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Administracin documental en el entorno laboral

Jenny Ramirez Ibarra

FORO 1
A. CUL ES LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN DOCUMENTAL? Y
CMO SE REFLEJA SU FINALIDAD EN LAS EMPRESAS, ACTUALMENTE?
Teniendo en cuenta que la administracin documental ensea el tratamiento adecuado
que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su
manejo y conservacin. La importancia de la administracin documental en una
empresa es fundamental pues nos permite planificar, manejar y organizar toda clase de
documentos, esto nos ayuda a tener un adecuado control de los archivos, para darles
un mejor uso y as en el momento de alguna consulta sea fcil y eficaz su bsqueda.
Actualmente la administracin documental en las empresas se da atreves de las
oficinas, cuando se recoge la informacin para procesarla, registrarla y utilizarla, ya
que en cada uno de los actos diarios existe un componente informativo que es
transmitido a las entidades o empresas; luego de haber sido procesada la informacin
en dicha entidad ser utilizada a nivel jerrquico para poder planificar, organizar y
controlar las actividades como fuente de informacin para la toma de decisiones
B. MENCIONE AL MENOS 5 ASPECTOS DE LA LEY 594 DE 2000 Y 5 ASPECTOS
DEL ACUERDO 027 DE 2006, QUE HAYA IDENTIFICADO EN LA EMPRESA QUE
LABORA O QUE CONOCE.
5 ASPECTOS DE LA LEY 594 DE 2000
1. funcin archivstica: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o
conservacin permanente.
2. Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la
documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea
recuperable para uso de la administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de
la historia.
3. Archivo electrnico: Conjunto de documentos electrnicos producidos y tratados
conforme a los principios y procesos archivsticos.
4. Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administracin y
la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma
de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
5. Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin,
conservacin, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante
las autoridades por el uso de los mismos.

Administracin documental en el entorno laboral


Jenny Ramirez Ibarra

6. Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la administracin de los


archivos pblicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las
excepciones que establezca la ley.
5 ASPECTOS DEL ACUERDO 027 DE 2006
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el
transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos,
o como fuentes de la historia.
Tambin se puede entender como la institucin que sta al servicio de la gestin
administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
Archivo electrnico: Conjunto de documentos electrnicos producidos y tratados
conforme a los principios y procesos archivsticos.
Carpeta:
Unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservacin.
Clasificacin documental:
Fase del proceso de organizacin documental, en la cual se identifican y establecen
agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgnico - funcional de la
entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos).
Consulta de documentos:
Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la
informacin que contienen.
Encuadernacin:
Tcnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se
cubren con tapas y lomo para su proteccin. La unidad producto de la encuadernacin
se llama "libro".
Organizacin documental:
Proceso archivstico orientado a la clasificacin, la ordenacin y la descripcin de los
documentos de una institucin.

C. BRINDA SU OPININ FRENTE A LOS APORTES DE DOS DE SUS


COMPAEROS.

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