Professional Documents
Culture Documents
רקע
.100ניהול מערך הכספים בדן מבוצע על-ידי מנהל הכספים תוך דיווח לסמנכ"ל
הכספים באמצעות הגיזברות .שני בעלי התפקידים הללו כפופים ישירות
למנכ"ל.
סיכונים:
סיכון שבמהות
בנושא הכספים טבוע סיכון שבמהות ).(Inherent Risk .1
הערה :הפעילויות השונות בנושא כספים יבדקו במסגרת תוכנית
העבודה הרב-שנתית.
מנכ"ל
סמנכ"ל קשרי גומלין
כספים שוטפים בנושאים
פיננסיים,
מנהל כלכליים
מחלקת אסטרטגיים
ביטוח
חשבים
אגפיים
דוחות שנתיים ,העברת כספים ומיגון קופות ,שכר דח"צים ,דפוס ונייר ,ביטוח מחלות קשות
וביטוח משלים ,כיבודים ,אסיפות וישיבות ,נסיעות לחו"ל ,נסיעה וחניה ,קנסות.
מס"ב. 104.2.2
מזומן. 104.2.3
העברות בנקאיות בגזברות. 104.2.4
כ 60% -מהוצאות דן הן בגין כוח-אדם ,ו 30% -בגין תחזוקה שוטפת
של האוטובוסים )כולל דלק וחלקי חילוף(.
.105תפקידים עיקריים
באגף כספים מועסקים 62עובדים .אגף כספים בראשות סמנכ"ל כספים
מטפל בנושאים הבאים:
105.1קופות דן.
105.2השקעה בנדל"ן עתידי.
105.3ביטוח.
105.4התקשרות עם ספקים/יועצים )מסכום מסוים(.
רכישת כרטיסיות מסוג חופשי חודשי נערכת החל מתאריך 24 - ג.
בחודש ועד ל 7 -בחודש הבא בעקבותיו בלבד .כרטיסיות אלה אינן
נרכשות תמורת כסף ,אלא מופקדות אצל הנהגים כאשראי לתקופה
הרשומה לעיל ,שבסיומה על הנהגים להחזיר את הכרטיסיות ו/או את
הכסף.
דן פועלת בתנאי תחרות .לדוגמה ,נוסע ,המעוניין לרכוש כרטיסייה, ד.
שלא נמצאת ברשות הנהג ,עשוי למצוא חלופה אצל חברות מתחרות,
המספקות שירות באותם קטעי נסיעה )לדוגמה ,בצירים ראשיים כרחוב
המסגר ,רחוב לה גרדיה ועוד(.
כאשר בקופות הכרטיסים אוזל מלאי הכרטיסים ,מזמינים כרטיסים ה.
מהמחסן הראשי ,שממוקם באזור .הזמנות כרטיסים מסופקות בדר"כ
למחרת היום ,באמצעות חברה לשירותי הובלה מאובטחת .כאשר אוזל
המלאי במחסן הכרטיסים הראשי ,מועברת דרישה מהמחסן לאחראי
ההדפסות .אחראי ההדפסות מבצע הזמנה אל מול שני בתי דפוס
קבועים ,המספקים שירותי הדפסות לחברה.
אחראי ההדפסות מפקח על בתי הדפוס בעת ההדפסה )הגלופות
נמצאות אצלו( .כמו-כן ,נותן אחראי ההדפסות אישורים לבתי הדפוס -
לקליטת עובדים חדשים ועוד.
ו .ניהול הקופות נעשה באמצעות תוכנה -פרי פיתוחה של דן .התוכנה
עריכת "פילוט" לגרסה משופרת( )שבימים אלה נמצאת בשלב
מנהלת את נתוני מלאי הכרטיסים ,ובנוסף -את הנתונים הכספיים ,עם
קישוריות להנהלת החשבונות.
לתוכנה בקרות אוטומטיות ;3לדוגמה:
מכירת כרטיסים לנהגים רק במספרי כרטיסים עוקבים. (1
שיוך שם הנהג למספרי הכרטיסים הסידוריים שרכש. (2
סגירת קופה מתאפשרת -רק לאחר שהופק דוח פדיון תיאורטי, (3
שאמור להיות זהה לפדיון הנמצא בפועל.
קופאי אינו יכול להקליד למכירה -מספרי כרטיסים ,שאינם (4
נמצאים ברשותו.
הקופה מחשבת אוטומטית את ה"מנקו" שמשולם לנהג ) 1.7% (5
ממחזור המכירות שביצע הנהג(.
106.1מיגון הקופות
בכל הקופות של החברה קיים חיבור למוקד ,המוזעק במקרה
פריצה ,או אזעקה.
סיכונים:
סיכון
אבטחתי
וכלכלי גבוה
בקופת רידינג בנוי המבנה מבניה קלה )מבנה יביל(, .1
שמקלה על ניסיון פריצה למבנה.
סיכון
אבטחתי
וכלכלי גבוה
כספי פדיון הקופות ,כרטיסי האוטובוס ועוד ,מועברים .2
מידי יום בין הקופות ,לבין הבנק ,ולמחסן הכרטיסים.
ההעברות מבוצעות על-ידי חברת "יהב" ,שמספקת
לחברה שירותי הובלה מאובטחת .לחברת האבטחה
מסלול איסוף וחלוקה קבוע ,הן בנתיב והן בזמני
ההגעה לקופות .לדוגמה -ההגעה לקופת הכרמלית
נערכת בין השעות 11:00ל.11:30 -
סיכון בקרתי
נמוך
הזמנות כרטיסים נערכות על-ידי אחראי ההדפסות. .3
מחסן לאחראי לתוכנה. מוקלדות ההזמנות
הכרטיסים )להלן" :האחראי"( -הרשאת ,read only
כדי להתעדכן בהזמנה שנערכה .כשמגיע משלוח
כרטיסים מבית הדפוס למחסן הכרטיסים ,האחראי
בודק וקולט את ההזמנה.
עם אספקת המשלוח ,מפיק הספק תעודת משלוח.
מבדיקה שערכנו במקום ,נמצאו התעודות הבאות,
חתימה ללא המחשב, במערכת שנקלטו לאחר
וחותמת "נתקבל",2316 ,2315 ,2336 ,2338 :
.2314
לדברי האחראי ,הוא אינו חותם על תעודת המשלוח,
אלא קולט אותה למחשב ,לאחר הביקורת .מעת
לעת ,מועברות תעודות המשלוח ,לחתימתו של
אחראי ההדפסות -בבית דן.
היעדר חתימה וחותמת "נתקבל" עם הגעת המשלוח,
אינו מאפשר קיום נתיב ביקורת מלא ,לתהליך קבלת
הכרטיסים והתשלום בגינם.
סיכונים:
סיכון בקרתי
בינוני
אין תיעוד ממוחשב בקופה שבוקרה -שאכן נערכה .1
בה ביקורת -כגון יומן ) ;(LOGכך שניתן להימנע
מפרסום תוצאות ביקורת בקופות ,אם חפצים בכך.
סיכון תפעולי
ובקרתי
בינוני
למבקרי הקופות אין תוכנית עבודה כתובה ,הכוללת .2
הגדרת יעדים ,היקף פעולותיהם ועוד.
סיכון תפעולי
ובקרתי
בינוני
למבקרי הקופות אין סידור עבודה שבועי בכתב, .3
שבאמצעותו ניתן לערוך השוואה -האם עמדו
המבקרים בביצוע מטלותיהם המתוכננות .לפיכך,
השליטה והבקרה על פעולותיהם ,לא כוללת נתיבי
בקרה ברורים.
סיכון תפעולי
וכלכלי ובקרתי
בינוני-נמוך
אחד הגורמים החיוניים ,הן מבחינת סדרי מבדק .4
פנימי והן מבחינת הארגון הוא קיום נהלים .הנוהל
מהווה אסמכתא כתובה להתרחשות ולעשייה בארגון.
הנוהל הינו החוקה הפנימית ,המגדירה את האופן ,בו
נעשים תהליכים בארגון .ארגונים ,בהם יש כיסוי רחב
של הפעילות באמצעות נהלים ,מעידים על הרחבת
ה"שקט הארגוני"; שכן כל חבר בארגון מבין את
המוטל עליו ואת הדרך בה עליו לבצע את משימותיו.
הנוהל עונה על השאלה מה ייעשה? ע"י מי? מתי?
היכן? וכיצד?
בארגונים המחוייבים לתקן ,ISOמערכות האיכות
מחייבות לתעד את העשייה במסגרת נהלים והוראות
עבודה.
פעילותם של מבקרי הקופות אינה מגובה בנהלים.
אי קיום נהלים מאפשר לבעלי התפקידים השונים
ליתן פרושים שונים לאופן הטיפול בנושא.
סיכון תפעולי
וכלכלי בינוני-
גבוה
סיכון :במקרים בהם לנהגים מלאי כרטיסים ומזומנים נמוך
מהדרוש ,עלול להיות מצב בו לא מנוצל מלוא פוטנציאל
ההכנסות המתוכנן.
106.5קניית חופשי-חודשי
רכישת כרטיסיות מסוג חופשי-חודשי נערכת מידי חודש ,בין ה 24 -
לחודש ועד ה 7 -בחודש העוקב; במהלך תקופה זו ,הנהגים
מקבלים לרשותם כרטיסיות מבלי לשלם עבורן )רכישה בהקפה(.
עם סיום התקופה ,מחזירים הנהגים את הכרטיסיות שנותרו בידם,
ו/או את הסכום שגבו מציבור הנוסעים .בכל התקופה ,שבה נותרים
הכרטיסים ברשותם ,נהנים הנהגים מאשראי שניתן להם.
106.6ביגוד
בעבר ,דן סיפקה לנהגיה את בגדי העבודה .כיום ,דן מספקת תלושי
ביגוד לנהגים .כל נהג מעביר את כרטיס הסינטל 4שברשותו בקופה,
הנתונים מועברים למערכת ,בצירוף מספר סידורי ,ומתבצעת בדיקה
לגבי זכאותו של העובד לקבלת תלושי ביגוד.
כרטיס עובד אישי וניהול שעות העבודה באמצעות שעוני נוכחות. 4
.108מחלקת ביטוח
108.1דן עובדת מול כל חברות הביטוח בתביעות צד ג' ,תביעות בגין נזקי
גוף ורכוש .החל מ ,1/1/03 -דן מבוטחת ב"איילון" עבור כל תביעות
צד ג' ותאונות דרכים .בשימוש דן תוכנת ביטוח ,המספקת מידע
לגבי כמות התאונות של כל נהג.
כאשר נהג מעורב בתאונת דרכים ,מזמנים אותו למתן 108.1.1
עדות ,אשר נגבית על-ידי 3עובדים.
בתביעות ביטוח מייצגים את דן עורכי-דין חיצוניים. 108.1.2
מחלקת ביטוח מטפלת בתביעות נהגים )שאינם עובדי 108.1.3
החברה( ,אשר רכביהם ניזוקו מפגיעת אוטובוסים של
החברה .נהגים אלה ,מופנים לתקן את הנזקים שנגרמו
לרכביהם במוסך לפחחות רכב שבת"א.
108.2באחריות מחלקת ביטוח:
טיפול במכלול נושאי הביטוח ,תוך התמקדות בתביעות צד ג' כלפי
"דן" וטיפול בתביעות הכרוכות במתן סיוע לעובדים בכל הקשור
לתביעות צד ג' -
ביטוח תאונות דרכים ותביעות רכוש /גוף. 108.2.1
תשלום כלל פוליסות הביטוח של החברה :ביטוח 108.2.2
חובה לצי הרכב של "דן" ,מבנים ,נכסים ,חבות מעבידים,
ציוד תפעולי וביטוחי חיים.
ביטוח תאונות אובדן כושר עבודה )כחלק מהביטוח 108.2.3
הלאומי ומההיבט הביטוחי בלבד(.
טיפול ותשלום פוליסות בריאות לעובדי "דן". 108.2.4
טיפול ותשלום פוליסות מחלות ותאונות. 108.2.5
סיכונים:
סיכון משפטי
בינוני
וסיכון להונאות
ומעילות גבוה
החברה מטפלת במקרים אלה באותו מוסך ,מזה כ - .1
10שנים .משך הקשר בין החברה ,למוסך ותחום
העיסוק של המוסך )פחחות רכב( מהווה מוקד סיכון
בתחום נאותות ההתקשרות.
סיכון בקרתי
בינוני-גבוה
לא מתבצע מעקב אחר נהגים ,אשר היו מעורבים .2
בתאונות דרכים קשות או תאונות מרובות .ביצוע
מעקב זה ,עשוי לסייע לדן באיתור נהגים בעייתיים
והעברתם הכשרה מתאימה ,או ,לחלופין ,החלפתם.
סיכון בקרתי
ומשפטי בינוני
נושא ההתקשרות עם חברות ביטוח מנוהל בלעדית .3
על-ידי דירקטור בחברה ולא על-ידי אגף כספים.
נוצר מצב ,לפיו ,מחלקת ביטוח ,אשר מנהלת את
הגורם אינה הביטוח מחברות התביעות תהליכי
המבצע את ההתקשרות עם חברות אלו.
.109התקשרויות עם ספקים
תהליך ההתקשרות עם ספקים הינו:
פונים ל 3-4 -ספקים ,לקבלת הצעות מחיר. א.
בישיבת ועדת פיקוח ,ובנוכחות סמנכ"ל האגף הרלבנטי ,פותחים את ב.
המעטפות המכילות את הצעות המחיר ובוחרים בהצעה הזוכה .כל
התקשרות כרוכה באישור תקציבי )מעל סכום של 40,000$
סמנכ"ל כספים מעורב(.
המחלקה המשפטית מכינה את הסכם ההתקשרות. ג.
מעבירים את הסכם ההתקשרות לעיון הספק וחותמים ) 2מורשי ד.
חתימה(.
סיכון שבמהות
גבוה
סיכון :בנושא תשלומים טמון סיכון שבמהות ).(IR
הסובסידיה
מהממשלה
)באלפי ש"ח(
287,454 1999
256,605 2000
250,061 2001
)עד 97,761 2002
יולי(
.111מחלקת גזברות
מחלקת גזברות אחראית על ניהול נכסי החברה והתחייבויותיה ,לרבות
נוסטרו ,רכישת אירו ,תזרים המזומנים ופרה רולינג מול מס הכנסה.
111.1ניהול תזרים המזומנים של החברה באופן שיבטיח את קיום
התחייבויותיה השוטפות וימזער את עלויות המימון.
בנקים ,ממשלה ,קרנות 111.2גיוס אמצעי מימון ממקורות השונים:
עצמאיות ומשותפות.
מקורות 111.3קיום חשיבה ארוכת טווח ויזום פעולות שתכליתן הגדלת
החברה וצמצום הוצאותיה.
111.4ניהול מערך גזברות שוטף.
סיכון שבמהות
גבוה
סיכון :בנושא גזברות טמון סיכון שבמהות ).(IR
סיכון שבמהות
גבוה
סיכון :בנושא תשלומים טמון סיכון שבמהות ).(IR
111.6קרן גמלאות.
111.7קרן הצטיידות.
111.8קשרים עם חברות הבנות.
סיכון שבמהות
גבוה
סיכון :בנושא רישומי הנה"ח טבוע סיכון שבמהות ).(IR
.114הרשאות באגף
בין המחלקות קיימת הפרדת תפקידים )מבדק פנימי ,(Internal Checkאולם
לא מתבצעת חסימת/חלוקת הרשאות בתוך הנהלת חשבונות )הפרדת
תפקידים(.
סיכון בקרתי
גבוה
סיכון :היעדר חסימת הרשאות ,עלולה לאפשר חדירת גורמים
שאינם מורשים אל תוך המערכת .כמו-כן ,יש להגדיר עבור כל
עובד ,בנפרד ,את ההרשאות המתאימות על-פי תפקידו ,ולבדוק
מעת לעת ,כי ההרשאות תקפות לצורכי תפקידו .כאשר מתוסף
עובד חדש ,יש לבחון מחדש את הצורך בהרשאות ולא לשכפל
את ההרשאות הישנות באופן אוטומטי.
.115מדיניות השקעות
דן הינה אובליגטורית ,במינוף גבוה ,הדבר נובע מתוכנית ההבראה.
בדן ,קרנות שונות:
115.1קרן התחדשות )הצטיידות(
הקרן מגלגלת כ 80 -מיליון ש"ח בשנה .הכסף נכנס באופן ליניארי
ויוצא בהזמנות אוטובוסים .קיים עודף מקורות על שימושים ,כמו-כן,
ישנם הפרשי עיתוי בין המקור לשימוש .הקרן חשופה לסיכוני מטבע
האירו ,ולכן דן ביצעה עסקת גידור :הצמדה עד קבלת הנכס 60% -
אירו ו 40% -תשומות המתכת .את היתרה משקיעים בהשקעות
סולידיות בשקלים; כגון :אג"ח ממשלה" ,שחר"" ,גילון" צמוד/לא
צמוד או פקדונות בנקים יציבים.
אין מחייבים את הקרן בדמי ניהול על-פי הסכם עם הממשלה .כמו-
כן ,גם בקרן הגמלאות אין מחייבים בדמי ניהול.
115.2קרן שיפורים
מתקציב הקרן רוכשים מפות שילוט לשיפור השירות.
בעבר ,הייתה גם קרן תשתית לרכישה ושיפור של נכסי המקרקעין.
סיכון כלכלי
ובקרתי בינוני
סיכון :דן חשופה לסיכוני מטבע חוץ בכל הנוגע לקרן ההצטיידות.