AKADEMIA HUMANISTYCZNO–EKONOMICZNA

W ŁODZI

WYDZIAŁ: Informatyki, Zarządzania i Transportu

Kierunek: Zarządzanie

Organizacja wdrożenia Zintegrowanego Systemu

Informatycznego zarządzania firmą na podstawie
Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji w Siedlcach

Tomasz Cielemęcki

99682

Przyjmuję pracę jako magisterską

podpis promotora................……..

data ............……………………..

Praca napisana pod kierunkiem

Dr inż. Barbary Łukasik-Makowskiej
ŁÓDŹ 2010

2
Spis treści
Kierunek: Zarządzanie .........................................................................................1

Tomasz Cielemęcki.................................................................................................1

Praca napisana pod kierunkiem.......................................................................1

Wstęp.......................................................................................................................5

Rozdział I Organizacja i sposób działania Przedsiębiorstwa Wodociągów i

Kanalizacji w Siedlcach...................................................................................................7

I.1 Podstawowe zadania przedsiębiorstwa.........................................................7

I.2 Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa...................................................10

I.3 Otoczenie przedsiębiorstwa..........................................................................11

Rozdział II Charakterystyka Zintegrowanego Systemu Informatycznego

wspomagającego zarządzanie firmą w PWIK w Siedlcach.......................................14

II.1 Cele i założenia wdrożenia systemu ...........................................................14

II.2 Procedura wyboru systemu.........................................................................18

II.3 Opis Zintegrowanego Systemu Informatycznego .......................................20

Rozdział III Uwarunkowania skutecznego procesu wdrożenia i eksploatacji

Zintegrowanego Systemu Informatycznego................................................................28

III.1 Metodyka i organizacja wdrożenia systemu............................................28

III.2 Społeczne aspekty wdrożenia systemu.......................................................36

..........................................................................................................................38

III.3 Efektywność wykorzystania systemu .........................................................39

Rozdział IV Efekty procesu wdrożenia Zintegrowanego Systemu

Informatycznego wspomagającego zarządzanie w wybranych obszarach..............44

3
 IV.1 Sprawność działania systemu.....................................................................46

IV.2 Jakość realizacji usług...............................................................................49

IV.2 Wydajność pracy........................................................................................50

Podsumowanie......................................................................................................54

Bibliografia...........................................................................................................56

Załącznik 1 ...........................................................................................................57

Załącznik 2 ...........................................................................................................58

Załącznik 3 ...........................................................................................................59

Spis rysunków.......................................................................................................61

Spis tabel..............................................................................................................62

Spis załączników...................................................................................................62

4
Wstęp
Współczesne przedsiębiorstwo jest organizacją złożoną i skomplikowaną, w
której krzyżują się i uzupełniają wzajemnie strumienie dóbr i informacji. Chcąc
efektywnie zarządzać przedsiębiorstwem w obecnych czasach, należy umiejętnie
zdobywać i wykorzystywać różnorodne informacje pochodzące z różnych źródeł. Temu
celowi służyć mają rozwijane w ostatnich latach, w niespotykanym tempie, techniki
informatyczne i telekomunikacyjne. Zapewniają one daleko idącą integrację
najważniejszych funkcji i procesów realizowanych na zewnątrz jak i wewnątrz
przedsiębiorstwa. Szczególną rolę odgrywają tu zintegrowane systemy informatyczne,
racjonalizujące i optymalizujące zachodzące w przedsiębiorstwie procesy.
Celem niniejszej pracy jest opis organizacji wdrożenia Zintegrowanego Systemu
Informatycznego wspomagającego zarządzanie firmą w Przedsiębiorstwie Wodociągów
i Kanalizacji w Siedlcach oraz wskazanie istotnych aspektów procesu jego
implementacji do struktur zarządzania Przedsiębiorstwem. Wskazanie osiągniętych
korzyści, występujących przeszkód oraz niebezpieczeństw związanych z chęcią
przyspieszenia bądź ominięcia pewnych etapów procesu wdrożenia ma za zadanie
wskazać właściwy, zgodny z opisaną metodyką sposób postępowania.
Rozdział I zawiera opis Przedsiębiorstwa, jego podstawowe zadania, strukturę
organizacyjną oraz otoczenie. Ta część pracy powstała w oparciu o własne obserwacje
oraz materiały firmowe, takie jak umowa spółki czy akty prawne, na podstawie których
Przedsiębiorstwo prowadzi działalność. Omówiony również został wpływ otoczenia na
możliwości funkcjonowania Przedsiębiorstwa i przedstawiony jego specyficzny
charakter .
Rozdział II zawiera opis celów i założeń jakie przyświecały wdrożeniu systemu,
pokazuje procedurę wyboru systemu oraz zawiera szczegółowy opis jego funkcji.
Cele jakie zakłada przedsiębiorstwo w związku z wdrożeniem Zintegrowanego
Systemu Informatycznego muszą być jednoznaczne i zgodne ze strategią firmy.
Przedsiębiorstwo stanowi określony system organizacyjny, zatem system
informatyczny jaki zostanie zaimplementowany musi wpasować się ściśle w struktury
funkcjonujące w przedsiębiorstwie. Nie oznacza to bynajmniej, że przedsiębiorstwo nie
może dostosować niektórych swoich funkcji do wdrażanego systemu - czasem jest to
nawet konieczne.
 W opracowaniu tego rozdziału korzystałem z materiałów firm Unisoft Gdynia i
Megabit Warszawa oraz informacji źródłowych z Przedsiębiorstwa: dokumentów,
dostępnych danych oraz obserwacji własnych.
Rozdział III opisuje metodykę i organizację wdrożenia systemu, społeczne
aspekty jego wdrożenia i wykorzystania w bieżącej działalności przedsiębiorstwa.
Od przyjętej metodyki i organizacji wdrożenia systemu zależy powodzenie
przedsięwzięcia, jego efektywne wykorzystanie i społeczna akceptacja rozwiązań i
zainicjowanych zmian restrukturyzacyjnych. W procesie wdrażania zmian,
nowatorskich z punktu widzenia technologii oraz organizacji, nie należy zapominać o
czynniku ludzkim, który jest kluczowy dla realizacji podjętych działań. Od
zaangażowania, świadomości i umiejętności przyszłych użytkowników systemu zależeć
będzie efekt końcowy – wydajny, spójny, efektywnie i sprawnie działający system
wspomagający zarządzanie.
W tym rozdziale korzystałem głównie z opracowań dr inż. Grzegorza Guni i
Piotra Adamczewskiego.
Rozdział IV, koncentruje się na efektach działania sytemu w określonych
obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa: sprawności jego działania, jakości
realizacji usług oraz wydajności pracy. Sprawność działania pomaga osiągać lepsze
efekty, wykorzystując pozytywne efekty integracji procesów i działań. Jakość realizacji
usług wynika z poprawy funkcjonowania Przedsiębiorstwa dzięki wdrożeniu
Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością wg norm ISO wspieranego przez
Zintegrowany System Informatyczny. Wzrost wydajności pracy jest efektem wdrożenia
nowoczesnych technologii umożliwiających na przykład automatyzację pewnych
procesów w Przedsiębiorstwie.
W opracowaniu tego rozdziału wykorzystałem ankietę przeprowadzoną w
przedsiębiorstwie wśród użytkowników systemu oraz pracę Arkadiusza Januszewskiego
„Funkcjonalność informatycznych systemów zarządzania”.
Zagadnienia dotyczące wdrożeń Zintegrowanych Systemów Informatycznych są
interesujące z wielu względów: technicznych, technologicznych, organizacyjnych i
społecznych. Coraz większa rzesza przedsiębiorców podejmuje przedsięwzięcia
związane z wdrażaniem ICT (Information and communication technologies), zatem
każde nowe doświadczenie i zdobyta na ten temat wiedza są na wagę złota.

6
Rozdział I Organizacja i sposób działania Przedsiębiorstwa
Wodociągów i Kanalizacji w Siedlcach

I.1 Podstawowe zadania przedsiębiorstwa

Głównym zadaniem Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji, do którego
wykonywania zostało ono powołane ponad 70 lat temu, jest dostawa wody i odbiór
ścieków: bytowych, przemysłowych oraz wód opadowych. Spółka działa na terenie
miasta i gminy Siedlce.
Poza swymi podstawowymi obowiązkami Spółka świadczy także usługi w
zakresie:
• wdrażania nowoczesnych technologii z zakresu uzdatniania wody i
oczyszczania ścieków;
• wykonywania analiz wody i ścieków;
• płukania sieci wodociągowych metodą hydrodynamiczną;
• czyszczenia sieci kanalizacyjnej, sanitarnej, deszczowej i przemysłowej;
• wywozu nieczystości płynnych ze zbiorników bezodpływowych;
• dystrybucji osadu z oczyszczalni ścieków do celów rolniczych i
rekultywacji terenu;
• projektowania przyłączy i sieci wodociągowych i kanalizacyjnych;
• pełnej obsługi inwestycji branżowych;
• kompleksowego prowadzenia rozruchów ujęć, stacji uzdatniania i
oczyszczalni ścieków;
• kompleksowego wykonywania sieci i przyłączy wodno-kanalizacyjnych;
• przeglądów rurociągów kanalizacyjnych i studni głębinowych przy użyciu
kamery telewizyjnej łącznie z przygotowaniem inspekcji;
• remontów pomp głębinowych i przezwajania silników;
• obsługa gwarancyjna i pogwarancyjna pomp głębinowych, hydroforowych
i innych produkcji "HYDRO-VACUUM" Grudziądz;
• prac z wykorzystaniem dźwigów (dźwigi samochodowe - 6 i 8 ton).

7
 Główne zadanie Przedsiębiorstwa czyli dostawa wody i odbiór ścieków stanowi
podstawę całej ekonomiki Spółki, a zatem jej system zarządzania skoncentrowany jest
na optymalizacji procesów produkcji i przesyłu wody oraz odbioru i oczyszczania
ścieków.
Zarządzanie procesem produkcji, infrastrukturą, w tym siecią wodociągową i
kanalizacyjną oraz systemem rozliczeń odbiorców implikuje integrację tychże w jedną
spójną całość.

Rysunek 1. Certyfikat Zintegrowanego Systemu Zarządzania

Źródło: materiały PWiK w Siedlcach
W 2004 roku Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Siedlcach zdobyło
Certyfikat Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością zgodny z normami ISO
9001:2001, która określa wymagania dla organizacji, która chce wykazać zdolność do
ciągłego dostarczania wyrobów lub usług zgodnych z wymaganiami klienta i z
obowiązującymi przepisami oraz do zwiększania zadowolenia klienta, a także z
normami ISO 14001:2005, określającymi wymagania dotyczące zgodności z

8
regulującymi ten obszar przepisami prawa, a także standaryzującej opracowanie
ścisłych procedur wewnętrznych dotyczących ochrony środowiska. Norma ta
wyszczególnia zasady sterowania i zarządzania procesami w celu optymalizacji wpływu
na środowisko naturalne, zgodnie z zasadami stabilnego rozwoju firmy.
Dzięki staraniom o uzyskanie certyfikatów zgodności z tymi normami wdrożono
i uruchomiono mechanizmy pozwalające usystematyzować i zorganizować działalność
w taki sposób by z jednej strony zapewnić wysoki poziom obsługi, a z drugiej
usprawnić wszystkie działające wewnątrz firmy procesy. Obecnie każdy z
funkcjonujących procesów znajduje odzwierciedlenie w procedurach systemu
zarządzania oraz zgodnie z wdrożonymi procedurami jego przebieg jest na bieżąco
kontrolowany i oceniany pod względem jakościowym.
Zintegrowany System Informatyczny wspomagający zarządzanie stanowi swego
rodzaju dopełnienie Zintegrowanego Systemu Zarządzania ułatwiając wykonywanie
określonych procedur oraz nadzór nad zainicjowanymi procesami działającymi w
Przedsiębiorstwie.

9
I.2 Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa
Struktura Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji w Siedlcach jest
odwzorowaniem funkcji wykonywanych przez poszczególne działy przedsiębiorstwa -
schemat organizacyjny Przedsiębiorstwa stanowi Załącznik nr 1.
Bezpośredni nadzór nad całym przedsiębiorstwem pełni Dyrektor będący
jednocześnie Prezesem Spółki. Podlegają mu bezpośrednio: Zastępca Dyrektora ds.
Eksploatacji, Główny Księgowy oraz kierownik Działu ds. pracowniczych, Radca
Prawny, Główny Technolog, Kierownik Wydziału Rozwoju, Inspektorzy: kontroli
wewnętrznej, obrony cywilnej, BHP oraz specjalista ds. informatyki i pełnomocnik ds.
systemów zarządzania wg norm ISO.
Zastępca Dyrektora kieruje działem eksploatacji sieci wodociągowej i
kanalizacyjnej i oczyszczalnią ścieków, a Główny Księgowy nadzoruje prace działu
finansowo-księgowego, ekonomiki i zbytu oraz administracji i zaopatrzenia.
Mimo struktury hierarchicznej i dosyć ścisłych pionowych zależności
służbowych, każdy z kierowników ma dużą swobodę podejmowania decyzji i co za tym
idzie w dużym stopniu odpowiada za swoje decyzje. Podobnie rzecz ma się wewnątrz
poszczególnych komórek organizacyjnych. Każdy z pracowników posiada uprawnienia
do podejmowania decyzji na swoim szczeblu kompetencji.
Specyfiką Przedsiębiorstwa jest praca w trybie ciągłym i w każdym momencie
decyzje, o różnej wadze, muszą być podejmowane błyskawicznie, po to aby nie
spowodować strat Przedsiębiorstwa z jednej strony, a z drugiej by utrzymać wysoką
jakość usług świadczonych mieszkańcom miasta i gminy. Każdy z pracowników
zgodnie z procedurami funkcjonującymi w firmie, wynikającymi z norm ISO, zna
zakres swoich kompetencji i wie jakie decyzje można i należy na jego stanowisku
podejmować.
Taka struktura, hierarchiczno-funkcjonalna, pozwala Zarządowi skupić się na
celach strategicznych Przedsiębiorstwa, bieżący zarząd nad firmą pozostawiając
pracownikom niższych szczebli. Po to zaś, aby bieżące działania były wykonywane
sprawnie i skutecznie należy uzbroić pracowników w odpowiednie narzędzia, które
wspomogą ich wykonywanie.

10
I.3 Otoczenie przedsiębiorstwa
Specyfiką przedsiębiorstw dostarczających wodę i odbierających ścieki jest
oprócz całkowitego braku konkurencji w swoim otoczeniu, ścisły związek z otoczeniem
polityczno-społecznym rejonu, w którym funkcjonują. Przedsiębiorstwa te z reguły są
spółkami komunalnymi podlegającymi co prawda prawom Kodeksu Spółek
Handlowych, ale również spełniającymi określoną rolę w lokalnej społeczności.
Przedsiębiorstwa te są podmiotami o znaczeniu strategicznym na danym terenie,
dystrybutorem dobra niezbędnego do życia mieszkańców - stąd ich kluczowe znaczenie
dla całego otoczenia.
Wśród instytucji znajdujących się w otoczeniu Przedsiębiorstwa Wodociągów i
Kanalizacji w Siedlcach istotne znaczenie mają Urząd Miasta i Urząd Gminy oraz
Rady tych samorządów, jako główni udziałowcy oraz jedni z najpoważniejszych
klientów. Oprócz tego w myśl przepisów ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i
zbiorowym odprowadzaniu ścieków1 organy miasta/gminy dokonują sprawdzenia, czy
taryfy opłat za wodę i ścieki zostały opracowane zgodnie z przepisami tej ustawy.
Weryfikują również koszty, o jakich mowa w art. 20 ust. 4 pkt 1 tej ustawy, czyli koszty
związane ze świadczeniem usług, poniesione w poprzednim roku kalendarzowym, pod
względem celowości ich ponoszenia i z uwzględnieniem planowanych zmian tych
kosztów w roku obowiązywania taryfy.2 Zatem rola tych instytucji jest o wiele bardziej
znacząca niż jako jedynie udziałowców.
Kolejnym istotnym podmiotem mającym znaczący wpływ na funkcjonowanie
Przedsiębiorstwa jest Siedlecka Spółdzielnia Mieszkaniowa jako najpoważniejszy
odbiorca wody dla 26 tysięcy jej mieszkańców3, co stanowi około 1/3 mieszkańców
całego miasta. Oprócz tego firma obsługuje około 14 tysięcy pozostałych,
bezpośrednich odbiorców- przedsiębiorstw oraz osób fizycznych.
Znaczącymi instytucjami wywierającymi wpływ na działalność Przedsiębiorstwa
są: Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej dofinansowujący

1
Ustawa z dnia 7.06.2001o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków
(Dz. U. z 2001 r. nr 72 poz. 747 )
2
Art. 24 Ustawy z dnia 7.06.2001o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu
ścieków (Dz. U. z 2001 r. nr 72 poz. 747 )
3
Tomaszewski K., Ładno H., 50 Lat Siedleckiej Spółdzielni Mieszkaniowej, Siedlecka
Spółdzielnia Mieszkaniowa, Siedlce, 2009, s. 23-25

11
inwestycje Przedsiębiorstwa, Wojewódzki Urząd Statystyczny, zbierający i analizujący
dane o gospodarce wodno-ściekowej, Stacja Sanitarno- Epidemiologiczna kontrolująca
na bieżąco stan czystości wody, a także Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej.
Dane otrzymywane z Instytutu dotyczące średniej miesięcznej ilości opadów
atmosferycznych na terenie miasta i gminy służą do obciążenia kosztami odbioru wód
opadowych podmiotów odprowadzających je ze swoich terenów.
W celu realizacji przedsięwzięć wymagających nakładów przekraczających
bieżącą zdolność finansową Przedsiębiorstwo starało się i uzyskało środki z funduszy
europejskich za pośrednictwem Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i
Gospodarki Wodnej co poszerzyło dotychczasowe otoczenie firmy o wymiar
międzynarodowy.
Równie istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa mieszkańców jest usytuowanie
Przedsiębiorstwa w ważnym punkcie systemu obrony cywilnej. Firma bierze udział w
działaniach służb mających za zadanie zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańców
miasta i gminy.
Większość inwestycji podejmowanych przez Przedsiębiorstwo podlega rygorom
prawa o zamówieniach publicznych4, więc naturalną konsekwencją tego faktu jest
publikacja informacji o przetargach w Biuletynie Informacji Publicznej –
http://www.ebip.com.pl/pwik/s3-0-przetargi.biezace.htm. Wszystkie podmioty
zainteresowane: dostawcy, wykonawcy, urzędy, klienci mają bezpośredni wgląd w stan
zamówień zarówno pod względem ilościowym jak i wartościowym.
Z punktu widzenia zastosowania i wykorzystania Zintegrowanego Systemu
Informatycznego otoczenie Przedsiębiorstwa pozostaje w ściślejszych relacjach z firmą,
niż dotychczas. Dostęp do informacji firmowych przeznaczonych dla klientów i
kontrahentów, kontakt z Przedsiębiorstwem i jego poszczególnymi działami za pomocą
firmowej strony WWW lub poprzez pocztę elektroniczną, zdalny dostęp do systemu
umożliwiający jego modyfikację, kontrolę działania, serwis – to wszystko pogłębia
istniejące relacje z otoczeniem i pozwala na stałą kontrolę poziomu jakości
funkcjonowania firmy.

4
Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. „Prawo zamówień publicznych”; Dz.U. z 2006 Nr 164
poz.1163

12
Rysunek 2. Zintegrowany System Informatyczny a otoczenie przedsiębiorstwa
Źródło: opracowanie własne na podstawie Adamczewski P., „Zintegrowane Systemy
Informatyczne w praktyce”, Wydawnictwo MIKOM, Warszawa 2004

Jak widać otoczenie Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji w Siedlcach jest

obszerne i relacje w nim występujące z jednej strony podlegają ścisłym rygorom prawa,
a z drugiej opierają się na umiejętnym wykorzystaniu szans i możliwości wynikających
z lokalnych powiązań i zależności społeczno-politycznych.
Decyzja o wykorzystaniu możliwości, jakie daje wdrożenie Zintegrowanego
Systemu Zarządzania wg norm ISO, dała Przedsiębiorstwu szanse na uniezależnienie
się w pewnym stopniu od otoczenia politycznego i na w miarę swobodne podejmowanie
strategicznych decyzji. Zawsze bowiem spółki komunalne będą poddane naciskom w
sprawach kadrowych bądź finansowych, a wprowadzenie w Przedsiębiorstwie
standardów i ścisłych procedur postępowania podlegających stałemu nadzorowi
audytorów w pewnym stopniu uniezależnia od tego typu wpływów.

13
Rozdział II Charakterystyka Zintegrowanego Systemu
Informatycznego wspomagającego zarządzanie firmą w
PWIK w Siedlcach

II.1 Cele i założenia wdrożenia systemu

„Zadaniem systemów zintegrowanych jest nie tylko automatyzacja rutynowych

czynności, usprawnienie pracy poszczególnych pracowników, ani nawet poprawienie
efektywności całych działów. Prawdziwa, głęboka korzyść leży w usprawnieniu
procesów przebiegających przez wiele działów przedsiębiorstwa.”5

Usprawnienie procesów może się odbywać poprzez wykorzystanie odpowiednich

narzędzi pozwalających na samodzielne podejmowanie decyzji na podstawie rzetelnych
i pewnych informacji o stanie zarówno całego przedsiębiorstwa, jak i poszczególnych
jego składników. Delegowanie uprawnień z jednej strony, a z drugiej konstrukcja
schematu działań z wykorzystaniem odpowiednich i zaplanowanych we właściwy
sposób procedur, muszą mieć podstawy w odpowiednio zaprojektowanym systemie
dostępu do istotnych (z punktu widzenia miejsca w hierarchii firmy) informacji.

Zmiana sposobu funkcjonowania przedsiębiorstwa z reguły wymuszona jest

koniecznością dostosowania się do wymogów rynku. W przypadku przedsiębiorstw
dostarczających wodę ten naturalny system regulacyjny nie występuje, co może
prowadzić do zastoju przedsiębiorstwa. Zmieniająca się sytuacja gospodarcza kraju, a
także zwiększenie świadomości społecznej mieszkańców i ich reprezentantów, skutkują
jednak czasem działaniami wymuszającymi zmiany. Brak zgody na podwyższanie cen,
wymuszona tym racjonalizacja kosztów, długofalowa polityka modernizacyjna,
reorganizacja procesu produkcji - te wszystkie elementy, jeśli trafią na sprzyjające
okoliczności i pomoc ze strony wszystkich podmiotów podejmujących decyzję, mogą
zaowocować zmianami, które jakościowo zmienią obraz firmy.

Wdrożenie i uzyskanie certyfikatu Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością

wg norm ISO wymusiło scalenie kilku funkcjonujących w Przedsiębiorstwie układów

5
Weryńska R., Tomaszewski A., Efektywność Informatycznych Systemów Wspomagających
Zarządzanie w Przedsiębiorstwach Produkcyjnych, materiały konferencyjne, V Konferencja Informatyki
Stosowanej, Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa w Chełmie, Chełm 2006

14
funkcjonalnych w całościowo zorganizowany i jednolicie sterowany proces wydobycia,
dostawy wody i odbioru ścieków wraz z towarzyszącymi powyższym zadaniom
usługami dodatkowymi.

Rysunek 3. Model działania przedsiębiorstwa

Źródło: opracowanie własne na podstawie Januszewski A., „Funkcjonalność
informatycznych systemów zarządzania”, Tom I, WN PWN, Warszawa 2008

Proces „produkcji” wody, na który składa się wydobycie i uzdatnienie, proces

dystrybucji (czyli tłoczenie pod określonym, stałym ciśnieniem systemem rurociągów)
oraz proces odbioru ścieków i ich oczyszczanie, są realizowane przez określone działy,
których poziom integracji przed reorganizacją był niewielki - zarówno organizacyjnie
jak i funkcjonalnie.

Oprócz tego funkcjonują komórki organizacyjne prowadzące rozliczenia

odbiorców oraz obsługujące księgowość firmy.

W celu umożliwienia pełnej integracji Przedsiębiorstwa przy wykorzystaniu

Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością założono wdrożenie systemu

15
informatycznego, który wspomógłby ten proces, a także ułatwił bieżące funkcjonowanie
na poziomie operacyjnym i umożliwił, opierając się na gromadzonych danych,
podejmowanie decyzji na poziomie strategicznym.

Rysunek 4. System informatyczny wspomagający zarządzanie systemem

wykonawczym
Źródło: opracowanie własne na podstawie Januszewski A., „Funkcjonalność
informatycznych systemów zarządzania”, Tom I, WN PWN, Warszawa 2008

Funkcje służące działalności operacyjnej Przedsiębiorstwa czyli produkcja i

dystrybucja wody oraz odbiór i oczyszczanie ścieków, rozliczenia klientów oraz
księgowość i administracja miały zostać połączone w jeden spójny system mający za
zadanie zharmonizowanie wewnętrznych procesów przedsiębiorstwa i redukcję
bieżących kosztów działalności.
Po zakończeniu wdrożenia powinny zostać osiągnięte następujące cele:
• zapewniony bieżący dostęp do informacji zarządczych,
• szybkie i sprawne uzyskiwanie informacji zbiorczej,
• uporządkowanie i uproszczenie procesów zarządczych w zakresie bieżącej
obsługi operacyjnej przedsiębiorstwa,

16
• racjonalizacja procesów prowadząca do:
 podniesienia jakości obsługi odbiorców,
 usprawnienia procesu rozliczania odbiorców,
 usprawnienia procesów zamówień publicznych oraz zarządzania
infrastrukturą,
 racjonalizacja obiegu informacji oraz danych wprowadzanych do
Zintegrowanego Systemu Informatycznego, jak i przez niego
generowanych,
 restrukturyzacji i zmniejszenia kosztów działalności,
• znaczne zmniejszenie czasu dostępu do potrzebnych informacji,
• wprowadzenie jednolitego formatu formularzy oraz raportów generowanych
przez Zintegrowany System Informatyczny,
• bieżąca ewidencja zdarzeń związanych z procesami występującymi w
Przedsiębiorstwie w miejscu ich powstania,
• wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych o tym samych zdarzeniu
na poszczególnych stanowiskach operacyjnych,
• zwiększenie zakresu dostępnych danych na wszystkich stanowiskach
operacyjnych,
• zwiększenie zakresu i jakości informacji służącej do podejmowania decyzji na
wszystkich szczeblach zarządzania,
• stworzenie centralnej bazy danych transakcyjnych i organizacyjnych dla
Przedsiębiorstwa.

17
II.2 Procedura wyboru systemu
W roku 2001 Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Siedlcach nawiązało
współpracę z firmą Unisoft z Gdyni mającą na celu kompleksową komputeryzację
Przedsiębiorstwa, czyli dostawę sprzętu, oprogramowania i budowę sieci
komputerowej. Wcześniej w PWIK Siedlce uruchomione było jedno stanowisko
komputerowe służące do rozliczania odbiorców ze zużycia wody oraz wystawiania
faktur.
Oprogramowanie firmy Unisoft pozwalało na współpracę terminali przenośnych
z zainstalowanym systemem inkasenckim i dokonywanie rozliczeń zużycia wody u
odbiorców w terenie.
Doświadczenia z procesu wyboru dostawcy, pracy z oprogramowaniem, obsługą
serwisową stanowiły podstawę do wyboru dostawcy Zintegrowanego Systemu
Informatycznego.
Ponieważ 5 lat w branży informatycznej to cała epoka Zarząd firmy decydując o
wdrożeniu nowego systemu zdawał sobie sprawę z tego, iż konieczna jest modernizacja
nie tylko oprogramowania, ale i zakup nowego sprzętu komputerowego.

Rysunek 5. Wizualna kontrola automatycznego procesu filtracji

w ujęciu wody w PWiK w Siedlcach
Źródło: opracowanie własne na podstawie materiałów PWiK w Siedlcach

18
 Oprócz tego Przedsiębiorstwo intensywnie inwestowało w automatyzację procesu
produkcyjnego, monitoring i zarządzanie siecią wodociągową i kanalizacyjną.
Kładziono duży nacisk na możliwość integracji obu systemów (produkcyjnego i
rozliczeniowego) oraz już istniejących elementów monitoringu (wszystkie istniejące
przepompownie ścieków były objęte zdalnym nadzorem). Oferenci powinni byli
zaproponować adekwatne rozwiązania.
W latach 2005-2006 Przedsiębiorstwo otrzymało i rozpatrywało oferty od 3 firm:
Unisoft Gdynia, Megabit Warszawa oraz Teram Sp. z o.o. z Warszawy.
Oferta Unisoft obejmowała swym zakresem część finansowo-księgową oraz
obsługę klienta, Megabitu infrastrukturę techniczną (zarządzanie siecią wodno-
kanalizacyjną oraz cyfrową mapę sieci wodociągowej i kanalizacyjnej), a Teram
proponował objęcie wszystkich wymienionych elementów przedsiębiorstwa jednym
zintegrowanym systemem informatycznym.
W wyniku negocjacji oraz analizy możliwości migracji danych między
programami, a także po analizie możliwości realizacyjnych oraz doświadczenia
wszystkich tych oferentów zdecydowano się na łączoną ofertę firm: Unisoft - w części
szeroko pojętej obsługi klienta oraz obsługi finansowej na postawie istniejącej i
utrzymywanej przez tę firmę bazy danych oraz oprogramowania firmy Megabit - w
części dotyczącej zarządzania produkcją i monitorowania sieci wodociągowo-
kanalizacyjnej. Za ofertami tych firm przemawiały również zrealizowane dotychczas
przez nie wdrożenia i pozytywne opinie użytkowników.
Z oferty firmy Teram ostatecznie zrezygnowano, gdyż oferowane przez nią
rozwiązania nie były zgodne z oczekiwaniami: migracja danych miała się odbyć co
najmniej dwustopniowo ze względu na niekompatybilność baz danych i nie dawała
pewności bezbłędnego przeniesienia wszystkich istotnych danych, a doświadczenia w
realizacji takich przedsięwzięć jak zarządzanie kompleksową obsługą informatyczną
przedsiębiorstwa wodno-kanalizacyjnego firma ta nie miała praktycznie żadnego.
W związku z powyższym oraz biorąc pod uwagę dotychczasowe doświadczenia
ze współpracy z firmą Unisoft zdecydowano jak wyżej.

19
II.3 Opis Zintegrowanego Systemu Informatycznego
W Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji w Siedlcach wdrażane są dwa
odrębne zespoły programów różnych producentów tworzących łącznie Zintegrowany
System Informatyczny wspomagający zarządzanie firmą.
W skład Systemu firmy Unisoft obsługującego procesy sprzedaży, księgowość,
kadry, płace i modułu tworzącego na ich podstawie odpowiednie analizy wchodzą
następujące podsystemy6:
1. ZARZĄDZANIE I PLANOWANIE – ta część Zintegrowanego Systemu
Informatycznego dostarcza dane o bieżącym stanie finansów oraz dokonuje obliczeń i
prezentacji analiz finansowych, na przykład: bilansu, rachunku zysków i strat,
zestawienia F01 (sporządzanego na potrzeby Głównego Urzędu Statystycznego)
informującego o występujących trendach w działalności gospodarczej przedsiębiorstwa,
zmianach w zatrudnieniu i płacach, wskaźnikach finansowych;
2. FINANSOWO-KSIĘGOWY składa się z zestawu modułów, których zadaniem
jest informatyczne wspomaganie prac realizowanych w działach księgowości
finansowej i kosztowej, zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów7;
3. CENTRUM INFORMACJI O KLIENCIE – w tym fragmencie znajdują się
informacje o klientach, ich statusie (aktywny, nieaktywny) oraz stanie spraw będących
w toku, bądź zrealizowanych (złożone wnioski: o wydanie warunków przyłączenia do
sieci wodociągowej i kanalizacyjnej, o zawarcie umowy; przygotowane bądź zawarte
umowy, reklamacje, zgłoszenia stanu wodomierzy). W tej części systemu można
również wygenerować, w oparciu o istniejące informacje, odpowiednie dokumenty:
wnioski, umowy, zgłoszenie reklamacyjne, automatycznie nadać im numery i
zarejestrować;
4. NALEŻNOŚCI I ZOBOWIĄZANIA – obejmuje rozliczenia wszelkiego
rodzaju odbywające się za pośrednictwem kasy i rachunku bankowego oraz, za pomocą
modułu Windykacje prowadzi się kontrolę spływu należności;

6
materiały firmowe UNISOFT
7
Ustawa o rachunkowości z dn. 29.09.1994 r. z późniejszymi zmianami w wersji obowiązującej
od 01.01.2002 r.

20
Rysunek 6. Schemat Zintegrowanego Systemu Informatycznego
Źródło: opracowanie własne na podstawie materiałów firmy Unisoft

21
5. MAJĄTEK TRWAŁY – ten podsystem jest bardzo ściśle związany z systemem
Finansowo-Księgowym i obejmuje całość zagadnień związanych z księgowością
analityczną majątku trwałego: obsługę kartoteki majątku trwałego, naliczanie
umorzenia i amortyzacji metodą liniową i degresywną dla potrzeb bilansowych i
podatkowych, wykonywanie inwentaryzacji oraz sporządzanie różnorodnych zestawień.
Dane dotyczące operacji wykonywanych w systemie są automatycznie przekazywane
do podsystemu finansowo- księgowego;
6. OBRÓT TOWAROWO-MATERIAŁOWY - za pomocą tej części systemu
informatycznego wspomagającego zarządzanie dokonuje się sprzedaży oraz rozchodów
wewnętrznych towarów i usług innych niż sprzedaż wody i odbiór ścieków.
Przedsiębiorstwo oprócz podstawowej działalności prowadzi szereg usług takich jak na
przykład wywóz nieczystości, analizy laboratoryjne, badania kanałów ściekowych za
pomocą kamer przemysłowych oraz dokonuje zakupów oraz sprzedaży towarów, które
wymagają osobnej ewidencji nie podlegającej wymogom Ustawy o zbiorowym
zaopatrzeniu w wodę i odprowadzaniu ścieków.
7. KADRY- w tym podsystemie realizowany jest proces zarządzania zasobami
ludzkimi, obejmujący rejestr umów o pracę, ewidencję i rozliczenie czasu pracy (w
zakładzie istnieją 2 systemu rozliczania czasu pracy- w oparciu o 8 godzinny dzień
pracy oraz zmianowy) , rejestracja urlopów, zwolnień lekarskich i związana z tym
obsługa zgłoszeń i dokumentacji związanej z rozliczeniami z Zakładem Ubezpieczeń
Społecznych;
8. PŁACE - obsługuje naliczenia oraz wypłatę wynagrodzeń na podstawie
zarejestrowanych w systemie umów o pracę oraz rozliczenie czasu pracy.
9. PODSYSTEM BILINGOWY WODA - w tym miejscu realizowane jest
rozliczenie sprzedaży wody i odbioru ścieków realizowanych przez Przedsiębiorstwo. O
ile podsystem „Centrum Informacji o Kliencie” koncentruje się na aspektach formalno-
administracyjnych w relacjach z klientem, o tyle WODA gromadzi i przetwarza
wszelkie informacje dotyczące prowadzenia rozliczeń z klientami z tytułu dostaw wody
i odbioru ścieków, a więc oprócz wszelkich danych identyfikujących klienta, miejsce
dostawy wody i odprowadzania ścieków, sposób rozliczenia (czy rozliczenie następuje
za pomocą wodomierza czy ryczałtem obejmującym stałą miesięczną ilość wody),
podstawę rozliczeń (zawarta umowa lub jej brak), rodzaj, średnica i miejsce montażu
wodomierza, dane o odczytach wodomierzy (czy stan jest rzeczywiście odczytany,

22
podany przez właściciela, czy też szacunkowy z braku możliwości odczytu), wszelkie
dane na temat wodomierzy (adres, lokalizacja, data montażu, dane legalizacyjne,
średnica przyłącza, producent, typ itp.). W tym podsystemie wystawiane są również
dokumenty sprzedaży oraz istnieje możliwość sprawdzenia czy klient posiada
nieuregulowane zobowiązania wobec firmy. Rozliczenia sprzedaży wody i odbioru
ścieków mogą być przeprowadzane zarówno w siedzibie firmy w Dziale Obsługi
Klienta, jak również w terenie poprzez przenośne urządzenia inkasenckie. Komunikacja
z urządzeniami inkasenckimi typu PSION odbywa się on-line poprzez moduły GSM.
Od roku 2010 rozpoczyna się, również z wykorzystaniem technologii transmisji
radiowej, montaż urządzeń i oprogramowania do zdalnego odczytu i rejestracji zużycia
wody i odprowadzania ścieków (dokonywany za pomocą specjalnych nakładek
radiowych montowanych na wodomierze). Zatem to podsystem WODA jest
faktycznym centrum informacji o kliencie.

Rysunek 7. Widok interfejsu użytkownika podsystemu billingowego WODA

firmy Unisoft
Źródło: opracowanie własne

23
10. ADMINISTRATOR - podsystem administracyjny dostępny dla obsługi
technicznej i parametryzacji systemu dla potrzeb konkretnych użytkowników.

Firma Megabit wdraża dwa podsystemy:

1. „Mb_GIS” System Informacji Przestrzennej składający się z następujących
modułów:
• informacja przestrzenna,
• edycja map numerycznych,
• modelowanie hydrauliczne i jakościowe,
• planowanie i analizy przestrzenne.
Do najważniejszych funkcji systemu „Mb_GIS” należą: tworzenie i edytowanie warstw
mapy cyfrowej, zarządzanie wszystkimi warstwami tematycznymi w tym systemie,
przeglądanie i analizowanie danych opisowych, generowanie wydruków
zdefiniowanych przez użytkowników. Poza obrazem sieci na mapie można obserwować
miejsca awarii i prowadzonych prac, lokalizację punktów pomiarowych, dynamiczną
lokalizację pojazdów technicznych.

Rysunek 8. Moduł modelowania hydraulicznego Mb_GIS firmy Megabit

Źródło: opracowanie własne na podstawie materiałów firmy Megabit

24
Funkcjonalność systemu Mb_GIS uzupełnia moduł modelowania hydraulicznego i
jakościowego sieci, zapewniający możliwość prowadzenia analiz działania ujęć wody
oraz sieci wodociągowej bezpośrednio z wykorzystaniem danych pomiarowych
zgromadzonych w bazie systemu. Istotną funkcjonalnością systemu Mb_GIS jest
możliwość wykonywania analiz przestrzennych pozwalających na zadanie różnych
wariantów rozwoju sieci, porównanie ich opłacalności ekonomicznej, wpływu na
charakterystykę hydrauliczną i jakościową sieci. Wyniki tych analiz, w zestawieniu ze
scenariuszem rozwoju przestrzennego miasta, stanowią podstawę dla planowania
przestrzennego.
2. „Mb_WMS” System Rejestracji Zdarzeń i Zarządzania Pracami, który
obsługuje pracę pogotowia wodociągowo-kanalizacyjnego poprzez rejestrację w bazie
danych wszystkich zgłoszeń awarii. Zgłoszenia mogą być wprowadzane do systemu
przez dyspozytorów pogotowia lub rejestrowane automatycznie, bezpośrednio z
systemów automatyki przemysłowej. Do zgłoszenia dodawane są sukcesywnie
informacje o pracy ekip pogotowia i stanie sieci. Zgłoszenia wymagające interwencji
ekip wykonawczych z działów wodociągów i kanalizacji, przejmowane są za
pośrednictwem systemu przez dysponentów prac i na tej podstawie wystawiane są
zlecenia wykonawcze i karty pracy. Do każdego zlecenia wykonawczego rejestrowane
są meldunki o zakresie i sposobie wykonania. System umożliwia rejestrowanie czasu
pracy poszczególnych członków brygad roboczych, czasu pracy urządzeń i środków
transportu, kosztów zajęć terenu.
System Mb_WMS obsługuje wszelkie prace wykonywane siłami własnymi i
obcymi, mające na celu utrzymanie w stanie sprawności technicznej wszelkich
obiektów wodociągowo-kanalizacyjnych oraz wszelkich obiektów pomocniczych.
Efektem takich działań jest też możliwość wyciągania wniosków dotyczących sposobu
eksploatacji obiektów oraz planowania pożądanych kierunków rozwoju. Istotną funkcją
systemu jest planowanie oraz rozliczanie remontów i inwestycji, pozwalające na
przygotowanie szczegółowych harmonogramów prac, zabezpieczenie przewidywanych
zasobów i funduszy oraz rejestrację realizacji remontów i weryfikowanie rzeczywistych
danych z planowanymi. Sieć wodociągowa mierzy około 350 kilometrów rurociągów o
różnych średnicach i znaczeniu, sieć kanalizacyjna zaś około 300 kilometrów.
Utrzymanie ich w należytym stanie wymaga planowania remontów, uwzględniając
jednak bieżące prace modernizacyjne lub usuwanie awarii.

25
 Obsługa około 15 tysięcy wodomierzy, poza awariami i wymianami
uszkodzonych sztuk, również wymaga stosownego planu działań uwzględniającego
wymiany legalizacyjne, którym, jako urządzenia pomiarowe, wodomierze podlegają z
mocy przepisów prawa8. Plan ów oprócz danych dotyczących okresu ważności
legalizacji wymaga uwzględnienia lokalizacji zamontowania urządzenia pomiarowego
wg rejonu miasta /gminy oraz szczegółowego miejsca montażu. Zaplanowanie prac w
rejonie, gdzie większość wodomierzy jest zamontowana w studzienkach
wodomierzowych w miesiącach zimowych jest nieefektywne, bowiem dostęp do takich
pomieszczeń jest wręcz niemożliwy. Istotnych informacji dostarcza możliwość
zestawienia planów remontowo-inwestycyjnych z planami finansowymi w układzie
czasu i typów technicznych obiektów. Tak zaprojektowana funkcjonalność systemu
umożliwia przeprowadzanie przekrojowych analiz kosztów dotyczących konserwacji i
eksploatacji sieci wodociągowej i kanalizacyjnej, w podziale na rodzaje sieci, miejsce
eksploatacji (gmina/miasto), rodzaj kosztów oraz rozliczenie kosztów i stopnia
wykorzystania bazy sprzętu, transportu i zasobów ludzkich w różnych kryteriach
czasowych i różnym stopniu szczegółowości. Informacje te są niezbędne w procesie
sprawnego zarządzania eksploatacją sieci.
Obie składowe części systemu, aplikacje Unisoftu i Megabitu, po osiągnięciu
pełnej funkcjonalności wszystkich modułów mają zapewnić pełną integrację i
kompatybilność danych oraz umożliwić ich wykorzystanie w każdym z podsystemów:
Unisoft zapewnia podsystemowi Megabitu dostęp do następujących danych
oraz funkcji:
• słownik jednostek miar – na potrzeby przeglądania materiałów,
• katalog asortymentu – materiały zużyte dla danej pracy,
• katalog kontrahentów - właściciele sprzętu, dostawcy, wykonawcy, odbiorcy,
itp.,
• katalog profili kontrahentów - selekcja na wymienione powyżej grupy,
• katalog pracowników – osoby uczestniczące w pracach na obiektach
infrastruktury,

8
Ustawa z dnia 11 maja 2001 r. Prawo o miarach Dz.U. 2004 r. Nr 243 poz. 2441 art. 8 ust. 1 pkt 6
oraz Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 30 marca 2005 r. w sprawie rodzajów
przyrządów pomiarowych podlegających prawnej kontroli metrologicznej oraz zakresu tej kontroli

26
• pozycje obrotów materiałowych – materiały zużyte w pracach na obiektach
infrastruktury,
• finansowanie, grupa, rodzaj ST – słowniki dla kartoteki Środków Trwałych,
• kartoteka Środków Trwałych – udostępniana w celu podłączania do obiektów
infrastruktury technicznej,
• jednostka organizacyjna – na potrzeby prac realizowanych na obiektach
• odczyty z podsystemu WODA,
• miejsca odczytu,
• faktury sprzedaży, wraz z pozycjami,
• faktury zakupu, wraz z pozycjami – w celu przyporządkowania ich do
realizowanych prac,
• rozrachunki – w celu np. obserwacji rozliczeń z odbiorcą.
• dopisanie kontrahenta na podstawie podanych danych; dzięki tej funkcji
kontrahenci mogą być dopisywani nie tylko po stronie aplikacji Unisoft ale
także po stronie Megabitu,
• dopisanie faktury po stronie zakupu, pozwalające, w przypadku wykorzystania
systemu obiegu dokumentów Megabitu,
• czasy wyłączeń – związane z przerwami w dostawie medium (konserwacje,
remonty, inne podstawy prac, rejestrowanych po stronie „Mb_GIS”) lub z
okresami, gdy medium to nie zachowywało zadanych parametrów. Dane te są
wykorzystywane do naliczenia bonifikat w systemie bilingowym,
• sprawy – kontakty z zgłoszone w module składowym „Mb_GIS”, będącym
odpowiednikiem Biura Obsługi Klienta, wykorzystywane w podsystemie
WODA,
• węzły – stanowią element łączący infrastrukturę bilingową z infrastrukturą
techniczną. Identyfikatory obiektów technicznych, znajdujące się w systemie
Megabit są przypisywane odpowiednim tzw. węzłom po stronie systemu
Unisoft.

27
Rozdział III Uwarunkowania skutecznego procesu wdrożenia
i eksploatacji Zintegrowanego Systemu Informatycznego
III.1 Metodyka i organizacja wdrożenia systemu

Właściwie dobrane rozwiązania informatyczne są jednym z fundamentów

sprawnie działającej firmy. Na efektywność systemu informatycznego ma wpływ wiele
czynników: poziom wyszkolenia pracowników, zastosowane oprogramowanie,
infrastruktura sprzętowa, rozwiązania sieciowe, dostosowanie systemu do wielkości
firmy oraz prognozowanego wzrostu. Często okazuje się, że w miarę rozwoju firmy,
przestają sprawdzać się - uprzednio wystarczające - rozwiązania.

Rysunek 9. Model implementacji Zintegrowanego Systemu Informatycznego

Źródło: opracowanie własne na podstawie: Gunia G., „Wdrażanie zintegrowanych
systemów informatycznych”, Wydawnictwo Fundacji Centrum Nowych Technologii,
Bielsko Biała 2009

28
 Wdrażanie zintegrowanych systemów informatycznych niezależnie od metodyki
realizowane jest w trzech etapach9:
1) prace przedwdrożeniowe - obejmujące analizę strategicznych założeń
projektu wdrażania systemu oraz analizę dotychczasowych procesów
występujących w przedsiębiorstwie,
2) wdrożenie systemu - następujące zgodnie i w oparciu o dokumentację
przedwdrożeniową,
3) użytkowanie i rozwój - to etap eksploatacji przez bezpośrednich
użytkowników.
Ze względu na czasochłonność i pozorny brak efektów wynikających z realizacji
etapu prac przedwdrożeniowych, wiele firm - zarówno po stronie dostawców systemów,
jak i przede wszystkim odbiorców - nie przywiązuje do niego należytej uwagi. Niemniej
jednak system informatyczny oparty na rzetelnej analizie potrzeb i prognozie rozwoju
firmy zrealizowanej zgodnie z wybraną metodyka postępowania, usprawniającą sam
proces wdrażania, pozwoli na późniejszą sprawną pracę, podniesie efektywność oraz
poprawi jakość organizacji i zarządzania firmą.

Wdrożenie systemu informatycznego jest działaniem wieloetapowym, o którego

prawidłowości decyduje przede wszystkim sumienność przeprowadzonej analizy oraz
przyjęta metodyka pracy10. W realizacji wdrożenia powinny zostać wykonane
następujące prace:
• Zdefiniowanie zadania projektowego;
• Opracowanie specyfikacji funkcjonalnej systemu informatycznego;
• Opracowanie projektu infrastruktury sprzętowej;
• Opracowanie prognozy efektów wdrożenia zintegrowanego systemu
informatycznego;
• Zakup zintegrowanego systemu informatycznego;
• Opracowanie harmonogramu wdrażania zintegrowanego systemu
informatycznego;
• Uruchomienie i użytkowanie zintegrowanego systemu informatycznego.

9
Gunia G., Wdrażanie zintegrowanych systemów informatycznych, Wydawnictwo Fundacji
Centrum Nowych Technologii, Bielsko Biała 2009, str. 33
10
Adamczewski P., Zintegrowane Systemy Informatyczne w praktyce, Wydawnictwo MIKOM,
Warszawa 2004, str. 61

29
 Zdefiniowanie zadania projektowego systemu zarządzania firmą - to
opracowanie przedstawiające oczekiwaną funkcjonalność systemu zarządzania
przedsiębiorstwem, zawierające opis głównych funkcji, które mają być realizowane
przy pomocy oprogramowania oraz opis przetwarzanych przez system danych -
zarówno pod względem jakościowym, jak i ilościowym.
Dotychczas stosowane oprogramowanie spełniało funkcje ściśle odpowiadające
zadaniom, jakie były wykonywane: oprogramowanie wsparcia sprzedaży obejmowało
sprzedaż i rozliczenia z odbiorcami, oprogramowanie księgowe w oparciu o dane z
rejestru sprzedaży dokonywało księgowań, program magazynowy obsługiwał
gospodarkę materiałową i generował odpowiednie dokumenty rozchodu i przychodu,
ale poziom ich integracji był niski. Intencją wdrożenia zintegrowanego systemu
informatycznego była pełna integracja oprogramowania z systemem zarządzania
przedsiębiorstwem. Zarządzanie produkcją nie posiadało żadnego specjalistycznego
oprogramowania ponieważ stosowane rozwiązania technologiczne nie stawiały takich
wymogów.
Analiza zasobów sprzętowych i oprogramowania firmy pod kątem ich
wykorzystania w ramach zintegrowanego systemu informatycznego ma zawierać
zestawienie i opis zasobów informatycznych w zakresie sprzętu oraz istniejącego
oprogramowania oraz sposoby i możliwości ich wykorzystania w ramach nowego
zintegrowanego systemu informatycznego. Efektem rzetelnej analizy zasobów może
być obniżenie kosztów wdrożenia nowego systemu informatycznego poprzez
najpełniejsze wykorzystanie posiadanych zasobów lub przedstawienie uzasadnienia
kompleksowej modernizacji infrastruktury informatycznej jeśli istniejąca znacząco
utrudniłaby lub wręcz uniemożliwiła wdrożenie systemu.
Opracowanie takiej analizy opartej na inwentaryzacji istniejącego
oprogramowania i sprzętu wykazało, że istnieje możliwość w okresie przejściowym
wykorzystania części istniejącego sprzętu typu drukarki, monitory, urządzenia
przenośne PSION, natomiast stacje robocze oraz serwer muszą zostać wymienione na
nowe. Oczywiście szybko okazało się, że te pozorne oszczędności powodują trudności
w uruchomieniu i korzystaniu aplikacji, i należało wszystkie elementy wymienić na
nowe. Dotychczasowe oprogramowanie oparte na systemie operacyjnym MS-DOS
korzystało z powodzeniem z drukarek igłowych, tańszych w eksploatacji i szybszych,
natomiast nowy system pracujący w oparciu o platformę MS Windows używa trybu

30
graficznego wydruku co znacznie spowalnia, o ile w ogóle nie uniemożliwia pracę
drukarek igłowych. Prace nad dostosowaniem oprogramowania do możliwości wydruku
w trybie tekstowym przedłużyły prace wdrożeniowe podsystemu billingowego WODA
o ponad trzy miesiące.
Opracowanie specyfikacji funkcjonalnej zintegrowanego systemu
informatycznego zawierające listę głównych funkcji wraz z ich opisem.
Opracowanie to ma za zadanie przedstawienie nowego sposobu zarządzania firmą
wspomaganego przez zintegrowany system informatyczny, optymalizację procesów
zarządzania firmą oraz dostarczenie danych do podjęcia decyzji dotyczących kolejności
i zakresu inwestycji związanych ze zintegrowanym systemem informatycznym.
Podstawowym zadaniem rozwiązań informatycznych w zakresie wspomagania
zarządzania w przedsiębiorstwie jest zapewnienie wysokiej jakości informacji
wykorzystywanych w procesach decyzyjnych.
Oczekiwania użytkowników w tym zakresie można ująć jako zestaw określonych
wymagań przedstawionych w Tabeli 1.

Tabela 1. Cechy decydujące o przydatności informacji

Cecha Opis informacji Dodatkowe uwagi lub

przykład
Poprawność Wolna od błędów. Błędna Błędna informacja może powstać
informacja może prowadzić do z błędnych danych — efekt
błędnych decyzji. GIGO (garbage in garbge out-
śmieci na wejściu śmieci na
wyjściu)
Zupełność Zawiera wszystkie ważne fakty. Raport o planowanej inwestycji
Częściowa informacja jest nie zawierający wszystkich
czasem gorsza niż brak ważnych kosztów
informacji. może prowadzić do błędnej
decyzji inwestycyjnej.
Ekonomiczność Koszt uzyskania informacji musi Korzyści z informacji powinny
być uzasadniony. Decydenci przewyższać (niekoniecznie w
muszą równoważyć wartość perspektywie krótkoterminowej)
informacji z kosztami jej koszt jej pozyskania.
wytworzenia.
Relewantność Informacja musi dotyczyć Informacja o planowanym
badanego problemu i być wzroście kosztów
skierowana do właściwej osoby. reklamy ma duże znaczenie dla
Jest ważna dla osoby działu marketingu, a małe (lub
podejmującej decyzje. żadne) dla technologa.

31
Szybkość Dostarczona wtedy, gdy jest
potrzebna, czyli gdy możliwe
będzie jej wykorzystanie do
podjęcia decyzji. Spóźniona
informacja jest z reguły
nieprzydatna.
Elastyczność Może być użyta dla różnych
celów.
Wiarygodność Wiarygodność informacji może
zależeć od sposobu zbierania lub
źródła danych.
Prostota Szczegółowa informacja nie
zawsze jest potrzebna. Może
powodować szum informacyjny.
Weryfikowalność Informacje można sprawdzić aby
się upewnić, że jest prawdziwa.
Dostępność Powinna być łatwa do uzyskania
przez upoważnionych
użytkowników. we właściwym
czasie i formie (czyli być
przejrzysta).
Bezpieczeństwo Powinna być zabezpieczona
przed dostępem przez
nieupoważnionych
użytkowników.
Źródło: opracowanie własne na podstawie: Januszewski A., „Funkcjonalność
informatycznych systemów zarządzania”, Tom I, WN PWN, Warszawa 2008
32
To, co było prawdziwe lub
możliwe wczoraj, nie musi takie
być dzisiaj. Poznanie pogody dla
ubiegłego tygodnia nie pomoże
w podjęciu decyzji, w co się
dzisiaj ubrać.
Informacja o wie1kości zapasów
może być wykorzystana przez
dział sprzedaży, dział produkcji i
dział finansowy.
Informacja z działu obsługi
klienta o wielkości zobowiązań
odbiorcy może być niewiary-
godna, bo wiarygodnym źródłem
w tym wypadku jest
Księgowość, która rejestruje (lub
akceptuje) faktury i zapłaty.
Decydent, który posiada zbyt
dużo informacji, może mieć
trudności w ocenie tego, co jest
ważne.
Można ją sprawdzić w wielu
źródłach.
Decydenci powinni otrzymywać
potrzebne raporty we właściwym
czasie lub mieć bezpośredni
dostęp do informacji zawartych
w bazie danych
Zabezpieczenia można
realizować np. stosując system
kont, haseł i uprawnień.
 Główne cechy zintegrowanego systemu informatycznego można zaś ująć
następująco11:
• kompleksowość funkcjonalna – obejmująca wszystkie obszary działalności
przedsiębiorstwa: finansowo-księgowy, przygotowania i sterowania produkcją,
gospodarki zasobami rzeczowymi i ludzkimi, obsługi sprzedaży,

Rysunek 10. Struktura funkcjonalna Zintegrowanego Systemu

Informatycznego
Źródło: opracowanie własne na podstawie Adamczewski P., „Zintegrowane
Systemy Informatyczne w praktyce”, Wydawnictwo MIKOM, Warszawa 2004

• integracja danych i procesów – dotycząca wymiany danych, zarówno wewnątrz

obiektu (miedzy modułami), jak i z jego otoczeniem (np. poprzez elektroniczną
wymianę danych),
• elastyczność strukturalna i funkcjonalna – zapewniająca maksymalne
dostosowanie rozwiązań sprzętowo–programowych (realizowana w ramach
struktury technicznej i struktury funkcjonalnej) do potrzeb przedsiębiorstwa w
chwili instalowania i uruchamiania systemu, jak również umożliwia dynamiczne
jego dopasowanie przy zmiennych wymaganiach i potrzebach generowanych
przez otoczenie,
• otwartość – gwarantująca zdolność rozszerzania systemu o nowe moduły,
skalowaną architekturę (klient – serwer) oraz tworzenie połączeń z systemami
zewnętrznymi, np. z systemem zdalnych odczytów,
11
Adamczewski P., op cit, str. 23

33
 • zaawansowanie merytoryczne – zapewniające pełne informatyczne
wspomaganie procesów informacyjno–decyzyjnych, z wykorzystaniem
mechanizmów swobodnej ekstrakcji i agregacji danych, wariantowania,
optymalizacji, prognozowania itp.,
• zaawansowanie technologiczne – gwarantujące zgodność z aktualnymi
standardami sprzętowo–programowymi z możliwością przenoszenia go na nowe
platformy sprzętu komputerowego, systemów operacyjnych, mediów i
protokołów komunikacyjnych; oferuje interfejs graficzny i wykorzystywanie
relacyjnej bazy danych (z uwagi na łatwość tworzenia zapytań), z
zastosowaniem narzędzi programistycznych czwartej generacji itp.
Opracowanie projektu infrastruktury sprzętowej zintegrowanego systemu
informatycznego obejmującego sieć komputerową wraz z dostępem do Internetu
(topologię logiczną i fizyczną), serwer, niezbędne stacje robocze z określonym
oprogramowaniem (system operacyjny, klient sieci) oraz sprzęt sieciowy: punkt
dostępowy, router, switche.
Opracowanie prognozy efektów wdrożenia zintegrowanego systemu
informatycznego zawierające szacunkowe informacje o skutkach i efektywności
wdrożenia systemu powinno dostarczyć dane pozwalające na zweryfikowanie
zasadności ponoszonych nakładów związanych z tym systemem oraz określenie
warunków, jakie powinny być spełnione, by jego wdrożenie przyniosło pożądane efekty
ekonomiczne.
Zakup zintegrowanego systemu informatycznego spełniającego założenia
funkcjonalne i budżetowe.
Opracowanie harmonogramu wdrażania12 zintegrowanego systemu
informatycznego określającego kolejne etapy wdrożenia tj. prace przedwdrożeniowe,
właściwe wdrożenie systemu, użytkowanie i rozwój systemu13 oraz, dla każdego etapu
prac, następujące parametry:

12
Załącznik nr 2
13
Gunia G., op cit, str.27

34
• czas realizacji etapu,

• wymagane środki finansowe,

• wymagane zmiany w sposobie organizacji pracy firmy,

• plan wydatków na sprzęt i oprogramowanie,

• konieczne szkolenia użytkowników,

• jakie dane będą musiały być przygotowane i wprowadzone, by uruchomione

moduły oprogramowania mogły w pełni funkcjonalnie działać.

35
III.2 Społeczne aspekty wdrożenia systemu
Każde, nawet najlepiej przygotowane przedsięwzięcie informatyczne,
prowadzone przez kompetentną firmę wdrożeniową, może zakończyć się fiaskiem -
jeśli nie weźmie się pod uwagę czynnika ludzkiego.
Projekt dotyczy firmy, a firma to ludzie. We wdrożeniu uczestniczą ludzie z
różnych działów, mający często rozbieżne punkty widzenia, odrębne "interesy" w
organizacji, sobie właściwe wizje i obawy. Zmiany związane z wdrożeniem budzą wiele
nadziei, ale i obaw. Dla wielu pracowników projekt wdrożenia Zintegrowanego
Systemu Informatycznego wiąże się z dużym dodatkowym obciążeniem - do ich
codziennych obowiązków przez kilka miesięcy dochodzą dodatkowe zadania
wynikające z udziału w projekcie.
Aby uruchomić tę skomplikowaną ludzką "maszynę", trzeba odpowiednio
motywować jej członków, nie zapominając o właściwej komunikacji i informacji. Brak
motywacji pracowników przyczynił się do niepowodzenia lub co najmniej wystąpienia
problemów w niejednym projekcie wdrożeniowym. Sposobów zachęcenia do
dodatkowej pracy podczas wdrożenia jest wiele i bynajmniej nie ograniczają się one do
większego wynagrodzenia pieniężnego. Zlekceważenie kwestii systemu
motywacyjnego może jednak doprowadzić nawet do sabotowania prac wdrożeniowych
przez pracowników.
Sposób zarządzania przepływem informacji o wdrożeniu Zintegrowanego
Systemu Informatycznego ma istotny wpływ nie tylko na przebieg prac projektowych,
ale także na to, jak nowe rozwiązanie zostanie przyjęte przez interesariuszy projektu.
Dlatego kolejną ważną rzeczą jest stworzenie systemu komunikacji, obejmującego
wszystkie szeroko rozumiane strony projektu - członków zespołów wdrożeniowych,
kierownictwo firmy, "postronnych" pracowników, otoczenie biznesowe firmy. To
właśnie sposób komunikacji dotyczący projektu Zintegrowanego Systemu
Informatycznego ma duży wpływ na to, czy wdrożenie nowego systemu będzie
postrzegane jako zmiana na lepsze czy na gorsze. Zaangażowanie nieformalnych
liderów do procesu przygotowania i wdrożenia nowego sposobu organizacji pracy -
świadome bądź intuicyjne - w dużym stopniu ułatwia sam proces wdrożenia. Opierając
się na ich opiniach i umiejętnościach pozostali pracownicy łatwiej przekonują się do
nowych rozwiązań, a następnie sami starają się wyrównać poziom wiedzy i

36
zaangażowania ze swoimi współpracownikami. Wymiana bieżących doświadczeń i
umiejętności prowadzi również do korzystnego, z punktu widzenia osiąganych
wyników, efektu integracji zespołu.
Komunikacja i motywacja łączy się z tematem zarządzania zmianami. Projekt
wdrożenia Zintegrowanego Systemu Informatycznego jest przecież nierozerwalnie
związany ze zmianami organizacyjnymi. Wdrożenie to w pewnym sensie wymusza
wiele zmian. Ponieważ wdrażany jest system zintegrowany, zmiana w jednym obszarze
może wiązać się z koniecznością zmian w wielu innych procesach w firmie, nawet jeśli
nie są one bezpośrednio objęte wdrożeniem.
Aktywne i świadome zarządzanie zmianami organizacyjnymi, które wiążą się z
nowym rozwiązaniem, pozwala na bardziej płynne uruchomienie systemu. I tu znów
wracamy do motywacji i komunikacji. Odpowiednie planowanie, szkolenia, instrukcje,
podkreślanie zalet takich jak oszczędności czasu lub zmniejszenie liczby błędów w
procesie - to ważne elementy, które uczynią wdrożenie wyzwaniem łatwiejszym do
pokonania.
Sam fakt wprowadzenia zmian wywołuje negatywne odczucia: obawy przed
nieznanym, nie przyswojeniem sobie nowych umiejętności, utratą dotychczasowych
korzyści z zajmowanego stanowiska, zmiany więzi społecznych, wykluczeniem ze
współuczestnictwa w procesie zmian, dodatkowym ryzykiem14. Rolą kierownictwa jest
zatem takie przedstawienie procesu zmian w organizacji pracy i procesów
zachodzących w firmie, a związanych z wdrożeniem zintegrowanego systemu
informatycznego, aby pracownicy mieli świadomość i pozytywne nastawienie do
zachodzących zmian. W Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji w Siedlcach
skorzystano z cyklu szkoleń dla tej części personelu, której poziom umiejętności tego
wymagał oraz, w etapie przedwdrożeniowym, udostępniono pracownikom do testów
próbną wersję poszczególnych modułów systemu. Dzięki temu uniknięto szoku
pierwszego kontaktu z nieznanym w czasie szkoleń wdrożeniowych a także osiągnięto
efekt współuczestnictwa w procesie tworzenia nowego systemu
Niestety praktyka pokazuje, że o ile teoria wskazuje pomyślne efekty naszych
zaplanowanych działań, o tyle w praktyce nie udaje się osiągnąć w pełni
zadowalających rozwiązań.

14
Źródło: Adamczewski P., op cit, str. 85

37
 Wdrażanie systemu w części obsługującej proces produkcji i dystrybucji wody
odbywa się w środowisku pracowników nie mających do tej pory żadnych doświadczeń
z komputerami i oprogramowaniem specjalistycznym. Nawet część kadry inżynierskiej
ma problemy z dostosowaniem się do nowych narzędzi pracy, mimo zrozumienia
potrzeby ich zastosowania. Pracownicy produkcyjni zaś z wielkimi oporami
przyswajają nowe dla nich umiejętności, a niektórzy nie są w stanie w żaden sposób ich
opanować. Do czasu wprowadzenia automatyzacji procesu produkcyjnego rolą
pracowników było kontrolowanie pracy pomp oraz urządzeń uzdatniających wodę oraz
bieżąca ich obsługa, która wymagała specyficznych umiejętności oraz wieloletniego
doświadczenia. Obecnie stali się ze swoimi umiejętnościami i kompetencjami mało
przydatni, by nie powiedzieć zbędni. Praca, którą dotychczas wykonywali była wysoko
ceniona, a w Przedsiębiorstwie ich status był znaczący i niepodważalny. Dwóch
pracowników zdołało po serii szkoleń dostosować się do nowych wymogów stawianych
im przez postęp technologiczny, ale większość czyli ośmiu, zostało przesuniętych do
innych zadań wewnątrz firmy lub odeszło na emeryturę. Redukcja zatrudnienia, która
miała mieć miejsce dokonała się samoistnie i niemal bezboleśnie dla zainteresowanych,
tym bardziej, że proces wdrażania nowoczesnych rozwiązań odbywa się etapowo i
rozłożony jest w czasie na kilka lat.
Wśród pracowników tzw. biurowych proces zmian przebiega łagodniej, ale też nie
bez problemów. Zmiana sprzętu i oprogramowania, na którym przychodzi im pracować
wywołuje naturalny opór wobec zmian. Przeważają opinie typu „po co zmieniać coś co
jest dobre” oraz że nowy system jest bardziej skomplikowany, czasochłonny, generuje
więcej błędów. Rzeczywiście, mimo iż podstawowe funkcje pozostały w podobnym
układzie jak we wcześniejszej wersji oprogramowania (pochodzą przecież od tego
samego dostawcy), to jednak sposób obsługi aplikacji został zmieniony. Przede
wszystkim wprowadzono Graficzny Interfejs Użytkownika, co w założeniach miało
ułatwić poruszanie się w obszarze roboczym, jednak wymusiło stosowanie urządzenia
wskazującego (myszy) co nie wszystkim, z reguły nie używającym tego narzędzia,
przychodzi z łatwością.

38
III.3 Efektywność wykorzystania systemu
Wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego powinno być poprzedzone
restrukturyzacją firmy prowadzoną pod kątem zarządzania zintegrowanymi procesami
bądź prowadzone równolegle jako element owej przemiany. Ponieważ Przedsiębiorstwo
Wodociągów i Kanalizacji w Siedlcach wdrażając Zintegrowany System Zarządzania
Jakością wg norm ISO zmieniło swoje metody zarządzania dostosowując je do
wymogów owych norm, Zintegrowany System Informatyczny jest dopełnieniem
procesu restrukturyzacji otwierającym jednocześnie nowe możliwości zarządzania i
organizacji Przedsiębiorstwa.
Warunkiem efektywnego wykorzystania możliwości Zintegrowanego Systemu
Informatycznego jest jego wdrożenie w pełnym zakresie funkcjonalności. Wszystkie
założenia dotyczące sytemu muszą być wprowadzone w życie, odkładanie na później
wdrożenia niektórych, wydawać by się mogło, mniej istotnych modułów, w efekcie
mści się niezadowoleniem użytkowników, kadry zarządzającej oraz nadzoru
właścicielskiego. Pełna funkcjonalność zależy bowiem nawet od najmniejszego
elementu, który przecież również dostarcza informacje oraz uczestniczy w realizacji
określonego procesu. Bez tego pełna koordynacja działań oraz integracja procesów
staje się fikcją i może się okazać, że olbrzymie kwoty zainwestowanie w budowę
systemu dają mizerne, z punktu widzenia efektywności jego wykorzystania.
W Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji w Siedlcach zakończono
wdrażanie systemu firmy Unisoft, natomiast system firmy Megabit jest co prawda
wdrożony, lecz do osiągnięcia pełnej funkcjonalności konieczne jest wprowadzenie
niezbędnych danych do modułu informacji przestrzennej oraz do mapy cyfrowej, bez
których moduły te nie są w stanie w żaden sposób działać.
System Unisoft działa we wszystkich zaplanowanych obszarach przedsiębiorstwa:
księgowości, obsłudze klienta, magazynie, kadrach i płacach – wszystkie moduły są
zainstalowane i uruchomione. Wszędzie tam realizowany jest szybki i pewny dostęp do
informacji o różnym poziomie szczegółowości, dane są wiarygodne i poprawne, a ich
wymiana pomiędzy poszczególnymi działami firmy działa sprawnie.
Niestety, jak zwykle „diabeł tkwi w szczegółach” - nie wszystkie elementy
działających modułów osiągnęły pełną funkcjonalność. Pozwala to oczywiście na

39
normalną i bezproblemową działalność, ale o pełnej automatyzacji pewnych procesów,
które powinny być wykonywane, nie może być mowy.
Na przykład w module Biuro Obsługi Klienta funkcja umożliwiająca, (na
podstawie bazy danych klientów), wygenerowanie gotowego druku umowy nie działa,
co znaczy, że taki dokument trzeba przygotować ręcznie poza systemem. Podobnie jest
z wnioskiem o zawarcie takiej umowy.

Rysunek 11. Widok interfejsu modułu Biuro obsługi klienta firmy Unisoft
Źródło: opracowanie własne
Na podstawie tych dokumentów powinna następować rejestracja klienta w
systemie i następnie przeprowadzane rozliczanie z tytułu zużycia wody i
odprowadzania ścieków. Dla działalności Przedsiębiorstwa automatyczne generowanie
tych dokumentów nie ma większego znaczenia, bo wymagane informacje i tak znajdą
się w systemie, jednak dla sprawnego funkcjonowania działu obsługi klienta ma
znaczące. Czynność, którą można wykonać za pomocą przysłowiowego jednego
„kliknięcia”, zajmuje dużo więcej czasu.
System Megabit został wdrożony, jak wspomniałem wcześniej, nie w pełni i do
dziś nie uzyskał zakładanej funkcjonalności, co nie pozwala na zaplanowaną integrację
systemów obu firm.
Aby osiągnąć zaplanowany efekt moduł mapy cyfrowej musi być uzupełniony o
wszelkie informacje o istniejącej sieci wodnej, kanalizacyjnej oraz deszczowej, a także

40
wszelkich elementach infrastruktury takich jak zasuwy, komory, hydranty itp. Te
informacje powinny być wprowadzone do systemu na podstawie danych
inwentaryzacyjnych sieci oraz naniesień geodezyjnych. Następnie informacje te
powinny zostać zweryfikowane i porównane z danymi z modułu Infrastruktura systemu
Unisoft.
Ta część pracy wdrożeniowej leży po stronie Przedsiębiorstwa15 i zlecona została
pracownikowi, który co prawda był wcześniej kierownikiem działu eksploatacji sieci
wodociągowej i sieć jako taką zna, lecz o pracy z komputerem nie ma najmniejszego
pojęcia. Wykonanie tej pracy polega na żmudnym odnajdowaniu na mapie właściwych
elementów sieci wg położenia geograficznego i numeru inwentarzowego oraz wpisaniu
odpowiednich danych w przewidziane dla nich pola.

Rysunek 12. Mapa cyfrowa wykorzystywana w PWiK Siedlce

Źródło: opracowanie własne

15
Kartoteki inwentaryzacyjne środków trwałych są wykorzystywane na bieżąco ze względu na
przeprowadzane remonty oraz występujące awarie i wydanie ich firmie zewnętrznej jest w związku z tym
niemożliwe.

41
 Dla kogoś kto dopiero uczy się obsługi komputera, ma kłopoty ze wzrokiem, a w
dodatku niewiele czasu mu brakuje do odejścia na emeryturę, nie jest to atrakcyjne i
satysfakcjonujące zajęcie.
W tym przypadku efektywność wykorzystania zarówno systemu jak i pracownika
okazuje się znikoma, bowiem mimo używania istniejącej mapy cyfrowej efekty jej
wykorzystania w związku z brakiem integracji z pozostałymi modułami obu systemów,
są nieporównywalnie mniejsze.
I w tym miejscu dochodzimy do kolejnego niemniej ważnego warunku
efektywnego wykorzystania możliwości Zintegrowanego Systemu Informatycznego,
którym oprócz jego wdrożenia w pełnym zakresie funkcjonalności, jest poziom
umiejętności użytkowników systemu w posługiwaniu się tym narzędziem oraz sposób
wykorzystania tych umiejętności.
Wszyscy pracownicy wykorzystujący w swej pracy Zintegrowany System
Informatyczny są odpowiednio przeszkoleni i potrafią w podstawowym zakresie
obsługiwać odpowiednie moduły, z którymi pracują na co dzień. Jednak system oferuje
dużo większe możliwości i na wielu stanowiskach można by pracować o wiele
wydajniej, gdyby możliwe było zapoznanie się z większą ilością dostępnych funkcji.
Choćby wspomniany wcześniej moduł billingowy, oferujący możliwość kontroli
zadłużenia klientów nie jest w tym zakresie funkcjonalności wykorzystywany, z
powodu nieuwzględnienia tych funkcji podczas szkolenia wdrożeniowego
pracowników. We wdrożonym systemie funkcja jest aktywna i działa, ale użytkownicy
nie potrafią z niej korzystać.
Podobnie pracownicy nie potrafią wykorzystać istniejącej funkcji tworzenia
przydatnych im raportów. Istnieje bowiem możliwość generowania raportów wg
zadanych parametrów (np. brak odczytów wodomierzy w danym okresie, lista
wodomierzy, którym minął termin legalizacji, itp.). Funkcja ta jest przydatna na każdym
stanowisku, bowiem filtruje odpowiednie dane z systemu i przedstawia je w formie
tabeli do wydruku lub eksportuje do arkusza programu Excel, umożliwiając dalsze
opracowanie poza systemem. Nie do końca jest to wina użytkowników bo mimo
zgłaszanych postulatów dodatkowych szkoleń do dnia dzisiejszego czyli przez rok nie
zdecydowano się na zorganizowanie takowych. Pracownicy po części sami próbują
poznawać szersze zastosowania oprogramowania, wymieniając się przy tym
doświadczeniami z innymi pracownikami swego działu, ale ponieważ nie znają

42
wszystkich istniejących funkcji programu (dokumentacji dla użytkowników nie
dostarczono) mogą się ich tylko domyślać lub użyć trafiając na nie przypadkiem.
Oprócz tego sam system nie jest doskonały i zdarzają się błędy w jego
funkcjonowaniu - błędy różnego kalibru. Wykorzystanie informacji od użytkowników
przez dostawcę systemu powinno być dla niego cenne i wartościowe, tymczasem
większość uwag jest ignorowana, lekceważona lub traktowana jako efekt
nieumiejętnego korzystania z systemu. Błędy są naprawiane owszem, ale współpraca z
użytkownikami przebiega na zasadzie opozycji, a nie partnerstwa, co zdecydowanie
negatywnie wpływa na efektywność wykorzystania systemu.
Sądzę, że w tym przypadku zlekceważono lub nie dostrzeżono u pracowników
chęci współuczestnictwa w tworzeniu nowych jakościowo procesów wewnątrz firmy.
Wykorzystanie systemu nie musi polegać wyłącznie na ścisłym wykonywaniu procedur
przy wykorzystywaniu standardowych i dedykowanych do nich elementów
oprogramowania. Samo wdrożenie nowego systemu inicjuje i determinuje zachowania
pracowników prowadzące do chęci zdobywania nowych umiejętności i wzrostu
kompetencji poprzez wymuszenie w pewien sposób konieczności poszerzenia wiedzy.
Posiadana wiedza z kolei, na zasadzie sprzężenia zwrotnego, wiąże się z naturalną
ciekawością i inicjuje chęć dalszego poszerzenia swych umiejętności. Ograniczenia
dostępu do zdobywania wiedzy i zaspokajania ciekawości rodzi frustrację, pracownik
czuje się tylko elementem systemu, a nie jego świadomym i twórczym użytkownikiem.

43
Rozdział IV Efekty procesu wdrożenia Zintegrowanego
Systemu Informatycznego wspomagającego zarządzanie w
wybranych obszarach

Na efekty procesu wdrożenia wpływa wiele czynników: poziom wyszkolenia

pracowników, ich nastawienie do pracy z nowym narzędziem, niezawodność sprzętu i
oprogramowania, czas jaki upłynął od zakończenia procesu wdrożenia, chęć
wykorzystania możliwości systemu.

Ocena efektów również jest złożona: czy można określić je jednoznacznie jako
wywołane przez wdrożenie systemu czy też inne czynniki takie jak: restrukturyzacja
przedsiębiorstwa, wpływ otoczenia społeczno-gospodarczego, czy zmiany jakościowe
wewnątrz firmy. Na pewno wszystkie te czynniki wpływają na sprawność działania
firmy, a ocena wielkości tego wpływu jest trudna do zmierzenia. Dlatego w uzyskaniu
zobiektywizowanej oceny efektów wdrożenia Zintegrowanego Systemu
Informatycznego w PWiK w Siedlcach posłużyłem się badaniem ankietowym16 wśród
pracowników firmy używających w swej pracy na co dzień opisywanego systemu oraz
przedstawioną w Tabeli 2 klasyfikacją wdrożeń systemu ERP (Enterprise Resource
Planning - planowanie zasobów przedsiębiorstwa), który funkcjonalnie odpowiada
Zintegrowanemu Systemowi Informatycznemu wspomagającemu zarządzanie.

Wg mojej oceny Zintegrowany System Informatyczny spełnia kryteria klasy B

wdrożeń systemów. Zarząd nie korzysta z możliwości systemu przy podejmowaniu
decyzji. Owszem wykorzystuje dane generowane przez system, ale pośrednio poprzez
kierowników niższych szczebli, którzy z kolei otrzymując dane wyrywkowe, dotyczące
jedynie wycinka procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, nie łączą ich ze sobą w
całość. Kontrola nad jakością obsługi oraz generowanymi kosztami jest bieżąca i działa
wydajnie, ale wydaje się, że efektywność wykorzystania części analitycznej systemu
pozostawia wiele do życzenia. A przecież zakupiono i wdrożono „Zintegrowany System
Informatyczny wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem”, co powinno być
wykorzystane do budowy np. modeli rozwojowych, badania ich wariantów czy też
analiz planowanych przedsięwzięć w oparciu o istniejące dane. Sądzę, że do pełnej
efektywności systemu brakuje niewiele, a wkrótce jego funkcjonalność zostanie w pełni
16
Załącznik 3;

44
dostrzeżona i wykorzystana.

Tabela 2. Klasy wdrożeń zintegrowanych systemów informatycznych

Klasa Cechy
A System w pełni zintegrowany.
Jest efektywnie wykorzystywany przez cale przedsiębiorstwo co
powoduje znaczący wzrost poziomu obsługi klientów i produktywności
oraz znaczący spadek ilości zapasów i ponoszonych kosztów.
Korzysta z niego zarząd w procesie podejmowania decyzji.
B System jest wspierany przez naczelne kierownictwo oraz
wykorzystywany przez kierownictwo średniego szczebla, co pozwala
na wzrost poziomu obsługi klientów i produktywności oraz spadek
ilości zapasów i ponoszonych kosztów.
Nie wszystkie elementy działają efektywnie.
Zarząd nie korzysta z systemu przy podejmowaniu decyzji.
C System jest wykorzystywany jako lepsza metoda zamawiania
materiałów, co powoduje spadek ilości zapasów, jednakże
przedsiębiorstwo nie zmieniło sposobu zarządzania, co nie pozwala na
pełne wykorzystanie jego możliwości.
ZSI używany jest tylko do tworzenia rozliczeń oraz fakturowania
odbiorców.
Nie wszystkie moduły są wdrożone.
Istnieje system formalny i nieformalny.
D Informacja generowana przez system jest niedokładna i słabo
rozumiana przez użytkowników.
Brak integracji danych.
Małe zaufanie do sytemu.
Źródło: opracowanie własne na podstawie: Januszewski A., „Funkcjonalność
informatycznych systemów zarządzania”, Tom I, WN PWN, Warszawa 2008

45
IV.1 Sprawność działania systemu
Sprawność działania Zintegrowanego systemu informatycznego można
rozpatrywać dwojako: z jednej strony jako stosunek efektu do poniesionych na jego
uzyskanie nakładów17, a z drugiej jako niezawodność i pewność działania.
Wdrożony system w założeniach ma wspomóc działające w przedsiębiorstwie
procesy. Połączenie systemu i osób sprawnie działających, które osiągają wyniki
współmierne do nakładów pracy, materiałów, czasu itp. zużytych na ich realizację oraz
stosujących właściwe metody pracy w jeden układ funkcjonalny może i powinno
prowadzić do synergii, określanej czasem jako reguła „2+2=5” 18. Oznacza ona, że
połączenie zasobów prowadzi do większych efektów, niż gdyby zasoby te pracowały
osobno19.
Tabela 3. Cechy ludzi i komputerów prowadzące do synergii
Ludzie Komputery
Bardzo szybko liczą i wykonują
zaprogramowane operacje
Myślą
Przechowują i bardzo szybko
Mają zdrowy rozsądek
odszukują informację
Podejmują decyzje
Dokładnie wykonują złożone
Mogą instruować
SYNERGIA obliczenia
komputery
Wykonują długie i nużące operacje
Potrafią uczyć się
Taniej niż ludzie wykonują rutynowe
Potrafią gromadzić opinie i
zadania
wiedzę
Są adaptowalne, programowalne
(mogą zmieniać sposób działania)

Źródło: opracowanie własne na podstawie: Januszewski A., „Funkcjonalność

informatycznych systemów zarządzania”, Tom I, WN PWN, Warszawa 2008

17
internetowe wydanie Encyklopedii PWN, stan na dzień 02.02.2010
18
Januszewski A., Funkcjonalność informatycznych systemów zarządzania, Tom I, WN PWN,
Warszawa 2008, , str. 19
19
Kopaliński W., Słownik wyrazów obcych i zwrotów obcojęzycznych, wyd.15, Wiedza
Powszechna, Warszawa 1985, str. 409

46
Połączenie pracy człowieka i komputera umożliwia wykorzystanie wiedzy i
doświadczenia człowieka, w celu inicjacji procesu przetwarzania określonych danych
przez komputer, w sposób i w tempie nieosiągalnym dla człowieka. Z kolei człowiek z
efektów owych procesów czerpie nowe jakościowo informacje, wiedzę i zdobywa
kolejne doświadczenia.
Jak zatem w przypadku wdrożenia Zintegrowanego Systemu informatycznego
określić zmiany w tak postrzeganej sprawności działania? Samo wdrożenie nie oznacza
przecież jeszcze, że dane są dokładne, procedury przestrzegane, a odpowiednie funkcje
połączone w taki sposób, że wszystkie działające w przedsiębiorstwie procesy są dobrze
skoordynowane i wydajne20.
Otóż zaobserwowano większe zaangażowanie pracowników w organizowanie
pracy w oparciu o wykorzystanie nowych, z ich punktu widzenia, funkcji systemu.
Wspomniane wcześniej konstruowanie raportów i generowanie zestawień mimo, że
wykorzystywane dzięki własnej pomysłowości i dotarciu do tych funkcji okrężną drogą,
służy lepszej organizacji pracy, eliminując żmudne analizowanie całości danych.
Wyodrębnienie istotnych informacji daje możliwość ich opracowania pod kątem
większej wydajności pracy. Wg wyników przeprowadzonej ankiety ponad 1/4
badanych deklaruje dobrą znajomość dostępnych mu funkcji oprogramowania, a prawie
40% stara się je poznać. Można z tego wyciągnąć wniosek, że 65% badanych
użytkowników systemu jest zainteresowanych podnoszeniem swych umiejętności i
dostrzega płynące z tego tytułu z tego korzyści.
Przykład: pracownik odpowiedzialny za kierowanie brygadą monterów
wymieniających wodomierze przeznaczone do legalizacji, tworzy obecnie zestawienie
obejmujące tylko te wodomierze, których okres legalizacji minął, zamontowane w
konkretnym rejonie miasta czy gminy oraz w określonym miejscu montażu np.
pomijając studzienki wodomierzowe, które w okresie zimowym są dla monterów trudno
dostępne. Zestawienie takie zawiera numery fabryczne wodomierzy przeznaczonych do
demontażu, datę ich delegalizacji, nazwiska klientów u których zamontowany jest
konkretny wodomierz, adres oraz lokalizację miejsca montażu. Tak skonstruowana
lista stanowi duże ułatwienie dla brygady monterskiej, a dla kierujących planowymi
remontami jest cenną informacją o poziomie wykonania zadań.

20
Januszewski A., op cit, str. 175

47
 Sprawność systemu rozumiana jako jego niezawodna i pewna praca opiera się
również na kilku elementach. Oczywiście niezwykle istotny przy tym jest poziom
wiedzy pracowników o funkcjonowaniu i użytkowaniu systemu.
Wyniki badania ankietowego pokazują, że ponad 60% użytkowników nie ma
problemu z dostępem do danych, które są mu niezbędne do pracy, co przy wyniku
określającym poziom dostrzegania generowanych przez system błędów na poziomie
42% pokazuje, że weryfikacja i eliminacja błędnych danych jest na wysokim poziomie.
W sumie ponad 90% badanych zaobserwowało występowanie błędów w systemie, choć
nie determinuje to miejsca czy powodu ich powstawania. Niemniej fakt ich
dostrzegania jest o tyle budujący, że na tej podstawie można wyciągnąć wniosek, że
użytkownicy zdają sobie sprawę z wagi rzetelnej pracy systemu i potrafią ją
kontrolować.
Każde narzędzie można przecież popsuć niewłaściwie je obsługując. W tym
zakresie zrobiono zdawałoby się tyle ile należało: przeszkolono pracowników w
obsłudze podstawowych funkcji, ale mimo to wg ankiety nadal ponad 3/4
użytkowników postrzega obsługę systemu jako trudną i skomplikowaną. Nie każdy
użytkownik jest w stanie lub chce się nauczyć korzystać z pełni funkcji występujących
w danym module. Należałoby się zatem zastanowić nad sposobem zmotywowania
pracowników do podnoszenia wiedzy dotyczącej sprawniejszego wykorzystania
możliwości systemu. Na dzień dzisiejszy w żaden sposób nie dostrzega się korzyści z
tych umiejętności, choć powinny one być dla Przedsiębiorstwa cenne i przez nie
doceniane.
Po to aby praca w systemie była oparta o rzetelne dane każdy użytkownik
systemu korzysta z danych już raz wprowadzonych do systemu i zminimalizowano
możliwość dublowania się informacji. Na przykład wprowadzenie do systemu danych
dotyczących klienta w tym samym momencie jest poddawane weryfikacji na podstawie
cech indywidualnych np. nr. PESEL, NIP, adresie. Powtórne wystąpienie którejkolwiek
informacji wywołuje alert informujący o możliwości zaistnienia błędu.
Sprawność działania systemu rozumiana w obu znaczeniach jest zatem
niejednoznaczna choćby z powodu występowania trudności w obsłudze czy znajomości
pełnej funkcjonalności poszczególnych modułów.
Można jednak stwierdzić, że system i jego użytkownicy stanowią sprawnie
działający element Przedsiębiorstwa.

48
 Dzięki wykorzystaniu efektu synergii stworzono na bazie Zintegrowanego
Systemu Informatycznego oraz jego użytkowników nowy jakościowo układ będący
niezawodnym elementem procesu zarządzania Przedsiębiorstwem, dostarczającym
pewne i rzetelne informacje oraz wykonującym bezbłędnie stawiane przed nim zadania.

IV.2 Jakość realizacji usług

Podstawową działalność Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji w Siedlcach
można traktować w dwóch aspektach: jako działalność produkcyjną bądź usługową.
Niezależnie od tego, w jaki sposób będzie się ją postrzegać musi ta działalność
utrzymywać wysoki poziom jakości. W końcu Przedsiębiorstwo dostarcza
mieszkańcom dobro niezbędne do życia każdemu żyjącemu organizmowi.
Ale oprócz wysokiej jakości dostarczanej wody istotny jest również sposób
realizacji tego zadania. Sposób, który poprzez odpowiednie procedury i procesy
zapewni wysoką jakość obsługi i ostatecznie satysfakcję klienta. Zintegrowany System
Zarządzania Jakością wraz ze Zintegrowanym Systemem Informatycznym
wspomagającym zarządzanie mają m.in. na celu stały nadzór nad jakością realizacji
usług oraz jej stałym podnoszeniem.
We wspomnianym badaniu ankietowym przeprowadzonym przez autora, na
pytanie o zmianę w jakości obsługi klientów zdecydowana większość respondentów
odpowiedziała, że nastąpiła poprawa, a 1/4 nie dostrzegła zmiany. Biorąc pod uwagę, że
zdecydowana mniejszość, bo tylko 1 osoba na 31 badanych stwierdziła, że jakość
obsługi klienta się pogorszyła można przypuszczać, że badani wysoko oceniają poziom
realizowanej przez nich usługi. Należy przy tym zaznaczyć, że ta ocena odnosi się do
poziomu jakości obsługi klienta już po wdrożeniu Zintegrowanego Systemu
Informatycznego i z punktu widzenia personelu świadczącego usługę, a nie z punktu
widzenia klienta. Jednakże intencją badania było stwierdzenie czy system w
jakikolwiek sposób wpłynął na poziom obsługi: szybkość jej wykonania, ilość
reklamacji, sposób ich rozstrzygania, możliwość naprawienia błędów. Należy przy tym
wspomnieć, że prawie połowa ankietowanych są to pracownicy mający na bieżąco i
codziennie bezpośredni kontakt z klientami (32% to pracownicy działu obsługi klienta,
a 16% to pracownicy działu eksploatacji sieci wodociągowej i kanalizacyjnej
obsługujący zgłoszenia i usuwanie awarii).

49
 Biorąc pod uwagę pozytywne opinie oraz wyraźne wskazanie w ankiecie większej
szybkości wykonywania dotychczasowych działań przy pomocy Zintegrowanego
Systemu Informatycznego (prawie 80% biorących udział w badaniu użytkowników)
można stwierdzić, że wdrożenie systemu dało pozytywny efekt w aspekcie
wykorzystania go do podnoszenia jakości wykonywanych zadań.

IV.2 Wydajność pracy

Wiele czynników wpływa na poziom wydajności pracy. Zależy ona m.in. od
technicznego uzbrojenia stanowisk pracy, kwalifikacji pracowników, ich motywacji,
jakości przedmiotów pracy, ich produktywności, organizacji i warunków pracy,
warunków bytowych pracowników, stosunków społecznych w przedsiębiorstwie.
Proces wdrożenia Zintegrowanego Systemu Informatycznego spowodował wiele
zmian w funkcjonowaniu Przedsiębiorstwa, umożliwiających zwiększenie wydajności
pracy na wielu stanowiskach.
Zasadnicza zmiana jaka się pojawiła, to sposób podejścia do wykonywanej pracy i
dostrzeżenie jej jako elementu większej całości. Proces wdrożenia unaocznił wszystkim
pracownikom ilość i sposób powiązań miedzy działami i poszczególnymi stanowiskami
pracy. Akcja podjęta na jednym stanowisku wywołuje reakcję na wielu innych. Stąd
pojawiła się świadomość wartości wykonywanych czynności dla realizacji całości
zadań w Przedsiębiorstwie. W większości przypadków ta świadomość jest
niezwerbalizowana, to jest jedynie poczucie jedności, ale wystarczające by poczuć
odpowiedzialność za wykonywaną pracę, na poziomie już nie tylko pojedynczego
stanowiska, ale całej firmy. Odpowiedzialność ta przekłada się wprost na podniesienie
wydajności pracy - jeżeli coś nie zostanie wykonane na czas i we właściwy sposób, to
konsekwencje tego poniosą wszyscy.
Jakościowa zmiana podejścia do pracy pojawiła się wraz w wprowadzeniem
nowego narzędzia pracy jakim stał się komputer wraz z pracującym Zintegrowanym
Systemem Informatycznym. Udział we wdrażaniu, choćby przez uczestnictwo w
szkoleniach wdrożeniowych, czyni pracownika współtwórcą procesów
Przedsiębiorstwa. Pracownik już nie tylko wykonuje polecenia i zadania. On jest
inicjatorem pewnych działań, bierze twórczo w nich udział i stara się by były wykonane
jak najlepiej. Podnosi w ten sposób wydajność nie tylko swojej pracy, ale przez
odpowiednie relacje z innymi współpracownikami, całego Przedsiębiorstwa.

50
 Wdrożenie systemu zaowocowało również modernizacją stanowisk pracy.
Pracownicy dostali do ręki nowoczesne urządzenia, komputery najnowszej generacji,
które poprzez szybkość wykonywania operacji powodują, że łatwiej i przyjemniej się na
nich pracuje. Poziom satysfakcji pracowników również przekłada się na poziom
wydajności.
Poza tym sprawnie i szybko działające komputery dają szybki dostęp do
szerokiego i kompletnego zasobu niezbędnych informacji, a jednocześnie umożliwiają
automatyzację pewnych prac.
Automatyzacja procesów produkcyjnych pozwoliła na przykład na
zcentralizowanie ich nadzoru i kontroli i budowę centralnej dyspozytorni, sterującej
trzema ujęciami wody oraz stacjami jej uzdatniania. Pełen proces produkcji jest objęty
Zintegrowanym Systemem Informatycznym poprzez moduły łączące układy automatyki
z modułem modelowania hydraulicznego wraz z oprogramowaniem wizualizacyjnym
Megabit.

Rysunek 13. Wizualne sterowanie i kontrola stacji napowietrzającej Ujęcia

Sekuła 2
Źródło: opracowanie własne na podstawie materiałów PWiK w Siedlcach

51
 Integracja systemów informatycznych oraz układów automatyki stosowanych w
Przedsiębiorstwie pozwoliła na pełną zdalną i w całości zautomatyzowaną obsługę ujęć
wody. Wiązało się to oczywiście z redukcją zatrudnienia, ale przeprowadzoną w ramach
przesunięcia pracowników do innych zadań oraz wykorzystując przejście niektórych na
emeryturę. Wydajność pracy na pozostałych stanowiskach obsługujących dyspozytornię
zdecydowanie wzrosła, a koszty eksploatacyjne zmalały radykalnie. Jeden z celów
wdrażania sytemu czyli restrukturyzacja kosztów działalności został osiągnięty.
Nie do przecenienia jest również kolejny element wpływający na wzrost
wydajności pracy - stosunki społeczne panujące w miejscu pracy. Czy wdrożenie
nowoczesnych technologii jakim jest niewątpliwie Zintegrowany System Informatyczny
może mieć wpływ na stosunki w miejscu pracy, a poprzez nie na zmiany w wydajności
pracy? Wpływ jest niewątpliwy, tylko czy właściwie skierowany?
Jak wiadomo początkowo pracownicy bardzo sceptycznie odnosili się do
projektu wdrożenia Zintegrowanego Systemu Informatycznego. Nie mając przekonania
co do sensowności takiego przedsięwzięcia lecz wiedząc, że jego realizacja z pewnością
nastąpi, byli pełni obaw co do swojej przyszłości a przez to pracowali zdecydowanie
mniej wydajnie. Narastająca niepewność, obawa o miejsce pracy, przesunięcia kadrowe,
zmiany stanowisk to wszystko powodowało, że stosunki w Przedsiębiorstwie stawały
się coraz bardziej napięte. Dopiero etap prac przedwdrożeniowych, w którym wielu
pracowników wzięło udział poprzez szkolenia, testy oprogramowania, prace
koncepcyjne spowodowało dostrzeżenie korzyści zastosowanych rozwiązań i rozwiało
obawy większości pracowników. Zaangażowanie wszystkich zaś użytkowników
systemu w proces jego wdrożenia z różnym skutkiem, ale w większości spowodował
wydajniejszą pracę i pełniejsze wykorzystanie kompetencji i umiejętności. Świadczą o
tym również wyniki ankiety: Większość, około 58% respondentów uważa, że łatwiej im
wykonywać swoją pracę, a ponad 70% twierdzi, że szybkość wykonywanych przez nich
przy pomocy komputera operacji zwiększyła się. Potwierdza to również ocena
prędkości wykonywania zadań, którą potwierdza również około 70% respondentów.
Zmiana stosunków w pracy zaowocowała również poprawą integracji pracowników
różnych działów. Ponieważ procesy zachodzą obecnie w ramach całej firmy, a nie tylko
poszczególnych komórek, działania w jednej z nich są odczuwane natychmiast w całej
firmie. Uruchomiło to mechanizmy samokontroli i wewnętrznej dyscypliny oraz

52
wzajemnej pomocy mającej pomagać realizować zadania obrębie całego
Przedsiębiorstwa. W realizacji zadań w ramach Zintegrowanego Systemu
Informatycznego prawie 20% badanych użytkowników korzysta z pomocy kolegów.
Zacieśniły się więzy współpracy w komórkach i w całej firmie.
Wydajność pracy będąca efektem działań na wielu płaszczyznach związanych z
wdrożeniem Zintegrowanego Systemu Informatycznego zdecydowanie wzrosła , mimo
że procesy zainicjowane tym działaniem nie osiągnęły zakładanego poziomu. System
nie osiągnął jeszcze pełnej funkcjonalności więc należy przypuszczać, że w przyszłości
efekty zostaną zwielokrotnione i wydajność, jakość usług oraz sprawność całego
systemu jeszcze wzrośnie.

53
Podsumowanie
W niniejszej pracy zawarto opis doświadczeń Przedsiębiorstwa Wodociągów i
Kanalizacji w Siedlcach z organizacji wdrożenia Zintegrowanego Systemu
Informatycznego wspomagającego zarządzanie firmą.
Opisano i oceniono proces wdrożenia obejmujący jedynie w wybrane elementy.
Pełne efekty ekonomiczne wykorzystania Zintegrowanego Sytemu Informatycznego
będą znane dopiero po osiągnięciu pełnej funkcjonalności systemu, dlatego skupiono się
jedynie na pewnych szczególnych aspektach funkcjonowania firmy w oparciu o
Zintegrowany System Informatyczny, takich jak na przykład efektywność jego
wykorzystania, tym bardziej, że na wykorzystanie niektórych danych np. dotyczących
wartości umownej zakupu i wdrożenia systemu nie uzyskano zgody zainteresowanych
firm. Stąd wynikła konieczność koncentracji na zagadnieniach społecznych wdrożenia,
efektach dostrzegalnych, ale nie dających się policzyć jak wzrost sprawności czy
jakości obsługi. W tym przypadku posłużono się badaniem ankietowym mającym za
zadanie w pewnym stopniu zobiektywizować ocenę zrealizowanego przedsięwzięcia.
W przygotowaniu pracy napotkano wiele trudności z dotarciem do materiałów
źródłowych, dotyczących sposobu realizacji wdrożenia. Nie pracują już w
Przedsiębiorstwie osoby, które podejmowały decyzje w sprawach merytorycznych,
dotyczących funkcjonalności systemu, utrudniony jest dostęp do dokumentacji
wdrożeniowej np. protokołów odbioru, czy choćby instrukcji obsługi. W sprawach
dotyczących bieżącego nadzoru i obsługi działania kompetencje pozostają w gestii
dwóch firm Unisoft i Megabit, których pracownicy nie są upoważnieni albo nie
posiadają wiedzy niezbędnej do udzielenia wiarygodnych i wyczerpujących informacji
dotyczących metodyk i procedur wdrożenia.
Należy przy tym zauważyć, że sama dziedzina działalności jaką są wdrożenia
Zintegrowanych Systemów Informatycznych jest stale rozwijana i modyfikowana, stąd
trudność w jej usystematyzowaniu. Dostępna literatura w większości prezentuje
uniwersalne metodyki realizacji projektów IT, nie uwzględniające specyfiki wdrożeń
Zintegrowanych Systemów Informatycznych. Obok warstwy technologicznej
przedsięwzięcia te obejmują przede wszystkim warstwę organizacyjną, co wymaga
zaangażowania w ich realizację wszystkich działów przedsiębiorstwa. W literaturze
natomiast oraz w praktyce przedsiębiorstw informatycznych funkcjonują albo

54
rozwiązania odnoszące się do konkretnych systemów albo na tyle ogólne, że nie do
wykorzystania w konkretnym przypadku.
W pracy starałem się opisać metodykę wdrożenia systemu i korzyści jakie
wynikają z właściwej organizacji tego procesu, a także efekty jakie może przynieść
odpowiednie wykorzystanie funkcji Zintegrowanego Systemu Informatycznego.
Integracja procesów zachodzących wewnątrz przedsiębiorstwa, zaangażowanie
pracowników w budowę jakościowo nowych struktur, wdrożenie nowoczesnych
technologii, pełniejsze wykorzystanie istniejących zasobów - to wszystko nastąpiło
dzięki wdrożeniu Zintegrowanego Systemu Informatycznego.
Przy jego pomocy zaś wzrasta wydajność pracy, sprawność działania
przedsiębiorstwa oraz podnosi się jakość świadczonych usług, spadają koszty,
osiągnięto szybki dostęp do niezbędnych danych i informacji na temat zachodzących w
przedsiębiorstwie procesów i zjawisk.
Można zatem uznać, że założone cele wdrożenia Zintegrowanego Systemu
Informatycznego wspomagającego zarządzanie osiągnięto.

55
Bibliografia
1. Adamczewski P., Zintegrowane Systemy Informatyczne w praktyce,
Wydawnictwo MIKOM, Warszawa 2004
2. Gunia G., Wdrażanie zintegrowanych systemów informatycznych, Wydawnictwo
Fundacji Centrum Nowych Technologii, Bielsko Biała 2009
3. Januszewski A., Funkcjonalność informatycznych systemów zarządzania, Tom I,
WN PWN, Warszawa 2008
4. Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 30 marca 2005 r. w sprawie
rodzajów przyrządów pomiarowych podlegających prawnej kontroli
metrologicznej oraz zakresu tej kontroli
5. Tomaszewski K., Ładno H., 50 Lat Siedleckiej Spółdzielni Mieszkaniowej,
Siedlecka Spółdzielnia Mieszkaniowa, Siedlce, 2009
6. Ustawa o rachunkowości z dn. 29.09.1994 r. z późniejszymi zmianami w wersji
obowiązującej od 01.01.2002 r.
7. Ustawa z dnia 11 maja 2001 r. Prawo o miarach; Dz.U. 2004 r. Nr 243 poz.
2441
8. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. „Prawo zamówień publicznych”; Dz.U. z
2006 Nr 164
9. Ustawa z dnia 7.06.2001o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym
odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2001 r. nr 72 poz. 747 )
10. Weryńska R., Tomaszewski A., Efektywność Informatycznych Systemów
Wspomagających Zarządzanie w Przedsiębiorstwach Produkcyjnych, materiały
konferencyjne, V Konferencja Informatyki Stosowanej, Państwowa Wyższa
Szkoła Zawodowa w Chełmie, 2006

Źródło internetowe:
1. http://www.ebip.com.pl/pwik/s3-0-przetargi.biezace.htm

56
Załącznik 1

Załącznik 1. Schemat organizacyjny PWiK Sp. z O.O. w Siedlcach

Źródło: materiały PWiK w Siedlcach

57
Załącznik 2

Załącznik 2. Harmonogram wdrożenia Zintegrowanego Systemu

Informatycznego
Źródło: opracowanie własne na podstawie materiałów PWiK w Siedlcach

58
Załącznik 3

59
Załącznik 3. Wynik ankiety "Ocena efektywności systemu informatycznego"
Źródło: opracowanie własne

60
Spis rysunków

Rysunek 1. Certyfikat Zintegrowanego Systemu Zarządzania.........................8

Rysunek 2. Zintegrowany System Informatyczny a otoczenie

przedsiębiorstwa............................................................................................................13

Rysunek 3. Model działania przedsiębiorstwa..................................................15

Rysunek 4. System informatyczny wspomagający zarządzanie systemem

wykonawczym................................................................................................................16

Rysunek 5. Wizualna kontrola automatycznego procesu filtracji ..................18

Rysunek 6. Schemat Zintegrowanego Systemu Informatycznego..................21

Rysunek 7. Widok interfejsu użytkownika podsystemu billingowego WODA

firmy Unisoft..................................................................................................................23

Rysunek 8. Moduł modelowania hydraulicznego Mb_GIS firmy Megabit....24

Rysunek 9. Model implementacji Zintegrowanego Systemu Informatycznego

.........................................................................................................................................28

Rysunek 10. Struktura funkcjonalna Zintegrowanego Systemu

Informatycznego............................................................................................................33

Rysunek 11. Widok interfejsu modułu Biuro obsługi klienta firmy Unisoft. .40

Rysunek 12. Mapa cyfrowa wykorzystywana w PWiK Siedlce.......................41

Rysunek 13. Wizualne sterowanie i kontrola stacji napowietrzającej Ujęcia

Sekuła 2...........................................................................................................................51

61
 Spis tabel

Tabela 1. Cechy decydujące o przydatności informacji...................................31

Tabela 2. Klasy wdrożeń zintegrowanych systemów informatycznych..........45

Tabela 3. Cechy ludzi i komputerów prowadzące do synergii.........................46

Spis załączników

Załącznik 1. Schemat organizacyjny PWiK Sp. z O.O. w Siedlcach...............57

Załącznik 2. Harmonogram wdrożenia Zintegrowanego Systemu

Informatycznego............................................................................................................58

Załącznik 3. Wynik ankiety "Ocena efektywności systemu informatycznego"

.........................................................................................................................................60

62