SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD

(SIGCC)
MACROPROCESO: ADMINISTRACION PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO: ADMINISTRACIN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Y
CONTROL DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES
PREVENTIVAS

CODIGO:
APP-80117-PD-05
VERSION: 3.0
Fecha:16/07/2010
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OBJETIVO:
Definir las actividades para identificar, analizar, controlar, y eliminar las causas de las No
Conformidades reales o potenciales detectadas en el Sistema Integrado de Gestin y
control de Calidad (SIGCC), con el fin de mitigar su impacto y emprender las acciones
para evitar su reincidencia o prevenir su ocurrencia, a travs del Procedimiento del Plan
de Mejoramiento Institucional (PMI), o del Procedimiento de Plan de Manejo de Riesgos.
DESARROLLO
1. ACCIONES CORRECTIVAS
El procedimiento que se describe a continuacin aplica a todos los Macroprocesos,
procesos y procedimientos que requieran definir acciones correctivas, distintas a
aquellas que responden a las detecciones de las Auditoras Externas (Auditoria General
de la Repblica y Auditora realizada dentro de un proceso y/o ciclo de certificacin) y de
la Auditora realizada por la Oficina de Control Interno, en cuyo caso debe aplicarse
directamente el Procedimiento Plan de Mejoramiento Institucional. .
Siempre que se defina una accin correctiva debe anexarse el anlisis de determinacin
de causas, mediante los procedimientos que consideren pertinentes, entre ellos el
Mtodo Delphi.
1.1.

FUENTES QUE PUEDEN GENERAR ACCIONES CORRECTIVAS:

Seguimiento y medicin de los procedimientos y de los productos (Auditoras).

Incumplimiento o variacin de la legislacin aplicable a los macroprocesos o
procesos.
Resultado ejercicios de autoevaluacin
Incumplimiento de procedimientos.
Peticiones, Quejas y Reclamos.
Comunicaciones de las partes interesadas.
Sugerencias de un Directivo, de otra dependencia o del Grupo que administra el
SIGCC
Presencia de situaciones recurrentes o de alguna situacin que al no ser tratada
pueda derivarse en un problema de mayor magnitud.
Resultados del seguimiento a objetivos propuestos.
Mediciones de satisfaccin del cliente.
Materializacin de Riesgos

1.2. PROCEDIMIENTO
Una vez presentada alguna de las situaciones referidas en el numeral anterior, el
responsable del procedimiento o dependencia, convoca a un Crculo de Mejoramiento,

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PREVENTIVAS

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para analizar las causas de la deteccin, aplicando el mtodo que el Crculo considere
ms apropiado.
Detectadas las causas, se deben identificar las acciones que, de mejor forma y con
mayor oportunidad contribuyen a eliminarlas.
Cuando haya acuerdo sobre las acciones a seguir, se definen los dems tems
requeridos para plantear el Plan de Mejoramiento
El responsable del Macroproceso, proceso o procedimiento diligencia el formato
accin correctiva, anexo a este procedimiento:

de

Remite a la Oficina de Planeacin el Plan de Mejoramiento, el formato diligenciado y el

acta del Crculo de Mejoramiento. Esta remisin puede hacerse por medios electrnicos,
adjuntando los archivos respectivos.
La Oficina de Planeacin revisa la propuesta, para evaluar que se ajusta a los requisitos
del Sistema Integrado de Gestin y Control de Calidad (numeral 8.5.2 de las NTC) y a
este procedimiento.
Surtida la evaluacin tcnica de calidad, la Oficina de Planeacin remite la respuesta al
responsable del Macroproceso o proceso para su incorporacin al Plan de Mejoramiento
Institucional.
Una vez formulado el Plan, se sigue el Procedimiento Plan de Mejoramiento vigente.
1.3. CONTROL
La dependencia que propone la accin correctiva debe evaluar la eficacia de las
acciones propuestas dentro de la evaluacin anual de la Gestin que realice.

2. ACCIONES PREVENTIVAS
El procedimiento que se describe a continuacin aplica a todos los Macroprocesos,
procesos y procedimientos que requieran definir acciones preventivas.
2.1.

FUENTES QUE PUEDEN GENERAR ACCIONES PREVENTIVAS:

Seguimiento y medicin de los procedimientos y de los productos

Recomendaciones dentro de un proceso de auditora
Variacin de la legislacin aplicable a los macroprocesos o procesos.
Resultado ejercicios de autoevaluacin .
Peticiones, Quejas y Reclamos.
Comunicaciones de las partes interesadas.
Sugerencias de un Directivo, de otra dependencia o del Grupo que administra el
SIGCC
Resultados del seguimiento a objetivos propuestos.
Mediciones de satisfaccin del cliente.

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2.2. PROCEDIMIENTO
Una vez presentada alguna de las situaciones referidas en el numeral anterior, el
responsable del procedimiento o dependencia, convoca a un Crculo de Mejoramiento y
sigue el procedimiento del Plan de Manejo de Riesgo institucional vigente.
2.3. CONTROL
La dependencia que propone la accin preventiva debe evaluar la eficacia de las
acciones propuestas dentro de la evaluacin anual de la Gestin que realice.

GLOSARIO

Accin preventiva
Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
detectada u otra situacin no deseable..
No conformidad potencial
Eventual incumplimiento de un requisito.
Requisito
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.
Accin Correctiva:
Accin encaminada a eliminar la causa de la no conformidad detectada con el fin de
evitar su recurrencia.
Ciclo de Certificacin: proceso, generalmente de tres aos, mediante el cual una firma
certificadora, debidamente acreditada por el organismo competente, verifica, en el primer
ao el cumplimiento de los requisitos establecidos en las Normas Tcnicas de Calidad,
otorga un certificado sujeto a verificaciones y a travs de auditoras que adelanta en los
dos aos subsiguientes, coteja el mantenimiento de los requisitos.

ANEXO
Formato accin correctiva o preventiva.

APROBADO POR:
LUIS FERNANDO AYALA PABON
Director Oficina de Planeacin

FECHA: 16/07/2010