ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

INTEGRACION DE SECTORES ACADEMICOS, EMPRESARIALES Y POBLACION

VULNERABLE DEL MUNICIPIO DE NEIVA, PROMOCIONANDO EL USO Y MANEJO
APROPIADO DE LAS HERRAMIENTAS TIC.

FECHA: 15 DE JULIO DE 2015

CORPORACIN UNIVERSITARIA DEL HUILA CORHUILA

PRESENTADO A
Magister JORGE ENRIQUE REYES FERR

REALIZADO POR
EDISNEY GARCIA PERDOMO

Neiva, 2015

Acta de constitucin del proyecto

GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA

EDUCATIVA

DATOS DE CONTROL DEL DOCUMENTO

Fecha
15-jul-2015

Versin
I

Descripcin
Acta de Iniciacin de un proyecto

Autor
Edisney Garca

1. Descripcin del Proyecto

La actualizacin de conocimientos en cuanto a las nuevas herramientas tecnolgicas

forma parte de una educacin para la vida ya que la globalizacin exige el uso de estas
herramientas para aumentar el rendimiento y competencia dentro de los distintos mbitos
sociales, acadmicos, econmicos y culturales. Ser competente en la actualidad es vital
para desempearse en cualquier rea del contexto donde se desarrolle el individuo ya que
de no contar con esas competencias no tendra la oportunidad de continuar el camino hacia
donde se oriente, con el uso adecuado de la computadora. Para llevar a cabo este, se
tomara como referencia poblacin de la comunidad sectores empresariales, acadmicos y
vulnerables de algunas instituciones pblicas y privadas del municipio de Neiva,
incluyendo los integrantes de sectores vulnerables. La muestra estar conformada por
directivos docentes, estudiantes e infancia y poblacin vulnerable. El municipio de Neiva
carece de oportunidades suficientes para capacitar masivamente a sus habitantes, en las
herramientas tecnolgicas TIC que agregan valor a las actividades cotidianas, dentro de los
procesos organizacionales y acadmicos bsicos, que de manera general permite a los
diferentes sectores obtener ventajas competitivas, permanecer en el mercado y centrarse en
sus objetivos, promoviendo personas competitivas dentro de las diferentes reas sociales,
econmicas y productivas de la ciudad.
La experiencia como docente durante casi 13 aos en mi regin (Huila) y otras a nivel
nacional me permite identificar la disponibilidad de informacin y herramientas que
facilitan de manera sorprendente el uso de las redes sociales las cuales desbordan sobre la
educacin bsica y secundaria, ya que realizando una pregunta bsica y clara a un alumno
promedio este prefiere utilizar las TIC en redes sociales, msica y distraccin que en la

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bsqueda de conocimientos para aumentar su percepcin de educacin, siendo esta una

gran falencia del manejo de herramientas bsicas que podran inferir en el cambio de
esta intensin, lograr ocupar este espacio hoy es complejo, recordemos que el uso y la
apropiacin de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (TIC) por parte de las
personas y los hogares inciden en las preferencias, la productividad y la dinmica interna
de la unidad familiar conformada por personas que acceden y se apropian de estas
tecnologas.

2. Objetivos del proyecto a realizar

Objetivo general

Lograr que un promedio base de los habitantes que integran

sectores acadmicos, empresariales y poblacin vulnerable de la
ciudad de Neiva-Huila identifiquen la importancia del uso
apropiado de las tecnologas de la Informtica y la comunicacin y
as lograr proyectarlos a la vanguardia de los movimientos
econmicos, culturales y del mercado que se estn gestando,
buscando la competitividad de la ciudad frente al actual mundo
globalizado.
Promocionar dentro de los sectores mencionados cambios en la
actitud de los habitantes, con varias finalidades, entre las cuales
estn crear un clima de educacin entre las organizaciones,
aumentar su motivacin frente a su crecimiento personal y laboral
con el fin de hacerlas multiplicadoras del objetivo general.
Conocer e identificar las herramientas bsicas para que el uso de los
servicios que ofrece el Internet como recurso de informacin y
capacitacin facilite el acceso a la calidad de educacin e
informacin local, regional y global.

Objetivos especficos

Utilizar diferentes escenarios como ambientes fsicos y tcnicos que

puedan estar en desuso o abandonados para ser parte del desarrollo
de actividades que activen la promocin y divulgacin de la
educacin con la correcta utilizacin de las TIC.
Obtener del total de participantes un 80% como mnimo de personal
con aprobacin al trmino del proyecto.
Proyectar oportunidades para el continuo desarrollo personal, no
slo en sus actividades formales e informales actuales sino tambin
para otras funciones para las cuales el ciudadano puede ser
considerado.

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Convenio y promocin (Quienes y como participan): Crear y

promover un convenio interinstitucional con instituciones que
presenten diferentes perfiles que hagan parte del municipio de
Neiva-Huila, all se crearan y promovern actividades ldicas que
permitan tanto integrar como seleccionar a los diferentes integrantes
de los grupos a reunir y capacitar. Crear un logo que identifique el
convenio y lo promueva ante la sociedad del municipio.
Guas (Contenidos temticos): Establecer mediante tcnicas
sencillas de evaluacin el nivel de conocimiento con el propsito de
crear las temticas y talleres a desarrollar.
Entregables

Objetivos institucionales
que apoya el proyecto

Definir Ambiente Fsico y Tcnico (rea y herramientas tic bsicas):

Estudio, verificacin y seleccin de ambientes tanto fsicos, como
tcnicos que permitan reunir los participantes e implementar los
contenidos presentados en guas y talleres.
Sistema de Evaluacin y Promocin (Formatos, registro, aprobacin
y divulgacin resultados): Mediante herramientas sencillas y
prcticas evaluar los avances de cada participante, sustentar estos
avances para que al final se certifique su aprendizaje y se logre
funcionalidad del participante en su entorno social, cultural y
laboral, divulgar a travs de los medios de comunicacin regionales
la capacitacin y disponibilidad de los integrantes que cumplan con
los requisitos exigidos hasta la fase final.
OBJETIVOS INSTITUCIONALES La Corporacin Universitaria
del Huila CORHUILA adopta como propios los objetivos
consagrados en el artculo 6 de la Ley 30 de 1992: a) Profundizar
en la formacin integral de los colombianos dentro de las
modalidades y calidades de la Educacin Superior, capacitndolos
para cumplir las funciones profesionales, investigativas y de
servicio social que requiere el pas. b) Trabajar por la creacin, el
desarrollo y la transmisin del conocimiento en todas sus formas y
expresiones y promover su utilizacin en todos los campos para
solucionar las necesidades del pas. c) Prestar a la comunidad un
servicio con calidad, el cual hace referencia a los resultados
acadmicos, a los medios y procesos empleados, a la infraestructura
institucional, a las dimensiones cualitativas y cuantitativas del
mismo y a las condiciones en que se desarrolla cada institucin. e)
Actuar armnicamente entre s y con las dems estructuras
educativas y formativas. g) Promover la unidad nacional, la
descentralizacin, la integracin regional y la cooperacin
interinstitucional con miras a que las diversas zonas del pas
dispongan de los recursos humanos y de las tecnologas apropiadas
que les permitan atender adecuadamente sus necesidades.

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3. Finalidad y justificacin del proyecto.

3.1.

Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto

El desarrollo tecnolgico permite a los sectores productivos acortar distancias y colocar de

manera ms rpida y efectiva los mejores bienes y servicios que los clientes esperan; lo
que se traduce en niveles de competitividad y de productividad para las sociedades.
Dentro de la presente investigacin , el adiestramiento, capacitacin y desarrollo de los
recursos humanos, son considerados factores importantes para el logro de los objetivos y
metas proyectadas, ya que un personal que pueda responder de manera efectiva a las
distintas necesidades institucionales y/o laborales, desde la operatividad de sus funciones
en el cargo que ocupe o desempee; beneficia a la comunidad o sector que pertenezca ya
que esto crea en el ser humano un compromiso y una responsabilidad institucional, lo que
se traduce en un mejor desempeo laboral.
A corto plazo: Promover una imagen de fraternidad e integracin entre las diferentes
comunas y sectores de la sociedad que conforman el municipio de Neiva, Huila.
A mediano plazo: Crear cultura en los ciudadanos y futuros participantes frente a las
iniciativas que promueven el correcto uso de las TIC, desde las diferentes pticas que
presenta la sociedad.
A largo plazo: Fortalecer la participacin de sectores acadmicos, empresariales y
poblacin vulnerable en los procesos culturales, econmicos, laborales y sociales del
municipio de Neiva con el propsito de integrar y permitir que las TIC cumplan su funcin
dentro del desarrollo de cada uno de los procesos antes mencionados.

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4. Cronograma
4.1.

Hitos1

Figura 1. Registro y Control Fase y Tareas Proyecto Fuente; Ing. Edisney Garca Perdomo

Actividades de duracin cero, por ejm. Terminacin fase, entrega documentacin, etc.

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4.2.

Criterios de aceptacin
Entregable 1
Convenio; Este ser proyectado, revisado por todas las instituciones participantes, dentro
del mismo se desarrollaran las siguientes informaciones:

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Nombres, Representante legal, objetivos estratgicos, aportes; (Recursos fsicos, tcnicos,

capital humano y econmico), participacin dentro del informe final.
Lista de Verificacin seleccin participantes y manejo durante capacitacin
Conformacin diferentes comits interinstitucionales seleccin participantes, cronograma
reuniones, actas, tareas y conclusiones.
Consolidacin Informacin, comit redaccin, validacin y aprobacin convenio.
Entregable 2
Ambientes Fsicos y Tcnicos; Para este entregable tendremos la conformacin de comits
encargados de presentar e identificar caractersticas ambientes:

Creacin lista de verificacin

Valoracin seleccin ambientes
Seleccin ambiente
Mantenimiento, mejora y entrega de ambientes
Entregable 3
Temticas y Talleres; Debern establecerse comits de expertos interdisciplinarios que
permitan la identificacin de temticas:

Nombramiento comit expertos temticos (Acta)

Desarrollo valoracin y seleccin de temticas a desarrollar durante el proyecto
Elaboracin de cronogramas, horarios, guas y talleres acordes a los ambientes definidos
Establecer responsables de su exposicin y seguimiento (Orientadores y/o docentes)
Entregable 4
Evaluacin y Divulgacin Resultados; Con los comits existentes se definirn
procedimientos y creacin de evaluaciones con el propsito de certificar los participantes
que cumplan hasta la fase final:

4.3.

Creacin comits de evaluacin

Registro y sustentacin de participantes
Definir normatividad certificaciones
Plan de mejoramiento para personas que no alcancen la certificacin
Informe Final
Divulgacin y promocin medios de comunicacin
Definicin detallada del alcance (EDT o WBS)

Figura 2. EDT o WBS Fuente; Ing. Edisney Garca Perdomo

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4.4.

Organigrama del proyecto, listado de tareas

PROJECT ARCHIVO ANEXO

4.5.

Recursos

Tabla 1. Recursos Fuente; Ing. Edisney Garca Perdomo

Recursos
Equipo
proyecto

Descripcin

Proveedor
CORHUILA
OTROS

del
El equipo del proyecto est conformado por:
Lder o Promotor del Proyecto. Quien elabora la propuesta de
formalizacin del Convenio y sus tareas a cumplir dentro de la
propuesta as como su consolidacin.
Directivos CORHUILA Sern quienes en primera instancia
autoricen el desarrollo como base de la proyeccin del Convenio
dentro del proyecto a desarrollar.
Alumnos 5 y 6 semestre Ing. De sistemas Sern quienes aporten en
el desarrollo cumplimiento de la mayora de actividades y tareas
propias del proyecto.
Instituciones Invitadas a Participar Entre otras Banco de la
Republica, Cruz Roja Seccional Huila, Cmara de Comercio Neiva y

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CORHUILA.

Equipamiento,
Hardware
Software
Formacin
Otros

Sectores a Participar Dentro del promedio base del personal que se

seleccionara encontraremos integrantes de los sectores
Empresariales, Educativos y Vulnerables del municipio de Neiva,
Huila.
Equipo de Computo disponible CORHUILA, Porttiles disponibles
CORHUILA
integrantes equipo del proyecto, Video Ben.
Herramientas utilizadas: Paquete Microsoft 2007, Videos en mp4,
documentos en PDF, Project 2013.
CORHUILA
En Docencia y Aprendizaje Virtual, manejo de las herramientas de software
utilizadas, administracin y manejo de la plataforma Blackboard Learning, CORHUILA
experiencia de 13 aos como docente educacin tecnolgica y superior.
Impresoras, scanner, cmara de video y Fotogrfica.
CORHUILA

5. Influencias de los Interesados.

Identificar los principales actores involucrados en el proyecto y las necesidades o problemas que
el proyecto debe satisfacer
Tabla 2. Influencia de los interesados Fuente; Ing. Edisney Garca Perdomo

Interesado
Cliente: Habitantes del municipio de Neiva, que
integren sectores empresariales, educativos y
vulnerables con inters de ampliar el conocimiento
acerca del uso adecuado de las TIC.

Requerimientos exigidos
Lograr que un promedio base de los habitantes que integra
sectores acadmicos, empresariales y poblacin vulnerable
ciudad de Neiva-Huila identifiquen la importancia del uso
apropiado de las tecnologas de la Informtica y la
comunicacin y as lograr proyectarlos a la vanguardia de
movimientos econmicos, culturales y del mercado que se
gestando, buscando la competitividad de la ciudad frente a
actual mundo globalizado.
Patrocinador: Corporacin Universitaria del Huila - Aprobacin del proyecto por parte del centro de
CORHUILA
Investigaciones de CORHUILA C.I.C.
Informes peridicos de avance
Elaboracin del Convenio final
Socializacin del Convenio
Puesta en marcha y Difusin medios
Evaluacin peridica, Aprobacin al trmino del proyecto
Instituciones Participantes: Banco de la Republica,
Dentro de su organigrama de funcionamiento interno y ex
Cruz Roja Seccional Neiva, cmara de Comercio
seleccionar habitantes del municipio de Neiva que estn
Neiva.
interesados en mejorar su interaccin con la sociedad apli
de manera adecuada las TIC.
6. Organizaciones funcionales y su participacin.
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Es indispensable identificar el rol completo, responsabilidades, nivel de autoridad y jerarqua a

lo largo del desarrollo del proyecto
6.1.

Definicin y descripcin de roles de los involucrados

Tabla 3. Definicin Roles Fuente; Ing. Edisney Garca Perdomo

Rol
Patrocinador2
Lder funcional3
Usuarios Finales4
Coordinador o director del proyecto5

Nombre / Cargo
Corporacin Universitaria del Huila CORHUILA Institucin lder dentro
del desarrollo del proyecto.
Mara Anglica Cortes Alumna 5Sem. Ing. Sistemas
Habitantes y/o integrantes sectores vinculados (personal de planta servicios
generales instituciones, empresarios, emprendedores, infancia vulnerable,
madres solteras, estudiantes y visitantes Biblioteca banco de la Republica.
EDISNEY GARCIA Docente a cargo del proyecto

7. Asunciones o supuestos.
Lograr identificar habitantes dentro de los sectores participantes, que cumplan con las
caractersticas y actitudes suficientes que le permitan hacer parte de los grupos a crear para ser
parte del proyecto.
Establecer ambientes de aprendizaje idneos para iniciar las actividades y tareas propias del
proyecto.
Reunir personal idneo que establezca y disee los talleres y guas que guiaran el desarrollo y
capacitacin de los habitantes integrantes de los sectores seleccionados dentro del proyecto en
mencin.
Lograr implementar un sistema sencillo y prctico de evaluacin de los avances dentro del
proyecto para generar una aprobacin de los participantes hasta lograr un mnimo del 80% del
total de habitantes.
Promover tanto el antes, el durante las tareas del proyecto y el despus relacionando resultados
positivos tangibles a travs de medios de comunicacin regionales.
8. Restricciones
Falta de inters por parte de los Directivos de CORHUILA, toda vez que la institucin sera en
su mayora patrocinadora y aportante de recursos tcnicos y humanos.
2

rea o persona que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para la realizacin del proyecto.

Persona a quien se le entregar el producto resultante del proyecto (cliente), l est involucrado en las actividades de monitoreo y
control y en las decisiones sobre el proyecto.
4

rea, persona o grupo de persona que utilizaran el producto resultante del proyecto para ejercer sus funciones (acadmicas o
laborales).
5

Designado como el responsable por las actividades y resultados del proyecto

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Falta de inters por parte de las Instituciones invitadas por no percibir el alcance del proyecto.
Poca aceptacin por parte de algunos de los participantes lo que desmotive a quienes
participan de manera activa.
La dificultad de adquirir ambientes propicios dentro del cronograma establecido.
9. Presupuesto
Tabla 4. Presupuesto Fuente; Ing. Edisney Garca Perdomo

RUBROS

FUENTES
CORHUILA

PERSONAL (08 personas)

COMPRA DE EQUIPOS
SOFTWARE
MATERIALES E INSUMOS

SALIDAS DE CAMPO (150)

CAPACITACIN PERSONAL
SERVICIOS TCNICOS

TOTAL

CONTRAPARTIDA GRUPO DE INV.

$14.500 da laborado

$14.500
da
laborado
Coordinador
presente
visitas y tareas previas.

$21.500.000

OMITIDO

OMITIDO

OMITIDO

Licencia Paquete Office

2013
Impresora, Tinta Negra,
Resma
papel,
Equipo
Porttil
$14.500 da laborado

Licencia Paquete Office

2013
Instalaciones
fsicas
y
coordinador institucin

$500.000

Alumnos apoyo tareas

Apoyo los existentes en la
CORHUILA y visita a los
ambientes seleccionados.

OMITIDO

Apoyo los existentes en la

CORHUILA y visita a los
ambientes seleccionados.

$ 1.500.000
$2.175.000
$2.175.000
$2.175.000

DIVULGACIN DE LA
INVESTIGACIN

Equipo de trabajo CORHUILA

Medios
de
Comunicacin
Regionales (Diario del Huila)
Revista
CORHUILA-Redes
Sociales-Emisora Universitaria
SURCOLOMBIANA

OMITIDO

$ 3.500.000

IMPREVISTOS

Desplazamientos, refrigerios
(apoyos
Gaseosas
CONDOR-Achiras del Huilareuniones.

OMITIDO

$1.000.000

TOTAL

$36

10. Anlisis de riesgos

SUPUESTOS

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RESTRICCIONES

ANALISIS DE CADA COMPONENTE WBS

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EDUCATIVA

Lograr identificar habitantes

dentro de los sectores
participantes, que cumplan
con las caractersticas y
actitudes suficientes que le
permitan hacer parte de los
grupos a crear para ser parte
del proyecto.
Establecer ambientes de
aprendizaje idneos para
iniciar las actividades y tareas
propias del proyecto.
Reunir personal idneo que
establezca y disee los
talleres y guas que guiaran el
desarrollo y capacitacin de
los habitantes integrantes de
los sectores seleccionados
dentro del proyecto en
mencin.
Lograr implementar un
sistema sencillo y prctico de
evaluacin de los avances
dentro del proyecto para
generar una aprobacin de los
participantes hasta lograr un
mnimo del 80% del total de
habitantes.
Promover tanto el antes, el
durante las tareas del
proyecto y el despus
relacionando resultados
positivos tangibles a travs de
medios de comunicacin
regionales.

Falta de inters por parte de

los Directivos de
CORHUILA, toda vez que la
institucin sera en su
mayora patrocinadora y
aportante de recursos tcnicos
y humanos.

Convenio; Dentro de los riesgos que podemos

encontrar diramos que convocar y definir la
participacin de instituciones variadas ellas, com
inters comerciales, polticos, sociales y cultural
pueden generar la decisiones de no participar de
del mismo.

Falta de inters por parte de

las Instituciones invitadas por
no percibir el alcance del
proyecto.

Ambientes Fsicos; El aporte que puede realiza

institucin cumpliendo un mnimo de condicion
este sentido es fundamental para lograr el desarr
del proyecto, toda vez que la disminucin de
desplazamientos generara ms posibilidades de a
Temticas y Talleres; El desarrollo e implemen
de las temticas desde el mismo momento de
Poca aceptacin por parte de
seleccionar los participantes sern determinantes
algunos de los participantes lo lograr una sencillez lgica y clara, real para quie
que desmotive a quienes
verifican su aplicacin en sentido de aprobar los
participan de manera activa.
participantes.

La dificultad de adquirir
ambientes propicios dentro
del cronograma establecido.

Evaluacin y Divulgacin de Resultados; Sien

una herramienta de carcter prctico en apoyo al
seguimiento de quienes aprueben o desaprueben
deber contar con el visto bueno de Directivos e
Instituciones integrantes del proyecto.

Poca aceptacin por parte de

los medios de Comunicacin
Regionales.

Tabla 5. Anlisis de Riesgos Fuente; Ing. Edisney Garca Perdomo

Tabla 6. Riesgos y Planes Fuente; Ing. Edisney Garca Perdomo

Fase

Acta de constitucin del proyecto

ACCION

PLANES

GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA

EDUCATIVA

1. Convenio
1.1 Validacin

Mitigar el riesgo

1.2 Seleccin Participantes

2. Ambientes Fsicos
2.1 Identificar Ambientes aptos
Transferir el riesgo
2.2 Validacin

3. Temticas y Talleres
3.1 Integracin de expertos que

Evitar el riesgo

participen en la elaboracin
de talleres y guas.
4. Evaluacin y Divulgacin

Lograr que dentro del Convenio se

establezca la participacin de
expertos en temticas propias para el
cumplimiento de los objetivos
trazados.
Aplicar instrumentos lo ms objetivo
posible que nos permita hacer un
procesamiento de la informacin y un
anlisis de resultados lo ms cercano
a la realidad.

Resultados
4.1 Disear pruebas sencillas y
prcticas que motiven la
aprobacin y corrijan fallas

Motivar a travs de Medios de

Comunicacin
su
participacin
(Instituciones
Participantes)
previamente.
Establecer dentro del convenio la
responsabilidad de cada Institucin
participante a adecuar y promover
ambientes que minimicen el
desplazamiento de sus grupos.
(Disciplina y se minimizan riesgos de
desplazamientos as como sus costos).

Aceptar el riesgo

encontradas.
4.2 Lograr que mnimo un 80%

Aun as existe el riesgo de promocin

generalizada buscando el
cumplimiento del porcentaje
sealado, esto depender la actitud
participativa de los integrantes.

de participantes aprueben el
desarrollo del convenio.

11. Requisitos para la aprobacin del proyecto

Tabla 7. Requisitos Aprobacin Fuente; Ing. Edisney Garca Perdomo

Fin a alcanzar
Qu constituye el xito:

Factores

Acta de constitucin del proyecto

Acertada promocin

GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA

EDUCATIVA

Dar cumplimiento en esencia al objetivo

general, integrando a todos los sectores del
municipio promoviendo a futuro el desarrollo
de ms proyectos similares.
Quien lo decide:

Sera la participacin as como el

cumplimiento de los compromisos adquiridos
dentro del convenio.

Cumplimiento de Tareas asignadas

El Control y seguimiento de inicio a fin del proyecto.

Claridad en la informacin entregada a cada

Institucin.
Motivacin antes, durante y despus del termino del
proyecto.
Los participantes y su esfuerzo partiendo del
principio de la responsabilidad y honestidad para
aprobar el proceso.
Liderazgo CORHUILA como punta de lanza en
procesos de formacin.
Entrega, promocin y divulgacin practica as
sencilla del convenio.

Quien firma la Aprobacin

Sern los Directivos de cada una de las
Instituciones participantes; Banco de la
Republica, Cmara de Comercio Neiva, Cruz
Roja y CORHUILA.

Mara Anglica Cortes

Alumna 5Sem.Ing.sistemas
Lder funcional

Acta de constitucin del proyecto

Decisin de cambio y adaptacin de esfuerzos

recprocos dentro de una sola intencin.

Ing. EDISNEY GARCIA PERDOMO

Docente Tiempo Completo
Coordinador del proyecto

GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA

EDUCATIVA