6 TOPDESK MAGAZINE - JUNI 2016

MOLENWAARD:
POP-UPGEMEENTE
VAN DE TOEKOMST
De gemeente Molenwaard is de eerste Nederlandse gemeente zonder
stenen gemeentehuis. In oktober 2014 sloot de gemeente haar fysieke
balies om digitaal en mobiel verder te gaan. Het resultaat? Een gemeente
die haar burgers en ondernemers dichtbij, digitaal en persoonlijk van dienst is.
TEKST: LEO KRANENBURG FOTOGRAFIE: AAD HOOGENDOORN

De gemeente Molenwaard is op 1 januari 2013 ontstaan uit een fusie van de Zuid-Hollandse gemeenten Graafstroom, Liesveld en
Nieuw-Lekkerland. Gelegen in het noorden van de Alblasserwaard, in de weilanden tussen Utrecht en Rotterdam, telt de gemeente in
totaal zon 30.000 inwoners, verspreid over 126 km, in twaalf dorpen en n stad.

Kiezen voor een digitaal gemeentehuis

Omdat er aan een nieuw stenen gemeentehuis een fors prijskaartje hing, werd al snel na de fusie besloten om hiervan af te zien. In plaats
daarvan koos Molenwaard ervoor om vanaf oktober 2015 door het leven te gaan als de eerste Nederlandse gemeente zonder fysiek stadhuis.
Jan Meijsen is als informatieadviseur en projectleider nauw betrokken bij het virtuele kantoor van de gemeente Molenwaard. Hij legt uit:
Eigenlijk is het hele concept uit nood geboren. Uit het businessplan voor een nieuw stadhuis bleek dat nieuwbouw zon 15 miljoen euro zou
kosten, terwijl er maar 3 miljoen euro beschikbaar was. Daarom zijn we via diverse omdenksessies op zoek gegaan naar een alternatief. Al gauw
vroeg een collega zich tijdens zon bijeenkomst hardop af waarvoor je eigenlijk een gemeentehuis nodig hebt. Dat was een schot in de roos.
Voor trouwen hoeft dit bijvoorbeeld dankzij de tientallen historische panden niet. En een raadszaal hebben we ook niet nodig, er zijn genoeg
geschikte dorpshuizen in een van onze dertien kernen. Tijdens het afpellen van alle functies van een gemeentehuis, bleven er eigenlijk maar twee
over: identiteitsdocumenten en rijbewijzen. Deze vragen namelijk om visuele identificatie. In samenwerking met het Rijk hebben we daarom een
pilot opgezet waarbij deze documenten thuis werden bezorgd door een bezorger die tegelijkertijd bevoegd was om de identificatie te verzorgen.
Hiermee was het laatste obstakel verdwenen en kon de fysieke gemeentebalie dicht.

TOPDESK MAGAZINE - JUNI 2016 7

8 TOPDESK MAGAZINE - JUNI 2016

ONZE VISIE WAS ALTIJD OM

ONZE DIENSTVERLENING TE
VERBETEREN, DIGITAAL, MAAR
VOORAL OOK PERSOONLIJK.

Geen vaste werkplekken meer

Een mooi praktijkvoorbeeld hiervan is het

Met het sluiten van de loketten, verdwenen

aanvragen van een bouwvergunning. Vroeger

ook de vergaderzalen en het kantoor met

werd deze een paar keer heen en weer

vaste werkplekken. Meijsen: In plaats

geschoven tussen gemeente en aanvrager.

daarvan werken onze ambtenaren op

Dat kost van beide kanten veel tijd en energie.

aanlandplekken in de gemeente, dit zijn

Nu wordt zon aanvraag door een van onze

flexibele locaties bij gastheren zoals

specialisten direct doorgesproken aan de

dorpshuizen en woningbouwcorporaties,

keukentafel van de ondernemer of burger.

in de Molenwaardse horeca of thuis. Voor

Daarmee besparen we niet alleen tijd en geld,

complexe zaken komen we bij de burger

maar onze inwoners ook veel ergernis.

langs. In de dertien kernen zijn daarnaast zes

wisselende aanvraaglocaties, onder meer in
kunnen burgers bijvoorbeeld een paspoort

Transitie richting
netwerkorganisatie

aanvragen. De gemeente heeft nog wel twee

Om werken op locatie mogelijk te maken

beperkte backoffices, met een werkplekratio

heeft iedere medewerker een laptop en

van 0,5 waar collegas elkaar kunnen

smartphone van de zaak. Meijsen: Dit maakt

ontmoeten en tijdelijk werken.

het voor de backoffice natuurlijk wel een stuk

een verzorgingshuis en een brede school. Hier

complexer. Want wie heeft waar en wanneer

Dichterbij de inwoners werken

welk apparaat? Daarom hebben we het

gebruik van TOPdesk binnen de gemeente

Als eerste digitale gemeentehuis van

gentensiveerd. Alle apparatuur is nu

Nederland, heeft Molenwaard zichzelf

geregistreerd in onze CMDB, zodat we altijd

stevig op de kaart gezet. Maar het was

een antwoord op deze vragen paraat hebben.

nooit een doel an sich om een gemeente

Daarnaast zijn de functioneel beheerders

zonder gemeentehuis te worden, benadrukt

onlangs met TOPdesk aan de slag gegaan. Dit

Meijsen. Onze visie was altijd om onze

had wel wat voeten in de aarde, legt Meijsen

dienstverlening te verbeteren, digitaal, maar

uit: Onze ambtenaars werken in een hybride

vooral ook persoonlijk. Het virtuele kantoor

cloud waarvan het publieke deel via Microsoft

draagt hier wel heel natuurlijk aan bij, doordat

Office 365 geregeld en beheerd wordt. Dat

alle medewerkers inclusief het bestuur

bevalt mij perfect. Helaas is het gros van onze

ongeacht locatie, device en tijd kunnen

backofficeapplicaties erg gemeentespecifiek.

werken. Zo komen we letterlijk dichterbij

Als je de Basisregistratie Personen of de

onze inwoners.

Basisregistraties Adressen en Gebouwen wilt

TOPDESK MAGAZINE - JUNI 2016 9

uitbesteden, ben je uiteindelijk meer tijd en

en ondernemers ons nodig hebben. Natuurlijk

geld kwijt aan het trainen van een externe

zullen we er altijd op de achtergrond zijn, om

partij dan dat het je oplevert.

wetten en regels te handhaven of om overlast

Daarom hebben we het functionele beheer

te voorkomen. Die taken houden we. Maar

recentelijk bij onze ambtenaren terug in de

daarbuiten moet je ons eigenlijk pas zien,

lijn gebracht. Dit betekent bijvoorbeeld dat

zodra je ons nodig hebt.

een vakspecialist groen nu beheerder is van

het softwarepakket voor de buitenruimte.
Deze functioneel beheerders zijn aangesloten

En cloudomgeving

op TOPdesk, maar zijn nog niet gewend om

Meijsen ziet gelukkig dat Molenwaard al

hier als behandelaar mee te werken. Deze

navolging krijgt van andere gemeenten.

collegas leren daarom momenteel te werken

Hollands Kroon sluit 1 januari 2017

met dit systeem, zodat ze als niet-ICTers

haar gemeentehuis, terwijl Hoorn en

straks weten: dit is een verzoek, en daar

Haarlemmermeer en Krimpen ook al

moet ik iets mee. Dat is natuurlijk een hele

kijken hoe zij het anders kunnen doen.

omschakeling in denk- en werkwijze, maar

Uiteindelijk hoop ik dat dit uitmondt in

deze verloopt vooralsnog veelbelovend.

een rijkscloud waarin we alle backofficeapplicaties kwijtkunnen, aldus Meijsen. Op

Pop-upgemeente

dit moment bestaat zon 60 70 % van onze

dienstverlening al uit landelijke wet- en

Een recent onderzoek van Tilburg

regelgeving. Daar zijn onze ICT-systemen ook

University naar de totale dienstverlening

op gent. Het is daarom niet meer dan logisch

van Molenwaard laat zien dat de

om al deze databases in n cloudomgeving

nieuwe werkwijze van Molenwaard zijn

voor Rijk en gemeenten te organiseren,

vruchten afwerpt. Per domein zijn de

inclusief alle koppelingen tussen de

tevredenheidscijfers met gemiddeld een

verschillende systemen en basisregistraties.

half punt gestegen naar een ruime acht. Uit

Maar dan moeten we wel allemaal de

interviews blijkt bovendien dat bewoners blij

stap richting de digitale gemeente zetten

zijn betrokken te worden, meer invloed te

en afstappen van het idee dat wij op dat

hebben en hun visie te kunnen delen. Precies

gemeenschappelijke vlak uniek zijn, want dat

wat de gemeente wilde bereiken.

zijn wij natuurlijk niet.

Maar klaar is de klus van Meijsen en

collegas zeker niet. Dat zal ook nooit
gebeuren. Je wilt als gemeente altijd in

Het gelijk van Molenwaard

contact blijven met je omgeving, en diezelfde

Wat Meijsen betreft wordt die stap eerder

omgeving maakt op allerhande vlakken een

vandaag dan morgen gezet. Een gedeelde

enorme versnelling door. De komende jaren

cloud kan de belastingbetaler veel geld

zullen bijvoorbeeld steeds meer obstakels voor

besparen. Eerder onderzoek gaf aan dat het

digitalisering weg worden genomen. Ik denk

per jaar om 2,5 miljard euro gaat. Dat is op

bijvoorbeeld aan biometrische authenticatie,

zichzelf al een sterke businesscase. Maar nog

waardoor we paspoorten volledig digitaal

belangrijker is het dat wij ons hierdoor beter

kunnen aanvragen. Als gemeente moet je

kunnen richten op het gemeentespecifieke

op deze ontwikkelingen blijven inspelen om

deel van onze dienstverlening waarmee we

dienstverlenend te blijven.

ons als gemeente wel kunnen onderscheiden.

Wat betekent dit voor de rol van Molenwaard?

Jan Meijsen, Informatieadviseur en
projectleider bij gemeente Molenwaard

En dit is absoluut noodzakelijk, want de

Meijsen: Ik zeg wel eens gekscherend dat wij

maatschappij beweegt momenteel sneller

een pop-upgemeente willen zijn. Dat betekent

dan wij kunnen reageren.

dat we daar willen zijn waar onze inwoners