EN QU AYUDA LA DIRECCIN DE PROYECTOS EN LA EMPRESA?

Ignacio Orrego Corcuera (PMO2Win Consultores Ltda.)

Hay una frase para el bronce que he visto atribuida a diversos autores en Internet: "Si
crees que la formacin es cara, prueba con la ignorancia". Magistral. Aqu podramos
hacer un pequeo ajuste y decir: "Si crees que la implementacin de un rea de
Direccin de Proyectos en tu empresa es cara prueba a no hacerlo".
Valga este prembulo para introducir el tema de esta semana. Es que hemos decidido
hacernos una pregunta de Perogrullo: qu beneficios obtiene una empresa en el
corto, mediano y largo plazo al implementar una metodologa de direccin de
proyectos?
En muchos casos de hecho, en la mayora de las empresas y organizaciones de todo
tipo, incluidas las estatales los proyectos no terminan en el plazo previsto, ni se
ajustan a los costos estimados. Tampoco los resultados logran tener el alcance
buscado.
Por qu ocurre esto?
Vamos por parte.
Imaginemos por un momento que nos traemos entre manos un proyecto de una nueva
planta de produccin que generar ingresos por unos 10 millones de dlares al ao
con utilidades de 1,5 millones.
Hagamos el ejercicio partiendo por algunos supuestos:
Supongamos que la fecha fijada para el comienzo de la produccin fue el 30 de
septiembre del ao 2012 pero que, debido a dificultades de diversa ndole, este inicio
se ha postergado para marzo de 2013. Pues bien, seis meses de retraso le ocasionarn
a la empresa prdidas por unos 5 millones de dlares. Por su parte, esta prdida de
ingresos proyectados generar a su vez un menoscabo de unos 750 mil dlares por
concepto de utilidades.
Este tipo de percances sucede mucho ms de lo que se imagina la mayora de la gente.
En este caso hipottico, queda ms que claro el beneficio que la implementacin de un
rea o departamento de Direccin de Proyectos le aportara a esa organizacin en
particular.
A este gnero de contratiempos hay que agregar muy frecuentemente el alto nivel de
improductividad en los mismos proyectos, factor que, multiplicado por todos los
proyectos que se llevan a cabo en el curso de un ao, acrecienta las prdidas de las
empresas hasta llegar a niveles difcilmente dimensionables.

En este punto queremos dejar sentado un concepto de vital importancia en nuestra

disciplina: LOS PROYECTOS NO TERMINAN MAL PARTEN MAL. Esto es taxativo. No
hay ms. Alguien dijo una vez: "Un proyecto se atrasa un ao de da en da". No hay
nada ms cierto.
Gestin de Proyectos
Bsicamente la gestin de proyectos consiste en conseguir que la ejecucin de un
proyecto se produzca dentro de los lmites de un marco de tiempo predeterminado,
respetando a su vez los alcances, especificaciones de calidad y pautas presupuestarias
establecidas de antemano.
Los proyectos son procesos muy dinmicos. Suele suceder que muchos proyectos que
en el papel asoman como exitosos fracasen estrepitosamente sin que sus responsables
sepan muy bien la razn de su naufragio. Y es que hasta las ideas ms brillantes
pueden fracasar de manera rotunda si no se pone especial cuidado en las formalidades
que contribuyen a que su materializacin calce con la realidad. Una cosa es pensar el
cuadro y otra pintarlo. Si fuera tan sencillo todos podramos pintar la Mona Lisa o la
ltima Cena, slo por citar un par de ejemplos de proyectos exitosos, en este caso
pictricos.
Las virtudes de Da Vinci, volcadas brillantemente en la superficie impoluta de los
lienzos o muros en que materializ su arte, corresponden a la maestra en el uso de
pigmentos y pinceles. Lo mismo sucede con el Director de Proyectos, cuyos materiales
son los atributos propios de la gestin de proyectos: liderazgo, visin, iniciativa,
conocimiento del entorno, habilidades de comunicacin, inteligencia emocional,
capacidad de resolucin de conflictos, etc.
Dirigir, administrar un proyecto significa hacer bien las cosas. En todas las oficinas de
los Directores de Proyectos debiera haber un letrero que diga NO ME APUREN,
TENGO PRISA. Pues si en tantas organizaciones hay tiempo para hacer dos o tres
veces las mismas cosas por qu no hacerlas bien a la primera? Se entiende?
Respondiendo a nuestra pregunta inicial
En qu ayuda la direccin de proyectos en la empresa? La respuesta es muy simple: la
Direccin de Proyectos ayuda a disminuir la ineficiencia y a ser ms productivos. Esto
es como decir que dos ms dos son cuatro. Por regla general hacer bien las cosas trae
como consecuencia casi inevitable, entre otras cosas, el cumplimiento de los objetivos
trazados y la materializacin de las ideas esbozadas en el papel. Estamos hablando, en
suma, de la satisfaccin del trabajo bien hecho, de la superacin, del xito.
Pero, en general, en las empresas se mira la solucin puntual de los problemas
satlites dejando de lado la solucin general.
Con tanta frecuencia se privilegia el tema tcnico por sobre la capacidad de gestin. Se
da respuesta a qu vamos hacer y cmo pero no se analizan los riesgos, las

amenazas, los problemas potenciales y, menos an, se hace un anlisis de los

proyectos anteriores. Es decir, se pasa por alto las lecciones aprendidas.
Segn el dicho, el hombre es el nico animal capaz de tropezar dos veces con la misma
piedra. Es lo que ocurre con las organizaciones que no aprenden de su historia: se
siguen cometiendo los mismos errores permanentemente. Se siente uno tentado a
decir, se equivocan con premeditacin y alevosa.
Adems, las reuniones son muy tcnicas y no se transparentan los problemas. Todo se
mira desde la vereda del frente. Es el otro el que tiene la culpa! (excusa a menudo
utilizada justo cuando el otro no est en la habitacin).
La mayora de los fracasos de los proyectos se deben a la ocurrencia de cambios en los
objetivos estratgicos, a la falta de respaldo de la alta gerencia, a la mala utilizacin de
metodologas de trabajo y a problemas de relaciones humanas, es decir, a la mala
comunicacin, el mal manejo de conflictos, la resistencia al cambio, etc.
El desafo principal para quienes deciden liderar el cambio de enfoque es gestionar el
cambio cultural implcito en la aplicacin de los nuevos mtodos de gestin. Pero el
premio por hacerlo es grande y se reflejar en la rentabilidad de la empresa, el
crecimiento, el incremento de la competitividad, etc.
En palabras del reconocido experto en desarrollo personal, Paul J. Meyer: Cristaliza
tus metas. Elabora un plan para alcanzarlas. Fjate una fecha lmite. Entonces, con
suprema confianza, lleva adelante tu proyecto".
Eso es, exactamente lo que hace la Direccin de Proyectos