Scribd Logo
Upload

Welcome to Scribd!

  • 5 2012

    Uploaded by

    HOWARDKNOPFLER
    15 views12 pages
    Osiek Jasielski, kontrola 2012

    Original Title

    5.2012

    Copyright

    © © All Rights Reserved

    Available Formats

    PDF or read online from Scribd

    Did you find this document useful?

    Is this content inappropriate?

    Report this Document
    Osiek Jasielski, kontrola 2012

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Download as PDF or read online from Scribd
    Flag for inappropriate content
    15 views12 pages

    5 2012

    Uploaded by

    HOWARDKNOPFLER
    Osiek Jasielski, kontrola 2012

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Download as PDF or read online from Scribd
    Flag for inappropriate content
    of 12
    ARCHIWUM PANSTWOWE ‘W RZESZOWIE 35-064 Rzeszéw, ul. Boinicea 2 tel. 17 852-93-50, 17 850-10-99 fax 17 853-83-08 (piecze¢ archivum pafstwowego) Nasz znak: NZ-402—32/4), PROTOKOL KONTROLI ARCHIWUM ZAKLADOWEGO Urzedu Gminy Osiek Jasielski 38-223 Osiek Jasielski Podstawe prawna przeprowadzane} Kontroli tanowia: art. 21 ust. 2 oraz at. 28 pkt 4 ustawy 2 dnia 14 lipea 1983 roku ~o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 22011 r., Nr 123, poz. 698, z poén, zm.) I. INFORMACJE WSTEPNE: |. Kontrole przeprowadzita w dniu 04 ezerwea 2012 roku Joanna Kucharska ~ mfodszy archiwista W Archiwum Patistwowym w Rzeszowie, na podstawie upowaénienia do kontroli nr 77 { legitymacji sluzbowej nr 175, w obeenosci pana Tomasza Zighy - odpowiedzialnego 2a prowadzenie archiwum zakladowezo. 2. Jednostka Kontrolowana zostala utworzona w dniu 27 maja 1990 roku i dziata na podstawie przepis6w ustawy z dnia 8 marca 1990 roku — o samorzadzie aminnym (Dz. U. 2 2001 r. Nr 142, Poz. 1591, 2 péén. zm.). Obecnie kieruje nig pan Mariusz Pykosz - Wéjt Gminy Osiek Jasielski. Organem nadzorujqcym jednostke jest Wojewoda Podkarpacki, ul, Grunwaldzka 15, 35.959 Rzeszow. 3. W jednostee kontrolowanej obowiazuja: Statut Urzgdu Gminy w Osieku Jasielskim wprowadzony uchwal Nr IV/30/03 Rady Gminy w Osieku Jasielskim z dnia 18 marca 2003 roku w sprawie uchwalenia Statutu Gminy w Osieku Jasielskim oraz Regulamin Oreanizacyjny Urzedu Gminy 1 Osieku Jasielskim wprowadzony Zarzadzeniem Wéjta Gminy Osiek Jasielski Nr 29/2012 z dnia 07 maja 2012 roku w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzedu Gminy w Osieku skim, Jas 4. Zmiany organizacyjne w przesztosci: nie bylo Jednostka nie jest w stanie przeksztatcenia, likwidacji ani upadtosci Ostatnia Kontrole Archiwum Pafstwowe w Rzeszowie Oddzial w Skolyszynie preeprowadzilo ww dhiu 01 lipea 2008 roku. Od czasu ostatniej kontroli archiwum zakladowe nie byto kontrolowane. W > jednostee Kontrolowane} obowigzuja przepisy kancelaryjno-archiwalne uzgodnione i wprowadzone w obowigzujqcym trybie: a) instrukeja kancelaryjna — wprowadzona Rozporzadzeniem Prezesa Rady Ministrdw z dnia 18 styeznia 2011 roku w sprawie instrukeji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowyeh wykazéw akt oraz instrukeji w sprawie organizacji i zakresu dzialania archiwow zakladowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Dz. U. Nr 27, poz. 140) — zatgcznik ne 1, b) jednolity reeczowy wykaz akt — wprowadzony Rozporzadzeniem Prezesa Rady Ministrw 2 dni 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukeji kancelaryjne), jednolitych rzeczowych ‘wykaz6w akt oraz instrukeji w sprawie organizacji i zakresu dzialania archiwow zakladowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Dz. U.Nr 27, poz. 140) - zatacznik nr 2, ©) instrukeja arehiwalna — wprowadzona Rozporzadzeniem Prezesa Rady Ministréw z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukeji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazéw akt oraz instrukeji w sprawie organizacji i zakresu dziatania archiwéw zakladowych (Dz. U. Nr 14, poz, 67 i Dz. U. Nr 27, poz. 140) —zatgcznik nr 6 Il. USTALENIA KONTROLI: Stosowanie przepiséw Kancelaryjno-archiwalnych, szezegélnie w zakresie poprawnosei Klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji jest na og6t wlasciwe, Teezki aktowe zostaly utworzone Zeodnie z Klasami z raeczowego wykazu akt. W zwigzku ze zmiana w 2011 roku przepiséw Kancelaryjnych nie przeprowadzono jeszcze weryfikacji kategorii archiwalnej akt, Dokumentacja nie jest regulamie przekazywana do archiwum zakladowego — ze wagledu na maly metraz archiwum zaktadowego, dlatego czesé dokumentagji jest nadal prechowywana stanowiskach pracy. Zarzadzeniem nr 9/a/2011 Wéjta Gminy Osick Jasielski z dnia 27 stycznia 2011 roku sprawie systemu wykonywania ezynnosei kancelaryjnych w Urzedzie Gminy Osiek Jasielski ‘wskazano system tradycyjny jako podstawowy system wykonywania czynnosei kancelaryjnych Zarzndzeniem Nr 12/a/2011 Wéjta Gminy Osiek Jasielski z dnia 24 lutego 2011 roku w sprawie wymaczenia Koordynatora czynnosci_kaneelaryjnych w Urzedzie Gminy, wyznaczono Koordynatora czynnosei kancelaryjnych — pana Tomasza Zigbe. W jednostce stosuje sie bezdziennikowy system kancelaryjny. Zbi6r archiwum zakladowego stanowi dokumentacja: WLASNA j ODZIEDZICZONA po Urzedzie Gminy w Osieku Jas aktowa: kategorii ,,A” w ilosci 1,20 mbz lat 1990 - 2006, kategorii ,B” w ilosci 35,70 mb z lat ok. 2000 2008, w tym kategorii B50 z lat 1995-2006 w ilosei ok. 3,40 mb techniczna: kategorii Bw ilosci ok, 1 mb, z lat 1990-1992 elektroniczna: nie dotyczy, kartografiezna: nie dotyczy, Na dokumentacje zgromadzona w archiwum zakladowym skladaja sie m. in.: budzety gminy. roczne sprawozdania i analizy wykonania budzetu, kontrole zewnetrzne wlasne} jednostki, uchwaly Zarzadu Gminy, posiedzenia organw samorzadu terytorialnego, akty normatywne, organizacja i zasady funkejonowania organéw samorzadu terytorialnego, zarzadzenia Wéjta Gminy i Postanowienia, posiedzenia Komisji i Zespolow ~ Komisja Rewizyjna oraz dokumentacja podatkowa i ksiggowa. OBCA/ZDEPONOWANA: nie dotyczy. Zbi6r dokumentacji obejmuje ogstem 37,90 mb, w tym: Kategoria ,A” - 1,20 mb, kategoria ,.B” — 36,70 mb, Stan fizyezny zbioru dokumentagji jest dobry. Akta sa czyste i nieuszkodzone, bez oznak graybow i plesni. Dokumentacja jest preechowywana w teczkach i w pudelkach archiwalnych oraz segregatorach. Obecnie nie ma materialéw archiwalnych podlegajacych przekaza do archiwum paristwowego, Stan uporzadkowania zbioru dokumentacji jest poprawny. Dokumentacja ulozona jest wedlug kategorii archiwalnej oraz zgodnie z rzeczowym wykazem akt j struktura organizacyjna,urzedu, Akta kategorii A sq ulozone na osobnych pétkach. Akta kategorii A sa przechowywane w teczkach, czgsci metalowe zostaly usunigte, akta ulozone wedlug spisu spraw zostaly Przesznurowanie i spaginowane, Minusem jest brak sygnatur archiwalnych na teczkach. Kategoria BS0 praechowywana jest na osobnej pélce w pudetkach archiwalnych, Dokumentacja kategorii B ch. W Jest przechowywana w teczkach wigzanych i segregatorach oraz pudlach archiwal teczkach sq spisy spraw, czesci metalowe usunigto. Na teczkach aktowych kategorii B takze brakuje sygnatur archiwalnych. Dokumentacja zgromadzona w archiwum nie byta porzadkowana w trybie prac zleconych. Ewideneja. Jednostka kontrolowana prowadzi nastepujace srodki ewidencyjne: 8) Wykaz spiséw zdawezo odbiorczych b)_Spisy zdawezo ~ odbioreze oddzielne dla akt kategorii A i B 12, 13, 14, ©) Spisy materialéw archiwalnych przekazywanych do Archiwum Paristwowego 4) Ewidencja wypozyezen ©). Spisy brakowanej dokumentacji niearchiwalne} cena prowadzenia ewidencji jest dobra. Jest ona tworzona starannie, na wlaseiwych formularzach, opieczgtowana, a spisy podpisane sq przez. zobligowane do tego osoby. Poza tym Pozycje wybrakowane i przekazane do archiwum pafistwowego zostaly w ewidencji oznaczone. Na koniec nalezy dodaé, 2e spisy zdawezo-odbioreze przechowywane sq w dwéch kompletach: narastajaco i oddzielnie dla kazdej komérki organizacyjnej Urzedu. Miejsce przechowywania dokumentaeji poza lokalem archiwum zakladowego: 4) Dokumenty niejawne przechowywane sq w kancelarii tajnej — zajmuje sig nig pani Ewelina Borek. Wg jej oswiadczenia dokumentacja nie byta brakowana. Wszystkie dokumenty z kancelarii tajnej sq zabezpieczone na stanowisku pracy. b) Dokumentacja spraw zamknigtych m. in. z lat 2006-2009 jest przechowywana na stanowi- skach pracy, ©) Dokumentaja osobowa pracownikéw (w tym zwolnionych) z lat 1981 - 2011 jest przechowy wana w szafie metalowej na stanowisku pracy ~ odpowiada za nia pani Sylwia Twardzik (brak dokumentacji z lat wezesniejszych wynika z przeniesienia urzgdu gminy do inne] miejscowosei). + Dokumentacja udostepniana jest jedynie pracownikom Urzedu Gminy ~ udostepnienia odbywaiq sig najezescie} w pomieszezeniu archiwum zakladowego, prey archiwiScie zaktadowym. lub ‘wypozyezane sq na postawie rewerséw. Wypozyezei dla os6b postronnych, poza budynek urzedy gminy, nie byto, Akta sq zwracane na biezaco archiwiseie zakladowemu, nie stwierdzono zaginieé dokumentagji. Brakowanie dokumentacji kategorii B", odbywa sie za zgoda wlaSciwego arc ‘um afistwowego, nieregulamie. Od czasu ostatniej kontroli Jednostka brakowata akta na podstawie zgody nr 099/11 z dnia 17 maja 2011 roku wydanej przez Archiwum Paristwowe w Rzeszowie. Jednostka nie posiada zgody generainej na brakowanie dokumentacji. Jednostka przechowuje zgody na brakowanie, Od ostatnie| Kontroli jednostka nie przekazywala material6w archiwalnych do archiwum paitstwowego. Osoba odpowiedzialng za prowadzenie archiwum zakladowego jest pan Tomasz Zigba, zatrudniony na petnym etacie na stanowisku inspektora w Referacie Organizacyjno - Administracyjnym, posiadajacy wyksctalcenie stednie, nieprzeszkolony na kursie kancelaryjno- archiwalnym, Warunki pracy i przechowywania dokumentacji w archiwum zakladowym sq dobre. Pomieszeze- nie, w ktorym znajduja sig akta jest suche, czyste i jasne oraz ogrzewane. Dokumentacja jest 17. Przechowywana na regalach metalowych stacjonarnych, a dostep do akt jest dobry. W dniu kontroli z powodu zepsutego termohigrometru nie udalo sig ustalié warunkéw jakie panuja w lokalu archiwum. Archiwista nie prowadzi rejestru_pomiarsw warunkéw klimatycznyeh jakie Panuja w pomieszezeniu. Rezerwa magazynowa na akta wynosi tylko 5,70 mb. - Lokal archiwum zaktadowego zlokalizowany jest na parterze budynku Urzedu Gminy w Osicku Jasielskim. Lokal archiwum ma powierzchnig ok. 25 m°. Na jego wyposazenie skladaja sig: metalowe regaly stacjonarne, biurko, krzeslo, zalegalizowana gasnice proszkowa, termohigrometr Do pomieszezenia prowadza drawi nicobite blacha zamykane na klucz. Pomieszezenie jest ‘ogrzewane centralnie, oswietlenic posiada ostony hermetyczne. Okno jest zabezpieczone kratami. Inne ustalenia kontroli 4) Wedlug oswiadezenia osoby prowadzace} archiwum zakladowe, do kontroli udostepniono calosé 2bioru i pomieszezef archiwum. b) Urzad przestal sprawozdanie roczne z dzialalnosci archiwum zakladowego do Archiwum Paiistwowego w Rzeszo\ ©) W Urzgdzie Gminy Osiek Jasielski vedtug informacji przekazanych przez informatyka pana Lukasza Czekaj stosowane sq nastepujace programy/systemy komputerowe: Lp| Nazwa | Dokumentacja systemu przetwrzania danych — Rozmiar bazy P yystemu pr Y programu danych w programie 1 2 3 ales —___| __ (MB) [ELUD System Ewideneji Ludnosei ELUD jest przeznaczony do [18,6 wersja 6.08 obstugi Lokalnego Banku Danych PESEL w zakresie zadati zleconych gminie. System posiada homologacie Departamentu Rozwoju Informatyki i Systemu Rejestriw _Paistwowych MSWiA aktualna do dnia 31 grudnia 2011 |. Shuzy do rejestracji i modyfikacji danych dotyczacych |ludnosci, przeprowadzania analiz i sprawozdawezosei oraz emisji wynikéw, okresowej wymiany danych z systemami nadrzednymi: Terenowym, Wojewédzkim oraz Centralnym Bankiem Danych, a takze do | |udostepniania danych dotyczacych Iudnosci pozostalym | |systemom z pakietu RADIX: ewidencji gruntow, podmiot6w gospodarezych, windykacji oplat i podatkéw itd FAKTURA System FAKTURA sluzy do rejestracji idrukowania (9,29 | wersja 1.04 faktur i rachunk6w sprzedazy VAT, faktur i rachunkow | Korygujacych, prowadzenia kartoteki faktur, towar6w i uslug oraz kartotcki platnikow, biezacej aktualizacji kartotek, modyfikacji danych oraz sporzadzania dowolnych wykaziw i zestawien, KADRY _ System KADRY stuzy do reiestracii danvch osobowvch 1,05 | |wersja 6.13 |pracownikéw, prowadzenia kartotek zawierajacych ‘warunki i zasady zatrudnienia, przebieg pracy | zawodowej, dane do ubezpieczenia ZUS i inne, | _prowadzenia ewideneji czasu pracy, drukowania | dokument6w zwiazanych z zatrudnis | automatycznego aktualizowania danych zwigzanych z, liczba lat stazu pracy, naleznym dodatkiem stazowym, | nagroda jubileuszowa, wykonywania dowolnych analiz i | wyciagow z bazy danych na podstawie okreslonych przez | uzytkownika warunkdw wyboru, aw powiazaniu z | systemem PLACE, réwniez do automatyeznego | sporzadzania list plac, wykaz6w podatkowych itp. + 4 KASA System KASA umotliwia kompleksowa obsluge jedne} 36,9 wersja 3.30 lub kilku kas. Sluzy do rejestracji wplat gotswkowych i czekowych, wyplat naleznosci, prowadzenia sprzedazy oraz obstugi wplat i wyplat z wykorzystaniem drukarki fiskalne}, przygotowania dokument6w i rejestracji wplat z mozliwoscia wielokrotnych zmian organizacji pracy - | na jednym lub kilku stanowiskach, drukowania raportow | kasowych i bankowych dowod6w wplaty, wyodrebniania | wplat i wyptat dla zadari (jednostek) zarejestrowanych w | | systemie finansowo-ksiegowym FKB lub zdefiniowanych w systemie KASA, sporzadzania wyciqg6w operacji kasowych przypisanych jednostkom z systemu FKB i prowadzenia wieloletniego archiwum. System Naliczania Podatkow od Gruntéw i ‘108 Nieruchomosei POGRUN stuzy do naliezania podatku rolnego, lesnego i od nieruchomosci, wprowadzania zmian i naliczania zwiazanych z nimi przypis6w i odpisow, wydruku postanowies o wszezeciu | | postepowania podatkowego, nakazow platniezych, | | 5 POGRUN wersja 8.24 “deeyzji po zmianie i decyzji wymiarowych, prowadzenia wicloletniego archiwum wymiaru, rejestracji deklaracji [podatkowych od osdb prawnych oraz rejestracji zmian deklaraeji | 6w od Srodkéw Transportu 8,24 wersja POST przeznaczony jest dla jednostek administracji |samorzadowe}, ktére nie prowadza ewidencji pojazd6w, a ‘obowigzane sq naliczaé podatek od Srodk6w transportu (om.in, urzedy gmin, urzedy miast). 7 (PLACE System PLACE stuzy do automatycznego sporzadzania 47,9 "wersja list plac zatrudnionych pracownikow, obstugi skladek 8.07 _ubezpieczeniowych wg zasad zgodnych z reforma ubezpieczeit spolecznych, kartotek podatku dochodowego, drukowania zestawiei placowych, | automatyeznego naliczania zasilkw chorobowych, prowadzenia kart zasilkowvch i deklaracii | rozliezeniowych ZUS. System emituje dane dla | programu PLATNIK ZUS i umodliwia prowadzenie _wieloletniego archiwum, 8 WIP wersja System Windykacji Oplat i Podatkow WIP sluzy do 1721 | 5.50 zakladania i biezacej aktualizacji kont rozrachunkowych ) | dla wszystkich platnik6w z terenu gminy, ksiggowania |operacji na poszezegélnych kontach (przypisy, wplaty, |odpisy itp.) niezaleznie od rodzaju podatku lub oplaty, | ‘tworzenia wykaz6w podatkéw i oplat, prowadzenia | wieloletniego archiwum, analizy rozrachunkowej kont, obstugi tytul6w wykonawezych oraz drukow: upomniet i decyzji. System automatycznie przeimuje dane dotyczqce naleénych oplat i podatkéw 2 systemow | ‘wymiarowych pakietu RADIX 9 PLATNIK Program pozwala na praygotowanie, wydruk oraz 19.2 wersja _przestanie w formie elektronicznej dokumentow 8.01.001 | ubezpieczeniowych praekazywanych do Zakladu | | |Ubezpieezen Spotecznych. 110 |PB—USC Program przeznaczony usprawniajace prace urzednika 213,6 wersja 6.00 stanu cywilnego. Program zostal praygotowany do wspélpracy z _Ewidencja Ludnosei i Dowodami Osobistymi. 11 |DM wersja | Oprogramowanie do Obstugi Dodatkéw Mieszkaniowych 15,10 1.10 stworzone w celu | wsparcia realizacji zapiséw ustawy o dodatkach [mieszkaniowych. Oprogramowanie jest przeznaczone dla ‘organw wlasciwych realizujacych ustawe o dodatkach | mieszkaniowych. Aplikacja realizuje zadania zwiazane 2 [eee obsluga wniosku, wydawaniem decyzji oraz realizacja wyplat pozycji przyznanych decyzja, 12| SR wersja |SWIADCZENIA RODZINNE to system informatyczny, 67,30 | G1L01-2. ktory znaczaco wspiera dzialalnosé Organu Whasciwego | | 4.5. powolanego przez Gmine realizujaca zadania ustawowe | w zakresie Swiadezen rodzinnych, System gromadzi i przetwarza informacje o realizacji zadarh wynikajacych z.ustaw o Swiadezeniach | | rodzinnych, zaliczce alimentacyjnej i systemie oswiaty w | celu ich wlasciwego planowania i realizacji. | Oprogramowanie obejmuje moduly: Swiadezenia Rodzinne realizagja ustawy 0 Swiadezeniach Rodzinnych; Zaliczki Alimentacyjne — realizacji ustawy 0 | Postgpowaniu wobec diuznikéw alimentacyjnych oraz | \zaliezce alimentacyjne}: | Stypendia Szkolne ~ realizuje ustawe o systemie | oswiaty w zakresie obslugi wnioskow w sprawie pomocy materialnej dla uczniow, Swiadezenia Rodzinne powstaly w zwiazku z wejsciem w 2ycie ustawy 0 Swiadezeniach rodzinnych w 2004r. 18. Zalecenia wydane po ostatniej kontroli zostaly wykonane, URZAD GmIny 38-223 Osick Tasielaki Powint Jaslo alate (piecaeé jednostki Kontrolowane)) oir F (

    You might also like