28 TOPDESK MAGAZINE - JUNI 2016

Patrick Mackaaij
is marketeer in team Worcade.

WORCADE:
SAMENWERKINGSPLATFORM
VOOR SERVICEPROFESSIONALS
Organisaties besteden steeds vaker werk uit, zoals het onderhoud van de koffieautomaat
of het serverbeheer, waardoor u vaker gericht met vakspecialisten van een ander bedrijf
samenwerkt. De eindgebruiker vertrouwt erop dat u als serviceprofessional de regie voert
in deze samenwerking met leveranciers.

graag gebeld, de andere is bereikbaar op een algemeen e-mailadres en

Vereenvoudig de samenwerking met uw

leverancier

weer een ander werkt met een eigen servicemanagement-systeem.

U werkt steeds vaker samen met serviceprofessionals uit andere

Belangrijke informatie die u nodig heeft om de regie te voeren raakt zo

organisaties. Serviceprofessionals die net als u zijn aangesloten op

verspreid over verschillende communicatiekanalen en u raakt al snel

internet. Waarom maakt u hier niet optimaal gebruik van? Om de

het overzicht kwijt.

samenwerking met serviceprofessionals eenvoudig te maken hebben

Iedere leverancier heeft zijn eigen werkwijze. De ene leverancier wordt

In het meest gunstige geval is het doorzetten van de vraag van de

we Worcade ontwikkeld. Worcade is een samenwerkingsplatform dat

eindgebruiker slechts een dubbele registratie. Vaak bent u ook

de communicatie tussen organisaties en hun leveranciers makkelijker,

nog eens de regie kwijt zodra u een verzoek heeft uitgezet, en moet u

efficinter n leuker maakt. Ingewikkelde koppelingen, teksten

regelmatig zelf de laatste status van een melding achterhalen. Soms

kopiren en plakken en stoffige interfaces zijn verleden tijd. Worcade

moet u daarvoor opnieuw contact opnemen met de leverancier, omdat

zorgt voor overzicht.

u zelf niet in zijn systeem kunt kijken om de status te raadplegen.

Telefoongesprekken worden vaak niet vastgelegd, wat leidt tot

Binnen Worcade kunt u eenvoudig chatten met andere

serviceprofessionals. Het is gemakkelijk om een gesprek te starten

vergeten afspraken of details. E-mailberichten kunnen in de mailbox

en nieuwe deelnemers toe te voegen aan het gesprek. Worcade

van een individu verstopt raken. Zo verliest u tijd met het herhalen van

stuurt alle betrokkenen een notificatie als het gesprek is bijgewerkt,

verzoeken en het verkrijgen van overzicht.

dit e-mailbericht bevat het onderwerp en een link naar het gesprek.

SLIMMER WERKEN

Worcade biedt faciliteiten om het gesprek vorm te geven. Zo kunt

Worcade maakt gebruik van gegevens die u al in de melding heeft

u een werkbon invoegen om taken en bestede tijd te communiceren,

ingevuld, zoals een korte omschrijving of de naam van een leverancier.

of het gesprek afronden en beoordelen.

Met een simpele muisklik deelt u aanvullende informatie uit de

TOPdesk-melding met uw leverancier. Denk hierbij aan verzoek, actie,

Start een gesprek met uw leverancier vanuit

een melding
Vanuit TOPdesk start u met n druk op de knop een gesprek met uw

object, locatie en bijlagen. Worcade stuurt meteen handige details mee,

zoals: merk/type van het object of een plattegrond van de locatie, zodat
een monteur weet waar deze moet zijn.
Door gesprekken met alle leveranciers in Worcade te voeren, heeft

leverancier. Reacties van de leverancier komen direct op het tabblad

u alle communicatie overzichtelijk op n plek. De leverancier kan

Worcade op de meldingkaart binnen. Het hele gesprek staat zo

gemakkelijk een werkbon en factuur toevoegen aan het gesprek, zodat

overzichtelijk bij elkaar en u ziet meteen of een leverancier het gesprek

u alles bij elkaar heeft. Dit maakt three-way-matching heel eenvoudig:

heeft gelezen.

snel controleren of de opdracht, de uitgevoerde werkzaamheden en de

factuur met elkaar kloppen.

Leveranciers kunnen direct aan de slag

Zodra u een gesprek start met uw leverancier, krijgt hij via e-mail een
link naar het Worcade-gesprek. De link verwijst naar de server van
Worcade (www.worcade.net). U hoeft leveranciers dus geen toegang te
geven tot uw TOPdesk-omgeving. Worcade werkt net zo makkelijk op
een desktop als op een tablet of smartphone, dus uw leverancier kan
meteen aan de slag. De chat-interface nodigt uit tot een snelle reactie.

Afb. 1 Het tabblad Worcade in TOPdesk

30 TOPDESK MAGAZINE - JUNI 2016

Colofon
TOPdesk Magazine downloaden?
Ga naar www.scribd.com/topdesk
TOPdesk Magazine, ht servicemanagement-platform van
Nederland, behandelt onderwerpen die spelen in de wereld
van professionele servicedesks bij IT-, facilitaire, HR- en
overige dienstverlenende organisaties.TOPdesk Magazine is
bedoeld voor managers, servicedeskmedewerkers, facilitaire
medewerkers, gemeenteloket-medewerkers en iedereen die in
de dagelijkse praktijk te maken heeft met het ondersteunen
van klanten.
TOPdesk Magazine is een uitgave van TOPdesk,
+31 (0)15 270 09 00, info@topdesk.com
Hoofdredactie: Milou Snaterse, Nicola van de Velde

Afb. 2 Schematische weergave van een

Redactionele medewerkers: Acacia Kooij, Leo Kranenburg,

gesprek in Worcade

Milou Snaterse, Niek Steenhuis, Luke van Velthoven

Aan dit nummer werkten mee: Arjenne Bastiaansen,
Fiona IJkema, Patrick Mackaaij, Roeland van Rijswijk, Wolter

Hebben uw leveranciers zelf ook TOPdesk? Dan koppelen ze het

Smit, Jeffrey Verstegen, Annemarie Wolfrat

Worcade-gesprek eenvoudig aan een TOPdesk-melding, bijvoorbeeld

Vormgeving: Denise van Rijst

via mailimport. Als u als TOPdesk-klant een gesprek start met TOPdesk

Illustratie: Frank van Klink, Martin de Rooij

Support op support@topdesk.nl, dan koppelt onze helpdesk het

Fotograe: Aad Hoogendoorn, Menno van der Bijl

gesprek aan een nieuwe melding. Zo werken TOPdesk-klanten en

Eindredactie: Milou Snaterse

supportmedewerkers op het tabblad Worcade rechtstreeks samen.

Leveranciers zonder TOPdesk kunnen direct in Worcade met uw

Adverteren? In TOPdesk Magazine is ruimte voor

melding aan de slag. De komende tijd voegen we voor hen nog meer

advertenties en advertorials. Meer informatie:

functionaliteiten toe. Daarnaast kijken we naar andere manieren

redactie@topdesk.nl

om de samenwerking tussen serviceprofessionals te vereenvoudigen,

Oplage: 10.000 exemplaren

zoals het inplannen van monteurs of het gebruiken van checklists

Verschijningsfrequentie: 4 x per jaar

en templates.

Talen: Nederlands, Engels

Copyright 2016 TOPdesk. Hoewel dit tijdschrift met
de grootst mogelijke zorg is samengesteld, aanvaarden
schrijver(s) noch uitgever enige aansprakelijkheid
voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of

Probeer Worcade nu!

onvolkomenheden in deze uitgave.

Gesprekken voeren vanuit TOPdesk via Worcade is een gratis

Officile partners van TOPdesk: 3Fifty, AskRoger!,

functionaliteit in de nieuwe TOPdesk. Neem direct een kijkje en

Bomgar, DDC, Delta-N, IBIS Software, Mavim, Nexthink,

OGD, Okta, Partners in Technology, RES Software,
Servitect, Scope4mation, Snow Software, Testersuite,
The Backbone, TimeTell, Tools4ever, Victa

activeer Worcade in de Functionele instellingen van TOPdesk.

Op de hoogte blijven van Worcade?

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief via http://bit.ly/tdm-worcade en
volg de verdere ontwikkelingen. Neem ook deel aan onze webinar
op 28 juni (aanmelden via: www.topdesk.nl/themasessies).