Evento social (conferencia)

RODRGUEZ RAMREZ JESS

ISRAEL RAMREZ MARTNEZ
VCTOR ALFONSO
MOSCOSA BAZAN EDGAR ARSES
RODRIGO CARRASCO TOLEDO

UNIVERSIDAD DEL MAR CAMPUS

HUATULCO

Evento social (conferencia)

UMAR

INDICE

Contenido
Caracterizacin del evento................................................................................. 2
Tiempo de planeacin......................................................................................... 3
Nmero de asistentes......................................................................................... 6
Objetivos............................................................................................................. 6
Requerimientos................................................................................................... 7
Costo total y presupuesto................................................................................... 8
Precio de venta al cliente.................................................................................. 10
Formatos de la empresa.................................................................................... 11
Organigrama..................................................................................................... 14
Planos de montaje............................................................................................ 15
Invitaciones....................................................................................................... 17
Decoracin del evento...................................................................................... 19
Directorio detallado de proveedores.................................................................22
Programa.......................................................................................................... 23
Ceremonial de protocolo................................................................................... 24
.......................................................................................................................... 25
Seguridad en la conferencia.............................................................................. 26

CONFERENCIA DE DIVERSOS TEMAS

UMAR

Evento social (conferencia)

Caracterizacin del evento

En nuestra empresa nos dedicamos a organizar conferencias
personalizadas por lo que ofrecemos los medios para que las personas
que nos contraten puedan disponer de todas las herramientas que les
permitan presentarse plenamente ante un cupo limitado de personas.
En nuestra empresa damos la bienvenida a personas de todas las
disciplinas y las culturas que buscan una comprensin ms profunda del
mundo, adems ofrecemos la organizacin y diseo de conferencias ya
que estamos construyendo un centro de intercambio de conocimiento
libre con los pensadores ms inspirados del mundo.
Con la realizacin de estos eventos creemos apasionadamente que con
el poder de las ideas se pueden cambiar actitudes, vidas y, en definitiva,
el mundo.
El evento a realizar ser una conferencia sobre medio ambiente y ser
llevada a cabo por especialistas sobre el tema.

Evento social (conferencia)

UMAR

Tiempo de planeacin
En esta etapa se determinan los tiempos utilizados para las actividades a realizar para
que el evento sea llevado a cabo, esto a partir de una planeacin minuciosa donde de
busc cubrir los detalles mnimos.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Mes
1

Mes
2

Mes
3

Mes
4

Mes
5

Mes
6

Seman
a
1 a la 4

Seman
a 5 a la
9

Semana
10 a la
14

Semana
15 a la
19

Semana
20 a la
24

Semana
25 a la
29

Actividades

1
2

Iniciales
Contratacin
de ponentes
Renta del
saln de
conferencias
Reservacione
s de
hospedaje
( Ponentes)
Reservacin
de transporte
(AreoTerrestre)
Intermedias

5 Requisiciones
de
suministros
generales
6 Determinaci
n del men
(Coffee
Break)
7 Definicin de
la fecha del
evento, as
como tiempos
de montaje y
desmontaje

Evento social (conferencia)

UMAR
8
9

1
0

1
1

1
2

1
3

Revisin de
presupuesto
Inicio de la
promocin del
evento
(psters,
invitaciones
por correo
directo,
relaciones
pblicas,
ruedas de
prensa, etc.)
Presentacin
del evento en
medios y a
clientes
potenciales
Revisin del
programa
preliminar del
evento de
acuerdo a los
conferencista
s confirmados
Definir cmo
se har el
preregistro
(invitaciones
y/o
telemarketing)
Elaborar el
plan de
transporte y
hospedaje
para los
asistentes y
sus
acompaante
s
Finales

1 Impresin de
4 programas

Evento social (conferencia)

UMAR

1
5

1
6

1
7

1
8

definitivos
Planeacin
del servicio
de alimentos
y bebidas
(programar
horarios)
Requerimient
os
adicionales:
leyendas,
mantas,
sealizacin,
gafetes, etc.)
Confirmar la
lista de
equipo de
apoyo y
definir
proveedores
Junta
final
para revisin
de la logstica
con el recinto:
horarios
y
fechas
del
montaje
y
desmontaje,
vigilancia,
limpieza,
requisitos de
telfonos
y
faxes,
servicios de
copiado,
apoyo
en
escenografa,
sealizacin,
estacionamie
nto, ubicacin
del rea de
registro,
requerimiento
s
para
la
inauguracin,

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UMAR

rea
de
invitados
especiales,
proveedores
oficiales, etc.
1
9

Da del
evento

Nmero de asistentes
La sala de conferencias tiene capacidad para trescientas personas
mximo.

Objetivos
Lograr la satisfaccin del cliente (ponente y su equipo)
tomando en cuenta sus necesidades.
Lograr la asistencia
nuestros servicios.

de

participantes

promocionando

Expandir nuestra oferta y servicios a travs de nuevas

sucursales a nivel nacional.
Disear un ambiente personalizado para complementar la
presentacin del ponente.
Buscar ser del agrado de los conferencistas e instituciones
que estn interesadas en que les hagamos su evento social.
Crear un evento de calidad.

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Evento social (conferencia)

Requerimientos
Nuestra empresa solo asume el papel de intermediario entre los
proveedores y los clientes, de tal manera que nos proporcionan los
medios necesarios para poder llevar a cabo nuestro evento.

Renta del saln de

conferencias
Publicidad

Personal temporal

Coffee Break ejecutivo

( 300 personas aprox)

Transporte para equipo de

trabajo y equipo audiovisual
(gasolina)

Instalaciones
Mobiliario (sillas y mesas para
300 personas aproximadamente
)
Folletos
Memorias USB (informacin de
la conferencia)
5 Edecanes
10 Meseros
10 Elementos de seguridad
Bebidas
Caf
Jugo
Agua
Alimentos
Galletas y pan
Fruta
Canaps
Equipo de trabajo
(colaboradores) $1,000
Equipo audiovisual

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Nuestra empresa tiene convenios con otras empresas que actan como
proveedores, gracias a esto podemos contar con tarifas especiales que
nos benefician.
Todo el equipo audiovisual se adquiri mediante un prstamo bancario
antes de iniciar operaciones, debido a esto se plane recuperar la
inversin mediante la renta del mismo.
Equipo
35,300

audiovisual.................

Sistema de control total (1)

Proyector (1)
Micrfonos (2)
Bocinas (4)
Cableado

$ 3,000
$ 25,000
$ 2,800
$ 3000
$ 1500

Costo total y presupuesto

PRESUPUESTO Y COSTOS TOTALES

Renta del saln de

conferencias

Instalaciones
$20,000
Mobiliario (sillas y mesas)
Folletos

Publicidad

Memorias USB (informacin

$10,000

de la conferencia)

Personal temporal

Coffee Break ejecutivo

( 300 personas aprox)

5 Edecanes

$800 c/u

10 Meseros

$300 c/u

10 Seguridad

$500 c/u

Bebidas

Caf
Jugo
Agua

$12,000

$18,000

Evento social (conferencia)

UMAR

Alimentos

Galletas y pan
Fruta
Canaps

Equipo de trabajo
Transporte para equipo de

(colaboradores) $1,000

trabajo y equipo audiovisual

(gasolina)

$2,500
Equipo audiovisual $1,500

Gerente general

1 persona
$20,000
1 persona

Asesor contable

$ 5,000
(Honorarios)
1 persona

Especialista en eventos

1 Gerente

$14,000

rea de ventas
rea operativa

$14,000
$24,000

1 Colaborador $ 10,000
1 Gerente $12,000
$37,000
5 colaboradores $5,000 c/u

Asesor comercial y
marketing

1 gerente $14,000
$28,000
2 colaboradores $7, 000 c/u

Costos

$190,500

Impuestos
IVA 16%
ISR 0.03%
Costos
+
impuestos

$30,480

$36,195

$ 5,715

$226,695

UMAR

Evento social (conferencia)

Precio de venta al cliente

Nuestra empresa juega el papel de intermediaria entre los clientes y los
proveedores, debido a esto el precio de venta al cliente se determina por
medio de la magnitud de participantes, es decir, en funcin del nmero
de personas que asistirn al evento.
Los precios se obtienen de los proveedores con los que nuestra empresa
tiene convenios estos venden dichos servicios a nuestra empresa con
una tarifa especial en este caso son:
Saln de conferencias: nmero de participantes para determinar
mobiliario
Bolsa de trabajo: nmero de empleados necesarios para cubrir el
evento
Coffee break: estimacin de la cantidad de alimentos por persona
Posteriormente se considera lo siguiente:

UMAR

Evento social (conferencia)

Costo total
+
Impuestos
Sueldos y salarios

$226,695.00

Margen de utilidad
50%

$ 113, 347.5

Precio final

$ 340,042.5

Formatos de la empresa
Formato de contratacin de evento

UMAR

Evento social (conferencia)

Formato de presupuesto de materiales

Evento social (conferencia)

UMAR

Consultora de Eventos De la Costa A.C

Formato de Presupuesto
N

UNIDAD
ES

ELEMENTO

Folio N 0001
PRECIO
UNITARI
O

IVA

TOTAL

Formato de requisicin de compra

Consultora de eventos De la costa A.C.

Requisicin de Compra
Departamento que solicita:
Fecha del pedido:
Cantidad

Unidad

Elaborado
Autorizado
por:
por:
Fecha del pedido:

No. 0001
Fecha de la entrega:
Artculos

Precio
unitario

total

Recibido por:
$
Fecha de pago:

Evento social (conferencia)

UMAR

Consultora de eventos De la costa A.C.

Solicitud de empleo
Puesto que solicita.

Fecha
Sueldo mensual
deseado
$
Sueldo mensual
aprobado
$
Fecha de
contratacin

Apellido paterno

Apellido
materno

Domicilio

Colonia

Ciudad/ estado

Datos Personales.
Nombre (s)

Cdigo
Postal

Lugar de nacimiento

Vive con:
Sus padres
Su familia
Parientes
Personas que dependen de usted:
Hijos
Conyugue
Padres

Nmero
Seguridad Social

Tiene licencia de manejo

Telfono

Sexo
M
F

Fecha de
nacimiento

Nacionalid
ad

Solo

Estatura:

Otros

Estado civil:
Soltero Casado

Documentacin
Clave nica de Registro de Poblacin
Reg. Fed. De
Contribuyentes

edad

Otro

AFORE

Cartilla de Servicio
Militar N

Clase y numero de
licencia

Peso:

Pasaporte No.

Siendo extranjero que

documentos le permiten
trabajar en el pas:

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UMAR

Organigrama
El organigrama de la empresa est constituida por los siguinetes puestos, con el orden
jerarquico correspondiente.

GERENTE
GENERAL

ASESOR
CONTABLE

ESPECIALISTA
EN EVENTOS

AREA DE
VENTAS

AREA
OPERATIVA

ASESOR
COMERCIAL Y
MARKETING

A continuacin se hace una descripcin de cada uno de los puestos con los que cuenta la
empresa con la finalidad de determinar las funciones que pueden llegar a tener.
Descripcin del puesto.
Gerente general.

Controlar las actividades de la organizacin, analizando posibles problemas,

alternativas y tomando decisiones para garantizar un buen servicio, con respecto a
las polticas de la empresa.
Realizar una evaluacin permanente, para asegurar una excelente atencin al
cliente.
Asignar las tareas al personal directamente a su cargo.
Dirigir y organizar los planes de incentivos para el talento humano a su cargo.
Planear, organizar, coordinar y controlar los recursos humanos, financieros y
materiales de la empresa buscando cumplir con los objetivos establecidos.

Evento social (conferencia)

UMAR

Presentar informes mensuales, por escrito y oralmente, en las juntas directivas,

sobre el desempeo de la organizacin.

Asesor contable.

Llevar un control sobre las transacciones econmicas que realiza la empresa.

Especialista en eventos.

Coordinar la realizacin de los eventos pblicos que realice la empresa, a fin de

lograr una plena satisfaccin del cliente.
Presentar informes mensuales, por escrito y oralmente, en las juntas directivas,
sobre el desempeo de la organizacin.

rea de ventas.

Visitar los clientes de la empresa

Brindar informacin de las promociones y descuentos de los productos de la
empresa
Dar a conocer los productos que ofrece la empresa
Brindar un servicio eficiente al cliente
Prestar atencin a las opiniones de los clientes

rea operativa.

Enfocado principalmente a realizar y ejecutar directamente las funciones para la

realizacin del producto o servicio, es decir, son la mano de obra de la empresa.

Asesor comercial y de marketing.

Atender y aumentar el nivel de ventas que genere incremento en los 110 ingresos
de la empresa
Presentar informes mensuales, por escrito y oralmente, en las juntas directivas,
sobre el desempeo de la organizacin.

UMAR

Evento social (conferencia)

Planos de montaje

1.
Recepcin de invitados/ entrada
2. Coffee break ejecutivo
3. Sala de preparacin
4. Escenario / presdium
5. Montaje de tipo auditorio
6. Sala de control audiovisual / control de instalaciones
7. Sanitarios
8. Bodega de utilera / entrada de proveedores

UMAR

Evento social (conferencia)

Invitaciones
Para asegurar la participacin de cada una de las personas al evento de
la conferencia, se han tomado una serie de acciones en pro de poder
asegurar la visita de cada uno de ellos. Como primer punto se hace la
invitacin en fsico a travs de un diseo previamente establecido por la
empresa organizativa que a continuacin se muestra:

UMAR

Evento social (conferencia)

Posteriormente para el da del evento se les otorgar una playera

conmemorativa al evento y al mismo tiempo hacer publicidad para
incrementar el reconocimiento de la empresa dedicada a organizar
conferencias de otros temas. Con esto se logra cumplir los lineamientos
de invertir en las invitaciones y a su vez aplicar un de tantos mtodos de
marketing a la empresa consultora de eventos De la Costa2 A.C.

Evento social (conferencia)

UMAR

Decoracin del evento

La conferencia personalizada requiere de equipo y mobiliario para ambientar el
lugar, es por ello que primero debemos tener en cuenta que tipo de conferencia se
va a realizar, cul ser la cantidad de personas que van a asistir al evento as
como el que tema que ser tratado y si habr moderadores o no.

La sala de conferencias

Con la informacin que nos proporcione el cliente se elegir la sala de conferencia

para saber ms a detalle si ser un lugar espacioso, con ventilacin, con entrada
de luz, proyecciones o algn detalle que el cliente especifique.
Depende de la ubicacin de la mayora de los participantes, se debe tener en
cuenta la proximidad al centro de la ciudad, al aeropuerto, a los hoteles, al
transporte pblico y tambin debe tener un aparcamiento para estacionamiento. El
fin es que cuando se elige el lugar de la conferencia la sala debe estar lo ms
conveniente posible para los invitados.
En el caso de nuestro cliente que dar una conferencia sobre el medio ambiente
requiere de un lugar con la capacidad aproximada a 300 personas.

Evento social (conferencia)

UMAR

Se busca un lugar con iluminacin, cortinas, aire acondicionado y que tenga un

escenario para colocar pantallas para las herramientas multimedia.

El mobiliario

Para esto es necesario saber la cantidad de sillas que necesitaremos para los
asistentes as como los muebles que puedan ayudar a dar una ambientacin
apropiada al evento. Las sillas en este caso deben ser cmodas tanto para el
ponente cmo los asistentes, el montaje o tipo de alineacin

de las sillas

depender en gran medida de lo que el cliente nos pida.

En el caso de la conferencia sobre el medio ambiente para darle ms respiro al
saln, podemos conseguir algunos maceteros que ubicaremos en las esquinas de
la sala. Para que la temtica se vea reflejada con el tema.

La mesa de conferencias

Deber estar al frente, debe ser larga y colocarse horizontalmente cubrindola con
un mantel largo. Sobre ella irn micrfonos, de acuerdo al nmero de expositores,
vasos con agua y letreros plsticos con sus respectivos nombres mirando al
pblico. En caso de que el cliente quiera expresarse habr un espacio libre en el
cual l pueda interactuar sin necesidad de estar desde la mesa.

Evento social (conferencia)

UMAR

Herramientas multimedia

En las conferencias la mayora de veces para exponer un tema los ponentes se

apoyan de diapositivas por cul ser necesario un proyector o una pantalla para
que el apoyo se muestre por medio de imgenes o presentaciones hechas por los
expertos en el tema, todo contenido de herramientas multimedia est bajo la
operacin de tcnicos superiores en instalacin y operacin de equipos adems
debern ajustar todos los detalles para que la presentacin no tenga fallas y
coordinar el volumen, cableado y aspectos relevantes a todo el apoyo de del
material que le pudiera servir al ponente.

Evento social (conferencia)

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Directorio detallado de proveedores

A continuacin se muestra a travs de una tabla los principales
proveedores con los que se relaciona la empresa para llevar a cabo la
conferencia como evento programado. Con esta relacin de los
diferentes servicios se busca tener una mejor excelencia en el producto
que se forma en su conjunto de estos y a su vez generar nuevas
experiencias a los clientes.

Nombre
del Telfono
Proveedor
Hotel
Las 58
Brisas
14032
Imprenta
CMYK

587259
3

Banquetes
Casa
Reyes
Hotel
Las
Brisas

587177
9

Transporta
dora
terrestre
ASUR

581901
4

58
14032

Direccin

Producto

Categora

Zona
hotelera
Tangolunda,
B.
Huatulco
Flamboyn #106,
la Crucecita, B.
Huatulco
Boulevard Baha
Mza. 5 lote 144,
sector T
Zona
hotelera
Tangolunda,
B.
Huatulco
Aeropuerto
Internacional
HUX.

Salones,
muebles
(sillas, mesas)
Playeras,
invitaciones

Muebles
espacio

Contratacin
de personal

Personal por
temporadas

Coffee Break

Alimentos
bebidas

Transporte

Transporte

Promocin

Evento social (conferencia)

UMAR

Programa
Programa Conferencia sobre medio ambiente
Bahas de Huatulco, Oaxaca, Mxico.
30 de Julio del 2016

Lugar: Hotel Nombre

Da: 30 de Julio del 2016
7:30 A.M Inscripcin al Hotel X
8:30 A.M Almuerzo de ponente y equipo de trabajo
9:15 A.M Llegada al lugar de la conferencia
9:30 A.M Registro e inscripcin a la conferencia
10:00 A.M Recepcin de medios de prensa e invitados, Entrega de
Documentacin, Carpetas
10:30 A.M Recepcin de invitados (Pblico)
11:15 A.M Apertura de la conferencia
11:30 A.M Palabras de bienvenida y presentacin del programa (Presentacin
de los miembros de la mesa e invitados)
11:45 A.M Palabras de los integrantes de la mesa del presdium
12:00 P.M Presentacin ponencia sobre el Medio ambiente
14:30 P.M
14:40 P.M
15:25 P.M
16:30 P.M
16:40 P.M
17:20 P.M

Rueda de preguntas
Receso (se dar un Coffe Break a los invitados)
Sesin de Clausura de la conferencia
Rueda de prensa
Fin de actividades

Ceremonial de protocolo
Programa de actividades

Evento social (conferencia)

UMAR

Invitados y ponentes

Definir los invitados de honor y especiales, ponentes magistrales y de mesas de

trabajo
Junto con el Coordinador deben instrumentar y supervisar la logstica para la
seleccin, invitacin, recepcin y atencin de los invitados especiales, ponentes,
participantes y acompaantes

Cdigo de vestimenta
La vestimenta debe ser propia del evento a realizar, es este caso es un evento formal y
requiere que los asistentes acudan de acuerdo a esa temtica.
Mesa de presdium
El Presdium es el grupo conformado por las principales personalidades que encabezan o
presiden el evento. En algunos casos tienen la responsabilidad de dirigir los mensajes
principales, como por ejemplo la inauguracin, los eventos intermedios y la clausura.
Ahora s, enumeremos las acciones que debe desarrollar el organizador en relacin a este
grupo de personas:

Se debe decidir la conformacin de los diferentes presdiums que se instalen

durante el evento.
Se recomienda que en los presdiums de las actividades de inauguracin y
clausura estn las personalidades ms destacadas del ramo o relacionadas con el
tema del evento, as como los principales directivos de la empresa o agrupacin y
algunos organizadores
Decidir quines van a ocupar los presdiums de las ponencias magistrales o de
actividades especiales.

Mesa de presdium (Regla de Proximidad)

UMAR

Evento social (conferencia)

Se determin el uso de la regla de proximidad para la determinacin de los lugares en la
mesa de presdium, a continuacin se muestra una representacin grfica del orden
jerrquico que debe tener,

Saln tipo auditorio.

Para la distribucin de los lugares en el centro de convenciones se eligi poner la
zonificacin tipo auditorio, lo que permitira tener un mejor control en el manejo de las
personas y la atencin que se les pueda brindar, haciendo ms eficiente la secuencia
del evento.

Evento social (conferencia)

UMAR

Seguridad en la conferencia
Para tener un control adecuado de la conferencia se contar con personal de
seguridad para prevenir cualquier tipo de incidente dentro y fuera del recinto, as
como tambin se contar con un automvil que nos permitir acceder a centros de
ayuda en dado caso de que se necesite.
Algunos de nuestros objetivos para prevenir cualquier tipo de evento que pudiese
generar dao son:
Contar con sealizacin:

Entrada y salida de emergencia

Que hacer en caso de sismo
Qu hacer en caso de incendio
Extintores
No tocar
Prohibido fumar
Entre otros.

Tambin en caso de que se requiera

Se contar con apoyo de ambulancia
para una atencin ms rpida.
Por ley nosotros informamos a nuestros asistentes sobre las medidas de
seguridad, donde se ubican las rutas o vas de evacuacin, adems dnde se
localizan los elementos de seguridad para enfrentar una eventual emergencia, por
ejemplo presencia de extintores de fuego o sealizacin de recipientes y tubera
(bomberos).

Evento social (conferencia)

UMAR

Requisitos para un manejo de la seguridad

Anlisis de peligro y vulnerabilidad internos y externos

Planes de emergencia
Tener recursos disponibles para atender la emergencia
Planos del lugar y evento
Identificaciones del personal que participar en el evento
Copia de los permisos otorgados por las diversas autoridades
Organigrama para el desarrollo del evento y para la emergencia

En cuanto a los planes de emergencia estos deben contar con:

i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.

Rutas de evacuacin.
Salidas de emergencias.
Ubicacin de extintores o equipo de combate de incendios.
Puntos de reunin externo.
Ubicacin de servicio mdico o de auxilio.
Acciones o medidas de qu hacer antes, durante y despus de una

vii.
viii.

emergencia.
Otras que sealen las autoridades de proteccin civil.
Video o audio que informe a quienes concurran al evento como actuar en
caso de emergencia (ruta de evacuacin, puntos de reunin, etc.).

Los recursos disponibles pueden ser:

i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.

Personal de seguridad privada o pblica.

Personal de primeros auxilios y bomberos.
Personal de organizacin y acomodo del evento.
Ambulancias y carros de bomberos.
Equipo para extincin de incendios.
Equipo de primeros auxilios.
Equipo de apoyo como megfonos, barreras, plantas elctricas,
iluminacin de emergencia, entre otros.

viii.
Las medidas de seguridad que se tomarn en el evento son las siguientes:

UMAR

Evento social (conferencia)

Antes
Pedir invitacin de los asistentes
Hacer un check list de todas las personas que fueron invitadas
Hacer una revisin a las personas que ingresan
Avisar acerca de las medidas de seguridad
*En caso de emergencia seguir el plan de manejo
Durante
Observar que todo se lleve a cabo con normalidad
Dar seguimiento a conducta de gente sospechosa
*En caso de emergencia seguir el plan de manejo
Despus
Seguir las normas establecidas por los organizadores y no generando
condiciones que puedan afectar a los asistentes
*En caso de emergencia seguir el plan de manejo