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DE
PROCESOS
ADMINISTRATIVOS 2
NIDIA IRASEMA
GIORGIS RAMAZZINI DE OROZCO
!
!
A:
Mi amado Seor,
EOP,
Mi amada Madre,
Juan Pablo, Claudia, Jos
Gabriel, Pedro Jos y Ana Luca
(You are the sunshine of my
life)
Por su continuo amor y apoyo
CONTENIDO
LosqueabusandelpodernotienentemorreverencialhaciaDios,ynoamanasu
puebloRickWarren
CAPTULO 1
ENFOQUE DE SISTEMAS EN EL DESARROLLO
DE LAS ORGANIZACIONES
1.1
1.2
1.3
Concepto de sistema
Enfoque sistmico y modelo IPO
Descomposicin jerrquica de los sistemas
Autoevaluacin
Caso de estudio
9
11
15
21
22
CAPTULO 2
IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS
2.1
2.2
2.3
2.4
25
26
29
37
43
44
CAPTULO 3
ESTUDIOS Y ALCANCES DE LOS SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
3.1
3.2
3.3
3.4
47
50
54
58
61
62
CAPTULO 4
CMO LOGRAR UNA ORGANIZACIN EFECTIVA
4.1
4.2
4.3
65
68
72
77
78
CAPTULO 5
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
Sistemas de informacin
Implicaciones de los niveles de administracin en
el anlisis de sistemas de informacin
Tipos de sistemas de informacin
Qu es y qu no es un sistema formal?
Importancia de la informacin en los sistemas
Autoevaluacin
Caso de estudio
81
84
85
93
95
97
98
CAPTULO 6
ENFOQUES PARA LA CONSTRUCCIN
DE SISTEMAS
6.1
6.2.
6.3.
6.4
6.5
101
102
104
106
116
122
123
CAPTULO 7
HERRAMIENTAS
DE
DIAGNSTICO
DESARROLLO DE LAS ORGANIZACIONES
7.1
7.2
7.3
7.4
Recopilacin de datos
Confirmacin de la informacin obtenida
Tcnicas de investigacin
Informe preliminar de la recoleccin de informacin
Autoevaluacin
Caso de estudio
127
131
132
149
150
151
EN
EL
CAPTULO 8
INFORME FINAL DEL ANLISIS
8.1 Contenido del informe
8.2 Quines deben recibir el informe?
8.3 La mejor forma de elaborar el informe
Autoevaluacin
155
158
158
160
GLOSARIO
BIBLIOGRAFA
EJERCICIOS
161
171
173
PREFACIO
Es un gusto para m presentar esta edicin revisada del texto de Automatizacin de
Procesos Administrativos 2. Se han remozado muchas secciones del mismo.
Adems, se han incluido casos de estudio al final de cada captulo. Los ejercicios se
centran en la aplicacin de conceptos y en herramientas para promover destrezas de
pensamiento superior en los estudiantes.
El anlisis de sistemas es un proceso deductivo muy interesante, que requiere de
sentido comn, conocimientos tcnicos y administrativos, facilidad de comunicacin
con las personas, entre muchas cosas. El analista de sistemas, quien realiza el
anlisis, debe poseer caractersticas que le faciliten realizar su trabajo.
El captulo 1 cubre los conceptos bsicos del anlisis de sistemas. El lector aprender
la definicin de sistema, conocer el enfoque sistmico y la descomposicin jerrquica
de los sistemas. Adems, se presenta el modelo IPO y los enfoques de caja negra y
caja blanca. En el captulo 2 comprender la clasificacin de los sistemas y la relacin
de los mismos con la organizacin. En el captulo 3 se analiza el sistema
administrativo, sus componentes y su ambiente. Asimismo, la organizacin como
actividad administrativa, los principios de la organizacin y la estructura
organizacional.
En el captulo 4 se da respuesta a la pregunta cmo lograr una organizacin
efectiva?
Se repasan algunos de los trminos relacionados con el proceso
administrativo y la organizacin. Por ltimo se dan consejos y sugerencias para la
integracin de un equipo efectivo de trabajo.
El captulo 5 es importante ya que presenta los diferentes sistemas de informacin y
reflexiona acerca de la importancia de la informacin en los sistemas.
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No hay nada que Dios no est dispuesto a hacer por una persona
que vea la visin que l tiene Rick Warren
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! Aplicar la definicin de sistema y el
enfoque sistmico en la solucin de
problemas en la organizacin
! Utilizar el modelo EPS (IPO) para
visualizar la organizacin
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*"(*2-($/!)7'
'
! Propone soluciones a problemas en
la organizacin al aplicar el concepto
de sistema
! Propone
soluciones
para
la
organizacin al usar el enfoque
sistmico y modelo IPO
http://evaluanet.galileo.edu/
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!"#$%&$'()*+(!*,#-La eficacia en el liderazgo pblico est determinada por la vida privada del lder
Un automvil puede ser analizado como un sistema. Tiene un motor, llantas, asientos,
timn, as como otros componentes. Cada uno de estos componentes existe
independiente uno de otro. Sin embargo, puede que un timn no resulte funcional fuera
del sistema al que est integrado.
Estos elementos se integran y relacionan y
producen un resultado: el vehculo se mueve y traslada a sus ocupantes y su carga.
Otro aspecto importante a analizar es que cada uno de estos componentes, a su vez,
puede ser analizado como un sistema. El motor del automvil est integrado por
diferentes componentes que al relacionarse producen un resultado. En el caso del
motor, los otros componentes del automvil forman el ambiente en que ste se
desenvuelve. Se comunica a travs de los insumos que son trasladados. Produce un
cambio sobre estos insumos y luego se comunica de nuevo con su ambiente. Es
comn que se utilice sistema elctrico del vehculo, sistema de transmisin, etc. Si
analizamos el conjunto de automviles en una ciudad, unido a los conductores, vas de
comunicacin, otros vehculos, etc. se puede formar un sistema de transporte de dicha
ciudad. Aqu el automvil se torna en un elemento de un suprasistema.
En este captulo se estudiar cmo se analiza y disea un sistema y cmo se utiliza el
enfoque sistmico en el desarrollo de las organizaciones para lograr su mximo
objetivo. El enfoque de sistema (systems approach) es una manera de analizar y ver las
cosas que nos rodean. En este enfoque se da mayor nfasis a las funciones del sistema
y luego a su estructura. Es importante debido a que las empresas, en general, se auto
evalan con la intencin de mejorarla mediante nuevos procedimientos y mtodos. Por
lo tanto, el enfoque sistmico es de suma importancia en la automatizacin de procesos
administrativos, ya que permite comprender las funciones del sistema dentro del cual
est inmerso el proceso a automatizar, as como el ambiente de dicho sistema.
REFLEXIONES
! Cmo se relaciona el concepto de sistema, ejemplificado anteriormente, con una
organizacin?
! Por qu es importante la correcta visualizacin de la empresa como un sistema?
! En qu consiste el enfoque sistmico y cmo influye en el desarrollo de las
organizaciones?
! Cmo se relaciona el enfoque sistmico con la automatizacin de un proceso
administrativo?
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En el presente texto es necesario definir las palabras Anlisis y Sistema, es importante,
entonces, dar un vistazo a la teora general de Sistemas.
En general, en las empresas los trminos anlisis y diseo de sistemas se refieren al
proceso de examinar determinada situacin con la intencin de mejorarla mediante
nuevos procedimientos y mtodos.
La teora de sistemas estudia cmo las cosas se ajustan entre s e interactan por qu
un conjunto de elementos se diferencian del todo que conforman; adems qu sucede
cuando se considera el todo en vez de sus partes. Estudia a los sistemas, su creacin,
su evolucin e interaccin. En otras palabras la teora de sistemas es un rea
especializada de estudio que trata con los tipos de sistemas y sus componentes.
A continuacin se estudia la definicin de sistemas. Si se busca la definicin de
sistema en un diccionario es probable que se encuentre ms de una decena y adems,
el trmino no tiene un sinnimo. Esto da claro indicio que es un trmino importante en
el lenguaje. Aunque es utilizado en muchas disciplinas, conlleva un sentido en comn.
La definicin ms simple de sistema es: conjunto de elementos interrelacionados. Un
sistema es un conjunto de componentes que interactan entre s para la consecucin
de uno o varios fines (u objetivos) comunes. Para que haya un sistema deben existir
por lo menos dos elementos y stos deben relacionarse ya sea fsica o lgicamente.
Algunos de estos elementos estn, a su vez, agrupados en subsistemas. A pesar de
que estos elementos pueden ser analizados independientemente, deben ser diseados
para trabajar juntos como un todo en armona.
Un sistema puede ser algo concreto, fsico, tangible como un automvil, o bien algo
intangible o abstracto como un sistema econmico o social. Lo esencial es que el
sistema est integrado de partes interrelacionadas pero debe ser percibido como un
TODO, tal como se muestra en la figura 1.1
Figura 1.1
Sistema
Entrada
Sistema
Salida
Retroalimentacin
El bilogo Ludwig Von Bertalanffy not que todos los fenmenos estudiados por los
fsicos eran cerrados, es decir, que no interactuaban con el mundo exterior. Cuando un
fsico estudia un modelo del sistema solar, por ejemplo, asume que todo lo que afecta al
sistema est incluido en el modelo, de esta manera el resto del universo no existe. Sin
embargo, l saba que asumir esto es simplemente imposible para la mayora de
fenmenos prcticos. Si un organismo viviente se separa de su ambiente es muy
probable que muera por falta de oxgeno, agua y comida. Por ende los organismos son
sistemas abiertos: no pueden sobrevivir sin el intercambio de materia y energa con su
ambiente. Esta interaccin puede ser o no planificada y algunas veces puede ser
indeseable.
El enfoque sistmico permite efectuar un anlisis amplio de las relaciones
empresariales tanto internas como externas. Adems, esta poderosa herramienta
conceptual ayuda a estudiar las situaciones complejas en toda su profundidad, de forma
que se puedan tomar las decisiones adecuadas. La teora de sistemas no es un modelo
explicativo de la empresa, sino un instrumento que nos va a permitir analizarla ms
detenidamente.
Por lo tanto, para la correcta visualizacin de la oficina como un
sistema es importante poder determinar cada uno de sus componentes y los tipos de
interacciones que ocurren entre ellos.
Por ejemplo, si el anlisis se centra en un sistema de cuentas por cobrar. Dicho
sistema forma parte a su vez del sistema de contabilidad, el cual a su vez forma parte
de alguna organizacin. Dicha organizacin tambin es un sistema, la cual forma parte
de un sistema econmico mayor, etc. Para que el anlisis y la implementacin que se
haga del mismo tengan xito se deben entender los dems sistemas con los que
interactuar.
Una definicin del Grupo Open Systems Group(1988) trata de definir un sistema como
aquella construccin en donde sus partes:
1)
2)
3)
4)
Este concepto ayuda a entender cmo funcionan las cosas. Permite analizar cada uno
de sus elementos y sus interrelaciones y llegar a comprender su funcionamiento como
un TODO.
Adems, aunque muchos tipos de sistemas parezcan diferentes, resulta que tienen
similitudes: existen principios, teoras y filosofas comunes que se aplican muy bien
prcticamente a todos los tipos de sistemas. Es por ello que con frecuencia, podemos
aplicar lo que hemos aprendido acerca de otros sistemas a los sistemas que se
construyen durante el anlisis.
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El enfoque de sistema (systems approach) es una manera de analizar y ver las cosas
que nos rodean. Consiste en separar las funciones de los elementos que pertenecen
a la estructura; es decir, da mayor nfasis a las funciones del sistema y luego a su
estructura.
Claro, en palabras ms sencillas, cuando se analiza y disea un sistema y se utiliza el
enfoque sistmico, damos un nfasis inicial a sus metas y propsitos: qu hace, o qu
se supone que hace. Posteriormente, si es necesario, se da atencin a cmo lo hace
actualmente. Normalmente, no intentamos de primas a primeras analizar cmo logra
un sistema trabajar. Inicialmente nos aclaramos qu hace o qu intenta hacer el
sistema.
Es til porque es fcil separar su parte funcional: QUE HACE O QUE SE SUPONE QUE
HACE y su parte estructural: COMO LO HACE. Se identifican primero los objetivos y
resultados deseados. Luego se determina qu salidas se necesitan para lograr esos
resultados. Por ltimo se identifican los elementos de entrada (insumos) y procesos
que son necesarios para producir tales salidas. El ciclo de retroalimentacin se utiliza
para alterar los insumos o procesos de manera que se modifiquen las salidas del
sistema. A esta manera de describir los sistemas e identificar sus insumos (INPUTS),
procesos (PROCESS) y salidas (OUTPUTS) se le conoce como modelo IPO por sus
siglas en ingls (EPS, en espaol).
Revisando conceptos, los insumos (INPUTS) son aquellos elementos externos que
entran al sistema. Las salidas (OUTPUTS) describen los productos terminados o los
resultados producidos por el sistema. !
Tomemos como 565789:* a los actores, los camargrafos y personas de efectos
especiales forman parte del personal que se integra para realizar una pelcula. Es
necesario agregarle un libreto, un productor, escenarios, cmaras, vestuario; en fin, una
serie de artculos o elementos adicionales para lograr filmar una pelcula. Los
procedimientos, las secuencias de las tomas, y la edicin final forman parte de la
elaboracin de la misma. Toda esta integracin puede verse desde el punto de vista del
sistema y el esquema IPO. Todos los elementos requeridos tanto humanos como
equipo forman parte de los INSUMOS requeridos. El proceso es la funcin que
transforma a los insumos en producto, en nuestro caso una pelcula. Los actores
ensayan, se preparan los efectos especiales, se filman las escenas, se editan y al final
tenemos un resultado: una pelcula lista para estrenarse. Parte del ciclo de
retroalimentacin es revisar las escenas y en caso sea necesario, repetirlas, o
reformarlas.
El ambiente del sistema se compone de todos aquellos elementos que estn fuera del
sistema, de manera que no son ni entradas, ni procesos ni salidas del mismo. El
ambiente tiene un impacto significativo sobre el sistema, su desempeo y el logro de
sus objetivos. El ambiente es cualquier cosa fuera del sistema que puede interactuar
con el sistema y que influye en su comportamiento.
Existe una frontera que separa al ambiente y al sistema (BOUNDARY). El sistema se
encuentra dentro y el ambiente est fuera de esta frontera.
El sistema de control,
ENFOQUE DE SISTEMAS EN EL DESARROLLO DE LAS ORGANIZACIONES 11
Figura 1.2
Diagrama Modelo IPO
#
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#
#
#
#
#
#
#
Insumos
(INPUTS)
Elementos
del
Sistema
Elementos
del
Sistema
Elementos
del
Elementos
del
Sistema
Sistema
Productos
(OUTPUTS)
Retroalimentacin (Feedback)
AMBIENTE
DIAGRAMA EPS
(MODELO IPO)
SISTEMA
Producto o salida esperada:
Entradas o Insumos:
Recursos con que se cuenta:
Proceso:
CONTABLE
Estados financieros y el registro contable
de todas las operaciones de la empresa
Documentos que respaldan operaciones
de la empresa
Personal que labora en el departamento,
equipo, tanto computadoras, sumadoras,
etc.
Elaboracin de los estados financieros y el
registro de todas las operaciones de la
empresa
Contable
!
Elementos del Sistema
Recurso Humano
Equipo
!
Descripcin de
Entrada INPUT
Computadoras
Sumadoras
Suministros de oficina
Las cdulas
Descripcin de
! Salidas
OUTPUT
!
Balance de Cuentas
contables
Balance General
Documentos que
Procesos
Datos de Informacin
Estado de
respaldan las
Resultados
operaciones de la
empresa
Otros
Programa del sistema
de control contable
Programadores y personal
Del depto. De sistemas
Feedback (Retroalimentacin)
Cuadres de reporte
Suma debe y haber
Traslado en estado de
resultado
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Sistemas
y
`procedimientos
INSUMOS
SOLICITUD DE
SERVICIO DEL
CLIENTE
Datos
y
Software
PRODUCTOS:
Solicitud atendida
Recurso
Humano
Mobiliario y
equipo
Retroalimentacin
(Feedback)
AMBIENTE
TARIFAS HOTELERAS INTERNACIONALES
DIAGRAMA EPS
(MODELO IPO)
'
ELEMENTO
INPUT
(Insumos o entradas)
PROCESS:
(Procesos)
OUTPUT:
(Salidas o productos)
ELEMENTOS
El recurso humano:
Equipo
Sistemas y
procesamiento
Mobiliario
Datos
Programas
DESCRIPCIN
La solicitud de servicio del cliente es la entrada o insumo
principal al sistema
Los elementos del sistema toman la solicitud del servicio,
la procesan y la transforman en el producto esperado del
sistema
El servicio cubierto por el sistema, atendiendo la consulta
del cliente y proveyndole informacin y/o haciendo las
reservaciones respectivas es la salida o producto principal
del sistema
Los elementos principales del sistema son:
Los operadores, personal de oficina, jefe de operadores,
jefe del departamento de servicio al cliente, y todas
aquellas personas que actan y realizan la transformacin
del insumo en el producto del sistema
Planta telefnica, red de computadoras y equipo de
comunicacin, fax, auriculares y micrfonos, etc.
Procedimientos existentes implcitos o por escrito que
reglamentan el actuar del recurso humano, equipos,
programas y datos para lograr transformar el insumo en el
producto deseado
Mobiliario utilizado en la organizacin para realizar las
tareas en forma eficiente: escritorios, archivadores, sillas,
etc.
Datos referentes a tarifas hoteleras, disponibilidad de
habitaciones, descuentos y promociones especiales, etc.
Sirven de base para responder a las consultas y solicitudes
de reservacin de los clientes
Programas de computadora (conocidos como software) que
permiten al recurso humano consultar los datos dentro del
sistema y producir la informacin que el cliente solicita.
Adems, aquellos programas que permiten que la red de
computadoras y los equipos se integren y permitan
interactuar con los diversos elementos del sistema
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Un sistema puede ser dividido en subsistemas. Pensando un poco acerca de ello, esto
quiere decir que los subsistemas pueden a su vez ser vistos como sistemas y, a su vez,
pueden ser divididos en subsistemas. Esto nos lleva a introducir el concepto de niveles.
El ambiente del sistema se convierte en un suprasistema del sistema analizado, es decir
a un nivel superior. As mismo, los subsistemas en que ste se divide estn en un nivel
inferior.
Es interesante el hecho de que dentro de un sistema existan otros tipos
diferentes de subsistemas, pero es an ms interesante el tipo de interaccin que
ocurre entre ellos. Esta interaccin debe ser estudiada porque nos ilustra lo que hace
que el sistema sea ms que el conjunto de sus partes por separado.
ENFOQUE DE SISTEMAS EN EL DESARROLLO DE LAS ORGANIZACIONES 15
Tabla 1.2
Comparativa enfoque Caja Negra- enfoque Caja Blanca
1.
2.
Estos dos puntos de vista complementarios nos ayudan a ver que los sistemas se
estructuran jerrquicamente. En el nivel superior se obtiene una idea abstracta de todo
el sistema, sin entrar en detalles. En el nivel ms bajo, se ve la multitud de detalles sin
comprender cmo integran un todo.
Se dar a continuacin un ejemplo de los niveles de los sistemas. Una sociedad es un
sistema, formado a su vez por individuos. Un individuo est formado por rganos, stos
a su vez formados por clulas. Las clulas se conforman de organelles las cuales a su
vez se conforman de macromolculas, las cuales consisten de molculas. Estas se
forman de tomos que consisten de ncleos. A su vez los ncleos estn constituidos
por quarks. Estos niveles son de los que se habla. Sin embargo, sin importar el nivel,
las estructuras y sus funciones, son similares independientemente del dominio en que
exista el sistema. Hay principios generales de organizacin. Todos los sistemas tienen
necesariamente lmite o frontera, entrada, salida y una funcin para procesar esta
entrada y convertirla en la salida, tal como se muestra en la figura 1.4
Figura 1.4
Partes del sistema
Lmites
Salidas
Los
Sistemas se
Entradas!
componen
Procesos
El mundo sistemtico busca la universalidad, ignora lo material de que estn hechos los
sistemas y se enfoca en la organizacin abstracta que rige al sistema.
Provee muchas ventajas en el desarrollo y operacin de los sistemas de informacin
utilizados en los negocios. Cuando se disea, permite ir de lo general a lo particular se
disea por etapas y permite ver una realidad muy compleja dividida o seccionada en
partes manejables y comprensibles.
Cuando se desarrolla la solucin, se pueden asignar diferentes mdulos a diferentes
equipos de trabajo, a sabiendas que sus soluciones son compatibles y se podrn
integrar fcilmente debido al diseo que se elabor.
Durante la produccin u operacin del sistema, los problemas pueden ser identificados
al aislar y descartar las partes en dnde no se encuentra la dificultad y descartar las
posibles fuentes del problema hasta encontrar su verdadera causa.
Los sistemas son evaluados y analizados con base en dos tipos de medidas de
desempeo: Efectividad y eficiencia. Efectividad es el grado en que las metas
correctas son logradas.
Eficiencia es la medida en que las entradas o recursos son
usados para el logro de los resultados. Peter Drucker hace la siguiente distincin de
estas medidas que se presentan en la tabla 1.3
Tabla 1.3
Definicin Efectividad y Eficiencia
procesos organizacionales que estn ocurriendo. Estos procesos incluyen los de toma
de decisiones, los patrones y estilos de comunicacin, las relaciones entre los grupos,
el manejo del conflicto, el establecimiento de metas y los mtodos de planificacin.
Con frecuencia la estrategia de mejoramiento requiere concentrarse en diferentes
objetivos de la organizacin en una secuencia planificada. Por consiguiente, el
diagnstico continuo es un ingrediente necesario para cualquier esfuerzo de cambio
planificado. Encontramos este proceso en diversas actividades como planificar una
carrera, proyectar una nueva empresa; stos se inician con una revisin de la situacin
actual a "a dnde se quiere llegar". Requieren de un monitoreo continuo del estado
actual y de los cambios a lo largo del tiempo. Se compara la situacin actual contra lo
que se desea lograr, esto origina el descubrimiento de la brecha entre las condiciones
reales y deseadas.
El desarrollo organizacional, con su nfasis en cambiar a la organizacin de lo que es
a lo que debera de ser, requiere de una continua generacin de datos del sistema.
La automatizacin de procesos administrativos apoya al desarrollo organizacional en su
tarea de cambiar a la organizacin.
Las actividades del diagnstico no son nicamente actividades importantes, sino que la
forma en la cual se recopila la informacin y lo que se hace con la informacin, tambin
son aspectos significativos del proceso. Los datos sirven como base para la
planificacin de la accin.
AUTOEVALUACIN
1. Por qu es importante el concepto de sistemas en la automatizacin de un
proceso administrativo? Justifique su respuesta
2. En qu consiste el enfoque sistmico y qu utilidad tiene en las
organizaciones?
3. Cmo apoya el modelo IPO a la automatizacin de un proceso administrativo?
4. En qu consiste el enfoque de la caja negra? Explique
5. En qu consiste el enfoque de la caja blanca? Explique
6. Explique el concepto de subsistema
7. Defina los trminos eficiencia y efectividad. En qu puede aplicarlos en las
organizaciones al automatizar un proceso administrativo?
CASO DE ESTUDIO
Hace dos aos Esteban Schultz gerente de la empresa Super Caf, S.A., la cual se
dedica a la venta de caf, indic que su mayor reto es abrir ms sucursales en los
diferentes centros comerciales del pas. Para ello debe contar con un sistema que
reduzca los costos mientras mantenga la calidad.
El pretende que Super Caf, S.A., sea una empresa llena de energa no provocada
por un torrente de cafena, sino por asociaciones que estn involucradas en una mezcla
robusta de trabajo en equipo, sentido de misin y retos.
En la misin de la empresa se encuentra esta meta: Proporcionar un gran ambiente de
trabajo y tratarse unos a otros con respeto y dignidad. Para ello se requiere ms que
las declaraciones de la empresa para motivar e inspirar a las personas.
Elabore una propuesta. Utilice el modelo IPO para describir el sistema que le permita al
gerente Schultz lograr lo que se propone.
Es necesario dar respuesta a las siguientes interrogantes para encontrar una solucin a
la problemtica presentada:
1. Cul es el propsito del sistema?
2. Qu insumos requiere dicho sistema para funcionar?
3. Quines son los actores claves para que dicho sistema sea eficaz?
4. Qu salidas debe proveer para que el gerente logre los objetivos a travs del
sistema?
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Tienesqueinspiraralagenteparaquetesiga Rick Warren
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Clasificar los sistemas
Visualizar una organizacin desde el
enfoque sistmico
Enunciar las tres partes esenciales
en un sistema de informacin de
negocios
Diferenciar las etapas al llevar a
cabo una sistematizacin!
Aplicar el Anlisis de Valor Agregado
en la automatizacin de procesos
administrativos
-$*)1'-*#1,+,*0,%!/!)'%*'*
&%'06.*+,*-$.*.!71!,(&,.*
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Visualiza a la organizacin como
sistema desde el enfoque
sistemtico
Reconoce la clasificacin de un
sistema
Realiza el AVA de un proceso
administrativo
Reconoce las ventajas y desventajas
del AVA
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http://evaluanet.galileo.edu/
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!"#$%&$'()*+(!*,#-Dios ve todo lo que se hace en su nombre, y le interesa lo suficiente para tomar nota de
loqueveRickWarren
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Es importante visualizar la organizacin como un sistema. La organizacin puede ser
vista como un sistema global, cuyo objetivo debe ser conocido por sus dirigentes y las
personas que laboran en ella. Las organizaciones estn compuestas de sistemas ms
pequeos interrelacionados (departamentos, unidades, divisiones, etc.) que sirven a
funciones especializadas. Dentro de tales funciones podemos mencionar ventas,
produccin, administracin, contabilidad, finanzas, sistemas de informacin, etc.
Las organizaciones de negocios son sistemas dinmicos, que toman recursos
econmicos como insumos y los transforman a travs de diversos procesos
organizacionales para proveer de bienes y/o servicios como salidas. Una organizacin
se conceptualiza en forma til como un sistema diseado para lograr metas y objetivos
predeterminados por medio de los recursos que emplean, incluidas las personas. Los
principios de sistemas permiten adentrarse en la manera en que trabajan las
organizaciones. La tarea de comprender la organizacin como un todo es de vital
importancia para la adecuada definicin de los requerimientos de informacin y para
disear un sistema de informacin adecuado.
Los principales requisitos para la existencia de un sistema efectivo son los siguientes:
Que existan personas capaces de comunicarse, que estn dispuestas a actuar
conjuntamente y que deseen obtener un objetivo en comn.
Una forma muy comn de identificar a los sistemas es a travs de las funciones que se
desempean en las organizaciones. Se puede visualizar de acuerdo a la
departamentalizacin existente en la organizacin.
El mtodo de anlisis del valor agregado AVA tiende a minimizar costos operativos y
administrativos, minimiza el desperdicio de tiempo y recursos, mejora los mecanismos
de comunicacin y control. Para lograrlo es necesario recordar que el valor vara con el
tiempo y para conseguir los beneficios esperados se debe trabajar en equipo.
REFLEXIONES
Por qu es importante ver a la organizacin como un sistema?
Por qu se dice que el grado en que se relaciona un sistema con su ambiente
es el que lo hace ms abierto o cerrado que otro sistema?
Cul es el fin comn de una organizacin por el que interactan sus
elementos?
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Es importante ver la organizacin como un sistema para la correcta definicin de sus
requerimientos. En la organizacin como sistema sus componentes trabajan juntos y
coexisten para el logro de los objetivos de la organizacin.
La empresa como sistema est relacionada con su entorno, del cual recibe entradas
(INPUTS) en forma de recursos humanos, financieros, materiales. A travs de la
adecuada transformacin de estas entradas se obtienen unos resultados en forma de
productos y/o servicios como salidas del sistema (OUTPUTS).
As mismo, cuando se analiza una empresa desde el punto de vista de sistema, se
ordenan los pensamientos e ideas con respecto a la misma. Permite visualizarla
completamente y ver las interacciones entre sus elementos.
Es comn olvidar el elemento humano al realizar un anlisis de sistemas. Sin embargo,
el recurso humano es el ms valioso y el que determina el xito del sistema.
Adems, para elaborar un modelo del sistema, se deben tener claros sus elementos,
sus relaciones, el ambiente del mismo o entorno y las funciones de cada elemento. Se
debe recordar que para representar la realidad es necesario conocerla y elaborar un
modelo que acte lo ms apegado posible a ella, lo cual observamos en la figura 2.1
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
Figura 2.1
Modelo de sistema
/,*)+.+12$
Personal
Financiamiento
Insumos
Materiales
Legislacin
')(-/1(1$
Salida
Productos
Utilidades
Ventas
Personal
capacitado
)/*)(+0%&/,*+-%3,$
!
!
!
!
!"!# $%&'()($&$(*+#,-#%.'#'('/-0&'#
Existen diversas formas de clasificar a los sistemas y tan caprichosas como los autores
de los textos deseen.
2.2.1 POR SU PROPSITO
Se clasifican: Si sirven a un propsito (purposeful) o bien si fueron construidos por el
hombre y diseados para un propsito (purposive). Este sistema busca llenar una
serie de metas para las cuales fue creado. Un sistema purposeful es aquel que, a pesar
de que llena ciertas metas, no fue creado por el hombre para ello.
Ejemplos... El sistema solar es til para el hombre pero definitivamente el hombre no lo
cre; ste es un sistema purposeful. Un automvil fue creado por el hombre con el
propsito de desplazarse con menor esfuerzo, a mayores distancias y en menor tiempo.
Este es un sistema purposive.
Los sistemas de informacin se crean para un propsito. En algunas ocasiones, las
personas utilizan los sistemas de informacin para otro propsito diferente y
frecuentemente no son adecuados para este diferente propsito.
2.2.2 POR SU INTERRELACIN CON SU AMBIENTE
Un sistema puede o no relacionarse con su ambiente. Se puede decir ms bien que es
el grado en que se relaciona con su ambiente el que lo hace ms abierto o cerrado que
otro sistema.
La peculiaridad de los sistemas abiertos es que interactan con su medio ambiente.
Es importante que se distinga entonces lo que est dentro y fuera del sistema, es decir,
lo que forma parte del sistema y su ambiente. Un sistema que responde al estmulo
enviado por las entidades externas de su ambiente.
Claro, si existen sistemas abiertos, deben existir
sistemas cerrados. Un sistema cerrado es aquel que no
interacta con su ambiente. Un sistema cerrado, con el
tiempo, inevitablemente entrar en caos, ya que no
pueden obtener recursos del ambiente para
contrarrestar los efectos de la entropa. Entropa es una
tendencia de todos los sistemas a desintegrarse
aleatoriamente en el tiempo a menos que algo lo
contrarreste. Este algo, generalmente, proviene del ambiente.
Un ser humano interacta con su ambiente. Si el clima es demasiado fro, el ser
humano reacciona y viste adecuadamente. As mismo, el ser humano al producir
cambios en el ambiente (talando bosques) ha producido cambios en el clima. Se puede
decir que el ser humano es un sistema abierto. Es importante mencionar que las
interacciones no siempre son planificadas ni deseadas. Algunas veces pueden ser,
incluso, desagradables o desastrosas.
Los sistemas de computadora son parte de un sistema mayor. Estos sistemas de
computadora interactan con su ambiente tanto en forma deseable como indeseable.
Requieren de un operador humano e informacin para ser operados. Estas personas,
los procedimientos y el sistema de computadora constituyen un sistema de informacin
mayor que opera en el ambiente provedo por la organizacin.
Para comprender mejor los sistemas abiertos y cerrados es mejor dar ejemplos. El
automvil, visto como un sistema, es ms cerrado que otros, ya que permite insumos
nicamente del conductor del mismo. El conductor se comunica al acelerar, encender
o frenar. De esta manera el vehculo reacciona a su ambiente. No es muy abierto, ya
que no reconoce una luz roja en un semforo, o bien entiende una seal de trnsito,
hasta ahora...
Un sistema relativamente abierto es aquel que permite casi cualquier entrada a su
sistema. Nuestro cuerpo no es un sistema muy abierto, en el sentido que tiene muchas
formas de no permitir la entrada a insumos indeseables. Piensen por un momento qu
nos ocurrira si nuestra piel dejase pasar todo tipo de microorganismos, o por la nariz
penetrasen objetos dainos a nuestra salud. Adems, si acaso logran evadir y entrar
elementos dainos, tiene un buen mecanismo de defensa.
El sistema ecolgico de nuestro planeta es un sistema bastante abierto. Permite la
entrada tanto de insumos dainos como benficos. De hecho, permite que aire
contaminado entre al sistema, as como desechos peligrosos y sustancias nocivas.
2.2.3 POR SU RESPUESTA AL AMBIENTE
Un sistema que responde a su ambiente que produce salidas o modifica los insumos
que le son entregados es un sistema DINAMICO. Es importante ver un sistema
DINAMICO como un procesador activo, que transforma las entradas en salidas. Es
!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
!
!
!
!
!
!
!
!
Figura 2.2
Clasificacin de sistemas
Por su
naturaleza
CLASIFICACIN
DE LOS
SISTEMAS
Por su
propsito
Por su
respuesta al
ambiente!
Por su
interrelacin
con el
ambiente!
!
!
!
"#$!%&'!'(')*+,'!-!%,!&./,0(1,2(30!
La organizacin puede ser vista como un sistema global, cuyo objetivo debe ser
conocido por sus dirigentes y las personas que laboran en ella. Dentro de una
organizacin se pueden distinguir varios subsistemas que comparten el objetivo general
de la organizacin y que, a su vez, tienen objetivos individuales definidos.
Las
organizaciones estn compuestas de sistemas ms pequeos interrelacionados
(departamentos, unidades, divisiones, etc.) que sirven a funciones especializadas.
Dentro de tales funciones podemos mencionar ventas, produccin, administracin,
contabilidad, finanzas, sistemas de informacin, etc.
Las organizaciones de negocios son sistemas dinmicos,
que toman recursos econmicos como insumos y los
transforman
a
travs
de
diversos
procesos
organizacionales para proveer de bienes y/o servicios
como salidas. Una organizacin se conceptualiza en forma til como un sistema
diseado para lograr metas y objetivos predeterminados por medio de los recursos que
emplean, incluidas las personas. Los principios de sistemas permiten adentrarse en la
manera en que trabajan las organizaciones. La tarea de comprender la organizacin
como un todo es de vital importancia para la adecuada definicin de los requerimientos
de informacin y para disear un sistema de informacin adecuado.
Como se dijo antes, un sistema es un conjunto de elementos que se interrelacionan
para producir un resultado. En una organizacin los elementos interactan para un fin
comn, que generalmente es obtener una ganancia, aunque algunas veces existen
!
!
!
!
!
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!
!
!
!
el desempeo con los objetivos. Esta comparacin es til, para que los administradores
puedan formular objetivos ms especficos como entrada.
El sistema ideal es aquel que se corrige o se regula por s mismo, de tal manera que no
requieren de decisiones de sucesos tpicos. Por ejemplo tenemos un sistema de
produccin que toma en cuenta la demanda actual proyectada y formula una solucin
propuesta como salida en base a dicha proyeccin.
Dicha retroalimentacin es recibida desde el interior de la organizacin y del ambiente
exterior que la rodea. Un ambiente es cualquier cosa que est fuera de las fronteras de
la organizacin. El medio ambiente est constituido por varios de dichos ambientes.
Es conveniente analizar los conceptos de apertura o restrictividad interna de una
organizacin.
stos existen en forma continua ya que no hay una organizacin
absolutamente abierta o totalmente cerrada. Esta apertura se refiere al libre flujo de
informacin dentro de la organizacin. En general, en las organizaciones abiertas
existe mucha libertad al compartir informacin y no existen muchas restricciones en
cuanto a su acceso. En una organizacin cerrada la informacin se facilita con la base
de lo que es necesario saber; existen muchas reglas que determinan quines tienen
acceso a qu tipo de informacin.
Cuando se realiza el anlisis de sistemas, todos los involucrados, independientemente
del subsistema en que trabajen, deben reconocer que su trabajo esta interrelacionado
con otros miembros de la organizacin. Se debe tener una perspectiva correcta de la
importancia del subsistema en relacin con el resto de subsistemas. Pueden
presentarse problemas cuando una persona tiene una imagen diferente de su propio
subsistema funcional.
2.3.1
NIVELES DE ADMINISTRACIN
Directores!
Mandos
Medios:!
Operadores y!
supervisores!
!
!
!
!
Decisiones!
Institucional!
Planes y!
Programas!
Mandos!
Medios!
Tcnico u!
Operaciones!
operativo!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
Pirmide de los niveles organizacionales
!
!
!
!
Tabla 2-1
Tomadores de decisiones
Aspecto
Objetivos de decisin
Identificacin de problemas
Tipo de problema
Generacin de soluciones
alternas
Naturaleza de decisiones
Estilo de decisin
2.3.1
Estratgicos
Mltiples
Difcil
Semi-estructurado
Difcil
Operaciones
nicos
Fcil
Estructurados
Fciles de enumerar
No repetitiva
Heurstico
Repetitiva
Analticos
!
!
!
!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
!
!
!
!
Para poder comprender un sistema y por ende analizarlo y disearlo es importante que
las personas involucradas en este trabajo comprendan a su vez, las organizaciones a
las que pertenecen. Adems, para lograrlo, las personas deben visualizar a las
organizaciones como sistemas.
Una organizacin es a su vez un sistema, conformada por un conjunto de elementos
que interactan para contribuir en el logro de los objetivos de la misma.
Las
organizaciones pueden subdividirse en subsistemas del sistema de diversas maneras.
Se enfocar el siguiente ejemplo en una organizacin que se dedica a la produccin de
un bien o prestacin de un servicio. Los subsistemas dentro de dicha organizacin se
podran dividir en:
Vase la figura 2.4 para aclarar mejor estas divisiones en subsistemas y sus
interrelaciones.
Figura 2.4
Ejemplos de Subsistemas en una empresa
SISTEMA EMPRESA
Bienes y!
servicio
s
Personal!
!
!
!
!
!
)
Dinero!
!
!
!
!
!
)
Recursos
!
!
!
!
Subsistema
De Operaciones
Subsistema
Comercial
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Bienes y!
servicios
"#$%&'('
Personal!
!
Subsistema !
De Recursos !
Humanos !
!
! !
Personal
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!
Subsistema
!
De Direccin y
!
Gestin
!
!
) Personal!
!
Subsistema !
Financiero !
!
Dinero!
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!
!
!
)
!
! por!ventas
Gastos
Ingresos
!
)
!
!
!
!
!
!
"#$%&'()*+#!
Subsistema
Comercial
!"#!$!%&'(!)*&)*$+&,,$-.)/)
0&!%$-.)
0/1*2*+#!2*!#%!7(8!)%7/&/#)*(!,6!4*5!
Formulacin
de objetivos a
largo plazo
Restricciones
externas (entorno)
e internas
,
#
%
&
#
%!
"#$%&'()*+#!
.*#/&%!
Subsistema
Financiero
0/1*2*+#!2*!#%!2/!/#)3/#-&(!,!4*5!(6/)3(6(2!
Evoluciones
deseadas. Ed (i)
0/239-(6%2!/2:/&(6%2!
6/!()-*1*6(6!#%&'(9!
0/!4*5!
Medida de la
divergencia
Ed (i)- Re(i)
Subsiste
Ms de
operaciones
Diagnstico de la
situacin actual
Estudio de las!
acciones correctoras
si es necesario!
Medida de la
divergencia,
O8i9-R8i9
Objetivos
a
corto y medio!
:9(C%=!D!EF5!
;9(#*$*)()*+#! 8!
:&%<&('()*+#=!
>%'3#*)()*+#!
6/!%?@/-*1%2!
;3/2-%! (! :3#-%!
6/!3#!(6/)3(6%!
2*2-/'(!
6/!
)%#-&%9!
"#$%&'()*+#!
Resultados R (1)
Ejecucin
2.3.2
"#$%&'()*+#!
A6(:-()*+#! 6/!
/2-&3)-3&(2B! 6/9!
2*2-/'(!
6/!
*#$%&'()*+#B!
/-)=!
Bsqueda de posibles
soluciones
estratgicas,
E(i)
Anlisis y
evaluacin de
las estrategias
"#$%&'()*+#!
Subsistemas
de Recursos
Humanos
;/&2%#(9!
Eleccin
0/1*2*+#! 2*!
$(9-(!
)%7/&/#)*(
((!
!
"#$! %&'()*)*!+,(!-%(./!%0/,0%+.!1%-%2!
Para poder comprender es necesario conocer previamente el concepto de valor
agregado. La globalizacin ha despertado rechazos hacia la mala calidad, las fallas, la
falta de innovacin, y sobre todo el desperdicio de cualquier tipo, es decir, a la
ineficiencia.
Este concepto de desperdicio es vital para comprender el
mtodo de anlisis de valor agregado. El concepto de
desperdicio ha evolucionado desde ser observado desde
el punto de vista de los resultados, luego orientado a los
procesos, y por ltimo dirigido al cliente o usuario. Una
definicin contempornea de desperdicios es todo
aquello que no genera valor al cliente. Este rechazo al
desperdicio obliga a una revisin profunda de todos los procesos bajo la ptica de la
AVA. Para evitar desperdicios tenemos que agregar valor en cada paso al proceso.
En cada proceso existe un cliente que recibe un producto. Se dice que un proceso
agrega valor al contribuyente al aumentar la satisfaccin del cliente. Se dice que ste
no es necesario cuando, desde la situacin actual, se omite, o no es posible proseguir.
Por ello, es imprescindible adoptar la postura del cliente y redescubrir el valor.
Con esto en mente podemos seguir explicando el AVA. El AVA consiste en realizar un
anlisis del valor agregado de los procesos del trabajo. Se descompone el proceso en
sus actividades y se debe responder a las preguntas: Qu tan necesaria es la
actividad dentro del proceso? Qu valor agrega al producto final del proceso?. Con las
!
!
!
!
!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
!
!
!
!
respuestas a estas dos interrogantes por actividad que conforma el proceso, podemos
continuar con el Anlisis del Valor Agregado. La metodologa bsica del AVA es:
!
!
!
!
!
Existe el modelo extendido del AVA que adems del valor agregado analiza otros
aspectos de ejecucin, consumo de otros recursos, si es necesario o no cada paso.
El anlisis del valor agregado extendido produce estadsticas muy tiles que sirven
de base para las mejoras de los procesos. Se debe realizar un anlisis global en el
que se observa el proceso como un todo y se trata de determinar diversos factores:
Qu tan complicado resulta el proceso desde el punto de vista del cliente? De
qu forma se deben generar o intercambiar documentos, datos o informacin? De
qu forma se deben desplazar las personas? Cuntas veces se realiza el proceso
en un tiempo determinado?
Hay que tomar en cuenta que el anlisis del valor agregado, a pesar de que es un
mtodo muy tcnico, se fundamenta en un paradigma. La clave del xito del AVA
estriba en usar la grupomtica; no hacerlo aisladamente sino en conjunto con ms
personas.
Es importante mencionar que el valor dado a algo puede disminuir o aumentar en el
tiempo. Es necesario mantener esto en mente cuando se realiza un anlisis del
valor agregado o cuando se revisa un proceso. Tanto los pasos que agregan valor
como los que no, estn sujetos a mejoras y cambios. Esto implica que no debemos
concentrarnos slo en aquellos procesos que no agregan valor. Los procesos que
agregan valor tambin pueden ser susceptibles de mejoras. El AVA no pertenece
a la categora en hojas en blanco, es decir a la familia de mtodos de iniciar, desde
cero, o bien llamados como base cero. El AVA permite partir de lo que existe, sin
prejuicios, y proponer mejoras o acciones correctivas. Las acciones correctivas
tpicas posteriores al anlisis del valor agregado son: Eliminar un paso, fortalecerlo,
innovarlo o minimizarlo. Innovar es crear lo que an no es y slo simplifica lo que
es. Las acciones correctivas del AVA pueden resumirse en una matriz como la
siguiente en la tabla 2.2
Tabla 2.2
Acciones correctivas del AVA
SI agregar valor
NO agregar valor
Necesario
Fortalecer
Minimizar
No Necesario
Innovar
Eliminar
Esta matriz se debe interpretar as: Si un paso agrega valor y es necesario, entonces se
debe fortalecer. Si un paso no agrega valor y no es necesario, la accin a tomar es
minimizarlo. Si un paso agrega valor y no es necesario se debe innovar. Y por ltimo, si
un paso no agrega valor y no es necesario se debe eliminar.
Al analizar el AVA es importante identificar aquellos procesos crticos. Esto requiere de
criterio y conocimiento del comportamiento del negocio. Entre las alternativas que
facilitan la identificacin de los procesos crticos estn:
1) Importancia y cobertura. Se deben identificar aquellos procesos de mayor
importancia e impacto sobre los clientes. La informacin requerida por los
clientes es de gran ayuda ya que permite comparar la importancia de los
procesos en la prestacin del servicio al cliente. Entre los aspectos principales a
considerar estn: el cliente y sus apreciaciones, preferencias y exigencias, el
servicio, la comunidad, agilidad, accesibilidad, diversidad, etc.
2) Obsolescencia del proceso. La satisfaccin al cliente vara de forma
directamente proporcional con los gustos del cliente, sus apreciaciones y
exigencias. Es algo cambiante. Sin embargo, los procesos tienden a no ser
flexibles y no se adaptan fcilmente a estos cambios en los gustos y
preferencias del cliente. Revisar los procesos que no estn arruinados o
funcionado mal es necesario, para verificar que se logra el objetivo de satisfacer
al cliente. En algunas ocasiones, el proceso que est funcionado mal no es el
que presenta los sntomas. Es en otro proceso en donde se evidencia o resultan
los problemas. Esto debe tomarse en cuenta al realizar un anlisis de esta
naturaleza.
3) Factibilidad: Todo anlisis y cambio lleva implcito costos y un ambiente
favorable o no. Es imprescindible identificar los costos, alcance, fuerza del
equipo de los agentes del cambio y el compromiso existente para llevar a cabo
un proceso de mejora. Esta informacin facilita la definicin de prioridades y
asignacin de recursos, como se puede observar en la figura 2.5
!
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Figura 2.5
Mapa Conceptual del Anlisis del valor agregado
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5<
I151=12/3'0/'/891:1;/;
Figura 2.6
Anlisis del Valor agregado
!
si
Agrega
Valor
Agrega Valor?
"#$%$&'()*+!
AV
Nuevo documento?
Nuevo subproducto
o producto?
No agrega
valor pero es
necesaria
NAVN
Control?
Normativa externa?
No agrega
valor y no es
necesaria
NAVI
Normativa interna?
Uso o costumbre?
NAV
no
no
Descripcin
Qu tan necesaria
es la actividad
dentro del proceso?
Encargado de
ventas toma el
pedido del
cliente
No necesaria la
actividad actual. El
cliente podra tomar los
productos de un
anaquel abierto
Agrega valor.
Se realiza en forma
manual, esto no apoya
la calidad del servicio.
Se producen muchos
errores y es lento
Encargado de
ventas
traslada
pedido a
encargado de
bodega
La actividad actual no
es necesaria. Podra
tomar el producto en
forma directa.
Encargado de
bodega surte
el pedido
La actividad actual no
es necesaria. Podra
tomar el producto en
forma directa.
Encargado de
ventas
traslada
pedido a caja
Caja factura y
cobra
La actividad actual no
es necesaria. Podra
tomar el producto en
forma directa.
Es necesaria
No agrega valor.
Produce un cuello de
botella ya que solo hay
una persona encargada
en la bodega. No apoya
la calidad del servicio,
debe mejorarse
No agrega valor.
Produce un cuello de
botella ya que solo hay
una persona encargada
en la bodega.
No agrega valor.
!
!
!
!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
Estoy ms cerca
del objetivo que
antes de realizarlo?
Agrega valor?
Agrega valor
Accin a tomar de
acuerdo a tabla del AVA
Innovar. Organizar la tienda
con anaqueles abiertos.
Sealizar adecuadamente
los productos. Los
encargados de ventas
pueden convertirse en
asesores del cliente para
velar por su satisfaccin
Innovar. Si se piensa que
hay riesgo de robo,
incrementar medidas de
seguridad
Innovar.
Innovar
Fortalecer. Mejorar el
equipo y los programas para
optimizar el proceso de
cobro.
!
!
!
!
VENTAJAS Y DESVENTAJAS
Dado que es un proceso de anlisis y mejoras de proceso en busca de la optimizacin
de un proceso, ofrece muchas ventajas a la organizacin, tanto tangibles como
intangibles si se realiza en forma adecuada. En la tabla 2.3 se resumen algunas de
estas ventajas y desventajas
Tabla 2.3
Ventajas y desventajas valor agregado
DESVENTAJAS Y CONSIDERACIONES
IMPORTANTES
VENTAJAS
Tendencia a minimizar costos operativos y
administrativos
Optimizacin en el uso de la empresa
Tendencia a minimizar el desperdicio de
recursos y tiempo; eliminar actividades
duplicadas, burocracia y papeleo innecesario
Creacin de flujos de trabajo dinmicos para
evitar los cuellos de botella
Mejorar los mecanismos de control y
comunicacin!
Los sistemas se tornan ms flexibles y fciles
de comprender sin descuidar el control y la
comunicacin
Generalmente se sustituyen aquellos trabajos
manuales susceptibles de automatizacin que
ofrezcan mayores ventajas a la organizacin!
Agilizacin de trmites internos que mejoran
las organizaciones.
Estandarizacin de mtodos de trabajo
Es muy dinmico !
Es necesario evaluar constantemente estos
valores y actualizar los procesos en funcin de
ellos
Es necesario realizar el anlisis sin prejuicios
y proponer mejoras o acciones correctivas
!
!
!
!
AUTOEVALUACIN
Parte 1.
Responda concisamente a las siguientes preguntas
1. Por qu es importante el elemento humano al realizar un anlisis de sistemas?
2. Bajo qu criterios se pueden clasificar los sistemas?
3. Puede encontrar otro criterio para clasificarlos adicional al presentado en el
texto? Explique
4. Por qu es necesario que los dirigentes y quines laboran en la organizacin
conozcan el objetivo de la misma?
5. AnalicelafraseEltodoesmsquelasumadesuspartes
6. Explique brevemente cmo se relacionan los subsistemas
7. Cul es el propsito de la retroalimentacin en un sistema?
8. Cules son los niveles de administracin en una organizacin
9. Qu importancia tienen en el anlisis de sistemas los niveles de la
organizacin?
10. cmo se relacionan el anlisis de sistemas y la automatizacin de procesos
administrativos?
Parte 2.
Lea cuidadosamente los siguientes enunciados. Coloque en la columna respuesta una
V si considera que el enunciado es verdadero o una F si considera que es falso.
No.
Enunciado
Respuesta
1.
Uno de los principales elementos para que exista un sistema es que
las personas sean capaces de comunicarse
2.
El mtodo de anlisis agregado AVA persigue minimizar costos y
administrar el desperdicio
3.
Los sistemas purposeful son creados por el hombre
4.
Segn la relacin que se tiene con el ambiente un sistema puede ser
abierto o cerrado
5.
Todo sistema produce una salida
6.
Un ejemplo de sistema social es una nacin
7.
Toda organizacin es un sistema dinmico
8.
Un subsistema se maneja de manera independiente de un sistema
9.
La retroalimentacin es una forma de control dentro de un sistema
10. Las decisiones ms difciles dentro de un sistema son tomadas a
nivel de operaciones
!
!
!
!
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
!
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!
!
CASO DE ESTUDIO
Makeup de Guatemala se fund desde 1998, se ha convertido en una de las fbricas y
comercializadoras de productos de belleza ms grande del pas. Maneja productos de
cuidado de la piel, maquillaje y fragancias.
En la capital estn probando el concepto de venta abierta en una tienda por
departamentos. En este concepto, los productos estn a la disposicin de los clientes
que no tienen tiempo de hablar con el personal de ventas. Este concepto de auto
servicio permite a los clientes la opcin de comprar cuando tienen tiempo y de elegir los
productos sin requerir atencin de los vendedores. El concepto de venta ha sido
recibido muy bien por los diferentes consumidores.
Aplique el mtodo de anlisis de valor agregado (AVA) para evaluar el proceso de
atencin al cliente a travs de este nuevo concepto de venta que est utilizando
Makeup de Guatemala.
Es necesario dar respuesta a las siguientes interrogantes para encontrar una solucin a
la problemtica presentada:
1. Qu pasos conlleva el proceso de atencin al cliente a travs de este nuevo
concepto de venta?
2. Es factible aplicar el Anlisis de Valor Agregado (AVA) a dicho proceso?
3. Qu mejoras se podran hacer a dicho proceso?
4. Qu aplicacin tiene el AVA dentro de la automatizacin de un proceso
administrativo?
!"#$%&'"()(*+,*-,!"((
%!(+'"("&"#!.*"(*%.&-&"#/*#&0'"(
Cantamosparasaberquinesestn,sinoparasaberquinesnoestn
%!"1$!"(%!(+!!/(!"#!(,*12#$+'(
%!3!("!/(,*1*4(%!5(
!
! Aplicar los conocimientos
relacionados con la organizacin
!
en sus actividades profesionales
! Reconocer la importancia del
!
sistema de informacin en toda
las organizaciones
!
Analizar la estructura
!
organizacional de acuerdo a los
!
principios estudiados
!
!
+'(,$*+(1$!%!(0!/&6&,*/(*(
!#/*07"(%!(+'"("&8$&!-#!"(
!
&-%&,*%'/!"5(
!
! Visualiza como un sistema las
partes de un negocio
! Analiza
la
estructura
!
organizacional y la adapta a la
!
empresa
/!6!/!-,&*"(
(
.
!0*+$*-!#(
http://evaluanet.galileo.edu/
9(
!"#$%&$'()*+(!*,#--
Reflexiones:
Por qu los sistemas administrativos son de formacin rpida y con un fin
determinado?
Cul es el propsito del diseo organizacional?
Cul de los principios organizacionales es de mayor relevancia?
Qu pasara en una empresa si no existieran las lneas jerrquicas?
!
!
!
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!
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!
!
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46 ESTUDIOS Y ALCANCES DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
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Un sistema, como se vio anteriormente, es un conjunto de componentes que interactan
para alcanzar algn objetivo.
Asimismo, la organizacin puede ser vista como un
sistema global, cuyo objetivo debe ser conocido por sus dirigentes y las personas que
laboran en ella.
El trmino sistema administrativo tiene muchas acepciones. En el presente texto se
entender por sistema administrativo aqul que es a su vez un sistema dentro de la
organizacin y que apoya a la administracin. En general, los sistemas administrativos
incluyen un sistema de informacin dentro de sus componentes. Otros componentes
son el recurso humano que lo utiliza y maneja, el mobiliario y equipo que se requiere
para ponerlo en operacin, etc.
Cuando se empieza a ver lo abundante que son los sistemas, es notable que cada
sistema del negocio dependa de una o ms entidades abstractas conocidas como
sistemas de informacin. Por medio de estos sistemas los datos pasan de una persona
o departamento a otro y puede realizarse cualquier cosa desde comunicaciones entre
personal u oficinas hasta la generacin de informes peridicos para diversos usuarios.
Los sistemas de informacin sirven a todos los sistemas de un negocio. Son un lazo
que mantiene unidos a diferentes componentes en forma total y que pueden trabajar
de manera efectiva hacia el mismo objetivo.
Las partes de un negocio, visto como sistema, son: mercadotecnia, produccin, ventas,
contabilidad, personal, etc. Es muy probable que se requiera de sistemas de
informacin que ayuden a administrar dichas funciones del negocio.
Se puede apreciar en la figura 3.1
Figura 3.1
Sistema del negocio
todo sistema es el recurso humano. Adems, los datos que sirven para generar
informacin son esenciales en el proceso administrativo
El objetivo de un sistema es la razn de su existencia. En un sistema administrativo el
objetivo es servir y apoyar a la administracin. La administracin, a su vez, busca el
logro de los objetivos de la organizacin a la que sirve.
Como vimos anteriormente, los sistemas interactan con su medio ambiente para lograr
sus propsitos. Las empresas estn integradas por muchos subsistemas de negocios.
Cada subsistema tiene las caractersticas estudiadas en el captulo anterior.
Estudiemos el subsistema de produccin de bienes en una
empresa.
Todos los sistemas de produccin tienen
caractersticas en comn: su propsito principal es producir
bienes o productos que satisfagan la demanda que de ellos
hay en el mercado. Para el logro de dicho objetivo, los
sistemas interactan con el ambiente, para adquirir los
materiales necesarios, el personal y el conocimiento para
producir los bienes. Ninguna de las entradas se puede omitir
si se desea que contine la produccin. Si los empleados o la materia prima faltan no
se podran producir los bienes.
Los sistemas de produccin generan salidas que consisten en productos terminados,
desperdicio, tecnologa de produccin, etc. Para estar en funcionamiento los sistemas
de produccin deben estar controlados. Por ejemplo, deben existir algunos estndares
de rendimiento. Debe cumplirse con cantidades de productos manufacturados y
adems con cierto nivel de calidad y costo. Los empleados y gerentes son los
encargados de controlar los rendimientos reales y los comparan contra lo planeado. Si
existen diferencias tendrn que hacerse ajustes. De no realizarse, o de no ser
satisfactorio el ajuste interno, y por ende hay muchas fallas, si la calidad es baja o los
precios son poco razonables, es probable que las fuerzas reguladoras del ambiente
intervengan.
Los sistemas de produccin son subsistemas dentro de las grandes compaas y estn
integrados por otros subsistemas para adquisicin de materiales, mantenimiento de
equipo y capacitacin de empleados.
Este marco de referencia puede servirnos para examinar cualquier sistema e ir
aadindole detalles especficos conforme se necesiten o se aprendan.
El desarrollo de dichos sistemas est lejos de ser fcil. Existen muchos problemas que
superar en trminos de negocio, tecnologa, herramientas, tcnicas y actitud de los
usuarios y personal de desarrollo. Los problemas en los negocios varan de industria a
industria pero incluyen, en general:
Pero tal vez los problemas ms serios son los relacionados con las personas:
Usualmente las personas desconocen lo que quieren realmente o lo
que necesitan
Se les dificulta comunicarse entre s. La mayora de las personas son
buenos conversadores pero difcilmente saben escuchar.
Los desarrolladores no pueden o no escucharn a sus usuarios y
raramente construirn lo que stos necesitan
Los desarrolladores son usualmente las ltimas personas que aceptan
cambios en sus terrenos.
Podemos jugar con los trminos y definir la administracin de sistemas, la cual se da al
visualizarse la organizacin como un conjunto de subsistemas que debe ser
administrado. En esencia lo que se administra es un sistema.
El ambiente con el que interacta un sistema administrativo es la organizacin en s y
toda su estructura.
Es por ello importante que se estudie la organizacin como
actividad administrativa.
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Qu es organizacin?
Todos hemos sido miembros de una organizacin, durante alguna o varias etapas de
nuestras vidas. Hemos pertenecido a grupos, equipos, clases que pueden describirse
comoMuyorganizadosobiendesorganizados.
La palabra organizacin se deriva de organismo (compuesto de
rganos). Una organizacin es una entidad con sus partes
integradas de tal manera que se interrelacionan entre s y con el
todo. De cierta manera,sedicequeestnmuyorganizadossila
comunicacin y coordinacin entre sus miembros es tal que se
logran los objetivos del equipo. El trmino organizacin se aplica a
menudo a las empresas como tales. En la presente seccin
hablamos de la organizacin como actividad administrativa que
permite una coordinacin y comunicacin entre los miembros de la empresa para lograr
sus objetivos.
Organizacin de acuerdo al Prof. Enrique Benjamn Franklin F., en su libro
Organizacin de Empresas: Anlisis, diseo y estructura: la mayora de autores
modernos la interpretan como un proceso mediante el cual, partiendo de la
especializacin y divisin del trabajo, agrupa y asigna funciones a unidades
especficas e interrelacionadas por lneas de mando, comunicacin y jerarqua para
contribuirallogrodeobjetivoscomunesaungrupodepersonas
El diseo organizacional es un proceso administrativo de diagnstico y seleccin de la
estructura y sistema formal de comunicacin, autoridad y responsabilidad necesarios
para lograr los objetivos de la empresa.
Como podemos observar, al llevar a cabo este proceso, es necesario tener claros los
conceptos de autoridad, responsabilidad, especializacin y divisin del trabajo,
asignacin de funciones y lneas de mando y comunicacin. Se puede observar en la
figura 3.2
Figura 3.2
Proceso de organizacin
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Este derecho legal le permite a la persona con autoridad dirigir, adoptar decisiones, y
por ltimo dar las rdenes. Estas rdenes pueden ser de diversa naturaleza tanto para
realizar alguna tarea o dejar de realizarla, as como obedecer las decisiones que se han
tomado.
Como se puede observar, para lograr que una estructura organizacional funcione, es
fundamental definir quin tiene la autoridad de hacer ciertas cosas.
El uso de la
autoridad da origen a la aceptacin de obligaciones para el logro de objetivos y metas
de la empresa. Al reconocer las obligaciones nace la responsabilidad.
Ahora, ya estamos listos para definir la responsabilidad.
RESPONSABILIDAD
Se deriva de la palabra responder, implica estar obligado a responder de sus actos en el
ejercicio de la autoridad.
Un individuo sin responsabilidad sobre las acciones del ejercicio de su autoridad puede
salirse de control. Es lgico pensar que un individuo debe responder del resultado de
las acciones que ha mandado ejecutar y las decisiones que ha tomado.
La autoridad conlleva responsabilidad. Los gerentes poseen
autoridad en las organizaciones y, en consecuencia, deben
responder por las personas, recursos y dinero de la organizacin.
Responsabilidad es, por lo tanto, la obligacin que tiene un
individuo de cumplir con las actividades asignadas con lo mejor de
su habilidad.
De todo esto podemos concluir que la autoridad debe corresponder con la
responsabilidad. Veamos un ejemplo; si a un empleado se le hace responsable de
incrementar las ventas y no se le da la autoridad para invertir en los medios para
lograrlo, de qu manera podr cumplir con lo que se le ha encomendado?
ESPECIALIZACIN Y DIVISIN DEL TRABAJO
Qu es la divisin del trabajo? Simplemente, la divisin de grandes tareas en otras
ms pequeas o simples que se distribuyan entre varias personas. De esta manera,
las personas se especializan en determinadas tareas lo que permite dominarla en un
corto tiempo, generalmente con un mnimo de habilidad.
Adam Smith y Max Weber fueron los pioneros en reconocer que la divisin del trabajo
es esencial para maximizar la produccin en una empresa.
Cuando el trabajo se divide y especializa, se crea la necesidad de una coordinacin
administrativa ms efectiva as como de supervisin ms estrecha.
Volvamos a la definicin de organizacin de acuerdo al Prof. Enrique Benjamn
Franklin F., en su libro Organizacin de Empresas: Anlisis, diseo y estructura: la
mayora de autores modernos la interpretan como un proceso mediante el cual,
Figura 3.3
Qu se logra con una buena organizacin?
Colaboracin
Qu se logra con
una buena
organizacin?
Mejorar la comunicacin
!
"#"! $%&'(&$&)*!+,!-.!)%/.'&0.(&1'!
DEPARTAMENTALIZACIN
Departamentalizacin se deriva del trmino departamento, cuyo concepto es agrupar a
las personas que laboran en la organizacin dentro de dicha unidad administrativa por
determinado elemento que tengan en comn.
Departamentalizar es organizar
formalmente a una empresa en varios departamentos (pueden recibir diversos nombres
como unidades, o secciones) y sus respectivas interrelaciones.
De la especializacin del trabajo se deriva la
departamentalizacin de acuerdo al lugar, al producto,
clientela o proceso.
El objetivo en mente al
departamentalizar es agrupar en unidades bien
definidas aquellas que tengan objetivos afines y con el
mismo propsito. Es decir, que los miembros que se
agrupan en cada unidad tienen muchas cosas en
comn que distinguen a dicha unidad de las otras.
Un departamento, segn Koontz, designa un rea bien delimitada, una divisin o
sucursal de la organizacin sobre la cual un gerente tiene autoridad para el desempeo
de actividades especficas.
JERARQUIZACIN:
Como se dijo anteriormente, nos hemos desarrollado en una sociedad con distintas
relaciones de autoridad. Los padres, los profesores, en los equipos deportivos, etc. El
concepto de autoridad nos es familiar y lo comprendemos. As mismo, aunque tal vez
no con el nombre de jerarqua , no han faltado ocasiones en que desde nios la
estableciramos al jugar y al relacionarnos con los dems.
Las lneas de autoridad son fundamentales para definir la jerarqua. Jerarquizar es
establecer un arreglo de la autoridad de arriba hacia abajo. Para ello, se establecen
niveles y los superiores son los que tienen mayor autoridad. En general, se forman
pirmides de autoridad, y son pocos los que tienen la mayor dosis de poder y muchos lo
que tienen poco o ninguna autoridad. Si se tiene el mismo nivel de autoridad se debe
estar en el mismo nivel en la estructura jerrquica.
Las lneas de autoridad se establecen de arriba hacia abajo y son los niveles superiores
quienes comandan a sus niveles inmediatamente inferiores y as sucesivamente. Esto,
adems de delimitar la autoridad de cada persona en la empresa, tambin establece
sus responsabilidades. Es un principio importante que una persona responda
nicamente a un jefe o superior.
La jerarquizacin permite establecer los niveles de subordinacin y visualizar qu
unidades estn subordinadas a cada unidad de la organizacin.
Al establecer la jerarqua, las personas se organizan en niveles. Los gerentes en los
niveles superiores son de Alta gerencia. La funcin principal de estos gerentes es la
Tipo de Gerencia
Alta Gerencia
Funcin
Estratgica
Gerencia Media
Tctica
Baja Gerencia
Operativa
Informacin requerida
Requiere informacin ms resumida para
planeacin estratgica
Informacin resumida para planeacin y
control
Informacin de detalle para supervisin de
sus subordinados
Un !"!#$%& de los problemas que puede causar la falta de una buena comunicacin
en la empresa ocurre en la sobre carga de mensajes, esta situacin provoca: dar
respuestas fuera de plazo, omisiones, errores, descuidos y filtrado de mensajes.
DELEGACIN, DESCENTRALIZACIN Y DESCONCENTRACIN
La delegacin es fundamental en los conceptos de descentralizacin y
desconcentracin. Una organizacin se dice descentralizada si la toma de decisiones y
la autoridad se dispersan a lo largo de la estructura organizacional. En otras palabras,
se ha delegado la autoridad a las unidades subalternas, de manera que pueden tomar
decisiones y actuar en forma independiente, al tener en cuenta la responsabilidad que
esto conlleva y en armona con los objetivos de la organizacin.
Una organizacin centralizada es aquella que delega muy poco y que conserva para los
niveles superiores el control y las decisiones.
En este momento se explica la modalidad de desconcentracin: Es una forma de
organizacin administrativa en que los rganos centrales mantienen sus funciones
normativas de planeacin, coordinacin y control, transfiriendo a las unidades tcnicas
funciones de ejecucin y operacin as como facultades de decisin. Es una forma
limitada de la descentralizacin. En la figura 3.3 se presenta un resumen de los
principios administrativos.
Figura 3.4
Principios de la Administracin
DEPARTAMENTALIZACIN
JERARQUIZACIN
LNEA DE MANDO
O AUTORIDAD
Principios
Generales de la
Administracin
Organizacin
Formal
AUTORIDAD FUNCIONAL
Eficiencia
Mxima
UNIDAD DE MANDO
Y PRINCIPIO ESCALAR
TRAMO DE CONTROL
COMUNICACIN
DELEGACIN,
DESCENTRALIZACIN
DESCONCENTRACIN
3.4
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Por producto
En esta modalidad de departamentalizacin se asignan todos los recursos y autoridad
bajo un gerente para la produccin de un determinado producto o marca. !"#$%&'(
Si en determinada empresa se producen tres diversos productos: Atole Sabrosn,
Cereal El Mejor, y por ltimo Boquitas Don Queso, se creara un departamento para
cada uno de estos productos.
Por territorio
Para departamentalizar se establecen regiones dentro del territorio de accin de la
empresa. As pueden establecerse departamentos tales como: Oriente, Occidente,
Norte, Sur, etc. O bien si es en el mbito mundial: europeo, asitico, americano,
latinoamericano, etc.
Por cliente
Es muy utilizada cuando se considera que la empresa puede mejorar la atencin a sus
clientes al darle nfasis al sector al que stos pertenecen. Por #"#$%&', una empresa
que atiende las necesidades informticas de empresas en diversos sectores puede
departamentalizar as: Banca, Industria, Comercio, Educacionales, etc.
Por proceso
Los departamentos son creados de acuerdo a las etapas del proceso. Comnmente se
encuentra en los departamentos de produccin. Existen varias modalidades de
produccin: En serie, en paralelo o ensamble de unidad. En la modalidad en serie se
realiza paso a paso por un mismo canal hasta la terminacin del producto. Para la
fabricacin de ropa, podran crearse los departamentos de: diseo, elaboracin de
patrones, corte, costura y acabados finales. Paralelo: Implica manejo concurrente de
varios pasos. Unidad: Diferentes empleados ejecutan diferentes pasos del trabajo en
una cantidad dada de trabajo al mismo tiempo.
Por grupo especial
Asigna un equipo especial de trabajo a un proyecto definido Es un grupo reducido,
existe durante la vida del proyecto, y luego se dispersa, tiene un lder autnomo.
Tambin conocido como organizacin o administracin de proyecto.
Por matriz:
Combinacin de lo funcional y grupos especiales. Componentes definidos dentro de los
diferentes proyectos especiales. La organizacin es matricial ya que los coordinadores
de proyectos son especialistas que trabajan la parte administrativa y por otra parte
estn los tcnicos que manejan los aspectos especializados. Esta organizacin
matricial es muy comn en organizaciones en donde se combina la
departamentalizacin funcional y por grupos especiales. Esta modalidad matricial es
utilizada en organizaciones que administran diversos proyectos tcnicos que requieren
de una administracin presupuestaria rigurosa.
Tabla 3. 4
Tabla comparativa
Por funcin
Por producto
Por matriz:
Por cliente
Por proceso
AUTOEVALUACIN
1. Qu es un sistema administrativo?
2. Cules son los componentes de un sistema administrativo?
3. Qu es la organizacin?
4. Explique el concepto de autoridad. D varios ejemplos
5. Explique qu es la responsabilidad. D varios ejemplos.
6. Qu aspectos son necesarios para lograr la divisin del trabajo en la
organizacin? Explique
7. Describa los principios de organizacin y su relacin con la
automatizacin de procesos administrativos
8. Qu es la estructura organizacional?
9. Qu caractersticas debe poseer una estructura organizacional para ser
eficaz?
10. Qu se logra con una buena organizacin?
CASO DE ESTUDIO
La panificadora San Mateo ha crecido de forma muy rpida despus de haber
comenzado como un negocio familiar hace 8 aos. Jos Garca, uno de sus socios, se
ha trasladado a los Estados Unidos y tiene planes de implementar una panificadora y
seguir los mismos parmetros organizacionales de la
empresa que funciona en
Guatemala.
Con esta nueva panificadora se pretende captar la creciente poblacin hispana en los
Estados Unidos. Esta idea surge porque se estima posible aprovechar la disminucin
de las barreras comerciales y se considera que existe una alta posibilidad de expandirse
a los mercados mexicanos. Segn diferentes estudios, el mercado de alimentos latinos
est creciendo en un 10% por ao.
ElgerentedePanificadoraSanMateodeseaabrirunapanificadoraengrandeporello
usted debe elaborar una propuesta de estructura organizacional, que incluya la
departamentalizacin, la definicin de jerarquas, las lneas y unidades de mando y
comunicacin. Esta estructura organizacional debe permitir una eficiencia mxima para
la Panificadora en Estados Unidos.
Es necesario dar respuesta a las siguientes interrogantes para encontrar una solucin a
la problemtica presentada:
1.
2.
3.
4.
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$(')+,-)!,"+%./.!0,1)%%
LasmejoresideasnosonnimasnituyassonnuestrasRick Warren
3.45*.4%3.%&..(%.40.%!)560*&$%
3.7.%4.(%!)5)-%3.8%
Comprender la diferencia entre una
organizacin
enferma
y
una
organizacin sana
Reconocer los errores organizacionales
para utilizarlos de gua para el
diagnstico de la empresa.
Describir la importancia de los roles en
la integracin del equipo de trabajo, en
especial del analista de sistemas
!
&$%!*)&%5*.3.%1.(,/,!)(%)%
0()194%3.%&$4%4,'*,.+0.4%
,+3,!)3$(.48%
Propone soluciones para los
sntomas detectados de las
organizaciones enfermas
Trabajo en equipo en los proyectos
de automatizacin de procesos
administrativos
Aplica los principios del anlisis de
sistemas en la propuesta de
alternativas
2%
(./.(.+!,)4%
.1)&*)+.0%
http://evaluanet.galileo.edu/
"#$%&'%()*+,)"+-$!
!
Generalmente, el objetivo de toda organizacin es la productividad. Para lograr la
efectividad las organizaciones deben estar organizadas y contar con una planificacin
bien establecida, con un ambiente laboral de cordialidad donde cada dependencia
cumpla con responsabilidad sus tareas, posea lneas de autoridad bien definidas y
establezca claramente sus metas y objetivos.
Para lograr una organizacin efectiva es necesario evitar errores y utilizar el trabajo en
equipo, la creatividad, responsabilidad, aceptacin al cambio, el liderazgo efectivo, etc.
Adems para lograrlo se debe ser efectivo y eficaz en los mtodos, procesos y
procedimientos a utilizar.
La importancia del trabajo en equipo consiste en trabajar en un ambiente agradable,
donde exista una buena comunicacin y se puedan aportar ideas y sugerencias para el
xito de un proyecto, as como contar con lderes dispuestos a apoyar y dirigir las
actividades.
Aspectos claves para automatizar un proceso administrativo son la planificacin bien
establecida y trabajar en equipo eficazmente. Un proceso administrativo est inmerso
dentro de una estructura organizacional. Conocer los elementos de la organizacin
efectiva contribuyen a llevar con xito la automatizacin del proceso administrativo de
dicha organizacin.
REFLEXIONES
!"#$ %&'()$*)+,-,$./-$),+-/01-&0'/$232&405-6$
A continuacin explicamos algunos signos que deberan alertar a los gerentes antes del
colapso de su organizacin. Estos se han definido de acuerdo a la experiencia de
diversos autores.
Dependencia y rebelda.
Paternalismo. Los jefes son padres poderosos.
subalternos obedecen sumisamente o se van.
Los
ORGANIZACIN ENFERMA
A excepcin de los niveles superiores,
los objetivos de la empresa no se
conocen ni son compartidos
Status y posicin
dentro de la
organizacin
Toma de
decisiones
ORGANIZACIN SANA
Son compartidos por todos los
miembros de la organizacin y
muchos esfuerzos se dedican
para su consecucin.
Las personas se sienten libres
de mostrar su conocimiento
acerca de las dificultades
porque confan y son optimistas
de que stos sern resueltos.
La solucin de problemas es
altamente pragmtica. Al atacar
problemas,
las
personas
trabajan informalmente y no se
preocupan del status, territorio,
o del qu dir la administracin.
Los puntos para la toma de
decisin son determinados por
factores tales como habilidad,
sentido de responsabilidad,
65
PUNTO FOCAL
ORGANIZACIN ENFERMA
basadas en informacin y consejos
inadecuados. Las personas se quejan
acerca de las decisiones irracionales
de los gerentes.
Trabajo en equipo
Conocimiento de
las personas en los
niveles inferiores
Necesidades y
sentimientos de las
personas
Competencia
Actitud ante la
crisis
Tratamiento de los
conflictos
Aprendizaje
Retroalimentacin
Se evita la retroalimentacin
Relaciones
humanas
Actitud en el
trabajo
Liderazgo
Libertad de accin
El gerente es el padre en la
organizacin
El gerente limita todo en la
organizacin,
demanda
excesiva
justificacin y permite muy poca
ORGANIZACIN SANA
disponibilidad de informacin,
horarios, carga de trabajo y,
por
los
requerimientos
profesionales y administrativos.
El nivel organizacional no es
considerado como un factor
Existe un notable sentido del
juego en equipo al planificar, al
ejecutar y principalmente en
disciplina. En pocas palabras,
se
comparte
la
responsabilidad.
Es respetado y tomado en
cuenta
Los problemas considerados
incluyen
necesidades
personales
y
relaciones
humanas
La colaboracin es espontnea.
Las personas solicitan sin
problema la ayuda de otros.
PUNTO FOCAL
Administracin del
riesgo
Tratamiento de
errores
Bajo rendimiento
Estructura
organizacional
Actitud ante el
cambio
Innovacin
Responsabilidad
ORGANIZACIN ENFERMA
libertad para las equivocaciones
No es apreciado
Intolerancia al error
ORGANIZACIN SANA
Es
aceptado
como
una
condicin
del
cambio
y
crecimiento
Se aprende del error
Resumen elaborado de la seccin Algunas caractersticas de organizaciones saludables y no saludables del libro
Managing with People, Fordyce & Weil de la editorial Addison Wesley Pub. Co.
67
!"#
$%&'()*+,&-./0(*)/1*+,
Procedimientos
Koontzs nos manifiesta que son planes por medio de los cuales se establece un
mtodo para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronolgicas
de las acciones requeridas. Son guas de accin, no de pensamiento, en la que se
detallalamaneraexactaenquedebenrealizarseciertasactividades.Deacuerdocon
Robbins es la forma en que un administrador responde a un problema estructurado a
travs de establecer claramente los pasos secuenciales que deben seguirse.
Es un tipo de plan que establece el modo de trabajar las actividades futuras. Es una
serie cronolgica de acciones requeridas. Orientan la accin. No es una gua para el
pensamiento. Detallan la forma exacta en que se debe proceder para realizar las
actividades.
Figura 4-1
Ejemplo de un diagrama de procedimiento
No.
Quin?
Simbolo
Cmo?
Qu?
Operaciones
Operaciones
Jefe Depto.
Operaciones
Distancia
en metros
Para qu?
Oficializar los cargos por servicios ante
los Hoteles Miembros
Personalmente
Compara el monto de
cada factura con el estado
de cuenta que aparece en
la consulta en pantalla.
Selecciona los Hoteles
miembros ms
importantes y al azar
algunos otros miembros
Secretaria
Operaciones
Secretaria
Operaciones
Secretaria
Operaciones
Personalmente
8
9
10
11
12
Hotel Miembro
Mensajero
Mensajero
Secretaria
Operaciones
Secretaria
Operaciones
14
Secretaria
Departamento de
Contabilidad
Autorizado por:
Arturo Garca
20 min
10 min
24 hrs.
Personalmente
Personalmente
10 min
Por medio del sistema de
administracin de
documentos de CHN
60 min
Personalmente
Mensajero
Secretaria Depto.
Contabilidad
1 min
Personalmente
13
15
3 metros
Personalmente
Mensajero
60 min
Personalmente
Tiem
po
en
min
30 min
Personalmente
Personalmente
10 min
Fecha de elaboracin:
2 de enero de 2025
30 min
Ingreso
de
Visitantes
CHN - 2025
69
Figura 4.2!
Transformacin!
Insumos
"!
!
!
!
!
#!
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!
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!
!
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$!
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!
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(!
!
!
!
!
!
'!
Proceso
Salida
)!
En una organizacin existen diferentes procesos que se relacionan para producir una o
varias salidas. Ejemplos de ellos: el proceso de manufactura, el de control interno, el
proceso de comercializacin, etc.
Estudiemos el !"!#$%& del sistema de cobros en una organizacin que vende al
crdito, electrodomsticos y artculos del hogar. El objetivo del sistema es efectuar los
cobros de las cuotas e intereses dentro de la organizacin. Los insumos principales son
todos los negocios aprobados que sern objeto de cobro. Adems, forman parte del
sistema el personal que labora en el departamento de cobros, los recursos necesarios
para realizarlos, etc. La salida de este sistema es la recoleccin de pagos tanto al da
como morosos. Dentro del sistema existen varios procesos para el logro de sus
objetivos: Recepcin de la informacin de los negocios, cobros mensuales, clculo de
morosidad, vencimientos, etc.
Mtodo
De acuerdo con lo expresado por el ingeniero Alvaro Zea Krings, la palabra mtodo
proviene del griego methodos, unin de los vocablos: meta que significa como, entre
ellos, en medio de y Odos que significa Va, camino. Interpretando el trmino por sus
races griegas, se puede concluir que un mtodo es el camino ordenado y sistemtico
que se utiliza para lograr un fin determinado. Por lo tanto un mtodo es la ejecucin
ordenada para llegar a un resultado deseado.
Un mtodo es la ejecucin ordenada y clara de llegar a un resultado o fin determinado.
Es decir, que tener un mtodo para realizar algo significa realizar en forma eficiente una
secuencia cronolgicamente ordenada de actividades para lograr un resultado
especfico. Por !"!#$%& el mtodo de ventas, el mtodo de costos, etc.
Productividad
Es un indicador que mide la eficiencia del proceso de transformacin de los insumos en
productos.DeacuerdoalBancodeInformacinEconmica:Laproductividadesuna
forma de medir la eficiencia con que se utilizan los recursos disponibles para generar un
determinadoniveldeproduccin.
Este indicador refleja qu tan bien son utilizados los recursos al generar los productos.
Mide la relacin entre las salidas y los insumos. En esta productividad se deben incluir
las contribuciones de todos los insumos: trabajo, capital, materiales y energa.
Una mayor productividad proviene de tres fuentes primarias:
Tecnologa
Habilidad Administrativa
Esfuerzo Humano
Humano
"
"
La productividad est en relacin con el esfuerzo e inversin
" de recursos para lograr
este producto. As, si alguien produce el mismo resultado que otra persona con menor
esfuerzo, se dice que esta persona es ms productiva que la segunda. En general, si
el esfuerzo es menor, el tiempo de produccin ser menor, o bien talvez el tiempo sea
el mismo, pero la persona podr hacerlo ms veces porque se ha cansado menos.
Como vemos, podramos definir que incrementar la productividad es producir ms con
menor esfuerzo o en menor tiempo o con menores recursos. Productividad es una
relacin entre los insumos invertidos al producir y la salida o producto. Dentro de los
"
"
insumos tambin van los costos relacionados. De aqu se puede
derivar
la frmula
de la
"
"
"
productividad mostrada en la figura 4.3:
"
"
"
"
Figura 4.3
Frmula productividad
Productividad =
Resultados
Recursos Utilizados
!"
Salidas
Insumos
71
Eficacia
(Efectividad)!
Hacer lo correcto!!!
!"
Eficiencia
!
Hacer mejor las!!!
"#$%$!
!"
Tranformacin
Innovacin
Cambio
!
#"
#"
xito =
productividad!
Hacer
algo nuevo.
Hacerlo
de
otra
manera!
!"#$ %&'()*+,%-&$.(/$(01%2-$.($'*+3+4-$
Un equipo es un grupo efectivo de personas, es decir, que a su vez es eficiente y eficaz.
Ser eficaz es producir resultados, mientras que ser eficiente es hacer las cosas
correctamente con el mejor uso de los recursos.
En un equipo las metas estn bien definidas y se conocen las necesidades del grupo
con exactitud. La comunicacin en un equipo es eficiente, franca, honesta, abierta y
permite la expresin, tanto de ideas como de sentimientos.
El lder en un equipo es elegido por el grupo de comn acuerdo. En el equipo se le da
importancia tanto al logro de las metas como al desarrollo de los integrantes del grupo.
Para los miembros de un equipo el desarrollo de sus compaeros es fundamental.
Existe involucramiento de todos sus miembros en la toma de decisiones para llegar a un
consenso. Los conflictos se resuelven a travs del dilogo y no son ignorados. Los
problemas se resuelven con un mnimo de energa dada la buena relacin entre los
miembros del equipo.
Para realizar un proyecto de Automatizacin de Procesos Administrativos es
indispensable hacerlo en equipo. Las funciones de cada miembro del equipo estn
plenamente definidas. En algunas ocasiones una misma persona puede desempear
ms de una funcin. A continuacin explicaremos el papel de cada miembro del equipo.
Es importante recordar que cuando se realiza un anlisis de sistema no se busca qu
est mal y qu debe cambiarse sino descomponer un sistema en sus partes para
realizar un estudio. Su objetivo es plasmar la realidad.
Las funciones de los miembros del equipo pueden ser desempeadas por personas
empleadas en la Empresa o por consultores contratados para la tarea especfica.
USUARIO FINAL
El usuario final es la persona que ser un usuario eventual del nuevo sistema o
responsable del sistema en alguna forma.
Los usuarios son importantes ya que
proveen informacin de calidad en cualquier etapa del proyecto. Pueden ser
entrevistados, trabajar en sesiones, participar en una validacin o retroalimentacin del
sistema, etc.
ADMINISTRADOR DEL SISTEMA DE INFORMACION
Generalmente, es el responsable de la aprobacin del proyecto en los aspectos
tcnicos y en los estndares existentes. Adems vela porque el proceso de desarrollo
se lleve en una forma apropiada.
LIDER DEL PROYECTO
Es el responsable de toda la planeacin y control del proyecto, de poner los planes en
accin, de informar a todos los involucrados de los planes, progreso y elementos
importantes. Tambin debe asegurar la calidad de los productos de cada etapa.
ANALISTA DE SISTEMAS
Es el responsable de analizar el sistema e identificar las
necesidades del usuario.
Debe, adems, identificar los
requerimientos especficos del negocio y detallar cmo debe ser
implementado un sistema para cubrirlos.
Debe darle
seguimiento al diseo y construccin del sistema para
asegurarse de que sean cubiertos. En algunas ocasiones, se
puede clasificar a los analistas, de acuerdo a su especialidad,
ende negociootcnicos.Siseinvolucranenlafaseinicialdedefinicinyanlisisde
sistemas son clasificados como de negocio. Si se involucran en revisin de diseo,
construccin y prueba, generalmente son tcnicos.
El analista de sistemas tiene una funcin muy importante dentro del proyecto de
AUTOMATIZACIN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS, en la fase del anlisis.
73
Dentro del trabajo que realiza el analista tiene que desempear varios papeles. Debe
ser un investigador, recabar informacin respecto a la empresa, observar y describir las
situaciones diversas que pueden ser claves en la solucin del problema. Debe ser una
persona innovadora, con mente abierta para encontrar soluciones originales que se
descubren nicamente con visualizar las cosas desde puntos de vista diferentes. En
ocasiones acta como mediador, evita conflictos y ayuda a resolver las pequeas
diferencias, logra consenso y no impone sus propias ideas.
Los analistas de sistemas no slo resuelven problemas actuales. En algunas ocasiones
se les llama para ayudar a manejar la expansin planeada de una empresa. En este
caso, el estudio de sistemas se orienta hacia el futuro, dado que no existe ningn
sistema actual. El analista considera cules sern las necesidades de la empresa y en
que rea deber considerar los cambios para que coincida con estas necesidades. En
este caso y en muchas otras situaciones, el analista puede recomendar formas alternas
para mejorar la situacin. Normalmente es posible aplicar ms de una estrategia.
Es importante que posea conocimientos y que pueda servir de apoyo en la toma de
decisiones, presentar sugerencias y nuevas opciones. Es aqu donde acta como un
consultor y especialista de apoyo.
Tomando en cuenta los papeles que en ocasiones desempean los analistas, a
continuacin mencionamos algunas de las caractersticas ms importantes que debe
poseer un analista de sistemas.
No se encuentran clasificadas en orden de
importancia, ya que todas ellas son necesarias para garantizar el xito del analista en
su trabajo.
1) Facilidad para tratar con las personas, ser un buen interlocutor. Facilidad
para trabajar con las personas, para manejar entrevistas, mediar en
desacuerdos
2) Conocimientos de aplicacin para entender y apreciar las ideas de los
usuarios
3) Creatividad para solucionar problemas
4) Capacidad de abordar la situacin en forma sistemtica
5) Poseedor de una mente lgica y organizada
6) Facilidad de abstraccin para pensar en el sistema tanto en trminos
fsicos como abstractos
7) Experiencia en sistemas y equipos de computacin
8) Autodisciplina y auto motivacin
9) Capacidad de administrar un proyecto
10) Observador y poseedor de una mente analtica
El analista es quien generalmente prepara una propuesta de sistema que sumariza lo
que ha sido encontrado, proporciona anlisis de costo/ beneficio de las alternativas y
hace recomendaciones sobre lo que debe hacerse.
La recomendacin debe basarse en aspectos como la adaptabilidad de la solucin a la
estructura de la empresa, as como el apoyo que deber tener por parte de los
empleados. Si los usuarios que utilizarn el sistema no se sienten cmodos con ste,
fallar en su propsito de mejorar la empresa. Algunas veces debe considerarse el
tiempo que toma desarrollar una opcin, comparada con otras. Los costos y beneficios
financieros tambin son importantes de determinar. La gerencia es quien al final
Principios:
Los principios aplicables en el anlisis de sistemas son:
DISEADOR DE SISTEMAS
Es el responsable de disear el sistema basado en el producto de la fase de anlisis.
Deber producir toda la informacin referente al diseo de entradas, salidas y procesos,
de manera que puedan ser utilizadas por los programadores en la fase de construccin.
Pueden involucrarse en las fases anteriores para que estn enterados del anlisis y
definicin del sistema. Trabajan muy de cerca con el analista y los usuarios para
garantizar que su diseo llene las expectativas iniciales. Debe pensar en aspectos de
operacin, entrenamiento y transicin cuando el sistema sea implementado. Esto debe
hacerlo con el apoyo del analista.
IMPLEMENTADOR
Es el responsable de implementar el sistema. Es quien realizar programas, si el
sistema requiere de utilizacin de programas de computadora. Adems, deber
implementar los cambios en sistematizacin y/o equipamiento que hayan sido
propuestos en las fases previas. Es una persona que debe poseer conocimientos
tcnicos en equipo, si ste es requerido. Adems, en algunas ocasiones es til que
posea conocimientos en programacin.
75
!
Figura 4.4
Integracin del Equipo de Trabajo
'
()*+,-./(0)'1+2'+34(50'1+'*-.6.70'
!
USUARIO
FINAL
Persona
eventual o
encargada
del sistema
ADMINISTRADOR
DEL SISTEMA
DE INFORMACION
Aprueba el
proyecto
LIDER DEL
PROYECTO
Planea y
controla el
proyecto
ANALISTA DE
SISTEMAS
Analizar el
sistema e
identificar las
necesidades
del usuario
DISEADOR
DE SISTEMAS
Disea el
sistema basado
en el producto
de la fase de
anlisis.
!
IMPLEMENTADOR
Implementa
el sistema
AUTOEVALUACIN
1. Describa cmo pueden ayudarle los sntomas de una organizacin enferma en la
automatizacin de procesos administrativos.
2. Defina con sus palabras los trminos: proceso, procedimiento y mtodo.
Establezca en qu se parecen y en qu se diferencian.
3. Qu caractersticas debe poseer el analista de sistemas y por qu se hacen
necesarias?
4. Qu es un equipo? Por qu es importante un equipo en el anlisis de
sistemas y en la automatizacin de procesos administrativos?
5. Mencione las funciones de algunos de los miembros del equipo en el anlisis de
sistemas: Usuario final, administrador del sistema, lder del proyecto, analista de
sistemas, diseador, implementador
6. Mencione cinco caractersticas que debe poseer un analista de sistemas.
Explique por qu
7. Qu es la productividad y para qu sirve?
77
CASO DE ESTUDIO
Cada vez ms los equipos virtuales de trabajo son comunes en las organizaciones. No
obstante, muchos gerentes tienen escasa experiencia con la organizacin y
funcionamiento de estos equipos virtuales de trabajo.
Asuma que usted est a cargo de un equipo virtual de trabajo recin formado en la
empresadeConsultoresS.A.Esteequipoestencargadodedesarrollarunsitioen
Internet para promover un producto farmacutico nuevo llamado Yvin, el cual se usa
para tratar erupciones cutneas causadas por hiedra venenosa u otras plantas txicas.
Su oficina se encuentra en el Salvador, pero con frecuencia trabaja en casa. Los
miembros del equipo son:
-
Todos los integrantes del equipo hablan ingls con fluidez, pero el ingls es el segundo
idioma para cuatro de los miembros de equipo. ste es el primer proyecto y tambin es
la primera vez que es responsable de administrar un equipo virtual de trabajo.
Elabore una propuesta de cmo integrara el equipo de trabajo para lograr un desarrollo
eficiente del proyecto.
Es necesario dar respuesta a las siguientes interrogantes para encontrar una solucin a
la problemtica presentada:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
!"#$%&'(&%"%!()*%&'(&"+,$-)*."$+&
Alquenoestfirmeenalgo,cualquiercosaloderrumbaRickWarren
'(%#01%&'(&2((-&(%!(&
.*#3!02$&'(4(&%(-&.*#*5&'(6&
Distinguir
las
caractersticas
especiales
en cada nivel de
administracin en el anlisis de
sistemas de informacin
Velar por que el diseo del sistema
de informacin y su implementacin
cumpla con los tres objetivos bsicos
&
2$&.0*2�('(&
7(-",".*-&*&!-*71%&'(&
2$%&%"80"(+!(%&
"+'".*'$-(%6&
Describe
los
beneficios
que
proporcionan los
sistema de
informacin en las organizaciones
Describe el proceso de conversin
de los datos de informacin
Argumenta sobre las distintas
implicaciones en el anlisis y diseo
de los sistemas de informacin.
Reconoce las caractersticas del
sistema de informacin y su
implementacin para que cumpla
con los tres objetivos bsicos
-(,(-(+."*%&
&
(7*20*+(!&
http://evaluanet.galileo.edu/
/&
!"#$%&$'()*+(!*,#--
Mientras no descubras un propsito para tu vida, todo lo que ests haciendo es existir
Rick Warren
Reflexiones:
-
!"#$%&%'()*%$+($&,-./)*0&1,$
$
Cuando la salida de un sistema es informacin el sistema se denomina sistema de
informacin. Los sistemas de informacin existen desde antes de que existieran las
computadoras. Sin embargo, en los sistemas actuales de informacin, las
computadoras proveen la infraestructura tcnica necesaria sobre la que se construyen
los sistemas de informacin (SI). Es importante que se acuerde que una computadora
por s sola NO CONSTITUYE UN SISTEMA DE INFORMACIN.
Al proceso de conversin de los datos de informacin se le denomina procesamiento
de datos. Los medios utilizados son las herramientas necesarias para llevar a cabo el
proceso. Adems del elemento central que realiza el proceso, se necesitan reglas y
procedimientos bien organizados para llevarlos a cabo. A este conjunto de elementos
se le denomina sistemas de informacin. Los sistemas de informacin se pueden
clasificar de acuerdo al tipo del elemento central del proceso.
En la actualidad las computadoras son un medio popular utilizado para convertir los
datos en informacin. En este caso, la computadora es el elemento central para esta
conversin. Sin embargo, se necesitan otros elementos como personas, programas,
papel, dispositivos diversos, etc. para llevarla a cabo. A este conjunto de elementos se
le denomina Sistema electrnico de computacin.
En el proceso de datos los elementos de entrada-proceso-salida se muestran en la
figura 5.1:
Figura 5.1
Proceso de Datos
Entrada:
Los datos son la
materia prima o
entrada
Proceso:
Son los pasos
necesarios para
convertir los datos en
informacin
Salida:
La informacin es el
producto o salida
6
8
6
Un mismo proceso puede realizarse utilizando
diferentes medios. Dependiendo
del
8
medio que se elija los sistemas de procesamiento son clasificados en: Manuales,
mecnicos, elctricos y electrnicos.
!
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION
81
Tabla 5-1
Apoyo organizacional
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
82
Almacenamiento de
informacin
Procesamiento de
informacin
Salida de
informacin
!
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION
83
!"#$ %&'(%)*)%+,-.$/-$(+.$,%0-(-.$/-$*/&%,%.12*)%3,$-,$
-($*,4(%.%.$/-$.%.1-&*.$/-$%,5+2&*)%3,$
Cada uno de los niveles tiene distintas implicaciones en el anlisis y diseo de los
sistemas de informacin.
Los requerimientos de informacin de cada nivel tienen
caractersticas especiales. En algunos casos los requerimientos estn bien definidos y
en otras estn difusos o se traslapan.
La informacin que se requiere en el nivel operacional es repetitiva e interna. En
general, se requiere de informacin de gran detalle para controlar las operaciones. La
informacin histrica y del pasado no es tan relevante. Requieren poco o nada de
informacin externaquelespermitaproyeccionesfuturasocreacindeescenariosque
pasasi.
En el nivel medio se requiere de informacin interna tanto de corto y largo plazo.
Como en este nivel se controla y planea, los administradores requieren de altas
cantidades de informacin en tiempo real. Tambin necesitan comparar el desempeo
actual contra los estndares establecidos para el control.
Los administradores estratgicos difieren de los administradores medios y de
operaciones en sus requerimientos de informacin. Solicitan informacin de fuentes
externas que los retroalimenta respecto a las tendencias del mercado y las estrategias
de las corporaciones con quienes compiten. La naturaleza de la informacin que se
necesita en el nivel estratgico es para predecir. Adems, requieren de informacin que
les permita construir diversos escenarios.
La informacin para el nivel estratgico, generalmente, es resumida. En ocasiones
puede ser ms antigua y estimada mientras que los operacionales requieren de
informacin precisa y actual. En el nivel estratgico se requiere de informacin
cualitativa, principalmente de fuentes externas en vez de la informacin cuantitativa de
fuentes internas requerida por el nivel operacional.
Los sistemas operacionales crean los datos requeridos por los sistemas en el nivel
superior y continan actualizando los datos de manera continua. En la figura 5.2 se
muestran los niveles organizacionales.
84
Figura 5.2
Niveles de informacin
La informacin para el nivel estratgico, generalmente es
resumida. Puede ser ms antigua y estimada. Se requiere de
informacin cuantitativa de fuentes externas.
!
"#$! %&'()!*+!)&)%+,-)!*+!&./(0,-1&(.!
Existen diversas formas de establecer categoras para los sistemas de informacin en
las organizaciones. La primera es de acuerdo al rea funcional a la que asisten:
mercadeo, finanzas y contabilidad, por ejemplo. Tambin por el tipo de negocio al que
sirven: banca, comercio, industrias de servicios, etc.
Los sistemas de informacin cumplen tres objetivos bsicos dentro de las
organizaciones presentes en la figura 5.3:
Figura 5.3
Objetivos de los sistemas de Informacin
!
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION
85
86
Tabla 5.3
Sistemas de automatizacin de oficinas
Tipo de Sistema
de Automatizacin
de Oficinas
Descripcin
Manipulacin de
los datos
(productividad de
la oficina)
Administracin de
documentos
Comunicaciones
Almacenamiento
Sistemas de
soporte a la oficina
!
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION
87
88
Estrategias
de Negocios
Conocimientos
Informacin
!
Operacin de
Negocios
Datos
89
90
Agentes: Un programa que puede realizar tareas a un nivel muy bsico sin
necesidad de intervencin humana y le da la apariencia de que piensa y
analizalainformacin. Por ejemplo, un agente puede realizar tareas sencillas
como la elaboracin de reportes, diagramas y grficas entre otros.
Sistemas Expertos:
Sistemas que aprenden una base de conocimientos del saber humano. Estos
sistemasposeenunaaparenteinteligenciaquelespermitepensaryrazonar en forma
similar al ser humano. El sistema experto captura la experiencia del especialista y
utiliza dicho conocimiento adquirido para ayudar a otras personas a adquirirlo y usarlo.
La cualidad principal del sistema experto es su habilidad para utilizar este conocimiento
deunmodointeligenteocreativo,enciertosentido.Sunombreexpertosederivade
la condicin de que la base de conocimientos es brindada por expertos del saber
humano en determinada materia o tema.
El conjunto de datos no constituye la inteligencia, sino ms bien la capacidad de
construir otros nuevos a partir de los viejos. Un ser humano puede formar opiniones
basadas en su conocimiento anterior, contrastarlas, actualizar su conocimiento y emitir
nuevas opiniones como resultado. Un sistema experto trata de imitar esta forma de
proceder del humano.
Los sistemas expertos son un caso muy particular de los sistemas de informacin, cuyo
uso ha sido posible debido a la reciente disponibilidad de hardware y software. Un
sistema experto captura en forma efectiva y usa el conocimiento de un experto para
resolver un problema particular experimentado en una organizacin. A diferencia del
Sistema de apoyo a la toma de decisiones, un sistema experto selecciona la mejor
solucin a un problema o clase especfica de problemas.
Los componentes bsicos de un sistema experto son la base de conocimientos, la
mquina de inferencia que conecta al usuario con el sistema y la interfaz del usuario.
Los ingenieros de conocimiento capturan la experiencia de los expertos, construyen un
sistema de computadora donde incluyen el conocimiento del experto y luego lo
implementan.
Un sistema experto es en esencia, un programa de computadora que contiene el
conocimiento y la capacidad necesarios para desempearse en un nivel de experto. En
general, se construyen de manera que sean capaces de explicar las lneas de
razonamiento que llevaron a las decisiones que tomaron. Esta transparencia es una
caracterstica primordial de los sistemas expertos, ya que se comprende que el uso que
se le dar al sistema experto depender de la credibilidad que disfrute por parte de los
usuarios y sta surge debido a un comportamiento transparente y explicable. En la 5.5
se muestra cmo funciona un sistema experto
!
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION
91
Figura 5.5
Sistema experto
(
92
!"#$$%&'($)*$+$&'($,-$)*$',$*.*/)01$2-30145$
Una de las partes ms importantes de la teora de sistemas es el modelo para sistemas
formales. De acuerdo a este modelo un sistema debe poseer las siguientes
caractersticas que se observan en la tabla 5.5
Tabla 5.5
Caractersticas del sistema formal
!
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION
93
Realizar las
Se pueden identificar sus partes? S. Sus partes son los documentos, los archiveros,
la secretaria que los archiva y los usuarios que utilizan los documentos.
Se pueden identificar sus interrelaciones? Claro. Los documentos llegan a la oficina a
travs del correo privado o pblico o alguna persona particular. La
secretaria lo recibe, firma de recibido y anota fecha y hora. Lo
clasifica y enva a la persona a quien va dirigido. Esta persona lee
el documento, realiza los pasos que debe hacer respecto al mismo
y lo devuelve posteriormente a la secretaria para su archivo. Si
desea consultarlo, ella sabr donde encontrarlo.
Se puede identificar el fin u objetivo comn de estas partes? Fcil localizacin de los
documentos que ingresan a la empresa y un control de los mismos
Se logra el objetivo si sus partes trabajan de manera independiente y sin interrelacin?
Definitivamente no.
Se pueden identificar las entradas del sistema? Los documentos
94
Se pueden identificar las salidas del sistema? Documentos clasificados para su fcil
localizacin.
Hay formas de medir desempeo de manera que pueda mostrarse la efectividad del
sistema y que pueda ser utilizada para medir su eficiencia? Por supuesto. El
desempeo puede medirse por el tiempo requerido para que el destinatario tenga
acceso al documento enviado. As mismo, por el tiempo que toma efectuar una
consulta.
Existe un mecanismo de control o regulacin y un proceso de toma de decisin? El
mecanismo existente es la verificacin sistemtica de que los documentos han sido
entregados correctamente a sus destinatarios y que los documentos han sido
clasificados correctamente para su posterior consulta.
Tiene
subsistemas
o
componentes
organizados
jerrquicamente? Existe interaccin entre subsistemas? Cada
componente puede considerarse a su vez como un subsistema.
Los archiveros, el personal involucrado, etc. son los
componentes y stos interactan para lograr los objetivos del
sistema.
Existe como parte de un sistema ms amplio o ambiente con el cual interacta? El
sistema de administracin de documentos existe dentro de una organizacin.
Tiene un lmite o frontera que delimita el rea en que el mecanismo de regulacin tiene
control? Existe un lmite entre su ambiente y el sistema. Cuando los documentos
ingresan a la organizacin y son registrados, se entra al sistema de administracin de
documentos.
Tiene recursos propios bajo el control de un mecanismo regulacin? S, los recursos
son utilizados para lograr los objetivos del sistema y
El sistema tiene expectacin de continuidad y puede esperarse que se recupere de
una perturbacin? Se han establecido medidas de seguridad para proteger los
documentos que el sistema custodia. As mismo, se espera que el sistema exista o
sufra adaptaciones o cambios en su ambiente para servir a la organizacin.
!"!#
$%&'()*+,$*#-.#/*#$+0'(%*,$'+#.+#/'1#1$1).%*1#
!
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION
95
Por ello los sistemas de informacin (vase la figura 5.6) se tornan indispensables en
las organizaciones y oficinas ya que proveen de informacin a los dems subsistemas
de la organizacin que son determinantes para el logro de los objetivos de la
organizacin.
La informacin no tiene que ser necesariamente algo escrito. Puede ser: una seal,
un dato, una coleccin de datos, un color, una conversacin, etc.
Debe existir un emisor y un receptor, y adems, debe tener significado para el
receptor (debe serle de utilidad).
En general existe un proceso que convierte un dato en informacin para el receptor
La informacin es de utilidad para el receptor y le ayuda a tomar una decisin. La
informacin puede modificar la accin que tomar del receptor.
Figura 5.6
Sistemas de informacin
Sistemas
Sistemas
Clientes
Clientes
Estrategias
Inteligencia de
Negocios
Nivel gerencial
Altos ejecutivos
Estrategias
Transaccionales
Nivel operativo
Competencia
96
AUTOEVALUACIN
1. Explique qu es un sistema de informacin.
2. En qu apoyan los sistemas de informacin a las organizaciones. D 2 ejemplos
concretos.
3. Reflexione acerca del papel de la informacin en las organizaciones. Justifique
su postura
4. Por qu se consideran dinmicos los sistemas de informacin?
5. Cmo se diferencian los sistemas de inteligencia de negocios, los sistemas
transaccionales y los sistemas expertos?
6. Cmo se puede distinguir qu es un sistema y qu no es un sistema?
!
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION
97
CASO DE ESTUDIO
La Clnica Salud Integral est ubicada en la zona 10 de Guatemala. Para esta clnica el
paciente siempre es primero. Los empleados son contratados bajo esta premisa. Dicha
clnica ofrece a los pacientes y familiares evidencia de sus ventajas y valores:
competencia, cuidado e integridad. Comunicar estos valores ha logrado la lealtad de los
clientes. Se ha hecho muy poca publicidad. Se trata de hacer todo basado en la
comunicacin.
La clnica ha utilizado un sistema efectivo de comunicacin que coordina las
necesidades de los doctores y de los pacientes. La clnica se comunica a travs de la
planeacin cuidadosa de los espacios, luz, color, sonido, actitudes y apariencia personal
de sus miembros.
En esta clnica trabajan actualmente 10 mdicos de diversas especialidades quines
atienden a 15 pacientes diarios como mnimo. La atencin se presta de lunes a sbado
de 7.00 a 20:00 horas.
Los sistemas de informacin son fundamentales para esta organizacin. Cuentan con
un sistema para llevar el control de los pacientes, los servicios prestados, los pagos.
Asimismo, cuentan con sistema que genera informacin para el administrador de la
clnica, de manera que pueda apoyarse en la toma de decisiones.
Estos sistemas actuales fueron diseados para la clnica cuando inici operaciones. Sin
embargo, dado que el volumen de pacientes ha aumentado, as como el de mdicos
que atienden en la clnica, es necesario reevaluar los sistemas actuales y proponer
nuevos sistemas de informacin para cubrir las necesidades actuales de informacin
de la Clnica Salud Integral.
Es necesario dar respuesta a las siguientes interrogantes para encontrar una solucin a
la problemtica presentada:
1. Dadas las actividades de la organizacin que se estudia, Qu tipos de sistemas
de informacin requiere y por qu?
2. Estudie las ventajas que cada tipo de informacin estudiado en el captulo podra
proveerle a esta organizacin
3. Qu relacin tienen los valores de esta organizacin en la seleccin de los
sistemas de informacin a sugerir? Justifique sus respuestas.
4. Qu otra informacin es necesaria para poder recomendar los sistemas de
informacin idneos para esta organizacin?
98
!"#$%&!'()*+*(,*(-$"'.+&--/0"(
1!('/'.!2*'(
LasgrandesvidassoncompromisoconunagrancausaRickWarren
+!#!+!"-/*'(
(
1!')&!'(1!(,!!+(!'.!(-*)4.&,$(
1!5!('!+(-*)*6(1!7(
Reconocer cundo es necesario
construir un sistema
Usar la metodologa existente para
la construccin de sistemas
Utilizar la metodologa SDLC y
conocer sus etapas
Comprender la aplicacin de la
metodologa de prototipos
Conocer
el
modelo
para
construccin de sistemas llamado:
Proceso Unificado de Desarrollo
(PUD)
,$(-&*,()&!1!(8!+/#/-*+(*(
.+*89'(1!(,$'('/:&/!".!'(
/"1/-*1$+!'7(
Describe el ciclo de vida de los
sistemas de informacin
Identifica la importancia del mtodo
de
Proceso
Unificado
de
desarrollo PUD
Identifica la importancia de las tareas
esenciales al disear un sistema
3(
!8*,&*"!.(
http://evaluanet.galileo.edu/
!"#$%&$'()*+(!*,#--
Nunca permitas que el miedo te haga quebrantar una de las leyes de Dios Rick Warren
--
!
REFLEXIN:
100
!"#$%&%'($)*$+&),$)*$'(-$-&-.*/,-$)*$&01(2/,%&30"$
Las fases que incluye el ciclo de vida de un sistema de informacin son: nacimiento,
desarrollo, operacin, mantenimiento y muerte. Explicaremos brevemente cada una de
ellas en tabla 6.1 a continuacin.
Tabla 6.1
Fases del ciclo de vida del sistema de informacin
Nacimiento
Desarrollo
Operacin
Mantenimiento
Muerte
101
4)./3/$1&*!
!
!
!
"#$%&$!
'$()%%*++*!
!
,-$%)./01!2!")1&$1/3/$1&*!
!"#$ %&'()(*(+,-.$$
Un mtodo es la ejecucin ordenada y clara para llegar a un resultado o fin
determinado. Es decir, que tener un mtodo para realizar algo significa realizar en
forma eficiente una secuencia cronolgicamente ordenada de actividades para lograr un
resultado especfico.
La definicin de mtodo es importante porque el anlisis de sistemas utiliza varios
mtodos aceptados para lograr sus objetivos. Una metodologa es una ciencia que
estudia los mtodos.
Existen muchas metodologas que asisten en la realizacin de un anlisis de sistemas.
Algunos investigadores resaltan que por lo menos 100 mtodos (comercialmente
disponibles) estn siendo utilizados. La mayora de stos son variaciones de las
metodologas ms populares.
En el presente texto nos ocuparemos del mtodo de ciclo de vida de desarrollo de
sistemas (SDLC System Development Life Cycle). El SDLC es un modelo simple por
etapas en el cual un proyecto de desarrollo de software se inicia, se desarrolla y se
!
Anlisis
Diseo
Planeacin
"#$%&#&'()*+,'!
Mantenimiento
1)
2)
3)
4)
103
Los SADM ms populares y de los cuales se derivan los otros mtodos disponibles son:
"
Cada una de estas metodologas es descrita en textos de otros autores y pueden ser
consultados para mayor detalle.
!"#$$ %&'()*'$+,-.-(/0'$0)$0)*/&&'11'$2%+03$
El Proceso Unificado de Desarrollo (PUD) es un proceso sistematizado para el
desarrollodesistemassteesunprocesomarco,debidoaquenoexisteunproceso
universal que resuelva los problemas de todo tipo de organizacin. Por lo tanto, es
flexible y extensible ya que permite varias estrategias de desarrollo.
El Proceso Unificado de Desarrollo (PUD) es, a su vez, una metodologa para el
desarrollo de sistemas, incluido el diseo. El PUD es la metodologa ms utilizada en la
actualidad y se ha constituido en un estndar de la industria de software.
Un proceso de software debe especificar:
1. La secuencia de actividades a realizar por el equipo de desarrollo, es decir
identificar el flujo de actividades
2. Los productos que deben crearse, indicar el qu y el cundo
3. Asignacin de tareas a cada miembro del equipo y al equipo como un todo
4. Criterios para controlar el proceso
El" PUD permite varias estrategias de desarrollo. Adems, se pueden definir diferentes
conjuntos de productos as como las actividades y encargados de las mismas.
En otras palabras, el Proceso Unificado es un proceso de
desarrollo de software configurable que se adapta a travs de
los proyectos variados en tamaos y complejidad. Se basa en
los muchos aos de experiencia de la compaa Rational en el
uso de la tecnologa orientada a objetos para el desarrollo de
software de misin crtica en una variedad de industrias.
El Proceso Unificado gua a los equipos del proyecto en cmo administrar el desarrollo
iterativo de un modo controlado mientras se equilibran los requerimientos del negocio, el
tiempo, el mercado y los riesgos del proyecto.
El proceso describe los diversos pasos involucrados en la captura de los requerimientos
y en el establecimiento de una gua arquitectnica lo ms pronto posible. Esta gua
permite disear y probar el sistema, el cual debe hacerse de acuerdo a los
requerimientos y a la arquitectura. El proceso describe qu productos crear, cmo
desarrollarlos y tambin provee patrones.
El proceso unificado es apoyado por herramientas que automatizan, entre otras cosas,
el modelado visual, la administracin de cambios y las pruebas.
El PUD posee las siguientes caractersticas:
En el PUD las fases del ciclo de vida del software varan un tanto a las presentadas
anteriormente y se muestran en la figura 6.3:
Figura 6.3
Fases de ciclo de vida del Software
Actividades
!
!
"#$$%&'#()'&!
Doctrinas
principios
Personas
!
./#*%&#!
0#1)2'/%!
!
"#$%&!
!
Aparatos
!
(#)'*+,-!
!
!
!
ENFOQUES PARA LA CONSTRUCCION DE SISTEMAS
105
!"#$ %&'()($*)+,$
El mtodo SDLC es conocido tambin como el mtodo tradicional de desarrollo el cual
consiste en una serie de fases consecutivas que se inician con la fase de estrategia y
terminan con la operacin del sistema. Tambin se le conoce como mtodo de cascada
o cada de agua, debido a que las fases son consecutivas. A pesar de que se sigue un
orden en la realizacin de cada una de las fases, es posible regresar a la fase anterior
para hacer correcciones en caso sean necesarias.
Aunque cada fase es presentada en forma individual, nunca se lleva a cabo como un
paso aparte. En vez de ello, varias actividades pueden suceder simultneamente, y las
actividades pueden ser repetidas. sta es la razn por lo cual es ms til pensar que el
SDLC se logra en fases (con actividades traslapndose y luego disminuyendo) y no en
pasos separados.
Cmo abordar los problemas dentro de la organizacin y cmo plantear opciones de
solucin ha sido estudiado en el texto anterior. En esta parte de la automatizacin de
un proceso se ha seleccionado y definido el problema y se ha decidido darle solucin.
Se elabora una propuesta de proyecto para esta solucin. Es importante considerar las
razones que justifican seguir adelante con el proyecto. Un proyecto de automatizacin
surge cuando se ha tomado la decisin de darle solucin a un problema. Existen varios
mtodos de encarar un problema y darle solucin.
Es entonces cuando se trabaja en el proyecto y deben atravesarse diversas etapas para
llegar a obtener resultados. El mtodo tradicional de desarrollo de un proyecto de
automatizacin se divide en las siguientes etapas que se observan en la figura 6.4
Figura 6.4
Fases Proyecto Automatizacin
Estudio y diseo
Implantacin
Operacin
Estrategia (Requerimientos de
software y del sistema)
Anlisis
Diseo
Implementacin
Transicin o puesta en marcha
Produccin u operacin
107
desea alcanzar y cmo se puede llegar a ella. En ambas fases se recaban datos
generales, se plantea la problemtica y se decide solucionar un problema.
ESTRATEGIA
En la fase de estrategia se pretende responder a tres preguntas bsicas: En dnde
estamos?, Hacia dnde queremos dirigirnos? Cmo lo hacemos?
Se deben responder las preguntas En dnde estamos?, A dnde queremos
dirigirnos? y Cmo hacemos para llegar all? El xito del diseo de un sistema de
negocios depende de si logramos un claro entendimiento de las necesidades y del
ambiente en el cual opera la organizacin. Vase la figura 6.5
Figura 6.5
Estrategia
En dnde estamos?
Respondiendo
Cmo
hacemos para llegar
EVALUACIN DE
LA all?
VIABILIDAD
DEL
SISTEMA. ANLISIS TCNICO Y
Se deben
detallar
ECONMICO.
las
actividades
a
desarrollar para llegar al
Esta evaluacin significa determinar
si las
son propicias, y si es factible
objetivo que
se condiciones
describi
llevarlo a cabo. En general,
son
tres
aspectos
los
que
se
requiere evaluar: econmico,
en el paso anterior y qu
tcnico y legal. Debe analizarse
si en
realidad eltanto
sistema ayudar a lograr los objetivos
medidas
tomaremos,
en sistematizacin como
108 ENFOQUES PARA LA
CONSTRUCCINpara
DE SISTEMAS
equipamiento
lograrlo.
Se
debe
especificar
en
cada
sugerencia la justificacin
en
relacin
con
el
aumento de productividad.
109
FASE DE
ESTRATEGIA
USUARIOS
Entrevistar, encuestar,!
observar
Revisar
SISTEMA
ACTUAL
Analizar
CONSOLIDA"!
Clarificar Objetivos
Refinar requerimientos:
informacin, funciones y
estilo
RETROALIMENTACION
ESPECIFICACION DE REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA
Objetivos
Informacin
Funciones y
estilo
111
Figura 6.7
Ayuda para el anlisis de sistemas
No se deben olvidar estas preguntas que deben ser respondidas en cada una de las
etapas que se explicarn a continuacin. De ser posible se deben colocar en un lugar
visible y verificar si han sido cubiertas en su totalidad.
Las actividades a desarrollar en la etapa del anlisis son:
1. Recopilacin de informacin: Se debe reunir informacin acerca del sistema. Se
deben identificar las entradas y salidas del mismo, su contorno o ambiente, y las
transformaciones o procesos. Adems, responder las preguntas relativas al qu
se hace, con qu frecuencia, etc. En esta parte se deben revisar los datos
histricos para identificar los principales puntos de divergencia y condicionantes
que han influido en la organizacin. Tambin se debern revisar los planes
actuales y a futuro.
2. Registro y documentacin del sistema actual. Generalmente las etapas de
recopilacin y registro se realizan paralelamente. Se debe registrar en forma
escrita toda la informacin recabada relevante, preferentemente en forma de
diagrama. Se debern revisar los mtodos y procedimientos para entender las
relaciones entre las entradas, los datos y las salidas.
Revisar los controles
internos para indicar los puntos de control crticos que mantengan una operacin
eficiente del sistema. La ubicacin de estos puntos de control permite ver las
partes esenciales y el marco general de referencia de un sistema.
3. Anlisis y crtica de la informacin recabada. Se debe analizar la informacin
que se ha reunido y determinar los aspectos que deben mejorarse o cambiarse.
Esto debe hacerse con la participacin de todos los miembros del equipo. Se
deben revisar otros requerimientos y consideraciones que ayuden a ubicar
puntos importantes que pudieran resultar crticos para el sistema actual.
113
DISEO
Al disear un sistema global, entramos al terreno de organizacin y mtodos. Existen
varias tcnicas que nos permiten plasmar nuestro diseo en papel y no olvidar algn
detalle. Se especifican procedimientos concretos (CMO se deben hacer las cosas y
QUINES intervienen).
El diseo de un sistema produce los elementos que establecen cmo el sistema
cumplir con los requerimientos identificados durante el anlisis.
Al realizar este diseo detectamos errores, redundancias,
desperdicios, etc.
Se deben unir tcnicas de
aseguramiento y conceptos de reingeniera para asegurar
que se realicen los cambios necesarios. La revisin de la
factibilidad y viabilidad de esta propuesta es importante ya
que puede tratarse de un diseo perfecto pero que la
empresa no est en las posibilidades de pagar y, an ms,
la relacin de costo-beneficio no ofrece ningn atractivo.
De lo que se ha comprendido del sistema en la fase anterior del anlisis, se plantean
las posibles formas de realizarlo. En otras palabras plantear una solucin tomando en
cuenta los recursos para hacerlo.
Cuando se disea no se necesita de instrumentos complicados difciles de interpretar.
Al contrario, stos deben ser sencillos y claros. La clave est en ser detallistas y no
olvidar aquellas tareas esenciales en el sistema.
Diseo de mdulos,
Esquemas lgicos y fsicos,
Plan de pruebas
Manuales operativos en borrador
Especificaciones de programas, si es el caso, y los respectivos
diseos
Documentacin en borrador de las operaciones
Plan revisado de trabajo
En esta etapa se traduce el anlisis en forma de pasos que constituirn la base para la
implementacin. Se disean los procedimientos que servirn para cumplir con el
objetivo del sistema y la forma en que entrarn los datos. Adems, se especifica el
proceso para producir los resultados deseados y la forma en que dichos resultados
sern transmitidos al usuario final. Por ltimo, se define cmo se almacenarn los datos
en el computador.
En otras palabras, se disean procedimientos para captura de
datos y proceso de los mismos. Adems, el diseo efectivo de formas para captura de
datos as como reportes y consultas en pantalla. Tambin incluye el diseo de archivos
o almacenes de datos que guardarn gran parte de los datos necesarios para los
miembros de la organizacin. Por ltimo, se deben disear los procedimientos de
115
!"#$ %&'('()%'*$
Bajo la metodologa de SDLC el sistema de informacin llega a su estado final antes de
su instrumentacin. sta representa la primera y nica especificacin completa del
sistema. Desafortunadamente, se contar con ella demasiado tarde en el ciclo como
para permitir una evaluacin completa y con el tiempo suficiente para evitar costosas
redefiniciones del sistema.
Para resolver este problema, el desarrollo de prototipos
puede ser una forma adecuada de hacerlo. Un prototipo se
define como el modelo u original a partir del cual se da
forma a algo. El trmino desarrollo de prototipos se refiere
a la elaboracin de un producto funcional en tamao
natural, pero que se utilizar en ltima instancia. Su
intencin es servir como base para el sistema que ser
puesto en operacin.
En la prctica, los usuarios
proporcionan especificaciones generales del sistema
mientras trabajan con los analistas de sistemas, quienes desarrollan el prototipo. Los
usuarios los prueban y los analistas de sistemas los modifican segn se requiera para
llenar las especificaciones detalladas de los usuarios.
Proto es un prefijo derivado del griego protos que significa primero y se usa para
denotar preeminencia. La palabra prototipo tiene varias acepciones. A continuacin, se
117
PROTOTIPO
ES
UNA
HERRAMIENTA
PARA
RECABAR
Un prototipo puede ser utilizado como complemento a las tcnicas estudiadas como
observacin, entrevistas, cuestionarios, talleres y sesiones de trabajo. Los prototipos
permiten comunicarnos con los usuarios del sistema y plantearles en forma concreta lo
que expresamos con palabras y diagramas en otras partes del modelo del sistema.
Un prototipo nos permite conocer las reacciones del usuario, sus sugerencias,
innovaciones y cambios que desea que se realicen al prototipo. Permite evaluar la
aceptacin del modelo propuesto sin tener que completarlo totalmente. Adems,
permite desde las etapas iniciales del anlisis, plasmar en forma objetiva el modelo del
sistema propuesto. En resumen, el prototipo permite una retroalimentacin de parte del
usuario.
Una de las cosas importantes que permite un prototipo es el sentido muy claro acerca
de las prioridades del usuario. No se pierde tiempo en discusiones que, a pesar de ser
muy populares, son de poca relevancia a largo plazo. Los prototipos han probado ser
extremadamente exitosos en la determinacin de los requerimientos del usuario.
CMO DEBE SER UN PROTOTIPO?
Un prototipo debe incluir las partes esenciales del sistema. Una parte esencial no
incluida puede detectarse en la revisin del prototipo. Sin embargo, puede darse el
caso de obviarse y causar problemas posteriores.
El usuario se comunica con el sistema a travs de los mens, las pantallas en que se
solicitan los datos, las que le producen resultados a sus consultas, los reportes que se
emiten, etc. A este conjunto de cosas se le denomina interfaz del usuario. El prototipo
debe dar nfasis al interfaz. Es necesario recordar que en muchas ocasiones el usuario
ve al interfaz como al sistema en s. Si no lo comprende o le resulta muy difcil utilizarlo,
es probable que rechace el nuevo sistema y puede llevarlo al fracaso.
Se debe realizar un modelo con la informacin recabada anteriormente y tener en
cuenta que debe ser fcil de usar y que debe ser una fiel expresin del modelo
sugerido. Es importante mencionar que el diseo de la interfaz no es el objetivo final del
prototipo, pero si la interfaz dificulta al usuario su revisin, se convierte en un obstculo.
119
Es por ello que, al elaborar un prototipo, debe asegurarse que la interfaz no interfiera
con la revisin del prototipo, es ms, debe garantizar que sea fcil de interpretar y de
usar.
El prototipo debe producirse rpidamente. Si los usuarios no pueden probar el modelo
a travs del prototipo en forma oportuna, ste pierde su utilidad. Existen muchas
herramientas que asisten a los diseadores y analistas en la produccin de prototipos.
Adems, el prototipo debe ser fcilmente modificable para incluir las recomendaciones
del usuario y los cambios solicitados. Si no se realizan las modificaciones que han sido
solicitadas o detectadas con base en las observaciones del usuario, el prototipo pierde
su principal ventaja que es su oportuna adaptacin a los requerimientos del usuario.
En la figura 6.8 se observa las fases de diseo y produccin de un prototipo.
Figura 6.8
Prototipo
Generalmente son provedas por un nico vendedor, pero esto hace que se dependa
mucho y que no sea muy abierto a integrarse a productos de otros vendedores. No es
el propsito del presente texto estudiar todas las herramientas CASE ni su clasificacin.
Presentamos a continuacin una clasificacin personal con base en la funcionalidad de
las mismas. Las herramientas CASE se pueden clasificar en:
DESVENTAJAS
Es difcil manejar la elaboracin de
prototipos como un proyecto dentro de
un esfuerzo de sistemas ms grande.
Los usuarios y analistas pueden
adoptar un prototipo como un sistema
terminado cuando es inadecuado.
VENTAJAS
Existe el potencial para hacer cambios en el
sistema en las primeras etapas de su
desarrollo
Existen oportunidades para detener el
desarrollo de un sistema que no es funcional
Puede atender necesidades de usuario y
expectativas ms de cerca
121
AUTOEVALUACIN
!
1. Qu es un mtodo? Por qu es importante en el anlisis?
2. Qu es el anlisis de sistemas?
3. Qu informacin se busca, generalmente, cuando se realiza un anlisis de
sistemas?
4. Qu informacin debe asegurarse de obtener al realizar un anlisis de sistemas?
5. Cules son las actividades que se realizan en el anlisis de sistemas?
6. Qu metodologas existen para realizar anlisis de sistemas?
7. Qu es el SDLC?
8. Cul es el propsito de los mtodos estructurados de diseo (SAMD)?
9. Qu caractersticas poseen los SAMD?
10. Cules son los SAMD ms populares?
11. Mencionar tres de los objetivos que se persiguen cuando se realiza un anlisis de
sistemas
12. Cules son los objetivos que persigue el SDLC?
13. Qu tipos de prototipo existen?
14. Cmo puede desarrollarse un prototipo?
15. Cules son las ventajas que ofrece un prototipo?
16. Cules son las desventajas que ofrece un prototipo?
CASO DE ESTUDIO
Muchas empresas en Latinoamrica han intentado establecer el modelo de franquicias
sin que necesariamente se hayan logrado consolidar los resultados. Las champurradas
del abuelo es un ejemplo de una posibilidad de franquicia guatemalteca.
Las champurradas son parte de la panadera tpica guatemalteca. Como parte de su
cultura, muchas personas suelen comer las champurradas con caf. Algunos las
consumen en el desayuno, otros en la refaccin o en la cena. Los dueos de este
negocio visualizaron como una oportunidad convertirlas en franquicia de bajo costo.
Actualmente se maneja como franquicia llamada Las champurradas del abuelo y en
cada uno de los establecimientos se trabaja con estndares de calidad y bajo la
premisa de la excelencia en la atencin al cliente.
Pese a las presiones del ambiente externo, la empresa inici en el 2004 con ms de
100 franquicias en el pas y piensa expandirse an ms. Una de las caractersticas ms
notable de la empresa es que, independientemente de donde se localicen los puntos de
venta, los negocios que tienen la franquicia deben realizar las entregas diarias de los
productos recin horneados.
Analice y realice un esquema del sistema de informacin que se necesita para
administrar las franquicias de Las champurradas del abuelo. Debe pensar en las
necesidades de informacin de la empresa y de los posibles requerimientos de los
usuarios. Adems, tome los pasos del ciclo de vida estudiados en el captulo y defina
qu fases son necesarias para poner en marcha dicho sistema.
Es necesario dar respuesta a las siguientes interrogantes para encontrar una solucin a
la problemtica presentada:
1.
2.
3.
4.
5.
123
ANOTACIONES
!"##$%&"'($)*+"*+&$,'-)(&./*
"'*"0*+")$##/00/*+"*0$)**
/#,$'&1$.&/'")**
2*
+")34")*+"*0""#*")("*.$35(40/*
+"6"*)"#*.$3$1*+"7*
Determinar la utilidad y veracidad de
la informacin de acuerdo a sus
caractersticas*
Aplicar las tcnicas de investigacin
en su desempeo profesional *
Reconocer la importancia de las
tcnicas de investigacin: entrevista,
cuestionario, observacin y
sesiones de trabajo para la
confirmacin de la informacin
Reconocer la importancia del informe
Preliminar*
0/*.4$0*34"+"*8"#&9&.$#*$*
(#$8:)*+"*0/)*)&,4&"'(")*
&'+&.$+/#")7*
*
Planifica la recoleccin de datos y
aplica los pasos
Utiliza acertadamente las fuentes de
informacin: documentos
cuantitativos y cualitativos
Disea los instrumentos para la
recoleccin de datos
Aplica los diversos instrumentos o
herramientas para la recoleccin de
datos
Elabora el informe preliminar de la
recoleccin de datos
#"9"#"'.&$)*
*
*
*
*
*
*
!!!! !!!!!!!!!!
!"#$%&$'()*+(!*,#--
LosproblemasqueseignorannomejoranRickWarren
Reflexiones:
Por qu es importante saber dnde y cmo buscar la informacin para
un buen diagnstico?
Se requiere confirmar la informacin recabada?
Qu herramientas conoce para realizar un diagnstico eficaz de la
situacin actual?
Qu caractersticas tienen estas herramientas?
Qu relacin tiene el diagnstico con la automatizacin de un proceso
administrativo?
-
126
!
!"#$$%&'()*+,'*(-$.&$.,/(0$
En esta parte del anlisis se busca recolectar diversos tipos de informacin: Hechos y
datos, informacin financiera, informacin referente al contexto de la organizacin, tipos
de documentos y su problemtica.
En este momento surgen las preguntas que encontramos en la figura 7.1
Figura 7.1
Recopilacin de datos
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
En dnde encontramos
la informacin?
Cmo la encuentro?
Con
estrategias y
mtodos
formales e
informales.
Tcnicas de
investigacin
Recopilacin
de datos
El informe
preliminar
!
127
Tabla 7.1
Informacin tres aspectos
.
1.
2.
3.
Documentos cuantitativos:
Los documentos cuantitativos son comunes en toda organizacin. Incluyen todos los
informes contables y financieros, informes utilizados en la toma de decisiones, informes
de desempeo, resmenes de operaciones, registros operacionales y formas
existentes.
Se describir brevemente lo que debe buscarse al examinar cada tipo de ellos. En los
informes contables y financieros se puede visualizar la situacin financiera de la
128
!
129
Documentos cualitativos
En las empresas existen, adems, los documentos cualitativos. No existe un formato
preestablecido para ellos, pero su anlisis es importante ya que revelan muchos
aspectos de la organizacin y de sus miembros que no es posible comprender de otra
manera.
Son documentos internos como memorndums, avisos en tableros o boletines,
manuales de procedimiento. En los documentos cualitativos se pueden encontrar
indicios de pugnas entre diversos grupos de la organizacin, expectativas de conducta
de los redactores, jerga institucional, etc.
Examinar estos documentos y listar los trminos que se encuentran en ellos y que
caracterizan las acciones, nos permite formarnos una idea de lo que es considerado
bueno o malo dentro de la organizacin, as como utilizar el mismo vocabulario
institucional y profundizar en las ideas que se manejan en ella. En la tabla 7.2 se
encuentra la comparacin entre los documentos cuantitativos y documentos cualitativos.
Tabla 7.2
Documentos Cuantitativos y Documentos Cualitativos
Documentos Cuantitativos
Presentan la situacin de la
financiera y administrativamente
Documentos Cualitativos
empresa
Boletines
Resmenes de operaciones y los registros
operacionales
Manuales de procedimientos
130
!
!"# $%&'()*+$(,&-./-0+-(&'%)*+$(,&-%12/&(.+-!
2)
3)
/345678 de muestreo
Una empresa cuenta con 100 empleados administrativos. Se requiere una muestra de
20 de ellos. Se elabora una lista de los 100 empleados en orden alfabtico. Al dividir
131
100 dentro de 20 da como resultado 5, que es la separacin dentro de los sujetos que
formarn parte de la muestra. Se selecciona al azar un nmero entre 1 al 5 para iniciar
la toma de la muestra. Supondremos que este nmero sea 4. Basndose en la lista de
los empleados, a partir del cuarto empleado (por ser el nmero elegido al azar) se
cuentan cinco personas ms y se toma el empleado noveno para la muestra.
Nuevamente se repite el proceso. El empleado en la posicin 14 se incluye en la
muestra. Se sigue con este mtodo hasta llegar al final de la lista de los cien
empleados. As se obtendr la muestra de los 20 empleados.
Cmo la encuentro?
Existe una variedad de estrategias que el analista puede utilizar para recolectar hechos
y datos desde mtodos muy informales hasta aquellos formales y estructurados. Si
desde un principio se delimita la bsqueda con instrumentos muy estructurados es
probable que dichos resultados dejen fuera mucha informacin que podra haber sido
relevante.
Se recomienda entonces iniciar con mtodos no muy estructurados que permitan
recabar la informacin y dar idea de la naturaleza de las necesidades en el sistema.
Los mtodos informales van desde observar a las personas cuando realizan su trabajo,
o conversar acerca de lo que hacen de una manera informal y no estructurada.
!"# $%&'(&)*+,%+('-%*$(.)&(/'+
7.3.1 La entrevista
La entrevista debe verse como una conversacin con un propsito bien definido. Esta
conversacin puede realizarse en forma estructurada, es decir seguir un orden
determinado y planificado antes de realizar la entrevista, o bien puede hacerse sin
estructurar y dejar que fluya la conversacin naturalmente.
Esta herramienta es una forma muy productiva de obtener informacin. La obtencin de
resultados depende de la habilidad de quien la realiza.
Un factor decisivo en el xito de la entrevista es su planificacin. Debe decidirse sobre
qu informacin se desea obtener y describir concretamente los objetivos que se
persiguen al realizarla. Basados en dicho objetivo se deben escribir las preguntas que
se harn y revisar el orden e importancia.
Ayuda mucho pensar de antemano qu factores determinarn el xito de la entrevista
tanto para quien la realiza como para el entrevistado. A diferencia de un cuestionario en
papel, al realizar una entrevista se permite obtener tanto opiniones como sentimientos.
De preferencia se debe escoger un sitio privado, en donde no haya interrupciones y un
ambiente acogedor que facilite la conversacin. Es importante prepararse antes de la
entrevista, conocer detalles acerca del entrevistado y la organizacin. Conviene,
adems, familiarizarse con el lenguaje y trminos utilizados en la empresa. Es
132
!
importante evitar utilizar tecnicismos que no sean necesarios y que dificulten una
comunicacin efectiva.
La seleccin de los entrevistados es importante. Debe disponerse de informacin
acerca de la gente clave que pueda proporcionar datos que llenen los objetivos que se
persiguen con la entrevista. Al tenerlos seleccionados, se deber concertar la cita, de
manera que se reserve el tiempo adecuado sin interrupciones. La entrevista debe durar
entre 45 a 60 minutos.
Quien realiza la entrevista debe saber qu esperar del
entrevistado. Conocer de antemano qu respuestas podran
darle. Tener una mente abierta, no permitir que sus juicios sean
apresurados, o bien distorsionados por sus propias creencias.
Cuando se elabore el bosquejo de la entrevista, es importante que
se decida el tipo de entrevista que se har y la estructura que
tendr. Las preguntas abiertas son ms fciles de responder para
el entrevistado, su anlisis es ms fcil ya que se tienen ms
detalles.
Generalmente las preguntas abiertas son ms
interesantes y facilitan la espontaneidad. Sin embargo, podra
perderse el control de la entrevista, tomar mucho tiempo o dar la
sensacin de que no se ha preparado para la misma.
Una pregunta cerrada es aquella en que se presenta una serie de opciones de
respuesta. El entrevistado puede responder nicamente dentro de ese rango de
opciones. Aunque ahorran tiempo, es ms fcil comparar las respuestas de los
entrevistados, se cubren varios aspectos en forma rpida y se obtienen datos de
relevancia. Las preguntas cerradas tienden a ser tediosas y aburridas, no dan mucho
detalle acerca de impresiones y sentimientos, pueden perderse ideas y detalles
valiosos, y pueden tensar un poco el ambiente. No permiten que los entrevistados se
expresen espontneamente. Puede combinarse una pregunta cerrada y realizar un
sondeo de opinin del entrevistado. Al responder a una pregunta cerrada podra
agregarse: cmo qu? o me da un ejemplo? Por qu cree eso?, en fin, de manera
que se puedan extender en su respuesta.
No existe una regla general para planificar una entrevista. Es importante que lo que se
pregunta tenga una secuencia lgica.
No se debe manipular al entrevistado con preguntas tales como cree que el cuello de
botella en las cajas del supermercado se deba a los pocos cajeros asignados para
cobrar? En este tipo de pregunta se est sugiriendo la respuesta al entrevistado. Es
mejor preguntar A qu atribuye usted el cuello de botella que se forma en las cajas del
supermercado?
Debe evitarse realizar dos preguntas a la vez. El entrevistado puede darle mayor
importancia a una y no contestar la otra. Puede sentirse hostigado por tanta pregunta, o
confundido y no saber a cul responder.
Debe evitarse hacer juicios instantneos. Espere a escuchar lo que el entrevistado
tiene que decirle, no lo interrumpa. No debe emitir juicios, o contradecir lo que el
133
entrevistado est diciendo, esto slo lo inhibir. No se deben proponer soluciones o dar
consejos. Ante todo se debe mostrar inters y escuchar al entrevistado para que el
clima sea propicio y se facilite la comunicacin.
Es muy recomendable mantener una postura imparcial durante la entrevista, no se debe
tomar partido. Adems, asistir a la cita antes para preparar el material, revisar notas,
etc. En la entrevista es importante que estreche la mano del entrevistado, se presente
y confirme el nombre del entrevistado. Hacer del conocimiento del entrevistado el
motivo de la entrevista y la razn por la que l fue elegido puede ayudar al xito de la
misma.
Se debe controlar el uso del tiempo y no excederse de una hora. Es importante que se
tenga en mente que es el entrevistado quien debe hablar. Quien entrevista, debe tener
suficiente experiencia para reconocer cuando el entrevistado sienta amenazada su
autoestima. Al concluir, se recomienda hacer preguntas para asegurarse que no se
haya olvidado algo. Es muy recomendable retroalimentar al entrevistado y explicarle el
proceso que se sigue. Adems, se debe agradecer la colaboracin y despedirse.
Es fundamental escribir el informe de la entrevista inmediatamente despus que sta ha
concluido. Muchos detalles acerca de las impresiones pueden perderse si no se hace
un reporte oportunamente. Los detalles de los entrevistados pueden mezclarse y puede
no tenerse certeza acerca de las impresiones o percepciones que se tuvieron durante la
entrevista. Para ayudarse en el informe puede llevarse un registro, ya sea tomar notas
o bien grabar la entrevista. Por cortesa debe informar al entrevistado que se estar
llevando un registro de la conversacin. Se debe escribir la esencia de la entrevista, un
resumen de los puntos o detalles ms importantes.
Cundo se debe escoger una entrevista como medio para obtener informacin?
Cuando se da una o ms de las siguientes situaciones:
Debe asegurarse que las entrevistas llenen los objetivos propuestos. De no ser as,
podra ser necesario sustituir a los entrevistados o hacer entrevistas adicionales.
134
!
!"#$%&'!$'$()*$+"#),#'
Entrevista inicial no estructurada Para el Gerente de CHN y Gerente del
Departamento
Objetivos: Determinar
1)
2)
3)
4)
Preguntas a realizar:
1)
2)
3)
4)
Cules son los planes para CHN para los siguientes 4 aos?
Cules son las metas y objetivos para CHN para los siguientes 4 aos?
Qu se est haciendo para obtener dichas metas y lograr los objetivos?
Cmo contribuye el sistema de atencin al cliente al logro de los objetivos? Tiene
alguna forma de medir estos logros?
5) Qu dificultades anticipa usted para el crecimiento futuro de CHN? Qu
sugerencia tiene para hacerles frente?
Entrevista inicial semi-estructurada Gerente del Departamento
Objetivos: Determinar
Preguntas a realizar:
Las mismas que para el gerente de CHN, tanto para CHN como para su departamento
de atencin al cliente. Agregar:
135
136
!
Qu hace el personal
Qu procesos existen
Qu procedimiento se sigue cuando se atiende una consulta
Qu procedimiento se sigue cuando se atiende una reservacin
Cmo se efecta el cobro a los Hoteles miembros
Cmo se actualizan los datos de tarifas e informacin turstica
Cmo se siente el personal acerca del sistema y los procedimientos dentro del
mismo
Qu problemas percibe
137
Preguntas a realizar:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
138
!
DISEO
INFORME DE ENTREVISTA
Nombre Entrevistado:_______________________Fecha:___________
Puesto:
_________________________
Hora:___________
Entrevistador: ____________________________ Firma: __________
Objetivos: Determinar
1) Qu hace el personal
2) Qu procesos existen
a) Qu procedimientos se siguen
b) Cmo se actualizan los datos de tarifas e informacin turstica
3) Cmo se siente el personal acerca del sistema y los procedimientos dentro del
mismo
4) Qu problemas perciben
Secuencia:
1) Saludar al entrevistado y presentar los objetivos de la entrevista y del estudio
2) Agradecer la colaboracin de antemano
3) Indicar que se grabar la entrevista
Preguntas:
1) Qu funcin desempea dentro del departamento de servicio al cliente?
2) A qu persona reporta y quines son sus subordinados
3) Podra indicarme qu procesos existen en el sistema
4) Podra indicarme el procedimiento a seguir al atender una consulta
5) Podra indicarme el procedimiento a seguir al atender una reservacin
6) Podra indicarme el procedimiento para cargar los costos del servicio y la facturacin
a los hoteles miembros
7) Conoce el procedimiento para actualizar la informacin sobre tarifas y datos de
inters turstico
8) Qu opinin le merece el sistema de atencin al cliente
9) Qu sugerencias podra dar para mejorar el sistema de atencin al cliente
10) Existe alguna informacin que actualmente no recibe pero que pudiera serle de
utilidad?
11) Qu problemas se presentan para la obtencin de la informacin que necesita?
Qu sugerencias puede darnos para mejorar esta situacin?
12) Cmo cree que los problemas de salud que presentan los operadores pueden
resolverse?
13) Considera que la carga de trabajo entre los operadores de los diferentes turnos y
servicios est distribuida adecuadamente?
14) Cul es el volumen promedio por da y por semana? Cules son los niveles
mnimos y mximos? Se realiza algn ajuste en el procedimiento cuando hay
volmenes altos de solicitudes de servicios?
15) Cul es el tiempo de respuesta promedio para las solicitudes? Cules son los
niveles mnimos y mximos?
139
Ventajas
Desventajas :
Se recomienda su uso si se desea realizar un sondeo general acerca del apoyo a una
solucin, si se desea identificar problemas existentes, etc.
Las preguntas abiertas se utilizan para conocer las opiniones y experiencias de quienes
llenan el cuestionario. Son ms flexibles ya que permiten expresarse abiertamente y
dejan explorar mejor ciertos detalles. Sin embargo, su anlisis es ms complejo as
como su tabulacin.
Por otro lado, si se utilizan las preguntas cerradas se facilita
la tabulacin. Recuerde: una pregunta cerrada es aquella
en que se presenta una serie de opciones de respuesta. El
entrevistado puede responder nicamente dentro de ese
rango de opciones. Adems permiten su cuantificacin.
Las respuestas pueden darse as: marcar recuadros,
seleccionar con un crculo, o encerrar o subrayar la
respuesta. Pueden utilizarse escalas nominales (Asociar un
140
!
!"#$%&'()ENCUESTA
Se considera necesario entrevistar a los clientes que utilizan el Servicio de CHN para
conocer su opinin acerca del mismo. La encuesta debe ser breve, concisa y fcil de
llenar. Un operador asignado tomar la llamada luego de terminado el servicio y le
solicitar la informacin al cliente. Esto podr hacerse con los clientes que utilizan el
servicio va telefnica.
A los clientes por va email o fax, se les solicitar enviar la encuesta ya completada por
la misma va.
A los clientes que utilizan el servicio personalmente, se les dar una
encuesta impresa y sta ser tabulada por un operador designado, en el horario
nocturno.
Objetivos
Determinar el nivel de satisfaccin del cliente con:
1)
La informacin recibida
2)
El tiempo de respuesta
3)
El trato y atencin recibidos
DISEO DE LA ENCUESTA:
141
ENCUESTA
El objetivo de la presente encuesta es conocer su apreciada opinin acerca de nuestro
servicio, en nuestra constante bsqueda por la excelencia para atenderle en la forma
que usted se merece. Gracias de antemano por su colaboracin.
De las siguientes preguntas seleccione una respuesta, encirrela en un crculo o
notifique el nmero al operador que le atiende.
1
5
Malo
5
Malo
5
Malo
142
7.3.3 OBSERVACION
La observacin es una tcnica muy poderosa. Consiste en observar una situacin o un
hecho, se busca algo en especfico y se utiliza un mtodo para ello. Es importante
anotar lo que se observa ya que posteriormente se pueden perder las consideraciones
relevantes de la observacin.
Esta tcnica se utiliza para comprobar lo que se ha obtenido mediante la entrevista y los
cuestionarios o en reuniones de trabajo.
Para que se aproveche al mximo, la observacin debe planificarse. Es conveniente
tener claro qu se persigue al observar. Tener establecidos los puntos relevantes a
observar y las escalas a utilizar.
Es necesario informar al personal que est siendo
observado, el objetivo de esta tcnica y de las
anotaciones que se realizarn. Esto permite que el
personal se sienta involucrado y que sepa que no es su
desempeo lo que se est evaluando.
Tener una mente abierta y no tomar decisiones ni conjeturas apresuradas ayuda a que
la observacin sea til. Es mejor observar lo que sucede alrededor y dejar los juicios
para el final o bien para una reunin del grupo.
!
Observacin de procesos
Al observar se busca estar en el sitio en que se llevan a cabo los procesos y confirmar
cmo stos son realizados. Es importante observar a las personas, el ambiente fsico y
el flujo de documentos.
Se puede observar para estudiar el sistema y plasmarlo posteriormente en forma
grfica. En este caso es importante que se deje suficiente informacin para que
posteriormente se elabore el diagrama del proceso.
En otras ocasiones se puede observar para validar un proceso. Si ste es el caso, es
til contar con el diagrama del proceso, anotar cualquier modificacin en el mismo y el
motivo de sta.
Por experiencia, consideramos importante observar en silencio el proceso, realizar las
anotaciones y posteriormente confirmar con los involucrados nuestras apreciaciones.
Las acciones son elocuentes y, generalmente, llevan ms informacin que las mismas
palabras. No tener una predisposicin o ideas preconcebidas ayuda a obtener buenos
resultados de la observacin. Una observacin parcializada puede ser ms daina que
beneficiosa ya que obstruye una percepcin de la realidad.
Cualquier duda o incertidumbre debe ser aclarada. Se debe aprovechar el momento de
confirmacin del proceso para resolverla.
143
!"#$%#&'()"(%$*"'!%+&#%,$(
La Entrevista
El Cuestionario
La Observacin!
!
de Procesos!
144
!
EJEMPLO. OBSERVACIONES.
Objetivos:
Validar cmo se realizan realmente los procedimientos
Qu tipo de sistema basado en computadora y/o papel es utilizado
Cmo se llevan los registros en computador y/o papel
Quin interacta con qu parte del sistema
Comprobacin de volmenes de operacin y tiempos de respuesta
OBSERVACIONES DEL PUESTO DE TRABAJO
Puesto observado: _______________________ Fecha:___________
Hora:___________Observador:_______________________Firma:________
Objetivos:
Se concentrar en observar el lugar de trabajo, las condiciones del equipo, la ubicacin
fsica, la iluminacin, la carga de trabajo, los descansos. De ser posible elaborar un
diagrama de ubicacin fsica del equipo y mobiliario dentro de la oficina para ilustrar los
problemas que se presentan.
Lugar de Trabajo
DESCRIPCION
Espacio adecuado
Iluminacin
Colocacin adecuada
Amplitud necesaria
Equipo y mobiliario
DESCRIPCION
Colocacin adecuada
Estado general
Desempeo del equipo
Trato
MB
MB
MB
145
ESTUDIANDO UN PROCESO
Este es un cuadro que ser de utilidad al estudiar un proceso
Cul es?
Cules son sus
objetivos?
Qu datos requiere?
Qu datos produce?
Qu controles
existen?
Qu lmites existen?
Quin utiliza el
producto de este
proceso?
Por cada paso:
Qu paso es?
En dnde se realiza?
Quin lo realiza?
Tiempo que toma
Con qu frecuencia
se realiza?
Observaciones en el lugar del trabajo:
Los objetivos de las observaciones del lugar de trabajo son:
Identificar las tareas realizadas
Identificar las herramientas utilizadas
Establecer interaccin entre personas y sistemas
Producir bitcoras de trabajo
Descripciones del da de trabajo de las personas
Diagramas de estructuras
Filmacin en video
Reunir muestras de las herramientas utilizadas para realizar el trabajo
Realizar observaciones participativas
146
!
Realizar discusiones acerca del futuro. Se rene a los miembros del equipo y
personas involucradas y se dialoga acerca del futuro y lo que se espera. Es mejor
realizar una sesin de trabajo y presentar un bosquejo muy superficial para tener
base en la reunin. Ayuda al analista a ver las expectativas que los usuarios e
involucrados tienen acerca del sistema.
!"#$ %&%'()". Se deben informar las consecuencias del cambio que les atae
directamente, prdidas de trabajo, transferencias, grado de entrenamiento, motivos y
beneficios a obtener con el cambio, efecto sobre los diversos departamentos y, sobre
todo, lo que se est haciendo para disminuir los problemas de los empleados.
Una persona acepta mejor un cambio cuando ha participado activamente en su
planeacin. Adems, su experiencia es valiosa, debe ser tratada con respeto y sus
opiniones valoradas. Cuando una persona se involucra en el anlisis y diseo de la
solucin le da ms seguridad y facilita el xito porque lo ve como algo personal. Los
pasos a seguir para que el trabajo en equipo sea efectivo se presentan en la figura 7.5
147
Figura 7.5
Qu hacer para que el trabajo en equipo sea efectivo?
3.
! Maximizar la participacin de sus miembros.
148
!
!"#$ %&'()*+$,)+-%*%&.)$/+$-.$$$$$$$$$$$
)+0(-+00%(&$/+$$$%&'()*.0%(&!
!
Indicar qu informacin se est buscando, quines son las personas o actores claves, qu
procesos son importantes, etc.
1. Introduccin
7.
Apndices
Se recomienda incluir una muestra de los instrumentos utilizados, de las formas recabadas,
y los datos obtenidos en detalle.
8. Conclusiones
generales
Se deben presentar en forma concreta las conclusiones a que se lleg despus de realizar
el anlisis de la informacin recabada.
Posterior a la discusin del informe preliminar se debern incluir todos aquellos aspectos y
sugerencias que se hayan mencionado y producir el informe final de la recopilacin de
informacin.
149
AUTOEVALUACIN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
CASO DE ESTUDIO!
En el captulo anterior se estudi el caso de Las champurradas del abuelo como
una empresa que ha elegido la modalidad de franquicia para sus operaciones.
Recuerde que la empresa inici en el 2004 con ms de 100 franquicias en el pas y
piensa expandirse an ms.
Para este ejercicio debe basarse en el anlisis de los requerimientos para el
sistema de informacin que realizara en el captulo anterior, necesario para
administrar las franquicias deLaschampurradasdelabuelo.
Deber elaborar un plan de investigacin preliminar e identificar:
Qu informacin
estoy buscando?
En dnde encuentro
esta informacin?
Cmo la
encuentro?
!!
151
ANOTACIONES
!
!
!
!
!
!
!"#$%&'(#!")*(+'*()",*!-!-(
TodoseedificaosederrumbasegnseaelliderazgoRickWarren
+'-/0'-(+'(*''%('-1'(2)/310*$(
+'4'(-'%(2)/)5(+'6(
Reconocer la importancia de la
estructuracin y el contenido del
informe final para la organizacin
Elaborar un informe final de calidad
*$(20)*(/0'+'(7'%!#!2)%()(
1%)78-(+'(*$-(-!90!'"1'-(
!"+!2)+$%'-6(
(
Cumple con las normas para
elaborar un informe final de calidad
Aplica las tcnicas de redaccin,
diagramacin, graficacin
recomendadas
%'#'%'"2!)-(
(
'7)*0)"'1(
http://evaluanet.galileo.edu/
.(
!"#$%&$'()*+(!*,#-Noeresmsporquetealaben,nimenosporquetecritiquenloqueeresdelantede
Dios, eso eresynadams!"Thomas De Kempis -
Carta de presentacin
Cartula
Contenido
Resumen ejecutivo
Resumen del informe de la recopilacin de datos
El modelo conceptual del sistema, Diagramas de Entidad Relacin y
Diagramas de Flujo de Datos.
Plan de trabajo, recomendaciones y sugerencias
Anexos.
Adems de todas las partes que lo conforma se debe tomar en cuenta la redaccin, la
diagramacin, la graficacin, incluir el plan de trabajo y las referencias bibliogrficas.
El informe final debe cumplir con lo requerido para presentar eficazmente los resultados
alcanzados. Debe presentarse a la persona adecuada de la organizacin para su
revisin y aceptacin.
./01/23456
154
!"#$ %&'()'*+&$+),$*'-&./)$
El informe final es un resumen por escrito del trabajo realizado. No debe perderse de
vista todo el esfuerzo realizado y descuidar esta parte del anlisis que es la forma
tangible de presentar los resultados alcanzados.
Debe estar redactado en forma clara y concisa. Su presentacin debe ser excelente y
atractiva. Debe tener una ilacin clara y guiar al lector a travs de su contenido el cual
debe ser organizado en forma lgica y coherente. Su presentacin debe ser
profesional.
No existe una regla en cuanto a lo que el informe deba contener. La experiencia nos
lleva a sugerir el presente contenido mnimo, el cual puede variar de autor a autor. En
las figuras 8.1 y 8.2 se presentan los contenidos mnimos sugeridos.
Figura 8-1
Contenido1
No todos los temas estn cubiertos en el presente texto pero deben ser incluidos en el
informe final del anlisis:
155
Figura 8-2
Contenido 2
156
157
!"#$ %&'()*+,$-+.+*$/+0(.(/$+1$(*23/4+5$
Se debe seleccionar cuidadosamente a quines enviar el informe. No todas las
personas de la organizacin requieren o deben recibir una copia.
Es importante
mencionar a la persona que se le entrega, que su presencia es necesaria para el xito
del mismo.
!"6$ 17$4+83/$23/47$-+$+17.3/7/$+1$(*23/4+$
158
Elaboracin del
plan de trabajo:
Incluir actividades
diarias para
solucin de
problema!
Uso
de
grficas:
No excederse!
Uso de tablas:
No excederse!
Uso
de
diagramas;
No excederse!
Estilo
de
redaccin:
Claro, conciso y
comprensible !
Referencias:
Bibliogrficas y del
material de apoyo!
Paso 6
Paso 5
Paso 4
Paso 3
Paso 2
Paso 1
159
AUTOEVALUACIN
1. Qu es el informe final del anlisis?
2. Cul es el objetivo del resumen ejecutivo?
3. Qu ttulo o nombre se recomienda dar al proyecto?
4. Por qu es necesario describir el mtodo del estudio de sistemas?
5. Para qu sirven los diagramas que acompaan al informe?
6. Qu parte del informe considera ms importante? Justifique su respuesta
7. En base a qu se debe decidir quines deben recibir el informe?
160
!"#$%&'#(
Yviquelasabiduraaventajaalainsensatez,comolaluzalastinieblas
Eclesiasts 2:13
&)*)&)+,'%$(
(
)-%".%+)/(
http://evaluanet.galileo.edu/
162 GLOSARIO
GLOSARIO 163
164 GLOSARIO
GLOSARIO 165
Modelo Conceptual.
Modelo que se elabora para conceptualizar el sistema. Deben definirse los clientes,
actores, transformaciones, ambiente, propietarios y visin global. A continuacin se
definen stos brevemente. Clientes: son aquellos que se benefician o son afectados
por la salida del sistema. Actores: quienes llevan a cabo las actividades dentro del
sistema. Transformaciones: son los cambios que se llevan a cabo en o a causa del
sistema. Ambiente: es el mundo que rodea e influencia al sistema, pero que no tiene
control sobre l. Propietarios: a quienes el sistema responde o quienes podran causar
que el sistema dejara de existir. Visin global: cmo el sistema es percibido desde un
punto de vista particular dentro del modelo conceptual del sistema.
Muestreo
Es una modalidad de seleccin sistemtica para determinar las personas o sujetos a
investigar. Al elegir una muestra es necesario determinar cul es la poblacin o grupo
total a trabajar. Existen formas de seleccionar una muestra, de calcular el nmero
adecuado de sujetos que deben integrarla y adems existen formas diversas de
seleccionar a los sujetos que pertenecern a la muestra a investigar.
Observacin
Es una tcnica muy poderosa. Consiste en observar una situacin o un hecho o buscar
algo especfico, por medio de un mtodo.
Plan de trabajo
Debe incluir todo lo referente a las actividades a desarrollar a partir del anlisis del
sistema. El informe final del anlisis debe presentar el Modelo Conceptual del sistema,
Diagramas de Entidad Relacin y Diagramas de Flujos de Datos. Adems, debe
contener recomendaciones, sugerencias y anexos.
Proceso
Es el conjunto de actividades que toma los insumos y los transforma hasta producir las
salidas.
Proceso unificado de desarrollo (PUD)
Es un proceso de desarrollo de software configurable que se adapta a travs de los
proyectos variados en tamaos y complejidad.
Produccin u operacin del sistema
Es la etapa en que el sistema trabaja normalmente. Probablemente deban hacerse
cambios por nuevas circunstancias o adaptaciones a nuevas situaciones.
Prototipo
Es como una versin preliminar del modelo final, la cual cuenta con sus caractersticas
esenciales. Se estudiarn los prototipos como un auxiliar del enfoque SDLC para
realizar un anlisis de sistemas, ya que un prototipo puede utilizarse para identificar las
necesidades de informacin de los usuarios del sistema.
El prototipo es un
complemento a las tcnicas utilizadas para recabar datos. Un prototipo nos permite
166 GLOSARIO
conocer las reacciones del usuario, sugerencias, innovaciones y cambios que desea se
realicen al prototipo. Nos permite evaluar la aceptacin del modelo propuesto sin tener
que completarlo totalmente.
Un prototipo debe incluir las partes esenciales del sistema. El prototipo debe producirse
rpidamente. Debe ser fcilmente modificable para incluir las recomendaciones del
usuario y los cambios solicitados.
Existen herramientas integradas que permiten elaborar los modelos del sistema y los
prototipos rpidamente. Estas herramientas se encuentran en el mercado bajo el
nombre de CASE ( Computer-Aided Software Engineering).
Procesamiento de datos
Se denomina procesamiento de datos (PD) al proceso de conversin de los datos en
informacin.
Procesamiento de informacin
Es la capacidad del sistema de informacin para efectuar los clculos de acuerdo con
una secuencia de operaciones preestablecida.
Productividad
La productividad es una forma de medir la eficiencia con que se utilizan los recursos
disponibles para generar un determinado nivel de produccin.
Salidas (OUTPUTS)
Describen los productos terminados o los resultados producidos por el sistema. !
Salida de informacin
Es la capacidad del sistema de informacin para producir la informacin procesada o
bien generar datos de entrada a un sistema relacionado. !
Simulaciones
Es presenta el trabajo en forma simulada y para que el usuario y miembros del equipo
puedan dar sus opiniones, sugerencias y recomendaciones.
Sistema
Es un conjunto de componentes que interactan entre s para la consecucin de uno o
varios fines (u objetivos) comunes. Para que haya un sistema deben existir por lo
menos dos elementos y stos deben relacionarse fsica o lgicamente.
Sistemas abiertos
Son aquellos sistemas que interactan con su ambiente.
Sistemas cerrados
Son aquellos sistemas que no interactan con su ambiente.
Sistema administrativo
GLOSARIO 167
168 GLOSARIO
Sistemas estticos
Aquellos sistemas que NO responden a su ambiente.
Sistemas expertos
Sistemas que aprenden una base de conocimientos del saber humano. Estos
sistemasposeenunaaparenteinteligenciaquelespermitepensaryrazonarenforma
similar al ser humano. El sistema experto captura la experiencia del especialista y
utiliza dicho conocimiento para ayudar a otras personas a adquirirlo y usarlo.
Sistemas naturales
Son aquellos que ocurren en el universo, tales como galaxias, panales de abejas,
hormigueros, etc. Los sistemas diseados son aquellos hechos por el hombre: fsicos
como abstractos.
Subsistema
Es un sistema contenido o que forma parte de otro sistema.
Talleres de revisin.
Son los talleres que revisan lo avanzado hasta el momento, ya sea cuando se recaba
informacin acerca del sistema o cuando se est presentando un modelo del mismo ya
mejorado o con los cambios considerados necesarios.
Teora de sistemas:
Es un rea especializada de estudio que trata con los tipos de sistemas y sus
componentes. Estudia cmo las cosas se ajustan entre s e interactan, por qu un
conjunto de elementos se diferencia del todo que conforman; adems qu sucede
cuando se considera el todo en vez de sus partes. Estudia a los sistemas, su creacin,
su evolucin e interaccin.
Transicin de un sistema
Es la etapa en que se traslada del antiguo sistema al nuevo.
sistemas para ver si producen los mismos resultados.
Se trabajan ambos
Usuario final
Es la persona que ser un usuario eventual del nuevo sistema o responsable del
sistema en alguna forma. !
Valor agregado
Es el rechazo a la mala calidad, las fallas, la falta de innovacin y el desperdicio de
cualquier tipo. Es lo contrario a la ineficiencia.
Viabilidad legal
Es investigar si al desarrollar el proyecto no se infringe alguna ley o reglamento visible.
Se debe evitar cometer violacin, ilegalidad o infraccin de los mismos.
Viabilidad tcnica
Condicin que hace posible el funcionamiento del sistema , proyecto o idea al que
califica; atiende a sus caractersticas tecnolgicas y a las leyes de la naturaleza
involucradas.
GLOSARIO 169
170 GLOSARIO
!"!#"$%&'("')
1. Barker, Richard (1990). Case Method. Task and Deliverables.
Addison-Wesley Publishing Company. .
2. Cohen, Daniel, Asn, Enrique. (2000). Sistemas de informacin para los
negocios. Un enfoque de toma de decisiones.
McGraw Hill. Tercera
edicin
3. Giorgis de Orozco, Nidia Irasema Ing (2011).
Procesos Administrativos I. FISICC IDEA
Automatizacin de
http://www.cs.ucl.ac.uk/staff/A.Sasse/b123/b123book/contents.html
http://galaxy.einet.net/galaxy/Engineering-and-Technology/ComputerTechnology.html
http://ieiris.cc.boun.edu.tr/COURSES/ie120/INT.html
http://pespmc1.vub.ac.be/ASC/Kripp.html
http://www.smeal.psu.edu/misweb/systems/sycomain.html
http://www.csuohio.edu/mlr605/mlrgrp.htm
BIBLIOGRAFA 171!
BIBLIOGRAFA 172!
AUTOMATIZACIN DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS 2
Curso:
EJERCICIO 1
CAPTULO 1 ENFOQUE DE SISTEMAS EN EL DESARROLLO DE LAS
ORGANIZACIONES
Nombre del
estudiante:
Carn:
Fecha de entrega:
Competencia:
Instrucciones y
enunciado del
ejercicio:
Sistema:
Elementos del Sistema
Descripcin de
Entrada INPUT
Descripcin de
Salidas OUPUT
Feedback (Retroalimentacin)
Desarrollo:
Estimado alumno debe entregar a su tutor, el ejercicio con esta hoja en original desprendida
del libro. Pueden utilizar hojas adicionales a sta para entregar su solucin.
!
!
!
!
EJERCICIOS 173
!
!
AUTOMATIZACIN DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS 2
Curso:
EJERCICIO 2
CAPTULO 1 - ENFOQUE DE SISTEMAS EN EL DESARROLLO DE LAS
ORGANIZACIONES
Nombre del
estudiante:
Carn:
Fecha de
entrega:
Competencia:
Instrucciones y
enunciado del
ejercicio
Para realizar este ejercicio debe visualizarse como un administrador que debe automatizar un proceso
administrativo. Piense en cinco ejemplos de procesos administrativos en donde el enfoque de la caja
negra puede serle de utilidad en esta automatizacin. Asimismo, debe colocar 5 ejemplos en donde el
enfoque de la caja blanca puede apoyarle en esta tarea de automatizar un proceso administrativo.
Puede utilizar el formato adjunto. Vase el ejemplo 0 como referencia.
Ejemplo 0
Caja negra
Caja Blanca
Ejemplo 1
Ejemplo 2
Ejemplo 3
Ejemplo 4
Ejemplo 5
Desarrollo:
174 EJERCICIOS
!
Estimado alumno debe entregar a su tutor, el ejercicio con esta hoja en original desprendida del libro.
Pueden utilizar hojas adicionales a sta para entregar su solucin.
Curso:
AUTOMATIZACIN DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS 2
EJERCICIO 3
CAPTULO 2 IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS
Nombre del
estudiante:
Carn:
Fecha de
entrega:
Competencia:
Instrucciones y
enunciado del
ejercicio
Sub-Clasificacin
EJEMPLO
Si sirven a un propsito
(purposeful)
Bien si fueron
construidos por el
hombre y diseados
para un propsito
(purposive).
Por
interrelacin
su ambiente
su
con
Por su respuesta
al ambiente
Sistemas abiertos
Sistema Cerrado
Dinmico.
Pasivo
Por su naturaleza
Naturales
Diseados
Culturales
Sociales
Financieros
Desarrollo:
Estimado alumno debe entregar a su tutor, el ejercicio con esta hoja en original desprendida del libro.
Pueden utilizar hojas adicionales a sta para entregar su solucin.
EJERCICIOS 175
!
!
Curso:
AUTOMATIZACIN DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS 2
EJERCICIO 4
CAPTULO 2 IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS
Nombre del estudiante:
Carn:
Fecha de entrega:
Competencia:
Instrucciones y
enunciado del ejercicio
Desarrollo:
!
176 EJERCICIOS
!
Actividad
Es necesaria?
Agrega valor?
Estimado alumno debe entregar a su tutor, el ejercicio con esta hoja en original
desprendida del libro. Pueden utilizar hojas adicionales a sta para entregar su
solucin.
Curso:
AUTOMATIZACIN DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS 2
EJERCICIO 5
CAPTULO 3 ESTUDIO Y ALCANCE DE LOS SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
Nombre del
estudiante:
Carn:
Fecha de
entrega:
Competencia:
Instrucciones y
enunciado del
ejercicio
MAPA CONCEPTUAL
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN Y DISEO
ORGANIZACIONAL
Modifique el mapa conceptual para el concepto de organizacin como funcin
administrativa presentado a continuacin y conctelo con los conceptos de:
Principios de organizacin, estructura organizacional y diseo organizacional
"#$%&'(%)'*&
-.!1&
2+#,)-.,
;1-
),41&')%)'*&
-.6%73-)-#!1&
2-
7%.%2,!-&!3%!
2'8'.'*&!2-3!6#%7%9,
/.'$&%!
01&)',&-.
%$#1+%
.'.6-4%!
0,#4%3
%16,#'2%2
:
#-.+,&.%7'3'2%2
1&'2%2-.!2-!3%!-4+#-.%
%!6#%8<.!2-3
2'.-5,!,#$%&'(%)',&%3
Desarrollo:
Estimado alumno debe entregar a su tutor, el ejercicio con esta hoja en original desprendida del
libro. Pueden utilizar hojas adicionales a sta para entregar su solucin.
EJERCICIOS 177
!
!
Curso:
EJERCICIO 6
CAPTULO 3 ESTUDIO Y ALCANCE DE LOS SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
Nombre del
estudiante:
Carn:
Fecha de
entrega:
Competencia:
Instrucciones y
enunciado del
ejercicio
Desarrollo:
en
la
Para realizar este ejercicio debe visualizarse de nuevo como un administrador que debe automatizar
un proceso administrativo. Piense en cinco ejemplos en dnde los conceptos enunciados en la tabla
pueden serle de utilidad en esta automatizacin, el rengln cero le sirve de modelo.
No.
0
Concepto
Autoridad
Responsabilidad
Especializacin y
divisin del trabajo
Departamentalizacin
Jerarquizacin
Unidad de mando
Ejemplo
Para llevar a cabo con xito la automatizacin de un proceso
administrativo, es necesario contar con la autoridad necesaria para
hacerlo. Aunque se tengan muy buenos deseos y voluntad, sin la
autoridad para hacerlo, difcilmente las personas claves
involucradas querrn contribuir en esta automatizacin
Estimado alumno debe entregar a su tutor, el ejercicio con esta hoja en original desprendida del
libro. Pueden utilizar hojas adicionales a sta para entregar su solucin.
178 EJERCICIOS
!
administrativa
AUTOMATIZACIN DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS 2
Curso:
EJERCICIO 7
CAPTULO 4 CMO LOGRAR UNA ORGANIZACIN EFECTIVA
Nombre del estudiante:
Carn:
Fecha de entrega:
Competencia:
Instrucciones y
enunciado del ejercicio
Desarrollo:
Estructura
organizacional
compleja, en donde
no se delega la
responsabilidad y la
autoridad
Delegacin de
responsabilidad y
autoridad
Se culpan mutuamente
suscitan problemas
cuando se
Estimado alumno debe entregar a su tutor, el ejercicio con esta hoja en original
desprendida del libro. Pueden utilizar hojas adicionales a sta para entregar su solucin.
!
!
!
!
!
!
!
!
EJERCICIOS 179
!
!
AUTOMATIZACIN DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS 2
Curso:
EJERCICIO 8
CAPTULO 4 CMO LOGRAR UNA ORGANIZACIN EFECTIVA
Nombre del estudiante:
Carn:
Fecha de entrega:
Competencias:
Instrucciones y
enunciado del ejercicio
!
!
!
!
!
"#$!%&'!()!*+,)-)$.!
////////////////////////////////////////////////////////////////!
////////////////////////////////////////////////////////////////!
!!
"#0!12#!3#!456#7#08590.!
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!
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/////////////////////!
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/////////////////////!
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"#$"%&'(#$!#!($)*+,+*)-"(#$!
!
!
Desarrollo:
180 EJERCICIOS
!
Estimado alumno debe entregar a su tutor, el ejercicio con esta hoja en original
desprendida del libro. Pueden utilizar hojas adicionales a sta para entregar su solucin.
AUTOMATIZACIN DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS 2
Curso:
EJERCICIO 9
CAPTULO 5 TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN
Nombre del
estudiante:
Carn:
Fecha de
entrega:
Competencias:
Instrucciones y
enunciado del
ejercicio
Elabore un resumen para el tipo de informacin requerida en cada nivel de la organizacin. Utilice la tabla dada a
continuacin.
Tipo de Sistema
Utilizado
principalmente
para:
Caractersticas
Principal apoyo a la
organizacin
Sistema de
procesamiento de
transacciones
Sistemas de
Automatizacin de
oficinas
Sistema de
Informacin para la
administracin
Sistema de apoyo
para la toma de
decisiones
Sistemas
estratgicos
Sistemas expertos
Desarrollo:
Estimado alumno debe entregar a su tutor, el ejercicio con esta hoja en original desprendida del libro.
Pueden utilizar hojas adicionales a sta para entregar su solucin.
EJERCICIOS 181
!
!
Curso:
AUTOMATIZACIN DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS 2
EJERCICIO 10
CAPTULO 5 TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN
Nombre del estudiante:
Carn:
Fecha de entrega:
Competencias:
Instrucciones y
enunciado del ejercicio
Nivel
Implicaciones en la Automatizacin de
Procesos administrativos
Operacional
Medio
Estratgico
Desarrollo:
Estimado alumno debe entregar a su tutor, el ejercicio con esta hoja en original
desprendida del libro. Pueden utilizar hojas adicionales a sta para entregar su solucin.
182 EJERCICIOS
!
Curso:
EJERCICIO 11
CAPTULO 6 ENFOQUES PARA LA CONSTRUCCIN DE SISTEMAS
Nombre del estudiante:
Carn:
Fecha de entrega:
Competencias:
Instrucciones y
enunciado del ejercicio
!"#$%
&'#%
Mtodos para realizar
el anlisis de sistemas
*+,-%$.+-/-0%1111111111111111111%
!#()%
Desarrollo:
!
Estimado alumno debe entregar a su tutor, el ejercicio con esta hoja en original
desprendida del libro. Pueden utilizar hojas adicionales a sta para entregar su solucin.
EJERCICIOS 183
!
!
Curso:
AUTOMATIZACIN DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS 2
EJERCICIO 12
CAPTULO 6 ENFOQUES PARA LA CONSTRUCCIN DE SISTEMAS
Nombre del
estudiante:
Carn:
Fecha de
entrega:
Competencias:
Identifica las fases del anlisis dentro de la automatizacin de un proceso administrativo a travs
del anlisis del sistema en el cual el proceso est inmerso.
Instrucciones
y enunciado
del ejercicio
Seleccione una problemtica de los casos de estudio realizados en los cursos del rea de
Automatizacin de Procesos.
Complete el siguiente esquema, indique cmo se realiz
cada fase del anlisis del sistema para resolver dicha problemtica.
"#$%&'()$'*+!
,#!'+-%./)$'*+!
"#0'12.%!3!
,%$4/#+2)$'*+!
,#(!1'12#/)!
)$24)(!
5+6('1'1!3!$.72'$)!
,#!()!'+-%./)$'*+!
.#$)8),)!
9#2#./'+)$'*+!
,#!
.#:4#.'/'#+2%1!
Desarrollo:
!
184 EJERCICIOS
!
Estimado alumno debe entregar a su tutor, el ejercicio con esta hoja en original desprendida del
libro. Pueden utilizar hojas adicionales a sta para entregar su solucin.
Curso:
AUTOMATIZACIN DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS 2
EJERCICIO 13
CAPTULO 7 HERRAMIENTAS DE DIAGNSTICO EN EL DESARROLLO
DE LAS ORGANIZACIONES
Nombre del
estudiante:
Carn:
Fecha de
entrega:
Competencias: Planifica la recopilacin de datos con base a la informacin que necesita para
automatizar un proceso administrativo
Instrucciones
BASES PARA EL DISEO DE LA RECOPILACIN DE DATOS
y enunciado
Responder las siguientes preguntas para el sistema estudiado.
del ejercicio
1. Qu es lo que voy a investigar o examinar?
2. Qu me interesa descubrir o confirmar?
3. A quines o a cules voy a observar, entrevistar, etc.?
Disee la recopilacin de datos, con base en las respuestas anteriores. Especifique
qu documentos debe analizar, qu entrevistas, cuestionarios debe realizar, qu
procesos debe observar, etc.
Cuestionamiento
Respuesta
Qu informacin
estoy buscando?
En dnde encuentro
esta informacin?
Cmo la encuentro?
Cundo disponga de
ella, Qu debo hacer
con ella?
Vase el Caso de estudio de este curso, en la seccin ESTRATEGIAS PARA LA
RECOLECCION DE DATOS como referencia
Desarrollo:
Estimado alumno debe entregar a su tutor, el ejercicio con esta hoja en original desprendida del libro.
Pueden utilizar hojas adicionales a sta para entregar su solucin.
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EJERCICIOS 185
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Curso:
AUTOMATIZACIN DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS 2
EJERCICIO 14
CAPTULO 7 HERRAMIENTAS DE DIAGNSTICO EN EL DESARROLLO DE
LAS ORGANIZACIONES
Nombre del
estudiante:
Carn:
Fecha de
entrega:
Competencias: Enuncia los principales hallazgos despus de haber recopilado y analizado la
informacin necesaria para automatizar un proceso administrativo
Instrucciones
!"#$%#!&'()*+&''&,-.)*
y enunciado
Elaborar el informe preliminar de la recoleccin de datos, enunciar los principales hallazgos como
del ejercicio
resultado de la recopilacin y anlisis de la informacin recabada. Tmense de ejemplo los
hallazgos para el caso de Chokolak en el ejemplo 0.
Desarrollo:
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0.
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1.
2.
3.
4.
5.
6.
Estimado alumno debe entregar a su tutor, el ejercicio con esta hoja en original desprendida del libro.
Pueden utilizar hojas adicionales a sta para entregar su solucin.
186 EJERCICIOS
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AUTOMATIZACIN DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS 2
Curso:
EJERCICIO 15
CAPTULO 8 INFORME FINAL DEL ANLISIS
Nombre del estudiante:
Carn:
Fecha de entrega:
Competencias:
Instrucciones y
enunciado del ejercicio
Analiza las estrategias para el logro de los objetivos del anlisis de sistemas y
las relaciona con su quehacer profesional en el futuro.
ESTRATEGIAS PARA LOGRO DE OBJETIVOS DEL ANLISIS DE SISTEMAS
(Flor de loto). Analice las estrategias que se utilizan para el logro de los objetivos
del anlisis de sistemas. Utilice el siguiente formato llamado Flor de loto. En el
centro se ha escrito cada una de las estrategias: Promover la participacin,
Autonoma, Identificacin y utilizacin de fortalezas, Comunicacin. En las celdas
alrededor de cada estrategia escriba los elementos claves de cada una de ellas. Si
no llega a completar las celdas con la informacin en el texto, pregunte a expertos
o busque en Internet.
Promover la
participacin
Autonoma
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Identificacin
y utilizacin
de fortalezas
Desarrollo:
Comunicacin
Estimado alumno debe entregar a su tutor, el ejercicio con esta hoja en original
desprendida del libro. Pueden utilizar hojas adicionales a sta para entregar su solucin.
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EJERCICIOS 187
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AUTOMATIZACIN DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS 2
Curso:
EJERCICIO 16
CAPTULO 8 INFORME FINAL DEL ANLISIS
Nombre del estudiante:
Carn:
Fecha de entrega:
Competencias:
Instrucciones y
enunciado del ejercicio
Introduccin,
Cuerpo o desarrollo de su reflexin, identificar su principal
aprendizaje conectado con la automatizacin de procesos
administrativos
Conclusiones
Desarrollo:
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188 EJERCICIOS
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Estimado alumno debe entregar a su tutor, el ejercicio con esta hoja en original
desprendida del libro. Pueden utilizar hojas adicionales a sta para entregar su solucin.