Historia de Exito SAP
Sector Servicios Públicos
La Electricidad de Caracas
decide implementar la
solución SAP Console - que
forma parte de mySAP
Supply Chain Management
(my SAP SCM) - para
manejar las operaciones en
sus almacenes a través de
dispositivos inalámbricos,
utilizando la radio
frecuencia como
infraestructura. Hoy utiliza
4 lectoras inalámbricas
para controlar el despacho
de materiales en línea con
el sistema de inventarios,
finanzas y control general
del manejo del almacén, lo
que le ha permitido reducir
los costos administrativos y
eliminar la duplicidad de
información.
THE BEST-RUN BUSINESSES RUN SAP
OPTIMIZANDO EL MANEJO DE ALMACENES
A Finales del año 2002, la Electricidad de Caracas (EDC) toma la
decisión de ampliar la funcionalidad para la gestión de almacén
con miras a minimizar la duplicidad de información y lograr que
el ingreso de sus transacciones fueran en tiempo real en el
sistema SAP R/3. Esta situación hizo que la empresa iniciara un
proyecto para automatizar su gestión de almacén utilizando la
tecnología de lectoras inalámbricas con código de barras,
apoyándose en la solución SAP Console, en su área de almacén
ubicada en Chacao, Caracas.
Explica el Ingeniero Reinaldo Yendez, Líder del Proyecto por
parte de la Unidad de Distribución región Centro de la
Electricidad de Caracas, que el objetivo inicial del proyecto era
que todas las entradas y salidas de materiales fueran
contabilizadas en el sistema en línea, en vista de que había una
cantidad de pérdidas incuantificables, tanto en materiales como
en transacciones, que originaba un desfase. Fue así como la EDC
enfocó sus esfuerzos en maximizar la gestión de almacén en aras
de brindar mayor capacidad estratégica a la operación de la
corporación, con el proyecto SAP Console.
Entre las ventajas logradas por la EDC con su proyecto de
automatización de la gestión de almacenes basado en SAP
Console, destacan:
Reducción de cargas de datos manuales
Sinceración en la selección del material para su posterior
despacho
Organización automática del sistema que guía al operador
en todos sus trabajos
Inventarios reales (lo que se traduce en cero pérdidas de
materiales y una contabilidad certera del material que sale
y que está en el depósito)
Optimización de los procesos administrativos -
transacciones en línea y en tiempo real- .
Paso a paso
Raiza Fernández, Líder del Proyecto por parte de la Unidad de
Tecnología de Información y Telecomunicaciones de la EDC,
recuerda que el proyecto dio sus primeros pasos en septiembre
del 2002, realizándose un levantamiento de información sobre
las mejores prácticas en cuanto a todos los procesos típicos de la
operación de almacén con código de barras, identificando las
actividades críticas durante la gestión, así como envío y
recepción de materiales, devoluciones, despacho de cables y
carretes vacíos, salida de mercancía de emergencia y control de
inventario, entre otros, para luego detectar lo que se quería
hacer y cuál era la mejor manera de instalarlo.
"Así vino una tormenta de ideas sobre lo mejor para EDC y su
impacto más favorable para los usuarios finales, orientados a
usar la tecnología como herramienta. Concluimos entonces que
el manejo de código de barras y su integración en línea con la
plataforma de gestión de la empresa (SAP) eran lo más
conveniente". Una vez definido el uso de los códigos de barra
para el control de inventario en los almacenes, se hizo un estudio
detallado de la herramienta SAP disponible para apoyar esta
función y su aplicación o experiencia en otros países.
En el mes de octubre del 2002 se realizó el estudio de
radiofrecuencia -que se hizo para ver en qué puntos la lectora
inalámbrica iba a tener cobertura- y se definiera la infraestructura
inalámbrica que se iba a desarrollar en el almacén. También se
contrató a la empresa Network Consulting Group (NCG) para
realizar la implantación de la solución SAP Console, que está
totalmente integrada a la plataforma de gestión empresarial SAP,
que ya la corporación EDC tenía para manejar sus procesos
administrativos, financieros y del negocio en general. NCG y EDC
se encargaron de parametrizar y realizar las ampliaciones
requeridas para el funcionamiento óptimo del almacén de la
última, y su adaptación a SAP Console.
En noviembre, llegaron desde Miami (USA) los equipos de la
empresa Symtechven, y a partir de entonces se puso en marcha el
desarrollo de esta plataforma. En febrero de 2003, se dio inicio a las
pruebas unitarias e integrales del proyecto, así como el diseño de
etiquetas (que estuvo a cargo de Moore de Venezuela). Para hacer
estas etiquetas, se tomó en cuenta la resistencia y tamaño de los
materiales en donde se iban a colocar, y así facilitar el proceso
asociado a la lectura del código de barras detallado en las mismas.
Fernández dice que se imprimen in situ con una impresora marca
Zebra.
A la fecha, existen 4 lectoras inalámbricas marca Symbol que son
manejadas por los usuarios del almacén para controlar el
despacho de materiales, en línea con el sistema de inventarios,
finanzas y de control general del manejo del almacén. "Otro de
los valores destacados de este proyecto fue que se hizo en un
tiempo récord de cinco meses" comenta Fernández.
Haciendo la diferencia
Previo a la implementación de SAP Console, en la EDC se usaba
el "Formato 01" - que era manual - para despachar la mercancía,
presentándose deficiencias en la consolidación de la información
del almacén, puesto que no se actualizaban los datos de salida de
mercancía en el momento del despacho; en consecuencia, se
acumulaban estos formatos y cuando llegaba el momento de
revisarlos e integrar los datos para conocer el estatus de los
inventarios disponibles y los materiales utilizados, era díficil de
realizar, y se perdía mucha información valiosa en este proceso.
"En pocas palabras, no había un control de inventario eficaz"
comenta Yendez.
Wilfredo Olivares, integrante del proyecto por parte del almacén
de Chacao de Distribución Sur-Este de la EDC, describe los
beneficios de conectarse a SAP a través de una lectora
inalámbrica en línea: "Sin estar en la oficina, se puede entrar al
sistema de SAP con un código de acceso al menú principal, y así
estar en cualquier parte de las instalaciones de nuestra empresa
haciendo diferentes transacciones en el sistema, en el momento
en que ejecutamos la tarea. También es importante destacar que
tuvimos que hacer ciertas adaptaciones y desarrollos para poder
lograr que las cosas funcionaran de la manera en que lo
hacíamos, para facilitar el proceso de la lectura del sistema por
parte del usuario final, pues definitivamente este tipo de
tecnologías te lleva a cambiar radicalmente los procedimientos".
Olivares destaca que la reducción de tiempo y costos ha sido
significativa, y que los operadores han estado "sumamente
entusiasmados con el proyecto y se adaptaron inmediatamente.
El proceso de inducirlos al cambio fue beneficioso porque los
involucramos desde el primer momento, de manera que no les
fuera brusco y que, al mismo tiempo, les aportara ganancia en
cuanto a la reducción de plazos en la preparación de los
predespachos".
Agrega Olivares que la estrategia clave de toda la adaptabilidad
del equipo de trabajo fue la consulta directa y diaria de la
solución con los empleados. De hecho, se involucró a todos los
operarios de los almacenes de la EDC, porque "la idea es replicar
el proyecto a los otros 6 depósitos que tiene la corporación: Los
Teques, La Guaira, Yaracuy, Guarenas-Guatire, La Yaguara y
Santa Rosa".
Yendez, Olivares y Fernández coinciden en aseverar que
definitivamente este proyecto se ha traducido en "reducción de
costos administrativos, información actualizada en tiempo real
respecto a nuestras operaciones, así como eliminamos por
completo el retrabajo; hoy, las personas que se encargaban de
procesar la información de nuestros inventarios de forma
manual, así como los empleados que se encargan de buscar y
utilizar nuestros materiales para el servicio técnico, han
maximizado su rol dentro de la empresa y sus esfuerzos a tareas
más estratégicas orientadas a respuestas".
 THE BEST-RUN BUSINESSES RUN SAP

SAP Andina y del Caribe

Caribe: Tel: (787)775-3100 Fax: (787) 775-3110
Colombia: Tel: (571)600-3000 Fax: (571)600-3001
Perú: Tel: (511)215-6900 Fax: (511)215-6901
Venezuela: Tel: (58212)276-5400 Fax (58212)267-4327
www.sap.com/andeancarib

Aplicaciones móviles de mySAPSCM

La solución SAP Console de mySAP Supply Chain
Management permite la optimización de las transacciones
de almacen a través de dispositivos portátiles, utilizando
Radio Frecuencia (RF) como infraestructura habilitadora
para garantizar la integración en tiempo real con las áreas
respectivas de SAP. Esta integración evita la necesidad de
adquirir o desarrollar software de "middleware" para la
comunicación entre el dispositivo portátil y SAP,
reduciendo los costos asociados a interfaces,
mantenimiento de datos redundantes, construcción de
bases de datos adicionales, adquisición de hardware y
software y, más importante aún, permitiendo contar con
la información de las existencias y el movimiento en el
almacén actualizada en todo momento. SAP Console es el
componente de mySAP SCM que permite la conversión de
pantallas de SAP a formatos basados en caracteres, típicos
de los dispositivos portátiles.

La solución de optimización de almacenes empleando

códigos de barra y Radio Frecuencia de SAP soporta más de
40 transacciones de manera estándar, potenciando la
productividad en todos los proceso del almacén: Entradas,
salidas, traspasos y tomas de inventarios.

SAP Andina y del Caribe / Burson-Marsteller Venezuela

Andina 003-55/11/03/Servicios Públicos