convierte en cheque al portador. El endoso se puede hacer tambin colocando al
respaldo del cheque; antes de la firma del endosante, la siguiente frase:
Pguese a la orden de don fulano de tal...........
Santiago, 20 de mayo de 2005
Firma del endosante o cdante
Este endoso, que se llama regular no lo convierte en cheque al portador y, en consecuencia, debe
cobrarlo la persona indicada en el endoso, la que a su vez lo puede volver a endosar.
Cheque nominativo: Es el que lleva tarjadas las clusulas "La orden de" y "o al portador", slo puede
cobrarlo la persona designada, y no es endosable, excepto cuando se confa su cobro a un Banco
(depositarlo en cuenta corriente).
Cheque cruzado: Es el que lleva en su anverso dos lneas paralelas y transversales y slo puede ser
cobrado por un Banco. Este es el cheque cruzado "en general". Si entre las lneas se coloca el nombre
de un Banco, el cobro slo puede hacerlo el Banco asignado. Este es el cheque cruzado "en especial".
El de uso ms corriente es el cheque cruzado en general, los que son depositados en cuenta corriente
para confiar al Banco su cobro.
Cobro de un cheque: El cheque debe ser cobrado por el tenedor en la sucursal del Banco respectivo.
Para ello, debe proceder a identificarse ante el cajero, es que comnmente se hace presentando la
cdula de identidad y cancelar el cheque.
Cancelacin del cheque: Es el escrito mediante el cual el tenedor manifiesta recibir conforme el valor
del mismo. La cancelacin consiste en firmar el cheque sobre anverso.

Plazos para cobrar un cheque: El portador de un cheque dispone hasta 60 das para cobrar un cheque
de plaza y de 90 das cuando es de distinta plaza.
Caducidad del cheque: Se dice que un cheque ha caducado, cuando excede el plazo para cobrarse (60
das. Cuando ello ocurre, el banco se niega a pagarlo.
Revalidacin de un cheque: Si un cheque ha caducado el tenedor puede solicitar del girador, su
revalidacin, que es la autorizacin que el girador da al banco para que pague el documento a pesar de
encontrarse caducado. Para ello, en el reverso del cheque expresa.
Revalidado con esta fecha a Santiago Mayo 20, de 2005 Juan Venegas M.
Principales causales de negativa de pago de un cheque;
1. Si el girador no dispone de fondos suficientes.
2. Si es presentado al cobro fuera del plazo legal.
3. Si la cantidad expresada en letras es distinta a la expresada en nmeros.
4. Si contiene enmiendas, raspaduras, etc.
5. Si la firma del girador es visiblemente desconforme con la que deja registrada en el banco.
6. Si el girador notifica al banco que no hay que pagarlo.
7. Si la cuenta corriente del girador fue cerrada por el banco
Protesto del Cheque:
Es la constancia que deja el banco por el no pago de un cheque. Regularmente lo hace estampando un
timbre en el reverso del documento o adhiriendo al mismo un taln especialmente impreso.
Ejemplo:
El Banco del Estado de Chile, Suc. Bandera, no paga el presente cheque por carecer de fondos, el
librador don Leonel Toro Rojas, domiciliado en Hurfanos 1111, Depto. 6056, por Doce Mil Pesos.
Protestado a las 11 hrs. del 15 de Mayo de 1977
Juan Glvez M. P. Banco Estado
El portador puede seguir dos acciones para el cobro del cheque protestado.
1. Accin Civil: Perseguir su pago judicialmente por la va ejecutiva, despus del tercer da de la
notificacin judicial del protesto, si el girador no opone tacha de falsedad de documento.
2. Accin criminal: Perseguir la responsabilidad criminal pues se asume el delito de estafa del que
gir un cheque a sabiendas de que no tena fondos o que su cuenta estaba cerrada. El delito de estafa es
castigado con pena corporal (prisin).
LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio, es un documento en que una persona encarga a otra que pague una cantidad
determinada de dinero a una tercera o a su orden.
Ejemplo, para la mejor comprensin de la definicin: Sr. Juan Castro encarga al Sr. Luis Jara, para que
pague la cantidad de $ 2.500.- al Sr. Carlos Moreno el da 31 de Marzo de 2004. Para esto, es necesario
que el Sr. Juan Castro sea acreedor del Sr. Carlos Moreno. En otras palabras, el Sr. Juan Castro tiene un
deudor (Sr. Jara) y un acreedor (Sr. Moreno).
El caso ms frecuente es que en la letra de cambio, acten dos personas. Esto ocurre, especialmente, en
las ventas al crdito con documento. Ej.: El comerciante Sr. Juan Castro vende al Sr. Luis Jara,
domiciliado en Calle Dieciocho N9 289, Santiago, una plancha elctrica en $ 2.500 con una letra al 31
de Marzo. La venta se hizo el 20 de Enero.
Personas que intervienen en la letra de cambio;
En una letra de cambio intervienen tres personas: Librador, librado y tomador o beneficiario.
5

Librador o girador: Es el que gira la letra y ordena el pago (en


el ejemplo de la letra N 1, Sr. Juan Castro)
Librado; Es la persona que recibe la orden y pago. (En el ejemplo
de la letra N l, Sr. Juan Jara).
Tomador o beneficiario: Es la persona que recibir la suma de
dinero (en el ejemplo de la letra N 1, Sr. Carlos Moreno)
En el ejemplo de letra N 2, el Sr. Juan Castro es librador y tomador a la vez; girar su propia orden.
Aceptacin de la letra:
Es la manifestacin clara del librado de obligarse al pago de la letra, con su firma atravesada en el
anverso del documento, precedido de la palabra ACEPTADA.
Provisin de fondos;
Para cumplir el mandato de pago, el librado necesita disponer de la cantidad de dinero que se le ordena
pagar. Se entiende hecha la provisin de fondos cuando el librado es deudor del librador o cuando el
librado cuenta con la autorizacin del librado para girar a su cargo.
Formalidades en las letras de cambio
Las letras de cambio se extienden en formularios especiales que se adquieren, por lo general, en
libreras aunque cualquier comerciante o empresa puede confeccionar sus propias letras.
Las letras de cambio deben cumplir con las siguientes formalidades:
1.
Lugar y fecha de emisin
2.
La poca en que debe hacerse el pago
3.
Nombres y apellidos del tomador o beneficiario
4.
La cantidad que el librador manda a pagar
5.
El nombre, apellidos y domicilio del librado, y
6.
La firma del librador o girador
Plazo y trminos de las letras;
La Ley seala los plazos en que las letras deben presentarse al librador para su cancelacin. Las letras
pueden girarse:
a) A das fijos y determinados: se indica en la letra el da preciso en que debe pagarse. Es: Al 31 de
Marzo de 1977 se servir Ud. mandar pagar...... etc.
Es la modalidad ms usada.
b) A das fecha:
significa que el plazo de los das que se indiquen corre
desde el da siguiente
de su giro. Ejemplo:
A sesenta das fecha se servir Ud. mandar pagar...., etc.
c) A la vista: Significa que estas letras deben pagarse en el acto de su presentacin. La letra empieza
as: Ejemplo: A la vista se servir Ud. mandar pagar....,etc.
d) A das o meses vista: significa que el plazo se cuenta desde el da siguiente de su aceptacin, o si
no ha habido aceptacin, desde el da siguiente de su protesto. Ejemplo: a sesenta das vista se servir
Ud. mandar pagar...., etc.
ENDOSO DE LA LETRA
Dado su carcter de documento a la orden, la letra se transfiere por endoso. El endoso puede ser:
a)
Traslaticio de dominio
b)
En comisin de cobranza
c)
En garanta
6

El endoso es traslaticio de dominio: cuando se transfiere la propiedad de la letra. Es: Pguese a XX


fecha y firma del endosante. Es en comisin de cobranza cuando el propietario de la letra encarga el
cobro a otra persona. Es: Pguese a la orden del Banco de Talca, valor en cobro. Fecha y firma del
endosante. El endoso es en garanta, cuando el propietario de la letra le cede para garantizar deudas y
ofrecer a los acreedores una seguridad mayor. Es: Pguese a XX, valor en garanta, fecha y firma del
endosante.
El endoso en blanco; esto es, con la sola firma del endosante puesta al respaldo de la letra, hace que el
endoso sea traslaticio de dominio.
Impuesto e la Letra de Cambio
Las letras de cambio pagan un impuesto fiscal del 1 por mil calculado sobre su monto, impuesto que se
adhiere en estampillas sobre la misma letra, o en su reverso.
Vencimiento de la Letra
La letra debe ser pagada por el aceptante el da de su vencimiento, pudiendo hacerlo hasta el da
siguiente antes de las 12 horas, si no paga en esta oportunidad, debe ser protestada.
Si el vencimiento ocurre en da festivo, se considera como tal, el da hbil que siga.
Pago de la Letra
Cuando el librado o aceptante paga la letra, debe exigir su devolucin con la constancia de dicho pago,
lo que debe hacer el tenedor mediante su firma atravesada en el anverso debajo de la palabra
CANCELADO
Aval de la Letra
Es la fianza que presta un extravo a la letra que se ofrece a pagarla si no lo hace el librado. La persona
que presta la fianza se llama avalista. Al avalar una letra, el avalista debe firmar en el anverso
atravesado, despus de la frase Por Aval
Protesto de la Letra
Es el acto solemne y autntico en que se deja constancia de la falta de pago por parte del ACEPTANTE
(Librado) o por falta de aceptacin de la letra.
En la prctica, como las letras nacen ordinariamente aceptadas el protesto que se verifica es por falta de
pago.
Quin debe hacer protestar la letra?
El que debe hacerla protestar es el dueo de ella. Este puede hacerlo por si o por otra persona a la cual
encargue la diligencia de requerir al notario.
Quin practica el protesto?
El protesto lo realiza un notario pblico, que es un Ministro de Fe. En las comunas donde no haya
notario podr encomendarse la diligencia a un Oficial del Registro Civil del domicilio del librado o
aceptante.
El notario quien requerir al librado o aceptante para que pague la letra, de todos los trmites, levanta
un acta que se protocoliza y de la cual se deja copia para el dueo de la letra que le encomend el
protesto.
Cundo debe realizarse el protesto?
El protesto por falta de pago debe realizarlo el notario al da siguiente de su vencimiento y cobro, antes
de las 21 horas.
7

Perjuicio de la Letra;
La letra que no se cobre el da de su vencimiento ni se proteste en su oportunidad legal, se tendr por
perjudicarle. Esto significa que a travs de la accin judicial, el juicio en que se le cobre al aceptante de
ella ser largo y dilatado.
En cambio la Ley concede mrito ejecutivo a la letra que ha sido protestada, mrito que consiste en
practicar el juicio en que se va a cobrar la letra posteriormente, hacindolo ms expedito y breve.

Remesa de dinero por letra bancaria


La persona que desee remitir dinero a otra plaza, puede hacerla con letra bancaria.
Procedimiento: Se llena en el banco el formulario respectivo, el que se entrega conjuntamente con el
dinero. El banco extiende inmediatamente una letra de cambio a la orden de la persona indicada por el
remitente y en contra de su sucursal u otro banco corresponsal. Esta letra la enva por carta el remitente
del dinero al interesado, para que la cobre.
Este apunte ha sido recopilado y preparado por los profesores: Manuel Ilic Gajardo- Carlos Terrazas
Olivares para ser usado como material de apoyo en el desarrollo del modulo de Gestin de Pequea
Empresa en el rea Tcnico Profesional.