WOJEWODZKI URZAD PRACY W RZESZOWIE UL ple L. Lise Kuli 20 ee 35-025 Reesow Fee Wojewddzki Urzad Pracy tel. (48) 17 850 92 00 beeline sess D witezome PY : foks (40) 17 85244 57 e-meil: wup@wup-rreszonp ‘wom wuperreszon pt PK.523.9.70,2013 Rzesz6w, dnia 2 lipca 2013 r. Gmina Osiek Jasielski ul. Rynek 12 38-223 Osiek Jasielski Uprzejmie informujg, 2¢ na podstawie zapiséw Porozumienia Nr KL/PK/2007/1 2 dnia 2ezerwea 2007r. (z poén, zm.) zawartego pomiedzy Ministrem Rozwoju Regionalnego aSamorzadem Wojewédztwa Podkarpackiego reprezentowanym przez Dyrektora Wojewédzkiego Urzedu Pracy w Rzeszowie na podstawie Uchwaly Zarzadu nr 35/507/07 z dnia 15 maja 2007 r., ww zwigzku z art. 27 ust. 1 pkt. 5 Ustawy 0 zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dhia 6 grudnia 2006 r. (Dz. U. 22009, Nr 84, poz. 712 z péén. zm.) oraz na podstawie zapissw Umowy © dofinansowanie projektu Nauka poprzez zabawg — stawiamy na wszechstronny rozw6j ucznibw ze sck6l podstawowych Klas III z Gminy Osiek Jasielski” Nr UDA-POKL.09.01.02-18-013/10 zdnia 4 kwietnia 2011 r., realizowanego w ramach Dziatania 9.1 Programu Operacyjnego Kapitat Ludzki 2007-2013, Wojewédzki Urzad Pracy w Rzeszowie w dniach 19, 22, 23 lipca 2013 r. zamierza przeprowadzié kontrole realizacji projektu na miejseu. 'W celu usprawnienia dziatai kontrolnych proszg 0 przygotowanie i przedtozenie Zespotowi kontrolujacemu nw. pisemnych oswiadezeri oraz zestawien: 1. oswiadezenie 0 przeprowadzonych Kontrolach projektu przez inne jednostki wraz z informacja ‘ ewentualnych zaleceniach pokontrolnych oraz ich wykonaniu, oSwiadezenie, 2 w ramach realizowanych projektsw (wymienié wszystkie projekty realizowane przez Beneficjenta, w tym projekt kontrolowany) nie zachodzi_przypadek nakladania sig wsparcia z funduszy pomocowych Unii Europejskie}, 3. oSwiadezenie o liczbie os6b zrekrutowanych na dziefi Kontroli, w podziale na formy wsparcia, w ktérych uezestnicza badé uczestniczyli (w przypadku zakoriczonych dziatan 4, zestawienie osb stanowigcych personel kontrolowanego projektu, z réwnoczesnym wskazaniem ich zaangazowania w innych projektach wramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia w okresie realizacji kontrolowanego projektu (wg zalaczonego wzoru), 5. oswiadezenie, dotyezace wyjaSnienia ewentualnych réznic w przypadku gdy kwota wydatkow zaksiggowanych na kontach wyodrebnione) ewidencji ksiggowe} projektu nie jest zgodna zkwota wydatkow zatwierdzonych narastajaco przez IP do dnia kontroli (na podstawie Informacji_ 0 wyniku weryfikacji wniosku 0 plainosé przekazane| do Beneficjenta wraz Zostatnim zatwierdzonym wnioskiem o platnos: 6. _w przypadku cross-financingu — zestawienie sprzetu zakupionego w ramach kontrolowanego projektu oraz sprzgtu tozsamego _rodzajowo zakupionegow innych _projektach \wspélfinansowanych z EFS realizowanych przez Beneficjenta wylacznie w okresie realizacji projektu kontrolowanego (wg zalaczonego wzoru). Do zestawienia nalezy dolaczyé do weladu oryginaly dokumentéw finansowych, potwierdzajacych zakup, 1oswindezenie, Ze dane osobowe Uczestnik6w projektu przetwarzane przez /nazwa Beneficjental sq wykorzystywane wylacznie w celu udzielenia wsparcia i realizagji projektu, prowadzenia sprawozdawezosci, monitoringu iewaluacji POKL 2007-2013 wramach projektu /nazwa projektu/ realizowanego na podstawie Umowy o dofinansowanie/ramowe} nt /..//zdnia /... Nalezy podaé rowniez informacje ezy Beneficjent uczestniczy! w sprawach dotyezacych ochrony danych osobowych uczestnikéw projektéw prowadzonych w szezegélnosei przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzedami paiistwowymi, policja lub przed sadem (jesli tak, to czy niezwlocznie poinformowano o tym fakcie IP), zestawienie postepowah przeprowadzonych na podstawie ustawy Prawo zaméwieh publicznych / zasady konkurencyjnosei, w formie tabeli, zawierajace} co najmniej kolumny: przedmiot postepowania, nr postepowania, data wszczgcia i zakoiczenia postepowania, tryb postepowania (dot. zaméwies publicznych), szacunkowa wartoSé zaméwienia, wartosé zawarte}_umowy. nazwa wykonawey, wyniki poprzednich Kontroli lub oswiadezenie o preyczynach odstapienia od_ww._procedur_przy_zlecaniu_robdt_budowlanych,_wylanianiu_wykonawedw__uslug i dokonywaniu zakupw. Ponadto, jezeli Umowa o dofinansowanie nie stanowi inaezej, przygotowaé nalezy: i 4. w zakresie realizacji projektu: Umowe 0 dofinansowanie projektu wraz z Aneksami oraz korespondencja dotyezaca wprowadzonych zmian i przebiegu realizacji projektu, w zakresie rekrutacji i kwalifikacji Uczestnik6w projektu: dokumenty okreslajqce warunki uczestnictwa w projekcie (Regulamin rekrutacji, uczestnictwa w projekcie itp.), dokumentacjg Uczestnikéw projektu zgromadzona w trakcie proces rekrutacji_ oraz kowalifikowania do projektu, w zakresie merytoryeznych dzialai zaplanowanych w projekcie: — dokumenty potwierdzajgce wykonane dziatania zgodnie z harmonogramem oraz aktualnym Whioskiem 0 dofinansowanie (dzienniki zajeé, ustug doradezych, potwierdzenia odbioru materialSw szkoleniowych, podrgcznikow, wyzywienia, listy obecnosci oraz inne dokumenty stosownie do specyfiki podjetych dzialat), ~ dokumenty potwierdzajgce odbiér wsparcia towarzyszacego przez. uczestnikow projektu (0 ile zaplanowano), — dokumenty potwierdzajace otrzymanie wsparcie! zakoviczenie udzialu w _projekeie (zaswiadezenia, certyfikaty, potwierdzenia zlozenia egzamindw konicowych, itp.), w zakresie monitoringu i ewaluat = dokumentacje potwierdzajacq zaplanowane i przeprowadzone dzialania_monitoringowe i ewaluacyjne, dokumentacje pot -dzajaca osiagnigcie zakladanych rezultat6w migkkich i twardych, w zakresie zatrudnienia personelu projektu: dokumenty uzasadniajgce wybér oraz potwierdzajace zatrudnienie personel tub oddelegowanie pracownika na potrzeby realizacji projektu (umowa 0 prace, potwierdzenieoddelegowania pracownika, zakres ezynnosci, karty ezasu pracy, dokumenty potwierdzajace kwalifikacje, regulamin wynagradzania, regulamin pracy z opisem stanowiska pracy itp. Ww uzasadnionych prypadkach, dokumenty potwierdzajace zatrudnienie personelu. na podstawie uméw eywilnoprawnych, ww zakresie prowadzenia dokumentacji finansowo-ksiggowej: obowiazujaca polityke (zasady) rachunkowosei w jednostee wraz z zaktadowym planem kont oraz uzupelnienie badé aneks do ww. polityki pod katem prowadzenia wyodrebnione} cewidencji ksiggowej projektu, schemat organizacyjny jednostki, instrukeje obiegu i kontroli dokumentéw finansowych dotyezacych realizowanych projektow, zasady archiwizowania dokumentacji_ksiggowe) i merytoryezne} obowiazujace w jednostce (np, Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt), wydruk syntetyezny i analityezny obrot6w i sald na wszystkich kontach ksiegowych dotyezacych realizowanego projektu, aS w przypadku Beneficjentsw nie prowadzacych pelne} ksiegowosei, przygotowanie prowadzone} ewidencji poniesionych wydatkéw ujetych narastajaco, w podziale na poszczegélne zadania oraz kosziéw posrednich, np. w_postaci arkusza kalkulacyjnego, wykaz os6b uprawnionych (wraz ze wzorami podpiséw) do poswiadezania za zgodnosé zoryginalem, potwierdzania dokonania sprawdzenia pod wzgledem _formalnym, rachunkowym i merytoryeznym dowod6w ksiegowych, wnioski o platnosé wraz z oryginatami faktur i protokolami odbioru dostarezonych towaréw i uslug oraz innymi dowodami ksiggowymi potwierdzajacymi poniesione wydatki wykazane w Zalaczniku nr 1 do wniosku o platno8é oraz dowody ich zaplaty (wyciagi bankowe, raporty kasowe), dokumentacje potwierdzajaca zaksiggowanie wydatk6w dotyezacych projektu zgodnie z obowiazujaca klasyfikacja budzetowa, w tym takze ewidencje potwierdzajaca ksiggowanie zgodne z paragrafami klasyfikacji budzetowe} czwartej cy‘ry ,.7” i ezwartej cyfty 9” (lotyezy jjednostek zobowiazanych do stosowania Klasyfikacji budzetowej), w przypadku wymogu wniesienia wkladu wlasnego, dokumentacje potwierdzajaca wysokosé wniesionego wkladu, dokumenty potwierdzajace status podatkowy Beneficjenta (dotyezy kwalifikowalnosei podatku VAT do projektu) oraz rejestr zakupu VAT spetniajqcy wymogi okreslone art. 109, ust. 3 ustawy 0 podatku od towaréw i ustug z dnia 11 marea 2004 r. (tj. Dz. U. 2 2011 r., Nr 177, poz. 1054 z péén. zm.) w przypadku kos7t6w bezposrednich rozliczanych ryczaltem lub wg stawek jednostkowych, IP nie weryfikuje dokumentacji finansowej w tym zakresie, w zakresie wydatkéw w ramach cross-financingu: w zakresie pozyskiwan dokumentacjg potwierdzajaca poniesione wydatki oraz zaewidencjonowanie zakupionego Ww ramach cross-financingu sprzet, przetwarzania danych osobowych: dokumentacie opisujaca sposdb preetwarzania danych tj. Polityke Bezpieczeristwa i Instrukeje Zarzadzania Systemem Informatycznym lub inny dokument okreslajacy zasady przetwarzania i zarzadzania danymi tak w wersji papierowej jak i wersji elektroniczne} (baz. danych przechowywanych w plikach czy innych zbiorach), 3upowadnienia nadane przez administratora danych dla oséb przetwarzajacych dane osobowe oraz. ewidensjg nadanych upowazznieh w ramach kontrolowanego projektu, oswiadezenia os6b upowaznionych 0 zapoznaniu sig z przepisami Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. 0 ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2002 r,, Nr 101, poz. 926 z péén. zm.) oraz 0 preetwarzaniu danych osobowych zgodnie z prawem oraz o zachowaniu ich w tajemnicy, oswiadezenia Uczestnikéw projektu o wyrazeniu zgody na gromadzenie, przetwarzanie i przekazywanie danych osobowych, wykorzystywane wylacznie w celu udzielenia wsparcia i realizaeji projektu, prowadzenia sprawozdawezosci, monitoringu i ewaluacji_ w ramach projektu oraz zgodnie z ww. Ustawa, 9. wzakresie stosowania zambwies publicznych/ stosowania zasady konkurencyjnosei: 10. w zakresie spelnienia obowiqzkow promocyjnych dokumentacje zwiazana z prowadzeniem postepowai o udzielenie zaméwien publicznych, zgodnie z ustawa PZP, ww przypadku braku obowiazku stosowania PZP, dokumentacjg potwierdzajaca zastosowanie procedur dotyezacych zasady konkurencyjnosci, pisemne procedury postepowania przy dokonywaniu zaméwien publicznych (regulamin, instrukeja), do ktorych opracowania obliguja Beneficjenta Zasady dotyezace przeprowadzania ‘postepowari 0 udzielenie zaméwienia publicznego finansowanych ze srodkéw Europejskiego Funduszu Spolecznego, bedace zalacznikiem Nr | do Wytyeanych w zakresie kwalifikowania swydatkéw w ramach PO KL, dokumentacje potwierdzajaca przeprowadzenie rozeznania rynku w przypadku wydatkow, do ktérych nie maja zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkureneyjnosci, formacyjnych: dokumentacje przedstawiajgca podjgte dzialania promocyjne oraz zastosowane narzedzia promocji w kontekscie zapisow Wniosku 0 dofinansowanie oraz dowodéw ksiegowych potwierdzajacych poniesione na ten cel wydatki, w praypadku dystrybueji_material6w promocyjnych, dokumenty _potwierdzajace rozdysponowanie zakupionych materiatow promocyjnych, potwierdzenie poinformowania Uczestnik6w Projekt 0 érddtach jego finansowania. Ponadto przygotowaé nalezy wszelka dokumentacig (w tym elektroniezna), nie wymieniona powyzej, zwiazang z realizacja projektu. Kontrola moze byé przeprowadzona w kazdym miejscu bezposrednio zwiazanym z realizacia projektu, Kierownik jednostki kontrolowane zapewnia Zespolowi kontrolujacemu warunki i srodki niezbedne do sprawnego przeprowadzenia kontroli (w miare mozliwosei odrebne pomieszezenie). Wskazane jest, aby w dniach kontroli osoby odpowiedzialne za realizacje projekt byly do dyspozycji Zespolu kontrolujacego. W razie watpliwosci, prosze o kontakt z P. Iwona Krzyszezuk pod numerem telefonu: 13 436 49 17 lub 13 436 34 26. oR mony : oe sak \ 4 a~Se* Wojewodzki Urzad Pracy LUNIA EUROPEISKA ee w Reeszowie sexous sles WZOR — ZESTAWIENIE SPRZETU (CROSS-FINANCING) esiagtonogn wuss protien! pata” cee epee ininanmen radon meena 'w innych projektach wspétfinansowanych z EFS realizowanyeh przez Beneficjenta (dot. okresu realizacji Kontrolowanego projektu) TBane os0by. KO | rs gaa up| nacnasprew | Tymtinrprieky | 28 | P™Smowaey | claret ° — iva Laird zakupu caine potwierdeajacego wyposazenie ee stanowiska pracy (data podps Keron edn oatrlowane) ~Ze* Wojewsdzki Urzad Pracy ‘Uwia euroessKA 3 ‘wore peels oars w Rzeszowie | w20r- ZESTAWIENIE OSOB STANOWIACYCH PERSONEL PROJEKTU ,,tytut projektu” 2 rownoczesnym wskazaniem ich zaangazowania w innych projektach w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia w okresie realizacji kontrolowanego projektu | Wymiar ezasu Lp. | Imig inazwisko | Tytut inr projektu COkres zatrudnienia | pracy/ wymiar | — Uwagi ‘godzinowy