INTRODUCCIÓN

En las entidades cuya fuente de ingreso sea producto de la compra y venta de mercancía es
necesario que posean medidas para el control interno de los inventarios para lograr óptimos
resultados en los procesos de adquisición, resguardo, registro y venta de mercancía. Por esta
razón es de vital importancia establecer un eficiente control interno del inventario de mercancía
en la proveeduría perteneciente a CAPROFIUT ʹ FRP, ya que en cualquier organización o entidad
financiera dedicada a la compra y venta de mercancías, el rubro fundamental para la presentación
de los estados financieros es el inventario. Cabe destacar que los inventarios representan las
partidas del activo generadoras de ingresos para varios tipos de empresas, por ser convertibles en
efectivo de forma rápida dentro del ejercicio económico.

Por esta razón, el trabajo especial de grado resulta importante para establecer y proponer
mejoras para el control y manejo de los inventarios en la proveeduría perteneciente a
CAPROFIUT- FRP. Para cumplir este propósito se utilizan los conocimientos aprendidos a lo largo
de la carrera universitaria, adicionalmente se tendrá la oportunidad de brindarles un gran apoyo
en su desempeño como entidad de compra y venta de mercancías, otorgándoles herramientas
indispensables que son claves en el manejo y control de inventarios.

En la presentación de esta investigación se realiza una estructura conforme a un estudio de campo

de forma explorativa, el cual está estructurado de la siguiente manera:

Primero se detallarán todas aquellas situaciones que componen la problemática actual de la

proveeduría, así como alcanzar el desarrollo de la investigación a través de la justificación y
objetivos propuestos. Luego se recolecta información la cual comprende todo lo referente a la
teoría que sustenta la investigación, así como los antecedentes referentes a este tema. Otra parte
del trabajo comprende todo lo que es la descripción del tipo y diseño de investigación, así como
las técnicas e instrumentos para la recolección y obtención de datos para su procesamiento y
análisis. Ésta sustenta el análisis de los resultados conseguidos, explicando como fue el desarrollo
y la obtención de los mismos.

CAPÍTULO I

1. PLANTAEAMIENTO DEL PROBLEMA

El funcionamiento de un ente económico está representado por la eficaz gestión de la

administración, que como ciencia social, persigue el cumplimiento de objetivos de la organización,
mediante la optimización de recursos técnicos, materiales y financieros unido a la correcta
aplicación de los procesos administrativos.
 El problema más común para la administración de empresas es el manejo de inventarios,
debido a que es un componente fundamental de la productividad. La empresa de hoy tiene que
ser productiva para sobrevivir y prosperar. En mercados altamente competitivos, las empresas
trabajan con inventarios mínimos y máximos.

Esto se da, ya que si se mantienen inventarios demasiado altos el costo podría llevar a una
empresa a tener problemas de liquidez financiera, esto ocurre porque un inventario "estancado"
inmoviliza recursos que podrían ser mejor utilizados en funciones más productivas de la
organización. Además si se mantiene el inventario tiende a tornarse obsoleto, a quedar fuera de
uso y corre el riesgo de dañarse. Por otro lado, si se mantiene un nivel insuficiente de inventario,
podría no atenderse a los clientes de forma satisfactoria, lo cual genera reducción de ganancias y
pérdida de mercado.

Para que el manejo de los inventario se de adecuadamente de acuerdo a las exigencias de la

empresa, es de suma importancia llevar un óptimo control de cada una de las operaciones y
transacciones que afecte esta partida. El manejo inadecuado de los inventarios, al igual que la
adquisición de productos en el momento y cantidad incorrecta, inciden siempre en el aumento de
costos y la disminución de beneficios, nece1sitando incluso un mayor esfuerzo de parte del
personal para obtener una rentabilidad reducida, por tal razón este estudio se enfoca a la
proposición de medidas de control interno de inventario como una herramienta fundamental en el
logro de los objetivos corporativos.

Debido a la actual aplicación de los procesos administrativos (planificar, organizar, dirigir y

controlar) en proveeduría perteneciente a CAPROFIUT - FRP se ponen de manifiesto problemáticas
tales como el manejo inadecuado del inventario y errores en la distribución de actividades
realizadas por los empleados, esto trae como consecuencia fallas en el desempeño económico
debido a las medidas de control interno establecidos. La justificación de este estudio busca
identificar las causas de la problemática y por qué merece la realización de esta investigación.

El desarrollo del Trabajo Especial de Grado se basa en proponer medidas en el control interno
del inventario de mercancía de la proveeduría de la Caja de Ahorro de los Profesores del IUT Dr.
Federico Rivero Palacio, a través de estrategias que ayuden a fortalecer los procedimientos del
control de los inventarios, es decir, proponer soluciones para evitar sustracciones y desperdicios
en la comercialización de los productos ofrecidos, garantizando el suministro en el tiempo y lugar
requerido por los clientes.

1.2 JUSTIFICACIÓN

La importancia y justificación de la presente investigación se fundamenta en proponer medidas

de control interno de inventario de mercancías acorde a los requerimientos de la proveeduría de
CAPROFIUT-FRP, con esto se quiere lograr un mejor control en cuanto al proceso que se lleva
acabo desde la compra de la mercancía hasta el momento justo en el cual se le da salida del
inventario, que beneficie a la proveeduría como a la colectividad que hace uso diario de los
servicios prestados por la entidad.

La justificación de este estudio en la parte académica va a permitir poner en práctica todos

aquellos conocimientos adquiridos durante los diferentes años académicos cursados, además
profundizar en la materia de tipos de inventarios, control de inventario, toma física, exámenes
realizados a los inventarios, procesos administrativos, control interno y todo lo referente a esta
rama contable. También se explica el hecho de que esta investigación es un requisito obligatorio
para la obtención del título para Técnico Superior Universitario en administración, mención
Sistemas Administrativos y Contables.

En el ámbito social se fundamentaría básicamente en las mejoras de los requerimientos y

calidad de la inclusión de toda la mercancía a comercializar. Además de la verificación de que los
costos de los artículos estén acordes con los precios del mercado, es decir, que tengan precios
accesibles para todo el personal obrero, administrativo y estudiantil del IUT.

En el ámbito empresarial la proveeduría se vería beneficiada al mejorar toda la técnica de

trabajo existente para la realización de un control del inventario eficiente de la mercancía que se
maneja, debido a que la investigación que se realizará ayudará a obtener de manera eficaz un
mayor control de todos los activos, así como las operaciones de entrada y salida de mercancía. De
esta manera se disminuiría el tiempo necesario para realizar el inventario físico ya que se tendrá
un completo control en todo el inventario existente en almacén.

1.3 MARCO REFERENCIAL

a. RAZÓN JURÍDICA

CAPROFIUT-FRP es una asociación sin fines de lucro, autónoma, con personalidad jurídica la
cual nació por iniciativa de un grupo de profesores en marzo de 1990, consolidándose y
registrándose en San Antonio de Los Altos en diciembre de 1992. De la Caja de Ahorros surge en
el año de 1998 la Proveeduría Universitaria de la Caja de Ahorros, la cual es una cooperativa
creada para darle la finalidad al socio de adquirir víveres y bienes en general en su mismo sitio de
trabajo con finalidades de pago y precios solidarios.

b. RAZÓN SOCIAL
 CAPROFIUT-FRP tiene como misión: Fomentar, promover y maximizar el ahorro de los socios
afiliados para promover los beneficios a través de un excelente servicio y una esmerada atención
para así lograr la satisfacción del socio, integrando un alto grado de ética y profesionalismo en la
consecución de los objetivos.

Visión:

Es optimizar el proceso de atención de los socios afiliados así como responder adecuada y
oportunamente a los requerimientos de los mismos y de los entes externos relacionados,
apoyados siempre en un personal capacitado, de alta calidad y profesionalismo, de levados
principios éticos; para lograr de esta manera la satisfacción optima de sus afiliados. La Proveeduría
Universitaria de la Caja de Ahorros, tiene como objetivos fundamentales proveer a los asociados
de productos y servicios de calidad, comodidad y seguridad al momento de realizar sus
adquisiciones, garantizar la obtención de bienes y servicios en buen estado, determinar las
necesidades principales de los socios en cuanto a productos necesarios para mantener niveles
óptimos de inventario, garantizar a la Caja de Ahorros y sus asociados la protección y salvaguarda
de los bienes y productos que se encuentran en la proveeduría y recomendar a la Caja de Ahorro,
las mejores prácticas y condiciones que coadyuven a la optimización de la inversión realizada en la
proveeduría, con miras a maximizar el nivel de vida de los asociados.

c. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

La Caja de Ahorros cuenta con una organización jerárquica de forma vertical que comienza por
una asamblea de socios que se correlaciona con un conjunto de vigilancia, el cual es el órgano
encargado de supervisar que las actuaciones del Consejo de Administración se adecuen a lo
establecido en los estatutos, a las decisiones de la asamblea de asociados, seguidamente esta el
Consejo de Administración que no es más que el cuerpo encargado de llevar la dirección y
administración de las Caja de Ahorro, adecuado a los lineamientos expuestos en la presente ley de
caja de ahorro, su Reglamento y lineamientos emanados de la superintendencia de Cajas de
Ahorros.

En consejo de Administración se encuentra dos dependencias, la Administración y la

Proveeduría siendo esta última el área en donde se desarrollará el estudio del presente Trabajo
Especial de Grado. La Proveeduría cuenta con 3 áreas o dependencias las cuáles son el almacén, a
cargo del encargado del almacén, la Caja la cual esta a cargo del cajero principal y por último el
mostrador a cargo de los vendedores.
1.4 Objetivos de Investigación

a. Objetivo general

ͻ Proponer medidas de control interno de inventario de mercancías acorde a los requerimientos

de la proveeduría de la Caja de Ahorros de los profesores del IUT Dr. Federico Rivero Palacio

b. Objetivos específicos

ͻ Identificar los procedimientos de control interno de inventario de la proveeduría

perteneciente a CAPROFUIT - FRP.

ͻ Identificar los procedimientos de control interno de inventario de entidades con

características similares a la proveeduría perteneciente a CAPROFIUT - FRP.

ͻ Comparar los procedimientos de control interno de inventario de CAPROFIUT ʹ FRP con los
procedimientos de control interno de inventario de entidades con características similares.

CAPÍTULO II

2.1 ANTECEDENTES

En el desarrollo de la actual investigación se consultaron diversas fuentes de información

como tesis u otros trabajos a nivel universitario sobre el control de los inventarios en empresas o
compañías en el cual manejen actividades de compra y venta de mercancías que permitan la
incorporación y desincorporación de bienes al inventario así como también el proceso de toma
física del mismo.

Como primera fuente está una investigación hecha en el propio Instituto Universitario Dr.
Federico Rivero Palacio por los siguientes técnicos universitarios Liseth Delgado y Jessica Loaiza,
en el año 2009 cuyo trabajo especial de grado se trataba de lo siguiente: ͞Optimización del
sistema de control de inventario para la proveeduría de la Caja de Ahorro de los Profesores del
Instituto Universitario de Tecnología Dr. Federico Rivero palacio (CAPROFIUT- FRP)͟.

El propósito de la investigación tuvo como objetivo optimizar el sistema de control de

inventario con el cual se manejaba la proveeduría, ésta presentaba un alto flujo dentro del mismo
y hubo la necesidad de llevar un control sobre la venta y compra de mercancía para conocer la
realidad de lo que se procesaba en contabilidad. Es por esta razón que el trabajo se vio orientado a
la problemática de la proveeduría, este estudio fue una investigación de campo a la vez descriptivo
y de evaluación. Los Instrumentos para conseguir la información y metodología de análisis fueron
dirigidos a toda la población iuteista. La entrevista se aplicó a la presidenta de la caja de ahorros,
ésta constaba de preguntas directas y abiertas. Entrevista que tuvo como propósito obtener
información relevante al proceso de control de inventario de mercancías. Mediante el análisis de
los resultados les permitió determinar las diferentes fortalezas y debilidades utilizadas en el
sistema de compra y venta, así como en el control de inventario de la proveeduría.

Como segunda fuente Rabat, R y Franco, M. (2.008) Instituto Universitario de Tecnología Dr.
Federico Rivero Palacio quienes realizaron una ͞Elaboración del control de inventario de
mercancías para la compañía MINI BAZAR TABAR C.A Ubicada en los Teques Estado Miranda͟.
Donde se emprendió una investigación de campo, a nivel explicativa, y así se detectó carencia en
el control de inventarios. Proponiendo así un control de los mismos mediante una codificación de
datos. Así los accionistas se mantendrán informados de todas las observaciones que genera la
compañía, de este modo se obtendrá un mejor funcionamiento con respecto a sus inventarios, y
eliminaría la pérdida de tiempo que se toma la búsqueda de los mismos.

Para culminar, Araujo Luzmaría, Bustamante Yuri y Finol Elsis, en el año 2007 en Maracaibo-
Universidad Dr. Rafael Belloso Chacin- Facultad de Ciencias Administrativas Escuela de Contaduría
Pública, realizaron un trabajo especial de grado titulado: ͞Evaluación del sistema de control
interno de inventario en la cadena de tiendas Supermart͟. El propósito que tuvo esta investigación
fue de una evaluación de cómo la empresa Supermat llevaba su control interno con respecto a sus
inventarios, la misma fue de tipo evaluativa, descriptiva y de campo. La población fue abordada
bajo la técnica de censo poblacional y se conformó por nueve (9) sujetos del área administrativa y
contable y al personal de almacén. Obtuvieron como resultado que los elementos del sistema de
control interno de inventario eran conocidos y aplicados de manera efectiva, además de ser
adecuados a las necesidades de la organización. Recomendaron a la empresa que implantara
presupuestos que atendieran los procesos de recepción, almacenamiento, salida del inventario y
la elaboración de manuales para normas y procedimientos.

2.2 BASES TEÓRICAS

Para la realización de la investigación, se tomaron en consideración distintas definiciones que
sirven como soporte para el desarrollo de éste estudio.

Según BRITO JOSE (2007):

Contabilidad Financiera, se define por inventario al registro documental de bienes o

pertenencias de una persona o comunidad, en la gestión de una entidad el inventario lleva control
sobre el conjunto de los bienes propios y disponibles de la misma, considerados como activos. Los
bienes de dicha entidad que son objeto de inventario son las existencias que están destinadas
internamente al proceso productivo.

Los inventarios deberán ser presentados en el Balance General dentro del grupo de activo
circulante siempre que el tiempo que deba transcurrir hasta que se produzca la venta no sea
superior a un año.

Inventario, CATÁCORA (1998):

Indica que los inventarios representan las partidas del activo que son generadores de
ingresos para varios tipos de empresas, entre los cuales se encuentran las que tienen una
actividad de transformación y los que se dedican a la compra y venta o comercialización. Los
inventarios en el caso de las empresas comercializadoras, se pueden definir como los artículos que
se encuentran disponibles para la venta y en caso de una compañía manufacturera, los productos
terminados, en proceso, materia prima y suministros que se vayan a incorporar en la producción.
(p. 148).

Importancia de los inventarios: El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la

entrega pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede
recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo
proceso de producción.

Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del

cliente se irá con la competencia, esto hace que la empresa no sólo almacene inventario suficiente
para satisfacer la demanda que se espera, sino una cantidad adicional para satisfacer la demanda
inesperada.
 El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en el
proceso de producción. Además de ser una protección contra los aumentos de precios y contra la
escasez de materia prima.

Costos del inventario

Los costos relevantes involucrados en la administración de inventarios son:

1) Costo de ordenar

Se le llama costo de ordenar al costo generado por las actividades efectuadas en una solicitud
de reabastecimiento de inventario mismas que pueden cubrir el costo del papel, costo del
teléfono, costo de preparación, entre otros.

2) Costo de conservación de inventario

Se le llama costo de conservación a todos los procesos y actividades cumplidas para mantener
el orden, buen estado y existencia del inventario dentro de la planta, mismas que pueden cubrir
costo de pérdida del producto, costo de limpieza, costo de espacio.

3) Costo Total del Inventario

El costo Total de inventario es la suma de los dos costos anteriores: Costo anual de
conservación y Costo anual de ordenar.

Sistemas de inventarios

La determinación del inventario en cualquier empresa requiere de dos fases

a) Toma del inventario físico

b) Valoración del inventario físico

Existen dos sistemas de inventario que nos permitirán alcanzar esos objetivos.

Ellos son:
 1) Sistema de inventario periódico

2) Sistema de inventario continuo o permanente

Sistema de inventario periódico: Es generalmente utilizado por empresas pequeñas o medianas.

Por este sistema sólo puede conocerse el monto del inventario después de haber procedido a
realizar un conteo físico de las existencias a una fecha determinada y luego valorarlas.

Sistema de inventario continuo o permanente: Permite determinar en cualquier momento la

cantidad física de cada tipo de artículo que la empresa posee de inventario, así como su costo.

Toma de inventario físico: Es el acto mediante el cual se procede a contar, pesar o medir
físicamente, la cantidad de unidades de cada producto o mercancía propiedad de la empresa que
directa o indirectamente serán destinados a la venta.

Clasificación de los inventarios.

Para PERDOMO (2000 p. 1996) la clasificación de los inventarios forma parte de la

administración financiera del capital de trabajo, dentro de la misma tiene por objeto coordinar o
reorganizar los elementos de una empresa, para maximizar su patrimonio y reducir el riesgo de
una crisis de producción, venta, liquidez y solvencia mediante el manejo óptimo de niveles de
existencias de materia prima, productos en proceso y productos terminados de manera de
mantener activo a su personal competente.

ͻ Inventario de fabricación: es rotación clara y ordenada y valorada de los bienes corpóreos

comprendidos en el activo circulante de una empresa industrial de transformación por concepto
de materia prima, productos en procesos y productos terminados destinados a la venta.

ͻ Inventario de materia prima: es rotación clara, ordenada y valorada de los bienes corpóreos
adquiridos de proveedores y sobre los cuales se efectuarán actos de transformación, consumo o
adaptación posterior para las empresas manufactureras.

ͻ Inventario de productos en proceso es una rotación clara, ordenada y valorada de los bienes
corpóreos cuya producción se encuentra en máquinas aún sin terminar, es decir, no son aún
artículos terminados sino producción preventiva, semi-terminada o semi-elaborada.

ͻ Inventario de productos terminados es la rotación clara, ordenada y valorada de los bienes

corpóreos que son el resultado final de una serie de actos de transformación y que están listos
para su venta, es decir, son bienes materiales comprendidos en el activo circulante y destinado a
la venta después de haber sido elaborados y transformados.

El inventario de productos terminado se integran por los productos terminados en existencia

que se encuentran en nuestro poder y que nos pertenecen, y se encuentran en bodegas y locales
ajenos por concepto de productos terminados en consignación, ignorados y datos a vista.

TIPOS DE INVENTARIOS

Para las empresas comerciales que presentan actividades de compra y venta de mercancías, así
como las manufactureras, por su carácter comercial tienen en su haber distintos tipos de
inventarios; discriminados a razón de su valor monetario y de su normativa procedimental.

Por ello el autor POCH (2000, p.44) afirma que existe la siguiente clasificación, a saber:

Inventario periódico:

Este inventario es generalmente utilizado por empresas pequeñas y medianas y tienen dos
características:

ͻ Para conocer en una fecha determinada cual es el inventario, es indispensable hacer un

conteo físico del mismo y luego darle valores.

ͻ Para controlar el costo de las transacciones que afectan el inventario se utilizan diferentes
cuentas de acuerdo con la naturaleza de la operación que se este utilizando.

El registro de las transacciones, junto con la toma de inventario físico y su correspondiente

investigación, permitirá la elaboración del importantísimo estado físico denominado estado de
ganancias y pérdidas o estado de resultado.

El costo de los artículos vendidos y el saldo del inventario sólo se calculan al final del período
contable, cuando se toma un inventario físico.
Inventario final + compras ʹ inventario final = costo de artículos vendidos.

Inventario Continuo o Perpetuo:

La mercancía que entra se registra a la cuenta del inventario directamente, en este método de
inventario se lleva un registro de forma que muestre a cada momento cuál es la existencia, es
decir, los cargos o créditos, o más bien las compras y las ventas de productos se registran según
vayan ocurriendo las transacciones o movimientos que maneje la empresa.

Se lleva un registro continuo, corriente y diario del inventario y de los costos de artículos
vendidos.

MÉTODOS DE VALUACIÓN DE LOS INVENTARIOS

Para realizar un estudio completo acerca de los inventarios, se desarrollará a continuación

aspectos relativos a los métodos que lo hacen posible:

a) Método promedio móvil: Siguiendo el planteamiento de CATACORA (1997, p.153) existen

diferentes métodos para valorar los inventarios, debido a los distintos sistemas de contabilidad en
las organizaciones como: promedio ponderado y promedio móvil, los cuales serán desarrollados y
expuestos a continuación:

ͻ Método promedio ponderado:

Para el mencionado autor CATACORA (1997, p. 153) la valuación de los inventarios bajo el
método de promedio ponderado, se aplica dividiendo el costo total del inventario inicial más las
compras entre el total de las unidades.

En este método supone que todos los artículos que están disponibles para la venta
durante el periodo, se pueden presentar mediante un costo de promedio ponderado.
 En virtud de lo antes expuesto, estos autores explican que este método funciona como
simples operaciones matemáticas que darán como resultado la mercancía a utilizar en un período
determinado.

ͻ Método de promedio móvil:

Sobre este método CATACORA (1997, p. 183) afirma que se utiliza, cuando se tiene un sistema
contable o método de contabilización continua, y consiste en efectuar un cálculo cada vez que se
tiene una entrada o salida de productos y/o mercancía. El costo de los inventarios aplica sobre la
base del último costo promedio calculado, razón por la cual recibe el nombre de promedio móvil.

b) Primeras entradas primeras salidas (PEPS): al igual que otros autores, explica Guajardo (1999,
p.311) que este método, de las primeras mercancías compradas son las primeras que se venden,
por lo tanto las mercancías en existencia al final del periodo serán las últimas, es decir, las de
compra recientes, valoradas al precio actual o al último precio de compra; de aquí el nombre
primeras entradas primeras salidas.

c) Últimas entradas primeras salidas (UEPS): Sobre este método CATÁCORA (1997, p.155) explica
que los últimos costos de inventarios que ingresaron a los registros contables, son los primeros
que salen, por lo que los inventarios están valorados a los primeros costos que se contabilizan.

Una vez concluido este punto referido a los métodos de inventarios, se debe señalar la
necesidad de informar cuál de ellos es el utilizado por la empresa Suplivenca, por tanto este
permite a los autores, conocer el orden seguido y los procedimientos realizados para elaborar su
inventario, es decir, los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su
posterior venta de mercancía y poder llegar a conclusiones significativas al respecto.

Definición de Control

Existen varias definiciones de control entre las cuales se pueden mencionar la de CHIAVENATO
(2001, p. 349) quien señala que el control es una función administrativa: es la fase del proceso
administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita.
De este modo el control es un proceso esencialmente regulador.
 Según CATÁCORA (1997)

El control interno es la base sobre la cual descansa la contabilidad de un sistema

contable, el grado de fortaleza del control interno determinara si existe una seguridad razonable
de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables. (p. 238)

Sistema de control interno

Según Defliese, Jaenicke, Salivan, Gnospelius (2001, p. 267) el sistema de control interno
se compone de políticas como, procedimientos, y los medios para vigilar su cumplimiento, son
diseñados por la administración de la empresa con el fin de proteger sus activos, generar registros
contables confiables, fomentar la eficacia de operación y alentar la observancia de las políticas
administrativas preescritas.

Para AGUIRRE (2005, p. 189) el sistema de control interno puede definirse como un
conjunto de procedimientos, políticas directrices y planes de organización los cuales tienen por
objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y
administrativa de la empresa (salvaguardia de activos, fidelidad del proceso de información y
registro cumplimiento de políticas definidas).

Finalmente, podemos decir qué el sistema de control interno son los procesos que debe llevar
a cabo toda organización tanto administrativa como contable para lograr la eficiencia
administrativa operativa

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

En cuanto a los objetivos del sistema de control interno Aguirre (2005, p. 208) plantea que la
fijación de estos, desarrolla la elaboración de controles necesarios para las actividades de gestión
y dirección dentro del sistema informativo de la empresa, los cuales convergen principalmente en
la contabilidad como instrumento para la toma de decisiones. Por lo que el objetivo primordial de
un sistema de control interno es el alcance de la fiabilidad de la información.

De manera general se pueden identificar los siguientes objetivos de control en el proceso

de transacciones que serán aplicables a todos los sistemas de la organización empresarial:
Autorización de las transacciones: Toda transacción debe de contar con unos sistemas apropiados
de autorización conforme a las instrucciones y criterios establecidos por la dirección de la empresa
(por ejemplo proceso de adquisición de activo a venta de activo). La definición de autoridad irá
ligada a una adecuada comunicación de responsabilidades. El nivel de autoridad dependerá
normalmente de la naturaleza de la transacción y de su importancia en base al volumen de
operaciones de la entidad.

Adecuado registro, clasificación e imputación del período contable de las transacciones: deben de
existir unos procedimientos que aseguren que las transacciones estén codificadas y clasificadas en
cuentas contables definidas y en los períodos correctos de manera que facilite la confección de los
estados financieros de acuerdo con los principios de la contabilizada generalmente aceptada y los
criterios definidos por la entidad.

Las políticas de registros, clasificación e imputación de períodos estarán claramente definidas y

con una asignación apropiada de responsabilidades.

Todas las transacciones deben estar soportadas mediante documentos y reflejadas en sus
correspondientes registros (bien sea contables o extracontables, manuales o informáticos), los
cuales sirven de herramientas para asegurar en definitiva la consecución de los objetivos
establecidos.

Estos informes reflejarán la situación y posición financiera de la entidad, así como sus
variaciones, datos presupuestarios y demás estudios especiales, inversiones, flujos de tesorería)
en el momento determinado del tiempo, la cual servirá de base, una vez analizados e
interpretados para la toma de decisiones por parte de los órganos directivos de la entidad.

Adecuada segregación de funciones: El ciclo completo de una transacción debe de procesarse por
personas diferentes con el fin de evitar errores y restringir las posibilidades de fraude.

Es decir, la transacción se desarrollará asignando diferentes competencias, lo que dará lugar a

una división de funciones hasta el registro final de dicha transacción.

Salvaguarda y custodia física de activos y registros: Los controles diseñados para la consecución de
este objetivo deberán ir enfocados a conseguir que se determine un adecuado acuso restringido
sobre los activos propiedad de la entidad por parte de las personas autorizadas para ello.

Por lo cual se considerarán activos todos los bienes físicos ya sean inmovilizaciones, activos
financieros, stock, tesorería, los documentos y registros generados en el sistema ya sean
informáticos o no (documentos prenumerados, claves de acceso, copias de seguridad).
Operanding de acuerdo con las políticas establecidas por las entidades: Todos los procesos
implicados en el registro de las transacciones se efectuarán de acuerdo a una política y criterios
establecidos y aprobados por los órganos directivos de la entidad que quedarán reflejados por
escritos en unos manuales de procedimientos especificados por áreas, ciclo administrativos y
contables acordes con la actividad de la empresa.

En resumen, según el análisis de Aguirre (2005, p.208) los objetivos expuestos se adaptan
más al desarrollo de elaboración de controles necesario para la actividad y dirección dentro del
sistema informativo de la empresa, dado que habla en primer lugar de que debe contar con un
sistema apropiado de autorización conforme a las instrucciones y criterio establecidos por la
empresa, un eficiente registro y clasificación en las cuentas contables, además de la verificación
periódica de las transacciones reales . Y como objetivo es el cumplimiento de las políticas
establecidas por la entidad.

Importancia del Control Interno

El control interno en cualquier organización, reviste mucha importancia, tanto en la conducción

de la organización, como en el control e información de la operaciones, puesto que permite el
manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una empresa determinada, con el fin
de generar una indicación confiable de su situación y sus operaciones en el mercado; ayuda a que
los recursos (humanos, materiales y financieros) disponibles, sean utilizados en forma eficiente,
bajo criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, su custodia y registro oportuno, en los
sistemas respectivos.

El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa,
fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que
la empresa realice su objeto. Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solución
factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y
sistemas contables para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos
empresariales.

Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos los

procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y
resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como
también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión
a las exigencias ordenadas por la gerencia.

Control Interno de Inventario

Se establece un sistema de control interno, con el fin de evitar errores, fraudes, descuidos, y
desperdicios. Uno de los mejores medios de control, es el designar personas con distintas
responsabilidades en los trabajos afines: hacer los pedidos, recibirlos, almacenarlos, hacer pagos,
los registros de salida y de existencias. El sistema de control interno de inventario de mercancías
debe proporcionar un método que obligue a cada persona que reciba mercancías, a responder por
ella y que el saldo de la cuenta sea igual a la existencia.

Según Cepeda (1997, p. 238), el control interno de inventario son los procesos que en conjunto
contribuyen a obtener la información necesaria para garantizar la disponibilidad oportuna de las
cantidades requeridas de materiales para atender la demanda de los clientes obteniéndose de
esta manera el cumplimiento adecuado de las necesidades.

Objetivos del Control Interno de Inventario

Al respecto Cepeda (1997, p.24) el control interno de inventario tiene como objetivo
fundamental establecer las acciones, políticas, los métodos procedimientos y mecanismo de
prevención, control, evaluación del stock en la empresa así como, del mejoramiento continuo del
almacén que le permita la autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa
transparente, eficiente, cumpliendo con la constitución, leyes y normas que regulan la
coordinación de actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona y una alta
contribución al cumplimiento de la finalidad social del estado.

Establece que los objetivos primarios del control interno deben lograr:

(a) Confiabilidad e integridad de la información. Cumplimiento de

Políticas, planes, procedimiento, leyes y regulaciones.

(b) Salvaguardia de los bienes

(c) Uso eficiente y económico de los resultados

(d) Cumplimiento de los objetivos establecidos y de las metas de operaciones y

programas.
Visto de este modo el sistema de control interno es un concepto universal que se aplica en
distintamente en todas las empresas, donde los gerentes de la misma requieren de un mejor
proactivo aseguramiento del desarrollo de control y en especial de la detención de problemas
potenciales que pueda presentar la organización. Es de gran importancia destacar que el control
interno no importa que tan bien haya sido diseñado y operado, porque solamente puede dar un
seguridad razonable a la gerencia de una empresa sobre el logro de sus objetivos y metas
programadas, donde su eficiencia y eficacia en muchas oportunidades se ven afectadas por
limitaciones inherentes al mismo control utilizado por la empresa.

Importancia del control interno del inventario

Es de vital importancia ya que constituye la base o soporte sobre el cual descansa la

confiabilidad de un sistema contable. Su grado de fortaleza determinara si existe una seguridad
razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables.

Este no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras reflejada en los

estados financieros, sino que también evalúa el nivel de eficiencia operacional en los procesos
contables, se orienta a prevenir y a detectar irregularidades.

CAPÍTULO III

3.1 MARCO METODOLÓGICO

En esta sección se presentará de forma clara el tipo de investigación que se llevo a cabo, cómo
se recopilo la información, los instrumentos utilizados y el método de análisis utilizado.

a. Tipo de investigación

Para la ejecución de este trabajo especial de grado se llevó a cabo una investigación de tipo
documental y de campo la cual es definida por varios autores de la siguiente manera:

De acuerdo con Sabino y Arias (s/f), ͞la investigación de campo se basa en informaciones
obtenidas directamente de la realidad, permitiéndole al investigador cerciorarse de las
condiciones reales en que se han conseguido los datos͟. (p.17).
 De igual manera Fidias G. Arias (s/f). Define la investigación documental ͞como un proceso
basado en la búsqueda, recuperación análisis, crítica e interpretación de datos secundarios, es
decir, los obtenidos y registrados por otros autores en fuentes documentales͙͟

Las técnicas mayormente utilizadas para recopilar información en las investigaciones de

campo son: la encuesta, la entrevista, la grabación, la fotografía, entre otras; ahora de acuerdo al
tipo investigación que se realizara pueden ser utilizadas una o varias de estas técnicas para la
recopilar datos.

De acuerdo a los conceptos de los autores anteriormente citados, se puede determinar que
este trabajo como una investigación de campo y documental, puesto que se realizó una
observación directa de los procesos de control interno del inventario de mercancía de la
proveeduría, además de recopilar datos necesarios para el desarrollo de los objetivos de la
investigación.

b. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS

Según Fidias G. Arias (2006), ͞se puede definir las técnicas e instrumentos por el
procedimiento o forma particular de obtener datos e información͟. (p. 67)

La primera técnica utilizada para el desarrollo de este trabajo especial de grado fue la
observación directa.

Según Ernesto Rivas González (1997), la observación directa se puede definir como "Aquella en
que el investigador observa directamente los casos o individuos en los cuales se produce el
fenómeno, entrando en contacto con ellos; sus resultados se consideran datos estadísticos
originales, por esto se llama también a esta investigación primaria"

La segunda técnica que se utilizó fue la entrevista estructurada.

Según Morín (1999), la entrevista estructurada se puede definir como ͞La comunicación
entre dos o mas personas sobre un tema determinado de acuerdo a ciertos esquemas o pautas
determinadas͟. (p.88).

Mediante esta técnica podremos obtener información a través de el diálogo o conversación

con el entrevistado y así obtener opiniones respecto a nuestra investigación, el instrumento a
utilizar es la guía de entrevistas la cual contiene un serie de preguntas prediseñadas que serán
formuladas al entrevistado.
Los ítems que conforman la entrevista estructurada fueron:

¿Cómo se maneja el proceso de solicitud de mercancía? Explique

¿Cuál es el procedimiento para la recepción de la mercancía? Explique

¿En qué secuencia se encuentra ordenada la mercancía en el almacén?

¿Cuáles son los pasos para registrar la venta o salida de la mercancía?

¿Cuál es el espació físico con que cuenta?

¿De qué forma se les cancela a los proveedores?

¿Cuál es el año de fundación de la entidad?

¿Qué cantidad de personas laboran?

¿Posee algún tipo de archivo para el control de los proveedores?

¿Cuál es el margen de beneficio que se obtiene en las ventas?

¿Existen políticas documentadas para la toma física del inventario?

¿Cuál es la cantidad de personas que posee afiliadas?

¿Cuál fue el margen de utilidad bruta obtenido el período económico anterior?

c. MÉTODO DE ANÁLISIS

El método de análisis de los datos que se utilizó en la investigación es la estadística descriptiva,

la cual se puede definir como el análisis, estudio y descripción que caracteriza la totalidad de los
individuos de una población; con la finalidad de obtener información, para su posterior análisis.
Este método se rige por los siguientes pasos:

ͻ Selección de los factores a ser estudiados.

ͻ Realización de una encuesta para la medición y obtención de valores de cada individuo con
respecto a los factores de estudio.

ͻ Elaboración de tablas de frecuencias.

CAPÍTULO IV

4.1 Análisis de resultados

El desarrollo de este capítulo se basa en mostrar las actividades y métodos de recolección de

datos que se utilizaron para obtener la información necesaria. Ésta se especificará, analizará e
interpretará a continuación mediante cuadros comparativos, tablas y esquemas con los resultados
obtenidos en la aplicación de las estrategias e instrumentos de recolección de datos.

Objetivo 1

Identificar los procedimientos de control interno de inventario de la proveeduría perteneciente a

CAPROFUIT - FRP.

La obtención de los datos en los que se basa el análisis del control interno del inventario de la
proveeduría CAPROFIUT-FRP situada en el Instituto Universitario de Tecnología Dr. Federico Rivero
Palacio ubicado en el Km. 8 de la panamericana vía Caracas los Teques, se visitaron sus
instalaciones solicitando una entrevista con los encargados mediante la cual se conoció que llevan
un sistema de inventario continuo o perpetuo dado que la mercancía es registrada directamente
en la cuenta del inventario, se lleva un registro continuo y diario del inventario y de los costos de
artículos vendidos, quienes a su vez suministraron la siguiente información.

A continuación se muestran los pasos a seguir para llevar acabo el proceso desde la compra
hasta la venta de la los artículos ofrecidos por esta proveeduría.

ͻ Solicitud de mercancía

El encargado de la de la proveeduría realiza los pedidos de la mercancía necesaria para

mantener los anaqueles con variedad de artículos para ofrecer a la población que hace uso de los
servicios de la proveeduría, dichos pedidos se levantan continuamente en períodos de cada siete
días para los productos con mayor rotación. Ej. Bebidas y golosinas.
 ͻ Recepción de la mercancía

La recepción de la mercancía solicitada puede ser efectuada por el encargado de la proveeduría

o por el encargado de la caja. Este pedido es revisado y comparado con las facturas para verificar
cantidad, precio total, fecha de vencimiento y costo unitario, si la mercancía solicitada cumple con
los requerimientos es recibida, de estar incompleto o en mal estado se hace un descuento directo
de la factura por las unidades faltantes o dañadas el resto del pedido es recibido normalmente,
una vez chequeada y recibida la solicitud de mercancía, es cargada en el programa (Saint) por la
persona que hace la recepción, registrando la compra y actualizando el inventario, este emite un
reporte de registro que posteriormente es utilizado para comparar lo registrado en el sistema con
el físico del pedido de compra recibido, luego estas unidades son trasladadas y colocadas en los
anaqueles para la venta de las mismas.

ͻ Salida de la mercancía

En la salida de la mercancía existen dos condiciones para hacer una compra si el cliente es
estudiante debe hacer su solicitud por despacho y si es un profesor o administrativo puede elegir
directamente el producto de los anaqueles, dada cualquiera de las dos condiciones el cliente debe
dirigirse a caja para efectuar su pago, el cajero carga la venta al sistema mediante el cual se
actualiza el inventario descontando el(los) artículo(s) automáticamente.

Adicionalmente ofrecieron información de algunos detalles en cuanto al control interno de los

inventarios de la proveeduría de CAPROFIUT-FRP tales como:

ͻ El levantamiento de inventario se efectúa cada tres meses.

ͻ Los grupos para el conteo físico son rotados como medidas de precaución en contra de errores
o fallas en la revisión y conteo de los productos.

ͻ La mercancía se solicita semanalmente.

 ͻ Diariamente laboran cuatro personas.

ͻ El pago a los proveedores se efectúa al contado y a crédito de 7 y 15 días de plazo

dependiendo del producto Ej. Las tarjetas telefónicas se pagan de contado y las bebidas se
cancelan a crédito.

ͻ Cuenta con 400 afiliados.

ͻ No tienen políticas escritas para la toma física de inventario.

ͻ No posee archivos de proveedores.

ͻ Su margen de beneficio es de 12%.

Dado que la entidad no posee un flujograma de los procedimientos que manejan, con la
información recolectada se elaboró un esquema de cómo es el procedimiento desde la solicitud de
la mercancía hasta su salida.

[pic]

FGURA 1: Esquema de los proceso de compra, almacenaje y venta de la mercancía de la

proveeduría perteneciente a CAPROFIUT-FRP

Objetivo específico 2

Identificar los procedimientos de control interno del Inventario de Entidades con características
similares a la proveeduría perteneciente a CAPROFIUT.
PROVEEDURIA IPP USB

Para identificar los procedimientos de control interno del Inventario de la Universidad Simón
Bolívar (USB), se utilizó la técnica de recolección de datos conocida como encuesta, la cual se basó
en un cuestionario que consto de preguntas directas de orden abierto para que fueran
respondidas según un conocimiento claro que la persona tuviera de estas. Dichas preguntas se le
aplicaron al gerente de la proveeduría IPP de la USB el cual facilitó toda la información necesaria
sobre el proceso de control que se lleva acabo desde la entrada hasta la salida de la mercancía,
también se conoció que llevan un inventario continuo o perpetuo porque todos sus movimiento
de mercancía son cargado y abonados en la cuenta de Inventarios y el método de valuación
utilizado es el PEPS (primeras entradas, primeras salidas).

La información suministrada por el gerente en cuanto a los procedimientos de control de la

mercancía fue el siguiente:

ͻ Solicitud de la mercancía

Para la solicitud de mercancía el gerente contacta vía telefónica a los proveedores y realiza el
pedido de la mercancía necesaria y en la cantidad necesaria que permita cubrir la demanda de
cada producto, es decir, el producto que genere mayor rotación o mayor venta será el gerente
solicite en mayor cantidad y todos los productos que sean nuevos en el mercado serán solicitados
en menor cantidad para comprobar el impacto que estos causan en los consumidores.

ͻ Recepción de la mercancía

Existe una persona encargada, la cual verifica contra factura las cantidades, precio unitario,
fecha de vencimiento y precio total, si toda la mercancía es igual a la solicita el encargado de la
recepción cancela al proveedor de existir alguna irregularidad con la mercancía el encargado la
descuenta de la factura y se comunica con el proveedor para que la mercancía defectuosa sea
cambiada en el menor tiempo posible.

ͻ Almacenaje

Luego que el encargado de la recepción de la mercancía haya verificado que todo está de
acuerdo a lo que se solicitó la mercancía es llevada a el almacén para ser ingresada al sistema de
control de inventario (SAINT) y luego sea colocada en orden junto con su precio en los anaqueles
de los distintos rubros por el encargado de mantener surtidos los anaqueles.
 ͻ Salida de la mercancía

En la salida de la mercancía (venta) el comprador elige sus productos los presenta en caja para
que sean registrados y el sistema los descuente automáticamente del inventario para generar la
factura con el total de la venta.

Además de lo mencionado anteriormente la proveeduría IPP de la USB posee otros

procedimientos para el control de la mercancía estos son:

ͻ Se elabora conteo físico o levantamiento del inventario trimestralmente para comprobar que
lo generado en sistema y en libros coincide con los productos que se encuentran en el almacén,
con esto se mantiene un buen control en cuanto a los productos que tienen una mayor rotación
para tenerlo en cuenta para la próxima compra de mercancía. También se pueden determinar
dificultades que pudieran existir bien sea por perdidas por productos vencidos o por robo con esto
se toma previsiones para lo que resta de periodo económico.

ͻ Los grupos para el conteo físico son rotados como medidas de precaución en contra de
errores o fallas en la revisión de la mercancía.

ͻ Los pagos a los proveedores se realizan a contado o a crédito, todo depende del trato
realizado con el proveedor

ͻ Todos los proveedores son ordenados en archivos.

Dado que la entidad no posee un flujograma de los procedimientos que manejan, con la
información recolectada se elaboró un esquema de cómo es el procedimiento desde la solicitud de
la mercancía hasta su salida

[pic]

FIGURA 2: Esquema proceso de compra, almacenaje y venta de la mercancía de la proveeduría de

la UNIVERSIDAD SIMÓN BOLIVAR

PROVEEDURÍA DE LA CAJA DE AHORRO PARA FUNCIONARIOS DEL CICPC

 Se identificaron los procedimientos de control de inventario del economato de la caja de
ahorro de los funcionarios del CICPC ubicada en las Mayas sector la Mariposa a través de una
entrevista y encuestas que contarían con un cuestionario de forma directa de orden abierta, para
las mismas fueran respondidas de forma sincera y acorde a los conocimientos que los funcionarios
tuvieran sobre estas.

Se sostuvo una reunión con funcionarios que formaban parte del departamento de
administración, que facilitaron parte de la información que manejaban con respecto al control
interno que llevan sobre el inventario, es decir desde el momento que ingresa la mercancía
(compra) para su registro hasta la salida de las mismas. Llevan un sistema de inventario continuo y
el método de evaluación que utilizan para la mercancías es el PESP (primeras que entran primeras
que salen)

La información que se suministro permitió saber cómo es el proceso de control interno, esta
descrita de la siguiente forma:

ͻ Solicitud de Mercancía

El encargado de revisar el inventario, hace un chequeo de la cantidad de artículos que se

necesita para reabastecer el inventario, este debe elaborar un reporte el cual especifique las
unidades necesarias de compra. El reporte es dado al gerente de la proveeduría el cual verifica que
la información descrita sobre la mercancía sea correcta y acorde a los requerimientos de la
entidad. Dicho reporte se envía al departamento de compra el cual corrobora una vez mas que el
pedido de la mercancía que se esta haciendo se realmente lo necesario y que de alguna forma esta
no exceda o este por debajo de los limites previstos.

Dicho departamento elabora la orden de compra que progresivamente se enviara al

proveedor.

ͻ Recepción de la mercancía

Están a cargo 6 personas las cuales tienen las siguientes funciones: Una persona de seguridad,
dos personas de control interno, dos personas que conforma para ese momento el consejo de
vigilancia, una persona encargada de la proveeduría.

El personal de control interno verifica que la mercancía este realmente en concordancia con la
orden de compra emitida por el departamento encargado, corroboran el precio, la fecha de
vencimiento y el costo unitario. En dado caso de faltantes en unidades o artículos estos
procederán a devolver la mercancía o solicitar al proveedor un descuento para el siguiente pedido,
conjuntamente realizan el agrupamiento y clasificación de la mercancía por rubros.

Luego de haber hecho el registro de la mercancía entrante, realizan la factura y orden del pago
el cual se lleva al departamento de contabilidad para óptima revisión de que el precio y unidades
este acorde al pedido, de igual manera pasa por otros departamentos como administración,
contabilidad y por último la directiva de tesorería que elaboran el cheque para enviarlo a caja para
el pago del proveedor.

ͻ Almacenaje de la mercancía

La mercancía es registrada mediante el programa Visualpro y es clasificada según sus rubros,

para ello se verifica que puedan estar catalogados de acuerdo a la fecha de vencimiento que
posean y se examine constantemente el estado de las mismas.

ͻ Salida de la mercancía

La salida de las mercancías se hace cargando los productos al programa el cual debitara
automáticamente del inventario elaborando facturas para tener soportes que sustente la rotación
que ha tenido el inventario. Al momento de hacer las revisiones del inventario, se elabora un
reporte donde constarán todas las ventas que ha tenido la proveeduría y si realmente esta
coincide con lo que quede en el inventario más la venta realizada.

Otra media de control interno que aplica la proveeduría del CICPC son:

ͻ La realización de la toma física del inventario semestralmente, se efectúa al cierre del mes de
Enero y a mediados del mes de Julio para verificar si hay o no perdida por obsolescencia o por
robo, según la información suministrada el porcentaje por perdida de robo es aproximadamente
0,5% lo cual es un porcentaje aceptable ya que poseen un sistema de vigilancia por cámara y un
vigilante.

ͻ La toma física del inventario siempre se rota el personal asignado para realizar dicha laborar,
esto se hace como medida de seguridad para verificar si hay alguna variación al momento de
realizar la revisión del inventario.

ͻ Para la firma y sello de lo que respecta a las actividades que tienen que ver con la revisión del
inventario, compra y venta de las mercancías deben estar en un óptimo control interno sumado a
la observación del consejo de vigilancia.
 ͻ El proceso de compra de mercancía no es evaluado por un solo departamento sino por varios
en conjunto que le permite un mayor control sobre las entradas de mercancías.

ͻ Se firma todo lo verificado siempre y cuando pase por el departamento de control interno y el
consejo de vigilancia que es el personal que esta a cargo de la supervisión y control de los
inventarios.

ͻ Posee financiamiento para los funcionarios asociados entre créditos escolares y navideños con
36 cuotas de pagos dependiendo de la cantidad de artículos.

ͻ Un porcentaje de la ganancia de la proveeduría va directamente al mejoramiento o

construcción de complejos culturales en todo el país.

Dado que la entidad no posee un flujograma de los procedimientos que manejan, con la
información recolectada se elaboró un esquema de cómo es el procedimiento desde la solicitud de
la mercancía hasta su salida.

[pic]

FIGURA3: Esquema proceso de compra, almacenaje y venta de mercancía de la PROVEEDURÍA DEL

CICPC

Objetivo 3

Comparar los procedimientos de control interno de inventario de CAPROFIUT ʹ FRP con los
procedimientos de control interno de inventario de entidades con características similares.

Las entidades entrevistadas que han sido objeto de estudio en esta investigación, presenta una
estructura organizacional para atender los procesos de solicitud, recepción, almacenamiento y
salida de mercancía, la cual mejora la toma de decisiones proporcionando un mayor control en el
manejo del inventario, permitiendo un adecuado flujo de información para administrar dichos
procesos y generando la asignación de responsabilidades directivas en los procesos de recepción,
almacenamiento y salida del inventario.
 |Variable de función |PROVEEDURIA DE CAPROFIUT-FRP |PROVEEDURIA DE LA
UNIVESIDAD SIMON BOLIVAR |PROVEEDURIA DEL CICPC |

|realizada | | | |

| Solicitud de |* El encargado de la proveeduría es |* El gerente llama al proveedor para

|* El encargado Revisa el inventario y|

|mercancía |quien hace los pedidos de mercancía |solicitar la mercancía necesaria.

|elabora un reporte por la mercancía |

| | | |que necesita |

| | | |*El reporte se lleva al departamento

|

| | | |donde se elabora la orden de

compra y|

| | | |se envía al proveedor |

| | | | |

|Recepción de la |* El pedido puede ser recibido por el |* Cuenta con una persona encargada
de la |* La mercancía es recibida por 6 |

|mercancía |encargado de la proveeduría o por uno |recepción de la mercancía.

|personas, conformado consejo de |

| |de los empleados. | |vigilancia, control interno y

|

| | | |encargado de la proveeduría. |

| |* Es comparado con la factura y |* La mercancía solicitada es verifica |* La

mercancía es verificada con la |

| |Revisado para confirmar su estado |contra factura para confirmar que haya
|orden de compra para verificar que |

| | |llegado en su totalidad. |todo este en concordancia

a lo |

| | | |pedido. |

| |* Se carga la compra al sistema | |* Se elabora la factura,

el cual se |
| | | |envía a tesorería para el sello y |

| | | |firma de la misma, se envía caja

para|

| | | |el pago del proveedor. |

| |* Se compara lo registrado en el | | |

| |sistema con la mercancía en físico | | |

| |* Se coloca en los anaqueles por el | | |

| |encargado o por uno de los empleados. | |

|

| Almacenaje de la | |* La mercancía es llevada al almacén. |* La

mercancía es llevada al |

|mercancía | | |depósito. |

| | |* Es cargada en el sistema de control de |* Es registrada en

el sistema. |

| | |inventario | |

| | |* Es colocada en los anaqueles en el |* Es colocada en los

anaqueles y |

| | |momento requerido por el encargado de la |clasificado por

rubros por el |

| | |proveeduría. |encargado de la proveeduría.

|

| Salida de la |* El cliente hace su solicitud de |*El comprador selecciona de los anaqueles

|* El cliente selecciona el producto |

|mercancía |compra en despacho. |el producto de su necesidad |de su

requerimiento |

| |* El empleado presente busca el pedido|* Se dirige a caja para la cancelación del |*

Cancela por la caja el producto. |

| |de compra solicitado por el cliente. |mismo. |

|
| |* Pasa por caja para cargar la venta |* El producto es descontado del inventario |*
El producto al ser registrado en |

| |al sistema, actualizando el inventario|inmediatamente. |caja es

descontado automáticamente |

| |y haciendo la recepción del pago por | |del inventario por el

sistema, |

| |la compra. | |elaborando facturas como

soporte de |

| | | |la salida de la mercancía. |

CUADRO 1: Comparación de los procesos de control interno del inventario de mercancía de

CAPROFIUT-FRP con las entidades con características similares

A continuación se procederá al análisis del cuadro para la obtención de mayores resultados:

ͻ En el procedimiento denominado solicitud de mercancías se encontró que la proveeduría del

CICPC cuenta con una persona encargada de la elaboración de un reporte en el cual se
especifican los productos necesarios para hacer los pedidos a proveedores, a su vez con un
departamento de compras encargado de evaluar las propuestas de solicitud de mercancías entre
otras funciones, al cual se le envía el reporte de los artículos necesarios para mantener abastecido
el almacén, luego el dicho departamento procede a elaborar la orden de compra y a enviarla al
proveedor, Es decir, cuenta con un control de solicitud de mercancía que cumple con una
segregación de funciones permitiendo que la responsabilidad no recaiga sobre una sola persona
evitando que se produzcan errores como hacer una compra que eleve demasiado el inventario
dando lugar a riesgos de perdidas por obsolescencia de mercancía.

Mientras que la proveeduría de la Universidad Simón Bolívar y la proveeduría de

CAPROFIUT-FRP cuentan con una persona encargada de realizar los pedidos y su estimación pero
no cuentan con un departamento encargado específicamente de las compras y de evaluar si la
solicitud está correctamente elaborada o no para que pueda traer beneficios a la entidad o a su
vez evitar riesgos por perdidas.

Dado a un sistema mucho más segregado en cuanto a los procedimientos de solicitud de

mercancía se puede considerar que el sistema apto de control interno para la elaboración de
pedidos a proveedores lo posee la proveeduría del CICPC, debido que cuenta con un
departamento de compra que se especializa en evaluar las propuestas de solicitud de mercancía.
 ͻ En la recepción de mercancía se puede observar que es el procedimiento en el cual la
proveeduría perteneciente a CAPROFIUT presenta mayor debilidad en comparación con las otras
dos entidades, esto se debe a que no posee una adecuada repartición de actividades ya que el
encargado de hacer la solicitud de mercancía es el mismo que se encarga de revisarla, verificarla y
además regístrala en sistema, esta es una debilidad bastante notable ya que en una entidad
comercial no debería atribuirle a una sola persona tantas responsabilidades ya que si esa persona
cometiera un error él mismo posiblemente lo ocultaría y ninguna persona de la alta gerencia lo
sabría.

ͻ En el cuadro se observa que el problema de la segregación de funciones no existe ni en la

proveeduría IPP de la USB, ni en la proveeduría de el CICPC porque en su caso la persona que
recibe la mercancía es totalmente distinta a la que hace la solicitud y a la que registra esa
mercancía en el sistema, con esto queda en evidencia el control interno que tienen estas
entidades en cuanto a la recepción de la mercancía y es más notable aun ese control en la
proveeduría del CICPC debido a que la mercancía es recibida por 6 de distintos departamentos lo
que garantiza una mayor seguridad y un menor margen de error al verificar que la mercancía este
totalmente completa.

ͻ Se observa que la proveeduría del I.U.T no maneja un procedimiento para el almacenaje de la

mercancía, sino que está en conjunto con la recepción la cual se ordena en los anaqueles una vez
que esta es recibida por el encargado. También se observo que los procesos de almacenaje tanto
de las proveeduría de la Simón Bolívar y del CICPC son idénticas, es decir, como se detalla en el
cuadro, primero la mercancía es llevada al almacén, luego esta se registra en el sistema que
utilizan, la mercancía es colocada y clasificada en los anaqueles por el personal que cumpla con
esa función.

Hecho el análisis proveniente de los resultados arrojados por este cuadro se indican las
fortalezas en cuanto a los procedimientos de las entidades similares a la proveeduría
perteneciente a CAPROFIUT- FRP, de esta forma puntualizar el debido funcionamiento y que
cualquiera de estos dos podrían ser factibles para que la proveeduría de I.U.T pueda incorporarlo a
sus controles. De esta forma mejoraría la organización de la entidad en cuanto al inventario y los
procesos de control interno que tengan sobre esta. Esto da una idea clara de lo que conlleva los
distintos procedimientos para el control del inventario y sus posibles fallas desde el punto de vista
organizacional y que de alguna u otra forma es necesario que la proveeduría del I.U.T pueda estar
al nivel de las demás entidades.
 ͻ En cuenta al proceso de salida de la mercancía el procedimiento para la venta no cambia en
ninguna de las tres entidades, salvo el primer punto donde en la proveeduría del I.U.T el cliente
hace el pedido por despacho para que el empleado busque personalmente en los estantes,
mientras que en las otras dos entidades el cliente puede seleccionar de los anaqueles el producto
que desee y llevarlo a caja para su cancelación. Con respecto a los otros procedimientos son
iguales, ya que la mercancía al salir se carga o registra en el sistema y este automáticamente
descuenta del inventario. De la misma forma se imprimen facturas donde consta que realmente lo
que se vendió fue lo que salio del inventario al momento de hacer la toma física del mismo.

Análisis de las características de la proveeduría perteneciente a CAPROFIUT ʹ FRP y entidades

similares

| |PROVEEDURÍA DEL IUT |PROVEEDURÍA SIMÓN BOÍVAR

|PROVEEDURIA DEL CICPC |

| | | | |

|PARAMETROS | | | |

|Nº de personas laborando |4 personas |6 personas |8 personas

|

| | | | |

|Cada cuanto tiempo se solicita |1 semana |1 semana |2 semanas

|

|mercancía? | | | |

| | | | |

|Pago a los proveedores |contado y a crédito |contado y a crédito

|contado y a crédito |

|Espacio físico en mts 2 |407 mts2 |860 mts2 |1600 mts2

|

| | | | |

|Año de Fundación |1.998 |1.990 |1.988

|
|Nº de personas afiliadas |400 personas |1500 |mas de
10.000 |

|Existen políticas escritas para la toma|No existe algún tipo de |Si poseen políticas pero las
mismas|si, están documentadas y son |

|física del inventario |formalidad, la toma física se |no se encuentran soportadas en

|manejadas por el departamento de |

| |hace por conocimiento |ningún tipo de documentos |control

interno |

| | | | |

|Posee archivos de proveedores |Posee un control de los |Si posee y están ordenados
de |Si se poseen y los mismos están |

| |proveedores pero no soportados en|acuerdo a la rotación del producto

|ordenados alfabéticamente y |

| |ningún archivo |ofrecido |separados

dependiendo del rubro |

| | | | |

|Margen de Beneficio |Promedio de 12% |Promedio de 15%

|Promedio de 15% |

|Seguimiento para la incorporación de |si, todo depende de la publicidad|si, dependiendo de la

publicidad y |si, dependiendo de la publicidad y |

|productos nuevos | |promoción |promoción

|

| | | | |

|Utilidad bruta |N/R |N/R |N/R |

| | | | |

CUADRO 2: Características Básicas de cada Proveeduría

Dada la información del cuadro se extrae el siguiente análisis:

 Se observa que en la proveeduría del CICPC laboran 8 personas debido a las dimensiones que
posee la entidad en cuanto espacio físico y es por ello que las funciones de los empleados son
delimitadas para que el proceso de control de la solicitud hasta la salida de cercanía sea eficiente.
En espacios físicos, la proveeduría del IUT tiene 407 mts2 lo cual muestra que tiene una posible
limitación en cuanto a la cantidad de mercancía que puede rotar, mientras que la proveeduría de
la Simón Bolívar y del CICPC poseen una amplia gama del inventario dado el espacio físico de cada
una.

Es por ello que en la caja de ahorro del CICPC están organizados por departamentos para un
mejor control de los procesos de compra y venta así como llevar un óptimo control interno de los
inventarios. Siendo fundada en 1.988 indica que posee mayor experiencia en cuanto a los
procedimiento para el control interno de inventario de mercancía, esto expone que dicha entidad
ya ha pasado por distintas experiencias similares tanto la proveeduría del I.U.T como la Simon
Bolívar, de esta forma determinar las fortalezas y debilidades en el trascurso de los años. A medida
que fue creciendo y expandiéndose se vio en la necesidad de implantar departamentos que le
permitieran mejorar, controlar y atender las necesidades que se le presentaran con respecto a los
distintos procesos y procedimientos para el control interno de los inventarios.

Por otra parte las políticas para la toma física del inventario del la proveeduría perteneciente a
CAPROFIUT - FRP no están documentadas sino que dicha actividad se realiza básicamente por
conocimiento y experiencia en la misma, lo que pudiera indicar fallas, pues no se tienen pasos o
normas establecidos y documentadas que permitan llevar un control en el proceso. En la
proveeduría de la Simon Bolívar a pesar de que las políticas no están documentadas si se aplican
para la toma física del inventario.

El seguimiento que se le hace a la incorporación de los productos la proveeduría del I.U.T se

basa principalmente en la publicidad que esta tenga, mientras que en las otras entidades no solo
es importante la publicidad sino también la promoción que se les pueda dar en el mercado y la
demanda que pueda obtener.

CONCLUSIONES

Una vez obtenidos los resultados mediante la aplicación de los instrumentos, se realizó el
análisis y la discusión de los mismos a través de los cuales se llegó a las siguientes conclusiones:

El análisis de los resultados arrojados por la encuesta aplicada al personal de la proveeduría

proporciono una idea clara de los procesos de solicitud, recepción, almacenaje y venta de la
mercancía, con esto se pudo identificar las debilidades que posee la proveeduría en esos aspectos
tales como inadecuada separación de las responsabilidades del personal en cuanto a los procesos
de compra y venta de mercancía, también se pudo conocer que no cuentan con ninguna política
escrita para la toma de inventario físico, así como el efecto que pudiesen ocasionar en el
desarrollo económico, puesto que si se permite a un empleado el manejar todos lo aspectos de las
transacciones aumenta el riesgo por fraude debido a que muchas personas pueden estar tentadas
a cometer actos deshonestos si se les permite mucho control relacionado con la compra,
recepción, almacenaje y venta de la mercancía. Esto permitió alcanzar el primer objetivo
denominado: Identificar los procedimientos de control interno de inventario de la proveeduría
perteneciente a CAPROFUIT - FRP.

Por medio del análisis proveniente de la aplicación de encuestas, entrevista y observación

directa se logro conocer, examinar y analizar los diferentes procesos de control interno de
inventario en las proveedurías de la Universidad Simón Bolívar como la del CICPC. Los resultados
proporcionados por dichas técnicas de investigación permitieron determinar gran parte de las
fortalezas de las entidades. Como bien esta detallado en el trabajo, estas entidades poseen un
eficiente control interno de sus inventarios así como el proceso de compra y venta de la
mercancía. Como ya sabemos la mercancía llega porque el gerente llama a proveedor solicitando
incorporación de productos o bien sea porque la solicitud de la misma se haga con una orden de
compra la cual pasa por distintos departamento para su revisión. Luego ésta es recibida por las
personas encargadas, verifican la totalidad de la mercancía con la factura para corroborar que
todo éste en orden, se cargan al sistema y al momento de la salida se registra y se descuentan
automáticamente del inventario, todo esto permitió el alcance del segundo objetivo especifico
que es: Identificar los procedimientos de control interno de inventario de entidades con
características similares a la proveeduría perteneciente a CAPROFIUT - FRP.

Para lograr el desarrollo del tercer objetivo específico denominado: Comparar los
procedimientos de control interno de inventario de la proveeduría perteneciente a CAPROFIUT ʹ
FRP con los procedimientos de control interno de inventario de entidades con características
similares. se analizaron los procedimiento de las proveedurías entrevistadas identificando puntos
claves en su funcionamiento dando a conocer aspectos en los cuales la proveeduría del IUT
presenta mayores debilidades en comparación con las otras dos entidades con características
similares, esto permite realizar un propuesta en la que estén identificadas las fortalezas de los
otras entidades aplicables a la proveeduría de CAPROFIUT-FRP, y así conseguir mejoras en sus
procesos de control interno de mercancía para tener mayores beneficios en su gestión de compra
y venta.

Finalmente, aplicando de técnicas de trabajo se obtuvo como resultado la realización de los

objetivos específicos dando lugar al desarrollo del objetivo general que se refiere a Proponer
medidas de control interno de inventario de mercancías acorde a los requerimientos de la
proveeduría de la caja de ahorros de los profesores del I.U.T Dr. Federico Rivero Palacio. Presenta
irregularidades dentro de sus procesos de control interno referentes a la compra, recepción,
almacenaje y venta de mercancías que suelen ser comunes entre entidades dedicadas a la
comercialización. Irregularidades que fueron planteadas durante el desarrollo de la investigación,
lo que resulta pertinente aportar una serie de recomendaciones que puedan ser aplicadas para
fomentar el logro de los objetivos establecidos en el trabajo.

RECOMENDACIONES

El desarrollo de este trabajo especial de grado permitió determinar una serie de fallas o
debilidades en el control interno de inventario de mercancía de la proveeduría, a continuación se
presenta varias recomendaciones con el fin de la mejora de los procesos de control.

ͻ Elaboración de un organigrama que muestre las líneas de responsabilidad y autoridad de cada

persona; El organigrama se puede basar en descripciones escritas del trabajo que expliquen en
detalle la autoridad y responsabilidad de cada una de las personas que laboran en la proveeduría.

ͻ Crear un archivo de proveedores los cuales estén clasificados por rubros y alfabéticamente
que permita obtener un control sobre el registro de los datos de los proveedores a la hora de
solicitar la mercancía.

ͻ Elaborar políticas documentadas para la toma física del inventario que garantice el
seguimiento y orden de la misma al momento de realizar el levantamiento del inventario. Es decir,
a través de normas o pasos las cuales estén estructuradas de acuerdo a un formato
preestablecido.

ͻ Realización de memorandas y distribución al personal días previos a la toma física del

inventario. En la información deberá estar detallada el día, fecha, hora del levantamiento, breve
resumen de la actividad a realizarse, tiempo estimado de la operación y nombre de las personas
encargadas tanto el que hace la toma física como el de verificar los resultados obtenidos.

ͻ Organizar un consejo de vigilancia, conformado por personas que laboran en la caja de ahorro,
deberán estar presentes en el recibimiento de la mercancía para corroborar la exactitud de la
misma en cuanto al estado, precio, fecha de vencimiento y cantidad de unidades.

ͻ Elaborar diagrama de flujo donde esté especificado cada uno de los procedimientos
adecuados desde la solicitud de la mercancía hasta su desarrollo por los procesos de recepción,
almacenaje y salida de los productos.

ͻ Delimitar responsabilidades, la proveeduría debe indicar claramente las personas

responsables de los procesos como solicitud, recepción, almacenaje y salida o venta de la
mercancía.
 ͻ La toma física de inventario debe realizarse bimensualmente hasta el momento de identificar
las causas del por que existen perdidas de mercancías.

ͻ Permitir el paso de los estudiantes a las instalaciones de la proveeduría dado que la restricción
del acceso puede generar menor cantidad de ventas, es decir menos salida de mercancía lo que
pueda ocasionar que haya perdida por obsolescencia o pasado la fecha de vencimiento.

ͻ Llevar por separado los inventarios de los distintos servicios ofrecidos por la proveeduría
(víveres, electrodomésticos, papelería), de esta manera se puede identificar cual es el servicio que
genera mayores ingresos.

ͻ Realizar periódicamente programas de capacitación al personal en materia de control interno,

esto les brinda las herramientas para sacar el máximo provecho a la proveeduría como entidad de
compra, recepción, almacenaje y venta de mercancía.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ͻ Álvarez, S. (citado por Rabat R, Franco M. 2002). Los métodos de Inventario. Extraídos el 3
de enero de 2010:
http://WWW.ingenieria.unam.mx/-materiacfc/CCostos.html

ͻ Fidias G. Arias (2006). El proyecto de investigación (5ª Edición) Caracas, Venezuela

ͻ José A. Brito (2007). Contabilidad financiera (7ª Edición). Caracas, Venezuela.

ͻ Liseth D. y Jessica L.. (2009) Investigación titulada optimización del sistema de control de
inventario para la proveeduría de la caja de ahorros de los profesores del Instituto Universitario de
tecnología Dr. Federico Rivero Palacio (CAPROFIUY-FRP)

ͻ Martínez J, y Acevedo w. (2005) Los tipos de inventario. Extraídos el 25 de febrero de 2010

de:

http//:www.bibliotecavirtual.com.do/contabilidad/tiposdeinventario.htm

ͻ Rabat, R y Franco, M (2008). En donde se realizo la ͞Elaboración de un control de inventario de

mercancías para la compañía MINI BAZAR TABAR C.A Ubicada en Los Teques Edo. Miranda.
Trabajo especial de grado de grado para optar al titulo de técnico superior universitario no
publicada. IUT-FRP

ͻ Redondo, A. (2004). Metidos de valuación de inventarios (3ª Edición). Caracas, Venezuela.

ͻ Redondo, A (2004). Curso practico de contabilidad general y superior (3ª Edición) Caracas,
Venezuela
 ANEXOS DE LA INVESTIGACIÒN

ANEXO A

ORGANIGRAMAS DE CAPROFIUT-FRP

ANEXO A-1

[pic]

ANEXO A-2

[pic]

ANEXO B

ENCUESTAS

GUION DE ENCUESTA

A continuación se le suministrara un cuestionario el cual deberá llenar respondiendo según sus

conocimientos, dentro de los espacios suministrados:

1. ¿Cómo evalúa usted el proceso de comercialización del inventario?

2. ¿En que secuencia se ordenan los productos en el almacén?

3. ¿Cuáles son los pasos para registrar la venta de un producto?

4. ¿Cree usted que el cont6rol interno para registrar las entradas y salidas de mercancías facilitara
el conocimiento de las mercancías compradas, vendidas y existentes en el almacén?

5. ¿Son adecuadas las precauciones contra el robo? ¿Cómo lo sabe?

6. ¿Cuáles son los requerimientos que debe tener el profesor para obtener créditos apara la
compra de productos?

7. ¿Cuales son los criterios para la contratación del personal?

8. ¿Cuales son los beneficios que otorga a la población estudiantil?

9. ¿Cuál cree usted que son las fortalezas de la proveeduría?

10. ¿Que margen de ganancia bruta obtiene la proveeduría?

a) 0-5% c) 11-15%

b) 6-10% d) 16-20%

Otros (Explique)

11. ¿Cuál es la cantidad de artículos que ofrecen a la comunidad por rubros?

12. ¿Cuáles son los servicios que ofrecen?

13. Indique en que intervalo se encuentra el nivel de ingreso mensual.

a) De 0 a 5.000 c) De 10.001 a 15.000

b) De 5.001 a 10.000 d) Más de 15.001

14. ¿Cuál es el promedio de salidas de artículos diario en cuanto a ventas de la proveeduría?

15. ¿Existe perdida de inventario por robo?

Si

No

16. Si la respuesta es afirmativa indique cual es el porcentaje anual.

17. ¿Existe perdida por inventario obsoleto?

Si

No

18. Si la respuesta es afirmativa indique cual es el porcentaje anual.

19. Indique el intervalo en el cual se encuentra la utilidad (porcentual) del ejercicio económico.

a.) De 0 a 5% c) De 10 a 15%
b) De 5 a 10% d) Otros (Indique)

ANEXO C

PROVEEDURIA DE LA UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]

ANEXO D

PROVEEDURIA CAPROFIUT-FRP

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]