Podstawy efektywnych wystpie publicznych

poradnik dla pomysodawcw projektw w ramach warszawskiego budetu partycypacyjnego

Poniszy poradnik autorstwa Ralpha Talmonta powsta z myl o mieszkacach Warszawy, ktrzy zgosili projekty do budetu
partycypacyjnego i ktrzy w trakcie tego procesu bd prezentowa je innym warszawiakom, starajc si zdoby ich poparcie
dla swoich propozycji.
Prezentacja projektw i dyskusja mieszkacw na ich temat to jeden z kluczowych etapw budetu partycypacyjnego.
To wtedy mieszkacy maj okazj wsplnie zastanowi si nad tym, co jest ich spoecznoci najbardziej potrzebne, a take
wypyta pomysodawcw o szczegy ich propozycji. To take szansa na zdobycie wiedzy i wyrobienie sobie opinii, by zagosowa
w sposb bardziej wiadomy.
Punktem wyjcia do takiej dyskusji jest prezentacja projektw. Nie jest to atwe zadanie. Projektodawcy musz zmierzy si
z sytuacj wystpu przed publicznoci, ktr trzeba zainteresowa i przekona do swojego pomysu.
Ten krtki poradnik stanowi rdo najwaniejszych wskazwek na temat tego, jak przygotowa si do prezentacji swojego
pomysu w sytuacji publicznego spotkania z mieszkacami. Podpowiada m.in. jak zaplanowa wystpienie i jak poradzi sobie
z niewielk iloci czasu, ktr mamy na takich spotkaniach na porwanie suchaczy.
Mamy nadziej, e zebrane tu rady bd przydatne nie tylko dla projektodawcw przy kolejnych edycjach budetu partycypacyjnego w Warszawie, ale te w innych sytuacjach, gdy aktywni mieszkacy bd chcieli rozmawia o swoich pomysach
na zmiany w lokalnych spoecznociach. Oby takich okazji zdarzao si jak najwicej.
Zapraszamy do lektury!
Centrum Komunikacji Spoecznej Urzdu m. st. Warszawy,
Pracownia Bada i Innowacji Spoecznych Stocznia

Jak najlepiej przedstawi Twj pomys

Prezentacja to po prostu zakomunikowanie tego, co chcesz
powiedzie, ujte w proste i bezporednie sowa. Gwnym
celem jest to, aby widownia zrozumiaa, na czym Ci zaley, jako
e nie bdziesz mie czasu na szczegowe opisy. Chodzi jedynie
o to, eby wszyscy zapamitali Twj pomys jako co wartego
uwagi i dalszego rozwaenia. Jeeli trafisz do nich tak efektywnie,
e od razu zadecyduj o tym, jak bd gosowa, uzyskasz znakomity wynik, jednake bardziej realistycznym celem jest pozytywne przedstawienie Ciebie i pomysu, a w efekcie zaproszenie
ludzi do dalszego zapoznania si z nim.
Twoje wystpienie powinno wzbudzi zainteresowanie i pozwoli
widowni na wyobraenie sobie tego, jak bdzie wyglda
rzeczywisto po realizacji przedstawionych przez Ciebie propozycji jak poprawi si ycie w Waszej dzielnicy dziki wdroeniu
Twojego pomysu.
Ustanowiony limit czasu nie pozwoli Ci prowadzi gbokich dywagacji, a wic duo bardziej efektywne bdzie przekazanie widowni trzech gwnych aspektw tego, co chcesz zaprezentowa:

znaczenia dopty, dopki jasno nie okrelisz co stanowi przedmiot Twojej prezentacji i dla-czego wanie to.
Podstawowe zasady wystpienia z pomysem s bardzo proste,
ale wymagaj sporego zaangaowania przy wdraaniu w ycie:
efektywna prezentacja to zwize przedstawienie faktw i argumentw w taki sposb, aby to, co jest w Twojej gowie, trafio
najprociej i w jak najwikszym stopniu do gw suchaczy. Samo
wystpienie to dopiero poowa sukcesu. Druga cz to zrobienie tego tak, aby wszyscy wynieli ze spotkania najwaniejsze
zaoenia i cele Twego pomysu. Zakadajc, e bd sucha
wielu wystpie, poniewa mnstwo ludzi bdzie przedstawia
rozmaite pomysy to Twoim zadaniem jest zrobienie takiego
wraenia na suchaczach, ktre kae im zapamita Ci na
tyle wyranie, aby w momencie oddawania gosu nie mieli
wtpliwoci, e wanie Tobie naley si zwycistwo. Celem Twej
prezentacji jest wic wzbudzenie pozytywnych emocji wok
pomysu, jak te podanie wystarczajco przekonujcych danych
i informacji, aby te emocje podbudowa czym wymiernym.

Pierwsze dwa s fundamentalnie wane, natomiast trzeci,

mwicy o tym, jak co ma by wykonane, nie ma najmniejszego

Kilka wanych rzeczy na pocztek

Rozplanuj dany Ci czas tak, aby nawiza kontakt z publicznoci,
bez popiechu przedstawi to, co najwaniejsze, i uatwi
ludziom zapamitanie, kim jeste i o czym mwisz. Uatw im
to na tyle, aby Ci polubili i zapamitali. Znakomity efekt
uzyskasz, jeeli dua cz widowni zapamita jeden albo dwa
gwne punkty z Twojego wystpienia zwaszcza e bd
sucha naprawd wielu innych ludzi.
Nie prbuj wypeni caego danego Ci czasu mas faktw
i danych. Nie chodzi o to, e nikogo w ten sposb nie przekonasz,
ale po prostu w bardzo efektywny sposb natychmiast zamkniesz
ludziom uszy. Przytaczanie mnstwa danych statystycznych lub
litanii faktw to przeytek z dawnej epoki i mija si z celem.
Widownia zapomni je, zanim skoczysz, i zamiast Ci polubi
uznaj, e jeste mistrzem efektywnego zanudzania.

Przygotowanie
Rozpisz na papierze, co chcesz powiedzie. Dostosuj ilo informacji, ktre pragniesz przekaza, do iloci czasu, ktry bdzie Ci
dany, pamitajc o zostawieniu paru minut na pytania.
Nakrel gwn ide Twojego pomysu co chcesz uzyska, dla
kogo, gdzie i kiedy. Gdzie tkwi problem i jak Twj pomys lub
Twoje rozwizanie pomoe go zredukowa lub zniwelowa.
Rozbij to na kilka gwnych nurtw, pod kadym dodaj troch
wicej informacji. Poukadaj w odpowiedniej kolejnoci.
Rozwi najwaniejszy aspekt, sprawdzajc, czy odpowiadasz na
pytania Co?, Dlaczego? i Jak?
Uzasadnij, dlaczego wanie Twj pomys powinien zosta
wybrany. Uywaj przy tym obiektywnych faktw, ktre bd
w stanie przekona Twoich widzw, ktrzy potem bd
gosowa na projekty. Stwierdzenia takie jak to powinno by
zbudowane, to im / nam si naley, nie s oczywicie ani
obiektywne, ani te nie s faktami. Stwierdzenia takie jak nasza
dzielnica potrzebuje tej infrastruktury, bo bez niej seniorzy
maj bardzo utrudniony dostp do
lub dzieci
z naszego osiedla bd mogy dojecha
o poow
szybciej ni dotychczas podkrelaj informacj i powody, dla
ktrych ten, a nie inny pomys powinien by wybrany.

Przedstaw wystarczajc ilo informacji, aby widzowie mogli

zrozumie Twj pomys, ale nie zalewaj ich szczegami. Jeeli
przedstawiasz dane, to musz one by realistyczne. Gruszki nigdy
jeszcze nie zostay znalezione na adnej z wielu naszych wierzb,
pomimo e ich od dawna szukamy :)
Przeczytaj kilka razy krytycznym okiem i okrel, czy tekst oddaje wystarczajco Twoje podstawowe przemylenia? Czy jest on
interesujcy dla publicznoci? Co doda? Co uj?
To, co jest wane, musi by przedstawione na samym
pocztku. Pamitaj, aby zacz od tego, co najistotniejsze,
a potem jeli nawet si rozgadasz i zapomnisz o czasie, a moderator poprosi Ci o skoczenie wypowiedzi, to przynajmniej
to, na czym Ci najbardziej zaleao ju bdzie powiedziane.

Szablon na przygotowanie efektywnego wystpienia

Przedstaw Twj pomys w jednym zdaniu: (np. Proponuj,
abymy w
zbudowali
, tak abymy
mogli
)

w tak prosty sposb, e

). Poka, e ycie bdzie
lepsze przez to, e Twj projekt zosta zbudowany / wdroony.

Okrel, jaki problem istnieje w tym momencie i w jaki sposb

Twj pomys przyczyni si do usunicia niedogodnoci: uywaj
bezporedniego jzyka, ale nie wykorzystuj tego wystpienia jako
forum, na ktrym wygarniesz komu za to, e problem istnieje (np. codziennie w drodze do pracy widz jak
,
co mnie strasznie denerwuje. Zakadam, e Was to te moe
denerwowa, skoro problem ten istnieje od
i niejednokrotnie ju
).

Jeeli uwaasz, e w tym momencie bdziesz mie jeszcze troch

czasu, to dodaj kilka szczegw lub rozwi wtek tego, w jaki
sposb Twj projekt moe by wykonany.

Zakocz jakim mocnym elementem: (np. podobne rozwizania

wprowadzone w ycie we Wrocawiu spowodoway, e po roku
, a liczba
spada dwukrotnie).

Opisz to, jak Twoja dzielnica / osiedle / okolica bdzie wyglda,

gdy Twj pomys wejdzie do realizacji: (np. po wprowadzeniu tego pomysu w ycie
bd w stanie,

Elementy graficzne
Podczas prezentacji nie bdzie moliwoci uycia laptopa i projektora, a wic jakiekolwiek pomoce wizualne musz si zmieci
na planszy, ktr bdziesz w stanie podnie i pokaza widowni.
Co powinno by na tej planszy? Oczywicie to, co pozwoli Ci
przekona ludzi do racji Twego pomysu. Moe to by grafika
stworzona tak, aby pokaza, jak okolica bdzie wyglda po
wdroeniu Twego pomysu. Moe to by np. zdjcie tego, jak podobny projekt zosta wykorzystany w innym miecie lub innym
kraju. Jeeli nie masz wystarczajco dobrych i przekonujcych
elementw wizualnych (pamitaj, masz tylko kilka minut na ca
prezentacj), to lepiej, aby Twoja plansza, jeeli bdziesz chcia jej
uy, bya bardzo prosta i zawieraa jedynie tytu / nazw Twego
pomysu i jedno zdanie go opisujce. Nadmiar tekstu rozproszy
uwag widowni, zamiast pozwoli jej lepiej zrozumie Twj
pomys oraz to, w jaki sposb ma on polepszy ich ycie.

Prba generalna
Trening naprawd czyni mistrza. Przewicz swe wystpienie kilka
razy niekoniecznie przed lustrem, ale na przykad nawet przed
pustym krzesem. Oczywicie jeszcze lepiej jest to zrobi live
przed rodzin lub znajomymi. Jeeli nie dasz rady przed nimi, to
jak dasz rad przed sal nieznajomych?

Jak nie zapomina

Prawdopodobnie najlepsz wskazwk jest nie prbuj wyuczy
si tekstu na pami, szczeglnie, jeeli nie masz dowiadczenia
w wystpowaniu przed publicznoci. Prbowanie wyuczenia
si tekstu jak aktor bdzie cikim wyzwaniem. Duo lepszym
pomysem jest zapamitanie gwnych punktw, o ktrych
chcesz mwi.
Istnieje wiele technik pomocnych w ich zapamitywaniu, na
przykad wizualizacja Twojego wystpienia jako spaceru dobrze znan ulic. Przypisz do kadego domu, skweru lub zakrtu
jeden z tych gwnych punktw, ktre chcesz poruszy. Wtedy gdy
pjdziesz w wyobrani t ulic, atwiej Ci bdzie pamita to,
o czym chcesz opowiedzie i w jakiej kolejnoci.

Jak ju dostaniesz mikrofon

Na pewno nie pukaj w niego i nie pytaj syszycie to?. Jeeli nie
bdzie Ci sycha, to kto to zaraz poprawi.
Gboki oddech, umiech i jazda!
Trzymaj mikrofon blisko ust, najlepiej odrobin pod brod. Jeeli
gestykulujesz, to uywaj drugiej rki. Do trzymajc mikrofon
moesz oprze o pier - atwiej Ci bdzie j tam zatrzyma. Nie
zmieniaj odlegoci miedzy ustami a mikrofonem, bo spowoduje
to zmiany w gonoci, a te nie sprzyjaj zrozumieniu wystpienia
przez publiczno.
Pamitaj te o postawie stj w pewnej pozycji, nie krzyuj
rk na piersi, nie garb si a gow trzymaj podniesion. Musisz
pamita, e swoj postaw ciaa wpywasz na odbir zarwno
Ciebie , jak i Twojej prezentacji.

Zapraszamy do obejrzenia tych wystpie, nagranych na rnych

wydaniach warszawskiej konferencji TEDxWarsaw. Zwrcie
uwag na tempo wystpienia, jak te na szczegy: np. jak mwcy radz sobie z rkoma podczas prezentacji lub jak podkrelaj
wane elementy przez ton gosu lub gestykulacj.
http://www.youtube.com/watch?v=CAtHwiOMSCk Edi Pyrek
http://www.youtube.com/watch?v=2-_tJd9FFK0 Adam Wajrak
http://www.youtube.com/watch?v=9nojoST_0ak Karolina Sulej
http://www.youtube.com/watch?v=gAZA7QOjw7c Cezary Wjcik
http://www.youtube.com/watch?v=vgayv1xu4sA Barbara Kinga Majewska
http://www.youtube.com/watch?v=KjG7GYhBBgI Piotr Wardawy
http://www.youtube.com/watch?v=KjA5oVcvxq8 Grzegorz Piechota
http://www.youtube.com/watch?v=b9oQ-vczuj8 Magorzata Chmielewska
http://www.youtube.com/watch?v=G3WDZ9PthJc Kuba Urbaski

Zwracaj si do caej widowni, to znaczy spogldaj dookoa

w spokojny, zrelaksowany sposb, ale te zatrzymaj wzrok na
kilku osobach, tak aby mogy poczu, e to wasnie do nich
bezporednio mwisz.

10

Autor: Ralph Talmont, talmont.com

Pracownia Bada i Innowacji Spoecznych Stocznia powstaa w celu krytycznego

i rzetelnego opisywania wyzwa dotyczcych ycia spoecznego w Polsce oraz
poszukiwania i upowszechniania skutecznych, innowacyjnych i opartych na partycypacji obywatelskiej metod reagowania na nie.
Projekt finansowany przez m. st. Warszawa

Grafika: Ewa Brejnakowska-Joczyk, www.ewa-bj.pl

11