Plan de Mejoramiento Sobre Hallazgos

Cdigo: F-120.
14
SUSCRIPCIN DE PLAN DE MEJORAMIENTO

Versin: 01
Pgina 1 de 7
Fecha de aprobacin: 28 de Febrero de 2014

Entidad: IMDER TULUA
Representante Legal: MILNER MEDINA MINA
Perdodos fiscales que cubre: 2011-2012
Modalidad de Auditora:
Fecha de Suscripcin:
Numero
consecutivo
del hallazgo
Cdigo
hallazgo
3.1.5.5
Nit: 891900528-1
Descripcin hallazgo (No mas de 50 palabras)
Causa del hallazgo
Efecto del hallazgo
Accin de mejoramiento
Se evidenci que la Institucin sigue las directrices y lineamientos

establecidos en los Planes de Desarrollo de los periodos 2008-2011 y 20122015 de la alcalda de Tulu, con sus respectivos Planes de Accin para los
aos 2011-2012. Sin embargo, la entidad no cuenta con un Plan Estratgico
como ente descentralizado que goza de autonoma financiera, presupuestal y
administrativa; incumpliendo en lo establecido en artculo 41 de la ley 152 de
1994 y la ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupcin y a pesar de estar
planteado en el Manual de Calidad de la entidad.
La Entidad no formulo su Plan

estratgico en los periodos 20082011 y 2012-2015, incumpliendo lo
estipulado en el artculo 41 de la ley
152 de 1994 y la ley 1474 de 2011
Estatuto
Anticorrupcin;
por
consiguiente no se desvirta el
Incumpliendo lo estipulado en el
artculo 41 de la ley 152 de 1994
y la ley 1474 de 2011 Estatuto
Anticorrupcin
Elaborar y Adoptar el plan

estratgico del deporte recreacin
aprovechamiento del tiempo libre la
educacin fsica y extraescolar del
municipio de Tulu 2014- 2024
3.1.5.7
Se evidenci que segn Acuerdo de la Junta Directiva No. 004 del 8 de

septiembre de 2008, se Adopt el Cdigo de tica de la Entidad, sin embargo
no se observan actividades de socializacin a los servidores pblicos, ni se ha
dado a conocer en los procesos de induccin a nuevos funcionarios; no existe
Resolucin que adopte el Comit de tica, ni se evidencian actas de la
operatividad del mismo.
3.1.5.8
La entidad no cuenta con un Plan de Salud Ocupacional en las vigencias No se evidencia un Plan de Salud
2011-2012 por consiguiente no se ha realizado seguimiento y evaluacin al Ocupacional (2011- 2012).
No
cumplimiento y la efectividad del mismo.
se realiza seguimiento, evaluacin ni
cumplimiento al Plan de Salud
Ocupacional.
3.1.5.9
13
14
15
16
17
18
3.1.5.10
3.1.5.13
Actualizar e Implementar el plan de

incentivos y estmulos acorde a la
estructura y necesidades de los
servidores.
No se han realizado encuestas que evidencien el clima organizacional al

interior de la entidad ni hay un manual de Talento Humano que hable de las
polticas y manejos institucionales en esta materia (proceso de seleccin,
desvinculacin, retiros, permisos, licencias, sanciones, declaratorias de
insubsistencia, etc.).
Evaluar el Clima Organizacional y el

Ambiente de trabajo aplicando
tcnicas establecidas para ello.
Revisin, actualizacin y adopcin
del Manual del Talento Humano.
No se evidencia encuestas o
actividades que referencien el clima
organizacional.
No se observa
manual de talento humano (polticas,
procesos de seleccin, retiros,
permisos entre otros)
Falta de compromiso para

agrupar, desarrollar y mantener
el conjunto de personas con
habilidades,
motivaciones
y
satisfacciones,
adems,
de
alcanzar
altos
niveles
de
productividad
con
los
funcionarios pblicos.
Se evidenci que no se ha determinado mecanismo alguno para realizar la

evaluacin de funcionarios designados en provisionalidad ni se evidencia un
protocolo de interventora para evaluar el cumplimiento de actividades
designadas a los contratistas de la entidad.
Se evidenci que La entidad no ha adoptado el Cdigo del Buen Gobierno, ni
existe documento alguno que haga referencia al Estilo de la Direccin para dar
cumplimiento al ejercicio del control, a la estrategia y a la operacin
institucional, que conlleven al buen funcionamiento de la entidad.
Se evidenci que la entidad no tiene nomograma, que sirva de sustento
jurdico, frente a las competencias, responsabilidades o cometidos asignados
a la entidad por mandato legal
Se evidenci que la Entidad cuenta con un Mapa de Procesos, el cual no
figura adoptado por el representante de la Institucin ni aprobado por el
Comit Operativo del MECI. No existe caracterizacin de los procesos, ni flujogramas o descripcin detallada de procedimientos. Tampoco existe una
plataforma documental que compile un listado maestro de documentos gua,
manuales, instructivos, polticas de operacin, nomograma, formatos
estandarizados, para cada uno de los procesos en la entidad, debidamente
aprobada y publicada.
Se evidenci que la Entidad no tiene definida una poltica de administracin
de riesgos mediante Resolucin, no opera un plan de manejo de riesgos en el
cual se vea identificada la Metodologa utilizada para la valoracin hecha de
los mismos en los diferentes procesos y las acciones de control para su
minimizacin, eliminacin o traslado. De igual manera no se evidencia los
seguimientos realizados a la efectividad de los controles de los riesgos
identificados. No tiene definido el Modelo de operacin por procesos y no
tiene adoptado el mapa de procesos mediante Resolucin.
20
Se evidenci que la entidad carece de indicadores, que permitan evaluar la

gestin, la situacin y las tendencias de cambio generadas en ella en relacin
con el logro de las metas propuestas
21
Se evidenci que la Entidad no cuenta con un Manual de Procesos y

Procedimientos, el cual consolide todos los lineamientos, polticas, normas o
disposiciones internas generadas en el diseo de los componentes Ambiente
de Control, Direccionamiento Estratgico, Administracin de Riesgos y
Actividades de Control.
24
Implementar el Plan de Salud

Ocupacional de acuerdo a la
normatividad vigente y a las
necesidades bsicas de minimizar
Se evidenci que no existe un Plan de Incentivos, estmulos y sanciones No existe documentacin que Incumplimiento
al
objetivo
adoptado por la Entidad.
evidencie un plan de incentivos, fundamental
de
lograr
estmulos y sanciones.
coherencia, pertinencia y solidez
del plan de incentivos, estmulos
y sanciones en el marco de la
normativa,
objetivos,
clima,
cultura
y
estructura
organizacional del Instituto.
Se evidenci que la entidad no cuenta con controles diseados para las

actividades, definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que
ponen en riesgo la adecuada ejecucin de los procesos requeridos para el
logro de los objetivos de la entidad.
23
Incumplimiento al objetivo del

Plan de Salud Ocupacional de
coordinar, planear y ejecutar
acciones dirigidas a reducir y/o
eliminar la exposicin de los
funcionarios pblicos a riesgos
ocupacionales, generados en el
desarrollo de sus ocupaciones
diarias.
Adoptar e implementar dentro del

Plan de capacitaciones e incentivos
el Programa de Bienestar Laboral
de acuerdo a la estructura del
Instituto.
3.1.5.11
3.1.5.12
No existen lineamientos ni
directrices establecidos para
orientar la capacitacin y la
formacin de los funcionarios
pblicos a fin de mejorar la
calidad de la prestacin de los
servicios a cargo del Estado
para el bienestar en general.
Interiorizar
Socializar
el
en
los Cdigo de tica.
servidores
los principios
y
valores,
adoptados
la
Elaborar e implementar para la por
Definir
y Capacitar
y
presente vigencia el Plan de ejecutar los fortalecer
en
Capacitaciones e Incentivo, de lineamientos conocimientos
acuerdo a la normatividad vigente a y directrices por
las
necesidades,estructura
del del Plan de competencias
personal y recursos del Instituto Capacitacin laborares a los
disponible para ello.
de
servidores
del
competencia Instituto.
s laborales
para
los
funcionarios
del Instituto.
Algunas
fallas
para
las
condiciones
favorables
que
contribuyen al mejoramimento
de la calidad de vida de los
funcionarios pblicos (salud,
educacin, recreacin entre
otros).
19
22
remitiremos a su despacho copia de

los
planes
de
accion
correspondientes a las fechas el
plan de desarrollo y plan de
ordenamiento territorial de los
periodos auditados con respecto a
el articulo 41 de la ley 152 de 1994
No hay un programa de Induccin y Reinduccin adoptado por la Entidad y No se evidencia un programa de Redisear la adaptacin e Implementar el Plan de Induccin y
tampoco se evidencia documentacin que certifique que estos procesos se Induccin y Reinduccin. No existe integracin del nuevo funcionario Reinduccin acorde a la Institucin.
lleven a cabo.
documentacin que lo certifique.
que busca estimular el sentido
de pertenencia y la participacin
del personal frente a la misin,
visin, objetivos y programas del
Instituto.
Se evidenci que no existe un Programa de Bienestar adoptado por la No se evidencia un programa de
Entidad.
Bienestar Laboral.
No existe
evidencia
de
las
actividades
realizadas por Bienestar Laboral.
12
Plazo en
Fecha
Fecha
Area
semanas
iniciaci terminaci
Responsab
de las
n Metas
n Metas
le
Meta
0,00
No se observa socializacin a nuevos Incumpliendo Acuerdo de la Socializar el Cdigo de tica con los
funcionarios (induccin- reinduccin). Junta Directiva No. 004 del 8 de funcionarios
del
Instituto
y
No se evidencia actas ni Resolucin septiembre de 2008,
evidenciarlos.
que adopte el Comit de tica de la
Institucin.
La entidad no ha elaborado el Plan de Capacitacin en vigencias anteriores ni No se observa un Plan de

en la actual y por consiguiente no ha realizado seguimiento y evaluacin al Capacitacin.
No
se realiza un seguimiento, evaluacin
cumplimiento y la efectividad del mismo.
ni cumplimiento al Plan
de
Capacitacin.
11
Unidad
de
Medida
de la
Meta
Se evidenci que la entidad tiene un organigrama que no figura oficialmente

aprobado por la Junta Directiva de la Entidad.
No se evidenci en la Resolucin de Adopcin del Sistema de Control Interno
que se integre un equipo como Comit Operativo del MECI ni un acta de
compromiso para la implementacin del MECI firmada por la Alta Direccin
de la entidad, en cumplimiento a lo estipulado en la Ley 87 de 1993 y su
Decreto reglamentario 1599 de 2005, as como tampoco un acto
administrativo que integre el Sistema de Gestin de Calidad NTC-GP
1000:2009 en la Institucin, articuladamente con el MECI.
10
Denominaci
n de la
Unidad de
medida de la
Meta
Se evidenci que no figuran documentos del informe de Gestin rendido a la

Junta Directiva del IMDER Tulu ni al Concejo Municipal en las vigencias
2011- 2012; incumpliendo con el artculo 13, numeral 7 de los estatutos del
IMDER Tulu.
Descripcin
de las Metas
Se evidenci que Mediante el Acuerdo No. 003 de septiembre de 8 de 2008

de la Junta Directiva del IMDER Tulu, Manual de Funciones y Competencias
Laborales de la Entidad, la conformacin de la Junta Directiva consta de 6
integrantes, incluyendo un representante de las personas en situacin de
discapacidad; de igual manera, en Resolucin sin nmero y sin fecha de la
vigencia 2008 Acta de Conformacin e Instalacin de la Junta Directiva Del
Instituto Municipal del Deporte y la Recreacin de Tulu IMDER se
encuentra la misma composicin de la junta, modificacin que no se ha
hecho en los estatutos de la entidad incumpliendo con el Captulo III Articulo
7 de los estatutos del IMDER.
Objetivo
No se evidenci un Plan Indicativo a travs del cual se lleve el control e

indicadores de cumplimiento a los planes, programas y proyectos de la
Institucin, con ndices de eficiencia, eficacia y efectividad, ni hay un plan de
accin institucional detallado por reas.
Se evidenci que la Entidad, no cuenta con una oficina de atencin al

ciudadano que permita mejorar la calidad y accesibilidad de los trmites y
servicios que satisfagan a la ciudadana, adems se carece de mecanismos
confiables para la atencin de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, ya
que no se asegura la existencia de un registro y numero de radicado nico de
las comunicaciones, que facilite el control y el seguimiento de los documentos,
acorde a lo establecido en el artculo 76 de la Ley 1474 de 2011, al Programa
Nacional de Servicio al Ciudadano, el Programa de Gobierno en Lnea y el
Archivo General de la Nacin
No Se evidenci la inscripcin y registro de actas de constitucin de
veeduras ciudadanas de los aos 2011-2012 suscrita por parte del IMDER
Tulu.
El auxiliar administrativo responsable del archivo de la Entidad, no cuenta con
la formacin acadmica en archivstica, y las actividades que desarrolla en el
archivo las hace de acuerdo a los conocimientos que ha adquirido en el
desarrollo del cargo y los adicionales adquiridos en otras Entidades. Por lo
anterior se evidenci que no se est dando cumplimiento a lo estipulado en la
Ley 1409 de 2010, Ttulo II, Artculo 4 Para ejercer legalmente la profesin de
Archivstica en el territorio nacional, se requiere acreditar su formacin
acadmica e idoneidad del correspondiente nivel de formacin, mediante la
presentacin del ttulo respectivo, el cumplimiento de las dems disposiciones
de ley
Amparados en la resolucion de
nombramiento XX del ao 2012 de
la comicion nacional del servicio
civil, los requisitos del puesto
asignado a archivistica segn el
manual de funciones y el cargo
requiere
XXXX
meses
de
experiencia aplicable al cargo y una
cualificacion previa al cargo tecnica.
Con respecto al mejoramiento de la
cualificacion no se pudia realizar
mientras el funcionario estubiera en
periodo de prueba debido a que la
ley no lo permite, el presente a;o el
funcionario
publico
encargado
participo de dos capacitaciones
Porcentaje (%)
100
Mayo 14-
Noviembre 14.
26,00
Director
Instituto
Porcentaje (%)
100
Mayo 14-
Noviembre 14.
26,00
Director
Instituto
Porcentaje (%)
100
Mayo 14-
Noviembre 14.
26,00
Director
Instituto
Porcentaje (%)
100
Mayo 14-
Noviembre 14.
26,00
Director
Instituto
Porcentaje (%)
100
Mayo 14-
Noviembre 14.
26,00
Director
Instituto
Brindar
garantas en
las
condiciones
laborales a
travs
del
Plan
de
Salud
Ocupacional
acorde a la
Normatividad
vigente.
Desarrollar
las
competencia
s,
habilidades,
actitud
e
idoneidad de
los
servidores
Ofrecer a los
servidores
del Instituto
un Programa
de Bienestar
Laboral que
beneficie la
calidad
de
vida.
Adoptar el Plan
de
Salud
Ocupacional que
cubra todos los
servidores de la
Institucin.
Disear
y
aplicar
un
plan
de
incentivos y
estmulos
acorde
al
Instituto.
Ofrecer a todos
los servidores de
la Institucin un
plan
de
incentivos
y
estmulos
que
fortalezca
la
actitud frente al
trabajo.
Porcentaje (%)
100
Mayo 14-
Noviembre 14.
26,00
Director
Instituto
Conocer el
clima
organizacion
al
y
ambiente
laboral para
implementar
acciones de
mejora.
Lograr un clima
y
ambiente
laboral
agradable
y
armonioso,
y
obtener
un
manual
de
talento humano
ajustado
al
instituto.
Porcentaje (%)
100
Mayo 14-
Noviembre 14.
26,00
Director
Instituto
Implementar el
Programa
de
Induccin
y
Reinduccin
acorde
al
Instituto.
Adoptar
un
programa
de
Bienestar laboral
que satisfaga las
necesidades
bsicas de los
funcionarios del
Instituto.
Cdigo: F-120.14

Versin: 01
Pgina 2 de 7

Numero
consecutivo
del hallazgo
Cdigo
hallazgo
Nit: 891900528-1
Causa del hallazgo
Efecto del hallazgo
27
30
31
El proceso de clasificacin no se ejecuta acorde a las Tablas de Retencin

Documental - TRD, sino que se realiza por asuntos, como tampoco las
transferencias documentales, teniendo en cuenta que las TRD existentes no
se les ha realizado el proceso de actualizacin, por los cambios estructurales
que ha sufrido la entidad en los ltimos aos, siendo esta un causal de
actualizacin segn lo estipula el Acuerdo 004 de 2013, Ttulo V, artculo y
Artculo 24 de la Ley 594 de 2000.
realizacioin de proceso de gestion Realizar el

documental
acorde
a
la proceso de
normatividad vigente]
actualizaciio
n
en
la
gestion
documental
adoptando la
normatividad
vigente
No se evidencia la implementacin del Programa de Gestin Documental con

sus 8 procesos (Produccin, Recepcin, Distribucin, Tramite, organizacin,
Consulta, Conservacin y Disposicin Final), incumpliendo el Art. 21 de la Ley
594 de 2000.
realizacion de seguiemiento y
evidenciamiento del programa de
gestion documental
No existe el Comit de Archivo que regule todas las polticas archivsticas para
la adecuada implementacin del Programa de Gestin Documental. Acuerdo
027 de 2006.
Crear y poner en marcha el comite Implementar

de archivo
y poner en
funcionamie
nto el comite
de archivo
No se evidencia el establecimiento de directrices para la produccin

documental. Gua Tcnica Colombiana 185 de 2009.
realizacion de seguiemiento y
evidenciamiento del programa de
gestion documental
realizar unidad de correspondencia
en la secretaria
No se cuenta con la Unidad de Correspondencia que centralice los servicios

de recepcin, radicacin y distribucin de sus comunicaciones. Acuerdo 060,
artculo tercero.
No se hace un seguimiento a las solicitudes pendientes, ni cuentan con
sistemas de alerta para hacer el seguimiento a los tiempos de respuesta de
las comunicaciones enviadas, ni con un reglamento para la utilizacin de
comunicaciones enviadas y recibidas por correo electrnico. Acuerdo 060 del
30 de octubre de 2001 artculo octavo.
implementar y adoptar las tablas de

retencin documental que permitan
conservar
documdentos
debidamente sistematizados
32
El depsito de archivo no cuenta con las condiciones de edificacin,

almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que
garanticen la adecuada conservacin de los acervos documentales Acuerdo
049 de 2000.
El lmder funciona en una edificacion

antigua que no le brinda las
garantias
adecadas
para
la
conservacion de sus archivos.
Falta de garantias en la Reubicacion y adecuacin

adecuada conservacin de los archivo fisico del instituto.
acervos
documentales
y cumplimiento de la norma.
memoria instituciona, violando el
acuerdo 049 de 2000
del
En
33
35
36
No se encuentran documentos impresos, de licencias o constancias que

legalicen la originalidad de los componentes de software de los equipos que
estn siendo utilizados en la parte administrativa del IMDER Tulu. De igual
manera hay programas instalados sin su respectiva licencia, bien sea gratuita
u original no existe soporte alguno.
ausenia de historial de cada uno de incumplimiento de las normas soportar con licencias todos los
los equipos, que garantice mantener relacionadas con derechos de aplicativos y programas utilizados
todos
los
equipos
con
sus autor
en los equipos.
respectivas licencias.
El equipo que est asignado a la Sra. Paola Agudelo Secretaria de la

entidad, cuenta con el software instalado PASIVOL COL, en el cual realiza
consultas por intranet, pero el usuario no se hace responsable del mismo. Es
un software de la entidad auditada para sus respectivas consultas pero no hay
una persona responsable a cargo.
que dos funcionarios compartian un falta

de
claridad
mismo equipo, donde esta instalado procedimiento.
el programa pasivil col, y falto
comunicacin e informacin del
funcionario del imder.
Se evidenci que los equipos de cmputo e implementos tecnolgicos no

hjas de vida de
poseen los respectivos formato de hoja de vida, no pudiendo identificarse la desactualizadas.
informacin relacionada a Marca del equipo, serial del equipo, perifricos
conectados, serial perifricos conectados, movimientos del equipo o sus
perifricos entre los distintos funcionarios, forma de adquisicin del equipo
(Documento de respaldo), mantenimientos realizados y cambios de perifricos
realizados y motivo del cambio.
De
igual manera no existe relacin alguna entre el documento y/o registro de
equipos aportado por la entidad y lo evidenciado al momento de la auditoria,
en la hoja de vida del office que se encuentra instalado en los equipos,
aparecen versiones diferentes a la relacin aportada por la entidad.
En lo relacionado a los Sistemas de Informacin, no existe un documento

donde se evidencien las polticas de seguridad, de igual manera no hay
seguridad en archivos y no existen copias externas.
37
38
39
los
42
43
44
45
46
47
garantizar
que toda la
informacion
documental
de
la
secretaria se
conservan y
manejen de
acuerdo a
presentar
toda
la
documentaci
on de la
secretaria,
garantizando
la
conservacion
de
la
memoria
institucional.
cumplir con
la
normatividad
en la materia
lograr que la
ifnormacion
documental de
la secretaria se
conserve
y
controle
de
acuerdo a las
tablas
de
retencion
conservar
el
archivo
documental de
la Entidad de
acuerdo a las
normas legales
establecidas.
Denominaci
n de la
Unidad de
medida de la
Meta
Unidad
de
Medida
de la
Meta
porcentaje
100
mayo-14
noviembre-14
26,00
porcentaje
100
mayo-14
noviembre-14
26,00
numero
mayo-14
noviembre-14
26,00
numero
mayo-14
noviembre-14
26,00
numero
mayo-14
noviembre-14
26,00
numero
mayo-14
noviembre-14
26,00
Plazo en
Fecha
Fecha
Area
semanas
iniciaci terminaci
Responsab
de las
n Metas
n Metas
le
Meta
licencias
certificadas
legalmente.
el asignar
un
comportador
al asignar en Asingar
un
funcionario responsable del manejo equipo
al computador
del programa.
funcionario
responsable
del manejo
de
pasivol
equipos procedimiento desactualizado.
actualizacin de hoja vida a las col.
matener
hojas de vida
condiciones del equipo.
actualizadas actualizadas de
las hojas de equipos
y
vida de los software
equipos de
computo.
en
falta de implementacin de politicas y debilidades en la conservacion y implementacion de las politicas de asesgurar la

procedimientos de seguridad en los reserva de la informacion seguridad en los software.
informacion
software del instituto.
magnetica del instituto.
magnetica a
traves
de
politicas de
seguridad
informatica.
levantar
procedimietos de
seguridad
informatica.
No existe ningn documento o relacin que se lleve en agenda, bitcora,

cuaderno, donde se plasme el ingreso y salida de equipos y herramientas
tecnolgicas de la entidad, de igual manera no se registran el ingreso de
equipos o accesorios al rea administrativa.
carencia de un formato para regisgro falta de control de control de implementar, adoptar y socializar un establecer
adoptar
e
de entrada y salida de equipos y entrada y salida de equipos
formato para el control respectivo
un control de implementar el
accesorios.
los equipos. control de salida
y entrada de los
equipos
numero
mayo-14
noviembre-14
26,00
Existe red interna a travs de la inalmbrica (IMDER Tulu), sin embargo no

hay un usuario definido como administrador responsable del manejo de la
clave que autorice la utilizacin de los recursos de red y la seguridad de la
plataforma tecnolgica.
carencia
de
un
funcionario se puede ver vulnerada la asigmacion de un funcionario Mantener un una plataforma
responsable que maneje clave
seguridad e integridad de la responsable de la clave y la red control
de segura
plataforma tecnologica
inalambrica
uso de la red
interna
numero
mayo-14
noviembre-14
26,00
Se evidencia que la entidad carece de pgina web, mecanismo fundamental

para la implementacin de la poltica de gobierno en lnea.
carencia de una pagina interactiva
numero
mayo-14
noviembre-14
26,00
numero
mayo-14
noviembre-14
26,00
numero
mayo-14
noviembre-14
26,00
numero
mayo-14
noviembre-14
26,00
mayo-14
noviembre-14
26,00
la
comunidad
no
tiene implementacion de una pagina web
informacion en tiempo real de
las acciones y actividades
llevadas a cabo por el IMDER
40
41
Descripcin
de las Metas
documentar e implementar el
procedimiento de seguimiento y
alerta
de
correspondencia
y
solicitudes pendientes
La documentacin no se encuentra inventariada, de manera que se asegure el

control de los documentos en sus diferentes fases. Ley 594 de 2000, artculos
15 y 26.
34
Objetivo
Realizacion y adopcion del manual Formular,

de archivo
socializar y
adoptar
el
manual de
archivo con
respecto al
acuerdo 07
de 1994 y el
reglamento y
manual de
archivo
28
29
El IMDER Tulu carece de un reglamento y manual de archivo, el cual tiene

como objeto suministrar las pautas y principios que regulan la funcin
archivstica en las entidades oficiales. Acuerdo 07 de 1994.
25
26
De los tres (3) equipos de cmputo adscritos AL IMDER Tulu, la entidad solo
cuenta con el soporte de factura de compra que ampara la posesin de los
mismos, pero no de aquellos equipos que son externos y de propiedad de
algunos de los contratistas que permanecen en las instalaciones de la entidad,
en los cuales se encuentra informacin relevante de la entidad.
Se evidenci que la entidad no cuenta con un manual de polticas de

comunicacin, en el cual convoquen a los servidores pblicos en torno a una
imagen corporativa que comprenda una gestin tica, eficiente, eficaz y
trasparente como gestores y ejecutores de lo pblico, y que garantice una
interaccin de la entidad con las partes interesadas y la ciudadana, en cuanto
a la generacin de confianza y la participacin ciudadana.
contratistas tienen informacion

relevante de la entidad en equipos
propios
Falta de confidencialidad de la
informacion de la instucion
desarrollar e pagina
web
implementar implementada
una pagina
web
interactiva
compra de equipos de computo garantizar

equipos
para el manejo de informacion que
la computo
relevante
seguridad de licenciados
la
adquiridos
informacion
la politica de comunicaciones existe; disminucion del impacto de las mejoramiento de los canales de
la cual se adopta por acto acciones realizadas por el comunicacin con el personal que
administrativo emanado por la primer insituto
maneja comunicacines de la
autoridad del municipio quien es el
alcaldia
presidente de la junta directiva del
IMDER y el cual estructura las
acciones
de
protocolo
y
comunicaciones del municipio y sus
entes descentralizados
de
Mejorar los politica

de
canales de comunicaciones
comunicaci socializada
n con la
alcalida
municipal
No se evidenci la realizacin de la Rendicin publica de Cuentas vigencia

el ente de control no encontro no hay un acervo documental de rendicion de cuentas debidamente dejar
rendicion
2011 por parte del IMDER Tulu, la cual se hace conjuntamente en la fecha
evidencia de la rendicion de cuentas la rendicion de cuentas del 2011 documentada
documentad oportuna
establecida por la alcalda de Tulu; incumpliendo lo establecido, en el
del 2011
a
las cuentas
documento Con pes 3654 del 12 de abril de 2010 y al artculo 78 del Estatuto
rendiciones
Anticorrupcin, en cuanto a Rendicin de Cuentas de manera permanente a
de cuentas
la ciudadana.
en
lo
sucesivo
No se evidenci que se aplicaran en la Entidad durante las vigencias 2011 y
ausencia
de
directrices
de falta de directrices metas revicion
y
actualizacion
e direccionar
aplicacin
2012, mecanismos de verificacin y evaluacin, para determinar la calidad y
efectividad de los controles de los procesos y los resultados de la gestin en
tiempo real, verificando la capacidad para el cumplimiento de la metas y el
buen desempeo de los servidores que llevan a cabo la ejecucin de las
operaciones.
de
seguimiento al cumplimiento de objetivos que orienten la gestion implementacion de los procesos y la

gestion
metas y objetivos de los procesos
de la institucion a traves de los procedimientos con su respectivos del instituto
diferentes procesos
mecanismos de verificacion
hacia
el
logro
de
objetivos
y
metas
precisas
Se evidenci que se hicieron Auditoras internas en las vigencias 2011 y
falta de seguimiento a las acciones incumplimiento de las acciones seguimiento de las acciones de garantizar el
2012, para verificar el cumplimiento de los procesos, actividades, operaciones de mejora relacionados con las de mejora
mejoramiento originados por las cumplimient
y resultados de la entidad, detectando falencias del sistema y el nivel de
deficiencias
hayadas
en
las
auditorias realizadas en los periodos o de las
cumplimento y satisfaccin de los diferentes grupos de inters. Sin embargo
auditorias realizadas
acciones de
se encontr que al finalizar la vigencia 2012 que no se han subsanado en su
mejoramient
totalidad algunos no conformes que reinciden desde la vigencia 2011 y que
o propuestas
cumplen el plazo de ejecucin de sus respectivas acciones de mejora antes
de finalizar la vigencia 2012.
eficiente de los
recursos
publicos
para
satisfacer
la
mision de la
institucion
Se evidenci que la entidad no tiene suscrito un Plan de Mejoramiento

institucional, teniendo en cuenta que solo hasta este momento son objeto de
auditoria por modalidad regular con enfoque integral por un ente de control.
En relacin a los Planes de mejoramiento por procesos e individuales se
evidenci que no fueron suscritos por los servidores pblicos responsables
lograr
los
procesos
y
procedimientos
adecuados
Se observ que en diferentes documentos relacionados con el Sistema de

Gestin de Calidad del IMDER Tulu, es invocada la Resolucin No 006 de
abril de 2009 mediante la cual se cre el Sistema de Gestin de Calidad de
esta Entidad, acto administrativo del cual no se evidenci su existencia fsica,
ni otros documentos y actividades que certifiquen su implementacin, de
acuerdo a lo establecido en la Ley 872 de 2003 y su Decreto Reglamentario
4110 de 2004, acerca de la Adopcin de la Norma Tcnica de Calidad
GP1000.
no se evidencio
mejoramiento
el
plan
de procesos inadecuados
seguimiento
evaluacion
y
actualizacion o implementacion de
procesos
y
procedimiento
adecuados al instituto.
auditar
los
procesos y
suscribir los
planes
de
mejora que
se
evidencien
Ausencia de evidencia documental y desconocimiento por parte de adopcion
mediante
acto Adoptar
administrativa de la adopcion del los empleados y los servidores administrativo del sistema de mediante
sistema de gestion de calidad por de
algunos
procesos
y gestion de calidad de acuerdo con acto
parte del instituto
procedimientos
lo establecido por ley
administrativ
o
del
sistema de
gestion
de
calidad
de
acuerdo con
lo
cumplimiento de
la
acciones
correctivas
porcentaje
100
mayo-14
noviembre-14
26,00
porcentaje
100
mayo-14
noviembre-14
26,00
numero
mayo-14
noviembre-14
26,00
actos
adminsitrativos
adoptados
Cdigo: F-120.14

Versin: 01
Pgina 3 de 7

Numero
consecutivo
del hallazgo
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
Cdigo
hallazgo
32,15,2

En relacin con los bienes de propiedad, planta y equipo, la Entidad no cuenta
con un Inventario detallado de los mismos, y la debida identificacin de estos,
lo cual dificulta el control y salvaguarda de los bienes de la Institucin. Se
debe actualizar este inventario de Propiedad, planta y Equipo teniendo en
cuenta los conceptos tcnicos a que haya lugar para determinar los valores
reales de estos bienes. Se hace la observacin que dentro de las
subcuentas de Propiedad, planta y equipo aparece una partida de $8.878.104
dentro de la cuenta Maquinaria y equipo Agrcola, lo cual no tiene ningn
tipo de relacin con las actividades que ejecuta la Institucin. Los numerales
21 y 22 del artculo 34 de la Ley 734 de 2002, sealan como deberes de los
servidores pblicos los siguientes:21. Vigilar y salvaguardar los bienes y
valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y
racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados.22.
Responder por la conservacin de los tiles, equipos, muebles y bienes
confiados a su guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de su
utilizacin. Teniendo en cuenta lo anterior, se tipifica el hallazgo con incidencia
disciplinaria, toda vez que no se est garantizando la salvaguarda de los
bienes de propiedad, planta y equipo de la Institucin, al no tener un control
No se evidencia en ninguna de las dos vigencias fiscales auditadas la
contabilizacin de la Depreciacin Acumulada y el Gasto por Depreciacin de
los bienes que hacen parte de la Propiedad, planta y equipo. El plan General
de contabilidad pblica adoptado mediante la Resolucin 355 de 2.007 de la
Contadura General de la Republica, establece en sus notas 169, 170 y 171
que la depreciacin debe reconocerse mediante la distribucin racional y
sistemtica del costo de los bienes durante su vida til estimada. Esta debe
efectuarse con base en mtodos de reconocido valor tcnico y por regla
general afecta el gasto o costo siempre que los activos estn asociados a las
actividades de prestacin de servicios o generadoras de ingreso para la
Entidad.Es preciso actualizar estas partidas para tener reflejo real de estos
bienes en los Estados Financieros
Nit: 891900528-1
Causa del hallazgo
Efecto del hallazgo
existiendo un inventario este no desactualizacion

de
las Actualizacion del inventario
necesariamente esta acutalizado y existencias de inventarios fisicos
adecuadamente valorado
realmente la institucion si tiene

maquinaria
agricola
para
el
mantenimiento de las instalaciones
deportivas tales como lo son las
guadaas
Objetivo
Descripcin
de las Metas
Tener
inventario
actualizado actualizado
el invertario
fisico
debidamente
valorado
y
etiquetado
Denominaci
n de la
Unidad de
medida de la
Meta
Unidad
de
Medida
de la
Meta
numero
Plazo en
Fecha
Fecha
Area
semanas
iniciaci terminaci
Responsab
de las
n Metas
n Metas
le
Meta
mayo-14
noviembre-14
26,00
mayo-14
noviembre-14
26,00
mayo-14
noviembre-14
26,00
mayo-14
noviembre-14
26,00
mayo-14
noviembre-14
26,00
si tenemos maquinaria y equipo

ya que se cuenta con escenarios
deportivos y recreativos que
requieren de mantenimiento
no se evidencia la depreciacion no se refleja el desgaste de los realizacion

de
depreciaciones Realizar las
acumulada
activos fijos
respectivas de acuerdo a la depreciacion
normatividad vigente
es
correspondie
ntes al gasto
del mes
No se evidencia en ninguna de las dos vigencias fiscales auditadas la

contabilizacin de la Amortizacin de los Intangibles de la Entidad. De
acuerdo con las normas de contabilidad pblica, en su nota 199 del Rgimen
de contabilidad pblica, los intangibles se amortizarn durante el lapso que
corresponda a la recuperacin de la inversin en que se incurri.Este activo
corresponde a las licencias del software que ha adquirido la Entidad, pero no
se refleja la amortizacin del saldo que vena a Diciembre 31 de 2.011, ni
tampoco que se haya iniciado a amortizar lo adquirido en el ao fiscal 2.012,
segn la variacin que presenta esta cuenta con un incremento de
$4.918.000 para este ao.
De acuerdo con lo establecido en el Rgimen de Contabilidad Pblica, en su
nota 154, con referencia a la Provisin para Deudores, se indica: Como
resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como
antigedad e incumplimiento, debe provisionarse el valor de los derechos que
se estimen incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo con su
evolucin. El clculo de la provisin debe corresponder a una evaluacin
tcnica que permita determinar la contingencia de prdida o riesgo por la
eventual insolvencia del deudor, adems de los aspectos legales que origina
el derecho y deber efectuarse por lo menos al cierre del periodo
contable.Teniendo en cuenta lo anterior, la Entidad no ha efectuado la
provisin para Deudores de la cuenta por cobrar que tiene a la Corporacin
Deportivo Tulu, la cual ha sido de difcil recaudo. Queda igualmente en
evidencia la falta de gestin, o en su defecto, gestin infructuosa para la
recuperacin de estos recursos para la Entidad, afectando el flujo de efe tiles,
equipos, muebles y bienes confia
No se evidencia un mecanismo adecuado y que brinde seguridad para el

control de los ingresos recibidos por concepto de taquilla por entrada de
personas a las Piscinas Olmpicas.Lo anterior dificulta tener informacin real y
fidedigna de los recaudos que por este concepto obtiene la Institucin, incluso
pudiendo verse afectado el supervit generado pues puede llegar a
presentarse un reporte inferior al realmente obtenido como ingreso al no haber
modo de conciliar y verificar que lo reportado sea lo realmente recibido.Se est
incumpliendo con lo preceptuado en el Decreto 734 de 2.002 en relacin con
los deberes de todo servidor pblico, donde se indica que se deben cumplir
las leyes y normas que regulan el manejo de los recursos econmicos
pblicos.
Se evidencia que en las vigencias fiscales 2011 y 2012 la entidad

percibe ingresos por concepto de arrendamiento de un espacio en las
instalaciones del estadio Doce de Octubre para la ubicacin de una torre
de telefona de Comcel. Aunque se ve reflejado un ingreso por este concepto
tanto en la cuenta de Otros ingresos, como en la cuenta bancaria, se advierte
que no existe contrato alguno por este concepto, adems no hay registros
de estudios previos para realizar este arrendamiento, ni documentos
soportes de este proceso contractual.Lo anterior no permite poder establecer
con exactitud cunto es el valor convenido con la empresa arrendataria,
dificultndose realizar control a lo concerniente a este ingreso.
Ausencia de evidencia documental desconocimiento

de
que soporte el tramite legal condiciones y clausulas
concerniente al arrendamiento del regulan este contrato
espacio para la ubicacin de esta
torre
las consecucion de copia del contrato adquirir

documentos de
que de arrendamiento
copia
y soporte
actualizar el obtenidos
o
contrato
actualizados
Al revisar los pagos concernientes a viticos girados por la entidad para las carencia de soportes que respalden no
hay
evidencias
del adopcion de nueva tabla y solicitar ajustar
las
vigencias fiscales auditadas, se encuentra que algunas se hicieron sin el acto los viaticos y la no tenencia de tarifas cumplimiento de la comision los devidos cumplidos
tablas
de
administrativo que ordene dicho pago, desconociendo el Articulo 3 de la de viaticos actualizadas
para el cual fue encomendada.
viaticos con
Resolucin No. 954 de 2011 el cual establece: El reconocimiento y pago
respecto a la
de viticos ser ordenado en el acto administrativo que confiere la comisin
ley y obtener
de servicios, en el cual se expresa el termino de duracin de la misma,
los debidos
de conformidad con lo previsto en el artculo 65 del Decreto ley 1042 de
cumplidos
1978, no podr autorizarse el pago de viticos sin que medie el acto
de
las
administrativo que confiera la comisin y ordene el reconocimiento de los
comisiones
viticos correspondientes. La mayora carecen de recibos o cumplidos
que soporten y sirvan como evidencia para sustentar estos pagos.
Adicionalmente, no se establece cada ao la resolucin por medio de la cual
se fijan las tarifas de viticos, la entidad se basa para las dos vigencias
audit tiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o
administracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin. Teniendo en cuenta
lo anterior, se tipifica el hallazgo con incidencia disciplinaria, toda vez que no
se est garantizando la salvaguarda de los bienes de propiedad, planta y
equipo de la Institucin, al no tener un control sobre la existencia y valoracin
actualizada de los mismos.ontrato, sin embargo estas actas no muestran con
claridad los avances de manera cuantitativa y cualitativa de cada una de las
actividades u obligaciones que conforman el objeto contractual a cumplir por
parte del contratista, ni existe un informe de interventor exclusivamente para
evidenciar dicho cumplimiento. 6. La entidad no evidenci el cumplimiento de
la publicacin, en los trminos del Decreto 2474 de 2009 Art. 8. Se configura
un presunto detrimento patrimonial por valor de Doscientos Dos Millones
Setecientos Cincuenta y Cinco Mil Pesos ($202.755.000.oo)s Habilitantes)
Folio 8, en el cual solicita a los proponentes demostrar experiencia en
contratos similares y por cuantas iguales o mayores a las establecidas en el
estudio previo del proceso contractual adelantado por el IMDER, con el
agravante, que la entidad contratante en la evaluacin y cumplimiento de los
requisitos mnimos expresados en el Folio 24 de la carpeta, determina que el
proponente cumpli con el requisito de experiencia, situacin sta que no fue
aportada por el proponente. Se configura un presunto detrimento patrimonial
por valor de Catorce Millones
Novecientos
Dos
Mil
Pesos
($14.902.000.oo)
tablas
actualizadas
cuentas
debidamente
soportadas
Se evidenci para la vigencia fiscal 2.011 y 2.012 pagos por concepto de

capacitacin de personal a empleados de la entidad sin el cumplimiento
de los requisitos establecido en la ley 1227 del 2005, Articulo 23.
Otorgar auxilios a los empleados sin el lleno de los requisitos se
constituye como falta de carcter disciplinario y fiscal por la presunta lesin al
patrimonio de la entidad por valor de dos millones seiscientos cuarenta y tres
mil ciento treinta y cuatro pesos ($2.643.134.oo) el giro de recursos pblicos
sin el cumplimiento de los requisitos legales para ello.
cumplimiento de
la norma
otorgamiento
de
auxilios
a asignacion
funcionarios que en el momento no recursos
cumplian con los requisitos exigidos
por la ley
inadecuada
Pudimos evidenciar para las vigencias auditadas dentro de la muestra no se evidencia en algunos contratos incumplimiento de la norma
selectiva que se revis, que cuando se realizaron desembolsos por la tenencia de seguridad social
concepto de pagos a contratistas por prestacin de servicios, no se le acordes a la ley
solicit el pago correspondiente a la seguridad social como trabajadores
independientes de acuerdo a lo establecido en la ley 1122 de 2007 en su
Artculo 18: Aseguramiento de los independientes contratistas de prestacin
de servicios. Los independientes contratistas de prestacin de servicios
cotizarn al Sistema General de Seguridad Social en Salud el porcentaje
obligatorio para salud sobre una base de la cotizacin mxima de un 40% del
valor mensual del contrato. El contratista podr autorizar a la entidad
contratante el descuento y pago de la cotizacin sin que ello genere relacin
laboral. Para los dems contratos y tipos de ingresos el Gobierno Nacional
reglamentar un sistema de presuncin de ingresos con base en la
informacin sobre las actividades econmicas, la tiles, equipos, muebles y
bienes confiados a su guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de su
sobre la existencia y valoracin actualizada de los mismos.ontrato, sin
embargo estas actas no muestran con c
de ajustarce a las normas de la cnsc
cumplimiento de la norma
otorgar las
capacitacion
es de los
funcionarios
con el lleno
de
los
requisitos de
la
normatividad
vigentes
exiguir
en
todos
los
contratos el
pago de la
seguridad
social acorde
a la norma
numero
mayo-14
noviembre-14
26,00
porcentaje
100
mayo-14
noviembre-14
26,00
porcentaje
100
mayo-14
noviembre-14
26,00
porcentaje
100
mayo-14
noviembre-14
26,00
porcentaje
100
mayo-14
noviembre-14
26,00
contratos
debidamente
soportados con
respecto al pago
de
seguridad
social
Pudimos evidenciar para las vigencias auditadas que cuando se les el no evidencia de los soporte en la no evidencia del cumplimiento exiguir en todos los apoyos los soportar
apoyos
otorga auxilios o patrocinios a los deportistas por el rubro de estmulos y algunos apoyos
de la participacion del evento soportes que evidencien la debida cada uno de soportados
reconocimientos, no se dejan registros de la utilizacin del recurso entregado,
para el cual fue apoyado
utilizacion de los recursos
los apoyos
tales como recibos, cumplidos, constancias de la participacin en los eventos
a los que asisten, o cualquier otra prueba que soporte este tipo de
desembolso. Al no existir este control de seguimiento de la utilizacin de los
dineros pblicos entregados bajo este concepto, se presta para una posible
mala utilizacin de los recursos del tesoro pblico, constituyndose como falta
de carcter administrativo y disciplinario al girar recursos pblicos sin el
cumplimiento de los requisitos legales para ello.
Cdigo: F-120.14

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Numero
consecutivo
del hallazgo
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59
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61
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63
64
Cdigo
hallazgo
Nit: 891900528-1
Causa del hallazgo
Efecto del hallazgo
Evidenciamos que la entidad realiza en la vigencia fiscal 2012 un no claridad en el concepto del posible violacion de la norma
desembolso por concepto de auxilio con el objeto de sufragar los certificado de disponibilidad y el no
gastos pos-operatorio de ciruga esttica por estar comprendida la espina contar con un de plan de bienestar
dorsal de la funcionaria Rosalina Uribe Ziga, mediante comprobante No.
003 de Enero 6 de 2012 por valor de $400.000. Segn el objeto
misional de la entidad, el IMDER es una entidad que se encarga de
generar a la comunidad oportunidades de participacin en los procesos
de formacin , fomento y prctica del deporte , la recreacin y el
aprovechamiento del tiempo libre, la educacin fsica y la educacin extra
escolar.
De lo anterior podemos deducir que este pago no es
congruente con el objeto misional de la entidad. Si la pretensin del anterior
pago est encaminada como un auxilio por Bienestar Social, se hace la
anotacin que la institucin no tiene un plan de bienestar social
establecido, y an si el tiles, equipos, muebles y bienes confiados a su
guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin. Teniendo
en cuenta lo anterior, se tipifica el hallazgo con incidencia disciplinaria, toda
vez que no se est garantizando la salvaguarda de los bienes de propiedad,
planta y equipo de la Institucin, al no tener un control sobre la existencia y
valoracin actualizada de los mismos.os Concejos, puedan ejecutarse en su
totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente. En los eventos en que se
encuentre en trmite una licitacin, concurso de mritos o cualquier otro
proceso de seleccin del contratista con todos los reque
Existe inconsistencia en la informacin presupuestal y contable de un pago no hay claridad en la resoluion por posible violacion
girado con la Orden de Pago 596 de Agosto 29 de 2.011 a favor de Gustavo medio de la cual se autoriza el pago presupuestales
Huertas por valor de $500.000. Presupuestalmente se est afectando el rubro
de Capacitacin, bienestar social y estmulos; pero contablemente y las
pruebas documentales aportadas para soportar el citado pago, evidencian que
se trata de un pago por concepto de cancelacin de Viticos para asistir a un
Congreso. La Resolucin por medio de la cual se autoriza el pago estipula
que se trata de Viticos, sin embargo no se cumple ni con las tarifas ni con los
requisitos para un pago por este concepto. Y el rubro presupuestal afectado
En la Resolucin No.005 de enero 27 de 2011 Por medio de la cual se
efectan adiciones en el presupuesto general de gastos realizan un traslado
presupuestal que ni en los considerandos ni en el articulado se refiere a ello,
por lo cual no existe unidad de materia en el Acto Administrativo, como lo
establece el artculo 72 de la Ley 136 de 1994.
de
Objetivo
Descripcin
de las Metas
realizacion de plan de bienestar Ajustar

el plan
de
social y estimulos
plan
de bienestar social
bienestar
social
y
estimulos,
normas ajuste de tarifas y verificacion plena garantizar el ejecuciion

de
de los requisitos para pagos por giro
y recursos
este concepto
ejecucion de publicos
recursos
cumpliendo las
publicos con normas
el lleno de presupuestales
los soportes
y requisitos
legales
Denominaci
n de la
Unidad de
medida de la
Meta
Unidad
de
Medida
de la
Meta
numero
mayo-14
noviembre-14
26,00
porcentaje
100
mayo-14
noviembre-14
26,00
mayo-14
noviembre-14
26,00
mayo-14
noviembre-14
26,00
mayo-14
noviembre-14
26,00
mayo-14
noviembre-14
26,00
mayo-14
noviembre-14
26,00
mayo-14
noviembre-14
26,00
Las modificaciones realizadas en las siguientes resoluciones: Resolucin

No.022 de junio 03 de 2011, en su artculo segundo estn contracreditando
de servicios personales la suma de $11.000.000 y acreditando la suma de
$15.000.000, el saldo lo estn acreditando de Gastos Generales. Resolucin
No.008-1 de febrero 14 de 2012, estn contracreditando de seguros, plizas,
primas y otros la suma de $2.000.000 y los estn acreditando a Prima de
Vacaciones Resolucin No.020 de mayo 22 de 2012, estn contracreditando
de dos rubros presupuestales que corresponde a Gastos Generales la suma
de $12.000.000 y los estn acreditando a Honorarios y Servicios
Tcnicos.Resolucin No.042 de diciembre 21 de 2012, estn
contracreditando un rubro presupuestal que corresponde a Gastos Generales
la suma de $2.000.000 y los estn acreditando a Sueldos.La Carta Magna de
Colombia establece:ARTICULO 305. Son atribuciones del gobernador:7.
Crear, suprimir y fusionar los empleos de sus dependencias, sealar sus
funciones especiales y f tiles, equipos, muebles y bienes confiados a su
guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin. Teniendo
en cuenta lo anterior, se tipifica el hallazgo con incidencia disciplinaria, toda
vez que no se est garantizando la salvaguarda de los bienes de propiedad,
planta y equipo de la Institucin, al no tener un control sobre la existencia y
valoracin actualizada de los mismos.ontrato, sin embargo estas actas no
muestran con claridad los avances de manera cuantitativa y cualitativa de
cada una de las actividades u obligaciones que conforman el objeto
contractual a cumplir por parte del contratista, ni existe un informe de
interventor exclusivamente para evidenciar dicho cumplimiento. 6. La entidad
no evidenci el cumplimiento de la publicacin, en los trminos del Decreto
2474 de 2009 Art. 8. Se configura un presunto detrimento pat
En la Resolucin No.22A de junio 13 de 2011 se estn realizando unas

adiciones por Convenios y Acuerdos en el Ingreso y en el Gasto lo estn
apropiando a Sentencias y Conciliaciones. No anexan el convenio para ver su
objeto si es para este fin.
En la Resolucin de Direccin No.040 de diciembre 31 de 2011 Por la cual
se expide un acto administrativo de creacin de las reservas de caja para la
vigencia fiscal 2011, no se tiene claridad absoluta si son reservas de caja,
como lo manifiesta el encabezado de la Resolucin o reservas presupuestales
como lo manifiesta los considerandos 3 y 4 y el artculo del citado acto. El
ttulo de la Resolucin manifiesta creacin de las reservas de caja, y es
importante manifestar que: Las reservas de caja corresponden
exclusivamente a las obligaciones de los distintos organismos y entidades que
forman parte del Presupuesto General de la Nacin, exigibles a 31 de
diciembre, y suponen dos requisitos: que la causa del gasto se haya realizado,
es decir que el servicio se haya prestado y que el bien o la obra se haya
recibido, etc.; (...). La reserva de caja corresponde a una cuenta por pagar..
Sentencia c-502 del 4 de noviembre de 1993. M.P. Jorge Arango MejaHay
que tener en cuenta que el artculo primero de la Res tiles, equipos, muebles
y bienes confiados a su guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de
su utilizacin. Teniendo en cuenta lo anterior, se tipifica el hallazgo con
incidencia disciplinaria, toda vez que no se est garantizando la salvaguarda
de los bienes de propiedad, planta y equipo de la Institucin, al no tener un
control sobre la existencia y valoracin actualizada de los mismos.ontrato, sin
embargo estas actas no muestran con claridad los avances de manera
cuantitativa y cualitativa de cada una de las actividades u obligaciones que
conforman el objeto contractual a cumplir por parte del contratista, ni existe un
informe de interventor exclusivamente para evidenciar dicho cumplimiento. 6.
La entidad no evidenci el cumplimiento de la publicacin, en los trminos del
Decreto 2474 de 2009 Art. 8. Se configura un presunto detrimento patrimonial
por valor de Doscientos Dos Millones Setecientos Cincuenta y Cinco Mil Pesos
($202.755.000.oo)s Habilitantes) Folio 8, en el cual solicita a los proponentes
demostrar experiencia en contratos similares y por cuantas iguales o mayores
a las establecidas en el estudio previo del proceso contractual adelantado por
el IMDER, con el agravante, que la entidad contratante en la evaluacin y
cumplimiento de los requisitos mnimos expresados en el Folio 24 de la
carpeta, determina que el proponente cumpli con el requisito de experiencia,
situacin sta que no fue aportada por el proponente. Se configura un
presunto detrimento patrimonial por valor de Catorce Millones Novecientos
Dos
Mil
Pesos
($14.902.000.oo)
Desprendimiento de paetes y pintura en fachada e interiores. Deterioro de la

carpintera en madera, tanto en pisos como en barandas, puertas y ventanas.
Deterioro de equipos de oficina, papelera (Archivos), como tambin de
implementos deportivos por el almacenamiento en locaciones provisionales
inapropiadas, Cielos falsos en psimo estado. Deterioro generado por la falta
de mantenimiento y en algunos casos por filtraciones o humedades.
deterioro de bienes muebles e

inmuebles
mala imagen corporativa y

perdida de bienes muebles e
inmuebles
mejoramiento del estado de los

bienes inmuebles y adecuacion de
locaciones para el almacenamiento garantizar
lda
concervacion
de
los
bienes
implementos
del acondicionamietno de las baterias mantener
las
sanitarias y electricas
intalaciones
electricas y
sanitarias en
buen estado
porcentaje
50
conservacion
debida de los
bienes
porcentaje
70
instalaciones
electricas
sanitarias
adecuadas
porcentaje
40
65
La Carencia de bateras sanitarias apropiadas (Baos, duchas, vestidores), baterias sanitarias e instalaciones inadecuada
conlleva a la ejecucin de instalaciones provisionales e inadecuadas que no electrica deficientes
servicio
brindan las mnimas condiciones de confort y funcionalidad que permitan el
normal desarrollo de sus actividades. (Adecuacin de duchas en sitios
inapropiados). Conexiones Elctricas deficientes que pueden poner en riesgo
a la edificacin.
66
Unidad Deportiva Arturo Guevara Medina. Coliseo Benicio Echeverry. La

obstruccin de la salida del costado izquierdo del acceso principal del coliseo
(en el momento funcionando como oficina sede de una de las disciplinas
deportivas), en caso dado de alguna emergencia dificultara la rpida y
eficiente evacuacin.
mayo-14
noviembre-14
26,00
67
Algunas bateras de baos se encuentran fuera de servicio por el deterioro en

el enchape, pisos manchados y curtidos, como tambin el mal funcionamiento
y deterioro en los aparatos sanitarios, deterioro avanzado en la carpintera
metlica de los baos. En la actualidad estn siendo utilizadas como depsito
o almacenamiento de implementos y equipos deportivos.
mayo-14
noviembre-14
26,00
68
Empozamiento de agua en batera de baos de la sede de HAPKYDO,

producto de la filtracin de aguas estancadas en el exterior - parte posterior
del coliseo -, (Diferencia abrupta de cota de nivel).
mayo-14
noviembre-14
26,00
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Coliseo de Pesas Antonio Jos Ochoa. Algunas de las plataformas de

entrenamiento requieren de mantenimiento en cuanto al cambio y reposicin
de placas de madera y caucho, ya que no encajan bien en el foso, lo cual
podra ocasionar alguna lesin al practicante.
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La ausencia de enchape cermico en baos promueve la proliferacin de

hongos y deterioro de las paredes. Aparatos sanitarios que funcionan pero
fsicamente deteriorados
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Duchas utilizadas como depsito de los casilleros de los deportistas.

Inadecuadas instalaciones de aparatos que reducen y obstaculizan la
circulacin en el interior del bao.
Piscina Olmpica. Deterioro en los registros (Registros no adecuados) y
duchas que dificulta su operacin. Deterioro en el mobiliario urbano (Bancas
de concreto rotas).
Deterioro parcial en la cubierta de la edificacin adyacente a la piscina:
Costado Norte: Vigas de madera desprotegidas y a la intemperie. Costado
Oriental: Deterioro del cielo raso. Presencia de algunas goteras y deterioro de
cielo raso en depsito y almacenamiento de insumos qumicos. La edificacin
carece de un espacio para la prestacin de los primeros auxilios o enfermera
(El espacio existe, falta adecuarlo); en el momento se encuentra habilitado
como bodega o depsito de implementos deportivos.
prestacion
mejorar
la imajen fisica de
imagen fisica las
locaciones
y corporativa adecuadas
de
la
institucion
Plazo en
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de las
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Meta
Gran parte de los aparatos sanitarios de la tribuna occidental, se encuentran

fuera de servicio por la falta de repuestos (mantenimiento), mas no por el
Baos para discapacitados presentan

dificultad para el acceso y maniobrabilidad de la silla de ruedas
(Espacios muy reducidos, puertas dificultan la accesibilidad, la
falta de elementos que faciliten el acceso al bao como barras
de apoyo).
deterioro de los mismos.
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La accesibilidad de los discapacitados a las graderas est limitada por la falta

de una rampa de acceso a estas zonas. Silletera (Tribuna occidental) en
avanzado estado de deterioro
El estado en el que se encuentra la vivienda para los vigilantes no ofrece las
condiciones de habitabilidad y confort, Presenta deterioro en la cubierta y
algunos muros que la conforman.
Parque Infantil Julia Escarpeta. Deterioro en el andn que rodea la piscina
para nios. Falta mantenimiento y enlucimiento. Carencia de una bodega
apropiada para el almacenamiento de insumos qumicos, no

cuenta con una puerta adecuada que brinde condiciones de
seguridad.
Cdigo: F-120.14

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Numero
consecutivo
del hallazgo
Cdigo
hallazgo

Carencia de un espacio para la prestacin de los primeros auxilios o
enfermera. Baos y duchas fuera de servicio por mal
Nit: 891900528-1
Causa del hallazgo
Efecto del hallazgo
Objetivo
Descripcin
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Deterioro progresivo en paredes y carpintera metlica de los baos que hacen

parte de la edificacin de 2 pisos debido a la presencia de humedades.
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1. Contrato No 2011-C001 No se evidencia en la carpeta del contrato que se

haya cumplido por parte de la entidad contratante con el principio de
publicidad de que trata el artculo 1 del decreto 3576 de 2009, en cuanto a la
publicacin y/o divulgacin de la invitacin publica a presentar ofertas de las
personas naturales o jurdicas interesadas en el proceso, ya sea, a travs de
la Pagina WEB de la entidad o en fijacin en cartelera o lugar visible de la
misma. 2. Formato nico de hoja de Vida folios 13 a 15 no se encuentra
debidamente diligenciado por el proponente contratista. 3. Los antecedentes
de judiciales de la contratista se expidieron en enero del 2010 fecha que
determina que los mismos a la poca del proceso contractual estaban
desactualizados. 4. La Minuta del contrato Folios 1 a 3, no se encuentra
debidamente firmada por el representante legal de la contratante. 5. En el
documento denominado Acta de Recepcin de Propuestas folios 23 a 25,
se observa que dicha acta fue signada por la propone tiles, equipos, muebles
y bienes confiados a su guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de
su utilizacin. Teniendo en cuenta lo anterior, se tipifica el hallazgo con
incidencia disciplinaria, toda vez que no se est garantizando la salvaguarda
de los bienes de propiedad, planta y equipo de la Institucin, al no tener un
control sobre la existencia y valoracin actualizada de los mismos.ontrato, sin
($202.755.000.oo)s Habilitantes) Folio 8, en el cual solicita a los proponentes
demostrar experiencia en contratos similares y por cuantas iguales o mayores
a las establecidas en el estudio previo del proceso contractual adelantado por
el IMDER, con el agravante, que la entidad contratante en la evaluacin y
cumplimiento de los requisitos mnimos expresados en el Folio 24 de la
carpeta, determina que el proponente cumpli con el requisito de experiencia,
situacin sta que no fue aportada por el propone
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funcionamiento de los aparatos sanitarios (Falta de repuestos),

mas no por el deterioro de los mismos.
1. Contrato No 2011-C002 No se evidencia en la carpeta del contrato que se

misma. 2. A folio 11 de la carpeta contractual se evidencia el formato nico de
hoja de vida del proponente contratista sin diligenciar. 3. Dentro de los
requisitos mnimos habilitantes expuestos por la entidad contratante a folio 6
de la carpeta del contrato, se determina en el literal c) que el proponente debe
presentar libreta militar la cual no se encuentra en el protocolo contractual. 4.
Dentro de los requisitos mnimos habilitantes expuestos por la entidad
contratante a folio 6 de la carpeta del contrato, se determina en el literal h) se
exige una e tiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o
administracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin. Teniendo en cuenta
lo anterior, se tipifica el hallazgo con incidencia disciplinaria, toda vez que no
se est garantizando la salvaguarda de los bienes de propiedad, planta y
equipo de la Institucin, al no tener un control sobre la existencia y valoracin
actualizada de los mismos.os Concejos, puedan ejecutarse en su totalidad
durante la vigencia fiscal correspondiente. En los eventos en que se encuentre
en trmite una licitacin, concurso de mritos o cualquier otro proceso de
seleccin del contratista con todos los requerimientos legales, incluida la
disponibilidad presupuestal, y su perfeccionamiento se efecte en la vigencia
fiscal siguiente, se atender con el presupuesto de esta ltima vigencia, previo
el cumplimiento de los ajustes presupustales correspondientes.
PARGRAFO TRANSITORIO. Lo preceptuado en este artculo empezar a
regir, una vez sea culminada la siguiente transicin:El treinta por ciento (30%)
de las reservas del Presupuesto General de la Nacin y de las Entidades
Territoriales que se constituyan al cierre de la vigencia fiscal del 2004 se
atendern con cargo al presupuesto del ao 2005. A su vez, el setenta por
ciento (70%) de las reservas del Presupuesto General de la Nacin y de las
Entidades Territoriales que se constituyan al cierre de la vigencia fiscal de
2005 se atendern con cargo al presupuesto del ao 2006.Para lo cual, el
Gobierno Nacional y los Gobiernos Territoriales, respectivamente harn por
decreto los
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1. Contrato No. 2011-C009Formato nico de hoja de vida diligenciado de

manera parcial, Este debe ser diligenciado en su totalidad para determinar la
idoneidad del contratista. 2. No se evidenci en la carpeta que se cumpliera
con lo estipulado en el prrafo 5 de la parte de Consideraciones del Acto
administrativo de Justificacin de la Contratacin Directa. Folio 5 de la
Carpeta.
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1. Contrato No. 2011-C010. No se evidencia en el contenido de la carpeta

contractual, la Ficha del proyecto que determine, a qu punto del plan de
desarrollo se adhiere el presente contrato y el rubro presupuestal por el cual se
apropiaran los recursos para el desarrollo o ejecucin de este contrato.
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apropiaran los recursos para el desarrollo o ejecucin de este contrato. 2. Si
bien se puede determinar un programa claro de trabajo por parte del
contratista para el desarrollo contractual, en la carpeta no se encuentran
soportes que evidencien la experiencia y experticia de este contratista en la
actividad especfica contratada y la experiencia adquirida o desarrollada en el
sector pblico o privado. 3. La contratacin se perfecciona y desarrolla con la
Persona Jurdica, y en la carpeta contractual, no se evidencia la presentacin
del RUT de la entidad. Solo se presenta el RUT de la representante legal.
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apropiaran los recursos para el desarrollo o ejecucin de este contrato. 2.
Dentro de la carpeta del contrato no se encuentran soportes que determinen la
idoneidad de la persona natural con la que se contrat, no se evidencian
estudios especficos sobre la actividad contratada, ni experiencia especfica
sobre la misma. 3. el formato nico de hoja de vida no fue diligenciado en su
totalidad, no se evidencia que haya tenido experiencia especfica relacionada
con el objeto a contratar.
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apropiaran los recursos para el desarrollo o ejecucin de este contrato. 2.
Dentro de la carpeta del contrato no se encuentran soportes que determinen la
idoneidad de la persona natural con la que se contrat, no se evidencian
estudios especficos sobre la actividad contratada, ni experiencia especfica
sobre la misma.
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1. Contrato 2011-C021. No se evidencia en el contenido de la carpeta

apropiaran los recursos para el desarrollo o ejecucin de este contrato. 2. La
entidad no evidenci el cumplimiento de la publicacin, en los trminos del
Decreto 2474 de 2009 Art. 8 N 17 y 18. 3. No se evidencia en la carpeta del
contrato que el contratista aportara certificaciones que demuestren su
capacidad, idoneidad, formacin y/o experiencia en la actividad especfica para
la cual ser contratado directamente. 4. No fue diligenciada en debida forma el
formato nico de hoja de vida, en el cual debe relacionarse la experiencia
especfica del contratista, ya sea en entidades de carcter pblico o privado,
que sirvan de soporte de la idoneidad del contratista.

la cual ser contratado directamente. No fue diligenciada en debida forma el
formato nico de hoja de vida, en el cual debe relacionarse la experiencia
especfica del contratista, ya sea en entidades de carcter pblico o privado,
que sirvan de soporte de la idoneidad del contratista.

la cual ser contratado directamente. 4. No se evidencia la existencia y
diligenciamiento adecuado del formato nico hoja de vida, con el cual podra
observarse la experiencia especfica del contratista, ya sea en entidades de
carcter pblico o privado, que sirvan de soporte de la idoneidad del
contratista.
1. Contrato No. 2011-C032. No se evidencia en la carpeta del contrato que se
misma. 2. No s evidencia en la carpeta del contrato, el lleno de todos
requisitos mnimos exigidos por la entidad en el proceso de seleccin del
contratista; ausencia de Carta de presentacin de la propuesta (lit.a), fotocopia
de la libreta militar del representante legal de la persona jurdica (lit. C),
certificado de existencia y representacin de la persona jurdica (lit. g).
1. Contrato 2011-C033. La entidad no evidenci el cumplimiento de la

publicacin, en los trminos del Decreto 2474 de 2009 Art. 8 N 17 y 18. 2.
No se evidencia en la carpeta los documentos que acrediten la experiencia,
idoneidad y capacidad del contratista para desarrollar el objeto del contrato.
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del hallazgo
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Causa del hallazgo
Efecto del hallazgo
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Decreto 2474 de 2009 Art. 8, no permitiendo que concurrieran a la invitacin
ms oferentes. 3. La entidad contratante (IMDER) por la naturaleza del
contrato y por el tipo de insumo o producto que se requera, deba solicitar al
contratista la constitucin de plizas que garantizaran el cumplimiento del
contrato y la calidad del producto. 4. No se evidencia en la carpeta del contrato
que el contratista aportara certificaciones que demuestren su capacidad,
idoneidad, formacin y/o experiencia en la actividad especfica para la cual
ser contratado directamente. 5. No se evidenciaron certificaciones o
constancias que determinaran la id tiles, equipos, muebles y bienes
La entidad no evidenci el cump
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1. Contrato No. 2011-C056. La entidad no evidenci el cumplimiento de la

No se evidencia en la carpeta los documentos que acrediten la experiencia,
idoneidad y capacidad del contratista para desarrollar el objeto del contrato.
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Decreto 2474 de 2009 Art. 8, no permitiendo que concurrieran a la invitacin
ms oferentes. 3. No se evidencia en la carpeta del contrato que el contratista
aportara certificaciones que demuestren su capacidad, idoneidad, formacin
y/o experiencia en la actividad especfica para la cual ser contratado
directamente. 4. No se evidenciaron certificaciones o constancias que
determinaran la idoneidad, o la experiencia de este en el mercado de los
productos y/o servicios ofrecidos. 5. No se evidencia la existencia y
diligenciamiento adecuado del formato nico hoja de vida, con el cual podra
observarse la experiencia especfica del contrati tiles, equipos, muebles y
sobre la existencia
1. Contrato 2011-C062. Al efectuar la verificacin del cumplimiento que la

entidad debi dar a lo estipulado en el artculo 3 numeral 1 del Decreto 2474
de 2008, con relacin a especificar o determinar La descripcin del objeto a
contratar, con sus especificaciones y la identificacin del contrato a celebrar
en los estudios previos, estos no se evidencian en los mismos, elaborados y
publicados por la entidad contratante. 2. El fundamento jurdico establecido
por la contratante en los estudios previos, es el artculo 16 del Decreto 2474
de 2008. Al respecto es pertinente determinar que dicho artculo del decreto
mencionado, justifica la modalidad de seleccin del proponente en proceso de
SELECCIN ABREVIADA, cuando el proceso realmente adelantado para la
adjudicacin del contrato es establecido a travs de LICITACIN pblica. 3.
En las 4 carpetas suministradas por la contratante, no se evidenciaron los
documentos precontractuales que permitieran dar observancia al debido
agotamiento que debe operar en los tiles, equipos, muebles y bienes
sobre la existencia y valoracin actualizada de los mismos.os Concejos,
puedan ejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente.
En los eventos en que se encuentre en trmite una licitacin, concurso de
mritos o cualqu

publicacin, en los trminos del Decreto 2474 de 2009 Art. 8 N 17 y 18. En
este contrato especfico no se evidencian los soportes que determinen la
idoneidad del contratista para desarrollar la actividad especfica contratada
1. Contrato No. 2011-C098. La expedicin del registro presupuestal se dio con

anterioridad a la legalizacin del contrato, es pertinente resaltar que el
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico ha determinado el RPC como uno de
los requisitos de ejecucin de los contratos estatales y no como requisito de
perfeccionamiento de los mismos. 2. La entidad no evidenci el cumplimiento
de la publicacin, en los trminos del Decreto 2474 de 2009 Art. 8 N 17 y 18.
3. En este contrato especfico no se evidencian los soportes que determinen la
idoneidad del contratista para desarrollar la actividad especfica contratada,
como tampoco la formacin acadmica y la experiencia relacionada con el
objeto a contratar. 4. A pesar de no existir los soportes que garantizaran la
idoneidad y experiencia del contratista, la entidad contratante en le evaluacin
de cumplimiento de los requisitos mnimos determina calificar cono SI
CUMPLE a pesar de no evidenciarse el cumplimiento de dichos requisitos.
Se configura un presunto det tiles, equipos, muebles y bienes confiados a su
guarda o administracin y rend
publicacin, en los trminos del Decreto 2474 de 2009 Art. 8 N 17 y 18 2. En
este contrato especfico no se evidencian los soportes que determinen la
idoneidad del contratista para desarrollar la actividad especfica contratada. 3.
En la carpeta del contrato se evidencia la falta de los siguientes documentos:
Formado nico Hoja de Vida (DAFP), certificaciones laborales, declaracin de
bienes y rentas (DAFP). 4. No se evidenci la elaboracin de actas o informes
que determinaran el seguimiento que la entidad contratante efectu a las
obligaciones especficas del contratista.
En este contrato especfico no se evidencian los soportes que determinen la
idoneidad del contratista para desarrollar la actividad especfica contratada. 3.
En la carpeta del contrato se observ que el formato nico de hoja de vida
(DAFP) se diligenci de manera parcial. 4. Se evidenci ausencia de
certificaciones laborales que acrediten la experiencia e idoneidad del
contratista para desarrollar el objeto contractual. 5. Se evidencia la ausencia
del formulario declaracin de bienes y muebles (DAFP).
1. Contrato No. 2011-C148. Se evidencia ausencia del acto administrativo que

justifica la contratacin directa, en los trminos del artculo 77 del decreto
2474 de 2008. 2. La entidad no evidenci el cumplimiento de la publicacin,
en los trminos del Decreto 2474 de 2009 Art. 8 N 17 y 18.
1. Contrato No. 2011-C150. Se evidencia ausencia del acto administrativo
que justifica la contratacin directa, en los trminos del artculo 77 del decreto
1. Contrato No. 2011-C151. Se evidencia ausencia del acto administrativo que
2474 de 2008. La entidad no evidenci el cumplimiento de la publicacin, en
los trminos del Decreto 2474 de 2009 Art. 8 N 17 y 18.
1. Contrato 2011-C152. Se evidencia ausencia del acto administrativo que
1. Contrato 2011-C153. Se evidencia ausencia del acto administrativo que
1. Contrato No. 2011-C163. No se evidencia en el contrato, que la entidad
suscribiera el Acto Administrativo de justificacin de la contratacin o los
estudios previos, en los que se expresara con claridad la necesidad especfica
a ser satisfecha por tal contratacin. 2. La entidad no evidenci el
cumplimiento de la publicacin, en los trminos del Decreto 2474 de 2009 Art.
8 N 17 y 18. En este contrato especfico no se evidencian los soportes que
determinen la idoneidad del contratista para desarrollar la actividad especfica
contratada.
1. Contrato 2011-C254. Este contrato se adjudica por la entidad contratante a
travs de la modalidad de CONTRATACIN DIRECTA de apoyo a la gestin
del estado en los trminos de la Ley 1150 y del Decreto Reglamentario 2474
de 2008; situacin que para este ente de control fue un equvoco por parte de
la contratante (IMDER), toda vez, que si analizamos el contenido de los
estudios previos de la contratacin los cuales estn plasmados en los folios 7
a 9 del protocolo contractual, en estos se determina a folio 8 en el numeral 2.3
Obligaciones y/o Actividades especficas, se requiere que el contratista
cumpla con el aporte de un listado de ms de 30 insumos, dentro de los
cuales se encuentren, detergentes y elementos de aseo, qumicos, elementos
elctricos y de ferretera, mano de obra para efectuar Adecuaciones a los
escenarios deportivos, mano de obra para ajuste del eje de un automotor.
Sumado a lo anterior, est que cuando se da observancia a los cdigos de
actividad inscritos en el RUT del contratista, al tiles, equipos, muebles y
La entidad no evidenci el cumplim
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Causa del hallazgo
1. Contrato 2011-C263. No se evidencia en la carpeta del contrato que el

contratista aportara certificaciones que demuestren su capacidad, idoneidad,
formacin y/o experiencia en la actividad especfica para la cual ser
contratado directamente. 2. No se evidencia la existencia y diligenciamiento
adecuado del formato nico hoja de vida, con el cual podra observarse la
experiencia especfica del contratista, ya sea en entidades de carcter pblico
o privado, que sirvan de soporte de la idoneidad del contratista.
Efecto del hallazgo
Objetivo
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1. Contrato 2011-C264. Este contrato fue suscrito con la persona natural John
Alejandro Orozco Ramirez, bajo la modalidad de contratacin directa, en la
composicin del servicio o servicios que se requeran por parte de la entidad
contratante eran de diferentes especificaciones, las cuales no se encontraban
enmarcadas en el tipo de actividad descrita en el RUT del Contratista, pues si
bien el cdigo 9241 especificaba para la poca, que era apto para prestar
servicios en actividades deportivas, los servicios logsticos necesarios para las
justas deportivas como alimentacin, e incluso indumentarias de los
deportistas debieron ser sujetas a contratos en los que se permitiera la
pluralidad de oferentes y que la entidad tuviese la oportunidad de obtener
otras ofertas. Lo anterior se corrobora, al observar dentro de la carpeta del
contrato, las facturas de servicios de alimentacin y de confeccin y
suministros de uniformes y calzado para los deportistas otorgadas por terceros
diferentes al contratista, estableci tiles, equipos, muebles y bienes confiados
a su guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin.
Teniendo en cuenta lo anterior, se tipifica el hallazgo con incidencia
La entidad no evidenci el cumplimiento de la publicacin, en los trmino
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Contrato No. 2012-C003. La entidad no evidenci el cumplimiento de la

publicacin, en los trminos del Decreto 2474 de 2009 Art. 8 N 17 y 18.
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No se evidencia en la carpeta contractual, certificaciones que acrediten que el
contratista cumpla con el literal a) de los requisitos de los estudios previos, ser
licenciado en educacin fsica y c) tener conocimiento en legislacin deportiva,
configurndose u incumplimiento a los requisitos mnimos estipulados por la
entidad con relacin al perfil del contratista que desarrollara el contrato. De
igual forma se observa que no se acredita en la carpeta certificacin que
evidencie que el contratista cumpla con el siguiente requerimiento establecido
en los estudios previos: c) Tener experiencia sobre evaluacin de procesos. Se
configura un presunto detrimento patrimonial por valor de Once Millones
Seiscientos Treinta y Ocho Mil Pesos ($11.638.000.oo)
1. Contrato 2012-C008. Se detectan en los estudios previos las siguientes

inconsistencias: 2.5. Forma de pago: Una primera cuota del 50% el 31 de
enero de 2.011 y el 60% restante en la finalizacin del contrato cuando se
observa que el contrato es suscrito en la vigencia fiscal 2.012, adems los
porcentajes establecidos por la entidad contratante suman en su totalidad un
110% del valor del contrato. Se evidencia adems que el anticipo otorgado a
folio 174 se hizo por el 60%. Contraviniendo lo determinado en los estudios
previos. 2. Por tratarse de un contrato de Mantenimiento en el cual se efectu
la suscripcin de garantas, estas ampararon el cumplimiento y los salarios y
prestaciones de los contratistas a desarrollar la actividad especfica; este
contrato sufre una adicin en su valor por $7.897.368.oo lo cual obligaba a la
entidad contratante efectuar la ampliacin de las garantas antes
mencionadas, en tiempo y en valor. Estas ampliaciones no se evidenciaron en
la carpeta del protocolo contractual. tiles, equipos, muebles y bienes
utilizacin. Teniendo en c

No se evidencian las certificaciones que acrediten la idoneidad, capacidad y
experiencia del contratista. 3. Se observa que las actividades descritas en el
cdigo CIIU del RUT del contratista no cumple con los perfiles de la actividad
especfica a ser desarrollada en el objeto contractual.
El contratista no aport los certificados que acreditaran su experiencia,
idoneidad para desarrollar el objeto contratado. 3. Igualmente no se efectu el
diligenciamiento del formato nico de hoja de vida de la DAFP, en la cual la
persona natural y/o jurdica especificar la experiencia especifica adquirida en
empresas pblicas o privadas, que lo determinaran como idneo para la
contratacin requerida por el IMDER.
No se evidenci en la carpeta, los siguientes documentos: Reconocimiento
deportivo, personera jurdica y acto de nombramiento de representante legal,
todos ellos establecidos en los criterios de seleccin de los estudios previos
establecidos por la entidad contratante. 3. No se encuentra debidamente
diligenciada el formato nico de hoja de vida, en el cual se debe consignar la
experiencia de la persona natural o jurdica que permita evidenciar su
idoneidad y capacidad.
No se evidencia en la carpeta contractual, certificaciones que acrediten
experiencia e idoneidad de la entidad contratista, pero se observa que este
requisito no aparece especificado en los estudios previos, simplemente se dice
que se requiere contratar a un ente legalmente constituido para prestar el
servicio, por lo que la Contratante consider que el proponente cumple con el
requisito, situacin sta que no es bice para que la entidad contratante
solicitara al contratista los documentos que lo acreditaran con experiencia,
idoneidad y capacidad para desarrollar el respectivo contrato. As pues se
tipifica una doble ausencia por parte de la entidad contratante, la no inclusin
de la experiencia especfica en los estudios previos, y el no solicitar al
contratista las certificaciones que determinaran su idoneidad, capacidad y
experiencia para desarrollar el objeto tiles, equipos, muebles y bienes
bienes de propiedad,

publicacin, en los trminos del Decreto 2474 de 2009 Art. 8 N 17 y 18. No
se evidenciaron los soportes que determinen la idoneidad, capacidad y
experiencia del contratista para desarrollar la actividad contratada.
No se evidencia la suscripcin del acta de finalizacin y liquidacin del
contrato.
mayo-14
noviembre-14
26,00
121

mayo-14
noviembre-14
26,00
122
1. Contrato 2012-C110. Licitacin Pblica 001 de 2.012. El proponente

present formato nico de hoja de vida de persona natural (representante
legal), pero era necesario presentar el formato de hoja de vida de la persona
jurdica en la que se consignara la experiencia de la entidad en cuanto los
servicios prestados en otras entidades del sector pblico o privado. 2. Uno de
los requisitos exigidos por la norma contractual en los procesos de Licitacin,
es el Registro nico de Proponentes, el cual permite a la entidad gestora del
proceso de contratacin una evaluacin de los requisitos Financieros,
Administrativos y Jurdicos, adems de la observancia de la experiencia
especfica del proponente frente al objeto establecido en el pliego de
condiciones. En la carpeta del proceso no se evidenci que el proponente al
cual le fue adjudicado el contrato objeto de la auditora, aportara el registro
nico de Proponentes (RUP) 3. Se nota ausencia de firmas en el acta del
comit tcnico evaluador de la licitacin; concr tiles, equipos, muebles y
($202.755.000.oo)
mayo-14
noviembre-14
26,00
120
0,00
Convenciones:
Columnas de calculo automtico
Informacion suministrada en el informe de la CGR
Celda con formato fecha: Da Mes Ao
___________________________________________
FIRMA REPRESENTANTE LEGAL

Plan de Mejoramiento Sobre Hallazgos

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Cdigo: F-120.

SUSCRIPCIN DE PLAN DE MEJORAMIENTO

Fecha de aprobacin: 28 de Febrero de 2014

Descripcin hallazgo (No mas de 50 palabras)

Causa del hallazgo

Efecto del hallazgo

Se evidenci que la Institucin sigue las directrices y lineamientos

La Entidad no formulo su Plan

Elaborar y Adoptar el plan

Se evidenci que segn Acuerdo de la Junta Directiva No. 004 del 8 de

Actualizar e Implementar el plan de

No se han realizado encuestas que evidencien el clima organizacional al

Evaluar el Clima Organizacional y el

Falta de compromiso para

Se evidenci que no se ha determinado mecanismo alguno para realizar la

Se evidenci que la entidad carece de indicadores, que permitan evaluar la

Se evidenci que la Entidad no cuenta con un Manual de Procesos y

Implementar el Plan de Salud

Se evidenci que la entidad no cuenta con controles diseados para las

Incumplimiento al objetivo del

Adoptar e implementar dentro del

remitiremos a su despacho copia de

La entidad no ha elaborado el Plan de Capacitacin en vigencias anteriores ni No se observa un Plan de

Se evidenci que la entidad tiene un organigrama que no figura oficialmente

Se evidenci que no figuran documentos del informe de Gestin rendido a la

Se evidenci que Mediante el Acuerdo No. 003 de septiembre de 8 de 2008

No se evidenci un Plan Indicativo a travs del cual se lleve el control e

Se evidenci que la Entidad, no cuenta con una oficina de atencin al

SUSCRIPCIN DE PLAN DE MEJORAMIENTO

Fecha de aprobacin: 28 de Febrero de 2014

Descripcin hallazgo (No mas de 50 palabras)

Causa del hallazgo

Efecto del hallazgo

El proceso de clasificacin no se ejecuta acorde a las Tablas de Retencin

realizacioin de proceso de gestion Realizar el

No se evidencia la implementacin del Programa de Gestin Documental con

Crear y poner en marcha el comite Implementar

No se evidencia el establecimiento de directrices para la produccin

No se cuenta con la Unidad de Correspondencia que centralice los servicios

implementar y adoptar las tablas de

El depsito de archivo no cuenta con las condiciones de edificacin,

El lmder funciona en una edificacion

Falta de garantias en la Reubicacion y adecuacin

No se encuentran documentos impresos, de licencias o constancias que

El equipo que est asignado a la Sra. Paola Agudelo Secretaria de la

que dos funcionarios compartian un falta

Se evidenci que los equipos de cmputo e implementos tecnolgicos no

En lo relacionado a los Sistemas de Informacin, no existe un documento

falta de implementacin de politicas y debilidades en la conservacion y implementacion de las politicas de asesgurar la

No existe ningn documento o relacin que se lleve en agenda, bitcora,

Existe red interna a travs de la inalmbrica (IMDER Tulu), sin embargo no

Se evidencia que la entidad carece de pgina web, mecanismo fundamental

carencia de una pagina interactiva

La documentacin no se encuentra inventariada, de manera que se asegure el

Realizacion y adopcion del manual Formular,

El IMDER Tulu carece de un reglamento y manual de archivo, el cual tiene

Se evidenci que la entidad no cuenta con un manual de polticas de

contratistas tienen informacion

compra de equipos de computo garantizar

Mejorar los politica

No se evidenci la realizacin de la Rendicin publica de Cuentas vigencia

seguimiento al cumplimiento de objetivos que orienten la gestion implementacion de los procesos y la

Se evidenci que la entidad no tiene suscrito un Plan de Mejoramiento

Se observ que en diferentes documentos relacionados con el Sistema de