Professional Documents
Culture Documents
2015
Nr ewid. 223/2015/P/15/003/KAP
DEPARTAMENT
ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ
MARZEC
01
MISJ
WIZJ
Dyrektor
Departamentu Administracji Publicznej:
Bogdan Skwarka
Akceptuj:
Wojciech Kutya
Zatwierdzam:
Krzysztof Kwiatkowski
Spis treci
1. ZAOENIA KONTROLI6
2. PODSUMOWANIE WYNIKW KONTROLI8
4. INFORMACJE DODATKOWE 49
5. ZACZNIKI 52
Zdjcie naokadce:
Punto Studio Foto Fotolia.com
BIP
CPI
CRD
ePUAP
ESP
MAiC
rozporzdzenie
wsprawie
dorczania
dokumentw
elektronicznych
rozporzdzenie
ePUAP
rozporzdzenie
wsprawie
instrukcji
kancelaryjnej
rozporzdzenie
KRI
1
2
3
4
5
6
7
rozporzdzenie
wsprawie
profilu
zaufanego
ePUAP
UM
ustawa oNIK
ustawa
oinformatyzacji
ustawa
opodpisie
elektronicznym
dokument
elektroniczny
powiadczenie
dorczenia
powiadczenie
przedoenia
profil zaufany
ePUAP
wiadczenie
usugi drog
elektroniczn
wmyl art.2 pkt4 ustawy zdnia 18lipca 2002r. owiadczeniu usug drog
elektroniczn13, jest towykonanie usugi wiadczonej bez jednoczesnej obecnoci
stron (na odlego), poprzez przekaz danych na indywidualne danie
usugobiorcy, przesyanej iotrzymywanej zapomoc urzdze doelektronicznego
przetwarzania, wcznie z kompresj cyfrow, i przechowywania danych,
ktra jest wcaoci nadawana, odbierana lub transmitowana zapomoc sieci
telekomunikacyjnej wrozumieniu ustawy Prawo telekomunikacyjne14.
8
9
10
11
12
13
14
ZAOENIA KONTROLI
Temat inumer kontroli
wiadczenie usug publicznych wformie elektronicznej naprzykadzie wybranych jednostek
samorzdu terytorialnego (P/15/003).
Wprowadzenie oraz uzasadnienie podjcia kontroli
Coraz wikszy udzia technologii informatycznych wyciu codziennym obywateli oraz oczekiwania
spoeczne codo uatwienia iprzyspieszenia zaatwienia spraw urzdowych powoduj, einstytucje
publiczne powinny uwzgldni teoczekiwania. wiadczenie usug publicznych wformie
elektronicznej naley traktowa jako now nieobowizkow form zaatwiania spraw, ktra
zostaa udostpniona obywatelom. Aktualnie wdraanych/udostpnionych jest wiele rozwiza
informatycznych umoliwiajcych wiadczenie usug elektronicznych przez administracj
publiczn zwykorzystaniem sieci Internet. Naley jednak mie nawzgldzie, ewielu obywateli
znieufnoci odnosi si dozaatwiania spraw bez osobistej wizyty wurzdzie. Dlatego te,
prawidowe zaprojektowanie iwdroenie usug elektronicznych, zgodnych zpotrzebami obywateli,
jest niezwykle wane. Istotnym przy tym jest, aby e-usugi byy dostpne wsposb cigy
icharakteryzoway si intuicyjn/prost obsug. Powinny dotyczy tych spraw, ktre obywatele
najczciej zaatwiaj wurzdach.
Od usugi wujciu tradycyjnym (papierowym), usug elektroniczn odrnia wiadczenie jej
naodlego oraz wykorzystanie wtym celu systemw informatycznych. Podstawow usug
elektroniczn wiadczon wjednostkach administracji publicznej jest Elektroniczna Skrzynka
Podawcza (ESP) - miejsce doprzyjmowania korespondencji elektronicznej.
wiadczenie usug drog elektroniczn zwizane jest zpojciem dokumentu elektronicznego,
czyli stanowicego odrbn cao znaczeniow zbioru danych uporzdkowanych wokrelonej
strukturze wewntrznej izapisanych nainformatycznym noniku danych. Jako usug elektronicznych
nie naley traktowa udostpnianych przez urzdy formularzy (w formacie doc., pdf.),
ktre mona wydrukowa, wypeni odrcznie, zeskanowa iprzesa dourzdu zapomoc
Elektronicznej Skrzynki Podawczej. Wypenione odrcznie formularze nie speniaj ww. definicji,
gdy systemy informatyczne nie mog bezporednio wykorzysta wprowadzonych odrcznie
informacji.
Kontrola zostaa podjta zinicjatywy wasnej NIK. Przeprowadzenie kontroli miao nacelu zbadanie
wurzdach marszakowskich, urzdach gmin miejskich/miejsko-wiejskich imiast naprawach
powiatu zagadnie dotyczcych uytecznoci wiadczonych e-usug, skali zainteresowania
e-usugami, prowadzonych dziaa promocyjnych oferowanych e-usug, atake zgodnoci
wiadczonych usug elektronicznych zwymogami prawa. Badaniami kontrolnymi objto
zagadnienia zwizane zprzetwarzaniem danych wsystemach informatycznych wprocesie
wiadczenia usug elektronicznych dla obywateli/klientw iprocedowaniem spraw wpostaci
elektronicznej.
Cel izakres kontroli
Celem kontroli NIK bya ocena prawidowoci iskutecznoci dziaa waciwych organw
administracji publicznej wzakresie udostpniania iwiadczenia usug drog elektroniczn.
Wzwizku ztym ocenie poddano nastpujce, wybrane kwestie:
ZAOENIA KONTROLI
P O D S U M O WA N I E W Y N I K W KO N T R O L I
dlauytkownikw tej platformy [str. 2021]. Wokresie objtym kontrol NIK uruchomiono
now wersj platformy ePUAP (tzw. ePUAP2) iodebrano dwa ztrzech etapw kadej zumw.
Uruchomiona wsierpniu 2015r., zprawie dwuletnim opnieniem, nowa wersja platformy
ePUAP powinna uatwi urzdom udostpnianie kolejnych e-usug, dziki moliwoci
wykorzystania gotowych szablonw usug elektronicznych. Osignicie penej wydajnoci
platformy ePUAP2 uzalenione jest odzakoczenia wdraania przez CCA tego systemu
orazodzapewnienia docelowej infrastruktury technicznej [str. 19, 22, 4950].
Nieprawidowoci wzarzdzaniu platform ePUAP1 wokresie 2014r. sierpie 2015r.
dotyczyy m.in:
niezapewnienia naleytej dostpnoci systemu ePUAP1, ktra ksztatowaa si napoziomie
96,38% w2014r. oraz 97,55% wI poowie 2015r., coutrudniao uytkownikom korzystanie
ze-usug wiadczonych poprzez ten system (przerwy wdziaaniu sigay niekiedy nawet
kilkunastu godzin19) [str. 2021];
niewystarczajcych dziaa wcelu wyeliminowania przyczyn powtarzajcych si awarii
systemu ePUAP1 [str. 21];
pozbawienia napocztku 2015r. systemu ePUAP1 czci zasobw infrastruktury, poprzez
odczenie wspomagajcego ten system orodka zapasowego, coskutkowao wzrostem
awaryjnoci platformy objawiajcym si niedostpnoci systemu lub niektrych jego
usug [str. 20].
Nieprawidowoci naetapie przygotowania irealizacji projektu ePUAP2 polegay na:
niecelowym podziale realizacji projektu ePUAP2 natrzy zadania zlecone w2013r. rnym
wykonawcom, coskutkowao trudnociami wskoordynowaniu ich prac oraz wzintegrowaniu
wytworzonych produktw [str. 15];
nierzetelnym opis funkcjonalnoci Profilu Zaufanego wdokumentacji przetargowej, ktra
nieobejmowaa wszystkich jego funkcji opracowanych iwykorzystywanych dotychczas
wsystemie ePUAP1 [str. 18];
braku odpowiedniej reakcji CPI nazdiagnozowane wtrakcie realizacji projektu (w okresie
lipiecsierpie 2013r.) istotne ryzyka [str. 1718]. Skuteczna reakcja CPI nate ryzyka nastpia
dopiero naprzeomie 2014r. i2015r.;
zwoywaniu posiedze komitetw sterujcych ds. poszczeglnych umw zwykonawcami
projektu ePUAP2 po dugotrwaych przerwach, co utrudnio sprawowanie przez
CPI naleytego nadzoru nad dziaaniami wykonawcw oraz komunikacj pomidzy
CPI awykonawcami [str. 16];
udostpnieniu uytkownikom wdniu 17sierpnia 2015r. systemu ePUAP2, pomimo nie
wpeni zadowalajcych wynikw testw wydajnociowych [str. 22].
We wszystkich czterech kontrolowanych urzdach marszakowskich udostpniono platformy
regionalne suce dowiadczenia e-usug. Dziaania marszakw wojewdztw wzakresie
budowy iuruchomienia regionalnych platform e-usug oraz udostpnienia ich moliwoci innym
jednostkom samorzdu terytorialnego, stworzyy warunki dorealizacji usug publicznych wformie
elektronicznej. Wich rezultacie udostpniono mieszkacom iprzedsibiorcom szereg usug
19 Np.wdniach: 10kwietnia 2015r. wgodz. 8171515; 26kwietnia 2015r. odgodz. 2230 do28kwietnia 2015r. godz. 1130.
P O D S U M O WA N I E W Y N I K W KO N T R O L I
20 UM w(liczba udostpnionych e-usug): Ldzinach (303), Pieszycach (211), Niemczy (191), Orzeszu (152), Ujciu (129) orazUrzd
10
P O D S U M O WA N I E W Y N I K W KO N T R O L I
wsprawach zwizanych zdopuszczeniem pojazdu doruchu oraz wzorw dokumentw wtych sprawach (Dz.U. z2014r.,
poz.1727 zezm.).
UM w: Brzesku, Pocku, Rybniku iWronkach.
UM w: Brzesku, Czempiniu, Gonidzu, Halinowie, rodzie lskiej, Wronkach iUrzd Marszakowski Wojewdztwa Podlaskiego.
UM w: Biaymstoku, Czempiniu, Gonidzu, Halinowie, Pocku, Knyszynie, Ldzinach, Obornikach lskich, Pruszkowie,
rodzie lskiej, Wronkach, iUrzd Marszakowski Wojewdztwa Podlaskiego.
Zakres uytkowy dokumentu elektronicznego zawarto dokumentu elektronicznego niezbdna dozaatwienia
okrelonego rodzaju spraw zapomoc tego dokumentu (art.3 pkt26 ustawy zdnia 17lutego 2005r. oinformatyzacji
dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne, Dz.U. z2014r., poz.1114).
UM w: Brzesku, Halinowie, Ldzinach, rodzie lskiej.
UM w: Biaymstoku, Brzesku, Czempiniu, Dbrowie Tarnowskiej, Gonidzu, Halinowie, Ldzinach, Niemczy, Obornikach
lskich, Pocku, Pruszkowie, rodzie lskiej iWronkach.
UM w: Brzesku, Czempiniu, Dbrowie Tarnowskiej, Gonidzu, Halinowie, Ldzinach, Niemczy, Obornikach lskich, Pocku,
Pruszkowie, rodzie lskiej iWronkach; Urzdy Marszakowskie Wojewdztw: Mazowieckiego iPodlaskiego.
11
P O D S U M O WA N I E W Y N I K W KO N T R O L I
12
P O D S U M O WA N I E W Y N I K W KO N T R O L I
Ministrw ds. Cyfryzacji pozytywnie rozpatrzy wniosek Ministra Spraw Wewntrznych orozszerzenie dowodu osobistego
owarstw elektroniczn (pismo MAiC zdnia 15wrzenia 2015r., znak: DKSiW-WSWiA.0810.108.2015).
31 Pojcie dostpnoci oznacza czas bezawaryjnego dziaania systemu informatycznego wstosunku docaoci czasu,
wktrym system powinien udostpnia klientom (urzdom administracji, obywatelom) usugi.
13
P O D S U M O WA N I E W Y N I K W KO N T R O L I
14
32 Decyzja Ministra Spraw Wewntrznych iAdministracji zdnia 17lutego 2009r. wsprawie powierzenia Centrum Projektw
Informatycznych Ministerstwa Spraw Wewntrznych iAdministracji realizacji projektu ePUAP2.
Nr40-CPI-ZZP-2244/12;
45-CPI-ZZP-2244/12; 42-CPI-ZZP-2244/12.
33
34 W 2008r. 6 673tys.z, w2009r. 26 808tys.z, w2010r. 13 373tys.z, w2011r. 10 364tys.z, w2012 r 3 813tys.z,
w2013r. 27 384tys.z, w2014r. 15 836tys.z, do20lipca 2015r. 4 111tys.z.
15
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
123 344tys.z35. Budowa iwdroenie platformy ePUAP1 oraz ePUAP2 bya finansowana zerodkw
pochodzcych budetu pastwa oraz dofinansowana zerodkw Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego.
3. Cele realizacji projektu ePUAP2 zostay okrelone wuzasadnieniu biznesowym orazstudium
wykonalnoci projektu 36. Cel projektu odnosi si dowykorzystania dowiadcze zdobytych
w trakcie realizacji ePUAP1 do definiowania kolejnych procesw obsugi obywatela
iprzedsibiorstw, tworzenia powiza informatycznych doposzczeglnych systemw administracji
publicznej, atake rozszerzenia zestawu usug publicznych dostpnych on-line izwikszenia liczby
podmiotw korzystajcych zusug publicznych.
NIK nie dokonywaa oceny stopnia osignicia zaoonych celw gdy zakoczenie realizacji
projektu ePUAP2 przewidziano na30listopada 2015r., tj.ju pozakoczeniu kontroli.
4. Zarzdzeniem Ministra Administracji iCyfryzacji 37, wdniu 6sierpnia 2012r. powoano
Komitet Sterujcy projektu ePUAP2 (dalej KS) bdcy, doczasu zakoczenia projektu, organem
pomocniczym Ministra. Przewodniczcym KS by Podsekretarz Stanu wMinisterstwie Administracji
iCyfryzacji sprawujcy nadzr nad prowadzeniem spraw objtych dziaaniem administracji rzdowej
informatyzacja. Dozada KS nalea m.in. nadzr nad realizacj projektu orazmonitorowanie
poziomu jego wskanikw. Pierwsze posiedzenie KS odbyo si 14grudnia 2012r. Dodnia
rozpoczcia kontroli NIK odbyo si cznie 26 posiedze KS. Ustalenia kontroli wykazay, edo dnia
29grudnia 2014r. wposiedzeniach KS nie uczestniczyli przedstawiciele wykonawcw. Pierwsze
posiedzenie, ktre odbyo si zich udziaem miao miejsce 29grudnia 2014r., tj.po blisko dwch
latach odpierwszego posiedzenia KS38.
Dyrektor CPI poda, ezarzdzenie nr9 Ministra Administracji iCyfryzacji wsprawie powoania
Komitetu Sterujcego projektu ePUAP2 nie wskazuje nakonieczno uczestnictwa wykonawcw
wspotkaniach KS. Poinformowa jednoczenie, eaktualnie wprzypadku zidentyfikowania potrzeby
uczestnictwa wKS przedstawicieli zestrony Wykonawcw soni zapraszani naspotkania.
NIK zwraca uwag, e posiedzenia KS powinny odbywa si z udziaem przedstawicieli
wykonawcw. Udzia tych osb pozwala bowiem nasprawny przepyw informacji ipodejmowanie
stosownych decyzji niezbdnych dla prawidowego wykonania projektu.
5. Wcelu sprawowania nadzoru nad prawidowoci realizacji umw namodernizacj iprzebudow
systemu ePUAP zawartych zfirmami Comarch, Pentacomp iPWPW, powstay Komitety Sterujce39,
wskad ktrych wchodzili pracownicy CPI iwykonawcw. Pracami komitetw sterujcych kierowali
przedstawiciele CPI. Prace tedokumentowane byy protokoami zposiedze inotatkami zespotka.
Kontrola wykazaa, epomidzy posiedzeniami Komitetw Sterujcych ds. umw zposzczeglnymi
wykonawcami wystpoway dugotrwae przerwy, sigajce nawet dop roku. Itak:
35 W 2015r. 19 393tys.z, w2016r. 19 839tys.z, w2017r. 20 256tys.z, w2018r. 20 762tys.z, w2019r. 21 281tys.z,
16
w2020r. 21 813tys.z.
36 Wykonane napotrzeby wniosku odofinansowanie tego projektu zEuropejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
wramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.
37 Zarzdzenie Nr9 Ministra Administracji iCyfryzacji zdnia 20lipca 2012r. wsprawie powoania Komitetu Sterujcego
projektu ePUAP2 (Dz. Urz. MAiC z2012r., poz.24).
38 Tj.745 dni odpierwszego posiedzenia KS, ktre odbyo si 14grudnia 2012r.
39 Komitety Sterujce powstay na podstawie: 6 pkt 3 Umowy nr 2013/CPI/16/Comarch z dnia 29 marca 2013 r.;
6 pkt3 Umowy nr2013/CPI/20/PWPW S.A. zdnia 19kwietnia 2013r.; 5 pkt3 Umowy nr2013/CPI/24/Pentacomp zdnia
27maja 2013r.
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
pierwsze posiedzenie KS ds. umowy zfirm Pentacomp odbyo si 22sierpnia 2013r., tj.prawie
3 miesice oddaty podpisania umowy (27maja 2013r.);
przerwa midzy posiedzeniem KS zdnia 30padziernika 2013r. ds. umowy zfirm Pentacomp,
akolejnym posiedzeniem, ktre odbyo si wdniu 26marca 2014r. wyniosa niemal pi
miesicy, zkolei miedzy posiedzeniem zdnia 30padziernika 2014r. akolejnym (21stycznia
2015r.) wynosia ok. 3,5 miesica;
midzy pierwszym posiedzeniem KS zdnia 11kwietnia 2013r. ds. umowy zfirm Comarch,
anastpnym zdnia 2padziernika 2013r. upyno prawie p roku;
midzy posiedzeniem KS zdnia 15maja 2013r. ds. umowy zfirm PWPW, akolejnym zdnia
23padziernika 2013r. upyno nieco ponad 5 miesicy.
W ocenie NIK, wielomiesiczne przerwy pomidzy posiedzeniami poszczeglnych komitetw
sterujcych utrudniay sprawowanie przez CPI naleytego nadzoru nad dziaaniami
wykonawcw. Odnonie ww. kwestii Dyrektor CPI poda, enie posiada waciwej wiedzy naten
temat wodniesieniu dookresu sprzed 1czerwca 2015r.
3.1.2. Realizacja przez CPI zada zwizanych zudostpnieniem platformy usug elektronicznych
ePUAP2
CPI zopnieniem podejmowao dziaania zaradcze wodniesieniu dozasadniczych ryzyk
projektu ePUAP2, jakimi byy:
wzajemne powizanie prac realizowanych przez rnych wykonawcw projektu,
zapewnienie rodowisk testowych wrealizacji projektu.
1. Realizujc projekt ePUAP2, CPI prowadzio rejestr ryzyka dla caego projektu. Rejestry ryzyka
prowadzone byy take odrbnie przez kadego zwykonawcw realizujcych projekt (tj.przez firmy
PWPW, Comarch, Pentacomp). Wrejestrach wskazywano naryzyka wzakresie:
a) wzajemnych powiza midzy umowami: rejestr Comarch wpis z22lipca 2013r. (ryzyko nr2),
rejestr Pentacomp wpis zdnia 2sierpnia 2013r. (ryzyko nr6), rejestr PWPW wpis z10lipca
2013r. (ryzyko R6). Analogiczny wpis zawiera rejestr ryzyka prowadzony przez CPI wgstanu
nastycze 2014r.;
b) niedostarczenia przez CPI rodowisk testowych wpis wrejestrach: Comarch z12lutego 2014r.
oraz PWPW z1wrzenia 2013r.;
c) specyfikacji funkcjonalnoci Profilu Zaufanego zawartego wopisie przedmiotu zamwienia wpis
zdnia 4lipca 2013r. (ryzyko nr3) wrejestrze ryzyka Pentacomp.
Ad a) Mimo wczesnego wykrycia (lipiec sierpie 2013r.) przez CPI iwykonawcw kluczowego
czynnika ryzyka projektu ePUAP2, polegajcego nawzajemnym powizaniu realizowanych umw
isklasyfikowania go jako powane, dopiero poptora roku tj.23stycznia 2015r. CPI przedstawio
naposiedzeniu KS propozycj planu naprawczego, ktrego zaoeniem40 byo udostpnienie
rodowiska pre-produkcyjnego41 ePUAP2 dokocastycznia 2015r. CPI proponowao niezalen
odsiebie realizacj umw pomidzy wykonawcami projektu, atake jego wdroenie wdwch
17
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
etapach. Efekty pracy Comarch miay zosta wdroone jako pierwsze, natomiast wnastpnej
kolejnoci miao nastpi wdroenie Profilu Zaufanego (realizowanego przez Pentacomp)
wrazzefektami pracy PWPW. Plan naprawczy zosta zaakceptowany przez wykonawcw.
Ad b) Naujawnione wrejestrach Comarch z12lutego 2014r. oraz PWPW z1wrzenia 2013r.
ryzyko niedostarczenia przez CPI wykonawcom projektu rodowisk testowych, CPI nie
zareagowaa odpowiednio, dostarczajc jezopnieniem. Zrejestrw ryzyka inotatek zKS wynika
bowiem, eproblem zudostpnieniem przez CPI wskazanych rodowisk wystpowa jeszcze
wstyczniu 2015r.
Ad c) Wymagania dotyczce funkcjonalnoci Profilu Zaufanego realizowanego wramach umowy
zPentacomp okrelone przez CPI wOpisie Przedmiotu Zamwienia (OPZ/SIWZ) dla projektu
ePUAP2, byy niekompletne. Byo tospowodowane zaczeniem przez CPI dodokumentacji
postpowania przetargowego nieaktualnej dokumentacji Profilu Zaufanego, ktra nie obejmowaa
wszystkich jego funkcji opracowanych iwdroonych produkcyjnie wsystemie ePUAP1. Wocenie
NIK byo todziaanie nierzetelne. Wymagania tezostay zrealizowane wramach dodatkowego
zlecenia (tzw. zmiany wprojekcie).
Dyrektor CPI wyjani, ewtrakcie realizacji umowy przez firm Pentacomp (2013/CPI/24/Pentacomp),
naetapie analizy, wzakresie wymaga okrelonych wOPZ, przygotowano dwa warianty realizacji
Profilu Zaufanego. Jednym znich byo wydzielenie Dostawcy Tosamoci, cowychodzio poza
zakres umowy. Komitet Sterujcy podj decyzj owydzieleniu Dostawcy Tosamoci, jako wariantu
gwarantujcego wyszy poziom bezpieczestwa rozwizania. Realizacji powyszego mona byo
dokona wycznie wramach budetu przewidzianego nazmiany (RFC).
Zdaniem NIK, analiza wariantw realizacji Profilu Zaufanego powinna by dokonana przez CPI przed
rozpoczciem przetargu najego realizacj. NIK zauwaa, ekwestia tazostaa odnotowana take
wrejestrze ryzyka prowadzonym przez Pentacomp42.
W ocenie NIK, ww. dziaania CPI wiadcz onieefektywnym zarzdzaniu ryzykiem wramach
realizacji projektu ePUAP2 iwskazuj nanierzetelno dziaa wtym zakresie.
W wyjanieniach Dyrektor CPI poda, e nie ma wiedzy o przyczynach zaistnienia tej
nieprawidowoci, gdy decyzje ws. realizacji projektu ePUAP2, wtym decyzji dotyczcej obsugi
ryzyk projektowych, wokresie przed dniem 1czerwca 2015r. byy podejmowane przez poprzedni
kadr kierownicz. Ponadto, Dyrektor CPI wyjani ewwyniku zmiany Dyrekcji CPI odczerwca 2015r.
nastpia zmiana wtempie pracy, wynikach isposobie realizacji zada przez Wykonawcw. Pozwolio
tona zidentyfikowanie najwaniejszych zagadnie projektowych oraz przeoyo si namoliwo
technicznego uruchomiania systemu ePUAP2. Ponadto dokonano kompleksowej analizy iaktualizacji
harmonogramw wszystkich 3 umw, okrelono zalenoci pomidzy produktami irealizowanymi
pracami oraz zaplanowano prace zmierzajce do skutecznej realizacji odbioru produktw
wszystkich umw. Odpowiadajc nawystpienie pokontrolne Dyrektor CCA poinformowa,
euregulowa zasady zarzdzania ryzykiem wjednostce [szerszy opis wpkt4.2. nastr. 49].
2. WCPI napotrzeby realizacji projektu ePUAP2 opracowano Plany Komunikacji 43 dla kadej
ztrzech umw zwykonawcami ww. projektu. Plany tezostay zawarte wtzw. Planach Zarzdzania
Projektem. Ustalono, ePlany Komunikacji opisyway jedynie komunikacj dwustronn pomidzy
42 W rejestrze tym wskazano, e niektre funkcje dostpne w Profilu Zaufanym ePUAP1 nie zostay uwzgldnione
18
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
19
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
44 Infrastruktura systemu ePUAP1 pocztkowo (2008r.) zostaa wykonana warchitekturze active-passive, tj.wukadzie
20
gdzie funkcjonoway dwa odrbne orodki przetwarzania danych (podstawowy izapasowy), zktrych jeden pracowa
produkcyjnie, adrugi umoliwia przejcie funkcji pierwszego orodka wprzypadku jego niedostpnoci pookrelonym
czasie. Praca wukadzie active-active oznacza, efunkcjonuj dwa rwnolege, wspierajce si wzajemnie orodki
przetwarzania danych.
45 Pojcie dostpnoci oznacza czas bezawaryjnego dziaania systemu wstosunku docaoci czasu, wktrym system powinien
udostpnia klientom usugi. Dostpno (ang. availability) jest jedn zpodstawowych miar okrelenia stopnia odpornoci
systemu ijest ona obliczana wnastpujcy sposb: A= MTTF/(MTTF+MTTR), gdzie MTTF (ang. Mean Time ToFailure) toredni
czas dowystpienia uszkodzenia, MTTR (ang. Mean Time ToRepair) toredni czas naprawy.
46 System informatyczny, ktrego poziom dostpnoci (SLA) wynosi poniej 99%, uwaany jest zale zarzdzany (publikacja
High Availability Computer Systems, autorstwa J. Gray, D. P. Siewiorek (http://research.microsoft.com/en-us/um/people/gray/
papers/ieee_ha_swieorick.pdf). Napublikacj t wskazuje m.in. firma Microsoft. Informacje opoziomach dostpnoci, stake
przywoywane przez uznane orodki akademickie takie jak np.Akademia Grniczo-Hutnicza wKrakowie dr. hab. Adrian Horzyk
Wydzia Elektrotechniki, Automatyki, Informatyki iInynierii Biomedycznej Katedra Automatyki iInynierii Biomedycznej,
Laboratorium Biocybernetyki: http://home.agh.edu.pl/~horzyk/lectures/ahdydwdi.php, Wykad Bazy danych
http://home.agh.edu.pl/~horzyk/lectures/pi/wdi_13_01_2015_noimg.pdf (slajd nr6).
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
Dyrektor CPI wyjani, epoziom SLA wynika zczasu niedostpnoci systemu ePUAP (). Niemniej
naley wskaza, izgodnie z() raportami zaokres 01.01.201431.12.2014 wskanik dostpnoci
systemu ksztatowa si on poziomie 96,38%, cooznacza, iprzewysza wskanik zaoony wPlanie
Dziaalnoci CPI narok 2014, gdzie dostpno systemu ustalono napoziomie 96%. Natomiast
zgodnie zPlanem dziaalnoci na2015r. poziom dostpnoci systemu CPI zadeklarowao napoziomie
97%, cooznacza osignicie wskanika, wI proczu 2015r., o0,55 punktu procentowego powyej
przyjtych zaoe.
Portal ePUAP2 zosta udostpniony uytkownikom 17sierpnia 2015r. Odebranie projektu ePUAP2
iudostpnienie jego penej funkcjonalnoci nastpi, jak poda Dyrektor CPI, do30listopada 2015r.
Tym samym, nadzie zakoczenia czynnoci kontrolnych NIK (30wrzenia 2015r.) nie byo moliwe
ustalenie poziomu wskanika SLA idokonanie oceny dostpnoci dla platformy ePUAP2.
3. Odprzejcia utrzymania systemu ePUAP1 przez CPI odComarch (tj.od1stycznia 2014r.)
wystpoway problemy zfunkcjonowaniem serwerw tego systemu. Polegay one naich
przecieniu oraz braku dostpnoci. Ponadto, wystpoway awarie systemu uwierzytelniania
sms oraz awarie cza internetowego. Awarie tebyy naprawiane doranie, poprzez przywracanie
dziaania serwerw, natomiast nie rozwizywano trwale problemw, ktre byy przyczyn
tych awarii.
Dyrektor CPI wyjani, e() CPI nie zostaa wpeni przekazana wiedza oraz dokumentacja
dot. utrzymania poszczeglnych systemw, cowodniesieniu doserwerw () skutkowao koniecznoci
dziaania minimalizujcego skutki poszczeglnych awarii, poprzez przywrcenie funkcjonowania ()
serwerw wykonujc ich restart.Powysze wynikao zwad oprogramowania aplikacyjnego systemu
ePUAP1 oraz jego konfiguracji, ktre czciowo zostay wyeliminowane wasnymi siami CPI, wokresie
pogwarancyjnym. Jednoczenie naprawa tej sytuacji wymagajca czasochonnych ikosztownych
zmian woprogramowaniu systemu nie bya podejmowana zuwagi nazbliajcy si termin wdroenia
nowego ePUAP.
Podejmowane przez CPI dziaania byy niewystarczajce, gdy nie zapobiegay powtarzaniu si tych
samych awarii. Stan taki wkonsekwencji negatywnie wpywa nadostpno systemu ePUAP1.
System ePUAP1 by monitorowany automatycznie zapomoc specjalistycznych programw:
NAGIOS, Tivoli, AWSTATS, Piwik. Oprcz monitorowania automatycznego CPI zdefiniowao
rwnie procedur47 rcznego monitorowania poprawnoci dziaania platformy ePUAP2 wcelu:
przetestowania dziaania wyszukiwarki ePUAP2 ipoprawnoci dziaania Profilu Zaufanego
oraz wysyki pisma oglnego zwykorzystaniem ePUAP2, couatwiao monitorowanie dziaania
platformy.
4. Kwestie oglnej obsugi incydentw iawarii zostay wCPI opisane wdokumencie pn.Procedury
postpowania wprzypadku awarii, wktrym wskazano pracownikw CPI odpowiedzialnych
zaobsug konkretnych systemw, aplikacji iusug. Dla systemu ePUAP1 przygotowano take
procedury awaryjne nawypadek uszkodzenia lub unieruchomienia platformy. Dyrektor CPI poda,
ewybrane elementy byy testowane wpraktyce, m.in. przy wyczeniu, wI kwartale 2015r. jednego
zorodkw (zapasowego). Poinformowa, epene uruchomienie systemu ePUAP2 planowane jest
wlistopadzie 2015r., wobec powyszego procedury awaryjne dedykowane dla systemu ePUAP2 zostan
opracowane wramach dokumentacji powykonawczej.
47 Procedura rcznego monitorowania poprawnoci dziaania platformy ePUAP.
21
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
22
Dyrektor CPI wyjani m.in., esystem ePUAP2 dokocalistopada 2015r. zostanie uruchomiony
nainfrastrukturze dwch orodkw wtrybie active-active. Zewzgldu nawyniki testw wydajnociowych
najednym zorodkw oraz wiadomo nowych potrzeb iwymaga niefunkcjonalnych infrastruktura
systemu jest sukcesywnie rozbudowywana, zgodnie zzaoonym planem osignicia rozwiza,
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
pozwalajcych napen obsug potrzeb uytkownikw (). Uruchomienie techniczne system ePUAP2
odbyo si nainfrastrukturze, naktrej uprzednio funkcjonowa produkcyjnie system ePUAP1. Potestach
wydajnociowych system ePUAP2 zainstalowany naww. infrastrukturze jest wydajniejszy ni ePUAP1,
coumoliwiao jego techniczne uruchomienie. Obecnie trwaj prace nad doposaeniem infrastruktury
dospenienia wymaga okrelonych wumowie zwykonawc (2013/CPI/16/Comarch).
3.1.4. Wsparcie techniczne dla uytkownikw platformy ePUAP
Obsuga zgosze kierowanych doCPI wsprawie platformy ePUAP zostaa opisana wProcedurze
obsugi zgosze ePUAP48. Wsposb bezporedni okrelono wniej m.in.: zakres odpowiedzialnoci
oraz kompetencje osb iposzczeglnych linii wsparcia, ktre bior udzia wprocesie obsugi
zgosze, atake zasady rozpatrywania iobsugiwania zgosze, zaporednictwem systemu
Service Desk. Wmyl tych zasad, zgosze mona byo dokona drog elektroniczn (za pomoc
poczty elektronicznej) lub telefonicznie. Wprocesie rejestracji iobsugi zgosze wykorzystywane
byo dedykowane oprogramowanie. Obsuga zgosze realizowana bya przez pracownikw CPI
konsultantw pionu utrzymania CPI, przy wykorzystaniu tzw. trzech linii wsparcia. Dla pracownikw
pionu utrzymania CPI dostpny by szablon najczstszych zgosze ireklamacji zawierajcy
rozwizania typowych zgaszanych przez uytkownikw problemw49. Rwnie dla uytkownikw
platformy ePUAP przygotowano baz wiedzy zawierajc rozwizanie typowych problemw.
Zdaniem NIK, ustalone wCPI zasady obsugi zgosze dotyczcych funkcjonowania platformy
ePUAP/ePUAP2 zostay sformuowane wsposb jasny, przejrzysty izwizy oraz pozwalay
uytkownikom ipracownikom obsugi klienta Service Desk naszybkie rozwizywanie
typowych zgosze. Specjalistyczne pojcia iskrty, ktre mogyby sprawi trudno
wposugiwaniu si procedur zostay wnaleyty sposb objanione.
Raporty z poziomu wiadczenia obsugi zgosze i incydentw (utrzymania platformy)
s przygotowywane w cyklach miesicznych i zawieraj informacje o liczbie zgosze
wygenerowanych przez uytkownikw, obsuonych oraz otwartych lub oczekujcych
narealizacj wdanym okresie rozliczeniowym. Wedug danych zraportw: w2014r. zgoszono
21540problemw dotyczcych funkcjonowania platformy ePUAP1, ztego: 17122 (79%)
rozwizano, 3 094 (14%) odrzucono, a1 307 (6%) nie rozwizano. Wokresie od1stycznia 2015r.
do30czerwca 2015r. zarejestrowano 24 034 zgosze ztego: 21 816 (91%) rozwizano, 1519(6%)
odrzucono, a631 (2,6%) nie rozwizano. Zdaniem NIK, spadek liczby nierozwizanych
problemw wI proczu 2015r., wporwnaniu do2014r., pozytywnie wiadczy osposobie
obsugi przez CPI klientw platformy ePUAP.
Z wyjanie Kierownika Wydziau Utrzymania Systemw Informatycznych CPI oraz zraportw
utrzymania platformy ePUAP1 zarok 2014 wynika, emniejsza skuteczno wrozwizywaniu
problemw spowodowana bya niedoborem kadry ifaktem przekazania CPI utrzymania systemu
przez firm Comarch50 bez dokonania penego transferu wiedzy. Dyrektor CPI poinformowa,
eCPI obejmujc utrzymanie systemu ePUAP, oddnia 01.01.2014r., nie miao prawnej moliwoci
wyegzekwowania innej ni przekazana przez MAiC wiedzy wzakresie utrzymania systemu odfirmy
48 Procedura nr3-SD-2013 wersja 1.0.
49 Jak np.problem z: zaoeniem konta; hasem/logowaniem; zoeniem wniosku oprofil zaufany; certyfikatem; formularzem;
bdami; instalacj aplikacji; konfiguracj przegldarki; dugim oczekiwaniem nanadanie uprawnie.
50 Firma Comarch wiadczya usugi utrzymania platformy ePUAP1 do31grudnia 2013r. napodstawie umowy zawartej
pomidzy Ministerstwem Administracji iCyfryzacji aComarch.
23
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
53
54
24
Regionalnego Programu Operacyjnego Wojewdztwa Maopolskiego nalata 20072013, Dziaanie 1.2 Spoeczestwo
informacyjne.
Usugi elektroniczne wiadczone byy zaporednictwem systemu e-Urzd naobszarze wojewdztwa mazowieckiego,
realizujcego obsug obywateli poprzez portal Wrota Mazowsza udostpnionego w ramach projektu pn. Rozwj
elektronicznej administracji wsamorzdach wojewdztwa mazowieckiego wspomagajcej niwelowanie dwudzielnoci
potencjau wojewdztwa (projekt realizowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Wojewdztwa
Mazowieckiego nalata 20072013, wspfinansowanego zerodkw Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
System Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej projekt samorzdw gmin ipowiatw wojewdztwa
lskiego. Pierwszy etap budowy platformy SEKAP zrealizowano wlatach 20062008 (wspfinansowany rodkami
europejskimi wramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego nalata 20042006), natomiast
wlatach 20102012 projekt rozbudowano wramach Regionalnego Programu Operacyjnego Wojewdztwa lskiego
nalata 20072013 wspfinansowanego zerodkw europejskich.
Cyfrowy Urzd Wrt Podlasia jest elementem projektu informatycznego pn.Wdraanie elektronicznych usug dla ludnoci
wojewdztwa podlaskiego cz II administracja samorzdowa realizowanego naobszarze wojewdztwa podlaskiego
(bdcego kontynuacj projektu pn.Wdraanie elektronicznych usug dla ludnoci wojewdztwa podlaskiego realizowanego
wlatach 20042007). Projekt Wdraanie elektronicznych usug dla ludnoci wojewdztwa podlaskiego cz II administracja
samorzdowa realizowany by wlatach 20122015 wramach Regionalnego Programu Operacyjnego Wojewdztwa
Podlaskiego wspfinansowanego zerodkw europejskich. Projekt zakoczono uruchomieniem zdniem 30czerwca 2015r.
(u partnerw Projektu) portalu Cyfrowy Urzd. Aplikacja Cyfrowy Urzd zostaa uruchomiona wUrzdzie Marszakowskim
Wojewdztwa Podlaskiego zdniem 4marca 2015r.
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
Pr z y j t e w s k a n i k i re a l i z a c j i p ro j e k t u,
skierowanego narozwj e-usug dla obywateli
zostay osignite wtrakcie jego realizacji.
Wskaniki teodnosiy si doliczby: utworzonych stron internetowych, wdroonych systemw
elektronicznego obiegu dokumentw, utworzonych aplikacji ijednostek sektora publicznego znich
korzystajcych, atake doliczby uruchomionych e-usug napoziomie dwustronnej interakcji.
rdo: www.wrotamazowsza.pl.
25
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
(Priorytet II Przyspieszenie e-rozwoju Mazowsza, Dziaanie 2.2 Rozwj e-usug). Doprojektu nie
przystpio take m.in. miasto stoeczne Warszawa. Prezydent m.st. Warszawy wpimie skierowanym
w2008r. doMarszaka Wojewdztwa Mazowieckiego poinformowaa m.in., eproblemem byo
adresowanie projektu gwnie domaych irednich jednostek samorzdu, czego nastpstwem byo
nie tylko niedostosowanie struktury zarzdzania projektem dospecyfiki zoonej organizacji, jak
jest Urzd m.st. Warszawa, ale take prawdopodobny konflikt interesw wokreleniu priorytetw
isposobw ich osignicia.
W okresie objtym kontrol poprzez Wrota Mazowsza udostpnionych zostao mieszkacom
regionu cznie 101 e-usug. Wedug stanu nadzie 30czerwca 2015r., 215 z314 partnerw
projektu nie wiadczyo usug elektronicznych zaporednictwem portalu Wrota Mazowsza.
Wocenie NIK, podejmowane przez Urzd Marszakowski dziaania byy niewystarczajce,
biorc pod uwag, ina dzie 30czerwca 2015r. tylko 99 z314 (31,5%) partnerw projektu
udostpniao e-usugi naportalu Wrota Mazowsza. Ponadto, pomimo poniesienia znacznych
nakadw narealizacj projektu iuruchomienia przez partnerw cznie 1 128 e-usug, wokresie
od5listopada 2014r. do30czerwca 2015r. partnerzy zrealizowali tylko 169 e-usug, zktrych
skorzystao 78 osb. Do30czerwca 2015r. nawdroenie systemu e-Urzd poniesiono wydatki
wkwocie 10 429,2tys.z55 (37,9% wydatkw ogem naww. projekt).
Platforma SEKAP
Rysunek nr3
Regionalna platforma e-usug SEKAP
rdo: www.sekap.pl.
55 Kwot 8 614,9tys.z sfinansowano zerodkw zEuropejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, kwot 1 541,6tys.z
zdotacji partnerw projektu, natomiast kwot 272,7tys.z stanowiy rodki wasne wojewdztwa mazowieckiego.
26
umoliwiao ich jednostkom podlegym, realizujcym zadania publiczne (np.szkoom, domom kultury, itd.) dostp
dosystemu SEKAP, wtym zaoferowanie e-usug. Ustalono, eczna liczba jednostek podlegych wczonych dosystemu
wyniosa 253 nakoniec Iprocza 2015r.
57 W projekcie SEKAP2 dla oceny poziomu zaawansowania idojrzaoci usug elektronicznych przyjto piciostopniow skal
odnajmniej zaawansowanej: 1 informacja, 2 jednostronna interakcja, 3 dwustronna interakcja, 4 transakcyjno,
5 personalizacja.
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
rdo: https://cu.wrotapodlasia.pl.
Miejski wGonidzu.
59 Na przykad Wjt Gminy Raczki poinformowa, ewdroenie elektronicznego obiegu dokumentw (z Ietapu) spowodowao
tylko utrudnienie pracy urzdnikw, ktrzy zostali zmuszeni dowykonywania podwjnej pracy (w wersji papierowej orazwwersji
elektronicznej). Wskaza te, e do urzdu nie wpyn ani jeden wniosek odobywateli iprzedsibiorcw wwersji
elektronicznej. Wopinii wjta barier wrozwoju e-usug wmaych gminach jest: brak takiej potrzeby, za wydatkowanie
jakichkolwiek rodkw finansowych nawdraanie systemw, zktrych nie korzystaj obywatele, jest conajmniej bezzasadne.
Ponadto, jako bariery wskaza: konieczno dostarczenia rozmaitych zacznikw, ktre nie smoliwe doprzekazania
wformie elektronicznej (wiele urzdw nadal wymaga dokumentw wtej wanie formie). Informacj uzyskano wtrybie
art.29 ust.1 pkt2 lit. f ustawy oNIK wtrakcie kontroli wUrzdzie Marszakowskim Wojewdztwa Podlaskiego.
Umoliwia
wymian danych pomidzy rnymi rdami (bazami danych, systemami informatycznymi).
60
Cyfrowy
Urzd
Wrt Podlasia udostpni wokresie objtym kontrol 13 e-usug.
61
27
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
62 Dla wojewdztwa: mazowieckiego Strategia Rozwoju Wojewdztwa Mazowieckiego doroku 2030 Innowacyjne Mazowsze;
28
63
64
Regionalna Strategia Innowacji dla Mazowsza do2020 roku; lskiego Strategia Rozwoju Spoeczestwa Informacyjnego
Wojewdztwa lskiego do 2015 r.; podlaskiego Strategia Rozwoju Wojewdztwa Podlaskiego do 2020 roku;
maopolskiego Strategia Rozwoju Wojewdztwa Maopolskiego 20112020.
Cel V, dziaanie 5.2.
UM w: Czempiniu, Gonidzu, Knyszynie, Ldzinach, Niemczy iObornikach lskich.
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
rdo: www.epuap.gov.pl.
29
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
Rysunek nr6
Wybr usug elektronicznych poprzez stron internetow www.sekap.pl wkategorii spraw Dowody osobiste,
meldunki, wybory
rdo: www.sekap.pl.
65
66
67
68
69
70
71
30
72
73
74
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
2. Wyniki kontroli wCPI wykazay, ewokresie od1stycznia 2014r. do30czerwca 2015r. wcaym
kraju zaporednictwem platformy ePUAP wysano cznie 3 024 446 dokumentw, ztego:
w2014r. 1 759 215 iw 2015r. (do 30.06) 1 265 231. Wikszo dokumentw (96,3%) stanowia
korespondencja pomidzy organami administracji publicznej. Obywatele oraz przedsibiorcy
skierowali dourzdw administracji publicznej cznie 113 100 spraw (2014r. 66 293, 2015r.
46 807), costanowio 3,7% cznej liczby dokumentw przesanych zaporednictwem ePUAP.
Procentowy udzia dokumentw przesanych wformie elektronicznej zaporednictwem platformy
ePUAP wokresie od1stycznia 2014r. do30czerwca 2015r. przedstawiono nawykresie nr1.
Wykres nr1
Procentowy udzia dokumentw przesanych wformie elektronicznej zaporednictwem platformy ePUAP
wokresie od1stycznia 2014r. do30czerwca 2015r.
3,7%
96,3%
150
Udostpnienie informacji orodowisku ijego ochronie zrealizowano 4 488 usug.
100
0
Ldziny
Pieszyce
Niemcza
Orzesze
Ujcie
lski UM
Rybnik
Oborniki lskie
Tarnw
Halinw
roda lska
Maopolski UM
Brzesko
Pock
Kalisz
Czempi
Knyszyn
Pruszkw
Biaystok
Dbrowa Tarnowska
Gonidz
Wronki
Podlaski UM
Mazowiecki UM
50
31
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
3. Spord 24 skontrolowanych
urzdw, wszeciu75 (tj.25%) udostpniano powyej 100 usug
96,3%
wformie elektronicznej. Wpozostaych urzdach oferowano odjednej do97 e-usug76. Uwag
zwraca, ewurzdach, wktrych oferowano powyej 100 e-usug wykorzystywano gwnie
regionalne platformy informatyczne, tj.wtrzech urzdach zterenu wojewdztwa lskiego
korzystano zplatformy SEKAP, aw trzech pozostaych urzdach wiadczono usugi przy pomocy
platformy eUsug Publicznych (PeUP). Liczb udostpnionych e-usug wposzczeglnych
jednostkach objtych kontrol przedstawiono nawykresie nr2.
Wykres nr2
Liczba udostpnionych usug wformie elektronicznej nadzie 30czerwca 2015r.
350
300
250
200
150
100
0
Ldziny
Pieszyce
Niemcza
Orzesze
Ujcie
lski UM
Rybnik
Oborniki lskie
Tarnw
Halinw
roda lska
Maopolski UM
Brzesko
Pock
Kalisz
Czempi
Knyszyn
Pruszkw
Biaystok
Dbrowa Tarnowska
Gonidz
Wronki
Podlaski UM
Mazowiecki UM
50
32
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
yy W Urzdzie Miejskim wUjciu udostpniono, poza ESP, 128 e-usug, aobywatele skorzystali natomiast
wycznie zjednej usugi dotyczcej zoenia wniosku oudostpnienie informacji publicznej.
yy W Urzdzie Miejskim wOrzeszu udostpniono, poza ESP, 151 e-usug, korzystano jednak tylko zomiu
usug wzakresie: wydania zawiadczenia oprzeznaczeniu terenu wmiejscowym planie zagospodarowania
przestrzennego, wydania opinii oprzeznaczeniu terenu wmiejscowym planie zagospodarowania
przestrzennego, wydania wypisw iwyrysw zestudium uwarunkowa ikierunkw zagospodarowania
przestrzennego gminy (miasta), nadania numeru porzdkowego, uzgodnienia lokalizacji zjazdu, wydania
zezwolenia nausunicie drzew lub krzeww, zoenia deklaracji owysokoci opaty zagospodarowanie
odpadami komunalnymi oraz udostpnienia informacji publicznej.
350
300
250
200
150
Tarnw
Halinw
roda lska
Brzesko
Pock
Kalisz
Czempi
Knyszyn
Pruszkw
Biaystok
Dbrowa Tarnowska
Gonidz
Wronki
16
Oborniki lskie
Rybnik
Ujcie
Orzesze
Niemcza
Pieszyce
50
Ldziny
100
78 Dotyczy UM w(liczba udostpnionych e-usug): Pieszycach (211), Niemczy (191), Obornikach lskich (91), Czempiniu (19),
Knyszynie (18), Pruszkowie (15), Dbrowie Tarnowskiej (11), Gonidzu (9), Wronkach (7).
79 UM w(e-usuga): Brzesku (zoenie deklaracji owysokoci opat zagospodarowanie odpadami komunalnymi), Halinowie
(wniosek owydanie zezwolenia nawycicie drzew lub krzeww), rodzie lskiej (wniosek owydanie dowodu osobistego)
iUjciu (wniosek oudostpnienie informacji publicznej).
33
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
34
wpywajce naESP byy realizowane drog tradycyjn, bez oznaczania charakteru nadawcy, dlatego te nie byo moliwe
ustalenie, ile spraw wpyno odosb fizycznych/przedsibiorcw.
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
terminach isposobie zaatwienia sprawy, moliwoci wniesienia odwoania, skargi lub wniosku,
atake podstaw prawn usugi. Wjednym urzdzie82 wprzypadku dwch zdziewiciu objtych
badaniem kart dla spraw, jakie mona zaatwi zwykorzystaniem formularza pisma oglnego
zaporednictwem ESP, zamieszczone nastronie internetowej urzdu oraz nastronie BIP, zawieray
nieaktualne dane promulgacyjne podstawy prawnej wiadczonej usugi, bd podstawy naliczenia
opaty zausug. Tumaczono toniedopatrzeniem iw trakcie kontroli dokonano aktualizacji
ww. danych.
Badanie NIK przeprowadzone w24 skontrolowanych urzdach nacznej prbie 25183 spraw, ktre
wpyny drog elektroniczn wykazao, e:
dekretacja dokumentw elektronicznych (od momentu wpywu/rejestracji wniosku/formularza)
nastpowaa naog niezwocznie tj.wdniu ich wpywu dourzdu lub wdniu nastpnym.
Wystpiy take przypadki, gdzie dekretacji napracownika prowadzcego spraw dokonano
poupywie kilkunastu dni (najpniej do14 dni oddnia wpywu84);
w szeciu urzdach85 otrzymane drog elektroniczn wnioski/formularze wymagay korekt.
Wtrzech86 znich wystpowano downioskodawcw oich uzupenienie wycznie wformie
papierowej (poczt tradycyjn), tylko wdwch urzdach drog elektroniczn87, aw jednym
urzdzie zarwno wformie korespondencji papierowej jak ielektronicznej88. Niekiedy konieczne
jednak byo osobiste stawiennictwo wnioskodawcy wcelu uzupenienia dokumentw.
Naprzykad:
yy W Urzdzie Miasta Tarnowa badanie 20 spraw wykazao, iwprzypadku czterech wnioskw orejestracj
pojazdw, wnioskodawcy pozoeniu dokumentw wformie elektronicznej rezygnowali zdalszej realizacji
usugi elektronicznej iwybierali bezporedni wizyt wurzdzie. Przyczyn takiego postpowania bya
konieczno przedoenia/przesania poczt oryginalnych dokumentw itablic rejestracyjnych89.
do25 spraw wpywajcych, ajeeli ich liczba bya nisza ni 25, analiz objto wszystkie sprawy, ktre wpyny dourzdw
wokresie objtym kontrol.
Urzd Miejski wKaliszu (1 sprawa na20 zbadanych).
UM w: Halinowie, Kaliszu, Pocku, Rybniku, Tarnowie iUrzd Marszakowski Wojewdztwa Maopolskiego.
Dotyczyo toUM w: Halinowie, Kaliszu oraz Urzd Marszakowski Wojewdztwa Maopolskiego.
UM w: Pocku, Rybniku.
UM wTarnowie.
Zgodnie zrozporzdzeniem Ministra Infrastruktury wsprawie szczegowych czynnoci organw wsprawach zwizanych
zdopuszczeniem pojazdu doruchu oraz wzorw dokumentw wtych sprawach (Dz.U. z2014r. poz.1727).
UM w: Biaymstoku (trzy sprawy), Halinowie (jedna sprawa), Orzeszu (jedna sprawa), Urzd Marszakowski Wojewdztwa
Maopolskiego (jedna sprawa).
Zakres badanych spraw, wprzypadku pozostaych 20 kontrolowanych urzdw, nie wymaga aby systemy elektronicznego
obiegu dokumentw komunikoway si automatycznie zinnymi systemami/rejestrami.
Centralna Ewidencja Pojazdw iKierowcw.
35
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
36
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
37
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
Dodatkowo, NIK, napodstawie art.29 ust.1 pkt2 lit. f ustawy oNIK, zwrcia si dowjtw/
burmistrzw/prezydentw 25 miast igmin udostpniajcych wurzdach nie wicej ni pi e-usug
oudzielenie informacji dotyczcych przyczyn/barier zwizanych zudostpnieniem wtych urzdach
niewielkiej liczby e-usug.
38
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
Zdaniem NIK, bariery natury prawnej wistotny sposb utrudniaj urzdom udostpnianie
e-usug. Podejmowanie dziaa polegajcych naumoliwieniu zaatwiania sprawy wsposb
elektroniczny bez zmiany wymogw prawnych (w tym m.in. dotyczcych przedkadania przez
wnioskodawcw dokumentw wformie papierowej niezbdnych dozaatwienia sprawy)
znacznie utrudnia informatyzacj procesu zaatwiania spraw. Dlatego te, wopinii NIK, wcelu
usprawnienia wiadczenia e-usug niezbdne jest zweryfikowanie przepisw prawnych
dotyczcych koniecznoci przedkadania dokumentw wformie papierowej.
3.3.6. Przekazywanie formularzy e-usug doCentralnego Repozytorium Wzorw Dokumentw
Elektronicznych naePUAP (CRD) oraz udostpnienie ich wBIP
Spord siedmiu jednostek 100, ktre zobowizane byy doprzekazania wzorw dokumentw
elektronicznych doCRD, trzy jednostki101 obowizek ten zrealizoway. Cztery102 nie przekazay wzorw
dokumentw elektronicznych doCRD. Byo toniezgodne zart.19b ust.3 ustawy oinformatyzacji,
ktry stanowi, eorgany administracji publicznej przekazuj docentralnego repozytorium wzorw
dokumentw elektronicznych sporzdzone wzory dokumentw elektronicznych. Jako przyczyn
wskazywano m.in. problemy techniczne.
100 UM w: Brzesku, Kaliszu, Orzeszu, Pocku, Rybniku, Wronkach iUrzd Marszakowski Wojewdztwa Maopolskiego.
101 UM w: Kaliszu, Orzeszu iUrzd Marszakowski Wojewdztwa Maopolskiego.
102 UM w: Brzesku, Pocku, Rybniku iWronkach.
39
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
103 Deklaracje dotyczce gospodarowania odpadami komunalnymi dla: nieruchomoci zamieszkaych przez mieszkacw,
40
nieruchomoci niezamieszkaych, naktrych powstaway odpady komunalne oraz nieruchomoci naktrych znajdoway
si domki letniskowe lub inne nieruchomoci wykorzystywane docelw rekreacyjno-wypoczynkowych.
104 UM wObornikach lskich oraz Urzd Marszakowski Wojewdztwa lskiego.
105 UM w: Biaymstoku, Czempiniu, Gonidzu, Halinowie, Kaliszu, Ldzinach, Niemczy, Orzeszu, Pieszycach, Pocku, Rybniku,
rodzie lskiej iTarnowie oraz wUrzdach Marszakowskich Wojewdztw: Maopolskiego, Mazowieckiego iPodlaskiego.
106 Zarzdzeniem Nr8/11 zdnia 24stycznia 2011r. wsprawie wyboru systemu wykonywania czynnoci kancelaryjnych
wUrzdzie Miejskim wOrzeszu.
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
41
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
110 UM w: Biaymstoku, Czempiniu, Gonidzu, Halinowie, Pocku, Knyszynie, Ldzinach, Obornikach lskich, Pruszkowie,
42
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
43
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
118 UM w(liczba osb): Biaymstoku (2), Gonidzu (1), Orzeszu (4), Pieszycach (1), Pocku (5), rodzie lskiej (1) oraz Urzdy
44
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
45
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
Wskaza, iWszystkie rodki, jakie Urzd moe obecnie przeznaczy nacele zwizane zinformatyzacj,
swydatkowane nautrzymanie istniejcych systemw oraz prace wdroeniowe wzwizku zrealizowanymi
projektami taka priorytetyzacja wynika zkoniecznoci ich zakoczenia wbiecym roku.
yy Burmistrz Brzeska wwyjanieniach poda, eWkontrolowanym okresie nie wpyny adne opinie ani wnioski
dotyczce potrzeb dostpnoci e-usug (), dlatego te nie prowadzono dziaa promocyjnych.
yy Burmistrz Knyszyna wskaza m.in., eNie prowadzilimy dziaa promocyjnych zewzgldu nabrak rodkw
finansowych natakie dziaania. Platforma regionalna Cyfrowy Urzd Wrt Podlasia ruszya zdniem 30czerwca
2015r., wic zczasem bdziemy informowa mieszkacw omoliwociach zaatwienia niektrych spraw wformie
elektronicznej. Nie widzielimy potrzeby promowania ePUAP u, bowiem uwaalimy, eto zadanie nie naley donas.
46
projektu) zWojewdztwem lskim (penicym rol Instytucji Zarzdzajcej) odofinansowanie projektu Przygotowanie
jednostek samorzdu terytorialnego dowiadczenia e-usug oraz integracji zSEKAP wramach Regionalnego Programu
Operacyjnego Wojewdztwa lskiego nalata 20072013 Priorytet II Spoeczestwo informacyjne, dziaanie 2.2 Rozwj
elektronicznych usug publicznych (zakoczenie realizacji projektu 30czerwca 2009r.).
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
NIK zwraca uwag napotrzeb podjcia przez organy jednostek samorzdu terytorialnego
szerszych dziaa wzakresie informowania oe-usugach iich promowania, comogoby
wpyn nawiksze zainteresowanie mieszkacw moliwoci zaatwiania spraw wurzdzie
drog elektroniczn. Dziaania takie powinny by podejmowane rwnie wwymiarze
oglnokrajowym przez Ministra Cyfryzacji poprzez uwiadamianie obywatelom jakie
konkretne sprawy mog by zaatwiane przez Internet.
W opinii NIK szczeglne znaczenie ma rwnie stae promowanie uzyskania profilu zaufanego
ePUAP. Napotrzeb takich dziaa wskazywa m.in. Wicemarszaek Wojewdztwa Podlaskiego,
ktrywodpowiedzi nawystpienie pokontrolne stwierdzi, ewcelu umoliwienia mieszkacom
zaatwiania spraw drog elektroniczn istnieje potrzeba promocji profilu zaufanego naszczeblu
krajowym orazzwikszenia liczby miejsc jego potwierdzania. Poinformowa te, eaktualnie Urzd
prowadzi rozmowy zministerstwem waciwym dospraw informatyzacji majce nacelu m.in.utworzenie
mobilnego punktu potwierdzania profilu zaufanego naterenie wojewdztwa podlaskiego.
Z informacji uzyskanej odMinistra Administracji iCyfryzacji126 wynika, eodczerwca 2009r.
Ministerstwo podejmowao dziaania promocyjne ePUAP polegajce w szczeglnoci
na:przygotowaniu wybranych typw reklam prasowych, opracowaniu wytycznych dlatworzenia
reklam w prasie oraz Internecie, reklamowaniu ePUAP podczas konferencji i targw,
przygotowywaniu ipublikacji komunikatw prasowych oprojekcie, przygotowywaniu ipublikacji
artykuw eksperckich pracownikw CPI, opracowaniu filmu promocyjnego oePUAP oraz oprofilu
zaufanym, opracowaniu ulotek iplakatw zwizanych zprofilem zaufanym iePUAP.
3.4 Informacja Ministra Administracji iCyfryzacji natemat stanu realizacji zada okrelonych
wProgramie Zintegrowanej Informatyzacji Pastwa (PZIP)127 dotyczcych wiadczenia usug
publicznych wformie elektronicznej
PZIP jest strategicznym dokumentem opisujcym dziaania rzdu zmierzajce dodostarczenia
spoeczestwu wysokiej jakoci elektronicznych usug publicznych. Celem Programu jest stworzenie
spjnego, logicznego isprawnego systemu informacyjnego pastwa, dostarczajcego e-usugi
napoziomie krajowym ieuropejskim, wsposb efektywny pod wzgldem jakoci ikosztw.
Program zapewni wspprac istniejcych oraz nowych systemw teleinformatycznych administracji
publicznej, eliminujc jednoczenie powielajce si dotychczas funkcjonalnoci. () Wypenianie
celw PZIP mierzone bdzie odsetkiem obywateli iprzedsibiorcw korzystajcych ze-usug
administracji publicznej oraz poziomem satysfakcji uytkownikw128.
Program zawiera analiz obecnego stanu informatyzacji kraju iprzyczyn tego stanu oraz wskazuje
cele igwne obszary dziaa doroku 2020. Wskazuje on naobszary, ktre wymagaj interwencji
wadministracji rzdowej isamorzdzie terytorialnym. WPZIP okrelone zostay cztery kierunki
interwencji, wtym kierunek dotyczcy wiadczenia e-usug publicznych.
126 Informacj uzyskano wtrybie art.29 ust.1 pkt2 lit. f ustawy oNIK wtrakcie kontroli wCPI.
127 Jeden zzasadniczych dokumentw wykonawczych dla Strategii Sprawne Pastwo 2020. Przyjty uchwa nr1/2014
Rady Ministrw zdnia 8stycznia 2014r. wsprawie przyjcia programu rozwoju Program Zintegrowanej Informatyzacji
Pastwa (RM-111-241-13; https://mac.gov.pl/files/pzip_ostateczny.pdf). Wmyl 2 powoanej uchway realizacj Programu
ustalono nalata 20142020. Zgodnie z3 wspomnianej uchway Rady Ministrw, koordynowanie inadzorowanie realizacji
Programu powierzono ministrowi ds. informatyzacji. Zgodnie zpunktem 7 PZIP, Minister Administracji iCyfryzacji, jako
waciwy dla dziau informatyzacja inicjuje ikoordynuje wadministracji rzdowej dziaania ozasigu krajowym zwizane
zinformatyzacj.
128 rdo: Wstp doPZIP.
47
WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I
129 Informacje uzyskane w trybie art. 29 ust. 2 lit. f ustawy o NIK, pismo z dnia 15 wrzenia 2015 r., znak:
DKSiW-WSWiA.0810.108.2015.
130 Usuga centralna opracowywana jest przez jeden organ, np.ministra. Mona j realizowa naterenie caego kraju
wewszystkich podmiotach waciwych dozaatwiania tego rodzaju spraw. Rol jednostki samorzdu terytorialnego jest
wtakim przypadku udostpnienie e-usugi wdanym urzdzie.
131 Jest toportal, naktrym zgromadzone se-usugi publiczne wgrodzajw spraw, udostpniane przez rne urzdy
administracji publicznej. Powybraniu tematu, uytkownik uzyskuje praktyczne informacje iprzekierowywany jest
doodpowiedniego serwisu, naktrym bezporednio moe zaatwi swoj spraw.
PESEL
Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludnoci ewidencja podstawowych danych identyfikujcych
132
tosamo oraz status administracyjnoprawny osb fizycznych, rdo: https://msw.gov.pl/pl/sprawy-obywatelskie/
centralne-rejestry-pan/13148,PESEL.html.
48
I N F O R M A C J E D O D AT K O W E
49
I N F O R M A C J E D O D AT K O W E
yy Burmistrz Miasta Brzeska poinformowa m.in., ewdniu 15padziernika 2015r. nastronach BIP Urzdu zostaa
zamieszczona informacja oposiadanej Elektronicznej Skrzynce Podawczej orazometodach dostarczania
iwymaganiach dla dokumentw elektronicznych skadanych doUrzdu. Poinformowa rwnie, elistopadzie
2015r. zostan rozpoczte czynnoci audytowe wzakresie przeprowadzenia audytu bezpieczestwa informacji
wUrzdzie Miejskim wBrzesku. Ponadto, zadanie audytowe dotyczce bezpieczestwa informacji zostanie
wprowadzone doPlanu Audytu Wewntrznego narok 2016.
50
I N F O R M A C J E D O D AT K O W E
yy Burmistrz Halinowa poinformowa m.in., e: Urzd jest wtrakcie przygotowania informacji dlamieszkacw
omoliwoci korzystania ze-usug udostpnionych przez platform Wrota Mazowsza; audyty wzakresie
bezpieczestwa informacji bd wykonywane corocznie. Poinformowa rwnie, ewe wnioskach
doprojektu budetu na2016r. zostay uwzgldnione rodki nazakup dodatkowego serwera dotworzenia
iprzechowywania kopii zapasowych. Zostanie wdroona procedura, nakazujca okresowe, nie rzadziej
ni raz natrzy miesice sprawdzanie kopii zapasowych pod ktem przydatnoci doodtworzenia danych
wprzypadku awarii systemu.
yy Zastpca Burmistrza Knyszyna poinformowa m.in., euzupeniono Biuletyn Informacji Publicznej Urzdu
Miejskiego obrakujce dane, atake podjto dziaania promujce iinformacyjne zzakresu wiadczonych usug
elektronicznych. Wskaza, ena stronie internetowej Urzdu zamieszczono artyku promujcy e-administracj
oraz, ena sesjach Rady Miejskiej wKnyszynie, zebraniach wiejskich czy te spotkaniach zmieszkacami
miasta przekazywane bd informacje, dotyczce wiadczonych przez Urzd usug elektronicznych.
yy Prezydent Pruszkowa poinformowa m.in., eprzygotowano nastronie internetowej Urzdu obszern
informacj promujc Elektroniczn Skrzynk Podawcz idarmowy profil zaufany ePUAP. Poinformowa
rwnie, ewlutym 2016r. przeprowadzona zostanie ankieta wrd mieszkacw dotyczca usug
elektronicznych jakimi byliby zainteresowani. Wskaza, eodebrano wszystkim uytkownikom systemw
informatycznych uprawnienia umoliwiajce instalacj oprogramowania nakomputerach subowych.
Poda, ewprzypadku instalowania nowych stanowisk komputerowych nie bdzie moliwoci instalowania
adnego oprogramowania przezpracownikw.
51
ZACZNIK NR 1
Charakterystyka stanu prawnego
Zgodnie zart.16 ust.1 ustawy oinformatyzacji, podmioty publiczne, organizujc przetwarzanie
danych wsystemach teleinformatycznych, szobowizane zapewni elektroniczn wymian
informacji przy wykorzystaniu informatycznych nonikw danych lub rodkw komunikacji
elektronicznej.
Nowelizacja ustawy oinformatyzacji wprowadzona ustaw zdnia 10stycznia 2014r. ozmianie
ustawy oinformatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne oraz niektrych
innych ustaw, ktra wesza wycie zdniem 11maja 2014r., wprowadzia wiele istotnych
modyfikacji, m.in.:
wprowadzenie obowizku posugiwania si przez podmioty publiczne elektroniczn skrzynk
podawcz (ESP), speniajc standardy okrelone iopublikowane naePUAP przez waciwego
ministra oraz zapewnienia jej obsugi (art.16 ust.1a ustawy oinformatyzacji);
wprowadzenie kompleksowej regulacji nakadajcej napodmioty publiczne obowizek
przekazywania ministrowi waciwemu dospraw informatyzacji wzorw dokumentw
elektronicznych wcelu umieszczenia ich wcentralnym repozytorium wzorw dokumentw
elektronicznych oraz opisu usugi moliwej dozrealizowania przy wykorzystaniu wzoru
wcelu zamieszczenia go wkatalogu usug naePUAP, jak rwnie udostpniania formularzy
elektronicznych (art.16a ust.1 ustawy oinformatyzacji);
rozszerzenie sieci punktw potwierdzania profilu zaufanego ePUAP (art. 20c ustawy
oinformatyzacji).
Elektroniczna Platforma Usug Administracji Publicznej ePUAP
Zgodnie zart.3 pkt13 ustawy oinformatyzacji, ePUAP tosystem teleinformatyczny, wktrym
instytucje publiczne udostpniaj usugi przez pojedynczy punkt dostpowy wsieci Internet.
Zapewnienie funkcjonowania ePUAP naley doobowizkw ministra waciwego dospraw
informatyzacji (art.19a ust.1 ww. ustawy).
Zakres iwarunki korzystania zelektronicznej platformy usug administracji publicznej, wtym
dotyczce: zakadania konta isposobu prowadzenia katalogu usug naePUAP oraz warunkw
wymiany informacji midzy ePUAP ainnymi systemami teleinformatycznymi zawarte zostay
wrozporzdzeniu Ministra Administracji iCyfryzacji zdnia 6maja 2014r. wsprawie zakresu
iwarunkw korzystania zelektronicznej platformy usug administracji publicznej (dalej
rozporzdzenie ePUAP). Weszo ono wycie zdniem 11maja 2014r. Poprzednio obowizywao
rozporzdzenie Ministra Spraw Wewntrznych iAdministracji zdnia 27kwietnia 2011r. wsprawie
zakresu iwarunkw korzystania zelektronicznej platformy usug administracji publicznej.
Stosownie doww. regulacji, ePUAP udostpnia katalog usug zawierajcy informacje ousugach,
wszczeglnoci: podstaw prawn, nazw usugi, nazw usugodawcy, cel usugi, odbiorcw usugi,
kategorie usugi oraz umiejscowienie usugodawcy wedug podziau administracyjnego kraju
(8 rozporzdzenia ePUAP zdnia 6maja 2014r., poprzednio 7 ust.1 rozporzdzenia ePUAP
zdnia 27kwietnia 2011r.). Podmioty publiczne dowiadczenia usug wpostaci elektronicznej mog
wykorzystywa wszczeglnoci nastpujce funkcje ePUAP:
52
ZACZNIK NR 1
tworzenie iobsug dokumentw elektronicznych przez osoby fizyczne ipodmioty;
przesyanie dokumentw elektronicznych;
wymian danych midzy ePUAP ainnymi systemami teleinformatycznymi;
identyfikacj uytkownikw irozliczalno ich dziaa;
weryfikacj podpisu elektronicznego;
tworzenie usug podmiotu publicznego lub kilku podmiotw publicznych wspdziaajcych
zesob, zbudowanych woparciu odwie lub wicej usug;
obsug patnoci elektronicznych;
potwierdzanie profilu zaufanego ePUAP (9 ust.1 rozporzdzenia ePUAP z6maja 2014r.,
poprzednio 8 rozporzdzenia ePUAP zdnia 27kwietnia 2011r.).
Centralne repozytorium wzorw dokumentw elektronicznych
Zgodnie zart.19b ust.1 ustawy oinformatyzacji, minister waciwy dospraw informatyzacji
wramach ePUAP prowadzi centralne repozytorium wzorw dokumentw elektronicznych. Organy
administracji publicznej przekazuj docentralnego repozytorium oraz udostpniaj wBIP wzory
dokumentw elektronicznych (art.19b ust.3). Organy administracji publicznej mog prowadzi
wasne lub wsplnie zinnymi organami administracji publicznej repozytoria wzorw dokumentw
elektronicznych (art.19b ust.5). Wmyl art.19d ww. ustawy podmioty udostpniajce usugi
naePUAP zapewniaj ich zgodno zprzepisami stanowicymi podstaw sporzdzenia wzoru
dokumentu elektronicznego oraz dokonuj aktualizacji tych usug wkatalogu usug.
Profil zaufany
W myl 3 i4 rozporzdzenia wsprawie profilu zaufanego ePUAP, zaporednictwem ePUAP
mona zoy wniosek ouzyskanie profilu zaufanego, anastpnie wcigu 14 dni uwiarygodni
go wdowolnym wybranym przez siebie punkcie potwierdzajcym naterenie kraju poprzez
okazanie dowgldu dowodu osobistego lub paszportu. Zgodnie z5 ww. rozporzdzenia,
osoba wnioskujca, ktra posiada moliwo zoenia bezpiecznego podpisu elektronicznego
weryfikowanego przy pomocy wanego kwalifikowanego certyfikatu, moe samodzielnie
aktywowa swj profil zaufany ePUAP wprzypadku, gdy certyfikat kwalifikowany zawiera dane
obejmujce conajmniej: imi, nazwisko inumer PESEL.
Potwierdzenia, przeduenia wanoci iuniewanienia profilu zaufanego ePUAP dokonuje si
naePUAP (7). Profil ten jest potwierdzany naokres trzech lat ijego wano moe by przeduona
nataki sam okres (9). Wokresie trwania wanoci profilu zaufanego jego posiadacz moe
korzysta zelektronicznych usug urzdw administracji publicznej.
Zgodnie zart.20b ustawy oinformatyzacji podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP,
analogicznie jak bezpieczny podpis elektroniczny wywouje skutki prawne, jeeli zosta utworzony
lub zoony wokresie wanoci tego profilu, adane wpostaci elektronicznej opatrzone podpisem
potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP srwnowane pod wzgldem skutkw prawnych
dokumentowi opatrzonemu podpisem wasnorcznym (chyba, eprzepisy odrbne stanowi
inaczej).
53
ZACZNIK NR 1
Stosownie doart.20c ust.2 ustawy oinformatyzacji funkcj punktu potwierdzajcego profil zaufany
ePUAP peni:
1)konsul,
2) naczelnik urzdu skarbowego,
3)wojewoda,
4) Zakad Ubezpiecze Spoecznych.
Funkcj punktu potwierdzajcego, zazgod ministra waciwego dospraw informatyzacji, mog
rwnie peni inne podmioty wymienione wart.20c ust.3 ustawy oinformatyzacji (np.urzdy
gmin).
Bezpieczny podpis elektroniczny
Zgodnie z ar t. 5 ust. 1 i 2 ustawy o podpisie elektronicznym, bezpieczny podpis
elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu wywouje skutki
prawne okrelone ustaw, jeeli zosta zoony w okresie wanoci tego certyfikatu,
adane wpostaci elektronicznej opatrzone tym podpisem srwnowane pod wzgldem
skutkw prawnych dokumentom opatrzonym podpisami wasnorcznymi (chyba,
e przepisy odrbne stanowi inaczej). Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany
przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu zapewnia integralno danych opatrzonych
tym podpisem i jednoznaczne wskazanie kwalifikowanego certyfikatu, w ten sposb,
erozpoznawalne swszelkie zmiany tych danych oraz zmiany wskazania kwalifikowanego
certyfikatu wykorzystywanego doweryfikacji tego podpisu, dokonane pozoeniu podpisu
(art.5 ust.3 ww. ustawy).
Stosownie dopostanowie art.14 ust.1 ustawy opodpisie elektronicznym, certyfikat jest
wydawany przez podmiot wiadczcy usugi certyfikacyjne napodstawie umowy. Certyfikat
jestwany wokresie wnim wskazanym (art.21 ust.1 ustawy opodpisie elektronicznym).
Dokumenty elektroniczne dorczanie iprzechowywanie
Warunki organizacyjno-techniczne dorczania dokumentw elektronicznych okrelono
wrozporzdzeniu wsprawie dorczania dokumentw elektronicznych. Zgodnie z3 ust.1 tego
rozporzdzenia, podmioty publiczne informuj naswoich stronach podmiotowych BIP m.in. o:
udostpnionym adresie elektronicznej skrzynki podawczej, podanym wformie identyfikatora
URI (pkt1);
maksymalnym rozmiarze dokumentu elektronicznego wraz zzacznikami, wyraonym
wmegabajtach, moliwym dodorczenia zapomoc elektronicznej skrzynki podawczej,
niemniejszym ni 5 megabajtw (pkt2);
zakresach uytkowych dokumentw elektronicznych tworzonych napodstawie wzorw
umieszczonych przez tepodmioty wcentralnym repozytorium lub repozytorium wzorw
dokumentw elektronicznych, oktrych mowa wart.19b ust.5 ustawy oinformatyzacji (pkt3);
rodzajach informatycznych nonikw danych, naktrych moe zosta im dorczony dokument
elektroniczny (pkt4);
rodzajach informatycznych nonikw danych, naktrych moe zosta zapisane urzdowe
powiadczenie odbioru (pkt5).
54
ZACZNIK NR 1
System teleinformatyczny sucy doobsugi dorcze zapewnia oznaczanie dorczonych
dokumentw elektronicznych danymi stwierdzajcymi wano podpisw elektronicznych
wmomencie ich zoenia iczas ich weryfikacji (5 rozporzdzeniu wsprawie dorczania
dokumentw elektronicznych).
W rozporzdzeniu Ministra Spraw Wewntrznych iAdministracji zdnia 30padziernika 2006r.
wsprawie szczegowego sposobu postpowania zdokumentami elektronicznymi133 okrelono
w1 sposb postpowania zdokumentami elektronicznymi powstajcymi worganach
pastwowych ipastwowych jednostkach organizacyjnych, worganach jednostek samorzdu
terytorialnego isamorzdowych jednostkach organizacyjnych oraz napywajcymi donich, atake
zawarto:
zasady ewidencjonowania, przechowywania, klasyfikowania ikwalifikowania dokumentw
elektronicznych oraz ich zabezpieczania przed utrat inieuprawnionymi zmianami oraz
zasady itryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz zasady itryb przekazywania
materiaw archiwalnych doarchiww pastwowych.
W 6 ww. rozporzdzenia okrelono wymogi dla systemu teleinformatycznego, przy uyciu ktrego
prowadzi si postpowanie zdokumentami ewidencjonowanymi imetadanymi134. System taki
powinien m.in.:
zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian wdokumentach spraw zaatwionych (pkt2);
zabezpiecza przed usuniciem dokumentw zsystemu, zwyjtkiem udokumentowanych
czynnoci dokonywanych wramach ustalonych procedur usuwania dokumentw: dla ktrych
upyn okres przechowywania ustalony wwykazie akt (pkt3 lit. a), mylnie zapisanych (pkt3
lit. b), mogcych stanowi zagroenie dla prawidowego funkcjonowania systemu (pkt3 lit. c),
ktrych usunicie wymagane jest napodstawie przepisu prawa, prawomocnego orzeczenia sdu
lub ostatecznej decyzji organu administracji (pkt3 lit. d);
umoliwia odczytanie metadanych dla kadego dokumentu (pkt5);
identyfikowa uytkownikw idokumentowa dokonywane przez nich zmiany wdokumentach
imetadanych (pkt6);
zapewnia kontrol dostpu poszczeglnych uytkownikw dodokumentw imetadanych (pkt7);
zapewnia odtworzenie przebiegu zaatwiania irozstrzygania spraw (pkt10);
wspomaga czynnoci zwizane zklasyfikowaniem ikwalifikowaniem oraz grupowaniem
dokumentw wakta spraw napodstawie wykazu akt (pkt11);
wspomaga idokumentowa proces brakowania dokumentw stanowicych dokumentacj
niearchiwaln, wtym: wyodrbnia automatycznie dokumenty przeznaczone dobrakowania
(pkt12 lit. a) iprzygotowywa automatycznie spis dokumentacji niearchiwalnej, oktrej mowa
w11 ust.1 pkt2 rozporzdzenia (pkt12 lit. b);
wspomaga czynnoci zwizane zprzygotowaniem dokumentw stanowicych materiay
archiwalne iich metadanych doprzekazania doarchiwum pastwowego (pkt13);
umoliwia przesyanie dokumentw doinnych systemw teleinformatycznych (pkt14).
55
ZACZNIK NR 1
Instrukcja kancelaryjna
Zgodnie z1 ust.1 rozporzdzenia wsprawie instrukcji kancelaryjnej, rozporzdzenie okrela
m.in. instrukcj kancelaryjn dla organw gminy iorganw samorzdu wojewdztwa. Wmyl
1zacznika nr1 doww. rozporzdzenia:
czynnoci kancelaryjne swykonywane wsystemie tradycyjnym lub wsystemie Elektronicznego
Zarzdzania Dokumentacj, tzw. EZD (ust.2);
kierownik podmiotu wskazuje, ktry zsystemw wykonywania czynnoci kancelaryjnych
jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu zaatwiania irozstrzygania spraw
dladanego podmiotu (ust.3);
po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu
zaatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest
niedopuszczalne (ust.4);
dokonujc wyboru systemu, kierownik podmiotu moe wskaza wyjtki odpodstawowego sposobu
dokumentowania przebiegu zaatwiania irozstrzygania spraw przez okrelenie klas zwykazu akt,
ktrych bd one dotyczy, oraz wskazanie, wjakim systemie bd prowadzone (ust.5).
Bezpieczestwo informacji
Podmiot realizujcy zadania publiczne opracowuje iustanawia, wdraa ieksploatuje, monitoruje
iprzeglda oraz utrzymuje idoskonali system zarzdzania bezpieczestwem informacji
zapewniajcy poufno, dostpno iintegralno informacji zuwzgldnieniem takich atrybutw,
jak autentyczno, rozliczalno, niezaprzeczalno iniezawodno (20 ust.1 rozporzdzenia KRI).
Zarzdzanie bezpieczestwem informacji realizowane jest wszczeglnoci poprzez zapewnienie
przez kierownictwo podmiotu publicznego warunkw umoliwiajcych realizacj iegzekwowanie
dziaa wymienionych 20 ust.2 rozporzdzenia KRI, m.in.:
podejmowanie dziaa zapewniajcych, eosoby zaangaowane wproces przetwarzania
informacji posiadaj stosowne uprawnienia i uczestnicz w tym procesie w stopniu
adekwatnym dorealizowanych przez nie zada oraz obowizkw majcych nacelu zapewnienie
bezpieczestwa informacji (pkt4),
dokonywanie bezzwocznej zmiany uprawnie wprzypadku zmiany zada (pkt5),
zapewnienie szkolenia osb zaangaowanych wproces przetwarzania informacji (pkt6),
minimalizowanie ryzyka utraty informacji wwyniku awarii135 (pkt12 lit. b),
zapewnienie bezpieczestwa plikw systemowych (pkt12 lit. e) oraz zapewnienie okresowego
audytu wewntrznego wzakresie bezpieczestwa informacji, nie rzadziej ni raz narok (pkt14).
Zgodnie zpkt12.3.1 lit. c normy PN-ISO/IEC 27002136 przechowywanie kopii zapasowych powinno
mie miejsce winnej lokalizacji, wodlegoci pozwalajcej unikn uszkodze spowodowanych
katastrof, ktra dotkna orodek podstawowy. Zgodnie zpkt12.3.1 lit. e normy PN-ISO/IEC 27002
noniki kopii zapasowych winny by testowane aby mona byo nanich polega wprzypadku
awaryjnego odtwarzania.
135 Realizacja tego obowizku nastpuje poprzez regularne tworzenie itestowanie kopii zapasowych danych ioprogramowania
56
ZACZNIK NR 2
Wykaz objtych kontrol jednostek, osb zajmujcych kierownicze stanowiska
odpowiedzialnych zakontrolowan dziaalno oraz ocen kontrolowanej
dziaalnoci
Lp.
Nazwa jednostki
objtej kontrol
Imi inazwisko
Ocena
kontrolowanej
dziaalnoci1
1.
Centrum Projektw
Informatycznych
2.
Urzd Marszakowski
Marszaek
Wojewdztwa Mazowieckiego
Adam Struzik
3.
Prezydent Miasta
Andrzej Nowakowski
4.
Prezydent Miasta
Jan Starzyski
5.
Burmistrz
Adam Ciszkowski
Dyrektor
Urzd Marszakowski
Wojewdztwa Podlaskiego
Marszaek
7.
Prezydent Miasta
Tadeusz Truskolaski
8.
Burmistrz
Mariusz Ramotowski
(od 30listopada 2014r.)
wczeniej Tadeusz Kulikowski
Burmistrz
9.
Urzd Marszakowski
Wojewdztwa lskiego
Marszaek
Wojciech Sauga
(od 1grudnia 2014r.)
wczeniej Mirosaw Sekua
11.
Burmistrz
Krystyna Wrbel
(od 4grudnia 2014r.)
wczeniej Wiesaw
Stambrowski
12.
Burmistrz
Mirosaw Blaski
13.
Prezydent
Piotr Kuczera
137 Skrt O oznacza ocena opisowa. NIK zastosowaa wwystpieniach pokontrolnych dokierownikw kontrolowanych
jednostek opisow form oceny oglnej kontrolowanej dziaalnoci.
57
ZACZNIK NR 2
14.
Burmistrz
Konrad Malicki
(od 8grudnia 2014r.)
wczeniej Dorota
Lew-Pilarska
15.
Prezydent
Grzegorz Sapiski
(od 5grudnia 2014r.)
wczeniej Janusz Pcherz
16.
Burmistrz
Roman Wrotecki
17.
Burmistrz
Mirosaw Wieczr
Urzd Marszakowski
Wojewdztwa Maopolskiego
Marszaek
Marek Sowa
19.
Burmistrz
Grzegorz Wawryka
20.
Burmistrz
Krzysztof Kaczmarski
(od 30listopada 2014r.)
wczeniej Stanisaw Pocztek
21.
Prezydent Miasta
Roman Ciepiela
(od 2grudnia 2014r.)
wczeniej Ryszard cigaa
58
22.
Burmistrz
Grzegorz Kosowski
23.
Burmistrz
24.
Burmistrz
25.
Burmistrz
Adam Ruciski
(od 8grudnia 2014r.)
Wczeniej Bogusaw Krasucki
ZACZNIK NR 3
Wykaz najwaniejszych aktw prawnych dotyczcych kontrolowanej
dziaalnoci
1. Ustawa zdnia 17lutego 2005r. oinformatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania
publiczne138.
2. Rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrw zdnia 14wrzenia 2011r. wsprawie sporzdzania
idorczania dokumentw elektronicznych oraz udostpniania formularzy, wzorw ikopii
dokumentw elektronicznych139.
3. Rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrw zdnia 18stycznia 2011r. wsprawie instrukcji kancelaryjnej,
jednolitych rzeczowych wykazw akt oraz instrukcji wsprawie organizacji izakresu dziaania
archiww zakadowych140.
4. Rozporzdzenie Rady Ministrw zdnia 12kwietnia 2012r. wsprawie Krajowych Ram
Interoperacyjnoci, minimalnych wymaga dla rejestrw publicznych iwymiany informacji
wpostaci elektronicznej oraz minimalnych wymaga dla systemw teleinformatycznych141.
5. Rozporzdzenie Ministra Administracji iCyfryzacji z6maja 2014r. wsprawie zakresu iwarunkw
korzystania zelektronicznej platformy usug administracji publicznej142. Poprzednio obowizywao
rozporzdzenie Ministra Spraw Wewntrznych iAdministracji zdnia 27kwietnia 2011r. wsprawie
zakresu iwarunkw korzystania zelektronicznej platformy usug administracji publicznej143.
6. Rozporzdzenie Ministra Spraw Wewntrznych iAdministracji zdnia 30padziernika 2006r.
wsprawie szczegowego sposobu postpowania zdokumentami elektronicznymi144.
59
ZACZNIK NR 4
Wykaz organw, ktrym przekazano informacj owynikach kontroli
1. Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej
2. Marszaek Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej
3. Marszaek Senatu Rzeczypospolitej Polskiej
4. Prezes Rady Ministrw
5. Prezes Trybunau Konstytucyjnego
6. Rzecznik Praw Obywatelskich
7. Minister Cyfryzacji
8. Minister Spraw Wewntrznych iAdministracji
9. Przewodniczcy Sejmowej Komisji Administracji iSpraw Wewntrznych
10. Przewodniczcy Sejmowej Komisji Cyfryzacji, Innowacyjnoci iNowoczesnych Technologii
11. Przewodniczcy Sejmowej Komisji doSpraw Kontroli Pastwowej
12. Przewodniczcy Sejmowej Komisji Samorzdu Terytorialnego iPolityki Regionalnej
13. Przewodniczcy Sejmowej Komisji Ustawodawczej
60